Manual Gua de Procedimientos para Ejecucin tcnica,

- FDPPIOYCC

Tabla de contenido
PRESENTACIN ...................................................................................................2

ANTECEDENTES ..................................................................................................3

OBJETIVO GENERAL .........................................................................................4

1 PARTE 1: COMPONENTE TECNICO ......................................................5

1.1 Informes de respaldo a la ejecucin de proyecto ......................7

1.1.1 Informes tcnicos consultoras .....................................................7

1.1.2 Memorias de talleres ..........................................................................7

1.1.3 Informe de planillas de avance de obras ...................................8

1.2 Informes para descargos ...................................................................13

1.2.1 Informes de avances ........................................................................13

1.2.2 Informes finales.................................................................................18

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PRESENTACIN

El Fondo de Desarrollo para los Pueblos

Indgenas Originarios y Comunidades
Campesinas (FDPPIOYCC), fue creado
mediante D.S. N 28571 de fecha Diciembre 22
de 2005 en el marco de la carta magna que
busca incluir a todos aquellos que fueron
discriminados y explotados, este hecho permite
la construccin del Vivir Bien, como institucin de carcter pblico descentralizada,
tiene la obligatoriedad de realizar sus actividades en el marco de la visin e
ideologa de los Pueblos Indgenas Originarios y Campesinos apoyando las
iniciativas e ideas que buscan el desarrollo de nuestras comunidades y de sus
pobladores.

Por tanto, en cumplimiento a los objetivos institucionales la Direccin Ejecutiva a

travs de sus diferentes Direcciones y jefaturas ha elaborado el presente Manual
Gua de Procedimientos para Ejecucin tcnica, administrativo-financiero,
legal y reformulacin de Proyectos financiados el Fondo de Desarrollo para los
Pueblos Indgenas Originarios y Comunidades Campesinas (FDPPIOYCC) con la
finalidad de reglamentar a las Entidades Ejecutoras en su organizacin y
desempeo de Administradores y Contadores de los diferentes Proyectos en
ejecucin para llevar adelante sus actividades con eficacia y eficiencia.

Elvira Parra de Chuquimia

DIRECTORA EJECUTIVA
FDPPIOYCC

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ANTECEDENTES
Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripcin de
actividades y de los procedimientos a utilizar, que deben cumplirse durante la
ejecucin de proyectos precisando la responsabilidad y participacin de los que
intervienen en los procesos de contratacin de bienes, obras y servicios como de
los dems actos administrativos.

Por tanto, la unidad operativasegn su competencia debern conocer de forma

pormenorizada estas herramientas que coadyuvaran al cumplimento de los
objetivos y metas trazadas en los proyectos en ejecucin, implementndose en el
desarrollo de procedimientos tcnicos, administrativo-financiero, legal y
reformulacin, aspectos que sern tomados en cuenta para la toma de decisiones
oportunas, labor que se debe coordinar con las Comisiones de Administracin,
Control Social, Ejecucin del Proyecto y el FDPPIOYCC.

Por tanto, en cumplimiento al D.S. N 28571 que dispone la obligatoriedad de

laevaluacin y transparencia de las acciones, el presente manual se encuentra
bajo este marco normativo resaltando que:

Art. 3.El FDPPIOYCC es el encargado de administrar y ejecutar en el marco del presente

Decreto Supremo, bajo los criterios de eficiencia, eficacia, equidad, transparencia y
participacin, los recursos econmicos asignados de acuerdo al inciso d) del Artculo 57
de la Ley No 3058 - Ley de Hidrocarburos, al desarrollo productivo de los Pueblos
Indgenas, Originarios y Comunidades Campesinas.

Art. 11. Los beneficiarios que destinen los recursos recibidos del FDPPIOYCC en fines
distintos al propsito para el cual fueron requeridos, estarn sujetos a las
responsabilidades establecidas en la Ley No 1178 de Administracin y Control
Gubernamentales, la inhabilitacin como sujetos beneficiarios del FDPPIOYCC hasta la
devolucin de los recursos.

Art. 13. El proyecto deber informar a travs de su comisin de ejecucin y su comisin

de administracin, con el visto bueno del la comisin de control social, la ejecucin de los
gastos efectuados por desembolso realizado, ante las instancias correspondientes del
FDPPIOYCC para su aprobacin o rechazo, tanto para el avance as como para el cierre
del proyecto. Debiendo contener stos descargos, el detalle de gasto de las contrapartes
locales ejecutadas.

Art. 14.Los recursos asignados al FDPPIOYCC estarn sujetos al control y fiscalizacin

segn lo dispuesto en la ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales, Ley N
2042 de Administracin presupuestaria y Decretos Supremos reglamentarios
correspondientes.

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As mismo el Reglamento de Transferencias Pblico Privadas para la Ejecucin de

Proyectos de Desarrollo Productivo, Desarrollo Social y Fortalecimiento
Organizativo del FDPPIOYCC instituye:

Art. 15. En caso de comprobarse desvo de recursos econmicos a personas

individuales y/o colectivas; otros proyectos; uso indebido de recursos y/o fuga con los
recursos econmicos, el FDPPIOYCC actuar de acuerdo al procedimiento establecido en
el cdigo civil y penal del Estado Plurinacional de Bolivia, Ley 004 de fecha marzo de
2010, y su respectiva reglamentacin.

OBJETIVO GENERAL
Proporcionar los mecanismos y procedimientos a las unidades operativas,
Representante Legal y Comisiones responsables de los proyectos en ejecucin
mediante la utilizacin de los diferentes herramientas para el logro eficiente del
uso y destino de los recursos financiados por el FDPPIOYCC en el marco de la
transparencia.

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1 PARTE 1: COMPONENTE TECNICO

1.1.- INFORMES DE RESPALDO A LA EJECUSION DE

PROYECTOS

1.2.- INFORMES TECNICOS PARA DESCARGOS

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INTRODUCCION
Normalmente la ejecucin de proyectos tiene que ver con aspectos de tipo tcnico,
administrativo-financiero y legal.
Los ejecutores de proyectos tienen que tomar en cuenta el diseo final del
proyecto de manera se tomen en cuenta los diferentes aspectos contemplados
que son la parte terica, ingeniera del proyecto, marco lgico, presupuesto y
anexos.
La parte terica nos muestras aspectos generales que van desde los
antecedentes, poblacin,temas climticos y otros aspectos que se encuentran en
las directrices de proyectos.
La parte de ingeniera toca temas relacionados al proceso de produccin elegido
por los beneficiarios, esta primera parte nos muestra la ruta productiva que
tendrn los proyectos.
El marco lgico es una herramienta de planificacin que facilita el diseo,
ejecucin y evaluacin de los proyectos, esta herramienta permite ordenar la
informacin de un proyecto, de manera que sea: comprensible, posible y medible.
El marco lgico esta diseado de forma vertical y horizontal y para la ejecucin
debe respetar esta misma lgica de manera que puedan lograse los resultados y
objetivos.
Tambin el proyecto tiene un presupuesto que debe estar fuertemente ligado al
marco lgico y para el logro de las actividades y estas a su vez estn codificadas
en rubro y partidas presupuestarias.
Los ejecutores de proyectos tanto en el aspecto tcnico y administrativo financiero
no deben romper la lgica del diseo final de manera que los aspectos tcnicos
guarden una estrecha relacin con el aspecto administrativo financiero muy fuerte
y cumplan con lo que se tiene planteado dentro del proyecto.
Para la ejecucin en el componente tcnico se tienen dos tipos de informes que
son los siguientes: 1) informes de respaldo a la ejecucin del proyecto y 2)
informes tcnicos para descargos. Los informes tcnicos de respaldo a la
ejecucin son informes a) elaboracin de informes tcnicos de consultores, b)
memorias de talleres, c) informe de planillas de avance de obras; para los
informes tcnicos de descargos tenemos a) informes de avance e b) informe final
de proyecto.

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1.1 Informes de respaldo a la ejecucin de proyecto

1.1.1 Informes tcnicos consultoras

Normalmente los tcnicos responsables estn contratados por producto y para
cada pago deben presentar un informe del producto de acuerdo a los Trminos de
Referencia (TDR) y contrato firmado.
El informe debe contener mnimamente el siguiente contenido
Cartula
Resumen
Introduccin
Descripcin de actividades realizadas
Resultados logrados segn indicadores
Conclusin
Recomendaciones
Anexos
Estos informes justifican los gastos realizados por la parte administrativa-
financiera en la ejecucin de los proyectos y deben ir de forma adjunta a los
descargos.
1.1.2 Memorias de talleres
En muchos proyectos se tiene el resultado o componente de capacitacin y
muestran en sus medios de verificacin memorias de talleres, para ser efectivo
este tipo de documentos se tiene que realizar de forma ordenada.
La memoria debe contener mnimamente el siguiente contenido
Cartula
Introduccin
Desarrollo del evento
Conclusiones
Anexos (fotografas, planillas, etc.)
Estas memorias hacen visible los medios de verificacin en los proyectos y
adems se constituyen en el respaldo de la parte administrativa-financiera en la
ejecucin de los proyectos y deben ir de forma adjunta a los descargos.

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1.1.3 Informe de planillas de avance de obras

Las planillas de avance de obra o planillas de pago son planillas

generalmente mensuales en las cuales se detalla el porcentaje de avance fsico
ejecutado de los diferentes tems del proyecto, estos porcentajes estn en funcin
a las cantidades originales del proyecto.
En estas planillas se encuentran las cantidades exactas de ejecucin de
obra, ya que la verificacin de las mismas se las realiza conjuntamente con la
Supervisin de la Obra, estas cantidades ejecutadas multiplicadas por sus
respectivos precios unitarios generan el monto total a facturar por el periodo de la
planilla, un caso frecuente es la devolucin del anticipo que por lo general es del
20 % del costo total de la obra, del monto total ejecutado en el periodo se debe
descontar un porcentaje en funcin a la duracin del proyecto y el cronograma del
mismo.
Este documento se lo presenta en la cantidad necesaria de copias, ya que
algunas obras requieren de Supervisin y Fiscalizacin y se debe presentar a la
entidad ejecutora del proyecto (Prefecturas, Municipios, etc), por esta razn lleva
la firma en el pie de cada hoja de cada componente del proyecto, Director de Obra
o Superintendente de Obra, Supervisin, Fiscalizacin y la entidad financiadora
del proyecto.

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1.2 Informes para descargos

Los informes tcnicos o fsicos descargos respaldan al trabajo que la unidad
operativa y en especial el tcnico de ejecucin. El tcnico responsable de
ejecucin debe enfocar su trabajo reportando informes de tipo tcnico que
acompaan a los informes administrativos-financieros y los tipos de informes son:
informes de avance e informe final.

1.2.1 Informes de avances

Los informes de avance son los que acompaan a los descargos cada vez que
son presentados al FDPPIOYCC.
Los informes de avance tiene 4 partes importantes que son: a) informe a nivel de
actividades, b) informe a nivel de resultados e indicadores, c) Resumen de
ejecusin tcnico financiero y d) actividades, plan de trabajo y cronograma del
siguiente desembolso.

a) Informe a nivel de actividades

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Cuantitativo Cualitativo % Avance

ORGANIZACIN
Act. 1
Act. 2
Act. 3
Act. 4
Act. n
PLANIFICACION
Act. 1
Act. 2
Act. 3
Act. 4
Act. n
CAPACITACION
Act. 1
Act. 2
Act. 3
Act. 4
Act. n
PRODUCCION
Act. 1
Act. 2

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Cuantitativo Cualitativo % Avance

Act. 3
Act. 4
Act. n
COMERCIALIZACION
Act. 1
Act. 2
Act. 3
Act. 4
Act. n
A medida que se va avanzando en la ejecucin de las actividades se debe ir
narrando de forma cuantitativa o cualitativa el avance ejecutado y colocando el %
de avance de forma clara. Ha esta narracin se deben anexar los informes y/o
productos alcanzados de manera que exista una relacin directa con el avance
financiero.

b) Informe a nivel de resultados del proyecto

NOMBRE DE INDICADORES INDICADORES % DE
RESULTADO PLANIFICADO LOGRADOS AVANCE
Organizacin
Planificacin
Capacitacin
Produccin
Comercializacin
De acuerdo al marco lgico la suma de actividades contribuyen al logro de los
resultados en este caso varias actividades contribuirn al logro de los resultados
en este sentido debe guardar una estrecha relacin entre el informe de las
actividades y el resultado.
Es decir varias actividades contribuirn al logro un resultado y se puede medir
mediante el indicador, en este sentido se debe narrar el logro del indicador y
cuantificar en porcentaje de avance.

c) Resumen de ejecucin tcnico-financiero

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DESCRIPCION DE AVANCE AVANCE OBSERVACIONES

RESULTADOS TCNICO (%) FINANCIERO (%) y o COMENTARIOS
RESULTADO 1
RESULTADO 2
RESULTADO 3
RESULTADO 4
RESULTADO 5
RESULTADO N
En este caso se tiene que pasar la informacin porcentual de cada uno de los
resultados logrados y pasar a la informacin en la casilla avance tcnico o fsico y
solicitar al tcnico responsable tcnico de administracin colocar de la misma
manera.

a) Actividades, plan de trabajo y cronograma del siguiente desembolso

En este inciso de debe colocar las actividades segn la descripcin de las
actividades y plan de trabajo punto 4.3.1 y 4.3.2 y cronograma de desembolso 7.7
del proyecto a diseo final aprobado.
Este acpite ser utilizado para solicitudes de desembolsos de los proyectos en
ejecucin y debern utilizar la siguiente matriz.

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MATRIZ PARA NUEVOS DESEMBOLSOS

MESES - AO

NOMBRE DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL.

OBJETIVO
ESPECIFICO (1)

ACTIVIDADES RESULTADO INDICADORES DONDE - REQUERIMIENTO PARTICIPANTES PRESUPUESTO

VERIFICABLES CUANDO
1.
2.
3.

OBJETIVO
ESPECIFICO (2)

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ACTIVIDADES RESULTADO INDICADORES DONDE - REQUERIMIENTO PARTICIPANTES PRESUPUESTO

VERIFICABLES CUANDO
1.
2.
3.

OBJETIVO
ESPECIFICO (3)

ACTIVIDADES RESULTADO INDICADORES DONDE - REQUERIMIENTO PARTICIPANTES PRESUPUESTO

VERIFICABLES CUANDO
1.
2.
3.

Firmas las comisiones y represente legal

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1.2.2 Informes finales

La elaboracin de informefinal est basado en los informes de avance y

deben coincidir en cada uno de ellos, el contenido general de los informes finales
son a) resumen ejecutivo, b) informe por objetivos y resultados, c) relacin entre
avance tcnico y financiero, d) factores externos que han afectado a la ejecucin,
e) perspectivas de lograr los resultados dentro del perodo previsto, efectos e
impactos, efectos y posibles impactos.

a) Resumen ejecutivo
Importantes acontecimientos en la ejecucin del proyecto

Problemas encontrados durante la ejecucin y sus soluciones

Asuntos crticos en la ejecucin del proyecto.

Situacin del proyecto respecto al cronograma para determinar si la ejecucin se

realiza dentro del periodo planificado o si hay atrasos desviaciones al financiador.

b) Informe por objetivos y resultados

En funcin a los informes de avances se tiene que consolidar el informe final de ejecucin
donde plasmaremos los resultados esperados e indicadores que provienen del proyecto
original y en base a ello se debe narrar los resultados esperados logrados en los
desembolsos.

Resultados logrados

Como se explico anteriormente en los informes finales se tiene que consolidar todos los
resultados en un solo cuadro y luego se tiene que verificar los informes de avance y
colocar de forma porcentual en cada uno de los informes de a

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Matriz de elaboracin de informe final

OBJETIVOS % Total avances
INDICADOR RESULTADOS LOGRADOS AVANCES COMENTARIOS
ESPECFICOS

% % % % Total avances
RESULTADO
INDICADOR RESULTADOS LOGRADOS DESEMB DESEMB. DESEM. COMENTARIOS
ESPERADOS:
.1 2 3

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c) Relacin entre ejecucin Tcnica- Financiera

Una vez consolidado la ejecucin en una sola matriz se debe proceder a
relacionar la ejecucin tcnica procesada en esta instancia y la financiera que ser
procesada en el componente administrativo financiero.
Cuadro comparativo entre avance tcnico y financiero
RESULTADO AVANCE AVANCE OBSERVACIONES
ESPERADO TCNICO (%) FINANCIERO (%)

d) Factores externos que han afectado la ejecucin

Aqu se debe narrar todos los factores externos que han afectado a la
ejecucin del proyecto

e) Perspectivas de lograr los resultados dentro del perodo previsto

Aqu se tiene que narrar los factores que coadyuvaron al logro de los
resultados en el periodo previsto estipulado en el proyecto aprobado y
ejecutado.

f) Efectos y posibles impactos

Aqu se debe narrar los efectos fruto de la implementacin del proyecto, y

hacer una aproximacin mas real de los posibles impactos despus de la
inversin del proyecto; en lo posible considerar los impactos social, ambiental y
econmico.

MODELO PARA LA PRESENTACION DE INFORME NARRATIVO EN LA

EJECUSIN TCNICA DE PROYECTO

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PRIMERA PARTE: DATOS GENERALES

Nombre del proyecto
Lnea de Financiamiento:
Organizacin Matriz:
Organizacin Ejecutora:
Descripcin del proyecto

Fecha de Inicio del proyecto

Fecha de Conclusin del Avance Total desde la Fecha de Inicio
proyecto del proyecto
Costo Total del proyecto Financiero Fsico
(%)
N Desembolso Actual Bs.- %
Segn Plan
Fecha de Elaboracin del
Informe

SEGUNDA PARTE: SITUACION ACTUAL, ACCIONES y RESULTADOS.

Descripcin de la Situacin Actual.
Descripcin Indicadores
Planificado Logrado % Avance
Objetivo
Especifico 1
Resultado 1
Resultado 2
Resultado n
Descripcin Logrado cuantitativo Logrado cualitativo % Avance
Resultado 1
Act. 1.
Act. 2.
Act. n
Resultado n

RESULTADOS FINANCIEROS
PRESUPUESTO PLANIFICADOS PRESUPUESTOS EJECUTADOS
1.
2.
3.

PROBLEMAS IDENTIFICADOS DURANTE LA EJECUCION DEL PROYECTO

Problema Acciones de Resultados de la Solucin
Solucin Cualitativos Financieros

Firman las comisiones y representante legal

Finalmente presentamos las matrices preparadas para el seguimiento y
monitorio a los proyectos en ejecucin.

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Dichas herramientas pueden ser llenadas y presentadas al momento del

seguimiento y monitorio de los proyectos en ejecucin, de manera que no se
sufran retrasos en la sistematizacin de la informacin para la emisin de informes
para nuevos desembolsos y cierre del proyecto (ver anexo 1)

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