PROPOSITO DEL DOCUMENTO

El presente documento est dirigido a entregar las pautas de operacin del Sistema de
Educativa Ecuanotas.
INGRESSO AL SISTEMA
Ingresar a la pgina web del del Sistema de Educativa Ecuanotas con el navegador

google chrome
Registrar la direccin URL http://ecuanotas.net, o puede crear un acceso directo desde
su portal institucional de la siguiente manera:
Acceso desde URL http://ecuanotas.net.

Acceso directo dentro del portal institucional, Ejemplo:

Contenido
CREACION DE USUARIOS ADMINISTRATIVOS ................................................................................... 8
CREACION DE CURSOS............................................................................................................................... 10
SISTEMA DE INSCRIPCIONES PARA PARA PRE-MATRICULA ...................................................... 14
MATRICULACION.......................................................................................................................................... 17
PASOS PARA ELIMINAR ESTUDIANTES ............................................................................................... 19
CAMBIAR DE CURSO ................................................................................................................................... 21
INGRESO DE MATERIAS............................................................................................................................. 22
CONFIGURAR MATERIAS POR QUIMESTRE ....................................................................................... 25
CREAR GRUPO PARA MATERIAS ............................................................................................................. 27
ACTAS INICIAL .............................................................................................................................................. 29
DOCENTE ..................................................................................................................................................... 31
INGRESO DE HORARIOS ............................................................................................................................ 32
INGRESO DE DISTRIBUTIVO ................................................................................................................... 34
CREAR CLUB O PROYECTOS ..................................................................................................................... 36
CONFIGURACION DE CRITERIOS DE CONDUCTA ............................................................................ 39
SUBIR ACTAS DE DOCENTES CON PERFIL DE ADMINISTRADOR ............................................... 43
CREACION DE FORMATO DE LIBRETAS ............................................................................................... 46
LIBRETAS ........................................................................................................................................................ 50
DISEADOR DE REPORTES....................................................................................................................... 52
DISEO DEL REPORTE ................................................................................................................................ 53
CONSULTAS Y REPORTES DE ACTAS NO PASADAS .......................................................................... 58
NOTIFICACIONES. ....................................................................................................................................... 61
BLOQUEO DE ACTAS Y LIBRETAS ........................................................................................................... 63
BLOQUEO DE ALTERACION DE NOTA .................................................................................................... 65
PERMISOS INDIVIDUAL ............................................................................................................................ 66
REFUERZO ACADEMICO ............................................................................................................................. 68
CONFIGURACION PENSIONES ................................................................................................................ 71
CONSULTA ALUMNOS DEUDORES ...................................................................................................... 73
REPORTES ................................................................................................................................................... 75
BECAS ........................................................................................................................................................... 76
SRI ................................................................................................................................................................. 76
FACTURACION ........................................................................................................................................... 77
ELIMINAR MESES A NO PAGAR POR RETIRO ................................................................................ 79

CREAR PERIODO LECTIVO

Al ingresar con su clave y usuario ingresa a la opcin configuracin - periodo lectivo.

Ah aparecen los aos lectivos creados y las academias respectivas.
En la parte inferior tiene que llenar el nombre del nuevo ao, y elegir la academia.

Luego ingresa a la academia donde creo el ao lectivo.

Va a aparecer lo siguiente

Bien, aqu elije la modalidad es decir trimestral o quimestral, en nivel escribe por
ejemplo bsica, aqu debe de escribir todos los niveles que van a ser necesarios, es
decir por ejemplo, bsica, superior, bachillerato, dependiendo de la academia, de existir
se pueden basar en los mismo creados de aos anteriores.

Luego clic en el botn nuevo, debe de crear cada nivel que tenga la academia, por
ejemplo fjese en el siguiente ejemplo

Una vez realizado esto, debe de crear el nombre de los periodos, dando clic en la
columna donde dice periodos, en el cuadrito pequeo sealado con rojo.
5

Al dar clic aparece la siguiente ventana

Donde dice parcial escribe el nombre del parcial por ejemplo primer trimestre, o i
quimestre, segn sea el caso y luego clic en el botn agregar.
Luego en el caso de quimestres, debe de crear los subparciales es decir, I parcial, II
parcial, etc. Para esto, debe de dar clic en el link que dice +sub, aparece la siguiente
ventana.

Debe de escribir el nombre del parcial en el casillero que dice parcial, debe de escribir
tambin una abreviatura en el casillero abreviatura y luego dar clic en el botn agregar,
se puede modificar dando clic en el lpiz
Muy bien una vez realizado todos estos pasos, puede volver a observar toda esta
configuraciones en la opcin configuracin - modalidad - nivel -parciales, puede
comparar con la opcin de ao anterior.
Finalmente debe de crear los cursos, en la opcin configuracin, creacin de cursos.
Todos los niveles debe de crearlos a travs de la opcin configuracin - modalidad nivel -parciales
Para crear cursos sean vlidos para inscripciones, se los debe de crear con el tipo (postmatricula), igualmente se pueden basar en los parmetros del periodo anterior.

CREACION DE USUARIOS ADMINISTRATIVOS

Configuracin-> Usuarios Usuarios Administrativos

Aparece el siguiente formulario.

Se puede crear cargos, para especificar qu cargo tiene el usuario creado, debe de
elegirse obligadamente.
CEDULA: obligatorio (Si se desea crear un usuarios administrativo que ya conste como
docente, no se debe de poner el mismo nmero de cedula, deber poner cualquier
numero aleatorio)
APELLIDOS y NOMBRES: Obligatorio.

Luego en la parte inferior, se selecciona los permisos que va a tener ese usuario.
Debe de seleccionar obligadamente UESMA.

Como regla general, siempre debe de seleccionarse el permiso ACADEMIAS, para que
los usuarios tengan acceso a las opciones ACADEMICAS.
CONFIGURACION: Acceso a las configuraciones del sistema.
COBROS: Para el mdulo de pensiones.
CONSULTA: Men de consultas de calificaciones, de actas no pasadas, notas finales,
mejores alumnos, bsqueda de alumnos.
MATRICULAS: Matriculacin.
CURSOS: Acceso al men de CURSOS.
PERSONAL: Control de distributivos.
ACTAS: Acceso actas de calificaciones.
INSCRIPCIONES: Poder realizar inscripciones.
NOTIFICACIONES: Men de notificaciones para envo de mensajes a personal
administrativo, docente y alumnos.
CERTIFICADOS: Acceder a la generacin de certificados.
MODNOTA: Realizar modificaciones a las calificaciones.
CLAVES: Poder ver las claves de docentes y alumnos.
LIBRETAS: Acceso para imprimir reportes de libretas.

CREACION DE CURSOS
EN EL MENU CONFIGURACION CREACION DE CURSOS

A travs del panel se escoge los cursos a crear, en la opcin de especialidad se deben
de crear las especialidades, dando clic en la palabra crear

Ah escriben el nombre de la especialidad y luego clic en Agregar, ah deben de agregar

todas las especialidades que tengan, siempre se debe de crear una especialidad en
blanco, se pueden fijar como esta en el periodo anterior.
Se debe de crear las secciones, as mismo dando clic en el botn crear que se encuentra
en SECCION.
Debe de crear la plantilla de cursos desde la opcin CREAR que est en cursos, por
ejemplo:
10

En nombre del curso especifica el nombre como debera llamarse el curso, en el campo
Orden, se especifica el nmero de orden secuencial que deben de tener, por ejemplo si
es primero debe de ir 1 segundo 2 y as sucesivamente, por favor fjese en la
configuracin del periodo anterior para que no exista errores, en nombre Alt, es un
nombre alternativo, por lo general puede ser el mismo nombre y en tipo tenemos los
siguientes:
- NORMAL (este es para crear cursos)
- CLUB (para especificar que es un curso de tipo CLUB)
- PRE (para crear cursos que sean PRE a ingresar a los cursos normales)
- POST-MATRICULA (para crear cursos para inscripciones)
- EVAL (Para crear cursos donde se tomara alguna evolucin antes de ingresar a cursos
normales).
Una vez realizado esto, se procede a crear todos los cursos y paralelos, para lo cual se
lo debe de realizar de la siguiente manera:
Por ejemplo para crear el curso 8 de bsica se lo realiza de esta manera.

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1. Escogemos la seccin, luego el curso (OCTAVO), luego el nivel (BASICA) y si fuera

necesario la especialidad, una vez escogido que curso deseo crear, le doy clic en el
botn INGRESAR.

Automticamente el sistema me crea el paralelo A de 8 de bsica, si deseo seguir

agregando paralelos a 8 de bsica debo repetir el paso 1 y el sistema automticamente
me creara el paralelo B.
As mismo puedo ir creando el resto de cursos, tan solo eligiendo en el panel superior
especificndole la seccin, curso, nivel y especialidad.
Para eliminar algn paralelo o curso por algn error

ELIMINA
PARALELO

ELIMINA CURSO
COMPLETO

En el caso de cursos con especialidad donde los paralelos no van de manera secuencial
como muestra la imagen

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Se debe de usar la opcin de personalizar paralelo

Al dar clic en personalizar aparece un recuadro donde puedo escribir el paralelo que
deseo crear, por ejemplo en el ejemplo de la imagen superior, 2 de bachillerato
electrnica inicia con el paralelo C por tanto en el cuadro debera escribir C, y luego en
ingresar.

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SISTEMA DE INSCRIPCIONES PARA PARA PRE-MATRICULA

El sistema de inscripcin es para alumnos que no pertenecen a la institucin
[NOMBRE INSTITUCION]->Inscripciones->Inscripciones

Se escoge a que curso se desea inscribir y se procede a llenar los siguientes datos

14

15

Luego botn GUARDAR.

16

MATRICULACION

1. Esta opcin se la usa para alumnos Nuevos.

Escogemos la seccin, el curso y paralelo donde se debe de matricular

Luego llenamos los dems datos, y presionamos en el botn GUARDAR, si se desea se

puede imprimir la hoja de matrcula.
2. Esta opcin es para los alumnos que ya han estado en el sistema el periodo pasado.

Aqu procederemos a escribir los apellidos del alumno, y automticamente se nos va

desplegando las coincidencias y elegimos uno, si el alumno no tiene problemas, le
damos clic en el botn SIGUIENTE, y procedemos a actualizar los datos que faltasen y
luego ponemos GUARDAR.
3. Esta opcin es vlida si se realiz un proceso de inscripcin.

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As mismo se ingresa el nombre del alumno, y se da clic en el botn SIGUIENTE, y se

procede a ingresar los datos faltantes y luego clic en el botn GUARDAR

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PASOS PARA ELIMINAR ESTUDIANTES

Primero clic en matrcula

Luego escogemos la seccin y curso donde se encuentran los estudiantes

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Una vez que se escoge aparece la opcin editar informacin, y le damos un clic

Por ultimo escogemos el alumno y le damos clic en la ltima opcin

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CAMBIAR DE CURSO
Primeramente, se busca al estudiante que se desea cambiar de curso en la opcin
CURSOS.
Luego se da clic en el botn sealado en la columna CC de la fila que corresponda al
estudiante.

Aparece una ventana, donde se debe de elegir al curso que se lo desea cambiar, y
verificar en la parte inferior que las materias coincidan para evitar cualquier problema, y
por ltimo se da clic en el botn Cambiar de Curso, la visualizacin del cambio no se
visualiza hasta que haya refrescado la pantalla.

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INGRESO DE MATERIAS
MENU CONFIGURACION -> CREACION DE CURSOS
Aqu aparecen todos los cursos de la Academia, en el siguiente ejemplo se observa a
8vo, con sus respectivos paralelos, en la esquina derecha aparece un cono, que
representan a las materias de ese curso.

Al dar clic en el cono aparece el formulario de ingreso de materias de 8vo.

Materias

En el campo Asignatura, se escribe el nombre de la materia completo.

En Abreviatura escribimos un nombre corto de la materia.
El Num de Horas puede quedar en blanco.
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En Promedial, se ubica SI, si es una materia que se toma en cuenta para promedios.
En Cuantitativa ponemos SI si es calificada en nmeros, y NO si es en letras.
En Fusionada es para materias tipo Cultura esttica, que abarca 2 materias.
Una vez lleno los campos, se da clic en el botn NUEVA.
Y se procede a ingresar el resto de materias, de la misma manera, en la parte inferior
van a ir saliendo un listado de las materias ingresadas.

As mismo se puede modificar los parmetros de las materias dndole clic en las
columnas.
PROM, especificar si es promediada,
CUANT, especificar si su valoracin es cuantitativa o no,
FUS, especificar si es una materia Fusionada.
Para las Fusionadas una vez creada aparece un link en el lado derecho que me permite
agregarle las materias

Se le da clic en AGRERGAR MATERIAS

Se debe de seleccionar las materias que van a
conformar y en el cuadro de porcentajes,
especificar el porcentaje de participacin es
decir si son 2, podra ser 50% 50%, y luego
se da clic en el botn GRABAR.

23

24

CONFIGURAR MATERIAS POR QUIMESTRE

En el caso de materias fusionadas, primero se debe de quitar las materias que estaban
fusionadas, dando clic en AGREGAR MATERIAS

Luego aparece una ventana donde se debe de quitar las materias seleccionadas,
qutelas para que quede de sta manera.

Y se presionar en grabar y cerramos la ventana, para que se actualice presionamos F5.

Nos deben de aparecer las materias separadas.

Ahora si se puede configurar que materia que se en que quimestre y que paralelo, para
ello ubicamos lo siguiente:
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Como se observa aparecen los QUIMESTRES y abajo los respectivos paralelos con una
X, para identificar qu materia no se va a ver en el quimestre se debe de dar clic en la X
de los paralelos.
Por Ejemplo, queremos que ARTE se vea en el I QUIMESTRE, pero MUSICA no se lo va
a ver en el I QUIMESTRE, debera de quedar as:

Como se observa para MUSICA se le dio clic en la X del I QUIMESTE en ambos paralelos
en este caso JOSUE Y MOISES como se observa ahora en vez de la X tiene +, esto en
cambio indica que se lo puede volver agregar, si ARTE ya no se lo ve el 2do quimestre
se le debera de dar clic en la X del II QUIMESTRE de ambos paralelos, para tener
configurado todo.
Luego se debe de volver a fusionar las materias de la manera normal, dado clic en
AGREGAR MATERIAS de EDUCACION ESTETICA

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CREAR GRUPO PARA MATERIAS

Ingresar a la opcin de configuracin->creacin de cursos.
Se tiene que crear grupos para cada grupo de cursos, es decir se ingresa a la opcin de
materias que estn en la creacin de cursos.
Luego clic en la opcin de administracin de grupos

Luego aparece una ventana donde se ingresa el nombre de los grupos

se escribe el nombre y se da clic en el botn grabar

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Para este caso se han creado dos grupos, bsicas y materias complementarias, cabe
recalcar que una vez que se decide a crear grupos de materias, todas las materias de
ese curso deben de estar dentro de un grupo, caso contrario no aparecern en la libreta
las materias que no estn asignadas a ningn grupo.
Para el caso de los grupos que se hayan creado que no se desea que en la libreta
aparezca en la cabecera el nombre del grupo, se elige en la opcin visible como no, as
mismo se puede eliminar un grupo, dando clic en la x.
As mismo se puede establecer un orden de grupos con arrastrarlos.
Para asignar las materias a los grupos, se le da clic en el nombre del grupo.

Inmediatamente aparecer las materias de ese curso y se procede a seleccionar las

materias de ese grupo y se da clic en grabar, as mismo se puede establecer un orden
de materias arrastrndolas en la posicin deseada, esto se guarda automticamente.

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Las dems materias estn asignadas a otro grupo pero que esta con la opcin visible
no.

ACTAS INICIAL
CONFIGURACION->CREACION DE CURSOS->MATERIAS.

Dar clic en la materia.

Luego aparece una ventana, escoger un parcial y luego volver al I parcial para que se
refresque, luego escribir todos los indicadores de esa materia, y luego dar clic en el
botn GRABAR.

29

Eso sera todo, se debe de hacer por cada materia.

30

Este tipo de actas no son descargables a travs de un fichero de Excel como las
materias de 2do grado en adelante, el docente debe de llenarlas a travs de la web.
DOCENTE

Se tiene que dar clic en la columna de valorizacin a lado de cada alumno, aparece una
ventana y se debe de proceder a calificar, dando clic en el valor correspondiente.

Y luego se cierra la ventana y se procede con los dems alumnos.

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INGRESO DE HORARIOS
MENU CONFIGURACION -> CREACION DE CURSOS
Aqu aparecen todos los cursos de la Academia, en el siguiente ejemplo se observa a
8vo, con sus respectivos paralelos, dentro de cada de paralelo aparece un icono, que
representan al horario de ese curso.

HORARIOS

Al dar clic en el horario aparece un formulario de creacin del horario.

Aqu especificamos Los das de clase, es decir si son de lunes a viernes, o ms das,
luego se especifica el nmero de horas por da, es decir si son 8 horas de clases al da o
ms, y luego le damos clic en el botn GRABAR.
Automticamente se cierra el formulario, y luego damos clic nuevamente en el cono del
horario

, y parece el siguiente formulario.

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En el lado izquierdo me aparecen las materias del curso actual, y en el lado derecho me
aparece el horario en blanco, lo que se tiene que hacer es, coger la materia del lado
izquierdo sin soltar el clic del ratn, y arrastrarla dentro del horario en el dia y hora
correspondiente, y luego presionamos en el botn GRABAR.

Este proceso se lo debe de hacer por cada paralelo.

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INGRESO DE DISTRIBUTIVO
PERSONAL->DISTRIBUTIVOS->NOMINA GENERAL
Aqu se listan todo el personal, si no hay alguno se debe de ingresar a travs del botn
AGREGAR

Se llenan los datos correspondiente y luego en GUARDAR

Para que la nmina se refresque se tiene que volver a ingresar a PERSONAL>DISTRIBUTIVOS->NOMINA GENERAL

Se puede ingresarle al personal 3 funciones, asignarle MATERIAS (MAT), asignarle

INSPECCION (INS), y DIRIGENCIA (DIR), se debe de dar clic en la columna
correspondiente para asignarle las materias o los cursos.

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Se ubica el curso, la materia y el paralelo y se lo selecciona a todas las materias que d,

y luego clic en el botn GRABAR, que se encuentra en la parte inferior.

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CREAR CLUB O PROYECTOS

Configuracin->Creacin de cursos

Presionamos crear en la opcin de nuevo curso.

Aparece la siguiente pantalla, escribimos los siguientes datos como referencia, lo ms
importante es crear como tipo CLUB, y especificarle un orden alto puede ser 20, y luego
presionamos AGREGAR

Una vez creado el curso, procedemos a crear los paralelos que representaran cada club,
nos aseguramos de tener escogido el curso a apropiado y el nivel, luego presionamos en
Personaliza Paralelo y escribimos el nombre del club, y luego presionamos el botn
INGRESAR

As se puede crear cada club, como ejemplo podra quedar de la siguiente forma.

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Luego se procede a crear por lo menos una materia, que puede ser llamada como guste
como ejemplo lo siguiente, as mismo se puede especificar si es promediada o
cuantitativa

y luego damos clic en Nueva.

Luego procedemos a ingresar los alumnos dndole clic en cada link de alumnos, como
se observa

Luego aparece un formulario para poder ir agregando los alumnos a cada CLUB,
procedemos a buscar los alumnos y presionamos Agregar.

37

38

CONFIGURACION DE CRITERIOS DE CONDUCTA

CONFIGURACION->PARAMETROS -> CRITERIOS DE CONDUCTA

Se pueden crear varios modelos de comportamiento en el caso que sean diferentes por
cursos o se puede crear una sola para toda la academia.

Escribimos un nombre cualquiera

Especifica si va a calificar solo el tutor

Una vez especificado el nombre y si va a calificar el tutor se pone en GRABAR.

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La opcin asignacin sirve para especificar los cursos y parciales que va hacer efecto
esta acta de comportamiento.

Seleccionamos los parciales de los niveles que va hacer efecto el acta del
comportamiento y luego presionamos el botn GRABAR.
La opcin valores sirve para especificarlos valores y criterios a calificar.

Primeramente tenemos que crear la valorizacin, es decir los parmetros de calificacin

por ejemplo A B C D E F.

En el primer casilleros escribimos la letra, por ejemplo A y en el segundo escribimos el

valor numrico puede ser cualquiera, pero por ejemplo ponemos 5. Y luego GRABAR,
debera quedar una escala parecida.

40

Una vez establecida la escala, procedemos a crear los valores.

Escribimos el valor y luego presionamos GRABAR. Por ejemplo podemos escribir

RESPETO, RESPONSABILIDAD Y HONESTIDAD.
Con esto creamos los valores, luego debemos de especificar criterios para cada valor,
por lo tanto le damos clic en el nombre del VALOR.

Y escribimos los criterios, una vez todo llenos nos debera de quedar algo asi

41

Con eso estara listo el sistema para que los docentes ingresen el comportamiento.

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SUBIR ACTAS DE DOCENTES CON PERFIL DE ADMINISTRADOR

Clic en el botn Buscar Docente

Escribir el Apellido del Docente, luego clic en el botn Buscar, inmediatamente aparecen
los resultados, luego dar clic en ACTAS.

Aparece el men para descargar y subir actas, y el procedimiento es el mismo como su

fuera docente.

Tambin se puede rectificar notas a travs de la opcin ACTAS.

Se da clic en la nota que se desea rectificar, se la modifica y luego presionar Enter.

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COMPORTAMIENTO TUTOR
Al ingresar con la clave de docente, en la opcin de cargos asignados escogen la opcion
TUTOR

Luego escogen CONDUCTAS

Aparece el curso que representan como TUTOR, deben de escoger el parcial a ingresar
y luego le dan clic en la columna COMPOR.TUTOR donde aparece ---

44

Inmediatamente aparece el siguiente cuadro.

En el cuadro aparecen todos los criterios a calificar, deben de calificar cada criterio
especificando si es A, B etc, una vez califican cada criterio, le dan clic en Close, e
inmediatamente queda guardad la calificacin.

45

CREACION DE FORMATO DE LIBRETAS

Configuracin->parmetros->modalidad nivel parciales

Seleccionamos el quimestre que se va disear la libreta, por ejemplo el del I

QUIMESTRE, en la columna que dice Lib.

Aparece la siguiente ventana

Aqu se pueden crear los modelos de libretas, adems el sistema permite crear copias
de modelos anteriores, facilitando este proceso.

En la parte donde dice COPIAR, seleccionamos un modelo que vaya acorde al quimestre
y al nivel, por ejemplo que queremos copiar uno de bsica del I QUIMESTRE.
46

SE LE DA CLIC

Una vez seleccionado, se presiona el botn COPIAR.

Debe de aparecer ya un modelo creado.

A lado de la columna DETALLAES, hay un botn, ese botn sirve para entrar a la edicin
de la libreta, obligatoriamente se la debe de editar cuando se realiza una copia, debido
a los cdigos de los parciales, como se muestra a continuacin.

47

Debemos fijarnos en especial las frmulas que estn en este formato {hxx}, esto
significa el cdigo del parcial, debemos reemplazarlos por el correcto. En la parte
superior

Podemos dar clic en los parciales para visualizar el cdigo

Nos va aparecer el cuadro de formula, en este caso debemos reemplazar el {h59} del
primer parcial por {h105} dando clic en {h59}

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Esto se lo realiza para los dems parciales, con esto ya debera quedar en
funcionamiento las libretas para ese nivel.

49

LIBRETAS
Institucin -> Cursos

Se escoge el curso, y luego, que tipo de libreta se desea imprimir, donde pueden ser:
Libretas : es Un formato donde se presente de manera anual.
Libretas Parciales : Formato que detalle el parcial de un Quimestre.
Libretas Quimestral: Formato Quimestral de la libreta.

Clic en Libreta Parcial, aparece la siguiente ventana, se escoge el parcial y luego en el

botn libretas. Se espera un momento y aparecen todas las libretas parciales de ese
curso.

Clic en Libreta Quimestral, aparece la siguiente ventana, se escoge el quimestre y luego

50

en el botn INFORME QUIMESTRAL DE APRENDIZAJE. Se espera un momento y

aparecen todas las libretas Quimestrales de ese curso.

A travs de bsqueda por Alumno

Se da clic en el botn ALUMNOS, luego aparece una ventana.

Aqu se puede escoger que tipo de libreta se desea imprimir de ese alumno.

51

DISEADOR DE REPORTES
Configuracin->Parmetros

Modalidad Nivel Parciales

Escoger Periodos, de algn nivel

Los reportes y libretas son configurables por cada Quimestre de cada nivel, Clic en el
icono de Rep.

Aparece la siguiente ventana.

52

Titulo.- Se especifica un ttulo para el reporte.

Nombre del modelo.- el nombre que va aparecer como opcin.
Descripcin.- Una pequea descripcin del modelo.
Tipo.- Puede ser Docente, Inspector, General Materias, es decir para quien va ser el
reporte, en el caso de Docente va dirigido para el docente y usuarios administrativos, es
un reporte que se genera para cada Materia, General Materias es un reporte dirigido a
usuarios administrativos y este reporte.
se genera un solo reporte con todas las materias en columnas, y el de tipo Inspector es
para los usuarios inspectores.
Luego se presiona el botn GRABAR.

1. Entrar en modo de diseo.

2. Registrar firmas.
3. Editar campos de ttulo.
4. Eliminar reporte.
Ejemplos:

DISEO DEL REPORTE

Al dar clic en botn de Diseo aparece la siguiente pantalla.

53

Los parmetros a escoger para disear un reporte estn constituido por 8 opciones.
Un ejemplo de diseo tipo DOCENTE sera el siguiente

Vamos hacer paso a paso este modelo para poder comprender como hacerlo.
Bsicamente el diseo est divido por 2 tipos de columnas, las columnas con
parmetros y las columnas que solo sirven para agrupar columnas, como es el caso de
las columnas que salen de color blanco.
Primeramente se debe de empezar ingresando las columnas de parmetros para luego
disear las columnas de agrupar o cabeceras.
Para este en el campo (2) Nombre Parcial se escribe el nombre que van a tener las
columnas, entonces empezamos escribiendo el nombre que queramos, con tal que sea
identificativo a lo que queremos, por ejemplo quiero especificar que va aparecer la nota
del primer parcial del primer quimestre, entonces escribo 1Q1P, as mismo, podra
escribir de cualquier forma segn sea conveniente.
Luego elegimos el (4) tipo de entre las opciones disponibles:
- Parcial .- Para especificar que aparezca la nota de un parcial.
- formula .- Se pueden crear formulas en base al clculo de otras columnas
- cabecera .- Para agrupar columnas
- conducta .- Presenta la conducta del quimestre
- conducta_parcial .- Presenta la conducta de un parcial especifico.
- escala .- Presenta la escala cuantitava de la nota del quimestre.
54

Entonces para que aparezca la nota del primer parcial se escoge el tipo Parcial, luego
en la parte superior (1) le doy clic en el crculo 1 Parcial, automticamente en el
campo (2) formula parece un cdigo entre llaves.
Se puede escoger, si se desea que sea (5) visible o no el campo, esto es til cuando
necesito el campo para hacer clculos pero que no deseo que se muestre esta columna.
Tambin tenemos los campos (6) Numdec, que sirve para especificar a cuantos
decimales se tiene que redondear.
Luego presionamos el botn Agregar.
Nos aparece en la parte inferior la columna creada con todos los parmetros que
especificamos, estos parmetros los podemos modificar dando clic directamente en los
parmetros, tambin podemos eliminar una columna dando clic en la X.
De la misma manera se procede para crear los 2 parciales restantes, especficamente a
que parcial corresponde cada columna dando clic en (1) los parciales que correspondan.
En este momento podemos crear la cabecera del primer grupo, se lo podra crear ahora
o al final. Cuando estn creadas todas la columnas con parmetros.
Para agrupar escribimos el nombre de la columna en el campo (3) Nombre Parcial,
por ejemplo
PARCIALES, en (4) tipo escogemos CABECERA, luego nos ubicamos en la fila que dice
idcampo.

55

Y debemos de ir seleccionando las columnas que van a ser agrupadas, al dar clic en una
columna en la fila idcampo, se va a poner un cdigo en el campo (2) frmula en el
cual debemos de ir adicionando el signo +, quedando de la siguiente forma.

Luego presionamos AGREGAR

Ahora vamos a proceder a crear la columna que me va a promediar los 3 parciales.

Le ponemos de nombre (3) PROMEDIO PARCIALES, en (4) tipo escogemos formula.
De la misma manera como se especifican las columnas agrupar, se lo hace para crear
formulas, por ejemplo si queremos sumar los 3 parciales debemos de ir seleccionando
cada parcial en la fila idcampo como debemos de sumarlos, le vamos adicionando el
signo + , bsicamente es como una frmula con variables, como tenemos que
promediar las encerramos entre parntesis y las dividimos para 3 quedando de la
siguiente manera, especificamos tambin a cuantos decimales debe de ser redondeado
con (8) Numdec en este caso a 2.

56

de esta manera podemos crear reportes de acuerdo a modelos que se necesiten, as

mismo para presentar la columna de escala simplemente en (4) tipo escogemos
ESCALA sin especificar ninguna frmula, la escala se presenta de acuerdo a la nota
especificada como (4) tipo FINAL, el tipo final funciona igual que tipo formula, la
diferencia es que se pone con un sombreado negrita y que sirve para especificar que es
la nota final del reporte.
Cuando se especifica columna de conducta se debe de especificar (6) Letras a un
valor de 1, para que el sistema las trate de manera cualitativa.
REPORTE TIPO GENERAL MATERIAS.
Este tipo de reportes se generan columnas por el nmero de materias.

Este tipo de reportes solo admite una sola cabecera obligatoria que debe de ser
nombrada como MATERIA, ya que esta va a ser reemplazada por el nombre de la
materia, las columnas se las genera de la misma manera como en el reporte anterior,
en el caso de requerir en la formula redondeo internos se puede usar el comando round
como se aprecia en la imagen.
Este sera el resultado.

57

CONSULTAS Y REPORTES DE ACTAS NO PASADAS

Existen varias opciones para revisar las actas no pasadas, a continuacin se detalla las
siguientes:
OPCIN 1
POR CURSO
Clic en [Consultas] - [Actas no pasadas]

Se lista en la parte de abajo la materia el docente y el estado del acta que tiene a su
cargo en el curso seleccionado.
Existen tres estados
{FALTA}= EL ACTA DEL DOCENTE NO HA SIDO SUBIDA AL SISTEMA.
{OK}= SU ACTA ESTA PASADA Y NO EXISTEN INCUMPLIMIENTO
{FALTAN ALGUNAS CALIFICACIONES}= SU ACTA ESTA INCOMPLETA, QUIZAS
FALTE ALGUN ALUMNO PARA COMPLETAR SU ACTA AL 100%, al dar clic sobre {FALTAN
ALGUNAS CALIFICACIONES}se mostrar el detalle, asi como muestra la imagen
siguiente:

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OPCION 2
POR PARCIALES
Se puede emitir un reporte por parciales dirigindose al men [Consultas] [Notas
Pendientes Parciales]
Al procesar el reporte se generar un listado
indicando el curso y la Materia con su
respectivo docente los cuales falten de
ingresar su acta de calificaciones, desde el
link {imprimir} se puede imprimir el reporte.
Tome en cuenta que quizs cuando de clic
en [Procesar], la generacin de la lista
puede demorar unos momentos.

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OPCION 3
POR BLOQUE
As mismo se puede generar el reporte desde la opcin [Consultas] [Notas pendiente
Bloque]:
Aqu observamos un
reporte indicando la el
curso y el o los alumnos
y la materia al igual que
el reporte anterior, pero
indicando el quimestre o
bloque en el cual existe
el problema.

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NOTIFICACIONES.
Envo de notificaciones a Estudiantes, profesores y personal administrativo.

En el caso de estudiantes se puede escoger las siguientes opciones

Por niveles, por paralelos o general que sera a toda la unidad.

En el caso de escoger por paralelos o por nivel, se presenta el siguiente formulario.

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En el lado izquierdo se presenta la nmina de alumnos con los correos, en caso de

querer editar un correo o agregar se debe de dar clic en link EDIT .

Donde permite editar el correo del estudiante, de la mam, del pap o del
representante.
Se puede as mismo poner un asunto y el contenido del mensaje, adems adicionar
archivos.
Las notificaciones llegar a los correos registrados y tambin a una bandeja de mensajes
internos del sistema que pueden ser vistos con sus claves.

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BLOQUEO DE ACTAS Y LIBRETAS

Configuracin->Parmetros

Modalidad Nivel Parciales

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Aparecen todos los NIVELES, Para acceder a los periodos se lo debe de Hacer desde la
columna PERIODOS

A lado de cada parcial hay la columna Actas Profesores y Libreta Alumnos, se debe de
dar clic en [habilitar] o [deshabilitar] segn sea el caso, para activar o deshabilitar la
subida de actas del docente o la visualizacin de libretas de los alumnos, como se
puede entender esto se lo hace por NIVEL

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BLOQUEO DE ALTERACION DE NOTA

CONFIGURACION->PARAMETROS->MODALIDAD-NIVEL-PARCIAL
Se debe de seleccionar en el icono [+], del parcial que desea evitar que se altere.

Luego aparece la siguiente ventana, debe de seleccionar los cursos en los cuadritos que
no desea que se alteren al momento de subir actas, luego cierra la ventana, los datos
quedan almacenados automticamente, debe de verificar abriendo nuevamente la
ventana para ver si se quedaron seleccionados los cursos.

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PERMISOS INDIVIDUAL
Personal->Distributivos->nomina general

Da clic en la columna que dice PERMISOS, segn la persona que desee

Luego en la seccin que dice ACTIVAR ACTAS, ah escoge el nivel y el parcial a activar,
eso seria todo

Con esto, puede bloquear los parciales y dar permisos exclusivos.

66

67

REFUERZO ACADEMICO
Para proceder debe de activarlo como si se tratara de un acta desde la siguiente opcin,
esto es para el entorno del docente. sin embargo para el administrador siempre tiene
habilitado la opcin de refuerzo

Desde la columna Refuerzo Acad, puede habilitar o des-habilitar el refuerzo por parcial.
El refuerzo se lo ingresa desde el acta.

las calificaciones que necesiten refuerzo aparecern con lpiz a lado de la nota, para
ingresar la nota se debe de dar clic en el lpiz.

68

69

Aparece la ventana donde se procede a ingresar la calificacin y si se desea una

observacin respectiva.
Una vez ingresada se presiona el botn GRABAR REFUERZO.
Si revisamos el acta, debe de aparecer de la siguiente forma

Con un visto, donde me indica que se ha ingresado un refuerzo, as mismo el promedio

del parcial es actualizado.

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CONFIGURACION PENSIONES
Se ingresa a la opcin Cobros y se escoge el periodo.

Lo primero que se observa es la facturacin de pensiones.

En primer lugar se debe de configurar los valores a cobrar, para ello se da clic en el
botn RUBROS.

Nos aparece un recuadro donde podemos escoger pensin o matrcula, en este caso
escogemos PENSION, especificamos que es MENSUAL y luego clic en el botn AADIR.

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Ahora se puede crear el rubro de matrcula. Se escoge MATRICULA, y en forma de pago

POR FECHA, presionamos el botn AADIR.

Aqu nos van aparecer los 2 rubros creados, ahora procedemos a dar clic en MATRCULA
para especificar los valores.

Escogemos los cursos que van a tener un mismo valor de matrcula.

Especificamos la fecha de inicio y fin de la matrcula ordinaria y el valor, presionamos

GRABAR.

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Para pensin escogemos los cursos que tengan un mismo valor de pensin.

Escogemos todos los meses, y especificamos el valor de la pensin, en este caso $50
como ejemplo, y luego el botn GRABAR, con esto ya estara listo para proceder a
facturar.

CONSULTA ALUMNOS DEUDORES

En el men CONSULTAS, tenemos varios formatos como se aprecia en la imagen, vamos
a ver la opcin de ALUMNOS DEUDORES.

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Se debe de escoger los meses a procesar para ver a todos los estudiantes que estn
debiendo estos meses, se puede escoger por seccin o por cursos, as mismo si deseo
ver quien tiene una deuda, exactamente en todos los meses seleccionados, se debe de
sealar la opcin que dice Solo los que cumplan todos los meses seleccionados, caso
contrario se mostrar un listado de estudiantes que por lo menos deba uno de esos
meses, y as mismo, si deseo ver deudores por niveles, debo de seleccionar la opcin
Todos los cursos del nivel seleccionado.

Una vez se despliega la lista, puedo enviar una notificacin va correo electrnico a
todos los deudores del reporte de manera automtica.

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REPORTES
En el men REPORTES, se obtienen varios formatos como se aprecia en la imagen.

Se pueden especificar pensiones con BECAS, desde el men BECAS.

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BECAS

Se busca al estudiante, y se le asigna el tipo de BECA que se desee, las becas son
configurables a travs del link CREAR.

SRI
En el apartado SRI, se obtiene las opciones relevantes relacionadas a esta entidad.

Si se desea generar el anexo de todas las pensiones de un meses, se debe de

seleccionar la opcin ATS, luego indicamos la fecha y presionamos BUSCAR.

Inmediatamente se va a descargar el archivo XML, necesario para que pueda ser

importado al DIMM

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FACTURACION
La facturacin me permite varias formas de pago como se observa

Una vez lleno los datos del estudiante e indicado los meses a cobrar, se especifica la
forma de pago y se presiona sobre el botn EFECTUAR PAGO.

Inmediatamente se generara el comprobante para ser impreso, acorde al formato que

sea especificado, as mismo el sistema me permite realizar facturacin electrnica.

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78

ELIMINAR MESES A NO PAGAR POR RETIRO

Click Botn Rubros

Luego pensiones

Nos ubicamos en el curso y paralelo

Seleccionamos el mes que no se le debe de cobrar pensin

Una vez seleccionado el mes, se busca del listado el estudiante y se lo selecciona

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Luego damos un clic en la flecha que apunta hacia la izquierda

Con esto nos debe de aparece el estudiante en el recuadro del lado izquierdo.

Esto lo debe de hacer para cada mes que no se le va a cobrar al estudiante.

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