MDULO DE ARCHIVO.

1. ADMINISTRADOR DE ARCHIVO
2. ARCHIVO
SGD ORFEO VERSION 3.9.2

1.

ADMINISTRADOR DE ARCHIVO

INTRODUCCION.
Este documento est dirigido al personal encargado del archivo dentro de la
entidad, quien debe tener conocimiento en archivo de documentos, Tablas de
Retencin Documental y sobretodo de la estructura organizacional de la entidad.
Adicionalmente ya debe de encontrarse familiarizado con el aplicativo Sistema
de Gestin Documental ORFEO.
En este documento se presentaran las 2 partes que posee este mdulo de
archivo la primera est dedicada a la administracin de archivo y la segunda a
solicitud de archivstica, consulta y depuracin
A travs de pasos procedimentales y ejemplos podr administrar Edificios, Pisos,
reas, Mdulos, Estantes, Entrepaos, asocindolos a su vez a una
dependencia. De igual forma podr administrar los tipos de almacenaje y los
motivos de desarchivo de radicados en el sistema Orfeo.
De acuerdo a los procedimientos de la entidad se definirn los Edificios en los
que se realizar la custodia documental. Por tanto, los ejemplos realizados en el
presente manual han sido dados como ente de prueba.
La depuracin y bsqueda de radicados en el Sistema Orfeo (Mdulo de
Archivo) y desarchivo, sern temas tratados en otros instructivos.

ADMINISTRADOR DE ARCHIVO.
El administrador de archivo est encargado de crear, modificar y eliminar la ubicacin fsica del
archivo dentro del aplicativo.
EL MDULO DE ARCHIVO:
PERMITE SOLICITAR LA ARCHIVACIN FSICA DE UN EXPEDIENTE O DE UN RADICADO QUE YA
ESTE DENTRO DE UN EXPEDIENTE ARCHIVADO.
PERMITE CONSULTAR RADICADOS Y EXPEDIENTES YA ARCHIVADOS.
TAMBIN PERMITE consultar LA EXCLUSIN DE UN RADICADO DENTRO DE UN EXPEDIENTE.
Los aspectos de espacio que permite manejar para archivo son:

1) Edificios: Permite Administrar la ubicacin fsica donde se custodian los expedientes

2) Relacin Edificios - Dependencia: Permite relacionar la ubicacin fsica creada con alguna
dependencia creada en el sistema.
3) Tipo de Almacenaje: Permite administrar las posibles formas en la que se conservan los
documentos, por ejemplo, caja, carpeta, libro, entre otros.
4) Motivos de Desarchivo: Permite administrar las posibles causas por las que se puede
desarchivar un radicado. Recuerde que el desarchivo de radicados ser un tema tratado en otro
instructivo.
Para cada una de las opciones anteriormente mencionadas, se realizar la explicacin en los
siguientes tems.
Encontramos en la parte superior de pgina las siguientes opciones:
E

1. AGREGAR EDIFICIOS
Al ingresar al permiso Adm. Archivo, encontrar la vista de edificios, para agregar un edificio en
el sistema realice los siguientes pasos:
1) Haga clic en el botn Agregar, identificado con el signo +.

2) Al hacer clic en Grabar, el sistema mostrar en la parte inferior la seccin Crear Edificio
donde deber diligenciar los siguientes campos obligatorios:
- Nombre:
Escriba el nombre con
el cual identificar el
edificio.
- Sigla: Escriba
la sigla con la que
identificar el edificio
(Mximo 4
caracteres).
- Continente
- Pas
- Departamento
- Municipio

3) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botn Grabar, si no requiere realizar la
creacin del edificio, haga clic en el botn Cancelar.
4) Al hacer clic en Grabar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
5) Luego de grabar datos, haga clic en el botn Actualizar Lista, identificado con una flecha
circular

6) Verifique el Listado de Edificios.

Si requiere crear ms edificios, realice nuevamente los pasos del 1 al 6 del presente tem 3.1.1.
AGREGAR EDIFICIOS.

MODIFICAR EDIFICIOS
Para modificar la informacin de un edificio, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio a
Modificar.
2) Haga clic en el
cono Modificar.
3) En la seccin EDITAR
EDIFICIO, el Sistema debe
cargar los datos
permitindole editar la
informacin necesaria.

4) Haga clic en Grabar,

en caso de no requerir el cambio haga clic en

Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista

y verifique si la informacin fue modificada.

ELIMINAR EDIFICIOS.
Para eliminar un edificio, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio a Eliminar.
2) Haga clic en el cono Eliminar.
3) En la seccin ELIMINAR EDIFICIO, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue
creado.
4) Haga clic en Eliminar,
Cancelar,

en caso de no requerir el cambio haga clic en

5) Haga clic en Actualizar Lista

y verifique que
el edificio ya no aparezca en el listado.

AGREGAR PISOS.
Para agregar un piso en el sistema realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio al cual le va a agregar pisos, por ejemplo:
2) Haga clic en el botn Agregar en la seccin Piso, identificado con el signo +.
3) Al hacer clic en Agregar, el sistema mostrar en la parte inferior la seccin Crear Piso donde
deber diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Nombre
Escriba el nombre con el cual identificar el piso.
Sigla Escriba la sigla con la que identificar el piso (Mximo 4 caracteres).
Cantidad
Este campo le permite crear varios pisos en una sola creacin. Tenga en cuenta que la
eliminacin de los pisos creados debe hacerse uno a uno.
4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botn Grabar, si no requiere realizar la
creacin del piso, haga clic en el botn Cancelar.
5) Al hacer clic en Grabar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:

6) Luego de grabar datos, haga clic en el botn Actualizar Lista, identificado con una flecha
circular.
7) Verifique el Listado de Pisos.

MODIFICAR PISOS
Para modificar la informacin de un piso, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Piso a Modificar.
2) Haga clic en el cono Modificar.
3) En la seccin MODIFICAR PISO, el Sistema debe cargar los datos permitindole editar la
informacin necesaria.
4) Haga clic en Modificar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique si la informacin fue modificada.

ELIMINAR PISO.
Para eliminar un Piso, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Piso a Eliminar.
2) Haga clic en el cono Eliminar.
3) En la seccin ELIMINAR PISO, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue
creado.
4) Haga clic en Eliminar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique que el piso ya no aparezca en el listado.
Para eliminar otro piso realice nuevamente los pasos del tem 3.2. ADMINISTRACIN DE PISOS.

AGREGAR REAS
Para agregar reas en el sistema realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio y piso al cual le va a agregar reas, por ejemplo:
2) Haga clic en el botn Agregar en la seccin rea, identificado con el signo +.
3) Al hacer clic en Agregar, el sistema mostrar en la parte inferior la seccin Crear rea donde
deber diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Nombre
Escriba el nombre con el cual identificar el rea.
Sigla Escriba la sigla con la que identificar el rea (Mximo 4 caracteres).
Cantidad
Este campo le permite crear varias reas en una sola creacin. Tenga en cuenta que la
eliminacin de las reas creados debe hacerse una a una.
4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botn Grabar, si no requiere realizar la
creacin del rea, haga clic en el botn Cancelar.
5) Al hacer clic en Grabar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
6) Luego de grabar datos, haga clic en el botn Actualizar Lista, identificado con una flecha
circular.
7) Verifique el Listado de reas.

MODIFICAR REAS
Para modificar la informacin de un rea, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el rea a Modificar.
2) Haga clic en el cono Modificar.
3) En la seccin MODIFICAR REA, el Sistema debe cargar los datos permitindole editar la
informacin necesaria.
4) Haga clic en Modificar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique si la informacin fue modificada.

ELIMINAR REA
Para eliminar un rea, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el rea a Eliminar.
2) Haga clic en el cono Eliminar.
3) En la seccin ELIMINAR REA, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue
creado.
4) Haga clic en Eliminar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar.
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique que el rea ya no aparezca en el listado.
Para eliminar otra rea realice nuevamente los pasos del tem 3.3. ADMINISTRACIN DE
REAS.

AGREGAR MDULOS
Para agregar mdulos en el sistema realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio, piso y rea al cual le va a agregar mdulos, por ejemplo:
2) Haga clic en el botn Agregar en la seccin Mdulo, identificado con el signo +.
3) Al hacer clic en Agregar, el sistema mostrar en la parte inferior la seccin Crear Mdulo
donde deber diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Nombre
Escriba el nombre con el cual identificar el mdulo.
Sigla Escriba la sigla con la que identificar el mdulo (Mximo 4 caracteres).

Cantidad
Este campo le permite crear varios mdulos en una sola
creacin. Tenga en cuenta que la eliminacin de los
mdulos creados debe hacerse uno a uno.
4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botn Grabar, si no requiere realizar la
creacin del Mdulo, haga clic en el botn Cancelar.
5) Al hacer clic en Grabar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
6) Luego de grabar datos, haga clic en el botn Actualizar Lista, identificado con una flecha
circular.
7) Verifique el Listado de Mdulos.

MODIFICAR MDULOS
Para modificar la informacin de un mdulo, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Mdulo a Modificar.
2) Haga clic en el cono Modificar.
3) En la seccin MODIFICAR MDULO, el Sistema debe cargar los datos permitindole editar la
informacin necesaria.
4) Haga clic en Modificar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique si la informacin fue modificada.

ELIMINAR MDULO
Para eliminar un Mdulo, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el mdulo a Eliminar.
2) Haga clic en el cono Eliminar.
3) En la seccin ELIMINAR MDULO, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue
creado.
4) Haga clic en Eliminar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique que el mdulo ya no aparezca en el listado.
Para eliminar otro mdulo realice nuevamente los pasos del tem 3.4. ADMINISTRACIN DE
MDULOS.

AGREGAR ESTANTES
Para agregar estantes en el sistema realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio, piso, rea y mdulo al cual le va a agregar estantes, por ejemplo:
2) Haga clic en el botn Agregar en la seccin Estantes, identificado con el signo +.
3) Al hacer clic en Agregar, el sistema mostrar en la parte inferior la seccin Crear Estante
donde deber diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Nombre
Escriba el nombre con el cual identificar el estante.
Sigla Escriba la sigla con la que identificar el estante (Mximo 4 caracteres).
Cantidad
Este campo le permite crear varios estantes en una sola creacin. Tenga en cuenta que la
eliminacin de los estantes creados debe hacerse uno a uno.
4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botn Grabar, si no requiere realizar la
creacin del Estante, haga clic en el botn Cancelar.
5) Al hacer clic en Grabar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
6) Luego de grabar datos, haga clic en el botn Actualizar Lista, identificado con una flecha
circular.
7) Verifique el Listado de Estantes.

MODIFICAR ESTANTES
Para modificar la informacin de un estante, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Estante a Modificar.
2) Haga clic en el cono Modificar.
3) En la seccin MODIFICAR ESTANTE, el Sistema debe cargar los datos permitindole editar la
informacin necesaria.
4) Haga clic en Modificar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique si la informacin fue modificada.

ELIMINAR ESTANTE
Para eliminar un Estante, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el estante a Eliminar.
2) Haga clic en el cono Eliminar.
3) En la seccin ELIMINAR ESTANTE, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que fue
creado.
4) Haga clic en Eliminar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique que el estante ya no aparezca en el listado.
Para eliminar otro estante realice nuevamente los pasos del tem 3.5. ADMINISTRACIN DE
ESTANTES.

AGREGAR ENTREPAOS
Para agregar entrepaos en el sistema realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Edificio, piso, rea, mdulo y estante al cual le va a agregar entrepaos, por
ejemplo:
2) Haga clic en el botn Agregar en la seccin Entrepaos, identificado con el signo +.
3) Al hacer clic en Agregar, el sistema mostrar en la parte inferior la seccin Crear Entrepao
donde deber diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Nombre
Escriba el nombre con el cual identificar el entrepao.
Sigla Escriba la sigla con la que identificar el entrepao (Mximo 4 caracteres).
Cantidad
Este campo le permite crear varios entrepaos en una sola creacin. Tenga en cuenta que la
eliminacin de los entrepaos creados debe hacerse uno a uno.
4) Una vez diligenciados los campos haga clic en el botn Grabar, si no requiere realizar la
creacin del Entrepao, haga clic en el botn Cancelar.
5) Al hacer clic en Grabar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje:
6) Luego de grabar datos, haga clic en el botn Actualizar Lista, identificado con una flecha
circular.
7) Verifique el Listado de Entrepaos.

MODIFICAR ENTREPAOS
Para modificar la informacin de un entrepao, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el Entrepao a Modificar.
2) Haga clic en el cono Modificar.
3) En la seccin MODIFICAR ENTREPAO, el Sistema debe cargar los datos permitindole editar
la informacin necesaria.
4) Haga clic en Modificar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique si la informacin fue modificada.
ELIMINAR ENTREPAO
Para eliminar un Entrepao, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione el entrepao a Eliminar.
2) Haga clic en el cono Eliminar.
3) En la seccin ELIMINAR ENTREPAO, el Sistema debe cargar el nombre y la sigla con el que
fue creado.
4) Haga clic en Eliminar,
En caso de no requerir el cambio haga clic en Cancelar,
5) Haga clic en Actualizar Lista y verifique que el entrepao ya no aparezca en el listado.
Para eliminar otro entrepao realice nuevamente los pasos del tem 3.6. ADMINISTRACIN DE
ENTREPAOS.

2. RELACIN EDIFICIOS - DEPENDENCIA

Una vez creados el o los Edificios donde se guardan los radicados, deber relacionarlos a la
dependencia la cual se almacenarn los radicados. Para relacionar los edificios con las
dependencias, por favor realice los siguientes pasos:
1) Ingrese al permiso Relacin Edificios - Dependencia
2) Haga clic en Agregar
3) Seleccione dependencia, piso, rea, Mdulo y el tem a relacionar (Piso o Estante).
4) Haga clic en Grabar, en caso contrario Cancelar.
5) El sistema arrojar un mensaje de relacin.
A continuacin se presenta la secuencia de los pasos anteriores:

ACCIN MODIFICAR
Para modificar la relacin de un edificio con una
dependencia al hacer clic en la Accin, el sistema le
permitir realizar la modificacin.
Haga clic en Modificar, para que el sistema asuma los cambios.

ACCIN ELIMINAR
Para eliminar la relacin de un edificio con una dependencia haga clic en el botn eliminar y el
sistema realizar la eliminacin de la relacin existente.
Fin del instructivo.

3. TIPO DE ALMACENAJE
En este debemos agregar como su nombre lo indica el tipo de almacenaje como las carpetas y el
tipo de cajas en las que se va archivar.
Cuando seleccionamos el TIPO DE ALMACENAJE se carga la siguiente pantalla.

Los campos en blanco son para editar el nombre de caja o carpeta y la descripcin de cada
elemento, para agregar o modificar se encuentran los siguientes iconos.
Este icono se selecciona despus de llenar los campos de edicin.

Este icono reanuda los campos de edicin.

Este icono elimina los tipos de almacenaje despus de creados.
Este icono edita los tipos de almacenaje despus de creados.

Nota.
Se aclara que si no se ha agregado los Tipos documentales y se especifica el espacio para el
archivo fsico no se podr archivar virtualmente.

2. MANUAL DEL MDULO DE

ARCHIVO.

Para este documento es necesario tener conocimientos

previos acerca del ingreso del aplicativo, el ingreso al
mdulo del archivo se debe ingresar como se muestra en
la imagen.

Al usuario le debe aparece la siguiente imagen:

En la parte superior encontramos 2 tipos de bsqueda y dos opciones adicionales.

1. BUSQUEDA BASICA
Las opciones de bsqueda por:
-

Una caja de texto habilitada para escritura rotulada como Expediente.

Una caja de texto habilitada para escritura rotulada como Radicado.

Una lista de seleccin rotulada como Fecha de Inclusin Inicial y Final. Por defecto
se toma un rango de 1 mes.

Un botn en estado habilitado rotulado como Buscar.

Lista de seleccin de las dependencias

existentes en el sistema. Por defecto
esta se encuentra seleccionada en
Todas las dependencias

Un rotulo denominado Listar por:

correspondiente a la seccin de
ordenamiento
de
los
registros
presentados de acuerdo con su estado
(Por Archivar / Archivados /Por Excluir)
cada uno con un link de acceso. Segn
el hipervnculo seleccionado, el sistema
presenta las listas de documentos
presentes en la lista ordenada por el
criterio del mismo.

1
2
3

De acuerdo con la bsqueda solicitada el sistema despliega la informacin encontrada. Por

defecto se en la parte derecha muestra la lista de los documentos pendientes Por Archivar.
Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados:

-Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido incluido en
expediente virtual y que est pendiente por archivar en fsico.
-Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual.
-Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el radicado.
-Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que
incluy el documento en el expediente virtual.
-Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla
de retencin documental de cada entidad.

-Archivado por. Equivale al valor Si si el documento

ya ha sido ubicado fsicamente dentro de su expediente
y a No en caso contrario. Adems son hipervnculos
que llevan al usuario a la vista de Ubicacin Fsica del Expediente. Se despliega una tabla la cual
se describe en el numeral B.1.4 de este documento.
-Ubicacin. Corresponde a la ubicacin fsica del expediente, listndose de la siguiente forma:
por ejemplo (Edificio (Sigla del edificio), Piso (Sigla del piso), Estante(ES), Entrepao (EN) y
Caja(C)), separado por rayas y segn clasificacin de cada entidad. Estas siglas son
parametrizables y corresponden al campo que se llama en el administrador del mdulo.
Despus de identificar los radicados y la informacin suministrada se va seguir con el paso a
archivar un radicado.

El paso a seguir es seleccionar el icono que dice archivar de esta manera debe aparecer esta
imagen:

Es importa completar los espacios que se seleccionan con el cuadro rojo, de esta manera se
dejara archivar el documento virtual y se le dar una ubicacin especifica en el archivo fsico.
1. El recuadro 1, en este se dar el orden del documento de acuerdo como se realizara
dentro de la caja en que cual va a ser archivado fsicamente.

2. En este recuadro N 2 solicita la informacin

especfica donde el documento fsico se va a archiva.
Despus de culminar el formato requerido, el radicado queda archivado virtualmente.

1.2 Al dar clic en el link Archivados, el sistema trae los radicados que ya se encuentran
ubicados fsicamente en el respectivo expediente. (Estos se muestran de color verde).
El encabezado de bsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo
correspondiente.

Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados:
-Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido incluido en
el expediente virtual y que est pendiente por archivar en fsico.
-Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual.
-Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el documento.
-Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que
incluy el documento en el expediente virtual
-Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla
de retencin documental de cada entidad.
-Archivado Por. Muestra el login de la persona que archivo en fsico este radicado.
-Fecha de Archivo. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado fsicamente
dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sido incluidos en un
expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este
documento.

1.3 Al dar clic en el link Por Excluir, el sistema trae los documentos que han sido solicitado
para excluir y que se encontraban ubicados fsicamente. (Estos se muestran de color rojo).
Aparecen las siguientes opciones:
El encabezado de bsqueda se mantiene y se visualizan los radicados con la fecha de archivo
correspondiente.

Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados:
-Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido incluido en
expediente virtual y que est pendiente por archivar en fsico.
-Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual.
-Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el documento.
-Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que
incluy el documento en el expediente virtual.
-Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla
de retencin documental de cada entidad.
-Fecha de Archivo. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado fsicamente
dentro de su expediente. No presenta ningn valor en caso de que el documento no haya sido
incluido en el expediente virtual.
NOTA.

Esta opcin permite ver los radicados que deben ser excluidos de archivo fsico por el
personal encargado del archivo.

BUSQUEDA AVANZADA.
Adicionalmente se obtiene el link para ingresar a la bsqueda Avanzada, es especficamente para
documentacin que esta archivado.

Despus de completar los requisitos necesarios para la bsqueda, en la parte derecha no ensea
lo siguiente:
Las columnas que se presentan estn identificadas por los siguientes encabezados:
-Radicado Entrada. Equivale al nmero de radicado del documento que ya ha sido incluido en
el expediente virtual y que est pendiente por archivar en fsico.
-Fecha Radicado. Fecha de radicacin del documento incluido en el expediente virtual.
-Expediente. Nmero del expediente virtual en el que fue incluido el documento.
-Fecha Inclusin. Fecha en la que el usuario de la dependencia o de la unidad productora que
incluy el documento en el expediente virtual
-Tipo Documental. Muestra el tipo documental asignado al Radicado de acuerdo con la tabla
de retencin documental de cada entidad.
-Archivado Por. Muestra el login de la persona que archivo en fsico este radicado.
-Fecha de Archivo. Corresponde a la fecha en la que el documento ha sido ubicado fsicamente
dentro de su expediente. No deben haber radicados que no hayan sido incluidos en un
expediente virtual. Se despliega una tabla la cual se describe en el numeral B.1.4 de este
documento.

CAMBIO DE COLECCIN
Al dar clic en el link Cambio de Coleccin aparecer la siguiente pantalla donde podr efectuar
esta accin, ya sea por cajas o por expedientes.

En esta la pantalla se divide en 2 partes:

La primera parte es por UBICACIN FISICA INICIAL, en la cual se selecciona el edificio de origen,
piso, rea, modulo, estante, entrepao y caja que se va reubicar.
La segunda parte son solicita los datos de la nueva ubicacin, que debe estar especificada en el
Adm. Archivo para realizar este procedimiento, donde se dirigen las cajas que se enviaran al
nuevo archivo, especificando edificio, piso, rea, modulo, estante, entrepao, posicin y caja.