Introduccin a la Teora de Sistemas

Sistemas aplicables a la Archivstica

Elementos de un Sistema electrnico de Gestin documental

Introduccin a la teora de bases de datos y su aplicacin en las

normativas archivsticas

Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos

Prueba de asimilacin No. 1

Salida.
Sistemas aplicables a la archivstica

Elementos de un Sistema electrnico de Gestin documental

1. La base de datos

Es el elemento ms importante pues el aprovechamiento que se le pueda

dar al sistema depende de la calidad de su ccontenido

El contenido de la base de puede incluir:

informacin de documentos
Documentos completos
Metadatos de documentos
Informacin de administracin del sistema
Informacin de seguridad
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Elementos de un Sistema electrnico de Gestin documental

2. Dispositivos especializados de hardware

Escaneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos

originales, una vez preparados, son transformados en documentos
digitales, los cuales sern guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los

usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha
informacin, para su modificacin o revisin.
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Elementos de un Sistema electrnico de Gestin documental

3. Dispositivos especializados de software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin

de la documentacin que se maneja.

Existen soluciones informticas para :

- la gestin documental
- administracin de archivos digitales
- para administracin de bibliotecas de diversa ndole.
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Elementos de un Sistema electrnico de Gestin documental

4. Dispositivos especializados de red

Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin

que se encuentra en los servidores.

Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la

informacin por Internet
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Elementos de un Sistema electrnico de Gestin documental

5. Usuarios del Sistema

Personas que se registran en el sistema como usuarios

Personas que acceden a la informacin a travs de una cuenta de

Usuario

El acceso a los documentos y su consulta electrnica se hace de

acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada usuario registrado
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6. Administradores del Sistema

que es el encargado del control de :

- La produccin digitalizacin de los documentos

- Su codificacin e indexan en la base de datos del servidor
- La identificacin de ls ubicacin fsica del documento original
- La asignacin, a cada documento lgico de las claves de acceso
- Que los documentos digitalizados se almacenen en su
correspondiente fichero
 Sistemas aplicables a la archivstica

Ejemplos de Sistemas electrnico de Gestin documental

1. DocShare Gestin Documental, Sistema de Gestin Documental

2. Bitcubo, Software de Gestion Documental y del conocimiento
3. Innova Systems, Lider en Gestion Documental
4. Docunet, Software de Gestion Documental
5. OrfeoGPL, Software de Gestion Documental libre bajo licencia GPL
6. Yerbabuena Software, Gestin Documental Inteligente y Open Source
7. Documany, Gestin Documental Colaborativa para PYMEs
8. Axentria, Gestin Documental (Montevideo - Uruguay)
9. Semantica DMS, Sistema de Gestin Documental
10. Sistema ATHENTO
11. Sistema DOKMEE
12. Sistema ICA-ATOM
13. Roda (Repositorio de Objetos Digitales Autnticos)
 2. INTRODUCCIN A LA TEORA DE BASES DE DATOS Y SU APLICACIN EN LA
NORMATIVA ARCHIVSTICA

Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos

Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos

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Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos

Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos

Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
Generalidades de Sistemas Gestores y Bases de datos
i. Diferentes formas de representacin fsica de archivos de datos

a. DEFINICIONES

Que son datos ?

Dato: es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.) que

describe un atributo o caracterstica de alguna entidad

Que es informacin ?

Informacin: un conjunto de datos relacionados que proporcionan un significado o

sentido a algo.
PREGUNTA Qu entendemos por Archivos de Datos?

Podramos definir los archivos de datos como: cualquier elemento de informacin

que tiene algn significado y que est almacenado en un espacio dentro de un
computador y a los cuales accedemos por medio del nombre que les damos.

Dentro de este significado se podran mencionar como ejemplos:

Un documento de word
Una hoja de excel
Una presentacin en power point
Un dibujo hecho en paint
Un texto con algn sentido editado en cualquier procesador como el bloc de notas
 Qu es una base de Datos?

Una hoja de Excel es una base de Datos?

En realidad, una hoja de excel u otro conjunto de datos similar, con estructura,
contenido y significado, es un archivo de datos.

Un Archivo de datos es un conjunto de elementos de informacin relacionados

entre si y que fueron definidos por su creador.

Los archivos de datos pueden ser:

- Numricos - Alfabticos - Binarios - de formato libre (archivos txt)
- con formato estructurado (como las hojas de excel)
Desde el punto de vista de su representacin fsica, un archivo de datos es
una secuencia de bits, bytes, lneas o registros cuyo significado es definido por el
creador del archivo y por el usuario.

El archivo de datos se puede manipular como una unidad mediante operaciones

tales como:
- Abrir - Cerrar -Crear - Destruir -copiar - renombrar - listar

Los elementos de informacin individuales que conforman un archivo de

datos se pueden manipular con acciones tales como:
- Leer - Escribir - Modificar - Eliminar
Los archivos de datos pueden caracterizarse por su: Volatilidad, Actividad y
Tamao.

Volatilidad : Se refiere a la frecuencia con la que se inserta o elimina informacin.

Actividad: Se refiere al porcentaje de los elementos de informacin de un archivo

al que se tuvo acceso en un periodo de tiempo dado.

Tamao: Se refiere a la cantidad de informacin que conforma el archivo.

Los archivos de datos se caracterizan por su estado, en Fsicos y lgicos

Archivo de datos Fsico: La informacin vista desde la perspectiva de hardware.

Ejemplos:
el archivo X est formado por los sectores 3, 10 y 15 del disco duro del computador.
el archivo Y formado por es la secuencia de bytes localizados en la RAM en el bloque
0A703h:03000h al 0A703h:04200h.

Archivo de datos Lgico: Constituido por datos cuyo significado esta definido
por el usuario. Generalmente, un archivo lgico se representa de manera
formateada o tabular
Ejemplo:
el archivo Y es la informacin de 1000 artculos, cada uno con su cdigo,
descripcin y precio.
CONCEPTO DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

Se refiere a las diferentes maneras en las en que puede ser organizada y

accedida la informacin en estos

Dado que hay 2 niveles de visin de los archivos (Archivo de datos fsico y archivo
de datos lgico), se puede hablar tambin de 2 aspectos de organizacin de
archivos: Organizacin de archivos fsicos y de archivos lgicos.

Organicacin de Archivos lgicos: Se refiere a la organizacin desde el punto

de vista lgico. Por ejemplo, para acceso secuencial, acceso directo, indexado,

Organicacin de Archivos fsicos: Se refiere a la administracin de archivos

desde la perspectiva fsica, particularmente la organizacin del almacenamiento
en disco a nivel de pistas y sectores.
ORGANIZACIN FISICA DE LOS ARCHIVOS

Para entender de mejor manera la organizacin fsica de los archivos se deben

conocer 2 aspectos importantes:

la asignacin de espacio libre

asignacin de espacio de almacenamiento al archivo.

La asignacin de espacio a un archivo, depende de la manera en que el

Sistema Operativo de los equipos controla los lugares del disco que no estn
siendo ocupados.
CONTROL DEL ESPACIO LIBRE

Para la administracin y el control del espacio libre los sistemas operativos

utilizan diferentes mtodos tericos:

Vector de Bits
Listas Ligadas
Por Agrupacion
Por Contador
Por agrupacion

Es similar a la lista ligada, solo que en este se tiene por cada sector, un grupo
de apuntadores a varios espacios vacios, al final de cada bloque se tiene un
apuntador a otro grupo de apuntadores.
Por contador

Aqui, por cada conjunto de bloques contiguos que estn vacios, se tiene un
apuntador a un nmero de inicio y el tamao del grupo de sectores vacios.
ASIGNACIN DE ESPACIO A ARCHIVOS DE DATOS

Se refiere a la forma en que un Sistema Operativo controla los lugares del disco
ocupados por cada archivo

El S. O. controla bsicamente la identificacin del archivo, sector de inicio y sector

final.

Para el control del espacio ocupado en disco se utilizanr los mtodos tericos:

Asignacin Contigua
Asignacin Ligada
Asignacin indexada.
Asignacin contigua : consiste en asignar el espacio en disco de tal manera que
las direcciones de todos los bloques correspondientes a un archivo definen un
orden lineal
Asignacin contigua
Asignacin ligada: En este mtodo, cada archivo es una lista ligada de bloques de disco.

En el directorio hay un puntero al bloque de inicio y un puntero al bloque final para cada
archivo.

En cada uno de los bloques donde se encuentra un archivo hay un punyero al siguiente
bloque de la lista.
Asignacin ligada

VENTAJAS:

No produce fragmentacin externa.

DESVENTAJAS:

La cabeza de lectura se puede mover demasiado en la lectura de un

archivo.
Si una liga se pierde, se perder el archivo completo.
Es ineficiente para la implementacin de archivos directos.
Se necesita un campo extra para el apuntador.
Asignacin indexada

La asignacin ligada resuelve problemas de fragmentacin externa, sin embargo, la

asignacin ligada no soporta eficientemente el acceso directo a los archivos. La
asignacin indexada resuelve este problema poniendo todos los apuntadores en una
sola localidad: El bloque ndice.

Cada archivo tiene su bloque ndice, El cual es un arreglo de direcciones de bloques de

disco.

La i-sima entrada en el bloque ndice apunta al i-simo bloque que conforma el

archivo. En el directorio se controla la direccin del bloque ndice de cada archivo.
 No produce fragmentacin externa
Eficiente para la implementacin de archivos directos

Existe desperdicio cuando hay archivos pequeos

Desbordamiento de bloque ndice. (Solucin: creacin de un esquema ligado; el ultimo
bloque ndice apunta a otro ndice)