Informe Final Ie Alfredo Garcia

CONTRALORA MUNICIPAL DE PEREIRA
INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORA
AUDITORA EXPRES AL FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO Y

RECURSOS FINANCIEROS DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
ALFREDO GARCIA
INSTITUCION EDUCATIVA ALFREDO GARCIA
VIGENCIA 2015

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Pereira, Diciembre 13 de 2016
Contralor Territorial
ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA
Equipo Directivo
JUAN DAVID HURTADO BEDOYA
CARLOS ANDRES DE LA PAVA ISAZA
ESPERANZA LONDOO OCAMPO
DORA ANGELA TORRES QUICENO
Equipo Auditor
OSCAR ALEXANDER GONZALEZ HERRERA
Profesional Universitario - Coordinador
REINALDO TABARES RUIZ
Profesional Universitario
ADRIANA MARIA POSADA VELASQUEZ
Tcnico
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TABLA DE CONTENIDO
CARTA DE CONCLUSIONES
RESULTADO DE AUDITORIA
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2.1 ALCANCE
2.2 HALLAZGOS
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1. CARTA DE CONCLUSIONES
Pereira,
Doctor
FRANCISCO JAVIER DUQUE SANCHEZ
Rector
Institucin Educativa Alfredo Garca
Carrera 2 No. 35-36
Pereira, Risaralda
Asunto: Carta de Conclusiones
La Contralora Municipal de Pereira, con fundamento en las facultades otorgadas
por el Artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditoria Exprs al Fondo
de Servicio Educativo y Recursos Financieros de la Institucin Educativa Alfredo
Garca Vigencia 2015, a travs de la evaluacin de los principios de economa,
eficiencia, eficacia con que administr los recursos puestos a su disposicin y los
resultados de su gestin en el proceso de contratacin.
Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin
suministrada por la entidad y analizada por la Contralora Territorial. La
responsabilidad de la Contralora Municipal de Pereira consiste en producir un
Informe de Auditora Exprs que contenga el concepto sobre el examen
practicado.
La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora generalmente
aceptadas, con polticas y procedimientos de auditora establecidos por la
Contralora Municipal de Pereira, consecuentes con las de general aceptacin; por
lo tanto, requiri acorde con ellas, de planeacin y ejecucin del trabajo de manera
que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro
concepto.
La auditora incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan el rea, actividad o proceso auditado y el
cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y anlisis se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los
archivos de la Contralora Municipal de Pereira.

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CONCEPTO SOBRE EL ANLISIS EFECTUADO

La Contralora Municipal de Pereira como resultado de la Auditoria Exprs al
Fondo de Servicio Educativo y Recursos Financieros de la Institucin Educativa
Alfredo Garca Vigencia 2015, concepta que la gestin en el proceso
contratacin y presupuesto es desfavorable, por cuanto no cumple con los
principios evaluados de acuerdo a los objetivos y componente auditados, tal como
se detalla:
Ineficiencia y desconocimiento en el manejo de los recursos asignados.
Inaplicabilidad en el manejo presupuestal y calidad de los registros
Incumplimiento en la rendicin y revisin de la cuenta por inconsistencias en la
informacin rendida.
Deficiente manejo del rgimen de contratacin.
Debilidades de forma en el archivo y manejo de los expedientes de los
contratos
PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando,
con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas
durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de
Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los trminos establecidos por
la Contralora Territorial.
Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se
implementarn por parte de la entidad, las cuales debern responder a cada una
de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma
para su implementacin y los responsables de su desarrollo.
Atentamente,
_______________________________
ALBERTO DE JESUS ARIAS DAVILA
Contralor Municipal de Pereira

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2. RESULTADO DE LA AUDITORIA
2.1 ALCANCE
La Contralora Municipal de Pereira en cumplimiento de su funcin constitucional y
del Plan General de Auditoras de la presente vigencia aprobado mediante la
Resolucin No. 127 del 8 de junio de 2016, a travs del memorando de asignacin
No. 040-2016 de octubre 26, asign la realizacin de la Auditora Especial a los
Fondos de Servicios Educativos y Recursos Financieros de la Institucin
Educativa Alfredo Garca de la vigencia 2015, a travs de la evaluacin de los
principios de economa, eficiencia, eficacia y equidad (cumplimiento de las normas
internas y externas aplicables, y efectividad de los controles en los componentes
evaluados, gestin contractual, rendicin y revisin de la cuenta y legalidad, y
programacin, elaboracin, presentacin, aprobacin, modificacin y ejecucin del
presupuesto) con que administr los recursos puestos a su disposicin y los
resultados de su gestin en el rea, actividad o proceso examinado.
La presente auditora pretendi dar respuesta a los objetivos especficos definidos
dentro del memorando de asignacin, los cuales se transcriben a continuacin:
Verificar la eficiencia en el manejo de los recursos asignados a los

Establecimientos Educativos por concepto de Fondo de Servicios docentes
cumpliendo con lo establecido por la ley.
Confrontar la informacin rendida al Ente de Control con la que reposa en el
Centro Docente y verificar la veracidad y consistencia de la misma.
Verificar la existencia y la correcta aplicacin del plan de compras.
Constatar la correcta realizacin de los pagos y recaudos de Fondos de
Servicios Educativos por parte del Centro docente.
Verificar que los contratos, suscritos por la entidad con los recursos del Fondo
de Servicios Educativos, dispongan de los documentos que lo soporten legal y
presupuestalmente.
La estrategia general que aplic el equipo auditor para lograr los objetivos antes
citados, se desarroll de conformidad con el artculo 267 Constitucional, la Ley 42
de 1993, sus reglamentarios y dems normas aplicables al ejercicio de control

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fiscal fundados en los principios generales de la norma superior, artculo 209 de

la Constitucin Poltica de Colombia.
GESTIN CONTRACTUAL
La contratacin estatal se encuentra principalmente regulada por la Ley 80 de

1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, cuyo objeto es disponer
las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales, sin
embargo, no todas las entidades estatales estn sometidas al rgimen de esta
Ley, ya que tienen un rgimen de contratacin especial, es el caso de las
entidades prestadoras de salud, las empresas de servicios pblicos, instituciones
educativas, entre otras.
Es as como la contratacin estatal aplicable a los Fondos de Servicios Educativos
de Instituciones Oficiales se rige por lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus
Decretos Reglamentarios, en concordancia con la Ley 715 de 2001 y el Decreto
4791 de 2008, que reglamenta el funcionamiento de los mismos. No obstante los
Establecimientos Educativos a travs de cada Consejo Directivo en su haber,
reglamentar la Contratacin Administrativa no ms all de los 20 Salarios
Mnimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) y lo dispuesto en el artculo 5.
Muestra Contractual
Para la Institucin Educativa Alfredo Garca, se revis una muestra contractual de

un tamao de diez (10) rdenes de prestacin de servicios y ordenes
suministros con un nivel de confianza del 90% y un margen de error del 10%, los
cuales suman un valor de $36.166.682 que corresponden a las mayores cuantas,
arrojando una cobertura en valor del 50.7%

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CUADRO No. 1
SELECTIVO SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIAS SIA
VIGENCIA 2015
Cifras en pesos
(C) Nmero
Del Contrato
17
32
39
50
51
52
53
54
65
67
TOTAL
(C) Objeto Del Contrato
COMPRA DIVISIONES PARA OFICINA

HONORARIOS CONTADOR
CONSTRUCCION BAOS PRIMERA INFANCIA
COMPRA UTILES Y PAPELERIA
COMPRA BOMBILLOS
REPARACION EQUIPOS
REPARACION EQUIPOS
REPARACION PUPITRES
COMPRA EQUIPOS EMISORA
REPARACIONES Y MANTENIMIENTOS
10
(D) Valor Inicial

Del Contrato
2.177.181,00
3.600.000,00
9.479.064,00
2.000.000,00
2.000.000,00
3.000.000,00
2.000.000,00
2.000.000,00
5.207.370,00
4.703.067,00
(C) Nombre Completo Del

Contratista (*)
MUEBLES PLASTICOS S.A.S

GUSTAVO MARIN LOPEZ
MARIDOS SUSTITUTOS S.A.S
SAUL ZULUAGA S.A.S.
LA GRAN FERRETERIA LTDA
MILENIUM PC S.A.S.
MILENIUM PC S.A.S.
JUAN HECTOR MONTOYA
(F) Fecha De
Suscripcin Del
Contrato
(Aaaa/mm/dd)
09/03/2015
07/05/2015
01/06/2015
12/06/2015
12/06/2015
12/06/2015
12/06/2015
12/06/2015
26/10/2015
28/10/2015
36.166.682,00
Fuente: Informacin suministrada por el rea de Tesorera y SIA Misional
RENDICIN Y REVISIN DE LA CUENTA

Se emite una opinin DEFICIENTE, por cuanto en la revisin de los formatos
Revisados y analizados formatos F20_1A_AGR acciones de control a la
contratacin de sujetos y F20_1B_AGR acciones de control, los cuales contienen
la informacin rendida mediante el aplicativo SIA, de acuerdo a los criterios de
oportunidad, suficiencia y calidad en cumplimiento de lo establecido en Resolucin
No. 197 del 18 de noviembre del 2013 por la cual se reglamenta la rendicin de la
cuenta en lnea y se unifica la informacin que se presenta a la Contralora
Municipal de Pereira, obteniendo los siguientes resultados:
Oportunidad: No se permite evidenciar este punto, por cuanto, la institucin
educativa no cerr los expedientes en el aplicativo.
Suficiencia: Una vez verificada la rendicin, aparece la informacin en los
formatos establecidos, pero, no cerrados los expedientes.

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Calidad: En cuanto a su veracidad, presenta errores en la presentacin tales

como: En cada tem el NIT de la institucin educativa es diferente, su rgimen de
contratacin es rgimen privado, las fechas de inicio del contrato son incorrectas,
los valores de los contratos son reportados de acuerdo al valor registrado en el
comprobante de egreso y la unidad de ejecucin como los plazos son incorrectos.
LEGALIDAD
Se emite una opinin DEFICIENTE, por cuanto al revisar y verificar el
cumplimiento de la normatividad de contratacin y presupuesto vigente para la
Institucin Educativa, se evidenci lo siguiente:
Incumplimiento del rgimen de contratacin cuando la cuanta es inferior a

los 20 SMMLV
Incumplimiento de los principios y procedimientos en la contratacin
Incumplimiento de las especificaciones tcnicas
Incumplimiento en las deducciones de ley
Incumplimiento de labores de interventora o supervisin y seguimiento
Incumplimiento en la liquidacin de los contratos
Incumplimiento en la calidad en los registros y aplicacin del presupuesto
Incumplimiento del manejo de la tesorera
REVISION PRESUPUESTO Y EJECUCION DE LOS RECURSOS 2015

Legalidad de la aprobacin del Presupuesto
El presupuesto general de la Institucin Educativa Alfredo Garca para la vigencia
2015 fue aprobado mediante Acuerdo 03 de noviembre 25 de 2014 por el Consejo
Directivo en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el
artculo 14 de la Ley 715 de 2001, articulo 3 del Decreto 992 de 2002, el Decreto
111 de 1996 y el Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008.
A travs del Acuerdo 03 de 2014 se fij los cmputos del presupuesto general de
ingresos, recursos del capital y gastos de funcionamiento y gastos de inversin de
la institucin educativa vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015
en la suma de $77.800.000.

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Anlisis presupuestal
Durante la vigencia la institucin educativa realiz una serie de modificaciones y
traslados, crditos y contra crditos en el presupuesto necesarios para el
funcionamiento, para lo cual no se evidenci presupuesto aforado o definitivo, ni
actos administrativos aprobados por el Consejo Directivo.
Modificaciones presupuestales
CUADRO No. 2
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
VIGENCIA 2015
Cifras en pesos
Acto
Fecha
Administrativo
Adicion al
presupuesto
No. 1
Recursos del
Balance
20/01/2015
Descripcin
Inversion
5.000.000,0
Materiales y suministros
5.000.000,0
Mantenimiento
6.705.138,9
TOTAL
Adicion al
presupuesto
No. 2
Transferencia
Municipal
07/05/2016 Estudios y Proyectos
TOTAL
Adicion al
presupuesto
No. 3
Transferencia
Nacional
Adicin
12/11/2015 Materiales y Suministros
TOTAL
16.705.138,9
9.961.200,0
9.961.200,0
21.023.385,0
21.023.385,0
TOTAL
47.689.723,9
Fuente: Informacin Suministrada por la tesorera y clculos del Auditor
Durante la Vigencia 2015 la Institucin Educativa Alfredo Garca, presenta tres

adiciones presupuestales por valor de $47.689.723,94, de la cuales las dos
primeras adiciones se encuentran incorporadas al presupuesto en cuanta de

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$26.666.386,94 recursos provenientes de Recursos del Balance y Transferencia

Municipal, el valor restante de $21.023.385, corresponde a Transferencia Nacional
perteneciente al Sistema General de Participacin, evidencindose que estos
recursos no fueron adicionados al presupuesto, no obstante, este dinero fue
consignado en la cuenta corriente No. 005781001378 del Banco Colpatria, el da
13 de octubre de 2015. Es preciso indicar que este desembolso no fue ejecutado
durante la vigencia 2015.
Al 31 de Diciembre el saldo en esta cuenta corriente es de $28.906.975,76,
observndose una diferencia de $7.883.590,76, con respecto a la transferencia
recibida.
Se puede concluir que la Institucin Educativa no le da cumplimiento al estatuto
de presupuesto; el presupuesto es manejado de dos maneras a travs del sistema
NUEVA ERA y manualmente por medio de un libro diario (fecha, detalle, debe,
haber y saldo), all se consignan los recursos del balance, ingresos por concepto
de sistematizacin, constancias y certificados, derechos de grado,
arrendamientos, transferencias, intereses por depsitos y otros servicios
educativos, Por el lado de los gastos, las erogaciones por concepto de inversin,
estudios y proyectos, comisiones, honorarios y servicios, materiales y suministros,
mantenimiento, servicios pblicos, impresos y publicaciones, comunicacin y
transporte, inscripciones y participaciones, eventos culturales, otros gastos
generales y contribuciones sobre transferencias financieras que es manejado por
el tesorero. En lo que respecta al sistema no fue posible entregar al auditor el
presupuesto de ingresos y egresos definitivo, ni sus adiciones, modificaciones y
traslados, como tampoco sus ejecuciones de ingresos y gastos de la vigencia
2015. Tambin es necesario precisar que no se tiene en cuenta la herramienta
presupuestal para la toma de decisiones.
Comportamiento del ingreso

El presupuesto de ingresos de la Institucin Educativa Alfredo Garca para la
vigencia 2015 muestra una estructura conformada por Venta de Servicios
(Servicios Educativos y Servicios de Transporte), Transferencias, Otros Ingresos y
Recursos de Capital

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CUADRO No. 3
COMPORTAMIENTO DEL INGRESO
VIGENCIA 2015
Cifras en Pesos
DESCRIPCION
RECURSOS
PROPIOS
TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS
MUNICIPALES
NACIONALES
MODIFICACIONES
INICIAL 2015
Aforo Vigente
ADICIONES
47.689.723,94 125.489.723,94
EJE 2015
PRESUPUESTO DE INGRESOS
77.800.000,0
0,0
0,0
77.800.000,0
VENTA DE SERVICIOS
22.500.000,0
0,0
0,0
22.500.000,0
0,0
22.500.000,0
109.559.193,28
17.023.000,0
SERVICIOS EDUCATIVOS
22.500.000,0
0,0
0,0
22.500.000,0
0,0
22.500.000,0
17.023.000,0
Sistematizacion
20.000.000,0
0,0
0,0
20.000.000,0
0,0
20.000.000,0
16.355.000
500.000,0
0,0
0,0
500.000,0
0,0
500.000,0
502.000
Derechos de Grado
1.000.000,0
0,0
0,0
1.000.000,0
0,0
1.000.000,0
166.000
Otros servicios educativos
1.000.000,0
0,0
0,0
1.000.000,0
0,0
1.000.000,0
0,0
SERVICIOS DE TRANSPORTE
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
Servicio de transporte terrestre
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
TRANSFERENCIAS
50.000.000,0
9.961.200,0
21.023.385,0
50.000.000,0
30.984.585,0
80.984.585,0
72.102.528,0
OTROS INGRESOS
5.300.000,0
0,0
0,0
5.300.000,0
0,0
5.300.000,0
3.728.525,34
300.000,0
0,0
0,0
300.000,0
0,0
300.000,0
105.025,34
5.000.000,0
0,0
0,0
5.000.000,0
0,0
5.000.000,0
3.623.500,0
RECURSOS DE CAPITAL
0,0
0,0
0,0
0,0
16.705.138,94
16.705.138,94
16.705.139,94
Rendimientos Financieros
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
Recursos del Balance
0,0
0,0
0,0
0,0
16.705.138,94
0,0
16.705.139,94
Certificados y Constancias
Financieros
Extraordinarios
Fuente: Clculos del auditor, segn informacin del presupuesto aprobado y libro de presupuesto
vigencia 2015
El presupuesto inicial de ingresos es aprobado por $77.800.000 y se adiciona en

$47.689.723,94, para un total de $125.489.723,94 de los cuales se recaudaron
$109.559.193,28, que equivalen al 87.3%.
La informacin suministrada fue reconstruida por el auditor con el libro de
presupuesto que se realiza de manera manual, debido a que la institucin
educativa no entreg oportunamente archivos relacionados con el presupuesto
vigente de ingresos y su ejecucin presupuestal de ingresos, como tampoco se
evidenci documentos aprobados por el Consejo Directivo con respecto al tema
mencionado.
En el rubro otros ingresos se dividen en financieros y extraordinarios. En este
ltimo se recauda ingresos por concepto Asociacin Comunitaria Antena
Parablica Barrio Galn (ACOPAJAGA) y Concesin Adjudicacin Cafetera. Se
recaud la suma de $3.623.500 y se justifica el valor de $750.000 por un contrato

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de concesin adjudicacin cafetera celebrado entre la institucin educativa y el

seor Marcos Aurelio Snchez Snchez desde el 13 de enero a junio 13 de 2015,
cuyo valor mensual a cancelar es de $150.000, del tiempo restante no se
evidencio contrato alguno. Con respecto Acopajaga no se evidencio convenio o
contrato que se permitiera esclarecer el recaudo por este concepto, para lo cual se
presenta una diferencia de $2.875.000. Adems se constat que estos pagos son
consignados a la cuenta de ahorros de la entidad como recursos propios y son
identificados por el tesorero mediante extracto bancario a los que se les realiza
comprobante de consignacin.
Comportamiento del gasto
El presupuesto de gatos de la Institucin Educativa Alfredo Garca para la vigencia
2015 muestra una estructura conformada por gastos de inversin y gastos de
funcionamiento (gastos generales).
CUADRO No. 4
COMPORTAMIENTO DEL GASTO
VIGENCIA 2015
Cifras en Pesos
Nombre Rubro Presupuestal
PRESUPUESTO DE GASTOS
Ppto Inicial
2015
Creditos
Contracreditos
Adiciones
Presupuesto
vigente
Ejecucion
2015
77.800.000
8.000.000,0
8.000.000,0
47.689.724
125.489.724
73.312.892
GASTOS DE INVERSION
15.000.000
5.000.000
5.000.000
14.750.932
15.000.000
0,0
0,0
20.000.000
Inversion
0,0
0,0
20.000.000
14.750.932
FUNCIONAMIENTO
GASTOS GENERALES
62.800.000
62.800.000
8.000.000,0
8.000.000,0
8.000.000,0
8.000.000,0
42.689.724
42.689.724
105.489.724
105.489.724
58.561.960
58.561.960
4.000.000
0,0
0,0
9.961.200
13.961.200,0
9.961.200,0
Materiales y Suministros RP y SGP
10.000.000
20.000.000
0,0
0,0
0,0
8.000.000,0
0
26.023.385
10.000.000,0
38.023.385,0
7.336.936
10.330.517
Mantenimiento SGP
Gastos de Organizacion y Puesta en

Marcha (Estudios y Proyectos)
Comisiones, Honorarios y Servicios
15.000.000
8.000.000,0
0,0
6.705.139
29.705.138,9
26.028.367,0
Servicios Pblicos
4.000.000
0,0
0,0
0,0
4.000.000,0
2.856.940,0
Impresos y publicaciones
4.000.000
0,0
0,0
0,0
4.000.000,0
1.278.000,0
Comunicacin y Transporte
1.100.000
0,0
0,0
0,0
1.100.000,0
770.000,0
Inscripciones y Participaciones
2.000.000
0,0
0,0
0,0
2.000.000,0
0,0
Eventos culturales
2.000.000
0,0
0,0
0,0
2.000.000,0
0,0
Otros Gastos Generales
500.000
0,0
0,0
0,0
500.000,0
0,0
Contribucion sobre transacciones
200.000
0,0
0,0
0,0
200.000,0
0,0
Fuente: Clculos del auditor, segn informacin del presupuesto aprobado y libro de presupuesto
vigencia 2015

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El presupuesto de Gastos para la vigencia 2015 inicia con un valor de

$77.800.000, se presentaron modificaciones adiciones por valor de
$47.689.723,94 para un total de $125.489.723,94. La ejecucin de los gastos
totales arroja un nivel de cumplimiento de meta presupuestal del 58.4% distribuida
en gastos de inversin con un nivel de ejecucin del 73.8% y en gastos de
funcionamiento con una ejecucin del 55.5%
La informacin suministrada fue reconstruida por el auditor con el libro de
presupuesto que se realiza de manera manual, debido a que la institucin
educativa no entreg oportunamente archivos relacionados con el presupuesto
definitivo de egresos y su ejecucin presupuestal de gastos, como tampoco se
evidenci documentos aprobados por el Consejo Directivo con respecto al tema
mencionado.
Se pudo determinar que en el libro de presupuesto, tanto la adicin presupuestal
por concepto de transferencias SGP no afect el presupuesto de gastos como el
traslado presupuestal de los rubros Materiales y Suministros SGP a
Mantenimiento SGP no fue aprobado por el Consejo Directivo.
Situacin de Tesorera
En cuanto al cierre de tesorera al 31 de diciembre de 2015, la institucin
educativa maneja tres cuentas, una de ahorro maneja los recursos propios
(cafetera y Acopajaga) y dos corrientes. Cuenta Corriente RP recauda ingresos
por concepto de sistematizacin, derechos de grado, entre otros. Cuenta Corriente
SGP transferencias municipales y nacionales, cuyo saldo es $36.724.949,27.
Durante la vigencia, la institucin educativa no constituy resoluciones para la
efectuar gastos menores en efectivo.
A 31 de diciembre de 2015 no hubo cuentas por cobrar ni tampoco cuentas por
pagar, segn informacin suministrada por el tesorero, tal como se muestra en el
cuadro No. 6

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CUADRO No. 5
ESTADO DE BANCOS
VIGENCIA 2015
Cifras en pesos
Tipo del producto
Nombre del producto Numero de cuenta
Estado
Saldos
AH - RP
AH Cuentas oficiales
005782014910
Activa
1.466.531,23
CC - RP
CC Cuentas oficiales
005781007236
Activa
6.351.442,28
CC - SGP
CC Cuentas oficiales
005781001378
Activa
28.906.975,76
TOTAL
Fuente: Tesorera de la Institucin Educativa
36.724.949,27
CUADRO No. 6
SITUACION DE TESORERIA
VIGENCIA 2015
Cifras en pesos
CONCEPTO
DISPONIBILIDADES
VALOR 2014
VALOR 2015
16.805.138,0
36.724.949,3
0,0
0,0
16.805.138,0
36.724.949,27
Inversiones Temporales
0,0
0,0
Documentos por Cobrar
0,0
0,0
EXIGIBILIDADES
0,0
0,0
Cuentas por pagar
0,0
0,0
16.805.138,0
36.724.949,27
Caja
Bancos e Instituciones
Financieras
SITUACION DE TESORERIA
Fuente: Tesorera de la entidad - clculo del auditor

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2.2 HALLAZGOS
El informe preliminar se socializ mediante oficio No. 01636 del 30 de noviembre
de 2016, adems se destaca que la Institucin Educativa Alfredo Garca mediante
oficio sin numero del 01 de diciembre de 2016 solicit aplazamiento a replica
auditoria para ejercer derecho de contradiccin, el cual fue allegado finalmente
mediante comunicacin sin numero y con radicado de la Contralora No. 01796 del
7 de diciembre de 2016.
La institucin educativa ejerci el derecho de contradiccin, planteando acciones
correctivas para el plan de mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente
de Control, para lo cual se establecieron y se ratificaron doce (12) hallazgos
administrativos, adems los identificados con los nmeros 2, 4, 6 y 12 tambin
cuentan con presunta incidencia disciplinaria; la actual Institucin Educativa
deber tomar medidas preventivas y oportunas con el fin de solucionar las
situaciones detectadas por el organismo de control, con los cuales se debe
suscribir un plan de mejoramiento.
Hallazgo No. 1. Expedientes de los Contratos. Administrativo
Condicin
Al momento de la ejecucin de la auditora, se pudo evidenciar que todos los
expedientes de los contratos facilitados por el rea de tesorera, a pesar de ser de
la vigencia 2015, no se encuentran foliados, ni relacionados en un ndice o formato
de verificacin documental de contratos, con sus cartulas debidamente
diligenciadas, no se archivan sus comprobantes de egreso u rdenes de pago y no
se archivan todos los documentos de manera cronolgica.
Criterio
No se est dando cumplimiento a la Ley No. 594 de julio 14 de 2000 Por medio
de la cual se dicta la Ley General de Archivos, que es de obligatorio cumplimiento
para la administracin pblica en sus diferentes niveles y que le impone el
principio de responsabilidad en este sentido a los servidores pblicos en cuanto su
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
Causa
Inaplicacin de los requisitos externos que se encuentran reglamentados en la Ley
y Acuerdos que los reglamentan desde hace ms de 15 aos, adems

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procedimientos inadecuados, falta de mecanismos de control que no permitieron

advertir oportunamente el problema.
Efecto
Se produce el incumplimiento de disposiciones, inefectividad en el trabajo por
cuanto los expedientes no se archivan debidamente, se generan registros
inexactos y se podra ocasionar prdida de la informacin con la que cuenta el
Instituto para soportar el quehacer contractual en ejercicio de su misin
institucional.
En el derecho de contradiccin, la institucin educativa planteo acciones para el
mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para ste caso,
se dar cumplimiento a la ley general de archivo, ley 594 de 2000, de todos los
soportes contractuales y contables para la vigencia 2017. Por lo anterior se
configura un hallazgo administrativo, para que la entidad adelante acciones
correctivas que solucione las deficiencias detectadas por el Organismo de Control.
Hallazgo No. 2. Incumplimiento de la Publicidad de la contratacin en la
Pgina del SECOP. Administrativo con incidencia disciplinaria.
Condicin
De la revisin de los diez contratos, se pudo evidenciar que los contratos
identificados con los nmeros 17, 32, 39, 50, 52, 54, 65 y 67, que corresponden a
rdenes de prestacin de servicios y suministros, no fueron publicados en la
pgina del SECOP.
Criterio
Lo anterior incumple el artculo 19 del Decreto 1510 de 2013 y 2.2.1.1.1.7.1 del
Decreto 1082 de 2015.
Causa
Lo anterior ocasionado por la falta de planeacin en la forma que debe
incorporarse la informacin contractual en el SECOP, de tal forma que permita
cumplir con los trminos establecidos en las normas.
Efecto
Afectando as el cumplimiento del principio de publicidad.
En el derecho de contradiccin la institucin educativa planteo acciones para el

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se dar cumplimiento a los decretos 1510 de 2013 y 1082 de 2015 segn lo
acordado por el Consejo Directivo para las cuantas y de acuerdo a la ley 80 de
1993, 1150 para la vigencia 201. Por lo anterior, se configura como hallazgo
administrativo con connotacin disciplinaria, toda vez que la entidad propone
accin de mejoramiento, para lo cual no se puede seguir presentando esta
omisin por parte de los funcionarios que intervienen en el proceso de
contratacin.
Hallazgo No. 3.
Administrativo.
Contratos
sin
estudios
documentos
previos.
Condicin
Los contratos identificados con los nmeros 17, 32, 39, 50, 52, 54 y 67 que
corresponden a rdenes de prestacin de servicios y ordenes de suministros no
contienen estudio de mercado o anlisis econmico que soporte tanto la
necesidad de la contratacin como los precios del mercado, y de esta manera
permita establecer la oferta o cotizacin ms favorable a contratar, generando un
riesgo para la entidad, en cuanto hace oneroso e inefectivo, la ejecucin de los
recursos del erario en el cumplimiento de los objetivos del Estado.
Criterio
Su no realizacin rie con lo establecido en los artculos 24 de la Ley 80 de 1993,
15 y 20 del Decreto 1510 de 2013 y 88 de la Ley 1474 de 2011.
Causa
Falta de conocimiento de requisitos y falta de mecanismos de seguimiento y
monitoreo.
Efecto
La situacin anterior, puede ocasionar que se le d un menor o mayor valor al
contrato, al desconocer las variables que pueden modificar su precio.
En el derecho de contradiccin la institucin educativa planteo acciones para el
mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, la cual hace
referencia a la recepcin y aprobacin de cotizaciones y propuestas de acuerdo a
manual de tesorera aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia 2017. En
vista que en la contradiccin se aceptan las irregularidades detectadas, se
configura un hallazgo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones

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correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas por la

Contralora.
Hallazgo No. 4. Designacin de Supervisin, labores de supervisin,
seguimiento de los contratos y recibido a satisfaccin. Administrativo con
incidencia disciplinaria.
Condicin
No se evidencia designacin de supervisin, ni labores de supervisin,
seguimiento y recibido a satisfaccin de los contratos identificados con los
nmeros 17, 32, 39, 50, 52, 54, 65 y 67, que corresponden a rdenes de
prestacin de servicios y ordenes de suministro.
Criterio
Incumplimiento en lo establecido en los artculos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011.
Causa
Falta de conocimiento de requisitos y falta de mecanismos de seguimiento y
monitoreo.
Efecto
Incumplimiento de disposiciones generales y control inadecuado de actividades.
En el derecho de contradiccin la institucin educativa, planteo acciones para el
mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, la cual hace
referencia a la implementacin ley 1474 de 2011 artculos 83 y 84, de acuerdo a lo
dispuesto por el Consejo Directivo para la vigencia 2017. Por lo anterior, se
configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad propone accin
que ser subsanada a travs de un plan de mejoramiento y hallazgo con
connotacin disciplinaria por cuanto la entidad no presenta soportes que se
evidencie las labores de supervisin, seguimiento de los contratos y recibidos a
satisfacciones de bienes y servicios.
Hallazgo No. 5.
Administrativa.
Falta
de
requisitos
obligatorios
para
contratar.
Condicin
No se evidencia el cumplimiento de requisitos obligatorios para contratar como los
antecedentes judiciales, hoja de vida de la funcin pblica, fotocopia de la cedula

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de ciudadana de los contratos. Los contratos identificados con los nmeros 32,
50, 52, 54 y 67 que corresponden a rdenes de prestacin de servicios y ordenes
de suministros la consulta de antecedentes disciplinarios y fiscales se encuentra
posterior al perfeccionamiento, lo que genera un riesgo para entidad, debido a que
no se conoce anticipadamente, si el oferente presenta algn tipo de inhabilidad o
sancin para contratar con el Estado. Los contratos identificados en el aplicativo
SIA con los nmeros 17, 39, 50, 52, 54 no se observaron las plizas de
cumplimiento.
Criterio
El Decreto 1510 del 2013, que defini las nuevas reglas para la contratacin
pblica, contempla una serie de requisitos que debern cumplir las personas
naturales y jurdicas a la hora de contratar con el Estado.
Causa
Deficiencias de comunicacin entre dependencias y funcionarios; falta de
conocimiento de requisitos, falta de mecanismos de seguimiento y debilidades de
control que no permitan advertir oportunamente el problema.
Efecto
Prdida de ingresos potenciales, inefectividad en el trabajo y gastos indebidos.
En el derecho de contradiccin, la institucin educativa planteo acciones para el
se dar cumplimiento a los requisitos exigentes de ley de contratacin para la
vigencia 2017. En vista que la entidad acepta el incumplimiento de requisitos, se
configura como un hallazgo administrativo con el fin de que adelante acciones
correctivas a travs de un plan de mejoramiento que mitigue la situacin detectada
por el organismo de control.
Hallazgo No. 6. Incumplimiento de los aportes de pago de seguridad social.
Administrativa con incidencia disciplinaria.
Condicin
No se evidencia pago de aportes de seguridad social de los contratos identificados
con los nmeros 39, 50, 52, 54 y 67 que corresponden a rdenes de prestacin de
servicios y rdenes de suministros.
Criterio

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De conformidad con lo previsto en la Ley 1122 de 2007, Ley 797 de 2003 en

concordancia con la Ley 100 de 1993.
Causa
Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo no se evidencio en el
expediente de los contratos los pagos de seguridad social.
Efecto
Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que documentos al no
soportar la documentacin necesaria requerida para los pagos parciales y finales.
Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos.
En derecho de contradiccin la institucin educativa planteo acciones para el
se dar cumplimiento a la ley 1122 de 2007, ley 7797 de 2003 como requisito
obligatorio para contratar para la vigencia 2017. Con base en lo anterior, se
configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad propone accin,
para que se tomen medidas en un plan de mejoramiento se subsanen todas las
irregularidades detectadas Y hallazgo con connotacin disciplinaria en relacin al
deber legal de realizar los aportes de seguridad social en salud y pensin segn
corresponda.
Hallazgo No. 7. Contratos sin contar con la suscripcin de actas.
Administrativo.
Condicin
No se encuentra en los expedientes la elaboracin de actas de los contratos
identificados bajo los nmeros 17, 32, 65 y 67 que corresponden a rdenes de
prestacin de servicios y ordenes de suministro, no existe ningn tipo de acta
(inicio, final y liquidacin), generando un riesgo para entidad al no contar con un
mecanismo de seguimiento o control del cumplimiento de los contratos
celebrados.
Criterio
En primera instancia no se aplican de manera estricta lo estipulado en la minuta
de los contratos referente a su liquidacin, que por regla general debe
desarrollarse de acuerdo a lo previsto en el artculo 60 de la Ley 80 de 1993, el
artculo 11 de la Ley 1150 de 2007 y artculo 217 del Decreto 019 de 2012.

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Causa
Falta de conocimiento de requisitos y debilidades de control que no permiten
advertir oportunamente el problema.
Efecto
Inefectividad en el trabajo, informes inexactos.
se dar cumplimiento a la ley general de contratacin para la vigencia 2017. Se
configura un hallazgo administrativo, con el objeto que se adelanten acciones en
un plan de mejoramiento para su seguimiento y verificacin.
Hallazgo No. 8. Inconsistencias de la rendicin de la cuenta en el aplicativo
SIA Misional. Administrativa.
Condicin
Verificado en campo la situacin, se encuentra que la institucin educativa Alfredo
Garca, rindi la informacin correspondiente al formato de contratacin
F20_1A_AGR denominado acciones de control a la contratacin, encontrando las
siguientes novedades: en la columna del NIT de la institucin educativa es
diferente, su rgimen de contratacin es rgimen privado, las fechas de inicio del
contrato son incorrectas, los valores de los contratos son reportados de acuerdo al
valor registrado en el comprobante de egreso y la unidad de ejecucin como los
plazos son incorrectos.
Criterio
Incumplimiento de la Resolucin 197 de 2013 artculo 3 de la Contralora
Municipal de Pereira, RENDICIN DE CUENTA. Es el deber legal y tico que
tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administracin,
manejo y rendimientos de fondos, bienes o recursos del Municipio y los resultados
en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido
Causa
Falta de capacitacin, se pudo evidenciar que el personal asignado para la
rendicin no cuenta con el conocimiento suficiente y falta de mecanismos de
seguimiento y monitoreo; evidenciado en los constantes errores de digitacin
rendida e informacin inconclusa.
Efecto

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Incumplimiento de disposiciones generales, en cuanto a que la rendicin de la

contratacin es bimensual para lo cual la entidad debe estar preparada.
Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos, relacionado con;
algunos de los valores de los contratos fueron mal digitados.
mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para ste
caso, su prioridad ser elaborar los formatos del aplicativo SIA en la forma
correcta y con las instrucciones que da el aplicativo. En vista a lo anterior, se
configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad reconoce la
veracidad del hallazgo y argumenta que se tomaran las medidas necesarias por
lo cual se implementar un plan de mejoramiento con el fin de prevenir errores
futuros.
Hallazgo No. 9. Plan Anual de Adquisiciones y/o Plan de Compras.
Administrativo.
Condicin
Durante la ejecucin de la auditoria no se evidencio la existencia y correcta
aplicacin del plan de compras, ni los actos administrativos de aprobacin y sus
modificaciones aprobados por el Consejo Directivo.
Criterio
Lo anterior incumple con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 artculo 6 y
7, en concordancia con el Decreto compilatorio 1082 de 2015 artculos
2.2.1.1.1.4.3 y 2.2.1.1.1.4.4, As mismo, contrara el principio de economa
regulado por el artculo 25 de la Ley 80 de 1993
Causa
Lo anterior ocasionado por desconocimiento de esta obligacin legal.
Efecto
Evitando la difusin de informacin til y oportuna a eventuales proveedores y
contratistas
por parte de la tesorera se conservar la coherencia entre el plan de compras y
su ejecucin para la vigencia del 2017. Lo anterior, se configura como hallazgo

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administrativo, toda vez que la entidad propone accin de mejora que ser
enviado por el Ente de Control para que la institucin educativa suscriba plan de
mejoramiento
Hallazgo No. 10.
Administrativa.
Incumplimiento al presupuesto de ingresos y gastos.
Condicin
La Institucin Educativa no le da cumplimiento al estatuto de presupuesto, no se
evidencia los actos administrativos aprobados por el Consejo Directivo en cuanto a
la totalidad de sus ingresos y gastos vigente, ejecucin del presupuesto, adiciones
y traslados presupuestales no tiene en cuenta la herramienta presupuestal para la
toma de decisiones, su manejo tanto es manual como por el sistema NUEVA ERA
para lo cual no fue presentada al auditor y por ello la informacin fue reconstruida
con la finalidad de precisar el presupuesto de ingresos y apropiaciones definitivo
para la vigencia fiscal 2015.
Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artculos 5, 6, 7, 8,
9, 10 y 12. Funciones del Consejo Directivo, Responsables de los rectores o
directores rurales, presupuesto anual, Presupuesto de Ingresos, presupuesto de
gastos o apropiaciones, Ejecucin del Presupuesto y adiciones y traslados
presupuestales.
Causa
La falta de capacitacin conlleva al desconocimiento de requisitos.
Efecto
Incumplimiento de disposiciones generales e inefectividad en el trabajo.
En derecho de contradiccin la institucin educativa , planteo acciones para el
por parte de la tesorera, a partir de la vigencia 2016 la nica herramienta
presupuestal es sistematizada y se elimin la manual. Se dar cumplimiento al
estatuto de presupuesto. Con base en lo anterior, se configura como hallazgo
administrativo, toda vez que la entidad propone accin de mejoramiento y a su
vez son funciones que no se puede seguir presentando, porque genera omisin
por parte de los funcionarios que intervienen en los procedimientos de las reas
de presupuesto y tesorera.

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Hallazgo No. 11. Legalizacin de recaudos por concepto ingresos

extraordinarios. Administrativo.
Condicin
En el rubro de otros ingresos, extraordinarios (arrendamientos) se recauda
ingresos por concepto Asociacin Comunitaria Antena Parablica Barrio Galn
(ACOPAJAGA) y Concesin Adjudicacin Cafetera. Durante la vigencia 2015 se
recaud la suma de $3.623.500. Se logra justificar el recaudo por valor de
$750.000 producto de un contrato de concesin adjudicacin cafetera celebrado
entre la institucin educativa y el seor Marcos Aurelio Snchez Snchez desde el
13 de enero a junio 13 de 2015, cuyo valor mensual a cancelar es de $150.000.
Se observa una diferencia de $2.875.000.
Criterio
Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artculos 6, 14 y
15. Responsabilidades de los rectores o directores rurales, flujo de caja y manejo
de tesorera.
Causa
La falta de capacitacin conlleva al desconocimiento de requisitos.
Efecto
Incumplimiento de disposiciones generales e inefectividad en el trabajo.
En derecho de contradiccin la institucin educativa no planteo acciones para el
mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control. Con base en
lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad no
ejerce el derecho de contradiccin, por tanto, deber suscribir un plan de
mejoramiento donde subsane las deficiencias para que no se siga presentando
esta omisin por parte de los funcionarios que intervienen en los procesos de
presupuesto, tesorera y contabilidad.
Hallazgo No. 12. Incumplimiento de Reglamentos, Procedimientos Internos y
Constitucin de Pliza de Manejo.
Administrativo con connotacin
disciplinaria.
Condicin

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Se evidenci que el Consejo Directivo de la Institucin Educativa Alfredo Garca

no ha aprobado el rgimen de contratacin, as como los procedimientos para el
manejo de tesorera y del presupuesto y sus modificaciones. Tambin se
evidencio la falta de constitucin de pliza de manejo para el cargo de tesorero en
el manejo de los recursos pblicos.
Criterio
Contraviene lo establecido en el Decreto 4791 de 2008 en sus artculos 7, 15 y
17. Presupuesto anual, manejo de tesorera y rgimen de contratacin.
Causa
Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas y poco prcticas,
uso ineficiente de los recursos.
Efecto
Incumplimiento de disposiciones generales, informes poco significativos o
inexactos y prdida de ingresos potenciales.
En derecho de contradiccin la institucin educativa no planteo acciones para el
mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control. Con base en
lo anterior, se configura como hallazgo administrativo, toda vez que la entidad no
ejerce el derecho de contradiccin, por tanto, deber la institucin educativa
adelantar acciones correctivas a travs de un plan de mejoramiento que mitigue
las situaciones detectadas por el organismo de control y hallazgo con connotacin
disciplinaria por cuanto el manejo de tesorera y rgimen de contratacin no son
aprobados e implementados por la entidad, contraviniendo el Decreto 4791 de
2008.

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORA

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INSTITUCION EDUCATIVA ALFREDO GARCIA

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Pereira, Diciembre 13 de 2016

INSTITUCION EDUCATIVA ALFREDO GARCIA

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CONCEPTO SOBRE EL ANLISIS EFECTUADO

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Verificar la eficiencia en el manejo de los recursos asignados a los

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fiscal fundados en los principios generales de la norma superior, artculo 209 de

La contratacin estatal se encuentra principalmente regulada por la Ley 80 de

Para la Institucin Educativa Alfredo Garca, se revis una muestra contractual de

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COMPRA DIVISIONES PARA OFICINA

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MUEBLES PLASTICOS S.A.S

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Incumplimiento del rgimen de contratacin cuando la cuanta es inferior a

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07/05/2016 Estudios y Proyectos

12/11/2015 Materiales y Suministros

Durante la Vigencia 2015 la Institucin Educativa Alfredo Garca, presenta tres

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Comportamiento del ingreso

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Otros servicios educativos

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El presupuesto inicial de ingresos es aprobado por $77.800.000 y se adiciona en

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de concesin adjudicacin cafetera celebrado entre la institucin educativa y el

Materiales y Suministros RP y SGP

Gastos de Organizacion y Puesta en

Otros Gastos Generales

Contribucion sobre transacciones

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El presupuesto de Gastos para la vigencia 2015 inicia con un valor de

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procedimientos inadecuados, falta de mecanismos de control que no permitieron

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mejoramiento a observaciones encontradas por el Ente de Control, para ste caso,

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correctivas al respecto, que busquen solucionar las deficiencias enunciadas por la

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