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Contenidos SMR_AO01_Implantacin de Suites Ofimticas

Caso prctico

Juan y Alicia decidieron hace unos meses montar una Agencia De Viajes.
Despus de conseguir las licencias necesarias, encontrar el local apropiado y reformarlo a su
gusto, hoy estn a pocos das de la inauguracin.

Todava les quedan algunas cosas que terminar y que decidir.

Ahora Juan est en la oficina y acaba de desembalar el nuevo equipo informtico.

Isftic. Uso educativo-nc
procedencia
Juan:- Voy a llamar a Alicia para contarla que ya ha llegado el ordenador.

Riiing-Riiiing

Alicia:- Hola Juan! Alguna novedad?

Juan:- Pues si , he desembalado el ordenador y voy a ver si lo monto. en qu mesa lo vamos a poner?

Alicia:- Lo mejor es que hasta que no llegue el resto ser ponerle en el mostrador de recepcin, as estar ms a mano.

Juan:- Vale, me pongo manos a la obra, y ya sabes vete pensando que programas vamos a necesitar.

Alicia:-Si estoy en ello. Hasta Luego.

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1.-Introduccin
La implantacin de una aplicacin es todo aquel conjunto de tareas que se llevan a cabo desde la instalacin del software hasta el
mantenimiento del mismo. Incluye las tareas de configuracin y procedimientos de prueba y puesta a punto.

El proceso de implantacin consta de las siguientes fases:

Compatibilidad: evaluacin del estado del sistema y de las aplicaciones existentes antes de la implantacin
Utilidad: aqu debemos analizar si la nueva aplicacin se adapta a las necesidades existentes y a los requerimientos de la
empresa. Tambin debemos estudiar un plan de migracin y adaptacin de los datos antiguos al nuevo formato.
Instalacin y configuracin de la aplicacin, segn las necesidades de la empresa
Formacin a los usuarios para adquirir los conocimientos suficientes para su explotacin
Simulacin final de la herramienta implantada y valoracin de las dificultades detectadas.
Migracin de los datos para su compatibilidad con la nueva herramienta
Mantenimiento de la aplicacin:

Polticas de copia y restauracin de datos

Ubicaciones o reubicaciones de los ficheros generados
Polticas de seguridad de los datos
Planes de privacidad y confidencialidad de las informaciones

mecasoftPRO procedencia

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1.1.-Informtica y la empresa
La informtica consiste bsicamente en el tratamiento automtico de la informacin. Si la empresa tiene como una de sus actividades
principales la generacin, manejo y anlisis de cierta informacin parece lgico pensar que la informtica va a jugar un papel
importante en la gestin empresarial.
En un sistema de informacin como es una organizacin empresarial, las actividades que se realizan con la informacin son:

Recogida.
Almacenamiento.
Procesamiento.
Distribucin y presentacin.
Proteccin.

Todas estas funciones estn relacionadas con los datos. Su manejo es fundamental y es aqu donde
entra la informtica como herramienta para el tratamiento los mismos de manera razonablemente
automtica, que es ms fiable y menos costosa que la manera manual.

Para realizar estas operaciones el sistema informtico dispone de ciertos componentes. Son los
siguientes:

Equipos fsicos: Que en su conjunto se denominan Hardware. Son los componentes fsicos:
(impresoras, scanner) realizan la mayora de las funciones anteriores.
Isftic. Uso educativo-nc
Equipamiento lgico:Software. Es el conjunto de programas que dispone el sistema informtico procedencia
para que el usuario pueda interactuar con los componentes fsicos y pedirles que realicen las
tareas que la actividad empresarial demanda.
Soportes fsicos: Son la parte del equipamiento fsico que se utilizan para almacenar la informacin y los programas.
Usuarios: Esta parte tiene que ver con la proteccin de los datos.

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1.2.-Programas de uso comn en la empresa

Con la aparicin de la informtica la actividad empresarial como otras muchas se ve

enormemente beneficiada. Por una parte empiezan desarrollarse programas que resuelven
aspectos concretos del funcionamiento de la empresa: contabilidad, facturacin etc. A estos
programas se los denomina corporativos o de uso empresarial.

Por otro lado la evolucin de la informtica ha llevado a la extensin de su uso a todos los
mbitos de la sociedad. Aparecen as los llamados programas ofimticos. Estos programas
resuelven necesidades generales relacionadas con el trabajo en la oficina (escribir texto,
manipularlo etc.)

Uso Educativo no comercial.

Elaboracin Propia.

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2.-Tipos de Software y Licencias

Caso prctico

Isftic. Uso educativo-nc Procedencia

Cuando lleg Alicia a la agencia , Juan ya tena el ordenador en marcha.

Alicia:Qu tal?

Juan:- Muy bien, va perfectamente, pero ahora nos tenemos que decidir a ver cuales son los programas que necesitamos.

Alicia: Vale, vale!. A ver, necesitamos escribir cartas, hacer folletos, tener toda la informacin de los viajes, calcular precios,
calcular itinerarios...

Juan:- Espera, de momento si encontrsemos un buen paquete ofimtico nos solucionara todo esto.

Alicia:- Tendramos que mirar entre los que existen, y a ser posible que fuera gratis, no estamos para gastar, ya lo sabes!

Juan:- Voy a llamar a Alberto que de programas entiende mucho.

En este apartado vamos a ver la clasificacin del software de aplicaciones segn diferentes criterios:

Uso educativo no comercial-Elaboracin propia

Uso educativo no comercial-Elaboracin propia

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2.1-Clasificacin en funcin del tipo de software

En funcin del tipo de software las aplicaciones se pueden dividir en tres grandes grupos:

Aplicaciones Gratuitas (Freeware) y Aplicaciones comerciales: Esta clasificacin se basa en el coste de distribucin. Las
primeras son gratis de libre distribucin. Esta distribucin se puede hacer de varias formas: por medio de Internet, en centros
educativos, mano a mano... Se pueden utilizar para cualquier actividad personal o profesional.

Las aplicaciones comerciales en cambio necesitan de un pago para su uso.

Software Libre y Software propietario:

Las licencias del software libre se basan en la distribucin del cdigo fuente junto con el programa, as como en:

La libertad de usar el programa con cualquier propsito.

La libertad de estudiar el funcionamiento del programa y adaptarlo a las necesidades.

La libertad de distribuir copias.

La libertad de mejorar el programa y hacer pblicas las mejoras, de modo que la comunidad se beneficie.

Hay que dejar claro que el que un determinado programa sea libre no implica que sea o deba ser gratuito (freeware).
Puede tratarse de un software libre y a su vez sea un software comercial, en el que se pida un pago por licencia.

Las licencias de software propietario, son aquellas en las que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo,
modificarlo o redistribuirlo. El cdigo fuente es cerrado al usuario.

Aplicaciones Opensource o privativas, en las primeras el cdigo es abierto al usuario mientras que en las privativas el cdigo
fuente no est disponible o el acceso a l se encuentra restringido.

La repercusin en la fase de implantacin es importante, ya que una aplicacin OpenSource permite un afinamiento ms
adaptado, barato y simple que una privativa, aunque debido a contingencias en la compatibilidad e interconexin de
aplicaciones es necesario habitualmente instalar en determinadas ocasiones software privativo.

Para saber ms

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_propietario

Autoevaluacin

Indica que afirmacin es falsa:

Las licencias de software libre se basan en la distribucin del cdigo fuente junto con el programa.

El que un determinado programa sea libre implica que sea gratuito.

Un software privativo es aquel cuyo cdigo fuente no est disponible o el acceso a l se encuentra restringido.

Las licencias de software propietario son aquellas en las que los usuarios tienen limitadas las posibilidades de usarlo,
modificarlo o redistribuirlo (con o sin modificaciones).

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2.2.-Clasificacin en funcin del tipo de licencias de distribucin

En funcin de las licencias de distribucin, el software comercial se puede dividir en:

OEM. Este tipo de licencia afecta sobre todo a sistemas operativos y su venta est siempre sujeta a que forme parte de un
equipo nuevo, est prohibido venderlos si no es bajo esa condicin.

El software que se compra bajo este tipo de licencia implica la propiedad por parte del usuario, pero los fabricantes
puede poner ciertas limitaciones para su uso, como por ejemplo el nmero mximo de veces que se puede reinstalar.

Los programas adquiridos con esta licencia no permiten vender ni ceder a terceros, salvo como parte de un equipo.

Retail. En este caso el programa es de entera propiedad del usuario, pudiendo cederlo a terceros o venderlo.

Licencias por volumen. Este tipo de licencia de software est destinado a grandes empresas (muchos usuarios). Las
condiciones son parecidas a las licencias OEM, pero no estn supeditadas a equipos nuevos.

Bsicamente se trata de estipular un determinado nmero de equipos que puedan utilizar el mismo cdigo de licencia, el
fabricante queda autorizado a hacer las comprobaciones oportunas para ver que las licencias que se estn usando son
las adquiridas.

Normalmente se venden por paquetes de X nmero de licencias. (Por ejemplo: paquetes de 25 licencias como mnimo).

Este tipo de licencia no se puede ceder a terceros.

Autoevaluacin

Indique que afirmacin es falsa:

Una licencia por volumen es un tipo de licencia de software destinado a grandes usuarios(empresas), normalmente bajo
unas condiciones similares a las de las licencias OEM, aunque sin estar supeditadas a equipos nuevos.

Una licencia por volumen se puede ceder a terceros total o parcialmente.

En un software opensource el cdigo est abierto para que el usuario lo pueda ver.

Un tipo de licencia OEM es un tipo de licencia que supedita su venta a que forme parte de un equipo nuevo.

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2.3.-Aplicaciones Ofimticas
La palabra ofimtica se ha ido extendiendo hasta hacer referencia a prcticamente cualquier programa informtico de utilidad ms o
menos general. Una suite ofimtica o suite de oficina es una recopilacin de programas, los cuales son utilizados para manejar la
informacin y los documentos utilizados en diferentes sectores empresariales, disponiendo de una gran variedad de funciones como
crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. sobre archivos y documentos. Son ampliamente utilizados, y es ms asequible
adquirir una suite ofimtica que programas independientes; adems de por su coste, por la facilidad para interactuar entre los mismos,
ya que disponen de caractersticas comunes.
A la hora de elegir la suite ofimtica debemos de considerar los siguientes aspectos y analizar que es lo ms conveniente en funcin
de las caractersticas de nuestra empresa y el uso para el que vaya a ser destinado este software:

La suite es Multiplataforma o no?

Dicha aplicacin ofimtica es Opensource o Privativa?
La aplicacin es gratuita o no?

Existen en el mercado una gran variedad de suites ofimticas, atendiendo a los anteriores
criterios podemos enumerar algunas de ellas:

OpenOffice: suite multiplataforma, libre y gratuita, utiliza el estndar OpenDocument, que

es un formato estndar para el almacenamiento de ficheros. Esta formada por los
programas Write, Calc, Impress, Draw y Base.

Gnome Office: suite multiplataforma, libre y gratuita del proyecto Gnome (Conformada por
Abiword, Gnumeric, GNOME-DB y GIMP).
Elaboracin Propia
Uso Educativo no comercial
StarOffice: Suite multiplataforma y libre (hasta la versin 5.2) de Sun basada en
OpenOffice.org, con algunos aadidos propietarios.

Lotus: Lotus SmartSuite (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus Word Pro, Lotus Approach y Freelance Graphics).
Multiplataforma.

Microsoft Office: privativa, propietaria, comercial y creada para plataformas Windows. Su uso est muy extendido, dispone de
varias versiones y ediciones para cada versin. Contiene los siguientes programas: Word, Excel, PowerPoint, Access,
Publisher, etc.

Todas las suites ofimticas disponen por lo menos de un procesador de texto y una hoja de clculo aunque la mayora ofrecen las
siguientes aplicaciones:

Procesadores de textos

Hojas de clculo

Gestores de presentaciones

Gestores de datos

Gestores de correo electrnico

Gestores de proyecto

Programas de diseo grafico

Agendas electrnicas

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2.3.1.-Procesadores de Texto
Son programas de edicin de texto que permiten insertar, borrar o modificar segn se va escribiendo. Permiten intercalar prrafos, en
algunos casos se puede cambiar el tipo y tamao de la letra e imprimir y/o guardar el documento en diferentes formatos.
En el campo de la edicin de texto se ha avanzado mucho y los editores de texto han pasado a ser procesadores de texto. Son ms
avanzados, incorporan nuevas herramientas, por ejemplo los correctores ortogrficos y de errores gramaticales, diferentes formatos de
prrafos, letras, colores, tablas y efectos especiales.

Los ms conocidos:

Word (Microsoft)
Works (Microsoft)
WordPerfect (Corel)
WordStar (Softkey)
Amipro3 (Lotus)
Writer (Sun)

Uso Educativo no comercial. Elaboracin Propia

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2.3.2.-Hojas de Clculo
Son programas que permiten la posibilidad de realizar desde clculos sencillos hasta operaciones muy complejas, haciendo uso de las
funciones propias del programa o de otras creadas por el usuario, los tipos de datos que maneja normalmente son de tipo numrico o
tipo texto, pero tambin hay otros formatos: alfanumrico, moneda, fecha.

Los datos en las hojas de calculo se presentan en un formato que el usuario puede
manipular directamente para obtener el resultado mas ptimo, tambin dispone de
herramientas para la creacin de grficos y la distribucin de los resultados.

Los ms conocidos:

Excel (Microsoft)
Lotus123 (IBM)
Quattro Pro (Corel)
Calc (Sun)

Uso Educativo no comercial. Elaboracin Propia

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2.3.3.-Gestores de Presentaciones

Son programas que permiten desarrollar presentaciones visuales. Al principio estos gestores consistan nicamente en permitir
desarrollar diapositivas, pero han avanzado tanto que ahora ofrecen mltiples posibilidades como: animaciones, transiciones entre
diapositivas, insercin de sonidos y video.

Los ms conocidos:

Power Point (Microsoft)

Presentations(Corel)
Impress(Sun)

Uso Educativo no Comercial. Elaboracin Propia

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2.3.4.-Gestores de Datos
Conocidos como gestores de bases de datos. La informacin que maneja una empresa se almacena en ficheros organizados
independientemente de su utilizacin, es lo que se conoce como bases de datos; la informacin suele estar gestionada por un
programa gestor que permite el almacenamiento, la recuperacin en diferentes formatos, la ordenacin, la bsqueda bajo diversos
criterios, la relacin entre los datos, la actualizacin, distribucin en forma de informes, etc.

Hay diferentes programas para la gestin de esta informacin, algunos muy complejos y otros ms sencillos, pero en todos es
necesario conocer los fundamentos de la gestin de base de datos y comprender conceptos como relaciones, registros, integridad,
campos, claves.

Los ms conocidos:

Access (Microsoft)
Oracle (Oracle)
Progress (Progress)
Paradox (Corel)
Dbase (Dbase)
Lotus Aproachment/Notes (IBM)

Uso Educativo no comercial. Elaboracin Propia

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2.3.5.-Gestores de Correo Electrnico

Con la llegada de Internet los clientes de correo electrnico han aumentado mucho. Un cliente de correo electrnico es un programa
instalado en nuestro ordenador que nos permite enviar y recibir mensajes va Internet. Los primeros gestores permitan enviar
solamente mensajes de tipo texto. Actualmente se pueden adjuntar ficheros de todo tipo y cada vez de mayor tamao. Tambin estos
gestores ofrecen un gestor de contactos, direcciones y de mensajes recibidos y enviados. No hay que confundir los clientes de correo
con pginas Web que ofrecen los servicios de correo. La diferencia es que el cliente de correo no hay que estar conectado
constantemente a una pgina Web para saber si tenemos o no correo.

Los ms conocidos:

Outlook/Outlook Express (Microsoft).

Eudora (Qual Comm).
Mozilla Mail.
Evolution.

Uso Educativo no comercial

Elaboracin Propia

Autoevaluacin

Indique que afirmacin es falsa:

Microsoft Office 2007 es un software privativo, propietario, comercial y creado solo para plataformas Windows.

OpenOffice.org es un software multiplataforma, libre y gratuito.

Start Office es de Sun Microsystems, opensource y basada en Microsoft Office.

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2.4.-OpenOffice.org
El desarrollo de esta suite comenz en 1994 y desde ese momento ha sufrido una gran evolucin hasta llegar a ser el programa que
conocemos actualmente.
Este programa permite importar y exportar documentos en diferentes formatos de archivo. Adems de producir sus propios archivos,
es capaz de leer y grabar formatos de archivo para Microsoft Office. La suite tiene la capacidad de guardar documentos en diferentes
formatos, tales como el formato RTF, TXT, Microsoft Office XML y OpenOffice.org XML, y formatos Wiki para incluirse en documentos
como wikipedia. Adicionalmente puede exportar documentos directamente al formato PDF y exportar presentaciones al formato Adobe
Flash (SWF). OpenOffice.org tambin cuenta con la capacidad de importar documentos en modo de slo lectura en los formatos
Unified Office Format, Data Interchange Format y los formatos propios de Microsoft Works, WordPerfect, Lotus 1-2-3, entre otros.

Este software es posible instalarlo en diferentes plataformas como Windows, Linux, Mac, etc. Otra de las grandes ventajas es que
permite descarga diccionarios adicionales para muchos idiomas, permitiendo la correccin ortogrfica y bsqueda de sinnimos.

OpenOffice.org ofrece las siguientes ventajas:

Es libre, se puede descargar gratuitamente de internet, copiar y redistribuir, todo esto de forma completamente legal.
Con el tiempo todos los programas caducan, se quedan obsoletos; con OpenOffice.org, no sucede, siempre puedes ir a su
pgina web y descargarte gratuitamente la ltima versin actualizada y mejorada.
Con OpenOffice.org tienes completa libertad para elegir el sistema operativo que desees, desde las diferentes versiones de
Windows, Linux, Mac, etc., descargas la versin correspondiente de OpenOffice.org de su pgina oficial y ya puedes instalarlo.
Si tienes necesidad de editar tus documentos en un ordenador que funciona con un sistema operativo distinto del tuyo. Puedes
abrir los documentos creados desde diferentes entornos y plataformas.
Es muy compatible con Microsoft Office: los documentos de texto, hojas de clculo y presentaciones de MS Office se pueden
abrir, editar y guardar satisfactoriamente con OpenOffice.org.

Como hemos dicho anteriormente openOffice.org es una suite por lo tanto est compuesta por diferentes aplicaciones, en el cuadro
siguiente se muestra de forma resumida una explicacin de cada una de ellas.

Elaboracin Propia-Uso Educativo No comercial

Autoevaluacin

Indique que afirmacin es falsa:

Writer es la aplicacin de ediccin o procesamientos de textos del OpenOffice.

Impress es la aplicacin que facilita la exposicin y presentacin de documentos multimedia de OpenOffice.

Base ayuda en la gestin de bases de datos e informaciones de OpenOffice.

Excel es la hoja de clculo de OpenOffice.

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3.- Implantacin de OpenOffice.org bajo Windows

Caso prctico

Alicia y Juan despus de consultar con Alberto, analizaron los pros y los contras de las
diferentes suites ofimticas y se decantaron por la suite OpenOffice.org, se descargaba
gratuitamente de Internet, tena todos los programas que necesitaban, no tenan que pagar
nada y podan usar todas sus funciones..

Alicia:- Voy a descargar el software de Internet y despus lo instalar.

Juan:-Necesitas ayuda?

Alicia: No creo, en el manual viene todo y no son muchos pasos.

La descarga. Instalacin y configuracin no dieron ningn problema a Alicia que ya estaba

deseando empezar a practicar con cada uno de los programas.

Alicia:- Como todava nos quedan unos das para abrir practicar un poco.

Gnu Free Documentation License, Procendencia Juan:-Bueno!! Ahora a esperar al gran da

Ja, ja ,ja.

Despus de haber analizado las consideraciones anteriores en cuanto a la clasificacin del software y los diferentes tipos, la suite
ofimtica que vamos a implantar y sobre la que vamos a desarrollar los contenidos es OpenOffice.org

En este apartado vamos a configurar e implantar la suite ofimtica OpenOffice, ante todo vamos a explicar lo que se entiende por
configuracin e implantacin.

En Informtica se entiende por configuracin elegir entre distintas opciones con el fin de obtener un programa o sistema informtico
personalizado o para poder ejecutar dicho programa correctamente.

La configuracin de cualquier programa suele poder cambiarse desde Setup, Opciones, o Configuracin.

La implantacin es simplemente poner en marcha un sistema informtico, programa etc.

Vistos estos conceptos podemos empezar con el proceso que en este caso constar de Descarga, Configuracin e Implantacin.

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3.1.-Requisitos de Hardware Y Software

3.1. Requisitos de software y hardware.

La suite ofimtica OpenOffice 3.2.0 para Windows exige unos recursos de sistema relativamente elevados, aunque desde luego
menores que los necesarios para ejecutar otros programas semejantes. Los requisitos mnimos descritos por el fabricante son los
siguientes:

Requisitos del sistema:

Sistemas operativos compatibles: Windows Vista; Windows XP Service

Pack 2

Procesador de 800 MHz como mnimo.

128 MB de RAM como mnimo (se recomiendan 256 MB o ms).

Hasta 50 MB de espacio en disco duro para la instalacin y 15 MB para

ejecutar el programa.

Navegador para Internet

La funcionalidad de Internet requiere acceso a Internet mediante una

conexin de acceso telefnico o banda ancha.

Resolucin de Pantalla. de 800 x 600 como mnimo (se recomienda 1024 x

768 o superior).
Uso Educativo No comercial. Procedencia

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3.2.-Descarga de Archivos
Antes de proceder a instalar y ejecutar el programa, es necesario descargar el archivo de instalacin desde la web de OpenOffice,
cuya direccin es http://es.openoffice.org/programa/index.html.

Para ello pondremos la direccin en nuestro navegador, como en el ejemplo de la figura:

Uso Educativo no comercial. Elaboracin propia.

Nos aparecer la siguiente pantalla. La descarga debe hacerse desde una conexin a Internet de Banda Ancha , pues el ejecutable
tiene un tamao de unos 75,6 megabytes.

Uso Educativo no comercial. Elaboracin propia.

Debes conocer

A continuacin se detallan todos los pasos de la descarga en este archivo pdf:

Pasos de la descarga de OpenOffice.org

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3.3.-Instalacin del Programa

3.3 Instalacin del programa

Antes de comenzar la instalacin os conviene saber que si ya tenis instalada una versin anterior lo mejor es desinstalarla. Despus
reiniciar el ordenador.

Una vez descargado, hay que ejecutar el archivo de instalacin que estar en la carpeta donde lo habis descargado:

Uso Educativo no comercial. Elaboracin propia.

Para ello hay que hacer doble clic sobre l, con lo que se abrir el siguiente cuadro de dilogo en el que pulsaremos la opcin de
Ejecutar:

Uso Educativo no comercial. Elaboracin propia.

Al ejecutar se abre el mdulo de preparacin para la instalacin , en el siguiente enlace tenis el tutorial completo con todas las
pantallas y consejos para una correcta instalacin:

Debes conocer

TUTORIAL DETALLADO SOBRE LA INSTALACIN DE OPENOFFICE.ORG 3.2

Una vez hechos todos estos pasos ya estamos listos para poder aprender a utilizar el OpenOffice.

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