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DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT
Responsabilits
Voici une liste de certaines responsabilits qui entrent dans le cadre des fonctions d'un
Prsident d'organisation locale. Notez dans cette liste les multiples aspects de votre poste.
1.
2.
3.
LEADERSHIP
4.
Exercer un contrle ferme mais amical sur les principaux projets d'organisation locale.
Le Prsident
dOLM
5.
6.
7.
Aider les responsables de votre organisation locale excuter les tches qui leur
sont assignes.
8.
9.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
6.
7.
8.
9.
Rsume
Vous tes Prsident de l'organisation locale pour une anne
seulement. Si vous utilisez cette courte priode bon escient, si
vous entourez d'une quipe de travail efficace, si vous prparez et
appliquez un programme au bnfice de l'organisation locale, de
l'effectif et de la communaut... Alors vous prouverez un
sentiment de satisfaction aprs avoir complt une bonne anne.
LES
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
Le Prsident
Sortant dOLM
Aprs une anne de travail
assidu et de dvouement
l'organisation locale et la Jeune
Chambre, un Prsident
d'organisation locale a accumul
une quantit incroyable de
connaissances, d'expriences et
de nouvelles techniques. Ces
comptences peuvent faire de lui
la personne la plus qualifie pour
diriger l'organisation locale
l'anne suivante.
Responsabilits
Mais, la Jeune Chambre, la
personne qui doit prendre la
relve ne doit pas tre la
personne qui possde dj les
connaissances, l'exprience et
les comptences, mais plutt
celle qui veut apprendre et se
dvelopper personnellement en
fournissant de grands efforts et
en travaillant comme responsable.
Aprs avoir acquis ces
connaissances, expriences et
techniques, le responsable est
prt passer une autre tape
en recherchant dans l'organisation
ou la communaut de plus
hautes fonctions qui lui poseront
un plus grand dfi.
C'est ainsi que la Jeune Chambre peut effectivement remplir sa mission fondamentale qui
est de dvelopper et de procurer de meilleurs leaders la communaut.
Pour ceux qui sont lus Vice-prsident national aprs avoir t Prsident d'organisation
locale pendant une anne, l'anne qui vient sera tout aussi intressante, remplie
d'expriences et d'obstacles surmonter.
Mais, pour ceux qui ne se prsentent pas des postes suprieurs, leur statut de
Prsident sortant qui ne dure qu'une anne peut tre trs dcevant si on ne leur confie
pas des tches plus fascinantes et difficiles.
Le Prsident sortant ne doit pas avoir un rle de leader actif dans l'administration de
l'organisation locale. C'est maintenant la responsabilit du nouveau Prsident
d'organisation locale.
Mais toute cette exprience ne doit pas tre gaspille. Le Prsident sortant doit avoir des
fonctions spcifiques et doit faire de son mieux pour les remplir. Sans quoi, la fonction de
Prsident sortant peut devenir le rle le plus ingrat qu'une personne n'ait jamais rempli.
RESPONSABILITS
La liste suivante vous montrera combien le rle de Prsident sortant peut tre important.
Tout d'abord, le IPP est le conseiller du Comit directeur et de l'ensemble des membres.
Il doit examiner soigneusement les choses, tre trs diplomate, assurer une passation de
pouvoir efficace et sans heurt; et tre amical, serviable, volontiers disponible et en accord
avec les besoins et les aspirations de la nouvelle administration.
Le IPP fait maintenant partie d'un groupe trs particulier de personnes, les anciens
Prsidents d'organisation locale. Voici les responsabilits essentielles d'un Prsident sortant:
1.
Organiser une runion spciale entre les anciens et les nouveaux membres du
Comit directeur. Discuter du changement d'administration et les aider autant
que possible.
2.
3.
4.
5.
Organiser une runion avec tous les anciens prsidents de l'organisation locale
et discuter de la situation de l'organisation locale avec eux.
De la part d'un Prsident sortant, ce serait un bon geste qui serait apprci par
les autres anciens prsidents.
6.
Assister aux runions et offrir vos conseils; proposer des suggestions et des
ides utiles lorsque vous le jugez appropri.
7.
8.
9.
RECOMMANDATIONS
L'organisation locale doit avoir quelques programmes intressant
les membres les plus qualifis. Le membre qui participe des
projets depuis quelque temps dj, n'est plus intress par des
projets simples et ordinaires.
Les membres qui ont de l'exprience peuvent mener des projets
plus audacieux et de plus grande envergure.
Le Prsident sortant peut tre responsable de la coordination et
de l'excution de ces projets, moins qu'il ne soit Vice-prsident
National. Voici quelques suggestions:
1.
2.
3.
4.
5.
RSUM
Il y a beaucoup d'autres possibilits de projets qui peuvent
intresser le Prsident sortant.
De tels projets, auxquels le Prsident sortant peut collaborer,
peuvent tre d'une grande importance puisqu'il sait ce que
reprsente la gestion d'une organisation locale et qu'il fait
maintenant partie des "membres expriments".
Le Prsident sortant a la responsabilit d'offrir ses services la
nouvelle administration de l'organisation locale et peut participer
aux dcisions qui affectent l'avenir de l'organisation locale.
Ce peut tre une exprience trs enrichissante et gratifiant.
SALES
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GUIDE
ENTREPRENARIAT
LEADERSHIP
Responsabilits
Le Vice-prsident Excutif a deux responsabilits principales: superviser les Vice-prsidents
et assumer les tches administratives de l'organisation locale que le Prsident n'aura pas
le temps de remplir.
Voici une liste de certaines responsabilits qui se rattachent aux fonctions de Viceprsident excutif d'organisation locale. En parcourant cette liste notez les fonctions
administratives et le rle de leader qu'implique votre poste:
1.
2.
3.
Organiser une runion spciale avec les Vice-prsidents dont vous tes
responsable et organiser votre quipe pour l'anne. Dcrire dans les grandes
lignes leurs fonctions et responsabilits, comment ils doivent vous communiquer
leurs rapports, les dates des runions d'quipe ultrieures, les objectifs
supplmentaires et les plans d'excution les concernant.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Le Vice-Prsident
Excutif dOLM
Lorsque vous tes lu ViceGESTION
prsident excutif
d'organisation
locale, prenez conscience du fait
que vous tes sur le point
d'occuper un poste qui offre des
possibilits illimites d'auto
dveloppement et vous donne
l'opportunit d'assumer les
fonctions du plus haut poste de
l'organisation locale: la Prsidence.
Cette charge
a deux objets et
FORMATEUR
elle est de la plus haute
importance, non seulement pour
votre organisation locale, mais
aussi pour vous-mme. Vous
tes le bras droit du Prsident
qui se repose sur vos capacits
administratives pendant l'anne
de votre mandat. Pour vous,
c'est une anne d'apprentissage
et de pratique du rle de
prsident d'organisation locale.
Qui sait, l'anne prochaine vous
serez peut-tre ce prsident.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
Intrim. Discutez avec le prsident et votre collgue Viceprsident excutif des procdures qui seront suivies par le
Comit excutif lorsqu'il faudra assurer l'intrim du
Prsident dans des runions, crmonies et projets. Il est
important que les deux Vice-prsidents excutifs vitent
de faire de ce domaine un sujet de rivalit et d'affaiblir
ainsi la structure hirarchique en l'absence du Prsident.
5.
RSUM
La Charge de Vice-prsident excutif est peut-tre la plus vitale du
Comit directeur. Nombreux sont les Vice-prsidents excutifs qui
ne comprennent pas bien l'importance de cette fonction. C'est
une responsabilit double qui implique la fois, d'tre le bras droit
du Prsident et d'assumer le rle de doublure du Prsident.
Si vous tes lu Prsident l'anne suivante, votre prparation
permettra d'assurer un transfert des responsabilits efficace et
sans heurt.
SALES
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ENTREPRENARIAT
Responsabilits
LEADERSHIP
Le Vice-Prsident
dOLM
Etre lu Vice-prsident
GESTION
d'organisation
locale est
gnralement la premire tape
dans la carrire lectorale d'un
membre de la Jeune Chambre.
Aprs avoir franchi ce premier
pas, la route est grande et
constelle d'opportunits, et elle
peut vous mener vers le plus
haut poste de la Jeune Chambre
Internationale: la Prsidence de
FORMATEUR
la JCI.
Vous avez fourni beaucoup
d'efforts dans un grand nombre
d'autres postes de l'organisation
locale, tels que ceux de Directeur
de projet et de Directeur de
commission. L'exprience que
vous avez acquise dans ces
postes vous dictera comment
remplir votre nouvelle tche de
Vice-prsident charg de
superviser les Directeurs de
Commission assigns votre
Domaine de Possibilits. Vous
occupez maintenant un poste qui
vous offre des possibilits
illimites de vous dvelopper
personnellement et l'opportunit
de prsenter votre candidature
au poste de Vice-prsident
excutif l'anne prochaine. En
gnral, il y a cinq Viceprsidents, un pour chaque
Domaine de possibilits
2.
3.
Organiser une runion spciale avec les Directeurs de commission dont vous
tes responsable et organiser votre quipe pour l'anne. Dcrire dans les grandes
lignes leurs fonctions et responsabilits, comment ils doivent vous communiquer
leurs rapport, les dates des runions ultrieures d'quipe, les objectifs
supplmentaires et les plans d'excution les concernant.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. Etablir des dossiers appropris sur chaque Commission dont vous tes
responsable et constituer un systme d'archives complet pour vous-mme.
11. Apprendre diriger et prsider des runions russies. On vous demandera
d'intervenir et d'aider les Directeurs de commission et les Directeurs de projet
diriger leurs runions.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
RSUM
Pour bien organiser et quilibrer les activits de l'organisation
locale, il est recommand aux organisations locales de mener des
programmes d'activit conformment au systme de commissions
tabli dans le cadre des Domaines de Possibilits.
1.
2.
3.
4.
SALES
UNIVERSIT
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GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Le Secrtaire
dOLM
Il faut savoir que le Secrtaire
d'organisation locale doit, non
seulement
possder certaines
FORMATEUR
comptences en matire
d'administration et faire preuve
de beaucoup d'enthousiasme
et d'initiative, mais aussi
assumer la principale responsabilit
de l'administration de
l'organisation locale. Cette
responsabilit mme et le
potentiel d'activits que lui offre
ce poste, font que le membre
qui devient Secrtaire
d'organisation locale peut
s'attendre ce que cette anne
soit l'une des plus gratifiantes
qu'il connatra la Jeune Chambre.
Responsabilits
En consultant cette liste, vous dcouvrirez rapidement que le Secrtaire d'organisation
locale est le point central de la structure administrative de l'organisation locale. Un
Secrtaire d'organisation locale comptent:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Prpare tous les ordres du jour des runions de l'organisation locale et aide
les membres du Comit directeur prparer les ordres du jour des sous-comits.
RECOMMANDATIONS
Il y a cinq domaines de responsabilit principaux qui entrent dans le cadre des
attributions du Secrtaire d'organisation locale. Voici quelques suggestions pour chacun
de ces domaines:
1.
2.
4.
5.
6.
RSUM
Le Secrtaire d'organisation locale doit tre le membre du Comit
directeur de l'organisation locale qui a le plus de talents divers. Le
dveloppement de l'organisation locale reposera sur la capacit
du Secrtaire guider la gestion de l'OLM et tablir ainsi un
systme efficace sur lequel peut tre bas un programme
d'organisation locale dynamique et performant.
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DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Le Trsorier
dOLM
Bien que les performances
d'une organisation locale ne
puissentFORMATEUR
pas se mesurer en
termes financiers, si l'on ne
dispose pas de finances
adquates on ne peut
accomplir que bien peu de
choses, or ces finances ne
seront pas disponibles sans un
programme financier tabli avec
discipline. Aucun programme
financier ne peut tre efficace
s'il n'est pas gr par un
Trsorier d'organisation locale
comptent. Telle est la
responsabilit du Trsorier
d'organisation locale. C'est un
honneur d'tre choisi pour ce
poste et le membre qui est lu
doit se rappeler que la prosprit
de l'organisation locale dpend
en grande partie de son
dvouement et de ses conseils.
Responsabilits
1.
Rendre les informations concernant le budget d'un accs facile pour le Comit
directeur et les membres.
2.
3.
4.
5.
6.
Lors de la prparation du budget, estimer vos revenus leur plus bas niveau et
surestimer le plus possible vos dpenses (tenir compte de l'inflation).
7.
8.
9.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
DPENSES
Matriel de bureau
Tlphone/Fax/Internet
REVENUS
Recettes des cotisations
(fonds provenant uniquement des membres)
RSUM
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Les Domaines
de Possibilits
L'efficacit d'une organisation
se juge d'aprs sa capacit
revoir etFORMATEUR
adapter constamment
ses systmes de faon
raliser ses objectifs et
remplir sa mission. Le concept
des Domaines de Possibilits
rsulte d'un processus
d'volution qui a commenc
avec la naissance de la Jeune
Chambre Internationale.
Le premier systme organis
fut introduit la fin des annes
1940 sous le titre de Systme
de Commissions et comportait
10 commissions. Il tait plutt
efficace, surtout dans les grandes
organisations locales de plus
de 50 membres, mais les
organisations locales de petite
taille souffraient d'un manque
de directeurs de commission.
En 1974, le Comit de
Planification Long Terme
(LRPC) recommanda le
systme des Domaines
d'Activit qui conservait le
mme objectif qu'auparavant
mais regroupait les
commissions en trois
catgories d'activits
essentielles: Domaine de
Gestion, Domaine Individuel et
Domaine Communautaire.
En 1979, le LRPC dfinit la mission de la Jeune Chambre et dans cette mission le mot-cl
tait possibilit. Le LRPC prit aussi conscience du fait qu'il fallait davantage insister sur
l'Internationalisme. De l, le mot "Activit" fut chang en "Possibilit" et un quatrime
domaine fut ajout: l'Internationalisme.
Comme le concept des Domaines de Possibilits tait trop tendu, en 1984, les commissions
furent de nouveau introduites dans les domaines de possibilits. En 1990, le Comit de
Planification Stratgique recommanda qu'un plus grand nombre de commissions soit
ajout chaque Domaine de Possibilits pour donner aux organisations locales les
moyens de dvelopper et d'offrir des programmes quilibrs leurs adhrents. En 1990,
le nombre de commissions fut augment 18 et en 1994 un cinquime domaine de
possibilits comportant deux commissions supplmentaires fut ajout.
En 1999, le Comit de planification stratgique avait recommand que le Domaine
d'Opportunit dans la gestion soit rparti entre les quatre autres Domaines. Toutes les
actions sont source d'opportunits dans la gestion pour les membres et la gestion d'une
organisation locale est un impratif et non pas un Domaine d'Opportunit. Priorit sera
accorde des projets ou des formations plutt qu' la gestion de l'organisation locale.
LE SYSTEME DE COMMISSIONS
Afin d'organiser les activits d'une manire ordonne et quilibre, la JCI recommande
que les organisations locales mettent leurs programmes excution en tenant compte
des commissions suivantes tablies dans les Domaines de Possibilits:
Domaine de Possibilits au niveau Individuel:
a.
b.
c.
d.
e.
RSUM
RECOMMANDATIONS
Il est recommand que les organisations locales nomment un
directeur pour chacune des commissions cites ci-dessus. Chaque
directeur coordonnera les activits des projets et programmes qui
entrent dans le cadre de sa commission et en rendra compte au
Vice-Prsident du Domaine de Possibilits concern.
Pour chaque Domaine de Possibilits, il faut lire un Vice-Prsident
qui a la responsabilit de suivre les progrs des activits et de
coordonner les efforts des directeurs de commission.
Dans les grandes organisations locales, il faut lire un ou deux
Vice-prsidents excutifs ayant la responsabilit de coordonner les
efforts des Vice-prsidents de commission et de superviser leurs
activits. Dans les petites organisations locales, il est peut-tre
difficile de former les 21 commissions et d'lire cinq Viceprsidents. Dans ce cas, on peut tablir seulement quelques
commissions, ou bien une seule personne peut tre Directeur de
plus d'une commission.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
Responsabilits
Conformment la Constitution de la JCI, les organisations locales sont encourages
diviser leurs activits en champs d'action, bass sur les Domaines de possibilits et le
systme de Commissions de la JCI:
Domaine de Possibilits au niveau Individuel:
GESTION
Le Directeur
de Commission
dOLM
Cette fonction
est le premier
FORMATEUR
chelon d'importance dans la
hirarchie des leaders de
l'organisation locale. C'est une
priode o vous dirigerez tout
en faisant votre apprentissage.
A partir de l, vous pouvez
vous prparer prsenter, les
annes suivantes, votre
candidature des postes plus
levs de la Jeune Chambre.
C'est la priode au cours de
laquelle vous devez acqurir de
solides comptences de leader
et de bonnes bases en matire
d'organisation. Soyez minutieux
dans votre planification et
consciencieux dans vos efforts.
En qualit de membre de
l'quipe de leaders de
l'organisation locale, vous
aiderez modeler l'avenir de
l'organisation locale et, ce qui
est encore plus important, votre
propre avenir.
a.
b.
c.
d.
e.
b.
c.
d.
e.
b.
c.
d.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Quel que soit le systme utilis dans votre organisation locale, les responsabilits d'un
Directeur de commission sont les suivantes:
1.
2.
Vous runir avec le Vice-prsident de votre Domaine de Possibilits (ou le Viceprsident excutif) et discuter des objectifs qui ont t fixs pour votre domaine
de responsabilit dans l'anne venir.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
5.
6.
RECOMMANDATIONS
Dans certaines organisations locales, les membres reoivent une
formation tout fait inadquate qui ne les prparent pas remplir
leur rle de leader d'organisation locale. Par consquent, il peut
arriver que des leaders inexpriments essaient de diriger une
organisation locale qui compte un fort pourcentage de membres
expriments. Afin d'viter les frictions, les leaders d'organisation
locale doivent savoir exactement pourquoi ils font partie du
Comit directeur ou pourquoi ils occupent un poste de leader, et
ce qu'ils doivent faire pour aider l'ensemble des leaders de
l'organisation locale. Ci-dessous vous trouverez des questions que
vous vous posez peut-tre et les rponses que vous cherchez
probablement en ce moment. Vous commencez votre ascension
vers le sommet. Cette ascension ne doit pas tre goste et
seulement motive par votre propre russite. Elle doit tre inspire
par un dsir sincre de servir vos collgues membres et de
contribuer au bien-tre de votre communaut.
1.
2.
3.
RSUM
Vous faites partie d'une quipe qui est peut-tre responsable des
activits d'un grand nombre de personnes. C'est une importante
responsabilit; ne la considrez pas la lgre. Un leader
d'organisation locale solide est l'assurance que l'anne sera
bonne pour l'organisation locale. Faites-en votre but.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Processus de
Planification
de Projet
Dans leFORMATEUR
monde entier les
Jeunes Chambres entreprennent
des projets qui offrent leurs
membres la possibilit
d'accomplir quelque chose de
constructif dans leurs
communauts et leur
permettent de dvelopper des
comptences de leader dans
des situations pratiques.
L'image de marque et
l'efficacit de l'organisation
locale ainsi que les
performances des membres se
refltent dans les rsultats de
chaque projet.
La meilleure mthode pour
mettre en place un projet
communautaire vou au succs
est de suivre les cinq tapes du
Processus de Planification de
Projet de la JCIs :
Sondage d'opinion. Allez dans les rues et posez des questions aux habitants.
2.
Enqute mene parmi les leaders. Posez des questions des groupes varis
de leaders de la communaut.
3.
4.
Le choix des questions joue un rle primordial dans la russite de l'enqute. Considrez
les types de questions suivants:
1.
2.
3.
Factuel - demande des rponses spcifiques ou des faits, tels que "Combien ya-t-il de cinmas dans la ville?"
4.
5.
Liste des priorits - une liste des besoins est prsente; il faut les classer dans
un ordre prioritaire.
2.
Les domaines-cls d'activit. Le projet doit tre divis en diffrents domainescls d'activit tels que finances, promotion, archives, administration etc.
3.
Les objectifs de chaque domaine. Des objectifs principaux doivent tre tablis
pour chaque domaine-cl d'activit. Ils doivent tre ralisables et les membres du
comit doivent les comprendre facilement.
4.
Stratgies pour raliser chaque objectif. Pour chaque objectif, il faut dfinir
des stratgies claires, fixer des dlais pour sa ralisation et dsigner des
personnes responsables.
5.
ETAPE 4 : ACTION
Dans la phase d'action, le projet est mis en place et tous les
participants sont occups remplir leur part de responsabilits.
Cette phase requiert des comptences essentielles de la part du
directeur de projet telles que la dlgation de pouvoir, la
supervision, la communication, la gestion du personnel, la facult
de s'exprimer en public etc.
Lorsque vous attribuez les responsabilits, gardez l'esprit que
des sacrifices doivent tre faits; les membres doivent renoncer
leur temps libre et leurs loisirs jusqu' ce que le projet soit men
terme.
ETAPE 5 : EVALUATION
L'valuation sera une tape logique pour la conclusion du projet.
Le projet a t peut-tre une russite remarquable, mais il n'a
toujours pas rpondu au besoin initial ni rempli sa mission.
S'il y a des checs, il est important, pour que la Jeune Chambre
en tire une leon, de chercher savoir pourquoi, et d'tudier ce
qui peut tre fait pour viter la rptition des mmes erreurs dans
les projets futurs. L'valuation est souvent nglige car les
participants considrent que mener le projet terme est suffisant.
RSUM
A la fin du projet, le comit peut tre fier de ce que ses membres
ont accompli et prouver un sentiment de satisfaction, puisque
l'exprience qu'ils ont acquise a dvelopp leur personnalit,
rehauss l'image de l'organisation locale, et amlior la communaut.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
1.
La mission ou finalit dun projet ou dune action est la raison de son existence et
la dfinition mme de sa finalit. Chaque projet est unique et aura sa propre
mission, qui devra cependant tre en rapport troit avec la mission de
lorganisation locale et la mission de JCI :
"Contribuer au progrs de la communaut mondiale en donnant aux jeunes
lopportunit de dvelopper leurs talents de leaders, la prise de responsabilit
sociale, lesprit dentreprise et la solidarit ncessaires pour crer des
changements positifs."
GESTION
2.
Projet Plan
dAction
La planification est incontournable
pour accomplir des objectifs.
Suivre un
Plan dAction
FORMATEUR
implique valuer maintenant ce
qui devra se faire dans le futur
pour remplir sans conteste la
mission et les objectifs du
projet ou de laction.
PROCESSUS DE
PLANIFICATION
Un Plan dAction nest pas un
calendrier des activits (qui se
contente de prciser lactivit et
la date prvue) ou une liste de
choses accomplir pour
atteindre lobjectif fix. Un Plan
dAction devra rpondre aux
questions suivantes :
O le comit du projet va t-il concentrer ses efforts ? Les Domaines cls pour
les rsultats.
A ce niveau, la mission se rpartira entre les Domaines cls pour les rsultats, ce
qui permettra de dterminer dans quelle direction le comit et les membres
devront investir la majeure partie de leur temps, talents, nergie et argent.
Les Domaines cls pour les rsultats sont les domaines o il convient de
concentrer un maximum dattention pour obtenir des rsultats qui seront
probants et non pas des actions.
3.
4.
5.
Quand should commencera t-il et quelle sera la date prvue pour la finalisation ?
Les dates dchance.
Lobjectif devra galement comporter les dates dinitiation et lchance ou du
moins une certaine priode de temps au cours de laquelle on devrait arriver
un rsultat.
6.
7.
8.
LE CALENDRIER DE LA PLANIFICATION
Les tapes suivantes sont entreprendre au cours du dveloppement du projet Plan
dAction :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
RSUM
Quel que soit lobjectif considr pour rdiger un plan daction,
ne le considre jamais comme une masse de granite immuable
ds quil est imprim. Revois tes plans constamment pour des
mises jour o lorsque les circonstances autour du projet
changent notablement.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Le Directeur des
Communication
s de dOLM
"La plume
est plus puissante que
FORMATEUR
l'pe". Napolon lui-mme aurait
dit: "Je redoute trois journaux plus
que 100 000 baonnettes". Peu
importe que l'on admire l'art de
manier l'pe ou que l'on redoute
la pointe d'une baonnette, il y a
toujours une place au soleil pour
un bon crivain. Si vous avez la
chance d'tre choisi comme
rdacteur du bulletin de votre
organisation locale, n'oubliez pas
que vous occupez maintenant un
poste puissant qui vous permet
d'accomplir beaucoup de bonnes
choses non seulement pour
l'organisation mais aussi pour
vous-mme. Acceptez ce dfi et
prenez-y du plai.
Responsabilits
1.
2.
3.
4.
Annoncer tout de suite votre programme aux membres et faire appel leur
soutien. Les motiver par des rcompenses (par ex. meilleur article, meilleur
reportage, etc.).
5.
6.
Etablir un systme de fichiers (par ex. des archives, articles, photos, anciens
magazines, autres publications d'organisation locale, documentation de
rfrence, etc.).
7.
8.
Rechercher tous les sites que tu peux trouver en relation avec la Jeune
Chambre. Le site JCI a des liens pour la majorit des sites des organisations
nationales et pour quelques sites des organisations locales. Tu peux toujours
vrifier www.jci.cc.
9.
10. Etablir un plan d'excution et fixer des dlais pour rassembler des
informations vitales. Faire respecter les dlais fixs.
11. Vous efforcer d'tre simple et efficace dans votre prsentation, pas de surcharge.
12. Ne pas perdre de vue l'objectif final qui est d'imprimer une publication avec
professionnalisme, ce qui apportera de la sophistication et de la qualit au
magazine tout en rehaussant l'image de l'organisation locale.
13. Etablir une liste pour la distribution du magazine comprenant: les membres de
l'organisation locale; les organisations locales des environs; les responsables
nationaux et internationaux concerns; les leaders locaux; les parrains et les
personnes qui font passer des annonces; la Chambre de Commerce; les
organisations de mme nature; d'anciens membres et des snateurs de
l'organisation locale; des amis de l'organisation locale; et, je vous en prie...
envoyez un exemplaire au Sige de la JCI!
14. Inclure ladresse de ton organisation locale, le site, email, ton nom et les noms
et adresses des responsables de la publication. Bien souvent, les non membres
de la Jeune Chambre nont pas la possibilit de joindre lditeur, les responsables
ou lorganisation locale faute de coordonnes.
15. La prcision est primordiale. De simples fautes d'orthographe, en particulier sur
les noms propres, nuisent la prsentation. Par consquent, une correction
soigneusement faite est vitale.
16. Insrer des graphiques si vous le pouvez. Ils peuvent aller d'un trac de lignes
des illustrations labores. Des photos prises dans l'action sont aussi trs
attrayantes. Citer les noms des personnes qui sont sur les photos. Ces lments
rompront la monotonie de la prsentation, attireront le lecteur et retiendront
son attention.
4.
Site. Pour attirer les visiteurs, ton site devra avoir des
articles nouveaux tous les jours.
5.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
RSUM
Vous recueillez des nouvelles; assemblez-les d'une manire
efficace; imprimez la publication; distribuez-la rapidement aux
lecteurs, et jugez les effets de votre travail. Un bon rdacteur
apprend percevoir ce qui plat aux lecteurs et ensuite adapte le
magazine pour les satisfaire. C'est un poste haute
responsabilit, n'abandonnez pas ceux qui ont besoin de vous...
vous tes l'un d'entre eux.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Le Directeur
des Relations
Publiques dOLM
Les Relations
publiques peuvent
FORMATEUR
tre dfinies comme "la tche
d'attirer et de conserver l'intrt et
le soutien du public". Le
Responsable des Relations
publiques de l'organisation locale
ne doit pas oublier qu'il s'agit de
rfrence aux relations publiques
externes. Il existe aussi des
relations publiques internes dont
nous discuterons plus loin. Dans
leur forme la plus simple, les
relations publiques sont un
exercice visant tablir et
maintenir une bonne image et un
rseau efficace de
communications. Faites bien ces
deux choses et vous avez la base
d'un trs bon programme de
relations publiques.
Responsabilits
1.
Tout comme la charit, les relations publiques commencent chez soi. Votre tche
la plus importante est de surveiller la qualit des performances de l'organisation
locale. Si vous voulez parvenir obtenir le soutien du public, vous devez
respecter la lettre les standards tablis par l'organisation.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Etant donn que chaque membre d'organisation locale est une part intgrale de
l'image publique d'ensemble de l'organisation locale, faites en sorte que la
projection d'une bonne image publique soit toujours prsente l'esprit de chacun
des membres.
8.
9.
4.
5.
RECOMMANDATIONS
1.
RSUM
La responsabilit des relations publiques fait appel un bon
jugement, de solides comptences en matire d'organisation,
une imagination fertile, un esprit curieux, la flexibilit, au sens
de l'humour et surtout la capacit de travailler sous pression.
3.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
POUR COMMENCER
La technologie voulue pour commencer...
1.
2.
3.
Un logiciel pour design sur le web qui te permet dcrire le contenu de ton site
en html (Hypertext Markup Language), le language en usage sur le web. Le plus
facile utiliser est probablement Microsoft Front Page, qui te permet de prparer
ton site comme sil sagissait dun document en Word.
GESTION
Le site de
lorganisation
locale
De nos jours
nul besoin dtre un
FORMATEUR
prodige en high-tech pour
produire une page web. Un bon
nombre de fournisseurs sur le web
offrent un espace gratuit et des
outils qui te permettent de crer
ton propre site sans problme.
1.
2.
3.
Prends des notes sur ce qui te plait ou te dplait pour chaque site. Alors que
tu navigues sur le web, tu constateras que la plupart des pages contiennent les
lments suivants...
La toile de fond la couleur ou le dessin de la page.
Len-tte apparait en haut et indique aux visiteurs o ils se trouvent sur un site.
Le texte constitue le corps de la page sur ton cran.
Les graphiques comprennent des dessins, les sigles des socits ou autres
lments artistiques. Ils donnent des couleurs et de la vie un site.
Les liens sont des connections qui permettent de relier deux documents ou
deux sites. Exemples...
Un lien externe est un texte ou un graphique qui quand on clique dessus, te
mne une page en dehors du site Internet qui est sur ton cran.
Un lien interne te connecte dautres pages lintrieur du site qui est sur
ton cran.
Un lien email est un texte ou un graphique qui lorsque tu cliques dessus te
permet denvoyer un email avec ladresse email.
Lorsque tu verras les sites des autres, prends note des caractristiques que tu aimerais
inclure dans ton site. Ton site pourra comporter une seule page ou un nombre de pages
relies les unes aux autres. Prends note galement des adresses web des sites auxquels
tu souhaites te relier et demande leur la permission de relier leur site au tien.
Homestead (www.homestead.com).
Tripod (www.tripod.com).
GeoCities (http://geocities.yahoo.com).
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT
LEADERSHIP
Recrutement
des Membres
Si une organisation locale veut
GESTION
rester performante,
elle ne doit
jamais relcher ses efforts de
recrutement. Agir de la sorte
risquerait de provoquer un
dsquilibre structurel dans
l'organisation locale entranant
une gestion sans cohsion et un
manque de main d'oeuvre pour
les projets. L'ide que
l'organisation locale est assez
FORMATEUR
grande est le premier pas vers le
dclin de l'effectif. Une
organisation locale doit
constamment recruter de
nouveaux membres pour prendre
la relve de ceux qui atteignent
des postes suprieurs, afin de
recueillir des ides fraches, et
aussi pour remplacer les
membres qui quittent
l'organisation, soit parce qu'ils
ont dpass la limite d'ge, soit
pour assumer un rle de leader
dans la communaut, etc.
Responsabilits
Une Commission de Croissance et d'Expansion doit tre forme sous la direction du
Vice-prsident du domaine de gestion. Cette commission doit tablir un comit spcial
pour le recrutement de l'effectif qui assumera les responsabilits suivantes:
1.
Dvelopper un plan de recrutement qui doit tre approuv par le Comit directeur
de l'organisation locale.
2.
3.
Dterminer la fraction du public qui rpond aux conditions requises pour devenir
membre de l'organisation locale.
4.
5.
6.
7.
8.
Etablir une stratgie pour une prise de contact initiale avec les candidats
ventuels. Cela peut tre effectu par des visites directes, des lettres d'invitation,
une suggestion par un ami ou employeur, etc.
9.
Slectionner les personnes inviter. Cela peut tre accompli avec l'aide de
membres actuels qui connaissent des personnes faisant partie de la tranche du
public vis ou en consultant les pages jaunes de l'annuaire tlphonique, des
publications spcialises, la Chambre de Commerce, etc.
10. Organiser des visites ou envoyer des invitations aux candidats ventuels.
11. Confirmer la rception des invitations et valuer le nombre de personnes qui
assisteront la Runion des Nouveaux Membres.
12. Diriger la Runion des Nouveaux Membres et vous assurer que les participants
apprcient la prsentation. Faire tout votre possible pour les inciter adhrer
l'organisation.
RECRUTEMENT DENTREPRISE
Il y a un autre moyen de mener un programme de recrutement de l'effectif: le
Recrutement d'Entreprise. Ce moyen est trs utilis par les organisations locales situes
aux alentours des grandes villes. Les grandes entreprises peuvent fournir de nouveaux
adhrents et des ressources pouvant aider les membres de la Jeune Chambre avoir un
plus grand impact sur la communaut.
De la mme manire, la Jeune Chambre peut amliorer les comptences d'un employ
par des cours de dveloppement individuel et l'exprience pratique qui lui sont offerts
la Jeune Chambre. Ces bnfices peuvent tre acquis en participant activement et en
dirigeant des projets ou bien en occupant des postes administratifs tous les niveaux de
l'organisation. Le recrutement d'entreprise ncessite de convaincre les entreprises
financer les cotisations de leurs employs qui deviennent membres de l'organisation
locale. Un comit de recrutement d'entreprise doit tre tabli et un plan d'action ferme
doit tre dvelopp. Il est recommand de suivre les tapes suivantes pour mettre en
place un Programme de Recrutement d'Entreprise performant:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
RSUM
Dans une situation idale, le programme de recrutement a t un
succs. L'organisation locale a montr le produit, les clients l'ont
achet, utilis, aim et ils l'achteront encore. En gnral, le
recrutement est la partie des responsabilits du Comit de
Croissance et d'Expansion la plus facile. Le vritable dfi est de
faire participer les membres et de les garder actifs. Mais cette
tche revient un autre comit et elle est explique dans deux
autres Guides d'Action Locale: Maintien de l'Effectif et
Participation des Membres.
SALES
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Participation
des Membres
Le nouveau membre est
comme son nom l'indique:
Nouveau!
Il ou elle ne connat
FORMATEUR
pas encore bien l'norme
potentiel de la Jeune Chambre,
ses philosophies, ses objectifs
et ses ralisations. Pendant
quelque temps, le nouveau
membre ne comprendra pas
non plus compltement le rle
qu'il a jouer dans
l'organisation. Le nouveau
membre doit encore dcouvrir
ce que son organisation locale,
qui est nouvelle pour lui, a
accompli, est en train
d'accomplir et doit accomplir
dans l'avenir. Cela semble tre
une liste de handicaps. Au
contraire, le nouveau membre a
trois atouts formidables son
actif: curiosit, enthousiasme
et nergie.
Responsabilits
Deux groupes distincts sont responsables du nouveau membre: les leaders de
l'organisation locale et tous les autres membres de l'organisation locale. Voici quelques
suggestions sur ce que les deux groupes peuvent faire pour s'assurer que le membre est
plac dans le meilleur environnement possible pour se dvelopper personnellement et
devenir un membre de qualit.
1.
2.
3.
4.
Recherche des centres d'intrt des membres. Cela peut tre ralis l'aide
d'un questionnaire crit ou d'un entretien oral, ce qui a gnralement lieu pendant
la sance d'orientation ou au cours des premiers mois. Inscrivez les rsultats
dans le fichier de l'effectif et mettez-le jour rgulirement, surtout en ce qui
concerne les nouveaux membres.
5.
6.
7.
8.
9.
RSUM
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Maintien de
lEffectif
Tout comme le reste de la
socit, vos membres sont des
personnes
occupes et
FORMATEUR
mobiles. Ils ne sont pas prts
prendre des engagements
long terme pour des tches
indtermines ou envers toute
organisation. Ils connaissent le
temps libre dont ils disposent
et se rendront disponibles
uniquement pour des tches
spcifiques impliquant des
priodes de temps bien dfinies.
La prolifration d'organisations
de volontaires de toutes sortes
a fait que les organisations
individuelles doivent se soucier
davantage de retenir leurs
membres. Les organisations
doivent offrir une possibilit de
satisfaire les objectifs et les
aspirations des membres qui
les ont motiv adhrer en
premier lieu. Lorsque
l'organisation n'aura plus
d'attrait aux yeux des membres,
ils s'efforceront peut-tre,
mme regret, de trouver ce
qu'ils cherchent dans d'autres
organisations de volontaires.
Responsabilits
1.
La seule faon dont l'organisation locale peut satisfaire les besoins et les
aspirations de ses membres est de recueillir le plus d'informations possible sur
chacun d'entre eux. Par consquent, il est d'une importance vitale que chaque
organisation locale maintiennent une documentation complte et continuellement
mise jour sur les membres.
2.
Etant donn que les membres sont la raison fondamentale pour laquelle une
organisation locale continue d'exister, il faut charger un responsable
d'organisation locale comptent de la responsabilit de rpondre aux besoins des
membres de l'organisation locale.
3.
L'orientation doit tre un processus continuel adapt aux besoins non seulement
du nouveau membre, mais aussi des membres plus anciens et des membres
expriments. Ainsi, il est important d'organiser des sances de formation pour
tous les types de membres afin de stimuler l'enthousiasme de tous les membres
de l'organisation locale.
4.
5.
6.
Connatre les facteurs essentiels qui poussent une personne quitter une
organisation locale et tablir une liste des raisons qui sont particulires votre
organisation locale. Certaines des raisons qui sont la base du dpart d'un
membre sont:
le membre n'a plus d'activit sa mesure dans l'organisation,
le programme de l'organisation locale prsente peu d'intrt pour le membre,
manque de participation,
dsillusion,
l'"Ancien" groupe cde la place au "sang neuf", et
le groupe auquel il s'tait joint s'est dispers.
Certains problmes particuliers votre organisation locale peuvent inclure:
des transferts dans d'autres parties du pays,
une augmentation de la concurrence avec d'autres organisations locales,
des problmes de leadership et
la responsabilit d'un nouvel emploi.
Lorsque vous avez identifi les problmes, trouvez des remdes efficaces et
appliquez-les rapidement pour retenir les membres avant qu'il ne soit trop tard.
7.
8.
9.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
5.
RSUM
Tout comme les bons leaders, les bons membres ne sont pas ns
ainsi mais le deviennent. L'organisation locale doit aller au del du
principe de survie parce qu'il y aura toujours des membres
potentiels. Il est ncessaire d'tablir une srie de mesures de
protection pour pallier la stagnation d'un programme, la friction
entre les membres, les doutes l'gard de certains objectifs,
l'indiffrence des leaders, la rupture des communications, et un
manque de planification stratgique.
Il a t reconnu que dans toutes les organisations de volontaires,
seuls quelques fidles obtiennent toujours les meilleurs rsultats.
Malgr cette ralit, l'ambition de l'organisation locale doit tre
d'accepter le dfi perptuel de transformer les "quelques fidles"
en une "majorit de fidles".
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
Responsabilits
1.
2.
3.
4.
5.
Bien connatre les rgles, rglements et statuts de l'ONM relatifs aux extensions.
6.
Choisir la rgion vise avec prcision et dterminer les limites exactes de cette rgion.
7.
8.
9.
GESTION
Extension
dOLM
Si une organisation mrite que
l'on y adhre, elle mrite d'tre
partage
avec les autres. Si
FORMATEUR
nous ne partageons pas les
bnfices offerts par le
dveloppement individuel et la
participation communautaire
avec d'autres personnes, nous
n'appliquons pas les idaux du
mouvement de la Jeune
Chambre. Le monde n'attend
pas d'tre prsent la Jeune
Chambre, nous devons lutter
contre un ventail vari de
facteurs, allant de l'apathie
d'autres engagements qui
dtournent l'attention des
membres. Nous n'augmenterons
pas facilement l'effectif, ce sera
le rsultat d'une attitude
persistante et de durs efforts.
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
5.
RSUM
"Personne n'est mieux plac que moi, dans ma position actuelle,
pour savoir que notre pays a un besoin continuel d'hommes
audacieux et comptents qui devront faire face aux nombreux
problmes complexes de l'avenir. Il est trs rassurant de savoir
que des organisations telles que la Jeune Chambre sont l pour
procurer un rservoir de leaders auxquels la communaut locale
et ultrieurement la nation peuvent faire appel pour rpondre
ces besoins ". (John F. Kennedy, Prsident des Etats-Unis, 1962).
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT
LEADERSHIP
Ladhrent
Ton affiliation la Jeune
Chambre tapportera de
nombreux bnfices sur le plan
personnel.GESTION
En fait elle pourrait
bien touvrir la porte un
dveloppement total de ta
personnalit et des nouveaux
horizons. En tant que membre tu
apprendras bien plus que dans
toute autre organisation. A la
Jeune Chambre, un docteur peut
superviser un projet pour
construire une cole, une
FORMATEUR
personne daffaires peut prsider
un projet de sant pour les
enfants, un mcanicien peut
organiser et animer un sminaire.
A laube de ta vie, saisit
lopportunit de devenir une
personne avec des talents rels,
multiples et varis.
Responsabilits
En tant que membre, tu dois avoir trois objectifs : (1) Devenir le meilleur membre de ton
organisation locale. (2) Faire que ton organisation locale soit la meilleure dans la Jeune
Chambre Internationale. (3) En tant que membre dvou, tu vas aider ton organisation
locale faire que ta communaut soit la meilleure communaut locale du monde. En
remplissant ces objectifs, tu nas pas des responsabilits particulires ou
constitutionnelles comme celles des officiers ou membres du conseil dadministration,
mais tes responsabilits nen sont pas moins relles. Ci-joint quelques exemples.
ETRE ACTIF: De nombreuses organisations existent pour tous les amateurs qui
souhaitent uniquement ajouter une autre carte de membre leur collection. Une affiliation
la Jeune Chambre est bien diffrente ; elle offre tellement davantages ses membres :
une formation pour acqurir un vrai savoir-faire, un dveloppement personnel, une
reconnaissance dans la communaut et la satisfaction de participer vraiment des
programmes qui apporteront un bnfice durable aux autres. Cependant ces bnfices
nexistent que pour un membre actif, celui qui participe toutes les runions et qui
travaille dur sur tous les projets assigns.
ETRE ENGAG: Pas de place pour le bon membre qui ne sengage qu moiti. Le
mouvement JCI a une philosophie, des objectifs et une finalit. Il a une me. Il demande
ses membres un engagement envers ses idals, il exige un dvouement envers un travail
parfois darrache-pied et implique une comprhension en profondeur des problmes des
gens. Si tu es prt prendre cet engagement, tu seras un membre dune grande valeur
dans ton organisation locale.
ETRE UN CONTRIBUTEUR : Nombreux sont les membres Jeune Chambre qui
dbordent de bonnes ides, qui ont du bon sens en abondance et qui pourraient jouer un
rle utile dans le processus de prise de dcision. Malheureusement, ils demeurent
gnralement silencieux au cours des runions, peut-tre par timidit ou par peur du
ridicule. Et cest ainsi que bien souvent les ides vraiment bonnes surgissent aprs que la
dcision ait t prise. Ton organisation locale a besoin de ton apport. Acquiers le talent
de savoir parler en public, pense soigneusement tes ides et prsente un argument
bien raisonn pour soutenir ton point de vue. Sois prt rencontrer une opposition et
accepter tous les bons commentaires qui se prsenteront. Aspire devenir un membre
quon coute et dont les ides sont apprcies leur juste valeur.
SOIS EFFICACE: Lefficacit est une des cls pour progresser. Quelle que soit la tche
qui tincombe, il est important que tu comprennes ce que tu as faire, que tu participes
fond avec les autres personnes concernes et que tu fasses de ton mieux. Naies pas
peur de demander si tu ne comprends pas. Nhsite pas rechercher de laide si tu
penses que cest ncessaire. Dans le mouvement Jeune Chambre, il ny a pas de poste
qui soit plus important que tous les autres et chaque membre est un chanon dans la
grande chane des accomplissements humains. Lorganisation a besoin du membre de la
base qui accomplit consciencieusement ses responsabilits. Elle na nul besoin de ceux
qui rejettent les responsabilits et sont la cause des checs.
SOIS FIABLE: Le membre sur qui on peut compter en tous temps, celui en qui les autres
peuvent confier, ira tout droit au sommet. Un grand nombre de bons projets chouent
parce quune seule personne a laiss tomber lquipe. La plupart des activits de la
Jeune Chambre demande un travail dquipe et il nappartient qu toi dy apporter du
tien et faire ce quon attend de toi. Cependant, ne dborde pas denthousiasme au point
de vouloir en faire beaucoup plus que le temps dont tu disposes. Avoir trop faire est
aussi ngatif que de ne rien faire du tout. Le rsultat est le mme.
RECOMMANDATIONS
RSUM
SALES
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
mtropolitaine est une organisation implante dans une rgion forte densit de
population (telle qu'une grande ville ou un ensemble de plusieurs villes) qui compte plus
de 150.000 habitants.
Responsabilits
1.
2.
3.
La comptition pour la publication d'articles par les mdias est froce, et il faut
gnralement beaucoup de temps et une planification prudente pour tablir des
rapports amicaux avec des personnes influentes. Toutes les organisations locales
des villes environnantes bnficieront d'un reportage sur l'Organisation Locale
Mtropolitaine fait par les mdias, puisqu'il touchera un plus grand groupe de
citoyens qu'un journal, une station de radio ou de tlvision d'une petite communaut.
4.
5.
Les runions doivent tre trs formelles et le protocole doit tre respect
scrupuleusement, surtout lorsque des invits minents y assistent. Les runions
gnrales de l'effectif doivent avoir lieu tous les mois ou tous les deux mois, et
les runions du Comit excutif toutes les deux ou trois semaines.
6.
Les runions de Comit de Projet peuvent avoir lieu chaque fois que les membres
du comit le jugent ncessaire. Le Directeur de projet rend compte des progrs
effectus au Vice-prsident assign au domaine de possibilits concern.
7.
Les runions de l'effectif doivent se concentrer davantage sur les orateurs invits
et les relations avec les membres plutt que sur les sujets administratifs qui
doivent tre rgls par le Comit directeur.
GESTION
OLMs
Metropolitaines
L'organisation Jeune Chambre
s'tend dans le monde entier
o les nations
membres
FORMATEUR
tablissent des organisations
locales dans des villes de
toutes dimensions. Le
mouvement a tout d'abord
commenc dans les plus
grandes villes, mais aujourd'hui
dans la plupart des pays,
l'organisation commence
s'implanter dans de plus petites
communauts autrefois
considres comme ayant une
population insuffisante pour
soutenir une organisation locale
Jeune Chambre.
Ces dernires annes, le
nouveau concept
d'organisations locales
mtropolitaines a t accept
par l'organisation Jeune
Chambre. Ce concept est bas
sur la conviction que, dans une
grande ville, une organisation
locale doit rpondre aux
besoins et aspirations de
professionnels trs occups.
De plus, ces professionnels
sont recherchs par de
nombreuses autres
organisations de volontaires
trs comptitives. Une
organisation locale
RECOMMANDATIONS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
RSUM
Souvent, les organisations locales situes proximit d'une
grande ville ne ralisent pas compltement le potentiel d'activits
Jeune Chambre, les possibilits qu'une organisation locale peut
offrir de jeunes professionnels, et la chance d'augmenter
considrablement l'effectif de la Jeune Chambre dans la ville. En
gnral, les gens aiment bien se joindre des groupes ayant un
style de vie comparable au leur, le mme genre d'occupations et
les mmes centres d'intrt. Il sera plus difficile dans les grandes
villes de russir satisfaire un chantillonnage divers de membres,
mais cela peut tre accompli dans l'organisation locale tant que
l'harmonie rgne au sein du groupe.
Etant donn que dans les grandes villes le style de vie est trs
diffrent de celui des petites villes ou des rgions rurales,
l'Organisation Locale Mtropolitaine doit adapter son style cette
situation. Le rythme de vie est rapide, et les personnes passent
gnralement plus de temps dans les transports qui les
conduisent de leur domicile leur lieu de travail; de plus, ils
participent aussi un plus grand nombre d'activits que les
habitants des petites villes.
Les gens ont moins de temps consacrer leur famille et
l'organisation locale ne doit pas interfrer avec les priorits
familiales des membres ou avec leurs activits professionnelles en
exigeant trop de runions ou trop d'activits.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
COMPOSANTES
Un Plan d'Action n'est pas un calendrier d'activits qui indique seulement l'activit
et quel moment il faut la mettre en place. Un Plan d'Action doit rpondre aux
questions suivantes:
1.
La mission d'une organisation est la raison pour laquelle elle existe, la dfinition
de sa raison d'tre. Chaque organisation locale est unique et aura sa propre
mission, mais elle doit tre troitement lie celle de la JCI:
GESTION
Le Plan
dAction dOLM
La planification est
indispensable pour atteindre
des buts.
Suivre un Plan
FORMATEUR
d'Action consiste valuer
maintenant ce qui doit tre fait
dans l'avenir pour satisfaire
pleinement les aspirations et
les besoins des membres, de
l'organisation locale, et de
la communaut.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
TAPES
Les tapes suivantes doivent tre suivies au cours du dveloppement du Plan d'Action
de l'OLM:
1.
2.
3.
RSUM
4.
6.
7.
8.
9.
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
ENTREPRENARIAT
LEADERSHIP
Planification
Stratgique
Certaines organisations locales
GESTION
auront de mauvaises
annes, en
raison d'un manque d'intrt de
la part des membres et de peu
de progrs accompli. Un grand
nombre de facteurs peuvent
contribuer cela.
Toutes les organisations but
non lucratif servent le public
dans un climat conomique,
social etFORMATEUR
politique de plus en plus
complexe, rempli d'opportunits
qui changent constamment et
sujet des pressions
imprvisibles. Il n'est pas
toujours facile de dterminer les
raisons exactes pour lesquelles
l'organisation locale subit une
mauvaise anne.
Un Comit de Planification
Stratgique doit tre form pour
informer l'ensemble de l'effectif
des problmes et pour proposer
des recommandations en vue de
modifier les plans long terme
de l'organisation locale afin de
remdier ces problmes.
Composantes
La planification stratgique affectera tous les aspects de la vie de l'organisation locale, y
compris les programmes et services, le recrutement, le parrainage, les communications,
les finances, les relations publiques, etc. Par consquent, le processus de planification
stratgique influencera et sera influenc par tous les groupes de membres de
l'organisation qui ont un intrt dans sa russite. Les membres du Comit de Planification
Stratgique doivent bien comprendre ce que reprsente la planification stratgique et de
quelle manire l'organisation peut en bnficier.
Si elle est bien applique, la planification stratgique est simple, efficace et devrait
rpondre des questions telles que:
1.
2.
Quelle est la vision de l'organisation locale, que peut-elle devenir dans l'avenir?
3.
4.
Qui bnficie de ces services? De quelle faon cette clientle peut-elle voluer
dans l'avenir? Comment l'organisation locale pourrait-elle rpondre ces changements?
5.
6.
7.
Quels efforts seront faits pour rviser les priorits de l'organisation si les
conditions changent?
TAPES
1.
2.
w. relations publiques,
x. Jeune Chambre Internationale,
y. etc.
3.
RSUM
4.
5.
6.
7.
SALES
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
PLAN DE BASE
Il va de soi que chaque plan daffaires est unique en accord avec la nature de ton
entreprise ou de ton organisation et des objectifs du plan. Cependant tous les plans
doivent comporter ces lments fondamentaux...
1.
Une courte description sur une ou deux pages des objectifs de lentreprise. Il
peut contenir des lments quon ne trouvera nul part ailleurs, comme une
dclaration de la vision et de la mission.
ENTREPRENARIAT
Le plan
daffaires de
lorgLEADERSHIP
anisation
locale
Les exemples abondent
dentrepreneurs ayant connu
une russite vertigineuse et qui
nont jamais conu un plan
daffaires officiel.
Cette partie du plan contiendra galement un rsum de tout ce qui se dira dans
les autres parties. Si tu souhaites runir des fonds, explique dans cette partie la
somme dont tu as besoin et comment elle sera utilise.
2.
Malheureusement, beaucoup
FORMATEUR
vont mettre en pril leurs
conomies de toute une vie au
lieu de consacrer du temps
un processus qui pourrait leur
pargner eux et aux
actionnaires, beaucoup de
regrets, tout en ouvrant la porte
aux opportunits.
Equipe de management.
Les personnes intressent beaucoup les investisseurs ventuels, les partenaires
et les employs. Donne une courte description des principaux gestionnaires, leurs
antcdents et leurs fonctions dans la socit. Tu peux aussi inclure un organigramme.
3.
4.
Plan de marketing.
Dcrit en dtail tes plans pour te positionner, les prix et comment tu vas
promouvoir ton produit ou service auprs de tes clients potentiels. Si tu as fait
une tude de march pour appuyer ton arguement, il faut linclure.
GESTION
Un Rsum Gnral.
5.
Oprations.
Souvent une petite entreprise ou organisation russit parce quelle a un systme
ou une logistique extrmement efficace. Si cest le cas, il faut en informer tes lecteurs.
6.
Donnes financires.
Pour les banques, les investisseurs ou tous autres sponsors, cest la partie la plus
importante de ton plan. Elle devra comporter tes recettes, ton bilan, ton cash
flow, etc. Ces documents devront tre conformes aux normes acceptes dans la
comptabilit avec une prsentation professionnelle.
7.
Annexe.
Tu peux ajouter ici des lments qui nont pas eu de place dans les grandes
parties, comme les coupures de journaux, des chantillons de produits et les CV
des employs.
LE STYLE
La longueur dpendra de la complexit de ton entreprise et des objectifs viss par le plan.
Dans le cas dune joint venture, on aime les plans toffs dit-on mais en rgle gnrale,
25 pages sont amplement suffisantes.
De nombreuses entreprises succs oprent partir dun concept trs simple qui peut
sexprimer en quelques mots ou en peu de lignes.
Naturellement tu as des souhaits, des rves et probablement de la passion pour ton ide,
mais ton plan daffaires doit sen tenir aux faits, sans faire appel aux sentiments et
renfermer des prvisions et non pas des espoirs.... sans oublier des perspectives ralistes
quant aux profits de ton entreprise.
Tu dois rdiger ton plan toi-mme quels que soit tes talents dcrivain. Tu peux toujours
demander plus tard que quelquun te ldite. Il est important que tu le fasses parce que
tes connaissances sur lentreprise et le march ne pourront pas se transmettre par
quelquun dextrieur.
Sous-estimer la concurrence.
Essaie didentifier toutes les entreprises qui pourraient tre
des concurrents, non pas seulement celles qui le sont
manifestement. Et noublie pas quil y a des crneaux pour
chaque entreprise. Ne sous-estime pas les obstacles pour
percer dans ton entreprise. Un de tes concurrents qui na
pas les moyens de construre une usine, par exemple, peut
toujours avoir un produit fait par quelquun dautre.
2.
3.
RSUM
Souvent, le fait de rdiger un plan daffaires correspond un
besoin dobtenir des fonds. Mais considre le aussi comme un
grand outil de communications servant expliquer ce quest ta
socit aux vendeurs, clients, associs et futurs employs.
Outre les cas de lancement dune entreprise, les plans daffaires
sont utiles mi-tape pour les socits qui veulent grer leur
croissance ou ventuellement changer de direction, ce qui peut
demander des fonds supplmentaires.
Quel que soit ton objectif pour rdiger un plan daffaires, ne le
considre pas comme une masse de granite immuable une fois
quil sera imprim. Il est prudent de revoir tes plans tous les
trimestres et de les mettre jour tous les ans... ou lorsque les
circonstances dans ton entreprise changent notablement.
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UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
GESTION
Collecte
de fonds
Faire des profits demande de la
comptitivit et tant que ton
organisation
locale peut soffrir
FORMATEUR
le luxe de prendre des risques,
cest une bonne exprience.
Cependant tu ne dois pas
permettre que ton organisation
locale en arrive au point de
risquer son existence au cours
dun effort pour runir des
fonds. Une publicit dfavorable
suite une dtresse financire
peut mettre en pril toute
limage de notre organisation
dans ta communaut et il
faudra peut tre des annes
pour y remdier.
ASPECTS LGAUX
Noublie pas que certaines activits de collectes de fonds peuvent te mettre en difficult
avec la loi, surtout si dautres organisations sont concernes. Obtiens lassistance dun
juriste sur tous les accords que tu vas signer et vrifie les rglements de ton
administration locale qui se rapportent ton cas. Les loteries sont parfois problmatiques
dans ce domaine et il convient de faire preuve de prudence.
CHOISIR UN PROJET
Que le projet ait pour origine lide dun membre ou provienne de lextrieur, le comit
devra lexaminer attentivement et sous tous ses aspects avant de recommander
lexcutif et aux membres de ladopter. Essaie de mettre lpreuve ton choix avec la
liste suivante :
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
q
5.
6.
7.
RELATIONS PUBLIQUES
Un des lments les plus indispensables de la collecte de fonds
est la publicit qui est aussi une des principales composantes des
relations publiques. Nous allons les relier pour te permettre davoir
des bonnes relations publiques au travers de projets de collecte
de fonds.
Parfois en veillant tous les dtails dans la collecte de fonds,
nous ngligeons les bnfices de la publicit et les vraies
rcompenses que peuvent nous rapporter nos activits comme la
reconnaissance du public, la diffusion des ides de la Jeune
Chambre et des effectifs accrus. Un bon effort de relations
publiques pour des projets de collecte de fonds demande de
fournir des informations mais les aspects essentiels sont :
Ce que vous allez faire,
Comment vous allez le faire,
Quand vous allez le faire,
Pourquoi vous allez le faire.
RSUM
2.
3.
4.
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ENTREPRENEURSHIP
LEADERSHIP
Bonnes runions
dans une
orgMANAGEME
anisationNT
locale
Les plupart des membres
d'une organisation de
volontaires n'aiment pas
participer aux runions! Par
consquent le premier dfi est
de renverser la situation... si
elle existe.TRAINER
Les membres de
votre organisation locale
doivent comprendre que les
runions sont bnfiques et
qu'elles permettent
d'accomplir un grand nombre
de choses. De telles runions
seront aussi une occasion
d'tablir un climat fraternel et
d'acqurir de nouvelles
techniques. Si les nouveaux
membres et les anciens
membres se rjouissent tous
l'ide de la prochaine runion,
cela devrait entraner un taux
de participation lev dans les
autres activits de
l'organisation locale.
Responsibilities
Il y a trois lments qui contribuent la russite des runions d'organisation
locale. Tout d'abord il y a les leaders, ce qui comprend le Prsident et le
Secrtaire. Ensuite, il y a les installations et la disposition de la salle de runion
dont la responsabilit revient habituellement la Commission des Runions.
Enfin, il y a les participants, ce qui comprend les membres actuels, les membres
potentiels, les invits et les visiteurs. Nous vous offrons les suggestions
suivantes pour chacun de ces aspects:
RECOMMANDATIONS
1. L'ordre du jour peut tre aussi vari que le veut
le Prsident.
2. Slectionnez les types de runions qui conviennent
le mieux vos membres. Prenez en considration
leurs occupations, leurs horaires de travail, leurs
intrts et ambitions. Certains types de runions
comprennent la runion-djeuner (brve), la runionpetit djeuner (brve), la runion-dner (longue), etc.
3. Les procdures parlementaires et le protocole
doivent tre incorpors dans les runions pour
inciter une participation maximum et la libre
expression. Si vous suivez ces rgles, vous aurez
des runions bien ordonnes; chacun aura la
possibilit d'tre entendu, les dcisions seront prises
d'une faon dmocratique par la majorit, et le droit
des minorits sera sauvegard. Cela mrite de
connatre les rgles... et de s'y conformer!
4. Le Prsident doit:
RSUM
Peu d'activits sont plus motivantes ou stimulantes qu'une
runion d'organisation locale bien mene. Qu'il s'agisse
d'une sance traitant des affaires, d'une runion se
rapportant une activit ou d'une rencontre sociale, les
membres doivent quitter la runion satisfaits et impatients
de se rendre la prochaine. Tout ce qui est accompli dans
l'organisation locale est directement li la qualit d'une
runion d'organisation locale; il est donc impratif que cette
runion soit russie.
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ENTREPRENEURSHIP
LEADERSHIP
Brainstorming
Le brainstorming est une
technique ou une stratgie
dattaque
face un problme,
MANAGEME
NT
qui permet dobtenir un
nombre maximum dides en
un temps record. Il est
indispensables de ne pas
mettre en doute le cot
pratique et ralisable des
ides qui vont surgir. Dabord
les ides et ensuite les
critiques et
les valuations.
TRAINER
Bien souvent, les bonnes
ides et suggestions ne sont
jamais formules parce quun
membre na pas la confiance
en soi ou la capacit de savoir
sexprimer au cours dune
runion. Los dune session de
brainstorming, il faut crer une
atmosphre qui encourage
tout un chacun prsenter
ses ides. Il arrive que lide
dun membre rticent soit la
mieux prsente et
lorganisation pourra la
prendre en la dissociant
entirement dune personnalit
pour la dvelopper. Le rsultat
sera que le membre rticent sentira quil fait partie du groupe, il verra que son
ide devient une ralit pratique, ce qui lincitera satteler la tche pour
participer au travail de construction. Il est bien connu que parfois des ides et
des suggestions sont rejetes non pas pour leur essence sinon en raison de
la personne qui les a mises. Le brainstorming permet de surmonter cette
triste ralit.
La philosophie derrire le brainstorming est simple. On prsume quil ny a
pas de rponse unique face un problme. On prsume que beaucoup
dides parmi les plus russies sont celles qui premire vue paraissent
illogiques ou irralisables. On prsume que le bon sens et le poids des
expriences du pass vont touffer les ides cratives. Le processus
dexamen critique des ides doit tre spar du processus qui consiste
faire surgir des ides.
LA SESSION DE BRAINSTORMING
Le sujet :
Les rgles :
"Les ides farfelues " sont encourages. Ce sont parfois les meilleures.
Mthodes :
LE RETOUR
AVANTAGES
VARIANTE
Une autre possibilit consiste faire appel des groupes
pour le brainstorming. Le porte-parole de chaque groupe
annonce les ides mises par son groupe qui sont
ensuite inscrites sur le tableau. Cette varainte offre les
avantages des techniques de groupe allies aux
techniques de brainstorming pour donner aux membres
plus de chances de participer. On peut obtenir plus du
double dides en formant plusieurs groupes parmi les
participants la runion.
De nombreuses ides seront communes aux diffrents
groupes et en prenant note du nombre de fois que des
ides auront t enregistres, il sera possible de
dterminer quelles sont les plus populaires.
Les donnes qui prcdent fournissent une mthode
pratique pour organiser une session de brainstorming
pour un grand groupe, quel que soit le nombre des
participants. Les mmes mthodes sappliquent toutes
les sessions de brainstorming mais en petit comit, un
grand tableau pourra tre remplac par un bloc notes sur
lequel le prsident inscrira toutes les suggestions
proposes. A la fin de la session, le petit comit pourra
examiner les ides pour dcider du contenu et de
laspect pratique avant de dcider de ltape suivante.
RSUM
Il faut veiller enregistrer avec exactitude les ides des
membres en prenant le temps de tout noter sans abrger
pour viter les interprtations erronnes. Dans la mesure
du possible, utiliser les expressions cls de lauteur.
Encourage les membres condenser leurs propres ides
et souligner la diffrence fondamentale entre leurs ides
et celles qui ont dj t mises. Traite toutes les ides
avec srieux, ne colle pas dtiquette ide farfelue, ce
genre de classement sera le travail dune autre runion
qui suivra.
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LEADERSHIP
Procdures
parlementaires
La procdure parlementaire
MANAGEME NT
est prne et pratique par les
groupes de la Jeune Chambre
du monde entier et ce pour de
nombreuses raisons. Outre les
avantages manifestes quant
la formation au leadership et
la discipline dans la pense
que nous offre un dbat
concis en TRAINER
prcis, une
introduction aux procdures
parlementaires reprsente une
leon objective pour
lapplication des principes
dmocratiques.
Les procdures
parlementaires garantissent :
des runions bien ordonnes ;
des opportunits pour tous
de se faire entendre ;
DROIT DE PAROLE
Pour parler il faut obtenir le droit la parole. Tu dois te lever et tadresser au
prsident de la sance. Celui qui aura la primeure est celui qui se lve le premier
une fois que lintervenant prcdent aura fini de parler. Dans le cas o plusieurs
personnes demanderaient prendre la parole, certaines rgles sappliquent :
1. Lauteur dune motion passe en premier mme sil est le dernier se
lever, pour pouvoir expliquer la motion.
2. Personne ne reprend la parole avant que tous naient eu leur chance
de parler.
3. Le prsident sefforcera dalterner les intervenants de diffrentes opinions
sur un point donn.
Parler nest pas de mise jusqu ce que le prsident de la sance ne
dsigne la personne qui a le droit de parole. Une fois reconnu,
lintervenant donnera son nom et dans le cas du reprsentant dun
groupe, il devra prciser le groupe auquel il appartient.
Parler fait suite une proposition de motion. Si un rapport est
prsent, la lecture en prcde la motion. Suite la motion, celui qui
aura lu le rapport a le droit de parler en premier.
Le temps de parole est limit pour donner chacun loccasion de
sexprimer. Le groupe peut toujours adopter des rgles moins
contraignantes. Le Roberts Rules of Order accorde chacun 10
minutes seulement de temps de parole.
Parler peut se suspendre au moyen dune motion. Mais cette motion
exige une majorit des deux-tiers des votants pour viter quune toute
petite majorit naccapare les dbats et pour permettre la minorit de
se faire entendre.
LA MOTION
Une motion est un moyen daction pour le groupe. Cest une dclaration de ce
quil convient de faire et comment sy prendre. Il sagit de soupeser chaque mot
pour viter les malentendus. Les mots choisis devront canaliser la discussion sur
les aspects importants de la proposition.
Une motion se fait en annonant, Je propose que... (nom du groupe)... (ajouter
ce quil convient de faire, par qui, quand, quel financement, etc.).
Normalement elle devra tre appuye, ce qui signifie que la personne qui appuie
considre que la motion doit tre soumise discussion. Parfois, le but davoir
quelquun qui appuie la motion est de veiller ce que le sujet prsente un intrt
suffisant pour tre prsent au groupe et empcher quune personne ne fasse
perdre son temps au groupe.
DIFFRENTES MOTIONS
Lusage de formes parlementaires sur une priode de
temps a donn naissance une certaine terminologie avec
un sens qui lui est propre. Les termes peuvent varier selon
le groupe qui les utilise.
VOTER
Une fois ternine la discussion, on passera au vote. En
premier lieu on votera sur lamendement lamendement
(ventuellement) ; puis on vote sur lamendement (sous sa
forme amende ou originale, selon le vote prcdent) et
enfin sur la motion principale (amende ou telle quelle,
selon les rsultats des votes prcdents.)
ALES
UNIVERSIT
DACTION
GUIDE
LEADERSHIP
JCI, comme la plupart des organisations, a un ensemble de rgles, une tiquette ou des
normes qui sont propres notre organisation. Mais il faut tenir compte des usages locaux
et ils peuvent varier dune rgion lautre.
Comme exemple, prenons la notion du temps. Dans certaines rgions du globe si une
runion est prvue pour 9h, on sattend ce que tous les participants soient assis leur
place cette heure. Dans dautres lieux, on te pardonnera facilement si tu es en retard de
cinq minutes. Et dans dautres lieux encore, tu peux avoir dix minutes de retard et arriver
sur place avant ton hte !
GESTION
Le Protocole
Un des vnements les plus
marquants dune anne la
Jeune Chambre est la visite
dun officier international dans
ton organisation
locale ou
FORMATEUR
nationale. Alors que tu te
prpares accueillir des
officiers internationaux cette
anne, nous aimerions te faire
part de quelques ides sur
le protocole.
Le protocole est
particulirement important lors
des crmonies officielles, des
manifestations comme les
runions de lorganisation
locale ou nationale, les
rceptions, laccueil dun
officier JCI, les Confrences
JCI, les congrs mondiaux, etc.
Le terme protocole revt de nombreux sens et connotations. Dans notre cas, nous
dirions que le protocole est un code gnralement accept pour ltiquette et la
prsance au sein dun groupe particulier ou dune entit. En dautres termes, il sagit
dune forme de conduite accepte dans une situation sociale donne.
RGLES FONDAMENTALES
La rgle gnrale du protocole cest que linvit se conforme au rglement de la maison.
Informe ton invit sur la tenue vestimentaire approprie pour la manifestation, lheure
laquelle il convient darriver, le lieu dentre, o se garer, qui va accueillir les invits et o,
les personnes qui seront prsentes linvit lentre, lordre pour se rendre dans le
hall, les dispositions pour asseoir les gens, lordre des interventions et lordre de dpart
une fois termine la manifestation.
En rgle gnrale, les officiers JCI lus prennent le pas sur les officiers nomms.
Par exemple, un Vice-prsident excutif lu a un rang suprieur un Secrtaire gnral,
Trsorier ou Conseiller juridique gnral nomms.
Au cours des crmonies officielles, les officiers ayant le rang le moins lev prennent la
parole et sont prsents avant les officiers de rang plus lev. Si on compte avec un trop
grand nombre dofficiers de rang moins lev pour tous les prsenter, on se contentera
de mentionner leurs noms pour manifester leur prsence.
RSUM
Avant tout, reconnais que les gens sont diffrents, et prends un
peu de temps pour tablir des relations et apprendre les modes de
pense et les comportements des gens qui appartiennent une
culture diffrente. Tout un monde souvrira alors devant toi.
Comme il est dit dans la Dclarations des Principes JCI, la
fraternit humaine transcende la souverainet des nations...
UNIVERSIT