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Sechs alltgliche

Aufgaben in ERP, die


mit einem PIM-System
viel leichter sind
- So machen Sie ERP mit PIM einfacher

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Sechs alltgliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind 2

Inhalt
03 Lernen Sie den Produktleiter John und Lisa von der Marketingabteilung kennen

04 1. Erstellen eines neuen Produktes

06 2. Produktinformationen aktualisieren und anpassen

08 3. Neue Produkte fr den Verkauf vorbereiten

10 4. Daten von ERP in anderen Kanlen verwenden (Output)

12 5. Daten von ERP ausdrucken

14 6. Nach Produktinformationen in ERP suchen


Sechs alltgliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind 3

Lernen Sie den Produktleiter John


und Lisa von der Marketingabtei-
lung kennen

John und Lisa sind bei einem mittelgroen


Grohndler beschftigt, der die Lebens-
mittelindustrie mit Maschinen und
Ausrstung zur Instandhaltung versorgt.
Wir nennen das Unternehmen mal Acme
GmbH.

John und Lisa bentigen bei ihrer Arbeit Produktdaten auf


jeweils unterschiedliche Art und Weise und ein Teil dieser
Daten ist im ERP-System des Unternehmens zu finden. Bei
Acme GmbH sind sie mit ihrer ERP-Lsung zufrieden, aber
es ist nicht immer einfach, die Produktdaten so zu hand-
haben, wie sie sich das vielleicht wnschen wrden.

In diesem Leitfaden spielen wir sechs Szenarien aus der


tglichen Arbeit von John und Lisa bei Acme GmbH durch
und schauen uns an, wie sie ihre Arbeit schneller und
besser erledigen knnten, falls ihnen ein PIM-System zur
Produktinformationssteuerung, integriert in ERP, zur Ver-
fgung stehen wrde.

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1.
Erstellen eines neuen Produktes
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1. Erstellen eines neuen Produktes

Acme GmbH will bald eine neue Produktserie fr die Molkereibranche auf den Markt
bringen und deshalb sollen die Produkte im ERP-System erstellt werden.

John hat zwei Mglichkeiten: Entweder importiert er die Daten mithilfe einer Excel-Datei
oder er erstellt die Produkte manuell. Da es sich um eine Serie von Produkten handelt,
entscheidet sich John dafr, die Produktinformationen zu importieren.

Die neue Produktserie unterscheidet sich etwas von Acmes sonstigen Produkten, da dort auch eine Reihe von Reini-
gungsartikeln enthalten ist, die eine Umweltkennzeichnung haben. Diese Art von Information war fr andere Produkte
von Acme nicht relevant, aber sie mssen in den registrierten Produktinformationen in ERP enthalten sein, um die
Reinigungsartikel verkaufen zu knnen.

Da im ERP-System gegenwrtig kein Input-Feld fr die Umweltkennzeichnung vorhanden ist, ist John gezwungen, dieses
Feld einzurichten. Um eine Korrektur des Systems vorzunehmen, braucht er Acmes ERP-Experten und die Einrichtung
der neuen Produkte verzgert sich daher.

Mit PIM Vorteile:


Htte Acme GmbH ein PIM-System, htte John statt- Zeitsparend im Zusammenhang mit der Einrich-
dessen alle Produktinformationen ins PIM-System tung von Produkten
hochgeladen. Da das PIM-System nicht durch fest Muss nicht von ERP angepasst werden
definierte Input-Felder begrenzt ist, knnen alle Produkte knnen in PIM eingerichtet und fer-
Spezifikationen auf einfache Art umfasst werden und tiggestellt werden, bevor sie in ERP bertragen
die Umweltkennzeichnung wre lediglich ein weiteres werden (Onboarding)
Datenfeld. Im ERP-System sollten nur transaktionale
Daten enthalten sein und das kann jetzt von John
gewhrleistet werden, da er die Umweltkennzeich-
nung nicht im ERP-System eingeben muss und die
Daten in PIM belassen kann.

Nachdem John alle wesentlichen Produktinforma-


tionen registriert hat, kann er schnell fortfahren
und die neue Produktserie fertigstellen, damit sie in
Zusammenarbeit mit Lisa vermarktet wird.

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2.
Produktinformationen
aktualisieren und anpassen
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2. Produktinformationen aktualisieren und anpassen

Einige Zeit, nachdem die neue Produktserie fr die Molkereibranche auf den Markt gebracht
wurde, zeigt sich, dass die Produktinformationen bearbeitet werden mssen. Aufgrund
neuer Rechtsvorschriften muss dokumentiert werden knnen, dass die Hersteller der
Maschinen gem einer Reihe von internationalen Standards zertifiziert sind.

Die Zertifizierungen von Acme GmbH befinden sich in einer Datenbank, aber sie mussten bisher noch nicht in ERP regis-
triert werden und John muss daher jetzt damit beginnen, jedes einzelne Produkt mit der relevanten Zertifizierung zu ak-
tualisieren. Da es sich um eine Serie mit einer groen Anzahl Varianten handelt, ist fr die Aktualisierung aller Produkte
viel Zeit erforderlich und auerdem besteht die unmittelbare Gefahr, dass nicht alle Felder korrekt aktualisiert werden.

Mit PIM Vorteile:


Htte Acme GmbH ein PIM-System, htte John die Zeitsparend im Zusammenhang mit der Aktualis-
gleiche Arbeitsaufgabe erledigen knnen, indem er ierung oder Erweiterung von Produkten
einfach nur ein einzelnes Feld im PIM-System aktu- Verhindert die Gefahr von Fehlern im Zusammen-
alisiert htte. hang mit der nderung von vielen Datenfeldern
in ERP
Durch die Registrierung der relevanten Zertifizierung
auf bergeordneter Produktebene sorgt das PIM-Sys-
tem automatisch dafr, dass die Informationen an
alle untergeordneten Produktebenen weitergegeben
werden. Die neuen Informationen werden automa-
tisch fr ERP synchronisiert, sodass Acme GmbH si-
cher sein kann, die Rechtsvorschriften einzuhalten,
wenn die neuen Produkte den Kunden beschrieben
werden.

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3.
Neue Produkte fr den Verkauf vorbe-
reiten
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3. Neue Produkte fr den Verkauf vorbereiten

Acme GmbH hat die Vertretung einer neuen Produktserie bertragen bekommen, von der
sich John viel erhofft. Es geht um eine groe Serie Ersatzteile und damit Acme GmbH die
neuen Produkte vermarkten kann, werden sie alle von John ins ERP-System eingegeben.

Es ist wichtig, die gesamte Palette von Ersatzteilen ver-


markten zu knnen, aber reell betrachtet ist es jedoch Mit PIM
fraglich, ob Acme GmbH alle Produkte verkaufen wird, da In Wirklichkeit braucht John ein Sandkasten-
ein Teil davon Nischenprodukte sind. spiel, in dem er seine neuen Produkte anordnen
und mit ihnen arbeiten kann, ohne dass es Ein-
Daher ist es nicht zweckmig, alle ins ERP-System ein- fluss auf das ERP-System hat, ehe es wirklich ei-
zugeben, aber um die Produkte fr alle Flle verfgbar zu nen Kufer dafr gibt.
haben, sieht John keine andere Mglichkeit, als sie ins
ERP-System aufzunehmen. Das knnte er mit einem PIM-System erledigen.
Whrend das ERP-System auf transaktionalen Da-
ten basiert, die nicht gelscht werden knnen und
daher Ressourcen im System verbrauchen, kann
man in einem PIM-System Daten schnell ndern
und lschen. Das PIM-System lsst sich gut einset-
zen, um Produkte fr den Verkauf vorzubereiten
und John kann Lisa von der Marketingabteilung
die Mglichkeit geben, die neuen Produkte - aus-
gehend von allen relevanten Daten - zu vermark-
ten, auch wenn sie noch nicht im ERP-System vor-
handen sind.

Wenn ein Verkauf der einzelnen Produkte oder


Produktgruppen relevant wird, knnen sie leicht
ins ERP-System bertragen werden.

Vorteile:
Time-to-Market verkrzt sich erheblich
Das ERP-System wird nicht von nicht-relevan-

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4.
Daten von ERP in anderen Kanlen
verwenden (Output)
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4. Daten von ERP in anderen Kanlen verwenden (Output)

Jetzt ist es an der Zeit, die neue Produktserie fr die Molkereibranche zu vermarkten und
Lisa von der Marketingabteilung beginnt damit, die Produkte auf Acmes Website zu stel-
len.

Auer den reinen Produktdaten aus dem ERP-System bentigt Lisa auch Fotos, Produkt-
beschreibungen und PDF-Datenbltter zum Download fr die einzelnen Produkte. Die
sind auf verschiedene Datenbanken und Excel-Dateien verteilt, sodass Lisas erste Auf-
gabe darin besteht, smtliche Produktinformationen zusammenzutragen und in Formate
zu bertragen, die sie in Acmes CMS verwenden kann.

Das ist eine zeitaufwendige Aufgabe und gleichzeitig wei Lisa aus Erfahrung, dass auerdem noch die Produktinfor-
mationen online gepflegt und auf den aktuellen Stand gebracht werden mssen. Acme GmbH hatte nmlich in der Ver-
gangenheit Probleme mit doppelten Daten, da die Produktinformationen auf der Website nicht gleichzeitig aktualisiert
wurden, als die Produktdaten in ERP berichtigt wurden. Da Acme GmbH auf mehreren Mrkten verkauft, muss Lisa die
Daten in fnf Sprachen pflegen und auf den aktuellen Stand bringen, was den Aktualisierungsprozess weiter erschwert.

Mit PIM
Htte Lisa ein PIM-System gehabt, das in Acmes CMS integriert ist, htte die Aufgabe vllig anders ausgesehen.
Ein PIM-System kann alle Dateiformate verarbeiten und falls Lisa also die Mglichkeit gehabt htte, mit den
Produktinformationen in einem PIM-System zu arbeiten, wre es fr sie einfach gewesen, die Informationen, die
sie auf der Website prsentieren mchte, auszuwhlen und dann htte sie nur noch Ins Internet hochladen
anklicken mssen.

Die laufende Datenpflege knnte auch in viel krzerer Zeit erledigt werden, da sie wei, dass die nderung einer
Information anschlieend eine nderung auf allen Seiten, wo diese Information verwendet wird, zur Folge hat
und in allen Sprachen.

Vorteile
Einfachere und schnellere Verffentlichung von Daten auf der Website, im Onlineshop, in Katalogen etc.
Keine Probleme mit doppelten Daten und veralteten Produktinformationen

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5.
Daten von ERP ausdrucken
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5. Daten von ERP ausdrucken

Lisa von der Marketingabteilung hat wieder einen der Verkufer des Unternehmens in der
Leitung. Er soll einem Kunden ein Angebot schicken, aber er ist mit der Preisliste, die er
vom ERP-System ausdrucken kann, nicht zufrieden.

Der Kunde mchte ein Datenblatt haben, auf dem eine


technische Beschreibung und ein paar Fotos enthalten Mit PIM
sind, und deshalb braucht der Verkufer Lisas Hilfe, um Einer der groen Vorteile bei einem PIM-System
sein Angebot zu vervollstndigen. ist die Mglichkeit, PDF-Dateien, die an den Emp-
fnger angepasst ist, ganz schnell auszudrucken
Am folgenden Tag ruft er erneut an. Er mchte fast die oder zu erstellen.
gleichen Iinformationen verwenden, aber diesmal fr ei- Statt Lisa anzurufen, whlt der Verkufer jetzt le-
nen Neukunden, mit dem eine andere Preisvereinbarung diglich aus, welchen Angebotsvordruck im PIM-Sy-
gilt und bei dem es um einige zustzliche Produkte geht. stem er verwenden und welche Produktinforma-
Lisa muss daher die Angebotsunterlagen noch einmal tionen er im Angebot gerne prsentieren mchte.
bearbeiten und an den neuen Kunden anpassen. Das PIM-System ermglicht es, differenzierte Prei-
se auf einfache Art live im ERP-System zu berck-
sichtigen, und er kann die Angebotsunterlagen
daher schnell aktualisieren.

Vorteile
Mglichkeit, ERP-Daten in modernen Forma-
ten zum Ausdrucken zu verwenden
Bessere Angebotsunterlagen als bei der Kon-
kurrenz
Kundenspezifische Preislisten und Brosch-
ren

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6.
Nach Produktinformationen in ERP
suchen
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6. Nach Produktinformationen in ERP suchen

Zwei Kunden haben bei einem bestimmten Filter in einem der Produkte von Acme GmbH
ber Probleme geklagt. John muss sich jetzt einen berblick verschaffen, wie viele von
Acmes Maschinen genau diesen Filtertyp verwenden, um dann den Kunden mitzuteilen,
dass dabei Probleme auftreten knnen.
Der Filtertyp ist als Feature im ERP-System nicht registriert und John kann sich daher den gewnschten berblick nicht
verschaffen. Stattdessen muss er Acmes Produktdatenbank und einige Excel-Dateien durchforsten, wo ein Teil der
Maschinen registriert ist.

Die nchste Herausforderung entsteht, als Acme einen neuen Filtertyp beschaffen will, der den alten, mit Fehlern be-
hafteten Typ ersetzen soll. Jetzt muss Lisa von der Marketingabteilung nmlich anfangen, die Angaben zum Filter an
allen Stellen, die auf der Website genannt sind, manuell zu ndern.

Mit PIM
Htte John ein PIM-System gehabt, htten ihm smtliche Produktinformationen zur Verfgung gestanden, er
htte schnell nach dem problematischen Filtertyp suchen knnen und htte einen berblick ber alle Produkte
bekommen, bei denen der Filter verwendet wird.

Die Suchmglichkeit und der berblick, den diese ermglicht, bedeutet auch, dass John nicht in eine Situation
gert, in der er die gleichen Informationen zweimal erstellt, nur weil er diese Informationen nicht sofort im
ERP-System finden kann.

Der Wert des PIM-Systems zeigt sich auch, als Acme einen neuen Filtertyp ins Sortiment aufnimmt, das den mit
Fehlern behafteten Filter ersetzen soll. In PIM kann Lisa nmlich schnell den alten Filtertyp durch den neuen
Filter ersetzen und sicher sein, dass zuknftig der richtige Filtertyp auf der Website und in allen anderen Unter-
lagen angegeben wird.

Vorteile
Zeitsparend bei der Suche nach Informationen
Eine berfrachtung von ERP mit doppelten Informationen wird vermieden

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