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INSTITUTO TECNOLOGICO DE CERRO AZUL ALUMNO: MIGUEL ANGEL SANTIAGO PEREZ N° CONTROL: 14500805 NOMBRE DEL TRABAJO:
INSTITUTO TECNOLOGICO DE CERRO AZUL ALUMNO: MIGUEL ANGEL SANTIAGO PEREZ N° CONTROL: 14500805 NOMBRE DEL TRABAJO:

INSTITUTO TECNOLOGICO DE CERRO AZUL

ALUMNO: MIGUEL ANGEL SANTIAGO PEREZ

N° CONTROL: 14500805

NOMBRE DEL TRABAJO: UNIDAD 1

FACHA DE ENTREGA: 17/11/16

CATEDRATICO: ING. SERGIO ARRIETA VERA

MIGUEL ANGEL SANTIAGO PEREZ CERRO AZUL, VER

UNIDAD 1: PROCESO ADMINISTRATIVO.

1.1 DEFINICION Y OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION

La Administración de la Construcción es definida como un sistema integrado de métodos aplicables a la dirección de todas las fases de los proyectos de construcción, abarcando los procedimientos técnicos necesarios desde su inicio o concepción a nivel de ideas y/o planes hasta su construcción y posterior finalización. Éste Proceso incluye las etapas de planificación, programación, implementación, dirección y control de proyectos. Constituyéndose de esta manera en toda una metodología racional de llevar a cabo las funciones de la administración, formada por un conjunto integral de procesos y técnicas organizadas.

El primer desafío de la gestión de proyectos es asegurarse de que el proyecto sea entregado dentro de los parámetros definidos. El segundo es la asignación y la integración de las entradas necesarias para resolver esos objetivos predefinidos. El proyecto, por lo tanto, es un sistema seleccionado de actividades definidas para utilizar los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energía, espacio, provisiones, comunicación, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos predefinidos.

Actividad

Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de proyecto. Representa la producción de los bienes y servicios que la Entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías acostumbrados. es simbolizado mediante una rama de la red de PERT. La gestión de proyectos se compone de diferentes tipos de actividades, tales como:

  • 1. Planear el trabajo o los objetivos

  • 2. Analizar y diseñar los objetivos

  • 3. Evaluar y controlar el riesgo

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  • 4. Estimación de recursos

  • 5. Asignación de recursos

  • 6. Organización del trabajo

  • 7. Adquisición de recursos humanos y materiales

  • 8. Asignación de tareas

  • 9. Dirección de actividades

    • 10. Controlar la ejecución del proyecto

    • 11. Monitoreo y reporte de avance

    • 12. Análisis de resultados basado en los hechos alcanzados

    • 13. Definición de los productos del proyecto

    • 14. Pronóstico de tendencias futuras en el proyecto

    • 15. Gestión de la calidad

    • 16. Gestión de incidencias

Nudos o sucesos: es un punto en el tiempo, que puede distinguirse de otro porque el estado del sistema ha cambiado.

Red: estructura construida en base a una trama con técnica de nudos. Según el

tipo

de

nudo,

su

densidad

y

la

dirección

de sus vueltas existen muchas

variedades.

 

Ruta: Camino que toma el tráfico de la red desde su origen hasta su destino.

Red de actividades, Pert, Ruta crítica o Camino crítico: El Método del Camino Crítico es una parte de la fase administrativa de planeación que se encarga de la programación, ejecución y control de un proyecto que deba realizarse con aprovechamiento óptimo de tiempo y costos destinados al mismo. También se entiende por camino crítico a la secuencia de actividades que ocupan el mayor tiempo de ejecución del proyecto y con lo cual definen la duración total del mismo.

En la construcción intervienen una combinación de organizaciones, es por eso que las operaciones de la construcción deben realizarse en el lugar el proyecto. La construcción es un negocio dinámico, incansable y compulsivo; hay dos factores básicos que ayudan a

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estabilizar a la industria; hay una demanda de los servicios de los contratistas tanto por parte del gobierno como por la iniciativa privada. Otro elemento es la movilidad de la industria, debido a la cual está menos sujeta a las bajas económicas repentinas.

Objetivo de la administración.

Consideraremos a la administración, como “La integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, organización, dirección y control para alcanzar un fin grupal, de la manera más económica y en el menor tiempo posible”. La función principal del empresario es la creación de un organismo estable, en continua superación y teóricamente perdurable; por otra parte el objetivo de todo administrador debería ser, el profundo desarrollo de grupos y su ordenación para alcanzar metas comunes, lo más rápidamente posible.

Para que exista un sentido de satisfacción debe existir un objetivo, lo que da un propósito al esfuerzo; además el objetivo debe tener un significado y valor; así que la definición de objetivo es: “Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere de un campo de acción definido y que sugiera la orientación para los esfuerzos de un dirigente”, en esta definición hay cuatro elementos que son:

  • 1. Meta

  • 2. Campo de acción

  • 3. Definición de la Acción

  • 4. Orientación

Los Objetivos son importantes para llegar a los resultados deseados; la falta de objetivos hace que la administración sea difícil; así que, los objetivos básicos son un prerrequisito para determinar cualquier curso de acción y deben ser definidos con claridad para que los comprendan todos los miembros de la empresa.

Albert Einstein dijo

...

"Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo."

A la administración por objetivos también se le llama Administración de Resultados, y administración de metas, estimula la toma de decisiones, aumenta la productividad y mejora la eficiencia administrativa, los resultados determinan el éxito del administrador en el análisis final de la empresa.

La clasificación de objetivos en una empresa puede ser la siguiente:

  • 1. Obtener Utilidades (Económicos)

  • 2. Proporcionar buenos productos o servicios

  • 3. Mantener a la cabeza de los competidores

  • 4. Bienestar de los empleados (Sociales)

  • 5. Ser eficiente

  • 6. Progresar

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1.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Las funciones principales del proceso administrativo son:

Planeación: Conceptuamos a la planeación como “El estudio y selección de alternativas sobre pronósticos de operaciones futuras”, por lo cual y para el caso de empresas constructoras constará de tres etapas básicas, la planeación de su inicio, la de su consolidación y la del desarrollo de la misma.

La función de planeación o determinación el trabajo que debe ser realizado, a través de:

Definición de la razón de existir de la empresa (naturaleza y alcance del trabajo

que debe ser realizado). constructora.

Es en sí la justificación de creación de una empresa

Estimación de lo que se puede acontecer en el futuro (predicción del futuro).

Establecimiento de objetivos y metas (determinación de los resultados que deben ser alcanzados).

Establecimiento de planes y estrategias de acción (formas de conseguir los resultados).

Establecimiento de los requisitos e oportunidad en el logro de los objetivos (el tiempo en que deben ser alcanzados).

Determinación

de

los

recursos

requeridos

para

obtener

los

resultados

predeterminados (la elaboración de presupuestos).

 

Fijación de normas de operación, que nos permita determinas reglas o decisiones predeterminadas (fijación de políticas).

Establecimiento de procedimientos (determinación de métodos y procedimientos sistemáticos para realizar el trabajo).

Técnicas de planeación

En la construcción existen varias técnicas de planeación de obra, pero para fines prácticos y de esta tesina solo mencionaremos los más comunes. Las técnicas pueden variar considerablemente, debido a una particular tarea o tipo de trabajo. Además, la planeación dentro de la organización va a depender de una buena comunicación, es por ellos que debería de ser importante tener los medios para lograr un mejor trabajo, sobretodo tener la participación activa de cada uno de los miembros del equipo.

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Existen varias formas de representación que el gerente puede tomar en cuenta para

una mejor

visualización

de

la

planeación

y

su

progreso como se muestra a

continuación:

Diagrama de Barras.

Diagramas de espacio –tiempo

Diagramas de tiempo, terminación y objetivos

Redes

Perfiles de recursos

Gráficas y reportes financieros

De ellas tomaremos las que más nos incumbe y hablaremos más adelante. Todas ellas son sistemas gráficos y herramientas de representación para que el gerente conozca del desarrollo de cada una de las actividades.

Por otro lado en la planeación se ven aspectos importantes, como posibles problemas o retrasos de los cuales se deban corregir o evitar en un periodo determinado, es por esto que además se debe de tener una planeación a diferentes escalas de tiempo tales como la planeación a corto, mediano y largo plazo, cada una de ellas va a depender una de otra, por ejemplo si no se tiene una adecuada planeación a corto plazo, las actividades u objetivos planeados a mediano plazo se verán afectadas, lo mismo ocurre con las de mediano y largo plazo. A continuación, una breve descripción de ellas. Sistemas de planeación

Planeación a corto, mediano y largo plazo

Planeación a corto plazo el objetivo principal de esta planeación es la de asegurar que los recursos proporcionados y considerados en un plan de término medio, sean utilizados de la manera más eficiente para alcanzar los objetivos del proyecto en un nivel superior al del plan, además asegurar que el trabajo sea realizado con los niveles más altos de seguridad y calidad. La planeación a corto plazo también permite ayudar a manejar o controlar problemas que puedan afectar a la construcción en un lapso no mayor a una o dos semanas tales como el estado del tiempo, falta de información, variaciones técnicas, errores de trabajo, condiciones del suelo, falta de pago, faltas laborales o liquidaciones, descompostura de maquinaria, deficiencia en materiales, pobre coordinación, etc.

Todos estos problemas se pueden evitar o en su defecto corregir para que las actividades planeadas a mediano plazo se logren de manera eficiente, además la planeación a corto plazo tiene beneficios tales como la temprana corrección de errores o intervención para tomar acciones, permite monitorear y seguir el progreso de las actividades para lograr alcanzar sus objetivos, da una oportunidad de demostrar los Requerimientos de recursos, permite la coordinación cercana de operaciones

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relacionadas, proporciona una base para instrucciones operacionales o logística, proporciona medios de comunicación legibles al gerente, ayuda a coordinar sitios diferentes y permite una mejor planeación o programa de seguridad.

Es por esto que la planeación a corto plazo permite asegurar que todos los recursos disponibles sean usados en una manera eficiente para alcanzar los objetivos establecidos en los proyectos de mediano y de largo plazo, así como las modificaciones hechas por cambios, errores y omisiones al proyecto. En esta definición los autores de la cita anterior, consideran que es importante que en estos recursos incluya la mano de obra, maquinaria, materiales, subcontratistas y finanzas, considerando éstos como algo primordial, se debe de identificar qué y cuales recursos están disponibles y repartirlos a cada elemento de trabajo, vigilar su uso e identificar los futuros requerimientos. En cuanto a finanzas se refiere, se debe de tener claro y preciso las ganancias, pagos de estimaciones, flujo de efectivo, además algo muy importante analizar el gasto planeado, el real, pasivos e ingresos.

En cuanto a tiempo en actividades, se debe de identificar, coordinar y monitorear cada una de las actividades planeadas en un tiempo determinado, así como una coordinación y uso de recursos eficaz y eficiente, sobre todo se debe de coordinar el trabajo en tiempo. Para que todo esto resulte, se debe de tener mucha información, esta información la debe de dar a cada elemento de trabajo.

La información y conocimiento requerido para este tipo de planeación, tiene que ser tal que no se debe de escapar ningún detalle por más mínimo que parezca, por consiguiente, debe de considerarse muchos factores en los que destacan fechas importantes, trabajo incompleto, secuencias y métodos, seguimiento de la actividad, seguimiento en la utilización de recursos, etc. Además, se recomienda que la planeación a corto plazo sea en un periodo como su nombre lo dice a corto plazo, esto nos ayudará a revisar si será posible cumplir con los objetivos a mediano y largo plazo, conocer los detalles del proyecto, el avance de las actividades, disposición de recursos, anticiparse a posibles conflictos etc. Se debe de apoyar en diagramas, especificaciones, pagos, programas, experiencias anteriores, datos actuales de actividades realizadas dentro del mismo proyecto, etc. Todo esto se explicará más adelante con un caso práctico para su mejor comprensión y entendimiento.

Planeación a mediano plazo. El objetivo de esta planeación es la de lograr que las metas propuestas para el largo plazo sean alcanzadas, regularmente hablamos de una planeación de mediano plazo en un término no mayor a los tres meses. Es recomendable que mes con mes se actualicen los datos generales del proyecto, estar en comunicación con la persona responsable de cada actividad, tener a tiempo y disponible los recursos cuando se les necesite, tener suficiente información financiera de los estados en que se encuentra la obra, tener suficiente conocimiento del desarrollo de las actividades, entre otras.

Planeación a largo plazo esta planeación se realiza en un periodo mayor a tres meses y su propósito, es el de asegurar que el proyecto sea realizado dentro de las metas propuestas en un costo determinado, sin dejar por un lado la seguridad y el ambiente.

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Esta planeación es más general y se enfoca en objetivos alcanzados, tiene la particularidad como su nombre lo dice en metas que se realizaron en la planeación original y se va viendo si se están cumpliendo los objetivos del proyecto de manera general. Se hace una revisión cada determinado tiempo, se analizan recursos y se van viendo metas, tiene el apoyo de personal administrativo, gerentes, planeadores, etc. en comunicación constante con los trabajadores, si no se han logrado los objetivos se procede a hacer una nueva planeación o ajuste dentro del programa inicial o general. Estas tres formas de planeación van relacionadas una con otra, para tener éxito en la obra, se debe de fijar metas a cortos plazos, revisar y analizar el trabajo que se está haciendo en algún tiempo determinado para que, con esto, se cumplan las demás metas propuestas a largo plazo. Es algo lógico, si no cumples con metas u objetivos en tiempos cortos, no se podrán realizar ni cumplir las metas que se proponen a largo plazo. En dado caso se debe de rediseñar o implementar nuevos métodos de trabajo y coordinación, el control de obra es muy importante ya que es quien va diciendo o poniendo alerta del avance real de la obra.

o

Organización. La organización se cree que sea “La división lógica, óptima y ordenada de trabajos y responsabilidades, para alcanzar los pronósticos definidas por la planeación.

Para que un grupo pueda trabajar efectivamente en la realización de ciertos propósitos, debe existir una estructura explícita de funciones tomando en cuenta las cualidades de cada persona, en otras palabras, usar la organización en función del individuo.

En esta fase se realizan organigramas, la organización depende de factores como la comunicación, cualquier intento organizativo sería irrealizable sin la comunicación; el lenguaje es uno de los orígenes de la comunicación; se distinguen varias formas de lenguaje:

Pasivo. El que se comprende sin poder emplearlo (el perro dueño).

obedece

la orden

de

su

Activo. El que se utiliza para hacer comprender a otros.

Indirecto. El que transmite a través de gestos, mímica y actitud frente a los demás (el cual, en ocasiones, es más expresivo que los anteriores.

La función

de

organización

administrables, a través de:

o

clasificación

y

división

del

trabajo

en

unidades

Estructuración de la empresa agrupando el trabajo por su naturaleza para una producción eficaz.

Establecimiento de las condiciones materiales para que exista un trabajo efectivo de grupo entre las unidades organizacionales.

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Integración. La función de integración o determinación de las necesidades de personal y asegurar su disponibilidad para la ejecución del trabajo, a través de:

o

 

Análisis del trabajo para conocer las necesidades de capacitación del personal que se requiere.

Reclutamiento, selección e inducción a la empresa, de las personas que se han identificado dentro de las unidades organizacionales que componen la estructura de la empresa.

Desarrollo de los recursos humanos o sea el ofrecimiento de oportunidades a los empleados y trabajadores para que se desarrollen en sus propias capacidades en relación con las necesidades de la organización.

Dirección. Se considera como “La responsabilidad absoluta sobre la coordinación de los recursos humanos y del capital de una empresa, para satisfacer en forma óptima al cliente, al accionista y al personal que la integra, en forma continua y perdurable.

o

La comunicación también forma parte esencial de la dirección, es el recurso del directivo para obtener entusiasmo, la creatividad y la lealtad de su personal, siempre y cuando la comunicación sea verdadera, consistente y seria.

La acción de motivar debería ser el suministrar razones para la realización de una acción. El campo de la motivación es un tanto peligroso para los directivos que no tengan sólidas bases psicológicas. En forma conceptual la motivación empresarial se encuadra bajo las siguientes características:

Principios sobre la motivación.

Principio sobre la participación. La motivación necesaria para alcanzar resultados tangibles, tiende a aumentar, con el grado de participación en las decisiones relativas a dichos resultados.

Principio sobre la comunicación. La motivación necesaria para alcanzar resultados tangibles, tiene a aumentar si se mantienen a las personas al tanto de cualquier asunto que influya sobre dichos resultados.

Principio de la integración. La motivación necesaria para alcanzar resultados tangibles, tiende a aumentar si se conocen los recursos humanos, si se despierta un sentimiento de propiedad de la empresa y se estimula el trabajo en equipo.

La función de la dirección (liderazgo) o sea la toma de responsabilidad sobre el comportamiento humano necesario para el cumplimiento de los objetivos y las metas de la empresa, a través de:

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Asignación a cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas específicas

encomendadas a ellos

de

tal

manera

que

delimite

se

con precisión la

responsabilidad de trabajo que tienen.

 

Influir

en

las

personas

para que trabajen

en

la

deseada

forma

o influir

en

su

motivación.

 

Establecimiento de la comunicación o sea la implantación de un flujo efectivo de ideas y de información en todas las direcciones deseadas.

Coordinación o sea la consecución de la armonía del esfuerzo del grupo hacia el cumplimiento de los objetivos individuales y del grupo mismo.

Funciones de la dirección.

 

Asegurarse de que el plan esté juiciosamente preparado y sea estrictamente ejecutado;

Cuidar de que la estructura social y material sea consistente con los objetivos, recursos y requerimientos;

Establecer una autoridad: única, competente y vigorosa;

 

Armonizar las actividades y coordinar los esfuerzos;

 

Formular decisiones: claras, precisas y correctas;

Procurar la eficiente selección de personal;

 

Definir claramente las tareas;

 

Fomentar la iniciativa y la responsabilidad;

 

Remunerar satisfactoria y equitativamente al personal, en función de los servicios prestados;

Sancionar las faltas y errores;

 

Mantener la disciplina;

 

Vigilar el orden social y materia;

 

Mantener la unidad de mando;

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Cuidar la subordinación del interés particular al interés general;

Mantener todo bajo control;

Combatir el exceso de reglamentación, formalismo burocrático y papeleo.

Preceptos que facilitan la dirección.

Conocer a fondo a su personal;

Eliminar a los incapaces;

Conocer los convenios que ligan a la empresa y personal;

Dar buen ejemplo;

Realizar inspecciones periódicas del cuerpo social;

Reunir a sus principales colaboradores en conferencias en que sean robustecidas la unidad de dirección y la coordinación de esfuerzos;

No absorberse en detalles;

Tender a que se reine, en el personal, la actividad, a la iniciativa y el desempeño.

o Control. Se considera al control de una empresa como el “Establecimiento de sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas y soluciones, de una manera expedita y económica”. El control es un costo es sí mismo, no es productivo en término de dinero y esfuerzo, pero que, sin embargo, proporcione una visibilidad adecuada en forma periódica.

Los elementos a controlar, serán en forma genérica:

Recursos.

Tiempo.

Calidad.

Cantidad.

La función de control o sea asegurar el cumplimiento efectivo de los objetivos.

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Establecimiento de estándares de tal manera que tengamos normas de ejecución efectiva en la consecución de los objetivos y metas propuestas.

Evaluación de lo realizado o alcanzado contra la ejecución o resultados planeados

o

esperados.

Esta

evaluación

implica

necesariamente una medición de la

ejecución.

 

Toma de decisiones correctivas para lograr el mejoramiento en la ejecución de los objetivos.

El control de obra es muy importante ya que todo lo planeado se verá reflejado en el constante monitoreo de todas las actividades que se vayan desarrollando y así se podrá dar un mejor panorama del avance del mismo. Dentro de este control de proyecto, se puede reflejar el avance de cada una de las actividades a desarrollar, se puede ver, además, el avance total del proyecto, los estados financieros en cuanto a gastos, ingresos, deudas etc. Determina la situación general de cada actividad o evento con respecto al programa, la situación general del programa y del presupuesto, además de cada actividad o evento con respecto al presupuesto.

En lo que cabe decir del avance de cada actividad o concepto, este se representa en términos de porcentaje realizado. El avance se define como el trabajo realizado y es independiente tanto en cantidad presupuestada como del tiempo empleado en dicha actividad. ² Esto mide solo el avance realizado del total independientemente de cuánto dinero se ha gastado y de cuánto tiempo se ha necesitado, es algo muy general. Una vez conocidos los avances de cada actividad, el porcentaje se multiplica por lo presupuestado y con esto se ve el avance de esa actividad y lo que resta por gastar. Esta información de gastos se debe de tener muy en cuenta ya que se tiene que tener un control estricto de cada uno de los gastos, esto aunado con el programa, se podrán realizar compras programadas de materiales en algún tiempo determinado, así como los máximos que se deben de pagar por unidad de trabajo hablando de mano de obra, proveedores, gastos fijos, etc.

Una vez teniendo avances y gastos, se puede determinar el avance general del programa y del presupuesto. Existen muchas formas de lograrlo, básicamente se compara con el programa inicial en gastos hechos y grado de avance del proyecto. Una vez graficando esto, se puede ver el retraso en tiempo y gastos que están por encima de lo presupuestado.

A continuación, se muestra un ejemplo de lo anteriormente dicho:

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Como se muestra en la gráfica 1.1, se tiene un reporte de lo programado y de

Como se muestra en la gráfica 1.1, se tiene un reporte de lo programado y de lo gastado, así como también se puede observar lo que falta por gastar y realizar, esta es una forma simple de realizar el control de obra en avances de actividades y gastado en dinero por actividad.

Teniendo el informe general del programa y del presupuesto, se puede determinar y hacer un análisis más detallado de cada actividad desarrollada, existen también muchas formas de representarlo, tomando en cuenta la más sencilla con una simple gráfica de barras y fechas, se puede representar el avance parcial o real contra lo que falta por realizar, con esto nos podremos dar cuenta de que actividades le tenemos que poner más atención para evitar atraso en actividades, recordemos que en algunas actividades las tenemos que tener realizadas al cien por ciento para poder empezar otra.

También debemos de tener en cuenta que para saber lo que hemos pagado por cada actividad y lo que hemos avanzado se debe de hacer un análisis bien detallado. Volviendo al principio en donde ya conocíamos el avance en porcentaje, conocíamos lo presupuestado y lo que nos faltaba por realizar.

Ahora, se conoce con los estados financieros cuanto hemos pagado por esa actividad y cuanto nos falta por pagar y realizar, con esto se saca la diferencia y nos podremos dar cuenta si estamos por encima de lo presupuestado o estamos por debajo, cosa que sería ideal. Si tomáramos la misma figura 1.1 y sacáramos la diferencia en porcentaje por realizar y por gastar, le sería muy útil al gerente del proyecto, para poder programarse en materiales, gastos, personal y equipo.

El control y monitoreo, yendo de lo más particular a lo más general, es esencial en cada proyecto de construcción, con esto se conoce el estado en que se encuentra el

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proyecto en general. Si se tiene un adecuado control, se pueden evitar problemas posteriores que después sean inminentes y que traiga repercusiones en las utilidades.

Por esto la importancia de un buen monitoreo de obra, valiéndose de muchas herramientas de representación tales como barras, rutas críticas, información etc. El gerente de proyecto juega un papel muy importante en esta tarea, ya que es quien decide el camino del proyecto y es quien tiene la autoridad para poder cambiar el plan o método a seguir dependiendo de las condiciones de la obra.

1.3 IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCION

Es indudable que los conceptos administrativos son comunes a todas las empresas y que, en la industria de la construcción, sus principios generales se desarrollan en forma natural. Ante una situación imprevista, un grupo de hombres reacciona de muy diferentes maneras; el común denominador de aquellos que la superan está constituido por el desarrollo de cuatro acciones básicas, planear, organizarse, dirigirse y controlar los resultados.

Un equipo de construcción realiza su trabajo solo una vez en cada sitio; la siguiente vez su trabajo lo realizará en un nuevo lugar, con un nuevo patrón y bajo nuevas, aunque, similares especificaciones. Desde el comienzo de cada proyecto de construcción, el contratista se ve obligado a trabajar en el lugar en donde se encuentre la obra de una manera rápida y económica como sea posible y después abandonar el lugar.

La industria de la construcción ha diseñado estructuras organizativas según las cuales operan los contratistas más competentes con el fin de eliminar la burocracia organizativa que impide la comunicación rápida entre la oficina y la obra, y demora las decisiones, que son vitales para la administración.

Más que en cualquier otro negocio, en la industria de la construcción el éxito o el fracaso está determinado por la calidad de la dirección. La administración de la construcción es fundamentalmente la dirección de las personas, la capacidad para conservar a la gente unida en un grupo compacto respetando a su jefe y cooperando uno con otro. Para lograr el respeto y la lealtad de las personas, es necesario que el administrador sea equitativo en sus negociaciones y en sus relaciones con los empleados. Cualquier desviación de esta conducta tiene efecto adverso, y la administración se desmembrar con rapidez.

El

interés del

directivo por sus

colaboradores es definitivo para el incremento de la

productividad.

 

El tema de administración en la construcción es una rama que siempre ha estado en una obra, pero en los últimos años ha retomado gran importancia dentro de la construcción, esto gracias a que cada vez es más importante la Administración en los negocios, ya sea

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para una optimización en el control de los mismos y que sea tomada más en cuenta para factores de seguridad y de calidad, lo que da una mejor confianza hacia el cliente.

Es por ello que el auge de este tema de Administración en los últimos años es gracias a su importancia en el control, y en la rama de la arquitectura e ingeniería nos muestra que ahora la construcción no solo es edificar, sino planear y administrar.

Primeramente, tenemos que la ciencia de la administración en las últimas décadas nos ayuda a minimizar esfuerzos y recursos para obtener máximos beneficios. Es llevar a cabo un proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que se lleven a cabo eficientemente y eficazmente con todas las personas que trabaja dentro de una organización. Además, la tecnología es pieza indispensable de la administración y como la construcción actual se trabaja con muchas herramientas tecnológicas, es importante tener el control de estos recursos. Administrar en la construcción es abarcar una gran gama de responsabilidades dentro de una obra, donde existen diferentes áreas funcionales como llevar el control de la producción, finanzas, recursos humanos o personal, comercialización, informática, y, en algunas empresas, la función de compras o logística, es por ello que no solo se trata de supervisar obra, sino es llevar a cabo el control de la misma empezando desde el control de gestión para realizarla. Es necesario además llevar a cabo una gestión de compras y tener un lugar donde almacenar los materiales y controlarlos, tanto lo que entra como lo que sale de este.

Con una buena administración de la obra se tendrán muy buenos resultados tanto en calidad, productividad, eficiencia con el uso adecuado de los diferentes recursos con los que se cuenten, a saber distribuir a los trabajadores de acuerdo a sus habilidades y técnicas, se puede tomar mejores y más acertadas decisiones, además se toman en cuenta previsión, plantación y un mejor control del trabajo que se realiza, que es donde entra la supervisión. Por lo que aquí nos damos cuenta que construir no solo es supervisar.

La Administración de la Construcción nos muestra que es abarcar muchísimos más temas de lo que la mayoría de nosotros pensamos, por lo que sí están pensando en realizar una construcción, remodelación o cualquiera sea la obra, les recomiendo debemos de ser más que solo arquitectos o ingenieros, debemos ser administradores en lo que realizamos, para llegar a un mejor objetivo en un menor tiempo, con mejor calidad, con mejor aprovechamiento de los recursos y con el mínimo de desperdicios.

Como se dijo anteriormente, la planeación, programación y control de obra se define como la coordinación de todos los recursos tanto humanos, materiales, equipo y financiero, en un programa, tiempo y costo determinado, para lograr alcanzar los objetivos planteados.

Bajo este principio, se debe de poner mucho énfasis en la correcta interacción de todas las actividades que intervienen en la elaboración del proyecto, ya que solo así, se obtendrán mejores resultados, por eso, todos los proyectos de construcción requieren

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de una correcta planeación, donde se les exige a cada uno de los participantes producir algo y único, en este caso sus actividades, en donde su participación y mano de obra, sea importante durante la elaboración del mismo.

La buena gerencia debe usarse a lo largo de toda la construcción del proyecto, de principio a fin, es decir, desde el inicio del estudio de viabilidad, la planeación del lugar de trabajo de construcción, hasta la entrega del proyecto al cliente. Se deben de coordinar todas las personas y subcontratistas que se vean envueltos en cada una de las actividades o partidas. En otras palabras, aplicar la gerencia de construcción a un proyecto determinado.

Por consiguiente, surge la necesidad de un buen gerente de proyectos, quien debe de tener la capacidad de coordinar lo mejor posible el proyecto. La tarea principal en términos generales de una buena gerencia de proyectos son los siguientes:

Organización, la organización de todas estas actividades viene después de la planeación, ya que se aterrizan todas las ideas o soluciones posibles y se relacionan cada una de ellas. En la organización, se deben de ordenar todos los factores por más mínimos que sean, se deben de tomar en cuenta todos los recursos tanto materiales, humanos, financieros, etc.; y cómo va a ser su interacción, porque al fin de cuentas son quienes hacen el proyecto. Gerencia, una vez planeado y organizado el proyecto, el gerente debe de coordinar todas las actividades, personal, subcontratistas, etc.; para que no caigan en conflictos de logística, en donde cada uno de ellos tendrán su tiempo y espacio para realizar sus actividades de una manera eficaz y ordenada. Supervisión, este es un punto importante en la gerencia de un proyecto, ya que el gerente se debe de involucrar directamente en la supervisión de cada una de las actividades realizadas en el proyecto ya que con esto puede avalar la calidad tanto de materiales, mano de obra, especificaciones etc. Control, una vez teniendo todos los puntos anteriores bien definidos y delimitados, la parte del control de obra es muy importante ya que es quien va a mostrar cómo va la obra de acuerdo a lo planeado en calidad, presupuesto, programación y tiempo. Estados financieros, es una parte muy importante ya que de acuerdo al buen manejo de los recursos financieros, se puede tener un correcto flujo de efectivo y manejo de recursos, el pronto cobro de estimaciones y pago de pasivos, da una mejor estabilidad financiera al proyecto, sobretodo, se puede saber cuánto se ha gastado, cuanto se ha cobrado, ejercido, etc.; esta información es de gran valor al gerente, ya que con ésta, se puede dar cuenta de la posición financiera en la que se encuentra elproyecto.

1.4 ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE CONSTRUCCION

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Necesidad de una visión integral de los proyectos

Un proyecto de construcción es una empresa única para un único propósito esencial, definido principalmente por su alcance, calidad, duración y metas de costo. Sus objetivos de costo y calidad son medidos a través del uso eficiente de recursos limitados; esto hace necesario que en su inicio se incluya un buen análisis acerca de la esencia del proyecto.

En la experiencia del autor, a los actores que participan en los proyectos, quienes se integran a los mismos en diferentes etapas, según su especialidad o según son requeridos, les falta una visión integral, lo que tiene un impacto en su desarrollo. La esencia de la administración es la toma de decisiones, las cuales deben estar basadas en información de calidad. La visión integral sobre el fenómeno es necesaria para contar con información de calidad y en consecuencia, tomar las mejores decisiones en ese contexto de uso eficiente de recursos limitados, ya sea que se esté planificando, diseñando, programando, trazando o construyendo el proyecto.

Ante la pregunta de ¿por qué falta esa visión integral?, la respuesta más probable es que por lo general se adolece de una adecuada capacitación en la administración de proyectos. Los profesionales que generalmente administran los proyectos son ingenieros civiles, arquitectos o ingenieros de otras disciplinas, según el tipo de obra, quienes generalmente no tienen una sólida formación teórica en el área, lo cual se puede afirmar después de haber realizado un análisis de los planes de estudios de los diversos programas educativos que se ofrecen en México. Su capacitación la adquieren a través de su participación en proyectos reales, es decir a partir de una formación práctica, que puede darse de una manera deficiente.

Se asegura que el juicio profesional y la autoridad de los ingenieros provienen de una formación tanto teórica como práctica, ambas son indispensables; para la formación práctica se requiere de equipos de trabajo encabezados por ingenieros maduros, en donde cada integrante tiene una encomienda específica, pero donde todos los retos, avances y resultados del proyecto se discuten colectivamente, y donde los aprendices tienen, sin riesgos excesivos, vivencias personales en todos y cada uno de los procesos intelectuales de los proyectos (Reséndiz, 2008). ¿Se da esta situación formativa en los proyectos? ¿Son suficientes los conocimientos teóricos sobre administración de proyectos adquiridos escolarmente? ¿Es adecuada la manera como se integran los futuros administradores a los proyectos de la vida real?

Otro sería el caso a través de una adecuada educación de posgrado en el área, en la cual se incluyan varios cursos relacionados con la administración de proyectos. Sin embargo, el impacto para mejorar la administración de los proyectos tal vez no sea mucho debido a que los profesionales que toman un posgrado son proporcionalmente muy pocos.

Son varios los aspectos en los que se pudieran concentrar los esfuerzos para que un buen administrador obtenga una visión integral y sistémica que lo lleve a tomar las mejores decisiones en los proyectos en los que participe o que tenga a su cargo.

Reconocimiento del trabajo en equipo con objetivos comunes

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Muchos son los participantes y “stakeholders” de los proyectos de construcción como se esquematiza en la Figura 2. Se les puede mencionar en conjunto “el equipo del proyecto”, pero ¿lo saben?, ¿saben que trabajan como equipo para lograr un objetivo común? Algunos esfuerzos se han realizado en otras latitudes para lograr una mejor comunicación y consensuar intereses.

En México cuando menos tenemos que trabajar con tres de esos actores, a quienes podemos considerar los fundamentales: el dueño, el diseñador y el constructor, cada uno de los cuales debe contar con sólidos equipos de trabajo multidisciplinario para dar las mejores soluciones; y es a través de adecuadas relaciones de trabajo y comunicación eficiente entre estos equipos que se constituirá el “equipo del proyecto”, lo cual permitirá alcanzar los objetivos del proyecto.

Es necesario también saber establecer estos objetivos del proyecto, pues los objetivos de cada uno de los actores pueden estar en conflicto entre sí; por lo tanto deben aprender a construir acuerdos, proponiendo para ello tres fases: formación, comunicación e integración (ver Figura 3).

En la etapa de formación, las sub organizaciones del cliente tendrán que llegar a un consenso para definir los “objetivos del dueño”. En la etapa de comunicación, la organización de diseño primero y la de construcción después, tendrán que lograr consensos inicialmente entre sus sub organizaciones y después entre ambas organizaciones, para lograr las respuestas óptimas a los “objetivos del dueño”. En la etapa de integración se consensan estas posibles respuestas óptimas con los “objetivos del dueño”, con la participación de éste último. Con esto se logra definir los “objetivos del proyecto”.

Un proceso como el descrito arriba es algo que no se ha hecho mucho en el pasado y es quizá la causa del fracaso de muchos proyectos, o por lo menos la razón de no llegar de manera óptima a los objetivos. Se puede llamar a ese proceso la “integración de objetivos” y lo que se está realmente haciendo es alinear los objetivos del dueño con los objetivos del proyecto. También con esto se busca crear un lenguaje común alrededor del proyecto, con la que se salve el escollo que se crea con la multidisciplinar edad de profesionales, cuya intervención se hace indispensable en los proyectos modernos y complejos. Se busca desmitificar las asociaciones que se tienen hacia los diferentes profesionales que intervienen, y ponerse cada uno en el lugar de los otros para pensar en qué es lo que quieren del proyecto o cuál es la que consideran la manera óptima de alcanzar los objetivos.

Comprensión del proyecto

Un importante aspecto es que llevar a cabo un cuidadoso análisis para conocer bien el proyecto en el momento que un especialista se integre para dar una solución o prestar un servicio en alguna de sus etapas. Los que intervienen en un proyecto no podrán realizar un buen trabajo si no lo han comprendido: hay que conocer bien lo que se quiere administrar; esto implica un esfuerzo metódico. El análisis debe incluir:

Fig. 2. El Equipo del Proyecto.

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  • a) Caracterización por el origen del proyecto (problema o necesidad que solucionan), por su tipología (vivienda, energía, comunicaciones, agua, etc.) y clasificación (nuevo, ampliación, mejoramiento, rehabilitación, restauración, etc.), todo lo cual implica diferentes enfoques y soluciones para abordarlo.

  • b) Conocimiento del cliente que implica: i) definición (quién es el cliente, lo cual puede no resultar tan obvio en corporativos complejos, cuyas diferentes partes podrían querer cosas diferentes del proyecto), ii) objetivos del proyecto (qué quiere el cliente y el usuario) y iii) alcance del proyecto (qué es el proyecto en sí). El alcance debe incluir con detalles aspectos tales como funciones, formas, materiales, costos, tiempos, seguridad, restricciones, etc.

  • c) El contexto físico donde se llevará a cabo la obra que considera ubicación geográfica, accesos, características del terreno, clima, etc.

  • d) El contexto no físico o entorno donde se construirá el proyecto, como: infraestructura de servicios públicos, infraestructura comunitaria (social, política, cultural, etc.), disponibilidad de recursos, normativa legal y regulaciones, etc.

Reconocimiento de la necesidad de retroalimentar experiencias

Tres importantes conceptos han surgido a nivel mundial con relación a la necesidad de mejorar la comunicación y transmisión de experiencias y buenas prácticas del usuario de los resultados de una etapa del ciclo de vida hacia los(s) actores precedentes(s) en el ciclo de vida (ver Figura 4), con el objetivo de mejorar el logro de los objetivos. Éstos son:

“mantenibilidad” (facilidad, factibilidad de mantenimiento), “operabilidad” (facilidad, eficacia en la operación) y “constructabilidad” (facilidad, factibilidad de construcción). Esto significa que el que diseña debe conocer las opiniones y experiencias del que construye, y también del que opera y mantiene, para mejorar su diseño; el que construye debe recibir retroalimentación del que opera y mantiene una infraestructura dada, para evitar errores constructivos y malas prácticas; y así sucesivamente.

Lo que

ya

no debería

suceder es que

a

los

que diseñan

no

les

interese cómo se

construyen las obras, o los que diseñan o construyen pierdan todo contacto con la obra construida y no tengan la oportunidad de conocer y analizar cuáles fueron las consecuencias de sus decisiones durante la porción más larga del ciclo de vida de los proyectos: la operación y el mantenimiento.

Por el contrario, si a los proyectos se les visualiza integralmente y se aplican estos tres conceptos, seguramente los diseñadores y constructores mejorarán sus decisiones en el futuro, pues tendrán mejor información.

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productos y comunicación de experiencias entre los actores del proyecto. Entrega Figura de 4.
productos y comunicación de experiencias entre los actores del proyecto.
Entrega
Figura
de
4.

Reconocimiento de la dimensión técnica y administrativa de los proyectos

También resulta útil reconocer que, durante el ciclo de vida, se ejecutan dos procesos en paralelo, uno llamado dimensión técnica que ve al proyecto como el desarrollo de la parte física, con productos tangibles en cada una de las diferentes etapas, y el otro denominado dimensión administrativa, más complejo, que concibe al proyecto como una serie de procesos con elementos intangibles.

Entender esto puede llevar a mejorar el desempeño en el desarrollo de los proyectos, pues por un lado se podría contribuir a mejorar la dimensión técnica para alcanzar los objetivos de calidad y por otro a mejorar la dimensión administrativa para alcanzar los objetivos de productividad, medida en términos de tiempo y costo. Si se hace más eficiente el alcance de ambos tipos de objetivos, con el enfoque de mejora continua hacia afuera (cliente) y hacia adentro (organización), entonces se mejoran las capacidades comparativas de la empresa y su posición en el entorno, y por tanto, su competitividad.

Necesidad de una planeación y control de la ejecución integrales

En la Figura 1 se puede observar que los contratistas se integran en la etapa de Construcción del ciclo de vida de los proyectos, y que sus funciones clave son la Planeación de la Ejecución y la Ejecución. Así es que durante esta etapa, la administración de proyectos se enfoca primordialmente en llevar a cabo eficientemente estas dos funciones, sin menoscabo de las otras (mostradas en la figura). Se puede decir que estas funciones equivalen a lo que se hace inmediatamente antes de la construcción y lo que se hace durante la construcción.

En la Figura 5 se esquematiza sintéticamente lo que se debe hacer antes de la ejecución del proyecto. Se inicia con el análisis de documentos para elaborar una propuesta y conseguir un contrato de obra, por licitación o por negociación, y concluye con la elaboración de un esquema de pre control, en caso de que la asignación de la obra haya

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sido positiva. Los productos de esta suben tapa son: los planes, programas y presupuestos (P, P, P), o simplemente planes; se hace la diferencia para enfatizar el tipo de producto, y aunque todo tipo de programa y presupuesto es un plan, no todos los planes resultantes son programas o presupuestos.

se sintetiza las actividades de los constructores o contratistas durante la ejecución de la obra. Desde una obra de tamaño medio se requiere un equipo de trabajo bien integrado para llevar a cabo eficazmente todas estas labores, cuya esencia es tanto técnica como administrativa. A estos equipos se les conoce con varios nombres tales como “Gerencia de Obra”, “Gerencia de

Construcción”, “Superintendencia de Obra”, etc.

La Ejecución (cuadro superior de la Figura 6 y de la Figura 7) se representa como un conjunto de trabajos o tareas (que en realidad son muchos y pueden ser muy complejos) que se llevan a cabo mediante un orden (estrategia, método, proceso) establecido en la función de Planeación (planes, programas, presupuestos) y cuyo insumo principal son los recursos (materiales, mano de obra, herramientas y maquinaria) y van produciendo resultados parciales (fracciones de obra) que son vigilados (costo, tiempo, calidad) mediante la función del Control.

En la Figura 7 se explica esquemáticamente con más detalle la función de Control. Se observan dos grandes partes que se denominan “Ingeniería de Costos y Tiempos” y “Toma de Decisiones”. En la primera se monitorea las cantidades reales de avance, volúmenes, recursos, costos y rendimientos y se comparan contra los estándares supuestos en los planes, programas y presupuestos (P, P, P). Con base en los resultados anteriores se toman decisiones en la segunda parte, para que las acciones que se están ejecutando continúen como lo planificado originalmente, o se hagan modificaciones (actualización de planes), o se planifiquen nuevas acciones (toma de acciones correctivas), con la finalidad de que se cumplan los objetivos de costo y tiempo establecidos durante la planeación y la etapa de construcción sea exitosa. De otra manera las desviaciones con respecto a lo planificado pueden ser de tal magnitud que no se alcancen estos objetivos.

Para tomar las mejores decisiones hay que considerar no sólo los factores internos que ocasionan las desviaciones, sino también los factores externos, sobre los que se tiene muy poco control; también hay que considerar si las decisiones son sobre operaciones que ya iniciaron y están en proceso o sobre operaciones que aún no han iniciado, pero cuyos estándares, por la experiencia hasta ese momento, se vislumbra que no serán alcanzados.

Es obvio que para llevar a cabo este control se requiere una planeación detallada con elementos como los que se esquematizaron en la Figura 5. En los libros de texto sobre administración siempre se enfatiza que no hay control sin una adecuada planeación y que de nada sirve planear si no se controla: a la planeación y al control se les llama las “hermanas gemelas” de la administración.

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Sin una planeación detallada es poco probable que el proyecto se pueda controlar adecuada e integralmente, lo que reduce sustancialmente sus probabilidades de éxito. Sin estos elementos los constructores no pueden tomar decisiones acertadas y oportunas, lo que hace muy difícil que puedan alcanzar sus objetivos de tiempo y costo que los propios contratantes les exigen y cuya capacidad de lograrlos determina el prestigio y viabilidad de la propia empresa constructora.

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