Gestion Proyectos PDF

GESTION DE PROYECTOS
PROYECTOS
Ing. Telecomunicacin Dpto. Electrnica
Definicin de Proyecto
PROYECTO =
Iniciativa nueva o nica,

con un principio y un final,
llevada a cabo por personas
para alcanzar un objetivo especfico
dentro de unos parmetros acordados de
tiempo, coste y calidad.
RECURSOS + TIEMPO = PROPSITO
Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica
Factores comunes a los proyectos

Complejidad.
Los recursos no tienen rendimientos homogneos y
predecibles.
El presupuesto suele estar acotado.
Los recursos son limitados.
Hay muchas actividades que deben ser sincronizadas.
El tiempo de finalizacin est limitado.
Utilizacin de grandes cantidades de
recursos.Incertidumbre en la consecucin de los objetivos
Los objetivos pueden variar con el avance del proyecto.
Influencia y colaboracin externas.
Calidad de ejecucin.
Ejemplos de proyectos
La construccin de una casa o de un puente.
La instalacin de un sistema informtico
para control de la produccin.
El diseo, produccin y comercializacin de
un nuevo producto.
Proveer un nuevo servicio.
La puesta en marcha de una empresa.
La reforma de una oficina.
Cuestiones a resolver
Cul ser el resultado?

Cmo realizarlo?
En cunto tiempo?
Cunto va a costar?
Qu recursos son necesarios?
Qu riesgos se estn corriendo?
Gestin de proyectos
Manejar todos los procesos involucrados en un
proyecto para obtener el resultado deseado:
Conjunto de procesos, tcnicas y sistemas para
planificar de forma eficaz un proyecto
Implica manejar , interrelacionar y asignar tareas y
recursos (personal, equipamiento y materiales).
PMBOK (1996)
Project Managemente Body of Knowledge
Gua de cmo desarrollar/gestionar los proyectos (en
general, para cualquier rea de trabajo) -> es la
referencia ms utilizada en el mbito del project
management
Contexto de la gestin de proyectos

Solapamiento de la gestin de proyectos y otros
conocimientos
PMBOK
Conocimientos
sobre Gestin de
Proyectos
generalmente
aceptados
Conocimientos
gestin en general
Conocimientos
del rea de
aplicacin
Ciclo de vida de un proyecto
Los niveles de coste y RRHH son bajos al comienzo, creciendo hasta el

final del proyecto y cayendo rpidamente en la conclusin del mismo.
La probabilidad de terminar con xito el proyecto es pequea, con riesgos e
incertidumbres, al comienzo.
La capacidad de los gestores para variar las caractersticas del proyecto es
mayor al principio, vindose disminuida segn va avanzando el proyecto.
El coste de los cambios y la correccin de posibles errores es mayor segn
va progresando el proyecto.
Estructura organizativa funcional

coordinacin
del proyecto
Director area 1
Director jefe
Director area 2
Director area 3
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Estructura enfocada a proyectos

coordinacin
del proyecto
Director proyecto 1
Director jefe
Director proyecto 2
Director proyecto 3
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Estructura matricial dbil

Director jefe
Director area 1
Director area 2
Director area 3
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
coordinacin
del proyecto
Estructura matricial balanceada

Director jefe
Director area 1
Director area 2
Director area 3
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Director del proyecto
Personal
Personal
coordinacin
del proyecto
Estructura matricial fuerte

Director jefe
Director area 1
Director area 2
Director area 3
Director de gerentes
Personal
Personal
Personal
Director proyecto 1
Personal
Personal
Personal
Director proyecto 2
Personal
Personal
Personal
Director proyecto 3
coordinacin
del proyecto
Estructura organizacional compuesta

coordinacin del
proyecto A
Director area 1
Director jefe
Director area 2
Director area 3
Director de gerentes
Personal
Personal
Personal
Director proyecto 1
Personal
Personal
Personal
Director proyecto 2
Personal
Personal
Personal
Director proyecto 3
coordinacin del
proyecto B
Estructuras organizativas
Tipo de
organizacin
Caractersticas
del proyecto
Autoridad del
director de
proyecto
Personal de la
empresa hacia
el proyecto
Dedicacin del
director
proyecto
Papel del
director
Personal de
administracin
dedicado
Matricial
Funcional
Enfocada al
proyecto
Dbil
Balanceada
Fuerte
Poca o nada
Limitada
Baja o
moderada
Moderada o
alta
Alta o toda
Virtualmenteninguno
0-25%
15-60%
50-95%
85-100%
Parcial
Parcial
Completa
Completa
Completa
Coordinador
Coordinador
Gestor
Gestor
Gestor
Parcial
Parcial
Parcial
Completa
Completa
Gestin de proyectos
Un proyecto se puede
dividir en tareas y
actividades.
Taxonoma proyectos:
Iniciacin
Planificacin
Ejecucin y Control
Cierre o finalizacin
Iniciacin
Planificacin
Control
Ejecucin
Finalizacin
Solapamiento de los procesos
Iniciacin
Definicin de necesidades reales.
Idea resolutiva y descripcin del producto final.
Viabilidad inicial (tcnica, econmica, medioambiental,
legal, )
Estimacin: cundo, cunto, cmo?
RRHH, materiales y organizacin.
Definicin de objetivos. Visin compartida de expectativas
y restricciones de proyecto.
Documentar: Memoria, objetivos, especificaciones y
pliego de condiciones, funcionalidad, planos,
infraestructura, estudio de viabilidad, presupuesto inicial,
implicaciones legales, contractuales, medioambientales, de
seguridad,...
Iniciacin
Determinar la
necesidad real
Definir el
resultado
Determinar
prioridades
Desarrollar
objetivos
Establecer
infraestructura
Documentacin
Definicin del Proyecto
Procesos de planificacin
Planificacin
del objetivo
Definicin
detallada
Identificar
actividades
Recursos
necesarios
Secuencia de
actividades
Duracin de
actividades
Estimacin
de costos
Temporizacin
Presupuesto
Plan de
desarrollo
10
Procesos complementarios
en la planificacin
Calidad
Estructura
organizativa
Comunicacin
Riesgos
Legal
Determinar standards relevantes y cmo se

han de cumplir
Identificar, definir y asignar papeles,
responsabilidades y relaciones de los RRHH
Planificacin de cmo realizar las
comunicaciones (introducir formalismos):
qu, cmo y cundo de la informacin.
Identificacin, valoracin (cuantificada),
respuesta a un contratiempo.
Solicitar permisos y licencias (las necesarias
para la realizacin del proyecto)
Procesos en la ejecucin del proyecto

Plan de
ejecucin
Documento donde se detalla cmo llevar a

cabo el producto o proyecto
Verificacin de Control de qu se ha incluido en el proyecto

la planificacin
Calidad
Capacitacin
de los RRHH
Mecanismos para asegurar la calidad final

Perfeccionamiento o aprendizaje de las
capacidades necesarias de los RRHH
Distribucin de
la informacin Forma y manera de intercambiarla.
Administracin
Marketing/ventas
Relacin con el cliente
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Control del proyecto

La evolucin del progreso del proyecto debe
medirse regularmente para identificar cualquier
desviacin con respecto a los previamente
planificado
Se realiza el control de las variaciones en cada una
de las reas de conocimiento y si se estima que su
influencia en el proyecto es elevada se vuelve a la
etapa de planificacin para realizar los cambios y
ajustes necesarios.
Controlar significa tomar las acciones preventivas
para anticiparse a posibles problemas
Procesos de control del proyecto

Obtencin de
estimadores
Control del
objetivo
Control de la
temporizacin
Control costes
Medida del avance o progreso del proyecto.

Calcular datos y distribuirlos a los dems
procesos
Comprobar cambios en el mbito/objetivos
del proyecto.
Ver si hay cambios en el coste presupuestado
Control calidad
Control riesgos Comprobar si hay algn riesgo que haya
variado
Coordinacin resultado final de todos los procesos de
de los cambios
control sobre la ejecucin o planificacin.
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Procesos de finalizacin
Cierre
administrativo
Documentacin e informacin necesaria para

completar el proyecto.
Finalizacin
del contrato
Firma de proyecto entregado.

Redaccin de los puntos o temas pendientes
En lo siguiente se irn viendo los diferentes grupos de procesos

por rea de conocimiento independientemente de su ubicacin
en los grupos de procesos presentados hasta el momento.
Procesos de integracin
Aquellos procesos que conectan entre las diferentes
tareas de planificacin, control y ejecucin.
Concretamente son los siguientes:
Planificacin del desarrollo del proyecto
Ejecucin del plan del proyecto
Control/coordinacin de cambios
Todos los procesos van a presentarse con el siguiente

interfaz:
Entradas: datos necesarios para abordar la problemtica
Tcnicas y herramientas a utilizar
Salidas: resultados/documentos generados.
13
Planificacin del desarrollo

Su objetivo es:
Servir como gua de referencia para la ejecucin del
proyecto.
Definir las bases de dicha planificacin
Razonar justificadamente la eleccin de esta alternativa
Facilitar la comunicacin con el comit empresarial
Definir precisamente el contenido, extensin, tiempo,
mbito y objetivos del proyecto.
Proporcionar las guas bsicas para poder medir el progreso
del proyecto y su control.
Entradas
Tcnicas/Herramientas
Salidas
Entradas para planificar el desarrollo

Informacin del resto de procesos pertenecientes a la
tarea de planificacin.
Informacin histrica sobre proyectos
anteriores/experiencia
Poltica de la empresa: auditoras, mejora de
objetivos, poltica de RRHH, controles financieros...
Restricciones: por ejemplo en el presupuesto
Suposiciones: factores considerados como ciertos
pero que generalmente llevan asociados un riesgo
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Herramientas y tcnicas
Metodologa: enfoque estrucuturado que permite
guiar al equipo de trabajo durante el desarrollo del
plan de proyecto.
Formacin del equipo: aprendizaje de conocimientos
de los RRHH sabiendo qu, cmo y cundo realizar
los procesos formativos.
Sistema de informacin: herramientas y tcnicas
necesarias para manejar, integrar y distribuir las
salidas de otros proyectos de gestin para saber lograr
un objetivo comn.
Planificacin del desarrollo: salidas

Plan del proyecto: documento vivo/cambiante.
Diagrama del proyecto

descripcin de la estrategia adoptada
Resultados y objetivos del proyecto
estructuracin y divisin del trabajo (hasta niveles de
control)
pautas sobre temporizacin y costes.
Hitos/sucesos con fecha
Adquisicin del personal necesario
Riesgos principales y suposiciones consideradas
Temas abiertos o pendientes para su posterior solucin
Anexos de detalle, tcnicos, informacin no incluida antes.
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Ejecucin del plan del proyecto

Esta parte se lleva la mayor parte del presupuesto.
Trata de definir cmo se han de llevar a cabo las
tareas/actividades programadas.
Entradas
Plan con el desarrollo del proyecto y anexos de detalle
Poltica de empresa
Accin correctiva: control de la ejecucin
Salidas:
Resultados: proyecto realizado
Peticin de cambio: al proceso de control de cambios
Cualificacin de los gestores/directivos: capacidades
necesarias del director de proyecto: liderazgo,
comunicacin y negociacin.
Formacin de los RRHH para el proyecto: seleccin
de candidatos con perfiles adecuados y un plan de
formacin para ellos.
Sistema de autoridad: control del trabajo, fechas de
inicio y fin, comprobacin del trabajo, jefes, formas
eficaces de autoridad.
Reuniones de puesta en comn: intercambio de la
informacin.
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Control/coordinacin de cambios
Debe tener en cuenta:
influencia de factores que modifican el proyecto
determinar que algo ha cambiado
gestionar los cambios aplicados al plan
Requiere:
mantener las lneas generales del proyecto (en lo posible)
asegurar que dichos cambios sean reflejados en el
documento final.
Manejar los cambios entre distintas reas de influencia.
Entradas del control de cambios

Plan de proyecto
Informacin del progreso del proyecto:
pueden existir variaciones en las distintas reas de
conocimiento, todas ellas son tratadas por el proceso de
control asociado
determinar el nivel de ejecucin del proyecto
Peticin de cambio:
internos a la empresa o el proyecto
causa externa
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Sistema de control de cambios:procedimientos para
aceptar o no ese cambio en el proyecto.
Gestin de configuracin: procedimiento de
supervisin de las carctersticas:
identificar y documentar todas sus caractersticas

controlar cualquier cambio en dichas caractersticas
almacenar los datos e informar de algn cambio
verificar que el producto tiene las cualidades deseadas,
cumple con los objetivos marcados en el proyecto inicial
Medicin del progreso: comprobar variaciones,

viendo si algo ha cambiado, la ejecucin del proyecto
no va bien, segn lo planificado.
Medida del avance del proyecto
Definicin del rango aceptable

Lmite
superior
Rango
aceptable
de
variacin
Normal
Lmite
inferior
t+1
t+2
t+3
t+4
t+5
Periodos en el tiempo (t)
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Decisiones en el control de cambios
Tipos de control
Entrada
Procesos
Salida
Control
hacia adelante
Control
Concurrente
Realimentacin
Anticipa
problemas
Corrige
problemas segn
aparecen
Corrige
problemas despus
de que ocurran
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Caractersticas de un control efectivo

Accin
Correctiva
Precisin
CriteriOS
mltiples
Enfasis
en excepciones
Temporizacin
SYSTEMA
DE
CONTROL
EFECTIVO
Colocacin
estratgica
Economa
Flexibilidad
Criterios
razonables
Comprensin
Factores a considerar en el control
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Ejemplo: para disminuir el fraude

Hacia adelante
Concurrente
Realimentacin
seleccin de
candidatos adecuada
polticas especficas
contra el robo y el
fraude
procedimientos
disciplinarios
involucrar a los
empleados en su
redaccin
educar y ensear al
empleado dichas reglas
y normas
tratar a los empleados

con respeto y dignidad
hablar abiertamente de
los costes de los robos
xito en la prevencin
de los delitos
utilizacin de cmaras
de videovigilancia
passwords y barreras
hablar con empleados

que su conducta es
inaceptable
utilizar investigadores
profesionales
redisear las medidas
de control anteriores
evaluar al personal y
las relaciones entre
directivos y empleados
Salidas del control de cambios

Actualizacin del plan de proyecto:
modificaciones del plan de proyecto o de los anexos de
detalle. Notificacin a los dems procesos.
Accin correctiva:
llevar el avance del proyecto a la lnea prevista en el plan.
Experiencias que han de ser documentadas para

engrosar el historial de proyectos de la empresa.
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Procesos de Gestin de los objetivos

Definicin y control de lo incluido en el proyecto
Por objetivos del proyecto se entienden
las caractersticas y funciones que habrn de ser incluidas
en el producto/servicio o bien
las tareas que deben ser hechas para conferir aun producto
o servicio ciertas cualidades.
Procesos relativos a los objetivos del proyecto:
INICIACIN (la primera fase de todo el proyecto)

PLANIFICACIN DE OBJETIVOS (planificacin)
DESCOMPOSICIN EN TAREAS (plan)
CONTROL DE CAMBIOS EN LOS OBJETIVOS
Iniciacin
Necesaria a la hora de comenzar cada fase del
proyecto
A menudo el proyecto tiene un comienzo informal.
Posibles causas para la generacin del proyecto:
demanda del mercado

oportunidad/necesidad del negocio
peticin de un cliente
avance tecnolgico
cambio legislativo/socio-poltico
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Iniciacin: entradas
Descripcin del producto
caractersticas del mismo, segn avanza el proyecto o su
planificacin, se van poco a poco refinando. Relaciona la
causa del proyecto con sus caractersticas finales.
Plan estratgico de la organizacin

debe ser considerado a la hora de la seleccin entre
diferentes proyectos.
Criterios para la seleccin de proyectos

basados en beneficios financieros estimados, cuota de
mercado, etc.
Informacin histrica / experiencia de la organizacin
Iniciacin: tcnicas
Mtodos utilizados en la seleccin de proyectos:
medicin de beneficios: modelos econmicos.
optimizacin de los requisitos: modelos matemticos.
modelos de decisin:
rboles de decisin
eleccin forzada
jerarqua analtica
Tribunal de expertos, pudiendo ser:
comit directivo de la organizacin

consultores externos
asociaciones de profesionales/tcnicos en la materia
grupos industriales
23
Iniciacin: salidas
Esquema del proyecto:
motivacin para realizarlo
definicin de objetivos concretos
descripcin del producto inicial
Eleccin del Gestor del proyecto

Restricciones a cumplir:
existe un presupuesto mximo, por ejemplo.
clusulas en el contrato (en caso de que se firme uno)
Suposiciones:
factores considerados como verdaderos pero sin tener una
certeza del 100%.
Planificacin de objetivos
Mostrando cuales son los lmites del proyecto.
Agrupa los acuerdos entre proyectista y cliente
objetivos y resultados principales
Entradas necesarias:
descripcin del producto

diagrama del proyecto
restricciones
suposiciones realizadas
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Tcnicas en la planificacin de objetivos

Anlisis del producto:
mejorar la comprensin del producto/servicio
haciendo uso de ingeniera de sistemas/anlisis de valores
Anlisis de beneficios y costes:

costes tangibles y ocultos
retornos y beneficios
ver distintas alternativas junto a sus perodos de retorno
Identificacin de alternativas
brainstorming: muchas ideas totalmente radicales entre s.
creative thinking: ideas/palabras cogidas al azar (estmulos)
Tribunal de expertos
Brainstorming
Brainstorming:
manera de generar ideas radicalmente diferentes entre s
para poder solucionar un problema dado.
Durante la reunin no debe haber ningn tipo de crtica,
sino que se debe fomentar la creatividad.
Brainstorming individual
uno mismo piensa un abanico ms amplio de ideas que en
grupo, sin pensar en las opiniones de los dems por lo que
se tiene una mayor creatividad.
Sin embargo el desarrollo de las mismas no es tan efectivo
ni profundo si se tratase en grupo.
25
Brainstorming en grupo
Utilizar la experiencia y creatividad de todos los miembros del grupo.
El grupo de discusin intenta desarrollar las ideas de forma ms
profunda que si slo una persona se pone a ello.
En una sesin:
definir el problema claramente, cules son los resultados deseados

mantener los dilogos enfocados hacia el objetivo.
incentivar actitudes no-crticas de las ideas entre los miembros
intentar involucrar a todos en la contribucin y desarrollo de ideas
crear un clima de diversin con la aportacin de ideas
cuantas ms ideas mejor: buscando la mayor creatividad posible
inculcar a la gente que deben basarse en las ideas de otro para desarrollarlas
mejor o bien para crear nuevas ideas.
con personas de diferentes areas para tener una visin ms amplia
Mapas mentales
Mtodo visual para representar ideas
Son tcnicas que mejoran la manera de anotar las cosas
1. Escribir el ttulo del tema en el centro de la pgina
2. Los principales argumentos se representan con flechas al centro
3. Si existen temas relacionados con estos ltimos tratarlo igual
4. Para incorporar ideas nuevas enlazarlas con los temas escritos
Un mapa mental completo debiera tener muchos temas que van al
centro, el tema en discusin, sin preocuparnos por la estructura en
rbol que se est consiguiendo.
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Variables para fomentar la innovacin
Planificacin de objetivos
Salidas:
lneas gua con los objetivos del proyecto
pueden variar segn avanza el proyecto

justificacin de la realizacin del proyecto
descripcin breve de las caractersticas que ha de tener el proyecto
fases del proyecto para llegar a su conclusin
objetivos del proyecto
a cumplirse para considerarlo cerrado
deben ser medibles y cuantificables de forma objetiva
anexos de detalle
plan de gestin de los objetivos
indicando cmo se han de manejar los cambios en los objetivos del
proyecto y cmo integrarlos en el normal funcionamiento.
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Descomposicin en tareas
Utilidad:
mejorar precisin de estimaciones (coste, tiempo y recursos)
lneas gua para controlar y medir el avance del proyecto
facilitar una asignacin de responsabilidades ntida para toda
la organizacin y el personal, lo que facilita mecanismos de
autoridad y asignacin de responsabilidades
Entradas
descripcin del producto

diagrama del proyecto
restricciones
suposiciones realizadas
Descomposicin en tareas: tcnicas

Plantillas de estructuracin/divisin del trabajo
puede utilizarse la de un proyecto anterior/ proyectos
similares/ plantillas estndar de la organizacin
Descomposicin de los objetivos: componentes ms

manejables para poder asignar futuras actividades
identificar los elementos principales del proyecto
ver si se pueden obtener estimaciones adecuadas
si se puede, identificar elementos constituyentes de cada
una de las fases, descritos de forma cuantificable.
Verificar la coherencia de la descomposicin
nivel detallado suficiente/necesario
definiciones ntidas/completas.
28
WBS: working breakdown structure

Identificar responsables y salidas de cada tarea
El elemento mas pequeo dentro del rbol.

Se puede definir de forma muy detallada.
Se identifican recursos.
Se identifican todas las relaciones importantes de
precedencia.
Cuando todos los trabajos estn completos el
proyecto est completo.
WBS: formato de tarea

Descripcin de la tarea o actividad
Proyecto
Cdigo
Tarea o actividad
Cdigo
Resultado o salida de la tarea
Descripcin
Responsable
Duracin estimada
Inicio
Fecha fin prevista
Presupuesto estimado
Presupuesto lmite
Recurso
Cantidad
Tiempo
Coste
29
Asignacin de personas a tareas

Matriz de habilidades
Habilidad
Persona
Juan
David
Laura
Programacin
Analista
X
X
Formador
Tester
Usuario
Estimacin de cargas de trabajo

Basada en datos histricos, experiencia o clculos.
Aplicar factor de productividad: habilidades,
interrupciones, reuniones, motivacin, formacin...
Determinacin de la naturaleza de la tarea

Limitada por recursos
Limitada en duracin
Definicin de sub-objetivos: salidas

Estructura/divisin del trabajo: WBS
si no est reflejado en la WBS no es trabajo del proyecto
Divisiones organizativas del trabajo:
WBS: working breakdown structure

WBS Contractual
Estructura/divisin organizativa: por unidad organizativa
Estructura/divisin de los recursos: humanos y materiales
Verificacin de los objetivos del proyecto

formalizacin de la aceptacin por parte del comit
directivo de la planificacin realizada para el proyecto
30
Control de cambios en los objetivos

Responde a cmo solventar posibles imprevistos
Para ello, necesita conocer:
identificar posibles sucesos imprevistos
los factores que dan lugar a cambios en los objetivos
determinar si cualquiera de ellos tiene algn indicador
previo e incorporar un sistema de deteccin de los mismos.
tener respuestas adecuadas (algn plan) en caso de que
alguno de esos imprevistos ocurran
la forma de cmo determinar si se ha producido un cambio
gestionar dichos cambios
Est totalmente integrado con los otros procesos de

control del proyecto: temporizacin, costes, calidad...
Control de cambios en los objetivos

Necesita:
WBS
Indices/medidores del avance del proyecto
Peticiones de cambio, las cuales pueden provenir de:
un factor externo
error/omisin en la definicin del producto o el proyecto
dar mayor valor aadido (debido a un cambio tecnolgico)
Plan de gestin de los objetivos
Utiliza:
Sistema para gestionar el control de cambios de objetivos
Indicadores de progreso y avance del proyecto
Planificacin adicional
introduciendo acciones correctivas
31
Anlisis del proceso de cambio

Cuando las aguas estn calmadas
Modelo en 3 pasos de Lewin
preparacin para realizar el cambio (unfreezing):
aumentar las fuerzas que fomentan el cambio
disminucin de las fuerzas que mantienen el estado actual
en el cambio
evolucionar hasta otro punto de equilibrio
hacer que los cambios sean permanentes (refreezing)

el objetivo es estabilizarse en la nueva situacin
Por tanto el cambio supone, es visto como una

ruptura del estado de equilibrio del proyecto
32

Cuando se est en un continuo remolino:
para entornos inciertos y muy dinmicos
mundo empresarial cada vez ms dominado por la
informacin, las ideas y el conocimiento (todos
estos factores son muy cambiantes)
Los gestores de proyecto deben controlar los

cambios continuamente, constantemente
los gestores deben estar preparados para manejar
de forma eficiente los cambios en todas las reas
de conocimiento del proyecto.
Miedo al cambio
Por qu?
change replaces the known with ambiguity and
uncertainty
change threatens investments in the status quo
belief that change is incompatible with the goals
and interests of the organization
33
Reducir el miedo al cambio
Posibles cambios segn reas

Estructura
Tcnica
Personal
Especializacin,
departamentalizacion,
cadena de autoridad, aumento
del control, centralizacin,
formalizacin, rediseo ...
Procesos del trabajo,

mtodos, y equipo
Actitudes, expectaciones,
retribuciones, y
comportamiento
34
Procesos de gestin del tiempo

En lo siguiente se vern los procesos relativos a la
temporizacin dentro de los grandes grupos de
planificacin, ejecucin y control existentes:
definicin de actividades
secuencia de actividades
estimacin de la duracin de las actividades
realizacin de una temporizacin completa
control de la temporizacin
Encadenamiento de los procesos

Definir
objetivos
Identificar tareas
y recursos
establecer
secuencia
Estimar tiempo
de las actividades
Determinar
fechas
del proyecto
Comparar con
los objetivos
Determinar
necesidades
de recursos
adicionales
35
Definicin de actividades
Con la EDT(WBS) y objetivos del proyecto realizar:
una descomposicin, subdivisin del proyecto en
componentes o elementos ms manejables, dando lugar a
actividades ms pequeas, elementales
plantillas: reutilizando las listas de actividades de proyectos
anteriores
Tras realizar dichas tareas se obtiene:

una lista completa de actividades que sern realizadas una a
una para la consecucin del proyecto
descripcin de todas las tareas de la lista de actividades
actualizacin del WBS, si es que algo se haba omitido
Secuenciacin de actividades
Tiene que ver con identificar y documentar las
distintas dependencias entre actividades
Entradas:
lista de actividades
descripcin del producto (una visin global del mismo)
restricciones inherentes al producto/servicio
restricciones discreccionales, aadidas por el equipo
directivo, es decir un conjunto de mejores prcticas
dependencias externas: legislacin, tramitacin de
licencias, etc.
36
Secuenciacin de actividades
Tcnicas para realizar la temporizacin
PERT/PDM
GERT: Graphical Evaluation & Review Technique
permite introducir ramas condicionales y bucles donde se itera un
cierto numero de veces
Salidas:
diagrama red del proyecto
visualizacin esquemtica de todas las actividades junto con sus
relaciones e interdependencias temporales
actualizacin de la lista de actividades y la WBS si es que

algo se haba omitido en los procesos comentados
anteriormente.
Duracin de las actividades

Conlleva determinar el nmero de perodos de trabajo
necesarios para acabar una actividad
Dicha estimacin debiera realizarla una persona
familiarizada con dicha actividad
Entradas:
lista y secuencia de actividades
recursos necesarios: la duracin de las actividades
dependen mucho de los recursos asignados.
capacidades de los recursos
37

Tcnicas para estimar la duracin
Estimacin por analoga: actividades histricas
Simulacin probabilstica: mtodo matemtico
Salidas:
Estimaciones de la duracin de cada una de las actividades
debe ser una cantidad con cierta holgura: 1 semanas 2 das
Suposiciones tenidas en cuenta

Posible actualizacin de la lista de actividades

Mtodo matemtico:
se utiliza una media ponderada
parte de la duracin de la tarea suponiendo una ejecucin
ideal, optimista, To
una duracin Tm, la ms probable
y una duracin pesimista Tp, en caso de que se den las
peores condiciones:
la estimacin de la duracin de la tarea
es Te=(To+4Tm+Tp)/6
38
Desarrollo de la temporizacin
Significa dar fechas de comienzo y fin a las
actividades del proyecto: fechas realistas
Necesita las siguientes entradas:
diagrama red del proyecto

estimacin de las duraciones
recursos: necesidades y su ocupacin
calendarios de la organizacin:
de proyectos, de personal y de recursos.
restricciones:
fechas lmite fijadas por el contrato
fechas clave: hitos/sucesos a conseguirse en una determinada fecha.
Adelantos o retrasos debido a proveedores, etc.
Tcnicas para la temporizacin

Anlisis matemtico: CPM, PERT, GERT
crashing: probar a incrementar algo el coste para ver si se recorta
mucho la duracin, ver si compensa dicho incremento de presupuesto
fast-tracking: comenzar la tarea siguiente sin acabar completamente la
anterior, lo que no siempre funciona y hay que volver a hacer lo mismo.
39
Salidas de la temporizacin
Temporizacin del proyecto
fechas de comienzo y fin de cada actividad

diagrama red del proyecto completo
carta de Gantt de actividades
diagrama de hitos/sucesos (facilita su posterior control)
Otra informacin de detalle o soporte, comunmente:

histograma de utilizacin de los recursos
flujo de caja en cada momento del proyecto (liquidez disponible)
temporizaciones alternativas
ejecucin del proyecto en el peor de los casos
cambiando alguna fecha que se firm en el contrato (siendo de inters la
negociacin de su modificacin)
Control de la temporizacin
Relacionado con:
los factores que influyen en el cambio de la temporizacin
determinando si la temporizacin ha cambiado
manejando los cambios segn se van dando.
Tcnicas
Entradas
1.
2.
3.
4.
Temporizacin
Informes del avance
Peticiones de cambio
Plan de gestin de la
temporizacin
1.
2.
3.
4.
Sistema de control de
cambios de tiempos
Medir avance/progreso
Planificacin adicional
Software de gestin de
proyectos
Salidas
1.
2.
3.
Actualizacin de la
temporizacin
Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
40
Procesos de gestin de costes

En lo siguiente se vern los procesos relativos a
costes dentro de los grandes grupos de planificacin,
ejecucin y control existentes:
planificacin de los recursos
determinando qu tipo de recursos (humanos, equipamiento,
materiales ) son necesarios
y en qu cantidades
estimacin de costes
presupuesto para los costes
control de costes: gestionando los cambios en el
presupuesto del proyecto
Procesos de gestin de costes

Coste de los recursos necesarios
considerar el efecto de las decisiones que afectan al coste
de utilizacin del producto/servicio, ciclo de vida
qu informacin solicita el cliente y en qu momento del
proyecto.
Cuando los costes de un proyecto se utilizan como un

componente de un sistema de control mayor:
los costes controlables y los no-controlables debieran ser
presupuestados en captulos diferentes
41
Planificacin de los recursos

Entradas:
WBS
Informacin histrica
Lneas bsicas del proyecto
Descripcin de recursos disponibles
recursos potencialmente utilizables en el proyecto
la cantidad de detalle y el nivel de especificacin de los recursos
Polticas de la organizacin o empresa

la poltica de la organizacin en relacin al personal y el alquiler o
compra de materiales y equipos.
Presupuesto disponible
Para mejorar la realizacin del proyecto:
el presupuesto debe ser flexible

los objetivos marcan el presupuesto y no al revs.
coordinacin de presupuestos a nivel de empresa
un presupuesto es bsicamente una herramienta
los beneficios provienen de una buena gestin, no
es directamente proporcional al presupuesto
destinado.
42
Planificacin de los recursos

Identificacin de posibles alternativas
Salidas
recursos requeridos para cada elemento del WBS
tipos de recursos junto con su descripcin
cantidad de los mismos
Diagramas de Gantt
Muestra cundo se supone que se debe hacer
una tarea
permite una rpida comparacin con el progreso
actual en cada tarea
sirve como una herramienta de control
un diagrama temporal con las actividades previstas
el sombreado de una tarea representa el grado de
realizacin de la misma
43
Diagrama de Gantt
Actividad
Mes
1
Edicin manuscrito
Diseo de pginas
Creacin de dibujos
Pruebas de impresin
Pruebas reales
Diseo de la cubierta
Objetivos
Progreso actual
Fecha de informe
Diagramas de carga de trabajo

Diagramas de Gantt modificados
secuencian la capacidad de rendimiento de los
recursos por reas de trabajo
en el eje vertical se listan los departamentos y/o
recursos especficos
es una herramienta que permite a los gestores
planificar y controlar la utilizacin de toda la
capacidad de los recursos, maximizando su
rendimiento.
44
Diagrama con la carga de trabajo

Editores
Mes
1
Ana
Antonio
Laura
David
Raul
Emilio
Trabajo previsto
Programacin lineal de los recursos

Objetivo
optimizacin de los beneficios
recursos limitados
existencia de mtodos alternativos combinando recursos
con diferentes salidas de productos
existe una relacin lineal entre variables
esta tcnica tiene gran variedad de aplicaciones
Nomenclatura
funcin objetivo - ecuacin de prediccin de los beneficios
para todas las posibles alternativas de productos
capacidad mxima de produccin por departamentos
regin factible - define la ptima asignacin de recursos
45
Nmero de cajas producidas
Programacin lineal de los recursos

Nmero de horas por unidad producida
Dpto
Cartones Cajas Capacidad
Produccin
Fabricacin
2
4
1200
Ensamblaje
2
2
900
Beneficio
10
18
por unidad
700
600
500
400
300 B
200
100
Regin factible
100
D
E
200 300 400 500 600
Nmero de cartones producidos
Estimacin de los costes

Requiere:
desarrollar una aproximacin (estimacin) de los costes de
los recursos que se necesitan para completar las actividades
Distinguir entre estimacin de costes y precio del producto.
El precio del producto/servicio es una decisin de negocio
La estimacin de costes incluye tareas de identificacin de
diferentes alternativas.
46

Entradas:
WBS
Recursos necesarios para cubrir las actividades
Coste unitario de cada uno de los recursos
Estimacin de la duracin de las actividades
Informacin histrica sobre el coste de los recursos:
procedente de proyectos pasados
bases de datos comerciales con estimaciones de costes
conocimientos del propio equipo directivo del proyecto
Diagrama contable de la organizacin:

la estructura a seguir para reportar de las cuentas del proyecto a la
organizacin. En la organizacin de la contabilidad se reserva un
espacio a la estimacin de costes.
Anlisis del punto de equilibrio

90,000
80,000
Area
Beneficio
Ingresos/costes
70,000
Ingresos totales
60,000
Punto de equilibrio
50,000
Costes
Totales
40,000
30,000
20,000
10,000
Loss
Area
100
Costes
variables
Costes
fijos
200
300
400
500
600
Unidades producidas (miles)
47
Tcnicas para estimar los costes

Estimacin por analoga:
estimacin de arriba-abajo, significa utilizar el coste de un
proyecto como base para el nuestro. Se suele utilizar en las
fases ms tempranas del proyecto cuando se desconoce
mucha informacin.
la tcnica ms barata pero tambin generalmente la menos
exacta.
fiable si los proyectos anteriores utilizados son muy
similares en su forma y manera de ejecucin y los
directivos tienen la suficiente experiencia para extraer
dicha informacin.

Modelo paramtrico
necesita variables del proyecto (parmetros) que describan
los costes del proyecto en un modelo matemtico.
su complejidad es muy variable, dependiendo del proyecto
son fiables cuando:
la informacin histrica utilizada para desarrollar el modelo
matemtico es precisa
los parmetros utilizados en el modelo se pueden cuantificar
fcilmente y
el modelo es escalable (vlido tanto para proyectos grandes como
para pequeos, del mismo tipo)
48

Estimacin de abajo a arriba:
necesita estimar el coste de cada uno de los elementos de
recursos utilizados por separado, para ir sumando y
agrupando costes hasta conseguir el del proyecto total.
el coste y la precisin de este tipo de estimacin viene
determinado por el tamao de los distintos elementos de
recursos en el proyecto. Un tamao pequeo de elementos
distintos incrementa el coste de su estimacin pero tambin
se aumenta la precisin de la estimacin global. El equipo
de gestin debe decidir si compensa el gasto en determinar
el coste de elementos cada vez ms pequeos y su
influencia en el aumento de la precisin.
Salidas de la estimacin de costes

Estimacin del coste
cuantitativa, costes ms probables, recursos necesarios
Anexos de detalle y soporte
descripcin del trabajo estimado, haciendo referencia al WBS

documentacin con las bases utilizadas en la estimacin
documentacin de cualquier supuesto realizado
indicacin del rango de posibles resultados a la hora de estimar
los costes: 10000 euros 500 euros.
Plan de gestin de los costes

como las variaciones de los costes se van a gestionar.
Puede ser formal o informal, altamente detallado o generalista
dependiendo de las necesidades del proyecto o del cliente.
49
Realizacin del presupuesto de coste

Establecer cmo se van a ir realizando los gastos a lo
largo del tiempo.
Para ello se utilizan los siguientes datos de entrada:
WBS
Temporizacin del proyecto
Las tcnicas son las mismas que las utilizadas a la

hora de realizar la estimacin de los costes.
Salidas:
temporizacin de los gastos para controlar, medir el avance
pueden agruparse diferentes conceptos para su control
Control de los costes

Maneja principalmente los factores responsables de
cambios en la temporizacin de los costes.
Incluye:
monitorizar el gasto para detectar desviaciones del plan
asegurar que todos los cambios apropiados son actualizados
y tenidos en cuenta de forma precisa en la temporizacin de
los costes.
prevencin de cambios incorrectos, inadecuados o noautorizados.
informar al comit directivo de los cambios
Intenta buscar las razones de variaciones tanto

positivas como negativas.
50
Control de los costes

Entradas:
Presupuesto de gastos
Informacin del progreso del proyecto, gastos realizados.
Peticin de ciertos cambios
Plan de gestin de costes
Tcnicas
sistema de cambios en los costes: trmites a seguir en la
propia organizacin para autorizar dicho cambio
mediciones del avance del proyecto
planificacin adicional
cambios previstos
Control de los costes: salidas

Estimaciones de costes revisadas
modificaciones a la informacin sobre costes utilizada
Actualizacin del presupuesto de gastos

suponen un cambio en la temporizacin de los costes.
se dan generalmente como consecuencia a grandes cambios
Accin correctiva
cualquier accin que ponga en sintona la ejecucin del
proyecto con lo previamente planificado.
Lecciones aprendidas
las causas de los cambios, las razones que existen detrs de
la eleccin de cierta accin correctiva, se debe documentar
51
Control de los costes: salidas

Estimacin al cierre del proyecto (EAC)
es una previsin de los costes totales que se van a tener al
finalizar el proyecto teniendo en cuenta su estado y
progreso actual.
Las formas ms usuales de realizarla son las siguientes:
EAC=costes hasta el momento ms lo restante presupuestado
modificado por un factor de progreso del proyecto.
EAC= costes hasta el momento ms una nueva estimacin de los
costes pendientes para cerrar el proyecto.
EAC= costes hasta el momento ms lo que reste del presupuesto.
Todo va bien, y no se esperan modificaciones importantes.
Procesos de gestin de la calidad

Poltica de calidad, objetivos y responsabilidades,
adecuada planificacin, control de calidad,
aseguramiento de calidad y mejora de la calidad
Procesos que sern tratados en este area:
Planificacin de la calidad: identificando cules son las
normas relevantes para el producto/servicio
Aseguramiento de la calidad: evaluacin de la realizacin
del producto/servicio mientras se va ejecutando el proyecto,
proporcionando un ndice de calidad fiable.
Control de calidad: monitorizando los resultados
especficos para determinar si cumplen las normas de
calidad impuestas. Identificando formas de eliminar
cualquier causa que cambie la calidad prevista.
52

Compatible con las normas ISO 9000 y 10000.
Las normas de calidad se deben aplicar no slo al
producto/servicio sino tambin a la propia gestin.
Calidad no es igual a suma de Capacidades.
Calidad: errores cometidos, manuales bien documentados
Capacidades: nmero de posibilidades y funcionalidades
Satisfaccin del cliente: hacer comprender, manejar e

influenciar la idea del cliente sobre el producto: es
conforme a especificaciones, se ajusta a un uso real
Prevencin mejor que inspeccin: evitando errores
sin tener que corregirlos

Responsabilidad del equipo de gestin:
aunque el xito continua necesitando a todos los RRHH la
depuracin de responsabilidades en su gestin queda clara
Procesos ubicados en distintas fases:

el ciclo repetitivo de plan-ejecucin-control y actuacin
Tcnicas modernas para incrementar la calidad

TQM: Totally Quality Managment
Continua mejora
No perder de vista que todos los esfuerzos en la

mejora de la calidad del producto, especialmente en la
bsqueda de posibles defectos o errores lleva
caonsigo un aumento del tiempo de realizacin
53
Planificacin de la calidad
Identifica cules son las normas relevantes para el
producto/servicio, viendo cmo sern cumplidas.
Pieza clave de la planificacin debe ser realizada en
paralelo con otros procesos de planificacin
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
Poltica de calidad
Objetivo de calidad
Normas y regulaciones
Salidas de otros procesos
de planificacin
Tcnicas
1.
2.
3.
4.
Anlisis de costes
Anlisis de pruebas
Flujogramas
Diseo de pruebas y
experimentos
Salidas
1.
2.
3.
4.
Plan de gestin de calidad

Definiciones de ejecucin
Lista de comprobaciones
Entradas para otros
procesos
Entradas para planificar la calidad

Poltica de calidad
intenciones y directivas de la organizacin
Objetivo de calidad
dentro de los objetivos principales a desarrollar

Normas y regulaciones:
a considerar dentro de un rea de aplicacin especfica
Salidas de otros procesos de planificacin
54
Tcnicas para planificar la calidad

Anlisis de costes:
el proceso de planificacin de la calidad debe considerar
los costes y beneficios resultantes del mismo. El primer
beneficio al asegurar la calidad del producto es repetir los
trabajos menos veces, con lo que trae consigo una mayor
productividad, menores costes, incrementando la
satisfaccin del cliente. El coste fundamental de cumplir
con los requisitos de calidad son las actividades de gestin
de la misma.
Anlisis de pruebas
comparar prcticas actuales o planeadas en el proyecto con
las de otros proyectos en orden a generar ideas que mejoren
y proporcionen una norma mediante la cual medir el avance

Flujogramas:
diagramas de causa-efecto: ilustran cmo varias causas se
relacionan para crear un potencial problema (efecto).
Tiempo
Energa
Mquina
Medidas
Mtodo
Material
Personal
Entorno
Error o
Problema
diagrama del sistema o proceso: muestra la relacin entre

diferentes elementos (p.e. el diseo de revisiones)
Diseo
Revisin
OK?
Cambio
55

Diseo de pruebas experimentales:
el diseo de experimentos es una tcnica analtica que
ayuda a identificar qu variables son las ms influyentes en
el coste de desarrollo del producto. (p.e. buscar la mejor
combinacin de suspensin y ruedas a un coste razonable)
tambin se puede aplicar a la gestin del proyecto, p.e.
planificando ciertos experimentos de desarrollo que aporten
informacin para posteriores decisiones de gestin.
Salidas de planificacin de la calidad

Plan de gestin de la calidad
donde se haya plasmado la poltica de la empresa en temas
de calidad, describiendo el sistema de calidad del proyecto.
Define la estructura organizacional, responsabilidades,
procedimientsos, procesos, y recursos necesarios para
implementar la gestin de calidad.
La planificacin de la gestin de la calidad es una de las
entradas del plan de desarrollo del proyecto en la que debe
indicarse los mecanismos de control de calidad y
aseguramiento de la calidad as como la mejora de la
calidad prevista en el proyecto.
56
Salidas de planificacin de la calidad

Definiciones operacionales (mtrica)
describe, en trminos muy especficos, lo que algo es y
como se debe medir para procesarlo en el control de calidad
Listas de comprobacin
utilizada para verificar que un conjunto de pasos requeridos
se ha realizado. Pueden venir dadas por asociaciones de
fabricantes o proveedores
Entradas para otros procesos

el proceso de la planificacin de la calidad puede
identificar ciertos requisitos que se necesitan en actividades
futuras de otras reas
Aseguramiento de la calidad
Todas las actividades planeadas y sistemticas
realizadas dentro del marco del sistema de calidad
para asegurar la consecucin de los objetivos de
calidad del proyecto.
Se debera realizar a lo largo de todo el proyecto.
En grandes proyectos y organizaciones existe una
unidad organizativa destinada a ello
Entradas:
plan de gestin de la calidad
resultados del control de ndices de calidad, en un formato
que permita su comparacin y anlisis
definiciones operacionales
57
Aseguramiento de la calidad
Tcnicas y herramientas
las mismas que se han descrito para realizar la planificacin
Auditoras de calidad
una revisin estructurada de las actividades de gestin de la
calidad. El objetivo es identificar licciones aprendidadas en otros
proyectos que puedan mejorar la calidad del proyecto actual.
Pueden estar programadas o ser realizadas aleatoriamente
Salidas:
Mejora de la calidad
incluyen toda accin encaminada a mejorar la efectividad y
eficiencia del proyecto para proporcionar beneficios adicionales.
En la mayora de los casos implementar mejoras en la calidad lleva
consigo peticiones de ciertos cambios o acciones correctivas.
Control de la calidad
Monitorizar los resultados del proyecto especfico
para determinar si se cumplen las normas de calidad
Identificar maneras que eliminen las causas de
resultados insatisfactorios, a lo largo del proyecto.
Requiere:
conocimientos prcticos de control de calidad estadsticos,
especialmente en muestreo y probabilidad, diferenciando
Prevencin vs inspeccin (ya se han cometido errores)
Muestreo de atributos (si/no) y variables (con cierto grado)
Causas especiales y aleatorias (normalmente suceden)
Tolerancias (resultado aceptable) y lmites del control
(proceso controlado si est dentro de dichos lmites)
58
Control de la calidad
Entradas:
resultados del trabajo:
del producto/servicio y tambin del proyecto en s mismo.
estimacin de los resultados esperados partiendo de los actuales
plan de gestin de la calidad

definiciones operacionales
lista de comprobacin
Salidas:
mejora de la calidad
decisiones de aceptacin: los elementos inspeccionados son
aceptados o rechazados (volver a realizar el trabajo)
lista de comprobacin chequeada (para documentacin)
ajustes en procesos: cambios o acciones correctivas,
preventivas o inmediatas
Tcnicas para el control de la calidad

Inspeccin
medida, examen y prueba para determinar si los resultados
cumplen los requisitos estipulados
pueden ser realizadas en cualquier momento.
Diagramas de control
visualizacin grfica de los resultados en el tiempo
para determinar si el proceso se encuentra bajo control.
si un proceso est dentro de los lmites de control no
debiera ser ajustado, aunque si mejorado.
utilizados para controlar la salida de cualquier variable.
59
Tcnicas para el control de la calidad

Histogramas (diagramas pareto)
ordenan las variables por frecuencias de aparicin
muestra cmo muchos resultados fueron generados por tipo
o categora de una causa identificada
sirven para guiar posibles acciones correctivas, primero
corregir causas que generan mayor nmero de errores
En general un pequeo nmero de causas son las que
producen generalmente la mayor parte de los errores
Muestreo estadstico
seleccin de parte del universo de inters para inspeccin
un muestreo adecuado puede reducir el coste en calidad
Anlisis de tendencias
utilizar tcnicas matemticas para prevenir valores futuros
Procesos de gestin de RRHH

Objetivo: conseguir la mayor eficiencia en la
utilizacin de todo el personal en el desarrollo del
proyecto.
Engloba a los siguientes procesos :
planificacin organizacional: asignando papeles en el
proyecto, responsabilidades y relaciones de autoridad.
contratacin de personal: seleccionando a los
diferentes candidatos adecuados al perfil de la tarea
capcitacin y formacin: mejorando capacidades a
nivel personal y de grupo
60
Flujograma del proceso de RRHH

Entorno
Planificacin
de los RRHH
Contratacin
Seleccin
Identificacin y seleccin
de empleados competentes
Despidos
Orientacin
Formacin
Medir la
productividad
Desarrollo de
la carrera
Empleados adaptados
y con los conocimientos
y habilidades puestos al da
Compensacin
y
Beneficios
Empleados eficientes
capaces de mantener un
alto rendimiento largo tiempo
Entorno
Ejemplos de grupos de trabajo para

lograr un alto rendimiento
Equipos auto-dirigidos
Grupos dedicados a la solucin de problemas
Organizacin donde existe cierta rotacin de tareas
Aprendizaje de conocimientos altamente especializados
Retribucin variable segn productividad
Procedimientos de gestin para lograr la calidad total
Compartir entre todo el personal gran cantidad de informacin
Utilizacin de encuestas dirigidas a los empleados
Implementacin de las sugerencias del empleado
Integracin entre distintas reas funcionales
Comprensin de la seleccin de candidatos del Dpto. RRHH
61
Aspectos a considerar
Cmo dirigir a los trabajadores:
Liderazgo, comunicacin, negociacin son aptitudes
claves en los directivos
Delegacin, motivacin, seguridad y proteccin, entre
otros son de inters tratndose de personas individuales
Creacin de un equipo
Solucin de conflictos
Seleccin de candidatos, normas de seguridad, etc.
Mtodos para analizar el trabajo

Observacin directa
de un trabajador
Grabar a los empleados
en el trabajo
Entrevistar a los
empleados
en grupos
Cuestionario
estructurado
Anlisis del
trabajo
Expertos en
ese trabajo para definir
sus caractersticas
Entrevistar a los
empleados
individualmente
Informes del
empleado
62
Planificacin organizacional
Identificar y asignar papeles en el proyecto
Responsabilidades y relaciones de autoridad a
personas o grupos.
Tipo de personal asignado al proyecto:
interno a la organizacin, perteneciente a
diferentes reas funcionales
externo (cambiando entre distintas fases)
La planificacin organizacional suele estar

muy relacionada con la organizacin de la
comunicacin.
Entradas
Interfaces de comunicacin en el proyecto
estructura de la organizacin: con las relaciones entre
diferentes unidades organizativas.
Informes tcnicos: relaciones entre diferentes disciplinas
intra- e inter-fases del proyecto
personales: entre diferentes personas del proyecto
Especificacin con la necesidad de personal

perfiles personales, capacidades y temporizacin
Restricciones impuestas: limitan posibles opciones

estructura de la organizacin (con lo que se tiene)
acuerdos con empresas de seleccin de personal
preferencias y conocidos del equipo gestor y directivo
63
Planificacin organizacional: tcnicas

Uso de la plantilla (ver proyectos anteriores)
usando el papel y responsabilidades de proyectos similares
Prcticas comunes del Dpto. de recursos humanos

poltica de RRHH: lneas de recomendaciones a seguir,
procedimientos de utilizacin que ayudan al equipo gestor
con diferentes aspectos de la planificacin organizacional.
Teora organizacional
cmo debiera estructurarse una organizacin
Anlisis de los clientes

si el proyecto se realiza en/para una empresa cliente las
necesidades de los clientes deben ser estudiadas para
comprobar que se cumplen..
Planificacin organizacional: salidas

Asignacin de papeles y responsabilidades
papel=quin hace qu y responsable=quin decide qu
pueden variar con el tiempo y diferentes en cada rea
matriz de asignacin de responsabilidades
Fase \Persona
1
2
3
4
5
6
Requisitos
F
R
P
P
Funcional
F
P
P
Diseo
F
C
E
Desarrollo
R
F
C
P
En Pruebas
F
P
E
C
P=participante / C=Contable / R=Revisin / E=entrada / F=firma
64

Plan de gestin del personal
cuando y cmo se asignan y quitan RRHH del proyecto
incluye histogramas de recursos como el siguiente:
Horas del personal
300
Diseadores senior
250
200
150
Horas de personal
100
50
0
atencin al despido de personal, posteriormente puede ser

necesario volver a contratarlos.
reducir costes reutilizndolos, pero sin trabajo de relleno
aumentar la moral: ms seguridad en el puesto de trabajo

Diagrama de la organizacin:
visualizacin de las relaciones de autoridades
OBS: Organizational Breakdown Structure
Anexo de detalle
vara en funcin del rea y el tamao del proyecto
impacto en la organizacin de otras alternativas que fueron
desestimadas
descripcin de un puesto: nombre, aptitudes necesarias,
responsabilidades, conocimientos, autoridad, entorno fsico
necesidades de formacin: si se prevee que el personal
contratado no tenga las aptitudes necesarias para
desempear el puesto asignado.
65
Proceso de Contratacin de personal

Seleccionar a las personas ms adecuadas
En la mayora de los entornos, los mejores recursos
no suelen estar disponibles.
Entradas:
Plan de gestin del personal
Descripcin del personal posible
experiencia previa: vlida para nuestro proyecto?

intereses personales: quiere trabajar en el proyecto?
caractersticas personales: trabaja bien en equipo?
disponibilidad: libre cuando el proyecto lo necesita?
Prcticas de seleccin de candidatos: poltica de empresa,

procedimientos a seguir en la seleccin, ...
Contratacin de personal: tcnicas

Negociaciones
la asignacin de personal debe ser negociada en la mayora
de las ocasiones:
con los responsables del rea funcional para que se reciba el
personal con los suficientes conocimientos
con otros directores de proyecto para coordinar el uso de recursos
se debe potenciar la utilizacin de todos los recursos

aunque el personal disponible no cumpla al 100% el perfil
Pre-asignacin: personal asignado previamente

si el proyecto es resultado de un contrato y en la firma se
incluye dicho personal (muy especializado)
proyecto interno y se dedic cierto personal al mismo
Subcontratacin
66
Salidas de Contratacin de personal

Personal asignado al proyecto
una vez cerrada dicha asignacin, se da como buena
dedicacin al trabajo:
tiempo parcial,
tiempo completo o
variable segn las necesidades del proyecto
Listado o directorio del equipo del proyecto

lista completa de todo el personal trabajando en el proyecto
Proceso de Formacin del equipo

Mejora de las capacidades de los RRHH
individual y de grupo
El desarrollo individual (aspectos de gestin y

aspectos tcnicos) es previo a crear el equipo.
El desarrollo como equipo es necesario para cumplir
con los objetivos de manera eficiente.
La creacin de un equipo es ms difcil en una
estructura organizativa funcional. En este tipo de
organizaciones, el entendimiento entre el director de
rea y el director del proyecto es un factor crtico para
el xito del proyecto.
67
Formacin del equipo: entradas

Definicin de las capacidades de los individuos
integrantes del equipo y del grupo como tal.
Contexto dentro del cual trabaja el equipo
Plan de gestin de los recursos humanos
Informes del avance del proyecto
informacin para el equipo acerca del progreso o avance
del proyecto frente al plan previsto.
Realimentacin externa
evaluacin externa y peridica del equipo de proyecto para
ver su eficiencia, si cumple los objetivos esperados
(posterior plan de compensacin y beneficios)
Formacin del equipo: tcnicas

Actividades para creacin de un buen equipo
involucrar a todo el personal en la planificacin

establecer unas normas de convivencia (evita conflictos)
reunin diaria de puesta en comn (5 min)
estrategia de buena localizacin (juntar a los mejores)
Tener aptitudes de gestin en general (director proy.)

Sistemas de compensacin y beneficios
acciones encaminadas a promover o reforzar conductas
deseadas.
para que sea eficaz, debe existir una relacin
clara/adecuada entre eficacia y recompensa.
cada proyecto puede tener su propio sistema (horas extras)
68
Elementos de la mejora del entorno

Sensibilidades
Realimentacin
Entorno
interpersonal
de trabajo
ms efectivo
Proceso de
Consulta
Creacin del
equipo
Desarrollo de
macro-grupos
Gestin de la comunicacin
Agrupa a los procesos que aseguran la generacin,
recoleccin, diseminacin, almacenamiento y
disposicin ltima, en tiempo y forma de la
informacin del proyecto.
Todo el mundo debe saber el lenguaje del proyecto
Relacionado con:
Modelos de comunicacin,
bucles de realimentacin, barreras a la comunicacin, ...
eleccin del medio (oral/escrito, formal/informal)

estilo de redaccin,
tcnicas de presentacin: lenguaje corporal, visual, ...
tcnicas de gestin de las reuniones (agenda)
69
Evaluacin de los medios de comunicacin

Mensaje
Medio
Codificacin
Receptor
Interpretacin
Ruido
Emisor
Mensaje
Realimentacin
Evaluacin de los medios de comunicacin

Realimentacin - cmo de rpido se obtiene respuesta al mensaje
Capacidad de complejidad - puede incorporar mensajes complejos
Difusin potencial - qu nmero de mensajes diferentes pueden
transmitirse a la par.
Confidencialidad
Fcil utilizacin
Fcil interpretacin
Restriccin en el tiempo y el espacio - se necesita estar al mismo tiempo y
en el mismo sitio?
Coste del mtodo
Agradable para la comunicacin entre personas
Formal - cantidad de formalismo
Esquemtico - se puede extraer rpidamente la informacin
Consumo de tiempo - cmo se realiza la divisin del tiempo gastado
(emisor/receptor) en ese intercambio de informacin?
70
Comparacin entre diferentes medios de comunicacin
Procesos relacionados con la comunicacin

En lo siguiente se van a estudiar los procesos
relacionados con la comunicacin de informacin en
el proyecto:
Plan de comunicaciones
Distribucin de la informacin
Informes con los avances del proyecto
Cierre administrativo
71
Plan de comunicacin
Determinar informacin y comunicaciones necesarias
quin necesita qu informacin
cundo la necesitar
cmo se la darn
Todos los proyectos necesitan compartir informacin

La informacin necesaria y los mtodos utilizados
para su distribucin varan ampliamente. El plan de
comunicacin surge como respuesta a esto ltimo.
Est muy relacionado con la estructura organizacional
de la empresa, puesto que dicha estructura
condicionar la planificacin realizada.
Comunicacin en la organizacin
Flujo de la direccin de la comunicacin
Hacia abajo, de directores a empleados
utilizado para informar, dirigir, coordinar y evaluarlos
Hacia arriba, de empleados a directores

informa de los pensamientos de los empleados
fuente de ideas para mejorar la eficiencia
depende mucho de la cultura de la organizacin
confianza y flexibilidad incrementan este tipo de flujo
mientras un entorno mecnico y autoritario lo disminuyen
En diagonal, a travs de reas de trabajo y niveles

beneficia la eficiencia y velocidad
el e-mail facilita la comunicacin de tipo diagonal
72
Comunicacin en la organizacin
leader
Plan de comunicacin: entradas

Comunicaciones necesarias:
suma de informaciones necesarias por todo individuo
se definen combinando el tipo y formato de la informacin
necesaria con un anlisis de su valor.
se deben consumir recursos y esfuerzos en realizar dichas
comunicaciones si ese intercambio de informacin que
contribuye al xito del proyecto o cubre la falta de
conocimientos que pudieran conducir a un error.
caractersticas para determinar si una comunicacin son:
relaciones de responsabilidades entre los individuos del proyecto

disciplinas de departamentos y reas de especialidad en el proyecto
logstica con el nmero de individuos del proyecto y su localizacin
necesidades de informacin externa: p.e. Comunicados de prensa
73
Plan de comunicacin
Entradas:
Las tecnologas o mtodos utilizados para transferir la
informacin de un sitio a otro entre los distintos elementos
del proyecto.
Factores de la tecnologa de las comunicaciones:
inmediatez de la informacin: se necesita ya.

tecnologa disponible para el proyecto
personal cualificado para dicha tecnologa
duracin del proyecto, puede ser que probablemente la tecnologa
vare, es necesario cambiarla?
Plan de comunicacin
Tcnicas:
Anlisis de los elementos que se relacionan con el proyecto
las necesidades de informacin varan en funcin de cada elemento
que se relaciona con el proyecto (empleado, cliente, ...)
obtener una vista fsica y metodolgica de las necesidades de
informacin y formas de solucionar dichas necesidades.
Salidas: plan de gestin de las comunicaciones

qu mtodos utilizar e informaciones que se deben guardar
estructura con la distribucin de informacin del proyecto,
compatible con asignacin de papeles/responsabilidades
temporizacin de las comunicaciones: fechas importantes
mtodos de acceso a la informacin
74
Distribucin de la informacin
Hacer disponible la informacin necesaria a tiempo.
Implementar un plan de gestin de la informacin y
tambin responder a peticiones imprevistas.
Tcnicas:
habilidades de comunicacin
dar informaciones claras, sin ambigedades, de forma completa
el receptor es responsable de asegurar que la informacin es
recibida de forma completa y entendida correctamente.
sistema de recogida de la informacin

compartida por el equipo
sistemas de distribucin de la informacin

reuniones de proyecto, distribucin de carpetas de informacin,
acceso compartido a redes de datos electrnicos, fax, e-mail, etc.

Recoger y distribuir informacin acerca del avance
del proyecto para proporcionar una visin de cmo se
estn utilizando los recursos para conseguir objetivos
Informe del estado actual del proyecto
Informe del progreso, hasta dnde se ha llegado en el plan
Previsin del estado futuro del proyecto y cmo avanzar
Entradas:
plan de desarrollo del proyecto
resultados de trabajo, fundamental para elaborar el informe
documentacin de otros proyectos del mismo contexto
75

Revisin del progreso del proyecto utilizando:
anlisis de varianzas (coste, duracin, calidad y riesgos)
comparando el valor actual con el esperado
anlisis de tendencias
ver el progreso del proyecto en el tiempo para determinar si la
eficiencia est mejorando o empeorando
anlisis del valor obtenido

calcular tres factores claves de cada actividad
el presupuesto, coste presupuestado para el trabajo programado
el coste actual, presupuesto gastado (gastos directos e indirectos)
el valor obtenido, tanto por ciento del presupuesto gastado sobre total
varianza del coste = coste actual - presupuesto, varianza en la

duracin, previsin del coste al cierre, ndice de progreso.
tcnicas y herramientas de distribucin de la informacin

Salidas
informe midiendo el progreso del proyecto
organiza y resume la informacin recogida y presenta los resultados
de todos los anlisis previamente realizados
deben proporcionar la clase de informacin requerida y con el
detalle que necesitan los miembros del proyecto
informacin en forma de grficos de barras, curvas S, histogramas
y tablas.
peticiones de cambio
el anlisis del avance del proyecto frecuentemente desemboca en
una solicitud de cierto cambio en el proyecto
76
Cierre administrativo
Verificar y documentar los resultados del proyecto
para que se formalice la entrega del proyecto
Debe comenzar algo antes de que se acaben todas las
tareas del proyecto, para asegurar que no se pierde
ninguna informacin til.
Actualizacin de las bases de datos de proyectos de la
empresa con las experiencias aqu adquiridas
Especial atencin a guardar las cuentas financieras.
una empresa debe guardarlas durante al menos 10 aos
Gestin de riesgos al proyecto

Procesos relativos a identificarm, analizar y responder a a
cualquier tipo de riesgo que exista en el proyecto.
Incluye maximizar los posibles resultados positivos y
minimizar las consecuencias si aparece algn inconveniente
Se van a estudiar los siguientes procesos:
identificacin de riesgos
cuantificacin de los riesgos (pudiendo ser analizada conjuntamente)
desarrollo de respuestas, eliminacin del riesgo
control de las respuestas a los riesgos, implementando de manera
iterativa la identificacin, cuantificacin y desarrollo de respuestas a
nuevos riesgos que irn apareciendo en el transcurso de la vida del
proyecto.
77
Identificacin de los riesgos

Determinar qu factores de riesgo pueden posiblemente
afectarn al proyecto.
Debe ser realizado peridicamente mientra se ejecuta el
proyecto
Tipos de riesgos:
internos: cosas que pueden controlar e influenciar los miembros del
equipo del proyecto
externos: cosas que superan al control del equipo del proyecto
Posibles estudios:
causa/efecto:
qu pudiera pasar si ocurre tal cosa
efecto/causa
qu fomentar o eliminar para lograr cierto efecto
Identificacin de los riesgos

Listas de comprobacin organizadas por tipos de riesgos
el contexto del proyecto

salidas de otros procesos
temas tecnolgicos
fuentes internas, como valoracin de las capacidades de los RRHH
Flujogramas
ayudan a entender las causas y efectos de los distintos riesgos
78
Identificacin de los riesgos:salidas

Fuentes de riesgo
categoras de posibles sucesos de riesgo que pueden afectar al proyecto
para bien o para mal.
cambios en los objetivos

errores de diseo, omisiones o mal-entendimiento
papeles y responsabilidades mal definidos
estimaciones errneas
habilidades de los RRHH
incluyendo
una estimacin con la probabilidad de que suceda
el rango de variacin de los beneficios del proyecto si se da
temporizacin probable
Riesgos potenciales (slo cuando afectan mucho a beneficios)

desarrollo de una nueva tecnologa, desastre natural, etc.
Sntomas de que algo va a ocurrir: alertas previas
Cuantificacin de los riesgos

Evaluar posibles riesgos y sus interacciones para ver posibles
resultados econmicos
Complicado por una serie de factores como:
oportunidades y amenazas pueden conjugarse de diferentes maneras

un solo suceso puede desencadenar una serie de males encadenados
las oportunidades para un cliente puede ser una amenaza para otro
las tcnicas matemticas pueden incorporar falsas impresiones.
Hay que tener en cuenta la empresa, organizacin o cliente

para saber los lmites y rangos de incertidumbres tolerables.
79
Cuantificacin de los riesgos

Valor monetario esperado:
sirve como herramienta para la cuantificacin del riesgo, es el producto
de la probabilidad de que ocurra un suceso por la ganancia o prdida
generada con dicho evento.
Simulacin
anlisis de Monte-Carlo, simula el proyecto con diferentes patrones de
entrada numerosas veces extrayendo resultados estadsticos de las
diferentes simulaciones realizadas
rboles de decisin
diagrama que describe las interacciones clave entre decisiones y
sucesos asociados
tiles a la hora de evaluar la probabilidad de suceso de los diferentes
riesgos y de su impacto en los beneficios del proyecto.
Cuantificacin
de los riesgos
Sumas estadsticas
calcular el rango
de costes totales a
partir de las
estimaciones de
items particulares.
80
Desarrollar respuestas frente a riesgos

Evitar, eliminar la amenaza, normalmente quitando la causa
Mitigar, reducir los efectos negativos de los riesgos
Aceptando las consecuencias
de forma activa, cambiando el proceso o la gestin, etc.
o de forma pasiva, dando por buenos unos menores beneficios.
Planes de contingencia
definir los pasos a seguir cuando sucede un evento.
Estrategias alternativas
de tal manera que se eviten o disminuyan las consecuencias que
tendran con la anterior planificacin.
Las restricciones sobre el proyecto hacen que si sucede un

evento su mitigacin acarree nuevos eventos.
Creacin de reservas para utilizarse en casos extremos
Cierre del proyecto

Recogida de datos finales y revisin de fin de proyecto.
Entrega de productos o servicios.
Desinversin y traslado de recursos a otros proyectos o a sus
unidades funcionales.
Cierre documental del proyecto y archivado.
Gestin de Proyectos: lecciones aprendidas y como mejorar
(calendario, presupuesto, control, equipo, relaciones,
general,)
Conocimientos tcnicos: recopilacin del conocimiento
adquirido a lo largo de la ejecucin del proyecto.
81

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GESTION DE PROYECTOS

Iniciativa nueva o nica,

RECURSOS + TIEMPO = PROPSITO

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Factores comunes a los proyectos

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Cul ser el resultado?

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Contexto de la gestin de proyectos

Ciclo de vida de un proyecto

Los niveles de coste y RRHH son bajos al comienzo, creciendo hasta el

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Estructura organizativa funcional

Estructura enfocada a proyectos

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Estructura matricial dbil

Estructura matricial balanceada

Director del proyecto

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Estructura matricial fuerte

Estructura organizacional compuesta

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Solapamiento de los procesos

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Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Determinar standards relevantes y cmo se

Procesos en la ejecucin del proyecto

Documento donde se detalla cmo llevar a

Verificacin de Control de qu se ha incluido en el proyecto

Mecanismos para asegurar la calidad final

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Relacin con el cliente

Control del proyecto

Procesos de control del proyecto

Medida del avance o progreso del proyecto.

Ver si hay cambios en el coste presupuestado

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Documentacin e informacin necesaria para

Firma de proyecto entregado.

En lo siguiente se irn viendo los diferentes grupos de procesos

Todos los procesos van a presentarse con el siguiente

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Planificacin del desarrollo

Entradas para planificar el desarrollo

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Planificacin del desarrollo: salidas

Diagrama del proyecto

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Ejecucin del plan del proyecto

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Entradas del control de cambios

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

identificar y documentar todas sus caractersticas

Medicin del progreso: comprobar variaciones,

Medida del avance del proyecto

Definicin del rango aceptable

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Decisiones en el control de cambios

Ing. Telecomunicacin - Dpto. Electrnica

Caractersticas de un control efectivo

Factores a considerar en el control

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