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Qualiticiens 3me Milinaire

Projet dapplication de la qualit

Date 01/01/2002
Nombre de page :1/

Procdure de formation

PR. ORG.02
Edition 01

Procdure de formation

Date dapplication
10/01/03

Date
Titre
Visa

Rdacteur
01/01/2003

Vrificateur
02/01/2003

Approbateur
03/01/2003

R.A.Q

le DRHO

D.G Robert le meilleur

Procdure de formation

ENCGT

LAKHAL Kamal

LAGOUIT Ayoub

Date 01/01/2002
Page
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BENDAHMANE Bahae

PR. ORG.01
Edition 01

JABRANE Fatima

Qualiticiens 3me Milinaire

Projet dapplication de la qualit

Sommaire
1.OBJET
2. DOMAINE D'APPLICATION
3. REFFERENCES
4. DEFINITIONS
5. LOGIGRAMME
5.1 Logigramme d'laboration du PFA ( besoins planifis)
5.2 Logigramme de ralisation des actions de formation non planifies
6. Procdure
6.1 Identification et collecte des besoins
6.2 Exploitation des FIBF
6.3 Choix des formateurs
6.4 Elaboration du PFA
6.5 Validation du PFA
6.6 Mise en application du PFA
6.7 Enregistrement
7. IMPIMES
8. DIFFUSION
9. HISTORIQUE DES VERSIONS
Annexes : 1. Modle fiche d'identification des besoins en formation
2. Modle fiche historique de formation

Procdure de formation

ENCGT

LAKHAL Kamal

LAGOUIT Ayoub

Date 01/01/2002
Page

PR. ORG.01
3/3
Edition 01

BENDAHMANE Bahae

JABRANE Fatima

Qualiticiens 3me Milinaire

Projet dapplication de la qualit

1.OBJET :
L'objet de la prsente procdure est de dfinir les rgles d'laboration et de suivi
de ralisation du plan de formation du personnel de l'htel des meilleurs .
2.DOMAINE DAPPLICATION
Cette procdure concerne tous les services de l'htel des meilleurs et tous les
types de formation (interne et externe) . La ralisation de la formation est prvue
de janvier dcembre chaque anne.
3.REFERENCES
Norme ISO 9002 (Edition 1994)
4.DEFINITIONS :

Responsabilits

Documents

DRHO
SAFP

FIBF

PFA : Plan de formation annuel


FIBF : fiche d'identification des besoins en formation
DRHO : direction ressources humaines et de l'organisation
SAFP
SAFP : service administration et de formation du personnel
SAFP

5. LOGIGRAMME :

Date
Titre
Visa

FIBF

Rdacteur
01/01/200

Vrificateur
02/01/2003

DRHO
SAFP
Approbateur
03/01/2003

R.A.Q

le DRHO

D.G Robert le meilleur


SAPF
PFA

Procdure de formation

Date 01/01/2002
ORG.01
Direction PR.
gnrale
PFA
Page
3/3
Edition 01

5.1. Logigramme d'laboration du PFA (besoins SAFP


planifis annuellement)
Dbut

ENCGT

LAKHAL Kamal

LAGOUIT Ayoub

SAFP
BENDAHMANE Bahae

SAFP

JABRANE Fatima

Qualiticiens 3me Milinaire

Mai

Projet dapplication de la qualit

DRHO

Note de la direction (DRHO)


Envoi des FIBF

Juin

Collecte des besoins

SEPT
Recensement des thmes, harmonisation des
contenus, synchronisation des dates
Choix des formateurs internes et externes
OCT Etablissement du PFA/Budget
correspondant
NOV

Validation du PFA

Fin NOV

Dpt du PFA auprs de l'OFPPT


Responsabilits

Doc

Resp.hirarchique

FIBF

Mise en application du PFA

Toute
L'anne
Toute
L'anne

Suivi de la ralisation du PFA


Enregistrement, compte rendu

Direction concerne

Fin
Procdure de formation

SAFP
Date 01/01/2002
Nombre de page

PR. ORG.02
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SAFP

PFA

5.1. Logigramme ralisation des actions de formation non planifies :


SAPF
Au cours de l'anne
Experession du besoin par le
responsable hirarchique
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FIBF

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PFA

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Projet dapplication de la qualit

Validation
4 js avant le
droulement de l'action

Information de l'OFPPT

48 Js avant le

Confirmation auprs de
l'organisme de formation

droulement
de l'action

Insertion dans le PFA (actions


non planifies)
Ralisation de la formation

15js aprs le
droulement de

Compte rendu , enregistrement

l'action

Fin

Date
Titre
Visa

Rdacteur

Vrificateur

Approbateur

R.A.Q

Le DRHO

D.G

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Date 01/01/2002
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6. PROCEDURE :
Les axes principaux de la formation sont :
- Formation lie la qualit
- Formation technique (par domaine)

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- Formation gnrale
6.1 Identification et collecte des besoins :
La DRHO (SAFP) adresse au cours du mois de mai de chaque anne, aux
diffrents services de la socit, les fiches d'identification des besoins en
formation accompagnes des tats individuels de l'historique des actions dj
effectues par leurs agents. Celles ci (FIBF) sont retourner la DRHO dment
renseignes au plus tard durant la dernire semaine du mois de juin .
6.2 Exploitation des fiches didentification des besoins en formation
(FIBF) :
A la reception des FIBF, le SAFP procde aux oprations suivantes :
- Recensement des thmes identiques demands par les diffrents
services ;
- Harmonisation de leurs contenus et synchronisation de leurs dates en
collaboration avec les sevices concerns ;
- Composition de groupes homognes en collaboration avec les sevices
concerns ;
- Recensement des actions ayant un lien direct avec la qualit et
vrification des profils des agents proposs par la hirarchie ;
- Vrification des agents ayant dj bnficie de la formation pour
laquelle ils sont proposs ;
- Insertuin dans le projet du plan de formation (PFA)
6.3 Choix des formateurs :
a) Formateirs internes
Selction des formateurs internes suivant les comptences existantes au sien de
la socit .
b) Formateurs externes :
Constitution dun fichier de rfrences sur les organismes de formation par
domaine dintervention.
Les critres de slection se basent sur les points suivants :
ENCGT

LAKHAL Kamal

LAGOUIT Ayoub

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Projet dapplication de la qualit

* Domaine dactivit, rfrences et expriences dans le domaine du formateur


C-V de lintervenant
Rapport qualit prix de la formation
Performances antrieures des actions dispenses lauberge des meilleurs
Evaluation des formateurs par les participants aux sminaires prcdents
6.4 Elaboration du PFA :
Sur la base des donnes cites ci-dessus, le SAFP tablit le plan de formation
annuel en prcisant :
- les thmes ;
- les dates et les dures ;
- le nombre de participants ;
- les services concerns ;
- les organismes de formation ;
- les cots estimatifs.
Toutes les modifications ventuelles demandes par les services sont apportes
au PFA avant sa validation .

6.5 Validation du FPF :


Le FPF est examin par une commission compose de :
- directeur des ressources humaines et de lorganisation
- chef du SAFP
- directeur et chefs des dpartements concerns
Il est soumis la direction gnrale pour validation
6.6 Mise en application :

ENCGT

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Projet dapplication de la qualit

a) Besoins planifis
Aprs validation, la DRHO diffuse le PFA aux diffrents services .
Deux semaines avant le dbut de chaque formation, le SAFP prend lattache de
lorganisme de formation choisi. Il confirme les dates du droulement de
laction et avise par note les services concerns . Ces derniers prennent leurs
dispositions pour la disponibilt des agents.
b) Besoins non planifis
Le service demandeur exprime ses besoins sur les FIBF, les soumet avec
les documents de base pour approbation et les transmet la DRHO.
Les actions non planifies sont portes dans la rubruque concerne du PFA.
Le SAFP prend les dispositions ncssaires pour la ralisation de la formation
savoir :
- Information de lOFPPT ;
- Inscription des agents ;
- Etablissement des ordres de missions ;
- Paiement des frais de la formattion ;
- La mise en paiement des frais de dplacement .
En cas dimpratif ncessitant le report ou lannulation de la formation, le
service concern envoie une note motive la DRHO, au plus tard 48h
avant le droulement de laction.
6.7 Enregistremant :
Il est tablit un dossier par action de formation qui regroupe lensemble
des documents labors cette occasion, notamment : copie des fax
changs avec lorganisme de formation et lOFPPT, la liste des
participants, les fiches dapprciation, la fiche de prsence, le co^t de
laction,
Chaque dossier administratif de lagent contient un sous dossier formation
o sont classs tous les enregitrements relatifs la formation . Ces
enregistrements peuvent tre des :
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Projet dapplication de la qualit

- Attestations de stage ;
- Fiches de prsence ;
- Fiches dapprciation faites par le formateur ;
- Fiches dvaluation faites par les participants.
Tous les participants sont tenus dadresser au SAFP un compte rendu dans un
dlai de 15 jours aprs le droulement de laction .( planifie ou non )
7. IMPRIMES :
ER.ORG.02.01 Fiche didentification des besoins en formation
ER.ORG.02.02 Fiche de lhistorique de formation

Date
Titre
Visa

Date
Titre
Visa

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R.A.Q

Vrificateur
02/01/2003
Le DRHO

Rdacteur
01/01/2003
R.A.Q

Vrificateur
Approbateur
02/01/2003
03/01/2003
Le portier et porteurs D.G Robert le meilleur

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Approbateur
03/01/2003
D.G Robert le meilleur

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Page :2/4

Procdure rservation

PR. ORG.02
Edition 01

OBJET
Lobjectif de la prsente procdure est de grer et organiser les reservations.
DOMAINE DAPPLICATION
cette procdure sapplique tous les clients de lhtel des meilleurs.
PROCEDURE
le client tlphone une semaine avant pour rserver en dterminant :
Le nombre de chambre ou suites
Le nombre de lits par la chambre
Le nombre de personnes
La date de dbut de sjour et la date de dpart estime
La communication de ces coordonnes la responsable de
rservation.
La responsable de rservation tlphone au client 2 jours avant pour
confirmer la rservation .
A la venue du client, la rceptionniste le salue et le souhaite la bien venue
et lui prsente la rservation faite pour lui aprs avoir examiner ces pices
justificatives.

Date
Titre
Visa

Rdacteur

Vrificateur

Approbateur

R.A.Q

La rceptionniste

D.G

Procdure rservation

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Projet dapplication de la qualit

- La rceptionniste lui demande de signer la fiche de rservation comportant :


Le prix de chambre par nuit
Les tarifs pour la restauration
La date de dbut et de fin de sjour
- La rceptionniste lui informe que sil envisage de prolonger son sjour, il doit
le communiquer une journe lavance ladministration de lhtel.
- une fois laccord est tablit, la rceptionniste donne les cls au client et lui
souhaite un bon sjour et lui assure sa disponibilit pour toute autre information

Date
Titre
Visa

Rdacteur

Vrificateur

R.A.Q

Responsable Rservation Directeur gnrale

Procdure rservation

Date
Page 4/4

Approbateur

PR. ORG.02
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Dbut

ENCGT

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Projet dapplication de la qualit

Rservation par le client

non
Le client confirme la
reservation ?

oui
Prparation de la ou les chambres demandes

non

Le client maintient son


choix?

Discussion des
options ajoutes ou
supprimes

oui

Signer la ficher le Rservation


Informe le client quil doit confirmer son dpart 1 jour avant

non

Le client est daccord quitter


lhtel

oui
Prparation de la chambre dans une heure

Fin

Date
Titre
Visa

ENCGT

Rdacteur

Vrificateur

R.A.Q

Responsable Rservation Directeur gnrale

LAKHAL Kamal

LAGOUIT Ayoub

BENDAHMANE Bahae

Approbateur

JABRANE Fatima