eno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son Soluciones innovadoras para la gestion de su empresa Todo sobre la Gestién por Procesos (Parte I!) Modolado de Procesos Los sstemas pueden estr formados por ditntos elementos interelconados tales como: personas, equines, produces, tareas, materiales, documents, sofware, hardware, ete, Un mosels describe tla, aut produce & hace el sistema, cio funciona, cimo se Mejora el eiseho de sistemas Factor la integracn de nuevas sistemas 0 fs more de los existentes Servic de cocumentac de releencia para la comprensidn de las sistemas Faattarlacomunicacién entre bs personas que ntervienen en el se yfunconamlento dels sistemas Li eaboracén de un modelo que rere estas ventjas requiere un método de representacin espedfio, eaherente, dg seni y flexible. EI lengvaie onvenclonal hablacs 9 escita) presenta dertaslnitaciones © Incanvenintes en la representacén de temas. Skve come sjempb de ala es railonales ‘Técnicas de modelado de procesos: DIAGRAMA IDEFO Durante ks aos 70, la USAF (Fuarza Aéra de los Estados Unidos) abordé un proyecto denominado ICAM (Integrated Computer Alded Manufacturing) para Incrementar a productwcad a través da Ia aplcacén sistemdtica de medos computezades. Este proyecto requir el establecmlento de un models de lenguaje pra el andl ntarcambie de informacién de os sistemas que se pretenda desrrolar:IDEFO(Intepraten DEFinition language 0}. El resuttado de apcar by metodobgia IDEFO a un stoma es un conunto de dagramas jerauzados con referencias cruzadas que eonsttuyen un modelo esquemstico del misma, Empezando con el proceso principal se subdividen los proceses en subpracesesy éstos en actividades hast el grado de detalle necesarie(incrementondo el nivel de detale en los sucesvos lgramas). Code agrame contiene cajes enumeradas con texto y fchas que as relscionan. Los ine srapaysconlcertrttes rele gsen po ooece prtekeno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son ‘dagremas estin dbujados on hojasestancaiadas, Las actividades comrlejas se pueden desglosary describ on dagramas "hijo" en sucesivas castadas hasta 1 valde detalle essado, Las lchas representa la rlacén entre las eajas, No dan Informaiones del desarrollo temporal 9 secuencha, sino que éescriban bs entradas y ns salas do cada caja yas restrcones que rgen el fucionamionto del tema, Cada “cajo" en un darama es origen 0 sae deNlechas que representan Datos de entrada: Datos que nacesta la actividad ys transforman an cates de sala Datos de slid: Datos o nformacones ceados por I ative, Detos de contrat: Datos para controlar lo active. Nose transforman en datos de sais cada "ajo" se coca con el eg dl grams en el que figure segude de un nero carclave.Disgrams Top Level (Diegrama A "A menos cero") “Todo modelo debe incur un sogramea inal que representa a glbalided de sistema, con una nies caje que describe todas las entradas y sks uera de los lies del sstema.En este dagrama se suete incl una descrpién del objeto y alcance del sistema. El cigo de aca nica de este dlagrama es AD. Esta «aja se dsglsa ene lagrama hija de nivel interior a ete, denaminade AD. Diagrama Top Level desplegada(Oiagrama AD} En este dgrama, se visvalzan fs macroprocesas del sistema, En la terminclopia IDEEO este disgrama es un “hijo” del anterior, Oagramas Padretodo ddagrema que induya alguna “cea” que e deserbe en otro igrama de menor nvol se denomina dagrama pace, El dagrame de menor nivel ue descibe 250 actividad, es un “hij dl anterior: Las*caias" que se deserben en un dagrama de nivel inferior se entcan con un cédigo denominado "ERD" (Expresso de Reference de Detate). Digramas Mio Los diagramas hijo pusden tener de 3 & 6 cas. E ie inferior de 3 calas, lca un mayor grado de efncén dels actividades. Elimite superior de 6 cafes por agrame fuerza la ferarguzacibn de modo. Ventas IDEFO: s.una heramienta muy stemética que obtga a mantener una Jearqu de relacones entre las actvidadesfundones desis Facta un ands en profundided dels entradas y sala, asi como ls elementos de contol y recursos de cada actvicad. Fs muy edecuado eno dao de sistemas complies y dnémicns ‘Agunes paquetesinformétzes de dibujo ncrporan plantas y udades para dbujar ete tipa de ris (pe. leat Process de Miers) Inconveniones de I Metologia IDEFO: £5 cumpimlente iuroso las regis ct modelado IDEFO conleva en oasis una excesha Jerarquzacin ycompladad en la repesentacén dees process. Resua demasiado foros en sstemas de gestiin No perite cen rasponsabildadestéiente ine srapaysconlcertrttes rele gsen po ooece prtekeno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son No permit ditingui i hacer referencia as dacumentos del sistema (ares de contro formatos de rqisto,espcicaciones técnica, instruccones, ocumentos exter, et.) ‘Se requiere una epcain nformstia expecia pera mantener I odeacin, estructura y coherencia del mace que se est SseFando ante cuelgler ventual modiscén Requiare una ampli farmacién y expuiancla, tanto dela persona qué lo labora com del quel interpreta Dif de seguir ne recomendable come soporte documenta dscriptwo de un sistema de gestion. Liitago en a simbologi: el Gnicosimboloutzad es uno eal rectangular que representa una actividad 9 func. DIAGRAMA DE FLUJO Un ciagrama de tuo es una rpresentacién grea dala secuenca de actvicades que forman tun proceso, Los dlagramas de uj resutan may Utes en diversas fases de desarolo de un sistema (sat, Implantacin, revs). ‘continua se describe un método para identifary deri los process de un sistem de stibn mediante Diegramas de Flujo. En este mélado existen dos fases ben ferences: 1. taboracibn det Mapa de Procesos 2. Descrpcién de cada Proceso 1. Elboracién del Mapa de Procosos Este diagrams ofrece una vislin general del sistema de gestiin, En dl se representan bs procesos que componen el Sistema asi como sus rlscones princpas, Dicwasrelacones se Iniean mediante fechas y regisros que representa ls fos de informactn. Inder de pcocesos de un sstema puede ser varate depenciendo del enfoque cela persona que estd analzanco o dseRanco al sistema, Para comsrendar elsign cade y la mprtanca de un Mapa de Process, podemosvalrnos del simi de un puzzle EL Napa de Procesos es come Is imagen de un puzzle: no seve aterads por ls forma o tamafe dela pezas que lo forman. As la misma imagen puede onsrurse con un puzzle de 20 pezas 6 de 200 plezas. Un mismo sistema de gestién puede representarse con process (plzas del puzae) de més © menos tamsso, tama dels proesos (pez) no afta a sisters. Le nie Fitacibn es que los proceso (pezas) encajenperectamente (sn soles ni hueeos) y Que los stintos process tengon un taro simlr entre si (Con muy pocos process, el Mapa de Precesos serdescueto fic de comprender parol desengiénindvidal de cada proceso serd més comple Por el contrary ientiicado muchos procesas, ls descrip Incvual de cada proceso seré més seni, sin embargo, el Maps de Procesas seré mis ample. La soluién dptime le encontraemas en un punts intermedi entre embosextremos ine srapaysconlcertrttes rele gsen po ooece prtekeno Teoasvata Gan Procol [Sap Bra Son ‘Alora de identfear los procesos es preciso tener an cuenta ademés que cada proceso, por conven, se describe en un nis procedmiento, 2 modo que estructura de procesos establece a mismo tape la estructura dela documentacién del sistema, ‘tre factor» consterar& la hora de establecer el nimere de procesos que Integr el sistema es a estructura erganiatva extent. Lo process pueden cefize ol aconce de un departamentoofuneén (ntradeporamentals)o pueden exceder dich Srbito (interdeportomentales) (cuando se define la estructura ce procsse, es recomendabl clear un tamaAo de process que permita encontrar un Unie responsable de cada proceso, La experienc nos indca que ser ejemple, en un sstama integraco de calicad, medioambiente y prevencén da una PYME, el nimero total de procesos (estratégces, covey de apoyo) debe osclar entre 20 y 30. Si el nero de process supers 20, es aconseale agruparbs en macroprocoss. ‘Se recomiend incu en el Maps los registro que establecon las relacones entre los procesos liga con lechas que describe su Myo. Los registro deinen lo informacién de entrad y sas y syedon a datiitor con meyor eld el lence de cad races (es deck, su pxncpe fina. ‘También es recomendable inclu on el Mapa documentos asociadostalas come planes de contra, especiicacones @ instruclones. il Mapa resuka muy compej, es convenienteelaborar una versén simpliiaca,en la que sél Aguran las interelacenes entre los precesos mediante eva, pero nese ndian los reqitros nl los documentesasocaces. Es aconsjabe escribir en el simbolo de cada une de bs procesos del Mapa el écigo (nme corelatio) tule yearg del responsable de cada proceso Fn el caso de que se deinan macroproceios, a exis del proceso Se campane del edge del macropraceso seguide de un nimere corelatve. muy Gti Celorear ls process enol Map de Process por dstinguils o agrupaosatendiango a dsints cere. En sstomas intoprades, por ejomplo os colores puoden servi para cferenciar el mito é apcacon de Ios process (calidad, medioambiente,prevencién de resgos laborales, © una cambinacén de éstos). En sstemas no integrado, ls colores periten diferencia procesos en funcén dl macropreces en el que se ‘ongloban. Los colores también permiten dtingulr el grado e desarrllee implantacion de cas uno de fs process del stoma de gestion, La etnién del Maps de Proceso deberle sor establecds por consenso de ted el equipo drectvo. Para el, es aconsefable tia a técnica eal Digrama de Aides Es conveniete voher areisry si procadeactualzar el Mapa e Procasos una vez se hayan deserto todos les prcedmlentes segin se inca en el apartado siguiente 2, Descrpeén de cata Proceso or conven, cada proceso se describe on un pracesimient Unie que incluye a arama ce uo del proceso. Pare comprender mefor bs agramas de joy ‘efi con mayor precision y dais os process, se rcomlenda que el pracedimientoiduys bs Sguients aprtacas: ccabecera objeto leance Responsable del Proceso tine repays concerts rele gsen prove rteeno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son ogistros Ccabecera del Procedimlento La cabecera induye a infermacén general identiFeativa del documento opotipe de organizacién,c8ag0 del procdimiente, tub, veri, fecha) Ls coatiacin debs procedimientos se realize mesionte dos dios (os mismos que designan el Proceso ene! Mapa de Process) 01: Primer procadimlento Gal sistema de Calo. Lasinstruccones se coifcan ean el mismo cidgo del arocedmiento que desarrolion seguido def letra "yun niimero correlative de dos eas 5). 02:02: Primera instruc del peocesimianto nero 2 Los planes de controls codican con elcéige dal procedimients del que dervan, sequide def letra "Py un numero corelatves de dos cas, Las espeaiacones, se cosfican de igual made que las Instrucsonesy planes de control, ere con la era “E". Los Frmstos de registro se coscan sean a ‘élgoéelprceaimlento nstrucén que les genera, sequldo e un nimero correlative de dos tos. 01-01; Formato 1 del procedimiento 01.6): 0201-01: Formato 1 de la nstuccién 01 del prcesimiento 2 Los reistrs sin formato no requieren de un eo objeto: Elobjet es a descrscién dela razén de ser del proces, objeto nos indica de form resumida qué persove el roces, el motivo desu extencn, Se puede denaminar también fn mis6n” del proces, Ealeanc ese mbito funcional que abarca el proceso, Es recomendable cof lence de cada procsso de forma dote 1 Exponiendo el conjunto de products 0 servicios alos que act el proceso (El processes de opcaiin alos materiales y servicios ave 2. Incicando donde empieza y nde termina el proceso en relscién a otros process (El presente proceso se nica‘con Ib recepeién de. yaa eon la ‘emisién ¢e .) Desarrolo: sb seevenca de acthcades que consttuyen el proceso Se reorsents arficamente mediante un dagrams de fluo en el qe hs fchas inclcan bs secvenco de actidoces ye uo de nformecin. ine srapaysconlcerrttes rele gsen prove preeno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son ‘Simbolosespecfces parmitan stinguron el dagrams de fj acividades, repos, decsiones u otros documentos asociaos (hnstruccines,especfcacones, Planes de contra te) ET Responsable del Proceso as lb persona que vela per al cumslelento de toes les raquistes él mismo, Realza un segumiento de es indeadores cal proces, verfieande su efiaca y efcienia asi como ol egr de os abetWos defies para dleho proceso on cualulea de les drsits cela gestin (product dad, costes, alad, seguridad, meccamoiete, ‘iene plo auteridod para relsar cualquier cambio del proceso con los recursos asgnades. Si cicho cambio puede nflur en atts proces, debe consular con Registro Los reistros son dacumentos que sresenta resutadosobtenidos o prozorcona evdenea de actveades desompeiacas (180 9000:2000, 3.7.6), Les resistros canstnuyene!soperte de le Informacin que Muye ee sate de get. Les reistrs pueden ser intemos(ganeraéos en lb propia erganzacén) oexterns (ce cleteso proveedres). Los restos Intemos,suelen tener un formato defno y contrslado, Les reitos externas (pc. un pede de dents) no tienen un formato enidoy pr tanto ne requeren de un cbiga lcentfentvo del ermate. Los reistras pueden estar informatizades © en papel Un reitro puede archivarse curante un tempo determined por un plzo preestablecidoo hasta que ese reito ya no tenge ute. Es racomendable indir en cada cocodimiant un lstado ¢e todos los rgitros de salda de ese procedmnto, lle facta lacomprensién del igrama defo asi come al contol de echos registro. Los fermatos de reisros intemes se contrean como documents inaviduals, No es recomenable adjuntals con ls procedimientos, 150 9000 y a peice totalled de normas de gstdn de gestsn del calidad, seguridad y medaamblente requleren la aprobedén formal Geos documentos 42 sstema, Dicha aprobacién auede evdenciarse medante la fema de un erginal ola frma en un regstro comakementana de aprabac de documentos. Citerios para a ditujado de Diagramas de Fiujo de Procasos 1 Actividades La primera actividad de cada prociso sue etarconectaca a otro proceso antaror através de algin vege, Algunes pracisos ne venen iniades por un proceso anterior sino por un “detonadar” (un sucesa que desencadens une acthlde). Rel. Un detenador el prociso de eencién de pesos e a recep de un pedi. Un detenedor del proceso de ateniSn de ques la reoepen dena uefa ine srapaysconlcerrttes rele gsien proce preeno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son La mayeria de es procsosfnalza con actividades conectadas a process posters Lina actividad pede englbardstintas areas. En be casa dea actividad se descrvdn breverente as tareas ncidas. Silas areas de una acted ‘son numerosas yo compleas a casila de actividad resu aria demasiado grande, por lo que es recomlenda descr esa acted en una instruc cada caila de acide debe Indcar un responsable de elecucn de dena actividad (ndcar cargo reaponsableen maylsculs, lial dela calla de we acti) ‘Silas areas de una atic son desarroladas por dstntas personas: considerar actividades stints separando en una casi por cada -esponsable ‘ido una actividd sale mis de un registro, consderar la convenion' de dvr dich actividad en varias actividades: una por cada regstr, Las casts daben aouarsa le més alineadas poses tanto vertical como herzantalments. 2. Flachas ada lca representa el uo de una nfemacin (dato 0 registro) 0 mater Evita ervces de Mecha en la medi defo posible Las fechas éeben abyjarse de arma abajo y de zqulerda a derecha (salvo en los bucks) tar aber Mechas etuas. = entradas aos actividades de otras activicaes precesenes del mismo proceso se indcan de arta abajo (ees forma la secuenle de activdoces se ordena vertcalmente 6 aribe aba). Las entradas a ns actividades procedentes de otros prcesos so ndlcan ce iguleéa 2 corecha, ‘lun regis sale de und actives para entrar on otra medias, se sition mao de mbes stvdades unite por fechas. Entre dos process, normalmente figura al menos un registro, através Gol cual se transite I intormacén 4, Documentos Asociados Los panes de contra instrucciones,especfeacenesu otros documentos asoriados so refcjrén como entracasa la iqulerda ce las actvcades on bs {que se utlzan como reterenca Contactar ine srapaysconlcerrttes rele gsen prove pre 1eno Teoasvata Gate Proc (ol Sap Bra Son @ Versién para impresién i Send by email Lecclones Aprendidas feed-Res | informasién Legal © Sinapsys Business Solutions, SL ine srapaysconlcerrttes rele gsen prove pre