MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO

PROGRAMA JVENES EN RED

Presentacin:
El presente manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que
faciliten las tareas especficas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempo de
ejecucin en el desarrollo de las actividades que realizan involucrados que
intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para optimizar el
uso de los recursos humanos, financieros, materiales y tcnicos.
En la elaboracin de este manual se identificaron las principales actividades
administrativas para actuar con mayor certeza en la ejecucin y supervisin de los
trabajos de ndole administrativo.
Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las actividades
administrativas que se realicen en el marco del Programa Jvenes en Red.
Dentro de este contexto se consider necesario que la Administracin del Programa,
cuente con este documento base, que permite tener las tareas y los procedimientos
definidos y autorizados, los cuales podrn ser flexibilizados y/o modificados cuando
las

necesidades

operativas

as

lo

justifiquen,

realizando

la

propuesta

correspondiente debidamente fundamentada a la Administracin Central del

Programa

Organizacin de la Direccin General del Programa

Coordinador General del Programa Jvenes en Red

Diego Olivera
dolivera.jenred@gmail.com
Equipo de Administracin
Responsable
Veronica Viera
vviera.jenred@gmail.com
Noelia Rodrguez
nrodriguez.jenred@gmail.com
Amparo Rodrguez
arodriguez.jenred@gmail.com
Matas Thevenet
mthevenet.jenred@gmail.com
Asistentes Tcnicos Territoriales
Hernn Espiga
Canelones Este
hespiga.jenred@gmail.com
Germn Bassi
Montevideo Oeste y Eje Ruta 5
gbassi.jenred@gmail.com

Luciana Bibb
Montevideo Centro y Este
lbibbo.jenred@gmail.com
Anaclara Planel
Litoral
aplanel.jenred@gmail.com
Sandra da Silva
Norte
sdasilva.jenred@gmail.com
Asistentes Tcnicas a la Coordinacin
Mnica Grosso
rea Educativa
mgrosso.jenred@gmail.com
Andrea Prez
rea Laboral
aperez.jenred@gmail.com
Paola Pastore
rea Social
ppastore.jenred@gmail.com
Vernica Galizia
Coordinadora de Referentes temticas
vgalizia.jenred@gmail.com

NDICE
Recursos Humanos
- Reglamento de Trabajo ...
- Facturacin de consultores ..
- Renovacin de certificados vencidos...

Recursos Financieros
- Cajas Chicas .
- Vales ..

Transporte y Locomocin
- Reglamento de Pasajes .
- Reglamento de uso de Bouchers ..

Otros recursos:
Recursos Disponibles para actividad recreativa y/o educativa
- Bandejas de almuerzo o merienda .
- Omnibus ..
Salas para reuniones o actividades en casa INJU
Uso de Materiales Audiovisuales
Materiales varios a disposicin de los equipos ..
Servicio de cerrajera, vidriera y herrera.

Becas Economicas
- Reglamento de uso ...
- Reclamos y/o consultas ..
Ticket Alimentacin
- Reglamento de uso ..
Plataforma Smart
- Introduccin .
- Utilidades ...
- Uso bsico ...

 RECURSOS HUMANOS

Reglamento de Trabajo
El programa Jvenes en Red cuenta de un Reglamento de Trabajo, pueden acceder
al mismo desde el siguiente enlace:
https://drive.google.com/file/d/0B_K7GFeBwirUZEswZUJxV1RINm8/edit?
usp=sharing

Facturacin Consultores
El plazo para la recepcin de facturas por honorarios es del 28 al 5 de cada mes de
09:00 a 18:00 horas y el 6 hasta las 15:00 horas.
Despus del 6 las facturas no se recibirn en oficina de la administracin
de jvenes en red, salvo para la firma autorizante para la entrega en
MIDES (piso 2 - Gestin Financiera Internacional).
No se recibirn facturas despus del 20 con lo que posterior a esa fecha se
deber facturar con fecha del mes siguiente
Cabe destacar que la factura es un documento personal y fiscal, cualquier
inconveniente o uso indebido de dichas facturas acarrea un problema legal cuya
responsabilidad es estrictamente de cada consultor, por lo que es importante
respetar el plazo fijado para la entrega de las mismas.

Renovacin de certificados vencidos

Es responsabilidad de cada consultor tener los certificados vigentes para poder
cobrar en tiempo y forma.
Para renovar certificado de Caja Profesional
Adjunto instructivo. http://www.cjppu.org.uy/novedad.php?id=23
Para renovar certificado de DGI
https://servicios.dgi.gub.uy/ ingresar en Certificados comunes - solicitud.
Para renovar certificado de BPS
Los consultores que cuenten con clave de ingreso lo hacen desde la web:
http://www.bps.gub.uy/
Aquellos que no cuenten con clave deben dirigirse personalmente a oficinas de BPS
En caso de retencin de pagos por tener algn certificado vencido. El procedimiento
es el siguiente:
Enviar

por

correo

electrnico

del

certificado

correspondiente

consultas.jenred@gmail.com
El tiempo para regularizar el pago depende de los plazos fijados por la CND, la cual
luego de recibir el certificado vigente cuenta con hasta 10 das hbiles a partir de la
fecha de entrega del mismo.

 RECURSOS FINANCIEROS

Cajas Chicas y Vales

Formalidades de los comprobantes
- Deben detallar RUT: 215 15 199 00 19 y estar a nombre de MIDES
(SOLAMENTE MIDES NO AGREGAR CND NI JVENES EN RED).
- Las facturas tienen que ser claras, sin enmiendas, ni tachaduras, verificar
vencimiento en pie de imprenta.
- No se admiten boletas sin la descripcin del gasto (ej. no se aceptarn boletas
que digan gastos varios, consumo, servicios varios) TODOS LOS GASTOS
DEBEN ESTAR DETALLADOS EXPRESAMENTE.
- No se permitirn boletas con plazo mayor a 2 meses de la fecha de la compra.
No se aceptarn bajo ningn concepto boletas que presenten enmiendas o
tachaduras de ningn tipo.
- Los comprobantes deben estar ordenados de acuerdo a su presentacin en la
planilla de rendicin.
Est

prohibido

rendir

en

los

mismos

medicamentos,

analgsicos,

paales,

adherentes as como tambin tampones.

- Las facturas no pueden exceder los $ 2.500 (pesos uruguayos) sobre todo para
las cajas chicas, en caso de vales consultar
- Las facturas deben contener al dorso firma, aclaracin y equipo del que rinde el
gasto

- No se aceptarn facturas pagas con tarjeta de crdito ni dbito automtico

- Los comprobantes de traslados (por ejemplo taxis) debern tener fecha, N de
mvil y/o matrcula. Al dorso del mismo se debe detallar equipo, tipo de traslado y
firma.
- Se aceptarn facturas de Crdito siempre que se presenten con sus respectivos
Recibos.
- En el caso que se realicen Giros por las redes ABITAB o RED PAGOS se deber
aclarar para que se utilizaron y si son en moneda extranjera se deber aclarar el
tipo de cambio.
- No se aceptarn boletos que no tengan importe impreso, en tal caso se deber
solicitar al responsable del programa que expresamente lo autorice mediante una
Nota.
- No se aceptarn boletos de jubilados.
- En caso excepcional que el Referente Territorial autorice una recarga de telefona
celular de los servicios contratados por el programa adems de la factura deben
adjuntar el ticket comprobante donde detalla el N de mvil recargado.

Rendicin
- Las rendiciones se debern presentar en la planilla que se adjunta, la cual ser la
nica permitida para tal fin. Mantener el formato enviado: La letra debe estar
centrada y no se deben modificar las frmulas que detallan la suma total y el saldo.
- La planilla de la rendicin debe venir acompaada de los comprobantes
originales y ordenados cronolgicamente.
- Cuando se deba redondear un importe el criterio es el siguiente: para montos
iguales a los 0,50 se redondea para abajo y para monto mayores se redondea para
arriba. Ejemplo: $100,50 queda en $100 y si el importe es $100,51 queda en $101.
- Toda rendicin debe indicar el cdigo de 6 dgitos asignado por Planificacin para
el Programa. As como tambin el monto total del vale o de la caja.
- Se deber presentar una Nota para todos aquellos gastos inusuales como se viene
realizando hasta el momento.
- Los gastos relacionados con alojamiento y alimentacin se deben rendir
separados de

traslados y gastos varios. Adjuntamos planilla con el formato

correspondiente.

SUGERENCIA
Se sugiere presentar la rendicin cuando se lleve gastado aproximadamente un
50% de la misma a fin de evitar quedarse sin fondos en la caja chica.

Cdigo Geogrfico

10

El cdigo geogrfico se ingresa segn especifique la factura.

10301 + cd.
Cd. Departamento/Zona
01

Artigas

02

Canelones

03

Cerro Largo

04

Colonia

05

Durazno

06

Flores

07

Florida

08

Lavalleja

09

Maldonado

10

Montevideo

11

Paysand

12

Ro Negro

13

Rivera

14

Rocha

15

Salto

16

San Jos

17

Soriano

18

Tacuaremb

19

Treinta y Tres

11

 TRANSPORTE Y LOCOMOCIN
12

Reglamento de pasajes
Desde la administracin del programa solo gestionar pasajes a aquellos equipos o
consultores que deban realizar viajes exclusivamente por razones laborales, y que
no desempeen sus funciones en el rea metropolitana (en ese caso debern
solicitar bouchers).
Solicitud

Quienes necesiten pasajes debern solicitarlos con al menos una semana de

anticipacin, enviando un mail a mthevenet.jenred@gmail.com.

En el caso de los equipos debern enviar el mail con copia a su Referente Territorial,
quien deber autorizar el viaje. Solo se sacarn pasajes que hayan sido autorizados
por los Referentes Territoriales.
Rendicin

La rendicin debe presentarse como mximo una semana despus de utilizados los
pasajes. Aquellos que no lo hagan dentro del plazo establecido no recibirn pasajes
para actividades futuras.

Las pasajes que no sean utilizados deben devolverse abiertos tal como fueron
recibidos, salvo que se reciban otras instrucciones por parte de la administracin
del programa.

Reglamento de uso de bouchers

13

Solicitud

Quienes necesiten bouchers deben solicitarlos con al menos una semana de

anticipacin, enviando un mail a mthevenet.jenred@gmail.com. En el caso de los
equipos, deben hacerlo con copia a su Referente Territorial, quien deber autorizar
la entrega de los mismos.

Para

retirar

bouchers

es

imprescindible

rendir

los

que

fueron

recibidos

anteriormente.
Utilizacin

Los bouchers se entregan en dos vas, una blanca y otra rosada. La blanca se debe
entregar a la agencia que se le compran los pasajes, mientras que la rosada es la
que debe rendirse adjuntando los pasajes utilizados.

En caso que el viaje se realice por la empresa CITA, como sta no cumple con la
devolucin de la boleta rosada, por disposicin del departamento de Compras del
MIDES se debe presentar la fotocopia de la boleta rosada escrita a mano, tal cual se
escribi en la original (acompaada de los pasajes utilizados).

Rendicin

14

La rendicin de los bouchers debe realizarse como mximo una semana despus de
haber sido utilizados, siendo imprescindible la presentacin de los pasajes
utilizados.

En caso de los consultores que poseen bouchers y salen de licencia, deben devolver
los bouchers aunque se encuentren sin uso, recuperndolos una vez que se
reintegren a trabajar. Esto tambin se aplica cuando cuentan con una licencia
mdica prolongada.

Agencias que tienen convenio con el MIDES

Agencia Central Bruno Hnos. Calebus Chadre Copay Copsa Corporacin
COT Cotabu CTTM CUT CYNSA EGA El Norteo Expreso Minuano
Intertur Jota Ese Jota Ele Nossar Nez Posada - Rutas del Plata Sabelin
Rutas del Sol Turil Turismar

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 OTROS RECURSOS
Recursos Disponibles para actividad recreativa y/o educativa

BANDEJAS DE ALMUERZO O MERIENDA

Para acompaar algunas de las actividades que se realizan con los jvenes (salidas
recreativas, talleres, etc) los equipos podrn contar con bandejas de merienda o
almuerzo cuyo suministro y logstica est a cargo del departamento de compras del
Mides. Desde el programa se recogen las solicitudes de los equipos para elevarlas
luego a dicho departamento.
Cada equipo podr contar con 1 pedido de hasta 60 bandejas por mes,
independientemente de si son almuerzos o meriendas (es decir, no pueden solicitar
para una actividad 60 almuerzos y 60 meriendas, sino 60 bandejas). No ser
posible fraccionar las 60 bandejas en ms de un pedido.
En el caso de los equipos ampliados (plan 7 zonas), podrn contar con 20 bandejas
por cada educador (es decir que si el equipo tiene 5 educadores, le corresponden
100 bandejas).
En ambos casos la solicitud deber estar avalada previamente por cada referente
territorial.

Los pedidos se realizan nicamente a travs del siguiente formulario online:

https://docs.google.com/forms/d/1Gs2etFkxPzS2ceNnaNYP1UOwLR4Iqy
PdEHiYuO61ByE/viewform
All encontrarn las diferentes opciones de almuerzo o merienda.

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Plazos
Los pedidos debern realizarse del 1 al 20 del mes anterior a la actividad (esto es,
si la actividad es en el mes de setiembre debern realizar el pedido del 1 al 20 de
agosto). Si el 20 cae un domingo el plazo ser el da 21 inclusive.
De cancelarse o cambiar la fecha de alguna actividad (nicamente en casos de
fuerza

mayor),

debern

comunicarse

con

tiempo,

travs

del

correo

arodriguez.jenred@gmail.com o por telfono al 24026000.

OMNIBUS CON CHOFER

Al igual que las bandejas, las solicitudes de mnibus son procesadas a nivel central
del Mides. Desde el programa nos encargamos de relevar las solicitudes y elevarlas
a los departamentos de locomocin y de compras respectivamente.
Durante el ao 2014* ,cada equipo cuenta con:
- 6 mnibus para trayectos cortos (distancias de hasta 50km, por ejemplo Las
Piedras - Montevideo).
- 4 mnibus para trayectos largos (ej. Montevideo - Tacuaremb).
Para cualquiera de los dos casos, debern realizar la solicitud entre el 1 y el 20 del
mes

anterior

la

actividad

travs

del

siguiente

formulario:

http://goo.gl/m6jZft, previa autorizacin de cada referente territorial. De esta

manera, los equipos que deseen realizar una salida en el mes de noviembre,
debern enviar la solicitud antes del da 20 de octubre.

De cancelarse o cambiar la fecha de alguna actividad (nicamente en casos de

fuerza mayor), debern comunicarse con tiempo (con una antelacin mnima de 3
das), a travs del correo arodriguez.jenred@gmail.com o por telfono al 24026000.

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Solicitud de salas en casa INJU

La Casa INJU cuenta con una serie de espacios destinados a la realizacin de
actividades por parte de colectivos, programas, etc.
Los equipos de Jvenes en Red que necesiten hacer uso de alguno de estos
espacios para reuniones de equipo, entrevistas, talleres, etc, podrn solicitarlos
enviando un correo con asunto Pedido de Sala a arodriguez.jenred@gmail.com
indicando :
- Fecha de la actividad
- Hora de comienzo y de finalizacin
- Cantidad de personas

Uso de Materiales Audiovisuales, Informaticos y de Comunicacin

Adems de los materiales con los que cuenta cada equipo, el programa dispone con
una serie de materiales audiovisuales para uso de los equipos en diferentes
actividades:
- proyector
- pantalla
- cmara de fotos
- micrfono
- banner
- TV Led
Dichos

equipos

debern

ser

solicitados

travs

del

correo

consultas.jenred@gmail.com o arodriguez.jenred@gmail.com, indicando fecha de

18

retiro. De estar disponibles para esa fecha, debern pasar a retirarlos por la oficina
central, indicando adems la fecha estimada de devolucin.
Es importante que se comprometan a devolverlos en las mismas condiciones en que
fueron entregados y cumpliendo con los plazos acordados.

Informacin importante
La adjudicacin y garanta de los mismos estn a cargo del Programa, por lo que
ante extravo, robo o ruptura el procedimiento a seguir es el siguiente:
Ruptura:
Elaborar un breve informe de la situacin dirigido al coordinador general del
programa firmado por el responsable del equipo o referente territorial en su
defecto.
Una vez entregada la documentacin la administracin gestionar el arreglo o la
reposicin del insumo correspondiente.
Extravo o robo:
Realizar la denuncia policial en la seccional correspondiente, luego elaborar un
breve informe de la situacin dirigido al coordinador general del programa firmado
por el responsable del equipo o referente territorial en su defecto.
Entregar ambos documentos en la administracin central del programa. Una vez
entregada la documentacin la administracin gestionar la reposicin del insumo
correspondiente o lo que autorice la direccin general.

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Materiales varios a disposicin de los equipos

El programa cuenta con un stock de materiales en depsito para uso de los equipos.
Por ejemplo, materiales de papelera, indumentaria, artculos de limpieza, artculos
escolares o liceales, herramientas, folletera, etc. Dichos materiales fueron
adquiridos en su momento para cubrir necesidades especficas de los equipos y/o
los jvenes, y los saldos sobrantes han ido quedando en stock para que puedan ser
utilizados por quienes eventualmente los necesiten.
Peridicamente se le enviar a los equipos un listado con los materiales disponibles
para que puedan solicitar lo que necesiten.
Dichos pedidos debern realizarse a travs del correo dovalle.jenred@gmail.com
con copia a arodriguez.jenred@gmail.com.

No obstante, en caso de presentarse a un equipo la necesidad de determinado

material en cualquier momento, independientemente del envo del listado,
aconsejamos antes de ir a comprarlo (con caja chica por ejemplo) consultar (a
travs de los mencionados correos) si contamos o no con dicho material, y, en caso
de que s, solicitar que se lo reserve a nombre del equipo.
Los das y horarios para pasar a retirar estos materiales por casa INJU son:
martes de 9 a 12hs
viernes de 9 a 16hs.
De no pasar a levantarlos en un plazo de 15 das luego de haber realizado el
pedido, se cancelar la reserva, dejando los materiales disponibles para otro equipo
que pueda necesitarlo.
Servicios de cerrajera, vidriera y herrera

20

A travs de Logstica del MIDES el programa puede gestionar los servicios

mencionados. Debemos tener en cuenta que las solicitudes no necesariamente
pueden llegar a cubrir la totalidad del costo de lo solicitado, pero s puede llegar a
salir ms barato o capaz depende de lo solicitado se cubra la totalidad por la
licitacin convenida con MIDES.
El procedimiento para la solicitud de estos servicios es el siguiente:
- Copia de llaves: se debe enviar un mail a consultas.jenred@gmail.com detallando
la solicitud. Acto seguido se debern llevar las llaves a la Administracin Central
para que el cerrajero pase a retirarlas.
- Vidriera y Herrera: se debe enviar un mail a consultas.jenred@gmail.com con
copia a su Referente Territorial, detallando cual es la tarea a realizar brindando los
siguientes datos:
-

Direccin

Referente

- Telfono
- Otra informacin de interes (Medidas, tipo de rejas, etc.)

BECAS ECONOMICAS

21

Reglamento de uso

1) CI: Es fundamental que no existan errores en el documento de identidad ya

que el pago efectuado por el correo se gua principalmente por el numero de
cedula. Errores en la misma impiden el cobro por parte del joven. As tambin,
se debe ingresar el nmero sin puntos ni guiones (incluyendo el dgito
verificador). Ejemplo: 1.234.567-8 se debe ingresar: 12345678.
2) Nombre: En cuanto al nombre, debe ingresarse primeramente los apellidos
seguidos por una coma y luego los nombres, pero siempre mantenindose
dentro de la celda. Ejemplo: si el nombre del becario es Juan Ignacio Miranda
Lpez se ingresar de esta manera: Miranda Lopez, Juan Ignacio.
3) Local de correo: Se ingresar simplemente el nmero de la sucursal en la
cual se pretende que el becario cobre.
4) Nmero de Expediente: Esta celda deber dejarse vaca ya que corresponde
ser completada en el MEC.
5) Mes: Corresponde ingresar el nmero del mes en el cual se hace la solicitud
de la beca no del mes siguiente en el que se pretende cobrar.
6)

Cdigo:

En

este

campo

siempre

se

debe

ingresar,

por

motivos

administrativos, el nmero 7. Simplemente se identifica a cada programa

social que funciona dentro del MEC con un codigo y en este caso el 7
corresponde a Jvenes en Red.
7) Monto: Se ingresar el monto solicitado para cada becario sin el signo de
pesos ($), en particular cabe aclarar que a partir de marzo del 2014 las
solicitudes de becas mensuales corresponden a $700 y no mas a $600 como
se vena manejando.
Aclaracin: por situaciones particulares que no se ajusten a los criterios aqu
vertidos comunicarse con la direccin del programa y solicitar autorizacin
para introducir modificaciones

22

8) Equipo: Completar la celda con el nombre del equipo correspondiente.

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?
key=0AopuhTPZAW29dGJJSndhV2UwbGQyQjhpRjlOZ3piX0E&usp=drive_web#
gid=58

TICKET ALIMENTACIN
REGLAMENTO DE USO

El objetivo de los mismos surge de

la necesidad de apoyar con insumos

materiales (ingredientes, comestibles) la asistencia de los participantes, en

propuestas educativas relacionadas al rea de gastronoma: FPBs, Cursos

23

Bsicos, Capacitaciones.
Los mismos sern entregados a los equipos territoriales quienes sern
responsables de la gestin de los mismos con los jvenes.
DESTINATARIOS
Participantes del Programa que realicen cursos relacionados al rea de
Gastronoma y afines.
CANTIDAD DE TICKETs
La cantidad est sujeta a la carga horaria semanal del curso. Se hace un corte
en cursos de menos de 20 hs y cursos de ms de 20 hs.
Para cursos de menos de 20 hs que

suponen una frecuencia no mayor a 3

veces por semana- el apoyo consta en $ 250 mensuales por joven.

Para cursos con carga horaria mayor o igual a 20 hs, el apoyo en tickets ser
de $ 500 mensuales por joven.
El uso de los tickets es exclusivo para apoyar a los jvenes que estn
realizando cursos en el rea mencionada, no deben usarse para ninguna otra
actividad.

RENDICIN
Como se rinde:
La rendicin se efecta mediante planilla bimensual con los siguientes datos:
NOMBRE // CI // TIPO CURSO // CANT. HORAS SEMANALES// MONTO
// FIRMA JOVEN
Los tickets no se acumulan si bien el monto es fijo lo que no se entrega al

24

joven, se debe devolver en el momento de la rendicin, lo que habilitar al

equipo a retirar los tickets correspondientes al nuevo bimestre.

Procedimiento:
1- -Se enva desde administracin una planilla tipo con los datos a completar.
ltima semana del mes. (VER CRONOGRAMA DE ENTREGA AL FINAL DEL
DOC.)
2 -La misma se debe enviar con los datos completos para estar habilitado al retiro
de los tickets.
3- Al momento de retirar los tickets, la cantidad de los mismos estar sujeto a los
datos ingresados en la planilla. Sin excepciones.
4- Rendicin: debe presentarse la planilla con la firma de cada joven y firma del
coordinador del equipo. Los tickets no utilizados, no se acumulan, se entregan
con la rendicin.
5-

La renovacin de cada nueva partida de tickets, est sujeta a la rendicin

anterior.

6-

Los equipos del interior deben adaptarse al cronograma estipulado,

manejando los tiempos para el envo de la documentacin solicitada mediante
correo postal.

BIMESTRE

RENDICIN

RETIRO

OBSERVACIONE

PLANILLA

TICKET

Mayo - Junio

24 al 28 Abril

30/04 y 05/05

Julio - Agosto

16 al 20 Junio

23 al 27 Junio

Setiembre Oct.

18 al 22 Agosto

26 al 29 Agosto

25

Noviembre - Dic.

20 al 24 Octubre

Diciembre

1 al 05 Diciembre

27 al 31 Octubre
Solo rendicin ya
que

los

finalizan

cursos
en

este

periodo.

El SMART y sus aplicaciones tiles para los administrativos

El SMART, Sistema de Monitoreo y Registro de Trmites, es una plataforma
donde se registra las vinculaciones de las personas con las programas sociales
desarrollados por el MIDES.
Est en coordinacin con Identificacin Civil y otros organismos del estado de
los cuales se nutre de informacin.
Los tcnicos actuantes cargan la informacin que es requerida por cada
programa para dar cuenta del estado y el proceso de trabajo.
Toda la informacin cargada refiere a personas reales de las cuales se da

26

cuenta de diversos aspectos

de su vida, avances, retroceso, dificultades,

problemticas, xitos, etc., por lo que debemos hacer un uso responsable de la

informacin all vertida.
El acceso se produce mediante

usuarios y contraseas individuales, cada

tcnico tiene su usuario y contrasea y todos los movimientos que realiza en el

sistema quedan asociados a su usuario de manera de identificar las
intervenciones que cada uno realiza en el sistema.
Todos los tcnicos habilitados para usar el sistema pueden observar las
vinculaciones a programas y explorar la informacin cargada por su programa.
Todas las acciones que como administrativo realicen en el sistema
deben estar acordadas y habilitadas por el

coordinador

de cada

equipo.
En caso de tener dificultades es el coordinador quien debe comunicar a la
direccin del programa o soporte tcnico las dificultades de sistema que se
encuentren.
Utilidades
Acciones individuales: es til usar el SMART como sistema de busque de
personas y evitar tener muchos listados y carpetas, esta plataforma se
actualiza constantemente por lo que nos da informacin actualizada de cada
persona.
Bsqueda de beneficiarios y corroboracin del estado en relacin al
programa
Identificacin de equipo y referente
Identificacin de otros programas que estn en relacin con los participantes
Cargar beneficios
Procedimiento:
1)

Introducir la CI (sin puntos ni guion); bsqueda a avanzada cuando no se

cuenta con al CI

2)
3)

Ir a la pestaa INTERVENCIONES
Se observan todos los programa MDIES o directamente relacionados a los
que la persona estuvo o est vinculado (ver estado).

27

4)

Si es beneficiario de JER:
4.1.) con la lupa pudo ver equipo y referente.
4.2.) cargar beneficios (ver manual)
Acciones grupales: es muy til acostumbrarse a realizar extracciones
grupales para evitar listados que siendo cargados manualmente pueden tener
errores de tipeo.
Extracciones de listados de beneficiarios
Procedimiento:
1)

En la pestaa programas, voy a consulta por estado, consultas

genricas. Luego pongo el estado, el equipo y las fechas. Usando el
botn filtrar el sistema me da un listado de todos los que cumplen
con los requisitos.

2)

Exportar a Excel, con el botn exportar me baja los datos a una

planilla Excel (para transformar la planilla ver tutorial)

Plataforma Q-Flow
Se utiliza principalmente para cargar el formulario de ingreso, requisito
indispensable para que un joven se convierta en beneficiario del programa.
Se accede con el mismo usuario y contrasea.

Pasos para la utilizacin de la aplicacin SMARTS:

1) 1) Ingresar CI de la persona con la que se desea trabajar, hacer click en el
botn buscar y luego ir a la pestaa Intervenciones tal como lo indica la
flecha.

28

1)
2) Hacer click en Nueva Intervencin para modificarle el estado y ponerlo
como Iniciado.

29

3) Cambio de estado, una vez creada la intervencin voy a las flechitas y

modifico el estado.

30

Despus que se le cambia el estado a Iniciado, el mismo podr ser modificado

por varios motivos. En el siguiente cuadro se podr ver cules son los nombres
de los siguientes estados y qu es lo que representa cada uno.

ESTADO

DEFINICIN

31

INICIADO

Cuando se toma un nuevo caso, independiente de las

acciones a realizar (si se realiza o no la primer visita).

ACEPTADO

Cuando se inicia la intervencin con la persona y esta

acepta participar del programa. (No es beneficiario an)

NO

Cuando la persona NO cumple los requisitos de ingreso o

ACEPTADO

por alguna razn no se realiza la intervencin

BAJA

Cuando una vez comenzada la intervencin, la persona

se desvincula del programa.

SUSPENDIDO

Se suspende la intervencin por diversos motivos: la

persona fue derivada o hubo una conducta inapropiada
de la persona)

CANCELADO / Hubo un error al crear la intervencin, es un error

ERROR

administrativo.

DESISTIDO

Cuando se realiza la visita a la persona, pero esta

RECHAZA la intervencin.

BENEFICIARI

Cuando se aplica el formulario de diagnstico inicial y se

realiza un seguimiento del joven.

EGRESO

Cuando se termina la intervencin con la persona y se

aplica el formulario final. Implica un EGRESO positivo.

4) En caso que se quiera seleccionar el estado Aceptado, primero se debe establecer

la direccin de la persona. Esto se hace en la pestaa que dice Datos Personales
(ver primera imagen), en el sector que dice Datos Geogrficos.

32

Al guardar la nueva direccin saldr un anuncio diciendo si se tuvo xito o no al

guardar. En caso que el mensaje diga que la direccin no haya quedado bien geo
referenciada, esto debe hacerse manualmente buscando la direccin en el mapa.

33