Administracin pblica electrnica

y certificacin digital al interior de

trmites notariales

Rafael Orduz
Director Ejecutivo
Eril Rincon Crdenas
Autor
Eugenia Vallejo
Coordinacin editorial
Felipe del Rio
Diseo y diagramacin
Camilo Perez
Corrector de estilo
Administracin pblica electrnica
y certificacin digital al interior de
trmites notariales
ISBN. 978-958-57829-3-8
Se autoriza la libre consulta, descarga
y distribucin total o parcial de este
documento, con fines no comerciales y sin
obras derivadas.
Bogot D.C. , Colombia
Mayo de 2013
www.colombiadigital.net
Tabla de contenidos
Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica. . . . . . . 7
La nueva gestin pblica y la implantacin de un modelo de administracin relacional
con valores gerenciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Un nuevo concepto: la administracin electrnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Tipos de administracin electrnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Fases de desarrollo de sitios web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Grado de implantacin de los servicios de la administracin electrnica . . . . . . . . . . . . 11
Administracin electrnica y beneficios en la racionalizacin de trmites . . . . . . . . . . . 12
Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica en colombia. . . . . . . . . . . . 12
Regulacin de aspectos tecnolgicos, actuaciones administrativas por medios
electrnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Contratacin pblica por medios electrnicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Intervencin de la firma digital y de los servicios de certificacin digital. . . . . . . . . . . . . 24
Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Manual de validez y seguridad de la informacin electrnica al
interior de trmites notariales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Validez jurdica y probatoria de los mensajes de datos en colombia. . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Parte 2. Procedimiento de uso de las firmas digitales emitidas por certicmara a la unin
colegiada del notariado colombiano. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
I Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
II Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
III Requerimientos tcnicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
IV Instalacin e-token pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
V Instalacin certitool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
VI Manuales y videos de configuracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
VII Requerimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
VIII Soporte tcnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
INTRODUCCIN
La Corporacin Colombia Digital tiene como propsito principal promover el uso y apropiacin de las Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones (TIC) en Colombia. En esta ocasin, dentro de su programa de publicaciones digitales
ofrece al pblico, en primer lugar, la obra Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites
notariales, del doctor Erick Rincn Crdenas.

Una de las caractersticas bsicas de las TIC es su aplicacin de uso general en la sociedad, incluyendo mbitos como educacin,
salud, justicia, empresas y, desde luego, la administracin pblica.

En circunstancias en que la conectividad a Internet en Colombia cubre alrededor de treinta millones de colombianos, el uso
y aplicacin de las tecnologas de la informacin es un imperativo en la gestin pblica. Ello vale no slo para la mejora de
la gestin interna de procesos en las dependencias gubernamentales delos distintos rdenes territoriales. Es imprescindible
para la buena prestacin de servicios a la comunidad, organizaciones y empresas en un marco de intercambio permanente
entre administracin pblica y agentes de la sociedad.
Pgina

La administracin pblica electrnica busca la efectiva prestacin de servicios pblicos en un contexto de interactividad 5
con los distintos tipos de usuarios. De all la pertinencia que tiene la divulgacin del texto del doctor Rincn Crdenas, en la
actualidad Gerente General de la Sociedad Cameral de Certificacin Digital, Certicmara S.A., tanto para funcionarios pblicos
como para la ciudadana, empresas y organizaciones en general.

En segundo lugar, se publica, del mismo autor, un texto clave para disipar prejuicios y percepciones errneas relacionadas con
la seguridad en el uso de las TIC. Se trata del Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites
notariales. Dirigido a la comunidad notarial y los usuarios, el texto busca construir confianza alrededor de la validez jurdica y
probatoria de la informacin electrnica asociada a los trmites en referencia.
Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica
Director de la Especializacin en Derecho y Tecnologas de la Informacin de la Universidad del Rosario y Gerente General de la Sociedad
En un contexto de globalizacin econmica, la competencia
exige actualmente una gestin ms eficaz, integrada y
completa de los recursos de un pas. Los gobiernos se
estn enfrentando a las aspiraciones de una mejor calidad
de vida y de mayor transparencia, y en ese escenario
aparecen, de manera fundamental, las nuevas Tecnologas
de la Informacin y la Comunicacin (TIC), que influyen
en una nueva concepcin del sector pblico y del sector
privado, indistintamente. En tal sentido, se han modificado
ostensiblemente los paradigmas que gobernaban las
concepciones de vida, la gestin de las empresas y las formas
de adquisicin de bienes y prestacin de servicios de pocas
antiguas.
La sociedad ha modificado sus parmetros educacionales
y ha incentivado la capacitacin para hacer ms eficiente
al individuo, toda vez que la necesidad del mercado as lo
requiere, sin contar, obviamente, con aspectos culturales
como la mutacin de los medios de interaccin de los
miembros del conglomerado social. La sociedad ya no est
sustentada en la vieja concepcin de tenencia de bienes, sino
que se encuentra soportada en la adquisicin y aplicacin
prctica del conocimiento, a lo cual, en trminos generales,
se le ha denominado la sociedad de la informacin.
En este marco se encuentra el uso de las TIC por parte de la
administracin pblica, que genera el denominado gobierno
en lnea o gobierno electrnico con la prestacin de los
servicios y la realizacin de trmites de la administracin a
travs de medios electrnicos para usuarios nacionales o
extranjeros.
Por: Erick Rincn Crdenas
Cameral de Certificacin Digital, Certicmara S.A.
Presentado en: III Simposio Las sociedades ante el reto digital
Ctedra Europa2010
La nueva gestin pblica y la
implantacin de un modelo de
administracin relacional con valores
gerenciales
La nueva gestin pblica tiene un impacto en dos elementos,
tericamente positivos, que estn generando muchos
problemas y desajustes en la administracin estatal de
Amrica Latina. Estas dos variables problemticas (Rami,
2001) son: a) la flexibilizacin institucional y b) la gestin
indirecta de servicios pblicos mediante la participacin de
redes de organizaciones privadas.
Pgina
Las estrategias de modernizacin de la nueva gestin pblica
tienen como principal logro disear sistemas administrativos 7
flexibles. Aunque es cierto que la flexibilidad puede contribuir
a conseguir los distintos objetivos atendiendo a los principios
de economa, eficacia y eficiencia, no es menos cierto que la
escasa institucionalizacin de estos sistemas organizativos
permite una discrecionalidad que puede favorecer dinmicas
poco deseables y perversas.
En los aos ochenta y principios de los noventa, la
administracin pblica de Amrica Latina estaba en un
proceso de transformacin para conseguir instituciones
plenamente weberianas y en un punto medio de este proceso
apareci la nueva gestin pblica que da pie para relajar
y flexibilizar las reglas y los procesos e introducir valores
de empresa. El resultado lgico de esta poco afortunada
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
intromisin no es el de unas instituciones postburocrticas
sino ms bien unas instituciones pre-burocrticas, en las que
predominan el clientelismo y la inseguridad jurdica1.
Otra de las consecuencias ms relevantes de la nueva gestin
pblica es la configuracin de lo que se ha denominado
la administracin relacional, que supone la ruptura con el
modelo de administracin pblica, uniforme en la dimensin
organizativa que se encarga de gestionar directamente todos
los servicios pblicos. La administracin relacional responde
a un modelo en que el aparato administrativo tradicional
reduce de forma drstica sus dimensiones, reservndose la
capacidad de planificacin, decisin, control y evaluacin, y
difiriendo la gestin directa de los servicios pblicos a una
red de instituciones pblicas y, fundamentalmente, privadas.
La externalizacin de los servicios pblicos es la estrategia
fundamental que edifica el modelo de administracin
relacional. En buena parte de los pases latinos se externaliza
de forma muy deficiente, ya que no se invierte mucho
esfuerzo en la planificacin, el control y la evaluacin de los
servicios externalizados.
Hace falta definir, en primer lugar, qu servicios pblicos
pueden ser objeto de externalizacin y cules no2.
Pgina Todos estos requisitos de la externalizacin brillan por su
ausencia en la mayora de los pases de Amrica Latina, ya
8 que ni se planifica (se externaliza de forma reactiva, en el
sentido de que no se busca de forma deliberada ms eficacia y
eficiencia sino que se hace, por ejemplo, para evitar contratar
directamente ms personal), ni se controla, ni se evala. El
control y la evaluacin de los servicios externalizados son
dos actividades complicadas y caras. Evidentemente, si no
se controla ni evala, la administracin no puede garantizar
unos mnimos estndares de calidad de los servicios
externalizados.
1 Si damos por bueno el principio de que la nueva riqueza de las naciones se va hoy
en funcin, principalmente, de la calidad de las instituciones y de sus capacidades de
accin colectiva, se puede afirmar que la nueva gestin pblica no ha contribuido ni est
contribuyendo, sino ms bien lo contrario, al desarrollo humano en nuestros pases.
2 Una vez externalizados determinados servicios pblicos en organizaciones privadas,
con o sin nimo de lucro, la administracin pblica debe asegurar y, por lo tanto, invertir
recursos en la preservacin del control y de la evaluacin de estas organizaciones privadas
que prestan servicios de titularidad y con financiacin pblica.
Corporacin Colombia Digital
Las organizaciones privadas que prestan estos servicios
pblicos, siempre deseosas de conseguir plusvalas (este
objetivo tambin es perseguido por buena parte de las
ONG), al no sentirse controladas ni evaluadas, perciben que
son las dueas reales de la agenda pblica. Esta situacin
privilegiada de las organizaciones privadas prestadoras de
servicios pblicos tiene como consecuencia, casi inevitable,
el encarecimiento del sistema para la administracin y unos
niveles de calidad muy bajos en la prestacin de los servicios
pblicos3.
Un nuevo concepto: la administracin
electrnica
Las organizaciones pblicas tienen un importante papel
en la nueva economa: facilitar el desarrollo econmico y la
inclusin social, conceptos que van unidos en esta nueva
sociedad. De hecho, slo las personas con habilidades
digitales podrn aprovechar todos los beneficios que la
revolucin de la informacin puede proporcionar.
La administracin electrnica se define como una nueva
forma de gestin pblica, basada en el uso interactivo de
las TIC (Internet) con el doble objetivo de la prestacin de
mejores servicios para los ciudadanos y para las empresas, as
como la mejora de los procesos internos de las organizaciones
pblicas. Ello implica la mejora de la gestin interna y de la
prestacin de los servicios electrnicos4.
La administracin electrnica implica el uso de Internet para
el desarrollo de servicios pblicos rpidos e interactivos. Esta
acepcin incluye dos aspectos complementarios. Por un lado,
3 Es decir, si no hay planificacin ni control y no hay evaluacin de las redes privadas
que prestan los servicios pblicos, no se consigue a medio y largo plazo la mejora de la
eficacia y de la eficiencia, que son los dos objetivos fundamentales que deberan perseguir
las estrategias de externalizacin.
4 Un estudio profundo sobre la eadministracin europea se puede ver en Leitner y
Criado (2007, p.263).
los ciudadanos estn bien informados y bien atendidos (e-goverment services); por otro, los ciudadanos pueden participar
activamente en los procesos pblicos, este segundo aspecto nos lleva al concepto de democracia electrnica (e-democracy
processes).5

Tipos de administracin electrnica

La administracin electrnica ha facilitado la transformacin de las relaciones entre los ciudadanos, las empresas y la propia
administracin. Hoy en da los ciudadanos y las empresas esperan que la administracin proporcione servicios y soluciones
adecuados a sus necesidades. Esta exigencia ha generado la aparicin en los sitios Web de una segmentacin de servicios y
contenidos por usuarios6.

La administracin tradicional ha cambiado la gestin interna para responder a las demandas de las empresas (B2A) y los
ciudadanos (C2A), dando lugar a nuevas formas de interaccin, tal y como podemos observar en la siguiente Tabla No. 001.

G2C de Gobierno a Ciudadano

G2B de Gobierno a Administracin-empresa
G2G de Gobierno a Administracin-Administracin
G2E de Gobierno a Administracin-empleados internos

Fases de desarrollo de sitios web

En los diferentes estudios se propone una clasificacin de los sitios web dependiendo de su nivel de sofisticacin, calidad de
los contenidos o posibilidades de interaccin. Una clasificacin integradora propondra cuatro tipologas de sitios web para la
oferta de servicios de la administracin electrnica. La Tabla 002 nos muestra a continuacin la tipologa aplicable al respecto:

Pgina
Sitio web promocional Informacin bsica sobre la organizacin sin posibilidad de interaccin
9
Portal Transaccin bidireccional de poca complejidad de una organizacin con sus usuarios.

Ventanilla nica Integracin con la Intranet y posibilidad de gestionar y efectuar pagos on line.

e-administracin Integracin de todas las organizaciones pblicas y gestin global.

5 La administracin electrnica abarca cualquier tipo de servicio, en cualquier momento, 24 horas al da y 7 das a la semana (24X7), desde cualquier lugar y desde multitud de
dispositivos de acceso, tales como el ordenador, el telfono mvil, la televisin digital, el PDA, etc. La democracia electrnica consiste en un conjunto de aplicaciones de Internet que
intentan ofrecer canales para la participacin de los ciudadanos en la toma de decisiones de la administracin pblica.

6 En el comercio electrnico se identificaron cuatro tipos de interaccin: B2B (business to business), B2C (business to consumer), B2A (business to administration) y C2A (consumer to
administration). De la evolucin de los dos ltimos surgen las bases de la administracin electrnica.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

Teniendo en cuenta lo anterior, se puede representar grficamente cada uno de los niveles de desarrollo de la administracin
electrnica con relacin a los beneficios que aporta y la complejidad en su desarrollo e implementacin. Adems, se han
especificado las caractersticas esenciales de cada uno de los posibles niveles de desarrollo:

Beneficios VENTANILLA NICA e- ADMINISTRACIN

PORTAL Ventanilla nica de Interaccin entre

SITIO WEB trmites administraciones
Comunicacin Pago on line Gestin global de
Informacin Trmites sencillos Integracin con procesos y de trmites
(unidireccional) (bidireccional) intranet Firma digital

En marzo de 2001 el Consejo Europeo aprob el listado de veinte servicios pblicos bsicos (doce para ciudadanos y ocho para
empresas). La lista aprobada de servicios pblicos bsicos para prestar por va electrnica clasificados segn su naturaleza
fue la siguiente:

Ingreso de impuestos
Impuestos de sociedades: declaracin, presentacin
Recaudatorios IVA: declaracin, presentacin
Declaraciones de aduanas
Contribuciones a la Seguridad Social por empleados

Pgina Matriculacin de coches (nuevos, usados e importados)

Certificados (nacimiento, matrimonio, etc.)
Registrales
10 Declaracin de cambio de domicilio, Registro de nuevas sociedades
Envo de datos para estadsticas

Bsqueda de de trabajo a travs de las oficinas de empleo

Facilidades para el Bibliotecas pblicas (disponibilidad de catlogos)
ciudadano Denuncias a la Polica
Servicios relacionados con la salud
Ayudas de la Seguridad Social, subsidio de desempleo
Ayuda familiar, gastos mdicos (reembolso o pago directo)
Ingresos econmicos
Becas de estudio
Compras pblicas
Documentos: personales (pasaporte y permiso de conducir)
Tramitacin
Matriculacin en la universidad
documental,
Solicitud de licencias de obra
permisos y licencias
Permisos relativos al medioambiente (incluidos informes)

Corporacin Colombia Digital

La administracin electrnica se consolida a travs de la voluntad poltica y de la incidencia de tres aspectos fundamentales:

La presin social y econmica que demanda nuevos servicios y prestaciones por parte de la administracin.
El desarrollo tecnolgico suficiente para la adquisicin de tecnologa consolidada que permita el desarrollo de nuevos
servicios va Web.
La tendencia a la incorporacin de las TIC en la gestin integral de las organizaciones pblicas (por ejemplo, el Libro
blanco para la mejora de los servicios pblicos).

Todo lo anterior ha provocado un cambio en las tcnicas de gestin interna de la administracin pblica. En las organizaciones
del sector estatal se ha llevado a cabo un proceso de benchmarking sobre las tcnicas de gestin caractersticas de las
organizaciones privadas, mucho ms orientado a la obtencin de resultados y a la gestin del cambio.

La tendencia generalizada pasa por la asimilacin por parte de las organizaciones pblicas de los modelos de comercio
electrnico; esto es, de las tecnologas y metodologas de gestin, caractersticas del comercio electrnico. Las organizaciones
pblicas estn introduciendo estos nuevos modelos de gestin, tanto para la organizacin interna (back office) como para el
desarrollo de servicios electrnicos (front office)7. Finalmente, los conceptos de seguridad, relacin con los usuarios, gestin
de contenidos, usabilidad y accesibilidad web deben estar contenidos en el marco de la estrategia organizacional para la
oferta de servicios caractersticos de la administracin electrnica.

Grado de implantacin de los servicios de la administracin electrnica

Para analizar cul es la situacin actual se debe recurrir a la primera Encuesta sobre servicios pblicos electrnicos, realizada
por Cap Gemini Ernst & Young en octubre de 2001, que midi el grado en el que los diferentes pases estn implementando
la lista de los veinte indicadores. El universo de la encuesta fueron los quince pases miembros de la Unin Europea, ms
Noruega e Islandia. Para la medicin del grado de avance en estos indicadores se fijaron cuatro etapas o fases, dependiendo Pgina
del grado de desarrollo electrnico del servicio. Dichas fases fueron las siguientes:
11
Fase 1 Informacin Informacin en lnea sobre el servicio pblico.

Fase 2 Interaccin Descarga en lnea de formularios.

Permite la cumplimentacin y envo de formularios, el acceso a bases de

Fase 3 Interaccin bilateral
datos, etc.

Permite la formalizacin y entrega de formularios, con acuse de recibo de

Fase 4 Transaccin
la administracin, y el pago del servicio.

7 La reorganizacin y simplificacin de la gestin debe actuar como un factor potenciador de nuevos servicios que, de forma funcional, se pueden dividir en: servicios pblicos
electrnicos, democracia electrnica y servicios de informacin.

Administracin electrnica y beneficios
en la racionalizacin de trmites
Las lneas de actuacin fundamentales de cualquier proyecto
de administracin electrnica se apoyan en tres elementos
esenciales:
El acceso pblico de los usuarios a los servicios.
La reorganizacin interna de la propia administracin.
El intercambio de informacin entre administraciones.
La administracin electrnica va ms all de un simple servicio
telemtico y se sustenta en dos pilares fundamentales: la
Pgina seguridad, proporcionada por las infraestructuras tcnicas
y la validez jurdica, impulsada por un desarrollo normativo
12 paralelo. Sus principales beneficios son los siguientes:
Recorte de gastos. Con el ahorro de papel derivado
de los envos y de los almacenamientos se reducen
drsticamente los costes del proceso.
Agilidad en la tramitacin. Los diferentes pasos de
un trmite se pueden realizar en pocos minutos y
cmodamente, sin necesidad de desplazamiento
alguno.
Ahorro de espacio. Los documentos generados
pueden ser almacenados fcilmente en medios de
almacenamiento magntico u ptico.
Procedimiento seguro. Mediante el empleo de
certificados y firmas digitales se garantiza en todo
momento la autenticidad, la integridad y el no
repudio de los documentos.
Corporacin Colombia Digital
Marco regulatorio de la administracin
pblica electrnica en Colombia
Ley 527 de 1999
Uno de los principales obstculos para el desarrollo de los
medios electrnicos lo constituye la inseguridad que genera
el uso de las nuevas tecnologas frente al marco jurdico
existente. Los partcipes en una operacin de comercio
electrnico deben tener la confianza suficiente de que todas
las operaciones que van a realizar tienen valor jurdico.
Buscando otorgar al sector empresarial del pas esa seguridad,
las cmaras de comercio impulsaron la expedicin de la Ley
527 de 1999 llamada Ley de Comercio Electrnico (Rincn,
2004).
El objetivo central de la Ley es otorgarle pleno valor probatorio
a los mensajes de datos, como denomina la misma a la
informacin digital. Hoy en da no se le pueden negar efectos
jurdicos, validez o fuerza obligatoria a informacin alguna
por el slo hecho de estar en forma de mensajes de datos.
La informacin que se encuentra almacenada en un formato
digital tiene el mismo valor jurdico que la informacin que
se consigna en hojas de papel o en cualquier otro soporte
escrito (Rincn, 2006). Es importante recordar el mbito de
aplicacin de la Ley:
Artculo 1. mbito de aplicacin. La
presente Ley ser aplicable a todo tipo
de informacin en forma de mensaje de
datos, salvo en los siguientes casos: a) en
las obligaciones contradas por el Estado
colombiano en virtud de convenios
o tratados internacionales; b) en las
advertencias escritas que por disposicin
legal deban ir necesariamente impresas
en cierto tipo de productos en razn al
riesgo que implica su comercializacin,
uso o consumo.
De la redaccin de este artculo se desprende fcilmente que en los principios Unidroit para los contratos comerciales
la Ley 527 es de aplicacin general. internacionales.

El criterio para determinar el mbito de aplicacin es que
se trate de informacin que se encuentra en cierta forma
(de mensaje de datos), independientemente del tipo de
contenido de la misma. La interpretacin del artculo 1. debe
respetar este propsito y no restringirse ilegtimamente.
Dicha posicin fue adoptada expresamente por la Corte
Constitucional en la sentencia C-831 de 2001. Una ltima
reflexin confirma estas conclusiones: los artculos 6, 7, 8, y 12
son los que desarrollan el criterio del equivalente funcional.
El equivalente funcional de escrito.
El artculo 6 constituye el nivel probatorio ms bajo dentro
de la escala establecida en la Ley 527:
El artculo 6, como los dems de la parte primera de la Ley,
desarrolla el principio de neutralidad tecnolgica, de acuerdo
con el cual no se requiere el uso de una tecnologa particular
para que el legislador considere que existe un escrito desde
el punto de vista jurdico8.
En la expresin accesible para su posterior consulta
subyace una importante caracterstica de los documentos,
cuya relevancia se magnifica cuando se utilizan medios
electrnicos. A la informacin que est almacenada en un
medio fsico se tiene acceso directo por nuestros sentidos;
para leer la informacin impresa en una hoja de papel basta
observarla, no se requiere de ningn elemento adicional.
8 Tampoco se establece como requisito un formato especfico; puede usarse, por
ejemplo, cualquier tipo de procesador de texto para el cumplimiento de la funcin.

Artculo 6. Escrito. Cuando cualquier

norma requiera que la informacin
conste por escrito, ese requisito quedar
satisfecho con un mensaje de datos, si la
informacin que ste contiene es accesible
Pgina
para su posterior consulta. Lo dispuesto
en este artculo se aplicar tanto si el 13
requisito establecido en cualquier norma
constituye una obligacin, como si las
normas prevn consecuencias en el caso de
que la informacin no conste por escrito.
Un escrito puede cumplir con muchas funciones, pero
en lo que concierne a la prueba de un hecho, el legislador
consider que su funcin primordial es permitir el acceso a
la informacin consignada en el mismo en forma posterior
a la creacin del mensaje. Los mensajes de datos, por tanto,
deben cumplir con esa misma funcin para ser considerados
escritos. Esta definicin coincide con las que se han dado en
el mbito internacional, como por ejemplo la que se incluye
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

Pero si se desea tener acceso a la informacin que reposa
en un determinado medio electrnico, se debe contar
esencialmente con dos cosas: 1. el hardware que permite
tener acceso al archivo electrnico y 2. el software que
permite traducir la informacin que est contenida en el
mensaje de datos al lenguaje inteligible por el usuario.
Si quiero tener acceso a un archivo que est en el formato
de un procesador de texto convencional y que se encuentra
almacenado en un disquete, necesitar, al menos, un
computador personal que lo pueda leer y el software
procesador de texto que interprete el archivo y lo traduzca
al lenguaje que comprendo. Si no tengo alguna de estas dos
cosas, la informacin no ser accesible.
Cualquiera de los sistemas de firma (Rincn, 2008) disponibles
en el mercado puede ser utilizado para firmar electrnicamente
los mensajes de datos. No existe una restriccin para usar
solo ciertos dispositivos para determinadas operaciones.
ste, sin duda, es un desarrollo del principio de neutralidad
tecnolgica. Pero esto no significa que el tratamiento de
todos los sistemas de firma sea el mismo. A diferencia de lo
que ocurre en los medios fsicos tradicionales, en donde el
mecanismo por excelencia para firmar es la firma manuscrita,
sin que haya una verdadera preocupacin por ahondar en las
posibles clasificaciones de este concepto, la Ley consider
importante diferenciar los efectos jurdicos del uso de los
distintos sistemas o dispositivos de firma.

El equivalente funcional de la firma

El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 consagra el siguiente grado

dentro de la escala probatoria, al establecer el equivalente
funcional de firma:

Artculo 7. Firma. Cuando cualquier

norma exija la presencia de una firma
Pgina o establezca ciertas consecuencias en
ausencia de la misma, en relacin con un
14
mensaje de datos, se entender satisfecho
dicho requerimiento si: a) se ha utilizado un
mtodo que permita identificar al iniciador
de un mensaje de datos y para indicar que
el contenido cuenta con su aprobacin. b)
que el mtodo sea tanto confiable como
apropiado para el propsito por el cual el El literal b) del artculo 7 establece una importante restriccin
mensaje fue generado o comunicado.9 al uso de los dispositivos electrnicos de creacin de firmas:
el mtodo que se utiliza para firmar debe ser tanto confiable
como apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue
9 Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier
norma constituye una obligacin, como si las normas simplemente prevn consecuencias
generado o comunicado. No todos los dispositivos de firma
en el caso de que no exista una firma. tienen los mismos efectos jurdicos.

Corporacin Colombia Digital

De lo anterior se colige una importante consecuencia en
materia de carga probatoria. Quien afirme que un mensaje de
datos est firmado, no solamente debe probar la existencia
del mensaje de datos, sino que debe probar igualmente que
el documento se encuentra firmado, es decir, la existencia
de la firma. Esta es una verdadera carga probatoria adicional
para quien pretende darle fuerza probatoria a un mensaje de
datos; quien afirme que un mensaje de datos se encuentra
firmado, debe allegar las pruebas: 1. Del mtodo de firma
utilizado, 2. Que permitan probar que ese mtodo es
confiable para el tipo de transaccin y 3. Que el mtodo es
apropiado para el tipo de transaccin.
Ahora bien, se dijo que el mtodo debe cumplir con dos
caractersticas: ser confiable y apropiado. La Ley 527 utiliz
dos conceptos jurdicos indeterminados para condicionar
la existencia de una firma electrnica y no estableci
expresamente un sistema de valoracin de los mismos
que pudiera dar una gua sobre su interpretacin. Luego,
en principio, la definicin de cundo el mtodo de firma
es confiable y apropiado para la transaccin que se est
realizando o para el mensaje de datos que se est firmando
es un asunto que estar sujeto a la sana crtica del juez.
La ley colombiana que regula el comercio electrnico
(Ley 527 de 1999), en la parte tcnica sobre firma digital y
entidades prestadoras de servicios de certificacin establece
condiciones adicionales de seguridad tcnica jurdica a las
transacciones electrnicas, que garantizan confidencialidad,
integridad, identificacin o autenticacin y no rechazo. Estos
cuatro pilares son los garantes de que las transacciones
electrnicas cuenten con la seguridad necesaria para su
ejecucin y son estudiados y resueltos por la criptografa10.
Con la confidencialidad se garantiza que los mensajes de
datos lleguen, exclusivamente, a las personas autorizadas
para ello; con la integridad, que el mensaje de datos no
sea interceptado y modificado durante el envo; con la
autenticacin y mediante el uso de una firma digital (sistema
10 Ciencia de las Matemticas que estudia la ocultacin; disimulacin cifrada de la
informacin de tal manera que cifrar o encriptar es transformar una informacin en
ininteligible, al utilizar un procedimiento matemtico conocido y una clave determinada;
consiste en que quien conozca y aplique el procedimiento y la clave determinada podr
acceder a la informacin originalmente.
de clave pblica), que se reconozca al titular de la firma y del
mensaje, y, con el no rechazo y a travs del uso de los servicios
de certificacin digital, se podr tener claridad de que el
destinatario de un mensaje no desconocer su recepcin y
que el autor no negar su autora.
El modelo de las normas colombianas se pueden ver de
tres tipos de equivalencia, a saber: a) firma, b) firma digital
y c) firma digital con certificado de entidad de certificacin
abierta. La firma digital11 es una de las especies de la llamada
firma electrnica y consiste en un conjunto de caracteres
que acompaa a un documento o texto y dos claves, una
pblica y otra privada, por medio de las cuales se encripta el
contenido12. Este procedimiento asegura la autenticidad y la
integridad, y determina la autora y la recepcin, as como el
contenido de los datos transmitidos. El funcionamiento de la
firma digital se podra verificar en los siguientes pasos:
El autor firma el documento13 por medio de la clave
privada (sistema de claves asimtrico); con esto
no puede negar la autora, pues, solo l tiene el
conocimiento de esa clave, lo que aminora el riesgo
por revocacin del mensaje transmitido.
El receptor comprueba la validez de la firma por
medio de la utilizacin de la clave pblica vinculada
a la clave privada, con lo cual es posible descifrar el Pgina
mensaje.
15
11 En materia de comercio electrnico, ms concretamente acerca de las firmas digitales,
las normas aplicables en Colombia son las siguientes:
- Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y el uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificacin
y se dictan otras disposiciones.
- Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999 en lo
relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las firmas digitales.
- Circular externa nmero 10 de 2001, expedida por la Superintendencia de Industria y
Comercio, en el captulo V, ttulo VIII. Al respecto, ver el concepto 01101080 de 10 de enero
de 2002, de la Superintendencia de Industria y Comercio.
12 Ley 527 de 1999, artculo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente Ley se
entender por:
(...) c) Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje
de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave
del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado
despus de efectuada la transformacin.
13 En el anlisis del documento electrnico ser importante tener en cuenta a Rincn &
Ibez (2004, p. 119).
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

El software del firmante aplica un algoritmo hash El concepto de original es uno de los que mayor modificacin
sobre el texto a firmar (algoritmo matemtico sufre en el contexto electrnico. La razn esencial para ello
unidireccional, es decir, lo encriptado no se puede es el hecho de que el simple acceso a la informacin digital
desencriptar), y obtiene un extracto de longitud involucra realizar una copia de la misma. Si el concepto original
fija y absolutamente especfico para ese mensaje. se asocia al soporte en el que por primera vez se incorpor
Un mnimo cambio en el mensaje producira un la informacin, no podra hablarse nunca de un original en
extracto completamente diferente y, por tanto, no los medios electrnicos. Siempre estar en presencia de una
correspondera con el que originalmente firm el copia de la informacin. No puede identificarse un original
autor14. en este sentido, tal como se hace en los medios fsicos
tradicionales. El legislador, consciente de esta dificultad,
El equivalente funcional del original estableci nuevos criterios para determinar cundo se est
en presencia de un original en el contexto de los mensajes de
A continuacin, en el artculo 8, se define en la Ley 527 lo que datos. El literal b) establece el requisito propio de todo escrito,
se conoce como el concepto de original: al que ya se hizo referencia, de que la informacin pueda ser
mostrada cuando se desea consultarla. Pero es el literal a) el
que establece una verdadera innovacin. De acuerdo con
Artculo 8. Original. Cuando cualquier ste, se entender satisfecho el requisito de original siempre
norma requiera que la informacin sea que exista una garanta confiable de que la informacin se ha
presentada y conservada en su forma ori- conservado ntegra desde el momento en que por primera
ginal, ese requisito quedar satisfecho con vez se gener en su forma definitiva. Esto quiere decir
un mensaje de datos, si: a) existe alguna que, en principio, cualquiera de las copias realizadas de un
documento podra ser considerada un original para efectos
garanta confiable de que se ha conserva- probatorios. Resultara indiferente establecer cuntas copias
do la integridad de la informacin, a partir se han realizado o si el archivo electrnico que se examina es
del momento en que se gener por prime- una copia de una copia o una copia del primer archivo que se
Pgina ra vez en su forma definitiva, como men- cre.

16 saje de datos o en alguna otra forma; b) de

requerirse que la informacin sea presen-
tada, si dicha informacin puede ser mos-
trada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito
establecido en cualquier norma constituye una obligacin,
como si las normas simplemente prevn consecuencias en el
caso de que la informacin no sea presentada o conservada
en su forma original.

14 El algoritmo ms utilizado en este procedimiento de encriptacin asimtrica es el

RSA. Hasta este momento se ha obtenido un extracto final cifrado con la clave privada del
autor, el cual se aadir al final del texto o mensaje para que se pueda verificar la autora
e integridad del documento por aquella persona interesada que disponga de la clave
pblica del autor.

Corporacin Colombia Digital

Para determinar cundo se entiende que un mensaje de
datos es ntegro, se consagr en el artculo 9 una definicin
del concepto de integridad:

Artculo 9. Integridad de un mensaje de

datos. Para efectos del artculo anterior,
se considerar que la informacin consig-
nada en un mensaje de datos es ntegra si
sta ha permanecido completa e inaltera-
da, salvo la adicin de algn endoso o de
algn cambio que sea inherente al proce-
so de comunicacin, archivo o presenta-
cin. El grado de confiabilidad requerido
ser determinado a la luz de los fines para
los que se gener la informacin y de to-
El equivalente funcional de archivo y conservacin
das las circunstancias relevantes del caso.
Respecto a la conservacin de los mensajes de datos y
La integridad de la informacin deriva del hecho positivo de documentos, la Ley 527, en sus artculos 12 y 13 establece
que est completa y del hecho negativo de que no haya sido claramente que cuando la Ley requiera que ciertos
Pgina
alterada. Esto exige no solamente una prueba esttica de que documentos, registros o informaciones sean conservados,
se garantiz la identidad del mensaje de datos al momento
ese requisito quedar satisfecho siempre y cuando se cumpla 17
con las siguientes condiciones:
de su creacin, el almacenamiento del mismo tiene tanta o
ms importancia que la creacin; esto quiere decir que debe La informacin debe ser accesible para su posterior
probarse la forma como se ha garantizado la integridad de la consulta.
informacin a lo largo del tiempo. Existen ciertas tecnologas
que permiten garantizar los dos aspectos, con lo que esta El mensaje de datos o documento conservado,
diferenciacin pierde importancia. Tal sera el caso de la debe estar en el formato en el que se haya
firma digital, cuya utilizacin garantiza la integridad de la generado, enviado o recibido, o en un formato que
permita verificar que se reprodujo con exactitud la
informacin independientemente de las condiciones de
informacin conservada.
almacenamiento. La presencia de sta en un documento
permite afirmar que la informacin ha permanecido ntegra Se debe conservar la informacin que permita
y que permanecer as, por lo menos, mientras la firma determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha
conserve la caracterstica de unicidad. y la hora en que fue enviado, o recibido el mensaje o
reproducido el documento.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
Y dice el inciso final expresamente: los libros y papeles del
comerciante podrn ser conservados en cualquier medio
tcnico que garantice su reproduccin exacta.
Decreto 1747 de 2000
Con el fin de reglamentar el funcionamiento de las entidades
de certificacin digital a que se refiri la Ley 527 de 1999,
el Gobierno Nacional expidi el Decreto 1747 de 2000. Se
destacan los siguientes aspectos:
Distingue entre entidades de certificacin
cerradas y entidades de certificacin abiertas:15
Los certificados digitales que expiden las primeras
deben ser gratuitos y solo pueden ser usados para
las comunicaciones entre el suscriptor y la entidad
de certificacin. Por el contrario, los certificados
digitales de las entidades de certificacin abierta se
pueden utilizar para cualquier tipo de comunicacin,
independientemente de su remitente o destinatario.
El Decreto 1747 de 2000 establece que pueden
existir dos clases de entidades de certificacin: las
cerradas y las abiertas. Las primeras fueron definidas
como aquellas que prestan servicios propios de
entidades de certificacin solo para el intercambio
Pgina
de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir
remuneracin por ello, y las segundas, son aquellas
18 que, a contrario sensu, ofrecen servicios propios de
entidades de certificacin, tales que su uso: i) no se
limita al intercambio de mensajes entre la entidad y
el suscriptor, y ii) reciben remuneracin por ello.
Los requisitos de esta ltima modalidad son ms exigentes
que los previstos para las entidades cerradas, ya que su
actividad puede tener efectos frente a terceros. En general,
los certificados digitales son documentos electrnicos
expedidos por una entidad de certificacin, que identifican
al suscriptor y le permiten firmar digitalmente mensajes
de datos. La ventaja jurdica de las firmas digitales es que
permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de
15 Al respecto, revisar www.certicamara.com
Corporacin Colombia Digital
datos tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y
de ser vinculado con el contenido del mismo. Este es el efecto
jurdico de la propiedad de o repudio de mensajes de datos
que tiene la certificacin digital. Dicha presuncin garantiza
que quien observe una firma digital en un mensaje de datos
puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el
firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido
del mensaje.
Sin embargo, los certificados digitales emitidos por
una entidad de certificacin cerrada no pueden,
de manera directa, aplicar esta presuncin a las
firmas digitales que se imponen en los mensajes
intercambiados entre la entidad cerrada y el
suscriptor del servicio. En caso de controversia
(usualmente causada por repudiacin judicial o
administrativa del mensaje) se hace necesario que
la entidad demuestre adicionalmente, entre otros
aspectos, que la firma ha estado bajo el control
exclusivo de la persona que la usa de manera
permanente.
Circular nica No. 10
Siguiendo lo preceptuado por el decreto reglamentario,
la Superintendencia de Industria y Comercio expidi en
octubre de 2000 la Resolucin 26930, que estableca los
estndares que deban seguir las entidades de certificacin.
Esta circular fue recogida por la Circular nica No. 10 de la
Superintendencia en el captulo VIII del ttulo V.
Fija los estndares internacionales que deben
cumplir las entidades de certificacin para la
prestacin del servicio de certificacin digital.
Establece los requisitos para aquellas empresas que
deseen convertirse en firmas auditoras de entidades
de certificacin.
Detalla los deberes de las entidades de certificacin
y el contenido de la Declaracin de prcticas de
certificacin.
Regula la presentacin de los informes de auditora
por parte de las firmas auditoras.
Ley 962 de 2005 de simplificacin y racionalizacin
de trmites
El pasado mes de julio de 2005 el Congreso de la Repblica
expidi la Ley 962, por la cual se dictaron disposiciones
sobre la racionalizacin de trmites y los procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y
de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan
servicios pblicos.
Se dispuso en el artculo 1 que su objeto sera el de facilitar las
relaciones de los particulares con la administracin pblica,
de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella
para el ejercicio de actividades, derechos o el cumplimiento
de obligaciones se desarrollen de conformidad con los
principios establecidos en los artculos 83, 84, 209 y 333 de
la Carta Poltica.
As mismo, se consagr como principio orientador el
fortalecimiento tecnolgico, segn el cual, con el fin de
articular la actuacin de la administracin pblica y de
disminuir los tiempos y los costos de realizacin de los
trmites por parte de los administrados, se incentivar
el uso de medios tecnolgicos integrados, para lo cual el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en
coordinacin con el Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones Ministerio de Comunicaciones, orientar
el apoyo tcnico requerido por las entidades y por los
organismos de la administracin pblica16.
En relacin con la divulgacin y la gratuidad de los formularios
oficiales, el pargrafo 2 del artculo 4 de la Ley que se analiza
dispuso que en todo caso las entidades de la administracin
pblica debern colocar en medio electrnico, a disposicin
de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se
exija por las disposiciones legales.
16 Lo anterior es un gran avance para el desarrollo e implementacin de sistemas que
permitan aplicar el concepto de acto administrativo a travs de medios electrnicos, pues,
por primera vez, se consagra en una ley de la Repblica el fortalecimiento tecnolgico
como principio orientador de las actuaciones de la administracin pblica con sus
administrados.
Regulacin de aspectos tecnolgicos,
actuaciones administrativas por
medios electrnicos
El artculo 6 de la Ley 962 de 2005 estableci que para
atender los trmites y procedimientos de su competencia,
los organismos y entidades de la administracin pblica
debern ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en
la forma prevista en las disposiciones vigentes o emplear,
adicionalmente, cualquier medio tecnolgico o documento
electrnico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los
principios de igualdad, economa, celeridad, imparcialidad,
publicidad, moralidad y eficacia en la funcin administrativa.
Para el efecto, podrn implementar las condiciones y
requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes,
sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan
algunas entidades especializadas.
As mismo, la norma seal que la sustanciacin de las
actuaciones y la expedicin de los actos administrativos
tendrn lugar en la forma prevista en las disposiciones
vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de
tales actuaciones y actos, podrn adicionalmente utilizarse
soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Igualmente,
Pgina
estableci como derecho de toda persona el de presentar
peticiones, quejas, reclamaciones o recursos mediante
cualquier medio tecnolgico o electrnico del cual dispongan
19
las entidades y organismos de la administracin pblica.
No obstante, la norma aclara que en los casos de peticiones
relacionadas con el reconocimiento de una prestacin
econmica, en todo caso, deben allegarse los documentos
fsicos que soporten el derecho exigido. En relacin con
la utilizacin de medios electrnicos, la norma hizo una
remisin expresa a la Ley 527 de 1999, al consagrar que el
uso de aquellos medios se regir por lo dispuesto en la Ley
sobre comercio electrnico, al igual que en las normas que
la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia
con las disposiciones del captulo 8 del ttulo XIII, seccin
tercera, libro segundo, artculos 251 a 293, del Cdigo de
Procedimiento Civil, y dems normas aplicables, siempre que
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
sea posible verificar la identidad del remitente, as como la
fecha de recibo del documento. La Ley consagr, en forma
expresa, la obligacin de las entidades y de los organismos
de la administracin pblica de dar a conocer los medios
tecnolgicos o electrnicos de que dispongan para permitir
su utilizacin17.
Igualmente seal que, en todo caso, el uso de los medios
tecnolgicos y electrnicos para adelantar trmites y
competencias de la administracin pblica deber garantizar
los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad18.
Finalmente, el pargrafo 3 estableci que cuando la
sustanciacin de las actuaciones y actos administrativos
se realice por medios electrnicos, las firmas autgrafas
que los mismos requieran, podrn ser sustituidas por un
certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de
conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno
Nacional19.
En lo que hace referencia a la factura electrnica, se dispuso
que para todos los efectos legales sta podr expedirse,
aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier
tipo de medio digital disponible, siempre y cuando se cumplan
todos los requisitos legales establecidos y la respectiva
tecnologa que garantice la autenticidad e integridad desde
Pgina su expedicin y durante todo el tiempo de su conservacin
(ver Decreto 1929 de 2007).
20
Contratacin pblica por medios
electrnicos
El Congreso de la Repblica expidi el 16 de julio de 2007
la Ley 1150 (Diario Oficial, 2007), por medio de la cual se
introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en
la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales
sobre la contratacin con recursos pblicos. Dicha Ley seal
en su artculo 3 que, de conformidad con lo dispuesto en
17 Pargrafo 1, artculo 6.
18 Pargrafo 2, artculo 6.
19 Pargrafo 3, artculo 6.
Corporacin Colombia Digital
la Ley 527 de 1999, la sustanciacin de las actuaciones, la
expedicin de los actos administrativos, los documentos,
contratos y en general los actos derivados de la actividad
precontractual y contractual, podrn tener lugar por medios
electrnicos. Para el trmite, notificacin y publicacin de
tales actos, podrn utilizarse soportes, medios y aplicaciones
electrnicas.
Igualmente se estableci en la Ley que los mecanismos e
instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirn
con las obligaciones de publicidad del proceso contractual
sern sealados por el Gobierno Nacional, sin perjuicio de
las publicaciones previstas en el numeral 3 del artculo 30
de la Ley 80 de 1993. As mismo, consagr que con el fin
de materializar los objetivos a que se refiere lo anterior, el
Gobierno Nacional desarrollar el Sistema Electrnico para
la Contratacin Pblica (SECOP) que tendr las siguientes
caractersticas:
Dispondr de las funcionalidades tecnolgicas para
realizar procesos de contratacin electrnicos bajo
los mtodos de seleccin sealados en el artculo 2
de la presente Ley, segn lo defina el reglamento.
Servir de punto nico de ingreso de informacin
y de generacin de reportes para las entidades
estatales y la ciudadana.
Contar con la informacin oficial de la
contratacin realizada con dineros pblicos, para
lo cual establecer los patrones a que haya lugar
y se encargar de su difusin a travs de canales
electrnicos.
Integrar el Registro nico Empresarial de las Cmaras
de Comercio, el Diario nico de Contratacin Estatal
y los dems sistemas que involucren la gestin
contractual pblica.
As mismo, se articular con el Sistema de Informacin para
la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creado por la
Ley 598 de 2000, sin que ste pierda su autonoma para el
ejercicio del control fiscal de la contratacin pblica.
En ese orden de ideas, el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica, SECOP, es un instrumento de apoyo
a la gestin de la contratacin estatal que permitir la
interaccin entre las entidades contratantes, los contratistas,
la comunidad y los rganos de control. Para tal fin, seala
que se dispondr de herramientas que permitan facilitar
la contratacin en lnea, garantizar la seleccin objetiva,
divulgar los procesos contractuales y permitir un control
posterior con transparencia y eficiencia, as como ofrecer al
ciudadano la capacidad de opinar sobre la forma como se
prioriza la ejecucin de los recursos pblicos.
El artculo 6 de la Ley 962 de 2005 estableci que para
atender los trmites y procedimientos de su competencia, los
organismos y entidades de la administracin pblica
debern ponerlos en conocimiento de los ciudadanos
en la forma prevista en las disposiciones vigentes o
emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnolgico
o documento electrnico de que dispongan, a fin de
hacer efectivos los principios de igualdad, economa,
celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y
eficacia en la funcin administrativa. Para el efecto,
podrn implementar las condiciones y requisitos de
seguridad que para cada caso sean procedentes, sin
perjuicio de las competencias que en esta materia
tengan algunas entidades especializadas.
La norma seal que la sustanciacin de las actuaciones
y la expedicin de los actos administrativos tendrn
lugar en la forma prevista en las disposiciones
vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de
tales actuaciones y actos podrn utilizarse, adems, soportes,
medios y aplicaciones electrnicas. Igualmente, estableci
como derecho de toda persona el de presentar peticiones,
quejas, reclamaciones o recursos mediante cualquier medio
tecnolgico o electrnico del cual dispongan las entidades y
organismos de la administracin pblica.
Posteriormente, mediante el Decreto 2178 de 2006, el
Gobierno Nacional cre el Sistema Electrnico para la
Contratacin Pblica como un instrumento de apoyo
a la gestin contractual de las entidades estatales, que
permitir la interaccin de las entidades contratantes, los
contratistas, la comunidad y los rganos de control a travs
de la articulacin de los servicios electrnicos ofrecidos por el
Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin
Estatal (SICE) y los sistemas de informacin relacionados
con la contratacin pblica que se encuentren a cargo
del Gobierno Nacional. El objetivo fundamental de dicho
sistema se centra en brindar uniformidad a la informacin
sobre la contratacin pblica, para lo cual servir de punto
nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes
para las entidades pblicas, los organismos de control, los
contratistas, proveedores y la ciudadana en general.
Lo anterior se expuso en atencin a los antecedentes que en
materia de contratacin pblica electrnica se han venido
Pgina
21
desarrollando en nuestro pas, entre ellos, el hecho de que a
partir de marzo de 2003 se encuentra funcionando el Portal
nico de Contratacin, cuya implementacin se encuentra a
cargo del Programa Agenda de Conectividad del Ministerio
de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones y que
corresponde a una iniciativa inscrita en los propsitos de
transparencia, eficiencia y promocin del desarrollo, cuyo
objetivo consiste en integrar la informacin contractual
de las entidades para que los proponentes y la ciudadana
en general puedan informarse respecto de los procesos
contractuales del Estado.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
El Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin
Estatal, SICE, fue creado por la Ley 598 de 2000, a cargo de
la Contralora General de la Repblica y del Comit para la
Operacin del SICE, creado por el Decreto 3512 de 2003. Con
base en lo anterior, el Gobierno Nacional consider necesario
implementar un sistema gestor contractual electrnico para
el Estado colombiano. Esta ltima etapa se complementa con
la expedicin de la Ley 1150 de 2007, en la que se establece
de manera puntual:
Artculo 3. De la contratacin pblica
electrnica. De conformidad con lo
dispuesto en la Ley 527 de 1999, la
sustanciacin de las actuaciones, la
expedicin de los actos administrativos,
los documentos, contratos y en general
los actos derivados de la actividad
precontractual y contractual, podrn
tener lugar por medios electrnicos. Para
el trmite, notificacin y publicacin de
Pgina tales actos, podrn utilizarse soportes,
medios y aplicaciones electrnicas. Los
22
mecanismos e instrumentos por medio
de los cuales las entidades cumplirn
con las obligaciones de publicidad del
proceso contractual sern sealados por
el Gobierno Nacional.
Lo anterior sin perjuicio de las publicaciones previstas en el
numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993.
Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el
inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollar el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica, SECOP, el cual:
Corporacin Colombia Digital
a) Dispondr de las funcionalidades tecnolgicas para
realizar procesos de contratacin electrnicos bajo
los mtodos de seleccin sealados en el artculo 2.
de la presente Ley segn lo defina el reglamento.
b) Servir de punto nico de ingreso de informacin
y de generacin de reportes para las entidades
estatales y la ciudadana.
c) Contar con la informacin oficial de la
contratacin realizada con dineros pblicos, para
lo cual establecer los patrones a que haya lugar
y se encargar de su difusin a travs de canales
electrnicos.
d) Integrar el Registro nico Empresarial de las Cmaras
de Comercio, el Diario nico de Contratacin Estatal
y los dems sistemas que involucren la gestin
contractual pblica. As mismo, se articular con
el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la
Contratacin Estatal, SICE, creado por la Ley 598
de 2000, sin que ste pierda su autonoma para el
ejercicio del control fiscal a la contratacin pblica.
Pargrafo 1. En ningn caso la administracin del
SECOP supondr la creacin de una nueva entidad.
El SECOP ser administrado por el organismo que
designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la
autonoma que respecto del SICE confiere la Ley 598 de
2000 a la Contralora General de la Repblica.
Pargrafo 2. En el marco de lo dispuesto en los artculos
59, 60, 61 y 62 de la Ley 190 de 1995 los recursos que se
generen por el pago de los derechos de publicacin de
los contratos se destinarn en un diez por ciento (10%)
a la operacin del Sistema que trata el presente artculo.
Una vez sancionada y publicada la Ley 1150 de 2007, el
Gobierno Nacional expidi el Decreto No. 066 de 2008,
por el cual se reglament parcialmente dicha Ley sobre las
modalidades de seleccin, publicidad y seleccin objetiva.
All se estableci en el artculo 8 que la entidad contratante El acta de liquidacin de mutuo acuerdo o el acto
ser responsable de garantizar la publicidad de todos administrativo de liquidacin unilateral.
los procedimientos y actos asociados a los procesos de
contratacin salvo los asuntos expresamente sometidos a As mismo el mencionado artculo dispuso que las entidades
reserva. La informacin contenida en los actos del proceso se pblicas que no cuenten con los recursos tecnolgicos que
consider oponible cuando aparezca publicada por el medio provean una adecuada conectividad para el uso del SECOP
sealado en el presente artculo. Igualmente, seal que la debern reportar esta situacin al Ministerio de Tecnologas
publicidad a que se refiere el mencionado artculo se har en de la Informacin y las Comunicaciones dentro de los
el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) dos meses siguientes a la entrada en vigencia del decreto.
a travs del Portal nico de Contratacin, cuyo sitio web Dicho reporte deber sealar, adems de la dificultad o
ser indicado por su administrador. Con base en lo anterior, imposibilidad de acceder al sistema, la estrategia y el plan de
seal la norma, se publicarn los siguientes documentos, accin que desarrollarn a efecto de cumplir con la obligacin
segn corresponda a cada modalidad de seleccin: del uso del sistema electrnico. Semestralmente la entidad
actualizar este reporte.
El aviso de la convocatoria pblica.
Los proyectos de pliegos de condiciones.
Las observaciones y sugerencias a los proyectos a
que se refiere el numeral anterior y el documento
que contenga las apreciaciones de la entidad sobre
las observaciones presentadas.
El acto que dispone la apertura del proceso de
seleccin, para el cual no ser necesaria ninguna
otra publicacin.
Los pliegos de condiciones definitivos.
El acta de la audiencia de aclaracin de los pliegos
de condiciones y, en general, las aclaraciones que Pgina
se presenten durante el proceso de seleccin y las
respuestas a las mismas. 23
Las adendas a los pliegos de condiciones.
El informe de evaluacin a que se refiere el numeral
8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, as como el de
evaluacin del concurso de meritos a que se refiere
el artculo 68 del presente decreto.
El acto de adjudicacin y el acta de la audiencia
pblica de adjudicacin en los casos de licitacin
pblica.
El acto de declaratoria de desierta de los procesos
de seleccin.
El contrato, las adiciones, modificaciones o
suspensiones y la informacin sobre las sanciones
ejecutoriadas que se profieran en el curso de la
ejecucin contractual o con posterioridad a sta.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

Intervencin de la firma digital y de los

servicios de certificacin digital
Sobre los atributos solicitados por la Ley 962 ser importante
tener en cuenta que la autenticidad implica la correspondencia
entre quien firma el documento y el documento en s, en
otras palabras, significa que con la mencionada caracterstica
que reviste la firma digital se permite constatar que quien
enva el documento es su titular o, lo que es lo mismo, que
el funcionario pblico que ha elaborado el acto y debe
firmarlo es quien realmente lo ha hecho y lo ha remitido. La
autenticidad es un valor necesario y sumamente importante,
ya que con ella se le garantiza a la parte receptora que el
documento que recibe fue firmado efectivamente por quien
aparece como remitente en el mencionado instrumento.

La integridad implica garantizar que la informacin contenida

en un documento lase acto administrativo amparado
por la firma digital es la que desde un inicio se introdujo y
que no ha sido alterada o modificada, es decir, el documento
que se suscribi sigue manifestando exactamente lo mismo
que en un principio y no ha sido alterado.

De conformidad con el rgimen aplicable a las firmas y a

Pgina los certificados digitales de las entidades de certificacin,
los dos atributos aludidos se pueden desprender de la
24 utilizacin de dicho tipo de firmas. La ley colombiana que
regula el comercio electrnico (Ley 527 de 1999), en la
parte tcnica sobre firma digital y entidades prestadoras de
servicios de certificacin, establece condiciones adicionales
de seguridad tcnica jurdica a las transacciones electrnicas,
que garantizan confidencialidad, integridad, identificacin
o autenticacin y no rechazo. Estos cuatro pilares son los
garantes de que las transacciones electrnicas cuenten con
la seguridad necesaria para su ejecucin, los cuales son
estudiados y resueltos por la criptografa.
autenticacin y mediante el uso de una firma digital (sistema
Con la confidencialidad se garantiza que los mensajes de de clave pblica), que se reconozca al titular de la firma y del
datos lleguen, exclusivamente, a las personas autorizadas mensaje y, con el no rechazo y a travs del uso de los servicios
para ello; con la integridad, que el mensaje de datos no de certificacin digital, se podr tener seguridad de que el
sea interceptado y modificado durante el envo; con la destinatario de un mensaje no desconocer su recepcin y
que el autor no negar su autora.

Corporacin Colombia Digital

Bibliografa Ley 527 de 1999.

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Sentencia C-831 de 2001. Corte Constitucional.
Magistrado Ponente: Manuel Jos Cepeda, Bogot.
MANUAL DE VALIDEZ Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
ELECTRNICA AL INTERIOR DE TRMITES NOTARIALES
Validez jurdica y probatoria de los
Mensajes de Datos en Colombia
PARTE 1. CONCEPTOS GENERALES ALREDEDOR DEL
USO DE LOS SERVICIOS DE CERTIFICACIN DIGITAL
Introduccin
Uno de los principales obstculos para el desarrollo de los
negocios electrnicos lo constituye la equivocada percepcin
de inseguridad en el uso de las nuevas tecnologas, frente
al marco jurdico existente. En ese sentido, los partcipes
en una operacin de comercio electrnico pueden tener la
confianza suficiente de que todas las operaciones que van a
realizar tienen valor jurdico.
Por lo anterior, presentamos a la comunidad notarial del pas
un trabajo cuyo propsito es resaltar, desde la perspectiva
acadmica, las caractersticas del marco jurdico vigente
alrededor de la validez jurdica y probatoria de los mensajes
de datos e informacin electrnica en todo tipo de trmites
y actuaciones.
1. Explicacin sumaria de la estructura de Ley 527 de
1999;
En materia de validez jurdica y probatoria de informacin
electrnica de todo tipo, la norma paradigmtica es la Ley
527 de 1999, ms conocida dentro de nuestro mbito como
Ley de Comercio Electrnico. Es importante recordar el
mbito de aplicacin de la Ley:
Por
ERICK RINCN CRDENAS
Gerente General de CERTICMARA S.A.
ARTICULO 1o. MBITO DE APLICACIN.
La presente Ley ser aplicable a todo tipo
de informacin en forma de mensaje de
datos, salvo en los siguientes casos: a) En
las obligaciones contradas por el Estado
colombiano en virtud de convenios
o tratados internacionales; b) En las
advertencias escritas que por disposicin
legal deban ir necesariamente impresas
en cierto tipo de productos en razn al
riesgo que implica su comercializacin, Pgina
uso o consumo.
27
De la redaccin de este artculo se desprende fcilmente
que la Ley 527 es de aplicacin general. Establece que se
aplica a todo tipo de informacin disponible en forma de
mensajes de datos, estableciendo dos excepciones: las
obligaciones pactadas en tratados internacionales y las
advertencias escritas que deben ir impresas en los productos
para cumplir con los objetivos de proteccin al consumidor.
Las excepciones son obvias y razonables, pero es importante
destacar que son restrictivas.
Igualmente, dicha normativa pretende cerrar el problema
del uso de medios electrnicos como medio de prueba para
cualquier tipo de transaccin, contrato, actuacin, operacin
o similar.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
El criterio para determinar el mbito de aplicacin de la
norma es que se trate de informacin que se encuentra
cierta forma, (mensaje de datos), independientemente
del tipo o del contenido de la misma. La interpretacin del
artculo 1o debe respetar este propsito y no restringirse
ilegtimamente. Esta posicin fue adoptada expresamente
por la Corte Constitucional, en sentencia C-831 de 2001.
La Ley consta de cuatro partes principales, que se pueden
resumir de la siguiente manera:
Primera Parte o Parte General: Definicin de conceptos
bsicos usados en la Ley, dentro de los que cabe destacar los
de mensajes de datos, comercio electrnico, firma digital, y
entidad de certificacin. A continuacin se establecen los
principios bsicos que rigen el uso de medios electrnicos:
La Ley se aplica de manera general a todo tipo de
relaciones jurdicas, y no slo a relaciones jurdicas
comerciales. Por ejemplo, se aplica a las relaciones
jurdicas entre los particulares y el Estado, incluyendo
los trmites administrativos ante autoridades
pblicas.
Si un mensaje de datos cumple con los mismos
Pgina objetivos y tiene las mismas funciones que un
medio tradicional o fsico de transmisin de
28 informacin, tendr las mismas consecuencias
jurdicas que el medio tradicional al que reemplaza.
Este principio se conoce en la doctrina como el
Principio del Equivalente Funcional, y existen
cuatro manifestaciones expresas del mismo en la
Ley: Escrito, Original, Firma y Archivo. Se reconoce
expresamente la posibilidad de que los documentos
se firmen digitalmente.
Se deja a libertad contractual la posibilidad de
establecer las reglas que rijan la comunicacin de
los mensajes de datos entre las partes. No obstante,
se establecen reglas supletivas para determinar
cundo un mensaje de datos ha sido enviado o
recibido, y cul es su contenido.
Corporacin Colombia Digital
Segunda Parte: Se reconoce la posibilidad de utilizar medios
electrnicos en materia de transporte de mercancas.
Tercera Parte: Se le reconoce un valor jurdico especial a la
Firma Digital, que es aquella que utiliza la Infraestructura de
Llave Pblica para su generacin y que basa su confiabilidad
en las certificaciones que expiden las Entidades de
Certificacin.
Estas entidades tienen las siguientes particularidades:
Deben tener la capacidad tcnica y financiera para
prestar los servicios de certificacin digital.
Sus administradores no pueden ser personas que
hayan sido condenadas a pena privativa de la
libertad, excepto por delitos polticos o culposos;
o que hayan sido suspendidas en el ejercicio de su
profesin por falta grave contra la tica o hayan sido
excluidas de aquella.
Necesitan autorizacin previa para prestar los
servicios de certificacin digital que se relacionen
con las firmas digitales.
En lo concerniente a la actividad de certificacin
digital, son vigiladas por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Si son entidades extranjeras, sus certificados
digitales deben estar respaldados por una entidad
de certificacin nacional.
Cuarta Parte: Establece que estas normas deben
interpretarse sin perjuicio de las normas existentes en materia
de proteccin al consumidor.
2. El principio de equivalencia funcional

Dentro de los principios de la sociedad de la informacin,

debe resaltarse el principio de la equivalencia funcional de
los actos jurdicos celebrados a travs de medios electrnicos
respecto de aquellos actos jurdicos suscritos en forma
manuscrita, e incluso oral. Este principio es el mayor aporte
de tipo jurdico que trae la Ley 527 de 1999 y constituye
el fundamento de la interrelacin entre el derecho y las
nuevas tecnologas. Consiste en equiparar el documento
electrnico al documento manuscrito y darle un mismo valor
probatorio. Al respecto, la Corte Constitucional, al declarar la
exequibilidad de la Ley 527 de 1999, seal que sta adopta
el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual
los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento
de los documentos consignados en papel, es decir, que debe
drseles la misma eficacia jurdica, por cuanto comportan
los mismos criterios de un documento1. Asimismo, la Corte
seal ibdem, que la equivalencia se fundamenta en
un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia
tradicional del documento sobre papel, para determinar
cmo podran cumplirse esos propsitos y funciones con
tcnicas electrnicas. Agrega que la citada ley adopt el
criterio flexible de equivalente funcional, el cual tiene en Pgina
cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad
y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin 29
consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su Otros principios de la sociedad de la informacin que
merecen especial atencin son:
naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento
impreso.
1) La neutralidad tecnolgica;

La equivalencia funcional entre el documento papel y el 2) Buena f;

documento electrnico se ve complementada con los
equivalentes funcionales de firma, original y archivo2. El 3) La libertad contractual;
artculo 6 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando una
norma exija que determinada informacin conste por escrito, 4) No modificacin y/o alteracin del rgimen general
este requisito queda satisfecho con un mensaje de datos. de contratos;

1 Repblica de Colombia. Corte Constitucional. Sentencia C-662 de 2000. M.P. Dr. Fabio 5) Transparencia;
Morn Daz.

2 Artculos 7, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999. 6) Seguridad.

 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

La Ley 527 de 1999 bajo el principio de la seguridad acude al mismo criterio previsto en la Ley Modelo del equivalente funcional
para regular el mensaje de datos. Con base en las particularidades de los soportes informticos y la transmisin telemtica de
mensajes, se analizan e identifican las funciones que cumple el documento contenido en el papel dentro del mundo jurdico,
a fin de disponer requisitos y condiciones tendientes a que el mensaje de datos satisfaga las mismas necesidades, cumpliendo
similares funciones. La exposicin de motivos al proyecto de ley No. 227 de 1998 argumenta:

El Proyecto de Ley, al igual que la Ley Modelo, sigue el criterio de los equivalentes funcionales
que se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia tradicional
del documento sobre el papel, para determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y
funciones con tcnicas electrnicas.

Se adopt el criterio flexible de equivalente funcional, que tuviera en cuenta los requisitos
de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin
consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en
estricto sentido a un documento consignado en papel.

En conclusin, los documentos electrnicos estn en capacidad de brindar similares niveles

de seguridad que el papel y, en la mayora de los casos, un mayor grado de confiabilidad
y rapidez, especialmente con respecto a la identificacin del origen y el contenido de los
datos, siempre que se cumplan los requisitos tcnicos y jurdicos plasmados en la Ley.
Pgina
El artculo 5 de la Ley atribuye efectos jurdicos, validez y fuerza obligatoria a los mensajes de datos. El captulo II de la Parte
30 I Parte General (artculos 6, 7, 8 y 9) regula el escrito, la firma, el original y la integridad de un mensaje de datos.

En general, la legislacin dispone que cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, que se presente
o conserve en su forma original, exija la presencia de una firma o prevea consecuencias por su ausencia, se entendern
satisfechos los requerimientos si se cumplen las siguientes condiciones, as: (i) en relacin con el escrito, si la informacin que
el mensaje de datos contiene es accesible para su posterior consulta; (ii) en relacin con la firma, si se ha utilizado un mtodo
que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y que permita indicar que el contenido cuenta con su aprobacin
y, que el mtodo sea confiable y apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado; (iii) en
relacin con el original, si existe alguna garanta confiable de que se ha conservado la integridad de la informacin, a partir
del momento en que se gener por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de dato o en alguna otra forma y, de
requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin puede ser mostrada a la persona que se debe presentar.3

3 Para efectos del mensaje de datos original, se considera que la informacin es ntegra, si sta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn
cambio que sea inherente al proceso de comunicacin, archivo o presentacin. Finalmente, se establece que el grado de confiabilidad requerido ser determinado a la luz de los fines para
los que se gener la informacin y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Corporacin Colombia Digital

Como se acaba de describir, el legislador colombiano
escogi una serie de condicionamientos para la informacin
contenida en soportes informticos, que permiten satisfacer
las necesidades de operatividad de los mensajes de datos
dentro de la comunidad para que desarrollen similares
funciones a las de la informacin sobre papel.

En este sentido, la legislacin se encarga de regular igualmente

la conservacin de los mensajes de datos y documentos
en el artculo 12 donde, siguiendo la frmula usada en las
disposiciones precedentes, se establece que cuando la Ley
requiera que ciertos documentos, registros o informaciones
sean conservadas, el requisito quedar satisfecho siempre
y cuando se cumplan las siguientes condiciones4: (i) Que la
informacin que contenga sea accesible para su posterior
consulta. (ii) Que el mensaje de datos o el documento sea
conservado en el formato que permita demostrar que
reproduce con exactitud la informacin generada, enviada
o recibida. (iii) Que se conserve toda la informacin que
permita determinar el origen, el destino del mensaje, la
fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o
producido el documento.

Igualmente la norma dispone que no estar sujeta a la

obligacin de conservacin la informacin que tenga por
nica finalidad facilitar el envo o recepcin de los mensajes Pgina
de datos y que los libros y papeles del comerciante podrn
ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su 31
reproduccin exacta.

De esta forma la Ley adopta el criterio del equivalente

funcional en relacin con el escrito, la firma, el original, la
integridad del mensaje de datos y su conservacin. El criterio
permite al operador jurdico aplicar dentro de las relaciones
humanas reguladas por el derecho los mismos usos y
utilidades que tiene la informacin contenida en el papel. 5

4 GASCO, Mila. New Technologies and Institucional Change in Public Administration.

Social Science Computer Review 21 (1), Washington, 2003, pg 6-14.

5 Es un criterio flexible que en general tendr que ser adaptado a los diversos cambios
tecnolgicos, lo cual se encuentra garantizado por la textura de las normas y la generalidad
de referencias que utiliza nuestro legislador. La norma no cierra las posibilidades de
sistemas informticos ms avanzados a aquellos que exista en el momento de su
promulgacin.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

En la dcada pasada se consideraba, tanto en el mbito
nacional como en el internacional, que la inseguridad jurdica
respecto del valor probatorio de los mensajes de datos
era el principal obstculo para el desarrollo del comercio
electrnico6; y que su regulacin, por tanto, era un asunto de
la mayor importancia. La expedicin de la Ley 527 de 1999
obedeci a esta necesidad de dar seguridad jurdica a las
transacciones electrnicas.
En la regulacin de los medios electrnicos por la Ley 527
el legislador se enfrent a un dilema crucial. Por una parte,
poda crear un rgimen jurdico particular y exclusivo para
los medios electrnicos de prueba, independiente de
la regulacin tradicional esencialmente contenida en el
Cdigo de Procedimiento Civil. Por otra, poda simplemente
adaptar el rgimen jurdico existente a las nuevas realidades
aparejadas por los medios electrnicos.
El legislador, siguiendo la tendencia internacional, opt por la
segunda alternativa. Pero, cmo poda el legislador realizar
esta adaptacin del ordenamiento jurdico tradicional al
uso de medios electrnicos? El criterio del equivalente
funcional es la respuesta a este interrogante7. Es este criterio
de interpretacin el que permite entender cmo se pueden
cumplir los requisitos probatorios tradicionales por medio de
mensajes de datos.
Pgina
En efecto, el origen prximo del equivalente funcional lo
32 encontramos en la Ley Modelo de Comercio Electrnico de
la CNUDMI de 1996 (LMCE). En la gua para la incorporacin
al derecho interno de este documento se afirma la necesidad
de crear un mecanismo por el que los Estados permitan el
uso de medios electrnicos en las transacciones jurdicas, sin
que por ello deban renunciar a la imposicin de requisitos
formales para las transacciones jurdicas. El criterio del
equivalente funcional es este mecanismo. 8
La explicacin de este criterio as enunciado es muy simple.
De acuerdo con el artculo 5 de la Ley 527 de 1999, no puede
negarse efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria a
cierta informacin, por el slo hecho de que est en forma
de mensajes de datos. Este artculo pone en pie de igualdad
a los mensajes de datos con los dems medios de pruebas,
al reconocerles de manera general valor probatorio. Pero el
que no pueda negarse efectos jurdicos a los mensajes de
datos no significa que todos los mensajes de datos tengan
el mismo valor probatorio, y ni siquiera que tengan alguno.
Tal y como muchos objetos muebles no tienen el suficiente
carcter representativo o declarativo para ser considerados
documentos, muchos mensajes de datos pueden no servir
como medios de prueba. Por eso, el legislador consider
prudente establecer unos parmetros bsicos para
determinar en qu casos un mensaje de datos tiene valor
probatorio.
En primer lugar, los mensajes de datos deben cumplir con una
funcin de representacin o declaracin para que puedan
ser considerados como prueba. En efecto, segn el artculo
10 de la misma Ley, el rgimen jurdico de los mensajes de
datos es el de los documentos. Y el artculo 251 del Cdigo
de Procedimiento Civil define los documentos como objeto
mueble que tenga carcter representativo o declarativo.

6 LEITNER. Christine, eGovernment in Europe: the state of Affaire European Institute of

Public Adminitration-Comision Europea. Paper, London, 2003, pg 13.

7 MARGETTS, Hellen. Information Technology in Government: Britain and America.

London: Routledge. 1999, pg. 56

8 Podemos enunciarlo de la siguiente manera: Si un mensaje de datos cumple con

los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o fsico de
transmisin de informacin, dicho mensaje tendr los mismos efectos jurdicos que dicho
medio fsico.

Corporacin Colombia Digital

La palabra funcional de equivalente funcional hace
referencia al cumplimiento de esta funcin de declaracin o
representacin propia de estos medios de prueba.
No puede dejar de resaltarse la importancia de esto. La Ley
asume un criterio finalista; el documento es tal porque sirve
a un propsito determinado. Si finalmente no puede cumplir
con su funcin de representacin, si no representa nada para
una persona, no puede ser considerado un documento. En
este sentido resulta claro que el principio del equivalente
funcional no es una novedad en el derecho colombiano, pues
se trata del desarrollo de un principio ya existente aplicado
en el artculo 175 del Cdigo de Procedimiento Civil. Lo que
resulta novedoso es el nuevo contexto de la equivalencia
funcional en los mensajes de datos.
La palabra equivalencia del concepto da lugar a la
equiparacin de la funcin probatoria de un mensaje de datos
a la funcin que cumple un documento fsico o tradicional, es
decir en soporte cartular o papel. Los medios tradicionales de
prueba cumplen con unas funciones especficas, y prueban
unos hechos particulares; algunos prueban quin creo un
documento, otros cundo se cre, o con qu informacin se
ha comprometido el creador del documento.9 El principio del
equivalente funcional establece que un mensaje de datos
que cumpla con esta misma funcin especfica tendr los
mismos efectos jurdicos que estos medios tradicionales.
Pero no basta con el cumplimiento de la funcin10. De
acuerdo con el artculo 11, deben cumplirse adicionalmente
unos requisitos mnimos de confiabilidad de la informacin
para que se entienda que un mensaje de datos cumple con
la funcin que se le ha asignado:
9 Al respecto se puede ver: UMAA CHAUX, Andrs Felipe. Algunos comentarios sobre
el principio del equivalente funcional en la Ley 527 de 1999 en Revista de Derecho,
Comunicaciones y Nuevas Tecnologas. Grupo de Estudios en Internet, Comercio
Electrnico, Telecomunicaciones & Informtica, Ediciones Uniandees, pg. 75
10 QUINLIVAN, Aodh, y SCHON, Emmanuelle. Breaking Down the Barriers? New Public
Management in the European Comission. Journal of Public Affaire 2 (2),London, 2003, pg
19-32.
Artculo 11. Criterio para valorar proba-
toriamente un mensaje de datos. Para la
valoracin de la fuerza probatoria de los
mensajes de datos a que se refiere esta
Ley, se tendrn en cuenta las reglas de la
sana crtica y dems criterios reconoci-
dos legalmente para la apreciacin de las
pruebas. Por consiguiente habr de tener-
se en cuenta: la confiabilidad en la forma
en la que se haya generado, archivado o
comunicado el mensaje, la confiabilidad
en la forma en que se haya conservado la
integridad de la informacin, la forma en
la que se identifique a su iniciador y cual-
quier otro factor pertinente.
Eventualmente, entonces una autoridad judicial o
administrativa puede negar valor probatorio a un mensaje
de datos cuando considere que las condiciones de su
generacin, transmisin o conservacin no son confiables11.
Por ejemplo, si en la creacin de un mensaje de datos no se Pgina
utiliz ningn mecanismo tcnico para dejar constancia de
que fue una determinada persona quien cre el mensaje de 33
datos, un juez podra llegar a considerar que, al no existir
certeza sobre el creador del mensaje de datos, no puede
drsele valor probatorio, salvo que haya un reconocimiento
expreso de a quian se opone.12 De lo anterior se desprende
que el valor probatorio de un mensaje de datos no es absoluto,
sino relativo. Depende de las circunstancias particulares de
su creacin, transmisin y almacenamiento para que pueda
ser considerado confiable. Este punto ser abordado ms
adelante.
11 VALERO, Julian. El Rgimen Jurdico de la e-Administracin. El Uso de Procedimientos
Informticos y Telemticos en el Procedimiento Administrativo, Granada: Comares,
Madrid. 2004, pg. 160.
12 El juez, en este caso, considerara que el mensaje de datos, al no ser lo suficientemente
confiable, no puede cumplir con la funcin para el que supuestamente fue creado.
 Esta conclusin se confirma cuando se recuerda el mbito de
aplicacin de la Ley:

Articulo 1o. mbito de aplicacin. La

presente Ley ser aplicable a todo tipo
En ese contexto resulta intersante verificar que la misma Ley
527 estableci a favor de la firma digital una presuncin de
de informacin en forma de mensaje de
confiabilidad y apropiabilidad cuando interviene en todo datos, salvo en los siguientes casos: a) En
tipo de mensajes de datos. las obligaciones contradas por el Estado
As, se tiene que, para saber si un mensaje de datos presta
colombiano en virtud de convenios
valor probatorio deber seguirse el siguiente razonamiento13: o tratados internacionales; b) En las
(i) Determinar las funciones probatorias que un determinado advertencias escritas que por disposicin
mensaje de datos cumpli respecto de determinados hechos,
(ii) Hallar un documento o medio de prueba que cumpla con
legal deban ir necesariamente impresas
estas mismas funciones, (iii) Definir si el mensaje de datos en cierto tipo de productos en razn al
cumple dichas funciones con la suficiente confiabilidad, de riesgo que implica su comercializacin,
acuerdo con las reglas de la sana crtica.
uso o consumo.
En ese orden de ideas, los equivalentes funcionales son
De la redaccin de este artculo se desprende fcilmente
criterios de interpretacin, son artculos interpretativos, pues
que la Ley 527 es una ley de aplicacin general. El artculo
su funcin principal es permitir la interpretacin de otros
establece que se aplica a todo tipo de informacin que se
artculos de la normatividad, a saber, aquellos que imponen
encuentra en forma de mensajes de datos, estableciendo
requisitos formales para ciertos actos o que exigen la prueba
solamente dos excepciones: obligaciones pactadas en
de los mismos, y por ello se trata de criterios de aplicacin
Pgina tratados internacionales y las advertencias escritas que deben
general, y no restringidos a los asuntos comerciales. No se
ir impresas en los productos para cumplir con los objetivos
34 requiere de normas particulares que establezcan equivalentes
de proteccin al consumidor. Las excepciones son obvias y
funcionales para cada una de las oportunidades en que se
bastante razonables, pero lo importante de destacar es que
imponen estos requisitos formales; los artculos de la Ley 527
son restrictivas.16 El criterio para determinar el mbito de
de 1999 se aplican de manera directa a estos casos14. No se
aplicacin es que se trate de informacin que se encuentra
requerira, por tanto, que una norma permitiera, por ejemplo,
cierta forma (de mensaje de datos), independientemente
el uso de medios electrnicos para que un notario creara una
del tipo de informacin o del contenido de la misma17. La
escritura pblica por medios electrnicos, sino que la norma
interpretacin del artculo 1 debe respetar este propsito y
que afirma que la escritura pblica debe constar por escrito
no restringirse ilegtimamente.18
debe interpretarse a la luz de la existencia de los equivalentes
funcionales.15
16 La Ley 527 de 1999 pretendi cerrar el problema del uso de medios electrnicos como
13 WELP, Yanima. Nuevas Tecnologas, Viejos Problemas. El Modelo Espaol de Difusin medio de prueba para cualquier tipo de transaccin, contrato, actuacin, operacin o
de Internet. Revista Internacional de Sociologa 37:77, Madrid, 2004, pag114. similar.

14 ANDERBERG. History of the Internet and Web. Disponible en http://www.dsu.edu/ 17 ESEBBAG BENCHIMOL y J MARTINEZ VALERO. Guas practicas para usuarios de
anderbea/history Internet, Anaya Multimedia, Madrid, 1995, pg. 34.

15 La Ley 527 es una norma interpretativa de las muchas otras normas del ordenamiento 18 Esta posicin fue adoptada expresamente por la Corte Constitucional, en sentencia
que regulan los escritos, las firmas y los originales. C-831 de 2001.

Corporacin Colombia Digital

Adicionalmente, debe tener en cuenta que los artculos
6, 7, 8, y 12 son los artculos que desarrollan el criterio del
equivalente funcional.19 Dichos artculos deben interpretarse
de manera conjunta, por cuanto los mismos establecen una
especie de escala probatoria, yendo desde el mensaje de
datos con el menor valor probatorio, a aquel que proporciona
la mayor seguridad como prueba.
3. La firma digital y las entidades de certificacin
digital
En el periodo 30 de sesiones de la CNUDMI, celebrado en
1997, se discuti la viabilidad y conveniencia de preparar un
rgimen uniforme sobre las cuestiones relativas a las firmas
digitales, las entidades certificadoras y asuntos conexos.
El grupo de trabajo tuvo sucesivas reuniones tendientes a
estructurar un rgimen de tales caractersticas, el cual tuvo
demoras por la presencia de mltiples dificultades en el logro
del consenso en algunos aspectos jurdicos.
Tan slo hasta el periodo 34 de sesiones de la CNUDMI, en
junio de 2001, se present a consideracin de los miembros el
proyecto de Ley Modelo de Firma Electrnica y su respectiva
Gua para la incorporacin, las cuales fueron presentadas
a partir del supuesto previsto en el articulo 7. de la ley
Modelo sobre Comercio Electrnico, correspondiente a las
consideraciones jurdicas relacionadas con la firma20.
Al igual que la ley Modelo sobre Comercio Electrnico, la
de la Firma Electrnica es una propuesta a los Estados para
que incorporen a su derecho interno algunas disposiciones
relacionadas con estos mecanismos de seguridad tecnolgica,
teniendo en cuenta sus limitaciones, procedimientos y las
condiciones propias de su ordenamiento jurdico.
19 Estos artculos siguen muy de cerca la estructura de los artculos 6,7, 8 y 10 de la LMCE.
20 Ley Modelo sobre Comercio Electrnico, Artculo 7. Firma. 1) Cuando la Ley requiera
la firma de una persona, ese requisito quedar satisfecho en relacin con un mensaje
de datos: a) si se utiliza un mtodo para identificar a esa persona y para indicar que esa
persona aprueba la informacin que figura en el mensaje de datos: y b) si ese mtodo es
tan fiable como apropiado para los fines para los que se gener o comunic el mensaje de
datos, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo pertinente
2) el pargrafo 1) ser aplicable tanto si el requisito en l previsto est expresado en forma
de obligacin, como si la Ley simplemente prev consecuencias en el caso de que no exista
una firma 3) lo dispuesto en el presente articulo no ser aplicable.
Las deliberaciones del grupo de trabajo partieron de la base
de que en un entorno electrnico el original de un mensaje
no se puede distinguir de una copia, adems, de que no lleva
una firma manuscrita y no figura en un papel, de tal manera
que las posibilidades de fraude son altas debido a la facilidad
y rapidez con que se pueden interceptar y alterar datos en
versin electrnica. Adems su deteccin es difcil.
A travs de tcnicas denominadas firmas electrnicas, la
tecnologa se encarga de ofrecer mecanismos para que
algunas o todas las caractersticas de las firmas manuscritas
se puedan cumplir en un entono electrnico. La finalidad de
dichas tcnicas es la de proporcionar equivalentes funcionales
de las firmas manuscritas y de otros tipos de mecanismos de
autenticacin empleados en el soporte de papel, tales como
los sellos, alas huellas, etc.
Esta propuesta aborda algunas pautas relacionadas con
los servicios de certificacin digital, de tal manera que fija
criterios para evaluar la conducta de las partes involucradas,
es decir, el tercero que confa en el certificado y el prestador
de servicios de certificacin. En cuanto al firmante, la ley
Modelo desarrolla el principio bsico segn el cual debe
actuar con diligencia razonable, con respecto a su dispositivo
de creacin de firma electrnica, para as evitar la utilizacin
no autorizada de ese mecanismo. Cuando el referido Pgina
dispositivo deja se ser seguro, el firmante debe dar aviso
inmediato a aquellas personas que confan en la firma o la 35
hayan certificado.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

Asimismo, se espera que el tercero que confa en el certificado tome medidas razonables para verificar el grado de contabilidad
de la firma electrnica y, si est respaldada por un certificado digital, comprobar la validez, suspensin o revocacin del
mismo, y tener en cuenta cualquier limitacin que lo afecte.

La obligacin general del prestador de servicios de certificacin, por su parte, es utilizar sistemas, procedimientos y recursos
humanos adecuadamente confiables y actuar de conformidad con las declaraciones que haga respecto a sus normas o
prcticas. Debe actuar, adems, con diligencia razonable para cerciorarse de que todas las declaraciones que haya hecho en
relacin con el certificado expedido sean exactas y cabales.21

La ley colombiana en la parte tcnica sobre firma digital y entidades prestadoras de servicios de certificacin establece
condiciones adicionales de seguridad tcnica jurdica a las transacciones electrnicas, que garantizan confidencialidad,
integridad, identificacin o autenticacin y no rechazo. Estos cuatro pilares son los garantes de que las transacciones
electrnicas cuenten con la seguridad necesaria para su ejecucin, los cuales son estudiados y resueltos por la criptografa22.

Con la confidencialidad se garantiza que los mensajes de datos lleguen, exclusivamente, a las personas autorizadas para
ello; con la integridad, que el mensaje de datos no sea interceptado y modificado durante el envo; con la autenticacin y
mediante el uso de una firma digital (sistema de clave pblica), que se reconozca al titular de la firma y del mensaje, y, con
la aprobacina travs del uso de los servicios de certificacin digital, se podr tener claridad de que el destinatario de un
mensaje no desconocer su recepcin y que el autor no negar su autora.

El modelo de las normas colombianas se pueden ver de tres tipos de equivalencia, a saber: a) firma, b) firma digital y c) firma
digital con certificado de entidad de certificacin abierta. Estas equivalencias se pueden resumir en la siguiente Tabla:

Firma Firma digital Firma digital + certificacin (artculo 15)

Pgina
Mtodo Cualquiera Clave pblica Clave pblica
36 nica
Identificacin de Certificacin emitida por entidad de
Verificable
iniciador certificacin abierta
Control exclusivo de clave
Requisitos Mtodo tanto Est de acuerdo con los usos del
Est ligada a la informacin
confiable como certificado
De acuerdo con la
apropiado Certificado no vencido
reglamentacin
Equivalencia Firma Firma manuscrita Firma digital = firma manuscrita

Fuente: Zubieta Herman.

21 En ese orden de ideas, ante la evolucin de las innovaciones tecnolgicas, la ley Modelo establece el reconocimiento jurdico de las firmas electrnicas independientemente de la
modalidad tecnolgica utilizada.

22 Ciencia de las matemticas que estudia la ocultacin; disimulacin cifrada de la informacin de tal manera que cifrar o encriptar es transformar una informacin en inteligible, al
utilizar un procedimiento matemtico conocido y una clave determinada, consiste en que quien conozca y aplique el procedimiento y la clave determinada podr acceder a la informacin
originalmente.

Corporacin Colombia Digital

La firma digital23 es una de las especies de la llamada
firma electrnica y consiste en un conjunto de caracteres
que acompaa a un documento o texto y dos claves, una
pblica y otra privada, por medio de las cuales se encripta
el contenido24. Este procedimiento asegura la autenticidad y
la integridad, y determina la autora y recepcin, as como el
contenido de los datos transmitidos. El funcionamiento de la
firma digital se podra verificar en los siguientes pasos:
El autor firma el documento25 por medio de la clave
privada (sistema de claves asimtrico); con esto
no puede negar la autora, pues, slo l tiene el
conocimiento de esa clave, lo que aminora el riesgo
por revocacin del mensaje transmitido;
El receptor comprueba la validez de la firma por
medio de la utilizacin de la clave pblica vinculada
a la clave privada, con lo cual es posible descifrar el
mensaje;
El software del firmante aplica un algoritmo hash
sobre el texto a firmar (algoritmo matemtico
unidireccional, es decir, lo encriptado no se puede
desencriptar), y obtiene un extracto de longitud
fija, y absolutamente especfico para ese mensaje.
23 En materia de comercio electrnico, ms concretamente acerca de las firmas digitales,
las normas aplicables en Colombia son las siguientes:
- Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin
y se dictan otras disposiciones.
- Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo
relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las firmas digitales.
- Circular externa nmero 10 de 2001, expedida por la Superintendencia de Industria y
Comercio, en el captulo V, ttulo VIII.
Al respecto, ver el concepto 01101080 de 10 de enero de 2002, de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
24 Ley 527 de 1999, artculo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente Ley se
entender por:
[...] c) Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje
de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave
del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido
exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado
despus de efectuada la transformacin.
25 En el anlisis del documento electrnico ser importante tener en cuenta a Rincn
Crdenas, Erick y scar Ibez Parra. El acto administrativo electrnico y las nuevas
tecnologas de la Informacin, Revista Civilizar, Bogot, nm. 7, Universidad Sergio
Arboleda, diciembre, 2004, pg. 119.
Un mnimo cambio en el mensaje producira un
extracto completamente diferente, y, por tanto, no
correspondera con el que originalmente firm el
autor26.
En lo que se refiere a la seguridad jurdica en entornos
electrnicos, y de conformidad con el marco legal vigente, es
fundamental la intervencin de los prestadores de servicios
de certificacin digital. stos son personas autorizadas,
de conformidad con las disposiciones legales, para emitir
certificados en relacin con las firmas digitales de las
personas. La obligacin general del prestador de servicios
de certificacin consiste en utilizar sistemas, procedimientos
y recursos humanos adecuadamente confiables y actuar
segn las declaraciones hechas respecto a sus polticas de
certificacin, contenidas en la Declaracin de Prcticas de
Certificacin. Debe actuar, adems, con diligencia razonable,
para cerciorarse de que todas las declaraciones realizadas en
relacin con el certificado expedido son exactas y cabales.
El Decreto 1747 del 2000 reglamentario de la Ley 527
establece dos clases de entidades de certificacin: las
entidades cerradas y las abiertas. Las primeras fueron
definidas como aquellas que prestan servicios propios
de entidades de certificacin solo para el intercambio
de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir Pgina
remuneracin por ello. Las segundas son aquellas que,
a contrario sensu, ofrecen servicios propios de entidades 37
de certificacin, de tal forma que su uso no se limita al
intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor
y reciben remuneracin por ello. Sus requisitos son ms
exigentes que los previstos para las entidades cerradas, ya
que su actividad puede tener efectos frente a terceros.
Como se ha dicho preliminarmente los certificados digitales
son documentos electrnicos expedidos por una entidad
de certificacin que identifican al suscriptor y le permiten
firmar digitalmente mensajes de datos. La ventaja jurdica de
26 El algoritmo ms utilizado en este procedimiento de encriptacin asimtrica es el RSA.
A la fecha se ha obtenido un extracto final cifrado con la clave privada del autor, el cual se
aadir al final del texto o mensaje para que se pueda verificar la autora e integridad del
documento por aquella persona interesada que disponga de la clave pblica del autor.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
las firmas digitales es que permiten presumir que quien las
impuso en un mensaje de datos tena la intencin de acreditar
ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido
del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de no
repudio de estos mensajes que tiene la certificacin digital.
Esta presuncin garantiza que quien observe una firma
digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente
y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y
que se vincula con el contenido del mensaje.
Sin embargo, los certificados digitales emitidos por una
entidad de certificacin cerrada no pueden aplicar esta
presuncin de manera directa a las firmas digitales que
se imponen en los mensajes intercambiados entre la
entidad cerrada y el suscriptor del servicio. En caso de
controversia (usualmente causada por repudiacin judicial o
administrativa del mensaje), se hace necesario que la entidad
demuestre, entre otros, que la firma ha estado bajo el control
exclusivo de la persona que la usa de manera permanente.
Por el contrario, los certificados digitales emitidos por una
entidad de certificacin abierta pueden dar este efecto de
manera universal.
En relacin con los efectos jurdicos de los certificados
Pgina emitidos por una entidad de certificacin cerrada, debe
tenerse en cuenta lo estipulado por el artculo 4 del Decreto
38
Corporacin Colombia Digital
1747, reglamentario de la Ley 527, el cual establece que
Los certificados emitidos por las entidades de certificacin
cerradas debern indicar expresamente que slo podrn ser
usados entre la entidad emisora y el suscriptor. Las entidades
debern informar al suscriptor de manera clara y expresa,
previa expedicin de los certificados, que stos no cumplen
los requisitos del artculo 15 del presente Decreto.
Se debe concluir entonces que el valor probatorio de las
firmas digitales de una entidad de certificacin digital
cerrada est claramente restringido desde el punto de vista
legal. Tenemos entonces que, si el certificado expedido por
una entidad de certificacin cerrada no cumple los requisitos
enunciados en el artculo 15 del Decreto 1747, segn lo
establece el mismo Decreto en su artculo 4 de manera
expresa, no podra, en principio, la firma digital que se
encuentra respaldada mediante el certificado digital, cumplir
con lo establecido en el pargrafo del artculo 28 de la Ley
527, salvo que se prueben dichos atributos. En ese orden de
ideas, la firma digital de una entidad de certificacin digital
cerrada, tampoco cumplira de manera inmediata con el
equivalente funcional de firma manuscrita.
En conclusin, al no darse por satisfechos los atributos
previstos en el pargrafo del artculo 28 de la Ley 527, la firma
digital de una entidad de certificacin cerrada no tendr la
misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita.
4. Entidades de Certificacin Digital
En lo que se refiere a la seguridad jurdica en entornos
electrnicos, y de conformidad con el marco legal vigente, es
fundamental la intervencin de los prestadores de servicios
de certificacin digital. Estos son personas autorizadas,
de conformidad con las disposiciones legales, para emitir
certificados en relacin con las firmas digitales de las
personas. La obligacin general del prestador de servicios
de certificacin consiste en utilizar sistemas, procedimientos
y recursos humanos adecuadamente confiables y actuar
segn las declaraciones que haga respecto a sus polticas de
certificacin, contenidas en la Declaracin de Prcticas de
Certificacin. Debe actuar, adems, con diligencia razonable,
para cerciorarse de que todas las declaraciones realizadas en
relacin con el certificado expedido son exactas y cabales.
Las Entidades de Certificacin Digital son TERCEROS DE
CONFIANZA que se dedican a la prestacin de servicios de
certificacin digital, a travs de un Sistema de Certificacin
Digital. Los servicios de certificacin digital brindan seguridad
a las comunicaciones que se realizan en redes abiertas, como
por ejemplo Internet, mediante la expedicin de certificados
digitales en los que ofrecen informacin a los usuarios sobre
la persona con la que se estn comunicando.
El Decreto 1747 del 2000 reglamentario de la Ley 527 establece
dos clases de entidades de certificacin: las entidades
cerradas y las abiertas. Las primeras fueron definidas como
aquellas que prestan servicios propios de entidades de
certificacin solo para el intercambio de mensajes entre la
entidad y el suscriptor, sin exigir remuneracin por ello.
Las segundas son aquellas que, a contrario sensu, ofrecen
servicios propios de entidades de certificacin, de tal forma
que su uso no se limita al intercambio de mensajes entre
la entidad y el suscriptor y reciben remuneracin por ello.
Sus requisitos son ms exigentes que los previstos para las
entidades cerradas, ya que su actividad puede tener efectos
frente a terceros.
Como se ha dicho preliminarmente los certificados digitales
son documentos electrnicos expedidos por una entidad
de certificacin que identifican al suscriptor y le permiten
firmar digitalmente mensajes de datos. La ventaja jurdica de
las firmas digitales es que permiten presumir que quien las
impuso en un mensaje de datos tena la intencin de acreditar
ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido
del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de no
repudio de estos mensajes que tiene la certificacin digital.
Esta presuncin garantiza que quien observe una firma
digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente
y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y
que se vincula con el contenido del mensaje.
Sin embargo, los certificados digitales emitidos por una
entidad de certificacin cerrada no pueden aplicar esta
presuncin de manera directa a las firmas digitales que
se imponen en los mensajes intercambiados entre la
entidad cerrada y el suscriptor del servicio. En caso de
controversia (usualmente causada por repudiacin judicial o
administrativa del mensaje), se hace necesario que la entidad Pgina
demuestre, entre otros, que la firma ha estado bajo el control
exclusivo de la persona que la usa de manera permanente.
39
Por el contrario, los certificados digitales emitidos por una
entidad de certificacin abierta pueden dar este efecto de
manera universal.
En relacin con los efectos jurdicos de los certificados
emitidos por una entidad de certificacin cerrada, debe
tenerse en cuenta lo estipulado por el artculo 4 del decreto
1747, reglamentario de la Ley 527, el cual establece que
los certificados emitidos por las entidades de certificacin
cerradas debern indicar expresamente que slo podrn ser
usados entre la entidad emisora y el suscriptor. Las entidades
debern informar al suscriptor de manera clara y expresa,
previa expedicin de los certificados, que stos no cumplen
los requisitos del artculo 15 del presente Decreto.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
Se debe concluir entonces que el valor probatorio de las
firmas digitales de una entidad de certificacin digital
cerrada esta claramente restringido desde el punto de vista
legal. Tenemos entonces que, si el certificado expedido por
una entidad de certificacin cerrada no cumple los requisitos
enunciados en el artculo 15 del Decreto 1747, segn lo
establece el mismo Decreto en su artculo 4 de manera
expresa, no podra, en principio, la firma digital que se
encuentra respaldada mediante el certificado digital, cumplir
con lo establecido en el pargrafo del artculo 28 de la Ley
527, salvo que se prueben dichos atributos. En ese orden de
ideas, la firma digital de una entidad de certificacin digital
cerrada, tampoco cumplira de manera inmediata con el
equivalente funcional de firma manuscrita.
En conclusin, al no darse por satisfechos los atributos
previstos en el pargrafo del Artculo 28 de la Ley 527, la firma
digital de una entidad de certificacin cerrada no tendr la
misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita.
5. Expediente Electrnico y Archivo Confiable de
Mensajes de Datos
Durante la preparacin de la Ley Modelo de la Comisin de
las Naciones Unidas para el Desarrollo del Derecho Mercantil
Pgina
(CNUDMI) se prest particular atencin a las funciones que
tradicionalmente desempean diversos tipos de escritos
40 consignados sobre papel. En las discusiones de la Ley Modelo
se enunciaron las principales razones por las que en el
derecho interno se haca necesario requerir la presentacin
de un escrito: 1) Dejar una prueba tangible de la existencia y
la naturaleza de la intencin de las partes de comprometerse;
2) Alertar a las partes ante la gravedad de las consecuencias de
concluir un contrato; 3) Proporcionar un documento que sea
legible para todos; 4) Proporcionar un documento inalterable
que permita dejar constancia permanente de la operacin; 5)
Facilitar la reproduccin de un documento de manera que
cada una de las partes pueda disponer de un ejemplar de un
mismo texto; 6) Permitir la autenticacin mediante la firma del
documento de los datos en l consignados; 7) Proporcionar
un documento presentable ante las autoridades pblicas y
los tribunales; 8) Dar expresin definitiva a la intencin del
Corporacin Colombia Digital
autor del escrito y dejar constancia de dicha intencin; 9)
Proporcionar un soporte material que facilite la conservacin
de los datos en forma visible; 10) Facilitar las tareas de
control o de verificacin ulterior para fines contables, fiscales
o reglamentarios; y 11) Determinar el nacimiento de todo
derecho o de toda obligacin jurdica cuya validez dependa
de un escrito.27
Como se puede advertir de la lectura de las razones
anteriormente sealadas, la conservacin juega un papel
bastante importante. La obligacin de la conservacin de
la documentacin no slo est establecida en distintas
disposiciones comerciales y tributarias, sino tambin en las
especficas sobre patrimonio cultural y sobre archivos. Y en
el caso que nos ocupa, la aceptacin plena del documento
electrnico (asimilado en sus efectos jurdicos al soporte
papel), en el cumplimiento del requisito de conservacin.28
Adicionalmente se debe tener en cuenta lo establecido en
la Ley 527 de 1.999 y recientemente en la Ley 962 de 2005,
normas que directamente aluden a la conservacin de los
mensajes de datos y documentos (artculo 12).
Debido a lo anterior, la conservacin de los libros del
comerciante por medios electrnicos es posible. El
problema estriba en que tcnicamente es muy discutida
la perdurabilidad del documento en soporte electrnico
y parece que no hay acuerdo sobre los sistemas de
homologacin o validacin tcnica del soporte electrnico
que garanticen su perdurabilidad ms all de unos aos.
La mayora de las soluciones informticas ofrecidas en el
mercado, van desde equipos para procesamiento, envi y
transmisin de informacin hasta aplicativos y sistemas que
integran cualquier tipo de documentos permitiendo al usuario
una gestin homognea y transparente independiente de
27 Ver Gua para la incorporacin en el Derecho Interno de la Ley Modelo de la CNUDMI
para el Comercio Electrnico.
28 El informe repartido en la II Reunin Plenaria de la Comisin de Asuntos Americanos de
la Comisin de Informtica y Seguridad Jurdica de la Unin Internacional del Notariado
Latino, explica que el archivo y la conservacin del documento electrnico ofrece la
posibilidad a las partes de presentar en juicio una copia certificada compulsada por
el notario quien conserva el original con la misma fuerza probatoria del original
mismo. Esto indudablemente permitir atribuir mayor confidencialidad a documentos
que son, en muchos aspectos, incorporales.
su origen, los procesos microinformticos, videos, sonidos,
etc. Igualmente se presentan como soluciones adaptables
a diferentes plataformas de bases de datos y con absoluta
independencia de los diferentes elementos hardware y
software con los que se deben integrar.29
Fundamento Legal del Expediente electrnico
Teniendo en cuenta que la Informacin almacenada a travs
del proceso de la digitalizacin, se puede circunscribir dentro
del concepto del mensaje de datos, que trae la Ley 527 de
1999, se expone a continuacin los apartes normativos que
sustentaran la posibilidad de que este tipo de sistemas
sean completamente vlidos y efectivos en frente de la
conservacin y almacenamiento de la informacin.
La Ley 527 de 1999 establece en su artculo 2 la definicin del
Mensaje de Datos en los siguientes trminos:
Mensaje de Datos. La informacin
generada, enviada, recibida, almacenada
o comunicada por medios electrnicos,
pticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrnicos de
Datos (EDI), Internet, el correo electrnico,
el telegrama, el tlex o el telefax.
Igualmente establece el artculo 6 de la Ley 527 de 1999, que
cuando cualquier norma requiera que la informacin conste
por escrito, este requisito quedar satisfecho con un mensaje
de datos, si la informacin que ste contiene es accesible
para su posterior consulta.
Establece tambin el citado artculo: Lo dispuesto en este
artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier
norma constituye una obligacin, como si las normas prevn
consecuencias en el caso de que la informacin no conste por
escrito.
29 Ver: http://www.archivogeneral.gov.co/version2/htm/tablas/sem/gesdocu.htm
Siguiendo el texto de la Ley 527, tambin se encuentra que el
artculo 8 establece frente a la posibilidad de que una norma
requiera que la informacin sea presentada y conservada
en su forma original, que dicho requisito quedar satisfecho
con un mensaje de datos, si se presentan las siguientes
condiciones:
Artculo 8. Original. Cuando cualquier norma requiera
que la informacin sea presentada y conservada en su
forma original, ese requisito quedar satisfecho con un
mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garanta confiable de que se ha
conservado la integridad de la informacin, a partir
del momento en que se gener por primera vez en
su forma definitiva, como mensaje de datos o en
alguna otra forma.
b) De requerirse que la informacin sea presentada, si
dicha informacin puede ser mostrada a la persona
que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el
requisito establecido en cualquier norma constituye
una obligacin, como si las normas simplemente prevn
consecuencias en el caso de que la informacin no sea Pgina
presentada o conservada en su forma original.
41
Respecto de la conservacin de los mensajes de datos y
documentos, la Ley 527 establece claramente en su artculo
1230 que cuando la ley requiera que ciertos documentos,
30 Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005 proferido por la Superintendencia de
Industria y Comercio: a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en
concordancia con lo sealado en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles
del comerciante nicamente deben ser conservados por un perodo de diez (10) aos
contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento, o comprobante, pudindose
utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier
medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta.
Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrnico para la
conservacin de tales documentos, el mismo deber reunir los requisitos establecidos en
el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no ser necesaria la conservacin fsica
(en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice
la reproduccin exacta de los libros y papeles, a travs del citado medio electrnico,
el comerciante tiene la posibilidad de destruir directamente dichos documentos,
encontrndose obligado, nicamente, a conservarlos por un perodo de diez (10) aos en
el medio electrnico en que se hubieren reproducido.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
registros o informaciones sean conservados, ese requisito
quedar satisfecho, siempre y cuando se cumplan con las
siguientes condiciones:
a. La informacin debe ser accesible para su posterior
consulta.
b. El mensaje de datos o documento conservado
debe estar en el formato en el que se haya
generado, enviado o recibido, o en un formato que
permita verificar que se reprodujo con exactitud la
informacin conservada.
c. La conservacin de la informacin que permita
determinar el origen y el destino del mensaje, la
fecha y la hora en que fue enviado o recibido el
mensaje o reproducido el documento.31
Y dice expresamente el inciso final: Los libros y papeles del
comerciante podrn ser conservados en cualquier medio
tcnico que garantice su reproduccin exacta.
Este artculo tiene la finalidad de fijar las condiciones en
los que se cumplira la obligacin de conservar mensajes
de datos que pudiera existir con arreglo a la ley aplicable.
Pgina Se reproducen las condiciones enunciadas en el artculo 6
para que un mensaje de datos satisfaga la regla que exige la
42 presentacin de un escrito.32
Posteriormente se pone de relieve que no es preciso
conservar el mensaje sin modificaciones, a condicin de
que la informacin archivada reproduzca con exactitud el
mensaje de datos en la forma recibida. No sera apropiado
exigir que la informacin se conservara sin modificaciones,
ya que por regla general los mensajes son descodificados,
comprimidos o convertidos antes de ser archivados.
31 [6] Vease Cdigo de Comercio, Art. 60; Cdigo de Procedimiento Civil, Art. 268; Circular
Externa 007 de 1996 Superintendencia Bancaria; Ttulo I Cap. XI Num. 4.1
32 Con respecto a la conservacin de los mensajes de datos, el artculo 10 de la Ley
Modelo de la CNUDMI, reproducido por la legislacin colombiana, establece un conjunto
de nuevas reglas con respecto a los requisitos de conservacin de la informacin (por
ejemplo, a efectos contables o fiscales) a fin de evitar que esos requisitos obstaculicen el
desarrollo comercial moderno.
Corporacin Colombia Digital
Adicionalmente se hace referencia en el artculo a toda la
informacin que debe archivarse, que incluye, aparte del
mensaje propiamente dicho, cierta informacin sobre la
transmisin que puede resultar necesaria para identificar el
mensaje, entre ella la fecha y hora en la que fue enviado o
recibido un mensaje de datos, lo que enfatiza la necesidad
de contar con el servicio de estampado cronolgico. Esta
norma requiere una mayor exigencia que la mayora de las
normas nacionales vigentes respecto de la conservacin de
comunicaciones consignadas sobre papel.
En la prctica, la conservacin de informacin -especialmente
de la relativa a la transmisin- puede estar a cargo muchas
veces de alguien que no sea ni el iniciador ni el destinatario,
es el caso de un intermediario. De todas maneras, la intencin
consiste en que la persona obligada a conservar cierta
informacin relativa a la transmisin no pueda aducir para
no cumplirla que, por ejemplo, el sistema de comunicaciones
que utiliza la otra persona no conserva la informacin
necesaria. Con ello se pretende desalentar las malas prcticas
o las conductas dolosas. Es por ello que las entidades de
certificacin digital, como terceros de confianza para el
comercio electrnico son las llamadas a prestar este tipo de
servicios.33
A la luz del artculo 9 de la Ley 527 se considera que la
informacin consignada en un mensaje de datos es ntegra, si
sta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicin
de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al
proceso de comunicacin, archivo o presentacin. El grado de
confiabilidad requerido ser determinado segn el propsito
de la informacin y de todas las circunstancias relevantes del
33 Ver Gua para la incorporacin al Derecho Interno de la Ley Modelo CNUDMI de
Comercio electrnico. Adicionalmente se podrn ver los siguientes documentos de la
Comisin:
A/51/17, prrs. 185 a 187;
A/50/17, prrs. 264 a 270 (artculo 9);
A/CN.9/407, prrs. 82 a 84;
A/CN.9/406, prrs. 59 a 72;
A/CN.9/WG.IV/WP.60 artculo 14;
A/CN.9/387, prrs. 164 a 168;
A/CN.9/WG.IV/WP.57, artculo 14;
A/CN.9/373, prrs. 123 a 125;
A/CN.9/WG.IV/WP.55, prr. 94.
[9] A la luz del artculo 28 de la Ley 527 y del artculo 15 del Decreto 1747 de 2000.
caso. Sin embargo, es importante recordar la denominada
presuncin de confiabilidad de las firmas digitales emitidas
por una entidad de certificacin abierta34, en la medida en
que permiten presumir que quien las impuso en un mensaje
de datos tena la intencin de acreditarlo y de vincularlo
con el contenido del mismo. Este es el efecto jurdico de
la propiedad de No Repudio de mensajes de datos que
tiene la certificacin digital. Esta presuncin garantiza que
quien observe una firma digital en un mensaje de datos
puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el
firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido
del mensaje.
Sobre la conservacin de mensajes de datos y archivo de
documentos a travs de terceros, la Ley 527 en su artculo 13
establece que el cumplimiento de la obligacin de conservar
documentos, registros o informaciones en mensajes de
datos, se podr realizar directamente o a travs de terceros,
siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en
el artculo 12 de la misma Ley.
Finalmente en este punto el artculo 30 de la Ley 527 seala
la posibilidad que tienen las entidades de certificacin de
ofrecer los servicios de archivo y conservacin de mensajes
de datos.
34 [9] A la luz del artculo 28 de la Ley 527 y del artculo 15 del Decreto 1747 de 2000.
6. El servicio de estampado cronolgico
El servicio de estampado cronolgico, time stamping, o
fechado digital como se le conoce en otros pases, parte de
una premisa fundamental, y es que el tiempo ha sido, es y
seguir siendo una de las variables ms importantes en
el desarrollo de cualquier actividad humana y, por tanto,
referencia bsica de la mayor parte de los procedimientos y
trmites que tienen lugar entre los sectores pblico y privado.
Tradicionalmente la constancia expresa de la fecha y hora
de la realizacin de un acto ha sido realizada sobre soporte
papel, circunstancia que inevitablemente se ve modificada
con la utilizacin generalizada de las nuevas tecnologas de
la informacin.
El actual entorno precisa de la utilizacin del servicio de
sellado de tiempo, con el objetivo de brindarle confianza a
la comunidad. En estos momentos existen distintas lneas
de trabajo y tendencias en cuanto a los protocolos a aplicar
para garantizar la seguridad de tales servicios de fechado
digital, as como en cuanto a la fuente de tiempos a utilizar y
mecanismos de sincronizacin.
Los servicios de fechado digital comienzan a tener relevancia
cuando se tienen en cuenta hechos cotidianos, que no pocas
veces generan conflictos, como son: (i) la constancia de Pgina
fecha y hora de las transacciones; (ii) cundo se emiti una
factura?; (iii) s se present a tiempo una reclamacin? 43
Cuando se realizan operaciones en plataformas tecnolgicas
el conocimiento del tiempo es importante y solicitar a
un tercero que d constancia de ello es fundamental al
momento de aportar pruebas, por ello la Ley 527 contempl
esa posibilidad en la prestacin de servicios del tercero
de confianza del comercio electrnico: las entidades de
certificacin digital. En el contexto arriba descrito, a un
documento electrnico es posible agregarle estampado
cronolgico con el propsito de dejar evidencia de que desde
una fecha y hora ciertas el documento no ha sido modificado.
El estampado (Timestamping) es un mecanismo on-line que
permite demostrar que una serie de datos ha existido y no
ha sido alterada desde un instante especfico en el tiempo.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
All la entidad de certificacin digital acta como tercera
parte de confianza testificando la existencia de dichos datos
electrnicos en una fecha y hora concretos.
El servicio de estampado cronolgico certificado es un
servicio complementario, opcional y separado del Servicio
de Certificacin Digital de Emisin de Certificados Digitales
para Firma Digital35, por el cual una entidad de certificacin
digital abierta suministra, de manera electrnica y a solicitud
del suscriptor de un certificado digital, un mensaje de datos
firmado digitalmente por Certicmara que permite verificar
que otro mensaje de datos generado, transmitido o recibido
por el propio suscriptor no ha cambiado desde la fecha y el
tiempo del da en que el suscriptor hace la solicitud.
El estampado cronolgico certificado suministrado por
una entidad de certificacin digital solamente puede ser
solicitado por el suscriptor de manera electrnica a travs
de los canales seguros dispuestos por la entidad para ese
propsito, y en el instante cronolgico en que efectivamente
se genera, transmite o recibe digitalmente un mensaje de
datos firmado digitalmente por el suscriptor.
Pgina
44
35 Para conocer las polticas y procedimientos del Servicio de Certificacin Digital de
Emisin de Certificados Digitales para Firma Digital consulte la Declaracin de Prcticas
de Certificacin del Servicio de Certificacin Digital de Emisin de Certificados Digitales
para Firma Digital de Certicmara.
Corporacin Colombia Digital
El estampado cronolgico certificado es suministrado por
la entidad de certificacin digital en un formato electrnico
seguro y adecuado definido por la entidad de modo que
se incorpora al mensaje de datos generado, transmitido o
recibido por el suscriptor impidiendo su posterior alteracin.
El estampado cronolgico de un mensaje de datos es nico
para ste y no puede ser incorporado a otro u otros mensajes
de datos diferentes.
Qu informacin contiene un estampado
cronolgico certificado?
Una estampado cronolgico certificado contiene la
informacin correspondiente al tiempo del da y la fecha en
que el suscriptor de un certificado digital solicita el servicio
de estampado cronolgico para un mensaje de datos.
La informacin contenida en un estampado cronolgico
certificado proporciona dos datos:
i) Tiempo del da: expresado en hora, minuto y segundo
(hh : mm : ss) de acuerdo con el Sistema Internacional
de Medidas (SI) adoptado en la Repblica de Colombia
para la medicin del tiempo36. Se entender para los
efectos de interpretacin de este dato que la hora
puede tener un valor numrico que diariamente
asciende desde cero (00) hasta veinticuatro (24), el
minuto puede tener un valor numrico que cada
hora asciende desde cero (00) hasta cincuenta y
nueve (59), y que el segundo puede tener un valor
numrico que cada minuto asciende desde cero (00)
hasta cincuenta y nueve (59).
ii) Fecha: expresada en da, mes y ao (dd : mm :
aaaa) de acuerdo con el calendario Juliano37 que
36 El Consejo Nacional de Normas y Calidad en 1995 declar obligatorio el uso del Sistema
Internacional de Unidades SI en Colombia, estableciendo como Unidades SI la hora,
minuto y segundo.
37 El Calendario Juliano hace referencia al sistema moderno utilizado desde el ao 46
A.C. Cada ao esta compuesto por 365 das, divididos en doce (12) meses, que pueden ser
de 30 0 31 das, a excepcin del segundo mes (febrero) que tiene 28 das. Cada cuatro (4)
aos habr un ao compuesto por 366 das, denominado Ao Bisiesto, en el cual el mes de
febrero tiene un da adicional.
 es el generalmente aceptado en la Repblica
de Colombia. Se entender para los efectos de
interpretacin de este dato que el da tendr un valor
numrico que puede ascender mensualmente de
uno (01) a treinta y uno (31), de conformidad con el
calendario generalmente aceptado en la Repblica
de Colombia; el mes puede tener un valor numrico
que puede ascender anualmente desde uno (01) a
doce (12); el ao puede tener un valor que asciende
partiendo del nmero dos mil cinco (2.005) hasta el
nmero tres mil (3.000).
La entidad de certificacin digital proporciona los valores
asignados al tiempo del da y la fecha con base en la Hora
Legal de La Repblica de Colombia38 tomada directamente
de los patrones de referencia del Laboratorio de Tiempo y
Frecuencia de la Superintendencia de Industria y Comercio
de Colombia, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5
del artculo 20 del Decreto 2153 de 1992, en el cual se faculta
a la Superintendencia de Industria y Comercio para mantener,
coordinar y dar la hora legal de la Repblica de Colombia.39
Los valores asignados al tiempo del da y la fecha no tienen
en cuenta ni aplican en ningn caso los valores que el sistema
informtico del solicitante del servicio de estampado
cronolgico certificado seale. Ni el solicitante del servicio
de estampado cronolgico certificado, ni ningn tercero
pueden cambiar o solicitar la aplicacin de valores distintos
de tiempo del da y fecha.
Al contar con la Hora Legal de la Repblica de Colombia,
el estampado cronolgico certificado constituye prueba
inequvoca del instante de tiempo en que un documento
electrnico es creado, enviado o recibido.
38 La Hora Legal de la Repblica de Colombia, segn el decreto 2707 de 1982, corresponde
al Tiempo Universal Coordinado (UTC) disminuido en 5 horas.
39 En el laboratorio de tiempo y frecuencia de la Superintendencia de Industria y Comercio,
para dar cumplimiento a sus funciones, opera el patrn de tiempo de la Repblica de
Colombia con base en la seal emitida por un Reloj Atmico de Rubidio localizado en las
instalaciones de la propia Superintendencia. Este reloj es sincronizado con la seal de
referencia internacional emitida por el Observatorio Naval de los Estados Unidos (USNO)
que corresponde a la escala de Tiempo Universal Coordinado (UTC-USNO).
Problemas que soluciona el Estampado
Dentro del anlisis de la figura, es relevante destacar los
problemas que pretende solucionar, partiendo de los que
conjura la propia certificacin digital, stos son: (i) El primero
de los problemas -que no esta directamente asociado al
estampado cronolgico lo constituye la verificacin de la
autenticidad del origen de la informacin, es decir cmo
saber si realmente la informacin que llega es de quien
dice ser el remitente, adems si la transaccin solicitada
es realmente la que se solicit. Sin embargo ms que un
problema asociado al fechado digital como solucin, podra
decirse que se trata de un problema comn que puede ser
resulto a travs de la firma digital (ste ltimo instrumento
tambin puede solventar otros problemas comunes a las
transacciones electrnicas como son la integridad, y la
confidencialidad); (ii) En segundo lugar pero no por ello
menos importante se encuentra el No Repudio. En general,
los certificados digitales son documentos electrnicos
expedidos por una Entidad de Certificacin que identifican
al suscriptor y le permiten firmar digitalmente mensajes
de datos. La ventaja jurdica de las firmas digitales es que
permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de
datos tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y
de ser vinculado con el contenido del mismo. Este es el efecto
jurdico de la propiedad de No Repudio de mensajes de datos Pgina
que tiene la certificacin digital. Esta presuncin garantiza
que quien observe una firma digital en un mensaje de datos 45
puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el
firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido
del mensaje.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales
7. Otras Leyes habilitantes de los medios electrnicos
en Colombia
Es importante destacar en primer trmino la Ley 270 de 1996
o Ley Estatutaria de la Administracin de Justicia, donde
se establece la autorizacin general siempre vigente para
propender por la incorporacin de tecnologa de avanzada
al servicio de la Administracin de Justicia, y regular los
trmites judiciales y administrativos que se adelanten en
los despachos judiciales, en los aspectos no previstos por el
legislador.
Ahora bien, con posterioridad, la Ley 527 de 1999 estableci
de manera puntual el principio general de equivalencia
funcional con los medios impresos tradicionales, que
posibilita la total validez tanto jurdica como probatoria de
los mensajes de datos. Hoy, la Ley 527 por s sola proporciona
suficientes herramientas para autorizar a cualquier particular
a promover una causa ante la Administracin de Justicia sin
que resulte admisible su rechazo, pues entroniz una regla
de interpretacin (la equivalencia funcional) que busca
eliminar la necesidad de estatutos electrnicos especiales
para cada actividad o procedimiento reglado.
La misma Ley 527 describe detalladamente la utilizacin
Pgina
de Firmas Digitales (cuyo uso implica presuncin de
autenticidad y participacin de gestor de confianza pblica
46 en cabeza de una entidad de certificacin), condiciones para
el archivo seguro de documentos electrnicos, y el empleo
de Estampado Cronolgico (o sello invariable del momento
de envo o recibo de un mensaje de datos que puede aplicar
la Hora Legal de la Repblica de Colombia).
Posteriormente, la Ley 794 de 2003 introdujo reglas especficas
dentro del proceso civil para eliminar la incertidumbre de
prcticas ya en uso por algunos despachos judiciales, fijando
los principios generales para:
i) Notificaciones;
ii) Intercambio de Despachos y Oficios;
iii) Nombramiento de Auxiliares de la Justicia;
iv) Comunicacin de Embargos;
v) Presentacin de Memoriales.
Corporacin Colombia Digital
En la Ley 794 se hace explicita y necesaria la utilizacin de la
Firma Digital como un mecanismo de aseguramiento tcnico
y jurdico de las comunicaciones electrnicas.
Estas reglas, que representan una aplicacin expresa de la
equivalencia funcional, dependen de manera general de
2 factores: expedicin de las reglas particulares y claridad
sobre el uso de los medios tcnicos actualmente disponibles
en la Administracin de Justicia para ello.
Dentro de ese propsito, el 2 de marzo de 2006 el Consejo
Superior de la Judicatura expidi el Acuerdo No. PSAA06-3334,
con el cual se reglamenta la utilizacin de medios electrnicos
e informticos en el cumplimiento de las funciones de
administracin de justicia. Dentro del mencionado Acuerdo
son destacables las siguientes caractersticas:
Se definen los actos de comunicacin procesal,
como aquellos actos o actividades de comunicacin
definidas en la Ley, que ponen en conocimiento de
las partes, terceros o de otras autoridades judiciales
o administrativas, las providencias y rdenes del juez
o del fiscal, relacionadas con el proceso, as como de
stos con aquellos;
Se seala como campo de aplicacin del Acuerdo
el procedimiento civil, laboral y contencioso
administrativo, para las Comunicaciones que enven
los Despachos Judiciales, las citaciones que para
efectos de notificacin personal, deban hacerse a los
comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las
personas jurdicas de derecho privado domiciliadas
en Colombia, las notificaciones del auto admisorio
de la demanda, que por aviso deba efectuarse
a las personas jurdicas de derecho privado con
domicilio en Colombia, la presentacin y recepcin
de memoriales;
Tambin dentro del desarrollo de los aludidos actos
de comunicacin procesal por medios electrnicos
los despachos judiciales que cuenten con los
medios tcnicos, podrn publicar en el sitio Web, las
notificaciones que deban ser fijadas en el despacho;

En cuanto a la recepcin de los actos de comunicacin
procesal por medios electrnicos y mensajes
de datos, stos se entendern recibidos por el
destinatario (usuario o despacho), en el momento
en que se genere en el sistema de informacin de
la autoridad judicial el acuse de recibo junto con la
radicacin consecutiva propia de cada despacho;
En lo referente a la recepcin de mensajes de datos
por parte de las autoridades judiciales establece el
Acuerdo: (i) Si el originador del mensaje de datos
remitido a la autoridad judicial considera que la
transmisin gener un error en el mensaje, deber
avisar inmediatamente a la autoridad judicial sobre
la ocurrencia de tal hecho; (ii) La autoridad judicial
deber llevar un estricto control y relacin de los
mensajes recibidos en su sistema de informacin;
y (iii) Con miras a procurar que la casilla del correo
electrnico no se llene, la autoridad judicial o el
administrador del sistema del correo electrnico
debern procurar mantenerlo al mnimo de la
capacidad y contar con las medidas adecuadas de
proteccin de la informacin;
En lo referente a la prueba de la recepcin de los actos
de comunicacin procesal emitidos por la autoridad
judicial, ser prueba de la recepcin de mensaje de
datos por la autoridad judicial de conocimiento, el
acuse del recibo junto con la radicacin consecutiva
generada por el sistema de informacin de la
autoridad judicial, y de igual forma frente a una
diferencia entre el contenido del acuse de recibo
aportado por el destinatario del mensaje, y los
datos generados por el control interno del sistema
de informacin de la autoridad judicial, prevalecer
ste ltimo.
Ahora bien para efectos del cumplimiento de los
trminos procesales, si el sistema de informacin de
la autoridad judicial rechaza el mensaje, el originador
deber cumplir el acto de comunicacin procesal
con el documento fsico y conforme a lo establecido
en la Ley Procesal e informar a la autoridad judicial,
de la situacin dentro del siguiente da hbil en
que haya ocurrido el rechazo citado. La autoridad
judicial que reciba actos de comunicacin
procesal, mediante mensajes de datos conforme
a las condiciones establecidas en el acuerdo, har
una impresin del mensaje de correo electrnico
enviado y lo incorporar al expediente;
Para la remisin de actos de comunicacin procesal
por parte de la autoridad judicial, establece el
acuerdo que las autoridades judiciales sujetas al
Acuerdo podrn remitir actos de comunicacin
procesal. La autoridad judicial remitir los actos
de comunicacin procesal, a la direccin de
correo electrnico suministrada por la parte o a la
que aparezca inscrita en la Cmara de Comercio
donde est registrado el destinatario del acto de Pgina
comunicacin procesal, o en la direccin aportada
bajo juramento; 47
En cuanto a la recepcin del mensaje de datos
por parte de los usuarios de la Administracin de
Justicia, se establecieron los siguientes principios
de aplicacin: Cuando el destinatario ha confirmado
mediante acuse de recibo la recepcin, o ste se
ha generado automticamente. De igual forma,
cuando el destinatario o su representante realizan
cualquier actuacin que permita concluir que ha
recibido el mensaje de datos, y finalmente cuando
los actos de comunicacin procesal emanados de la
autoridad judicial, no han sido devueltos al sistema
de informacin de la autoridad judicial, dentro de
los tres (3) das calendario siguiente a su remisin.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

8. Notificaciones Electrnicas Toda persona podr presentar peticiones, quejas, reclamaciones

La notificacin es la forma procesal por medio del cual la
autoridad administrativa o judicial da a conocer una actuacin
al interesado. Con referencia a la aplicabilidad de los medios
electrnicos en materia de notificacin ser importante
tener en cuenta que la misma se encuentra habilitada por
un marco jurdico robusto: (i) El principio de equivalencia
funcional consagrado en los artculos 6, 7, 8, 12 y 13 de la Ley
527 de 1999, donde se otorga validez jurdica y probatoria
a los mensajes de datos; (ii) El Decreto 2150 de 1995 que
posibilita la utilizacin de las tecnologas de la informacin al
interior de la administracin pblica; (iii) La Ley 962 de 2005
sobre simplificacin y racionalizacin de trmites que habilita
especficamente tres actuaciones del Estado por medios
electrnicos a saber: a. Procedimiento administrativo, b. Actos
administrativos, y c. Contratacin Estatal; y (iv) la Ley 794 de
2003 que reforma el Cdigo de Procedimiento Civil (aplicable
de manera subsidiaria al procedimiento administrativo), al
introducir como uno de los actos de comunicacin procesal
a travs de medios electrnicos precisamente la notificacin
electrnica.
o recursos, mediante cualquier medio tecnolgico o electrnico
del cual dispongan las entidades y organismos de la
Administracin Pblica.
En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento
de una prestacin econmica en todo caso deben allegarse los
documentos fsicos que soporten el derecho que se reclama.
La utilizacin de medios electrnicos se regir por lo dispuesto
en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen,
adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones
del Captulo 8 del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo,
artculos 251 a 293, del Cdigo de Procedimiento Civil, y dems
normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad
del remitente, as como la fecha de recibo del documento.
()Pargrafo 2. En todo caso, el uso de los medios tecnolgicos
y electrnicos para adelantar trmites y competencias de la
Administracin Pblica deber garantizar los principios de
autenticidad, disponibilidad e integridad.40

En ese orden de ideas, la Ley 962 de 2005 establece que Para

atender los trmites y procedimientos de su competencia, los
Pgina organismos y entidades de la Administracin Pblica debern
ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista
48 en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente,
cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de que
dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad,
economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y
eficacia en la funcin administrativa. Para el efecto, podrn
implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para
cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias
que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.

La sustanciacin de las actuaciones as como la expedicin de

los actos administrativos, tendrn lugar en la forma prevista
en las disposiciones vigentes. Para el trmite, notificacin
y publicacin de tales actuaciones y actos, podrn
adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones
electrnicas.
40 Artculo 6 de la Ley 962 de 2005.

Corporacin Colombia Digital

En ese orden de ideas, la Ley 962 se aplica a los trmites y archivo informtico que vincula la informacin a una fecha y
procedimientos electrnicos de la Administracin Pblica, de una hora especfica. Esta vinculacin se produce a travs de
las empresas de servicios pblicos domiciliarios de cualquier un sistema seguro de tiempo sincronizado con la hora legal
orden y naturaleza, y de los particulares que desempeen colombiana de la Repblica de Colombia, suministrada por la
funcin administrativa. De igual forma, es obligacin de los Superintendencia de industria y Comercio.
organismos y entidades de la Administracin Pblica poner
en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista,
cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de
que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de
igualdad, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad,
moralidad y eficacia en la funcin administrativa. La misma
Ley requiere que se garanticen los principios de autenticidad
e integridad para este tipo de actuaciones.

De igual forma y teniendo en cuenta el principio de

equivalencia funcional, ser importante que el procedimiento
administrativo por medios electrnicos pueda determinar
claramente el momento a partir del cual se notifica al
interesado de un acto administrativo, y en general el momento
a partir del cual corren los trminos para que la notificacin
cumpla sus efectos. En ese propsito ser necesaria la
utilizacin del servicio de estampado cronolgico certificado
en la generacin, envo y recepcin de los mensajes de datos.
Dicho servicio provisto por las entidades de certificacin
ha sido definido legalmente de la siguiente manera: es un
mensaje de datos firmado digitalmente por una entidad de Pgina
certificacin que sirve para verificar que dicho mensaje no ha
cambiado en un perodo determinado; perodo que comienza 49
en la fecha y hora en que se presta el servicio de estampado
cronolgico y que termina en la fecha en que la firma del
mensaje de datos generado por la entidad de certificacin
pierde validez. El estampado puede tambin acompaar un
mensaje de datos firmado digitalmente por el suscriptor de
un certificado digital, para evidenciar de manera inequvoca
e inviolable, incluso para el firmante, el momento en que
ese mensaje de datos fue generado, enviado o recibido o se
encontraba firmado digitalmente.

Se puede decir que el estampado cronolgico es el mtodo

idneo para proporcionar certidumbre probatoria del
instante de tiempo en que un documento electrnico es
generado, enviado o recibido. Es decir el estampado es un
PARTE 2. PROCEDIMIENTO DE USO DE LAS FIRMAS DIGITALES
EMITIDAS POR CERTICMARA A LA UNIN COLEGIADA DEL
NOTARIADO COLOMBIANO

I. OBJETIVO
Describir el proceso de instalacin de los driver desde el CD
para el sistema operativo Windows.
II. INTRODUCCIN
En esta parte del documento se describe paso a paso el
proceso de instalacin del driver del e-Token Pro en un
sistema operativo Windows.
Debido a que brinda al portador seguridad y confianza para
el manejo de sus certificados digitales, e-Token es el nuevo
dispositivo criptogrfico utilizado por Certicmara S.A. Por
su alta seguridad, tecnologa multiplataforma, usabilidad en
distintos sistemas operativos y altos niveles de confianza, este
tipo de dispositivos permiten una personalizacin y manejo
Conexin a Internet: La mquina donde se instale Certifirma
Digital 5.0 debe proveer conexin a Internet especficamente
al sitio identificado con la siguiente URL: http://www.
certicamara.com
Esta conexin es indispensable para los procesos de
verificacin de firma digital.
IV. INSTALACIN E-TOKEN PRO
El CD ROM ES entregado como parte del KIT de instalacin
que acompaa al Certificado digital de firma entregada al
suscriptor. Para instalar, ingrese el CD en la unidad y espere a
que se ejecute el asistente.
Pgina

ms adecuado de los certificados digitales personales. a) Si la presentacin se ejecuta automticamente haga

clic sobre el botn Siguiente hasta llegar al paso No. 2. 51
III. REQUERIMIENTOS TCNICOS
Para poder instalar el driver del dispositivo criptogrfico
e-Token Pro en Windows, su computador debe cumplir con
los siguientes requerimientos mnimos.

Hardware: 5 MB de espacio libre en disco, 256 MB de memoria

RAM, Puerto USB (para dispositivos e-Token fsicos).

Software: Sistema Operativo Windows XP, Vista o 7 de 32 o

64 bits

Permisos: Debe tener permiso de administrador sobre la

mquina, al momento de instalar la aplicacin.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

b) En el paso No 2, clic sobre la imagen del dispositivo d) Ahora podr seleccionar el idioma con el cual se
criptogrfico para seleccionar el driver de instalacin continuar el proceso hasta el final del asistente. (Se
de acuerdo con su sistema operativo (Windows XP, recomienda manejar la instalacin en espaol). Clic
Vista o 7 de 32 o 64 bits). en el botn Next.

e) Lea el contrato de licencia y seleccione la opcin

Acepto el acuerdo de licencia; clic en el boton Next
para continuar.
c) Dar clic en el botn Next para continuar con la
Pgina
instalacin.
52

Corporacin Colombia Digital

f ) Se recomienda manejar la instalacin en Standard; h) La instalacin iniciar mostrando la barra a
Clic en el botn Next para continuar. continuacin, hasta mostrar el botn finish.

g) La ventana de Carpeta de instalacin se abrir,

mostrando la ruta de instalacin por defecto. En
esta etapa el sistema le har la siguiente sugerencia:
C:\Archivos de programa\Aladdin\e Token\ ; clic en el i) Apenas finalice la instalacin aparecer un mensaje
botn Next si est de acuerdo con esta ubicacin, de notificacin Clic Finish To exit Setup; haga clic
de lo contrario haga clic en el botn (Browser) o en Finish o Finalizar para concluir la instalacin.
Examinar para seleccionar la carpeta de destino.
En esta carpeta se almacenar la instalacin y los
Pgina
dems archivos de instalaciones futuras; clic en el
botn Next.
53

Nota: Si una aplicacin del e-Token ha sido instalada la

ruta no se puede cambiar.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

V. INSTALACIN CERTITOOL
c. Lea el contrato de licencia y seleccione la opcin
a. En el paso No.3 hacer clic sobre la imagen Certitool. Acepto los trminos del acuerdo de licencia, y de clic
en el boton Siguiente.

d. La instalacin iniciar mostrando la barra de estado

como se muestra en la imagen a continuacin.
b. Para iniciar con la instalacin de Certitool haga clic
Pgina
en el botn siguiente.
54

Corporacin Colombia Digital

 e. Cuando la instalacin finalice aparecer un mensaje
de notificacin, para continuar hacer clic en el botn
Finalizar.
VI. MANUALES Y VIDEOS DE
CONFIGURACIN
En el paso No. 4 dar clic sobre la imagen para ingresar a los
manuales y videos de instalacin.
VII. REQUERIMIENTOS
Inciciar Sesin como administrador del equipo
La contrasea es un dato que exclusivamente maneja
el usuario, Certicmara no est en la capacidad de
administrar claves de uso de los certificados digitales;
El certificado es personal, por tanto la contrasea no
la debe conocer nadie ms aparte de su propietario.
Al realizar el Proceso de inicializacion del dispositivo
por ningn motivo lo desconecte, ya que puede
traer daos irreversibles al dispositivo.
No exceda el limite de intentos de contrasea, puede
bloquear el dispositivo.
Al retirar el dispositivo del equipo puede simplemente
desconectarlo, no realice el procedimiento como si
fuera a retirar un medio USB.
Pgina
Verifique que ningn programa bloquee la
instalacin de los componenentes mencionados 55
durante este manual de instalacion (Firewall,
Antivirus como Mcafee, Kaspersky y Symantec).
Los driver los puede encontrar en el paso 2 de su CD
de instalacin o por medio de la siguiente direccin
url:
http://web.certicamara.com/centro_de_descargas.aspx
Antes de realizar la instalcin, asegrese de no
tener conectado el e-token en el equipo, para evitar
posibles fallos en el dispositivo.
 Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales

VIII. SOPORTE TCNICO

Si necesita Soporte tcnico pngase en contacto con nosotros por medio de los siguientes canales:

Lnea directa Soporte tcnico:

A nivel nacional 01 8000 181531

En Bogot al 744 27 27 Opcin 2 de Soporte Tcnico.

Correo de contacto: soporte@certicamara.com

Soporte en Lnea: https://web.certicamara.com/certichat/chat.php

Pgina

56

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