Especializacin en Lean Six Sigma

Obteniendo Resultados

Conceptos Generales de los Procesos

Qu es un proceso?
Caractersticas de un proceso
Tipos de Procesos
Mejora de Procesos
Rediseo de Procesos

Page 2

QU ES UN PROCESO?
Empecemos con la nocin de que todo trabajo es un proceso (por ejemplo;
conducir hasta el supermercado, escribir un informe, fabricar una pieza, preparar
una factura), entonces debemos centrarnos en lo que llamamos <<proceso>>.
Un proceso es: Una serie de acciones sistemticas dirigidas hacia logros de un
objetivo Juran. El objetivo, la salida, es el producto.
Entonces, para nuestros pequeos ejemplos, los objetivos/productos podran ser;
llegar al supermercado a salvo, contar con un informe finalizado, tener una pieza
terminada o la factura realizada. Ahondando un poco ms, utilizaremos el proceso
de cuadrar un talonario de cheques, algo familiar para muchos.

Page 3

Caractersticas de un proceso
Es definido por un verbo de accin en infinitivo
Tiene un principio y un fin (lmites).
La finalidad de un proceso es generar un producto o servicio.
Existen para satisfacer la necesidad de un cliente.
Todo proceso tiene un dueo.
Transforma o complementan las entradas (valor agregado).
Se representan en un diagrama.
Debe ser evaluado.

Page 4

Debe ser mejorado.

Tipos de procesos

Estratgico: Son aquellos

procesos que permiten
desarrollar e implantar la
estrategia de una institucin.

Operativo: Son aquellos

procesos que afectan de modo
directo la prestacin de un
servicio y por lo tanto a la
satisfaccin del cliente.

De apoyo: Son aquellos que

permiten la operacin de la
institucin.

Page 5

Tipos de Procesos

Page 6

Lectura de Caso
Caso N1: Sobrevivir a la explosin

Page 7

MEJORA DE PROCESOS.
La mejora de procesos hace referencia a una estrategia
consistente en encontrar soluciones que eliminen las causas
raz de los problemas de rendimiento de los procesos
existentes en su compaa. Los esfuerzos de mejora de
procesos buscan arreglar estos problemas eliminando las
causas de variacin del proceso, pero dejando intacta su
estructura bsica. En el lenguaje de seis sigma, los equipos
de mejora de procesos en cuentan las Xs (causas) crticas
responsables de las Ys (defectos) no deseadas que se
producen en los procesos.

Page 8

Procesos de mejora de Procesos

Definir el
problema y los
requisitos de
cliente

Controlar el
proceso para
asegurarse de
que los defectos
no vuelvan a
aparecer.

Mejorar el
proceso y
eliminar las
causas de los
defectos
Page 9

Medir los
defectos y el
funcionamiento
del proceso

Analizar los
datos y
descubrir las
causas de los
problemas

Lectura de Caso
Caso N2: E-ROCK

Page 10

REDISEO DE PROCESOS.

Las actividades clave asociadas con el proceso DMAIC, es aplicable a

un gran nmero de situaciones empresarial. Pero hay ocasiones en las
que es necesario tomar otro camino a travs de DMAIC.

Cuando una empresa decide reemplazar ms que reparar

alguno de sus procesos clave.

Cuando un directivo o un equipo seis sigma descubre que la

mejora de un proceso ya existente no es suficiente para
alcanzar los niveles de calidad que los clientes demandan.

Cuando una empresa detecta la oportunidad de ofrecer un

producto o servicio totalmente nuevo.

Page 11

Seis Sigma

Definir.

Verificar.

Disear.

Page 12

Medir.

Analizar.

Lectura de Caso
Caso N3: El remiendo de Tri Part

Page 13

Mejora continua
Mejoramiento
(Kaizen)

Innovacin
(Kairo)

Muchas mejoras pequeas

Una gran mejora

Reingeniera de RRHH

Reingeniera de procesos

Poca inversin

Gran inversin

Alto mantenimiento

Bajo mantenimiento

Involucra a todos

Involucra a los elegidos

Experiencia convencional
ms ciclo P-D-C-A

Innovacin tecnolgica u
organizacional

Page 14

CARACTERIZACIN DE UN
PROCESO
Page 15

OBJETIVOS
Organizacin

Procedimientos

SISTEMA

Procesos

Recursos

RESULTADOS

Page 16

Tipos de procesos

Estratgico: Son aquellos

procesos que permiten
desarrollar e implantar la
estrategia de una institucin.

Operativo: Son aquellos

procesos que afectan de modo
directo la prestacin de un
servicio y por lo tanto a la
satisfaccin del cliente.

De apoyo: Son aquellos que

permiten la operacin de la
institucin.

Page 17

Tipos de Procesos

Page 18

Procedimiento

Especificacin de la
forma en que se
realiza alguna
actividad

Proveedores

Entradas

Conjunto de actividades
interrelacionadas o que
interactan

Insumos
Equipos
Mtodos
Infraestructura
Personal, etc.

Requisitos

PROCESO

Eficacia: Capacidad
para alcanzar
resultados deseados

Salidas

CLIENTES

Productos
Servicios
Informacin

Requisitos

Actividades de seguimiento y
Eficiencia: Resultados
medicin

alcanzados vs. recursos

empleados

Page 19

Entradas
Insumos
Maquinaria
Personal
Instructivos
Especificaciones
del cliente, etc.

Page 20

Proceso

Produccin

Salidas

Chalecos
Placas
balsticas
Mantenimiento
de chalecos

Mapeo por niveles

Pasos para definir un proceso:
Identificar a los clientes y sus requerimientos.
Determinar las salidas del proceso: productos, especificaciones.
Identificar entradas: insumos, requisitos, proveedores.
Actividades (lmites del proceso: inicio, fin)
Relaciones entre procesos (sistema)
Mecanismos de control
Indicadores de desempeo
Documentos relacionados
Otros recursos

Page 21

Page 22

JERARQUA DE PROCESOS
Concepto
aplicable a todos
los niveles de la
organizacin

Procesos
Empresariales
Procesos

Sub-Procesos

Actividades

Tareas

Page 23

JERARQUA DE PROCESOS

Proceso

Sub
Proceso

Actividad

Page 24

Proceso
Empresarial
pilar del
negocio

Global
Financing

Proceso
Clave

Planning

Solution
Design

Contract
Acceptance

Forecast &
Collection

Solution
Delivery

Billing

Credit
Cession

Contract
Management

Accounts
Receivable

Negotiation

Cash
Management

Accounts
Payable

Legal
Acction

Accounting

Taxes

Reports
& Files

Procesos
Que inician y
terminan con
el cliente
externo

Actividades
que involucran
dos o mas
departamentos

Tareas
ejecutadas por
un dpto. o un
individuo

Enfoque de procesos: identificacin y gestin sistemtica

de los procesos empleados en la organizacin y en particular
las interacciones entre los mismos

ENTRADAS

ENTRADAS

Page 25

PROCESO 1

PROCESO 2

SALIDAS

SALIDAS

Identificacin
Secuencia e interaccin
Criterio y mtodos
(a, b, c)
PLANEAR

AJUSTAR

HACER

Implementacin
de la mejora
(f)

Implementacin
de lo planeado
(d)

VERIFICAR
Medicin y anlisis
(e)
Page 26

Ejercicio:
Integrar equipos de trabajo conforme a las indicaciones del
instructor.
Definir la Misin del Centro de trabajo representado por el equipo,
considerando los siguientes aspectos:

Tiempo de realizacin: 30 minutos

Page 27

Mapeo por niveles

De lo general a lo particular.
De los macro procesos (globales) a los micro procesos (especficos).

Nivel 0
Modelo del negocio

3
1

5
4

Nivel 1
Procesos del negocio

3.1

3.2

3.3

Nivel 2
Procesos especficos
Nivel 3
Sub-procesos
Page 28

3.3.1 3.3.2 3.3.3

PR-AL-01

Mapeo por niveles

Nivel 0 - Modelo estratgico de calidad modelo del negocio: Mapa
conceptual que establece la relacin del sistema con su entorno;
tambin puede mostrar los indicadores globales de calidad y
productividad asociados a las estrategias competitivas de la empresa y
a su MISIN.

Nivel 0
Page 29

Mapeo por niveles

Nivel 1: Modelo de procesos del negocio. Se emplea para mostrar
los procesos de realizacin (clave) y de apoyo existentes en la
organizacin. Tambin se conoce como diagrama de contexto o de
relaciones, y permite tener una visin global de las interacciones entre
los procesos de una organizacin

Nivel 1
Page 30

Diagrama de relaciones

La Organizacin

Proveedores
Insumos

Procesos de la Gerencia

A
Procesos
administrativos

B
C

Proceso
de Ventas
Proceso de
operacin

Procesos
de calidad

Procesos de
importaciones/
exportaciones

Resultados

Clientes

1
2
3
4

Procesos de Sistemas

Nivel 1: Identificacin de los procesos de la organizacin a nivel general

Page 31

Diagrama de relaciones
Revisin Gerencial

Compras
Cobranza

Mejora continua

Capacit. y
desarrollo
Reclut. y
contratacin

Auditoras
internas

Control de
Doctos.

Acciones
Corr./prev.

Desarrollo de Software

Promocin
y ventas

Sistema de
Comunicacin
Interna

Comunicaci
n con cliente

Descargas
Cargas
Servicios Especiales

Importacin
Exportacin

Inst. y Mantenimiento Software

Nivel
Page 321: Identificacin de los procesos de la organizacin a nivel general

Mapeo por niveles

Dueo del proceso:
a) La persona que es responsable del proceso y sus salidas;
b) Toma decisiones clave y asigna recursos para los participantes del
proceso;
c) Representa el proceso en la organizacin.

Page 33

Mapeo por niveles

Nivel 2: Modelo de procesos especficos: sirve para definir las etapas
de un proceso y su secuencia. Para cada proceso se identifican:
El dueo del proceso (responsable)
Etapas del proceso
Relaciones entre procesos (sistema)
Indicadores de desempeo
Nota: Si el proceso no puede dividirse en etapas, se aplican los criterios
adicionales del nivel 3.

Nivel 2

Page 34

Mapeo por niveles

Nivel 3: Modelo de subprocesos: sirve para describir con detalle todos
los elementos de un proceso:
El dueo del proceso (responsable)
Clientes y proveedores
Entradas y salidas
Actividades (lmites del proceso: inicio, fin)
Relaciones entre procesos (sistema)
Mecanismos de control
Indicadores de desempeo (comportamiento), de eficacia
(resultados esperados) y de eficiencia (productividad)
Documentos relacionados
Recursos

Page 35

Elaboracin de Actividades
Diagrama interdisciplinario: Describe la forma en que los procesos
productivos principales de una organizacin atraviesan los lmites de
varias funciones (Visin ms detallada).

Cliente
Ventas

Ingeniera
Manufactura
Distribucin
Page 36

Tareas
INICI
O

Diagrama

de

Flujo:

ACTIVIDADES
O ETAPAS

Representacin

grfica de todos los pasos de un proceso

DECISIN
?

y su secuencia. Es una herramienta til

para examinar cmo se relacionan unos
con otros los pasos de un proceso.

NO

S
ACTIVIDADES
O ETAPAS

NO

DECISIN
?
S

ACTIVIDADES
O ETAPAS

FIN

Page 37

GESTION DE PROCESOS

Abril 2007
Page 38

ELEMENTOS CLAVE DE UNA ORGANIZACION

Valores de la Cia.
Visin
Misin

Objetivos y Metas
Factores Crticos de Suceso
Procesos Claves
Sistema Gerencial / Indicadores
Page 39

NIVELES DE LA EMPRESA

ESTRATEGICO

ALTA DIRECCIN

TCTICO

ELABORAR LOS
OBJETIVOS, METAS,
ESTRATEGIAS Y PLANES DE
LA EMPRESA E IR
BAJANDO A CADA
UNIDAD ORGANIZATIVA:

GERENCIA MEDIA
ESTRATEGIA
CASCADA
OPERACIONAL

Page 40

EMPLEADOS

QUE ES UN PROCESO?
Es la organizacin de:
Personas,

Mquinas, equipos e instalaciones,

Materiales,

Procedimientos,
Informaciones,
Energia

en actividades de trabajo logicamente

inter-relacionadas
para
alcanzar los
objetivos del negocio
Page 41

QUE ES UN PROCESO?

Es una serie de tareas logicamente interrelacionadas

que cuando ejecutadas
producen resultados explcitos.

ENTRADA
(Proveedores)

Page 42

Tareas
con Valor
Agregado

SALIDA
(Clientes)

PRINCIPIOS DE UN PROCESO

I.

Todo trabajo es un proceso

II. Todos los procesos tienen caractersticas

semejantes
III. Todo proceso debe tener un responsable o
propietario

Page 43

JERARQUA DE PROCESOS
Concepto
aplicable a todos
los niveles de la
organizacin

Procesos
Empresariales
Procesos

Sub-Procesos

Actividades

Tareas

Page 44

JERARQUA DE PROCESOS

Proceso

Sub
Proceso

Actividad

Page 45

Proceso
Empresarial
pilar del
negocio

Global
Financing

Proceso
Clave

Planning

Solution
Design

Contract
Acceptance

Forecast &
Collection

Solution
Delivery

Billing

Credit
Cession

Contract
Management

Accounts
Receivable

Negotiation

Cash
Management

Accounts
Payable

Legal
Acction

Accounting

Taxes

Reports
& Files

Procesos
Que inician y
terminan con
el cliente
externo

Actividades
que involucran
dos o mas
departamentos

Tareas
ejecutadas por
un dpto. o un
individuo

GESTIN GERENCIAL DE PROCESOS

P R I N C I P I O S
Entender el
mercado

Compromis
o con el
liderazgo

Excelencia
en la
ejecucin

El Cliente es
el rbitro
final

I N I C I A T I V A S
Necesidades del Mercado
Participacin de
los empleados

Sistemas de
medicin

Page 46

Eliminacin de
defectos

Gerencia
de
Procesos

Proceso de Mejora

Reduccin del
Ciclo Operacional

GERENCIA DE PROCESOS
Iniciativas vs Gerencia de Proceso
Entender necesidades del mercado

Eliminacin de Defectos
Reduccin del Ciclo de Tiempo
Sistema de Mediciones
Participacin de los empleados

Page 47

Gerencia
de
Proceso

Satisfaccin
Total del
Cliente

Estructura Tradicional vs Gerencia de Procesos

Desarrollo
R
E
S
P
O
N
S
A
B
L
E
S

Fabricacin

Ventas

Finanzas

Nuevos productos

Compras

D
E
L
P
R
O
C
E
S
O

Comercializacin

OBJETIVOS DE LA ORGANI ZAC IN

Page 48

Tecnologa

O
B
J
E
T
I
V
O

Costo

Cuotas

Lucro

R
E
Q
U
I
S
I
T
O
S

D
E
L
C
L
I
E
N
T
E

CALIDAD DIRIGIDA POR EL MERCADO

PROCESO A
P
R
O
V
E
E
D
O
R

C A P

C A P

C A P

C A P

C
L
I
E
N
T
E

C = Cliente
A = Actividad
P = Proveedor
Page 49

N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S

GERENCIA DE PROCESOS
OBJETIVOS
1. Proveer un camino efectivo y eficiente para el
desarrollo de un proceso de Clase Mundial
2. Buscar mejora de procesos o re-ingeniera o
benchmarking en los principales procesos para
buscar satisfaccin total de los Clientes
3. Definir los principales procesos:
a. Mediciones establecidas
b. Objetivos de mejora
c. Planos para alcanzar los objetivos
3. Reducir el nivel de defectos Productividad
4. Reducir los ciclos de tiempo Eficiencia/Costos
Page 50

CICLO DE MEJORA
Definicin de
Estrategias

Participacin de
funcionarios y
empleados

Correccin de desvios
Sistema de medicin

Satisfaccin Total del

Cliente

Minimizar tiempos de ciclo y esfuerzo

Page 51

GERENCIA DE PROCESOS
EL CICLO DE MEJORAMIENTO

P D
C
A
ASEGURAMIENTO

Page 52

Gerenciar es hacer Girar el

PDCA

NIVELES DE
EMPRESA DE
CLASE MUNDIAL

ETAPAS DE MEJORIA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Page 53

Planeamiento
Definicin del problema
Definicin de la causa
Establecimiento de metas
Evaluacin de las soluciones
Planeamiento de la implementacin
Implementacin y monitoreo
Evaluacin

POR QUE GERENCIA DE PROCESOS?

Ambiente de negocio est ms competitivo

Objetivos de negocios crescientes
Aumento de exigencia de los Clientes

Alternativa para gerenciar el

negocio con calidad
dirigida para (por) el mercado
Page 54

GERENCIA DE PROCESOS
Factores para implementacin y operacin
1. Existencia de compromiso de la alta direccin
2. Identificacin y evaluacin de las caractersticas del
rea y del ambiente que opera.
3. Evaluacin del proceso actual para asegurar que este
de acuerdo con las responsablidades asignadas.
4. Formulacin y determinacin de la estructura
adecuada
y
asignacin
de
funciones
y
responsabilidades.
5. Determinacin de polticas y directrices con respecto
a la estructura y funciones designadas
6. Estructuracin e implementacin de un ciclo de
educacin y entrenamiento
Page 55

GERENCIA DE PROCESOS

VENTAJAS
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Es el fin del negocio tradicional

Enfoque horizontal que busca atender al cliente
Mejora el flujo de trabajo y reduce el ciclo operacional
Mtodo eficiente de administracin de negocios
Mejor relacin con los clientes
Mayor seguridad en atendimiento de necesidades potenciales
del mercado y de los clientes
7. Mayor capacitacin y excelencia del proceso

Page 56

GERENCIA DE PROCESOS: ETAPAS

Definicin del
Proceso

Excelencia
del Proceso

Gerencia de
Proceso

Mejora del
Proceso
Page 57

Anlisis del
Proceso

GERENCIA DE PROCESOS: ETAPAS

Metodologia para definir, analizar y mejorar continuamente el Proceso,
objetivando atender las necesidades y expectativas del Cliente en
condiciones de excelencia

Mejora contnua
Definicin
Del
Proceso

Anlisis
Del
Proceso

Mejora
Del
Proceso

Etapa 1

Etapa 5

Etapa 9

Organice el
Trabajo

Evale
Alternativas

Examinar la
Solucin

Etapa 2

Etapa 6

Converse con
Los clientes

Desarrolle
Soluciones

Etapa 10

Etapa 3

Etapa 7

Entienda el
Proceso

Obtenga
Aprobacin

Etapa 4

Etapa 8

Establezca
prioridades
Page 58

Finalice los
Planos

Gerencie el
Proceso

Excelencia
Del
Proceso

I
Benchmarking

II
Reingenieria

III
Assessment

Definicin del Proceso

La definicin del proceso involucra el planeamiento, la determinacin de los
requisitos de los clientes, levantamiento de los procesos, la colecta de
datos de desempeo y definicin de la propiedad (responsible)

Definicin
Del
Proceso
Etapa 4
Etapa 2
Converse con
Los clientes

Etapa 1
Organice el
Trabajo
1. Plano de trabajo
2. Macro-diagrama
3. Mapa de subprocesos
4. Alcance del proceso
5. Sistema Gerencial
Page 59

1. Visin del Cliente

2. Necesidades y
requisitos
3. Medidas desempeo
4. Feedback
5. Oportunidades mejoras
6. reas prioritarias

Establezca
prioridades

Etapa 3
Entienda el
Proceso
1. Flujo de actividades
2. Clientes del proceso
3. Desempeo actual
4. Oportunidades mejorias
5. Factores crticos
6. Requisitos y controles
7. Entradas y salidas
8. Mecanismos normativos

1. reas para mejoras

2. Requisitos
prioritarios
3. Medidas prioritarias

Nueva Visin del Proceso

Propietario
del Proceso
Misin &
Objetivos

Inter-relacin

P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S

Inter-relacin

C
L
I
E
N
T
Expectativas
E
S

Entradas

Salidas

Expectativas

Sub-procesos
Bases del Sistema Gerencial

Feedback
Page 60

Factores Criticos
de Suceso

Puntos
Clave

Soportes
Crticos

Indicadores
y Controles

Feedback

Anlisis del Proceso

El anlisis del proceso es el uso de los datos colectados en la fase de
definicin del proceso para la evaluacin y el desarrollo de los planes de
mejora e implantacin del sistema gerencial

Anlisis
Del
Proceso
Etapa 8
Finalice los
planes

Etapa 6
Desarrolle
soluciones

1. Oportunidades mejora
2. Revisin Proceso
1. Analizar causas de problemas
Obtenga
3. Responsabilidades
2. Desarrolle alternativas
aprobacin
4. Etapas implementacin
3. Evale alternativas
1. Acuerdos documentados 5. Necesidades recursos
4. Selecione alternativa
6. Sistema ctrl. Y medidas
5. Establezca metas desempeo 2. Criterio de aceptacin
3. Sistema de feedback
6. Plan de mejorias
4. Rever cambios
7. Plan del sistema gerencial
8. Sistema controles y medidas 5. Ver dificultades implant.
6. Definir responsabilidades
7. Confirmar necesidades

Etapa 7

Etapa 5
Evale las
alternativas
1. Mejora continua
2. Re-ingeniera
3. Benchmarking
Page 61

Mejora del Proceso

La mejora del proceso es la implantacin de los planes de mejora del
proceso, la obtencin de los resultados y feedbacks de los clientes y el
monitoreo contnuo de las soluciones, buscando la optimizacin de la
efectividad, eficiencia y adaptabilidad del proceso

Mejora
Del
Proceso

Etapa 9

Etapa 10

Examinar
la solucin

Gerencie el
Proceso

1. Implementar piloto del plan de

mejoras
2. Evale mejoras alcanzadas
3. Revisar plan de implantacin
4. Implementar mejoras
5. Divulgar los resultados
6. Monitorar mejoras
7. Monitorar sistema gerencial
Page 62

1. Actualizar documentacin
2. Efectivar Sistema Gerencial
a) Monitorar desempeo
b) Identificar desvos y causas
c) Anlisis de causas
d) Accin correctiva
e) Verificacin
3. Difundir metodologia en otros
dptos.

Estructura del Proceso

Propietario
del proceso
Inter-relacin

P
R
O
V
E
E
D
O
R

Visin, Misin &

Objetivos, Metas

Inter-relacin

C
L
I
E
N
T
Expectativas
E
S

Entradas

Salidas

Expectativas

Sub-procesos
Feedback
Feedback
Page 63

Sistema de Medidas

Feedback

Excelencia del Proceso

La Excelencia del Proceso significa el ms elevado grado de desempeo
global del proceso en su Efectividad, Eficiencia y Adpatabilidad, cuando
comparado, evaluado y reconocido ser superior a sus similares mejores del
mundo en el ambiente externo de negocio

Excelencia
Del
Proceso

II

III

Benchmarking

Reingenieria

Assessment

1. Analizar las mejores prcticas

del mercado
2. Conocer su funcionamiento
3. Como lo implementamos en la cia.
4. Analizar sus resultados
5. Validar metas y objetivos en nuestro
proceso
6. Garantizar mantenimiento continuo
de nuestros resultados
Page 64

1. Aplicado a procesos obsoletos

o engorrosos o complicados
2. Anlisis bsica de necesidades
3. Redefinicin de los procesos
4. Ver nuevas tecnologas,
mquinas, instalaciones
5. Objetivo: alcanzar mejoras en
el desempeo operacional
6. Atender requerimientos
del mercado y/o clientes

1. Evaluacin de terceros
2. Puntuacin por
categorias
3. Resultado evaluacin
4. Objetivo: saber como
estamos
5. Meta: ser una compaia
de Clase Mundial

ASSESSMENT DE CALIDAD

Categoras de Evaluacin y puntuacin

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Page 65

Liderazgo
Informacin y Anlisis
Planeamiento estratgico de la Calidad
Desarrollo y gerenciamiento de RRHH
Gerencia de la Calidad del Proceso
Resultados de la calidad y operaciones
Satisfaccin del Cliente

: 95
: 75
: 60
: 150
: 140
: 180
: 300

TOTAL de PUNTOS

: 1000

9.5%
7.5%
6.0%
15 %
14 %
18%
30 %

ASSESSMENT DE CALIDAD
Niveles de Evaluacin y puntuacin
NIVEL

PUNTUACIN

Clase
Mundial

876 - 1000

Oro

751 - 875

Calidad bien desarrollada y probada; integracin excelente; integracin en todas las

reas; evidencias en la cultura de todos; mejoria de ventaja competitiva

Plata

626 - 750

Innovaciones de calidad en la prctica; integracin considerable; evidencia en la

cultura de casi todos; resultados excelentes y consistentes en abordaje

Bronce

501 - 625

Buen planeamiento y documentacin; buena integracin; implementacin en la

mayoria de las reas; evidencias en la cultura de la mayoria; resultados slidos;
tendencias positivas.

376 - 500

Prcticas de calidad evidentes; integracin media; implementacin iniciada en

muchas reas; evidencias en la cultura de algunos; suceso en las reas clave.

201 - 375

Inicio de un abordaje slido; alguna integracin; implementacin iniciada en

algunas reas; evidencias en la cultura de algunos; algn suceso en reas claves

1 - 200

Page 66

COMENTARIOS
Clase Mundial; Integracin total; mejora contnua; implementacin total; integrado
en la cultura; resultados excepcionales y consistentes; superior a la competencia

Inicio de concientizacin; sin integracin entre funciones; inicio de implementacin

en algunas reas; no hace parte de la cultura; poco o ningn resultado

GESTION GERENCIAL DE PROCESOS

Formatos de
Apoyo

Page 67

Plano Inicial de la Gerencia de Procesos

Nombre del Proceso: _________________________________________________
Nombre del responsable: ______________________________________________
Objetivo del Trabajo:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Premisas bsicas:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Recursos Necesarios:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Equipo de Trabajo:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Page 68

Plano Inicial de la Gerencia de Procesos

Programa de Educacin & Entrenamiento:
Responsables de Proceso
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Equipo de Mejora:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Staff:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Programa de Revisin Peridica:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Page 69

Definicin del Alcance del Proceso

Nombre del Proceso: _________________________________________________
Nombre
del
Responsable:
_____________________________________________
Misin del Proceso:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
El Proceso se Inicia con:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
El Proceso Contiene:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
El Proceso Termina con:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
El Proceso No Contiene:
____________________________________________________________________
Page ____________________________________________________________________
70

Macro-Diagrama del Proceso

Nombre del Proceso: _________________________________________________
Principales Clientes
Salidas provedas
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Expectativas de los Cliente:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Principales proveedores
Entradas provedas
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Sus expectativas (como Cliente):
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Page 71

Sistema Gerencial
Nombre del Proceso: _________________________________________________
Objetivos del Proceso:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Indicadores del Proceso:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Factores Crticos de Suceso:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Puntos Clave del Proceso:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Soportes Crticos:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Metas del Proceso:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Page 72

Visin del Responsable

1. Importancia del Equipo
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
2. Principal producto & Clientes:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
3. Entendimiento del Proceso:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
4. Sub-Procesos:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
5. Sub-Procesos Crticos:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Page 73

Visin del Responsable

6. Problemas relevantes
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
7. Areas prioritarias de mejora:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
8. Sumario de los Objetivos de mejora:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
9. Evaluacin del Plano:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
10. Cronograma de Trabajo:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Page 74

REFLEXIN

Empresa que no cambia, no

crece; Empresa que no crece,
muere
Ricardo Bentin

Page 75

REFLEXIN

No prepararse es
prepararse para perder
Richard Shell

Page 76

REDISEO DE PROCESOS

Page 77

 Qu es el Rediseo
Organizacional ?
Ambiente
Empresa

1) EL rediseo debe ser parte de la visin, misin y objetivos estratgicos de la compaa

2) Debe permitir a la empresa seguir a las variaciones de mercado y posicionarse mejor

3) El rediseo puede involucrar reestructura fsica, humana , procedimientos y otros

aspectos
4) El rediseo es un cambio que no puede ser nico, solo es cambio permanente
Page 78

ETAPAS EN EL REDISEO ORGANIZACIONAL

Fase 1:
Crear el enfoque
estratgico

*
*

*
*

Visualizar el
Futuro
Crear conciencia
de la necesidad
del cambio
Clarificar la
Visin, Misin y
valores
Desarrollo de
Factores
Crticos, metas y
objetivos
Crear el Equipo
Directivo
Crear el Equipo
de Rediseo
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Fase 2:
Rediseo de la
Organizacin

*
*
*
*
*

*
*

Analizar la
situacin actual:
Anlisis Tcnico
Anlisis Social
Redisear la
Organizacin
Examinar y
proponer cambios a
los sistemas clave
Acordar la lnea
base
Acordar el plan de
implementacin

Fase 3:
Implementacin del
Rediseo

*
*

Desarrollar
calendario de
implementacin
Comprometer
logstica de
apoyo
Proveer
entrenamiento y
orientacin
Alinear sistemas
clave
Reevaluar el
rediseo y hacer
cambios si es
necesario

Fase 4:
Medicin y
monitoreo

*
*
*
*
*
*
*
*

Evaluar:
Desarrollo del
Equipo
Resultados del
desempeo
Renovar:
Concientizacin
Compromiso
Destrezas
Reevaluar el
rediseo y hacer
cambios si es
necesario

Etapas y Procesos del Rediseo

Organizacional

Establecimiento de
las Polticas y
Marco Normativo
de la Organizacin

Page 80

Dividir el Trabajo,
agrupar las tareas y
funciones en
unidades
organizacionales

Diseo de los
procesos, tareas,
funciones y
procedimientos de
la Organizacin.

Diseo de los
diferentes cargos y
especificacin de
los requerimientos

Definicin las
dependencias
jerrquicas de las
diferentes unidades
y estructuras de las
relaciones
funcionales y
rediseo de las
lneas de
comunicacin

Etapas y Procesos del Rediseo

Organizacional

Definicin las dependencias jerrquicas de

las diferentes unidades y estructuras de las relaciones
funcionales y rediseo de las lineas de comunicacin

Diseo de los diferentes cargos y

especificacin de los requerimientos

Page 81

Establecimiento de las Polticas

y Marco Normativo de la Organizacin

Dividir el Trabajo, agrupar las tareas y

funciones en unidades organizacionales

Diseo de los procesos, tareas,

funciones y procedimientos de la
Organizacin.

Es fundamental tener presente:

1.- La Misin de la organizacin como una visin

compartida por sus integrantes;
2.- Enunciados de los valores o filosofa empresarial
que conducen la gestin en bsqueda de la
obtencin de la Misin;

3.- Una concepcin moderna de la organizacin que

reconozca las nuevas dimensiones del papel del
administrador en este trabajo.

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TODA ORGANIZACIN DEBE PRETENDER SER:

Eficiente,

Productiva,

De breves tiempos de respuesta

Organizacin aplanada, con tendencia a ser predominantemente horizontal.

Adhocrtica, es decir, los equipos de trabajo se adaptan a las exigencias prioritarias

de un determinado perodo o lo que es lo mismo, el personal trabaja de acuerdo a las
metas y funciones de la organizacin como un todo sin sectorizacin ni
departamentalizacin formal muy estricta.
Page 83

Por lo anterior un proceso de rediseo se debe empezar cuando

factores tanto externos como internos estn afectando a la
organizacin.

Page 84

Mayor Informacin:
MBA. Ing. Gustavo Montoya Crdenas
gustavo.montoya@productiva.pe
www.Facebook.com/gustavo.adolfo.montoya.cardenas
Cl/RPC: 992 771 824