UNIVERSIDAD AUTONOMA DE QUERETARO

Salvador allende Escuela de bachilleres

Margarito Rivera Cruz

Expediente: 220326
Grupo 2-1
INFORMATICA 2
Joaqun Roldan Jimnez

Apuntes de clases unidad de competencia #1

BASES DE DATOS
 Margarito Rivera Cruz
Grupo: 2-1 Exp: 220326

UNIDAD DE COMPETENCIA #1. BASE DE DATOS

INDICE:

Contenido

1.-Creacion de bases de datos...............................................................................1

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO............................................................1
2.- Creando e insertando datos en tablas.....................................................................2
3.- para crear un informe a travs de una tabla............................................................3
5.- vista de diseo........................................................................................................5
6.- Regla de validacin y mascara de entrada.............................................................5
7.- consultas................................................................................................................. 7
8.- Crear informes con consultas..................................................................................8
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Bases de datos. Access

1.-Creacion de bases de datos
Para empezar a trabar en Access primero que nada tenemos
que localizarlo dentro desde nuestra computadora. Para abrir
Access tienes que:

1) Ir al inicio>todos los programas

2) Buscar la carpeta de Microsoft office
3) Localizar el icono y el nombre de Access

Una vez teniendo nuestro programa de datos abierta

crearemos nuestra base de datos:

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO

1. Inicie Access.
2. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, haga clic en Base
de datos en blanco.

3. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo

en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica ninguna extensin,
Access la agregar. La ubicacin siempre es predeterminada

Para cambiar la ubicacin del archivo, haga clic en Examinar, situado

junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicacin y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca

(denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos.

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5. Access sita el cursor en la primera celda vaca de la

columna Agregar nuevo campo.

2.- Creando e insertando datos en tablas

Insertar datos en Access es un poco parecido a hacerlo en Excel.
Solamente que aqu las celdas se convierten en campos y en estos
campos se pueden manejar distintos tipos de datos como por ejemplo:

1) texto
2) Fechas
3) Nmeros
4) Auto-numeracin
5) Moneda
6) Si/no
7) Etc

Como Access se utiliza fundamentalmente para crear tablas con ciertas

cantidades de datos. Es fundamental tener dichos datos bien
controlados o listo para ser encontrado.

Estos datos comnmente tienen su columna correspondiente para cada

dato y una fila la cual se le atribuye a los datos que son
correspondientes a otro.

La tabla al principio solo contiene un campo que nos marca como ID que
sera la forma de identificar el dueo o al que se le atribuyen el resto de
los datos.

Este campo por default no lo da como auto-numrico y nos sirve para

crear una lista de lo que sea. Para dar un ejemplo pondremos un id como
un numero que identifique a una persona como por ejemplo el nmero

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40 en la fila del banco. Del cine etc. al insertar un nuevo campo ala
derecha del id podremos poner un Nombre al cliente dicho

Al siguiente podremos poner la pelcula o la transaccin que har y as...

Podremos ir llenando nuestra tabla

Para insertar un campo es muy sencillo. Dentro de nuestra hoja parece

la accin de insertar nuevo campo. Basta con agregarle un nombre y
listo podremos ir poniendo ms datos.

Podremos crear ms tablas dependiendo de lo que nuestro trabajo

requiera. Siguiendo con el ejemplo del cine, en otra tabla podemos
poner el horario y los nombres de las pelculas que se exhiben tal da

Al tener un listado de datos podemos crear un informe en el cual nos

aparezcan todos. Con esto podremos informar de todo nuestro registro
de datos.

3.- para crear un informe a travs de una tabla

En nuestra ventana buscamos el men crear>informe> y podemos
solamente si nuestro informe queramos que contenga todos los datos de
nuestra tabla podemos poner la opcin informe. Pero si queremos
seleccionar solo unos datos o agregar y quitar cosas nos basamos en la
opcin de asistente para informes as podemos no solo crear un informe
si no darle un formato especifico.

4.- Relaciones
las reaciones las ocupamos dentro de Access como una ayuda para
tener varias tablas con datos que se podran enlazar a una sola pero que
en si la queremos por separado.

Para una relacin se necesita tener minimo un dato en ambas tablas

repetido es decir un numero de usuario cliente o siguiendo el ejemplo de
nuestras tablas del cine que pelcula se vera.

Si en una tabla ponemos el nombre de cliente y la pelcula que vera en

la otra podemos tener la pelcula y que horarios se estrena o se exhibe

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Ahora que tenemos nuestra tabla podemos hacer una relacin. Es muy importante
verificar que nuestras tablas contengan en el dato repetido (el importante para
nuestra relacin) tenga el mismo tipo de dato por ejemplo en esta caso ambos son
texto y esta igual escrito en ambas se tiene que verificar el tamao y ms
caractersticas que veremos ms adelante.

Ya que tenemos listas nuestras tablas. Podemos crear nuestra relacin para ello
tenemos que seguir los siguientes pasos

1) Ir al men Herramientas de bases de datos

2) Seleccionar relaciones
3) Insertar nuestra ambas tablas
4) Desde la primera arrastra el dato (id) a la segunda y soltar
para crear relacin
5) Si los datos son exactos como en el ejemplo(exactos en el
sentido de que solo existen uno para uno) se puede activar
exigir integridad referencial.. actualizar y eliminar.. dentro de la
relacin

Si se ha hecho la relacin correctamente debe quedar asi:

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Ahora veremos la utilidad de las relaciones. Regresemos a nuestras tablas. Se

ver un cambio una pequea pestaa del lado derecho. Ahora si presionamos el
signo de + podremos ver como se enlazan los datos de esta manera:

La mayor forma de ver el enlace aqu es abrir nuestra tabla de pelculas para ver a
qu hora y que persona entro o entrara en dicha pelcula

Aqu podremos observar que en la pelcula el vengador fantasma entrara e

sujeto Antonio y en el horario que entrara. As podremos con 3 tablas existentes
enfocarnos en una solo y los datos que necesitamos estarn ms a la mano

5.- vista de diseo

La herramienta vista de diseo nos ayuda para modificar ms fcil y

directamente una tabla. Ah podremos modificar el estilo de dato del

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campo. As como tambin el tamao del campo o como tambin cuantos

datos puede contener nuestra tabla. Esto podemos realizar con varias
herramientas como con una lista de validacin o una mscara de
entrada as podemos insertar solo los datos y solo los que necesitemos
sin errores que pueden ser fundamentales para nuestras relaciones,
consultas e informes que aplicare ms adelante

Abrir la vista de diseo

Para abrir la vista de diseo: ir al men inicio> vista> vista de diseo

veremos algunas herramientas que podremos activar en esta vista

6.- Regla de validacin y mascara de entrada

Las reglas de validacin las podemos utilizar para en un cierto campo por ejemplo un
campo especfico a un cdigo mediante un numero que nunca se repiten pero debe tener
el mismo nmero de dgitos y as no equivocarnos a la hora de insertar nuestros datos:

Para crear una regla de validacin:

Para un ejemplo de una regla de validacin ingresaremos a nuestra tabla de clientes de

cinne un campo donde contenga un folio del boleto obtenido y as poder aplicar nuestra
regla que contenga 5 dgitos de folio

Siendo as insertaremos en nuestra tabla un campo que diga folio y

activaremos la regla desde nuestra vista de diseo.

Insertaremos un campo llamado folio y cambiaremos el tipo de datos en

numeracin.

Ahora en las caractersticas del campo buscaremos la opcin regla de

validacin la cual ya haba dicho nos ayuda para poner un valor
predeterminado en dicho campo. Si no tenemos un valor especfico en
mente pondremos solo nuestra regla para un cierto nmero de
caracteres ayudndonos con la palabra como y entre comillado signos
de cuestin (5 en este caso) quedando del campo as

Regla de validacin --->>>>> Como ????? ahora lo vernos en

nuestra vista de diseo

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Podemos ver en la imagen

como esta seleccionado el
campo de folio ahora con el
tipo de datos como
numeracin

A aqu en la regla de
validacin como esta la
explesion antes descrita

En la mascar de entrada
podemos poner 5 ceros
--> 00000 para que nos
de esos valores de entrada y se delimite de igual forma nuestro espacio
de caracteres

Ahora pondremos aprueba nuestra regla de validacin introduciendo

apropsito caracteres de mas en nuestro campo folio para ver la
reaccin de la regla

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Como podemos ver en la imagen al insertar ms caracteres de los

debidos e intentar cambiar de celda nos muestra un recuadro mostrando
que nuestros valores no son valido por qu no son 5 caracteres. Para
poder cambiar de casilla tendremos que hacer valida nuestra regla
ahora verificando y obteniendo un valor adecuado. As quedara
comprobada y aplicada nuestra regla

7.- consultas

Una consulta simplemente es un paso ms de la relacin en ella se muestran nuestros

datos enlazados mediante la relacin. Sin una previa relacin nuestra consulta nuca
resultara como se espera.

Al tener nuestra relacin podremos crear nuestra consulta para ver ms a fondo nuestros
datos.

Para crear una consulta:

1) Ir al men crear
2) Ir al asistente para consultas
3) En el primer paso elegir los datos de ambas tablas los cuales querremos en
nuestra consulta.
4) Seguir con el formato en el asistente
5) Dar finalizar

Aqu podemos observar que todos nuestros datos aparecen en una sola tabla pero
quedando claro nunca dejando del lado la relacin entre los datos debido al id en realidad
es bastante fcil solo teniendo en cuenta que la relacin y los datos siempre estn en
correcta proporcin.

8.- Crear informes con consultas.

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Un informe como anterior mente haba dicho es un listado final de

nuestros datos requeridos y siguiendo de nuevo nuestro ejemplo nos
servira para dar un informe de las personas que asistieron al cine y que
personas fueron y hasta podra darnos lo ingresos de dicho da una ves
teniendo la consulta solo basta

Para crear un informe:

1) Ir al men crear
2) Seleccionar informe

Una vez hecho esto se obtendr un informe de todo lo respecto a

nuestros datos adquiridos y lo que faltara hacer es darle un acomodo a
estos y un formato ahora solo para modificar y dar una buena
presentacin. As quedara el informe del ejemplo:

Para mas practica intentar observar mi ejemplo: ejemplo apuntes.accdb

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