Subtotales

1. SUBTOTALES AUTOMTICOS

a sabes cmo introducir datos en listas y hacer operaciones

para trabajar con estos datos: ordenar los datos, verlos con un
formulario de datos, filtrar los datos segn las condiciones que quieras, etc.
En esta leccin vamos a ver otra herramienta ms de Excel que
puedes usar en tus listas de datos: los subtotales automticos.
En ocasiones te puede interesar calcular los totales parciales y
totales globales de una determinada columna de la lista. Podras calcular
estos valores a travs de frmulas y funciones, pero Excel te proporciona
una opcin automtica para realizar estos clculos: al utilizar subtotales
automticos, se insertan y se escriben automticamente los ttulos y las
frmulas en las filas de totales.

Excel presenta estos resultados en forma de esquema y nos

permite desplazarnos a distintos niveles en este resumen de datos. Este
esquema que muestra Excel permite agrupar las filas de la lista, para
mostrar la informacin que hay de manera resumida.
Copyright Computer Aided Education, S.A.

Subtotales

Por ejemplo, en la hoja de la pgina anterior, vemos una lista de

clientes de una determinada empresa, con su ciudad, la fecha en que
empezaron a comprarnos y la cantidad de dinero que nos han pagado
por sus compras. En este caso, a travs de los subtotales automticos
podemos obtener, de una manera rpida y sencilla, la cantidad de dinero
ingresada en cada ciudad.
Para crear los subtotales automticos en una lista, lo primero que
tenemos que hacer es ordenar la lista respecto al campo para el que
queramos obtener los subtotales.
Recuerda que puedes ordenar la lista desde las opciones adecuadas
del men del botn

(en la ficha Inicio de la Cinta de opciones)

o desde los botones Ordenar de A a Z

y

Ten en cuenta
que, para calcular los subtotales, tienes
que ponerte en
una celda de
la lista, para
que Excel pueda identificar
la lista sobre la
que trabajar.

, Ordenar de Z a A

(que estn en la ficha Datos).

Una vez ordenada la

lista, ponte en una celda de
la misma y pulsa el botn
, que est en el
grupo de comandos Esquema
de la ficha Datos, con lo que
aparecer el cuadro de dilogo
Subtotales.
En la lista Para cada
cambio en indicars la
columna por la que quieras
agrupar los datos de la lista y
calcular los subtotales.
En la lista Usar funcin debers indicar la funcin que vas a usar
para calcular los subtotales.
Las funciones que puedes usar para crear subtotales son:
Suma: suma los valores de las celdas.
Cuenta: sirve para contar el nmero de datos que hay en
las celdas.
Promedio: calcula el valor medio de los datos.
Mx, Mn: obtiene
respectivamente.

el

valor

mximo

el

mnimo,

Subtotales

Producto: el resultado de esta funcin es el producto o

multiplicacin de los datos.
Contar nmeros: esta funcin devuelve el nmero de
datos de las celdas que son nmeros.
DesvEst: calcula una estimacin de la desviacin estndar,
donde la muestra es un subconjunto de toda la poblacin.
La desviacin estndar es una medida que indica lo que se
alejan los valores respecto a su valor medio.
DesvEstp: calcula una estimacin de la desviacin estndar,
donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.
Var: calcula una estimacin de la varianza, donde la muestra
es un subconjunto de toda la poblacin.
Varp: obtiene la varianza, donde la muestra son todos los
datos que van a resumirse.
Consulta la ayuda de Excel si quieres obtener ms informacin
sobre estas funciones o sobre cmo se calculan sus resultados.

En el cuadro Agregar subtotal a se indica la columna que tiene

los valores sobre los que vamos a aplicar la funcin seleccionada (es
decir, la columna que tiene los valores que vamos a sumar, a contar, o
calcular la media, etc.).
La casilla Resumen debajo de los datos hace que los subtotales se
muestren debajo de las filas sobre las que se calculan. Si la desactivas,
los subtotales aparecern encima de las filas.
Tambin es
posible utilizar
ms de una
columna para
calcular los
subtotales.
Para esto slo
tienes que
seleccionar
los ttulos de
las columnas
o campos correspondientes
en Agregar
subtotal a, en
el cuadro de
dilogo Subtotales.

Al aceptar el cuadro de dilogo, Excel calcula los subtotales con

la funcin elegida, creando filas para poner estos subtotales. Adems,
tambin crea una fila para poner el total general.
Tambin es posible anidar subtotales; esto significa incluir grupos
de subtotales ms pequeos dentro de otros grupos mayores.
dos veces, eligiendo cada
Para ello, ejecuta la orden
vez una columna distinta en Para cada cambio en y desactivando la
casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales la segunda
vez que se llama a la orden, con lo que se aadir otro nivel al esquema
de subtotales.
Ten en cuenta tambin que tienes que ordenar la lista, como segundo
criterio de ordenacin, por el campo que crea el subtotal anidado.
Por ejemplo, en la hoja que puedes ver en la siguiente pgina se
han calculado los subtotales para cada ciudad y, dentro de cada ciudad,
para cada ao.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

Subtotales

Para hacer esto, hemos ordenado la lista por la ciudad y luego

por el ao (a travs del cuadro Ordenar, accesible a travs del
botn

de la ficha Datos). Luego hemos creado los subtotales

automticos por la ciudad y, tras aceptar la ventana, hemos vuelto a

crear los subtotales, pero esta vez por el ao y desactivando la casilla
Reemplazar subtotales actuales).
Otra cosa que podemos hacer es utilizar ms de una funcin en
los subtotales. Para ello tendremos que ejecutar dos veces la orden
, eligiendo cada vez una funcin distinta y desactivando la
opcin Reemplazar subtotales actuales la segunda vez.

Subtotales

Ten en cuenta que, siempre que la casilla de verificacin

Reemplazar subtotales actuales est activada, se cambiarn todos los
clculos y subtotales al aceptar el cuadro de dilogo de Subtotales.
Para eliminar los subtotales, podemos ejecutar el comando
y pulsar el botn Quitar todos. Adems, recuerda que,
cuando trabajas con listas filtradas, los subtotales slo tienen efecto
sobre las filas visibles.
Ten en cuenta que los valores de los totales generales siempre
se calculan a partir de los datos detallados y no de las las
de subtotales. Por ejemplo, si utilizas la funcin para calcular
la media de los datos (funcin Promedio), la la de totales
mostrar el promedio de todos los datos detallados (es decir,
el promedio de los valores de todas las las), y no el promedio
de los valores de los subtotales.
Adems, los valores de los totales y subtotales se vuelven a
calcular automticamente al editar los datos detallados, es
decir, los valores de las distintas columnas de las las.

2. ORGANIZACIN DE SUBTOTALES

l mostrar los subtotales automticos, Excel pone en forma de

esquema la lista, agrupando las distintas filas con cada fila de
subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila del total general.
En el esquema con los subtotales, puedes mostrar u ocultar los
distintos datos de la lista a travs de los botones que hay en la zona
izquierda de la hoja, a la izquierda de los nmeros de fila.

Para ocultar
todas las filas,
pulsa el botn
del primer
nivel
. Para
que se vean
todas las filas,
haz clic en el
botn del nivel
que est ms a
la derecha (por
ejemplo, si tienes tres niveles
, pulsa
en
).

Los botones que estn en la parte superior de esta zona

permiten desplazarse por los distintos niveles del esquema. Debajo de
se presenta un esquema
estos botones de smbolos de esquema
del estado actual de la hoja.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

Subtotales

Los cuadros con el smbolo en su interior indican que se puede

ampliar su contenido, para ver todas las filas que forman dicho subtotal.
Si pulsas sobre los botones con el signo , el efecto ser el contrario,
ocultando las filas del grupo y llegando a un mayor nivel de resumen.
De esta forma, puedes hacer un resumen de los datos de la hoja,
mostrando slo los subtotales que te interesen en cada momento.

Cuando trabajas con subtotales, tambin puedes ordenar los

resultados como lo haras con cualquier otra lista. Para ordenar la lista de
subtotales, primero elige el nivel de detalle que muestra slo los resultados
de los subtotales y despus utiliza el comando de ordenacin adecuado.
Cuando se ordena una lista de subtotales con las filas de mayor
detalle ocultas, las filas ocultas se ordenan con las filas de subtotales
asociadas.
Por ltimo, puedes ocultar la zona izquierda, donde estn los
smbolos del esquema, desactivando la casilla Mostrar smbolos de
esquema si se aplica un esquema, que est en la seccin Mostrar
opciones para esta hoja de la categora Avanzadas del cuadro de las
Opciones de Excel (accesible desde el Botn de Office

). Para

volver a mostrar los smbolos del esquema, activa esta casilla.

3. GRFICOS CON SUBTOTALES

l trabajar con subtotales, podemos utilizar estilos para asignar

el formato de las celdas del esquema. De esta forma, puedes
crear unos estilos a partir de las filas del esquema y luego modificarlos,
para personalizar el aspecto del mismo.
Si pulsas el botn Iniciador de cuadro de dilogo
del grupo
de comandos Esquema, aparecer un cuadro que sirve para establecer
algunas opciones de creacin de esquemas.

Subtotales

Desde este cuadro puedes indicar, por ejemplo, si las filas de

subtotales aparecern debajo de las filas asociadas o encima de ellas
(si deseleccionas la casilla).
Para crear unos estilos para las filas de subtotales automticos del
esquema, activa la casilla Estilos automticos y pulsa el botn Crear.
Estos estilos aparecern en el men del botn
, que
est en la ficha Inicio de la Cinta de opciones.

Al crear los
subtotales en
una lista, tambin puedes
hacer que se
inserten saltos
de pgina entre los distintos
grupos de
subtotales, con
la opcin Salto
de pgina
entre grupos
del cuadro de
dilogo de
Subtotales.
De esta forma,
cada grupo se
imprimir en
una pgina
distinta.

Excel crea estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2 y los aplica en

las filas del esquema. Si quieres, puedes modificarlos desde el men
del botn
, para adaptar las celdas correspondientes
a como quieras que se muestren.
Recuerda que puedes modificar las caractersticas de un estilo
haciendo clic con el botn derecho sobre dicho estilo en esta lista y
seleccionando la opcin Modificar. Los cambios realizados se vern
reflejados automticamente en las celdas que sigan dicho estilo, que en
el esquema sern las distintas filas de subtotales.
De esta forma, podemos cambiar los estilos para personalizar el
aspecto del esquema, de forma que los datos sean ms legibles.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

Subtotales

Tambin es interesante crear un informe de resumen con un

grfico, para mostrar o analizar los datos de un modo sencillo.
Para crear un grfico a partir
de los subtotales, oculta primero
las filas de detalle y qudate slo
con las filas de subtotales. Luego
selecciona las celdas de la lista
sobre las que quieres crear el grfico y utiliza la opcin adecuada de la
ficha Grficos para crearlo.
Si es necesario, recuerda que con el botn

de la ficha

contextual Diseo (que aparece al seleccionar el grfico) puedes

seleccionar los datos que quieres que se representen en el grfico, para
que se muestren en dicho grfico los datos que quieras.

Por otra parte, si quieres personalizar el grfico, puedes utilizar

las distintas opciones de las fichas contextuales Presentacin y
Formato.
Ten en cuenta que los datos que se presentan en el grfico se
refieren a los que se ven en la lista. Al aumentar o disminuir el detalle
de los datos resumidos, el grfico se actualiza.
As pues, hacer un informe a partir de los datos de una lista,
utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel, puede
convertirse en una tarea sencilla.
8

Subtotales

4. TOTALES AVANZADOS

asta ahora hemos visto cmo realizar clculos de forma

automtica. Pero, a veces, interesa hacer clculos de celdas
o filas que cumplan slo ciertos criterios.
Estos clculos se pueden realizar mediante el uso de funciones
en las frmulas y, por tanto, puedes poner los resultados en cualquier
lugar de la hoja de clculo.
Vamos a ver algunas de las funciones que tiene Excel para realizar
totales avanzados:
SUMAR.SI(rango;criterio;sum_rango)
Esta funcin sirve para realizar un clculo parcial sobre los datos
de una lista: sumar slo los valores de la lista que cumplan
cierto criterio.
En el primer argumento se indica el rango de la lista a evaluar,
es decir, la columna donde estarn los datos que compararemos
con el criterio. En el segundo argumento indicamos el criterio a
seguir en la evaluacin, que aplicaremos sobre el rango indicado
en el argumento anterior. Por ltimo, el tercer argumento se utiliza
para indicar el rango que contiene los valores que quieres sumar.
Por ejemplo: =SUMAR.SI(D4:D13;"<15/04/2006";F4:F13)
Esta funcin comprueba, para cada una de las filas entre la 4
y la 13, si los valores de las celdas que estn en la columna D
son anteriores al 15/04/2006 y, si lo son, suma el contenido de
las celdas de la columna F, obteniendo el resultado total de esta
suma.
CONTAR.SI(rango;criterio)
Esta funcin se utiliza para saber qu nmero de filas cumplen
un determinado criterio.
En el primer argumento se indica el rango de evaluacin, en el
que vas a contar las celdas, y en el segundo, el criterio. Dicho
de otra forma: esta funcin devuelve el nmero de celdas del
rango que cumplen el criterio.
Por ejemplo: =CONTAR.SI(D4:D13;"<15/04/2006")
Esta funcin contar el nmero de celdas entre D4 y D13 que
cumplen que tienen un valor de antes del 15/04/2006.
Copyright Computer Aided Education, S.A.

Subtotales

CONTAR.BLANCO(rango)
Mientras que con la funcin anterior contbamos celdas que
cumplan un determinado criterio, con esta podremos calcular
las celdas en blanco dentro de una lista.
En este caso slo tenemos un argumento, en el que indicaremos
el rango del que queremos contar el nmero de celdas en
blanco.
Los operadores que se pueden utilizar en los criterios de las
funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI son:

=:
<:
>:
<=:
>=:
<>:

igual a
menor que
mayor que
menor o igual que
mayor o igual que
distinto

El criterio en la funcin puede ser un nmero, un texto o una

expresin con estos operadores; en estos dos ltimos casos, lo tendremos
que encerrar entre comillas dobles (por ejemplo: ">56" o "Madrid").
Recuerda que, si no quieres utilizar los rangos directamente sobre
las frmulas, puedes asignar nombres a los rangos de las columnas de
la lista para despus utilizar estos nombres como referencias.
Para realizar clculos ms complejos, utiliza funciones de bases
de datos. Para usar estas funciones, debers crear un rango de criterios,
como se hace al utilizar filtros avanzados.
En los argumentos de estas funciones de bases de datos, tendrs
que indicar:
El rango de la lista de datos, incluyendo la fila de ttulos.
El ttulo de la columna a resumir segn la funcin de que se
trate.
El rango de celdas donde est situado el criterio.
Para obtener ms informacin o utilizar estas funciones, puedes
utilizar el comando Insertar funcin
, seleccionando la categora
de Base de datos.

10

Subtotales

Tambin puedes utilizar este comando para insertar las funciones de

totales avanzados que hemos descrito (la primera se encuentra entre las
funciones matemticas y trigonomtricas, mientras que CONTAR.SI
y CONTAR.BLANCO estn entre las funciones estadsticas). En
cualquier caso, el cuadro de dilogo te informar sobre los argumentos
necesarios y sobre el funcionamiento de cada funcin.
Las funciones que tiene Excel en la categora de bases de datos
son:
BDPROMEDIO: calcula el promedio o media de una serie
de nmeros.
BDCONTAR: cuenta el nmero de celdas que tienen
nmeros.
BDCONTARA: cuenta el nmero de celdas que tienen algn
valor (es decir, que no estn en blanco).
BDEXTRAER: obtiene un nico registro de la lista, segn los
criterios. Si hay ms de un registro que cumple los criterios
o no hay ninguno que los cumpla, la funcin devuelve un
valor de error.
BDMAX: encuentra el valor mximo.
BDMIN: encuentra el valor mnimo.
BDPRODUCTO: multiplica los valores de una columna de la
lista.
BDDESVEST: calcula la desviacin estndar, teniendo
en cuenta que los datos de la lista son una muestra de la
poblacin total.
BDDESVESTP: calcula la desviacin estndar, basndose
en toda la poblacin de datos.
BDSUMA: suma los nmeros de una columna de la lista.
BDVAR: calcula la varianza, basndose en una muestra de
la poblacin.
BDVARP: calcula la varianza, teniendo en cuenta que los
datos de la lista representan el total de la poblacin.

Copyright Computer Aided Education, S.A.

11