Ejemplo de valor ganado en

Microsoft Project
Hemos diseado el siguiente ejemplo de valor ganado en Microsoft Project para
que tengas mejor control de tus proyectos, por lo que cubriremos los pasos
bsicos que te garantizarn un adecuado seguimiento de un proyecto con la
tcnica de valor ganado.

A continuacin les describo las caractersticas de este ejemplo de valor ganado

en Microsoft Project:

El proyecto tiene una duracin total de 10 das

Fecha de inicio: Lunes, Julio 4 de 2016

Fecha de fin: Viernes, Julio 15 de 2016

Calendario: Estndar, sin festivos.

Opciones de programacin: Un da es de 8 horas, la semana de 40

horas y el mes es de 20 das.

Son 4 tareas, cada una con una duracin de 10 das. Todas las tareas se
ejecutan en paralelo con el fin de poder comparar los resultados del valor ganado.

Tarea 1 Con un recurso de tipo trabajo: Se programarn 80

horas hombre, con una tasa de $100/hora.

Tarea 2 Con un recurso de tipo material: Se har seguimiento

por unidades (etiqueta de material), con una tasa estimada de $100 / unidad. Esta
tarea consumir 80 unidades de cualquier producto o material.

Tarea 3 Con un recurso de tipo costo: En esta tarea tendr un

costo de $8.000. Podra asimilarse a pagarle a un proveedor dicha suma, sin
importar cuntas horas trabaje o cunto material consuma.

Tarea 4 Con costo fijo de tarea: No utilizaremos recursos. Solo

configuraremos el costo fijo.

El costo total planeado para el proyecto es de $32.000.

El mtodo de reporte ser por [% completado].

En otro blog revisaremos los otros mtodos de reporte de avances.

Haremos un reporte de avance del proyecto, con fecha de corte (fecha de
estado) al da jueves, 7 de Julio de 2016, con un avance del 30% para todas las
tareas del proyecto.

Debido a una variacin de precios, las unidades de material contratadas las

compraremos a $115.

Para tener en cuenta

La tcnica, metodologa o herramienta denominada valor ganado te facilitar
monitorear la salud de tu proyecto, permitiendo el balance adecuado entre la
duracin, los costos y el trabajo a realizar en el proyecto.

Para que Microsoft Project calcule bien el valor ganado, debes configurar la
aplicacin y tu proyecto de manera apropiada, por lo que para este ejercicio
guiado, te recomiendo leer esta otra entrada que da una introduccin al valor
ganado en Microsoft Project.

Esta es la clave del xito

Muchas cosas deben estar correctamente configuradas para que el valor ganado
se calcule correctamente, por lo que quiero dar algunas recomendaciones tiles
para garantizar que tengas xito al hacer seguimiento de tu proyecto con esta
tcnica a travs de Microsoft Project:

Debes configurar y utilizar costos en las tareas de tu proyecto:

Utiliza la tasa estndar en recursos de tipo trabajo y material;

Costos fijos en las tareas.

Los recursos de tipo costo no calculan indicadores de valor ganado, como

por ejemplo, IRC Indicador de rendimiento en costo (CPI, en ingls), IRP
Indicador de rendimiento en programacin (SPI, en ingls), entre otros. Si el
clculo de valor ganado es crtico para tu proyecto, no utilices recursos de tipo
costo en tu proyecto o en esas tareas crticas.

Debes ser muy preciso en la programacin de tus asignaciones, teniendo

en cuenta las cantidades (para el caso de recursos de material), las cargas de
trabajo y horas hombre (para recursos de tipo trabajo), fechas de inicio, fechas de
fin, entre otros, con el fin de asegurar la mejor distribucin posible de costos en el
tiempo.

Guarda la lnea base para tu proyecto.

Siempre que hagas el seguimiento de tu proyecto, debes configurar la fecha

de estado del proyecto.

El valor ganado solo se calcular cuando reportes valores reales, por lo que
necesitas comenzar a ejecutar o reportar el avance del proyecto para que
Microsoft Project calcule el valor ganado.

Para mantener la precisin de los clculos, reprograma de manera

cuidadosa el trabajo o los materiales restantes.

Las preguntas del milln de

dlares
Habrs notado que de acuerdo con los reportes de avance propuestos, el proyecto
estar atrasado y una de las tareas tiene una sobre ejecucin de costos.

Las preguntas del milln son:

Cun atrasado est mi proyecto?

Cul es el rendimiento individual de cada tarea?

Vamos a resolverlo.

Configurar las opciones de

valor acumulado para este
proyecto
Tal como se describe en el artculo de valor ganado en Microsoft Project, es
importante configurar las opciones avanzadas para calcular el valor ganado en tu
proyecto.

En el men Archivo, selecciona Opciones.

En la ventana Opciones de Project, selecciona la opcin Avanzado.

Busca la seccin Opciones de valor acumulado para este proyecto y

Cambia el Mtodo predeterminado del valor acumulado de tarea.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Opciones avanzadas para

calcular el valor ganado

Como podrs ver, el mtodo de seguimiento del valor ganado o valor acumulado
es [% completado]. La lnea base principal est guardada y es la que utilizaremos
para el clculo del valor ganado.

Configurar las opciones

de clculo para este
proyecto
Cuando reportamos proyectos utilizando el [% completado], recomiendo de
manera enftica que se utilice la fecha de estado con el fin de indicarle al proyecto
la fecha de corte para ese % completado que estamos reportando. Esto permite

que el trabajo restante se programe hacia el futuro, despus de la fecha fecha de

estado.

Por defecto, Microsoft Project no tiene configurado el comportamiento descrito en

el prrafo anterior, por lo que debemos acudir nuevamente a las opciones
avanzadas de configuracin del proyecto.

En el men Archivo, selecciona Opciones.

En la ventana Opciones de Project, selecciona la opcin Avanzado.

Busca la seccin Opciones de clculo para este proyecto y

Marca las siguientes 5 casillas de verificacin:

Mover el fin de las partes completadas posteriores a la fecha de

estado a la fecha de estado

Y mover el comienzo de las partes restantes a la fecha de

estado

Mover el comienzo de las partes restantes anteriores a la fecha de

estado a la fecha de estado

Y mover el fin de las partes completadas a la fecha de estado

Las modificaciones de los porcentajes completados se extienden
hasta la fecha de estado

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Opciones de clculo del

proyecto

Por ahora, esto es todo en lo que respecta a las opciones de clculo. Dedicar
otro artculo a analizar en profundizar este tema.

Configurar las opciones

de clculo de costos reales
para este proyecto
De manera predeterminada, Microsoft Project calcula el costo real de las
asignaciones tal como fueron planeadas, es decir, Project no nos permite ingresar
el costo real de las tareas cuando reportamos el [% completado].

Para que los indicadores de valor ganado se calculen de manera precisa, en

especial el indicador de rendimiento en costos (IRC) o CPI en ingls, debemos ir a
las las opciones de programacin del proyecto.

En el men Archivo, selecciona Opciones.

En la ventana Opciones de Project, selecciona la opcin Programacin.

Busca la seccin Opciones de clculo para este proyecto y

Desmarca la opcin Project siempre calcula los costos reales

Marca la opcin Las modificaciones del costo real se extienden a la

fecha de estado.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Opciones de clculo de costos

reales

Por ahora, esto es todo en lo que respecta a las opciones de clculo de los costos
reales. Dedicar otro artculo a analizar en profundizar este tema.

Configurar la hoja de
recursos y los costos de los
recursos
Por definicin, es OBLIGATORIO planear los costos de un proyecto sin deseas
trabajar con la tcnica de valor ganado. En el caso de Microsoft Project, no es
diferente.

La hoja de recursos permite definir la lista de todos los recursos (trabajo,

materiales y costos) que necesitars en tu proyecto y que asignars a cada una de
las tareas.

En este ejemplo, hemos configurado 3 recursos, uno de cada tipo, tal como se
muestra en la siguiente imagen.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Hoja de recursos

Como puedes observar, los recursos de tipo trabajo y material tienen configurados
la tasa estndar, es decir, el costo unitario de las horas hombre y las unidades de
consumo de los materiales. Nota que el recurso de tipo material tiene la etiqueta
de material definida como Unidades.

De manera puntual, la informacin de costos est ingresada as: En el caso del

recurso de tipo trabajo, el costo es de $100/hora y en el recurso de tipo material, el
costo de cada unidad es de $100.

Asignar recursos de tipo

trabajo a tus tareas (Tarea 1)

En este ejemplo de valor ganado en Microsoft Project vamos a configurar la tarea

1 para que a ejecute un recurso de tipo trabajo.

Para asignar al recurso de tipo trabajo a la tarea, te recomiendo los siguientes

pasos:

Crea la tarea y configura su duracin en 10 das;

Dale doble clic en la tarea y vers la ventana de dilogo Informacin de la

tarea;

Selecciona la pestaa Recursos;

Agrega el recurso de tipo trabajo;

En este ejemplo, se configur la asignacin al 100% (8h/da)

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Tarea con recurso de tipo
trabajo

Esta tarea tiene una duracin de 10 das y el recurso trabajo tendr una
dedicacin del 100%, es decir, trabajar las 8h/da durante estos 10 das, lo que
representa un total de 80 horas hombre en total.

Ten en cuenta que la columna de costos se calcula automticamente. Nota que el

costo calculado es de $8.000, debido a que se trabajarn 80 horas a una tasa de
$100/hora.

Asignar recursos de tipo

material a tus tareas (Tarea
2)
La tarea 2, en este ejemplo de valor ganado en Microsoft Project, se configurar
para utilizar recursos de tipo material, para lo que se har seguimiento por
unidades.

Para asignar al recurso de tipo material a la tarea, te recomiendo los siguientes

pasos:

Crea la tarea y configura su duracin en 10 das;

Dale doble clic en la tarea y vers la ventana de dilogo Informacin de la

tarea;

Selecciona la pestaa Recursos;

Agrega el recurso de tipo material;

En la columna unidades definimos 80 unidades de material para consumir

en esta tarea.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Tarea con recurso de tipo
material

Esta tarea tiene una duracin de 10 das. En esta tarea, se consumir un total de
80 unidades, durante los 10 das.

Ten en cuenta que la columna de costos se calcula automticamente y debido a

que cada unidad fue configurada con un costo de $100/unidad, el costo total
calculado para la tarea es de $8.000.

Asignar recursos de tipo

costo a tus tareas (Tarea 3)
Con este tipo de recursos, la configuracin de los costos es un poco diferente a lo
que hemos aprendido hasta aqu.

Para asignar al recurso de tipo costo a la tarea, te recomiendo los siguientes

pasos:

Crea la tarea y configura su duracin en 10 das;

Dale doble clic en la tarea y vers la ventana de dilogo Informacin de la

tarea;

Selecciona la pestaa Recursos;

Agrega el recurso de tipo costo;

(esto es lo diferente) En la columna costo, ingresa directamente el costo,

que en este ejemplo es de $8.000.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Recursos de tipo costo

Configurar los costos fijos

de tus tareas (Tarea 4)
Los costos fijos de las tareas definen el costo base de una tarea, sin importar
cunto dure la tarea o qu otros recursos tienen asignados. Esto quiere decir que
el costo mnimo de la tarea ser el costo fijo que definas.

En la siguiente imagen muestro un pantallazo de cmo se configur la tarea 4 de

nuestro ejemplo de valor ganado en Microsoft Project.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Costos fijos en tareas

Los costos fijos funcionan bien para efectos del clculo del valor ganado en
Microsoft Project y solo tienes que insertar la columna [Costo fijo] en la tabla de
entrada para las tareas.

En este ejemplo, el costo fijo de la tarea es de $8.000.

Guardar la lnea base

Todo el trabajo previo no tendr sentido si no guardamos la lnea base del
proyecto, por lo que este es un paso crtico que nos garantizar un seguimiento
exitoso del proyecto con la tcnica del valor ganado en Microsoft Project.

Guardar la lnea base es muy simple, sigue los siguientes pasos:

En el men Proyecto;

Dale clic al botn Establecer lnea base y luego en la opcin Establecer

lnea base

En el cuadro de dilogo Establecer lnea base, selecciona la botn de

radio Establecer lnea base

En la lista desplegable, selecciona la primera opcin denominada Lnea

base

Nota: Si seleccionas alguna de las otras lneas base, de la 1 a la 10,

recuerda configurar el mtodo de seguimiento del valor acumulado para que utilice
esa lnea base al calcular el valor ganado.

Clic en el botn Aceptar

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Guardar lnea base

Mostrar la lnea base en el

Diagrama de Gantt
Desde el punto de vista grfico, a mi me gusta mostrar la lnea base en el
Diagrama de Gantt del proyecto.

Para aplicar el formato, sigue los siguientes pasos:

En el men Formato

Da clic en el botn Lnea base (fecha de la lnea base)

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Formato de lnea base

En el Diagrama de Gantt observars una barra gris debajo de la barra roja, para
cada una de las tareas. Esa es la lnea base y nos ayudar a entender las
desviaciones de fechas y duraciones de nuestro proyecto.

Revisar, validar y confirmar

la calidad de tu plan del
proyecto
Unos indicadores confiables de valor ganado dependen de lo preciso que hayas
sido en la planeacin del proyecto, la correcta asignacin de recursos y la
distribucin de los costos en el tiempo con Microsoft Project, por lo que
recomiendo revisar de manera cuidadosa los siguientes elementos:

Fechas de inicio y fin, del proyectos y de cada una de las tareas;

Predecesoras y sucesoras de las tareas;

Tipos de recursos;

Tasa estndar de los recursos de tipo trabajo y material;

Costos fijos;

Mtodos de seguimiento del valor ganado;

Precisin de los datos de tu lnea base.

Configurar la fecha de
estado, cada vez que vayas
a reportar avances
La fecha de estado es un elemento clave que hay que configurar cuando
hablamos del valor ganado en Microsoft Project, porque permite definir la fecha
de corte para la que queremos hacer seguimiento en un proyecto.

Ahora bien, casi nunca la fecha de estado es igual a la fecha en la que estamos
haciendo el reporte, como en este ejemplo, donde la fecha de corte que deseo
reportar para el proyecto es Julio 7, aunque la fecha real es 26 de agosto.

Para configurar la fecha de estado, ejecute los siguientes pasos:

En el men Proyecto

Seleccionar la Fecha de estado y configurarla: Julio 7 de 2016 (Jueves).

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Configurar cuadrcula con fecha
de estado

Configurar la cuadrcula
para mostrar la fecha de
estado
Otro aspecto importante es configurar la cuadrcula para que desde el punto de
vista grfico se vea la fecha de estado o fecha de corte en la que estamos
haciendo el reporte.

A continuacin, te muestro la forma de configurar la cuadrcula para mostrar la

fecha de estado:

En el men Formato

Seleccionar el botn Cuadrcula

Seleccionar la opcin Cuadrcula

En la lista Cambiar la lnea, seleccionar la opcin Fecha de estado

Seleccionar el tipo de lnea y color deseado

Presionar la botn aceptar

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Configurar fecha de estado

Reportar el [% completado]
de cada tarea

Ahora, ya tienes un plan de trabajo completo y confiable. Lo has compartido con

los patrocinadores, equipo de trabajo y clientes el plan de trabajo, por lo que es
hora de ejecutar el proyecto y reportar el progreso a la carga!

Lo primero es asegurar que tienes configurada la fecha de estado, lo cual se

explic en el captulo anterior. Para efectos de este ejemplo, la fecha de nuestro
primer reporte ser Julio 7 de 2016, con un avance del 30% completado, para
todas las tareas, las cuales se ejecutan en paralelo.

Para reportar el [% completado], inserta la columna en la tabla de entrada y

actualiza el avance al 30%.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Reporte de % Completado

Al observar la imagen anterior, cuando comparas la barra roja y la gris en el

Diagrama de Gantt, vers que las 4 tareas estn ligeramente desplazadas a la
derecha. Esto significa que las tareas no van a terminar a tiempo, porque al 7 de
julio solo hemos ejecutado el 30%.

Entender el detalle de las

tareas en la vista Uso de
tareas
Ahora vamos a evaluar cmo se ve el detalle del proyecto desde la vista Uso de
tareas, en especial para la tarea 2, la cual usa recursos de tipo material.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Reporte de % Completado

detallado

En la imagen anterior, observa que la columna [% completado] tiene un 30%. En la

seccin de detalle, Microsoft Project distribuye 24 unidades reales de material
consumido (correspondiente al 30% de 80 unidades) entre los das lunes 4 y
jueves 7 (fecha de estado), es decir, que de acuerdo con la configuracin de
nuestro proyecto, el % completado se report hasta la fecha de corte que hemos
configurado.

Con respecto a los costos, mira la fila [Costo real] para la tarea 2. Microsoft Project
asume que el costo real es igual al costo de lnea base, entindase, costo
planeado, que en este caso es de $2.400 distribuidos entre el da lunes y el jueves
7 de julio, fecha de corte segn nuestra lnea base.

Reportar el [Costo real] de

cada tarea
Nuestro siguiente paso ser reportar el [Costo real] de la tarea.

Nota: Este procedimiento solo se podr ejecutar siempre y cuando hayamos

configurado las opciones de clculo de costos reales descritas anteriormente, al
principio de este artculo.
Hasta ahora, hemos reportado el consumo del 30% de nuestro material, lo que se
traduce en 24 unidades reales.

En lo que al costo se refiere, nuestro costo previsto o planeado era de $100 por
unidad. Esto representara una costo planeado hasta la fecha de $2.400,
equivalentes a las 24 unidades reales consumidas.

Luego, por razones del mercado, la el precio cambi a $115/unidad. Con este
nuevo costo, el costo real de las 24 unidades consumidas fue de $2.760.

Nuevamente utilizaremos la vista Uso de tareas. Veamos la siguiente imagen.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Reportar costo real

En la columna [Costo real] reemplazamos los $2.400 que estima Microsoft Project
por el costo real incurrido de $2.760 y observaremos que este valor se distribuye
entre el da lunes y nuestra fecha de fecha de corte (7 de julio).

La tabla de valor
acumulado

Es hora de dar respuesta a las preguntas de milln de dlares que formulamos

anteriormente:

Cun atrasado est mi proyecto?

Cul es el rendimiento individual de cada tarea?

En nuestro ejemplo de valor ganado con Microsoft Project, hemos hecho el
recorrido paso a paso de todas las configuraciones necesarias, desde las
opciones de clculo del proyecto hasta la configuracin de las tareas y mtodos de
reporte de tareas con diferentes tipos de recursos, para asegurar tu xito en el
seguimiento del proyecto con la tcnica de valor ganado o valor acumulado.

Para efectos de este ejemplo, solo vamos a evaluar 2 indicadores del valor
ganado:

Indicador de Rendimiento en Programacin [IRP], tambin conocido como

SPI, por su siglas en ingls.

Indicador de Rendimiento en Costos [IRC], tambin conocido como CPI,

por su siglas en ingls.
Para realizar este anlisis, vamos a utilizar la tabla Valor Acumulado y le
insertaremos los 2 indicadores descritos anteriormente.

Projectzate Ejemplo de valor ganado en Microsoft Project Analizar indicadores IRP (SPI) e
IRC (CPI)

Analizar los indicadores del

valor ganado, [IRP] e [IRC]
Para entender estos indicadores (IRP e IRC), las reglas son muy sencillas con
respecto al valor del indicador:

Igual a 1, significa que estamos cumpliendo de acuerdo con lo planeado;

Mayor que 1, significa que estamos ahorrando dinero (CPI) o adelantados

en la entrega de resultados (SPI);

Menor que 1, significa que estamos gastando ms dinero (CPI) o

retrasados en la entrega de resultados (SPI).

De acuerdo con lo anterior, en trminos generales, es ideal estar lo ms cerca de

1 o por encima de 1. Repito, generalmente es cierto, pero no siempre significa que
las cosas estn bien.

Volviendo a nuestro ejemplo de valor ganado en Microsoft Project, veamos los

resultados:

Tarea 1 Con recurso de tipo trabajo

IRC = 1; IRP = 0,8

En costos, estamos ejecutando de acuerdo con lo planeado, es decir,

que estamos dentro del presupuesto.

En programacin, solo estamos cumpliendo con el 80% de los

entregables comprometidos, es decir, estamos atrasados.

Tarea 2 Con recurso de tipo material

IRC = 0,87; IRP = 0,8

En costos, estamos sobre ejecutando o gastando ms dinero de lo

presupuestado, lo que podemos interpretarlo de la siguiente manera: Por cada 100
pesos que invertimos en el proyecto, solo 87 generan el valor o los entregables
comprometidos.

En programacin, solo estamos cumpliendo con el 80% de los

entregables comprometidos, es decir, estamos atrasados.

Tarea 3 Con recurso de tipo costo

IRC = 0; IRP = 0

Este es un caso especial: Comprobamos que en Microsoft Project no

se calculan indicadores de valor ganado cuando utilizamos recurso de tipo costo.

Tarea 4 Con costo fijo de tarea

IRC = 1; IRP = 0

En costos, la tarea se est ejecutando de acuerdo con lo planeado,

es decir, que estamos dentro del presupuesto.

En programacin, solo se est cumpliento con el 80% de los

entregables comprometidos, es decir, estamos atrasados.
Para el proyecto, los indicadores son IRC=0,95 e IRP=0,8. Cmo interpretas
este resultado?