UNIDAD I.

INTRODUCCION A LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACION

ORGANIZACIN
Concepto de organizacin
Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o
ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la
organizacin. Una organizacin slo existe cuando hay personas capaces de
comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un
objetivo comn. Una organizacin es un conjunto de cargos con reglas y
normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y as
generar el medio que permite la accin de una empresa. La organizacin es el
acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y
financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido
dispuestas para estos propsitos.
Definicin Determinacin de cules son las actividades a realizar, quin las
llevar a cabo, cmo deben agruparse stas, quin informa a quin y dnde se
tomarn las decisiones.
Principios de la organizacin
1. De la especializacin: cuanto ms se divide el trabajo, dedicando a cada
empleado una actividad ms limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia,
precisin y destreza.
2. De la unidad de mando: para cada funcin debe existir un solo jefe, cada
subordinado no debe de recibir rdenes sobre una misma materia de dos
personas distintas.
3. Del equilibrio de autoridad y responsabilidad: debe precisarse el grado de
responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel 5 jerrquico,
establecindose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a ella.
4. Del equilibrio direccin-control: a cada grado de delegacin debe
corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la
unidad de mando. (3:59)
5. Descripcin de funciones, actividades y obligaciones Consiste en la
recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades
necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo; la descripcin de
funciones se realiza, primordialmente, a travs de las tcnicas de anlisis de
puestos y de la carta de distribucin del trabajo o cuadro de distribucin de
actividades.

Funciones La determinacin de cmo deben dividirse y asignarse las grandes

actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.
Jerarqua Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel
existente dentro de una organizacin.
Puestos Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad de
trabajo susceptible de ser desempeada por una persona. (9:28) 6 d)
Instrumentos de la organizacin
Organigramas Son la representacin grfica de la estructura orgnica de una
institucin o de una de sus reas y de las relaciones que guardan entre s los
rganos que la integran. Contiene los agrupamientos de las actividades bsicas
de los departamentos y otras unidades, as como tambin las principales lneas
de autoridad y responsabilidad que existen entre dichas unidades.Manuales
administrativos Son documentos que contienen en forma ordenada y
sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre la historia, organizacin,
polticas y/o procedimientos de una empresa, que se consideran necesarias
para la mejor ejecucin del trabajo.
Clases de organizaciones
Se conoce bajo el nombre de organizacin a aquellos sistemas que son
diseados para lograr determinadas metas u objetivos de forma satisfactoria.
Las conforman personas, tareas y una administracin que interactan
constantemente en funcin de los objetivos a cumplir.
Las organizaciones se pueden clasificar tomando en cuenta diversos criterios,
algunos de ellos son los siguientes:
1) Segn su formalidad
Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y
definidas para el control, las decisiones a tomar y la comunicacin. Esto lo que
permite es la definicin explcita de cmo y dnde se separan las actividades y
personas, as como tambin cmo se las rene nuevamente.

Informales: en ellas existen medios no oficiales influyentes en la toma de

decisiones, el control y la comunicacin.
Generalmente en una organizacin suelen convivir ambas caractersticas,
aunque una predomine sobre la otra.
2) Segn el grado de centralizacin

Descentralizadas: en este tipo de organizaciones la autoridad es delegada lo

mayor posible a lo largo de la cadena de mando.
Centralizadas: a diferencia de las anteriores, en estas organizaciones la
autoridad de toma de decisiones est concentrada en el sector superior. A los
niveles inferiores se les delega muy poca autoridad.
3) Segn los fines
Sin fines de lucro: son aquellas organizaciones que no persiguen utilidades o
ganancias por medio de sus actividades. Los objetivos por los que se crean
tienen que ver con desempear algn rol o funcin dentro de una sociedad
determinada. Aqu no slo se ubican las organizaciones no gubernamentales,
mejor conocidas como ONGs, sino tambin las iglesias, los servicios pblicos y
el ejrcito, entre otros.
Con fines de lucro: este tipo de organizaciones, tambin conocidas bajo el
nombre de empresas, buscan justamente adquirir ganancias o utilidades, para
sus accionistas o propietarios, por medio de las actividades que realizan o roles
que desempean en una determinada sociedad.

El administrador es quien ejerce la funcin de administrar una determinada

cuestin, un bien, un conjunto de bienes, una empresa, un negocio, entre otras
alternativas, que generalmente constituyen intereses que son propiedad de
otros individuos.
CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN Es la direccin de un organismo social y
su efectividad en alcanzar sus objetivos fundada en la habilidad de conducir a
sus integrantes: (Koontz , 2003, pag. 20) Administrar consiste en lograr un
objetivo predeterminado mediante el esfuerzo (Bennett P, 1998) Administrar
es prever organizar, mandar, coordinar y controlar. (Henry Fayol,2000) Es el
conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas
de estructurar y manejar un organismo social. (Agustn Reyes Ponce,1998) Es
la funcin que se realiza en un organismo social para obtener los resultados
propuestos con la mxima eficiencia. (Gladys Rodas,2003)
Se observa que la mayora de los conceptos de administracin utilizan los
trminos siguientes:
Objetivo: la administracin siempre est enfocada en lograr determinados
fines.
Eficiencia: capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un
efecto determinado, esto se lograr garantizando los recursos disponibles al
mnimo costo y con la mxima calidad.

 Coordinacin de recursos: la administracin requiere combinar, sistematizar

y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn.
Productividad: es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos
resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia. Se
deduce que la administracin es un proceso de funciones o actividades
dirigidas por los gerentes conocidos como planificacin, organizacin, direccin
y control y juntas alcanzan el propsito establecido de la organizacin.

CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN:
Universalidad: porque existe en cualquier grupo social y es susceptible de
aplicarse en cualquier tipo de empresa.
Valor instrumental: porque la administracin es prctica, y se usa para
lograr un fin que se ve por medio de resultados.
Unidad temporal: todas sus etapas de proceso se dan al mismo tiempo y no
de manera aislada.
Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles o subsistemas de una
organizacin formal. Especificidad: tiene sus propias caractersticas que la
hacen ser especfica por lo que no puede confundirse con otras disciplinas.
Interdisciplinariedad: apoya a otras ciencias y tcnicas relacionadas con la
eficiencia del trabajo. Flexibilidad: se adapta a cada grupo social donde se
aplica, en la administracin no cabe la rigidez.
El proceso administrativo
Es un conjunto de fases o pasos a seguir para darle solucin a un problema
administrativo, en l encontraremos asuntos de organizacin, direccin y
control, para resolverlos se debe contar con una buena planeacin, un estudio
previo y tener los objetivos bien claros para poder hacer del proceso lo ms
fluido posible.
Para que el proceso administrativo llevado a cabo sea el ms indicado se deben
tomar en cuenta una serie de pasos que no por ser una parte del todo son
menos importantes, por mencionar algunos estn, las metas, estrategias,
polticas, etc.
Henri Fayol afirm que la toma de decisiones tambin hace parte de las
funciones de la organizacin, seal cmo las funciones del administrador la
prevencin, organizacin, coordinacin y control, que expresado en trminos
ms actuales no es otra cosa que la planeacin, organizacin, direccin y
control.
La tcnica de planeacin y la organizacin son partes fundamentales en el
proceso ya que ah radica la complejidad del mtodo que se utilice pues al ser

los pasos con ms cantidad de deberes se vuelve un poco ms complicado

tener el control, pero en estos pasos existen ms sub-categoras que no deben
permitir que el procedimiento se salga de control, segn lo que dice la lectura
podemos decir que el procedimiento se basa en un programa centralizado que
delega funciones conforme va bajando el nivel de autoridad, esto quiere decir
que cada parte tiene una funcin especfica y que si hubiera alguna falla en
cualquiera de estos pasos sera difcil lograr un procedimiento limpio y
eficiente.
ETAPAS O FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin
Planear implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y
acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en
corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar
una jerarqua completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa
tanto de los fines (qu hay que hacer?).
La planeacin es el primer paso del proceso administrativo donde se determina
los resultados que pretende alcanzar el grupo social.
Determina planes ms especficos que se refieren a cada uno de los
departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratgicos.
La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en
un medio que constantemente est experimentando, cambios tecnolgicos,
econmicos, polticos, sociales, culturales.
Consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo
los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo, y la determinacin de tiempos.
Elementos de la Planeacin
Propsitos Investigacin- Estrategias Polticas
Procedimientos Programas Presupuestos Cursos de accin
DIRECCIN
Concepto de direccin administrativa:
La direccin como etapa del proceso administrativo comprende la influencia del
administrador en la realizacin de planes, obteniendo una respuesta positiva
de sus empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.
Los elementos del concepto son:
Ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivacin.
Gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicacin.

Supervisin.
Alcanzar las metas de la organizacin.
CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la
situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto
se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con
el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.
Tambin hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
No sera suficiente decir que sin una buena administracin ninguna
organizacin tendr xito; por lo cual mencionaremos algunos hechos para
mencionar su importancia:
1. La administracin no solamente naci con la humanidad sino que se
extiende a la vez a todos los mbitos geogrficos y por su carcter Universal, la
encontramos presente en todas partes. Y es que en el mbito del esfuerzo
humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.
2. Donde exista un organismo social all estar presente la administracin.
3. No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el
mejor equipo, la mejor ubicacin, si todo lo anterior no va acompaado del

elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea que la

administracin es importante para alcanzar objetivos de la organizacin. 4. En
las grandes empresas la administracin cientfica o tcnica es esencial ya que
no podran existir sin una buena administracin.
5. La administracin es un proceso universal ya que no solo se da en los pases
capitalistas, sino que tambin en los pases socialistas o de cualquier tipo que
sean, la administracin es importante tanto en las pequeas como en las
grandes empresas.
6. Otro hecho importante es que por medio de la administracin se puede
elevar la productividad y los niveles de vida en los pases en vas de desarrollo.
7. La administracin imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a
obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.
8. Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin
y creatividad. Edison dijo... Dos personas unidas en una tarea comn han de
hacer mucho ms que duplicar las energas. Concluiremos diciendo que la
administracin es importante porque se aplica en cualquier tipo de
organizacin con deseos de aumentar su productividad y el xito, dependiendo
para esto del elemento humano y material.

LAS CINCO FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION SON:

Planificacin: Los administradores deben planificar sus actividades para
condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratgicos y asegurar el
logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben evaluar futuras contingencias que
afectan a la organizacin, y dar forma al panorama futuro ya sea operacional o
estratgico de la empresa.
Organizacin: Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de
una manera y estructura eficiente para que de esta manera se puedan alinear
las actividades de la organizacin. Los administradores tambin deben
capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo, y siempre
asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.
Direccin: Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su
trabajo diario, e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa. As mismo, es
responsabilidad de los administradores comunicar los objetivos y las polticas
de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los subordinados siempre
debe estar alineado con las polticas de la empresa, y cada administrador debe
tratar a sus subordinados bajo los estndares de la compaa.

Coordinacin: Los administradores deben armonizar los procedimientos y las

actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las
actividades de cada unidad organizativa se deben complementar y enriquecer
el trabajo de otro.
Control: Los administradores deben controlar que las actividades de la
compaa estn en lnea con las polticas y objetivos de la empresa en general.
Es tambin responsabilidad del administrador observar y reportar las
desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las tareas para corregir
posibles desviaciones.
UNIDAD II. LAS FINANZAS Y EL ADMINISTRADOR
La Relacin De Las Finanzas Y La Economa
La economa es el estudio de la produccin, distribucin y consumo es decir el
intercambio de bienes y servicios
Las finanzas estudian el uso, control, rendimiento de los medios de pago ya
sean estados dinerarios o no
La relacin se da cuando un bien es comprado o vendido (esta es la cuestin
econmica) y entonces debe ser cobrado o pagado respectivamente (esta es la
cuestin financiera)
Relacin con la Economa. El campo de las finanzas se relaciona de manera
cercana con la Economa ya que se debe conocer la estructura econmica y
estar al tanto de las consecuencias de los niveles de variacin de la actividad
econmica y de los cambios en la poltica econmica.
Relacin entre economa y finanzas
Economa
Proceso de ajuste a los desequilibrios en la balanza de pagos.
Regmenes cambiarios.
Factores que determinan el tipo de cambio.
Condiciones de paridad.
Sistema monetario internacional
Finanzas
Financiamiento de los mercados financieros.
Mercados de productos derivados.
Evaluacin y administracin del riesgo cambiario.
Especulacin de divisas.
Inversin de portafolios internacionales.
RELACIN DE LAS FINANZAS CON LA CONTABILIDAD