Guide de La Redaction Administrative

Ce guide a t ralis par le Centre de Linguistique Applique de Besanon (CLA)
sous lautorit du Comit dOrientation pour la Simplification du Langage Administratif (COSLA)
CO S L A
Avant d'entrer dans le guide

Madame, Monsieur,
Vous allez entrer dans ce guide que nous avons conu pour vous. Nous tenons vous remercier vivement de
l'intrt que vous voudrez bien lui porter.
Permettez-nous de nous prsenter. Nous faisons partie d'une quipe de chercheurs du Centre de Linguistique
Applique de Besanon qui travaille sur la communication crite. Nous avons essay de mettre profit nos comptences
pour aider l'amlioration de la vie quotidienne des usagers et des personnels administratifs. Comme vous
le savez, un rapport de l'Observatoire national de la pauvret et de l'exclusion sociale attire l'attention sur le fait que
certains usagers renoncent mener terme des dmarches. Ceci parce qu'ils ne parviennent pas comprendre
de manire satisfaisante le sens des lettres qu'ils reoivent. Par ailleurs, il apparat que ces difficults de comprhension
alourdissent le travail des personnels des administrations et des services publics.
Il n'tait pas question pour nous de "parler" ni votre place, ni celle des usagers. C'est pourquoi nous
avons recueilli des informations sur vos expriences de rdaction. Nous avons galement analys de nombreuses
lettres administratives. Nous nous sommes aussi penches sur les expriences de lecture des usagers. Enfin, nous
avons rencontr des travailleurs sociaux qui aident des usagers en difficult dans leurs changes de courriers avec
l'administration et les services publics. C'est le croisement de ces diffrentes donnes qui nous a permis de concevoir
ce guide.
Sachez par ailleurs que vous n'avez pas entre les mains ou devant les yeux un produit dsincarn. Car laborer
ce guide nous a beaucoup tenu cur en tant que citoyennes sensibles aux amliorations sociales.
I nt ro d u c tio n >
Quelques prcisions pour vous permettre une utilisation aise et avertie de ce guide.
Il peut tre consult et lu de manire slective. Toutefois, une lecture exhaustive vous permettra,
selon nous, de mieux vous approprier son contenu.
Il est organis en 5 parties :
1 Comment mettre en page ?

btir une vritable
2 Comment
communication avec lusager ?
Ces trois parties sattachent aux dimensions

sociales et interpersonnelles de chaque
change pistolaire. Elles vous aideront mettre
en forme votre lettre et vous adresser chaque
usager de la manire la plus adapte possible.
prsenter clairement la
3 Comment
position de ladministration lusager ?
organiser
4 Comment
votre lettre de manire
logique et efficace ?
utiliser un lexique
5 Comment
comprhensible par lusager ?
4 < I nt roduct ion
Cette partie vous aidera slectionner les informations

indispensables lusager et les structurer.
Cette partie traite du choix des mots qui n'est jamais neutre.
Elle vous aidera tre accessible tous.
Chaque partie contient :

un court prambule savoir... qui cherche montrer ce qui est en jeu derrire les conseils dcriture ;
des conseils dcriture concrtiss, selon les cas, par des exemples ou des visualisations ;
des remarques supplmentaires qui attirent votre attention sur des prcisions importantes ;
des renvois dautres conseils
si vous vous y rfrez.
0 0
qui vous donnent accs des informations supplmentaires
A la fin du guide, nous vous proposons un chantillon de lettres administratives rcrites. Ces rcritures vous
donnent une vision globale d'une application possible des conseils grce un systme dindexation et de commentaires.
Les diffrences entre la version originale et la version remanie vous permettront ainsi d'apprcier concrtement dans
quel sens nous vous suggrons de rdiger vos lettres.
En esprant que ce guide devienne aussi et surtout le vtre

Bien respectueusement.
Les auteures,
Marie-Paule Benot-Barnet, Karine Collette, Danielle Laporte, Franoise Pouch, Blandine Rui-Souchon
Laboratoire Geste, Parole, Scripturalit et Didactique des Langues
Centre de Linguistique Applique de Besanon,
Equipe d'Accueil LASELDI, Universit de Franche-Comt.
I nt ro d u c tio n >
SOMMAIRE
Comment mettre en page ?
6 < Sommaire
Comment btir une vritable communication avec lusager ?
Comment prsenter clairement la position de ladministration lusager ?
Comment organiser votre lettre de manire logique et efficace ?
Comment utiliser un lexique comprhensible par lusager ?

Pour clore le guide : 10 lettres administratives rcrites
page 9
La lettre, un espace organiser
Len-tte de la lettre
Le corps de la lettre
Les tableaux
Les annexes
12
14
16
18
22
page 25
Construire une relation de personne personne entre le rdacteur et lusager
Construire une relation qui aide et respecte lusager
28
33
page 43
Obliger rclamer
Autoriser , accorder, accorder sous condition, refuser
Mettre en garde
Proposer des solutions alternatives
46
49
53
55
page 59
Organiser globalement votre argumentation
Faire merger la logique de votre argumentation et ses points forts
62
66
page 81
page 91
Sommaire >
Comment
mettre en page ?
Comment mettre en page ? >
Mettre
en page
10 < Comment
mettre en page ?
Mettre
en page
A savoir
Lorganisation de votre lettre dans lespace de la page et les
diffrences typographiques contribuent plus qu'on ne le croit
la comprhension du message.
La prsentation de votre lettre a donc une grande importance
puisquelle doit faire ressortir des indices visuels qui guideront
et faciliteront la lecture de lusager.
11
La lettre, un espace organiser

1 1 Veillez limiter de prfrence lensemble de la lettre une seule page de format A4.
1 2 Dans la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la manire suivante :
Len tte occupe le 1/4 suprieur de la page.
Le corps de la lettre occupe la moiti centrale de la page.
A sa premire apparition, un sigle doit renvoyer sa version dveloppe par le biais d'une note de bas de page. Pour crire cette note,
utilisez de prfrence des caractres de taille 10.
Les rfrences de dcrets ou d'articles de loi ou de rglements auxquels vous vous rfrez ou que vous citez sont renvoyer en notes de
bas de page sans oublier de donner leurs intituls complets. Utilisez de prfrence des caractres de taille 10.
1 24
Mieux vaut renvoyer un tableau ou une citation darticle de loi longs en annexe.
La signature (y compris, le cas chant, des notes de bas de page, une citation de la loi X relative linformatique,
aux fichiers et aux liberts, des rfrences, codages rservs ladministration, la mention P. J., un coupon) occupe
le 1/4 infrieur de la page.
1 3 Mieux vaut sparer entre elles les diffrentes grandes divisions de la lettre laide despaces suffisamment importants. Ceci permettra l'usager de les diffrencier avant mme que ne dbute sa lecture. Il est souhaitable que
le mme procd soit appliqu aux documents annexes.
1 4 Si le corps de la lettre, du fait de la prsence de tableaux ou de citations darticles de loi, devait occuper plus de
la moiti centrale de la page, mieux vaut renvoyer ces derniers en annexe sur une autre page.
12 < Comment
mettre en page ?
Visualisation des conseils
1 1
1 2
Mettre
en page
1
1 3
NOM DE LADMINISTRATION
ou DU SERVICE PUBLIC
Adresse
Lieu, date
Rfrence du dossier :
CONTACT :
DESTINATAIRE
adresse
EN-TTE
1/4 de la page
Objet :
Qualit (Madame, Monsieur, Madame, Monsieur)
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
CORPS DE
LA LETTRE
1/2 de la page
avec ventuellement TABLEAU(X).

Signature
+ ventuellement versions dveloppes de sigles
+ ventuellement : rfrences de dcrets, d'articles de loi,
de rglements auxquels vous vous rfrez ou que vous
citez dans le corps de la lettre.
+ ventuellement : - citation de la loi X relative linformatique, aux fichiers et aux liberts
- rfrences, codages (en 1 ligne) rservs ladministration
- P. J.
- coupon
SIGNATURE
1/4 de la page
13
Len-tte de la lettre
1 5 Len-tte occupe de prfrence le 1/4 suprieur de la page de format A4.
1 6 Mieux vaut faire apparatre le nom et ladresse de ladministration ou du service public en haut gauche de
la lettre.
2 1 ,2 2
1 7 Veillez prciser le lieu en haut droite de la lettre.

1 8 Veillez prciser la date la suite du lieu.
1 9 Lusager doit pouvoir immdiatement identifier son interlocuteur, cest--dire lagent rdacteur qui est charg du
suivi de son dossier.
Veillez donc introduire le nom de linterlocuteur au-dessous de ladresse de ladministration, au moyen de lintitul : Dossier ou Affaire suivi(e) par ou encore Contact, en prcisant le numro de tlphone direct.
Si le rdacteur n'est pas la personne qui suit le dossier et/ou celle qui signe la lettre, il reste nanmoins l'interlocuteur de l'usager dans le
2 5
cadre de l'change crit.
1 10 Si une rfrence de dossier est ncessaire, il est prfrable qu'elle soit courte, cest--dire qu'elle comporte
moins de 6 caractres ou chiffres. Elle figurera au-dessus de Dossier / Affaire suivi(e) par ou Contact,
avec le numro de tlphone direct (sans se substituer la mention du nom de linterlocuteur).
1 11 Veillez prsenter lobjet de la lettre en gras, mi-distance entre la mention du nom de linterlocuteur et le bas
de lespace rserv len-tte.
14 < Comment
mettre en page ?
3 1 ,3 5
Visualisation des conseils
1 5
1 6
1 7
Adresse
CONTACT :
(ou DOSSIER, ou AFFAIRE SUIVIE PAR)
N de tl. direct :
1 8
1 9
1 10
Mettre
en page
1
1 11
Lieu, date
DESTINATAIRE
adresse
EN-TTE
1/4 de la page
Objet :
15
Le corps de la lettre
1 12 Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du possible, la moiti centrale de la page de format A4.
1 13 Veillez sparer nettement la qualit du destinataire (Madame, Monsieur, Madame, Monsieur) de len-tte
et de la suite du texte.
1 14 Pensez ne pas abuser de la segmentation en paragraphes. Rservez-la des changements importants

dans votre texte : changements de phases, de thmes, dides, etc.
4 2
Un paragraphe est une suite de phrases qui forme une subdivision dun ensemble plus long. Un paragraphe est ralis typographiquement
par un alina (retrait) initial et par un point final ou par un autre alina.
1 15 Veillez utiliser des alinas et des tirets pour introduire les diffrents lments dune liste. Chaque lment
doit tre nonc brivement. Si ncessaire, vous pouvez ajouter des prcisions en annexe.
1 16 Mieux vaut utiliser pour lensemble du corps de la lettre, lexception des tableaux et des citations darticles de
loi, les mmes caractres minuscules de taille 12.
1 17 Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la lettre, il est prfrable dutiliser la mme police de caractres que pour le texte mme. Pour la casse et la taille de caractres, vous avez libre choix.
1 18 Pour les citations darticles de loi, dcrets, etc., utilisez de prfrence litalique.
1 19 Pensez utiliser le gras pour mettre en relief une information particulirement importante ; par exemple, une
chance ou une dcision grave ou encore une dmarche urgente accomplir.
16 < Comment
mettre en page ?
Exemple de mise en uvre des conseils
1 12
1 13
1 16
Mettre
en page
1
1 19
extrait avec problmes dcriture
extrait amlior
[]
[]
MADAME,
NOUS AVONS BIEN ENREGISTRE VOTRE DEMANDE
DIMMATRICULATION. VOUS ETES REDEVABLE DE LA COTISATION
DASSURANCE MALADIE OBLIGATOIRE.VOUS ETES AFFILIE AU REGIME DES
PROFESSIONS INDEPENDANTES A COMPTER DU 02.06.00.
objet : demande de paiement de votre cotisation dassurance maladie

Madame,
VOUS ETES REDEVABLE DE LA COTISATION CI-DESSOUS.
1 13
Vous avez fait une demande dadhsion la Caisse dAssurance Maladie des Professions
Indpendantes.
IMPRIME REDIGE EN FRANCS

Priodes concernes
Du
au
02.06.00
30.09.00
Cotisation Majorations Pnalits Versements

De retard (1)
(1)
Affects
1 380,00
1 16
0,00
TOTAL Francs
MODALITES DE REGLEMENT A RESPECTER :

TOTAL Euros
COTISATION EXIGIBLE LE 01/07/00,
1 380,00 FRS A REGLER AVANT LE 01/08/00 A : RAM COMMERCANTS
ILE DE FRANCE
Solde
1 380,00
1 380,00
Nous vous informons que nous avons bien enregistr votre demande et que vous tes
adhrente depuis le 02-06-02.
Cest pourquoi vous devez payer votre cotisation dassurance maladie. Son montant est de
210,38 euros pour 3 mois, cest--dire pour la priode du 02-06-02 au 30-09-02 1 19 .
Vous devez envoyer votre rglement : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE partir
du 01-07-02 et au plus tard le 01-08-02 1 19 et y joindre le coupon en bas de page.
210,38
Nous restons votre disposition pour tout renseignement complmentaire.
1 12
(1 Euro = 6, 55957 Francs)

M. X
NOUS VOUS PRIONS DE CROIRE A LASSURANCE DE NOS SENTIMENTS

DEVOUES.
TBB225 - A
LE RESPONSABLE
DE LORGANISME
CMR: 47 oc: 110 ECH 01/08/00

INSEE :
NOM:
02/06/00 au 30/09/00
1380,00
TOTAL
1380,00
Dans la lettre de gauche, les problmes dcriture, lorsque cela est possible,
sont souligns.
Caisse Maladie Rgionale : 47

0C : 110
Echance : 01.08.02
INSEE :
NOM :
TOTAL pour la priode du 02.06.02 au 30.09.02 : 210,38 euros
Dans la lettre de droite, les amliorations, lorsque cela est possible, sont en bleu.
De plus, chaque numro 0 0 est plac aprs ou signale le lieu de mise en uvre
dun conseil donn.
17
Les tableaux
1 20 Il est prfrable quun tableau ne donne pas dinformations nouvelles et importantes. Il peut reprendre en
les prcisant des informations dj exposes dans le texte mme.
En effet, il doit faciliter la comprhension du message plutt que la compliquer.
1 21 De manire gnrale, vitez le plus possible dutiliser des tableaux. Par exemple, un tableau qui napporterait
que peu de prcisions pouvant, de plus, tre mises en phrases dans le texte mme, na pas lieu dtre.
En effet, un tableau est difficile lire. Le lecteur doit reprer et identifier les diffrents types dinformations quil
contient et les mettre en relation.
1 22 Si vous tes oblig(e) dutiliser un tableau, veillez ce quil soit le plus court possible.
1 23 Si un tableau est court, il peut faire partie du corps de la lettre.
18 < Comment
mettre en page ?
Mettre
en page
1
1 24 Si un tableau est long (cest--dire sil ne permet pas au corps de la lettre doccuper uniquement la moiti centrale
de la page), mieux vaut le faire figurer en annexe sur une feuille part et non au verso de la lettre. Ceci permettra
lusager de le consulter au cours de sa lecture chaque fois quil en ressentira le besoin.
1 25 Pensez prciser la fonction dun tableau par le biais dun intitul plac au-dessus de son cadre. De plus, il
est souhaitable dannoncer cette fonction dans le texte mme du corps de la lettre.
1 26 Veillez prsenter tout tableau de manire ce quil puisse tre lu horizontalement, dans son intgralit, par lusager.
Autrement dit, vitez lintrieur dun tableau, dcrire dans plusieurs sens, sur le ct, verticalement.
1 27 Veillez supprimer les parties (lignes, cellules, colonnes, cadres) et lments dun tableau qui ne concernent
pas directement lusager.
1 28 Prfrez les tableaux une ou deux entres, plus faciles lire que les tableaux avec un nombre dentres
suprieur.
19
1 29 Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la lettre, mieux vaut utiliser la mme police de caractres
que pour le texte mme. Pour la casse et la taille de caractres, vous avez libre choix. Pour les tableaux qui
figurent en annexe, aucune contrainte.
1 30 Essayez de distinguer de faon typographique, par la taille et / ou par la casse, les entres du tableau des
lments de son contenu.
1 31 Dans la mesure du possible, utilisez uniquement les abrviations ou les sigles qui sont dj employs dans le
corps de la lettre.
20 < Comment
mettre en page ?
1 20
1 23
1 25
1 27
1 29
1 30

[]
Mettre
en page
1
1 31
extrait amlior
[]
Le 12 fvrier 2002
Objet : suppression de votre A.L.S.*
AVIS DE DROITS
ET PAIEMENTS
Monsieur,
Nous avons modifi les informations concernant votre
logement.
Vous avez dmnag.
Nous avons donc tudi vos droits. Ils changent partir
du 01.02.2002.
Pour connatre le montant mensuel de vos prestations,
regardez le ou les tableaux ci-dessous.
Votre Caisse dAllocations Familiales.
Monsieur,
Vous nous avez inform de votre dmnagement et de la modification de vos frais de
logement.
Ce changement entrane donc un nouveau calcul de vos droits aux allocations logement.
Nous avons le regret de vous annoncer que vous ne pouvez plus recevoir lA.L.S.
partir du mois de fvrier 2002. Au total, vous ne recevrez plus que la somme de
489,04 euros.
Le tableau ci-dessous vous indique la nouvelle rpartition de lensemble de vos allocations.
Vos droits partir de fvrier 2002
A.L.S.
Retenue sur
Total de vos droits
montant total
545,83 euros
Supprime
56,78 euros
489,04 euros
Le total de vos droits, cest--dire 489,04 euros, vous sera vers le 06 de chaque mois.
A.A.H.**
LES DROITS A PARTIR DE FVRIER 2002 :

MRAAH MR
545,83
ALS
RETENUE SUR
MONTANT MENSUEL
MONTANT TOTAL
A PAYER EN EUROS
SUPPRIME
56,78
489,04
Dont 489,04 euros seront verss
Si vous contestez ce calcul ou si vous dsirez des renseignements complmentaires, vous pouvez contacter M. X au numro de tlphone 00 00 00 00 00.
Pour la Caisse dAllocations Familiales de LLL
M. Y
CODIFICATION INTERNE AU SERVICE
* Allocation Logement Social

** Allocation Adulte Handicap
21
Les annexes
1 32 Il est dconseill de faire figurer en annexe une information importante pour lusager. Veillez donner cette
information, mme succinctement, dans le corps de la lettre.
1 33 Soyez attentif(ve) annoncer et prsenter clairement dans le corps de la lettre tout type de document renvoy
en annexe.
1 34 Veillez placer les annexes sur une feuille part et non au recto de la lettre. Ceci permettra lusager de les
consulter au cours de sa lecture chaque fois quil en ressentira le besoin.
1 35 Veillez faire figurer en annexe des citations darticles de loi ou des tableaux ou des prcisions supplmentaires
ds linstant o le corps de la lettre sen trouverait trop allong (plus de la moiti centrale de la page de format
A4).
1 36 Pensez sparer, le cas chant, les diffrents documents annexes laide dindices visuels (un espace, un
encadr, de la couleur, etc.). De cette manire, ils peuvent tre immdiatement diffrencis par lusager avant
mme que ne dbute sa lecture.
1 37 Pour tout document qui figure en annexe, mieux vaut respecter le sens de la lecture, cest--dire prsenter le texte
horizontalement. Evitez dcrire verticalement sur le ct droit ou gauche dun encadr.
Evitez galement dcrire verticalement sur le ct droit ou gauche dun coupon situ en bas de page de la lettre.
1 38 Pour les annexes, vous avez libre choix de typographie.
22 < Comment
mettre en page ?
Mettre
en page
23
24 < ??????????
Comment btir
une vritable
communication
avec lusager ?
Comment btir une vr itable communication avec lusager ? >
25
Btir
une relation
26 < C om m ent
bt ir une vr i tabl e co mmunicati o n avec l usage r ?
A savoir
Mme si lusager est absent physiquement

et se trouve donc dans limpossibilit de ragir
immdiatement vos mots, il est votre
interlocuteur part entire. Cest vous de
lui construire une place dans votre lettre en lui
montrant que vous connaissez prcisment sa
situation et en anticipant ses ventuelles
difficults interprter votre propos.
Dans cette optique, la relation qui stablit
par le biais dune lettre entre un porte-parole
dune administration ou dun service public
(je), une administration ou un service public
(nous) et un usager (vous) est chaque
fois particulire et nouvelle.
Btir
une relation
Construire une relation de personne

personne entre le rdacteur et
lusager
Lutilisation du je signifie, de la part du

rdacteur, une vritable prise en charge de
la faon de transmettre les informations.
Construire une relation qui aide et

respecte lusager
Rdiger, cest btir une relation la plus
gale possible entre vous, qui connaissez les
rouages de ladministration, et lusager qui les
connat moins. Pour ce faire, il est important
quune attitude de respect et daide structure
en permanence votre travail dcriture
surtout si lusager est dans une situation
difficile.
27
Construire une relation de personne personne

entre le rdacteur et lusager
2 1 Dans len-tte, il est inutile de mentionner tous les services concerns par voie hirarchique. Mieux vaut citer
uniquement ladministration centrale et ladministration locale.
1 6
2 2 Dans len-tte, veillez donner lidentit du rdacteur (nom et numro de tlphone) qui est linterlocuteur de
lusager.
Si le rdacteur nest pas la personne qui suit le dossier, mentionnez le nom de lagent qui en est charg et qui deviendra
linterlocuteur de lusager aprs rception de la lettre, ainsi que son numro de tlphone direct.
2 3 Lorsque vous vous adressez une seule personne, veillez personnaliser la qualit de lusager en crivant
Madame ou Monsieur et non pas indistinctement Monsieur, Madame.
2 4 Dans le corps de la lettre, veillez, si cest le cas, faire savoir lusager que vous avez bien reu son courrier
et en rappeler le motif.
28 < C om m ent
4 1
2 5 Dans le corps de la lettre, mieux vaut viter le plus possible les formes impersonnelles suivantes :
- Il apparat ncessaire deou que
- Il convient de ou que
- Il importe de ou que
- Il est jug ncessaire deou que
- Il vous appartient de
- Il se peut que
- Il peut se faire que
- Il semble que
- Il s'avre que
- Il se trouve que
- Il est patent que
- Il est tabli que
- Il est certain que
- Il ressort de
- Il s'ensuit que
- Il advient que
- Il vous est rappel que"
- Il a t dcid / stipul /
arrt / dfini / conclu que
- Il est ncessaire/ indispensable/ utile /

opportun / pertinent/ conseill / essentiel /
impratif / impossible /
incontestable que ou de
Btir
une relation
- Il apparat que
Essayez plutt de mettre directement en scne, chaque fois que cela est possible, linterlocuteur de lusager,
le service administratif concern, lusager. Pour cela, vous pouvez utiliser les pronoms personnels suivants :
JE pour linterlocuteur de lusager, cest--dire le rdacteur,
NOUS pour le service administratif concern,
VOUS pour lusager.
Mme si le rdacteur nest pas la personne qui suit le dossier et / ou celle qui signe, il reste linterlocuteur de lusager dans le cadre de
1 9
lchange crit. En effet, cest lui qui dcide de la faon de transmettre les informations.
29
2 6 Pour placer lusager ou ladministration ou vous-mme en tant que sujet-acteur, efforcez-vous dutiliser la voix
active plutt que la voix passive.
Exemples de mise en uvre du conseil
2 6
extraits avec problmes dcriture
extraits amliors
- [] Les renseignements scolaires et psychologiques seront recueillis par les soins de

la CDES.
Au reu de ces diffrents documents, le dossier sera examin et des propositions vous
seront faites. []
- [] La C.D.E.S. recueillera les renseignements scolaires et psychologiques. Lorsquelle

les aura reus, elle examinera le dossier et vous fera des propositions. []
- [] dans lhypothse o le bnfice de laide la cration dentreprise vous serait

attribu par la DDTEFP le versement de lallocation unique dgressive serait interrompu
au jour indiqu par la DDTEFP comme tant celui de la cration dentreprise. Aucun
cumul ne serait possible au-del de cette date. []
Dans les extraits de gauche, les problmes dcriture sont souligns.
30 < C om m ent
- [ ] si la D.D.T.E.F.P. vous accorde une aide la cration dentreprise, elle arrtera

le versement de lA.U.D. partir du jour de la cration. Vous ne pourrez pas cumuler
plusieurs aides aprs cette date. []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu.
2 7 Dans le corps de la lettre, veillez mentionner uniquement ce qui concerne directement lusager. Il sagit donc
de supprimer tout ce qui est extrieur sa situation spcifique et de remplacer les informations dordre gnral
par des informations prcises correspondant son cas particulier.
2 7
extraits amliors
- [] Toutefois, lpreuve pratique du permis de conduire est supprime sous rserve :

que vous soyez titulaire du permis de conduire depuis au moins trois ans la date de
la perte de validit de votre permis de conduire ;
que linterdiction de solliciter un nouveau permis de conduire soit dune dure infrieure
un an ;
que vous dposiez votre demande dun nouveau permis de conduire dans un dlai de
trois mois partir de la date laquelle prend fin votre interdiction de solliciter un nouveau
permis []
- [] Vous aviez votre permis de conduire depuis plus de 3 ans quand la police
vous la retir.
Cest pourquoi vous naurez pas repasser lpreuve de conduite. Mais, pour
cela, vous devez dposer votre demande de nouveau permis dans un dlai de
trois mois aprs la fin de votre interdiction de conduire [].
- [] Vous devez dclarer le montant indiqu ci-dessous dans la rubrique salaires

ou pensions de votre dclaration de revenus 2002 :
- [] Vous devez dclarer la somme de 4 651,47 euros dans la rubrique salaires

de votre dclaration de revenus 2002. []
Salaires
Pensions
[]
A dclarer
4651,47
Btir
une relation
A dduire
2 8 A la fin du corps de la lettre, veillez laisser une ouverture pour permettre lusager de vous contacter en
cas dincomprhension ou de nouvelles difficults.
Des ouvertures comme, par exemple :
- Je reste votre disposition pour tout renseignement complmentaire. ;
- Jespre vous avoir apport les renseignements souhaits et je reste votre disposition pour toute autre
information.
31
2 2
2 3
2 4
2 5
2 6
2 8
lettre avec problmes dcriture

CENTRE DES IMPOTS EST
HOTEL DES IMPOTS
lieu
Rception: mardi et vendredi de 9h 12h
Tel : 00 00 00 00 00
Tlcopie
N 000-SD
M.D
LLL
lettre amliore
CENTRE DES IMPOTS
lieu
lieu, le 15.04.02
REF : 000-SD
Dossier suivi par M. B
Tel : 00.00.00.00.00 2
M. DUPONT
12, rue C
lieu
Objet : prise en compte de votre cotisation syndicale

dans votre dclaration dimpts
Le 15.04.02
Madame, Monsieur,
Suite votre courrier du 8/04/02, je vous fais savoir que lorsquun
contribuable demande la dduction des frais rels pour la dtermination de ses
salaires nets imposables, il ne peut pas bnficier de la rduction affrente la
cotisation syndicale; celle-ci doit tre ajoute ses frais rels.
Compte tenu de ce principe, le service a ajout aux frais rels la somme
de 151,84 euros; montant des frais rels dclars 3270,95, montant des frais rels
retenus 3422,79/
Veuillez agrer, Madame, Monsieur, lexpression de ma considration
distingue.
Le contrleur principal des impts
M. A
Monsieur,
2 3
Dans votre lettre du 08.04.02, vous 2 5 avez demand une rduction dimpts
pour votre cotisation syndicale de lanne 2001 (158,84 euros). 2 4
Je 2 5 constate de plus que vous 2 5 avez choisi limposition avec dduction de
vos frais professionnels rels.
Or, daprs le Code Gnral des Impts, une cotisation syndicale ne doit pas tre
dduite du montant des impts pour limposition aux frais rels. Par contre, elle doit
tre ajoute aux frais rels qui serviront de base de calcul aux impts sur le revenu.
J 2 5 ai donc pris en compte votre demande en respectant cette rgle. Vous 2 5
aviez dclar 2 6 3 270,95 euros de frais rels. Jy ai ajout les 151,84 euros de votre
cotisation syndicale. Vos frais rels slvent maintenant 3 422,79 euros.
Cet ajout entranera une baisse de euros sur le montant de vos impts.
Jespre vous avoir apport les renseignements souhaits et je reste votre
disposition pour toute autre information. 2 8
Le Contrleur Principal des Impts
M. A
Dans la lettre de gauche, les problmes dcriture, lorsque cela est possible, sont souligns.
Dans la lettre de droite, les amliorations, lorsque cela est possible, sont en bleu. De plus,
chaque numro est plac aprs ou signale le lieu de mise en uvre dun conseil donn.
2 9 Veillez ce que la lettre que vous avez rdige soit toujours signe.
32 < C om m ent
Construire une relation qui aide

et respecte lusager
Btir
une relation
2 10 Evitez toute organisation visuelle de la page qui pourrait effrayer, agresser lusager. Par exemple, une
page trop remplie, lutilisation abusive de tableaux (ou dencadrs, ou de couleurs), des sens de lecture trop
nombreux, etc. peuvent donner lusager le sentiment dtre submerg.
2 11 Dans lensemble de la lettre, veillez donner lusager toutes les informations dont il a besoin et non pas
seulement une partie dentre elles. Cest une condition minimale pour quil puisse se sentir votre interlocuteur
part entire. 4 3
2 12 Dans le corps de la lettre, la relation administration / usager ne doit pas tre de lordre du scnario
faute sanction lorsque celui-ci na pas lieu dtre.
En effet, le scnario faute sanction donne ladministration la position de juge appliquant une sanction
lusager considr comme forcment fautif. Il culpabilise et infantilise lusager.
Si lusager est effectivement en faute, veillez ce que votre rdaction namplifie pas cette faute au-del du ncessaire.
Si dans votre lettre, vous mettez en place malencontreusement le scnario faute fi sanction , et si vous utilisez des mots de liaison
comme donc, en consquence, sachez quils vont jouer le rle de couperet et renforcer encore le scnario.
33
Exemple de mise en uvre du conseil
2 12
extrait amlior
- [] Ainsi, vous avez reu tort la somme de 697,24 euros.

Vous devez donc les rembourser au plus tard le 30/01/2002. []
- [] Ainsi, nous vous avons vers par erreur la somme de 697,24 euros.
Nous vous prions de nous en excuser et de nous contacter pour envisager ensemble
les modalits de son remboursement. []
Dans lextrait de gauche, le problme dcriture est soulign.
Dans lextrait de droite, lamlioration est en bleu.
2 13 Le corps de la lettre est rdiger en entier. Evitez de rdiger uniquement certaines parties.
En effet, lusager qui lit une lettre qui nest pas entirement rdige, a trs souvent le sentiment de ne pas tre
considr comme une personne part entire par ladministration.
2 13

- [] Nous vous informons que la COTOREP runie le 01/02/2002, sest
prononce :
ORIENTATION PROFESSIONNELLE : CENTRE DAIDE PAR LE TRAVAIL
du 01/02/2002 au 14/05/2006 pour une dure de 4 ans 3 mois 13 jours.
AVEC ESSAI DE 3 MOIS A COMPTER DE LA DATE DENTREE
DANS LETABLISSEMENT.
Motifs de cette dcision :
COMPTE TENU DES DONNEES MEDICALES, PSYCHOTECHNIQUES ET
CONFORMEMENT A LAVIS DES MEMBRES DE LEQUIPE TECHNIQUE.
Elle a dsign les tablissements suivants :
-X
-Y
- Z []
- [] Jai le regret de vous informer quil ne mest pas possible de donner une suite
favorable votre demande pour le motif suivant :
extraits amliors
- [] Suite votre demande dorientation professionnelle en date du 17/11/2001, la
C.O.T.O.R.E.P. sest runie le 01/02/2002.
Pour prendre sa dcision, elle sest appuye sur des donnes mdicales
et psychotechniques et sur lavis des membres de lquipe technique.
Jai le plaisir de vous annoncer quelle a accept de vous orienter, du 01/02/2002
au 14/05/2006 (cest--dire pour une dure de 4 ans 3 mois 13 jours), vers les
3 C.A.T. suivants :
-X
-Y
-Z
Vous serez lessai 3 mois compter de votre premier jour de travail. []
- [] Vous ne faites pas partie du public prioritaire pour les C.E.S.. Cest pourquoi
jai le regret de vous informer que nous ne pouvons pas vous en proposer un. []
Ne fait pas partie du public prioritaire. []

34 < C om m ent
2 14 Dans le corps de la lettre, veillez assumer et conserver votre rle dagent administratif, cest--dire celui
dune personne qui informe lusager tout en laidant, mais sans mettre en jeu dlments affectifs.
2 14
extrait avec problme dcriture
Btir
une relation
extrait amlior
- [] Je vous rappelle mon courrier en date du 25 aot 2001 vous en informant et

vous demandant de faire preuve de bonne volont pour rgulariser votre situation.
[]
- [] Je vous en avais dj inform dans mon courrier du 25 aot 2001. Je vous

demandais de faire le ncessaire pour rgler vos dettes de loyer mais vous navez
fait aucune dmarche. []
35
2 15 Dans le corps de la lettre, veillez utiliser une criture sans dmagogie. Cherchez viter les expressions qui
crent une complicit tout fait inadapte au type de relation reprsentant de ladministration / usager .
2 15

[]
AVIS DE DROITS Monsieur,
ET PAIEMENTS
Nous avons modifi les informations
concernant votre logement.
Votre contrat emploi solidarit dure depuis 6 mois.
Nous avons tudi vos droits.
Vous navez plus droit lAPL partir de FEVRIER 2001.
extrait amlior
[]
Objet : suppression de votre A.P.L.*
Monsieur,
Vous avez un C.E.S.** depuis le. Ce contrat vous a donn droit un abattement
de vos revenus. Vous avez ainsi pu bnficier dune A.P.L..
Or, daprs le Code de la Scurit Sociale, cet abattement ne peut tre ralis que les
6 premiers mois de votre C.E.S..
Votre Caisse dAllocations Familiales

Cest pourquoi jai le regret de vous informer que vos revenus ne vous donneront
plus droit lA.P.L. partir de fvrier 2001.
Je reste votre disposition pour tout renseignement complmentaire.
Pour la Caisse dAllocations Familiales,
M. X
* Aide Personnalise au Logement
** Contrat Emploi-Solidarit
36 < C om m ent
2 16 Dans le corps de la lettre, soyez attentif(ve) viter une inflation de termes qui font peur, cest--dire :
une inflation de mots techniques, notamment de mots juridiques souvent peru par lusager comme
menaants, hostiles parce quincomprhensibles. 5 1 5 2
Btir
une relation
une inflation de mots qui appartiennent un parler distingu, lev, parfois dsuet, et qui peuvent tre
perus par lusager comme inaccessibles. 5 1
une utilisation abusive darticles de loi, de chiffres, de codifications, de sigles incomprhensibles ou
inadapts au cas de lusager. Cet abus est souvent vcu par lusager comme une sanction inexplicable et suscite
linquitude voire la culpabilit.
une inflation de dlais brandis comme des menaces.
37
2 16
extraits amliors
[] Madame,
[] Madame,
Linspecteur des permis de conduire vient de me faire parvenir votre dossier de

permis de conduire afin que je procde ldition dfinitive de votre titre suite la
russite lexamen du 2 fvrier 2002.
Je relve que votre dossier a t rempli par lauto-cole avec votre nom
dpouse alors que la pice didentit jointe en annexe ne fait aucunement mention
de votre mariage.
Je vous serais donc reconnaissant, afin de clore dfinitivement votre dossier et
de vous diter ainsi dans les meilleurs dlais votre permis de conduire, de bien
vouloir me faire connatre si votre permis de conduire doit tre tabli votre nom
de jeune fille ou votre nom dpouse. Jajoute quaprs tablissement, le permis
peut tre expdi votre domicile []
Vous avez russi lexamen du permis de conduire le 2 fvrier 2002. Linspecteur des
permis de conduire vient de me faire parvenir votre dossier pour que jtablisse votre
permis.
Je constate que votre dossier a t rempli par lauto-cole avec votre nom dpouse
alors que la pice didentit jointe ne mentionne pas votre mariage.
[]
Monsieur,
[]
Monsieur,
Vous tes bnficiaire de lallocation de Revenu Minimum dInsertion.
Votre contrat dinsertion vous a donn droit une allocation de R.M.I.*. La

Commission Locale dInsertion de minforme que votre contrat est termin et que
vous recevez toujours cette allocation.
Or, daprs le Code de la Scurit Sociale(1), vous ne pouvez bnficier du R.M.I.
que si vous avez un contrat dinsertion.
Cest pourquoi jai dcid darrter pour le moment le versement de votre
allocation.
Au vu de lavis motiv de la Commission Locale dinsertion de, et conformment

larticle de la loi N92. 722 du 29 Juillet 1992 modifiant la loi N 88. 1088
du 1er Dcembre 1988 relative au Revenu Minimum dInsertion et la circulaire
du 9 mars 1989 relative la mise en place du R. M. I, jai dcid de suspendre votre
allocation pour le motif suivant :
[]
La loi permet dtablir un permis de conduire soit au nom de jeune fille soit celui
dpouse.
Cest pourquoi je vous prie de me faire savoir quel est votre choix. Ainsi, je pourrai
rapidement vous dlivrer votre permis de conduire.
Jajoute quil peut vous tre envoy votre domicile []
[]
* Revenu Minimum dInsertion
(1) article L92-722 du 29 juillet 1992 modifiant larticle L88-1088 du 1er dcembre 1988 relative au
R.M.I. ; circulaire du 9 mars 1989 relative la mise en place du R.M.I..
38 < C om m ent
2 17 Essayez dviter les expressions qui peuvent susciter de lanxit.

Par exemple, vous prfrez :
tort
ds que possible
immdiatement
ne pas accepter ou ne pas retenir
rejeter
vous savez sans doute que
vous n'tes pas sans savoir
vous devriez
vous tes cens
tudier
soumettre examen
Btir
une relation
par erreur
2 17

- [] ATTENTION :
en cas de non-rponse ce questionnaire, le renouvellement de lallocation ne sera
pas accord. []
extrait amlior
- [] Nous ne pourrons pas vous accorder le renouvellement de votre allocation
si vous ne remplissez pas le questionnaire joint cette lettre et si vous ne nous
le retournez pas avant le []
2 18 Si la situation de lusager est grave ou peut le devenir (en cas de non paiement dune dette, de procdure
judiciaire son encontre, etc.), pensez, dans le corps de la lettre, lui proposer des voies de recours, des
amnagements possibles sil en existe encore. 3 16 3 17
Sil nexiste pas de solutions alternatives, veillez lindiquer explicitement lusager.
Noubliez pas dindiquer les modalits des solutions alternatives ou des recours possibles.
39
2 19 Dans le corps de la lettre, cherchez viter les formules de politesse pompeuses. Mieux vaut utiliser des
formules polies mais simples, adaptes au type de relation administration / usager - citoyen .
2 19
extraits amliors
- [] Jai lhonneur de vous faire connatre que []
- [] Jai le regret de vous informer que []

- [] Jai le plaisir de vous informer que []
- [] Je vous fais savoir que []
- [] Vous avez bien voulu appeler mon attention sur []
- [] Vous me signalez []
- [] Vous me faites part de []
- [] Je vous serais donc particulirement oblig de []
- [] Je vous engage []
- [] Je vous demande de []
- [] Je ne saurais trop vous conseiller de []
- [] Je vous engage vivement []

- [] Je vous prie de []
- [] Je vous propose de []
2 20 Pensez terminer votre lettre par les formules Bien respectueusement ou Restant votre disposition.
Veillez ce que votre lettre soit signe.
40 < C om m ent
Btir
une relation
41
Comment prsenter
clairement la position
de ladministration
lusager ?
Comment prsenter c lairement la position de ladministration lusager ? >
Prsenter
la position de
ladministration
43
44 <
Comment prsenter c lairement la position de ladministration lusager ?
A savoir
Prsenter
la position de
ladministration
Vous vous adressez un citoyen qui va devoir prendre linitiative

de (r)agir. Pour quil puisse le faire en toute connaissance
de cause, veillez prsenter avec clart et prcision la position
administrative que vous avez transmettre.
Quil sagisse d'accorder, de rclamer, de refuser, de mettre
en garde, de proposer des solutions alternatives etc., les positions
que vous relayez doivent toujours tre facilement identifies
par lusager.
45
Obliger rclamer
3 1 Dans len-tte, veillez ce que lobjet de la lettre fasse comprendre clairement et brivement lusager que
ladministration loblige ou lui rclame quelque chose. De plus, il est souhaitable que cet objet soit
personnalis. 1 11
3 1
extraits amliors
- [pas dobjet]
- Objet : demande de paiement de votre cotisation dassurance maladie
- objet : AVIS DE TRANSFERT DE CATEGORIE
- Objet : obligation de signaler votre prochain changement de situation

46 < Comment
prsenter c lairement la position de ladministration lusager ?
3 2 Pour obliger et pour rclamer, mieux vaut utiliser le verbe devoir et placer lusager en position de sujet
dans la phrase o vous exprimez lobligation ou la rclamation.
La formule je vous invite est ambigu. En effet, elle marque, selon les cas, ou une obligation ou une suggestion. Pour une obligation,
prfrez vous devez (ou ventuellement je vous demande de).
3 2
extraits amliors
- [...] Il convient de me fournir, outre la carte grise originale, la dclaration dachat du

garage ainsi que la facture. [...]
- [...] Vous devez me fournir, en plus de la carte grise originale, la dclaration dachat
du garage et la facture. [...]
- [...] Il vous appartient donc de minformer par lettre avec accus de rception de
votre changement de domicile [...]
- [...] Vous devez donc minformer par lettre avec accus de rception de votre
changement de domicile [...]
- [...] Vous tes tenue de minformer de tout changement de situation professionnelle

[...]
- [...] Jattire votre attention sur lobligation de respecter la lgislation en vigueur [...]
- [...] Vous devez minformer de tout changement de situation professionnelle [...]
- [...] Je vous invite donc soumettre votre vhicule une nouvelle visite technique
dans une centre de contrle franais. []
- [] pour obtenir limmatriculation de votre vhicule, Vous devez demander un

contrle technique dans un centre agr franais. []
Prsenter
la position de
ladministration
- [...] Vous devez respecter la lgislation en vigueur [...]
47
3 3 Si vous nutilisez pas le verbe devoir, mieux vaut viter de choisir des formules de politesse qui pourraient tre
ressenties comme tant en trop grand dcalage avec lexpression de lobligation et de la rclamation.
Exemples de mise en uvre des conseils
3 3
extraits amliors
- [...] Je vous serais donc particulirement oblig de [...]

- [...] Je vous serais oblig de [...]
- [...] Je vous incite vivement [...]
- [...] Je vous serais donc reconnaissant de bien vouloir [...]

- [...] Je vous saurais gr de bien vouloir [...]
- [...] Je vous prie de [...]

- [...] Il faut que vous [...]
- [...] Vous devez ncessairement [...]
- [...] Vous devez rapidement [...]
- [...] Vous devez [...]
- [...] Je vous demande avec insistance [...]
3 4 Pour obliger et pour rclamer, cherchez dcrire le plus concrtement et le plus prcisment possible le
comportement et / ou laction attendu(s) de la part de lusager.
3 4
extrait amlior
- [...] Je vous invite fournir sous huitaine vos observations crites pour justifier du
fait que nous navons aucune preuve de votre recherche active demploi. [...]
- [...] Vous devez nous crire une lettre avant le pour nous expliquer pourquoi
nous navons aucune preuve de votre recherche active demploi. [...]
48 < Comment
Autoriser , accorder,
accorder sous condition, refuser
3 5 Dans len-tte, veillez ce que lobjet de la lettre fasse comprendre clairement et brivement lusager que
ladministration lautorise , lui accorde sous condition, lui refuse quelque chose. De plus, il est souhaitable
que cet objet soit personnalis. 1 11
Prsenter
la position de
ladministration
3 5
extraits amliors
- objet : NOTIFICATION DE REJET
- Objet : rejet de votre demande dA.S.S.
- OBJET : Taxe dhabitation 2000
- Objet : accord pour lexonration de votre taxe dhabitation 2000

49
3 6 Pour autoriser , pour accorder sous condition, pour refuser, mieux vaut utiliser, dans le corps de la lettre,
le verbe pouvoir et placer lusager en position de sujet dans la phrase o vous exprimez lautorisation, lautorisation
sous condition, ou le refus.
3 6
extraits amliors
- [] Afin de vous aider dmarrer votre activit, il a t dcid daccorder une

drogation et de maintenir vos droits au R.M.I. jusquau en estimant que les
revenus provenant de votre activit sont nuls. []
- [] Nous constatons que votre activit ne vous permet pas encore davoir des revenus.
Nous avons donc dcid de vous aider. Vous pourrez exceptionnellement continuer
bnficier du R.M.I. jusquau []
- [] En ce qui concerne les frais de fonctionnement, il mest possible de vous

accorder leur prise en charge hauteur de 150 euros. []
- [] Vous pourrez tre rembourse de 150 euros pour vos frais de fonctionnement.
[]
Dans les extraits de droite, les amliorations est en bleu
3 7 Si vous nutilisez pas le verbe pouvoir, essayez dviter les expressions subjectives ou ampoules.
3 7
extraits amliors
- [] Il (ne) ma (pas) paru possible de []
- [] Vous (n)avez (pas) la possibilit de []
- [] Je (ne) suis (pas) en mesure de donner une suite favorable []
- [] Jai le plaisir de []
- [] Jai le regret de []
- [] Nous vous accordons []
- [] Nous (ne) vous autorisons (pas) []
50 < Comment
3 8 Dans le corps de la lettre, utilisez de prfrence une formule qui permet lusager de comprendre immdiatement
si ladministration autorise ou refuse.
Par exemple, vous pouvez utiliser Jai le plaisir de vous informer que pour introduire une autorisation et
Jai le regret de vous informer que pour un refus.
4 11
Prsenter
la position de
ladministration
3 9 Pour accorder sous condition, introduisez de prfrence la condition avec si, ou sauf si.
Par exemple, vous pouvez utiliser si la place de dans lhypothse o,
sous rserve que, sous rserve de,
condition que, condition de,
dans la mesure o,
au vu de ;
vous pouvez utiliser sauf si la place de sauf .
3 10 Pour accorder sous condition, mieux vaut utiliser des formes verbales pour exprimer la condition. Les successions
de noms, de complments de nom ou encore dadjectifs sont plutt viter.
3 10
extrait amlior
- [] lobtention du certificat dimmatriculation est subordonne lexcution

dune visite technique dans un centre []
- [] il faut que le vhicule subisse une visite technique dans un centre pour
obtenir un certificat dimmatriculation []

51
3 11 Sil existe des recours possibles pour lusager, veillez les introduire dans le corps mme de la lettre, la suite
du refus.
3 16
3 17
Noubliez pas dindiquer les modalits des recours possibles.
3 11
extrait amlior
[]
Jai le regret de vous informer quil ne mest pas possible de donner une suite
favorable votre demande pour les motifs suivants :
[]
Je nai pas dinformations sur la structure des postes ni sur lencadrement des
personnes en insertion.
Pas dinformations sur la structure des postes ni sur lencadrement des personnes
en insertion.
Jai donc le regret de vous informer que je rejette votre demande de convention
emploi-solidarit.
Cependant, vous avez la possibilit de contester cette dcision pendant 2 mois (cest-dire jusquau 30 juin 2002). Vous pouvez :
- ou bien crire une lettre au Ministre de lEmploi et de la Solidarit ;
- ou bien vous prsenter devant le Tribunal Administratif de .
Veuillez agrer, Monsieur, lexpression de mes sentiments distingus.

P/Le prfet et par Dlgation
La Directrice Dpartementale
Du Travail, de lEmploi et de
La Formation Professionnelle
M. X
La prsente dcision peut faire lobjet dans un dlai de deux mois compter de sa
date de notification :
- soit dun recours hirarchique auprs du Ministre de lEmploi et de la Solidarit
- soit dun recours contentieux auprs du Tribunal Administratif comptant (place
de V. )

Pour le Prfet et par dlgation
la Directrice Dpartementale
du Travail, de lEmploi et de
la Formation Professionnelle
M. X
[]
52 < Comment
Mettre en garde
3 12 Utilisez de prfrence la structure si + prsent (ou pass compos) , + futur.
En effet, en introduisant votre phrase par si, vous placez lusager en position de sujet-acteur et vous renforcez
efficacement le lien logique entre lhypothse et la consquence.
Prsenter
la position de
ladministration
3 12
extraits amliors
- [] Je vous prcise que la non production de ces documents est susceptible

dentraner le rejet de votre demande dexonration. []
- [] Je vous prcise que si vous ne fournissez pas ces documents, votre demande
dexonration pourra tre rejete. []
- [] Je vous prcise qu dfaut de retour de cette attestation sous huit jours, je

classerai sans suite cette demande. []
- [] Je vous prcise que si vous ne nous envoyez pas cette attestation avant le,
je rejetterai votre demande. []
53
3 13 Soyez attentif(ve) ne pas laisser planer de doute sur lapplication du rglement. Ainsi, lusager ne pourra pas
penser que le traitement de son dossier est subjectif et arbitraire.
3 13
extraits amliors
- [] Jenvisage de suspendre le versement de vos allocations pour perte demploi

partir du []
- [] Je serai amen arrter le versement de vos allocations pour perte demploi

partir du si []
- [] Si vous ne jugiez pas utile de le faire sous quinzaine, jaccorderais sans tarder
Matre XXX, huissier poursuivant, []
- [] Si vous ne le faites pas avant le 12.01.2002, jaccorderai immdiatement Matre

XXX, huissier charg de laffaire []
3 14 Sil existe des solutions alternatives pour lusager, veillez les introduire dans le corps mme de la lettre, la
suite de la mise en garde.
3 16
3 17
Noubliez pas dindiquer les modalits des solutions alternatives.
54 < Comment
Proposer des solutions alternatives

3 15 Dans le corps de la lettre, veillez proposer, quand elles existent, toutes les solutions alternatives pouvant
permettre lusager de trouver une issue une mise en garde, un refus, une situation grave.
Sil nexiste pas de solutions alternatives, pensez lindiquer explicitement lusager.
Noubliez pas dindiquer les modalits des solutions alternatives ou des recours possibles.
Prsenter
la position de
ladministration
3 16 Prfrez le verbe pouvoir toute autre forme pour donner des solutions alternatives.
La formule je vous invite est ambigu. En effet, elle marque, selon les cas, ou une obligation ou une suggestion. Pour une suggestion,
prfrez vous pouvez (ou je vous propose de, je vous engage ).
3 16
extraits amliors
- [] Je vous invite vous en dessaisir en optant soit pour , soit pour []
- [] Vous pouvez labandonner en choisissant soit , soit []
- [] Lorganisme consulaire est mme de vous apporter son soutien en matire

de conseil. []
- [] Le consulat peut vous conseiller utilement. []
Dans les extraits de droite, les amliorations sont en bleu
55
3 17 Si vous nutilisez pas le verbe pouvoir, veillez prsenter les solutions alternatives sans apprciations ni
jugements de valeur.
3 17
extraits amlior
- [] Je ne saurais trop vous conseiller de []
- [] Je vous engage vivement []
- [] Si vous estimez devoir contester []
- [] Si vous voulez contester []
56 < Comment
Prsenter
la position de
ladministration
57
Comment organiser votre lettre de manire logique et efficace ? >
Organiser
votre
argumentation
Comment organiser
votre lettre de manire
logique et efficace ?
59
60 < Comment
organiser votre lettre de manire logique et efficace ?
A savoir
Organiser
votre
argumentation
Votre interlocuteur doit pouvoir non seulement comprendre

la position de ladministration (cf. partie 3) mais aussi en saisir
les motifs. Cest pourquoi votre lettre doit dvelopper une
argumentation simple. Argumenter simplement, cest lui
expliquer ce qui, partir de sa situation administrative, vous
amne relayer une position prcise.
Faire merger la logique de votre argumentation

et ses points forts
Pour que votre argumentation soit efficace, veillez tablir
une continuit entre mots, phrases, paragraphes tout en faisant
ressortir ce qui est le plus important.
61

4 1 Dans le corps de la lettre, il est trs important que votre argumentation respecte le schma suivant :
Si cest le cas, rappel du contact prcdent entre lusager et ladministration ;
prsentation de la situation de fait de lusager au regard de ladministration.
Chaque fois que cest possible, prsentation du cadre de loi ou de la pratique administrative qui va dterminer
la position de ladministration par rapport lusager.
Prsentation de la position de ladministration / des consquences pour lusager ;
en cas de position dfavorable lusager, prsentation de recours possibles ou de solutions alternatives.
3 15
3 16
3 17
La phase est importante. En effet, elle permet de montrer quil ny a pas de hasard mais application de rgles gales pour tous les
usagers qui sont dans une mme situation administrative.
Dans la phase , utilisez de prfrence les formules Daprs le rglement ou Daprs le Code de pour prsenter le cadre du rglement
ou de la loi.
Soyez attentif(ve) ne pas mentionner, dans le corps de la lettre, les rfrences de dcrets ou darticles de loi ou de rglements auxquels
vous vous rfrez ou que vous citez. Renvoyez-les en notes de bas de page sans oublier de donner leurs intituls complets.
62 < Comment
Visualisation du conseil
4 1
Les amorces des paragraphes sont donnes titre dexemple
Adresse
Lieu, date
CONTACT :
DESTINATAIRE
adresse
Objet :
Dans votre lettre du

A.S.S.*.
Les renseignements
Phase
Daprs le Code du Travail(1),

.........
Phase
Cest pourquoi.
- ..;
- .
Organiser
votre
argumentation
Qualit (Madame, Monsieur, Madame, Monsieur)
Phase
Je reste votre disposition.

Signature
* Allocation de Solidarit Spcifique

(1) article R000-00
63
4 2 A lintrieur de chacune des phases du schma (cf. conseil

importants laide de paragraphes (cf. visualisation du conseil
4 1 ),
4 1
vous pouvez marquer des changements
).
Evitez de crer systmatiquement un paragraphe pour chaque ide que vous introduisez.
4 1
4 2

[]
extrait amlior
[]
objet : NOTIFICATION DE REJET

Mademoiselle,
Votre demande dadmission au titre de lallocation de solidarit spcifique a t
rejete par le Directeur dpartemental du travail, de lemploi et de la formation
professionnelle.
En effet, en application de larticle R951-13 du code du travail, pour bnficier
de lallocation de solidarit spcifique, il faut justifier de 5 ans dactivit salarie
dans les 10 ans prcdant la fin de votre contrat de travail.
Or, vous justifiez de 4 ans dactivit salarie dans cette priode (soit du
01 dcembre 1987 au 3 novembre 1997).
Cette dcision peut faire lobjet dans les deux mois suivant cette notification :
- soit dun recours administratif (recours gracieux auprs du Directeur
dpartemental du travail, de lemploi et de la formation professionnelle ou dun
recours hirarchique auprs du Ministre du travail),
- soit dun recours contentieux dans le dlai de deux mois devant le tribunal
administratif comptent.
Restant votre entire disposition, nous vous prions dagrer, Mademoiselle,
nos salutations distingues.
Objet : rejet de votre demande dA.S.S.*

Mademoiselle,
Dans votre lettre du, vous nous avez demand de recevoir lA.S.S..
Daprs votre dossier, je constate que vous avez eu une activit salarie pendant
4 ans au cours des 10 annes prcdant la fin de votre contrat de travail (cest--dire
du 01-12-87 au 03-11-97).
Or daprs le Code du Travail(1), il faut avoir travaill 5 ans dans cette priode de
10 ans prcdant larrt de lactivit pour pouvoir recevoir lA.S.S..
Cest pourquoi jai le regret de vous informer que vous ne pouvez pas recevoir cette
allocation.
Nanmoins, vous avez 2 mois (cest--dire jusquau ) pour tenter de faire modifier
cette dcision. Vous pouvez :
- ou bien crire : soit au Directeur Dpartemental du Travail, de lEmploi et
de la Formation Professionnelle, soit au Ministre du Travail. Lun et lautre ont
le pouvoir de prendre des mesures exceptionnelles ;
- ou bien contester cette dcision devant le Tribunal Administratif de.
Je reste votre disposition pour vous donner dautres prcisions.
Pour le Directeur,
M. X
Le Directeur
* Allocation de Solidarit Spcifique
(1) article R951-13
64 < Comment
4 3 Pour chacune des phases du schma (cf. conseil
4 1 ), veillez donner lusager toutes les informations et

rien que les informations dont il a besoin pour pouvoir comprendre votre argumentation et pouvoir grer sa situation.
2 11
Soyez particulirement attentif(ve) ce conseil lorsque vous parlez dargent. Par exemple, le mot solde et la formule montant payer
utiliss sans plus dindication ne disent pas qui doit payer, de ladministration ou de lusager.
4 3
lettre avec problmes dcriture

PRFECTURE DE X
DIRECTION DE LA RGLEMENTATION
ET DES LIBERTS PUBLIQUES.
BUREAU DES NATIONALITS
Section Algriens x4
REF. A RAPPELER : WXYZ
POSTE TEL. 00 00 00 00 00
Lieu, le 12.03.2001
lettre amliore
PRFECTURE DE X
Lieu, le 12.03.2001
BUREAU DES NATIONALITS

REF. A RAPPELER : WXYZ
Dossier suivi par M. A
tel. 00 00 00 00 00
M. DUPOND
12, rue M
Lieu
Objet : refus de renouvellement de votre carte de sjour
Madame, Monsieur
Suite votre lettre du 04.03.2001, je vous informe que daprs les
renseignements que vous nous donnez, votre carte de sjour est prime.
En consquence, elle ne peut tre renouvele.
Veuillez agrer, Madame, Monsieur, lexpression de mes sentiments
distingus.
Le prfet,
Organiser
votre
argumentation
Monsieur,
Jai bien reu votre lettre du 04.03.2001 dans laquelle vous demandez le renouvellement
de votre carte de sjour.
Les renseignements que vous donnez dans cette lettre montrent que votre carte est
prime.
Or il est obligatoire de demander le renouvellement de sa carte avant quelle ne soit
plus valable.
Cest pourquoi je ne peux pas la renouveler.
Pour tout renseignement complmentaire, vous pouvez appeler M. A au
00.00.00.00.00.
Le Prfet,
M. X
Dans la lettre de droite, lamlioration est en bleu.
65
Faire merger la logique de votre argumentation

et ses points forts
4 4 Dans le corps de la lettre, si vous mentionnez des actions, des faits, des vnements qui se sont produits et /
ou qui se produiront, pensez respecter lordre chronologique dans lequel ils se sont drouls et / ou ils se
drouleront.
Pour respecter lordre chronologique des actions, des faits, des vnements que vous voquez, veillez utiliser des temps verbaux adapts.
4 4
extraits amliors
- [] Linspecteur des permis de conduire vient de me faire parvenir votre dossier

de permis de conduire afin que je procde ldition dfinitive de votre titre suite
la russite lexamen du 2 fvrier 2001[]
- [] Vous avez russi lexamen du permis de conduire le 2 fvrier 2001. Linspecteur

ma transmis votre dossier pour que jtablisse votre permis de conduire. []
- [] Je vous prcise que loctroi ventuel de ce chquier-conseil ne pourrait

intervenir quaprs examen de votre dossier complet. []
66 < Comment
- [] Nous devons dabord tudier votre dossier complet avant de dcider si nous
vous accorderons ce chquier-conseil. []
4 5 Dans le corps de la lettre, veillez prsenter dabord la cause dune action, dun fait, dun vnement qui sest
produit ou qui se produira, et ensuite, sa consquence.
4 5
extraits amliors
- [] Au vu des ressources retenues, il apparat que vous navez plus droit

lallocation /c d du fait que celles-ci sont suprieures au montant du RMI. []
- [] Vos revenus actuels sont suprieurs au montant de votre R.M.I.. Vous naurez
donc plus droit cette allocation partir du. []
- [] Vous avez demand une remise de dette de euros conscutive un indu au

titre du Revenu Minimum dInsertion pour la priode du au. []
- [] Nous vous avons rclam le remboursement dun trop peru de R.M.I. pour la
priode du au. Vous nous demandez dannuler ce remboursement. []
Organiser
votre
argumentation
67
4 6 Le corps de la lettre est rdiger en entier. Evitez de rdiger uniquement certaines parties.
2 13
4 6

- [] Nous vous informons que la COTOREP runie le 01/02/2002, sest prononce :
ORIENTATION PROFESSIONNELLE : CENTRE DAIDE PAR LE TRAVAIL
du 01/02/2002 au 14/05/2006 pour une dure de 4 ans 3 mois 13 jours.
AVEC ESSAI DE 3 MOIS A COMPTER DE LA DATE DENTREE
DANS LETABLISSEMENT.
Motifs de cette dcision :
COMPTE TENU DES DONNEES MEDICALES, PSYCHOTECHNIQUES ET
CONFORMEMENT A LAVIS DES MEMBRES DE LEQUIPE TECHNIQUE.
Elle a dsign les tablissements suivants :
-X
-Y
- Z []
- [] Jai le regret de vous informer quil ne mest pas possible de donner une suite
favorable votre demande pour le motif suivant :
extraits amliors
[] Suite votre demande dorientation professionnelle en date du 17/11/2001,
la C.O.T.O.R.E.P. sest runie le 01/02/2002.
Pour prendre sa dcision, elle sest appuye sur des donnes mdicales et
psychotechniques et sur lavis des membres de lquipe technique.
Jai le plaisir de vous annoncer quelle a accept de vous orienter, du 01/02/2002 au
14/05/2006 (cest--dire pour une dure de 4 ans 3 mois 13 jours), vers les 3 C.A.T.
suivants :
-X
-Y
-Z
Vous serez lessai 3 mois compter de votre premier jour de travail.
[]
- [] Vous ne faites pas partie du public prioritaire pour les C.E.S.. Cest pourquoi
jai le regret de vous informer que nous ne pouvons pas vous en proposer un. []
Ne fait pas partie du public prioritaire. []

68 < Comment
4 7 Evitez de couper volontairement une phrase par un ou plusieurs passages la ligne.

4 7
extraits amliors
- [] Il apparat aprs calcul que

pour LES ALLOCATIONS FAMILIALES (AF)
pour LALLOCATION LOGEMENT FAMILIALE (ALF)
pour LE COMPLEMENT FAMILIAL (CF)
vous avez reu 1222,88 euros
alors que vous aviez droit 2568,78 euros. []
- [] Nous avons rtudi votre dossier et nous avons constat que vos droits avaient
chang partir du 01-11-01.
- [] MODALITES DE REGLEMENTS A RESPECTER :

COTISATION EXIGIBLE LE 01/07/02,
210,38 EUROS A REGLER AVANT LE 01/08/02 A : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE
[]
- [] Vous devez envoyer votre rglement : RAM COMMERCANTS ILE DE FRANCE

partir du 01/07/02 et au plus tard le 01/08/02 []
Organiser
votre
argumentation
Nous avons le plaisir de vous informer que le montant global de vos aides augmente.
Durant la priode de novembre 2001 fvrier 2002, vous aviez droit 2 568,78 euros
pour les Allocations Familiales (A.F.), lAllocation Logement Familiale (A.L.F.) et le
Complment Familial (C.F.). Puisque vous navez reu que 1 221,39 euros, nous vous
devons 1 344,25 euros. []
69
4 8 Pour permettre au lecteur de respirer, nhsitez pas utiliser des signes de ponctuation (le point [.], le pointvirgule [;], les deux points [:], les parenthses [()], les tirets [-]). Veillez galement faire des phrases courtes.
En effet, au-del de 25 mots (noms, adjectifs, verbes, adverbes), la comprhension du message devient quasiment
impossible pour beaucoup de lecteurs.
Pour autant, restez trs attentif(ve) ne pas asscher votre lettre en supprimant les mots de renvoi et les mots de liaison. Ils sont, dans tous
les cas, indispensables pour le lecteur (cf. conseils 4 9 , 4 13 ).
4 8
extraits amliors
- [] Les droits notifis le sont sous rserve de modifications ultrieures relatives

votre situation, notamment en cas de reprise dactivit professionnelle, de maladie,
dentre en stage de formation professionnelle, de liquidation dun avantage
vieillesse, qui devront tre signales. []
- [] Votre droit lA.U.D. et son montant dpendent de votre situation. Cest pourquoi,
vous devez nous signaler tout changement, et en particulier :
- une reprise dactivit professionnelle,
- une maladie,
- une entre en stage de formation professionnelle,
- une liquidation dun avantage vieillesse. []
- [] Je vous informe que vous avez la possibilit dtre entendu(e) si vous le

souhaitez par la Juridiction prcite, et ce, accompagn(e) de la personne ou de
lorganisme de votre choix, ou le cas chant de vous y faire reprsenter, (la
personne vous reprsentant devant obligatoirement se munir de votre autorisation
crite). []
- [] Si vous le souhaitez, vous pouvez tre entendu par la Direction de la Vie Familiale
et Sociale du Conseil Rgional. Vous avez alors deux possibilits :
- ou bien une personne (ou un organisme) de votre choix vous accompagne ;
- ou bien une personne qui vous aurez donn votre autorisation crite vous
reprsente. []
70 < Comment
4 9 Veillez montrer explicitement la relation logique entre deux ides. Pour cela, pensez utiliser un mot de liaison.
4 9

[]
Monsieur,
extraits amliors
[] Monsieur,
Nous avons modifi les informations concernant votre logement.

Votre contrat emploi solidarit dure depuis 6 mois.
Nous avons tudi vos droits.
Vous navez plus droit lAPL partir de MAI 2001.
Votre Caisse dAllocations Familiales
Vous avez un C.E.S.* depuis le Ce contrat vous a donn droit un abattement

de vos revenus. Vous avez pu ainsi bnficier dune A.P.L.**.
Or, daprs le Code de la Scurit Sociale, cet abattement ne peut tre ralis que les
6 premiers mois de votre C.E.S..
Cest pourquoi jai le regret de vous annoncer que vos revenus ne vous donneront
plus droit lA.P.L. partir de mai 2001.
Organiser
votre
argumentation
Pour la Caisse dAllocations Familiales
M. X
* Contrat Emploi-Solidarit
** Aide Personnalise au Logement
[] Monsieur,
Nous sommes informs que vous participez une action de formation depuis
le 25 avril 2001.
La situation nouvelle dans laquelle vous vous trouvez modifie les caractristiques
de votre inscription sur la liste des demandeurs demploi.
Ds que vous serez nouveau disponible pour occuper un emploi []
[] Monsieur,
Je suis inform que vous participez une formation depuis le 25 avril 2001.
Cette nouvelle situation modifie les caractristiques de votre inscription sur la liste
des demandeurs demploi. En effet, vous ntes plus disponible actuellement pour
occuper un emploi.
Cest pourquoi je vous demande de nous faire savoir quand vous serez nouveau
la recherche dun emploi. []
71
4 10 Pour expliciter une relation logique entre deux ides, veillez utiliser un mot de liaison qui traduise avec justesse
le type de lien qui les unit.
4 10
extraits amliors
- [] Monsieur le Premier Ministre ma transmis la lettre par laquelle vous avez

appel son attention sur vos difficults financires.
Jai pris connaissance de votre courrier avec un intrt particulier ; toutefois, je
vous invite prendre contact avec lassistante sociale de lhpital : Mme X []
- [] Monsieur le Premier Ministre ma transmis la lettre par laquelle vous avez appel
son attention sur vos difficults financires.
Jai pris connaissance de votre courrier avec un intrt particulier. Cest pourquoi je vous
propose de prendre contact avec lassistante sociale de lhpital : Mme X []
[]
[]
Objet : obligation de mettre jour de votre carte vitale
Objet
Mise jour de votre carte Vitale
Madame,
Vous nous avez adress une dclaration de grossesse et nous lavons enregistre
dans votre dossier.
Nous avons bien reu votre dclaration de grossesse.
Cest pourquoi, vous devez mettre jour votre carte vitale sur lune des bornes
installes dans le dpartement (le dpliant en annexe vous donne la liste des bornes
mises votre disposition).
[]
Elle va vous permettre dtre rembourse 100% de tous vos soins mdicaux de votre
6e mois de grossesse jusqu votre accouchement. Mais, pour cela, vous devez mettre jour
votre carte vitale. Vous pouvez le faire de 2 faons :
- ou bien vous mettez jour votre carte sur une des bornes du dpartement
(le dpliant joint cette lettre vous en donne la liste) ;
- ou bien vous nous lenvoyez (sans oublier de rappeler la rfrence de votre dossier).
Nous la mettrons jour et nous vous la renverrons.
[]
Ainsi, tous les soins mdicaux du 6me mois de grossesse jusquau jour de
laccouchement vous seront rembourss 100%.
72 < Comment
4 11 Pour expliciter une relation logique entre deux ides, mieux vaut utiliser un mot de liaison courant pour ne pas
compliquer la comprhension de la lettre.
Si
Dans lhypothse o,
Sous rserve que, Sous rserve de,
condition que, A condition de ;
Parce que / puisque
Comme,
Dans la mesure o,
Au vu de ;
Sauf si
Sauf ;
Pour
En vue de, Afin de (que) ;
Aussi / de plus
En outre ;
En ce qui concerne
Sagissant de ;
Concernant
Affrent(e) , Relatif ;
Quand, partir de
Ds lors que ;
Donc
En consquence, Par consquent.
Organiser
votre
argumentation
Par exemple, prfrez :
73
4 12 Pour expliciter une relation logique entre deux ides, vitez les mots de liaison qui vous obligent faire une
phrase longue. Optez plutt pour une suite de phrases assez courtes.
4 12
extraits amliors
- [] Dans la mesure o vous ne vous tes pas encore acquitt de cette procdure,
je vous demande nouveau de []
- [] Vous navez pas encore effectu cette dmarche. Je vous demande donc nouveau
de []
- [] Vous venez de recevoir une convocation du tribunal pour le 11 fvrier 2002

en raison de votre impay de loyer et de charges []
- [] Vous avez des retards dans le paiement de vos loyers et charges. Cest pourquoi
vous venez de recevoir une convocation du tribunal pour le 11 fvrier 2002.[]
74 < Comment
4 13 Pour faire rfrence, pour renvoyer un mot, une phrase, une partie de la lettre, ou la lettre mme, veillez
utiliser des mots / expressions utiliss dans le langage courant.
4 13
extraits amliors
- [] ledit vhicule []
- [] ce vhicule []
- [] Je vous prcise que vous pouvez, si vous le jugez utile, demander

comparatre devant la commission dpartementale dappel en madressant une
demande cet effet. []
- [] Je vous prcise que vous pouvez, si vous le jugez utile, demander vous prsenter
devant la commission dpartementale dappel. Pour cela, vous devez madresser une
demande crite. []
- [] les justificatifs requis susviss []
- [] les justificatifs cits plus haut qui vous sont demands []
- [] les catgories prcites []
- [] les catgories mentionnes ci-dessus []
- [] au dos du prsent talon []
- [] Au dos du talon ci-dessous []
- [] mentionns en annexe de la prsente lettre []
- [] mentionns en annexe ( cette lettre) []
- [] le prsent avis, timbre, etc. []
- [] Cette lettre, ce document []
Organiser
votre
argumentation
75
4 14 Evitez que le mot de renvoi soit trop loign du mot, de la phrase ou de la partie de la lettre quil remplace.
4 14

[]
Objet : Aide aux Chmeurs Crateurs ou Repreneurs dEntreprises
extrait amlior
[]
Objet : tude de votre dossier de demande daide aux chmeurs crateurs ou
repreneurs dentreprises
Monsieur,
Monsieur,
Jai lhonneur daccuser rception du dossier que vous avez transmis le 16 Mars 2001
concernant la mesure cite en objet.
Mes services sefforcent de traiter votre dossier dans les meilleurs dlais.
Pour toute correspondance adresse ce sujet, vous voudrez bien rappeler lobjet et
le numro de rfrence de votre dossier.
[]
76 < Comment
Jai reu le 16 mars 2001 votre dossier de demande daide aux chmeurs crateurs
ou repreneurs dentreprises.
Nous allons ltudier et vous donner une rponse le plus rapidement possible.
Si vous souhaitez nous crire propos de votre demande, vous devez nous rappeler
dans votre lettre :
- le type daide que vous avez demand,
- le numro de rfrence de votre dossier (indiqu sur cette lettre).
[]
4 15 Pensez viter linflation de mots de renvoi.

4 15

[] Madame, Monsieur,
Lexamen de votre situation, arrte la date ci-dessous prcise, montre que
vous restez redevable des produits dont les rfrences figurent ci-aprs.
Je vous serais particulirement oblig de rgler rapidement le montant de ces
produits afin dviter les poursuites que je suis tenu dengager votre encontre
pass un dlai de vingt jours et qui entraneraient les frais mentionns au dos de
la prsente lettre []
extrait amlior
[] Monsieur,
Nous avons tudi votre situation la date du. Vous devez XXX la somme de
502 euros, qui correspond votre loyer et vos charges pour le mois de dcembre
2001.
Daprs le rglement, vous devez payer cette somme dans un dlai de 20 jours,
cest--dire avant le 06.02.2002.
Si vous ne le faites pas, je devrai engager des poursuites contre vous. Je vous prcise
que les frais entrans seront alors votre charge. Pour plus de prcisions ce sujet,
vous pouvez vous reporter au document joint []
Organiser
votre
argumentation
4 16 Pour viter toute ambigut, mieux vaut utiliser, si cela est possible, une formulation de type jour et / ou mois
et / ou anne chaque fois que vous mentionnez une date, une priode, un dlai, une chance.
4 16
extraits amliors
- [] Vous navez pas renouvel votre demande demploi pour le dernier mois
dactualisation. []
- [] Vous navez pas renouvel votre demande demploi pour le mois de janvier []
- [] vous devez dans un dlai dun mois nous faire parvenir []
- [] vous devez nous faire parvenir avant le 12 juin 2002 []
77
4 17 Quand vous utilisez des participes prsents et / ou des participes passs, veillez ce quil ny ait aucune ambigut
sur le nom quils qualifient.
Si vous voulez demble viter ce type de problmes, prfrez-leur des verbes conjugus.
4 17
extrait amlior
- [] Bien entendu, il tait de votre droit de prfrer une analyse sanguine. Toutefois un
certificat a t tabli par le docteur X requis cette fin par les gendarmes et remis
ceux-ci pour attester de votre refus de subir une prise de sang. []
- [] Bien entendu, il tait de votre droit de prfrer une analyse sanguine. Mais
le docteur X, appel par les gendarmes, leur a remis un certificat qui confirme que
vous avez refus de subir une prise de sang. []
Dans lextrait de gauche, les problmes dcriture sont souligns.
Dans lextrait de droite, les amliorations sont en bleu.
4 18 Mieux vaut viter dassocier un participe pass ou prsent un nom.

4 18
extraits amliors
- [] Si vous estimez devoir contester cette dcision, vous devez dans un dlai dun
mois nous faire parvenir, par lettre recommande, une demande dexpertise prcisant
les motifs invoqus ainsi que le nom et ladresse de votre praticien. []
- [] Vous pouvez contester cette dcision. Pour cela, vous devez nous envoyer par lettre
recommande une demande dexpertise avant le Vous expliquerez les raisons de votre
dsaccord et vous prciserez le nom et ladresse de votre dentiste. []
- [] Par courrier en date du 28 janvier 2002, vous sollicitez une grce ou un permis
blanc suite lannulation de votre permis de conduire intervenue le 23 dcembre 2001
pour solde nul []
- [] Votre permis de conduire a t annul le 23 dcembre 2001 pour absence de points.

Par courrier en date du 28 janvier 2002, vous demandez donc une grce ou un permis
blanc []
78 < Comment
Organiser
votre
argumentation
79
Comment utiliser un lexique comprhensible par lusager ? >
Utiliser
un lexique
comprhensible
Comment utiliser
un lexique
comprhensible
par lusager ?
81
82
< Comment utiliser un lexique comprhensible par lusager ?
A savoir
Utiliser
un lexique
comprhensible
Le lexique que vous utilisez doit tre comprhensible

par votre interlocuteur. A ce propos, soyez attentif(ve)
apprcier le bien-fond d'habitudes d'criture lies une
culture administrative.
83
Conseils
5 1 Pensez remplacer les mots / expressions qui ne font pas partie du langage courant (soit parce que ce sont des
termes techniques, soit parce quils appartiennent un parler distingu, lev, parfois dsuet) par des termes
plus simples. 2 16
Si le maintien dun mot technique est obligatoire ou invitable, vous pouvez en donner, la suite, le sens entre
parenthses.
Soyez particulirement attentif(ve) ce conseil lorsque vous utilisez des mots / expressions relatifs largent.
84
5 1
Les extraits proposs ci-dessous sont des exemples de cas o il existe un quivalent plus simple dans le langage courant.
extraits amliors
- [...] les justificatifs requis susviss [...]
- [...] les justificatifs demands et cits plus haut. [...]
- [...] accompagn de lentier dossier de demande de certificat dimmatriculation [...]
- [...] accompagn du dossier complet de demande de certificat dimmatriculation [...]
- [...] alors que la pice didentit ne fait aucunement mention de votre mariage [...]
- [...] alors que la pice didentit ne mentionne pas votre mariage [...]
- [...] afin de nous permettre de statuer sur votre maintien dans le dispositif du revenu
minimum dinsertion [...]
- [...] pour nous permettre de dcider si vous pouvez continuer bnficier du ( recevoir
le) R.M.I. [...]
- [...] pour nous permettre de savoir si vous avez toujours droit au R.M.I. [...]
- [...] Sagissant de la mention sauf riverains, il appartient au maire dapprcier

lopportunit de lajouter [...]
- [...] En ce qui concerne la mention sauf riverains, cest au maire de dcider sil doit
lajouter [...]
- [...] une conseillre pour mieux apprhender vos problmes de gestion budgtaire [...]
- [...] une conseillre pour mieux analyser les problmes que vous avez pour grer votre
budget [...]
- [...] et vous diter ainsi dans les meilleurs dlais votre permis de conduire [...]
- [...] et donc de vous tablir le plus rapidement possible votre permis de conduire [...]
- [...] Vous avez sollicit auprs de mes services [...]
- [...] Vous avez demand mes services [...]
- [...] lenqute que jai aussitt diligente [...]
- [...] jai aussitt demand une enqute [...]
- [...] aprs instruction de votre requte [...]
- [...] aprs tude de votre demande [...]
- [] Si vous ne jugiez pas utile de le faire sous quinzaine, jaccorderais sans tarder
Matre XXX, huissier poursuivant, []
- [] Si vous ne le faites pas avant le 12.01.2002, jaccorderai immdiatement Matre

XXX, huissier charg de laffaire, []
- [...] lampliation de mon arrt [...]
- [...] le duplicata officiel de mon arrt [...]
- [...] assignation comparatre [...]
- [...] convocation officielle vous prsenter [...]
- [...] La loi stipule [...]
- [...] La loi prvoit [...]
- [...] le requrant [...]
- [...] le demandeur [...]
- [...] votre bailleur, XXX [...]
- [...] votre loueur, votre propritaire, XXX [...]
- [...] un plan dapurement [...]
- [...] un plan de rgularisation [...]
Utiliser
un lexique
comprhensible
85
5 2 Les mots / expressions techniques qui ont un sens diffrent dans le langage courant peuvent perturber
la comprhension de la lettre.
Si cela est possible, vitez-les et remplacez-les par dautres sans ambigut. 2 16
Sinon, vous avez la possibilit den donner le sens, la suite, entre parenthses ou en note de bas de page.
Soyez particulirement attentif(ve) ce conseil lorsque vous utilisez des mots / expressions relatifs largent.
86
5 2
Les extraits proposs ci-dessous sont des exemples de cas o il existe un quivalent sans ambigut dans le langage courant.
extraits amliors
- [...] En consquence je vous conseille de prendre lattache de lauto-cole

de votre choix [...]
- [...] Je vous engage donc prendre contact avec lauto-cole de votre choix [...]
- [...] Je vous invite vous rapprocher des services de [...]
- [...] Je vous propose de contacter les services de [...]
- [...] sous le prsent timbre. [...]
- [...] dans ce courrier. [...]
- [...] Jannexe sous ce pli [...]
- [...] Je joins ce courrier [...]
- [...] Prsentez-vous aux guichets de LLL muni du prsent avis [...]
- [...] Prsentez-vous aux guichets de LLL avec cette lettre [...]

- [...] Rendez-vous aux guichets de LLL et prsentez cette lettre [...]
- [...] procder au rglement de cette somme par tous moyens votre convenance [...]
- [...] rgler cette somme par chque, par virement postal ou directement nos guichets
de LLL [...]
- [...] Renseigner et retourner le formulaire joint ce courrier. [...]
- [...] Remplissez et renvoyez-nous le formulaire joint ce courrier. [...]

- [...] Compltez et renvoyez-nous le formulaire joint ce courrier. [...]
- [...] Nous avons bien enregistr votre demande dimmatriculation. [...]
- [...] Nous avons bien reu votre demande et vous tes dsormais inscrit la C.A.M.
de LLL sous le n123. [...]
- [...] Jai t saisie de votre dossier [...]
- [...] Jai t charge de votre dossier [...]
- [...] le solde d est de 30 euros [...]
- [...] Vous nous devez encore la somme de 30 euros [...]
- [...] avec le concours de la force publique [...]
- [...] avec lappui de la police ou de la gendarmerie [...]

- [...] avec laide de la police ou de la gendarmerie [...]
- [...] avec lassistance de la police ou de la gendarmerie [...]
Utiliser
un lexique
comprhensible
87
5 3 Mieux vaut supprimer les mots qui sont des manires de dire toutes faites.
En effet, ils napportent rien au contenu de votre lettre. Au contraire, ils alourdissent les phrases et entravent parfois
la comprhension.
5 3

- [] Mes services se tiennent en tout tat de cause votre disposition pour tout
renseignement complmentaire. []
- [] Mes services se tiennent votre disposition pour tout renseignement

complmentaire. []
- [] Vous avez sollicit le 15 avril courant []
- [] Vous avez demand le 15 avril []
- [] une visite technique dans un centre agr o sont effectus des contrles
conformes des normes franaises prdfinies []
- [] une visite technique dans un centre agr qui effectue des contrles conformes
aux normes franaises []
- [] Vous me ferez parvenir cinq exemplaires dment signs []
- [] Vous voudrez bien menvoyer 5 exemplaires signs []
88
extraits amliors
5 4 Evitez linflation de sigles. Lorsque vous en utilisez un, pensez renvoyer sa version dveloppe en note de
bas de page lors de sa premire apparition, dans objet ou dans le corps de la lettre.
2 16
Utiliser
un lexique
comprhensible
5 5 Essayez dviter le plus possible lutilisation dabrviations.
89
6
6
10 lettres administratives rcr ites >
91
Dix lettres
rcrites
10 lettres
administratives
rcrites
Lettre originale n1
Exemples de
problmes dcriture :
Citation darticles de loi

dans len-tte 1 2
Phrases trs segmentes par

des passages la ligne 4 7
Informations importantes
prsentes uniquement
dans le tableau 1 20
92 < 10
lettres administratives rcr ites
Lettre rcrite
Conseils mis en uvre :
Partie
1
1 1
1 17
Partie
1 20
1 5
1 15
, 1 22
2 8
2 9
4 7
4 8
2
2 2
2 11
Partie
1 3,
, 1 19 ,
2 5,
, 2 20
3
3 8
Partie
4
4 2
Partie
4 4
5
5 4
93
Dix lettres
rcrites
Lettre originale n2
Exemples de
problmes dcriture :
Lobjet de la lettre
est absent 1 11
Lorganisation globale du
raisonnement tenu par ladministration
nest pas claire 4 1 , 4 3
Termes laissant planer un doute

sur lapplication du rglement
3 13 , 3 16
Manque de prcision
en ce qui concerne la dmarche
effectuer 3 4
94 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 17
Partie
2 9
1 14
,
,
2 3
2 11
2 5
2 16
3 13
3 14 , 3 16
4 3
2 8
2 20
3
3 4
Partie
1 5
2
2 2
Partie
1 3,
, 1 20
4
4 1
95
Dix lettres
rcrites
Lettre originale n3
Exemples de
problmes dcriture :
Lobjet de la lettre
est absent 1 11
Terme abstrait et difficilement
comprhensible 5 1
Les rfrences de larticle de loi
dans le corps de la lettre compliquent
la lecture 1 2
La mise en garde nest pas
clairement nonce 3 12
96 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 17
Partie
2 9
,
,
2 3
3 2
3 12
Partie
1 14
2 5
2 11
2 8
2 18 , 2 20
3 4
3 16
4
4 2
4 3
4 8
5
5 1
6
97
Dix lettres
rcrites
Mention des voies

de recours 2 18
3
3 1
Partie
1 5
2
2 2
Partie
1 3,
, 1 20
Lettre originale n4
Exemples de
problmes dcriture :
Inflation de lexique spcifique

2
16
Lencadr et le manque dalinas

perturbent la comprhension
1 15 , 1 16
Formulation complexe : succession
de participes + noms
4
98 < 10
18
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 17
Partie
1 3,
, 1 19 ,
1 5
1 15
1 20
2
2 2
2 9
,
,
2 3
2 5
2 11
2 8
2 16
2 17
2 20
Partie
3
3 2
3 4
3 10
3 12
4 3
4 10
4 15
5 2
5 4
Explicitation
Partie
4
4 2
4 17
Partie
5
5 1
6
99
Dix lettres
rcrites
des termes
spcifiques 5 2
Lettre originale n5
Exemples de
problmes dcriture :
Organisation globale confuse de

la page et du corps de la lettre
1 3 , 1 7 1 13 , 2 8 ,
2 9 , 2 10 , 2 20
Tableaux contenant peu

dinformations 1 21
100 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 17
Partie
1 5
1 15
1 22
2
2 2
2 9
Partie
1 3,
, 1 20 ,
,
,
2 3
4 3
2 5
2 10
2 8
2 20
4
4 2
101
Dix lettres
rcrites
Lettre originale n6
Exemples de
problmes dcriture :
Expression qui suscite inutilement

lanxit si lusager nest pas
responsable de lerreur 2 17
Expression inexacte de
la relation logique 4 10
Formulation confuse, phrase
trop longue, inflation de participes
4 8 , 4 18
Les instructions ne sont pas
prsentes dans lordre chronologique
4
102 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 5
2 5,
, 2 20
2 8
1 3
1 14
1 17
Partie
2
2 2
2 12
Partie
3 5
3 8
4 5
4 8
4 11
Partie
4 9
4 13
5
5 1
5 4
6
103
Dix lettres
rcrites
4
4 4
Proposition de contact
2 9
3
3 2
Partie
Lettre originale n7
Exemples de
problmes dcriture :
Mot de liaison
compliqu et qui oblige faire
une phrase longue 4 11 , 4 12
Formulation confuse
des conditions
et manque dalinas 1 15 , 3 6
Ambigut sur le rfrent
du mot de renvoi 4 14
104 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 17
Partie
2 8
Partie
devoir pour formuler
les obligations 3 2
,
,
2 3
3 8
2 9
2 5
,
,
2 6
2 16
2 20
3 10
4
4 1
Partie
1 15
3
3 2
Utilisation du verbe
1 5
2
2 2
Partie
1 3,
, 1 20
4 3
4 11
4 15
5
5 1
Mention des rfrences

des dcrets ou des articles
de loi en notes de bas
de page 1 2
105
Dix lettres
rcrites
Lettre originale n8
Exemples de
problmes dcriture :
Lordre des phases du schma

nest pas respect 4 1
Formule pompeuse et inapproprie

2
19 , 3 8
Succession de noms qui rend

la comprhension difficile 3 10
106 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 3
1 5
1 15
1 17
Partie
2
2 2
2 9
Partie
3 7
2 5
2 16
2 8
2 20
3 8
3 10
4
4 1
Partie
2 3
3
3 3
Partie
,
,
4 3
4 11
5
5 1
107
Dix lettres
rcrites
Lettre originale n9
Exemples de
problmes dcriture :
Lexique loign du langage

courant 5 1 , 5 2 , 5 3
Phrase trop longue
108 < 10
4 8
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 3
1 5
1 14
1 17
Lobjet annonce
Partie
la position
de ladministration
2
2 2
2 9
,
,
2 3
3 5
2 5
2 16
2 8
2 20
Partie
3
3 2
Partie
3 10
4
4 1
4 12
Partie
4 3,
, 4 17
4 8
4 9
5
5 1
5 3
Rfrences des articles

de loi en note de bas de page
1
6
109
Dix lettres
rcrites
Lettre originale n10

Exemples de
problmes dcriture :
Disposition dsordonne
des lments de len-tte
1 5 , 1 8 , 1 10 , 1 11
Lexique loign du langage

courant et formule pompeuse
5 1 , 2 16 , 2 19
La formulation passive
complique ici inutilement le message
2
110 < 10
Lettre rcrite
Partie
1
1 1
1 5
2 6,
, 2 20
2 8
1 3
1 14
1 17
Partie
2
2 2
2 16
Partie
2 9
5
5 1
5 4
111
Dix lettres
rcrites
Les auteures tiennent tmoigner leur profonde gratitude toutes les personnes qui ont collabor
l'laboration de ce guide. Sans leur aide, sans leur enthousiasme et sans leur conviction que des changements
sont possibles et ncessaires, il n'aurait pas vu le jour.
Leurs chaleureux remerciements :
Mesdames et Messieurs les stagiaires de la F.R.A.T.E. (Formation Rflexion Animation pour le Travail et lEducation), Besanon
Mesdames et Messieurs les stagiaires de CRIF (Formation Conseil), Besanon
Mesdames et Messieurs les stagiaires de lI.F.P.A. (Institut de Formation et de Promotion des Adultes), Besanon
Mesdames et Messieurs les rsidents du Foyer mixte de Jeunes Travailleurs des Oiseaux, Besanon
Mesdames les rsidentes du Foyer Le Roseau, Besanon
Mesdames et Messieurs les rsidents du Foyer de La Cassotte, Besanon
Monsieur Roland AJUS, ADIL de l'Allier
Monsieur Arnaud BERGER, Association pour le Droit l'Initiative Economique
Madame Myriam BERNARD, Direction Gnrale de l'Administration et de la Fonction Publique
Madame Sylvie BOICHOT, CRIF Formation Conseil, Besanon
Monsieur BRIDE, Tribunal de Grande Instance de Besanon
Madame Marie-Hlne BRISBARD, Direction Dpartementale des Affaires Sanitaires et Sociales du Doubs
Monsieur BURTZ, Foyer mixte de Jeunes Travailleurs des Oiseaux, Besanon
Madame Anyssa DJANE-HAMED, Emmas
Monsieur Patrick DOUTRELIGNE, Haut Comit pour le Logement des Personnes Dfavorises
Monsieur Bernard DUCARROZ, Caisse d'Allocations Familiales de Besanon
Madame Nathalie EUSTACHE, Institut de Formation et de Promotion des Adultes, Besanon

Monsieur Jean-Louis FEBRE, Foyer de La Cassotte, Besanon
Madame Monique FERRY, Foyer Le Roseau, Besanon
Monsieur Bernard FIROBIND, Assedic Franche-Comt / Bourgogne
Monsieur Lo GUIOLLOT
Madame Hlne HENRY-FOHR, Formation Rflexion Animation pour le Travail et lEducation, Besanon
Monsieur Bernard JECHOUX, Caisse Primaire d'Assurance Maladie de Besanon
Madame Franoise JULIA, Formation Rflexion Animation pour le Travail et lEducation, Besanon
Monsieur Emmanuel LANDAIS, Association pour le Droit l'Initiative Economique
Madame LAVAUR, Tribunal d'Instance du 17e arrondissement de Paris
Monsieur Franois MARIE, Direction Dpartementale de l'Equipement du Doubs
Madame Martine MAZOYER, Centre d'Initiative pour l'Emploi des Jeunes
Madame Dominique MENDEL, Prfecture de la rgion de Franche-Comt et du Doubs
Madame Corinne MEUTELET, Direction Gnrale des Impts, Direction des Services Fiscaux du Doubs
Monsieur Pierre-Yves PACIFICO, Caisse d'Allocations Familiales de Besanon
Madame PIGANIOL, Commission Dpartementale d'Aide Sociale
Madame Marie PUSSOT, Institut de Formation et de Promotion des Adultes, Besanon
Monsieur Claude POUCH
Madame Michle SYLVESTRE, Secours Populaire
Monsieur Jacques VANOTTI, Direction Gnrale des Impts, Direction des Services Fiscaux du Doubs
Madame Fabienne ZELLNER, Sauvegarde de l'Adolescence
Entre vous et ladministration,

Ministre de la
fonction publique
et de la
rforme de l'Etat
LEtat en mouvement
pas de termes obscurs

ni de phrases compliques.

Guide de La Redaction Administrative

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Guide de La Redaction Administrative

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Ce guide a t ralis par le Centre de Linguistique Applique de Besanon (CLA)

sous lautorit du Comit dOrientation pour la Simplification du Langage Administratif (COSLA)

Avant d'entrer dans le guide

Il est organis en 5 parties :

1 Comment mettre en page ?

Ces trois parties sattachent aux dimensions

4 < I nt roduct ion

Cette partie vous aidera slectionner les informations

Chaque partie contient :

qui vous donnent accs des informations supplmentaires

En esprant que ce guide devienne aussi et surtout le vtre

Comment mettre en page ?

Comment btir une vritable communication avec lusager ?

Comment prsenter clairement la position de ladministration lusager ?

Comment organiser votre lettre de manire logique et efficace ?

Comment utiliser un lexique comprhensible par lusager ?

Comment mettre en page ? >

Comment mettre en page ? >

La lettre, un espace organiser

Visualisation des conseils

avec ventuellement TABLEAU(X).

Comment mettre en page ? >

1 7 Veillez prciser le lieu en haut droite de la lettre.

Visualisation des conseils

Comment mettre en page ? >

1 14 Pensez ne pas abuser de la segmentation en paragraphes. Rservez-la des changements importants

Exemple de mise en uvre des conseils

extrait avec problmes dcriture

objet : demande de paiement de votre cotisation dassurance maladie

VOUS ETES REDEVABLE DE LA COTISATION CI-DESSOUS.

IMPRIME REDIGE EN FRANCS

Cotisation Majorations Pnalits Versements

MODALITES DE REGLEMENT A RESPECTER :

(1 Euro = 6, 55957 Francs)

NOUS VOUS PRIONS DE CROIRE A LASSURANCE DE NOS SENTIMENTS

CMR: 47 oc: 110 ECH 01/08/00

Caisse Maladie Rgionale : 47

1 23 Si un tableau est court, il peut faire partie du corps de la lettre.

Comment mettre en page ? >

Exemple de mise en uvre des conseils

extrait avec problmes dcriture

LES DROITS A PARTIR DE FVRIER 2002 :

CODIFICATION INTERNE AU SERVICE

* Allocation Logement Social

Comment mettre en page ? >

1 38 Pour les annexes, vous avez libre choix de typographie.

Comment mettre en page ? >

Comment btir une vr itable communication avec lusager ? >

bt ir une vr i tabl e co mmunicati o n avec l usage r ?

Mme si lusager est absent physiquement

Construire une relation de personne

Lutilisation du je signifie, de la part du

Construire une relation qui aide et

Comment btir une vr itable communication avec lusager ? >

Construire une relation de personne personne

bt ir une vr i tabl e co mmunicati o n avec l usage r ?

- Il est jug ncessaire deou que

- Il peut se faire que

- Il est patent que

- Il est tabli que

- Il est certain que

- Il vous est rappel que"

- Il est ncessaire/ indispensable/ utile /

Comment btir une vr itable communication avec lusager ? >