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Evidencia 2: Informe sobre los procedimientos seguidos en la seleccin de

las variables para generar indicadores.

Elabore un informe sobre los procedimientos seguidos en la seleccin de las


variables para generar indicadores.

Para ello tenga en cuenta los siguientes puntos:

Consultar los documentos Indicadores de gestin de mercadeo.


Flujograma clculo de indicadores de gestin, Indicadores de gestin
mesa redonda y el instructivo para construir indicadores, (Material de
formacin).

Revisar las estrategias seleccionadas en el Plan de mercadeo elaborado en


la Actividad de aprendizaje 8.

Esta evidencia debe enviarse en formato de Microsoft Word, Excel o PDF a travs
de la plataforma Virtual de Aprendizaje, as:

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1. Construccin de los Indicadores

Las siguientes son actividades propuestas para lograr estructurar un sistema


de indicadores dentro de la organizacin:

a) Identificacin y/o revisin de: Misin, Objetivos Estratgicos; Usuarios o


Beneficiarios, Productos o Servicios.
b) Establecer medidas de desempeo claves: (Revisar tipologa indicadores)
c) Asignar Responsabilidades (De acuerdo a cada nivel de la organizacin)
d) Establecer referentes comparativos
e) Construir frmulas
f) Validar los indicadores
g) Comunicar e Informar

2. Qu puede ser controlado con los indicadores?

Procesos
Productos
Resultados intermedios
Resultados finales y su impacto

Para la construccin de indicadores es necesario hacer una reflexin profunda


de la organizacin dando respuesta a las siguientes preguntas:

Qu se hace?

Con esta pregunta se pretende que la entidad describa sus actividades


principales que permiten cumplir con la razn de ser por la cual fue creada.

Qu se desea medir?

Debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que se consideren


prioritarias. Para ello se trata de establecer una relacin valorada (por ejemplo,
de 0 a 10) segn el criterio que se establezca que permita priorizar todas las
actividades. En esta reflexin puede analizarse bajo el tiempo dedicado por el
personal de la organizacin en cada actividad, dado que resulta recomendable
centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del esfuerzo.

Quin utilizar la informacin?


Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los
destinatarios de la informacin, ya que los indicadores deben definir
sustancialmente en funcin de quin los va a utilizar.

Cada cunto se debe medir?

En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea


obtener la informacin. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de
la informacin, los indicadores habrn de tener una u otra frecuencia temporal
en cuanto a su presentacin.

Con qu se compara?

Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o


resultado, que pueden ser tanto internos a la organizacin, como externos a la
misma y que servirn para efectuar comparaciones.

3. Ciclo bsico para el proceso de construccin de indicadores

Una vez resueltas las preguntas anteriores es posible proceder con los pasos
planteados en para el proceso de construccin de indicadores como sigue:

3.1. Identificacin y/o Revisin de Productos y Objetivos que sern medidos

Este primer paso responde a la pregunta: Cules son los productos


estratgicos y objetivos que sern evaluados? Este ser el punto de partida
para asegurar la coherencia de los indicadores que se pretende construir, su
anlisis definir el tipo de medicin y los esfuerzos necesarios para obtener la
informacin, pero cmo determinar lo que se considera estratgico para la
organizacin, este interrogante se ilustra a travs de las siguientes
caractersticas:

Es el principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a


un usuario externo.

La provisin de un producto estratgico o relevante es responsabilidad de la


institucin ya sea en forma directa o subcontratado.

La demanda de los usuarios de productos estratgicos es continua,


sistemtica, permanente y cautiva.

Los recursos que se consumen en la generacin de un producto estratgico


son importantes, ya sea como porcentaje del presupuesto destinado a la
provisin del servicio, o bien por el porcentaje de funcionarios afectados a la
provisin del servicio.

En este punto es importante as mismo precisar las metas asociadas a dichos


objetivos; una meta se define como la expresin concreta y cuantificable de
los logros que la organizacin planea alcanzar en el ao (u otro periodo de
tiempo) con relacin a los objetivos estratgicos previamente definidos; para
su identificacin se debe tener en cuenta:

Abarcar el conjunto de dimensiones de desempeo de la gestin: eficiencia,


eficacia, calidad y economa.

Debe estar definida con base a la generacin de compromisos internos, por lo


tanto su cumplimiento no debe depender de otras entidades o de factores
exgenos.
Deben tener un componente de realismo, es decir que puedan ser alcanzadas
con los recursos humanos y financieros disponibles.

3.2. Establecer medidas de desempeo claves

Para este paso se responde a la pregunta: Cuntos indicadores construir? El


nmero y tipo de indicadores depender de los objetivos determinados para la
evaluacin de las caractersticas de la entidad y del nivel de la organizacin
que se pretendan desarrollar. En general, los criterios para decidir el nmero de
indicadores tienen que ver con los siguientes aspectos:

El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar


a lo esencial, que permita captar el inters de los diferentes usuarios a los
cuales va dirigido.

Que cubran los diferentes procesos de la organizacin: estratgicos,


misionales y de apoyo.

Que cubran las dimensiones del desempeo de manera integrada: eficiencia,


eficacia, efectividad y economa.

Que permitan conocer el desempeo de los procesos resultados


intermedios, donde a travs del monitoreo o seguimiento se trata de verificar
si lo que se est realizando es conforme con el plan de accin establecido con
anterioridad, con el fin de identificar debilidades, demoras, etc.

Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir


indicadores de calidad, que posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la
oportunidad del producto final.
3.3. Asignar las responsabilidades

En concordancia con el punto anterior, donde se menciona que los indicadores


se desarrollan a lo largo de la entidad, en todos los niveles y dado que se
asocian a los resultados sobre los productos/servicios de cada nivel, se incluyen
entonces los directivos o lderes a cargo que son responsables por ellos. Por lo
que el paso siguiente a la identificacin de lo que se medir es establecer las
responsabilidades institucionales para el cumplimiento en el manejo de la
informacin, tanto para alimentar el indicador como para su anlisis y
presentacin de resultados.

3.4. Establecer referentes comparativos

El referente comparativo se encuentra asociado al punto 1, en el se


establecieron las metas asociadas a los objetivos que se pretenden medir, por
lo que un primer referente lo constituye lo planeado por la entidad; sin
embargo, tambin es posible establecer un referente respecto de otras
entidades similares o comparables o respecto de datos histricos, todo
depender de las necesidades planteadas desde los objetivos iniciales.

3.5. Construir frmulas

La construccin de la frmula debe asegurar que su clculo obtenga


informacin de las variables que se estn tratando de medir, es decir el
resultado del indicador.

Se sugiere la siguiente estructura bsica para el indicador y la respectiva hoja


metodolgica:
Estructura Bsica de un Indicador

Objetivo. Sealar el para qu se establece el indicador y qu mide.

Definicin. Debe ser simple y clara, e incluir adems solo una caracterstica.

Responsabilidad. Indica el proceso dueo del indicador y, por lo tanto, los


responsables de las acciones que se deriven del mismo.

Recursos. De personal, instrumentos, informticos, entre otros.

Periodicidad. Debe ser la suficiente para informar sobre la gestin.

Nivel de referencia. Pueden ser metas, datos histricos, un estndar


establecido, un requerimiento del cliente o de la competencia, o una cifra
acordada por consenso en el grupo de trabajo.

Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qu punto se llevar a cabo la


medicin, al inicio, en una etapa intermedia o al final del proceso.

Grfico 1. Ejemplos de estructura de un indicador


Fuente: Departamento Nacional de Planeacin (DNP). Gua metodolgica para
la formulacin de indicadores. 2009

Hoja Metodolgica del Indicador

La siguiente Hoja Metodolgica sugerida se constituye en un instrumento que


permite identificar los factores importantes al documentar un indicador. Tales
como entidad, proceso, objetivo, frmula, variables, unidad de medida, metas,
entre otros aspectos.
Grfico 2. Hoja Metodolgica del Indicador
Fuente: Universidad del Quindo. Sistema Integrado de Gestin, 2011.
Para el diligenciamiento se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

Identificacin ficha tcnica (cdigo, versin, fecha): Permite asignar un


cdigo, fecha de creacin y versin de la ficha, en caso de posteriores ajustes a
la misma. Corresponder o se asignarn de acuerdo al sistema de gestin
documental o del sistema de gestin de la calidad de la entidad.

Nombre del proceso: Identifica el nombre del proceso al cual corresponde el


indicador.

Tipo de proceso: Se establece si se trata de un proceso Estratgico, Misional,


de Apoyo o de Medicin y Anlisis.

Objetivo del proceso: Identifica el objetivo del proceso al cual corresponde el


indicador.

Procesos que suministran informacin y datos al indicador: Se debe


establecer la fuente de los datos, con el fin de que el responsable conozca de
dnde se alimenta el indicador, seala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene
la informacin para el clculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de
informacin, resultados encuestas del cliente externo, interno, verificacin del
servicio y control de visitantes.

Responsable de calcular: Identifica el responsable de alimentar los datos


necesarios para el anlisis posterior de la informacin.
Responsable de analizar: Identifica el responsable de realizar el anlisis de
la informacin (si aplica, ya que el responsable de calcular podra ser el mismo
responsable de analizar la informacin).

Usuarios de la informacin recolectada y analizada: Se determina si


existe ms de un usuario que requiera hacer uso de la informacin del
indicador.

Objetivo del indicador: Seala el para qu se establece el indicador y qu


mide.

Tipo de indicador: De acuerdo a la tipologa de los indicadores: Eficacia,


Eficiencia, Efectividad, Economa.

Frmula del indicador: Frmula matemtica utilizada para el clculo del


indicador.

Frecuencia de la recoleccin: Se determina cada cunto tiempo se debe


hacer recoleccin de los datos para alimentar el indicador.

Frecuencia del anlisis: Se determina cada cunto tiempo se debe realizar el


anlisis de los datos recolectados.

Fuente de datos: Se relaciona con los procesos que suministran informacin


o datos al indicador, en este punto sin embargo se hace necesario precisar si
provienen de un sistema de informacin, encuestas, registros histricos fsicos
de la entidad u otros que existan y den soporte a la informacin que alimenta
el indicador.
Escala: Magnitud de referencia para la medicin. Ejemplo: Porcentaje,
Cantidades Totales.

INFORMACIN PARA EL ANLISIS

Este espacio permite ir alimentando el indicador con los datos necesarios y al


final del periodo determinado ser posible determinar el anlisis
correspondiente de acuerdo a la informacin que arroja el indicador. Incluye:

Meta del periodo: Es el valor que se espera alcance el indicador.

Valor numerador/Valor denominador/Resultado: Datos que alimentan el


indicador y se van mostrando grficamente en la parte superior.

% de cumplimiento: Permite comparar los resultados respecto de la meta.

Anlisis y Observaciones: Consideraciones respecto de los resultados


arrojados por el indicador.

Acciones de Mejora: En caso de que los resultados no sean los esperados o


no se estn alcanzando las metas propuestas, podr plantearse acciones
puntales de mejora dependiendo del caso.

3.6. Validar Indicadores


La etapa de validacin, es muy importante, ya que deben permitir asegurar su
transparencia y confiabilidad del indicador para que se constituya en una
herramienta para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas. Para poder
realizarla a continuacin se determina un conjunto de criterios, sobre los cuales
se deben examinar los indicadores para analizar su coherencia y la capacidad
de cumplir los fines para los cuales fueron construidos.

Cuadro 1. Criterios de validacin para la construccin de indicadores

CRITERIO DESCRIPCIN

Pertinencia Debe referirse a los procesos y productos esenciales que


desarrolla cada institucin para reflejar el grado de
cumplimiento de sus objetivos institucionales. La medicin de
todos los productos o actividades que realiza la institucin
genera una saturacin de informacin, tanto en la
organizacin como fuera de esta.

Relevancia Asegurarse de que estoy midiendo los objetivos vinculados a


lo estratgico. Cuando se trata de organizaciones que tienen
ms de un producto o servicio, es conveniente desarrollar un
conjunto de indicadores globales que represente su accionar
estratgico vinculado a su misin.

Homogeneidad Este criterio implica preguntarse cul es la unidad de producto


(atenciones mdicas, asesoras legales, visitas inspectivas,
etc.) y, ms importante, procurar que dichas unidades de
producto sean equivalentes entre s en trminos de los
recursos institucionales que consumen (horas hombre,
cantidad de insumos materiales, etc.). Si no se da la
equivalencia para alcanzar las metas se tender a ejecutar
solo las acciones que demandan relativamente menos
recursos, postergando o anulando las ms costosas o
complejas, que a menudo son las que tienen un mayor
impacto sobre la gestin institucional.

Independencia Los indicadores deben responder en lo fundamental a las


acciones que desarrolla y controla la institucin o a las
variables del entorno que se vean afectadas directamente por
esas acciones. No puede estar condicionado a factores
externos, tales como la situacin general del pas, la labor
legislativa del parlamento o la actividad conexa de terceros
(pblicos o privados).

Costo La obtencin de la informacin para la elaboracin del


indicador debe ser a costos que tengan correlacin con los
recursos que se invierten en la actividad.

Confiabilidad Digno de confianza, independiente de quien realice la


medicin. En principio la base estadstica de los indicadores
debe estar en condiciones de ser auditada por las autoridades
de la institucin y examinada por observadores externos.

Simplicidad y Existe una tensin entre ambos criterios: se deben cubrir los
Comprehensivi aspectos ms significativos del desempeo, pero la cantidad
dad de indicadores no puede exceder la capacidad de anlisis de
los usuarios, tanto internos como externos. Los indicadores
deben ser de fcil comprensin, libre de complejidades.

Oportunidad Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del


tipo de indicador y de la necesidad de su medicin y difusin.

Focalizado en Focalizado en reas susceptibles de corregir en el desempeo


reas de los organismos pblicos, generando a la vez
controlables responsabilidades directas en los funcionarios y el personal.

Participacin Su elaboracin debe involucrar en el proceso a todos los


actores relevantes, con el fin de asegurar la legitimidad y
reforzar el compromiso con los objetivos e indicadores
resultantes. Esto implica adems que el indicador y el objetivo
que pretende evaluar sea lo ms consensual posible dentro de
la organizacin.

No Debe ser nico y no repetitivo


redundancia

Fuente: Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico. Comisin Econmica


para Amrica Latina y el Caribe (Cepal). Santiago de Chile. Noviembre de 2005.
3.7. Comunicar e Informar

Es importante precisar que los indicadores pueden ser utilizados para


diferentes propsitos, dependiendo del objetivo de la evaluacin, el mbito en
que se realiza y los usuarios a los que se dirige, por lo que para la
comunicacin de los resultados es necesario tener en cuenta que los
indicadores no siempre podrn dar cuenta en forma integral del desempeo
institucional, requirindose de otros antecedentes complementarios para esto,
lo que refuerza un uso prudente de esta informacin, razn por la cual se hace
necesario trabajar bateras de indicadores, que permitan desde diferentes
puntos de vista realizar el anlisis de la situacin y las medidas correctivas de
ser necesario.

As mismo es necesario enfocar la comunicacin de acuerdo a los interesados,


si los resultados estn orientados a la rendicin de cuentas a la ciudadana, su
presentacin exige en lo posible un componente educativo, un lenguaje
sencillo y entendible, para que puedan cumplirse con las expectativas de
dichos usuarios frente a la informacin suministrada.

Por su parte, los informes para la Alta Direccin o Gerencia, requiere una
periodicidad frente a la presentacin de informes, de modo tal que pueda dar
una lnea base para el anlisis o una continuidad de los procesos para efectos
de una acertada toma de decisiones.