Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Por:
Alix Johana Gaffaro Garca
INFORME DE PASANTA
Presentado ante la ilustre Universidad Simn Bolvar
Como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin
Por:
Alix Johana Gaffaro Garca
INFORME DE PASANTA
Presentado ante la ilustre Universidad Simn Bolvar
Como requisito parcial para optar al ttulo de
Ingeniero de Produccin
ii
iii
RESUMEN
PALABRAS CLAVES
Proyecto, Evaluacin, Smart Plant Material, Eficacia y IDEF0
iii
iv
iv
v
AGRADECIMIENTOS
Primero quiero agradecer a Dios y a la Virgen por darme salud y la oportunidad de estudiar,
cumpliendo as el sueo de mi madre y mo de ser una profesional.
A los miembros del Programa de Igualdad de Oportunidades (PIO) y al Rector Enrique Planchart
de la Gloriosa Universidad Simn Bolvar, quienes con este programa hacen posible que
estudiantes de liceos pblicos ajusten sus conocimientos y tengan la oportunidad de entrar a esta
casa de estudios, gracias a ellos logre llegar aqu y para esta fecha tener no solo un titulo, sino dos
de esta prestigiosa casa de estudios.
A los profesores que tuve a lo largo de la carrera, que me dieron sus valiosos conocimientos y
experiencias profesionales.
A todo aquel que me acompao a lo largo de mi vida universitaria, como Libertad Santiago,
Maria Bulart, Edy Peiret, todos los USBistas que conoc en la Residencia Pariaguan y en formula
SAE.
A Empresas Y&V quienes me apoyaron en mis ltimos dos aos de estudio con una beca, me
dieron la oportunidad de realizar las pasantas en sus instalaciones y hoy en da me permiten
seguir desarrollndome como profesional, al entrar como uno ms de sus miembros Gente
Exitosa que Construye Soluciones.
A mi tutora industrial Yurima Quintana por exigirme dar lo mejor de m, por su asesoramiento y
correcciones a lo largo del desarrollo de este proyecto.
Al PMP Nelson Flores por darme sus conocimientos, lecciones de vida y sus libros para
complementar este proyecto de grado.
A los Ingenieros Beatriz Vera, Juan Gamboa, Blanca Revilla, Elsa Cruz, Roymar Cavalieri, Jose
Mata, Deahis Moret, Verena Sanjuan, Veronica Gonzalez, Carlos Daz, Licenciado Eliezer
Blonder, TSU Julio Dos Rey, quienes facilitaron el entendimiento de los procesos claves en
proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin.
Al profesor Orestes Manzanilla, por ayudarme a culminar este proyecto de grado a pesar de las
dificultades que se le presentaron.
v
vi
DEDICATORIA
Gracias Hermano, soy quien soy por ti, me diste las mejores bases para formarme, cuenta
conmigo siempre.
vi
vii
Eficacia: capacidad en lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en
un tiempo determinado.
Eficiencia: capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos y
tiempo disponibles.
Evaluar: proceso sistemtico, metdico y neutral que hace posible el conocimiento de los efectos
de un programa, relacionndolo con las metas propuestas y los recursos movilizados (Abdala,
2006).
HH: es la abreviatura para Horas-Hombre, las cuales son horas laborales que se contabilizan a un
proyecto como tiempo de ejecucin de una determinado producto.
IDEF0: Integration Definition for Funtion Modeling Zero, puede ser traducida como definicin
de la integracin para la modelizacin de las funciones cero.
Microsoft Windows Sharepoint 3.0: es una tecnologa verstil que las organizaciones y
unidades de negocio de cualquier tamao pueden utilizar para aumentar la eficiencia de los
procesos empresariales y mejorar la productividad del equipo, tabula, grfica y da resultados para
informes de cuestionarios realizados con el software. (Sharepoint, 2010)
Proyecto: es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico. (Kerzner, 2009)
Reglogic Great Plains: sistema que utiliz la Gerencia de Procura de Empresas Y&V para
realizar la evaluacin tcnico-comercial de los proveedores, la compra y seguimiento de los
materiales y equipos. (Boletin 10, 2007)
Requicisin: documentos que establece las condiciones y requerimientos necesarios para la
compra y adquisicin de los materiales y equipos.
vii
viii
SPMat: SmartPlant Materials, software utilizado por Empresas Y&V para llevar el control de
los materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin. (Boletin 18, 2010).
viii
ix
INDICE GENERAL
INTRODUCCIN ........................................................................................................................... 1
Antecedentes 1
Objetivos de la investigacin 6
1.2 Servicios 8
1.3 Ubicacin 8
1.4 Misin 9
1.5 Visin 9
ix
x
4.1 Anlisis del sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin. 37
BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................... 80
APNDICE 82
x
xi
INDICE DE FIGURA
Figura 4.2 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los usuarios del
sistema.. ......................................................................................................................................... 42
Figura 4.3 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los Gerentes.. ........... 42
Figura 4.7 Tiempo promedio antes y despus en actividades de usuarios de Ingeniera. ............. 45
Figura 4.10 Resumen del tiempo promedio ahorrado en porcentaje por cada Gerencia. .............. 47
Figura 4.13 Conocimiento de indicadores por parte de los usuarios del sistema. ....................... 51
Figura 4.15 Resultados de la pregunta 11 del cuestionario de todos los usuarios del sistema. ..... 52
Figura 4.16 Retencin de conocimiento de la induccin para el uso del SPMat. ........................ 53
xi
xii
Figura 4.25 Percepcin de mejora en el control de materiales con el uso del SPMat. .................. 58
Figura 4.28 Diagrama causa efecto de la automatizacin del sistema de control de materiales. .. 70
xii
xiii
INDICE DE TABLAS
Tabla 4.7 ndice de satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Procura. .......................... 65
Tabla 4.9 Ruta para crear el reporte de ciclo de vida del material.. .............................................. 67
Tabla 4.10 Ruta para crear el reporte de nmero de cambios en las requisiciones en el SPMat. . 68
xiii
1
INTRODUCCIN
El presente trabajo tiene como objeto evaluar y proponer mejoras al sistema de control de
materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V. Para lograr la
evaluacin, primero se analiz el sistema de control de materiales, mediante la esquematizacin
de los procesos involucrados bajo la adaptacin de la modelacin IDEF0 con el propsito de
visualizar en forma detallada cada una de las actividades relevantes del proceso, el software
utilizado y las interacciones entre las Gerencias de Ingeniera, Procura y Construccin (IPC).
Seguidamente, se realiz un anlisis cualitativo y documental de la implementacin de la
herramienta SmartPlant Materials (SPMat), a fin de comprobar la eficacia de la automatizacin
del proceso de control de materiales con este software en la ejecucin de proyectos IPC.
Posteriormente, se disearon tres indicadores, dos de los cuales se podrn llevar de
manera automtica dentro de la herramienta SPMat logrando sistematizar la evaluacin del
sistema, garantizando un monitoreo constante del tiempo de vida de los materiales y equipos
junto con el nmero de cambios realizados a la requisicin, ambos subprocesos claves IPC y el
indicador restante, fue el de satisfaccin al cliente interno de la Gerencia de Procura.
A continuacin se exponen distintos puntos que guardan relacin con la definicin y
elaboracin del proyecto, como lo son: antecedentes, justificacin e importancia del trabajo,
planteamiento del problema y los objetivos de la investigacin.
Antecedentes
norma ISO 9000:2005; contando con la Certificacin ISO 9001 desde 1999 en la lnea de
Servicios de ingeniera conceptual, bsica y detalle, procura y construccin (Y&V,2010). As
mismo, la empresa posee un SGS tutelado bajo los criterios de la OHSAS 18001, la ISO 14001 y
las legislaciones de los pases donde tiene presencia. (Seguridad, 2010).
En tal sentido, los lineamientos principales de las normativas regentes y la informacin
obtenida a partir de sus manuales de procedimiento, sirvieron para reconstruir esquemticamente
cada uno de los procesos que dan forma a los proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin
(IPC) y para identificar los objetivos de cada rea; permitiendo una mejor visualizacin de la
empresa como organismo multidisciplinario.
Adicionalmente, para la esquematizacin de los procesos se utiliz como referencia el
Informe de Pasanta realizado en Inelectra, S.A.C.A. y presentado en septiembre de 2002 por el
Tutor Acadmico de esta pasanta, Ing. Orestes Gonzalo Manzanilla Salazar, Descripcin y
diagnstico tecnolgico preliminar de la procura en proyectos IPC, donde se explica la
metodologa utilizada para la creacin de diagramas de procesos especialmente diseados para
empresas IPC.
fue generado un mtodo para disear diagramas o mapas de proceso partiendo de manuales de
procedimiento (...) ste fue acondicionado para contener informacin sobre el soporte tecnolgico de cada
subproceso de la Procura, y sus relaciones con otras reas de proyecto y entes externos a la empresa.
Como resultado, se ide una metodologa aplicable en cualquier empresa que tenga descritos sus procesos
en manuales de procedimiento, haciendo, de esta manera, ms iterable la elaboracin de mapas de
procesos. (Manzanilla Salazar, 2002)
La exitosa puesta en operacin del reconocido SPMat dentro del proyecto 1307 Fertilizantes Morn
marc el logro de su cabal funcionamiento y utilizacin en el rea de Ingeniera, Procura y Construccin,
en un lapso significativamente menor a lo esperado y demostr las importantes ventajas de este sistema
que soporta todas las actividades de control de los materiales a granel y equipos mayores, desde la fase de
estimacin y construccin hasta la instalacin de los mismos en la obra.
Review y SmartPlant 3D. En general, Empresas Y&V est utilizando herramientas y soluciones
innovadoras para mejorar sus sistemas de gestin.
Ahora, transcurridos casi tres aos desde la ejecucin del programa, este trabajo de
investigacin es de gran importancia para la organizacin ya que busca evaluar el impacto de la
implementacin del software SmartPlant Materials en proyectos (IPC) para el control y
seguimiento del ciclo de vida de los materiales, as como tambin conocer el grado de
satisfaccin de los usuarios con la herramienta y la posibilidad de contar con nuevas formas de
monitorear y mejorar los procesos.
Debido a que no exista un software antes de SPMat (que llevara el control de los
materiales en proyectos IPC y se pudiera comparar la gestin), se descarto la posibilidad de
seguir una metodologa experimental y medir cuantitativamente el impacto, pero con este estudio
se pudieron registrar y analizar experiencias (positivas y negativas) que darn una base a futuras
investigaciones sobre el tema.
En este contexto, se propuso realizar una evaluacin cualitativa, por medios de
recoleccin de datos y anlisis documental, de los objetivos o expectativas que se tuvieron al
momento de implementar la herramienta y recopilar la percepcin del antes y despus de la
intervencin del software en los procesos de trabajo
La idea es mejorar el servicio prestado a su cliente interno Construccin, disminuir los
retrasos en el flujo de trabajo en proyectos IPC, entre otros beneficios que finalmente generaran
un impacto positivo en el cliente externo, aumentando su confianza en la empresa e
incrementando su satisfaccin por el producto y servicio recibido.
En los ltimos 25 aos, el papel que juega la Procura dentro de las empresas IPC a nivel
mundial ha cambiado drsticamente, desde la simple compra de bienes y servicios hasta la
supervisin de un conjunto integrado de procedimientos de gestin. En general, el manejo del
sistema de control de materiales ha cambiado. Esta evolucin significa nuevos retos y
oportunidades para cada una de las reas que integran las empresas IPC.
Segn los estudios de la empresa Intergraph, desarrolladora del paquete de software
SmartPlant Materials, para una instalacin tpica, entre el 10 y 15 por ciento de los costos totales
estn dedicados a la disciplina de ingeniera; mientras que entre el 70 y 80 por ciento est
destinado al rea de procura. (Integraph, 2010)
5
Sin una buena gestin constante y una evaluacin del rendimiento del proyecto en tiempo
real, sera difcil hoy en da para las empresas gestionar sus operaciones de manera exitosa.
Siguiendo la filosofa de trabajo antes mencionada, Empresas Y&V alineados con el valor
de la Mejora Continua de su sistema de Gestin de la Calidad, hace tres aos se plante el reto
de implantar un sistema eficiente de control de materiales que integrar las reas de Ingeniera,
Procura y Construccin, apoyndose con la herramienta SmartPlant Materials (SPMat) a fin de
tener una plataforma comn para el manejo de lista de materiales, requisiciones automatizadas,
solicitud de cotizaciones, rdenes de compra, recepciones de materiales, manejo de inventario y
entregas de material a construccin, con el objeto de lograr confiabilidad y trazabilidad en el
ciclo del vida de los materiales dentro de proyectos IPC.
Empresas Y&V tiene entre una de sus polticas de calidad el mejoramiento continuo,
donde cada una de sus reas medulares, de apoyo y direccin identificadas con este lineamiento,
realizan constantemente evaluaciones a sus procesos a fin de optimizar el flujo de trabajo.
Bajo estas consideraciones, la Coordinacin de Control de Materiales de la Gerencia de
Procura identific la necesidad de tener mecanismos de medicin, anlisis y control de
materiales, luego de la automatizacin de sus procesos.
Conscientes de que el uso de algunos mdulos del SPMat se encuentran en la fase de
aprendizaje, la Coordinacin de Control de Materiales ha observado que los usuarios del sistema
utilizan de manera inadecuada algunas funciones del programa, ocasionando que actualmente se
pueda ver afectado el progreso de compras de material (por errores en la elaboracin de
requisiciones y rdenes de compra debido a una incorrecta descripcin de los materiales y
equipos), reportes no adaptados a las necesidades de respuestas de los usuarios finales, dificultad
para llevar el control de la asignacin de materiales a instalaciones en Obra, adems de eso,
cambios de alcances importantes y frecuentes que introducen modificaciones urgentes y retrasos
en la ejecucin de la construccin.
Ante esta situacin, se plante la evaluacin del impacto de la automatizacin del sistema
de control de materiales, a fin de confirmar si la implementacin del software SmartPlant
Material alcanz los objetivos organizacionales y de negocios esperados dentro de los proyectos
IPC, alineados con las expectativas esperadas de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
involucradas con el proceso.
Paralelamente, se realiz el anlisis y evaluacin de los indicadores de gestin, as como
la deteccin de oportunidades de mejora al Sistema de Control de Materiales de Empresas Y&V.
6
Objetivos de la investigacin
Objetivo general
Evaluar y proponer mejoras al sistema de control de materiales en proyectos de
Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V.
Objetivos especficos
Empresas Y&V surge como corporacin en el ao 1985, con el apoyo de sus compaas
filiales con ms de 50 aos de experiencia como consultoras en las reas funcionales de
ingeniera, construccin, operacin, mantenimiento y los aspectos relacionados a la supervisin
del impacto de las obras en el medio ambiente para los sectores petrolero, gas, petroqumico,
industrial, de infraestructura y elctrico.
Entre los aos 2004 y 2005, concreto en tiempo rcord el proyecto de Rehabilitacin de
las Plantas Urea y Amonaco, en El Tablazo, estado Zulia, Venezuela, apenas nueve meses.
En el ao 2009 se expande su rea de negocio con el sector elctrico, como socio local de
compaa espaola Duro Felguera, a travs de su participacin en la construccin de la planta de
ciclo combinado Termocentro, que estar ubicada en los Valles del Tuy, estado Miranda en
Venezuela. La obra fue contratada por La Electricidad de Caracas, filial de CORPOELEC.
8
1.2 Servicios
Los campos de accin de Empresas Y&V estn organizados para cumplir con los ms
exigentes requerimientos de sus clientes en renglones como: Produccin y Refinacin de
Petrleo, Produccin de Gas y Procesos Petroqumicos.
1.3 Ubicacin
Empresas Y&V tiene puntos claves en la geogrfica mundial y nacional, contando con
oficinas en Canad, Florida, Mxico, Chile, Espaa y los Emiratos rabes Unidos.
A nivel nacional tiene oficinas en Maracaibo, Punto fijo, Puerto la cruz y Anaco de
manera de poder llevar seguimiento inmediato de cada uno de los proyectos que maneja en las
distintas regiones del pas, con el objetivo de garantizar el flujo de informacin entre las oficinas,
las cuales se encuentran enlazadas por una red informtica de alta tecnologa.
1.4 Misin
1.5 Visin
Procesos Normalizados
Empresas Y&V lleva 5 aos consecutivos recibiendo la renovacin del certificado del
Sistema de Gestin de la Calidad de Ingeniera y Construccin, por establecer y mantener un
sistema de calidad en conformidad con los requerimientos de la Organizacin Internacional de
Normalizacin, segn la norma ISO 9001:2008.
Las relaciones mutuas de todo el personal que dirige, realiza y verifica cualquier trabajo
que incide en la calidad est expresada en la Estructura Organizacional de Empresas Y&V, la
cual se encuentra dividida en ocho (8) Vicepresidencias y subdivididas en Gerencias.
10
Para lograr llevar a una empresa a la obtencin de los objetivos que esta espera, es
necesario que la misma tenga claramente definidos y analizados todas las actividades que forman
parte de sus procesos y como estos se transforman en insumos de otros, a fin de llevar el control y
seguimiento.
Pueden utilizarse varios mtodos para representar en forma grfica la manera como se
relacionan los procesos de manera esquematizada, algunas de las herramientas son: los diagramas
de flujo y los diagramas de proceso.
13
Diagramas de flujo:
Los diagramas de flujo o flujogramas, muestran la secuencia cronolgica con que suceden
las actividades en un proceso particular y es la manera como esquematizan sus procesos de
trabajo las Empresas Y&V.
Segn Heizer J y Render B. (2001) es un esquema o dibujo del movimiento del material,
el producto o las personas (pg.257).
La simbologa utilizada, que sirvi de base para la elaboracin de los flujogramas de
recepcin y despacho de material, se muestra en las tablas 2.1 y 2.2.
Tabla 2. 1 Simbologa bsica de Flujogramas. Fuente: Gerencia de Calidad de Empresas Y&V.
Diagramas de Proceso:
Este diagrama contiene mayor informacin que los flujogramas, de acuerdo al criterio de
Heizer J y Render B. (2001) los grficos de proceso utilizan smbolos, tiempo y distancias para
proporcionar un objeto, y un camino estructurado para analizar y registrar las actividades que
constituyen el proceso. (pg. 258)
Uno de los mtodos conocidos para elaborar diagramas de procesos, es la modelacin
IDEF, la cual se utiliz para visualizar los procesos y sus interacciones para el control de
materiales en proyectos, donde estn relacionadas las Gerencias de Ingeniera, Procura y
Construccin (IPC) y la herramienta SmartPlant Material (SPMat) entre otras, que apoyan la
gestin.
IDEF: Integration Definition for Funtion Modeling, puede ser traducida como Definicin
de la integracin para la modelizacin de las funciones fue desarrollada en los aos 70 por la
aeronutica norteamericana, con la finalidad de organizar y analizar los sistemas. (U.S. Air Force
Program for Integrated Computer Aided Manufacturing, 1993).
Este mtodo de modelacin, posee una nmerosa famila para analizar los procesos, como
IDEF1 que se utiliza para la gestin de la informacin, el IDEF3 utilizada para captar procesos,
indica el orden en que hacen los pasos, entre otras.
La utilizada en este proyecto de grado fue una adaptacin de IDEF0, la cual permitio
modelar los procesos y cuya simbolizacin se explica acontinuacin:
La caja y las fechas muestran como un proceso se relaciona con el otro, a continuacin, se
puede observar la simbologa utilizada para la esquematizacin de los procesos, la cual se resume
en la figura 2.2.
Cajas: es el espacio destinado para el registro de la actividad descrita en forma de verbo,
cada caja representa un procedimiento y est conformada por los siguientes elementos:
Entradas: son todos aquellos elementos que son necesarios para el desarrollo de la
actividad, como por ejemplo, para elaborar la requisicin se requiere la lista de
materiales.
Salidas: son los productos generados por la actividad ejecutada, entre ellos se
pueden mencionar reportes de costos, autorizaciones de despacho, etc.
16
Controles
(Manuales, Procedimientos)
Salidas
Entradas (Reporte de costos,
(lista de materiales, Reporte PROCESO
Autorizacin de despacho,etc.)
de inspeccin, etc.)
Mecanismo
(Recursos)
Documento(s) /
Control: Subproceso(s)
Documento(s) /
Subproceso(s) que se generado(s) en el
requieren para Nombre del proceso
generar el proceso Proceso Fecha de Salida
Fecha de Entrada Disciplina
Resp: responsable
del Proceso
Mecanismo:
Figura 2.3 Caja de modelacin de los procesos de control de materiales para Empresas Y&V.
Fuente: Elaboracin propia.
Planificacin en el tiempo.
Gerencia completa de proveedores.
Ciclos de consulta y compras.
Integracin con proveedores y contratistas externos.
Segn Beltrn (2008), un indicador se define como la relacin entre las variables
cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e
influencias esperadas (pg.48).
En este contexto, un indicador de gestin puede ser: valores, unidades, ndices, en sntesis,
expresiones cuantitativas del desempeo de los procesos dentro de una organizacin, cuya
magnitud al ser comparada con un nivel de referencia, puede sealar desviaciones y darn una
herramienta de seguimiento para tomar acciones correctivas o preventivas, dentro del proceso de
control de materiales, luego de la automatizacin de sus procesos.
Heizer J y Render B. (2001) sealan que es una tcnica esquemtica utilizada para
descubrir la posible localizacin de los problemas de calidad (pg., 191).
Las causas son los puntos de anlisis, que a su vez estn divididas por categoras, las
cuales pueden ser material, mano de obra, mtodos, entre otros, que estn afectando al proceso.
Para el caso especifico de este trabajo de grado, se consider colocar como categoras en el
diagrama los elementos negativos registrado por los usuarios del sistema, a fin de proponer
soluciones a cada uno de ellos.
Causa 1 Causa 2
Causas secundarias
Efecto en el
Problema
de estudio
Causa 3 Causa 4
El diagrama causa efecto se utiliz para resumir los problemas detectados de acuerdo a la
percepcin de los usuarios y de las lecciones aprendidas, cuya herramienta es manejada por la
organizacin para registrar las experiencias que deja cada proyecto.
Cada proyecto IPC tiene condiciones de ejecucin muy particulares que varan de acuerdo
al alcance de los mismos, como el personal asignado para los proyectos, la ubicacin de la obra y
el ambiente de trabajo, entre otras causas que los afectan. Empresas Y&V ante esta situacin,
22
lleva un registro de las lecciones que han aprendido a lo largo de tiempo, de manera de tener una
gua de cmo enfrentar problemas que se pueden presentar.
Las lecciones aprendidas de Empresas Y&V tiene la estructura, mostrada en la tabla 2.3:
Tabla 2.3 Esquema de las lecciones aprendidas de Empresas Y&V. Fuente: Gerencia de Procura
de Empresas Y&V.
Estructura Responde a las siguientes interrogantes
Breve descripcin del evento ocurrido Qu pas?
El presente captulo describe la modalidad del proyecto junto con el nivel y diseo de la
investigacin, fuentes de informacin, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, as como
tambin se encuentra definida la estrategia metodolgica por fases, que fueron utilizados para
obtener los resultados y productos del proceso investigativo desarrollado en Empresas Y&V para
la elaboracin de este proyecto.
Segn el diseo: en una investigacin de campo, apoyada en una documental puesto que
los procesos, datos recopilados y resultados obtenidos fueron tomados directamente de la
realidad (sin alterar la informacin); al mismo tiempo para sustentar los diversos criterios
y aspectos considerados en el desarrollo del proyecto, fue necesario la revisin de la
literatura referente al tema, libros, tesis, monografas, manuales, artculos entre otros, al
igual que la informacin suministrada por los usuarios del sistema de control de
materiales y la Gerencia de Procura.
TCNICAS INSTRUMENTOS
Fichas
Anlisis documental Computadora y sus unidades de almacenaje
DISEO DE
INVESTIGACIN
DOCUMENTAL Cuadro de registro y clasificacin
Anlisis de contenido
de las categoras
Lista de
cotejo
Estructurada Escala de estimacin
Observacin Diario de campo
No estructurada Cmaras: fotogrfica y de video
Gua de entrevista
Estructurada
Grabador/ Cmara de video
Entrevista
Libreta de notas
No estructurada
Grabador / Cmara de video
Esta tcnica fue empleada para la bsqueda de basamentos tericos que sustenten la
elaboracin del diagrama, el elaborar la tabla comparativa de los objetivos esperados vs los
logrados bajo la implementacin del sistema de control de materiales.
Arias (2006) expresa que la encuesta es: una tcnica que pretende obtener informacin que
suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismos, o en relacin a un tema en
particular. (p.72)
Por otro lado, Arias (2006) expresa que las preguntas dentro del cuestionario pueden ser
catalogadas en cerradas, abiertas o mixtas y explica que las preguntas cerradas son aquellas que
establecen previamente opciones de respuesta a elegir, las preguntas abiertas no ofrecen opciones
de respuesta y dan libertad al encuestado de desarrollar sus puntos de opinin de manera extensa y
preguntas mixtas, es la combinacin de las anteriores.
Arias (2006) expone que la entrevista es una tcnica basada en el dilogo cara a cara,
acerca de un tema previamente determinado y la clasifica de la siguiente manera:
Entrevista estructurada cuando el entrevistador crea una gua prediseada que contiene las
preguntas que sern formuladas.
Para este estudio, con base en el concepto anterior y tomando en cuenta los recursos
tecnolgicos que Empresas Y&V posee para entregar el cuestionario, no se consider una
muestra (subconjunto representativo y finito que se extrae de la poblacin), sino que se pudo
establecer para el proyecto a todo el universo de los usuarios (poblacin finita conocida) que
utilizan el software.
El proyecto se llev a cabo en cuatro (4) fases distintas, cada una de las cuales implic
varias etapas, que permitieron concretar los objetivos especficos propuestos. Segn Hurtado
(2007) para la descripcin del procedimiento:
es importante que el investigador describa con detalle, paso a paso, el procedimiento que llevara a cabo
durante la investigacin () a fin de que otros investigadores puedan replicar la investigacin, en caso de
ser necesario, o puedan apoyarse en la informacin para investigaciones similares en otros contextos.
(p.162)
A continuacin, se exponen las fases en tabla 3.1, junto con sus respectivas etapas que
dieron origen a los productos presentados en el captulo de resultados.
3.4.1 Primera fase: Analizar el sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los
proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin
Esta fase est constituida por el estudio sistemtico de los elementos que intervienen en el
proceso de control de materiales y equipos. Se realiz mediante la implementacin de las tcnicas
de recoleccin de datos expuestas en este captulo: el anlisis documental y la observacin del
proceso.
Fase Etapa
Basado en la recomendacin del tutor acadmico y con la aprobacin del tutor industrial
se decidi esquematizar el proceso de control de materiales mediante el mtodo de modelacin
IDEF0 con el propsito de visualizar en forma detallada las actividades relevantes y las
interacciones de las unidades de ingeniera, procura y construccin.
El proceso a evaluar debe ser identificado de forma clara, objetiva y prctica permitiendo
as, conocer la actividad principal a investigar y establecer los procedimientos que estn
relacionados con dicho proceso. El proceso macro fue realizado siguiendo el ciclo de vida de los
materiales de los proyectos IPC de Empresas Y&V.
Esquematizacin:
Primero se esquematiz un diagrama preliminar que contaba con los siguientes elementos:
la documentacin gua para controlar cada subproceso (manuales), junto con las entradas y
31
salidas de cada subproceso en forma lineal, de las tres (3) reas medulares de estudio; Ingeniera,
Procura y Construccin para la gestin de control de materiales.
Seguidamente, se esquematiz otro diagrama que mostrara las reas que apoyan la gestin
de control de materiales, en forma lineal.
Se matiz las cajas con colores diferentes para cada una de las disciplinas involucradas en
el proceso.
El software utilizado para elaborar el diagrama fue el Microsoft Office Visio 2003
Asimismo se realiz una induccin formal de ocho (8) horas en el mdulo de seguimiento
del SPMat de la Gerencia de Procura, permitiendo afianzar el conocimiento y adquirir destreza en
el manejo del software, objeto de estudio.
33
Para verificar la correcta elaboracin del cuestionario y la gua de preguntas para las
entrevistas estructurales, se validaron los instrumentos de recoleccin de datos con la tutora
empresarial y la colaboracin de tres personas que no formaban parte de la muestra
(pertenecientes a las reas de Ingeniera, Procura y Construccin), con la finalidad de hacer las
correcciones pertinentes y lograr alcanzar la versin definitiva.
El cuestionario fue distribuido por dos semanas de manera electrnica con la ayuda del
programa Microsoft Windows Sharepoint 3.0 a ochenta y tres (83) personas que utiliza esta
herramienta a nivel operativo, a fin de evaluar cualitativamente el resultado del impacto del uso
del SPMat en los procesos de control de materiales.
Para las entrevistas estructurales, la tutora industrial envi un correo a los Gerentes de
diversas reas, con el objetivo de dar a conocer el estudio que se estaba realizando y pedir su
colaboracin. Posteriormente se programaron las citas y con la gua de preguntas, se procedi al
registro de la informacin.
En esta etapa se clasificaron y registraron los datos arrojados por el anlisis documental
de los objetivos esperados por la Empresa antes de implementar el SPMat mediante una matriz de
registro, las cuales segn Hurtado (2007) se utilizan para asentar datos obtenidos () de
archivos o registros institucionales (pg.159). como se puede observar en el anexo YY.
34
As como tambin, se clasificaron y registraron los datos arrojados por las encuestas en
matrices de categoras o evaluacin, siguiendo las ideas expuestas por Hurtado (2007) ya que
permiten clasificar, agrupar y categorizar informacin contenida en documentos, tales como
asientos de entrevistas, registros anecdticos, diarios, y en general aquellos que contienen gran
volumen de informacin verbal variada. (p.159).
3.4.3 Tercera fase: Disear indicadores que evaluaran el sistema de gestin de materiales
para el seguimiento y control de proyectos IPC
La tutora industrial estuvo de acuerdo con la metodologa y solo sugiri algunos cambios,
que fueron aceptados y llevados a cabo.
En ese mismo orden de ideas, uno de los indicadores para monitorear la gestin de
Procura es conocer la percepcin que tiene el cliente interno del servicio que recibe, debido a que
determina la efectividad y eficiencia de la labor prestada y brinda oportunidades de mejora.
Por otro lado, de la asistencia a reuniones de usuarios del sistema, as como tambin de la
reunin de logros de la Gerencia de Procura 2009-2010 se pudo detectar la necesidad de analizar
los Indicadores de Gerencia que se tenan, ya que faltaban aspectos por definir en los mismos,
con el fin de proponer ajustes y crear la base para los nuevos mecanismos de medicin a disear.
Para cada aspecto clave se defini el tipo de indicador que ms se ajustaba a los
requerimientos de la Gerencia de Procura, en cuanto a los siguientes elementos de diseo:
Elaborado los indicadores de los procesos crticos, se pauto una reunin con la tutora
industrial y la Gerente de Procura con la finalidad de verificar la posible implementacin de los
indicadores propuestos y los cambios sugeridos en sus mecanismos de medicin.
3.4.4 Cuarta fase: Proponer mejoras para la gestin de materiales en los proyectos IPC
Luego del anlisis del sistema, junto con la consulta a usuarios y personal gerencial se
establecieron las posibles mejoras.
Segn Selltiz, Carlk., Jahoda, Michelle y otros (1976) El propsito del anlisis es
resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a las
interrogantes de investigacin (p.105), con esto se podra establecer como el significado
concreto y amplio de las posibles soluciones del problema planteado, por lo cual toda la
informacin que se recolect por medio de la aplicacin de las encuestas y observaciones,
llevadas en las reas de Ingeniera, Procura y Construccin de Empresas Y&V, brindo la visin
de los procesos llevados luego de la implementacin de la herramienta SPMat para el control de
los materiales.
Finalmente, luego de visualizar la relacin que tiene cada una de las causas que incidieron
en la problemtica expuesta en este proyecto y las sugerencias recolectadas por medio de las
encuestas y entrevistas realizadas para la mejora del sistema, se enunciaron las recomendaciones
para optimizar la gestin de control de materiales, en proyectos IPC.
37
CAPTULO 4 : RESULTADOS
4.1 Anlisis del sistema de control de materiales de Empresas Y&V en los proyectos de
Ingeniera, Procura y Construccin.
Seguidamente, se esquematiz otro diagrama que mostrara las reas que apoyan la gestin
de control de materiales, como se muestra en el apndice C-2.
Por ltimo, se realiz el diagrama final separando las Gerencias de Ingeniera, Procura y
Construccin, con el propsito de visualizar en forma general la integracin de los procesos y su
interrelacin, el software utilizado, as como identificar aquellas actividades que eran crticas
para el diseo de los indicadores.
El diagrama mostrado en el apndice C-3 permiti al autor de este proyecto, conocer las
diversas fases de cmo se ejecuta y desarrolla un proyecto IPC en Empresas Y&V, descritas en
forma general a continuacin y resumidas dichas fases en la figura 4.1:
Ingeniera: en esta fase de ejecucin de los proyectos, se genera la estrategia de
construccin, los planos y otros documentos, as como se determina las
caractersticas de los materiales y equipos para ser comprados por procura.
Procura: en esta fase, se reciben las requisiciones de materiales y equipos hechas
en la fase de ingeniera y se lleva a cabo la gestin de compra de los materiales y
equipos necesarios para la ejecucin de la Obra. En esta fase tambin, se reciben
los planos de fabricantes de los equipos que pueden generar cambios en el diseo
de los planos de la primera fase.
Construccin: es la ltima fase, donde se ejecuta propiamente la Obra. La cual
posee una Coordinacin de Materiales encargada de la recepcin y control en
forma directa de los materiales y equipos necesarios para la construccin. En esta
fase, la ingeniera y procura deben estar avanzadas pero no necesariamente
culminadas para poder iniciar esta fase de construccin, se necesita es la
planificacin de las actividades de acuerdo a los tiempos de fabricacin de los
equipos y la entrega de materiales y equipos.
Ingeniera Interrelaciones
Procura
Interrelaciones Construccin
encargada del control de las variables costo y tiempo dentro de los proyectos en ejecucin, a fin
de hacer seguimiento a cada una de las actividades planificadas para lograr los objetivos del
proyecto.
Ahora bien, este diagrama permiti a Empresas Y&V, tener una herramienta en forma
sintetizada y objetiva, que mostrar cada uno de los procedimientos relacionados con el proceso
de control de materiales, sus interrelaciones entre Gerencias, junto con los recursos necesarios
para el desarrollo de cada actividad dentro de un proyecto IPC.
Tabla 4.1 Productos resultado de la interaccin entre Gerencias IPC. Fuente: Elaboracin propia.
Para los productos mencionados en la tabla, se crearon indicadores de gestin, que sern
explicados en la seccin 4.3 de este captulo, por considerarse productos clave y actividades
crticas que requieren monitoreo constante.
A continuacin se colocan por separado la percepcin de los usuarios del sistema y los
Gerentes entrevistados.
Luego esta lista de materiales, se convierte en requisicin que es usada por Procura para
elaborar la orden de compra y al llegar el material a Obra, se puede verificar el estatus de los
materiales hasta el momento en que se despacha el material a Construccin.
Esto permite que todas las disciplinas tengan acceso a cualquier informacin y verifiquen
la trazabilidad de todo el ciclo de vida del material y equipo.
Por otra parte, el 25% de los usuarios no consideran que existe integracin, debido a que
an falta delimitar y definir claramente el alcance de cada disciplina, la coordinacin entre
distintos usuarios y que todava no est incorporado este software a todos los proyectos IPC.
42
25%
SI
75% NO
Figura 4.2 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los usuarios del
sistema. Fuente: Elaboracin propia.
Como se puede apreciar en la figura 4.3, el 40% de los gerentes afirmaron que el software
no mejora la integracin, debido a que es el factor humano quien con una buena organizacin y
comunicacin hace que se integren las diversas disciplinas en proyectos IPC. Por otra parte el
60% de los gerentes restantes consideran que existe integracin con el uso de la herramienta.
Tambin existe mayor control de los materiales, pero no se est utilizando todo el potencial del
software, ni es usado en todos los proyectos, por lo que faltara una mayor implementacin y ms
gente capacitada en este sistema.
40%
SI
60%
NO
Figura 4.3 Integracin desde el punto de vista de control de materiales de los Gerentes. Fuente:
Elaboracin propia.
43
Por esta razn, los usuarios que trabajaron previamente a la automatizacin de la gestin
de control de materiales con otros programas se les realizaron el conjunto de preguntas 4,5 y 6, en
las cuales se refleja el impacto del uso de SPMat en el desarrollo de proyectos IPC.
A continuacin se colocan por separado el punto de vista de los usuarios del sistema y los
Gerentes entrevistados.
Antes y despus desde el punto de vista de los usuarios del sistema
Entre las reas de Ingeniera, Procura y Construccin se observa en la figura 4.4 que el
21% de los encuestados trabajan con la herramienta desde el 2010, el 31% trabajan desde el 2009
y el 48% del total de encuestados desde el 2008; ao de la implementacin del sistema.
60
48 %
50
40
31 %
30
21 %
20
10
0
Desde el ao 2008 Desde el ao 2009 Desde el ao 2010
Figura 4.4 Fecha de iniciacin del uso del SPMat. Fuente: Elaboracin propia.
Se puede apreciar en la figura 4.5, el software con que se trabajaba antes de implementar
SPMat para el control de los materiales.
44
17%
Figura 4.5 Software usado antes del SPMat. Fuente: Elaboracin propia.
La mayora de los usuarios afirmaron que con el software anterior, no exista una
transmisin de la informacin entre las diversas disciplinas, as mismo se observ que la calidad
del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo, debido que era manual y no se
contaba con un programa que llevara la trazabilidad del ciclo de vida de los materiales, as como
tambin de una extensa base de datos, pero como ventaja de las herramientas anteriores eran ms
fciles de manejar y el trabajo, aunque se poda realizar de manera correcta, requera una mayor
dedicacin de tiempo como se demuestra en el anlisis realizado a continuacin.
Tiempo
Figura 4.7 Tiempo promedio antes y despus en actividades de usuarios de Ingeniera. Fuente:
Elaboracin propia.
de Procura, como se seal en la seccin anterior. Ahora bien, el total de tiempo promedio
reducido en todas las actividades es de 35.77%.
Para la Gerencia de Procura, segn lo observado en la figura 4.8, la actividad que redujo
mayormente su tiempo es la de registrar y elaborar la logstica. El total de tiempo reducido en
todas las actividades para esta Gerencia fue del 31.27%
Tiempo
6
5
Tiempo promedio antes
4
Tiempo promedio ahora
3
2 Leyenda de la escala
vertical
1
1 es 1 Hora
0 Actividades 2 es de 4 a 8 Horas
3 es de 8 a 16 Horas
4 es de 16 a 32 Horas
Figura 4.8 Tiempo promedio antes y despus en actividades de Procura. Fuente: Elaboracin
propia.
Ahora bien, la Gerencia de Construccin, segn la figura 4.9, obtuvo una reduccin
significativa en iguales proporciones para elaborar y registrar el reporte MRR, elaborar y registrar
el reporte MIR y el de elaborar y registrar el reporte SDO, cuyo total de tiempo reducido en todas
las actividades del 54.07%.
47
Tiempo
3,5
3 Tiempo promedio antes
2,5 Tiempo promedio ahora
2
1,5
Leyenda de la escala
1 vertical
0,5 1 es 1 Hora
0 Actividades 2 es de 4 a 8 Horas
3 es de 8 a 16 Horas
4 es de 16 a 32 Horas
El resumen del tiempo promedio ahorrado por cada Gerencia, se puede observar en la
figura 4.10.
%
60 54,07 %
50
35,77 %
40 31,27 %
30
20
10
0
Ingeniera Procura Construccin
Figura 4.10 Resumen del tiempo promedio ahorrado en porcentaje por cada Gerencia. Fuente:
Elaboracin propia.
48
Si se calcula que para un proyecto se requieren 1000 Horas-Hombre (HH), para cada una
de las Gerencias, con la implementacin del software SPMat, los porcentajes se podran
interpretar como una reduccin de: 642.3HH para Ingeniera; 687.3 HH para Procura y 459.3 HH
en Construccin.
Por lo que ahora el tiempo ahorrado puede ser dedicado a otras actividades, disminuyendo
as costos y el tiempo de culminacin de los proyecto IPC.
Todo esto permite que actualmente exista una mayor organizacin y control en cualquier
proyecto, una mayor disponibilidad de la informacin entre disciplinas, generacin de listas de
compra automticas que ayudan a la Gerencia de procura, por todo esto, el uso de esta
herramienta puede facilitar y acelerar el trabajo en un proyecto IPC, cosa que antes no era
posible.
49
Para la evaluacin de la existencia de instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMat
y el uso de los mismos, los resultados se pueden ver en las figuras 4.11 y 4.12.
24%
S
17% 59% No
No s
Figura 4.11 Conocimiento de la existencia de instructivos del SPMat. Fuente: Elaboracin propia.
28%
49% S
No
23% No s
En la figura 4.12, se puede observar que el 49% de los encuestados respondieron que s
consideran que se hace uso de los instructivos, el 23% sealaron que no y el 28% de los
encuestados respondieron que no saben. Se puede inferir que la gran mayora de los usuarios que
saban de la existencia de estos instructivos, los utilizan.
Tabla 4.2 Instructivos que hacen falta en Empresas Y&V. Fuente: Elaboracin propia.
4.2.1.4. Indicadores
A continuacin se colocan por separado la percepcin de los usuarios del sistema y los
Gerentes entrevistados.
Como se puede observar en el figura 4.13, la minora de los usuarios respondieron que s
conocan indicadores de control de materiales en cada una de las Gerencias, pero estos no
necesariamente estn siendo aplicados en Empresas Y&V, lo que evidencia que la mayora no los
conozcan.
51
Cantidad de Usuarios
35
30
25
20
S
15
10 No
5
0
Ingeniera Procura Construccin
Figura 4.13 Conocimiento de indicadores por parte de los usuarios del sistema. Fuente:
Elaboracin propia.
Tabla 4.3 Indicadores propuestos por los usuarios del sistema. Fuente: Elaboracin propia.
Se pudo notar que el 50% de las gerencias entrevistadas afirmaron que no conocan
indicadores de control de materiales, sin embargo dieron algunas de las propuestas sealadas
anteriormente para la creacin de stos (Ver figura 4.14).
50%
50%
S
NO
Figura 4.14 Conocimiento de indicadores por parte de los Gerentes. Fuente: Elaboracin propia.
%
30
24 % 24 %
25
20 16 %
13 %
15 12 %
11 %
10
0
1 Mes 1 Semana 1 Da Horas No la he No he
utilizado an recibido an
la induccin
Figura 4.15 Frecuencia de tiempo entre la induccin de la aplicacin del SPMat y el uso de ste
en un proyecto. Fuente: Elaboracin propia.
53
Por otra parte, el 24% de los usuarios maneja la herramienta en una semana, sin embargo
el 24 % lo utilizo al mes de su induccin y el 11 % despus del mes an no lo han usado, esto
refleja el elevado porcentaje de usuarios que olvidan estos conocimientos.
Ahora bien, en la grfica 4.16 se muestra que la mayora de los usuarios retiene al menos
un 50% de la informacin impartida en la induccin al momento de trabajar con el SPMat,
mientras que slo el 8% de los encuestados aseguraron que recordaban un 100% de la induccin,
esto puede ser debido a que hay un bajo porcentaje de usuarios que comenzaron a trabajar con
esta herramienta al culminar esta induccin y han seguido utilizando el software.
18% 8%
25% 100%
20% 75%
50%
25%
29%
Nada
Figura 4.16 Retencin de conocimiento de la induccin para el uso del SPMat. Fuente:
Elaboracin propia.
35 32% 31.67%
28.33 %
30
25
20
15
10
6%
5 1%
0
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente
Una mejor destreza en el uso de los mdulos de la herramienta puede ser la causa de una
excelente induccin, verificndose este supuesto con la figura 4.18. Slo el 16.33% asegura que
su dominio en el uso del software es excelente, guardando una relacin con su induccin. Otra
evidencia de lo antes expuesto, es que debido a que la induccin fue regular, el nivel de destreza
anlogamente tambin lo es, en un 25.33%.
45,00 41.67 %
40,00
33.33 %
35,00
30,00
25,00
20,00 16.33 %
15,00
8.67 %
10,00
5,00 0%
0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente
%
40,00
35,67%
35,00
30,00 28,33%
25,00
20,00 16,67%
15,00
10,67%
10,00 8,33%
5,00
0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente
En esta parte se evalu el uso de la herramienta para las labores especficas de cada
Gerencia involucrada en el control de materiales, en las figuras 4.20, 4.21 y 4.22.
Labores de Ingeniera
%
40 Bsqueda de equipos y
35 materiales en el catlogo
30 corporativo
25 Uso del SPMAT para
20
15 elaborar la Lista de
10 Materiales
5 Rapidez en la actualizacin
0 de la Lista de Materiales en
el SPMAT
Uso del SPMAT para
elaborar las Requisiciones
En las labores de ingeniera se observ, en la grfica 4.20, que en general para realizar las
actividades de esta Gerencia, la mayora de los usuarios consideran que el software es bueno
para unas actividades, como elaborar la lista de materiales y elaborar las requisiciones, mientras
que es regular para las dems actividades presentadas en la leyenda del grfico.
Labores de Procura
%
70 Uso del SPMAT para
60 elaborar la SC y OD
50 Consulta de estatus de
equipos y materiales
40
En labores de Procura se evidenci que para todas las actividades enunciadas en la grfica
4.21 es bueno el programa, destacndose la consulta de estatus de equipos y materiales, as
como su seguimiento.
Labores de Construccin
%
60
Uso del SPMAT para
50
registrar y llevar un control
40 de la recepcin de
30 materiales y equipos
En las labores de construccin se puede observar que la mayora de los usuarios afirman
que en todas las actividades citadas en la grfica 4.22, el programa ha sido considerablemente
bueno. Lo que apoya el anlisis de que en esta Gerencia hay una gran mejora gracias al uso de
este software reflejndose en la gran reduccin de tiempo que es del 54.07%
Con todo esto, se puede sustentar que la implementacin del SPMat para la trazabilidad
(Ver figura 4.23) y confiabilidad (Ver figura 4.24) de la informacin que se registra en l, es
buena en lneas generales.
%
40,00 35,33%
35,00
30,00
24,00%
25,00
18,67%
20,00
15,00 10,67% 11,00%
10,00
5,00
0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente
Se puede observar en la figura 4.23 que los usuarios consideran que la trazabilidad del
material con el uso de la herramienta esta ente excelente y bueno.
%
50,00
43,00%
40,00
30,00
21,67%
20,00 17,00%
14,00%
10,00 4,33%
0,00
Pesimo Malo Regular Bueno Excelente
Se aprecia en la figura 4.24 que los usuarios piensan que el sistema permite tener
confiablidad entre buena y regular de la informacin y los registros que el sistema muestra.
En esta parte se evalu el grado de satisfaccin general que tienen los usuarios con el uso
de la herramienta para controlar los materiales en proyectos IPC.
7%
S
No
93%
Figura 4.25 Percepcin de mejora en el control de materiales con el uso del SPMat. Fuente:
Elaboracin propia.
Como se puede constatar la mayora del personal en las respuestas antes formuladas,
exponen que la herramienta es buena para la gestin de control de materiales, donde el grfico
siguiente representa la distribucin de la opinin global de los encuestados con relacin al grado
de satisfaccin con el uso de la herramienta en cada una de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin.
de los usuarios que afirman que estn satisfechos con el software, el otro 35% se divide en las
dems opciones, destacndose el personal que dice, que se muestra indiferente con respecto a si
se encuentra satisfecho con el uso de la herramienta.
3% 3% Completamente
insatisfecho
10%
Insatisfecho
19%
Indiferente
65%
Satisfecho
Completamente
satisfecho
Ahora bien, otro punto de atencin investigado dentro del SPMat son las notificaciones,
donde la respuesta sealada por los entrevistados con respecto a la falta de notificaciones o
alertas entre cada proceso dentro del SPMat por cada Gerencia; Ingeniera, Procura y
Construccin, se observa en la figura 4.27.
60
45%
55% S
No
Tabla 4.4 Notificaciones o alertas entre un proceso a otro. Fuente: Elaboracin propia.
Por ltimo se puede ver en la tabla 4.5 las respuestas que los usuarios dieron para mejorar
el sistema de control de materiales.
61
Tabla 4.5 Aspectos a mejorar en el sistema de control de materiales. Fuente: Elaboracin propia.
Finalizando con esta seccin, de los resultados de las preguntas 5 y 6 de las entrevistas
estructuradas a los gerentes, se obtuvieron las siguientes sugerencias para fortalecer y mejorar el
sistema de control de materiales.
62
4.2.2 Anlisis documental de los objetivos esperados y los objetivos logrados luego de la
implementacin del SPMat
Empresas Y&V en el 2007 decidi automatizar el proceso con el software SPMat, luego
de evaluar los procesos crticos del control de materiales y despus de estudiar varias opciones
que existan en el mercado para realizar seguimiento al ciclo de vida del material en proyectos
63
IPC, bajo las premisas de configuracin y conexin de los sistemas de diseo y planificacin,
adems de versatilidad y tiempo de desarrollo del software.
Como se puede observar en la tabla 4.6, diecisiete (17) de los dieciocho (18) objetivos
esperados del SPMat fueron cumplidos desde la implementacin del sistema, lo que evidencia,
junto con la percepcin obtenida de los usuarios en las encuestas y entrevistas realizadas, que la
automatizacin del control de materiales fue eficaz, porque se lograron los objetivos esperados
desde la concepcin de este software hasta el momento de este estudio. El nico objetivo no
logrado an, que es el integrar la herramienta primavera de planificacin al SPMat, se tiene
pautado en la planificacin propia del proyecto, para el ao 2011.
64
Tabla 4.6 Matriz de resultados de objetivos esperados versus objetivos logrados. Fuente:
Elaboracin propia.
Objetivos
Items
Esperados Logrados No logrados
1 Integrar Procura a las reas de Ingeniera y Construccin x
Manejar el Proyecto de Implantacin y adquisicin de las
2 Licencias de Usuarios de acuerdo al alcance que se defina en x
cada proyecto.
Total de Objetivos 17 1
65
A fin de cumplir con el objetivo tres Disear indicadores que evaluaran el sistema de
gestin de materiales para el seguimiento y control de proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin, luego de haber analizado el proceso de control de materiales e identificado los
productos claves o factores crticos de xito (identificados en la tabla 4.1) y siguiendo la
recomendaciones de los usuarios en la tabla 4.3, se desarrollaron los indicadores, mostrados a
continuacin:
Debido a que uno de los objetivos de la Gerencia es cumplir con las expectativas de sus
clientes internos, en este caso Construccin, se cre el ndice de satisfaccin del cliente interno de
la Gerencia de Procura, mostrado en la tabla A-77 en el apndice E.
Los trabajos que implican atencin directa al cliente integran dos componentes: el
tcnico propio del trabajo desempeado y el humano, derivado del trato directo con las personas
(Pineda Morales, 2010).
Apoyados en esta afirmacin, este indicador medir estos dos aspectos, en diferentes
opciones, har seguimiento al servicio de compra mayor y de campo, la comunicacin entre las
disciplinas, junto con la atencin en que son atendidos los obreros o el personal calificado para
retirar mercanca, la gestin de almacn, la frecuencia de las no conformidades, las oportunidades
de mejora, entre otros aspectos.
En la tabla 4.7, se muestra la especificacin del indicador de satisfaccin del cliente
interno de la Gerencia de Procura.
Tabla 4.7 ndice de satisfaccin del cliente interno de la Gerencia de Procura. Fuente:
Elaboracin propia.
Indicador de Gestin
Indicador de Gestin
Tabla 4.9 Ruta para crear el reporte de ciclo de vida del material. Fuente: Elaboracin propia.
4.3.3 Indicador del nmero de cambios realizado a las requisiciones para compra
Uno de los documentos que lleva la requisicin, es la lista de entregables reporte que
lleva en el SPMat, en el mismo, se indica el cdigo del material, la descripcin del material, la
disciplina que lo solicita, entre otras caractersticas que son fundamentales para el seguimiento
del material o equipo solicitado.
Una mala elaboracin de este documento, puede generar entregas tardas de los materiales
y equipos solicitados, por ende retrasos en los cronogramas establecidos en los proyectos y
compra de materiales no acorde a los requerimientos.
Ante esta situacin, se plante la idea de crear un indicador que mida la eficacia en la
entrega de requisiciones para compra, cuyas especificaciones estn en la tabla 4.11.
Tabla 4.10 Ruta para crear el reporte de nmero de cambios en las requisiciones en el SPMat.
Fuente: Elaboracin propia.
Ubicacin dentro
rea involucrada Proceso Campo que interesa ver
del SPMat
Tabla 4.11 Indicador de la eficiencia en la entrega de requisiciones para compra. Fuente: Elaboracin
propia.
69
Indicador de Gestin
Meta <1
Medicin Materiales
Figura 4.28 Diagrama causa efecto de la automatizacin del sistema de control de materiales. Fuente: Elaboracin propia.
71
A continuacin en la tabla 4.12 se muestra las mejoras propuestas para el factor Recurso
Humano.
Tabla 4.12 Propuesta de mejora para el factor de recurso humano. Fuente: Elaboracin propia.
Oportunidad de
Propuesta Impacto en la Empresa
Mejora
Mantener informado al
personal de los
Definir las interacciones de comunicacin a cambios de alcance,
utilizar entre las reas, especificando la esto se traducir en
informacin a trasmitir. mejor desempeo y
menos retrabajo.
Definir Reportes o Informes a entregar,
indicando la frecuencia de su entrega.
Se elaboraron dos
Comunicacin a travs de correos, cartelera, flujogramas para el
charlas de cualquier cambio que impacte el rea de Construccin
proceso. que servirn para
dar la visin general
de los procedimientos
Taller de comunicacin efectiva a todo el
Recurso realizados en obra
personal.
para la recepcin y
Humano
despacho de material
Elaborar procedimientos y flujogramas donde
(Apndices F-1y F-2)
se detalle las actividades en forma secuencial
de cada rea y del proceso macro de proyectos
IPC, sealando claramente la delimitaciones de Visin general de todo
las funciones y responsabilidades en la el proceso y por ende
ejecucin de las actividades. lograr una integracin
Elaborar instructivos de trabajo para todos los del personal
mdulos del SPMat
Mayor destreza y
Realizar inducciones tericas y prcticas con
conocimiento de la
apoyo de instructivos en periodos ms largos
herramienta SPMat
(de los realizados actualmente), considerando
ejecutar adiestramiento general de todos los
mdulos y no solamente especficos de
acuerdo al perfil de usuario y disciplina.
72
Tabla 4.13 Propuesta de mejora para el factor proceso. Fuente: Elaboracin propia.
Oportunidad de Impacto en la
Propuesta
Mejora Empresa
Tabla 4.14 Propuesta de mejora para el factor medicin. Fuente: Elaboracin propia.
Oportunidad de
Propuesta Impacto en la Empresa
Mejora
Tener mecanismos
de control en los
Seguir realizando los indicadores que los procesos
usuarios del sistema propusieron en la
tabla 4.4
Tabla 4.15 Propuesta de mejora para el factor materiales. Fuente: Elaboracin propia.
Oportunidad de
Propuesta Impacto en la Empresa
Mejora
Este captulo est compuesto por las conclusiones arrojadas de la interpretacin de los
resultados obtenidos de este proyecto de grado y las recomendaciones.
5.1 Conclusiones
Con base a los resultados que se obtuvieron para Evaluar y proponer mejoras a la
automatizacin del proceso de control de materiales en proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin de Empresas Y&V con el software SmartPlant Material (SPMat) se lleg a las
siguientes conclusiones:
Por otra parte, se realiz una evaluacin cualitativa y documental para cumplir con el
objetivo dos Evaluar el impacto de la automatizacin del sistema control de materiales.
Del cuestionario realizado al personal operativo se demostr que el 93% de los usuarios
del sistema exponen que la herramienta SPMat aporto una mejora para el control de materiales,
por otro lado de las entrevistas realizadas a los gerentes se confirmo que con la implementacin
de este software, se logra acelerar el trabajo de los proyectos IPC, tener una mayor informacin
76
para la toma de decisiones y trazabilidad de los materiales entre las diferentes disciplinas
involucradas en la ejecucin del proyecto.
Por otra parte, del anlisis documental de los objetivos esperados y los objetivos logrados
luego de la implementacin del SPMat, se consigui hasta la fecha de este estudio, cumplir con el
94% de los objetivos esperados durante el anlisis previo que hizo Empresas Y&V para la
automatizacin de sus proceso antes de la implementacin del sistema.
Para lograr cumplir con el objetivo tres Disear indicadores que evaluaran el sistema de
gestin de materiales para el seguimiento y control de proyectos de Ingeniera, Procura y
Construccin se desarrollaron tres indicadores de gestin, dos de los cuales se podrn
monitorear de manera automtica desde el SPMat, como lo son, el tiempo de vida de los
materiales y equipos junto con el nmero de cambios realizados a las requisiciones, ambas
actividades claves dentro de los proyectos IPC.
Por ltimo, el objetivo cuatro Proponer mejoras para la gestin de materiales en los
proyectos de Ingeniera, Procura y Construccin se plantearon mejoras que lograron tener un
impacto positivo y tangible en Empresas Y&V, entre las cuales destacan la implementacin de
los indicadores diseados para la Gerencia de Procura y el posterior desarrollo de los indicadores
propuestos para su creacin, la aprobacin de los flujogramas elaborados para la recepcin y el
despacho de los materiales, adems de incorporar en sus flujogramas mostrados en sus mapa de
procesos, IDEF0 que muestren las entradas y las salidas de los procesos.
Del anlisis de la espina de pescado se pudo apreciar un resumen de los factores que
afectan el proceso de control de materiales, entre los cuales, los factores ms relevantes para el
mejoramiento del sistema fueron el recurso humano, los procesos, medicin y los materiales,
resaltando que se deben reforzar los canales de comunicacin y adiestramiento en el uso del
Software.
78
5.2 Recomendaciones
Se aconseja reclasificar los ciclos de Procura en cuanto a tiempo y costo, ya que los
mismos, estn desfasados con la realidad de la Gerencia, luego de automatizar sus procesos con
la ayuda del Software SPMat.
Como resultado, para lograr mejorar cada uno de los factores estudiados en el diagrama
de espina de pescado que intervienen en el control de materiales, se destacaron para el Recurso
Humano, definir los mecanismos de comunicacin a utilizar entre las Gerencias, elaborar
procedimientos y flujogramas donde se detalle las actividades en forma secuencial de cada rea y
del proceso macro de proyectos IPC, adicionalmente se debe reforzar la manera de
adiestramiento en el uso de la Herramienta SPMat, junto con la creacin de instructivos de
trabajo del software.
Para mejorar los procesos, se recomienda realizar un anlisis de los niveles de aprobacin
y revisin de cada proceso, definiendo responsabilidades y el tiempo de cada proceso, a fin de
evitar retrasos y evidenciar las desviaciones que se encuentren en la ejecucin de los proyectos
IPC.
As mismo, se aconseja difundir en las otras sucursales del pas los resultados y anlisis
de este estudio, donde se registro las experiencias (positivas y negativas) del proceso de
automatizacin de la gestin de control de materiales, con el fin de estimular futuras
investigaciones sobre el tema.
.
80
BIBLIOGRAFA
U.S. Air Force Program for Integrated Computer Aided Manufacturing. (1993). Integration
Definition for Function Modeling (IDEF0). Ohio: Draft Federal Information Processing
Standards Publication 183.
APNDICE A-1
Julio 2010
Sr.:
Atentamente,
Alix Gaffaro
Pasante
84
CUESTIONARIO
Fecha:
Cargo:
Super User
Eng User
Usuario de Consulta
Instrucciones Generales
1.-Considera usted que existe integracin entre las disciplinas de Ingeniera, Procura y
Construccin desde el punto de vista de control de materiales?
S, Explique:
No, Explique:
De ser el ao 2008 su respuesta y de haber trabajado en Empresas Y&V antes de ese ao, por
favor contine con la pregunta 4, de lo contrario contine con la pregunta 8
3.- Qu sistema usaba antes de utilizar el SPMAT
Excel y Word
Regloqic
No trabajaba en la empresa antes del ao 2008
No s
Otro. Especifique
4.- De existir un sistema para el control de materiales antes de la implementacin del SPMAT,
segn su opinin Cmo era el sistema en comparacin con el SPMAT?. Puede marcar ms de
una opcin
Eficiente pero ms lento
Eficiente y ms rpido
Permita compartir la informacin con diversas disciplinas
No permita compartir la informacin con diversas disciplinas
Su base de datos era ms extensa
Su base de datos era menos extensa
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era ms efectivo
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo
Deficiente pero ms fcil de utilizar
Otra:
5.- Cunto tiempo le tomaba aproximadamente antes de la implementacin del SPMAT realizar
su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
86
Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas
Elaborar requisiciones:
Actualizar Requisiciones:
Otra actividad :
6.- De acuerdo con su opinin Cunto tiempo le toma en la actualidad con el SPMAT
aproximadamente realizar su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas
Elaborar requisiciones:
Actualizar Requisiciones:
Otra actividad :
87
7.- Existen instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMAT donde usted trabaja?
S
No
No s
9.- Segn su opinin, Qu instructivos considera que hacen falta elaborar y/o actualizar?
Ninguno
Alguno(s). Explique cual(es) hacen falta elaborar y/o actualizar
Adiestramiento en el SPMAT
Rapidez en la actualizacin de
Requisiciones en el SPMAT
Confiabilidad de la informacin
registrada (Reportes) en el SPMAT
89
14.-Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora para el control
de los materiales en proyectos?
S, Explique :
No, Explique :
15.- Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC
16.- Considera usted que hacen falta notificaciones o alertas entre un proceso a otro dentro del
SPMAT para realizar en forma ms eficiente su trabajo?
Si, Cuales:
No
APNDICE A-2
Julio 2010
Sr.:
Atentamente,
Alix Gaffaro
Pasante
92
CUESTIONARIO
Fecha:
Cargo:
Super User
Eng User
Usuario de Consulta
Instrucciones Generales
No, Explique:
4.- De existir un sistema para el control de materiales antes de la implementacin del SPMAT,
segn su opinin Cmo era el sistema en comparacin con el SPMAT?. Puede marcar ms de
una opcin
Eficiente pero ms lento
Eficiente y ms rpido
Permita compartir la informacin con diversas disciplinas
No permita compartir la informacin con diversas disciplinas
Su base de datos era ms extensa
Su base de datos era menos extensa
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era ms efectivo
La calidad del trabajo, reportes y el control de materiales era menos efectivo
Deficiente pero ms fcil de utilizar
Otra:
5.- Cunto tiempo le tomaba aproximadamente antes de la implementacin del SPMAT realizar
su trabajo?, en relacin con:
94
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas
Registrar proveedores
Elaborar cotizaciones
Registrar y aprobar la
evaluacin comercial
Registrar y elaborar la
logstica y trafico del material
Elaborar Requisiciones
manuales
Otra actividad:
Otra actividad:
95
6.- De acuerdo con su opinin Cunto tiempo le toma en la actualidad con el SPMAT
aproximadamente realizar su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas
Registrar proveedores
Elaborar solicitud de
cotizaciones
Registrar y aprobar la
evaluacin comercial
Registrar y elaborar la
logstica y trafico del material
Elaborar Requisiciones
manuales
Otra actividad:
Otra actividad:
7.- Existen instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMAT donde usted trabaja?
S
No
No s
96
9.- Segn su opinin, Qu instructivos considera que hacen falta elaborar y/o actualizar?
Ninguno
Alguno(s). Explique cual(es) hacen falta elaborar y/o actualizar
Nada
Adiestramiento en el SPMAT
Confiabilidad de la informacin
registrada (Reportes) en el SPMAT
98
14.-Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora para el control
de los materiales en proyectos?
S, Explique :
No, Explique :
15.- Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC
16.- Considera usted que hacen falta notificaciones o alertas entre un proceso a otro dentro del
SPMAT para realizar en forma ms eficiente su trabajo?
Si, Cuales:
No
APNDICE A-3
Julio 2010
Sr.:
Atentamente,
Alix Gaffaro
Pasante
101
CUESTIONARIO
Fecha:
Cargo:
Super User
Eng User
Usuario de Consulta
Instrucciones Generales
1.-Considera usted que existe integracin entre las disciplinas de Ingeniera, Procura y
Construccin desde el punto de vista de control de materiales?
S, Explique:
No, Explique:
De ser el ao 2008 su respuesta y de haber trabajado en Empresas Y&V antes de ese ao, por
favor contine con la pregunta 4, de lo contrario contine con la pregunta 7
3.- Qu sistema usaba antes de utilizar el SPMAT?
Excel y Word
Regloqic
No trabajaba en la empresa antes del ao 2008
No s
Otro. Especifique
5.- Cunto tiempo le tomaba aproximadamente antes de la implementacin del SPMAT realizar
su trabajo?, en relacin con:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas
Elaborar Requisiciones
manuales
Otra actividad:
Por favor, solo marcar No aplica en los casos donde usted no ejecute esas actividades.
104
Ms de
De De 40
Menos De
No horas.
de 1 1a4 5a8 16 a 32 40 Indique
Aplica
Hora Horas Horas Horas Horas
Cuantas
horas
Elaborar Requisiciones
manuales
Otra actividad:
7- Existen instructivos de trabajo para cada mdulo del SPMAT donde usted trabaja?
S
No
No s
9.- Segn su opinin, Qu instructivos considera que hacen falta elaborar y/o actualizar?
Ninguno
Alguno(s). Explique cual(es) hacen falta elaborar y/o actualizar
No (5)
(1) (2) (3) (4)
Aplica
Regular Bueno Excelent
Psimo Malo
e
Adiestramiento en el SPMAT
Confiabilidad de la informacin
registrada (Reportes) en el SPMAT
107
14.-Considera usted que la herramienta SmartPlant Materials aporta una mejora para el control
de los materiales en proyectos?
S, Explique :
No, Explique :
15.- Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC
(5) Completamente satisfecho
(4) Satisfecho
(3) Indiferente
(2) Insatisfecho
(1) Completamente insatisfecho
16.- Considera usted que hacen falta notificaciones o alertas entre un proceso a otro dentro del
SPMAT para realizar en forma ms eficiente su trabajo?
Si, Cuales:
No
APNDICE B
Gua Estructurada
109
Julio 2010
Sr.:
Atentamente,
Alix Gaffaro
Pasante
110
Cargo:
S
No
APNDICE C-1
Requisicin
APNDICE C-2
Diagrama de control de materiales con las unidades que apoyan el proceso IPC:
Planificacin y Costos
115
Materiales y Equipos
con su respectiva documentacin
Nota de Entrega
Autorizacin de Despacho (RLN) Entrega de
Materiales y
Equipos a
Control: C-CM-03I Control: WBS. Control: C-CO-02P
Control: C-CM-01P Control: C-GP-10P,
Personal de
Control: C-CM-03P C-CM-03P, C-CM-04I Obra C-CM-02I, C-CA-06P
C-CM-01I, C-CM-02I C-CO-02P, C-CA-07P Reporte de Entrega de
Autorizacin de Movimiento de Reporte de Devolver las No Materiales y
Notifica Despachar los Equipos No
Ingreso de Mat/ Reservar y Transferir los Material Entrega de Conformidades de los
Recibir en Sitio y Registrar llegada de Inspeccionar los Equi Materiales y Equipos a Conformes a
Clasificar y Almacenar materiales y equipos Materiales Materiales y Equipos y Proveedor
en el sistema Materiales y Materiales y Equipos Construccin (MIR)
Reporte de Archivar Reportes
Equipos Autorizacin de
Cdigo de Inventario Resp: Construccin Resp: Construccin Resp: Construccin Reporte
Resp: Construccin Resp: Calidad Resp: Construccin Salida de
Material Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT de No
Mecanismo: SPMAT Mecanismo: Word Mecanismo: SPMAT Materiales
Conformi
SITE C.20.26 SITE C.20.26 SITE C.20.09
SITE C-20 Warehouse Tarjetas de SITE C.20.26 dades
Identificacin
Notificacin de No Conformidades
Reporte de Recepcin de Materiales (MRR)
116
APNDICE C-3
Control:
Control: Manuales y
formatos normalizados,
Estructura de Costos
Corporativos
I
Costos Estimados del Proyecto
Control: C-PL-03P
C-PL-04P,
Indicadores de Gestin
Estimar Costos Estrategia de
Informes de Gestin de
Estructura de
de la Oferta Control de Ejecucin del DIAGRAMA DE LA GESTIN DE CONTROL
Resp: Dto de Costos Ingeniera Proyectos Proyecto
Particin de Costos Resp: Ingeniera Mecanismo: Bases de
Resp: Planificacin
DE MATERIALES EN PROYECTOS IPC
(CBS) Mecanismo: Excel Datos Comerciales
Nombre del
Requisicin para Proceso
Compra Disciplina
Resp: responsable
Planos y documentos de equipos del proveedor del Proceso
Mecanismo:
Control:
Control: C-PR-04P,
Documento(s) /
Reporte de C-PR-07I, Nombre del Subproceso(s) que se
reporte
Control: C-PR-01PD1 Costos de Protolocolos del Proveedor
Entrada
YV_MALT_BY_PO
Procura para
1 Control: C-PR-05P Control: C-PR-05P Proceso requieren para
Inspeccionar
Certificado de C-PR-07I de Fecha
Actualizar el
Presupuesto
Planificacin los Materiales y
Equipos liberacin del Inspector (IRC)
Resp: generar el proceso
Resp: Procura Entrega completa de Mecanismo:
Resp: Dto de Costos Factura Doc/Mat/Equi
Mecanismo: Excel, Mecanismo: SPMAT
Resp: Procura
Control: C-PR-01, SPMAT DISCOVERER MSCM P.70 Resp: Procura Data book
C-PR-01PD1, C-PR-05I Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
Elaborar de Orden de Compra Control:
Orden de Notificacin para que coordine con proveedor la entrega, junto a RLN Documento(s) /
Nombre del Salida
Compra Control: C-PR-06P,
Reporte de Logstica Subproceso(s)
Resp: Procura C-PR-07I, Normas
Proceso de
Mecanismo: SPMAT Covenin, Incoterms Nacionalizacin de y Trfico de aduana generado(s) en el
MSCM P.50
Materiales y Equipos Resp: Fecha
Coordinar el trfico
y logstica del Contratacin de
Control: Propios del
Proveedor proceso
Mecanismo:
material Mecanismos de Entregar los
Resp: Procura transporte Materiales y
Mecanismo: SPMAT
Notificacin para que entregue en SITIO Equipos en SITIO
MSCM P.70
Materiales y Equipos
Resp: Proveedor
Revisin 0 Descripcin PRIMERA EMISIN
Elaborado A. Gaffaro
Revisado Y. Quintana
Nota de
Entrega
Control: C-CM-01P
C-CM-01I, C-CM-02I
Recibir en Sitio
y Registrar en
el sistema
Resp: Construccin
Notifica llegada de
Materiales y Equipos
Control:
Autorizacin de Ingreso de
Mat/Equi
Cdigo de Material
Control: C-CM-03P
Clasificar y
Almacenar
Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT
Planos
Control: Manuales de
ejecucin del trabajo
Construir
C
Mecanismo: SPMAT Resp: Calidad Tarjetas de SITE C.20.26 Obras
SITE C-20 Warehouse Identificacin Resp: Construccin
Mecanismo: Word
Control:
Reporte de Recepcin de
Materiales (MRR) Entrega de
BOM materiales y
equipos
Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT
Control:
Control: WBS.
C-CM-03P, C-CM-04I
Despachar los
Planos Materiales y Equipos a Reporte de Entrega
Autorizacin de Construccin
de Materiales (MIR)
Salida de Resp: Construccin Resp: Construccin
Mecanismo: SPMAT Mecanismo: SPMAT
Materiales
SITE C.20.26
Notificacin de No Conformidades
118
APNDICE D
Tabla D.1 .- Matriz de Evaluacin 1 de la pregunta 1 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de
Ingeniera, Procura y Construccin
Tabla D.2 .-Pregunta 2 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
Tabla D.3 .-Pregunta 3 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin.
Qu 2 3 0
sistema Regloqic Regloqic Regloqic
(10%) (20%) (0%)
usaba antes
de utilizar 1 5 0
el SPMAT? No s (5%) No s (33%) No s (0%)
121
Tabla D.4 .-Pregunta 4 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin.
Eficiente y ms
rpido
2 Eficiente y ms
rpido
1 Eficiente y ms
rpido
0
Permita
compartir la
1 Permita
compartir la
Permita
compartir la
informacin con informacin con informacin con
diversas diversas
1 diversas
0
disciplinas disciplinas disciplinas
Cmo era el
Su base de datos Su base de datos Su base de datos
sistema en 0 1 0
Sistema
Tabla D.5 .-Pregunta 4.1 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin.
Cunto tiempo
le tomaba
aproximadament
Tiempo
e antes de la
implementacin
del SPMAT
realizar su
trabajo?
Indicado
Pregunta Respuesta de Ingeniera
r
Cunto tiempo le
toma en la
Tiempo
actualidad con el
SPMAT
aproximadamente
realizar su trabajo?
124
Tabla D.8 .-Pregunta 7 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
Existen S 19 S 21 S 4
Indicadores de control de materiales
No s
10 5
No s No s 3
(28%) (16%)
(38%)
Tabla D.9 .-Pregunta 8 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
S 19 S 21 S 4
Indicadores de control de materiales
De existir
estos 1
instructivos No 7 No 5 No (13%)
. (19%) (16%)
.
Considera
usted qu
se hace uso No s
de ellos? 10 5
No s No s 3
(28%) (16%)
(38%)
125
Tabla D.10.-Pregunta 9 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
TablaD.11.- Pregunta 10 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin
S 5 S 12 S 2
(39%)
Conoce (14%) (40%)
Indicadores
usted
Indicadores 19
de Control 3
de (61%)
No 31 N No (60%)
Materiales
en su (86%)
disciplina?
126
Tabla D.12.-Pregunta 10.1 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin
Tabla D.13.-Pregunta 11 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin
4 9 5
1 semana 11% 1 semana 29 % 1 semana 63%
Luego de
su 4 6 0
induccin 1 da 1 da 1 da
Induccin del Sistema
11% 19% 0%
en el
sistema
SPMAT.
Cunto
tiempo 8 3 1
tardo en Horas 22% Horas 10% Horas 13%
manejar la
herramienta
en un
proyecto? No he No he No he
4 4 0
utilizado utilizado utilizado
an 11% an 13% an 0%
No he No he No he
recibido 8 recibido 1 recibido 0
induccin induccin induccin
22% 3% 0%
128
Tabla D.14.-Pregunta 12 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin
8 8 3
75% 22% 26 % 38%
75% 75%
Induccin del Sistema
6 13 3
50% 17% 42% 38%
Qu tanto
recordaba los 50% 50%
conocimientos
adquiridos en la
induccin?
10 4 1
25% 28% 13% 13%
25% 25%
Nada 8 4 1
22% Nada 13% Nada 13%
129
Tabla D.15.-Pregunta 14 del cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y
Construccin
Tabla D.16 .-Indique grado de satisfaccin con el uso de la herramienta SPMAT para proyectos IPC
Tabla D.17.-Cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
Tabla D.18.-Cuestionario aplicado al personal operativo de las reas de Ingeniera, Procura y Construccin
APNDICE E
APNDICE F-1
Recepcin de Materiales
Coordinador de
Contralor de Materiales Jefe de Almacn QA/QC
Materiales
Recibe autorizacin de
despacho, junto con RLN, A
segn procedimiento
C-PR-05
Verifica que todo el materia
cumpla con las especificaciones.
Segn procedimiento C-CO-01P
Verifica fecha de entrega
NO
Existen
Informa a los involucrados y No Conformidades?
realiza seguimiento SI
Rechaza o declara la No
Conformidad en el Reporte de
No Conformidad siguiendo el
Prepara logstica de
Prepara etiquetas e identificacin del procedimiento C-CO-02P
Recepcin (rea, equipo y
material
personal)
Entrega copia del Reporte de No
Conformidad
Recibe el material contra la copia de la Orden de Compra, RLN y Nota de
entrega
B
Verifica cantidades globales,
Recibe nota de entrega del unidad (caja, bulto, etc.) y
proveedor, certificados de estado fsico de los materiales
calidad, especificaciones NO
tcnicas y/u otros documentos Notifica la conformidad del material y
que apliquen Existen coloca sello de calidad en la Nota de
No Conformidades? Entrega, Certificados de Calidad y/u
SI otros que apliquen
Verifica la descripcin, la unidad
y la cantidad que corresponde a Registra las observaciones en la
lo requerido en la orden de nota de entrega
compra
Entrega la documentacin
Notifica la No Conformidad,
Registra cualquier observacin
siguiendo el procedimiento
de la entrega en la nota de
C-CO-02P
entrega
C A
Recibe la documentacin
Registra la informacin en el
sistema de control de
materiales
Entrega copias de la
documentacin a la
Gerencia de Calidad y
archiva originales
FIN
139
APNDICE F-2
INICIO
A
NO SI
Informa a Construccin
la situacin y le Recibe Autorizacin de
comunica a Procura que Salida de Material del Agiliza la creacin de la
sea verificado el estatus Almacn en Obra orden de compra
del material faltante C-CM-03PF1 y entrega
el material requerido al
solicitante
A Enva a Ingeniera la
informacin a fin de la
NO
respectiva Requisicin y
Indica en la solicitud la proceder a la gestin de
Est liberado por
cantidad despachada, compra
Inspeccin?
firma y entrega copia al
solicitante
C
SI
FIN
Solicita la firma del
Gerente de Construccin
en la solicitud en seal
de autorizacin para su
uso
Informa al Inspector de
Calidad para que realice
las observaciones
necesarias en el formato
de solicitud
Recibe y procesa la
informacin en el
sistema de control de
materiales
Genera Reporte de
salida de material del
almacn junto con el
Warehouse Pull Ticket y
archiva
FIN
141
APNDICE G
N Z pq
2
n= (1)
( N 1) e Z p q
2 2
Nomenclatura:
n= Tamao de la muestra
Z=Zeta crtico: valor determinado por el nivel de confianza adaptado, elevado al cuadrado.
Aplicando esta frmula con el fin de aumentar el grado de credibilidad de los resultados
obtenidos dentro del proyecto, el mnimo nmero de personas que validaran este estudio es de
20, con un nivel de confianza definido del 95% (cuya constante es equivalente a 1,96), con un
margen de error determinado de 5%, con una poblacin total de 83 y considerando p=q=0.5
debido a que esta opcin es la ms segura, ya que estos datos se desconocen.