Gestin de Almacenes

El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su mbito de

competencia. El almacn es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la
estructura orgnica y funcional de una compaa, comercial o industrial, con
propsitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la
empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercanca, es una estructura clave que
provee elementos fsicos y funcionales capaces de generar valor agregado.

Qu es la gestin de almacenes?
La gestin de almacenes puede definirse como el proceso logstico que se encarga de
la recepcin, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacn hasta el
punto de consumo de cualquier unidad logstica, as como el tratamiento de informacin
de los datos generados en cada uno de los procesos.

La gestin de almacenes tiene como principal propsito optimizar un rea logstica

funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la distribucin
fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para
el funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

El objetivo general de la gestin de almacenes

consiste en garantizar el suministro continuo y
oportuno de los materiales y medios de
produccin requeridos para asegurar los servicios
de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo
de produccin de una organizacin, se encuentra
en gran medida condicionado por el ritmo del
almacn.

La gestin de almacenes se ubica en el Mapa de

Procesos Logsticos entre la Gestin de
Inventarios y la Gestin de Pedidos y Distribucin.
De esta manera el mbito de responsabilidad del
rea de almacenes nace en la recepcin de la
unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo
en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logstico
es: Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin de existencias) y
que a la Gestin de Almacenes? La siguiente grfica despeja con exactitud el
interrogante.

Basado en: Manual

Prctico de Logstica -
PriceWaterhouseCoopers

Importancia y objetivos de la gestin de almacenes

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los
fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal
como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula
las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en
estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros
objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte

Y los beneficios (que justifican su importancia) son:

BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente

Funciones del almacn

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la

incidencia de mltiples factores tanto fsicos como
organizacionales, algunas funciones resultan comunes en
cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y

contabilidad.1

Principios del almacn

Como ya ha sido tratado en el mdulo de Administracin de Inventarios, todo manejo y

almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final
sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la cual se debe conservar el
mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de
operacin. Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y
regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del
almacn (aplicables a cualquier entorno):
 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre
bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de

recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de
inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas
con su debido control).

Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de
produccin sobre las existencias.

Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre

comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.

La identificacin debe estar codificada.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin

en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma
localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al

almacn.

Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin

autorizada segn sistemas existentes.

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a
l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de
control de inventarios.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mnima inversin.

Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.

La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

 El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de
operacin.2

Proceso de la gestin de almacenes

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales
que representan los procesos principales - Planificacin y Organizacin y Manejo de la
informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca
la recepcin, el almacn y el movimiento.

Planificacin y Organizacin

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico, dado que

tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y objetivos
generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de potenciar las ventajas
competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que
se deben realizar en el proceso de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa necesita

establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que esta debe ser
acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las
fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseo
de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de
instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de
Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros
de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno
 o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para
la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de
elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el
tamao de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y
almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de
distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la
ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o

Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a
determinar si se autogestionar el almacn o si se subcontratar. Una vez ms la
decisin depende de muchos factores dependientes de la estrategia de la
organizacin, de su mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo
existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por
subcontratacin), dentro de las ms significativas se encuentran:

Basado en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar

Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin se

preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en
mtodos matemticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este
subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que la

localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
- Una visin general del mercado: Para acotarse geogrficamente a un rea amplia, y
- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas
acotadas en la visin general.
Histricamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el tema de la
localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos, entre los que se
encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro
de Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde el mdulo de Diseo y Distribucin en
Planta). Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran
cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y
entre los que se destacan:

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento (Gestin

de Almacenamiento) - Click para ampliar

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado principalmente

en funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y
cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la
estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores
que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn.
Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la capacidad del

almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros cbicos. En el mdulo de
Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos matemticamente el aspecto
conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus
ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales
ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo
efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el mdulo deDiseo, Tamao y
Lay-out de almacenes abordaremos este tema a profundidad.

Recepcin

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora,
requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La
recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y
verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de
inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es

la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e
intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada
como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas
certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones
que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin
de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al
menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce
como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con
recursos muy especficos como montacargas, plataformas mviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las

externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son
significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se
realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, una
correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece
enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre
almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia
externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido
establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa
mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Detalle de Actividades de Recepcin mediante la implementacin de EDI

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en
zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento,
bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea fijo en su ubicacin
definitiva.

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la guarda y

conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y
compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede dividirse en las
siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De
adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar
por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la
inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin
para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la
ubicacin de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones
propias de almacn

Basado en: Pricewaterhousecoopers

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en mdulos

independientes.
Movimiento

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de
recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente
mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una
serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

 Vida de las mercancas

Coste del equipo frente a la finalidad

Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas

Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y

salida del almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la

primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en
productos frescos.

First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la

primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las
obsolescencias

First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el

primero en salir.

Informacin

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el

flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje
transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la
excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de
Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos
Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de
manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.

Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles

Datos tcnicos de las mercancas almacenadas

Informes de actividad para Direccin

Evolucin de indicadores

Procedimientos e instrucciones de trabajo

Perfiles y requisitos de los puestos

Registros de la actividad diaria.