1.

CREAR Y MODIFICAR TABLAS DINÁMICAS

Crear una tabla dinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una

consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya
tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el
número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también
podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un
gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos
indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de

celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde
otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos

seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica. Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente
estructura:

 Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

 Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
 En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada
Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a el campo MES a
y finalmente el campo IMPORTE a la sección

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos
quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin casi esfuerzos.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la

siguiente tabla, más compleja pero con más información:
 • Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su

totalidad y presionar la tecla Supr.

Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así
visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se
emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados,

en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos
aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en
la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso
todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán
de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y
dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de
filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia
1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede
interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el
mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar
y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y
nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen,

mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la

pestaña
Opciones.

Gráficos con tablas dinámicas

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón
Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más
o nos convenga más según los datos que tenemos.

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí

deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el
tema de gráficos.
 2. INTRODUCCIÓN A MACROS

CONCEPTOS GENERALES SOBRE MACROS

Si usted realiza normalmente tareas o actividades bastante similares y repetitivas, le

interesará saber que Excel posee una herramienta que si es bien utilizada, le permitirá
"automatizar" estas tareas o actividades, aumentando considerablemente su
productividad.

Concretamente nos referimos a las denominadas "macros", las cuales no son otra
cosa que una serie de comandos, funciones, instrucciones o tareas previamente
guardadas y encadenadas, las que son ejecutadas en forma automática cada vez que
el usuario así lo disponga.

Ejemplos de posibles usos de macros pueden ser por ejemplo, el automatizar la

importación de datos a Excel o viceversa, o el establecimiento de distintas áreas de
impresión en un mismo libro de Excel, imprimiendo sin problemas cada una de ellas
con solo presionar un botón, o simplemente el dar automáticamente un determinado
formato a una celda o grupo de celdas con solo una combinación de teclas.

En esta sección le explicaremos como funcionan y como crear una macro, así como
también le enseñaremos las distintas formas que existen de ejecutarlas. Además le
entregaremos nociones generales de como optimizar las macros que pueda crear
CREACION DE UNA MACRO
Para comprender realmente lo que es una macro, lo mejor es hacerlo a través de un
ejemplo. Supongamos que usted diariamente en su trabajo debe buscar información
sobre como cerraron la bolsas de los distintos mercados, información que para su suerte
busca en Internet, por lo que una vez que la encuentra la copia y pega directamente en
Excel, produciéndose el siguiente resultado:

Como puede apreciar esta información carece de formato, por lo que, supongamos que
usted desea insertarle una fila para colocar los títulos y que además desea darle un
formato a los números. Lo que haremos entonces es precisamente crear una macro
que le permita automatizar esta labor.

Para hacer esto, vaya al menú "Herramientas" y seleccione la opción macros, verá que
se le desplegará el siguiente submenú, donde deberá seleccionar la opción "Grabar
nueva macro":
CREACION DE UNA MACRO

Entonces aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, donde deberá darle una nombre a
la macro que creará, en este caso le daremos el nombre de " macro_formato", por su
puesto es recomendable que cuando usted cree habitualmente macros, la grave con
nombres descriptivos que le permitan saber fácilmente cual es el objetivo o función que
cumple dicha macro en cuestión. Además se le solicitará información respecto al
"Método abreviado", esto es la combinación de teclas que permitirán en el futuro
ejecutar dicha macro y en este caso elegiremos la letra "h". Debe tener cuidado de no
elegir una combinación de letras que corresponda al método abreviado o acceso rápido
de otra macro u otro acceso rápido que traiga Excel por defecto. Finalmente nos
preguntará el lugar donde queremos que sea guardada nuestra macro, para lo cual
seleccionaremos la opción que nos da por defecto, esto es, " Este libro". Éste libro lo
grabaremos posteriormente como macro01.xls.

Una vez que hemos hecho esto, aparecerá el

siguiente control, el cual nos ayudará en el
proceso. Ahora procederemos a darle el
formato deseado como si se tratará de un
proceso normal. Podrá notar que en la barra
de estado, aparecerá el mensaje "Grabando".
Así entonces, lo primero que haremos será
insertar una fila, procediendo a continuación a
escribir los títulos, en este caso "Índice" para
la primera columna y "Cierre" para la
segunda.
También aplicaremos "negritas" tanto para los
títulos como para la primera columna, luego le
daremos formato numérico a los valores,
limitando a solo dos posiciones los decimales.
Finalmente le daremos colores al texto y a las
celdas y luego aplicaremos bordes a las dos
columnas y a la primera fila. Una vez
terminado el proceso de formato, éste debería
ser el aspecto final que se quería lograr.

Como ya hemos concluido el proceso de dar formato al área deseada, en otras

palabras, se han realizado todas las tareas que se desea automatizar con la macro,
deberemos hacer clic en el botón "detener grabación". Felicidades, con estos sencillos
pasos ha creada su primera macro.

FORMAS DE EJECUTAR UNA MACRO

Como ya supondrá una de las formas de ejecutar una macro es obviamente a través
de la combinación de teclas que usted le indicó al momento de grabar dicha macro, en
otras palabras, a través del método abreviado.
En esta sección le enseñaremos las distintas formas en que puede ejecutar o activar
una macro, a saber:

1. A través del menú Herramientas/Macros...

2. Presionando la combinación de teclas del método abreviado;

1. Menú Vista/Macros

Esta es quizás una de las formas más fáciles e intuitivas de ejecutar una macro, pero
no por ello menos efectiva. Es tan simple como acceder al menú Vista/Macros
seleccionando la primera opción ( Ver Macros ), entonces aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
En él aparecerán una lista con todas las
macros que tengamos grabadas ya sea en
todos los libros abiertos, en el libro actual o
en un libro específico que este abierto. En
otras palabras, esto nos permitirá ejecutar
en el libro actual de trabajo, una macro que
esta guardada en otro libro sin mayores
problemas. En el siguiente apartado
profundizaremos un poco más al respecto,
cuando tratemos el tema de las referencias
absolutas y relativas.
Para ejecutar la macro deseada sólo bastará
con seleccionar aquella que estimemos
conveniente de acuerdo a Nuestras
necesidades y luego hacer clic en el botón
Ejecutar.

FORMAS DE EJECUTAR UNA MACRO

2. METODO ABREVIADO.

En relación al método anterior, ésta es una forma de ejecutar una macro mucho más
simple y expedita, pero tiene el inconveniente de que es necesario recordar la
combinación exacta de teclas o método abreviado para ejecutar la macro deseada y
no otra, aspecto que se dificulta cuando se han creado varias macros.
Otro punto a considerar es el hecho de que a veces,
cuando se construye un libro o archivo de trabajo,
normalmente no lo utilizará una única persona, siendo
aún más difícil recordar la combinación de teclas que
permite activar la ejecución de una macro determinada,
aspecto que puede hacer completamente inoperante
una planilla a la que le hemos invertido horas en
mejorarla.

La utilización del método abreviado también funciona en

otro libro distinto de aquel en el cual fue guardada la
macro originalmente, siempre que este último este
abierto en el momento en que se desea ejecutar dicha
macro.

Para probar lo anteriormente expuesto, abramos un

libro distinto en blanco y mantengamos abierto el libro
que hemos usado hasta el momento, esto es
macro01.xls. Posicionemos ahora en cualquier parte de
la Hoja2 del nuevo libro y luego presionemos la
combinación de teclas de nuestra macro, esto es "
CTRL + h". El resultado que obtendremos será el
siguiente:

CODIGO DE UNA MACRO

En este apartado entregaremos los conceptos

generales de la codificación o programación de una
macro, la que, tal como dijimos anteriormente, se
realiza a través de VBA.

Ejemplo de Codificación

Tomemos como ejemplo la macro que utilizamos en los

apartados anteriores para ver como esta codificada,
claro que este caso esta codificación la realizó
automáticamente Excel. Para esto debemos ir al menú
Vista/Macros/Ver Macros donde nos aparecerá el
mismo cuadro de diálogo

Utilizado anteriormente para ejecutar una macro, sólo

que ahora seleccionaremos la opción Paso a paso.

Una vez hecho esto, automáticamente se nos desplegará la siguiente pantalla, la cual
corresponde al módulo de Edición de Visual Basic que incluye el paquete de Office

En este caso como hemos seleccionado la opción Paso a paso, nos aparece una línea
destacada en amarillo, esto es por que a través de los botones Continuar, Interrumpir y
Restablecer podemos ir monitoreando como se va comportando nuestra macro, es
decir las tareas que va desarrollando. Si hubiéramos seleccionado la opción Modificar,
podríamos alterar el código generado automáticamente por la aplicación.
Podemos ver como en el encabezado de la macro en cuestión hace referencia al
nombre de la macro, a su fecha de grabación y al método abreviado para su ejecución.

QUE GRABA EXCEL?

Para comprender lo que realmente graba Excel, Elaboraremos un ejemplo sencillo,

para lo cual grabaremos la siguiente macro:

1. Active la Celda B1 y escriba Lunes

2. Luego muévase a la celda C1 y escriba Martes
3. Continúe con este proceso hasta llegar al día Viernes
4. El rango utilizado seguramente será desde B1 hasta F1, luego de esto active
nuevamente la celda B1.

5. Una vez hecho esto, detenga la grabación y grabe la macro con el nombre de
semana.

Antes de comenzar a grabar esta macro, abriremos el Editor de Visual Basic, para esto
presionaremos " ALT + F11”. Posteriormente a través de los ajustes manuales pare
redimensionar la pantalla de tanto Excel como del Editor se vean simultáneamente, y
una vez que comencemos da grabar nuestra macro, haremos primero clic donde dice
Módulo2 antes de comenzar a introducir los textos. Finalmente, deberíamos obtener
el siguiente resultado:
Como podrá apreciar, a medida que se vayan introduciendo los textos, el Editor de
Visual Basic irá transformando sus acciones automáticamente en código VBA. Así
entonces, intuitivamente puede ir probando esta opción con distintas tareas y empezará
a entender como es la lógica de este lenguaje de programación.

La desventaja de utilizar este método de creación de código es que puede resultar

bastante menos eficiente que realizar directamente la programación en el Editor, es por
esto que lo instamos a que profundice en este aspecto, ya que le podrá ayudará a
optimizar aún más su trabajo.

Como ejemplo de lo anteriormente expuesto, el siguiente será el código generado por

nuestra nueva macro:

Sub semana()
'
' semana Macro
' Macro grabada el 24/05/2004 por Marci-Anto
'
'
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Lunes"
Range("C1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Martes"
Range("D1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Miércoles"
Range("E1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Jueves"
Range("F1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Viernes"
Range("B1").Select
End Sub

Como puede apreciar es bastante lógica la forma en como se va construyendo el

código. Así primero hace referencia a la celda activa y luego al contenido de ésta,
repitiendo esta acción cela a celda.
Pero este proceso puede realizarse de forma mucho más rápida y eficiente, por
ejemplo, para realizar esta misma tarea bastaría con la siguiente macro que contiene
tan solo dos instrucciones:
Sub optimizada()
'
' optimizada Macro
' Macro grabada el 03/06/2010 por Richard Calderon
'
' Range("B1").Select
ActiveCell.Resize(,5)=Array("Lunes","Martes","Miércoles","Jueves","Viernes")
End Sub

Todas las macros que hemos utilizado hasta el momento, han sido incluidas en el
archivo que ejemplo, el cual podrá ser descargado en el siguiente apartado.

3. TRABAJAR CON DATOS INTERACTIVOS EN LA WEB

EXCEL EN LA WEB

Si usted quiere puede crear aplicaciones interactivas para publicarlas en la Web, a

través de esta guía se creará una pequeña aplicación que permita desde la pagina Web
ingresar datos y actúales el resultado automáticamente. Para ello lo realizaremos con
un ejemplo.

El ejercicio a realizar es la consecución del valor de un crédito pagadero en cuotas

mensuales, donde el usuario deberá digitar la tasa de interés, el valor del crédito y el
periodo o numero de cuotas mensuales a pagar. Se utilizará la función PAGO.

Cualquiera que sea el dato a publicar desde Excel se debe desarrollar igual a que se
estuviera trabajando para dejarlo en un archivo de Excel.

La única diferencia es al momento de grabarlo. Empezamos por digitar los datos

básicos que se necesitan para el crédito

En la celda D12 vamos a hallar el resultado, para eso utilizamos por el menú Insertar,
click en Insertar funciones y escogemos funciones financieras, allí escogemos la
función PAGO (Función que halla el valor de una cuota fija para un crédito).

Allí se estipula las casillas de tasa (Interés del crédito), Nper( numero de cuotas),
vA( Valor del Crédito). Una vez lleno se da enter y de be dar el valor de la cuota. Se
debe tener en cuenta que la tasa se da mensual y le periodo solamente se coloca el
numero.
El resultado para un crédito de $5.000.000, a una tasa de 1.5% mensual y por un
periodo de 24 meses es de $249.621. como se muestra en la figura.

Bien hasta ahora lo que hemos realizado es una hoja de Excel que halla el valor de una
cuota. Vamos a pasarlo a una página Web.
GUARDAR LA PAGINA WEB

Una vez con el archivo listo, damos clic en guardar como pagina Web, colocamos un
nombre de archivo, agregamos interactividad, y le damos clic en Publicar. Escogemos
elegir rango de celdas y seleccionamos el área que queremos publicar en la Web y
luego clic en Publicar y listo, Para verlo debemos abrir el Internet Explorer y buscar el
archivo que acabamos de crear.

VERLA DESDE EL INTERNET EXPLORER

Cuando abrimos la pagina de Internet Explorer y escogemos el archivo a abrir nos

aparece lo siguiente:

Nótese que sale con el encabezado de las líneas y de las columnas, así mismo con
una barra de herramientas. Para ocultar todo damos clic en la opción comando y
opciones, me abre la siguiente pantalla.
Aquí seleccionamos en la pestaña Hoja ocultar el selector de Hoja y la barra de
herramientas. Luego me paso a la pestaña Hoja y oculto los encabezados y las líneas de
división.

Listo de esta forma tenemos una aplicación de Excel para utilizar desde una pagina Web