Listas

1. CONCEPTOS BSICOS

E
de lista.
n esta leccin vamos a ver cmo Excel nos puede ayudar a la
hora de introducir y trabajar con una serie de datos en forma

Las listas permiten almacenar datos en una hoja de clculo.

Podras entender una lista como una base de datos simple, donde las
filas de la hoja de clculo seran los registros de la base de datos y las
columnas constituiran los campos.

En una lista, los datos de los distintos registros se organizar por

filas, mientras que los distintos tipos de informacin estn organizados
por columnas (por ejemplo, en una lista de personas, en una columna
puede estar el nombre, en otra los apellidos, en otra el telfono, etc.).

Las listas que podemos manejar con Excel tienen algunas

caractersticas comunes:

Las celdas de la misma columna tienen datos similares.

Normalmente, en la primera fila estn situados los ttulos de las
columnas.
Las filas de la lista tienen la misma estructura y tienen datos
similares.

Al almacenar los datos en forma de lista, Excel proporciona varias

operaciones para ayudarnos y facilitar el trabajo con la informacin.
Entre las operaciones que podemos hacer con las listas estn:

Organizar los datos para obtener subtotales.

Utilizar un formulario para aadir, editar y eliminar registros
de la lista.
Ordenar la lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica.
Filtrar los datos. Es decir, elegir slo aquellas filas que cumplan
unos determinados criterios.
Crear informes de resumen.
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Otra posibilidad en Excel es convertir un rango de celdas en una

tabla. Esto te puede ayudar a trabajar con los datos, ya que en una
tabla se aaden automticamente listas desplegables para ordenarla o
filtrarla, puedes aplicar un formato predefinido a la tabla, aadir una
fila de totales, etc.

Veremos el trabajo con las tablas ms adelante; ahora vamos a

centrarnos en las caractersticas bsicas de las listas de datos en Excel.

2. AUTOCOMPLETAR

A l introducir una serie de datos en una lista, si Excel reconoce

que ests creando una lista, te ayudar en la introduccin de
los componentes de la misma.

Cuando creamos una lista, normalmente la primera fila representar

las categoras de informacin que se almacenan en esta lista.

Por ejemplo, en una lista de clientes, la primera fila podra estar

compuesta por ttulos como Nombre, Apellidos, Domicilio, etc.; una
lista de libros podra tener los rtulos Ttulo, Autor, Editorial, etc.

Adems, normalmente se suele diferenciar estos rtulos del resto

de la lista. Para ello se puede utilizar un tipo de letra, una alineacin, un
formato o cualquier otra caracterstica que diferencie esta fila del resto.

Al ir introduciendo los distintos registros de una lista, podrs hacer

uso de la capacidad que tiene Excel para autocompletar las entradas
de la lista con las entradas introducidas anteriormente: cuando ests
introduciendo un dato en una celda de la lista, Excel te sugiere las
entradas que hayas hecho anteriormente en la misma columna y que
empiecen por la letra o letras que hayas escrito.

Por ejemplo, si, en la lista anterior te pones en la celda A8 y

escribes la letra L, Excel te sugerir la entrada Lozano Martn para
esta celda. De la misma forma, si te pones en la celda C8 y escribes la
letra A, Excel te sugerir la entrada Albacete.

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Si la sugerencia de Excel es lo que quieres introducir en la celda,

bastar con aceptar esta sugerencia (de cualquiera de las maneras que
permite Excel: , o el botn Introducir ), lo que te evitar
el tener que teclear todo el texto.

Adems, tambin podrs elegir el valor directamente de una lista

formada por los valores que has escrito antes en la misma columna. Esto
te ser de gran ayuda cuando la lista que quieras crear tenga entradas
repetidas en algunas columnas, ya que te evitar el teclearlas cada vez
y facilitar el proceso de introduccin de datos en la lista.

Para acceder a esta caracterstica, muestra el men contextual de

la celda (haciendo clic en ella con el botn derecho del ratn) y elige
Otra forma de
mostrar la lista la opcin Elegir de la lista desplegable. Excel te mostrar la lista
creada por Ex- adecuada para que elijas la nueva entrada de la celda.
cel para cada
columna y
elegir el valor
que queramos
sin necesidad
de teclearlo es
ponerse en la
celda adecua-
da y pulsar
las teclas
+ .

Puedes activar o desactivar esta caracterstica de autocompletar

a travs de la casilla de verificacin Habilitar Autocompletar para
valores de celda, que se encuentra en la categora Avanzadas del
cuadro de dilogo de las Opciones de Excel (accesible desde el men
del Botn de Office ).

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3. FORMULARIOS

E xcel permite mostrar las distintas filas de una lista en un

formulario de datos; es decir, en un cuadro donde cada una
de las columnas es tratada como un campo de la lista.

Mediante este formulario de datos podemos aadir, buscar,

eliminar o cambiar datos de la lista.

El comando que permite mostrar una lista de datos como un

formulario de datos no se encuentra en ninguna ficha de la Cinta de
opciones, pero podemos aadirlo a la barra de herramientas de
acceso rpido. Recuerda que, para esto, debes acceder a la categora
Personalizar del cuadro de Opciones de Excel (desde la opcin Ms
comandos del botn Personalizar barra de herramientas de acceso
rpido o desde el men del Botn de Office ), seleccionar
el comando en la lista de la izquierda y agregarlo a la barra de
herramientas de acceso rpido.

Pues bien, el comando que permite mostrar una lista como un

formulario es el botn Formulario . Si te pones en una celda de
la lista y pulsas este botn, aparecer un cuadro de dilogo con los
distintos campos de la lista y los datos del primer registro.

Ten en cuen-
ta que, para
poder utilizar
un formulario
de datos, la
lista tiene que
tener ttulos de
columna en la
primera fila de
esta lista. Excel
utilizar estos
rtulos o ttu- En la parte izquierda estn los campos que forman los registros de la
los para crear lista. Los campos de datos con valores constantes se pueden editar, mientras
los campos del que los campos con valores calculados (es decir, que su valor se ha calculado
formulario.
con una frmula) simplemente se muestran, no puedes cambiarlos.

Los nombres de los campos se crean a partir de los ttulos de las

columnas de la primera fila de la lista. Si quieres cambiar algn nombre
de campo, tendrs que cambiarlo en la primera fila de la lista.

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Mediante la barra de desplazamiento, situada a la derecha de los

campos del formulario, podemos pasar hacia delante o hacia atrs por
los diferentes registros que hay en la lista.

En la parte superior derecha del formulario se indica el nmero

de registro en la lista. Adems del nmero del registro en el que ests
tambin aparece el nmero total de elementos de la lista.

Luego aparece una serie de botones:

Nuevo: aade un nuevo registro a la lista. Tras pulsar este botn,

debers rellenar los campos, pulsando la tecla al finalizar,
Despus de para que se aada el nuevo registro al final de la lista.
introducir
un criterio, Eliminar: elimina el registro mostrado en el formulario.
los botones
Restaurar: deshace los cambios realizados en el registro.
Buscar ante-
rior y Buscar Buscar anterior: presenta el anterior registro de la lista. Si has
siguiente
slo se mo-
introducido algn criterio de bsqueda, presentar el anterior
vern por los registro que cumpla el criterio.
registros que
cumplan el Buscar siguiente: presenta el siguiente registro de la lista.
criterio. Para Si has introducido algn criterio de bsqueda, presentar el
volver a tener siguiente registro que cumpla el criterio.
acceso a toda
la lista, vuelve Criterios: al pulsar este botn, se transforman los campos del
a pulsar en el formulario en campos donde debes introducir los criterios de
botn Criterios
y despus en bsqueda. Estos criterios pueden ser una cadena de caracteres a
Borrar. igualar o bien una expresin de comparacin.

4. ORDENAR LISTAS

U na de las acciones que se suele realizar con las listas es

ordenar los registros, de forma que sea ms fcil el localizar
y utilizar los datos ms adelante.

Para ordenar una lista, lo primero que tenemos que tener claro
es sobre qu columna de datos haremos la ordenacin. Adems de
introducir el criterio de ordenacin, tambin podemos indicar el orden
en que se realizar: ascendente o descendente.

Ejemplos de ordenacin ascendente son: nmeros del 1 al 9, texto

de la A a la Z, fechas en orden cronolgico (12/02/2007, 23/02/2007,
6/03/2007...), etc. Por otro lado, ejemplos de ordenacin descendente
son: nmeros del 9 al 1, texto de la Z a la A, fechas de la ms actual a
la ms antigua (6/03/2007, 23/02/2007, 12/02/2007...), etc.

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La forma ms rpida de ordenar una lista es ponerte sobre una celda

de la columna por la que quieres ordenar la lista y seleccionar la opcin

Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A del men del botn ,

segn quieras ordenar ascendente o descendentemente.

Dependiendo del tipo de dato de la celda que selecciones, estas

opciones cambiarn, adaptndose a dicho dato. Por ejemplo, si la
columna de la lista contiene nmeros, estas opciones cambiarn a
Ordenar de menor a mayor y Ordenar de mayor a menor, mientras
que, si tiene fechas, las opciones sern Ordenar de ms antiguos a
ms recientes y Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

Al ordenar una lista, Excel detectar la fila de ttulos o rtulos

de las distintas columnas de la lista, y no incluir esta fila dentro de la
ordenacin realizada.

Otra forma de ordenacin, que ampla las posibilidades

de ordenacin de listas, est disponible desde la opcin Orden

personalizado del botn .

En este caso, te tienes que situar previamente en cualquier celda

de la lista. Al seleccionar esta opcin Orden personalizado, Excel
seleccionar automticamente la lista y utilizar la fila de ttulos de
columna para ayudarte a elegir los criterios de ordenacin.
A travs del
botn Opcio-
nes puedes
indicar si en
la ordenacin
se distinguir
las maysculas
de las mins-
culas, o si vas
a ordenar de
arriba a abajo
(es decir, or-
denar las filas
segn los va-
lores de una o En este cuadro de dilogo Ordenar se establecen los criterios de
ms columnas) ordenacin y el orden en que se aplicarn. Tambin puedes indicar si
o de izquierda
a derecha (o existen encabezados en la lista.
sea, ordenar
las columnas Lo primero es indicar la columna que quieres utilizar para realizar
segn los va-
lores de una o la ordenacin. En caso de que no existieran ttulos o rtulos en la lista,
ms filas). en esta lista se indicara Columna A, Columna B, etc.

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Si has aplicado un formato condicional a las celdas de la columna,

en la siguiente lista puedes indicar si quieres ordenar segn el color de
Si seleccionas relleno de las celdas, se color de fuente o su icono, en lugar de por los
Lista persona- valores de las celdas.
lizada como
criterio de
ordenacin, Finalmente, en la tercera lista se indica el criterio de ordenacin.
podras indicar
un orden A veces, los datos del campo elegido como criterio se repiten en
personalizado
para realizar
varios registros de la lista. Es por esto por lo que se tiene la posibilidad
la ordenacin de incluir otros niveles de criterios para precisar ms la ordenacin.
(como ene,
feb, mar...).
Por ejemplo, si tienes una lista con distintas empresas y las
personas que trabajan en ellas, puedes ordenar primero por la empresa
(para agrupar a todas las personas de la misma empresa) y, despus,
ordenar por el nombre de las personas (para que estn ordenadas
alfabticamente las personas dentro de cada empresa).

En este caso, puedes pulsar el botn Agregar nivel e indicar otro

campo o columna y otro criterio de ordenacin. Puedes tener hasta 64
niveles de ordenacin.

Mediante los otros botones del cuadro puedes copiar o eliminar el

nivel de ordenacin seleccionado, as como cambiarlos de orden (los
niveles que estn encima se aplican primero, mientras que los niveles
ms bajos realizan la ordenacin despus).

En la ordenacin de listas tienes que tener cuidado cuando

la columna por la que ordenas tiene nmeros y nmeros con
letras; en esto caso, deberas asignar a todas estas celdas
el formato de texto, ya que, de lo contrario, Excel ordenar
primero los nmeros y luego ordenar los nmeros con texto.

Recuerda que, para poner el formato de texto, puedes acceder al

cuadro de dilogo del Formato de celdas y, en la cha Nmero,
indicar Texto en la lista de la categora. Es importante que
establezcas este formato de texto antes de escribir los datos en
las celdas, para que se realice correctamente la ordenacin.

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Si, una vez has hecho la ordenacin, no te gusta como queda o

quieres volver a como lo tenas antes, puedes deshacerla mediante el
botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido.

5. VALIDACIN DE DATOS

S i los datos que se sitan en la lista van a ser introducidos por

ms de una persona, es conveniente asegurarse de que todos
lo harn de la misma forma.

Con Excel puedes definir las entradas vlidas que puede tener una
determinada celda. Ten en cuenta que esta caracterstica no se utiliza
slo cuando trabajas con listas, sino que puedes validar la informacin
que contiene cualquier celda de la hoja de clculo.

Con la validacin de datos podrs:

Restringir las entradas a las celdas a rangos o tipos de datos

especficos, como nmeros enteros o decimales, horas y
fechas.
Mostrar en las celdas listas desplegables con las posibles
entradas, de forma que el usuario tenga que elegir uno de los
elementos de estas listas desplegables.
Limitar el nmero de caracteres de la celda.
Mostrar mensajes de ayuda o de informacin cuando se
seleccionen celdas o mensajes de error cuando el dato
introducido en la celda sea incorrecto.

Al seguir las reglas a la hora de introducir los datos en una lista,

despus podremos extraer resultados de esta lista de una forma ms
sencilla, ya que nos aseguramos de que todos los datos siguen una
cierta forma o son de un mismo tipo.

Para indicar las reglas de validacin, selecciona la celda o celdas

donde se introducirn los datos que quieres validar y pulsa en el botn
, que est en el grupo de comandos Herramientas
de datos, en la ficha Datos de la Cinta de opciones.

A travs del cuadro de dilogo que aparecer podremos establecer

cules son los valores vlidos de las celdas y, adems, tendremos la
posibilidad de mostrar mensajes que ayuden al usuario a la hora de
introducir estos valores. Incluso podrs mostrar un mensaje de error que
advierta al usuario que ha introducido un valor incorrecto para la celda.

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Ten en cuenta En la ficha Configuracin se indican los valores que se pueden

que la va- introducir en la celda o conjunto de celdas. Puedes indicar la naturaleza
lidacin de
datos slo del dato en la lista Permitir (nmero entero, texto, fecha, etc.), as como
funcionar si caractersticas propias del tipo de informacin permitida (rango de
insertas datos valores permitidos, valor mximo, valor mnimo, fecha mnima, fecha
directamente
en la celda. Si mxima, longitud en caracteres, etc.). Si eliges la opcin Cualquier
insertas datos valor, estars indicando que no hay ninguna restriccin para la celda o
copiando o celdas seleccionadas.
rellenando o
cuando una
frmula calcu-
la un resultado
no vlido,
no se tendr
en cuenta la
validacin de
datos ni apare-
cer el mensa-
je de valida-
cin que hayas
indicado.

Para crear una lista con los posibles valores para la celda, elige la
opcin Lista en el campo Permitir. Podrs indicar los elementos de
la lista escribindolos (separando las distintas opciones con el punto y
coma entre ellas) o bien, si tienes estos valores en la hoja de clculo,
hacer referencia a los mismos.

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De esta forma, al situarnos en la celda, podremos utilizar la lista

desplegable para indicar el valor que introduciremos en la celda.

En la ficha Mensaje de error puedes indicar qu mensaje quieres

que aparezca cuando se intente introducir un valor errneo, es decir,
que no cumpla la condicin de validacin especificada en la ficha
Configuracin. Si no introduces ningn mensaje personalizado, Excel
mostrar el mensaje que tiene por defecto.

En la lista Estilo puedes seleccionar el icono del mensaje que

aparecer y cmo se comportar Excel al introducir datos no
vlidos:

Si seleccionas Grave, aparecer el mensaje y no se permitir

la introduccin de estos datos no vlidos segn la cha
Conguracin.
Si eliges Advertencia, se mostrar un mensaje de advertencia,
pero el usuario podr introducir el dato no vlido en la celda.
Si seleccionas la opcin Informacin, simplemente
aparecer un mensaje informativo, y tampoco se impedir
la introduccin del dato no vlido.

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En la ficha Mensaje de entrada puedes introducir un mensaje

que aparecer en el momento en que se site en dicha celda, antes de
introducir cualquier valor en ella. Por ejemplo, esto te puede servir para
dar instrucciones al usuario acerca de cmo se tienen que introducir los
datos en la celda o el formato que deben seguir estos datos.

Si no quieres que aparezca este mensaje, no tienes ms que

desactivar la casilla situada en la parte de arriba de la ficha.

Ten en cuenta que, si nicamente pones un mensaje entrante, el

usuario podra introducir cualquier valor, ya que no restringimos los
valores que puede tomar la celda, sino que simplemente se incluye un
mensaje que aparece cuando la celda es seleccionada.

Con la validacin de datos Excel permite definir los valores

correctos de una celda, indicando su naturaleza (enteros, fechas,
decimales, etc.) u otras caractersticas (tamao mximo, rango de
valores, etc.), as como la posibilidad de incluir un mensaje que
aparezca en el momento de seleccionar la celda o cuando se introduzca
un valor incorrecto.

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6. EXTENDER FORMATOS Y FRMULAS

P ara acabar la leccin, veremos una caracterstica de Excel que

permite extender el formato y las frmulas utilizadas en una
lista al aadir nuevas filas al final de sta.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja de

clculo en la que hay una lista con seis elementos que mantienen un
mismo formato:

Adems, la ltima columna obtiene su valor a partir de una sencilla

frmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por 40,25. Esta
frmula es la misma para toda la columna D.

Para que se Si ahora quieres continuar aadiendo elementos a la lista, lo lgico

pueda aplicar es que quieras que se mantenga tanto el formato como la frmula de la
la caractersti-
ca de extender ltima columna.
el formato, al
menos tres de Excel tambin piensa de la misma forma, por lo que, al aadir
las anteriores
cinco filas de nuevos datos en la fila de debajo de la lista (en este caso, la fila 8),
la lista deben aplicar el formato de las filas anteriores en esta fila. Adems, tambin
tener el forma- extender la frmula de la columna D, por lo que, en la celda D8
to y las frmu-
las que quieres se pondr automticamente la frmula adecuada, sin necesidad de
extender. Si no escribirla ni copiarla.
es as, Excel no
extender el
formato ni las De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene
frmulas. la coherencia con el resto de sus elementos.

Puedes activar o desactivar esta caracterstica de Excel a travs

de la casilla de verificacin Extender formatos de rangos de datos y
frmulas, en la seccin Opciones de edicin de la categora Avanzadas
del cuadro de las Opciones de Excel.

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