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ADMINISTRACIN DE VERSIONES

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario

V.

Fecha

Proceso/Modificaciones

Autores

1.0

25/05/2015

Creacin inicial del documento

Diana Maritza Pinzn


Franco

2.0

26/06/2015

Finalizacin y ajustes

Ricardo Monsalve

Convalidaciones de Superior

TABLA DE CONTENIDO
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1212

INTRODUCCIN ........................................................................................... 8

25-05-15

OBJETIVO .................................................................................................... 10

2.0.

ALCANCE ................................................................................................... 12

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

GENERALIDADES .......................................................................................... 14
ICONOS DE GESTIN................................................................................... 14
BOTONES DE ACCIN .................................................................................. 18

REGISTRO DE USUARIOS ............................................................................... 25


CAMBIO DE CLAVE ....................................................................................... 29
OLVID SU CONTRASEA? ........................................................................... 30
INTERFAZ DE USUARIO .................................................................................. 33
TOP O ENCABEZADO.................................................................................... 34
BARRA DE MENUS ........................................................................................ 34
Actualizar datos ...................................................................................... 34
Mis asignados ........................................................................................ 35
Mis originados ....................................................................................... 41
Crear Solicitud de convalidacin ............................................................. 42

Consultar ............................................................................................... 50
Trmites pendientes por pago .................................................................... 52
Salir del sistema ...................................................................................... 55
TABLERO DE ASIGNACIN MIS ASIGNADOS ...................................................... 56
RECEPCIN Y VERIFICACIN DOCUMENTAL .................................................. 58
ASIGNACIN DE SOLICITUD A PROFESIONAL ................................................. 66
REVISIN TTULO Y/O INSTITUCIN .............................................................. 71
VALIDACIN DE LA LEGALIDAD....................................................................... 78
ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIN ................................. 86
CONSULTA INTERNA..................................................................................... 89
EVALUACIN ............................................................................................. 89
AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD ...................................................................... 92
PROYECTO DE RESOLUCIN POSITIVA POR ACREDITACIN ........................... 97
REVISIN DE RESOLUCIN CONVENIO..................................................... 101
APROBACIN DE RESOLUCIN AUTO ARCH LEGALIDAD.............................. 105
IMPRESIN Y ANEXO DE RESOLUCIN FIRMADA Y ENUMERADA ..................... 109

TABLA DE IMGENES
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Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento ............................................. 14


Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestin .................................................. 15
Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente ............................................. 15
Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo ...................................................... 16
Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa ................................................... 17
Imagen 6. Ventana emergente botn borrar documento ......................................... 18
Imagen 7. Ventana emergente botn radicar ....................................................... 18
Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botn radicar y cerrar .................................... 19
Imagen 9. Ventana emergente botn configurar PDF ............................................. 19
Imagen 10. Ventana emergente botn generar PDF .............................................. 20
Imagen 11. Ventana emergente botn finalizar etapa ........................................... 20
Imagen 12. Ventana emergente botn reportar actividad ....................................... 21
Imagen 13. Opciones del botn seleccionar ....................................................... 21
Imagen 14. Botn seleccionar todo ................................................................... 21
Imagen 15. Pgina del Ministerio de Educacin Nacional ..................................... 25
Imagen 16. Ventana autenticacin de usuario ..................................................... 25
Imagen 17. Registro persona natural ................................................................. 26
Imagen 18. Primera parte formulario de registro ................................................... 26
Imagen 19. Segunda parte formulario de registro ................................................. 27
Imagen 20. Tercera parte formulario de registro ................................................... 27
Imagen 21. Cuarta parte formulario de registro ................................................... 27
Imagen 22. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro ........................ 28
Imagen 23. Mensaje del sistema por datos faltantes ............................................. 28
Imagen 24. Mensaje por caracteres de seguridad errados ..................................... 28
Imagen 25. Link cambiar contrasea ................................................................. 29
Imagen 26. Ventana cambiar contrasea ........................................................... 29
Imagen 27. Link Olvid su contrasea? ............................................................ 30
Imagen 28. Ventana recordar contrasea ........................................................... 30
Imagen 29. Mensaje emergente al recordar la contrasea .................................... 31
Imagen 30. Mensaje recordatorio de clave ........................................................ 31
Imagen 31. Ingreso del convalidante ................................................................. 33
Imagen 32. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones ................... 33
Imagen 33. Top o encabezado interfaz de usuario ............................................ 34
Imagen 34. Barra de mens - interfaz de usuario.................................................. 34
Imagen 35. Men actualizar datos .................................................................. 35
Imagen 36. Mis asignados - interfaz de usuario ................................................... 36
Imagen 37. Notificacin al correo electrnico del peticionario ............................... 36
Imagen 38. Acta de compromiso adjunta al correo electrnico ............................... 37
Imagen 39. Acta de compromiso - botn ver expediente ....................................... 37
Imagen 40. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante .............................. 38
Imagen 41. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante ................. 38
Imagen 42. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante ..................................... 39
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Imagen 43. Botones de accin - traslado al solicitante .......................................... 39


Imagen 44. Ventana congelada - traslado al solicitante ......................................... 39
Imagen 45. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas .................................. 39
Imagen 46. Solicitud de prrroga - traslado al solicitante ....................................... 40
Imagen 47. Estado prrroga - Mis Asignados...................................................... 40
Imagen 48. Ventana emergente men Mis Originados .......................................... 41
Imagen 49. Ventana emergente al dar clic en el botn del semforo ........................ 41
Imagen 50. Opciones del men crear .............................................................. 42
Imagen 51. Trminos y condiciones MEN .......................................................... 42
Imagen 52. Mensaje al no aceptar los trminos y condiciones ................................ 43
Imagen 53. Pregunta notificacin electrnica ..................................................... 43
Imagen 54. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin .. 43
Imagen 55. Bloque emergente cuando se convalida un ttulo de postgrado ............... 44
Imagen 56. Segundo bloque formulario solicitud de convalidacin .......................... 44
Imagen 57. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin .. 45
Imagen 58. Campos autopoblados de la institucin ............................................. 45
Imagen 59. Seleccin No Encontrado en nombre de la Institucin ........................... 45
Imagen 60. Cambio del bloque informacin de la institucin al elegir no encontrado . 46
Imagen 61. Lista de ttulos validos en Colombia .................................................. 46
Imagen 62. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin . 46
Imagen 63. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin . 47
Imagen 64. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin ........... 47
Imagen 65. Bloque anexar documentos ............................................................. 48
Imagen 66. Ventana elegir archivos a cargar ...................................................... 49
Imagen 67. Iconos para ver o eliminar anexos .................................................... 49
Imagen 68. Botones de accin ....................................................................... 49
Imagen 69. Men consultar ............................................................................ 50
Imagen 70. Ventana documentos en borrador, icono documento............................. 50
Imagen 71. Ventana solicitudes bsqueda avanzada web ..................................... 51
Imagen 72. Ventana emergente botn consultar .................................................. 51
Imagen 73. Ventana emergente men trmites pendientes por pago ........................ 52
Imagen 74. Icono ver documento - trmites pendientes por pago............................. 53
Imagen 75. Botn de accin para pagos ........................................................... 53
Imagen 76. Lista de entidades bancarias ........................................................... 54
Imagen 77. Ventana emergente del Banco AV. Villas ........................................... 54
Imagen 78. Pago exitoso ................................................................................ 55
Imagen 79. Mensaje emitido al salir del sistema .................................................. 56
Imagen 80. Tablero de asignacin ................................................................... 56
Imagen 81. Interfaz de usuario - etapa verificacin documental............................... 58
Imagen 82. Lista de asignaciones - Etapa recepcin y verificacin de documentos ...... 58
Imagen 83. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento...................... 59
Imagen 84. Visualizacin del formulario link verificacin de documentos ................... 60
Imagen 85.Constancia de radicacin ................................................................ 61
Imagen 86. Acta de compromisos .................................................................... 62
Imagen 87. Nmero de radicado acta de compromiso ......................................... 62
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Imagen 88. Seleccin de la solicitud para reportar actividad .................................. 63


Imagen 89. Cambio de estado Traslado al solicitante ........................................... 63
Imagen 90. Registro de actividades - estado prrroga ........................................... 64
Imagen 91. Cambio de estado de la solicitud .................................................... 64
Imagen 92. Inicio de sesin ............................................................................ 66
Imagen 93. Mis Asignados ............................................................................. 66
Imagen 94. Procesos Asignacin solicitud a Profesional......................................... 67
Imagen 95. Asignacin solicitud a Profesional ..................................................... 67
Imagen 96. Mensaje de confirmacin ............................................................... 68
Imagen 97. Mensaje de confirmacin ............................................................... 68
Imagen 98. Mensaje de confirmacin ............................................................... 69
Imagen 99. Tarea revisin ttulo y/o institucin .................................................... 71
Imagen 100. CNV Revisin Ttulo y/o Institucin ............................................... 71
Imagen 101. Actualizacin de Institucin ........................................................... 72
Imagen 102. Instituciones de educacin ............................................................ 73
Imagen 103. Instituciones de educacin ............................................................ 73
Imagen 104. Ttulos del extranjero .................................................................... 74
Imagen 105. Agregar Ttulos del extranjero ........................................................ 74
Imagen 106. Agregar Ttulos del extranjero ........................................................ 75
Imagen 107. Radicar y Cerrar ......................................................................... 75
Imagen 108. Radicar y Cerrar ......................................................................... 76
Imagen 109. Cierre satisfactorio ...................................................................... 76
Imagen 110. Inicio de sesin .......................................................................... 78
Imagen 111. Etapa CNV Validacin de la Legalidad ........................................ 78
Imagen 112. Lista Procesos CNV Validacin de la Legalidad .............................. 79
Imagen 113. Formulario Validacin de la Legalidad ............................................. 80
Imagen 114. Convalidante aclara .................................................................... 81
Imagen 115. Ente externo aclara ...................................................................... 81
Imagen 116. Legalidad de la institucin ............................................................. 82
Imagen 117. Legalidad de ttulo a convalidar ..................................................... 82
Imagen 118. Metodologa bajo la cual se desarroll el programa .......................... 83
Imagen 119. Bloques..................................................................................... 83
Imagen 120. Ventana de confirmacin .............................................................. 84
Imagen 121. Cierre de solicitud ....................................................................... 84
Imagen 122. Cierre satisfactorio ...................................................................... 84
Imagen 123. Etapa Analizar y determinar .......................................................... 86
Imagen 124. Procesos Etapa ........................................................................... 86
Imagen 125. Criterios de convalidacin ............................................................ 87
Imagen 126. Criterios de convalidacin ............................................................ 87
Imagen 127. Definicin de Criterio de convalidacin ........................................... 88
Imagen 128. Etapa CNV Auto de archivo legalidad .......................................... 92
Imagen 129. Lista procesos CNV Auto de archivo legalidad ............................... 92
Imagen 130. Abrir documento ......................................................................... 93
Imagen 131. Abrir documento ......................................................................... 93
Imagen 132. Complementos ........................................................................... 94
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Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 133.
Imagen 134.
Imagen 135.
Imagen 136.
Imagen 137.
Imagen 138.
Imagen 139.
Imagen 140.
Imagen 141.
Imagen 142.
Imagen 143.
Imagen 144.
Imagen 145.
Imagen 146.
Imagen 147.
Imagen 148.
Imagen 149.
Imagen 150.
Imagen 151.
Imagen 152.
Imagen 153.
Imagen 154.
Imagen 155.
Imagen 156.
Imagen 157.
Imagen 158.
Imagen 159.
Imagen 160.
Imagen 161.
Imagen 162.
Imagen 163.

Inicio Proceso de Aprobacin ........................................................ 94


Confirmacin ............................................................................. 94
Comentario ............................................................................... 95
Confirmacin de ciclo de aprobacin. ............................................ 95
Etapa Proyecto de Resolucin ........................................................ 97
Lista procesos Proyecto de Resolucin .............................................. 97
Abrir documento ......................................................................... 97
Abrir documento ......................................................................... 98
Complementos ........................................................................... 98
Inicio proceso de aprobacin ........................................................ 99
Ventana de confirmacin Proceso de aprobacin. ............................. 99
Comentario ............................................................................... 99
Proceso generado con xito .......................................................... 99
Revisin de resolucin Convenio ................................................ 101
CNV - Revisin de resolucin Convenio ...................................... 101
Opcin Revisado ..................................................................... 102
Continuar operacin ................................................................. 102
Comentario ............................................................................ 102
Proceso exitoso ........................................................................ 103
Etapa Aprobacin de resolucin ................................................. 105
Lista procesos Aprobacin de resolucin ....................................... 105
Abrir y Guardar ....................................................................... 106
Radicar en TMS ....................................................................... 106
Radicar en TMS ....................................................................... 106
Ciclo de aprobacin terminado .................................................. 107
Etapa Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada ............ 109
Lista Procesos Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada .. 109
Formulario Impresin y anexo de la resolucin ................................ 110
Formulario Impresin y anexo de la resolucin diligenciado .............. 111
Mensaje de confirmacin .......................................................... 111
Mensaje de cierre satisfactorio .................................................... 112

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Manual de usuario
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Introduccin

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INTRODUCCIN
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2.0.

Manual de usuario

La Convalidacin es el reconocimiento que el Gobierno colombiano efecta sobre un ttulo


de educacin superior, otorgado por una institucin de educacin superior extranjera o por
una institucin legalmente reconocida por la autoridad competente en el respectivo pas,
para expedir ttulos de educacin superior.

Convalidaciones de Superior

La solicitud de convalidacin de educacin superior cuenta con varias etapas: inicia con
el proceso de pre registro y solicitud de la convalidacin, recepcin y verificacin
documental, radicacin de la solicitud y pago electrnico, verificacin de la informacin
(institucin y ttulo), validacin de la legalidad, anlisis de la convalidacin, ciclo de
aprobacin, impresin y anexo.
Partiendo de lo anterior se hace necesario la creacin del presente manual en el cual se
detalla cada una de las etapas y los roles que intervienen en ellas.

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Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Objetivo

OBJETIVO
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2.0.

Orientar a los usuarios que intervienen en el proceso de convalidaciones de educacin


superior de manera sencilla y gil, por todas las etapas que lo conforman para un mayor
entendimiento, identificacin de las ventajas del proceso en lnea y mejora en los tiempos
tanto de radicacin como de respuesta.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

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Manual de usuario
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Alcance

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ALCANCE
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Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Contextualizar y guiar a los usuarios de forma clara, bien sea los ciudadanos como
solicitantes y a los funcionarios de Ministerio de Educacin Nacional en el proceso de
convalidaciones de educacin superior, cubriendo todas sus etapas, esto quiere decir
desde el registro del solicitante hasta la expedicin de la resolucin bien sea auto archivo
de legalidad (negacin) o resolucin por convenio, caso similar, acreditacin o evaluacin.
Cabe aclarar que la solicitud de convalidacin de educacin superior, no garantiza el acto
administrativo, si existe incoherencia o carencia de soportes de los estudios realizados.
Solo se garantiza el manejo y entendimiento del aplicativo.

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Manual de usuario
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Generalidades

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GENERALIDADES
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Iconos de Gestin

25-05-15

A lo largo del proceso, los usuarios visualizan y pueden hacer uso de los iconos de gestin.
Estos iconos se encuentran ubicados a la izquierda de cada solicitud. Dependiendo de la
etapa se cuenta con cuatro o cinco iconos de gestin. A continuacin se explica el
funcionamiento de cada icono con una imagen de ejemplo.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Ver documento: Muestra el formato pre diligenciado por parte del convalidante.
El documento se puede leer y configurar para imprimirlo pero no permite realizar cambios
en los datos.

Imagen 1. Ventana emergente icono ver documento

14

Ver gestin: Muestra las acciones realizadas en el proceso por el usuario en sesin
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2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 2. Ventana emergente icono ver gestin

Ver expediente: Muestra a la izquierda de la pantalla las etapas que se han cumplido
en el proceso y a la derecha los documentos adjuntos al mismo, ofreciendo la posibilidad
de leerlos

Imagen 3. Ventana emergente icono ver expediente

Ver flujo: Muestra todas las etapas del proceso a la izquierda de la pantalla y a la
derecha la trazabilidad y el responsable de cada una de ellas. Las tareas con sus sub
tareas se presentan en forma de rbol, mientras estn activas se ven en color verde, a
medida que se vayan cumpliendo o cerrando cambian a color negro.

15

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2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 4. Ventana emergente icono ver flujo

Documento etapa: Estos dos iconos reciben el mismo nombre y obliga al usuario
a realizar una accin, puede ser un documento nuevo o un complemento al documento
principal. En algunas etapas se requiere la elaboracin de este proceso antes de la tarea
relacionada al icono ver documento. Normalmente las acciones del icono documento
etapa se deben radicar y finalizar para continuar con el proceso.

Si el icono
es el primero que se visualiza significa que el documento a trabajar se va
a crear en ese momento, adems al dar clic sobre l cambia al otro modelo de icono.
Si desde un inicio se visualiza el icono
representa que el documento ya est creado y
que se debe diligenciar una parte del mismo.

16

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 5. Ejemplo del icono documento etapa

17

Botones de accin
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Con este botn el usuario almacena el formato que est


trabajando.

25-05-15
2.0.

Dando clic en este botn se borra la informacin del


documento que se est trabajando. Al volver a dar clic sobre
el link el documento se vuelve a cargar con la informacin
original.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

El sistema pide la confirmacin para eliminar el documento.

Imagen 6. Ventana emergente botn borrar documento

Pulsando este botn el sistema lanza una ventana pidiendo


la ratificacin de la accin, si se verifica se genera nmero,
fecha y hora de radicacin.

Imagen 7. Ventana emergente botn radicar

Al seleccionar este botn emerge un mensaje pidiendo la


confirmacin de la radicacin. Dando clic en ok el sistema
lanza un nuevo mensaje mostrando el cierre satisfactorio con
su nmero de identificacin.

18

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 8. Mensaje al dar clic en el botn radicar y cerrar

Pulsando este botn el sistema lanza una nueva ventana, en


la cual el usuario puede modificar el tamao, tipo de papel,
mrgenes, etc. Debe dar clic en actualizar para guardar los
cambios.

Imagen 9. Ventana emergente botn configurar PDF

19

Si se selecciona este botn se visualiza el PDF del documento


que se est trabajando y si es necesario se puede imprimir.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 10. Ventana emergente botn generar PDF

Con este botn se cierra o termina la etapa, mostrando como


causa de cierre la verificacin documental.

Imagen 11. Ventana emergente botn finalizar etapa

20

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

Al seleccionar se puede informar si la convalidacin queda


en estado prorroga o traslado al solicitante. Para finalizar se
da clic en el botn registrar actividad.

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 12. Ventana emergente botn reportar actividad

Se usa este botn para mostrar en pantalla la cantidad de


solicitudes que el usuario desee ver al mismo tiempo.

Imagen 13. Opciones del botn seleccionar

Con este botn se seleccionan todas las solicitudes de la lista,


bien sea para finalizar la etapa o para reportar actividad

Imagen 14. Botn seleccionar todo

21

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

ASTERISCO: Este smbolo seala el carcter de obligatorio


cumplimiento para el campo donde se localiza. Es decir que
el campo que lo contenga no puede quedar en blanco.

1212
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Semforos: las solicitudes reflejan el plazo de atencin por


medio de semforos:

2.0.

Manual de usuario

VERDE: Solicitudes a tiempo.

Convalidaciones de Superior

AMARILLO: Solicitudes por vencer.


ROJO: Solicitudes vencidas.
AZUL:
Suma
total
de
solicitudes
independientemente del plazo de atencin.

asignadas

LUPA: Consulta y valida informacin guardada en la base de


datos. Este icono se activa para presentar en la pantalla una
ventana con informacin almacenada en la base de datos del
sistema. Un campo con lupa no permite introducir datos que
no puedan ser validados.
DUPLICADOR DE BLOQUES: Se utiliza cuando el documento
se queda corto de espacio para continuar con el ingreso de
los datos requeridos. Con dar un clic en ste icono el sistema
genera un bloque en duplicado (clon). En cuanto al nmero
escrito dentro del recuadro se utiliza para crear un nmero
determinado de bloques sin que tenga que hacerlo uno por
uno. Dicho de otra manera, por ejemplo si se necesita generar
9 bloques ms para ingresar nueve tipificaciones dentro de la
misma solicitud, tan slo se escribe el nmero 9 dentro del
recuadro y a continuacin clic sobre el icono Insertar bloque
de datos.
ELIMINADOR DE BLOQUES: Este icono se presenta en la
pantalla en el momento en que exista ms de un bloque, o
despus de haber duplicado un bloque en el documento. Se
utiliza en el caso que se considere necesario eliminar un
bloque existente en el documento.
CALENDARIO: Este icono dispone la opcin de seleccionar,
actualizar y cambiar determinadas fechas.

22

ADJUNTOS: Muestra el tamao y tipo de archivos que se


pueden anexar a una solicitud.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

ANEXOS: Se usa para activar el proceso de anexar


documentos al cuerpo de la solicitud.

25-05-15
2.0.

DIGITALIZAR DOCUMENTO: Se utiliza para activar el


proceso de digitalizacin de un documento fsico y
posteriormente adjuntarlo a una solicitud.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

VER ARCHIVO: Permite ver los documentos que se hayan


anexado a una solicitud antes de radicar el documento.
ELIMINAR ARCHIVO: Permite eliminar un archivo que se haya
anexado al sistema, si el usuario considera necesario.

23

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Registro de usuarios

24

REGISTRO DE USUARIOS
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

Para ingresar al sistema de convalidaciones de educacin superior, el ciudadano debe


ingresar
a
Internet
Explorer,
digitar
la
pgina
http://convalidacion.mineducacion.gov.co/newcs/validacion.asp?idusuario=

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 15. Pgina del Ministerio de Educacin Nacional

El solicitante visualiza el acceso al sistema general de convalidaciones de educacin


superior.

Imagen 16. Ventana autenticacin de usuario

25

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Si es la primera vez que un ciudadano ingresa al sistema para radicar una solicitud de
convalidacin de estudios superiores debe registrarse, para esto debe dar clic en el link
Registro persona natural.

25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 17. Registro persona natural

El sistema despliega un formulario para ser diligenciado por el solicitante. El formulario


est dividido en cinco partes:

Datos de Login: Cuenta con los campos:


Id de Usuario, el cual es el nmero de identificacin del solicitante (cdula
de ciudadana, pasaporte, cdula de extranjera, etc.).
Clave: Debe contener mnimo 6 caracteres, pueden ser nmeros o letras
Confirmar clave: Consiste en digitar nuevamente la clave anterior para
verificarla.

Imagen 18. Primera parte formulario de registro

26


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Datos personales: La informacin que se pide es la del convalidante, tal como tipo
de identificacin, nombres, apellidos, gnero y lugar de expedicin del documento
de identidad.

25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 19. Segunda parte formulario de registro

Datos de ubicacin: Direccin, telfono, correo electrnico, pas, departamento y


ciudad del convalidante.

Imagen 20. Tercera parte formulario de registro

Validacin de seguridad: En esta parte del formato se deben digitar los caracteres
que se visualizan en pantalla tal como aparecen, si no se ve bien o si son confusos
se da clic en recargar imagen y posteriormente clic en el botn registrar.

Imagen 21. Cuarta parte formulario de registro

27

Diligenciados todos los campos correctamente del formulario de registro, el sistema lanza
un mensaje.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
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2.0.

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Convalidaciones de Superior

Imagen 22. Mensaje emergente al realizar correctamente el registro

Si falta algn dato el sistema enva un mensaje de alerta.

Imagen 23. Mensaje del sistema por datos faltantes

Si no se digita correctamente los caracteres de seguridad el sistema enva un mensaje


solicitando la revisin de los datos.

Imagen 24. Mensaje por caracteres de seguridad errados

28

Cambio de clave
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Una vez registrado el convalidante, puede solicitar el cambio de clave, para esto solo
basta con dar clic en el link cambiar contrasea de la ventana autenticacin de usuario.

25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 25. Link cambiar contrasea

El sistema trae a pantalla una nueva ventana, en la cual pide digitar la clave actual, la
nueva clave y verificacin de la nueva clave. La nueva contrasea debe contener mnimo
6 caracteres. Para terminar el proceso se da clic en el botn cambiar.

Imagen 26. Ventana cambiar contrasea

29

Olvid su contrasea?
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

Si el convalidante olvida la clave que digit al momento del registro, puede solicitarle al
sistema recordar su contrasea. Este link se encuentra en la ventana de autenticacin de
usuario.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 27. Link Olvid su contrasea?

El aplicativo proyecta una nueva ventana llamada Recordar contrasea. El convalidante


debe digitar su nmero de identificacin registrado y dar clic en el botn recordar

Imagen 28. Ventana recordar contrasea

30

El sistema genera un nuevo mensaje.


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 29. Mensaje emergente al recordar la contrasea

Recordar contrasea consiste en enviar al correo electrnico del solicitante una nueva
contrasea para que pueda acceder al sistema.

Imagen 30. Mensaje recordatorio de clave

Tan pronto ingresa debe cambiar la contrasea asignada por una personal.

31

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Interfaz de usuario

32

INTERFAZ DE USUARIO
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

Una vez registrado el convalidante debe ingresar al aplicativo digitando su usuario,


contrasea y posteriormente dando clic en el botn aceptar en la ventana autenticacin de
usuarios.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 31. Ingreso del convalidante

Al dar los pasos anteriores el solicitante tendr el primer encuentro con el sistema general
de convalidaciones de educacin superior.

Imagen 32. Interfaz de usuarios del sistema general de convalidaciones

El interfaz de usuario est compuesto por:

33

Top o encabezado
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

All se visualiza el escudo institucional del Ministerio de Educacin Nacional, el nombre


del aplicativo Sistema General de Convalidaciones Educacin Superior y el nombre del
convalidante.

2.0.

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Convalidaciones de Superior

Imagen 33. Top o encabezado interfaz de usuario

Barra de mens
Es el rea en el cual se presentan las opciones y herramientas que puede utilizar el
solicitante.

Imagen 34. Barra de mens - interfaz de usuario

La funcin de cada men es:


Actualizar datos
Pulsando esta opcin el sistema abre el registro de
usuario, permitiendo cambiar los datos originales
consignados, al finalizar debe digitar los caracteres de
seguridad y dar clic en el botn actualizar.

34

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 35. Men actualizar datos

Mis asignados
Hace referencia a las tareas que le sean
establecidas al usuario en sesin. Dicha
tarea puede ser el anexar un documento
faltante a su solicitud.
Mis asignados se visualizan en la parte inferior de la barra de mens y cuenta con el
nombre de la etapa o proceso a la izquierda de la ventana y los semforos a la derecha
(ver funcionalidad de los mismos en el captulo generalidades).

35

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Imagen 36. Mis asignados - interfaz de usuario

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Al generar una tarea relacionada el peticionario recibe una notificacin al correo


electrnico registrado.

Imagen 37. Notificacin al correo electrnico del peticionario

Ingresando al mensaje, se visualiza un adjunto con el acta de compromiso de esta


manera se le informa los documentos que debe anexar a su solicitud.

36

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 38. Acta de compromiso adjunta al correo electrnico

El ciudadano tambin puede revisar el acta de compromisos dando clic en el icono ver
expediente
al solicitante.

de la tarea asignada. All encuentra un archivo PDF, llamado traslado

Imagen 39. Acta de compromiso - botn ver expediente

37

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
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Para resolver una tarea relaciona, el solicitante debe dar clic sobre el botn que tenga
un nmero diferente de cero, para el ejemplo semforo verde a tiempo. El sistema
despliega la tarea relacionada, mostrando inicialmente los iconos de accin (ver
capitulo generalidades), el nmero de radicado, el proceso etapa, la fecha de inicio,
de vencimiento y el nombre del convalidante.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 40. Ventana emergente tarea relacionada al solicitante

Si se pulsa el icono documento etapa, el sistema despliega una nueva ventana en la


cual el solicitante puede anexar el o los documentos requeridos.

Imagen 41. Ventana emergente documento etapa - traslado al solicitante

Los documentos a anexar deben estar previamente escaneados en formato PDF o como
imagen ya que solo acepta este tipo de archivos.
Si son varios se puede hacer uso del icono duplicar bloques para adjuntar uno a uno
lo pedido. Debajo de los bloques de los adjuntos se puede digitar una observacin o
comentario por parte del convalidante.

38

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 42. Icono duplicar bloques - traslado al solicitante

Para enviar los documentos faltantes se debe hacer uso de los botones de accin
ubicados en la parte superior de la ventana (ver la funcionalidad de cada botn en el
captulo generalidades).

Imagen 43. Botones de accin - traslado al solicitante

Pulsando Radicar y Cerrar la ventana queda congelada, mostrando la informacin y


cierra la tarea relacionada.

Imagen 44. Ventana congelada - traslado al solicitante

Imagen 45. Ventana Mis Asignados sin tareas relacionadas

39

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Si el peticionario no puede cumplir con la tarea asignada antes de 30 das calendario,


fecha mxima asignada para el envo de los documentos, bien sea porque no cuenta
con ellos o debe pedirlos a la institucin emisora del ttulo, debe dar clic en el icono
documento etapa, digitar la observacin, radicar y cerrar la etapa.

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2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Con lo anterior en la Unidad de Atencin al Ciudadano, le asignan una prrroga al


proceso, esto quiere decir que le otorgan un tiempo extra para que adjunte los
documentos y pueda continuar con el trmite.

Imagen 46. Solicitud de prrroga - traslado al solicitante

En Mis Asignados el estudiante visualiza el proceso o etapa activa con estado prrroga.

Imagen 47. Estado prrroga - Mis Asignados

Si pasados treinta das calendario, contados a partir de la fecha en que se inicia el


traslado al solicitante, el convalidante no da respuesta automticamente se finaliza la
solicitud.

40

Mis originados
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

Al crear la convalidacin el estudiante encontrar


en Mis Originados la solicitud realizada.

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25-05-15
2.0.

Manual de usuario

A la izquierda de la ventana se ve el proceso o etapa en el que se encuentra la solicitud


y a la derecha un semforo encargado de controlar el tiempo.

Convalidaciones de Superior

Imagen 48. Ventana emergente men Mis Originados

Si se da clic en el botn que tenga un nmero diferente de cero se despliega una nueva
vista.

Imagen 49. Ventana emergente al dar clic en el botn del semforo

Esta ventana muestra el nmero de radicacin, el proceso o etapa en el que se encuentra


la solicitud, la fecha de radicacin y la de vencimiento y el responsable de la etapa
adems de cuatro iconos ubicados a la izquierda de la ventana y cuya funcin se
encuentra explicita en el captulo generalidades de este mismo documento.

41

Crear Solicitud de convalidacin


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

Dando clic en este men, se despliegan la opcin:


I.
convalidacin.

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 50. Opciones del men crear

I. Convalidacin: Si el solicitante pulsa convalidacin, visualiza los trminos y


condiciones establecidos por el Ministerio de Educacin Nacional para el
proceso convalidaciones de educacin superior. El solicitante debe leerlos
cuidadosamente y elegir si los acepta o no.

Imagen 51. Trminos y condiciones MEN

Si no acepta los trminos y condiciones el aplicativo lanza el siguiente mensaje.

42

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 52. Mensaje al no aceptar los trminos y condiciones

Si acepta los trminos emerge el formulario para diligenciar por parte del convalidante.
Los iconos, botones de accin y dems caractersticas de los campos del formato se
explican a profundidad en el capitulo generalidades de este mismo manual.
En la parte superior del formato se pregunta si desea ser notificado electrnicamente (al
correo electrnico) de no aceptar todas las notificaciones se realizan a la direccin
suministrada en el registro.

Imagen 53. Pregunta notificacin electrnica

Adems el formulario est conformado por siete bloques a saber:


1. Datos radicacin: En este bloque el solicitante solo debe seleccionar el tipo de
convalidacin el cual puede ser pregrado o postgrado, para que el sistema
despliegue las opciones relacionadas a la solicitud y el valor a pagar por el
proceso. Los otros campos, nmero radicacin y fecha de radicacin se
autopoblan cuando la convalidacin sea radicada.

Imagen 54. Primer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin

43

Si la solicitud es postgrado se genera un nuevo bloque en donde se debe relacionar la


institucin que otorg el ttulo de pregrado.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
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2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 55. Bloque emergente cuando se convalida un ttulo de postgrado

2. Datos personales del convalidante: La informacin que se visualiza son los datos
personales del convalidante tomada del registro, no es modificable desde este
formulario.

Imagen 56. Segundo bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin

3. Informacin de la institucin que otorga el ttulo a convalidar: En este bloque se


incluyen los datos de la institucin que concede el ttulo, tales como nombre,
direccin electrnica, posible equivalencia, estudios cursados, facultad.

44

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Convalidaciones de Superior

Imagen 57. Tercer bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin

Se debe digitar el nombre de la institucin como aparece en el diploma (en espaol o


en ingls) y dar clic en la lupa, si se encuentra en la base de datos se autopoblan los
campos que tengan informacin de esa entidad como por ejemplo: ciudad y pas.

Imagen 58. Campos autopoblados de la institucin

Si al dar clic en la lupa de nombre de la institucin no se encuentra en la base de datos


se debe elegir No Encontrado.

Imagen 59. Seleccin No Encontrado en nombre de la Institucin

45

El sistema retira la lupa y permite digitar el nombre sin tener que validarlo.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
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2.0.

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Convalidaciones de Superior

Imagen 60. Cambio del bloque informacin de la institucin al elegir no encontrado

En el campo posible equivalencia del ttulo a convalidar, se debe elegir una de las
opciones ya que son las nicas validas en Colombia.

Imagen 61. Lista de ttulos validos en Colombia

4. Estudios de Educacin Superior a ser Convalidados: En este bloque se debe


ingresar la informacin especfica del estudio a convalidar.

Imagen 62. Cuarto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin

46

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

5. Datos de notificacin del contacto en Colombia: Si el convalidante no se


encuentra en el pas, puede dejar a un apoderado, quien lo representar en el
proceso. Al requerir una informacin adicional se le reportar tanto al
convalidante como al contacto en Colombia por medio de los correos
electrnicos registrados.

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25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 63. Quinto bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin

6. Observaciones generales: En este espacio el convalidante puede redactar un


pequeo escrito, explicando o profundizando su solicitud. No es un campo
obligatorio, esto quiere decir, que lo puede utiliza si lo requiere de lo contrario
lo puede dejar en blanco.

Imagen 64. bloque formulario pre diligenciamiento solicitud de convalidacin

7. Anexar documentos: El convalidante debe escanear en formato PDF todos los


documentos que soporten su peticipn. La fotocopia del diploma o ttulo,
Certificado de capacitaciones legalizado, Programa apostillado o legalizado y
la fotocopia del documento de identidad son documentos obligatorios.

47

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 65. Bloque anexar documentos

Para adjuntar los documentos se debe dar clic en el


clic en el botn abrir.

48

, elegir el archivo a anexar y dar

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 66. Ventana elegir archivos a cargar

Cuando el archivo se adjunta correctamente se visualizan dos nuevos iconos, los cuales
permiten ver el anexo o eliminarlo (ver captulo generalidades).

Imagen 67. Iconos para ver o eliminar anexos

Al finalizar el diligenciamiento del formato pre diligenciamiento solicitud de


convalidacin, el solicitante puede hacer uso de los botones de accin ubicados en la
parte superior del formulario (ver la funcionalidad en el capitulo generalidades botones
de accin).

Imagen 68. Botones de accin

49

Consultar
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

Al dar clic en el men consultar el convalidante


puede hacer uso de las dos opciones que se
presentan.

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 69. Men consultar

Documentos en borrador: Muestra los documentos que se hayan guardado y que no


se radicaron. Se puede almacenar un documento sin terminarlo, para ms adelante
buscarlo y continuar con el proceso. Para retomar el archivo en borrador se debe
dar clic en el icono Documento, ubicado a la izquierda de la ventana.

Imagen 70. Ventana documentos en borrador, icono documento

Solicitudes bsqueda avanzada web: Con esta opcin el convalidante puede


realizar seguimiento a su solicitud, saber en qu etapa se encuentra y quien es el
responsable (funcionario) asignado.
La ventana emergente est compuesta por varios campos tipo filtro que ayudan a
ubicar una solicitud rpidamente, se puede hacer uso de uno o ms filtros al mismo
tiempo.

50

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 71. Ventana solicitudes bsqueda avanzada web

Si se quiere detallar todas las convalidaciones radicadas se da clic en el botn


consultar ubicado en la parte superior de la ventana.

Imagen 72. Ventana emergente botn consultar

51

Trmites pendientes por pago


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Este men se habilita despus de ser


verificados los documentos adjuntos
por el solicitante.

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2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Si ya pas por esta etapa (verificacin documental) se genera el cobro por el trmite.
Al dar clic en el men trmites pendientes por pago se despliega una nueva ventana, en
la cual se visualiza el icono ver documento, el nmero de pre radicado, el nmero de
radicacin, el ttulo a convalidar, la institucin que otorga el ttulo y el nombre del
convalidante.

Imagen 73. Ventana emergente men trmites pendientes por pago

Pulsando el icono ver documento

convalidacin de ttulos

52

, se despliega en pantalla el formulario Solicitud de

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 74. Icono ver documento - trmites pendientes por pago

En la parte superior del formulario se encuentra un nuevo botn de accin para realizar
el pago.

Imagen 75. Botn de accin para pagos

El sistema lanza una ventana con la lista de bancos para que el convalidante seleccione
la entidad por medio de la cual va a realizar el pago. Solo basta con dar clic sobre el
ubicado a la derecha de la ventana.
53

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 76. Lista de entidades bancarias

Seleccionando la entidad se extiende una ventana propia del banco para que el usuario
puede realizar el pago en lnea.

Imagen 77. Ventana emergente del Banco AV. Villas

54

Siga las instrucciones de acuerdo a su entidad, y realice el pago.


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 78. Pago exitoso

Salir del sistema


Para abandonar el sistema solo se debe oprimir la
opcin salir del sistema, ubicada a la derecha de
los mens antes mencionados.

55

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 79. Mensaje emitido al salir del sistema

Tablero de asignacin Mis asignados


En este espacio se visualizan las tareas asignadas al convalidante una vez haya radicado
su solicitud.

Imagen 80. Tablero de asignacin

56

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Recepcin y Verificacin
Documental

57

RECEPCIN Y VERIFICACIN DOCUMENTAL


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Esta etapa se encuentra a cargo de los funcionarios de la Unidad de Atencin al


Ciudadano, consiste en la revisin de la documentacin adjunta por el convalidante en el
pre diligenciamiento de la solicitud de convalidacin. Si la documentacin cumple con lo
requerido se da paso a la siguiente etapa: Radicacin Solicitud de Convalidacin, y a su
vez se genera el proceso de cobro, de lo contrario se enva un requerimiento al estudiante
solicitndole adjuntar los documentos faltantes. En la parte izquierda de la ventana se
encuentra el nombre de la etapa y a la derecha los botones del semforo que marcan el
tiempo en el que se encuentran las solicitudes, las cuales pueden ser a tiempo, por vencer,
vencidas y el total de las asignaciones.

Imagen 81. Interfaz de usuario - etapa verificacin documental

Dando clic en cualquiera de los botones que tenga un nmero diferente de cero se
despliegan las solicitudes asignadas.

Imagen 82. Lista de asignaciones - Etapa recepcin y verificacin de documentos

58

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

En la parte superior de la ventana se encuentran los botones para seleccionar todas las
asignaciones, para finalizar etapa o para reportar actividad (Ver funcionalidad en el
captulo Generalidades). Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestin (ver
funcionalidad en el mdulo generalidades), el nmero de pre-radicado, el nombre de la
etapa, el asunto, fecha de radicacin, fecha de vencimiento y el responsable

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Al dar clic en el icono ver documento


, se despliega una nueva ventana, en la parte
superior se encuentra la informacin principal de la convalidacin (nmero de solicitud,
ttulo, institucin, nombre del estudiante y nmero del documento de identidad), en la parte
inferior de la ventana se cuenta con tres nuevas funciones (verificacin de documentos,
constancia de radicacin y acta de compromisos.

Imagen 83. Ventana emergente al dar clic en el icono ver documento

Al dar clic en este link se visualizan en la parte superior del formulario


los datos personales del convalidante y en la parte inferior el espacio
para la verificacin documental, la cual vara dependiendo el ttulo que
se quiera convalidar.
Si cumple con los documentos requeridos se debe elegir en el men desplegable la
opcin SI y se radica el documento. Luego se debe finalizar la etapa para que
pase al cobro del trmite.
De faltar algn documento se selecciona No en la casilla de verificacin y NO se
radica, para que en seguida se diligencie el acta de compromiso en la cual se le
solicita al peticionario el o los documentos faltantes.

59

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 84. Visualizacin del formulario link verificacin de documentos

Al cumplirse con los documentos el funcionario de la UAC, encargado


de la etapa, puede dar clic en el link Constancia de radicacin, este
paso no es obligatorio. Se realiza si el convalidante requiere de la
certificacin en la cual conste que su proceso est en trmite.

60

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario

La constancia es un formato pre establecido, que pobla automticamente los datos


del convalidante, tales como nombre, ttulo, establecimiento educativo, fecha de
radicacin.
El funcionario de la UAC, debe verificar que la constancia este correcta y luego
hacer uso de los botones de accin ubicados en la parte superior del formato (ver
funcionalidad de los botones en el captulo generalidades).

Convalidaciones de Superior

Al dar clic en el botn Radicar se plasma el nmero de radicado y por medio del
botn generar PDF se imprime, para ser entregada al estudiante.

Imagen 85. Constancia de radicacin

Con este link se crea una tarea para el convalidante, la cual consiste
en adjuntar el o los documentos faltantes. El sistema toma del formulario
de pre inscripcin los documentos mnimos exigidos para la
convalidacin, de faltar un documento especial por ejemplo el

Record quirrgico o de consulta expedido por la autoridad competente,


se debe digitar en el acta de compromiso antes de radicar el documento

61

en el link verificacin de documentos, de lo contrario se genera el PDF


y el acta queda congelada e inmodificable.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 86. Acta de compromisos

Al radicar el acta solicitando los documentos el sistema genera el nmero de radicado para
ese requerimiento.

Imagen 87. Nmero de radicado acta de compromiso

62

Para que pase el requerimiento al convalidante se debe seleccionar la solicitud y dar clic
en reportar actividad, eligiendo en Estado: Traslado al solicitante.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 88. Seleccin de la solicitud para reportar actividad

Imagen 89. Cambio de estado Traslado al solicitante

Dados los anteriores pasos, el convalidante encuentra la tarea relacionada en su bandeja


principal Mis Asignados.
Si el peticionario no cuenta con los documentos pedidos, puede solicitar una prrroga.
Para esto se debe seleccionar la solicitud, dar clic en registro de actividades y en el estado
elegir prrroga. El sistema activa un nuevo campo para elegir la fecha de vencimiento, la
cual es asignada por el funcionario de la UAC y posteriormente debe dar clic en registrar
actividad.

63

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 90. Registro de actividades - estado prrroga

La solicitud se visualiza con estado prrroga.

Imagen 91. Cambio de estado de la solicitud

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Asignacin de solicitud
a profesional

65

ASIGNACIN DE SOLICITUD A PROFESIONAL


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

En esta etapa el profesional encargado debe reasignar las solicitudes de convalidacin a


los profesionales encargados de cada una de las salas.ej: Salud, Ingenierias, Ciencias
sociales de acuerdo a la competencia de cada uno de ellos.
Para ello, se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada:
http://convalidacion.mineducacion.gov.co/newcs/validacion.asp?idusuario=, y digitar
el usuario y la contrasea, y dar clic sobre el botn Aceptar, como se muestra en la imagen.

Imagen 92. Inicio de sesin

Esto nos lleva directamente a la pantalla de mis Asignados en donde se visualiza la etapa
correspondiente a CNV Asignacin de solicitud a profesional de convalidaciones.

Imagen 93. Mis Asignados

Para continuar, es necesario dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel con un
nmero diferente de cero. Esto lista los procesos relacionados.

66

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 94. Procesos Asignacin solicitud a Profesional

Para continuar, se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa .
Esta accin abre un formulario en donde se debe seleccionar el profesional pertinente para
realizar la convalidacin.

Imagen 95. Asignacin solicitud a Profesional

Una vez seleccionado el profesional, se debe dar clic sobre la opcin del men Radicar y
Cerrar. Al hacer esto se abre una ventana de confirmacin.

67

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 96. Mensaje de confirmacin

Dar clic sobre el botn Aceptar. Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.

Imagen 97. Mensaje de confirmacin

Se visualiza nuevamente la pantalla con la informacin de la asignacin, as como el


asignado.

68

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 98. Mensaje de confirmacin

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Revisin ttulo y/o


Institucin

70

REVISIN TTULO Y/O INSTITUCIN


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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Esta etapa se crea cuando al realizar la solicitud de convalidacin no se encuentra la


institucin o el ttulo a convalidar.

25-05-15
2.0.

Manual de usuario

El funcionario encargado de esta labor, encuentra dentro de sus tareas una denominada
revisin ttulo y/o institucin.

Convalidaciones de Superior

Imagen 99. Tarea revisin ttulo y/o institucin

Pulsando el botn del semforo que tenga un nmero diferente de cero, el sistema despliega
la lista de solicitudes pendientes. Cada solicitud cuenta con cinco iconos de gestin (ver
la funcionalidad en el captulo generalidades).

Imagen 100. CNV Revisin Ttulo y/o Institucin

El funcionario debe verificar la existencia de esta institucin y su legalidad, al igual que los
ttulos que otorga. Si la institucin cumple con los requisitos debe agregarla a la base de
datos del sistema, para esto se debe dar clic en el icono documento etapa, el sistema
lanza el formato actualizacin de institucin convalidante.

71

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 101. Actualizacin de Institucin

Se debe dar clic sobre el vnculo Administrar Instituciones, lo que abre un formulario en
donde se debe anexar la Institucin.

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 102. Instituciones de educacin

Para agregar o actualizar una entidad educativa se debe dar clic sobre el icono del ms
, e ingresar la informacin correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.

Imagen 103. Instituciones de educacin

73

Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

As mismo, se debe dar clic sobre el vnculo Administrar Ttulos y realizar la actualizacin
del ttulo en la base de datos.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 104. Ttulos del extranjero

Para agregar o actualizar un ttulo del extranjero se debe dar clic sobre el icono del ms
, e ingresar la informacin correspondiente, diligenciando cada uno de los campos.

Imagen 105. Agregar Ttulos del extranjero

74

Para finalizar dar clic sobre el icono correspondiente a Guardar


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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 106. Agregar Ttulos del extranjero

Una vez actualizadas tanto la institucin como el ttulo, se procede a dar clic sobre la
opcin Radicar y Cerrar ubicada en la parte superior.

Imagen 107. Radicar y Cerrar

Dar clic sobre el botn Aceptar en la ventana de confirmacin.

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 108. Radicar y Cerrar

Se abre una ventana de cierre satisfactorio de la etapa. Dar clic sobre el botn Aceptar.

Imagen 109. Cierre satisfactorio

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Validacin de la
Legalidad

77

VALIDACIN DE LA LEGALIDAD
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

Esta etapa es fundamental para continuar con el trmite. El sistema almacena en su base
de datos la lista de las Instituciones legalizadas. Sin embargo, es posible que la institucin
registrada por el convalidante no exista an en el registro del MEN.

2.0.

Manual de usuario

Para garantizar la validez de la convalidacin, se debe:

Convalidaciones de Superior

Consultar un ente externo. Se realiza la respectiva investigacin en donde se pueda


identificar si la IES existe en el pas de origen. Para ello, se consulta la base de
datos del MEN, y en caso de NO hallar la informacin, se debe consultar la
embajada, el consulado o alguna representacin del pas de origen de la titulacin,
directamente.
En caso de no hallar la IES en la base de datos, el funcionario del MEN se debe
comunicar con el ciudadano convalidante por medio de un oficio. Este oficio debe
comunicar al convalidante las inquietudes relativas a la IES que se tengan. El
convalidante tiene la obligacin de aclarar esta legalidad y entregar toda la
documentacin requerida para aceptar la solicitud. Con esta aclaracin se registra
la nueva IES en la base de datos. Esta nueva informacin la diligencia un
funcionario de la UAC tras la recepcin.

Se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada para ello.


http://convalidacion.mineducacion.gov.co/newcs/validacion.asp?idusuario=.

Imagen 110. Inicio de sesin

Una vez ingresado, se visualiza la pantalla de Mis Asignados, en donde se observa la


etapa correspondiente a CNV Validacin de Legalidad.

Imagen 111. Etapa CNV Validacin de la Legalidad

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Dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que tenga un nmero diferente de cero,
para listar los procesos relacionados a la etapa.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 112. Lista Procesos CNV Validacin de la Legalidad

Para continuar se procede a dar clic sobre el icono correspondiente a documento etapa.

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Consecutivo:
Fecha de
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1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 113. Formulario Validacin de la Legalidad

El formulario se compone de cinco bloques.


El bloque nmero uno contiene el nmero de radicacin con la fecha.
El segundo bloque contiene los datos personales del convalidante, estos datos vienen
autopoblados.
El tercer bloque es el correspondiente a la validacin de la legalidad.
El cuarto bloque corresponde a las observaciones, es un campo opcional.
Y el quinto bloque que corresponde a los anexos.
Como el primer bloque no se toca, y el segundo viene autopoblado, nos remitimos al
tercer bloque.

80

El campo Convalidante aclara, se refiere al caso en que el convalidante debe aclarar


cualquier duda de la legalidad de la IES de su titulacin.
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Fecha de
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1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 114. Convalidante aclara

Aclara: Cuando el convalidante ha entregado todos los documentos a la UAC


solicitados en el acta de compromiso.
No Aclara: Esta opcin marca el cierre temporal de la solicitud y su trnsito hacia
el auto de archivo.
No Aplica: cuando no se necesitan ms documentacin ni ms requerimientos al
Convalidante en su solicitud.

El siguiente campo Ente externo aclara. En el caso de haber consultado una embajada o
consulado directamente y recogido la informacin requerida.

Imagen 115. Ente externo aclara

81

Aclara: En el caso de haber consultado a una embajada o consulado directamente


y recogido la informacin requerida.
No aclara: Cuando la embajada o el consulado an no han facilitado la entrega
de la documentacin requerida o que nunca la entreg.
No aplica: Si se tiene suficiente informacin respecto al ttulo a convalidar, no es
necesario consultar entes externos.

El campo Se valid la legalidad de la Institucin.


Cdigo
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Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 116. Legalidad de la institucin

SI: Cuando el convalidante ha facilitado la entrega de los datos de las IES a la


UAC, y que sta resida registrada en la base de datos del MEN. En otro caso
aplica esta opcin cuando se ha registrado una nueva IES y esta cumpla con los
requerimientos que dicta la ley colombiana para las IES.
NO: Aplica en el momento en que el convalidante no haya entregado lo requerido
por la UAC. Si no se puede validar la legalidad de la solicitud es porque an no
se cumple con lo requerido en el acta de compromiso.

El siguiente campo Se valid la legalidad del ttulo a convalidar.

Imagen 117. Legalidad de ttulo a convalidar

SI: De igual manera que el campo anterior, pero aplica en la titulacin otorgada
por las IES del convalidante. Este ttulo puede o no estar registrado en la base de
datos del MEN. De todos modos se debe comprobar el ttulo, frente a las IES y
ante la base de datos.
NO: Aplica cuando no existe la titulacin o falta informacin obligatoria requerida
en el acta de compromiso.

El siguiente campo que se observa es Se valid la metodologa bajo la cual se desarroll

el programa.

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 118. Metodologa bajo la cual se desarroll el programa

SI: La metodologa del programa especifica si una carrera es cursada a distancia,


presencial. Se debe comprobar en las normas de la IES registrada.
NO: En caso que el convalidante haya omitido dicho requerimiento, a la hora de
ingresar sus datos en el formulario de la solicitud.

Los bloques siguientes correspondientes a Observaciones y Anexo de documentos.

Imagen 119. Bloques

En el campo Observaciones, se debe digitar alguna explicacin breve de su actuacin.


Y en el campo Anexar documentos debe ingresar los documentos recopilados y
almacenados de la solicitud. Para ello se debe dar clic sobre el icono correspondiente.
Una vez finalizado el diligenciamiento del formulario, el sistema ofrece las opciones de
Guardar, Borrar documento y Radicar.

83

Guardar. Esta opcin se utiliza en el evento en que se necesite almacenar la


informacin y debe suspenderla por un tiempo, o porque debe cerrar la sesin. Al
dar clic sobre ella, el sistema guarda los datos diligenciados sin comprometer el
proceso general.


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Radicar y Cerrar. Esta opcin se utiliza cuando se finaliza la gestin con el


formulario. Cierra la etapa de validacin de legalidad y lanza la solicitud a la
siguiente etapa. Al dar clic sobre el botn se abre una ventana de confirmacin.

25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 120. Ventana de confirmacin

Dar clic sobre el botn Aceptar. Seleccionar en la ventana de cierre de solicitud la


decisin sobre la solicitud, y finalizar dando clic sobre el botn Cerrar.

Imagen 121. Cierre de solicitud

Se visualiza la ventana de Cierre satisfactorio.

Imagen 122. Cierre satisfactorio

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Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Analizar y determinar
Criterio de Convalidacin

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ANALIZAR Y DETERMINAR CRITERIO DE CONVALIDACIN


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Una vez ingresado al sistema a travs de la URL asignada, usuario y contrasea, en la


bandeja de Mis Asignados aparece la etapa correspondiente a CNV Analizar y

25-05-15

determinar criterio de convalidacin.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 123. Etapa Analizar y determinar

El profesional de rea en esta etapa analiza los documentos e identifica cual es el tipo de
caso en el que encaja la convalidacin:

Convenio.
Caso similar.
Acreditacin.
Evaluacin.

Para iniciar la gestin se debe dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que tenga
un nmero diferente de cero. Es conveniente mantener este semforo siempre en verde, es
decir, A tiempo, pues de lo contrario el sistema hace un escalamiento, dando alarma al
jefe inmediato del funcionario que tenga asignada la solicitud.

Imagen 124. Procesos Etapa

86

Para continuar con la gestin se da clic sobre el icono correspondiente a documento etapa.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 125. Criterios de convalidacin

La actividad de anlisis y determinacin de criterios se inicia con esta pantalla.


Se observan varias opciones a saber:

Convenio. Si hay un nmero uno en esta opcin significa que el MEN tiene un
convenio con la Institucin y/o Universidad, el cual se puede utilizar en caso que
el funcionario se decida por resolver la convalidacin por CONVENIO.
Caso Similar. El sistema seala que el MEN tiene casos similares de convalidacin.
El funcionario puede decidir por esta opcin expresa que hay casos similares en la
base de datos. La solicitud se puede resolver por este criterio sin problema.
Acreditacin. Si hay un nmero diferente de cero en esta opcin, el sistema seala
que hay casos resueltos por Acreditacin, esto significa que el MEN tiene la opcin
de resolver la convalidacin a travs de este criterio.
Evaluacin. Si hay nmeros diferentes de cero en esta opcin, significa que bajo
este criterio se han resuelto solicitud con antelacin para la universidad o institucin,
por tanto se puede definir la convalidacin por este criterio. El funcionario decide.

Como se muestra en la imagen anterior, para dar solucin a esta convalidacin, se debe
dar clic sobre el icono correspondiente a Acreditacin. Al dar clic sobre este se obtiene la
siguiente pantalla.

Imagen 126. Criterios de convalidacin

87

Ahora se debe dar clic sobre el icono bajo la columna Asociar.


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Esta accin abre el formulario Definicin de criterio de convalidacin.

25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 127. Definicin de Criterio de convalidacin

Este formulario est compuesta por 3 bloques.


1. Datos de radicacin. Viene poblados los campos correspondientes a nmero y
fecha de convalidacin, as como el tipo.
2. Datos personales del convalidante. Igual que el bloque anterior, los campos viene
poblados con los datos registrados del convalidante.
3. Definicin criterio convalidacin de ttulo. Se deben diligenciar los campos
Observacin. Se debe escribir una breve explicacin o comentario acerca de la
decisin tomada para resolver la convalidacin. Por ejemplo: Se utiliza el criterio
de Convenio porque Colombia tiene un convenio vigente con la IES y se puede
adaptar para esta solicitud. Ttulo equivalente, en el caso de tener ms ttulos
similares y que no se encuentre el mismo de la solicitud pero que si exista convenio
con el pas de origen de la IES, se debe dar clic sobre la lupa para desplegar la
lista de ttulos almacenados en la base de datos del MEN. Esta lista contiene cientos

88

de ttulos, en caso de no encontrar el equivalente, se debe utilizar la opcin [No


encontrado] para agregar uno nuevo.
Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Una vez completado el diligenciamiento, se da clic sobre la opcin Radicar en la parte


superior. Dar clic sobre el botn Aceptar en la ventana de confirmacin. De esta manera,
la solicitud prosigue bajo el criterio aqu decidido.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Consulta interna

Cuando NO se resuelve el caso de la solicitud sino que se necesitan ms aclaraciones, se


debe definir un Evaluador para el anlisis y estudio de la solicitud y posteriormente tomar
la decisin si continuar por alguno de los criterios evaluadores.
En caso que el evaluador no reciba los documentos completos, la solicitud pasa a auto de
archivo. Pero en caso contario de SI recibir la totalidad de la documentacin requerida, la
solicitud pasa a anlisis por parte del evaluador para que emita un concepto y ste a su
vez remita la solicitud a la sesin del funcionario responsable para que pueda validar dicho
concepto. El convalidante es notificado va correo electrnico del criterio positivo para que
cancele el trmite.
A esta altura, la solicitud ha recibido todos los documentos y ha aclarado la legalidad de
la IES. Con todos los primeros requerimientos superados, es decir, documentos y
comprobante de pago, la solicitud pasa a la evaluacin del criterio de anlisis. Las
solicitudes aprobadas y verificadas son las nicas que hacen trnsito a la siguiente etapa
de evaluacin donde se convierten en resolucin.

Evaluacin
Para efectos de la convalidacin de pregrado y de postgrado se deber hacer una
evaluacin de la informacin y en su orden verificar cul de los siguientes criterios se aplica
para de esta forma proceder al trmite correspondiente. Se debe seleccionar cul de ellos
es el adecuado entre:

89

CONVENIO DE RECONOCIMIENTO DE TTULOS. S el ttulo procede de alguno


de los pases con los cuales el Estado colombiano ha ratificado convenios de
convalidacin de ttulos, estos sern convalidados en un trmino no mayor a dos
meses contados a partir del recibo en debida forma de la documentacin
requerida.

PROGRAMA O INSITITUCIN ACREDITADOS O SU EQUIVALENTE EN EL PAS


DE PROCEDENCIA. S la institucin que otorg el ttulo que se somete a
convalidacin corresponde a un programa acadmico que hubiera sido evaluado

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

con anterioridad por el Ministerio de educacin Nacional o el ICFES, se resuelve


aplicando la misma decisin que en el caso que sirve como referencia. Para tal
efecto, se debe tratar del mismo programa acadmico ofrecido por la misma
institucin y con una diferencia entre las fechas de otorgamiento de los dos ttulos
que no podr exceder los ocho (8) aos. En este caso el trmite de convalidacin
se adelanta en un trmino no mayor a dos (2) meses contados a partir del recibo
en debida forma de la documentacin requerida. Se debe recordar que una
convalidacin realizada por caso similar no podr servir de soporte a otra

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

convalidacin.

EVALUACIN ACADMICA. S el ttulo que se somete a convalidacin no se


enmarca en ninguno de los criterios sealados anteriormente o si no existe certeza
sobre el nivel acadmico de los estudios que se estn convalidando, o su
denominacin, se someter la documentacin a proceso de evaluacin
acadmica. Este trmite se adelanta en un trmino no mayor a cinco (5) meses
contados a partir del recibo en debida forma de la documentacin requerida.

De igual manera, para efectos de la convalidacin de ttulos correspondientes a postgrados


mdico-quirrgicos, se debern tener en cuenta los criterios definidos por la comunidad
acadmica en el documento Especialidades Mdico Quirrgicas en Medicina,
publicado por el Ministerio de educacin Nacional.
En cuanto a las solicitudes de convalidacin de ttulos de pregrado de derecho, existen los
siguientes requisitos para decidir el criterio de evaluacin:

El interesado deber acreditar como mnimo la aprobacin de estudios especficos


de la legislacin colombiana, en los siguientes aspectos: Derecho Constitucional
Colombiano, Derecho Administrativo y Procesales Especiales (Civil, Administrativo,
Penal y Laboral). Dichos estudios podrn ser acreditados por una Institucin de
educacin superior colombiana que cuente con el programa de derecho con
registro calificado. El interesado tambin podr certificar la suficiencia atrs
indicada por medio de los resultados que obtenga en el Examen de Calidad de la
Educacin Superior ECAES.

Para los ttulos de pregrado en Derecho, los criterios de convalidacin por Caso similar y
programa o Institucin acreditados, o su equivalente en el pas de procedencia, se
aplicarn una vez el convalidante acredite el cumplimiento de los requisitos anteriores.
As mismo, en el evento de no proceder la aplicacin de alguno de estos criterios de
convalidacin, se remite la documentacin a evaluacin acadmica, as el solicitante
hubiere acreditado los requisitos mnimos establecidos para la convalidacin de ttulos de
pregrado en Derecho.

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Auto de archivo

91

AUTO DE ARCHIVO LEGALIDAD


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

Se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada, y con el usuario y contrasea


correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 128. Etapa CNV Auto de archivo legalidad

En la bandeja de Mis Asignados se muestra la etapa. Dar clic sobre el semforo


correspondiente para listar los procesos.

Imagen 129. Lista procesos CNV Auto de archivo legalidad

En esta etapa se visualiza un icono diferente de gestin. Para continuar se debe dar clic
sobre el icono de Word. Esta accin visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla,
que dice Quieres abrir o guardar cnv-2015-00000005_xxxxxx p.m. tmp.doc desde
convalidacin.mineducacion.gov.co?, se debe dar clic sobre el botn Guardar y
posteriormente en Abrir.

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
Imagen 130. Abrir documento

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2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Se debe dar clic sobre la opcin Habilitar edicin y habilitar contenido. Esto abre un
documento en Word.

Imagen 131. Abrir documento

Se debe revisar el documento, verificar los datos, y s se est de acuerdo se procede a


iniciar Proceso de aprobacin. Para ello en la parte superior del men de Word se habilita
una nueva opcin llamada COMPLEMENTOS.

93

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 132. Complementos

Esto visualiza un men en la parte derecha correspondiente a T&MS, se debe dar clic sobre
ella, y esta accin visualiza dos opciones: inicio proceso de aprobacin y ver parmetros
en plantilla.
Dar clic sobre la opcin Iniciar proceso de aprobacin.

Imagen 133. Inicio Proceso de Aprobacin

Esta accin visualiza una ventana de confirmacin.

Imagen 134. Confirmacin

Dar clic sobre el botn S e ingrese un comentario. Dar clic sobre el botn Aceptar.

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario

Imagen 135. Comentario

Convalidaciones de Superior

Y por ltimo se visualiza la ventana de confirmacin en el ciclo de aprobacin.

Imagen 136. Confirmacin de ciclo de aprobacin.

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Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Proyecto de Resolucin

96

PROYECTO DE RESOLUCIN POSITIVA POR ACREDITACIN


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15

Se debe ingresar al sistema a travs de la URL asignada, y con el usuario y contrasea


correspondiente. Esta etapa es asignada al profesional universitario.

2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 137. Etapa Proyecto de Resolucin

En la bandeja de Mis Asignados se muestra la etapa. Dar clic sobre el semforo


correspondiente para listar los procesos.

Imagen 138. Lista procesos Proyecto de Resolucin

Para iniciar el proceso se debe dar clic sobre el icono correspondiente a documento de
Word. Al dar clic sobre este se visualiza un mensaje en la parte inferior de la pantalla, dar
clic sobre el botn Guardar y despus en Abrir cuando se finalice la descarga.

Imagen 139. Abrir documento

Dar clic sobre los botones Habilitar Edicin y Habilitar Contenido. Esta accin abre un
documento en Word, que es el oficio de resolucin por medio de la cual se resuelve una
solicitud de convalidacin.
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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 140. Abrir documento

Para continuar, se debe dar clic sobre la opcin del men en Word, COMPLEMENTOS.

Imagen 141. Complementos

Al dar clic sobre esta opcin, se habilita un men a lado izquierdo, con las opciones de
T&MS. Desplegar las opciones y dar clic sobre la opcin Inicio Proceso de Aprobacin.

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 142. Inicio proceso de aprobacin

Se visualiza una ventana de confirmacin.

Imagen 143. Ventana de confirmacin Proceso de aprobacin.

Al dar clic sobre el botn SI, el sistema solicita que se digite un comentario sobre la gestin.

Imagen 144. Comentario

El documento es radicado para aprobacin, y el sistema emite un mensaje de confirmacin.

Imagen 145. Proceso generado con xito

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Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Revisin de Resolucin

100

REVISIN DE RESOLUCIN CONVENIO


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

Esta etapa es asignada al coordinador de convalidaciones. Se debe ingresar al sistema a


travs de la URL asignada con el usuario y contrasea indicados, all se visualiza la bandeja
de mis asignados en donde se observa la etapa correspondiente a CNV Revisin de
resolucin Convenio.

Manual de usuario
Convalidaciones de Superior

Imagen 146. Revisin de resolucin Convenio

Dar clic sobre el semforo correspondiente para listar los procesos correspondientes a la
etapa.

Imagen 147. CNV - Revisin de resolucin Convenio

Dar clic sobre el icono de Word, en los iconos de gestin. Dar clic sobre el botn Guardar
y posteriormente Abrir, opciones que muestra el sistema en la parte inferior, y posteriormente
dar clic sobre las opciones de Habilitar edicin y Habilitar contenido. Esto visualiza el
oficio, el cual se debe revisar y verificar que la informacin contenida est acorde a los
requerimientos del MEN.
Una vez realizada la verificacin de la resolucin, se debe dar clic sobre el men
COMPLEMENTOS T&MS Revisado. Esta accin prosigue con el ciclo de aprobacin.
S el documento es rechazado, se devuelve al funcionario que lo origin para su revisin,
y nuevamente iniciar ciclo de aprobacin.

101

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Imagen 148. Opcin Revisado

El sistema visualiza un mensaje de confirmacin.

Imagen 149. Continuar operacin

Se debe digitar un comentario en el campo que se muestra.

Imagen 150. Comentario

Al dar clic en Aceptar se muestra un mensaje de confirmacin.

102

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Imagen 151. Proceso exitoso

La solicitud queda radicada y contina con el ciclo de aprobacin.


Este mismo procedimiento se aplica para cualquier etapa correspondiente a Revisin de
resolucin.

103

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Aprobacin de Resolucin

104

APROBACIN DE RESOLUCIN AUTO ARCH LEGALIDAD


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Esta etapa es responsabilidad exclusiva del Jefe de Subdireccin Aseguramiento de la


calidad de Educacin superior.
Para iniciar la gestin se debe ingresar con su usuario y contrasea, a travs de la URL
asignada. En la bandeja de Mis Asignados se visualizan las etapas correspondientes.

Imagen 152. Etapa Aprobacin de resolucin

Todas las etapas correspondientes a Aprobacin de resolucin van a funcionar de manera


similar. Como ejemplo para el manual se toma como referencia Auto Arch Legalidad, pero
como se enfatiza, cualquiera de las etapas que tengan que ver con la aprobacin de la
resolucin va a funcionar de manera igual.
Para iniciar la gestin se debe dar clic sobre el semforo correspondiente, aquel que tenga
un nmero diferente de cero. Esta accin abre la lista de procesos.

Imagen 153. Lista procesos Aprobacin de resolucin

105

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Se selecciona una de las solicitudes, y se da clic sobre el icono de gestin, en este caso
el icono de documento Word. Al dar clic sobre este se genera un mensaje en la parte
inferior de la pantalla. Se debe dar clic primero sobre el botn Guardar y despus, cuando
se haya cargado el archivo, clic sobre el botn Abrir.

25-05-15
2.0.

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Imagen 154. Abrir y Guardar

El sistema abre el oficio correspondiente a la resolucin, para continuar, se debe verificar


que el oficio contenga la informacin pertinente, y s se est de acuerdo con su contenido,
debe dar clic sobre la opcin de men COMPLEMENTOS T&MS Radicar en TMS.

Imagen 155. Radicar en TMS

Al dar clic sobre esta opcin, se visualiza una ventana de confirmacin de la radicacin,
as como uno de advertencia, que dice que una vez radicado el documento no podr
modificarlo.

Imagen 156. Radicar en TMS

Digite un comentario concerniente a la radicacin, el sistema emite una ventana de ciclo


de aprobacin terminado.

106

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Imagen 157. Ciclo de aprobacin terminado

107

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Impresin y Anexo de
Resolucin firmada
Y enumerada

108

IMPRESIN Y ANEXO DE RESOLUCIN FIRMADA Y ENUMERADA


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212

Esta etapa es asignada al Profesional encargado de acuerdo a su competencia.

25-05-15

Esta etapa se da una vez la solicitud ha pasado por la etapa de Aprobacin.

2.0.

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Para gestionar esta etapa, el profesional encargado debe ingresar al sistema de


convalidaciones a travs de la URL asignada para ello, con su usuario y contrasea vigente,
y dar clic sobre la etapa correspondiente a CNV Impresin y anexo de resolucin firmada
y enumerada Arch Leg.

Imagen 158. Etapa Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada

Dar clic sobre el semforo correspondiente en la etapa, lo que abre el listado de procesos
correspondientes.

Imagen 159. Lista Procesos Impresin y anexo de resolucin firmada y enumerada

Para iniciar la gestin sobre esta solicitud, se debe dar clic sobre el icono correspondiente
a documento etapa.
Esta accin abre el formulario con el ttulo: IMPRESIN Y ANEXO DE LA RESOLUCIN.

109

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Imagen 160. Formulario Impresin y anexo de la resolucin

El formulario consta de dos bloques.


El primero, correspondiente a DATOS PERSONALES DEL CONVALIDANTE, viene
autopoblado.
El segundo se debe diligenciar por parte del funcionario y anexar la resolucin firmada y
digitalizada.

110

Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Imagen 161. Formulario Impresin y anexo de la resolucin diligenciado

Para finalizar dar clic sobre la opcin del men Radicar y cerrar. Se visualiza una ventana
de confirmacin.

Imagen 162. Mensaje de confirmacin

Dar clic sobre el botn Aceptar.

111

Se visualiza una ventana de cierre satisfactorio.


Cdigo
Consecutivo:
Fecha de
Aprobacin:
Versin:

1212
25-05-15
2.0.

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Imagen 163. Mensaje de cierre satisfactorio

Dar clic en el botn Aceptar.


Esta accin finaliza la gestin sobre la solicitud.

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