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INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

MANUAL DE CUENTAS CONTABLES PARA LA EMPRESA GRUPO INTECA

PROYECTO DE GRADUACIN PARA OPTAR EL GRADO DE BACHILLERATO

EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

ELABORADO POR
ALEJANDRA CECILIA GUO CHEN

PROFESOR TUTOR

II SEMESTRE
CARTAGO, 2016
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RESUMEN EJECUTIVO

En el mundo de los negocios, la informacin financiera tiene un rol muy relevante para
que un empresario tome decisiones econmicas inteligentes y correctas con el fin de generar
recursos y utilidades para sostener las actividades de negocio y hacerlo prosperar.
El departamento de contabilidad y finanzas tiene una importancia indispensable en una
organizacin, cada transaccin que realice una empresa tiene efecto a dos o ms cuentas del
sistema contable. Para procesar de manera correcta toda la informacin econmica de las
empresas resulta importante conocer todas las cuentas que integran el sistema contable. Por eso,
la importancia de contar con un manual de cuentas contables.
El presente proyecto se llev acabo en la Corporacin Grupo Inteca, la cual se dedica a la
distribucin de productos de consumo masivo y otras actividades econmicas. Este estudio
consiste en la elaboracin de un manual de cuentas contables cuyo propsito es proveer
eficiencia, transparencia y control a los procesos contables de la misma. Adems de eso,
establecer un vnculo entre la teora estudiada en clase y las prcticas del mundo real con el fin
de tener conocimientos ms completos de la contabilidad y finanzas.
Para realizar este trabajo, se toma informacin suministrada por la Corporacin, tal como
es el catlogo de cuentas, datos en el sistema de Microsoft Dynamics Ax que utiliza la empresa
para registrar los diarios, adems de eso, se realizaron de manera constante reuniones con el
encargado del departamento de contabilidad con el fin de asegurar la credibilidad de toda la
informacin emplea para este documento.
Este trabajo consta de las siguientes secciones: a) Aspectos generales; b) marco terico y
metodologa de investigacin; c) Manual de cuentas; d) conclusiones y recomendaciones
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Contenido
RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................3
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA............................................................................4
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO...............................................................................16
JUSTIFICACIN DEL ESTUDIO..................................................................................17
PLANTEO DEL PROBLEMA........................................................................................18
OBJETIVOS DEL ESTUDIO..........................................................................................19
ALCANCES Y/O LIMITACIONES DEL ESTUDIO....................................................20
RESUMEN DE LA QUE SE ESPERA APLICAR.......................................................21
CRONOGRAMA..............................................................................................................15
ANEXO.............................................................................................................................17

Tablas
Tabla 1 Portafolio de productos..................................................................................10
Tabla 2: Personal del departamento de Contabilidad..................................................14
Tabla 3: Cronograma del presente Proyecto...............................................................15

Figuras

Figura 1: Organigrama general Grupo Inteca Gerencia Comercial.....7

Figura 2: Logotipo de la Corporacin Grupo Inteca...................................8
Figura 3: Flujograma del proceso de visita de Grupo Inteca.................9

Anexo

Anexo 1: Polticas generales de Grupo Inteca...........................................17

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ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Generalidades de la empresa
De acuerdo con los documentos de orientacin que brinda la empresa a los colaboradores
y socios comerciales nuevos, la historia de Grupo Inteca es la siguiente:
En el ao 1963, INTECA S.A. fue constituida bajo las leyes de Costa Rica por el seor
Bernal Jimnez Monge, como una fbrica de botones.
Hacia el ao 1968, INTECA se haba convertido en una fbrica de productos de
melanina, debido a que estas lneas fueron muy bien recibidas por el mercado nacional, y partir
del 1974, la empresa empez a exportar estos productos al resto de los pases de Centro Amrica.
En el ao 1990, se empezaron a incorporar nuevas lneas importadas a la distribucin de
mayoreo de productos de consumo masivo.
Desde el ao 1993, debido a la gran cantidad de nuevas lneas importadas que se han
logrado integrar al sistema distributivo de Grupo Inteca, se han creado varias nuevas estructuras
de ventas en la corporacin:
- MERCASA (Mercadeo de Artculos de Consumo S.A.): Una estructura de distribucin
nueva, independiente de la estructura de mayoreo, encargado de la venta de ruteo de
productos de consumo masivo.
- CEINSA: Durante 1993, se transform la divisin productora de piso y azulejo cermico
CEINSA (con sede en Cartago), en una empresa distribuidora al por mayor de materiales de
construccin importados.
- EL PALACIO DE LA CERAMICA: el primer local de ventas de productos de construccin
al detalle de la corporacin Grupo Inteca, se abri con la construccin de un local en la parte
posterior de las oficinas centrales de la Corporacin, al lado de la bodega principal y, en el
transcurso de los ltimos dos aos, se han abiertos ms de siete tiendas en el territorio
nacional.
SERCONSA (Servicios de Control Administrativo S.A.): Para poder continuar dando un
buen servicio, luego del enorme crecimiento que lograron dar en las ventas durante los ltimos
aos, a fines de 1993, la compaa ya haba logrado modificar en forma integral su sistema de
operacin administrativa. Poco a poco, lleg a operar como una Corporacin con un Centro de
Servicio nico que controla todas las operaciones de facturacin, brindando estos servicios a
todos los Centros de Utilidad. i.e. a todos los Centros de Ventas que tienen a su cargo los
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diferentes tipos de productos y formas de distribucin de la Corporacin.

Ubicacin
La corporacin cuenta con sus oficinas centrales en San Francisco de Dos Ros, San Jos,
Costa Rica. Adems de eso, Grupo Inteca tiene un centro de distribucin en Tejar de Cartago.

Debido a que Grupo Inteca tiene varias empresas bajo su nombre, seguidamente se presentan
la misin y la visin de dos sub empresas que tiene.
Con respecto a la empresa MERCASA se tiene la siguiente misin y visin:
Misin
Satisfacer a nuestros consumidores finales y socios comerciales a travs de la comercializacin
de productos de consumo masivo, brindando un excelente servicio y utilizando innovaciones y
tecnologa de vanguardia.
As, generamos utilidades, elevamos la calidad de vida de nuestro personal y nos conducimos
con responsabilidad social.
Visin
Ser la empresa lder en la generacin de valor para nuestros consumidores finales y socios
comerciales, a travs de la comercializacin de productos de consumo masivo.
Con respecto a la empresa CEINSA se tiene la siguiente misin y visin:
Misin
Satisfacer a nuestros clientes ofreciendo materiales y soluciones para la construccin, con
un excelente servicio y la mejor relacin precio-calidad del mercado. Agregamos valor mediante
nuestra constancia en la innovacin, y en la utilizacin de tecnologa de vanguardia. As
generamos utilidades, elevamos la calidad de vida de nuestro personal y nos conducimos con
responsabilidad social.
Visin
Convertimos en el lder absoluto en Centro Amrica en soluciones integrales para la
construccin de concinas, baos y revestimientos cermicos para pisos y paredes.

SERCONSA tiene la siguiente misin y visin:

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Misin
Ofrecer a nuestros clientes servicios administrativos, financieros y operativos de alta calidad,
utilizando innovacin y tecnologa de vanguardia que nos permitan la optimizacin de nuestros
procesos.
Generamos as, utilidades, elevamos la calidad de vida de nuestro personal y nos conducimos
con responsabilidad social.
Visin
Convertirnos en uno de los mejores proveedores de servicios administrativos, financieros y
operativos del mercado aprovechando nuestra plataforma tecnolgica y nuestra capacidad de
innovacin en los procesos.

Objetivos corporativos
El objetivo corporativo de Grupo Inteca es maximizar la suma de la utilidad neta ms las
bonificaciones a los funcionarios. Lo cual est sujeta a cumplir con las expectativas y
obligaciones a los proveedores, cumplir con obligaciones al gobierno, mejorar el servicio al
cliente un 5% por ao y cumplir estndar de contribucin con la comunidad. Esperando lograr
que la contribucin marginal de cada recurso utilizado sea mayor a su costo marginal.

Valores
- Compromiso
- Cooperacin
- Honestidad
- Respeto
- Responsabilidad

Polticas
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La corporacin Grupo Inteca cuenta con diversas polticas, de los cuales se destacan los
siguientes. Para mayor detalle, revisar Anexo 1.
- Polticas acerca de los contratos de trabajo
- Polticas acerca de los deberes y obligaciones de los trabajadores
- Polticas acerca de la jornada de trabajo
- Polticas acerca de las renuncias y despidos
- Polticas acerca de los procedimientos generales administrativos
- Polticas acerca de los beneficios ofrecidos por la empresa

Logotipo

Figura 1: Logotipo de la Corporacin Grupo Inteca

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Carta organizacional
Seguidamente, se presenta el organigrama general de la gerencia comercial de la corporacin Grupo Inteca. (ver figura 1)

Figura 2: Organigrama general Grupo Inteca Gerencia Comercial

Manuales de procedimientos
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Grupo Inteca ofrece servicios de venta, entrega cobro y Merchandising. La organizacin no cuenta con un manual de
procedimientos escrito, sin embargo, con la ayuda de la gerente de recursos humanos, se logr conseguir el flujograma del proceso de
visita de dicha compaa. (ver figura 3)

Figura 3: Flujograma del proceso de visita de Grupo Inteca

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Portafolio de productos
Grupo Inteca cuenta con una gran cantidad de productos. A continuacin, en la tabla 1, se pueden observar cada una de las
lneas de productos, debidamente clasificadas por categoras.
Tabla 1 Portafolio de productos
Categora Productos Logo

Hersheys

Dori

I. Confiteras Pietrbon

Ice Breakers

Crayon

Clsico
Natural
Nutri
Premium Blend
II. Girol

Vital

III. Galletas Alicorp

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Paal para beb:

Bebn Super
Paal para beb:
Smarty Baby

IV. Paales y Paales para adultos: Senior

toallitas
Paales para adultos:
Dignity

Toallita hmeda:
Choice Care

Aroma
Doble Hoja
1000 Hojas
Max
Premium
Super Premium
V. Ideal Pauelos
Servilletas
Toallas de Cocina
Cobertor
Sanitario
Toallas
Papel Jumbo
VI. Misabor Misabor del Mar: Atn
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Misabor Leche: Sucedneo

de leche condensada
Misabor Vegetales:
Maz dulce
Misabor Vegetales: Hongos
Misabor Vegetales:
Tomate entero
Misabor Vegetales:
Alimentos Pasta de tomate
Misabor Vegetales:
Vegetales Mixtos
Misabor Vegetales:
Esprragos
Misabor Vegetales: Harina
Misabor Vegetales:
Arroz precocido
Misabor Vegetales: Frijoles

Galletas Crackers: Carrs

VII Especialidades
Producto seco: Pillsbury

Vegetales enlatados:
Green Giant
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Pastelera fina italiana:

Vicenzi

Agua embotellada: San

Benedetto

Queso Holands: Surchoix

Queso Fracs: President

Risotto: Riso Gallo

Salsa de Tomate Italiano:

Pomi
Jaleas: Smuckers
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Galeltas: Mc Vitties

Shampoo y acondicionador:
Plusbelle
Jabn de Tocador: Plusbelle

Cepillos Dentales: MaxDent

Cuidado personal
Toallas Sanitarias: KOA

T adelgazante y
Manzanillas:
Bio 3
reas de responsabilidad
El rea de responsabilidad del trabajo es el departamento de contabilidad. El cual cuenta con 3 colaboradores. (ver tabla 2)
Tabla 2: Personal del departamento de Contabilidad
Puesto Nombre
Jefe del departamento Jonathan Vargas
Auxiliar Karolina Robles
Auxiliar Brayan Hidalgo
Recursos
Con respecto a la infraestructura, Grupo Inteca cuenta con dos planteles, uno se encuentra ubicado en San Francisco de Dos
Ros, San Jos. En ese lugar labora el personal administrativo. El otro plantel est localizado en Tejar de Cartago, donde est el
personal operativo. en este ltimo se encuentra el Centro de Distribucin.
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De acuerdo con los aspectos tecnolgicos, Grupo Inteca trabaja con un programa denominado como Dynamics Ax que les
permite manejar la contabilidad, los inventarios y la facturacin.
Empleados
La Corporacin Grupo Inteca cuenta con trescientos empleados, de los cuales 120 personas trabajan en la parte administrativa,
y 180 personas laboran en la parte operativa.
Metas estratgicas
Grupo Inteca cuenta con dos objetivos corporativos principalmente. Cabe destacar que todos los colaboradores y socios
comerciales de la empresa deben esforzarse por cumplirlos. A continuacin, se citan dichos objetivos.
- Mejorar agresivamente la productividad de los recursos humanos y fsicos de la empresa.
- Repartir los resultados de dicho mejoramiento entre los administradores, los socios y el personal.
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ANTECEDENTES DEL ESTUDIO

De acuerdo con la informacin brindada por la Gerente de Recursos Humanos en la entrevista efectuada el da 19 de enero de
2017, la Corporacin Grupo Inteca no ha realizado ningn proyecto similar al presente, el cual consiste en la elaboracin de un
Manual de Cuentas Contables.
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JUSTIFICACIN DEL ESTUDIO

El rea de contabilidad y finanzas ejecuta funciones indispensables dentro de las organizaciones, ya que de este departamento
se deriva informacin de vital importancia para el funcionamiento exitoso de las compaas. Para una empresa pequea, quiz la
cantidad de transacciones diarias por registrar es disminuida, pero para una corporacin grande, los hechos contables por registrar
diariamente pueden ser miles o ms.
Para que el sistema contable de una empresa pueda funcionar de manera eficaz y eficiente, es importante poseer un manual de
cuentas contables; ms an cuando se trata de una organizacin que administra miles de transacciones diarias. Dicha herramienta,
representa la estructura contable de una compaa, pues permite relacionar los nmeros de las cuentas con su respectivo ttulo o
nombre.
El proyecto se trata de elaborar un Manual de cuentas para la compaa Grupo Inteca. Mediante el uso de esta herramienta, las
transacciones sern ordenadas, codificadas y categorizadas de manera unificada y estructurada, Lo cual evita errores y facilita el
trabajo el trabajo de registro. As mismo, dicho manual contiene una serie de instrucciones que guan el uso de diversas cuentas; lo
anterior otorga mayor claridad en los trminos utilizados y evita cometer imputaciones errneas.
En sntesis, un manual de cuentas contables es un instrumento fundamental en una organizacin, pues proporciona a las
empresas elementos claves que les permiten contabilizar de manera ordenada y clara todas sus operaciones, generar informacin
precisa para tomar decisiones econmicas, y tambin contribuye a una mayor transparencia, un mejor control y la rendicin de
cuentas.
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PLANTEO DEL PROBLEMA

De acuerdo con la justificacin descrita anteriormente, se plantea el siguiente problema de investigacin:

Cmo debe ser el Manual de Cuentas Contables que le permita a la organizacin Grupo Inteca S.A., llevar a cabo el registro
ordenado y sistemtico de las cuentas aplicables a la contabilidad del negocio?
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OBJETIVOS DEL ESTUDIO

Objetivo general
A continuacin, se presenta el objetivo general del presente proyecto:
- Elaborar un Manual de Cuentas Contables para la Corporacin Grupo Inteca S.A., con el fin de que la compaa pueda efectuar un
registro ptimo, ordenado y sistemtico de las cuentas aplicables a la contabilidad del negocio.

Objetivos especficos
A continuacin, se presentan los objetivos especficos del proyecto:
- Revisar todas las cuentas contables existentes de la corporacin Grupo Inteca
- Identificar las cuentas necesarias para registrar los hechos contables de la corporacin Grupo Inteca.
- Disear un manual de cuentas contables claro y flexible para facilitar los registros contables de la corporacin Grupo Inteca.
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ALCANCES Y/O LIMITACIONES DEL ESTUDIO

Alcance
Los alcances de la investigacin son los siguientes:
- Primero que todo se va a obtener conocimiento sobre las generalidades de Grupo Inteca.
- Se realizar una investigacin de todas las cuentas existentes en la Corporacin Grupo Inteca con la ayuda de los colaboradores del
departamento de contabilidad, con el fin de recolectar informacin necesaria para la elaboracin del presente proyecto.
- Finalmente se elaborar un Manual de cuentas contables, el cual seala las cuentas necesarias para registrar todas las transacciones
comerciales de la corporacin, con su respectivo ttulo, cdigo, descripcin e instrucciones de uso.

Limitaciones del estudio

- El catlogo de cuentas actual se encuentra desactualizado, ya que fue creado hace 10 aos.
No existe un manual de cuentas contables que guie el formato deseado por la empresa, lo que obliga indagar la presentacin de dicho
manual desde cero.
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RESUMEN DE LA QUE SE ESPERA APLICAR

El presente proyecto tiene la modalidad de Practica profesional. La cual, siguiendo el objetivo de familiarizar al estudiante con
el ejercicio rutinario de su disciplina, siguiente las pautas dadas. Adems de eso, disear y probar mtodos o formas para mejorar la
calidad del trabajo.
Grupo Inteca es una empresa que maneja miles de transacciones comerciales diarias, y la carencia de un manual de cuentas
contables puede provocar que los colaboradores cometan una gran cantidad de errores en la contabilidad de la empresa. Por eso, el
presente proyecto consiste en la elaboracin de uno.
A su vez, el trabajo es de tipo prctico, pues se realizar en las oficinas de la empresa que se encuentra en San Francisco de
Dos Ros, San Jos.
El enfoque de este estudio es del tipo cualitativo, debido a que no se utilizan datos numricos ni se emplea anlisis estadsticos.
Cabe destacar que este estudio es descriptivo y analtico, ya que principalmente se describen y analizan las cuentas que necesita la
Corporacin Grupo Inteca para registrar los hechos contables.
Precisamente se espera revisar de manera detallada el catlogo de cuentas existente de la empresa para seleccionar las cuentas
verdaderamente necesarias. En seguida, se proceder a la elaboracin del manual, donde se describir cada cuenta, su naturaleza, la
representacin del saldo, los controles y las subcuentas en caso que tenga.
La mayora del trabajo se llevar a cabo dentro de las instalaciones de la Corporacin, se efectuar de manera constante
reuniones y entrevistas con el jefe y los auxiliares de la misma con el fin de tener informacin necesaria y crediticia para elaborar el
presente proyecto.
Se espera elaborar con xito un manual de cuentas contables que puede ser de mayor utilidad para la Corporacin Grupo
Inteca. Personalmente, se espera generar experiencias en el rea de contabilidad y finanzas que sirva como crecimiento profesional.
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CRONOGRAMA

Seguidamente, en la tabla 3 se presenta el cronograma que se va a seguir para elaborar el

presente trabajo

Tabla 3: Cronograma del presente Proyecto

SEMANAS
Actividad 1 1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 2 13 4 15 16 7 18
El problema de Investigacin
Preguntas de investigacin
Objetivos generales
Objetivos especficos
Justificacin de la investigacin
Elaboracin de portada
Elaboracin agradecimientos
Elaboracin ndice
Elaboracin resumen
Elaboracin marco terico
Elaboracin referencias bibliogrficas
Elaboracin de anexos
Elaboracin marco metodolgico
Presentacin del trabajo
Empaste del trabajo/Creacin CD
Elaboracin propia
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ANEXO

Anexo 1: Polticas generales de Grupo Inteca

POLITICAS GENERALES - CORPORACION INTECA

POLITICAS GENERALES DE LA CORPORACION.

1. ACERCA DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO:

Relaciones obrero-patronales:
Las relaciones obrero-patronales de la Corporacin INTECA se rigen por las
estipulaciones decretadas en el Cdigo de Trabajo de Costa Rica, las especificadas en las
Acciones de Personal de cada funcionario, las normas que la Corporacin defina en su
operacin consuetudinaria y las detalladas a continuacin.
La Corporacin INTECA est conformada por las siguientes empresas:

Construcen, S.A. CONSTRUCEN; Condominio Los Yoses, S.A., CONYOSES;

Grupo Jota, S.A.; GRUPO JOTA; Corporacin de Transportes COTRANSA, S. A.,
Textiles y Modas, S.A., Texmoda; COTRANSA;
Industria Termoplstica Centroamericana, S.A., Lmparas de Cristales, CRISTALEX, S.A.,
Inteca; CRISTALES;
Plsticos para la Exportacin, S.A., Plexsa; Distribuidora de Cermica, DICERSA, S.A.,
Degustaciones Excelentes, S.A., DEGEXSA; DICERSA;
Cermica Industrial de Centroamrica S.A. Ceinsa; Grupo Inteca, S.A., GRUPINSA;
Mercadeo de Artculos de Consumo, S.A., Mercasa; Compaa Inmobiliaria Fatima, S.A.,
Servicios de Mercadeo S.A., SERVIMERSA; INMOFATIMA;
SOLDIN, SA; Inmobiliaria Inteca, S.A., INMOTECA;
Cobros Rpidos S. A., CORRASA; Inteca Comercial de San Jos, S.A., INTECOM;
Servicios de Informacin, S.A. SERVINSA, S.A.; Mediconsa, S.A., MEDICONSA;
Servicios Transportes, S.A. SERTRANSA ; Alea Iacta S.A
Transportes Rpidos, S.A., TRANSRAP; Mercadeo de Consumo Merconsa, S.A.
Retail Service Information Online S.A MERCONSA;
Ceinsa El Salvador, CEINSAELSALVADOR; Merkinsa Mercadeo Internacional, S.A.,
Ceinsa Guatemala, CEINSAGUATEMALA; MERKINSA;
Ceinsa Panam, CEINSAPANAMA; PROIMCASA, S.A., PROINCASA;
Grupo Inteca, Nicaragua Servicio Control Administrativo, S.A.,
SERCONSA;
Sense It Consulting Service S.A.;
Servicios Mercadeo SERMER, S.A., SERMER;
Servicios de Informtica, DELTATEC,S.A
SUPERFOTO, S.A., SUPERFOTO;
WALRAS, S.A., WALRAS;
G.I Foreing Exchange Services
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Cuando un funcionario es contratado por alguna de estas empresas, pasa a formar parte de
Grupo Inteca, los diferentes pagos que reciba por concepto de salario, premios, viticos,
alquiler de vehculo, pago de celular y cualesquiera otros pagos cuando apliquen, son
canceladas por SERCONSA empresa que administra los pagos y planillas.

2. ACERCA DE LOS DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES:

2.1 Entrada a las instalaciones:

A cada nuevo funcionario se le entregar un carnet con su fotografa, nombre, nmero

de cdula y nombre del puesto que ocupar. Este carnet deben portarlo, en forma
visible, todos los funcionarios de la Empresa, para lo cual se les entregar una prensa
que permite adherirlo a la ropa. En caso de extravo o dao del mismo, el funcionario
debe aportar, de inmediato, otra fotografa para que se le confeccione nuevamente.

1.2 Ejecucin del trabajo.

En Grupo INTECA trabajamos en forma continua y contra metas.

Cada funcionario tiene una responsabilidad a su cargo, con metas y objetivos especficos
que debe cumplir, adems de una responsabilidad compartida, la cual es velar por el buen
desempeo de las labores de todo el cuerpo de empleados de la Corporacin. Es decir,
debe reportar a su superior, o si el caso lo amerita, al Gerente de su departamento o al
Gerente General, cualquier anomala que considere perjudicial para la Empresa.
La dedicacin exclusiva es un requisito indispensable para laborar en esta Corporacin.
Existe un inters importante de parte de la Empresa por contratar personal que desee
hacer carrera en la Corporacin y que tenga un compromiso a largo plazo con su puesto.

2.3. Letras de cambio por garanta de manejo de valores o bienes:

Todo funcionario que maneje valores o bienes, debe firmar antes de ingresar a la
Empresa, o posteriormente, una letra de cambio por el valor de los bienes que estarn
bajo su responsabilidad. Esta letra se custodia, una
vez firmada, en una caja fuerte fuera de la Empresa y se podr devolver al funcionario
seis meses despus de su salida de la Empresa, ya sea por renuncia o por despido,
siempre y cuando se compruebe que no hay ninguna irregularidad que obligue a la
Empresa a hacerla efectiva.

2.4. Responsabilidad sobre activos.

Todo funcionario que tenga bajo su responsabilidad un activo de la Empresa, firmara una
Boleta de Activos. Estas boletas le sern suministradas al ingresar, por el Departamento
de Planillas, en donde se espera el funcionario reciba los activos a su cargo y les brinde el
cuido necesario para que estos se mantengan en buen estado. En caso de prdida o dao
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por mal cuido, el funcionario deber hacerse responsable por el mismo.

2.5. Responsabilidad derivada de la utilizacin de vehculos de la Empresa:

Todo funcionario que utilice un vehculo de la Empresa para el desempeo de su trabajo,
es responsable de utilizarlo nicamente para fines laborales. Es totalmente prohibida la
presencia de personas ajenas a la Empresa en los vehculos de su propiedad, salvo que
exista un permiso previo para tal efecto.
En general, el empleado debe responder por cualquier dao que sufra el vehculo en que
medie dolo, culpa o negligencia de su parte. Adems, debe pagar las multas en que
incurra por incumplimiento de las Leyes de Trnsito de Costa Rica.

2.6. Responsabilidad por uso y custodia de muebles con llave y puertas de oficinas:
Esperamos a que todo funcionario se comprometa a velar porque las llaves del mobiliario
a su cargo y de la puerta de su oficina tenga una copia de respaldo en la Gerencia
General.
Est prohibido el uso de cuchillos, desatornilladores o cualquier otro objeto para abrir
puertas, escritorios, archivos y dems mobiliario cuando el funcionario haya olvidado o
extraviado la llave. En caso de incumplimiento de esta norma, el funcionario deber
pagar el costo en el que la Empresa incurra por daos a dicho mobiliario. Cuando el
funcionario pierda u olvide su llave, deber solicitar la respectiva copia a la Secretaria de
la Gerencia General.

2.7. Uso de oficinas, programas y equipo de cmputo, materiales y herramientas de

trabajo:
Tanto el equipo de cmputo (computadoras e impresoras), como los telfonos, radios de
comunicacin, la fotocopiadora, el fax, el mobiliario y los suministros de oficina, los
vehculos, las oficinas, el material de trabajo y cualesquiera activos de la Empresa estn
destinados exclusivamente a fines laborales relacionados directamente con la actividad de
la Empresa. Nuestra expectativa es que los funcionarios cuiden, custodien y darle el
adecuado mantenimiento a dichos activos para evitar en ellos daos, prdidas o robos.
Todo funcionario ser responsable de cubrir los gastos por prdidas de activos cuando,
por descuido o negligencia de su parte, sufran daos o prdida por robo o por alguna otra
razn. Adems, deber cubrir el costo en que la Empresa incurra para su sustitucin.
El uso de cualquier activo o bien de la Empresa para fines personales, est totalmente
prohibido si no existe una autorizacin expresa del Gerente de rea y Jefe Inmediato para
cada caso.
De igual forma, se prohbe grabar y mantener archivos personales en la red de cmputo
de la Empresa, sean grabados mediante disquetes, discos compactos, Internet, red interna
o mediante cualquier otro medio.
Los daos a los archivos de trabajo, a la red de cmputo, al equipo de cmputo o a los
sistemas y programas de la Empresa provocados por virus o por uso indebido de los
activos de la Empresa, sern cobrados a los funcionarios responsables de haberlos
provocado.

2.8 Llamadas personales:

La entrada y salida de llamadas personales estn terminantemente prohibidas, excepto las
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de emergencia, que sern transferidas a cada quien.

La recepcionista y los guardas de seguridad tienen instrucciones claras de no transferir
llamadas personales no urgentes. El exceso de llamadas personales, segn disposiciones
que estn vigentes en la Compaa en el momento en que ocurra, ser cobrado de
acuerdo con la tarifa de telfonos pblicos del ICE, con recargo del 50% para llamadas
hechas a telfonos celulares.

2.9 .Llamadas y faxes internacionales de trabajo:

Las llamadas y los faxes internacionales solamente podrn realizarse previa autorizacin
del Jefe Inmediato respectivo y mediante la Boleta de Autorizacin de Llamadas
Internacionales.

2.10.Regalas:
Es absolutamente prohibido para cualquier funcionario hacer regalas de cualquier tipo o
entregar dinero a otros funcionarios de la Corporacin.
Es absolutamente prohibido para cualquier funcionario recibir dinero o regalas de
cualquier tipo de parte de otros funcionarios de la Corporacin y de parte de cualquier
cliente o proveedor.
nicamente se podr aceptar regalas de proveedores o clientes previa autorizacin
escrita del Jefe Inmediato y del Gerente General.
Cuando se compruebe que un funcionario incumpli con estas normas, se le podr
sancionar hasta con el despido sin responsabilidad patronal.

2.11.Inventarios:
Todo funcionario participa en forma aleatoria en los inventarios cclicos, semestrales y/o
de cierre fiscal que se realizan en la Corporacin.
Estos inventarios se efectan generalmente los fines de semana -todo el da sbado y
medio da del domingo- y se notifican al personal por escrito, con ms de una semana de
anticipacin, para evitar problemas de horarios.

2.12.Control interno y medidas de seguridad:

Todo funcionario deber cooperar incondicionalmente con las medidas de seguridad que
se establezcan en la Empresa, ya sean medidas preventivas de control interno realizadas
peridicamente o medidas especficas destinadas a investigar y esclarecer robos o estafas
en perjuicio de la Compaa. Estas medidas podran incluir entrevistas y pruebas
especializadas (como el examen de polgrafo, entre otras) realizadas tanto por
funcionarios directos de Corporacin cuando sea posible, como por personal
especializado de instituciones privadas o pblicas.

2.13.Medidas preventivas de objetos personales de los funcionarios:

La Empresa tiene la obligacin de brindar seguridad a los funcionarios para la custodia de
sus objetos personales bsicos en horas laborales. Todos los escritorios y muebles deben
contar con llavines para que puedan mantenerse con llave. Cada funcionario ser
responsable de velar porque su escritorio cuente con llavn en buen estado y de guardar
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sus objetos personales bajo llave. En caso de necesitar una reparacin, cambio o
instalacin de un llavn, el Funcionario deber hacer la solicitud formal al Departamento
de Servicios Generales.

2.14. Revisin de los vigilantes de seguridad:

Es obligacin de los guardas revisar todos los bolsos, maletines y dems contenedores
que porten los funcionarios al salir de las instalaciones de la Corporacin, por lo que
ningn empleado debe oponerse ni sentirse molesto. Adicionalmente, los funcionarios de
Seguridad deben revisar los automviles al salir de las instalaciones de la Corporacin.

2.15.Salida de materiales o equipo de la Empresa:

En caso de que un funcionario necesite llevar muestras de producto fuera de la Empresa,
debe presentarle al guarda un Formulario de Salida de Materiales debidamente aprobado
por el Gerente General. Este formulario est a disposicin de todos los funcionarios en la
Papelera Pblica.
En caso de que el empleado realice una compra en la Empresa, debe mostrarle al guarda
la factura al salir.
Para poder salir de la Empresa con material o equipo de trabajo, se debe portar una
autorizacin escrita y firmada por el Gerente General. Esta autorizacin se debe dejar
como comprobante de salida para el Oficial de Seguridad.
Si el material o equipo debe retornar a la Empresa en un tiempo determinado, debe
llenarse la boleta Salida Temporal de Material.

2.16.Ingreso de materiales o equipo:

Si un funcionario necesita ingresar con algn material o equipo que no pertenece a la
Compaa, debe obtener la autorizacin escrita del Gerente de rea respectivo.

2.17. Relaciones afectivas entre compaeros:

No se permiten escenas amorosas dentro de las instalaciones de la Corporacin. No se
permiten relaciones de noviazgo entre jefaturas y subalternos.

2.18. Trabajo de familiares:

Dentro de la Corporacin no podrn laborar familiares de funcionarios activos cuya
consanguinidad sea en primero o segundo grado.

2.19Hostigamiento o Acoso Sexual:

No se permite ninguna conducta de hostigamiento o acoso sexual hacia ningn (a)
funcionario (a) de la Corporacin.

2.20.Fumado:
Est terminantemente prohibido fumar dentro de las instalaciones de la Corporacin.

2.21.Uso del comedor:

 29

La Empresa dispone de un comedor equipado con hornos para el calentamiento de

comidas. Est prohibido almorzar en las oficinas o lugares de trabajo.

2.22 Actualizacin de las Poltv vicas y Reglamentos Internos

Las polticas y reglamentos internos se actualizan constantemente, por lo que pueden
sufrir modificaciones frecuentemente. El Departamento de Recursos Humanos
constantemente actualiza polticas o procedimientos, por lo que se estara comunicando a
los funcionarios de la modificacin mediante correo electrnico y se publicara el
documento en el centro de documentacin.

2.23 Disponibilidad de telfonos personales:

Todo funcionario deber mantener actualizada la informacin referente a los nmeros de
telfono de su casa, celular y de emergencias, a fin de poder localizarle para situaciones
urgentes en horas no hbiles o cuando se ausente de sus labores, o bien para localizar a
sus familiares ms cercanos en casos de emergencia.
Si el funcionario hace un cambio de nuemro telefnico debe comunicarlo al
Departamento de Recursos Humanos.

2.24. Comunicaciones importantes

Para comunicar cualquier informacin importante a sus funcionarios, la Empresa utilizar
diversos medios internos de comunicacin, como las circulares, correo electrnico o
pizarras informativas en el edificio principal, las bodegas, la casetilla del guarda o el
Departamento de Recursos Humanos. Es obligacin de todo funcionario leer las
circulares que se publiquen en estas pizarras, as como leer diariamente su correo y firmar
las circulares que se hagan llegar en forma individual o colectiva.

2.25. Archivo:
Es absolutamente prohibido archivar files, portafolios o cualquier documentacin en cajas
o en cualquier otro lugar que no sean los archivos oficiales de cada departamento, los
cuales debern permanecer en las oficinas correspondientes a cada departamento o en las
oficinas del Archivo General de la Corporacin.

3. ACERCA DE LA JORNADA DE TRABAJO, VACACIONES, FERIADOS Y

LICENCIAS:

3.1Horarios de trabajo:
Las jornadas laborales son de 48 horas por semana, distribuidas en 6 das cada semana.
Cada horario est definido en la accin de personal vigente de cada empleado.
En la planilla administrativa, se pagan 30 das hbiles, 240 horas por mes. Con base en
esto, se calculan las faltas.

3.2Ingreso a las instalaciones:

No se permitir el ingreso a las instalaciones despus de la hora de entrada que se
especifica en la Accin de Personal de cada funcionario.

3.3 Horas de trabajo adicionales:

 30

En los puestos de Administracin, Bodegas y Ventas, cada persona definir con su jefe si
tiene que laborar horas adicionales a la jornada bsica de trabajo para lograr cumplir con
el buen desempeo de sus responsabilidades. En caso de laborarlas, se tendrn como
incluidas dentro de su salario regular.

3.4 Permisos de consulta al INS y la CCSS:

Para que los permisos de consulta al INS y a la CCSS sean considerados como permisos
con goce de salario, el funcionario debera informar a su jefe inmediato y presentar el VB
de su jefatura al Departamento de Planillas. El plazo mximo para presentar esta
justificacin ser de 24 horas posteriores a la ausencia.

3.5 Utilizacin del carnet de identificacin:

Todos los funcionarios de la Corporacin debern portar su carn de identificacin para
ingresar a la Empresa.

3.6 Registro de asistencia:

Los funcionarios regulares de la Corporacin debern marcar, la entrada y salida de su
empresa en el reloj marcador digital. De no hacerlo as, su salario se ver afectado y se
proceder con la correspondiente sancin. La Empresa no pagar aquellos das en los que
no aparezcan todas las marcas de entrada y de salida del funcionario y que noe sten
justificadas por el jefe inmediato.

Todos los funcionarios deben incorporarse a sus funciones en el momento en que

comienza su jornada laboral de acuerdo con la accin de personal de cada uno. Los
minutos durante los cuales el funcionario se encuentre lejos de su puesto de trabajo
despus de la hora de entrada, se considerarn faltas al trabajo.

3.7 Llegadas tardas:

Se considera llegada tarda la presentacin al trabajo despus de 5 minutos de las horas de
ingreso.
Se rebajarn al empleado los minutos de llegada tarda al trabajo en mltiplos de 15
minutos, i.e.: con un atraso de 6 a 15 minutos se le descontarn 15 minutos del salario,
con un atraso de 16 a 30 minutos se le rebajarn 30 minutos del salario y as
sucesivamente.
Cada jefe podr devolver al empleado que se presente a laborar 15 minutos tarde, y le
podr rebajar el pago del da en forma completa.

3.8 Ausencias por enfermedad:

Las ausencias al trabajo se consideran como ausencias sin goce de salario. Cuando por
enfermedad comprobada un funcionario debe ausentarse de la Compaa, deber
presentar el comprobante de incapacidad extendido por un mdico adscrito a un
consultorio de la C.C.S.S. (hospitales o clnicas de la C.C.S.S., EBAIS o el Mdico de la
Empresa) y presentarla, una vez firmada por su Jefe de Inmediato, a los Departamentos
de Recursos Humanos y Planillas, dentro del plazo mximo de 24 horas mencionado
anteriormente.
 31

3.9 Justificacin de ausencias o llegadas tardas:

Solamente se justificarn las ausencias o llegadas tardas por razones de fuerza mayor.
Para hacer vlida una justificacin, debera presentar mediante correo electronico el Vb de
su jefe inmediato justificando la ausencia.
El plazo mximo para presentar cualquier justificacin ser de 24 horas a partir de la
ausencia, de la llegada tarda o de la publicacin del reporte de no marcas en el rea del
reloj marcador. Es obligacin de todo funcionario revisar este reporte todos los das en la
maana, para que, en caso de que aparezca con una o varias marcas ausentes, pueda
cumplir con el plazo mencionado para presentar su justificacin.
El procedimiento de justificacin de llegadas tardas y de ausencias tambin deber
realizarse cuando, por motivos de trabajo, el jefe de departamento solicite a un
funcionario realizar alguna gestin de trabajo fuera de la Empresa. De lo contrario, el
reloj marcador reflejar una llegada tarda o ausencia injustificada.

3.10 Concesin de la hora de lactancia:

Cuando una funcionaria est en perodo de lactancia, deber presentar, cada mes, el
certificado mdico que as lo indique al Encargado de Planillas, con copia al
Departamento de Recursos Humanos. Para tomar la hora de lactancia, la funcionaria
deber acordar, previamente con su Jefatura Inmediata, el horario en que tomar la hora
de lactancia y la Jefatura Inmediata deber comunicar por correo al Encargado de Planilla
y al Departamento de Recursos Humanos el horario convenido. Este horario estar
vigente por un mes y podr prolongarse nicamente mediante el certificado mdico que la
funcionaria presente cada mes.

3.11 Salidas de la Empresa para realizar gestiones laborales:

Cuando un funcionario requiera salir de la Empresa para realizar gestiones relacionadas
con las funciones propias de su puesto, deber comunicar por escrito a su Jefatura
Inmediata la hora y la razn de su salida, con copia a los Departamentos de Recursos
Humanos y Planillas.

3.12 Control de entradas y salidas de los Jefes:

Las entradas y salidas de los Jefes de la Corporacin se registrarn mediante el control de
los Oficiales de Seguridad de la Empresa.

3.13 Das feriados:

Los das feriados no obligatorios se laboran normalmente.
Los das feriados de pago obligatorio sern libres para todo el personal cuya labor diaria
no sea necesaria para la buena marcha de la Empresa. Sin embargo, la mayora del
personal de Ventas y Bodegas y una parte del personal administrativo s debern prestar
sus servicios en algunos de los feriados de pago obligatorio, en cuyo caso sern pagados
con doble salario, segn corresponde por ley.

El Departamento de Recursos Humanos publica un calendario con la forma en que se

trabajar durante los feriados obligatorios del ao en curso. Es deber de todo
funcionario consultar, con suficiente antelacin, si debe trabajar en estas fechas,
 32

consultando el calendario respectivo y confirmando, posteriormente, con su Jefe

Inmediato.

3.14 Pago de das feriados:

Los funcionarios que, por la naturaleza de sus funciones deban laborar en das feriados de
pago obligatorio por disposicin de la Empresa, debern llenar la boleta Solicitud de
Pago de Feriado y presentarla, una vez autorizada por su Jefatura Inmediata al
Departamento de Planillas, en un plazo que no podr exceder a las dos siguientes fechas
de corte de planilla del Departamento de Planillas. No se pagarn feriados laborados cuyo
trmite de pago se presente posterior a este plazo. De igual forma, no se pagarn feriados
laborados al personal que no haya sido autorizado para laborar en esos das en la tabla
oficial de feriados que se publica mediante autorizacin escrita previa de su Jefe
Inmediato.

3.15 Vacaciones:
Las vacaciones se dan a los empleados de acuerdo con las leyes laborales, es decir, luego
de transcurridas cincuenta semanas consecutivas de labor, pero tambin se podrn dar,
previo acuerdo entre la Empresa y cada funcionario en los perodos en que la Empresa
considere necesario debido a los perodos festivos del ao o cuando el funcionario, por
alguna situacin especial solicite parte de sus vacaciones, siempre que no haya
consumido previamente las vacaciones de su perodo anterior. En caso de que exista
dicho acuerdo entre la Empresa y el funcionario, ste deber solicitar la aprobacin de sus
vacaciones mediante el Portal Personal.El funcionario que tome vacaciones sin cumplir
con el trmite correspondiente, ser sancionado como corresponde por ausencias
injustificadas y se deducirn los das de ausencia del salario de su prxima quincena.
Sin embargo, durante el perodo comprendido entre el 01 de octubre y el 24 de diciembre
de cada ao, la Empresa no otorga vacaciones, dado que inicia la temporada de fin de ao
y, por lo tanto, hay un aumento considerable en el volumen de trabajo en todos los
departamentos. La posibilidad de tomar vacaciones en la ltima semana de diciembre,
existir nicamente (previa comunicacin oficial del Departamento de Recursos
Humanos sobre los das en que se otorgar ese perodo de descanso) para una parte del
personal administrativo que no labora directamente en las reas de Ventas y Bodega y que
no presta servicio directo a estos departamentos, segn consta en nuestra Poltica de
trabajo en los das feriados adjunta.

Los sbados se tomarn como medio da nicamente cuando el funcionario solicite este
da nico como vacaciones o acompaado de dos das ms. Por el contrario, si se toman,
por ejemplo, mircoles, jueves, viernes y sbado, o toda la semana como vacaciones, el
sbado se contabilizar como un da completo, debido a que la tarde del sbado no se
labora pues se ha laborado una hora de ms todos los das de lunes a viernes.

3.16 Licencias:
Las licencias con goce de salario por circunstancias especiales para cualquier funcionario,
se clasifican de la siguiente manera:
 33

Por nacimiento de hijos 1 da de licencia

Por muerte de un hermano 1 da de licencia

Por contraer matrimonio 2 das de licencia

Por muerte de padres o hijos 2 das de licencia

Por muerte del cnyuge 3 das de licencia

Para hacer efectiva cualquiera de estas licencias, el funcionario deber obtener el visto
bueno de su jefe inmediato para definir los das en que tomar la licencia; y
comunicarlos mediante correo electronico a los Departamentos de Planillas y Recursos
Humanos.

4. ACERCA DE LAS RENUNCIAS Y DESPIDOS:

4.1 Preaviso:
En caso de renuncia, el empleado deber dar a la Empresa el preaviso de ley. Si el
funcionario decide no dar el preaviso correspondiente, deber pagar a la Empresa el
monto correspondiente, segn establece el Cdigo de Trabajo.
En caso de despido con responsabilidad patronal en el que, por comn acuerdo entre el
Jefe y el empleado, se decida que ste gozar del preaviso de ley, la Empresa le dar un
da libre por semana para que busque trabajo. El da libre por semana ser definido por la
Empresa. El jefe inmediato lo coordinara con el funcionario.

4.2 Trmite de Egreso:

Todo funcionario deber realizar el trmite de salida en su ltimo da de labores, sea por
renuncia o por despido. Este trmite se realiza en el Departamento de Registro y Gestin
de Ingresos e incluye la devolucin del carnet, llaves, suministros, documentos, fondos de
caja chica, inventarios, equipo, vehculo, etc., as como la verificacin de entrega de
activos y la recoleccin de firmas para que se le autorice la ejecucin de su respectiva
liquidacin laboral. En caso de que el funcionario no realice este trmite, la Empresa no
iniciar el trmite de su liquidacin sino hasta tres semanas despus de su salida, por lo
cual la liquidacin laboral no estar su disposicin sino hasta dos meses despus de su
salida.

4.3 Liquidacin:
El pago de la liquidacin laboral a funcionarios se realizar un mes despus de su fecha
de salida si el funcionario realiz correctamente y a tiempo su trmite de salida, la
entrega de activos y la liquidacin de cuentas con el Departamento de Crdito y Cobro.

5. ACERCA DE LOS PROCEDIMIENTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS:

 34

5.1 Sistema de cmputo:

La Corporacin utiliza programas como Windows, Word, Excel.

El entrenamiento general en la utilizacin de cada uno de estos programas, corre por
cuenta del Jefe Inmediato de cada funcionario. Para entrenamientos ms profundos, el
funcionario podr hablar con el Jefe Inmediato o con el Gerente de su rea.

Al ingresar, el Encargado de Cmputo entregar a cada funcionario una palabra de paso y

un usuario para accesar la red de cmputo, el sistema Solomon y el Correo Electrnico.
Las palabras claves o passwords, para cada caso, son totalmente confidenciales de cada
usuario, por lo cual, no podr, por ningn motivo, comunicarlas a ningn otro funcionario
ni a ninguna persona ajena a la Empresa. El incumplimiento de esta norma puede tener
consecuencias serias que sern exclusivamente su responsabilidad, incluyendo el pago
por
daos y perjuicios que se deriven de acciones en contra de la Empresa por tal
incumplimiento.

5.2 Cuentas de Correo Interno y Correo Externo:

La Empresa utiliza los programas Outlook y Outlook Express como medios de
comunicacin electrnica. Cada funcionario del rea administrativa recibir su cuenta de
correo al ingresar a la Compaa. Esta cuenta ser simultneamente una cuenta interna
(para comunicaciones con el personal de la Empresa) y una cuenta externa (para
comunicarse con cualquier persona externa, va internet. Las cuentas se forman con la
inicial del nombre de la persona, seguida del primer apellido completo y luego la
terminacin @grupointeca.com, de manera que la cuenta de un funcionario con nombre
Alberto Morales, ser: amorales@grupointeca.com. En caso de que hubiera dos
nombres similares y se tuviera que diferenciar una cuenta de otra, el Departamento de
Cmputo utilizar las dos primeras letras del primer nombre y el apellido completo.
Como ejemplo, si una persona se llama Ana Mara Campos y ya existir la direccin
acampos@grupointeca.com, su cuenta sera ancampos@grupointeca.com.

5.3 Utilizacin de la fotocopiadora:

La fotocopiadora se usa nicamente con el codigo establecido para cada departamento.

5.4 Vale provisional de caja chica:

Todos aquellos gastos de la Empresa que no ameriten la emisin de una Orden de
Compra por ser de montos muy pequeos, pueden ser tramitados a travs de un vale
provisional. Este vale debe ser tramitado en alguna caja chica, previa autorizacin del
Gerente de rea respectivo y del encargado de la caja chica. Este vale deber ser
liquidado en un plazo no mayor a 24 horas, de lo contrario el usuario debe pagar una
multa de 1500 colones por morosidad. En caso de que el usuario no liquide el vale,
automticamente se le rebajar el monto total de lo solicitado en el pago de la planilla
siguiente. Todas las facturas de gastos, debern llevar la firma de aprobacin del Gerente
General en el dorso de la factura, previamente a ser presentados para su liquidacin.

5.5 Trabajo nocturno:

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La Empresa cubre los gastos de alimentacin en los que incurran los funcionarios con
horario diurno que, por circunstancias especiales de trabajo y previa solicitud o
aprobacin de la Jefatura Inmediata respectiva, deban quedarse laborando en horas de la
noche, segn las siguientes condiciones:

Alimentacin horario regular:

Hora mnima de salida de la Empresa: 9:00 p.m., de lunes a viernes y 3:00 p.m.
los sbados.
Monto mximo: 2,325.00 por persona, por noche.

Alimentacin cierres contables:

Monto mximo: 2,325.00 por persona.
Aplica nicamente para el personal autorizado a laborar en los cierres
contables en el Reglamento de Cierres Contables vigente.

Los funcionarios con un horario nocturno o mixto tendrn derecho a la alimentacin, a

partir de las siguientes horas, siempre que se cumplan el resto de condiciones descritas
anteriormente:

Salida regular a las 7:00 p.m. tiene derecho a alimentacin a partir de las 10:00 p.m.
Salida regular a partir de las 8:00 p.m. tiene derecho a alimentacin a partir de las 11:00
p.m.

5.6 Solicitudes de papelera y tiles de oficina:

Para solicitar papelera y tiles de oficina, cada departamento deber realizar el pedido,
segn inventario en AX y entregarlo, previa firma de autorizacin del Gerente de rea
respectivo, al Departamento de Facturacin, el cual confeccionar y entregar la factura
correspondiente al Encargado de la Bodega de Suministros. El pedido ser entregado en
cada departamento por un funcionario de la Bodega.

5.7 Solicitudes de compra:

Todas aquellas compras de bienes o servicios que el funcionario necesite y que sean
aprobadas por la
respectiva Gerencia de rea, deben ser tramitadas por medio de una Orden de Compra
firmada por el Gerente General.

5.8 Trmite de facturas y cheques:

Todos aquellos pagos de bienes o servicios adquiridos por el funcionario, deben ser
tramitados por medio del Departamento de Tesorera de acuerdo con el reglamento
correspondiente.

5.9Servicio de limpieza:
La limpieza de oficinas es realizada por los miscelneos del Departamento de Servicios
 36

Generales y la supervisin de la limpieza est a cargo de Encargada de Servicios

Generales de dicho Departamento. Por medio de ella, debe tramitarse cualquier
requerimiento de limpieza o atencin de los miscelneos.

5.10 Entrada de funcionarios a la Empresa en horas no hbiles:

Los Gerentes y Jefes de Departamento podrn ingresar a la Compaa en horas no hbiles
en cualquier momento.
En cuanto al resto del personal, deber presentar un formulario de Autorizacin de
Ingreso en horas no hbiles debidamente firmado por un Gerente de rea para que los
guardas le permitan ingresar.

5.11Trabajo de familiares:
Dentro de la Corporacin no podrn laborar familiares en primero y segundo grado de
consangueneidad

6. ACERCA DE LOS BENEFICIOS OFRECIDOS POR LA EMPRESA:

6.1Salarios:
Debido a que los cortes de planilla se deben realizar ocho das antes de los das de pago
para garantizar a todos los funcionarios que recibirn puntualmente su pago los das 15 y
30 de cada mes, el personal nuevo que ingresa despus del da 7 del mes o despus del
da 22 del mes, no recibe el pago del salario en su primera quincena de trabajo, sino que
se le acumula hasta el pago que le corresponde en la segunda quincena de laborar en la
Empresa.

Los pagos quincenales se realizan el da 15 y el da 30 de cada mes.

El pago de salario variable de todos los departamentos se pagan los das 30 del mes
siguiente al mes evaluado y nicamente los del mes vigente, es decir, no se pagan salarios
variables de meses retrasados que no fueron tramitados en el perodo correspondiente.
En caso de que alguna de estas fechas coincida con un da domingo, el pago se har
efectivo el da viernes anterior.
El monto del pago de los salarios fijos est definido en cada accin de personal vigente.
Los porcentajes de comisin conforme a los cuales se hacen los pagos de los salarios por
comisin de los Agentes de Venta de Consumo Masivo Directo se especifican en el
Cuadro de Comisiones Vigente. En los dems departamentos, las comisiones y
bonificaciones sobre ventas se especifican en la Tabla de Bonificaciones correspondiente
o en el Resumen de Funciones y Compensaciones de cada puesto.
Las fechas de pago de comisiones para los diferentes departamentos de venta, se
especifican en las correspondientes acciones de personal.

6.2Alquiler de vehculo:
El pago de los gastos de vehculo se hace solamente por aquellos das en que el automvil
es utilizado, es decir, no se paga alquiler de vehculo cuando por ausencias, vacaciones,
das feriados, desperfectos mecnicos o cualquier otra circunstancia, el vehculo no es
utilizado por el funcionario para realizar sus labores.
Este rubro se calcula sobre un total de 26 das laborales en el mes.
 37

El pago de gastos de vehculo nunca se considera como salario y, por lo tanto, no se toma
en cuenta para los clculos de aguinaldo, cesanta, vacaciones ni ningn otro beneficio.
Cada empleado que goce de este reconocimiento de gastos, debe firmar un contrato de
vehculo al comenzar a laborar en la Compaa o cuando empiece a utilizar su vehculo a
favor de la Empresa. En este contrato se especifica el monto mximo correspondiente por
este concepto.

Para tramitar el cobro del alquiler mensual, todo funcionario debe llenar la boleta de
trmite respectiva y
presentarla junto con el comprobante legal correspondiente (factura debidamente
impresa y autorizado por la Direccin General de Tributacin Directa) al Departamento
de Recursos Humanos, en las fechas mensuales especificadas en el calendario que para
este efecto recibir al suscribir el contrato de alquiler de su vehculo. Fuera de la fecha
especificada en cada mes, el Departamento de Recursos Humanos no recibe ninguna
solicitud de pago de vehculo. Tampoco se pagarn meses retrasados de vehculo cuando
el funcionario no realice su trmite de cobro a tiempo, lo presente con errores o
alteraciones o cuando incumpla con cualquiera de los requisitos del procedimiento
respectivo.
Este rubro se paga mensualmente el da 05 de cada mes vencido.
En caso de que alguna de estas fechas coincida con un da sbado o con un da domingo,
el pago se har efectivo el da viernes anterior, en horas de la tarde.
Todos los funcionarios cuyo trabajo requiera de utilizacin de sus vehculos al servicio de
la Empresa, debern utilizar en su vehculo el sistema GPS (Global Position System) que
la Empresa designe. Todos los gastos en los que se incurra para la instalacin y
mantenimiento de este dispositivo corrern por cuenta de la Empresa.

6.3 Viticos:
El pago de viticos se hace solamente por aquellos das en que el empleado labora
efectivamente y es solo el reintegro de los gastos realizados por el funcionario en el
desempeo de sus funciones, por lo tanto, no constituyen salario para ningn efecto y,
consecuentemente, no se toman en cuenta para el clculo del aguinaldo, censata,
vacaciones ni ningn otro beneficio.
Este rubro se paga por adelantado mensualmente el da de cierre mensual de la Empresa.
La presentacin de las solicitudes de viticos debe hacerse a travs del Departamento de
Planillas en las fechas especificadas en el calendario respectivo, adjuntando el "Control
de Entrega de Reportes", la liquidacin de cualquier adelanto viticos recibido
previamente y una declaracin jurada por los viticos que no pueden liquidarse mediante
comprobantes legales, como los pasajes de bus o taxi. Los montos autorizados para
viticos estn definidos en las polticas de ventas y dependen de la zona cubierta y del
concepto solicitado, por ejemplo: desayuno, cena, hotel, transporte. Fuera de la fecha
especificada en cada mes, el Departamento de Recursos Humanos no recibe
absolutamente ninguna solicitud de pago de viticos. Tampoco se pagarn meses
retrasados de viticos cuando el funcionario no realice su trmite de cobro a tiempo, lo
presente con errores o alteraciones o cuando incumpla con cualquiera de los requisitos del
 38

procedimiento respectivo.

6.4 Pliza de Riesgos Profesionales del INS:

Todo funcionario est amparado a una Pliza de Riesgos Profesionales del INS. Esta
pliza cubre todos los costos generados por accidentes laborales.
Todo funcionario que requiera ser atendido en el INS, a causa de un accidente laboral,
deber solicitar la boleta de atencin en el departamento de Planillas,

6.5 Salario Variable::

Cada departamento tiene distintos tipos de variables para el personal, segn los
resultados que se desee lograr. Estos incentivos se modifican sobre la marcha y se
entrega copia de los parmetros que los rigen a cada funcionario antes de entrar en
vigencia. Claramente, se pagan solamente contra logro de metas. Su pago se realiza
cada mes vencido junto con la planilla quincenal administrativa, los das 30 de cada
mes. Por ser bonificaciones y premios adicionales al salario, estos incentivos no
adquieren derechos laborales de ninguna especie, incluidos -pero no limitados a- los
derechos de vacaciones, aguinaldo, preaviso y cesanta, a excepcin de los que estn
incluidos en el salario variable del puesto.

6.6 Ajustes salariales:

Los das 1 de enero y 1 de julio de cada ao, la Corporacin realiza la revisin de sus
salarios. La poltica de aumentos salariales establece que se podr aplicar un porcentaje
de aumento.
A partir del establecimiento de este porcentaje de aumento en los salarios, se har una
evaluacin semestral del desempeo de cada funcionario. El ajuste depende en forma
total y absoluta de los resultados del empleado durante el perodo evaluado.
La evaluacin de los empleados que tienen menos de seis meses y ms de un mes de
trabajar en la Empresa, se har en forma proporcional, tomando en cuenta el tiempo
durante el cual han laborado en la Compaa. Los funcionarios que ingresan a laborar a
partir del 1 de diciembre o a partir del 1 de junio de cada ao, no podrn ser tomados
en cuenta para la evaluacin de ese semestre, sino que se les evaluar su labor en el
prximo semestre.

6.7 Ascensos:
La Empresa tiene especial inters en ofrecer crecimiento laboral a los funcionarios con
inters y capacidad para desempear otros puestos dentro de la Corporacin. Los
requisitos para que un funcionario sea considerado dentro de un proceso de seleccin de
personal para otro puesto son los siguientes:

1. Haber desempeado su puesto actual por un perodo mnimo de 8 meses.

2. Poseer los requisitos de experiencia y acadmicos establecidos por la Empresa en el
 39

puesto de su inters.
3. Haber logrado, en las pruebas de reclutamiento generales, las calificaciones mnimas
requeridas por la Empresa para el nuevo puesto.
4. Haber obtenido una calificacin mnima de 85% en la ltima evaluacin sobre su
desempeo.
5. Completar y aprobar el proceso de reclutamiento establecido para el puesto de su
inters.

Todo cambio de puesto ser aprobado nicamente si el plazo que se establece para
contratar y entrenar al sustituto del funcionario interesado es aprobado tanto por el jefe
del departamento del funcionario interesado, como por el jefe del departamento que
recibir al funcionario. Este plazo se debe definir previo a cualquier aprobacin de
cambio de puesto.

6.8 Descuentos en compras:

Todos los funcionarios pueden comprar cualquier producto vendido por la Corporacin
con el mximo descuento y el mejor precio existente en la Poltica de Ventas vigente.
Las ventas sern estrictamente de contado para todo el personal que tenga menos de dos
aos de laborar en la Empresa y solamente estn autorizadas en cantidades
convencionales.
El personal con ms de dos aos de laborar en la Empresa, podr solicitar crdito siempre
que no tenga deudas pendientes de pago en la Empresa y est anuente a respetar las
polticas especficas del Departamento de Crdito y Cobro.

6.9 Cursos de capacitacin y entrenamiento:

La Corporacin pagar todos los gastos de entrenamiento y de capacitacin de su
personal, previamente autorizados, en forma escrita, por el Gerente General de la
Compaa. El procedimiento para la cobertura de parte de la Empresa del costo de
entrenamiento es el siguiente:
1. Autorizacin escrita del Jefe Inmediato.
2. Solicitud escrita al Departamento de Recursos Humanos, firmada por el funcionario y
el Jefe Inmediato.
3. Firma de una letra de cambio por el costo total del curso, a favor de la Empresa.
4. Aceptacin escrita de las siguientes condiciones:

I. Si el funcionario se retira de la Empresa o es despedido sin responsabilidad patronal

antes de cumplirse dos aos de la finalizacin del curso, entrenamiento o viaje,
deber rembolsar a la Compaa el costo total o parcial de la capacitacin,
proporcionalmente al tiempo transcurrido desde la capacitacin, de acuerdo con los
siguientes plazos:
100% de los gastos cuando el tiempo transcurrido sea inferior a 1 ao.
50 % de los gastos cuando el tiempo transcurrido sea superior a 1 ao e inferior a 1
ao y medio.
25% de los gastos cuando el tiempo transcurrido es superior a 1 ao y medio e
inferior a 2 aos.
 40

0% de los gastos cuando el tiempo transcurrido sea superior a 2 aos.

II. La Empresa anular y devolver al funcionario la letra firmada por l en cualquiera

de las siguientes circunstancias:
a) Tan pronto como se cumplan los dos aos posteriores a la fecha de finalizacin
del curso.
b) Junto con la liquidacin de aquel funcionario que sea despedido con
responsabilidad patronal.
c) En el momento en que el funcionario pague el valor del curso si as lo prefiere, a
la hora de hacerse la liquidacin por renuncia o despido sin responsabilidad
patronal.

III. El funcionario autoriza a la Empresa para que, en caso de que se den las
circunstancias que menciona el punto I, rebaje el valor del curso del monto total de
la liquidacin.

6.10 Premiacin de Los Doce:

Cada ao, el equipo de Jefaturas y Gerencias de la Corporacin premia a los doce
funcionarios ms sobresalientes del ao, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
Lealtad hacia la Empresa.
Resultados concretos en el desempeo de su trabajo.
Capacidad y voluntad para trabajar en equipo.
Esfuerzo y disponibilidad.

Para que un funcionario pueda ser nominado como grupo de Los Doce, debe tener ms de
un ao de laborar para la Corporacin, contado a partir del 01 de diciembre del ao
anterior.

As mismo, se realiza tambin una premiacin de las promesas del ao, es decir, los
funcionarios ms sobresalientes del ao, tomando en cuenta los mismos aspectos
anteriormente descritos, pero considerando a los funcionarios que no tienen un ao de
laborar para la Empresa. Sin embargo, el requisito para que un funcionario pueda
participar en esta escogencia es que tenga al menos seis meses de laborar para la
Empresa, contados a partir del 01 de junio.

6.11 Uniformes:
Los funcionarios que ejecuten, en cualquier departamento, labores de ventas, servicio al
cliente, limpieza y bodega, al igual que el personal administrativo cuyas funciones
incluyen servicio a clientes o personas externas a la Corporacin, debern firmar un
contrato de utilizacin de uniformes, en el cual se detallan, entre otros, los siguientes
aspectos:

Uso permanente del uniforme, como acuerdo entre ambas partes dados los beneficios
mutuos que representa el uso de uniformes de trabajo.
 41

Costo total de cada uniforme.

Cantidad de uniformes que se confeccionar para el funcionario.
Financiamiento de la compra total de los uniformes de parte de la Empresa.
Cancelacin de parte del funcionario del 50% del costo total de los uniformes que se le
entreguen, en un mximo de seis cuotas quincenales.
Autorizacin a la Empresa para que le sean deducidas las cuotas quincenales de su
salario y de la respectiva liquidacin laboral en caso de que deje de laborar para la
Empresa antes de la cancelacin de las cuotas que le corresponden.

6.12 Servicio de caf:

La Empresa ofrece servicio de caf a todo su personal. El personal administrativo dispone
de quince minutos en la maana y quince en la tarde para tomar caf, dentro de las
instalaciones de la Empresa. El horario de la cocina para que el personal se sirva el caf
de la maana es de 9:00 a.m. a 9:30 a.m. y el de la tarde es de 3:00 p.m. a 3:30 p.m. En
cuanto al personal de la Bodega, el horario para tomar caf es rotativo, 15 minutos por
persona, entre las 9:00 a.m. y las 10:00 a.m. y entre las 3:00 p.m. y las 4:00 p.m., en el
comedor de la Bodega. En caso de que algn funcionario tuviera que salir fuera de la
Empresa, deber obtener un permiso de su Jefe Inmediato y deber limitarse a los quince
minutos de los que se dispone para este efecto.

6.13 Calentamiento de comidas:

La Empresa dispone de un horno de calentamiento lento y tres hornos de microondas para
que el personal pueda calentar sus comidas. Este equipo est disponible en el comedor de
la Empresa.

6.14 Sistema de Mdico de Empresa:

El mdico de la Empresa realiza dos visitas semanales a las instalaciones.
Todos los funcionarios de la Corporacin, as como sus familiares asegurados directos,
pueden venir a la consulta, sacando una cita previamente con la Recepcionista. Las citas
para los funcionarios debern solicitarse el mismo da de visita del doctor; las citas para
los familiares, se podrn solicitar con dos das de anticipacin. Los servicios mdicos
incluyen medicina general, servicios bsicos de ginecologa, ciruga menory otros
servicios bsicos. En caso de necesidad de especialistas, el mdico de la Empresa referir
a los funcionarios a cualquiera de las clnicas de la C.C.S.S. Los medicamentos sern
proporcionados por la C.C.S.S., mediante el envo de las recetas a la distribuidora
designada por la C.C.S.S. para tal efecto. Los funcionarios podrn retirar los
medicamentos dos das hbiles despus de la consulta, en le Recepcin de la Empresa.