UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMN

REGLAMENTO Y MANUAL DE
U PROCEDIMIENTOS PARA EL
MANEJO DEL FONDO ROTATORIO
M (CAJA CHICA)
S
S UNIVERSIDAD MAYOR
DE SAN SIMN

Mayo, 2010
COCHABAMBA * BOLIVIA
 Departamento Organizacin y Mtodos - UMSS

INDICE
REGLAMENTO Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATORIO
(CAJA CHICA) DE LA UMSS

REGLAMENTO ESPECFICO

CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

INDICE

ARTCULO 1 DEFINICIN 1
ARTCULO 2 OBJETIVO DEL REGLAMENTO 1
ARTCULO 3 AMBITO DE APLICACIN 2
ARTCULO 4 BASE LEGAL 2
ARTCULO 5 EFECTIVO 3
ARTCULO 6 DESTINO DEL GASTO 4

CAPTULO II
DE LOS REQUISITOS

ARTCULO 7 REQUISITOS PARA SER RESPONSABLE DE MANEJO 4

DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)
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CAPTULO III
DE LOS PROCEDIMIENTOS Y MONTOS

ARTCULO 8 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD 5

ARTCULO 9 MONTOS DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) 5
ARTCULO 10 MANEJO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) 6
ARTCULO 11 REEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA 6
CHICA)

ARTCULO 12 PRESENTACIN DE LOS GASTOS 7

CAPTULO IV
DE LAS PROHIBICIONES

ARTCULO 13 PROHIBICIONES 8

CAPTULO V
DE LAS DISPOSICIONES FINALES

ARTCULO 14 CIERRE DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) 8

ARTCULO 15 PRESENTACIN DEL FORMULARIO DEL FONDO 9
ROTATORIO (CAJA CHICA)

ARTCULO 16 PREVISIN 9
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA) - UMSS

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA Y

DESEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA). 10

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA Y

DESEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA). 11

FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA REEMBOLSO Y

CIERRE DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA). 14

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REEMBOLSO Y

CIERRE DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA). 15

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Cochabamba, mayo de 2010

 Departamento Organizacin y Mtodos - UMSS

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DEL FONDO

ROTATORIO (CAJA CHICA) DE LA UMSS

CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1 DEFINICIN.
Fondo Rotatorio (Caja Chica), es la suma de dinero
que se entrega a un funcionario de planta de la
Unidad, designado como Responsable o Habilitado,
para realizar pagos menores y urgentes, en efectivo.

En forma peridica deber efectuarse el descargo y

reembolso del Fondo Rotatorio, que forma parte del
Activo Disponible y al finalizar la gestin el cierre
correspondiente.

ARTICULO 2 OBJETIVO DEL REGLAMENTO.

El presente Reglamento, tiene por objeto normar la

apertura, manejo y cierre del Fondo Rotatorio (Caja
Chica) en cuanto a importes, justificacin de gastos y
el cumplimiento de los procedimientos con la
presentacin de documentos legales para la rendicin
de cuentas y el reembolso de los gastos efectuados.

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ARTICULO 3 MBITO DE APLICACIN.

Todas aquellas unidades acadmico-administrativas,

en las que se requiere efectuar gastos pequeos y
urgentes en forma continua, con la debida justificacin
del objeto del gasto, podrn solicitar la apertura del
Fondo Rotatorio (Caja Chica) con cargo a sus fondos
presupuestados

ARTICULO 4 BASE LEGAL.

El Presente Reglamento ha sido elaborado en el

marco de las siguientes disposiciones legales
vigentes: Ley 1178 de Administracin y Control
Gubernamentales (SAFCO); Reglamento de la
Responsabilidad por la Funcin Pblica aprobado con
Decreto Supremo N 23318-A del 3 de noviembre de
1992, Decreto Supremo 26237 que modifica la
Responsabilidad Administrativa del Reglamento de
Responsabilidad por la Funcin Pblica, Resolucin
Suprema 222957 del 24 de marzo de 2005 que
aprueba las Normas Bsicas del Sistema de
Contabilidad Integrada; Decreto Supremo N 181 del
28 de junio de 2009 Normas Bsicas del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios y su respectiva
Reglamentacin.

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EFECTIVO 5 EFECTIVO.

El efectivo o liquidez (dinero o moneda de curso

legal), al ser un rubro importante dentro la actividad
universitaria, debe estar normado y reglamentado,
para que se establezca un control interno sobre el
manejo del Fondo Rotatorio universitario.

En vista de que todos los pagos menores en la

prctica no se los puede realizar con cheque, deben
ser cubiertos en efectivo con los Fondos Rotatorios
(Caja Chica):

a) Las compras por importes iguales o inferiores a

Bs.1.000.- (Un mil 00/100 bolivianos), sern
cancelados directamente, contra la presentacin de
la factura fiscal, sin cotizaciones:

b) Las compras por importes mayores a Bs.1.001.-

(Un mil uno 00/100 bolivianos) deber efectuarse
de acuerdo a procedimiento establecido en el RE-
SABS, para CONTRATACIONES MENORES.

c) La rendicin de cuentas del Fondo Rotatorio

(Caja Chica) se realizar, con la presentacin de la
documentacin respaldatoria, sin raspaduras, ni
borrones, caso contrario, dicho trmite ser
rechazado.

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EFECTIVO 6 DESTINO DEL GASTO

El Fondo Rotatorio (Caja Chica), al ser un

desembolso anticipado de dinero, esta destinado a
cubrir los siguientes gastos menores y urgentes:

a) Servicios No Personales grupo 200.

b) Materiales y Suministros grupo 300.

c) Activos Reales (solo construccin de obras

excepcionalmente) grupo 400.

d) Productos que no existan en almacenes.

CAPITULO II
DE LOS REQUISITOS

ARTICULO 7 REQUISITOS PARA SER RESPONSABLE DE

MANEJO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA.)

El funcionario universitario o Habilitado, que tiene bajo

su responsabilidad el manejo del Fondo Rotatorio
(Caja Chica), debe ser un funcionario de planta con
una antigedad mnima de 3 aos y debe firmar el
formulario Compromiso de Rendicin de Cuentas,
para asignar la correcta tenencia, manejo o empleo de
los mismos.

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CAPITULO III
DE LOS PROCEDIMIENTOS Y MONTOS

ARTICULO 8 PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD.

El Jefe de Unidad solicitar por escrito a la Direccin

Administrativa y Financiera la apertura del Fondo
Rotatorio (Caja Chica), indicando el nombre del
Habilitado o funcionario responsable del manejo y
custodio de dicho Fondo.

Una ves aprobada la apertura del Fondo Rotatorio

(Caja Chica), por la Direccin Administrativa y
Financiera, ser procesada por el Departamento de
Contabilidad Integrada, el Departamento de Tesorera
y Crdito Pblico; girar el cheque a la orden del
Habilitado o funcionario responsable del Fondo
Rotatorio (Caja Chica), a quien se le abrir un Cargo
de Cuenta en los registros contables, el mismo que
debe ser cerrado hasta el 30 de noviembre de cada
ao.

ARTICULO 9 MONTOS DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA).

Los montos del Fondo Rotatorio (Caja Chica), ser

desde Bs.2.000.- (dos mil 00/100 bolivianos) hasta

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Bs.10.000.- (diez mil 00/100 bolivianos), de acuerdo a

requisitos y necesidades de las unidades acadmico-
administrativas y ser autorizados por la Direccin
Administrativa y Financiera.

ARTICULO 10 MANEJO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA).

El manejo del Fondo Rotatorio (Caja Chica), ser

custodiado y administrado bajo responsabilidad del
Habilitado, en coordinacin con el Jefe de la Unidad.
El habilitado deber exigir, facturas legales, que
respalden los desembolsos y sern archivados en
orden cronolgico y correlativo, hasta su
correspondiente reembolso o cierre.

ARTICULO 11 REEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA

CHICA).

El reembolso del Fondo Rotatorio (Caja Chica), se

realizar cuando los gastos efectuados se hayan
realizado entre un 40% y 80% del monto total
asignado que debe ser reembolsado en igual
cantidad. El habilitado deber recabar del
Departamento de Contabilidad Integrada el formulario
de reembolso o cierre para su llenado, adjuntando la
documentacin sustentatoria.

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 Departamento Organizacin y Mtodos - UMSS

En el detalle de los gastos debe indicarse el motivo

para el que fue utilizado y dnde se han destinado
esos gastos, que deben ser aprobados por el Jefe de
la Unidad.

La rendicin de cuentas en aquellos casos donde no

es posible obtener la factura legal, por ejemplo
(transporte, compra de peridicos, adquisicin de
estampillas, etc.), debe ser efectuada mediante la
correspondiente emisin de recibo de pago pre-
numerado, en el que constar el nombre completo del
proveedor, su firma, o su impresin digital en caso de
ser analfabeto, el mismo que debe ser aprobado por
el Jefe de la Unidad.

ARTICULO 12 PRESENTACIN DE LOS GASTOS.

La presentacin de los gastos debe tener la siguiente

relacin.

Programa, proyecto, actividad y/u obra de

conformidad a la estructura programtica de la UMSS,
luego deber consignarse la partida presupuestaria de
acuerdo a los clasificadores emitidos anualmente por
el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas.

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CAPITULO IV
DE LAS PROHIBICIONES

ARTICULO 13 PROHIBICIONES.

Se prohbe al habilitado realizar las siguientes

operaciones:

Cambio de cheques personales.

Otorgar vales como anticipo de sueldos.
Otorgar vales por prstamos temporales.
Efectuar erogaciones dispenciosas o que no estn
contemplados en el presente Reglamento.
Depositar parcial o totalmente el monto del fondo,
en su cuenta corriente bancaria, caja de ahorro y
otros.
Los fondos debern ser solamente manejados
dentro la institucin y por ninguna causa en su
domicilio.
Delegar la responsabilidad del manejo del fondo a
otro funcionario o persona particular.

CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 14 CIERRE DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA).

Al 30 de noviembre de cada ao deber cerrarse el

Fondo Rotatorio (Caja Chica) y el Habilitado
presentar la liquidacin final, adjuntando los
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 Departamento Organizacin y Mtodos - UMSS

documentos sustentatorios y la papeleta de depsito

bancario por el saldo sobrante del Fondo Rotatorio,
depositado en la cuenta que la Universidad mantiene
en el Banco.

ARTICULO 15 PRESENTACIN DEL FORMULARIO DEL FONDO

ROTATORIO (CAJA CHICA).

El habilitado, deber presentar el formulario del Fondo

Rotatorio (Caja Chica), cuando as se lo requiera,
adjuntando la documentacin sustentatoria y el saldo
de efectivo sobrante, para verificar el manejo correcto,
revisado por el Departamento de Tesorera y Crdito
Pblico y/o el Departamento de Auditoria Interna, en
caso de existir cualquier diferencia ser
responsabilidad del habilitado.

ARTICULO 16 PREVISIN.

En caso de presentarse omisiones, contradicciones

y/o diferencias en la interpretacin del presente
Reglamento, estos sern solucionados en los
alcances y previsiones de la Ley N 1178 SAFCO,
D.S. N 181 de 28 de junio de 2009 Normas Bsicas
del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y
el Reglamento Especfico correspondiente.

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9
 FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
DEL FONDO ROTATORIO
CAJA CHICA - UMSS - 2010

INICIO

1
Del Responsable del Unidad solicitante
Indica: Solicita apertura de
manejo y custodio del
- Nombre y Fondo Rotatorio
fondo y monto solicitado
- Datos

2 Direccin Analiza y aprueba

Administrativa y mediante memorandum e
Financiera (DAF) instruye registro contable.
Recibe solicitud de
apertura de Fondo
Rotatorio

3 Contabilidad
Integrada
Abre Cargo de Cuenta a - Recibe memorandum,
nombre del Responsable - Revisa,
o Habilitado - Procede al registro
contable del Fondo
Rotatorio

4 Tesorera y Crdito Pblico Emite cheque a nombre

(TyCP)
del responsable o
- Recibe documentacin de habilitado con firmas
apertura del Fondo Rotatorio, autorizadas.
- Llena formulario Compromiso
de Rendicin de Cuentas
- Firma Responsable o Habilitado
- Emite cheque.

5 Responsable o
- Realiza gastos menores Habilitado
- Exige facturas legales, - Recibe formulario
- Presenta documentacin Compromiso de
sustentatoria con firmas Rendicin de
autorizadas para el Cuentas y
reembolso - Cheque -cobra en
Banco autorizado-

FIN

OyM, mayo 2010

Lic. A. Elena Villarroel Corro
 Departamento de Organizacin y Mtodos - UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APERTURA Y

DESEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)
DE LA UMSS

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIN

1. UNIDAD Enva nota de solicitud de apertura

SOLICITANTE del Fondo Rotatorio a la Direccin
Administrativa y Financiera, indicando
el nombre y los datos del responsable
del manejo y custodio del fondo y el
monto solicitado.

2. DIRECCIN Recibe la solicitud de apertura del

ADMINISTRATIVA Fondo Rotatorio, analiza y aprueba
Y FINANCIERA mediante memorandum e instruye el
registro contable al Departamento de
Contabilidad Integrada.

3. DEPARTAMENTO Recibe el memorandum, revisa y

DE CONTABILIDAD procede al registro contable del
INTEGRADA Fondo Rotatorio abriendo un cargo de
cuenta a nombre del responsable o
habilitado y enva al Departamento de
Tesorera y Crdito Pblico.
 Departamento de Organizacin y Mtodos - UMSS

4. DEPARTAMENTO Recibe la documentacin de apertura

DE TESORERA Y del Fondo Rotatorio y procede al
CRDITO PBLICO llenado del formulario Compromiso
de Rendicin de Cuentas firmado
por el responsable o habilitado.

Emite cheque a nombre del

responsable o habilitado con las
firmas autorizadas.

5. RESPONSABLE O Recibe el formulario Compromiso

HABILITADO de Rendicin de Cuentas y el
cheque, para hacer efectivo su cobro
en el Banco autorizado por la
Universidad.

Realiza los gastos menores exigiendo

facturas legales y presenta la
documentacin sustentatoria con las
firmas autorizadas para el reembolso.

**************
 FLUJO DE PROCEDIMIENTOS PARA
DEL FONDO ROTATORIO
CAJA CHICA - UMSS - 2010

INICIO
A

1 Emite cheque a nombre

Adjunta: Unidad solicitante Tesorera y del responsable o
- Rendicin de Por gastos Solicita reembolso de 4 habilitado con firmas
Crdito Pblico
cuentas y efectuados Fondo Rotatorio autorizadas.
(TyCP)
- Documentos - Revisa y
de respaldo - Emite cheque

No
2 Direccin
- Deriva a Presupuestos para Administrativa y
elaboracin de preventivo y Financiera (DAF)
- Devuelve la DAF Recibe solicitud de Unidad Solicitante
- Emite memorandum de ins- Recibe
truccin de reembolso reembolso de3 Si
Fondo Rotatorio comunicacin de
observacin para
realizar enmiendas

3 Contabilidad
Integrada - Realiza gastos menores,
- Recibe memorandum, - Presenta documentacin
- Revisa y sustentatoria -con firmas
- Verifica documentacin 5 Responsable autorizadas
presentada, - Realiza cierre de cuenta
o Habilitado hasta 30 de noviembre
- Aprueba; Recibe cheque y
- Efecta registro contable de cada ao,
cobra en Banco - Deposita saldo en efecti-
vo (si hubiera) en la
cuenta bancaria de la
Universidad.

No

Unidad Solicitante
3 Recibe
comunicacin de Si FIN
observacin para
realizar enmiendas

OyM, mayo 2010

Lic. A. Elena Villarroel Corro
 Departamento de Organizacin y Mtodos - UMSS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA REEMBOLSO Y

CIERRE DEL FONDO ROTATORIO (CAJA CHICA)
DE LA UMSS

ACT. RESPONSABLE DESCRIPCIN

1. UNIDAD Enva nota de solicitud de reembolso

SOLICITANTE del Fondo Rotatorio a la Direccin
Administrativa y Financiera
adjuntando la rendicin de cuentas y
los documentos de respaldo de
gastos efectuados.

2. DIRECCIN Recibe la solicitud de reembolso del

ADMINISTRATIVA Fondo Rotatorio, deriva al
Y FINANCIERA Departamento de Presupuestos para
la elaboracin del preventivo y
devuelve a la Direccin Administrativa
y Financiera.

Emite un memorandum de instruccin

de reembolso y enva al
Departamento de Contabilidad
Integrada.
 Departamento de Organizacin y Mtodos - UMSS

3. DEPARTAMENTO Recibe el memorandum, revisa y

DE CONTABILIDAD verifica la documentacin presentada,
INTEGRADA aprueba; efecta el registro contable
y enva al Departamento de Tesorera
y Crdito Pblico.

En caso de existir alguna observacin

se comunica a la Unidad Solicitante
para que subsane dicha observacin
y devuelva al Departamento de
Contabilidad Integrada.

4. DEPARTAMENTO Recibe la documentacin, revisa y

DE TESORERA Y procede a la emisin del cheque a
CRDITO PBLICO nombre del habilitado con las firmas
autorizadas.

En caso de existir alguna observacin

se comunica a la unidad solicitante
para que subsane dicha observacin
y devuelva al Departamento de
Tesorera y Crdito Pblico.
 Departamento de Organizacin y Mtodos - UMSS

5. RESPONSABLE O Recibe el cheque para hacer efectivo

HABILITADO su cobro en el Banco autorizado por
la Universidad.

Realiza los gastos menores y

presenta la documentacin
sustentatoria con las firmas
autorizadas. Realiza el cierre de
cuenta hasta el 30 de noviembre de
cada ao, depositando el saldo en
efectivo si hubiera, en la cuenta
bancaria de la Universidad.

*************