Administracin de cuentas por cobrar.

Polticas de crdito y cobro

Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayora de las empresas
encuentran que es necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden
variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo
campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crdito similares.
Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente
incluyen condiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado
de das. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de
crdito, la mayora de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao;
en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes
de la empresa.

Polticas de crdito
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estndares de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin
correcta de estos estndares al tomar decisiones de crdito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de
crdito. Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin
inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica
de crditos deficientes no producen resultados ptimos.

Estndares de crdito
Los estndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para conceder
crdito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias,
periodos promedio de pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base
cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estndares de crdito.
Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de
variables fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por
cobrar, la estimacin de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la
empresa.

Gastos de oficina
Si los estndares de crdito se hacen ms flexibles, ms crdito se concede. Los
estndares de crdito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si
los estndares de crdito son ms rigurosos se concede menos crdito y por ende
los costos disminuyen.

Inversin de cuentas por cobrar

Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras ms alto
sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es ms costoso su manejo
y viceversa. Si la empresa hace ms flexibles sus estndares de crdito, debe
elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan
restricciones en los estndares por ende deben disminuir.
Entonces se tiene que los estndares de crdito ms flexibles dan como resultado
costos de manejos ms altos y las restricciones en los estndares dan como
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en
los estndares de crdito provienen de dos factores principalmente, en las
variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que estn
ntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la
empresa haga ms flexibles sus estndares de crdito teniendo como resultado un
promedio un mayor nmero de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las
condiciones de crdito se hacen menos flexibles, se da crdito a pocos individuos
realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio
de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminucin en el nmero de
ventas.
En conclusin se tiene que los cambios de ventas y cobros operan
simultneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar
cuando los estndares de crdito se hacen ms flexibles y se reducen cuando los
estndares de crdito se hacen ms rigurosos.

Estimacin de cuentas incobrables

Otra variable que se afecta por los cambios en los estndares de crdito es la
estimacin de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta
de difcil cobro aumenta a medida que los estndares de crdito se hacen ms
flexibles y viceversa, esto dado tambin por el estudio que se hace de los clientes
y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

Volumen de ventas
Como se denoto en prrafos anteriores, a medida que los estndares de crdito se
hacen ms flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las
disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia
directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.

Evaluacin de estndares de crdito

Para determinar si una compaa debe establecer estndares de crdito ms
flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades
marginales en las ventas y en el costo de la inversin marginal en las cuentas por
cobrar.

Costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar

El costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar se puede calcular
estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y
despus de la implantacin de estndares de crdito ms flexibles.
Se debe calcular primero la razn financiera de promedio de cuentas por
cobrar.
Promedio de C x C = Ventas anuales a crdito / Rotacin de cuentas por cobrar
Despus se calcula la inversin promedio en cuentas por cobrar, calculando el
porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y
multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.
Por ltimo debe calcularse el costo de la inversin marginal en cuentas por
cobrar realizando la diferencia entre la inversin promedio en cuentas por cobrar
con el programa propuesto y el actual.
La inversin marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa
debe comprometer en cuentas por cobrar si hace ms flexible su estndar de
crdito.

Toma de decisiones
Para decidir si una empresa debe hacer ms flexibles sus estndares de crdito,
deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la
inversin marginal en cuentas por cobrar.

Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben
hacerse ms flexibles los estndares de crdito; de otra manera deben
mantenerse sin modificar los que se tienen en ese momento aplicados dentro de la
empresa.
Cuando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se acerca a las diferentes empresas
que le puedan proveer crdito, por ello es importante tener una buena historia crediticia, ya que esta es la clave
para la evaluacin que hace el departamento de crdito de la empresa proveedora

Continuando con el estudio que se est realizando de la administracin efectiva y

eficiente de las cuentas por cobrar y aplicando las herramientas que ya se han
descrito, se har un esbozo de las premisas que aplican las empresas para
otorgar crdito a sus clientes.
Una vez que la empresa ha fijado sus estndares de crdito, deben establecerse
procedimientos para evaluar a los solicitantes de crdito. A menudo la empresa
debe determinar no solamente los mritos que tenga el cliente para el crdito, sino
tambin calcular el monto por el cual ste pueda responder.
Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una lnea de crdito,
estipulando el monto mximo que el cliente puede deber a la empresa en un
momento cualquiera. Las lneas de crdito se establecen para eliminar la
necesidad de verificar el crdito de un cliente importante cada vez que se haga
una compra a crdito.
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de los solicitantes para
determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la empresa

Haciendo caso omiso de si el departamento de crdito de la empresa est

evaluando los meritos para el crdito de un cliente que desee hacer una
transaccin especfica o de un cliente regular para establecer una lnea de crdito,
los procedimientos bsicos son los mismos, la nica diferencia es la minuciosidad
del anlisis.
Una empresa obrara con poca prudencia al gastar ms dinero del monto que
adquieren sus clientes para otorgarle un crdito. Los dos pasos bsicos en el
proceso de la investigacin del crdito son obtener informacin de crdito y
analizar la informacin para tomar la decisin del crdito.

Obtencin de la informacin de crdito

Cuando un cliente que desee obtener crdito se acerca a una empresa ,
normalmente el departamento de crdito da comienzo a un proceso de evaluacin
del crdito pidindole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales
se solicita informacin financiera y crediticia junto con referencias de crdito.
Trabajando con base en la solicitud de crdito, la empresa obtiene entonces
informacin adicional del crdito de otras fuentes.

Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene su

informacin histrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes
externas principales de informacin crediticia es la brindada por los estados
financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de informacin
crediticia, la verificacin bancaria y la consulta de otros proveedores.

Estados Financieros
Pidindole al solicitante que suministre sus estados financieros de los ltimos
aos, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de ste, su liquidez,
rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado
de resultados no aparece informacin con respecto a las normas de pago
pasadas, el conocimiento de la situacin financiera de la empresa puede indicar la
naturaleza de la administracin financiera total.
La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos
estados puede ser un indicador de su situacin financiera. Los estados financieros
auditados son una necesidad en el anlisis de crdito de solicitantes que deseen
hacer compras importantes a crdito o que deseen que se les abran lneas de
crdito.

Oficinas de intercambio de referencias

Las empresas pueden obtener informacin de crdito por medio de los sistemas
de intercambio de referencias, que es una red que cambia informacin crediticia
con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar informacin crediticia a esta
oficina de crditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el
derecho de solicitar informacin a la oficina de crditos relacionada con clientes en
perspectiva.
Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de
informacin crediticia ms qu analticos son acerca de casos definidos.
Comnmente se cobran honorarios por cada solicitud.
El objetivo general con respecto a la administracin de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas
con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio

Bolsas directas de informacin crediticia

Otra manera de obtener informacin crediticia puede ser por intermedio de
asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden
organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A
menudo, una asociacin industrial mantiene cierta informacin crediticia a
disposicin de todos sus miembros.

Verificacin bancaria

Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga informacin crediticia
del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de informacin que se obtiene
probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su
consecucin. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la
empresa.

Otros proveedores
Este consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al
solicitante del crdito y preguntarles cules son las normas de pago y sus
relaciones inter-empresariales.

Anlisis de la informacin de crdito

Los estados financieros de un solicitante de crdito y el mayor de cuentas por
pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar.
Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crdito que la
empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas
por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago.
Para clientes que solicitan crditos grandes o lneas de crdito, debe hacerse un
anlisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la
empresa utilizando los estados financieros de sta. Una comparacin cclica de
razones similares en aos diferentes debe indicar algunas tendencias del
desarrollo.
Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluacin de crdito
a la medida de sus propios estndares de crdito. No hay procedimientos
establecidos, pero la empresa debe encajar su anlisis a sus necesidades. Esto
da una sensacin de confianza que se estn tomando los tipos de riesgos de
crdito deseados.
Una de las principales contribuciones en la decisin final del crdito es el juicio
subjetivo del analista financiero acerca de los mritos que tenga una empresa para
el crdito. Para determinar los mritos crediticios, el analista debe agregar sus
conocimientos acerca de la ndole de la administracin del solicitante, las
referencias de otros proveedores y las normas histricas de pagos de la empresa
a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.
Basado en su propia interpretacin subjetiva de los estndares de crdito de la
empresa, puede entonces tomar una decisin final acerca de si se debe conceder
el crdito al solicitante y probablemente el monto de ste. Muy a menudo estas
decisiones nos la toma una sola persona, sino un comit de revisin de crditos.

Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago que se estipulan para todos los clientes
a crdito.

Condiciones de crdito
Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero
se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos
relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos
se presentan a continuacin.
Nivel ptimo
La empresa debe determinar cul es el nivel ptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.

Descuentos por pronto pago

Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminucin de este precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio
los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms
oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en
bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos
contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto
pago se pueden evaluar por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin
de cambios de las condiciones de crdito.

Periodo de descuento por pronto pago

El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es
bastante difcil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados
exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos
fuerzas que tienen relacin con el periodo promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto
positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron
el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de
cobros.
Si en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este
accedera a un descuento.

Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde,
retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el
periodo medio de cobros es difcil de cuantificar.

Periodo de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la
empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el
periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten,
as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

Polticas de cobro
Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para
cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de
cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de
estimacin de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la
poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin. Si se supone que el nivel de
cuentas malas atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente
constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las
cuentas de difcil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas
incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los
costos de esta estrategia puede incluir la prdida de ventas adems de mayores
gastos de cobro si el nivel de la gestin de cobranza es demasiado intenso; en
otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen

sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte,
reduciendo as las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de
cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobro

Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A
medida que una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms
personal y ms estricta. Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el
orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.

Cartas: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de

vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una
carta en buenos trminos, recordndole al cliente su obligacin. Si la cuenta
no se cobra dentro de un periodo determinado despus del envo de la
carta, se enva una segunda carta ms perentoria. Las cartas de cobro son
el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.

Llamadas telefnicas: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de

la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente
tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el
periodo de pago.

Utilizacin de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las

cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las
haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestin de
cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho
menor del que espera recibir.

Procedimiento legal: Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro.

Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es
no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en
bancarrota, reducindose as la posibilidad de futuros negocios con el
cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.

Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un
rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que
como ya se explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la
empresa y para los responsables del rea financiera y contable.