MIT072 - Manual de Operacion de Facturacion TEXMZB-V01

MIT072 Manual de Operacin del Prototipo
Proyecto: Protheus11 Serie3
Mdulo: Facturacin
Catlogos
- Clientes (Mata030)
- Productos (Mata010)
- Condiciones de pago (Mata360)
- Tipos de Entrada y Salida (Mata080)
Escenarios de Venta
- Lista de Precios (Omsa010)
Presupuestos
- Sugerencia de Presupuesto (Mata405 )
Pedidos de Ventas
- Pedido de Ventas (Mata410)
- Liberacin de Pedido de Ventas (Mata440)
- Aprobacin Stock (Mata455)
- Anulacin Aprobacin de Pedido (Mata469)
Remisin
- Remisin a partir de un pedido (Mata462)
- Borrar/Anular Remisin de Venta (Mata462)
Facturacin
- Factura (Mata467n)
- Facturas automticas (Mata468n)
- Impresin de Factura
- Generacin Notas de Crdito/Dbito
Diversos
- Mantenimiento de comisin (n)
- Actualiza Pago de comisin(n)
Miscelnea
- Rehace acumulados (Mata215)
- Eliminacin de residuos (Mata580)
Consultas
- Situacin Cliente (Finc010)
- Consulta Producto (Matc050)
- Documentos de salida (Matc090)
Informes
- Lista de Facturas (Matr550)
- Lista de Notas de Crdito (Matr465)
- Resumen de Ventas (Matr660)
- Facturas por cliente (Matr590)
- Facturas por cliente Vs Producto (Matr780)
-
MIT072- Manual_ de_Operacion_de_Facturacin-TEXMZB-v01 Pgina 1 de 52

Informes de Ventas
- Pedido de Venta Vs Cliente (Matr600)
- Pedido de Venta Vs Producto (Matr610)
- Pedido de Ventas por Producto (Matr620)
- Pedidos no entregados (Matr680)
- Disponibilidades (Matr690)
- Pedidos Por Facturar (Mtr700)
- Listado de Comisiones (Matr540)
Catlogos
Catlogo de Clientes
Ruta: Actualizaciones, Archivos, Clientes.
Es el catlogo que almacena todas las personas (fsicas y/o morales) con las que la empresa tiene relacin de Venta.
Los campos identificados en color azul son obligatorios, sin embargo es importante que el catlogo de clientes este
lo ms completo posible, permitiendo al sistema suministrar y controlar las informaciones. Cuanto ms completo
est el catlogo, ms facilidades encontrar el usuario en el sistema.

Principales campos
El archivo de clientes est conformado por varias carpetas que permite la calificacin de los datos para llevar un
mejor control del registro de cada cliente.
De Registro:
En la siguiente carpeta deben informarse los principales datos de registro del cliente. Estos datos son necesarios para
el documento de salida, por lo tanto es importante que contenga el mayor nmero posible de datos rellenados.
Cdigo: es una clave nica que permite llevar el registro de los clientes de manera que estos no se repitan y
sea ms fcil su identificacin(EL CODIGO ES DE 6 CARACTERES)
Tienda: este campo es utilizado para identificar las sucursales del cliente, es importante que por cada sucursal
se genere un registro.
Razn social: es el nombre o razn social del cliente.
N. Fantasa: es el nombre por el que se conocer al cliente. Facilita las consultas y los informes dentro del
sistema.

Direccin: campo donde se indica el domicilio del cliente.
Municipio: es el municipio donde est ubicada el domicilio del cliente.
Estado/Provincia/Regin: es la sigla del Estado/ Provincia/ Regin donde el cliente est ubicado.
Tipo: define al cliente, influyendo directamente en la tributacin de ventas hechas para l y que podr tener
los siguientes valores:
- Consumidor final.
- Revendedor.
- Exportacin
Colonia: Colonia del Cliente

C.P. Cdigo postal correspondiente a la direccin fiscal del cliente.
DDI Lada Internacional
DDN: Lada Nacional
Telfono Numero Telfono del cliente
Fax Nmero de Fax
Pas: Pas
RFC: Registro Federal de la persona fsica del cliente
Insc Estata: Nmero de la inscripcin provincial del cliente.
Ins. Munic. Nmero de la inscripcin en municipio/ciudad del cliente o cdigo de registro de autnomo si se
trata de persona fsica.
Home Page: Direccin web del cliente
CURP: CURP del cliente.- Clave nica de Registro de Poblacin
Ins Rural: Informe en este campo el No. De inscripcin del productor rural.
Bloqueado.- Este campo nos indica si este cliente est activo o no.
Complemento.- Informe el complemento de la direccin como, por ejemplo, apartamento, tienda, etc.
E-mail: Cuenta del correo del cliente
Adm/Fin:

En esta carpeta debern informarse los datos administrativos y financieros del cliente.
Algunos campos el sistema los llenar automticamente, segn el movimiento de baja de ttulos en el modulo
Financiero y despus de generar el documento de salida en la Facturacin, comisiones y actualizacin de los datos
financieros.
Modalidad: modalidad financiera que se utilizar para el cliente cuando se generen los ttulos para el entorno
FINANCIERO.(Es prioridad sobre la modalidad informada en facturas de venta). Este campo puede ser
informado tambin de forma manual sobre el documento de ventas.
C.Contable: cdigo de la cuenta contable en la que debe hacerse el asiento del movimiento del cliente (por
frmula), en la integracin contable, si hubiera.
Banco de 1 ... 5: cdigo del agente cobrador sugerido como primera opcin, en la distribucin automtica de
los ttulos del cliente.
Mayor Saldo: valor historial del mayor saldo de facturas de crdito pendientes para un determinado cliente.
El sistema trata internamente este campo, de este modo, la edicin no ser manual.
Mayor Compra: identifica el valor de la mayor compra efectuada en un determinado proveedor. El sistema
trata internamente este campo, de este modo, la edicin no ser manual.
Promedio de Atraso: identifica el promedio de atrasos en los pagos a determinado proveedor. El sistema
Cant. Compras: dato historial de la cantidad de compras efectuadas en un determinado proveedor. El sistema
Saldo Ttulo: saldo actual de las facturas de crdito que se cobrarn del cliente. El sistema trata internamente
este campo, de este modo, la edicin no ser manual.
Cant. Pagos: dato historial de la cantidad de pagos efectuados por el cliente. El sistema trata internamente
este campo, de este modo, la edicin no ser manual.
Mayor Ttulo.: dato historial del valor de la mayor factura de crdito emitida para el cliente.

Ventas
En esta carpeta deben registrarse los datos que, entre otros controles, se utilizarn en la generacin del pedido de
venta. Esta informacin se sugerir durante la digitacin del pedido de ventas, garantizando su digitacin adecuada.
El sistema verifica estos datos para anlisis de crdito del cliente en la aprobacin del pedido de venta.
- Cond. Pago: cdigo de la condicin de pago estndar para el cliente. Este campo es el que se tomar en la
factura de venta(tambin puede ser informado desde la nota fiscal)
Catlogo de Productos
Ruta: Actualizaciones, Archivos, Productos.
Este catlogo contiene las principales informaciones sobre los productos y servicios adquiridos, fabricados o
suministrados por la empresa, permitiendo su control en todos los entornos del sistema.
En el catlogo estarn comprendidos tanto productos inventariables (que afectan los saldos en stock) como no
inventariables (que no se cuentan en stock, como servicios).
Este catlogo guarda diversa informacin de los productos, desde datos generales como descripcin, unidades de
medidas, tipo de producto, grupo de producto, cuenta contable, costo estndar, etc. El campo clave de Producto
tiene una longitud de 15 caracteres y no puede ser modificada.

Para el catlogo de productos es necesario tener informados los siguientes campos con la finalidad de que este
proceso opere correctamente:
Cdigo: Cdigo alfanumrico con un mximo de 15 caracteres y no puede ser modificado posteriormente.
Identificar el producto en todo el sistema. No est permitido incluir un cdigo que ya exista, ni borrar un
tem con saldo en stock.
Descripcin: Descripcin del producto
Tipo: Tipo de Producto en relacin a lo que se produce. Para llenar este campo es posible auxiliarse del
catlogo de tipos mediante la tecla F3.
Unidad de Medida: Principal unidad de medida que se utiliza para el producto.
Depsito Estndar: Es el almacn o depsito ms utilizado en los movimientos del producto.
Grupo: Grupo de productos al que pertenece de acuerdo a lo establecido por LA EMPRESA. Para llenar esta
informacin es posible auxiliarse del catlogo de grupos de producto mediante la tecla F3.
Tipo de Salida:
Seguimiento: Aqu se indica si el producto controla rastreabilidad o no.
Ubicacin: Indica si el producto en cuestin utiliza control de ubicacin fsica o no.
Cuenta Contable: Nmero de la cuenta contable que ser afectada en el movimiento de compra o
produccin del producto.
Centro de Costo: Centro de costo al que afecta el producto. Se podr consultar mediante la tecla F3.
Punto de Pedido: Cantidad mnima establecida previamente, la cual una vez alcanzada genera la emisin de
solicitud de compras u orden de produccin.
Seguridad: Cantidad mnima de producto en el stock para evitar su falta entre la solicitud de compra o
produccin.
Stock Mximo: Cantidad mxima de producto en stock del producto referido.
Condiciones de Pago
Ruta: Actualizaciones, Archivos, Cond. De Pago.
Este catlogo contiene la informacin acerca de cmo y cundo sern realizados los cobros o pagos. Es posible
identificar las fechas de vencimiento, nmero de cuotas y valores a pagar/cobrar en cada una de ellas.
Es necesario que la empresa defina el tipo de condiciones de pago a utilizar, algunos pueden ser:
- C45 - 45 DIAS
- C60 60 DIAS
- C90 90 DIAS

Principales Campos:
Cdigo: Cdigo de la condicin de pago.

Tipo: Las reglas de fraccionamiento o pago de una negociacin.
Cond. Pago: Indica el desplazamiento en das a partir de la fecha base. Los valores deben separarse con
coma. Por ejemplo Condicin 00,30,60.
Descripcin: Descripcin de la condicin de pago.
Catalogo de integracin contable y financiero
Tipos de Entrada y Salida
Ruta: Actualizaciones, Archivos, Tipos de Ent/Sal.
Este catalogo es de suma importancia ya que tiene afectacin en todos los entornos del sistema. A travs de este se
definen los siguientes comportamientos:
- Clculo de impuestos para facturas de entrada y facturas de salida.

- Generacin automtica de ttulos por pagar o cobrar a partir de movimientos del entorno de
Compras, Facturacin y/o Activo Fijo, segn sea el caso.
- Control de entradas y salidas de productos y valores en Stock.
- Adicin de gastos al costo de los productos.
Los cdigos 000 499 son utilizados para los tipos de entrada y los cdigos correspondientes al rango de 500 999
son utilizados para los tipos de salida. Ejemplo de Tipos de Entrada /Salida:
CODIGO TIPO TES TXT. ESTANDAR FINALIDAD

501 SALIDA 16% IVA, CON STOCK VENTA
503 SALIDA EXENTO VENTAS EXENTO
Principales Campos:
Cdigo: Compuesto por tres dgitos. Identifica el tipo de entrada o salida, puede ser:
(E) - Entrada: Cdigos < = 500
(S) Salida: Cdigos > 500.
Tipo del TES: E= Entrada o S= Salida

Gen. Ttulo: Este campo indica si al utilizar el tipo de Entrada/Salida se detonar una cuenta por cobrar o por
pagar. Opciones:
S= Si
N=No
Act. Stock: Indica si al utilizar el tipo de Entrada/Salida hay afectacin al stock. Opciones:
S= Si
N=No
Poder 3os. Se utiliza para controlar materiales de terceros o en terceros de acuerdo a las siguientes
opciones:
R= Envo
D= Devolucin
N=No controla

Catalogo de Escenario de Ventas
Lista de Precios
Ruta: Actualizaciones, Escenarios Venta, Lista de Precio.
En est catalogo se ingresarn los precios de venta solicitados por cliente. El sistema traer automticamente
dicha informacin cuando se est haciendo el pedido de venta. As, una lista de precios bien hecha permitir una
mayor agilidad en la determinacin de los precios, registro del pedido de venta y sus respectivas consultas.
La lista de precios est relacionada con los siguientes procesos:
- Archivo de Clientes
- Reglas de Negocio
- Reglas de Bonificacin
- Reglas de Descuento
- Contratos de Sociedad
- Presupuestos
- Pedido de Venta
- Ventas efectuadas por el Call Center
- Orden de Servicio y Atencin a la O.S. en el Field Service.
Para usar una lista, es necesario:
- Informarla en el proceso deseado

- Que el producto informado est registrado en la lista de precios
- Que el producto y el pedido de venta respeten las condiciones configuradas en la lista de precios.

Principales Campos:
Cod. Tabla: Cdigo de 3 dgitos que identifica a la lista de precio.

Descripcin: Descripcin de la lista de precios.
Fecha Inicial: Fecha inicial de la vigencia de la lista de precios.
Hora inicio: Hora inicial de la vigencia de la lista de precios.
Fecha final: Es la fecha en que caduca o queda sin validez la tabla de precio.
Hora final: Hora en la que caduca la tabla de precio.
Cond. Pago: La tabla de precios puede ir asociada a una condicin de pago.
Tipo Horario: indica si el horario informado es tipo:
nico inicio al final de la fecha y hora informada.
Recurrente vlido en el horario informado a cada da entre las fechas.
Tab. Activa: Opciones 1=Si 2=No

Presupuestos
Sugerencia de Presupuesto
Ruta: Actualizaciones, Presupuesto, Sugerencia de Presupuesto.
Esta opcin permite que se preparen kits o paquetes de productos, determinando un nuevo cdigo para estos.
Esta sugerencia se compone de un producto debidamente registrado con sus componentes y cantidades, y si el
entorno Stock/Costos est implantado e integrado, se podrn generar automticamente las "rdenes de
Produccin".
Por medio de esta rutina, se considera al presupuesto como un pedido previo, siendo que los productos tienen una
sugerencia de venta, con fecha, cantidad y valor, y podrn constar en este presupuesto las sugerencias antes creadas.
Por ser tratado de esta forma por el sistema, se podr dar de baja a este presupuesto, transformndolo en "Pedido
de Ventas", listo para facturarse.
Por medio de la Sugerencia de Presupuestos, se podr generar automticamente la orden de produccin, segn la
digitacin del campo especfico al general el presupuesto, desde que el entorno Stock/Costos est implantado e
integrado al entorno facturacin.
En esta rutina debe informarse qu componentes integrarn la composicin, con sus respectivas cantidades, para que
pueda sugerirse el producto como presupuesto de ventas, considerando que se trata de un nuevo producto.
Principales Campos:
Producto: Cdigo del producto para la sugerencia del presupuesto.

Descripcin: Se llenar automticamente al seleccionar el producto
Orden Prod. Indica si va ser generada OP para el producto final de la sugerencia de presupuesto.
Pedido Venta: Indica si va ser generado Pedido de Ven-ta para el producto final de la sugerencia de
presupuesto.
Genera Reser: Indica si la Sugerencia de Presupuesto va a generar reserva automtica para la OP. Solamente
disponible cuando es generada OP para el producto final.
Ord Prd. Item: Indica si va a ser generada OP para los tems de la Sugerencia de Presupuesto.
Componente: Cdigo del Producto componente de la sugerencia de Presupuesto.

Descripcin: Se llenar al seleccionar el cdigo del producto
Cantidad: Indicar la cantidad del producto que compone la sugerencia de presupuesto.
Factores crticos de xito
1. El correcto registro de todos los catlogos que intervienen en el proceso de Facturaciones tales como
Productos, Grupos de Productos, Clientes sobre todo en los datos fiscales, Tipos de Entrada/Salida,
Condiciones de Pago, Listas de precios para vincularlas con los clientes. Ya que de estos catlogos es donde
surge la informacin del proceso de ventas.
2. Se debe tener bien identificado el rol de cada colaborador dentro del proceso de ventas.
3. Todo pedido de venta, remisin y factura de venta debe capturarse con todos los datos necesarios para su
debida y correcta afectacin con los mdulos de stock/costos, financiero y contabilidad.
4. Capacitacin a usuarios, tanto conceptual como operacional de su proceso.
Restricciones
1. Mens personalizados, esto por la seguridad y funciones de cada usuario al sistema. De esta manera se
tendr un mayor control de quien tiene acceso a que rutinas del Programa.
2. Rutinas por usuario. Cada usuario tendr sus operaciones bien establecidas, esto nos ayuda a tener un
orden dentro del proceso y mejor control del sistema.

Pedidos de Ventas
Pedidos de ventas
Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Pedidos de Venta.
El pedido de venta es el documento que representa la confirmacin de venta con el cliente, donde se incluyen
detalles como condiciones de pago, lugar de entrega, entre otros.
En la rutina de Pedidos de Venta, la empresa debe ingresar los pedidos de venta identificados como firmes.
Adems de las operaciones de venta, el pedido de venta tambin se utilizar para generar otros tipos de documentos
de salida, tales como devolucin de compras y complemento de impuestos. El tipo de pedido define la funcin del
pedido de venta.
Al ingresar a la rutina, el sistema muestra la pantalla de captura de Pedido de Ventas. Para efectos prcticos ser
dividido en dos secciones:
Encabezado:
Principales campos:
Nmero: Clave nica del pedido. Este campo indica el nmero del pedido de venta, que se trata en secuencia,
a travs de controles internos del sistema (indicadores de numeracin).
Cliente: Cdigo identificador del cliente o proveedor, segn el tipo de pedido. Si el tipo informado es
devolucin, por ejemplo, debe informarse un cdigo de proveedor.
Tienda: Cdigo identificador de la tienda del cliente o Proveedor, segn el tipo de pedido.
Tipo cliente: Tipo de cliente. Este campo influye en el clculo de los impuestos incidentes sobre la operacin
de salida. Se cargar automticamente al informarse el cdigo del cliente, basado en la informacin del

archivo de clientes, no obstante, se podr modificar manualmente si la operacin del pedido lo exige.
Cond. Pago: Cdigo de la condicin de pago. Este campo informa cmo el sistema debe generar las cuotas de
los ttulos por cobrar en la generacin del documento de salida. (ejemplo: al contado, para 30 das, en 3
cuotas). La frmula para definir la condicin de pago se informa en el archivo de condiciones de pago.
Cli. Entrega: Cdigo identificador del cliente de entrega.
Tienda: Cdigo identificador de la tienda del cliente de entrega.
Lista: Cdigo de la Lista de Precios. Este campo determina la lista de precios que debe considerarse en el
pedido de venta. Si no se informa la lista, el sistema trae el precio de venta informado en el archivo de
Moneda: Moneda del pedido de venta: este campo determina en qu moneda (ver archivos de monedas) los
valores del pedido se expresan. De este modo, se podr optar por registrar un pedido en Dlar. Al generar el
documento de salida, los valores se convertirn a la moneda corriente (moneda 1) utilizando la tasa definida
en el archivo de monedas para la fecha del sistema.
Doc. Gener: Este campo nos indica que tipo de documento va generar este pedido, 1=Factura, 2=Remisin.
Para el proceso de La empresa es 2, ya que todo material de entrega se entregar con una remisin de venta.
Detalle:
Liberacin de Pedidos de ventas

Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Liberacin Pedidos.
Al ingresar a la rutina, el sistema muestra el listado de pedidos de acuerdo a sus estatus de la siguiente forma:
Existen dos formas de aprobar un pedido: Manual y automtica.
Manual
Para aprobar (liberar) un pedido, de forma manual el usuario deber situarse en el registro del pedido a aprobar y
posteriormente desde la opcin Acciones relacionadas seleccionar Aprobar.
Muestra los datos originales del pedido para comprobacin en la pantalla y permite definir la cantidad por facturar,
es decir, la "Cantidad Aprobada" que puede ser igual a la cantidad original, o parte de ella. La aprobacin manual de

los pedidos se har uno por uno. Por ello, debe informarse la cantidad por aprobar en el campo Ctd. Aprobada del
tem del pedido. El llenado de este campo (con el saldo restante) puede ser automtico, al configurar la pregunta
Sugiere Ctd. Aprobada, activada al pulsar F12 en el men principal de la rutina.
Automtica
Aprueba un grupo de pedidos segn la especificacin de los parmetros, basndose en la situacin del crdito del
cliente, la disponibilidad del producto en stock y la fecha de entrega del tem del pedido. Aqu, la cantidad por
aprobarse siempre es el saldo restante (no aprobado) del pedido.
Para acceder a los parmetros, pulsar F8:
Confirmar seleccionando el botn Ok.

Seleccionar la opcin Automtico. En seguida se mostrar la siguiente pantalla de parmetros:
Seleccionar los mismos auxilindose del campo help. Confirmar dando click en el botn Ok. Se mostrar la
siguiente pantalla informativa:
Confirmar dando click en el botn Ok.
Posteriormente se debe enviar la orden de produccin para poder surtir el pedido de venta. (Mdulo Stock).
Una vez de haber detonado la produccin para surtir el pedido de venta del cliente correspondiente, se
procede a seguir con el flujo de Facturacin.

Aprobacin de bloqueos
A partir de esta informacin, ocurren los siguientes procesos:
Cuando el crdito no aprueba un pedido, el sistema lo bloquea y no evala el stock ni tampoco reserva sus
cantidades.
Al activarse el parmetro MV_BLOQUEI, somete todos los pedidos a la aprobacin de crdito. De esta forma, cuando
tenga el contenido "F" no se evaluar el crdito del cliente en el sistema, independientemente del riesgo. Sin embargo,
si no hubiera stock disponible, este pedido ser aprobado por el crdito pero bloqueado por el stock. Es necesario
definir el proceso de los pedidos de venta y su aprobacin por crdito.
Si el crdito aprueba un pedido, pero no tiene stock disponible, el sistema realiza el bloqueo de stock.
Aprobacin Stock
Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Aprobacin Stock.
Esta rutina Aprueba un pedido bloqueado por stock.
Al ingresar a la rutina, el sistema enviar la siguiente pantalla de parmetros:
Confirmar seleccionando el botn Ok. En seguida, el sistema mostrar la lista de los pedidos que se encuentran
bloqueados de acuerdo al parmetro seleccionado.

De igual forma, existen dos formas de aprobarlo: manual y automtica
Aprobacin Manual
En esta opcin la aprobacin deber ser uno a uno de los registros. Situarse en el registro a aprobar y seleccionar la
opcin Manual desde la seccin Acciones relacionadas. En seguida se mostrar la siguiente pantalla informativa:
Confirmar seleccionando el botn Ok. El pedido ser liberado

Aprobacin automtica
En esta opcin, tras informar los debidos parmetros, se reevaluarn todos los tems de los pedidos de venta. El
objetivo de la aprobacin automtica es aprobar los pedidos que estaban bloqueados y hacer que los productos que a
ellos se refieren, estn en el stock, a razn de la adquisicin efectuada.
En esta opcin no ser necesario situarse en cada registro, bastar con seleccionar la opcin Automtica desde la
seccin Acciones relacionadas. En seguida se mostrar la siguiente pantalla de parmetros:
El usuario podr auxiliarse del campo help para la seleccin, posteriormente confirman los parmetros dando click
en el botn Ok.

Anulacin Aprobacin de Pedido
Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Anul. Liberacin Pedidos.
Esta rutina nos permite anular la aprobacin de un pedido de venta efectuado, es decir damos reversin a la
aprobacin. Al ingresar a la rutina, el sistema muestra la ventana de parmetros.
Una vez ingresados, confirmar los parmetros dando click en el botn Ok. Se mostrarn los pedidos
Seleccionar el o los registros deseados dando click en el recuadro a la izquierda de cada uno.
Seleccionar la opcin Desaprobar ubicada en el men:
En seguida confirmar la desaprobacin

En seguida se mostrar el mensaje de finalizada la accin:
Remisin
El objetivo de esta rutina es emitir una remisin sin necesidad de crear previamente un pedido de venta. Este
documento nos sirve para entrega de material al cliente. Para fines prcticos de ste manual, se divide en dos
secciones:
Encabezado

Principales campos:
Cliente: Cdigo del cliente a quien se realiza la remisin.

Tienda: Tienda o sucursal del cliente.
Nombre: Nombre del cliente. Este dato se llena de forma automtica al seleccionar el cliente.
Serie Doc. Serie del documento emitido. Se puede seleccionar mediante la tecla F3.
Num. Documento: Nmero de la remisin. Detonado de forma automtica al elegir la serie. Mximo 6
dgitos.
Modalidad: Modalidad de la remisin.
Especie Doc. Tipo de documento Detonado de forma automtica.
Fch. Emisin: Fecha de emisin del documento.
Vendedor: Cdigo del vendedor responsable por el pedido del cliente.
Moneda: Moneda de la remisin. Este campo determina en qu moneda (ver archivos de monedas) los
valores del pedido se expresan. De este modo, se podr optar por registrar un pedido en Dlar. Al generar el
documento de salida, los valores se convertirn a la moneda corriente (moneda 1) utilizando la tasa definida
en el archivo de monedas para la fecha del sistema.
Tipo Remis: Tipo de Remisin. Opciones:
- 0=Venta A=Consignacin

Detalle:
Producto: Cdigo identificador del producto o servicio objeto de la remisin.

Segunda UM: Detonado al ingresar el producto.
Descripcin: Detonado de forma automtica al ingresar el cdigo del producto.
Cantidad: Cantidad del tem de la remisin.
Prc Unitario: Precio unitario neto. Precio de lista con aplicacin de los descuentos e incrementos financieros.
Tipo Salida: Tipo de salida utilizado, este campo es de suma importancia ya que es la que nos detona los
impuestos que corresponden a la remisin digitada. Esta informacin es indispensable al generar una factura
partiendo de una remisin. Ya que, dependiendo de este dato permite crear una cuenta por cobrar cuando se
ingrese la factura de entrada y/o si realizar movimientos de stock.
Almacn: Cdigo del almacn en el que se har el movimiento de stock, si el tem est configurado para
hacerlo.
Precio Tabla: Precio unitario del producto en la lista o tabla de precio.
Ctd Ven 2 UM: Cantidad vendida en la segunda unidad de medida. Se podr informar este campo cuando el
producto tenga la segunda unidad de medida y factor de conversin informados en el archivo de productos.
De este modo, el sistema puede obtener la cantidad en la unidad de medida estndar.
% Descuento: Porcentaje de descuento del tem. El porcentaje de descuento del tem se aplicar al precio
unitario. El porcentaje de descuento no exige que el producto tenga precio de lista, no obstante si existiera, se
aplicar el descuento siempre sobre el precio de lista.
Vlr Descuento: Valor de descuento del tem. El valor de descuento del tem es el valor total de descuento
referente al tem. De este modo, el monto informado se dividir por la cantidad, para calcular el descuento por
unidad, que entonces se aplicar al precio unitario. El valor de descuento no exige que el producto tenga
precio de lista, no obstante, si existiera, el descuento se aplicar siempre sobre el precio de lista. El sistema
necesita obtener un nuevo precio unitario vlido al informar el descuento, de esta forma, si el nuevo precio no
se puede expresar utilizando las cifras decimales disponibles, el sistema recalcular el descuento del tem a
un valor coherente.
Remisin Manual.
Existen dos formas de ingresar una remisin, la primera, de forma manual mediante la siguiente:
Ruta: Actualizaciones, Guia de Remisin, Remisin de Venta.

Al ingresar a la rutina el sistema mostrar la pantalla principal de remisiones, donde se enlistan las remisiones
generadas.
Para incluir una remisin de forma manual, seleccionar la opcin Incluir ubicada en la parte inferior de la pantalla.
El sistema mostrar la ventana de captura:
Llenar los campos necesarios para la remisin y para finalizar el registro dar click en el botn Confirmar.

Remisin a partir de un pedido (remisin automtica)
Ruta: Actualizaciones, Guia de Remisin, Generar Remision.
Al ingresar a la rutina el sistema mostrar la pantalla de parmetros, nuevamente hay que seleccionarlos auxilindose
del campo help y confirmar dando click en el botn Ok
Confirmar seleccionando el botn Ok. En seguida se mostrar el listado de pedidos que se encuentran aprobados.
Al aprobarse un pedido por tem, la seleccin para la generacin de la remisin tambin deber ser por tem. Lo
anterior implica que pueden quedarse tems sin remisionarse ya sea por no superar las aprobaciones o porque fueron
descartadas por el cliente.
Seleccionar el o los registros deseados dando click en el recuadro a la izquierda de cada uno. Posteriormente
seleccionar la opcin Gen. Remision ubicada en la parte inferior de la pantalla. Al finalizar el proceso los tems
remisionados cambiaran de status a color rojo.

Borrar/Anular Remisin de Venta
Ruta: Actualizaciones, Guia de Remisin, Remisin de Venta.
Esta opcin dentro de la rutina Remisin de Venta nos permite dar reversin a una remisin de venta. Al ingresar a
la rutina el sistema enlista las remisiones creadas:
Posicionarse sobre la remisin deseada; seleccionar borrar dentro de las opciones del men Acciones
relacionadas. El sistema traer la visualizacin de la remisin de la siguiente forma:

Seleccionar la opcin Confirmar. Se mostrar el siguiente mensaje:
Posteriormente confirmar la reversin:
Confirmada la reversin, la remisin ser eliminada del listado:
Facturacin
Existen dos formas de generar una factura: Partiendo de un Pedido y/o Remisin o bien de forma directa
Factura
Ruta: Actualizaciones, Facturacion, Facturacion.
En este apartado se generan los documentos de salida manuales sin la necesidad de crear un pedido previo.
Movimientos que se realizan:
Al generar un documento de salida, el sistema hace los movimientos a continuacin:
Calcula las fechas de vencimientos basado en las condiciones de pago

Calcula los impuestos
Calcula los precios unitarios y totales, considerando los descuentos y los reajustes
Actualiza la cartera de ttulos, con la implantacin de los ttulos generados
Genera los tributos vinculados al pago de productos o servicios (retencin de impuestos)
Actualiza los saldos en stock
Graba los tems en el archivo de Movimientos de Ventas para oportuna emisin de las estadsticas, registros
fiscales, clculo de costos y asientos contables
Actualiza los datos financieros de los clientes
Contabiliza
Al ingresar a la rutina se presentarn las pantallas de parmetros iniciales y confirmarlos desde el botn Ok.
Al ingresar a la rutina la pantalla principal enlista las facturas realizadas hasta el momento:
Para ingresar una nueva, seleccionar Incluir.
Los campos principales de una Factura de salida son:

Encabezado

Cliente. Cdigo del cliente a quien se le enviar la mercanca.

Tienda. Tienda o Sucursal del cliente.
Condiciones de pago. Condiciones y das de crdito con las que se vendi al cliente. Se puede consultar
mediante la tecla F3
Serie del documento. Serie que identifica el nmero de documento. Se puede consultar mediante la tecla
F3
Numero de documento.- Este lo proporciona el sistema en base a la serie elegida
Fecha de emisin.- La fecha en la cual se captura el documento.
Especie Doc. Tipo de documento a ser generado. Para La empresa el tipo ser NF (Nota fiscal)
Lista. Lista de precios que se utilizar en la generacin de la factura.
En el detalle se incluyen informaciones referentes a los productos incluidos en la remisin como son:
Productos o mercancas.- Cdigo del producto

Cantidades.- Cantidad del producto a vender.
Precios de venta.- El precio lo toma automticamente de la lista de precios
TES (Tipo de Entrada Salida).- El cdigo del TES determina la afectacin que tendr la salida de mercancas
tanto en el modulo financiero al generar la cuenta por cobrar como en el modulo de Stock al disminuir de la
existencia actual las cantidades informadas.
- Lote.- Seleccionar el lote del producto a Facturar, Dar Enter + F8
Facturas Automticas
Ruta: Actualizaciones, Facturacion, Generacion de Fact.

Esta rutina nos permite convertir en un documento de salida a partir de la remisin de venta pedidos de venta.
Nota: las pantallas de parmetros son diferentes dependiendo si la generacin es por pedido o remisin:

Seleccionar los parmetros auxilindose del campo help y confirmar dando click en el botn Ok. El sistema
mostrar las remisiones o pedidos de acuerdo a los parmetros ingresados.
Seleccionar la o las remisiones (o pedidos) que sern incluidas en la factura, dando click en el pequeo cuadro a la
izquierda de cada registro
Esta factura de venta puede generarse en su totalidad o parcialmente, en este caso, seleccionar la opcin Selec.
Parcial e indicar la cantidad que se desea facturar por cada tem.
Hecha la seleccin de los tems. Seleccionar la opcin Acciones relacionadas:
Y seleccionar la opcin Genera Fact.. El sistema mostrar la siguiente ventana, el usuario podr ingresar la serie
deseada para la factura:
Se actualizar el nmero de factura:

El estatus de la remisin (o pedido) cambiar a rojo finalizando con ello la rutina.
Impresin de Factura.
Ruta: Informes, Imprim Rem/Fact , Factura.
En este apartado es necesario definir el formato de factura que el cliente utilizar ya que el informe es
completamente personalizado.
Generacin Notas de Crdito/Dbito.
Ruta: Actualizaciones, Facturacion, Notas de Cred/Deb.
El propsito de la Nota de Crdito es documentar la devolucin de materiales, ajustes por diferencias de precio,
descuentos, devoluciones por cancelacin del cliente etc. Tambin puede vincularse a una salida original, sin
embargo, se sugiere que se efecte el vnculo para poder tener un control ms exacto de la variacin de costo de los
productos involucrados.
Existe la rutina Notas de Cred/Deb para registrar las Notas de Crdito y Dbito.

La seleccin de parmetros podr hacerse conforme a lo siguiente:
Formulario Propio/Tipo de D Dbito C Crdito

Notas
S NDC NCC
Donde:
NCC - Nota de Crdito de Clientes. Se generar un crdito para el Cliente. En otras palabras disminuye la deuda del
cliente
NDC - Nota de Dbito de Clientes. Se generar un Dbito para el Cliente. En otras palabras aumenta la deuda del
cliente
Nuevamente al ingresar a la rutina, el sistema mostrar las notas generadas que cumplan con los parmetros
ingresados. Para incluir un nuevo registro seleccionar la opcin Incluir.
Ser mostrada la pantalla de registro. Nuevamente la pantalla se divide en dos secciones:

Encabezado

Principales campos:
Cliente. Cdigo del cliente a quien se le enviar la mercanca.
Tienda. Tienda o Sucursal del cliente.
Nombre. Nombre del cliente, se llenara automticamente al indicar el cdigo del cliente.
Serie del documento. Serie que identifica el nmero de documento. Puede ser consultada mediante F3.
Numero de documento.- Este lo proporciona el sistema en base a la serie elegida.
Fecha de emisin.- La fecha en la cual se captura el documento.
Especie Doc. Tipo de documento a ser generado. Para La empresa el tipo ser NF (Nota fiscal)
Fch Emision. Fecha de emisin del documento.
Genera Ped. Al tratarse de una devolucin de producto, se puede detonar un pedido para resurtir al cliente.
La Nota de Crdito/dbito puede ser ingresada de forma manual o automtica a partir de una factura. En ambos
casos, el primer paso es llenar los datos del encabezado.
Manual: Digitar los campos del Detalle y seleccionar la opcin Confirmar.
Automtica: Seleccionar el botn Acciones relacionadas y la opcin Doc. Orig.
El sistema mostrar el siguiente mensaje:
En el caso de seleccionar la opcin Item es necesario aclarar que el campo Producto debe contener el producto a
buscar. Es decir, despus de llenar el encabezado, llenar el campo del producto en el detalle, seleccionar Acciones
relacionadas, la opcin Doc. Orig y posteriormente por Item.

El sistema desplegar aquellas facturas que contienen el tem indicado.
En el caso de seleccionar la opcin Facturas. Se desplegarn aquellas facturas que coincidan con los datos digitados
en el encabezado:
Seleccionar la o las facturas que sern afectadas con la generacin de la nota de crdito/dbito, dando click en el
pequeo cuadro a la izquierda de cada registro. Los datos del detalle sern llenados automticamente con los datos
que trae de la factura.
Productos o mercancas.- Cdigo del producto

Cantidades.- Cantidad del producto a vender.
Valor Unit.- El precio lo toma automticamente de la lista de precios
Valor Tot.- El precio total del tem.
TES (Tipo de Entrada Salida).- El cdigo del TES determina la afectacin que tendr la salida de mercancas
tanto en el modulo financiero al generar la cuenta por cobrar como en el modulo de Stock al disminuir de la
existencia actual las cantidades informadas.
- Lote.- Seleccionar el lote del producto a Facturar, Dar Enter + F8
Doc Original.- Al generar una nota de crdito/dbito a partir de una factura, el sistema llenar de forma
automtica este campo con el nmero del documento citado.
Confirmar la inclusin de la nota seleccionando el botn del mismo nombre.
Compensacin de Ttulos
Al confirmar la generacin de la nota de crdito la rutina muestra una pantalla con la opcin de Compensar el Ttulo,
lo cual implica aplicar la nota de crdito a la factura indicada con esto se disminuye o se cancela el saldo de dicha
factura.
La compensacin de las notas de crdito se da mediante los siguientes casos:

- Se puede aplicar a la factura original o a cualquier otra.
- Puede ser aplicada a varias facturas.
- Puede ser aplicada sobre compensacin entre carteras (entre plantas).
Esta compensacin si no se realiza en este mdulo se puede ejecutar desde el mdulo financiero por lo cual la
compensacin en este punto es opcional.
En caso de realizar la compensacin en este punto, aparecer la siguiente pantalla:
Indicar el valor a compensar y pulsar Ok.
El sistema mostrar y sugerir la o las facturas ms antiguas a aplicar el pago, sin embargo, el usuario puede
realizar la seleccin de acuerdo a su criterio.

Confirmar seleccionando el botn Ok.
Diversos
Mantenimiento de Comisin
Ruta: Actualizaciones, Diversos, Mant. De Comision.
El sistema controla las comisiones desde que se determinen previamente los porcentajes en el Archivo de
Vendedores, en el Archivo de Clientes y/o en el Archivo de Productos. El sistema tratar las comisiones como
obligaciones por pagar y se calcularn automticamente en la preparacin y generacin de las facturas o en la
implantacin de un ttulo por cobrar.
Dentro de sta se visualizan los registros detonados por facturacin, con los importes calculados sobre los importes
de las facturas. Para calcular las comisiones el sistema verifica el porcentaje de comisin atribuido al Archivo de
Vendedor, entre emisin y baja siendo que aquella referente a la baja slo se calcular tras dar de baja al ttulo por
cobrar, por tanto el campo Fch. Comisin se llenara con la fecha de baja del ttulo. El valor base de la comisin se
calcular considerando los datos del archivo de vendedor.
Como el nombre de la rutina lo indica, el sistema permite dar mantenimiento las comisiones de ventas calculadas y la
actualizacin de la fecha de pago de las comisiones, que hace viable el control de aquellas liquidadas.
Al ingresar a la rutina el sistema mostrar el estatus de las comisiones en la siguiente pantalla:
De acuerdo a la siguiente:

Manual
Tambin es posible ingresar registros para pago de comisin de forma manual:
Principales campos
Vendedor: Cdigo del vendedor. Puede consultarse mediante la tecla F3
Num Ttulo: Nmero de la factura o documento por el que se pagar la comisin
Fch Comisin: Fecha de emisin del documento referente a la comisin
Cliente: Cdigo del Cliente escrito en el ttulo referente al pago de comisin. Puede consultarse mediante
la tecla F3.
Tienda: Tienda del cliente, se llenar automticamente al seleccionar el cliente
Valor Base: Valor total del ttulo sobre el cual incide clculo de comisin.
% Valor Base: Porcentaje del valor del ttulo sobre el cual incide clculo de comisin.
Comisin: Valor de la comisin.
Vencto Comis: Fecha en que se vence el pago de la comisin.
Para finalizar el registro dar click en el botn Confirmar.
Act. Pago de Comisin

Ruta: Actualizaciones, Diversos, Act. Pago Comision.
El objetivo de sta rutina es actualizar los registros de comisiones para realizar su pago. Al ingresar a la rutina el
sistema mostrar la siguiente pantalla:
El usuario deber seleccionar la opcin Parmetros e ingresar los datos que solicita auxilindose del campo
help.

Una vez ingresados, confirmar los parmetros dando click en el botn Ok.
Miscelnea
Rehace Acumulados
Ruta: Miscelanea, Ajustes, Rehace Acumulados.
El objetivo de la rutina rehace acumulados es rehacer los saldos y campos acumuladores de los pedidos de venta,
solicitudes y rdenes de produccin de los productos basado en los respectivos movimientos.
Los archivos reflejarn los saldos reservados y/o esperando distribucin.
Debe utilizarse esta rutina para comparar y arreglar los datos que estn incorrectamente grabados en los archivos.
Algunos de los campos que se volvern a evaluar, calcular y ajustar, tambin se refieren a acumulados financieros,
como por ejemplo:
Situacin del Ttulo

Valor del Ttulo en Reales
Archivo de Bajas
Datos del Cliente/Proveedor
Monedas de los Ttulos.

Al confirmar la pantalla de presentacin, el sistema actualizar los archivos, analizando la integridad de stos y
rehaciendo, si fuera necesario, los acumulados.
Eliminacin de Residuos
Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Eliminar Residuos.
Cuando un pedido de ventas se factura parcialmente, es decir, la factura se emite con referencia a slo algunos de los
productos o a una cantidad parcial de los pedidos, su saldo se llama "Residuo", es decir que no se entreg al cliente.
Al ingresar a la rutina, el sistema muestra la pantalla de parmetros iniciales:
Uno de los parmetros para eliminar residuos es el porcentaje informado con relacin al valor original del producto.
Si el residuo es menor, se elimina el tem.

Se confirman los parmetros anteriores dando click en el botn Ok. El sistema mostrar los pedidos con
parcialidades. Seleccionar los tems deseados
Nota: Los pedidos eliminados no se eliminan del archivo. En estos pedidos el sistema graba el cdigo de bloque R.
Entonces, el pedido queda bloqueado hasta su depuracin en la seccin de Miscelanea, Limpieza Mensual.
Salidas
Consultas
En forma general la forma de acceder a las consultas es mediante la siguiente ruta:
Cada consulta enviar a una pantalla de gestin similar a la siguiente:

En donde estarn disponibles las siguientes funcionalidades:
La opcin Consultar pedir al usuario ingresar parmetros para realizar la consulta.
Las consultas que maneja el estndar del sistema son los siguientes:
Consultas:
1. Situacin Cliente
2. Consulta Producto
3. Documentos de Salida
Informes:
De forma general, se puede acceder a los informes mediante el siguiente men:

Una vez seleccionado el tipo de informe requerido, el sistema enviar el siguiente gestor de impresin
Opciones de generacin del informe
Opciones de ubicacin del informe
Tipo, tamao y orientacin del papel
Configuraciones de: ttulo, orden de

preferencia y lay out de impresin
Cada informe podr ser generado de acuerdo a las especificaciones ingresadas mediante el botn Parmetros. El
cuadro de parmetros ser diferente en cada informe, sin embargo para su llenado se podr hacer uso del campo
help indicado en color rojo en la siguiente ilustracin

Los parmetros se confirman dando click en Ok, el sistema volver al gestor de impresin. Para comenzar la
generacin seleccionar el botn Imprimir. El informe ser generado
Los informes que maneja el estndar del sistema son los siguientes:
Lista de Facturas
Este informe muestra la lista de las facturas por el sistema en determinado perodo y totaliza, por cliente, los datos
principales, como impuestos que incidieron sobre el valor de la mercadera, gastos accesorios, almacn, etc.

Lista de Notas de Crdito

Este informe muestra las notas de crdito generadas por el sistema. Se listarn solamente las notas de crdito,
conforme el tipo informado por el usuario.
Resumen de Ventas
A travs de este informe se puede evaluar el resumen de las ventas efectuadas en un determinado perodo en la
moneda definida por la empresa, donde puede seleccionarse un intervalo de vendedores que se considerarn en la
emisin.
Los valores se muestran segn las siguientes caractersticas:
En la columna "Facturacin" se listarn las ventas (cantidad, valor unitario, valor de la mercadera y valor) que
atiendan a los parmetros del informe.
En la columna "Otros Valores" se listarn todas las ventas que sean diferentes de los parmetros del informe.

Facturas por cliente
Este informe permite analizar la facturacin de la empresa por Cliente, as como evaluar las ventas por valor en un
perodo predeterminado.
La parametrizacin del informe permite seleccionar si se considerarn las devoluciones y si el sistema deber realizar
un filtro basado en el TES referente a la generacin de facturas de crdito y movimientos de stock para listar o no
listar las ventas que no generaron dichos movimientos.
Facturas por cliente vs producto
Este informe muestra una estadstica de ventas de Clientes con relacin a los productos adquiridos por ellos.
El sistema permite seleccionar la moneda que se considerar en la emisin del informe y, a travs de la totalizacin
por producto y por cliente se pueden totalizar en valores las cantidades vendidas y realizar un comparativo.
La parametrizacin del informe permite seleccionar si se considerarn las devoluciones y si el sistema deber realizar
un filtro basado en el TES referente a la generacin de facturas de crdito y movimientos de stock para listar o no
listar las ventas que no generaron dichos movimientos.

Informes de Ventas
Pedido de Ventas Vs. Cliente
ste informe mostrar el listado de facturas ordenadas por cliente, de acuerdo a los parmetros definidos por el
usuario
Pedido de Ventas Vs. Producto
ste informe mostrar el listado de productos vendidos por cada vendedor, de acuerdo a los parmetros definidos
por el usuario

Pedido de Ventas por Producto
ste informe mostrar el listado de pedidos por producto, de acuerdo a los parmetros definidos por el usuario, el
informe se mosrar de la siguiente forma:
Pedidos No entregados
ste informe emitira la lista con los Pedidos Pendientes, imprimiendo numero de Pedido, Cliente, Fecha da Entrega,
Ctd pedida, Ctd ya entregada, Saldo del Producto y atraso.

Disponibilidades
El informe enlistar una lista con los Productos en disponibilidad de Stock para el proceso de Ventas.
Pedidos por Facturar
El informe enlistar los Pedidos de Ventas con saldo pendiente a facturar. Se hara un bsqueda en el almacen y se
comprobara si la cantidad esta disponible.Adems se mostrarn informaciones como cantidades bloqueadas,
atendidas y precio .

Listado de Comisiones
ste informe enlistar las comisiones pagadas o por pagar, segn los parmetros informados por el usuario. El
informe ser generado de la siguiente forma:

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MIT072 Manual de Operacin del Prototipo

Proyecto: Protheus11 Serie3

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Ruta: Actualizaciones, Archivos, Clientes.

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Colonia: Colonia del Cliente

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Ruta: Actualizaciones, Archivos, Productos.

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Ruta: Actualizaciones, Archivos, Cond. De Pago.

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Cdigo: Cdigo de la condicin de pago.

Catalogo de integracin contable y financiero

Tipos de Entrada y Salida

Ruta: Actualizaciones, Archivos, Tipos de Ent/Sal.

- Clculo de impuestos para facturas de entrada y facturas de salida.

CODIGO TIPO TES TXT. ESTANDAR FINALIDAD

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Tipo del TES: E= Entrada o S= Salida

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Catalogo de Escenario de Ventas

Ruta: Actualizaciones, Escenarios Venta, Lista de Precio.

La lista de precios est relacionada con los siguientes procesos:

Para usar una lista, es necesario:

- Informarla en el proceso deseado

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Cod. Tabla: Cdigo de 3 dgitos que identifica a la lista de precio.

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Ruta: Actualizaciones, Presupuesto, Sugerencia de Presupuesto.

Producto: Cdigo del producto para la sugerencia del presupuesto.

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Factores crticos de xito

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Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Pedidos de Venta.

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Liberacin de Pedidos de ventas

Existen dos formas de aprobar un pedido: Manual y automtica.

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Para acceder a los parmetros, pulsar F8:

Confirmar seleccionando el botn Ok.

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Seleccionar la opcin Automtico. En seguida se mostrar la siguiente pantalla de parmetros:

Confirmar dando click en el botn Ok.

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A partir de esta informacin, ocurren los siguientes procesos:

Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Aprobacin Stock.

Esta rutina Aprueba un pedido bloqueado por stock.

Al ingresar a la rutina, el sistema enviar la siguiente pantalla de parmetros:

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De igual forma, existen dos formas de aprobarlo: manual y automtica

Confirmar seleccionando el botn Ok. El pedido ser liberado

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Anulacin Aprobacin de Pedido

Ruta: Actualizaciones, Pedidos, Anul. Liberacin Pedidos.

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En seguida se mostrar el mensaje de finalizada la accin:

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Cliente: Cdigo del cliente a quien se realiza la remisin.

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Producto: Cdigo identificador del producto o servicio objeto de la remisin.