QU ES UN PRESUPUESTO?

Segn Burbano y Ortz (2004) un presupuesto es un es la estimacin programada,

de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a
obtener por un organismo en un periodo determinado. Tambin dice que el
presupuesto es una expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone
alcanzar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de
las estrategias necesarias para lograrlos.
Por otra parte, la Asociacin de Educacin Radiofnica de Ecuador (2007) lo
define como una plan integrador y coordinado que expresa en trminos financieros
con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para
un perodo determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la
alta gerencia.
Pere, N. (2000) sostiene que un presupuesto es un plan detallado en el que
figuran explcitas tanto las previsiones de ingresos como las necesidades de
adquisicin y consumo de recursos materiales y financieros para un determinado
perodo de tiempo.
Muoz Amato (1999) seala que es un plan de accin expresado en trminos
financieros. Conjunto de decisiones que van a determinar los propsitos de
una empresa y los medios para lograrlos, incluyendo las disposiciones de los
recursos materiales y humanos, las formas de organizacin,
los mtodos de trabajo y las medidas de tiempo, cantidad y calidad.
Por ltimo, Allen y Rachlin (2001) definen el presupuesto como el resultado de
un proceso gerencial que consiste en establecer objetivos, estrategias y
elaboracin de planes que forman parte del proceso de administracin.
Las definiciones anteriores nos permiten aseverar que un presupuesto es un plan
que nos permite controlar los ingresos y gastos de una organizacin para sus
metas y objetivos en un perodo determinado de tiempo.

Segn Burbano (2005), el presupuesto es una expresin cuantitativa formal de los

objetivos que se propone alcanzar la administracin de la empresa en un perodo
con la adopcin de las estrategias necesarias para lograrlas, de igual forma, este
autor indica que es una estimacin programada, de manera sistemtica, de las
condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un
periodo determinado.

EL PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a travs de

los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el
establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo
 plazo, puesto que sta condicionar los planes que permitirn la consecucin del
fin ltimo al que va orientado la gestin de la organizacin.

Los presupuestos sirven de medio de comunicacin de los planes de toda la

organizacin, proporcionando las bases que permitirn evaluar la actuacin de los
distintos segmentos, o reas de actividad. El proceso culmina con el control
presupuestario, mediante el cual se evala el resultado de
las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un proceso de ajuste
que posibilite la fijacin de nuevos objetivos.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe

destacar dos que pueden tener la consideracin de "requisitos imprescindibles";
as, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada
una estructura organizativa clara y coherente, a travs de la que se vertebrar
todo el proceso de asignacin y delimitacin de responsabilidades.
Un programa de presupuestacin ser ms eficaz en tanto en cuanto se puedan
asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente,
tendr que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

El proceso de planificacin presupuestaria de la empresa vara mucho

dependiendo del tipo de organizacin de que se trate, sin embargo,
con carcter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial
integrado por etapas:

Las etapas son las siguientes:

Definicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de

la preparacin de los presupuestos: La direccin general, o la direccin
estratgica, es la responsable de transmitir a cada rea de actividad las
instrucciones generales, para que stas puedan disear sus planes, programas, y
presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada rea
de responsabilidad, o rea de actividad, dependen de la planificacin estratgica y
de las polticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

Elaboracin de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices

recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborar el presupuesto
considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los
objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes
correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas que
 contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en
el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos
planes.

Negociacin de los presupuestos: La negociacin es un proceso que va de

abajo hacia arriba, en donde, a travs de fases iterativas sucesivas, cada uno de
los niveles jerrquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos
aceptados en los niveles anteriores.

Coordinacin de los presupuestos: A travs de este proceso se comprueba

la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si
fuera necesario, las modificaciones necesarias y as alcanzar el
adecuado equilibrio entre las distintas reas.

Aprobacin de los presupuestos: La aprobacin, por parte de la direccin

general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables
supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, as
como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.

Seguimiento y actualizacin de los presupuestos: Una vez aprobado el

presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de
la evolucin de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a
compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitir corregir las situaciones
y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse
del nuevo contexto.

CONTROL PRESUPUESTARIO

El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuacin y el

rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las
comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en
los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que

la administracin tratar de realizar.

Integrador
 Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Dirigido a
cada una de las reas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es
indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es
funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin, a este proceso
se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo
integran.

Coordinador

Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben
ser preparados conjuntamente y en armona. En trminos monetarios: significa
que debe ser expresado en unidades monetarias.

Operaciones

Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinacin de

los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos que se van a producir.
Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible.

Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe
planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se
logra, con la planeacin financiera que incluya:

Presupuesto de efectivo.

Presupuesto de adiciones de activos.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa

debe desarrollar en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar

responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el
cumplimiento de las metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de

la empresa en forma integral.
 FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

Planeacin: que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades,

establecer objetivos y dar una adecuada organizacin.

Organizacin: que es estructurar tcnicamente las funciones y actividades

de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad.

Coordinacin: Que es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos

y secciones de la empresa.

Direccin: Que es guiar las acciones de los subordinados segn los planes
estipulados.

Control: Que es medir si los propsitos, planes y programas se cumplen y

busca correctivos en las variaciones.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son IMPORTANTES porque ayudan a minimizar el riesgo en

las operaciones de la organizacin, adems de:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la

empresa en unos lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan

total de accin.

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de

programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como
norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las

necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas laIMPORTANCIA
necesaria.
 Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos
para su ulterior anlisis.

VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS

Cada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas

mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron
asignadas.

La direccin de la firma realiza un estudio un estudio temprano de

sus problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.

De manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y

evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.

Ayuda a la planeacin adecuada de los costos produccin.

Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados
recursos de al empresa, dado el costo de los mismos.

Es el sistema ms adecuado para establecer "costos promedios" y permite su

comparacin con los costos reales, mide le eficiencia de la administracin en el
anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la

empresa.

DESVENTAJAS

Sus datos al ser estimados estarn sujetos al juicio o la experiencia de quienes

los determinaron.
 Es slo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se disea para
que sirva de gua a la administracin y no para que la suplante".

Su implantacin y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se

tendrn despus del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia
y el personal que participa en su ejecucin est plenamente convencido de las
necesidades del mismo.

LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:

Estn basados en estimaciones.

Deben ser adaptados constantemente a los cambios de IMPORTANCIA

que surjan.

Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano

comprenda su importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una

herramienta que sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no para
entrar en competencia con ella.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia
a la organizacin. Debe establecerse con la plena participacin de los individuos
responsables de su realizacin, a los que se les debe delegar
la autoridad adecuada.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus

actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de
apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el
logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que
deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan
al plan de operaciones.

MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO

 Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros
demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de
los resultados.

Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de

cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el
logro de las metas.

Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos

de la organizacin.

Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan

resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro
de las metas presupuestadas.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se

confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en
pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA PRESUPUESTARIO

DE FORMULACION

- Adaptacin a la empresa: la formulacin de un presupuesto debe ir en funcin directa con las

caractersticas de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada
uno de sus aspectos.

- Planeacin, coordinacin y control de funciones: entre los aspectos recomendables respecto a

este punto, para el mejor funcionamiento del presupuesto estn:

1. Seccionar en tantas partes el presupuesto como responsables en funcin hayan en la

empresa.

2. Los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que

sean fcilmente comparables.

3. No dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.

4. Elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzados.

 DE PRESENTACION

o De acuerdo a las normas contables y econmicas: los presupuestos si se utilizan

como herramientas de la Administracin, tienen como requisito de presentacin ir de
acuerdo a las norma contables.

DE APLICACIN

o Elasticidad y criterio: las constantes fluctuaciones del mercado que actualmente

se ven sometidas las empresas, obligan a los responsables a efectuar considerables
cambios en sus planes, de ah de que sea preciso que los presupuestos sean aplicados con
elasticidad y criterio.

QUE ES EL PRESUPUESTO MAESTRO

El presupuesto maestro, es el documento que plantea y contiene todos los
planes y proyectos corporativos en el corto y mediano plazo. De su correcta
determinacin, ejecucin y control, depender la realizacin de inversiones, planes
de crecimiento, posicionamiento de marca, desarrollo de segmentos de mercado
especficos y el futuro inmediato de la organizacin.

Es el documento de planeacin estratgica por excelencia, porque permite al

negocio orientarse hacia el logro de las metas trazadas, aporta los elementos y
argumentos necesarios para anticiparse a los riesgos o definir el fin de los
recursos excedentes. Otro aspecto no menos relevante del presupuesto, es que
funge como un documento de control, permitiendo el establecimiento de lmites de
gastos y la implementacin de indicadores de evaluacin. En la dcada de los 90s
un sabio proverbio del Corn, logro un gran auge al ser aplicado como base del
pensamiento estratgico en los negocios; Cuando no se sabe a dnde ir,
cualquier camino te conduce all.

COMO SE REALIZA UN PRESUPUESTO MAESTRO

El proceso de elaboracin requiere de varios pasos necesarios que no se deben
desestimar y mucho menos omitir, siendo de manera general los siguientes:

1) Determinacin del equipo presupuestal. Lo ms conveniente para elaborar

un presupuesto confiable y altamente verdico, es involucrar en su determinacin
la participacin directa y compromiso formal de todas las reas que encabezan la
empresa. No cayendo en el comn error de asignar su determinacin al rea
contable y financiera.

2) Identificar los factores crticos del presupuesto base. Los factores clave
que conforman el presupuesto maestro estn referidos a dos aspectos esenciales;
el volumen de ventas y produccin y los ingresos y costos estimados por venta y
por manufactura de productos.

3) Recoleccin y consolidacin de la informacin. Esta es la fase ms

intensa del proceso, porque de una manera coordinada, verdica y oportuna,
deber ser consolidada la informacin de cada una de las reas y departamentos.
En esta fase se deben considerar datos estadsticos, anlisis de la competencia,
entorno econmico y cualquier otro factor interno o externo que pueda impactar en
la correcta determinacin de las cifras.

4) Elaboracin del presupuesto maestro. Una vez recolectada la informacin

de todas las reas, corresponde generalmente a propio departamento de
presupuestos su estructuracin formal previa a la presentacin. En esta etapa del
presupuesto, debern determinarse entre otros reportes; el Balance General,
Estado de Resultados, Flujo de efectivo proyectado y todos los reportes
complementarios necesarios para una correcta interpretacin.

5) Anlisis y aprobacin del presupuesto. Concluida la determinacin de los

estados financieros bsicos, estos debern someterse a la aprobacin de la alta
gerencia o consejo de administracin. En caso de no existir observaciones se dar
por aprobado, o en su defecto deber procederse a su ajuste y correccin, que
puede incluir decisiones y cambios drsticos en los conceptos presentados.