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CUESTIONARIO DE CONTRO

Unidad de Abastecimient
Entidad Auditada: Municipalidad Provincial de Huamanga
Fecha:
PREGUNTAS
Objetivo
Evaluar el grado de solidez de control y la eficiencia administrativa del Area de Abastecimiento y SS.AA.
1. Cuenta con el rea de Abastecimiento con:
a) Organigrama funcional
b) Manual de Organizacin y Funciones
c) Manual de Funciones
d) Plan Operativo
2. Se

encuentran el Area de Abastecimiento y SS.AA. implementada de personal idneo y suficiente.

3.

El proceso de administracin de Abastecimiento se efecta a travs de las fases de:


a) Programacin
b) Adquisicin
c) Almacenamiento
d) Distribucin

4.

De no efectuarse una o mas de las fases sealadas en la pregunta anterior , cual es el procedimiento sustitutorio aplicado?

5. La

programacin de abastecimiento cuenta con :


a) Cuadro anual de necesidades
b) Presupuesto valorado de bienes y servicios
c) Plan de obtencin de bienes y servicios
d) Cuadros de Adquisicin
6. La adquisicin cuenta con:
a) Reglamento de Adquisicin
b) Registro de proveedores
c) Solicitud de cotizacin
d) Cuadros comparativos
e) Orden de Compra o de Servicio
f) Nota de entrega
7. Se tiene catlogo o relaciones por los artculos que normalmente requiere la entidad?
8. Se

efectan Licitaciones Pblicas, Concurso Pblico de Precios o Adquisicin Directa, segn sea el caso para la adquisicin, de acuerdos
a la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su reglamento?
9. Se

hacen por escrito todas las ordenes de compra? Y las copias se distribuyen apropiadamente para su control, a las siguientes reas:

a) Contabilidad
b) Almacn
c) Compras
10. Est prohibido efectuar cotizaciones y/o pedidos por telfono?
11. Se incluye en las ordenes de compra los detalles siguientes:
a) Precio
b) Cantidad
c) Calidad
d) Condiciones de compra (Fecha de entrega, Forma de pago, etc.).
12. Son pre - numerados por anticipado los documentos fuentes de Abastecimiento? (PECOSAS, Ordenes de Compra, Nota de entrada,
etc.).
15. Se mantiene en el almacn un stock mnimo de existencias.
16. Existe un comit de adquisiciones o de Compras para las adquisiciones sujetas a licitaciones pblicas y concurso pblico de precios?
Tiene libro de Actas?
18. Cumple con las clausulas de los contratos emitidos por la institucin
19. Las ordenes de compra son autorizadas por los funcionarios competentes?
Observaciones
SUMATORIA

Preparado por:

FECHA
FECHA

SOCIEDAD AUDITORA EBY & AJW ASOCIADOS

RIO DE CONTROL INTERNO

idad de Abastecimiento

SI

te.

nto sustitutorio aplicado?

para la adquisicin, de acuerdos

ntrol, a las siguientes reas:

RESPUESTA
NO

N/A

observacion
P.T

es de Compra, Nota de entrada,

concurso pblico de precios?

SUMATORIA

Fallas que afectan al alcance del examen


Cdula N

SOCIEDAD AUDITORA EBY & AJW ASOCIADOS

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO


Unidad de Bienes Patrimoniales y Servicios Generales
Entidad Auditada: Municipalidad Provincial de Huamanga
Fecha:
PREGUNTAS

SI

NO

1.
Cuenta la Unidad de Bienes Patrimoniales y Servicios
Generales con los siguientes documentos?
a. Manual de organizacin y funciones , indique la fecha de
aprobacin y el N de resolucin

b.Organigrama estructural

c. Flujo de actividades

2.
Existe una adecuada separacin de funciones entre el
personal de la Unidad de Bienes Patrimoniales y Servicios
Generales

3.
Tienen implantado el SIGA en Unidad de Bienes
Patrimoniales y Servicios para el control de inventarios?
CON RESPECTO A LAS EXISTENCIAS
4. la entidad mantiene registros adecuados de control de
inventarios perpetuos?
a. Materias primas

b. suministros de funcionamiento
c. Suministros diversos
d. Materiales Auxiliares
5 . Estn archivados
sustentatorios?

X
X
X

en

orden

a. Expedientes con actas resolutivas

lgico

los

documento

de actividades y proyectos

b.Reportes mensuales de los bienes


c. Actas de control de bienes
d. Inventario de bienes

X
X
X

6. los empleados que tienen la responsabilidad de controlar y


registrar las operaciones de inventario tienen acceso al almacn?

7. los materiales y suministros se custodian en almacn central,


bajo la responsabilidad de almaceneros que expiden en base de
pedido debidamente aprobado?

8. Existen procedimientos para identificar existencias daadas,


obsoletas o de poco movimiento?

9. los materiales de valor, susceptible de ser hurtado estan


debidamente asegurados, en un lugar adecuado cercado y
controlado por personal debidamente autorizado y entrenado?
10. las tarjetas de control perpetuo de inventario de los almacenes,
contiene:
a. Existencias mnimo y mximo
b. costos unitarios
c. cantidad
d. costo total

X
X
X
X

11. Se realizan conciliaciones de los reportes mensuales de los


bienes adquiridos en el rea de almacn y contabilidad?

12. la entidad tiene la poltica de efectuar recuentos fsicos de


todas las existencias, por lo menos una vez al ao?

13. Existen actas de inventarios anuales?

14. el personal que practica los inventarios fisicos, son


independientes de aquellos de tienen la responsabilidad de controlar
las existencia de los almacenes?

15. la cantidades inventariadas son verificadas por segunda vez?

16. los ajustes se efectan debidamente aprobados por un


funcionario responsable?

17. Informan cuando un bien es trasladado de un lugar a otro.

CON RESPECTO A PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO:


DEPRECIACIN
1. la entidad cuenta con un adecuado control de activo fijo de su
propiedad
a. terrenos?
b. edificios, maquinarias, equipos y mejoras?
c. otros activos fijos?

X
X
X

2. se verifica cuanto menos una vez al ao la existencia y


propiedad de los activos fijos, listados en el inventario?

3. estn normados los mtodos de valuacin de activos fijos


utilizados por la entidad'

4. el rgano de control interno evala periodicamente los controles


de los activos fijos?

5. en caso de compra de maquinarias y equipos se determina el


costo partinedo de los gastos de gestin de compra hasta la
instalacin de dichas compras?

6.Cuenta la entidad con todos los documentos de propiedad de los


bienes?

7. a partir de qu fecha se controla la depreciacin de los bienes


de capital?
8. Los bienes de capital tienen seguros o garantas?

9. la entidad cuenta con una poltica claramente definida para


distinguir entre inversiones en activo fijo y gastos por reparaciones o
mantenimiento?

10. la entidad tiene un monto mnimo para contabilizar como activo


fijo?

11. la entidad cuenta con documentos de retiro de activo fijo, por


concepto de ventas, o destruccin de activos fijos?

12. existe un procedimiento que permite enviar una copia de los


comprobantes de retiro directamente a contabilidad para que
descarguen de los libros correspondientes?
13. Las obras en curso concluidas han sido transferidas
correctamente?
TOTAL
Preparado por:
Revisado por:
Fecha:
Fuente:

X
33

L-9-2

TROL INTERNO

y Servicios Generales

N/A

REF.PT

COMENTARIOS

El MOF lo tienen de
manera virtual
El Organigrama
estructural lo tienen
de manera virtual
El flujo de actividades
lo tienen de maner
avirtual

Recien va ser
implementado

Existen sobrantes y
faltantes de tiles de
escritorio

Existen bienes que no


fueron dados de baja

No existe un lugar
adecuado

No se lleva un control
adecuado con
respecto a los tiles
de escritorio
las conciliaciones lo
realizan anualmente

El mismo personal de
la unidad de bienes
patrimoniales y
servicios generales
realiza el control de
existencias

lo realizan de manera
anual

respondieron que a a
partir de la fecha de
recepcn del bien

En el caso de retiro de
bienes del activo fijo
existen bienes en
estado de deterioro
que no fueron dados
de baja

N
1

2
3
4
5
6

7
8
TOTAL
Preparado por:
Revisado por:
Fecha:
Fuente:

Preparado por:
Revisado por:
Fecha:
Fuente:

SOCIEDAD AUDITORA EBY & AJW ASOCIADOS

CUESTONARIO DE CONTRO
UNIDAD DE CONTAB
Entidad Audita: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA
Fecha:
PREGUNTAS
La unidad de Contabilidad cuenta con los siguientes documentos?
a. Manual de Organizacin y funciones?
b. Flujo de Actividades?
d. Es de conocimiento de la totalidad del personal?
Se basa el sistema contable en las Normas Generales de del Sistema de
Contabilidad?
Se emite oportunamente los EEFF, de acuerdo a las normas y
directivas?
Se remiten los EEFF a los organismos en el plazo establecidos en la
legislacion, norma y/o directiva?
Los asientos de contabilidad estan debidamente sustentados por los
documentos originales?
Estan archivados en orden logico los documentos sustentatorios?
De los ingresos?
De los egresos?
De los compromisos diarios?
Son de facil acceso?
Facilita la
lasunidad
laboresde
decontabilidad
auditoria? la cantidad de personal suficiente para
Tiene
cumplir sus actividades?
El personal que labora en la unidad contable ha sido capacitado en
relacion al sistema contable que se aplica en la entidad?
TOTAL
Preparado por:
Revisado por:
Fecha:
Fuente:

Preparado por:
Revisado por:
Fecha:
Fuente:

W ASOCIADOS

DE CONTROL INTERNO
DE CONTABILIDAD

L-9-3

RESPUESTA
NO

SI

REF.P.T

N/A

COMENTARIO

X
X
X
X
X
X
X

en caso de no ser asi se tramita


la devolucion al area de Control
Previo

se autocapacitan por propia


voluntad mas no por la
institucion

X
X
X
X
X
X

10

CUESTIONARIO DE CO
REA DE PER
Entidad Audita: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA
Fecha:

PREGUNTAS
1
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3

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23

CUESTIONARIO DE CONT
REA DE PERSO
Entidad Audita: MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA
Fecha:

PREGUNTAS
Nombre del funcionario encargado de la jefatura

fecha y mediante que documento s ehizo cargo de la unidad


Existe en la entidad Manual de organizacin de funciones:
- es de conosimiento de la totalidad del personal?
- los jefes responsables del area de personal supervisan que los servidore
funciones y deberes?

Cuenta el area de personal con reglamentos internos que regulen las relaciones laborales y asegure

- Es de conocimiento de la totalidad del personal?


- los jefes responsables supervisan su adecuado cumplimiento?
- son concordantes con los dispositivos legales vigentes y norma
vigentes?
Los empleados conocen sus funciones y deberes?
Estan definidas las descripciones de cargo por escrito?
Cuenta el area de personal con cuadro de asignacin de personal(CAP) acualizado?
cuenta el Area de personal con el presupuesto analitico de personal(PAP) aprobado?
cuenta la entidad con un reglamento que regule el proceso de seleccin de personal?
Esta aprobado el reglamento
- Se cumple dicho reglamento?

El proceso de ingreso de personal se cumple en base a los requerimientos de personal por los rga
Existe un manual de ingreso de personal
- se encuentra aprobado por la autoridad competente?
- se cumple o se aplica en el proceso de ingreso de personal?
- es de conocimiento de los trabajadores?
La seleccin de personal se realiza mediante concurso?
El concurso incluye
a. Clasificacin de corriculo vitae
b. prueba de conocimiento
c. prueba psicologica
d. experiencia

e. Entrevist

Se emite oportunamente las resoluciones de nombramiento y contratacin de personal?


se encuentra el personal nombrado y contratado por resolucin?
La remuneracin del servidor contratado guarda relacin con la jornada de trabajo y naturaleza d
el personal nombrado o contratado se encuantra actualmente desempeamdo los cargos asignad
Labora en la entidad todo el personal que figura en la planilla?
el personal ha sido evaluado durante el periodo de prueba?
Cuenta la entidad con un reglamento interno de asistencia y permanencia de los observadores?

Existe una adecuada separacion de funciones entre los Especialistas y Asistentes Administrativos
en una sola persona?
El personal que integra esta unidad se encuentra capacitado?
existe un flujograma que guie los procedimientos de las labores cotidianas?
SUMATORIA TOTAL

L-9-4

RESPUESTA
NO

SI

N/A

x
x
x

x
x
x
x

x
x

x
x

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
12

2
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4

5
6

8
9
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20
21

PREGUNTAS

El rea de Tesorera cuenta con los siguientes Instrumentos de gestin?

Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)

Manual de Organizacin y Funciones (MOF)

Plan Operativo Institucional.

Organigramas, debidamente aprobados.

Manual de Procedimientos o directivas internas que Permita La sistematizacin de sus labores? I


las fechas de su aprobacin.
Se encuentran actualizados dichos instrumentos de Gestin?
Al personal se le ha asignado por escrito sus funciones y tiene experiencia y/o capacitacin en m
presupuestal?
Respecto a las Normas sobre el Sistema Nacional de Tesorera:

Ha sido puesta en conocimiento del personal?

Se mantiene un Archivo actualizado de las mismas?

Han sido materia de discusin sobre su implementacin interna?


El personal del rea de tesorera ha recibido capacitacin sobre la aplicacin del software del SIAF?
Las actividades del rea de Tesorera o la que hace sus veces en la entidad:

Son supervisadas adecuadamente?

La instancia que ejerce la supervisin es aceptable?


La comunicacin del rea de Tesorera es:

Directa con el Titular del Pliego.

A travs de la jefatura inmediata superior

Es fluida la comunicacin con las reas de personal, Presupuesto, logstica, rentas y contabilidad.

Es fluida con los dems rganos de la entidad

Es fluida con el Director General de Administracin?


En el manual de Organizacin y Funciones estn adecuadamente delimitadas las funciones relacionad
los ingresos y egresos?
Existe caja fuerte para la custodia de los fondos en efectivo, ttulos valores y sus documentos?

Previo al pago, se exige la conformidad de recepcin de los insumos (gua de remisin, nota de ingreso?

Los compromisos contrados por adquisicin de productos para el programa se cancelan con chequ
nombre del proveedor?
Se encuentran afianzados el Tesorero, los cobradores y el encargado del fondo para pagos en efectivo
los fondos fijos para caja chica?
En relacin a los cheques: Se controla su secuencia numrica?
Se lleva un Registro de Carta Finanzas?
Es conocida la clave de la caja fuerte por personal diferente altesorero y al Director General de
Administracin?
Se combina peridicamente la clave de la caja fuerte?

Se encuentran afianzados el Tesorero, los cobradores y elencargado del fondo para pagos en efectivo
fondos fijo paracaja chica?
Los pagos se realizan a traves del CCI , a los proveedores ?

Los cheques anulados son cancelados y archivados?


La fondos de la caja chica son utilizadospara la adquisicin de bienes y serviciossolamen
casos emergentes y por montosmenores?
Cul es la cantidad establecida del total asignadapara gastos, que al alcanzarse sirve para
una solicitud de reposicin de fondo de caja chica?

Si

No

N/A

HT

OBS.

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REALIZA EL CAJERO

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EL CAJERO
DE ACUERDO AL FTE FTO. SE
SIGUE EMITIENDO CHEQUES

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GASTOS NO PREVISTOS
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