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DE
Introduccin:
Este material est diseado para ayudar a los usuarios que
manejan nuestro sistema
CONTPAQi BANCOS. Incluye entre otros temas,
informacin de lo que usted necesita conocer para iniciar a
utilizar nuestro sistema bancario.
CONTPAQ i BANCOS es el sistema con el que su dinero
siempre est a la vista, ya que le ayuda a controlar sus
ingresos y egresos y a integrar la informacin de sus
comprobantes fiscales digitales, facilitando la
administracin de sus cuentas bancarias y el flujo de
efectivo.
Este manual es un suplemento al Manual Electrnico de
capacitacin que se encuentra integrado en su sistema, por
lo cual no es una sustitucin de dicho manual, sino una gua
prctica del mismo.
INDICE
CAPITULO 1 ..................................................................................................................................... 1
1.1. Ejecutando el programa por primera vez ........................................................................ 1
1.2. Ventana de ingreso al sistema ........................................................................................ 1
1.3. Ingreso al sistema ............................................................................................................ 2
1.4. Creando una empresa ..................................................................................................... 3
1.5. Guardando configuracin de la empresa ........................................................................ 7
1.6. Catlogo de Empresas ..................................................................................................... 7
1.7. Cerrando la aplicacin ..................................................................................................... 8
CAPITULO 2 ..................................................................................................................................... 9
2.1. Redefinir una empresa creada ...................................................................................... 10
2.1.1. Pestaa Generales ..................................................................................................... 10
2.1.2. Pestaa 2 Fechas y periodos ..................................................................................... 11
2.1.3. Pestaa 3 Cuentas y su estructura ............................................................................ 12
2.1.3.1. Manejo de cuentas (1) ........................................................................................... 12
2.1.3.2. Estructura de las cuentas (2) ................................................................................. 13
2.1.3.3. Segmento de negocios (3) ..................................................................................... 13
2.1.3.4. Cuenta de flujo de efectivo (4) (Cambiar) ............................................................. 14
2.1.4. Pestaa 4 Plizas y su captura ................................................................................... 14
2.1.4.1. Periodos abiertos (1) ............................................................................................. 15
2.1.4.2. Manejo de plizas y movimientos (2) .................................................................... 15
2.1.4.3. Captura rpida (3) ................................................................................................. 16
2.1.4.4. Presupuestos (4) .................................................................................................... 16
2.1.5. Pestaa 5 IVA ............................................................................................................. 16
2.1.6. Pestaa 6 Documentos bancarios ............................................................................ 17
2.1.6.1. Configuracin General 1 ........................................................................................ 17
2.1.6.2. Ejercicios y periodos bancarios 2 ........................................................................... 18
2.1.6.3. Presupuestos por categoras 3 .............................................................................. 18
2.1.6.4. Leyenda para abono en cuenta del beneficiario 4 ................................................ 18
2.1.6.5. Conciliacin bancaria 5 .......................................................................................... 18
2.1.6.6. Interfaz a la empresa comercial 6 ......................................................................... 18
2.1.7. Pestaa 7 Correo ....................................................................................................... 18
2.1.8. CSD/FIEL .................................................................................................................... 19
2.2. Configuracin del da de trabajo ................................................................................... 19
2.3. Cambiar periodo y ejercicio ........................................................................................... 20
2.4. Tipo de documento ....................................................................................................... 20
2.5. Conceptos ...................................................................................................................... 21
2.6. Cargar Conceptos de IETU ............................................................................................. 21
2.7. Cargar diarios especiales ............................................................................................... 22
2.8. Cargar tipos de plizas .................................................................................................. 22
2.9. Cargar segmentos de negocios ...................................................................................... 23
2.10. Cuentas de gastos y retenciones ............................................................................... 23
2.11. Monedas .................................................................................................................... 24
2.12. Tipos de cambio ........................................................................................................ 25
CAPITULO 3 ................................................................................................................................... 25
3.1. Control de gastos Visin general ................................................................................ 25
3.2. Control de gastos- Ejecucin de reportes ..................................................................... 28
CAPITULO 4 ................................................................................................................................... 29
4.1. Contabilidad .................................................................................................................. 30
4.2. Catlogo de cuentas ...................................................................................................... 30
4.3. Creacin de cuentas ...................................................................................................... 30
4.4. Pre plizas ..................................................................................................................... 32
4.5. Bajar plizas .................................................................................................................. 35
4.6. Cargar plizas ................................................................................................................ 36
4.7. Contabilizacin masiva de documentos ........................................................................ 36
4.8. Desglose masivo de causacin de IVA ........................................................................... 38
CAPITULO 5 ................................................................................................................................... 40
5.1. Catlogos ....................................................................................................................... 40
5.2. Beneficiarios/Pagadores ................................................................................................ 40
5.2.1. Pestaa 1 Generales .................................................................................................. 41
5.2.2. Pestaa 2 Fiscal ......................................................................................................... 42
5.2.3. Pestaa 3 Contabilidad .............................................................................................. 43
5.2.4. Pestaa 4 Datos Adicionales ..................................................................................... 43
5.3. Importacin de clientes/ proveedores de Adminpaq ................................................... 43
5.4. Cuentas bancarias ......................................................................................................... 44
5.4.1. Pestaa 1 Datos Generales ........................................................................................ 45
5.4.2. Pestaa 2 Contabilidad .............................................................................................. 46
5.4.3. Pestaa 3 Comercial .................................................................................................. 47
5.4.4. Pestaa 4 Saldos ........................................................................................................ 47
5.4.5. Pestaa 5 Titulares .................................................................................................... 47
5.4.6. Pestaa 6 Formatos ................................................................................................... 48
5.4.7. Pestaa 7 Datos Adicionales ..................................................................................... 48
5.5. Saldos de cuentas bancarias .......................................................................................... 48
5.6. Cuentas agrupadoras .................................................................................................... 49
5.7. Categoras ...................................................................................................................... 50
5.8. Presupuestos por categoras ......................................................................................... 51
5.9. Bancos ........................................................................................................................... 51
CAPITULO 6 ................................................................................................................................... 52
6.1. Documentos .................................................................................................................. 53
6.2. Cheques ......................................................................................................................... 53
6.2.1. 1 Documentos pagados ............................................................................................. 54
6.2.2. 2 Categoras ............................................................................................................... 54
6.2.3. 3 Otros datos ............................................................................................................. 54
6.3. Egreso ............................................................................................................................ 55
6.4. Ingresos ......................................................................................................................... 57
6.5. Ingreso No depositado .................................................................................................. 59
6.6. Depsitos ....................................................................................................................... 60
6.7. Flujo de Efectivo ............................................................................................................ 62
6.8. Calendario Financiero .................................................................................................... 62
6.9. Conciliacin Bancaria .................................................................................................... 63
CAPITULO 7 ................................................................................................................................... 65
7.1. Reportes ........................................................................................................................ 66
7.2. Auxiliar de bancos ......................................................................................................... 66
7.3. Auxiliar de bancos cuenta agrupadora .......................................................................... 66
7.4. Auxiliar por beneficiario/pagador ................................................................................. 67
7.5. Saldos mensuales por categora .................................................................................... 67
7.6. Comparativo real vs presupuestado .............................................................................. 68
7.7. Conciliacin bancaria ..................................................................................................... 68
CAPITULO 8 ................................................................................................................................... 69
8.1. Extras y Utileras ............................................................................................................ 70
8.2. Usuarios ......................................................................................................................... 70
8.2.1. Dar de alta a un nuevo usuario ................................................................................. 70
8.2.2. Usuarios Conectados ................................................................................................. 72
8.3. Utileras ......................................................................................................................... 73
8.3.1. Reconstruccin de saldos .......................................................................................... 73
8.3.2. Reconstruir dgitos del nmero de cheque ............................................................... 74
8.3.3. Mantenimiento a la base de datos ............................................................................ 75
8.3.4. Saldo cero a la base de datos .................................................................................... 75
8.3.5. Reconstruir asociacin en el ADD .............................................................................. 76
8.4. Cambio de idioma ......................................................................................................... 77
CAPIT ULO 1
1.1. Ejecutando el programa por primera vez
Para accesar al sistema, con el mouse se debe dar doble
clic al icono de:
CONTPAQi BANCOS
Para crear una empresa hay que seguir los siguientes pasos:
Esta es la ventana para agregar una nueva empresa al sistema de bancos. Y se describe a
continuacin:
1- Nombre de la empresa: En este campo va el nombre de la empresa
2 -RFC empresa: Hay que poner el RFC de la empresa y es un campo obligatorio, ya que si no
lo pone, no podr guardar la empresa creada.
3 -Catalogo Preinstalado: Aqu se puede seleccionar el catalogo que ya cuenta con las
agrupadoras del SAT.:
NOTA: Si utilizamos este catlogo la estructura ser 3-2-3 es decir XXX-XX-XXX
5-Valores: El catlogo de cuentas puede trabajar con valores numricos o alfanumricos, esta
opcin solo puede seleccionarse al crear la empresa.
Cada segmento SI es un nivel
A partir de la cuenta de mayor los segmentos s son niveles
7-Inicio del Ejercicio: Aqu es donde se configura el ejercicio de la empresa y desde ah el sistema
en automtico genera los ejercicios subsecuentes. Se recomienda iniciar siempre con 1 de enero
para que los ejercicios sean de enero a diciembre.
8-Tipo de periodo: Si usted elige el tipo de perodo mensual, CONTPAQi CONTABILIDAD siempre
creara ejercicios de 12 meses. El sistema trae ms periodos para poder usar el que se adapte a sus
necesidades.
Si se selecciona el periodo especial nos muestra la siguiente ventana y nos sirve para nosotros
seleccionaremos cuantos periodos tendremos en el ejercicio (hasta 13) y las fechas inicial y final de
cada uno de los periodos.
9-Periodo Vigente: Se refiere a cul de los periodos del ejercicio creado comenzaremos a trabajar.
Al darle aceptar vemos la ventana de Catlogo de Empresas ya con la empresa que acabamos de
crear.
<CTRL + E>
1.Abrir Empresa: Abre una empresa ya existente
2.Nueva Empresa: Nos muestra la ventana para dar de alta una empresa nueva en el sistema
3.Respaldar: Nos muestra una ventana para poder respaldar nuestra informacin
NOTA: Para abrir una empresa con el botn de abrir, primero hay que seleccionarla con el
mouse dndole un clic, otra forma de abrir la empresa es dndole doble clic, o
seleccionndola con un clic y presionar la tecla Enter de su teclado.
1.7. Cerrando la aplicacin
CAPIT ULO 2
Una vez abierta la empresa nos vamos al men de configuracin, y seleccionamos la opcin de
Redefinir Empresa
Se muestra la siguiente ventana:
1-Generales
2- Fechas y periodos
3- Cuentas y su estructura
4.Plizas y su captura
5- IVA
6-Docuemntos bancarios 7-
Correo
8-CSD/FIEL
Para poder cambiarle el nombre a la empresa, es en esta ventana en donde dice Nombre de
la empresa, una vez realizado el cambio solo se le da un clic en aceptar para guardar el
cambio.
Como su nombre lo indica, en esta pestaa tendremos datos generales de la empresa creada, los
cuales pueden aparecer en determinados reportes.
1-Datos generales de la
empresa
3-Domicilio
2.1.3.1. Manejo de cuentas (1)
Nosotros habilitaremos o deshabilitaremos con un clic la opcin deseada:
Usar cuenta de cuadre: Con esta opcin el sistema mandara la diferencia de cualquier
pliza a la llamada cuenta de cuadre con lo cual ninguna pliza quedara descuadrada,
incluso cuadra la pliza si se presenta una falla en la energa elctrica, (si la cuenta de
cuadre tiene movimientos los estados financieros no mostraran sumas iguales).
Si esta opcin es deshabilitada todas las plizas tendrn que ser cuadradas obligatoriamente.
Segmentos de negocio es una herramienta muy til de CONTPAQi CONTABILIDAD, la cual nos
permite manejar areas, proyectos, departamentos, sucursales etc.
En esta parte configuramos si vamos a utilizar segmentos de negocios y cmo van a ser
asignados.
Procesar
Obligar el diario en movimientos de flujo de efectivo: Puede crearse un libro diario ligado
a la cuenta de flujo de efectivo, de ser este el caso el campo no podr quedarse sin libro
diario
Habilitar conceptos en movimientos: independientemente del concepto general de la
pliza, cada movimiento puede tener un concepto independiente
Habilitar referencia en movimientos: cada movimiento de la pliza puede tener una
referencia independiente
Habilitar moneda extranjera: CONTPAQi CONTABILIDAD tiene la capacidad de manejar
en una sola cuenta contable el saldo en moneda nacional y en moneda extranjera sin
necesidad de usar cuentas complementarias (curso intermedio explicacin a detalle)
Imprimir plizas con formato para contadores: las plizas pueden ser impresas en un
formato ms amigable a la lectura si habilitamos esta opcin.
Al imprimir pliza, incluir informacin relacionada: Nos muestra la informacin de IVA y
del XML.
Guardar archivos asociados en el servidor: en cada pliza podemos adjuntar archivos
tales como PDF o XML de las compras, si habilitamos esta opcin los archivos sern
guardados en el servidor, de lo contrario se guardaran localmente en la mquina del
usuario del sistema
Habilitar mensajes de advertencia: el sistema nos notificara automticamente si una pliza esta
descuadrada, si estamos intentando capturar una pliza que corresponde a otro periodo que no es
el vigente, o si intentamos modificar el tipo, numero o fecha a una pliza existente.
Usa bsqueda incremental para cuentas: cuando se comienza a escribir el nmero de la cuanta
contable, el sistema nicamente nos va mostrando las cuentas que corresponden a los caracteres
capturados.
Mostrar ventana de asociacin a CFDI al capturar la pliza: aqu habilitamos o deshabilitamos que
nos salga la ventana del ADD en cada pliza.
Mostrar ventana de pago al capturar la pliza de egresos: Al tener habilitada esta opcin nos
muestra la ventana de egresos para la captura de la informacin del pago.
Al habilitar los
parmetros de esta
pantalla, generaremos la
configuracin para el
manejo y control del IVA,
IETU y DIOT.
Causacin de IVA
Definicin de Base
Gravable.
Devolucin y control de
IVA
Explicacin detallada en
pginas subsecuentes.
Tenemos varias opciones que se describen a continuacin:
En esta versin puede asignar el asunto, el cuerpo y la firma, lo cual servir para que
automticamente se generen dichos datos al enviar sus documentos a los correos seleccionados.
2.1.8. CSD/FIEL
Se agreg la opcin de configurar los datos del certificado del sello digital para el timbrado de
retenciones y certificado del sello digital o la FIEL, para la entrega de la contabilidad electrnica,
desde la pestaa CSD/FIEL.
2.2. Configuracin del da de trabajo
El men configuracin da de trabajo, le permite definir la fecha en la cual usted podr iniciar a
trabajar en su sistema de CONTPAQi BANCOS.
2.4. Tipo de documento
Tipos de documento, permiten definir documentos con caractersticas propias, basados en un
documento modelo.
El sistema de CONTPAQi BANCOS, tiene precargados diferentes tipos de documentos y usted
puede crear nuevos documentos, dependiendo de las necesidades de su empresa. Solo basta darle
un clic en el submen de catlogo y se muestra la ventana en donde y darle un clic al boton F3 nos
muestra todos los documentos que maneja el sistema de CONTPAQi Bancos, como se muestra en
la imagen.
2.5. Conceptos
Al capturar una pliza esta debe llevar un concepto para ser identificada en forma gil, en el men
Configuracin conceptos, catalogo esta lista puede ser guardada y posteriormente podemos usar
este listado al crear una nueva pliza.
El catlogo de conceptos se crea dando un nmero de cdigo al concepto y un nombre que ser el
que incluir a sus plizas. Ejemplo: d de alta el concepto: renta de oficinas.
2.6. Cargar Conceptos de IETU
Si se tienen dados de alta los conceptos de IETU en otra empresa, se pueden bajar y cargar
tambin a esta empresa por medio de esta opcin.
2.7. Cargar diarios especiales
Si se tienen dados de alta los diarios especiales en otra empresa, se pueden bajar y cargar
tambin a esta empresa por medio de esta opcin.
2.8. Cargar tipos de plizas
Si se tienen dados de alta los tipos de plizas en otra empresa, se pueden bajar y cargar tambin a
esta empresa por medio de esta opcin.
2.9. Cargar segmentos de negocios
Si se tienen dados de alta los segmentos de negocios en otra empresa, se pueden bajar y cargar
tambin a esta empresa por medio de esta opcin.
2.10. Cuentas de gastos y retenciones
Con esta opcin usted podr asociar las cuentas de gastos y retenciones, creados desde el sistema
de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Basta con darle un clic en el botn F3 en cada concepto para poder seleccionar la cuenta contable
que le corresponde.
2.11. Monedas
En esta opcin Ud. podr dar de alta las monedas que necesite para poder trabajar con su sistema.
Por default el sistema ya cuenta con la moneda de peso mexicano y dlar americano.
Para dar de alta la moneda EUROS, simplemente de clic en el cono nuevo y proceda a registrar la
nueva moneda, llenando los campos que se solicitan, al terminar de clic en guardar.
2.12. Tipos de cambio
Con esta opcin usted podr registrar los tipos de cambio de las diferentes monedas extranjeras
registradas en su sistema.
Solos hay que seleccionar la moneda dndole un clic en el botn F3 y capturar el tipo de cambio
una vez que termine de le un clic en el botn de guardar.
CAPIT ULO 3
3.1. Control de gastos Visin general
Sus gastos estn bajo control, ya que con el nuevo mdulo de control de gastos puede:
a. Controlar las reposiciones de gastos, caja chica y comprobaciones de viticos
b. Generar documentos bancarios a partir de una reposicin y/o comprobacin de gastos
c. La pliza contable y la informacin de proveedores para la DIOT la creas a partir de los
Comprobantes
d. Identificar las partidas del gasto por categoras y por su tipo de gasto, con cubos de
informacin
e. Llevar el saldo de los diferentes responsables del gasto
Para utilizar el mdulo de control de gastos, primero debe dar de alta el(los) beneficiarios
pagadores, desde el men catlogo, y seleccionamos beneficiarios pagadores
Posteriormente seleccione el beneficiario pagador y habilite el cono de responsable del gasto,
desde el men catlogo, beneficiarios pagadores y por ultimo de un clic en el botn de guardar.
Posteriormente ingrese al men de control de gastos, y de un clic a documentos de gastos y
seleccione el responsable del gasto presionando con un clic el boton de F3, tambin seleccione el
tipo de gatos y el concepto.
Posteriormente, de capturar la referencia y dar doble Enter nos muestra la ventana de detalle.
Proceda a registrar el detalle de los gastos generados y de clic en guardar y cerrar
Tambin se puede deshabilitar el cono de captura completa, a fin de registrar aqullos gastos que
no generaron impuestos, tales como propinas y de Enter para registrar dichos gastos
3.2. Control de gastos- Ejecucin de reportes
Ingrese al mdulo de control de gastos, y seleccione el responsable del gasto, desde el men
control de gastos y de clic en ejecutar reporte
Y el resultado es el siguiente:
Para sacar el reporte en Excel lo hacemos desde el men de control de gastos, Reporte de control
de gatos por Excel
Al sacar el reporte en Excel este es el resultado
CAPIT ULO 4
4.1. Contabilidad
En este men usted podr consultar y/o registrar: cuentas contables en el catlogo de cuentas,
pre-plizas, bajar plizas, llevar a cabo la contabilizacin y/o eliminacin masiva de sus
documentos y efectuar el desglose masivo de la causacin de IVA.
4.2. Catlogo de cuentas
Recuerde que el sistema de CONTPAQi BANCOS se integra de manera transparente a CONTPAQ
i CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales,
por lo cual el catlogo de cuentas que se tenga registrado en el sistema CONTPAQ i
CONTABILIDAD es el mismo que tiene en el sistema de CONTPAQi BANCOS, dicho catlogo se
encuentra dividido en dos secciones rbol de cuentas e informacin de cuentas.
rbol de cuentas Informacin de cuentas
4.3. Creacin de cuentas
Para dar de alta una cuenta nueva seguimos los siguientes pasos.
Nuevo: Para poder dar de alta una nueva cuenta
Subcuenta: En esta seccin tenemos que seleccionar la cuenta en la que deseamos acumular la
nueva cuenta
Tipo de cuenta: Al seleccionar la cuenta de acumulacin, por default nos indicara el mismo tipo
de cuenta y naturaleza.
Cuenta de Mayor: No. No es cuenta de mayor y no aparece impresa en los estados financieros
De ttulo. Aparecer en los estados financieros como un ttulo, y tendr un gran total de la
cuenta, por ejemplo: ACTIVO.
De subtitulo. Aparecer en los estados financieros como un subttulo, y tendr un gran total de
la cuenta, ejemplo. CIRCULANTE
Guardar: Darle un clic al icono de guardar para poder guardar la cuenta creada
4.4. Pre plizas
Las pre plizas son documentos modelo que usted elabora, para facilitar el registro de gastos fijos,
recuerde que el sistema de CONTPAQi BANCOS se integra de manera transparente a CONTPAQ i
CONTABILIDAD al compartir una misma base de datos, evitando realizar interfaces manuales, por
lo cual las pre plizas generadas en el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD, son las mismas que
tiene en el sistema de CONTPAQi BANCOS, a continuacin se explica a detalle cmo crear pre
plizas en nuestros sistemas
PASO 3: Nos aparece el mensaje de
confirmacin de que sea creado con xito
la pre-pliza, Qu si deseamos
consultarla?, le damos un clic en el botn
de SI.
Se genera la pre pliza y se procede a su configuracin.
Fecha: Aqu podemos escoger que fecha tendr la pre-pliza cuando se ejecute.
Tipo: Aqu podemos cambiarle el tipo de pliza, ya se ingres, egreso, diario etc.
Concepto: Aqu viene el concepto de la pliza que se puede modificar sin problema.
Zona de movimientos: Aqu se listan igual que en las plizas los movimientos que la
componen y al dar doble clic a cada movimiento se abre la ventana de movimientos para su
modificacin.
NOTA: Cada opcin del punto 2 tiene una opcin que se llama POR CAPTAR, quiere decir
que si seleccionamos esa opcin cuando ejecutemos la pre-pliza, en el campo que se
haya dejado por captar se detendr en la ejecucin hasta que nosotros escribamos el
valor correspondiente.
Se procede a configurar la pre pliza Honorarios, con los siguientes parmetros: Fecha: La fecha
es por captar; Tipo: Egresos, Nmero: El nmero es por captar, Concepto: Pago de honorarios.
Se procede a configurar cada uno de los asientos contables de la pre pliza Honorarios, con los
siguientes parmetros:
Solo se le da un clic en el boton de Guardar para guardar la pliza modificada.
4.5. Bajar plizas
Con esta opcin usted podr exportar sus plizas a un archivo de salida, como resultado se genera
un archivo de salida, con el nombre y ruta seleccionados
4.6. Cargar plizas
Con esta opcin usted podr importar sus plizas desde un archivo de entrada, como resultado se
agrega la informacin contenida en el archivo de entrada.
4.7. Contabilizacin masiva de documentos
Con esta opcin usted podr llevar a cabo la contabilizacin masiva de todos sus documentos, que
genere en su sistema de CONTPAQi BANCOS, y se muestra la siguiente ventana:
En esta ventana se puede cambiar la fecha inicial y final para que nos muestre los documentos en
el filtro y as poder seleccionar cuales se contabilizan al darle un clic al boton de procesar.
Posteriormente, se genera la contabilizacin masiva de documentos y se informa que el proceso
ha terminado con xito y de clic en ver bitcora.
Y nos mostrara algo como la siguiente ventana de bitcora
Si se cuenta con el sistema CONTPAQ i CONTABILIDAD, dar clic en el listado de plizas, puede
observar que ya se encuentran contabilizadas las plizas que se contabilizaron desde CONTPAQi
Bancos
Nos mostrara los movimientos en esas fechas y con la opcin de
Bitcora del proceso de Desglose masivo de causacin de IVA.
CAPIT ULO 5
5.1. Catlogos
Con esta opcin usted podr consultar y/o registrar: beneficiarios/pagadores; importar
clientes/proveedores de AdminPAQ; traspasar auxiliares entre beneficiarios y pagadores; dar de
alta sus cuentas bancarias; ver los saldos de sus cuentas bancarias; generar cuentas agrupadoras;
dar de alta categoras, asignar presupuestos a stas y consultar los bancos registrados en el
sistema CONTPAQ i BANCOS.
5.2. Beneficiarios/Pagadores
Personas fiscas o morales con quien se realizaran todas las operaciones de ingresos y egresos
registradas en el sistema de Bancos.
El catlogo de beneficiarios y pagadores se encuentra compuesto de cuatro pestaas que se
detallan a continuacin:
5.2.1. Pestaa 1 Generales
Nombre: Nombre del Beneficiario o proveedor, este nombre aparecer en los documentos
generados y en los reportes
Un solo registro puede servir para movimientos tanto de cliente como de proveedor, para lo
cual nicamente hay que indicar que tipo de operacin deseamos registrar.
5.2.2. Pestaa 2 Fiscal
El catlogo de Padrn de proveedores es muy importante que sea alimentado en forma correcta,
puesto que de el depende el correcto funcionamiento de la parte de IETU e IVA en el sistema
Tipo de Tercero: Se clasifica de acuerdo a la actividad del proveedor este dato es tomado
para el carga bach de DIOT A-29
De la misma forma se debe seleccionar Tipo de operacin de cada uno de los proveedores.
5.2.3. Pestaa 3 Contabilidad
En esta pestaa se le asigna a este beneficiario/pagador la cuenta contable que le corresponde,
solo basta seleccionar la cuenta del catlogo de cuantas al dar un clic en F3 para que se
despliegue.
5.2.4. Pestaa 4 Datos Adicionales
5.3. Importacin de clientes/ proveedores de Adminpaq
Con esta opcin, usted podr importar sus clientes y proveedores que tenga registrados en el
sistema de AdminPAQ.
De seleccionar la pestaa catlogo de clientes proveedores, de clic en importar
clientes/proveedores de AdminPAQ y posteriormente en registrar clientes/proveedores en
CONTPAQi y se indicar que los clientes/proveedores fueron registrados con xito
5.4. Cuentas bancarias
Son Cuentas bancarias en moneda nacional o extranjera de las cuales registraremos sus
movimientos.
Para eso nos vamos al men de catlogos y seleccionamos Cuentas bancarias.
El catlogo de cuentas bancarias consta de 7 pestaas, que se describen a continuacin:
5.4.1. Pestaa 1 Datos Generales
Nmero de cuenta: No. De cuenta bancaria que estamos dando de alta o consultando
Permitir actualizar el tipo de cambio del documento cuando se cambia la fecha del mismo:
Si la moneda es extranjera tiene un tipo de cambio diario, si marcamos esa casilla el sistema
actualizara el documento con el tipo del cambio de la fecha que se le haya cambiado
5.4.2. Pestaa 2 Contabilidad
Referencia y Concepto: se puede elegir entre varias opciones, esta ser la referencia y
5.4.3. Pestaa 3 Comercial
Esta pestaa se usa cuando se tiene interfaz con el sistema comercial
5.4.4. Pestaa 4 Saldos
Resumen con los movimientos y saldos a la fecha del da de trabajo.
Nos muestra saldos contables y bancarios de la cuenta seleccionada, aqu se ve reflejado el saldo
inicial y el movimiento que ha tenido dependiendo de los cargos y abonos que se hayan realizado.
5.4.5. Pestaa 5 Titulares
Datos de titulares de la cuenta adems de los datos bancarios, sucursal y ejecutivo de la cuenta
bancaria
5.4.6. Pestaa 6 Formatos
Se refiere a los formatos (Cadas) con los que deseamos imprimir los tipos de operaciones.
Cheques, Depsitos, Ingresos, Egresos, Ingresos no depositados
5.4.7. Pestaa 7 Datos Adicionales
Existen en CONTPAQi Bancos 4 campos para datos extra, cuatro para importes y una fecha, los
cuales pueden ser utilizados en el momento que se requieran.
5.5. Saldos de cuentas bancarias
5.6. Cuentas agrupadoras
Esta funcin sirve para agrupar cuentas bancarias y con ellos poder pedir reportes por el grupo de
cuentas que se encuentran agrupadas.
Ejemplo de agrupadores:
Agrupador por moneda (Pesos, Dlares) Agrupador banco (Banamex, Bancomer)
ambas cuentas
Y as se vera la vista de las cuentas agrupadas
5.7. Categoras
Las categoras son agrupadores para los movimientos, y se encuentran en un catlogo, con ellas
podemos agrupar los conceptos de ingresos o egresos de nuestras operaciones sin importar con
que cliente o proveedor se realizaron, adems a estas categoras puede asignarse un presupuesto
mensual o anual y comprarlo con la operacin real.
5.8. Presupuestos por categoras
A la categora se le puede asignar un presupuesto, ya sea mensual o anual a partir del cual se
puede comparar lo presupuestado vs lo real.
Solo hay que seleccionar la categora que se crearon en el paso anterior dndole un clic en el
boton F3 y capturar los presupuestos para cada mes.
5.9. Bancos
CONTPAQi Bancos trae por default un catlogo de los 22 principales bancos que operan
en Mxico, si es necesario crear uno o algunos ms se realizar en esta parte, solo hay que entrar
al men de catlogos, bancos.
CAPIT ULO 6
6.1. Documentos
Los documentos en el sistema pueden ser en dos sentidos:
Ingresos
Ingresos Ingresos no depositados Egresos Egresos
Depsitos Cheques
6.2. Cheques
Se describe la ventana de documentos, en este caso de Cheque.
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.
Tambin cuenta con 4 pestaas:
6.2.1. 1 Documentos pagados
Aqu se mostraran los documentos (facturas) que se pagaron con este cheque, siempre y cuando
se tenga la interfaz con el sistema comercial.
6.2.2. 2 Categoras
Aqu se puede llevar el control por subcategoras de ese pago
6.2.3. 3 Otros datos
En esta pestaa vemos fechas y permisos del cheque.
Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin.
El icono Traspaso, lo encontraremos en los documentos de egreso, su funcin el registro
de movimientos entre cuentas, al oprimir dicho botn indicaremos cual de nuestras
cuentas es la cuenta destino y el sistema automticamente generar el ingreso en la
citada cuenta.
6.3. Egreso
Se describe la ventana del documento de Egresos
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.
Tambin tiene las 4 pestaas, solo veremos la pestaa 3 de Otros Datos.
Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin
6.4. Ingresos
A continuacin se describe la ventana de Ingresos
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.
Pestaa 3 Otros datos
Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin.
6.5. Ingreso No depositado
Como su nombre lo indica es efectivo que ya tenemos en nuestro poder, pero an no est
depositado en la cuenta bancaria, por tal motivo este importe aun no forma parte del saldo
bancario.
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.
Fecha de depsito: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en
caso de quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de
corte de la conciliacin
6.6. Depsitos
Con este movimiento realizaremos el depsito de los ingresos no depositados y con esta accin
afectarn el saldo bancario
Concepto: Campo largo para indicar con mayor detalle el concepto del documento.
Pestaa 3 otros datos
Fecha de aplicacin: Por default es la misma que la fecha de aplicacin del documento, en caso de
quedar en trnsito, esta se cambia automticamente al siguiente da de la fecha de corte de la
conciliacin
6.7. Flujo de Efectivo
Al utilizar esta opcin nos generar un reporte de movimientos con una gran variedad de filtros en
Excel para realizar un correcto anlisis de nuestra operacin bancaria.
Para entrar a esta opcin nos vamos al men de Documentos y seleccionamos Flujo de efectivo
Una vez que entramos y llenamos los paramentros de la empresa nos desplega algo parecido a la
siguiente imagen:
6.8. Calendario Financiero
Por default mostrar el resumen de todas las cuentas.
En caso de requerir una cuenta en especifico deshabilitar el campo Mostrar slo los documentos
en moneda y seleccionar la cuenta especifica En la parte superior derecha observamos los saldos
iniciales y finales, contables bancarios y movimientos en Trnsito y proyectados. Todo esto de
acuerdo al rango de fechas seleccionadas.
Detalle del movimiento
De acuerdo a la informacin requerida, el sistema trae filtros para ver todos los documentos o
filtrar rpidamente por:
Cheque, Egresos, Ingresos, Ingresos no depositados, Depsitos
En el listado podemos observar los datos principales de los documentos que caen dentro del filtro
como son:
Fecha, Documento, No. De cuenta, Folio, Beneficiario / Pagador, Importe (positivo =ingresos,
negativo = egresos)
Para consultar el movimientos dar doble clic sobre el.
6.9. Conciliacin Bancaria
Para realizar la conciliacin bancaria nos vamos al men de Cierre y vamos a encontrar
conciliacin bancaria y conciliacin bancaria diaria.
Para hacer la conciliacin se hace en 4 pasos:
Dar doble clic a los documentos conciliados o en su caso usar el botn Conciliar todos.
CAPIT ULO 7
7.1. Reportes
El sistema cuenta con varios reportes, para entrar a ellos, tendremos que ir al men de Reportes
7.2. Auxiliar de bancos
En este reporte nos mostrar por cuenta saldo inicial, movimientos y saldo final, (exactamente un
estado de cuenta bancario)
7.3. Auxiliar de bancos cuenta agrupadora
La diferencia con el reporte anterior es la acumulacin que hace en la parte final sumando saldos
iniciales movimientos y saldos finales
7.4. Auxiliar por beneficiario/pagador
Nos mostrara el reporte con las operaciones realizadas con un beneficiario o pagador especfico,
en un rango de fechas.
7.5. Saldos mensuales por categora
En este reporte nos muestra el acumulado por categora, no por beneficiario ni pagador
7.6. Comparativo real vs presupuestado
En este reporte observaremos una de las finalidades ms importantes de las categoras, que es el
poder compara lo real contra lo presupuestado
7.7. Conciliacin bancaria
En este reporte obtendremos la conciliacin bancaria de la cuenta y periodo seleccionado
CAPIT ULO 8
8.1. Extras y Utileras
En este captulo se ver como dar de alta usuarios, validar que usuario est conectado al sistema y
las utileras que trae el sistema de CONTPAQi Bancos para solucionar los problemas que se nos
presenten con nuestra informacin.
8.2. Usuarios
Para dar de alta a los usuarios y sus respetivos permisos nos vamos al men de Empresas y
seleccionamos: Usuarios-Catalogo
La ventana de usuarios consta de 5 pestaas en donde viene todo el manejo del sistema
1-Documentos
2. Reportes
3. Catlogos
4. Configuracin
5. Procesos y utileras
2. En cdigo va ser nombre que va a aparecer cuando se abre el sistema, por default el sistema
muestra el nombre del nico usuario que trae el sistema, que es el SUPERVISOR.
3. Poner el nombre del usuario
4. Asignar la contrasea
6. Ahora en cada pestaa, hay que marcar o desmarcar en cada campo segn si el usuario va a
tener permiso para hacerlo.
NOTA: Si tiene la palomita, es que el usuario va a tener permiso para hacer esa accin, si no la
tiene no podr hacerlo.
7. Una vez que se termin de poner o quitar las palomitas, se le da en la parte de arriba un clic en
guardar.
8.2.2. Usuarios Conectados
Para saber que usuarios estn tambin usando el sistema hacemos lo siguiente:
2. Al generarse la pantalla se pueden observar todos los usuarios que estn conectados al
sistema.
8.3. Utileras
Para entrar a las utileras del sistema, es en el men de empresas, utileras.
Con esta utilera, usted encuentra diferencias entre los saldos y movimientos de las cuentas, a
partir del ejercicio y perodo indicado, dndole opciones de reportar errores o corregir los errores,
que se hubieren generado.
8.3.4. Saldo cero a la base de datos
El proceso generado con esta utilera es irreversible, afecta los sistemas de contabilidad, bancos e
interfaz con el sistema comercial de Adminpaq, Factura Electrnica o Punto de venta, borra las
plizas, movimientos de causacin y devolucin de IVA, segmentos de negocio, conserva catlogos
y configuraciones generales del sistema.
1. Partiendo de las asociaciones que almacena CONTPAQi Bancos, relacionar las plizas con los
comprobantes existentes en el ADD.
25
Slo se eliminarn
asociaciones no existentes en
el ADD, los documentos no se
eliminan.
Cuando se elimina la
contabilidad desde algn
sistema comercial
CONTPAQi, se debe ejecutar
esta utilera habilitando la
opcin: Eliminar asociaciones
no existentes en el ADD.
En espaol: En ingles:
Agradecimiento:
Esperamos que ste material sirva para facilitar
el registro de sus operaciones.
Nuestro ms sincero agradecimiento por
permitirnos ser parte de su crecimiento y
proyeccin.
Este Manual es para uso exclusivo de los
clientes y Socios de Negocios de Alfa Diseo de
Sistemas