activeCollab: Instalación, configuración y uso

activeCollab: Instalación, configuración y uso

activeCollab es una sencilla herramienta de gestión de proyectos y colaboración

liberada bajo licencia libre. Entre sus principales ventajas destacan:
● Fácil de instalar y fácil de usar
● Basado en web. Una vez instalado lo único que necesitarás es un navegador
● 100% código abierto. 100% gratis.
● Sin límites en cuanto a número de proyectos, clientes, miembros del
equipo...
● Establece permisos a nivel de proyecto.

Con activeCollab podrás planificar tus proyectos, colaborar con el resto de tus
compañeros y clientes, dejarles mensajes, asignar tareas , subir archivos e
imágenes y seguir los cambios mediante un feed xml. Todo mediante una serie de
sencillas herramientas y utilizando además un sistema de tags (etiquetas) que te
permitirá recuperar tu información facilmente.

Requisitos del sistema:

activeCollab está escrito en PHP 5 y no es compatible con versiones
anteriores. Para funcionar se recomienda:
● Apache 2.0+
● PHP 5.1+ (extensiones requeridas: MySQL, GD y SimpleXML)
● MySQL 4.1+ con soporte InnoDB

Más información:
Sitio Web: http://www.activecollab.com
Última versión (a 15 de Febrero de 2007): 0.7.1
Licencia: Honest Public License (ver /licence.txt para más detalles)
Idioma: Inglés
Traducción al castellano: No

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Instalación:
activeCollab es muy sencillo de instalar. Dispone de un asistente que nos guiará
paso a paso durante todo el proceso de instalación.

Una vez subidos todos los archivos a nuestro servidor, apuntamos con el
navegador hacia http://tuactivecollab/public/install

(Pantalla de bienvenida)

Lo primero que hará el script es comprobar que se cumplen todos los requisitos.
Tendrás que dar permisos de lectura y escritura al archivo /config/config.php y a las
carpetas /public/files, /cache y /uploads que tendrás que crear manualmente.

(Comprobaciones previas)

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En la siguiente pantalla introduciremos los datos de la base de datos, que

tendremos que crear previamente.

(Introducir datos de la base de datos)

Y si todo ha ido bien, habremos finalizado la instalación.

(Instalación satisfactoria)

Si te han surgido errores comprueba que tu servidor cumple los requisitos y

asegúrate de que has subido todos los archivos correctamente.

La primera vez que trates de acceder a activeCollab se te pedirá que finalices la

instalación creando un usuario que será el administrador del sitio y aportando un
poco de información acerca de tu empresa.

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(Creación del administrador)

Configuración:
Podemos configurar varios aspectos de nuestro activeCollab. Por lo general, la
configuración por defecto será adecuada pero vamos a ir viendo todas las opciones
disponibles antes de empezar a introducir proyectos y usuarios.
Dentro de la zona de administración vamos a Configuration y, empezamos con la
configuración general del sitio.

(Configuración General)

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En esta pantalla podremos configurar algunas opciones básicas del sitio como:
● Nombre del sitio
● Activar/Desactivar las actualizaciones automáticas
● Seleccionar donde se almacenarán nuestros archivos: en el sistema de
ficheros o en la base de datos. Se recomienda usar el almacenaje en la base
de datos.
● Cambiar el theme del sitio
● Seleccionar las carpetas que se crearán por defecto con cada proyecto
nuevo.
A continuación podemos editar las opciones de envío correo electrónico

(Opciones de envío de correo electrónico)

Aquí podremos configurar el envío de mensajes mediante un servidor SMTP y
activar/desactivar el modo de compatibilidad con los servidores de Microsoft
Exchange.
En la pestaña Tools dispones de dos herramientas: una utilidad para comprobar el
funcionamiento de tu sistema de email y una herramienta para enviar correo de
forma masiva.

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Añadir usuarios al sistema:

La primera vez que accedemos al panel de administración nos aparece un mensaje
que nos ayudará en el proceso de creación de proyectos y usuarios.

(Mensaje de bienvenida)

En primer lugar se nos invita a actualizar la información de la empresa, podremos

incluir datos de contacto en internet y físicos, seleccionar la franja horaria
adecuada y, si fuese necesario, modificar el nombre.

(Actualizar la información de tu empresa)

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El segundo paso será crear las cuentas para los componentes de tu equipo de
trabajo. Para ello nos dirigimos a la pestaña Members

(Agregar un usuario a tu equipo)

Tendrás que definir un nombre de usuario, una dirección de correo electrónico y
especificar su franja horaria. Puedes también, definir un nombre para mostrar a los
demás. Además, tendrás que definir si será o no administrador del sitio, si será
asignado automáticamente a nuevos proyectos y si recibirá notificaciones vía
email.
La contraseña podrás introducirla manualmente o generar una aleatoria.
Si has activado las notificaciones de email para el usuario, una vez creado recibirá
un mensaje de bienvenida con sus datos de login.
Añade tantos compañeros de proyecto como quieras y, después pasaremos a
introducir los datos del cliente.
En la pestaña Clients agregaremos la información de la empresa, de forma similar a
como introdujimos los datos de nuestra empresa y, una vez la hayamos creado,
podremos empezar a agregar usuarios y, posteriormente, permitir el acceso de un
grupo de clientes a uno o varios proyectos.

(Opciones de clientes)

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Trabajando con Proyectos:

Ahora sólo nos queda crear un nuevo proyecto. Para ello nos dirigimos a la pestaña
Projects

(Agregar proyecto)

Concede permisos a los usuarios que participen en el proyecto y empieza a

publicar contenido.
Tienes varias formas de añadir material a un proyecto:

1 – Mensajes:

(Agregar un mensaje)

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Puedes habilitar/desabilitar los comentarios, asociar el mensaje a alguna

meta del proyecto, marcarlo como importante y hacerlo aparecer en la barra
lateral en la vision general del proyecto. Además podemos asignarle
etiquetas para hacerlo más simple de localizar en el futuro, enviar
notificaciones por correo electrónico y adjuntar archivos.

2 – Crear listas y asignar tareas:

Puedes crear listas de tareas, privadas o públicas y asignar cada tarea a uno
o varios usuarios.

(Crear listas de tareas)

3 – Establecer objetivos (Milestones)

Los Milestones son puntos claves del desarrollo de tus proyectos. Podrás
mantenerlos públicos o privados, asignarlos, crear listas de tareas
específicas para alcanzar esos objetivos, subir archivos etc.

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(Agregar un objetivo – Milestone - )

4 – Subir archivos:

(Subida de archivos)

Además, en la pestaña Forms podrás crear formularios mediante los que tus
clientes podrán agregar comentarios a elementos o incluir tareas en una lista de
tareas.
Si los marcas como públicos estarán disponibles, si
los marcas como visibles aparecerá un enlace a
ellos en la pantalla Overview.
Por ejemplo, podrías crear una lista de tareas
privada llamada “Bugs” y permitir que tus clientes
envíasen errores que se agregarían a la misma.

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Conclusión:
Como has podido comprobar activeCollab presenta una forma muy sencilla de
colaborar en proyectos. Su máxima prioridad es la simplicidad, no obstante en las
próximas versiones se esperan sugerentes mejoras, por ejemplo:
● Creación de un API
● Timetracking
● Mejor manejo de las tareas
● Categorías para los mensajes
● Creación de un interfaz más rico
● Soporte para plugins
● Invitar participantes
● ...

Éste manual ha sido creado por Alma Fernández, publicado originalmente por
www.webmasterlibre.com y liberado bajo licencia Creative Commons 2.5 by-nc-sa
(Atribución-NoComercial-CompartirIgual).
Puedes consultar el texto de la licencia en:
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/es/

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