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ELABORATION DE MANUELS DE
PROCEDURES AU PROFIT DE SIX (06)
STRUCTURES DU MINISTERE DE
LECONOMIE ET DES FINANCES
Avril 2014
Groupement
A.C.I/D
S.A au capital de 10.000.000 FCFA
Cabinet dAppui Conseil International
SARL au capital de 2.000.000 FCFA, pour le Dveloppement
RCCM N20846 B RCCM N BF OUA 1998 A 1786
34, rue 3.49 Cit SITARAIL N IFU : 00001375 K
04 BP 8163 Ouagadougou 04 06 BP 9317 Ouagadougou 06 (Burkina
(Burkina Faso) Faso)
N IFU 00001912 T Tl.: (226) 50.47.62.07, Fax : (226)
Tl. : (226) 50.31.62.52, Fax : (226) 50.37.40.83
50.31.63.89
Monsieur le Coordonnateur du
N/Rf : MAS/ULS/_________ Bureau de Dveloppement
Institutionnel et dEvaluation des
performances
Objet :Canevas type de rdaction du manuel de (BUDIEP)
procdures au profit de six (06) structures du MEF
Monsieur le Coordonnateur,
Dans le cadre de lexcution de la mission dlaboration de manuels de
procdures au profit de six (06) structures du Ministre de lEconomie et des
Finances qui nous a t confie, nous avons le plaisir de vous soumettre, pour
transmission aux destinatairespour amendement.
Conformment notre mthodologie de travail, ce support doit servir doutil de
rdaction des manuels des structures concernes.
Nous vous proposons un canevas de manuel structur en trois (3) volumes :
1. Volume 1 : il traite (i) des gnralits sur le manuel de
procdures dune part, et dautre part, de lorganisation
gnrale de la structure ;
2. Volume 2 : il regroupe les procdures ou fonctions supports(ou
de soutien) de la structure (ressources humaines, budget,
achats, comptabilit, contrle, etc.) ;
3. Volume 3 : les procdures oprationnelles de la structure,
cest--dire, celles qui correspondent la mission principale de
la structure ; elles sont propres chaque structure.
3
Nous restons votre disposition pour vous apporter toute information
complmentaire.
Veuillez agrer, Monsieur le coordonnateur, lexpression de notre considration
distingue.
ture
-------------------
SECRETARIAT GENERAL
-------------------
Nom Structure
CANEVAS TYPE
4
DEREDACTION DE
MANUEL DE PROCEDURES
Groupement
CIECAM - ACID/D BUDIEP
5
MINISTERE DE LECONOMIE ET DES BURKINA FASO
Embl
FINANCES me
Unit Progrs -
de la
struc
(MEF) Justice
Timbre de la structure
ture
-------------------
SECRETARIAT GENERAL
-------------------
Nom Structure
Titre du document
MANUEL DE PROCEDURES
Date de la rdaction
Mois et anne
Groupement
CIECAM - ACID/D BUDIEP
PLAN GENERAL
Gnralits i iv
ture
-------------------
SECRETARIAT GENERAL
-------------------
Nom Structure
Titre du document
MANUEL DE PROCEDURES
Volume 3 :
PROCEDURES
OPERATIONNELLES
9
Date de la rdaction
Mois et anne
BUDIEP
Groupement
CIECAM - ACID/D
10
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : XX Paragraphe : XXX Page :
SOMMAIRE DU VOLUME <libell de la section> <libell du paragraphe> 11
SOMMAIRE DU VOLUME
GENERALITES......................................................................................14
K PROCEDURES DE LA MISSION 1............................................24
1
K.1 GENERALITES SUR LE MODULE.............................................25
K.1.1...................................................LES OBJECTIFS DU MODULE
25
K.1.2.....................................LE CHAMP DAPPLICATION DU MODULE
25
K.2 PROCESSUS 1 DE LA MISSION 1............................................26
K.2.1.............................................LES OBJECTIFS DU PROCESSUS 1
26
K.2.2.............................LE CADRE RGLEMENTAIRE DU PROCESSUS 1
27
K.2.3...............................................LES ACTEURS DU PROCESSUS 1
28
K.2.4..............................LES OUTILS ET MTHODES DU PROCESSUS 1
29
K.2.5.................................................LES TAPES DU PROCESSUS 1
30
K.2.6...........................................LA DESCRIPTION DU PROCESSUS 1
31
K.3 PROCESSUS 2 DE LA MISSION 1............................................41
K.3.1.............................................LES OBJECTIFS DU PROCESSUS 2
41
K.3.2.............................LE CADRE RGLEMENTAIRE DU PROCESSUS 2
42
K.3.3...............................................LES ACTEURS DU PROCESSUS 2
43
K.3.4..............................LES OUTILS ET MTHODES DU PROCESSUS 2
44
K.3.5.................................................LES TAPES DU PROCESSUS 2
45
K.3.6...........................................LA DESCRIPTION DU PROCESSUS 2
46
K.4 ANNEXES DU MODULE............................................................49
L PROCEDURES DE LA MISSION 2............................................50
2
Structure Adopt :
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : XX Paragraphe : XXX Page :
SOMMAIRE DU VOLUME <libell de la section> <libell du paragraphe> 12
GENERALITES
(i) Avertissement
oooOOOooo
Structure Adopt :
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : XX Paragraphe : XXX Page :
SOMMAIRE DU VOLUME <libell de la section> <libell du paragraphe> 14
Abrviations ou Signification
sigles
AOI Appel doffres International
AON Appel dOffres National
BAM Bordereau daffectation de matriel
DP Demande de proposition
DRF Dossier (ou Demande) de retrait de fonds
OM Ordre de mission
PA Plan dactions
PPM Plan de Passation de Marchs
PRM Personne responsable des marchs
PTF Partenaire technique et financier
PV Procs-verbal
Structure Adopt :
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : XX Paragraphe : XXX Page :
SOMMAIRE DU VOLUME <libell de la section> <libell du paragraphe> 15
Abrviations ou Signification
sigles
SED Slection par Entente Directe
SFQ Slection Fonde sur les Qualifications des consultants
SFQC Slection Fonde sur la Qualit et le Cot
TDR Termes de rfrence
Structure Adopt :
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : XX Paragraphe : XXX Page :
SOMMAIRE DU VOLUME <libell de la section> <libell du paragraphe> 16
Structure Adopt :
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : (iv) Paragraphe : XXX Page :
GENERALITES Introduction au manuel de <libell du paragraphe> 17
procdures
b. Objectifs du manuel
Le MP est un outil indispensable de formalisation et de conservation des
schmas dorganisation de la <sigle du nom de la structure> permettant une
comprhension suffisante du systme de traitement de linformation
administrative, financire et technique des activits de lentit. Il rpond lun
des principes de qualit du systme de contrle interne qui est le principe
dorganisation.
Le manuel de procdures sert dcrire lorganisation et les mthodes de travail
mettre en uvre pour assurer une bonne gestion des attributions de la
(<abrviation du nom de la structure>). Les objectifs spcifiques du manuel sont
de :
<citer les objectifs dfinis> ;
;
;
;
;
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : (iv) Paragraphe : XXX Page :
GENERALITES Introduction au manuel de <libell du paragraphe> 18
procdures
L Procdures de la mission 2
.
Z Procdures de la mission n
A lexception du module A relatif la description gnrale de lorganisation de
la <sigle du nom de la structure> et nonobstant les spcificits de chaque
fonction, les autres modules sont structurs comme suit :
les objectifs poursuivis par la mise en uvre des procdures du module ;
le champ dapplication des procdures concernes par le module ;
le cadre rglementaire applicable au module (rgles et principes
applicables aux oprations relevant du module) ;
les principaux acteurs concerns par les oprations dcrites dans le
module ;
les outils, mthodes et supports ncessaires lexcution des oprations
du module ;
les descriptifs des processus concourant laccomplissement des
procdures du module (squences, acteurs, oprations, outputs, inputs) ;
les annexes (supports administratifs) joints au module.
Les descriptions sefforcent de respecter un dispositif essentiel de contrle
interne qui est le principe de sparation de fonctions incompatibles de personnel
de la <sigle du nom de la structure> consistant viter que dans lexercice dune
activit, une mme personne cumule tout ou partie des fonctions :
de dcision,
de dtention matrielle des biens (ou de conservation),
dinformation (ou denregistrement) et
de contrle.
d. Modalits dutilisation du manuel
Le manuel est applicable, en ltat, toutes les activits de la <sigle du nom de
la structure> par tous les acteurs concerns. Chaque fois quil est ncessaire, le
<premier responsable> de la <sigle du nom de la structure> peut mettre des
notes de service pour en prciser ou en complter les modalits dapplication.
Ces notes de services sont, dans ces cas, annexes au module correspondant. En
effet, le MP na dutilit que si ces dispositions sont respectes. Le manuel est :
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : X Section : (iv) Paragraphe : XXX Page :
GENERALITES Introduction au manuel de <libell du paragraphe> 20
procdures
SUIVI DU TRANSIT
L.4 PROCESSUS 3 :SUIVI
NB : lorsque le transit est lev dune frontire une autre, la base centrale de Ouaga et/ou la base locale de BOBO prennent le relais
dans le cas des escortes.Les camions en convoi libres ne font aucune escale mais les documents sont transmis par les agents
descorte.
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : K Section : K.2 Paragraphe : K.2.6 Page :
PROCEDURES DE LA MISSION 1 PROCESSUS 1 DE LA MISSION 1 La description du processus 1 33
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : K Section : K.3 Paragraphe : K.3.1 Page :
PROCEDURES DE LA MISSION 1 PROCESSUS 2 DE LA MISSION 1 Les objectifs du processus 2 34
Rf. Dsignation
K.
1.
4
K.
2.
4
K.
3.
4
K.
4.
4
K.
5.
4
K.
6.
4
<Nom de la structure concerne>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : L Section : L.2 Paragraphe : L.2.5 Page :
PROCESSUS 1 DES CAD : LE 45
PROCEDURES DES CAD Les tapes du CD
CONTROLE DIFFERE(CD)
<Direction Gnrale des Douanes>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : L Section : L.3 Paragraphe : L.3.1 Page :
PROCESSUS 2 DES CAD : LE 46
PROCEDURES DES CAD Les objectifs du CAP
CAP
;
;
;
;
;
<DIRECTION GENERALE DES DOUANES>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : L Section : L.3 Paragraphe : L.3.5 Page :
PROCEDURES DES CAD PROCESSUS 2 DES CAD : CAP Les tapes du CAP 47
<DIRECTION GENERALE DES DOUANES>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : L Section : L.3 Paragraphe : L.3.6 Page :
PROCEDURES DES CAD PROCESSUS 2 DES CAD : CAP La description du CAP 48
<DIRECTION GENERALE DES DOUANES>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : L Section : L.3 Paragraphe : L.3.6 Page :
PROCEDURES DES CAD PROCESSUS 2 DES CAD : CAP La description du CAP 49
-examen des
marchandises ou
prlvement
dchantillons en cas de
besoin
-interrogatoire des
responsables de
lentreprise en cas de
besoin
<DIRECTION GENERALE DES DOUANES>
MANUEL DE PROCEDURES
Module : L Section : L.3 Paragraphe : L.3.6 Page :
PROCEDURES DES CAD PROCESSUS 2 DES CAD : CAP La description du CAP 50
La rdaction du PV de
constat :
-notification des
constatations du service
1. Vrificateurs (infractions relevesou Rsultats du contrle PVC
pas) et des redressements
envisags
-compte rendu oral au
CSCD
PVC annote de
-MEF ou DGD
lacceptation de la
ou DED
reconnaissance des
4.
-Redevable ou Transaction contentieuse
infractions releves
reprsentant
Chef de service
de Le recouvrement Chque certifi
5. recouvrement quittance
et des liquidit
poursuites
PVC avec avis et
confirmation et observations motives PVC confirm et
Vrificateurs motivation des infractions (refus de
6. motiv
maintenues dans un reconnaissance du
nouveau PVC redevable) rapport
Rf. Dsignation
L.
1.
4
L.
2.
4
L.
3.
4
L.
4.
4
L.
5.
4
L.
6.
4
L.
4