Guia Administracion de Contratos Sidcon

Manual de Contratacin
Materia
GUA PARA LA ADMINISTRACIN DE CONTRATOS EN PDVSA, FILIALES Y EMPRESAS MIXTAS
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. DEFINICIONES 3
4. EXPEDIENTE Y CONTROL DEL CONTRATO 6
5. ADMINISTRACIN DEL CONTRATO 7
5.1 Disposiciones Generales 7
5.2 Roles y Responsabilidades del Administrador de Contratos 7
6. INICIO DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO 9
7. ROLES Y REPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INGENIERO INSPECTOR 10
8. PAGO POR VALUACIN DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO 11
9. MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO 13
9.2 Tipos de Modificaciones 15
9.3 Cambios en cantidad de la actividad contratada 16
9.4 Actividades adicionales (Cambio de Alcance) 18
9.5 Variaciones en montos, tarifas o precios unitarios 19
9.6 Modificaciones del plazo de ejecucin o de la fecha de entrega 21
9.7 Consideraciones particulares de la Prrroga 22
9.8 Renovacin del Contrato 23
10. ADHESIN A CONTRATOS EXISTENTES 24
10.2 Uso del Contrato por Unidades distintas del mismo Contratante 24
10.3 Uso del Contrato por Unidades de otro Contratante 25
10.4 Administracin del Contrato objeto de Adhesin 26
11. CONTRATO CON BASE EN VALOR AJUSTADO 27
11.1 Consideraciones Generales 27
11.2 Aplicacin de mecanismos de Ajustes 28
11.3 Consideraciones Particulares 29
12. EQUILIBRIO ECONMICO DEL CONTRATO 30
12.1. Consideraciones Generales 30
Preparado por: Aprobado por:

Equipo Interdisciplinario de Contratacin Olga Gutirrez, Gerencia Corporativa de Contratacin
Domingo Garca - Direccin Ejecutiva de Costo, Evaluaciones Econmicas y Contrataciones

Fecha de emisin: Pginas:
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12.2. Procedimiento para el manejo del Equilibrio Econmico 31

13. MANEJO DE RECLAMOS Y SOLUCIN DE CONTROVERSIAS 32
13.1. Consideraciones Generales 32
13.2. Clasificacin de los Reclamos ms frecuentes 32
13.3. Procedimiento para el manejo de Reclamos 32
14. CIERRE ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO 33
14.1 Consideraciones Generarles 33
14.2 Terminacin del Contrato 33
14.3. Aceptacin Provisional (Contrato de obra) 34
14.4 Cuadro de Cierre del Contrato 34
14.5 Balance de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique) 35
14.6 Constancia de Devolucin de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique) 35
14.7 Constancia de Recepcin de Planos (contrato de obra) 35
14.8 Recepcin Definitiva (Contrato de obra o servicios) 35
14.9 Evaluacin de Actuacin o Desempeo de la Contratista 36
14.10 Cierre Administrativo. Documento de Finiquito (Contrato de obras, bienes o servicios) 36
14.11 Consideraciones para someter cierre del Contrato ante la Comisin de Contrataciones 36
14.12 Documentos para el Cierre del Contrato 37
15. INSTRUCCIONES PARA USO DEL SGE 37
15.1 Consideraciones Generales 37
15.2 Definiciones de roles en el SGE 38
15.3 Deberes y atribuciones del Administrador del Contrato en el SGE (SAP) 39
15.4 Modificaciones al Contrato en el SGE 40
15.5 Soporte de balance en SGE del Contrato / Pedido 41
15.6 Documentacin soporte del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social, cuando
aplique. 41
15.7 Recobro de Anticipos o Reintegro de Retenciones de Garantas Contractuales, cuando aplique. 42
15.8 Acciones para el cierre del Contrato en SGE 42
16. VIGENCIA 43
17. REVISIN 43


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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos para la Administracin de los Contratos celebrados por Petrleos de
Venezuela. S.A. (PDVSA), sus Filiales y Empresas Mixtas, con base en la aplicacin de la Ley de
Contrataciones Pblicas, su Reglamento y la Normativa Interna sobre los aspectos a considerar en la
administracin de Contratos en PDVSA, Filiales y Empresas Mixtas, a los fines de unificar criterios en
su interpretacin y facilitar la adecuada y sana gestin administrativa.
2. ALCANCE
La actividad de Administracin de Contratos, se inicia despus de la firma del Contrato mismo,

tomando en cuenta los controles para asegurar el cumplimiento de las obligaciones contradas por las
partes, su ejecucin, eventuales modificaciones, terminacin y cierre administrativo y contable en el
SGE, incluyendo la evaluacin de actuacin o desempeo y la liberacin de garantas y la firma del
finiquito.
3. DEFINICIONES
A los efectos de la aplicacin de la presente gua se adoptan las siguientes definiciones relacionadas
con la tarea de Administracin de Contratos:
Decreto Ley: Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas
(DRVFLCP)
PDVSA: Se refiere a Petrleos de Venezuela, S.A., sus Filiales y Empresas Mixtas,

consideradas cada una de manera individual o al conjunto de ellas, segn el caso, como sujeto
Contratante.
Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratacin,

formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el contrato y evaluar la actuacin
o desempeo de la Contratista en los procedimientos de contratacin previstos en el Decreto
Ley.
Es la que define la necesidad de contratar, ejercer la custodia del activo, la administracin del
Contrato. En el caso del uso de un Contrato mediante la figura de Adhesin, se distinguir
Unidad Usuaria (Custodia) y Unidad Usuaria (Adherente).
Grupo Interno de Contratacin (GIC): Se entender al equipo interdisciplinario de trabajo

integrado por un nmero impar de miembros (mnimo de tres) con la finalidad de solicitar y
analizar las ofertas, preparar el informe de recomendacin y solicitar el otorgamiento de la
adjudicacin para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras, en las


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modalidades de Consulta de Precios, Contratacin Directa de los procedimientos excluidos de

la aplicacin de estas modalidades.
Equipo Ad-Hoc (EAH): Grupos creados dentro de la Unidad Contratante con el objeto de
realizar actividades de carcter transitorio. El grupo tiene una duracin limitada, disolvindose
una vez concluida su funcin o alcanzado su objetivo.
Contrato: Instrumento jurdico que regula la ejecucin de una obra, prestacin de un servicio o
suministro de bienes, incluidas las rdenes de compra u rdenes de servicio, que se podrn
utilizar para la adquisicin de bienes o suministros de servicios. Deber contener: precio,
cantidades, forma de pago, tiempo, forma de entrega, especificaciones contenidas en el pliego
de condiciones o condiciones de la contratacin, fecha de suscripcin y oferta.
Addendum o Addenda: Documento (s) formalizado (s) entre las partes, que recoge o contiene
las modificacin o enmiendas al Contrato, posterior a su firma.
Objeto del Contrato: Se refiere al objeto o naturaleza de la contratacin, relacionada con una
obra, bienes o servicios, de conformidad con las definiciones establecidas en la DRVFLCP.
Administracin del Contrato: Es el conjunto de actividades que debe realizar la Unidad

Usuaria, para velar por la correcta ejecucin del Contrato, de conformidad con lo establecido en
la DRVFLCP, su Reglamento y la Normativa Interna aplicable, que se desarrollan en las
siguientes etapas:
Inicio de la Obra o Servicios y entrega de Bienes.

Entrega y Recuperacin del Anticipo (de ser aplicable)
Ejecucin
Verificacin del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social
Terminacin
Evaluacin de actuacin o desempeo de la Contratista
Cierre administrativo y contable en el SGE, y
Finiquito y Pago
Administrador: Es el responsable del seguimiento y control administrativo de la ejecucin del

Contrato, as como de la tramitacin de los pagos a travs de HES, las eventuales
modificaciones, la evaluacin de actuacin o desempeo de la Contratista, el cierre
administrativo (finiquito) y contable en el SGE, la liberacin de las garantas, desarrollando sus
actividades con base a los principios de tica, honestidad, eficiencia y transparencia. Slo en el
caso de la Filial BARIVEN (adquisicin de Bienes), el Contratador puede ejercer el rol de
Administrador.


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NAAF: Se refiere a los niveles de autoridad administrativa y/o financiera, delegados a las
posiciones jerrquicas dentro de la estructura organizativa de PDVSA, susceptibles de ejercer
roles y atribuciones de aprobacin y decisiones gerenciales.
Inspector: Es el ingeniero o supervisor de la ejecucin de la obra o prestacin de los servicios,

quien acta en representacin de PDVSA.
Ing. Residente: Se refiere al ingeniero o supervisor que est al frente de la ejecucin de la obra
o prestacin de los servicios, y acta en representacin de la Contratista.
SICC: Aplicacin Sistema Integrado de Control de Contratistas, donde se incorpora la

informacin de los trabajadores y sus familiares, amparados por la Convencin Colectiva
Petrolera (CCP) que laboran para la Contratista, con ocasin de un Contrato suscrito con
PDVSA.
SISDEM: Aplicacin Sistema de Democratizacin del Empleo, que identifica los oficios y
dems caractersticas de la oferta de trabajo disponible en el mercado, susceptibles de ser
empleados por la Contratista cuando el rgimen laboral est amparado por la Convencin
Colectiva Petrolera de trabajo.
SICAC: Aplicacin Sistema de Contratacin y Administracin de Contratos: Sistema de

gestin, seguimiento y control de las comisiones de contrataciones de PDVSA, Filiales y
Empresas Mixtas, que facilita y permite la consolidacin de la gestin de contratacin
corporativa.
SGE: Aplicacin Sistema de Gestin Empresarial, (SAP) adems de constituir la herramienta

de apoyo en la gestin presupuestaria, financiera y contable de PDVSA, permite registrar las
transacciones para la administracin de los Contratos a travs de la autorizacin y aprobacin
de pagos.
Solicitud de Pedido: Transaccin del mdulo MM del SGE, que realiza la Unidad Usuaria para
establecer el requerimiento, con definicin de la disponibilidad presupuestaria, a travs de una
Orden Interna (OI) o un Centro de Costos (CeCo), segn se trate del presupuesto de
inversiones o gastos.
Contrato Marco: Contrato suscrito entre los contratantes y contratistas para regular la
adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras que por sus caractersticas
o recurrencia dificulten establecer la contratacin por cantidades fijas. Para ello, los contratantes
debern aplicar el procedimiento de seleccin correspondiente, con una estimacin global
mxima de precio y cantidades. En estos casos, la adjudicacin establecern los precios
unitarios de los rubros o partidas que conforman la contratacin, con un monto total mximo del


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contrato, el cual se ejecutar por rdenes de compra, servicio y de ejecucin de obra, en las
cuales se establecern las condiciones y trminos especficos de las cantidades a ejecutar, no
existiendo la obligacin por parte del contratante de ejecutar una cantidad determinada ni de
pagar al Contratista el monto mximo establecido.
Pedido: Transaccin del mdulo MM del SGE, que elabora la Unidad Usuaria para reflejar la
planificacin de la ejecucin del Contrato; a travs de datos bsicos de rdenes de compra,
rdenes de servicio u rdenes de trabajo, con o sin referencia a un Contrato Marco en el SGE,
dependiendo de las caractersticas particulares de duracin, ejercicio presupuestario, tipo de
moneda y alcance de la obra, bienes o servicios objeto de la contratacin.
Hoja de Entrada de Servicio (HES): Transaccin Hoja de Entrada de Servicios del mdulo
MM del SGE, que elabora la Unidad Usuaria para solicitar la autorizacin y aprobacin de
pagos, sobre la ejecucin real de la obra o prestacin de servicios, a satisfaccin del
Contratante.
ALBARN (ES): Transaccin Hoja de Entrada de Materiales (HEM) del mdulo MM del SGE,
que elabora la Unidad Usuaria para solicitar la autorizacin y aprobacin de pagos, por la
recepcin de bienes, a satisfaccin del Contratante.
Plazo de Ejecucin del Contrato: Es el tiempo que se requiere para cumplir a cabalidad la
adquisicin de bienes, la prestacin del servicio o la ejecucin de la obra y que no
necesariamente coincide con el plazo de vigencia, y cuyo inicio a efectos legales corresponde a
la fecha en que las partes hayan firmado el contrato respectivo, o el acta de inicio. El plazo
efectivo del mismo comienza en la fecha indicada en el acta de inicio de actividades suscrita
por las partes.
Plazo de Vigencia del Contrato: es el perodo de tiempo contractualmente establecido en el

Contrato que comienza a partir de la fecha de la firma del Contrato o acta de inicio, orden de
compra u orden de servicio, segn el caso y termina en la fecha prevista en el mismo Contrato o
su Addendum.
4. EXPEDIENTE Y CONTROL DEL CONTRATO

La Unidad Usuaria recibir de la Unidad Contratante copia certificada el expediente de la
contratacin, en el que reposan los documentos, informes, opiniones y dems actos originales que se
generaron o consideraron en el respectivo procedimiento de seleccin del Contratista. Al mismo
deber incorporar los documentos, Addenda, informes, opiniones y actas que correspondan a la fase
de Administracin del Contrato, y observar las disposiciones establecidas en el DRVFLCP.
Tambin debe asegurar el cumplimiento de las obligaciones contradas por las partes, estableciendo
controles que permitan verificar cada uno de los siguientes aspectos:


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Cumplimiento de la fecha de inicio de la actividad objeto del Contrato.

Otorgamiento del anticipo, en caso de estar previsto.
Supervisin e inspeccin a la ejecucin de la actividad objeto del Contrato.
Modificaciones en el alcance, cantidad, monto y plazo de ejecucin del Contrato.
Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social.
Cumplimiento de la fecha de terminacin de la actividad objeto del Contrato.
Pagos parciales o final.
Evaluacin de actuacin o Desempeo de la Contratista
Cierre administrativo (Finiquito) y contable del Contrato.
La mxima autoridad de la Unidad Usuaria al momento de recibir la documentacin del expediente

nico para la Administracin del Contrato, debe designar por escrito el (los) trabajador que har la
funcin de Administrador del Contrato e Ingeniero Inspector (en caso de obras) o Supervisor (en caso
de bienes o servicios). Dichas designaciones sern incorporadas y forman parte del expediente nico.
La copia certificada del expediente nico de la contratacin, contentivo de toda la documentacin

correspondiente, tanto en la fase del procedimiento de seleccin del Contratista, como en la fase de
Administracin del Contrato, deber mantenerse en la Unidad Usuaria por al menos cinco (5) aos,
contados a partir de la fecha del inicio del procedimiento de contratacin.
5. ADMINISTRACIN DEL CONTRATO
5.1 Disposiciones Generales
La administracin del contrato est a cargo de la Unidad Usuaria, la cual que tendr la
responsabilidad plena del el control y seguimiento de la ejecucin de la actividad objeto del
contrato; as como de la gestin de los pagos oportunos de las respectivas HESs / HEM, de
su cierre contable y administrativo (firma del finiquito), desarrollando sus actividades bajos
los principios rectores del Decreto de Ley de Contrataciones Pblicas (DRVFLCP) y su
Reglamento, salvaguardando los intereses de PDVSA.
5.2 Roles y Responsabilidades del Administrador de Contratos
El Administrador de Contratos tendr entre otros, los siguientes deberes y atribuciones:
a. Recibir de la mxima autoridad de la unidad usuaria la asignacin y el expediente nico

de contratacin.
b. Verificar el contenido y mantener la integridad del expediente nico de contratacin y
dems documentos que se le incorporen durante la fase de administracin.


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c. Revisar que el Contrato y sus Addenda estn debidamente firmados por los
representantes autorizados de ambas partes (La Contratante y PDVSA), con indicacin
expresa de la fecha de la firma.
d. Asistir a la reunin de arranque o pre-inicio de la ejecucin de la actividad objeto del
Contrato, conjuntamente con los representantes de la Unidad Usuaria, las Funciones
Asesoras y representantes de la Contratista.
e. Solicitar a la Contratista la designacin por escrito del Ingeniero Residente de obra o
servicios, as como notificar por escrito a la Contratista la designacin del Ingeniero
Inspector o Supervisor de obra o servicios que representar a PDVSA.
f. Asegurar la elaboracin, aprobacin y firma, conjuntamente con el Inspector de obra o
servicios, del acta de inicio, actas de suspensin o paralizacin, actas de reinicio, acta
de terminacin, aceptacin provisional y recepcin definitiva, cuando sean aplicables.
g. Tramitar el pago del anticipo con la Gerencia de Tesorera (Finanzas) correspondiente,
slo cuando ste se haya estipulado en el Pliego de Condiciones y se cuente con la
disponibilidad presupuestaria, as como garantizar su total reintegro, segn los
descuentos en los montos facturados del mismo porcentaje acordado en el Contrato,
antes de la terminacin de la actividad objeto del Contrato. En caso de que se haya
optado por la retencin contemplada en el Captulo de Garantas del DRVFLCP,
deber vigilar que stas se realicen sobre los pagos correspondientes.
h. Solicitar a la organizacin de Relaciones Laborales lo relacionado con el registro de la
informacin del Contrato en el SICC, asegurando su carga y actualizacin de lo
relacionado con las modificaciones y paralizaciones, entre otras variaciones.
i. Elaborar y cargar las HES, gestionar la firma del NAAF que corresponda y la
aprobacin en el sistema de apoyo SGE disponible en PDVSA, una vez recibidas las
actas de inspeccin (valuaciones de obras o servicios), validadas por el Inspector de
obra o servicios, para lo cual tendrn un lapso no mayor de quince (15) das
calendarios.
j. Efectuar conjuntamente con el representante de Tesorera y Finanzas, la programacin
de flujo de caja y las acumulaciones contables mensuales del perodo que
corresponda.
k. Asegurar que el Contrato mantenga vigente las garantas de ejecucin que se
requieran (fianzas y plizas de seguros), desde el inicio de la actividad objeto del
Contrato; as como extender o ampliar aquellas garantas derivadas de eventuales
prrrogas o modificaciones al Contrato, debidamente validadas por la Organizacin de
Asuntos Jurdicos que corresponda.


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l. Elaborar los documentos necesarios de las modificaciones al Contrato que se

consideren viables, y someterlos a las instancias de control y aprobacin
correspondientes.
m. Asesorar al Inspector de obra o Supervisor de servicios en la elaboracin de la
evaluacin de actuacin o desempeo de la Contratista, segn las normas
establecidas.
n. Recibir, atender y gestionar de manera oportuna, las observaciones, solicitudes y/o
reclamos de la Contratista, con apoyo del Inspector de obra o Supervisor de servicios y
funciones asesoras necesarias.
o. Realizar las actividades conducentes al cierre administrativo (finiquito) y contable del
Contrato, incluyendo la liberacin de las garantas antes de la aprobacin.
p. Apoyar y coordinar junto a la Unidad Usuaria, cualquier solicitud que surja de Auditora
Interna o la ejecucin de acciones provenientes de cualquier otro ente contralor interno
o externo.
q. Para el caso particular de adquisicin de bienes, debe analizar peridicamente el
comportamiento del Contrato, revisando los aspectos tales como el consumo real
contra el consumo estimado, cumplimiento de las fechas de entrega y especificaciones
tcnicas establecidas.
r. Garantizar el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social (CRS) asumido
por la Contratista y determinado en el Contrato.
s. Hacer del conocimiento a la mxima autoridad de la Unidad Usuaria conjuntamente
con el Inspector de obra o el Supervisor de servicios, las lecciones aprendidas e
identificar las mejores prcticas administrativas que puedan ser utilizadas en futuras
contrataciones.
6. INICIO DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO
6.1 Toda contratacin de obra, bienes o servicios ser registrada en los sistemas
computarizados de apoyo disponibles en PDVSA, con identificacin precisa del nmero del
Contrato, luego de obtener la opinin de la respectiva Comisin de Contrataciones y emitida la
decisin de gerencia con el acta de otorgamiento o adjudicacin, y aprobada por el NAAF
correspondiente.
6.2 Cuando los trabajadores del Contrato se encuentra amparado por la Convencin
Colectiva Petrolera (CCP), es obligatoria la participacin en la reunin de arranque o pre-inicio, de
los representantes de Relaciones Laborales de RRHH y SI-HO entre otras funciones asesoras,
con el fin de garantizar la inclusin de los trabajadores del SISDEM, con base en la estructura de


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costo labor, rgimen laboral, sistema de trabajo, entre otros; debidamente aprobados y
contemplados en el Contrato.
6.3 La Contratista, una vez firmado el Contrato, debe iniciar las actividades dentro del
lapso sealado en el mismo, previa suscripcin del acta de inicio con los representantes de cada
una de las partes, en la que se indique la fecha de comienzo de las actividades objeto del
Contrato, para lo cual se realizarn las acciones de creacin y registro de las transacciones que
correspondan en los sistemas computarizados de apoyo disponible en PDVSA, para facilitar el
control y seguimiento de la ejecucin de la actividad objeto del Contrato.
6.4 La Unidad Usuaria vigilar que la Contratista inicie las actividades del contrato,
movilice equipos, se ubique en el sitio donde sern ejecutados los trabajos, o si fuere el caso,
entregue los bienes, solo cuando el Contrato se encuentre firmado y se hayan otorgado las
garantas contractuales.
6.4 La Unidad Usuaria, no debe permitir que la Contratista inicie las actividades del
Contrato e incurra en gastos que no estn amparados contractualmente.
6.5 En caso de establecerse en el pliego de condiciones, el otorgamiento de anticipo
previsto de conformidad con la legislacin vigente y/o la Normativa Interna de PDVSA, ste slo
podr pagarse previa firma del respectivo Contrato y la constitucin de la fianza de anticipo
equivalente al 100% del monto otorgado como anticipo. La amortizacin del mismo se descontar
progresivamente en cada pago efectuado.
7. ROLES Y REPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INGENIERO INSPECTOR
El Inspector de obras o Supervisor de servicios en representacin de la Contratante adems de los

deberes y atribuciones establecidas en el DRVFLCP y Reglamento tendr, entre otros, las siguientes
responsabilidades:
a. Conocer con precisin los trminos y condiciones del Contrato.

b. Elaborar, aprobar y firmar las actas de inicio, terminacin, recepcin provisional y aceptacin
definitiva, segn corresponda a la ejecucin de obra o prestacin de servicios y remitir los
documentos al Administrador del Contrato para su custodia y archivo correspondiente.
c. Promover y realizar la reunin de pre-inicio con representantes de la Contratista, SI-HO y
Relaciones Laborales, sta ltima con carcter obligatorio cuando los Contratos establezcan la
aplicacin de la CCP.
d. Asegurar conjuntamente con el Administrador y el representante de Relaciones Laborales, que
la Contratista realice todos los trmites pertinentes para registrar a los trabajadores amparados


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por la CCP en el SICC, de conformidad con la estructura de costos de labor aprobada en el

Contrato.
e. Coordinar y velar por el cumplimiento del programa o cronograma de ejecucin de trabajo por
parte del representante de la Contratista, lo que permitir cumplir con las fechas del Acta de
inicio y de terminacin, del Contrato.
f. Rechazar, objetar y exigir la rectificacin de cualquier trabajo defectuoso o servicio; as como
los bienes que no estn acorde con las especificaciones, trminos y condiciones establecidas
en el Contrato, sin que stos impliquen costos adicionales para PDVSA.
g. Conformar, aprobar y firmar los informes de valuacin o actas de inspeccin, con la frecuencia
que sea necesaria, que servirn de base para la elaboracin y aprobacin de la respectiva
autorizacin de pago, por la porcin de la obra o servicios ejecutados, segn los trminos y
condiciones del Contrato.
h. Recibir del Ing. Residente de obra o Supervisor de servicios en representacin de la Contratista,
las valuaciones (o actas de inspeccin) para efecto de su revisin o validacin, as como su
oportuna consignacin ante el Administrador del Contrato para su tramitacin.
i. Elaborar, tramitar y firmar, conforme al procedimiento establecido, las actas de suspensin
temporal, paralizacin y reinicio de la actividad objeto del Contrato; as como las actas que
deban levantarse en los supuestos de prrroga, conjuntamente con el Ing. Residente de obra o
Supervisor de servicios en representacin de la Contratista.
j. Coordinar con los representantes de las funciones asesoras que corresponda, para elaborar las
evaluaciones parciales de actuacin o desempeo de la Contratista, durante la ejecucin de la
obra o prestacin de servicios, y la evaluacin final al terminar la actividad contratada, de
acuerdo con lo establecido en el Contrato, la legislacin vigente y las normas internas que sean
aplicables.
8. PAGO POR VALUACIN DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO
8.1. Los informes de avance o progreso, valuacin, inspeccin y sus actas correspondientes, son
requisitos previos e indispensables para la elaboracin y gestin de las transacciones para la
autorizacin de pago.
8.2. El lapso que debe mediar entre las valuaciones de obra y la consignacin de las facturas es
de 5 a 45 das calendario. El lapso a partir del cual se realizan los pagos de facturas a las
Contratistas ser determinado en el Contrato, y comienza a transcurrir a partir de la carga de
las facturas en el SGE.
8.3. PDVSA proceder a pagar a la Contratista, las obligaciones contradas con motivo de la
ejecucin de la actividad objeto del Contrato, slo cuando se haya cumplido con:


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La verificacin del cumplimiento de la ejecucin de la obra, el suministro de los

bienes o la prestacin de los servicios, o parte de stos;
La recepcin y revisin de las facturas presentadas por la Contratista;
El Inspector o Supervisor haya emitido su conformidad respecto al cumplimiento de
las condiciones del Contrato
La autorizacin del pago por parte del NAAF que corresponda.
8.4. En el caso de Contratos de obra o servicios, la Unidad usuaria suministrar a la Contratista

los formularios requeridos por PDVSA, para la presentacin de informes o valuaciones que
reflejen el avance de la obra ejecutada o servicios prestados en un perodo determinado, y el
porcentaje de obra o servicio pendiente por ejecutar.
8.5. El Inspector o Supervisor verificar el contenido de los formularios, informes y evaluaciones
elaboradas por el Ing. Residente de obra o Supervisor del servicio, segn corresponda.
8.6. Cuando se trate de procura de materiales o equipos, la recepcin del suministro de stos la
efectuar el Receptor de Materiales de la Filial BARIVEN o directamente el Receptor de
Materiales de la Unidad Usuaria de PDVSA que corresponda, quien tendr la responsabilidad
de verificar el cumplimiento de las especificaciones de los bienes recibidos conforme a lo
solicitado en el Contrato, y emitir la aceptacin en la respectiva nota de entrega, en seal de
conformidad.
8.7. Los lapsos entre la emisin de los distintos informes, valuaciones y/o actas de inspeccin no
sern menores de cinco (5) das calendario ni mayores de cuarenta y cinco (45) das
calendario. El Inspector o Supervisor indicar al Residente o representante de la Contratista,
los reparos que tenga que hacer a los informes o valuaciones, dentro de un lapso de ocho
das (8) calendario, siguientes a la fecha que les fueron entregadas.
8.8. Los pagos de la porcin de obra ejecutada o servicios prestados, que no sean objetadas se
efectuarn de acuerdo con las condiciones establecidas en el Contrato, sustentada por los
informes de avance, valuacin o actas de inspeccin consolidadas, en la que conste que
dicha porcin de obra o servicios, segn la transaccin del sistema de apoyo que
corresponda a la autorizacin de pagos, fue ejecutada de conformidad con todas las
especificaciones tcnicas, normas, trminos y condiciones, para que sea procedente el pago
correspondiente.
8.9. Cuando se trate de procura de materiales o equipos, los pagos se efectuarn de acuerdo con
las condiciones estipuladas en la orden de compra o el Contrato, mediante la creacin y
aprobacin de la transaccin del sistema de apoyo que corresponda a la autorizacin de
pago, soportada por los albaranes de bienes, en la que conste que el material o equipo fue


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recibido a satisfaccin de la Unidad Usuaria, por parte del Receptor de Materiales y su pago
es procedente.
8.10. nicamente se efectuarn pagos parciales o final sobre trabajos realmente ejecutados
o bienes entregados a satisfaccin de PDVSA. Se podrn tambin efectuar pagos, de
acuerdo con el cronograma de ejecucin, hitos de medicin y pagos de la obra o prestacin
de servicios, si as se ha establecido en el respectivo Contrato.
8.11. En el caso que al menos una de las partidas incluidas en el informe de avance o
progreso, valuacin o acta de inspeccin sea objetada, se podr efectuar el pago por el
monto de las partidas no objetadas, dentro de los lapsos establecidos contractualmente,
dejando constancia en los documentos pertinentes y acta de inspeccin de las partidas
objetadas no procesadas.
8.12. La organizacin de Finanzas es la responsable de efectuar las retenciones,
deducciones y compensaciones a que haya lugar, tanto las establecidas en el Contrato, como
aquellas que aun cuando no hayan sido especificadas, sean procedentes, de conformidad
con la legislacin aplicable vigente en el momento del pago.
8.13. Una vez cumplido el perodo de garanta y ejecutados a satisfaccin de PDVSA, todos
los requerimientos planteados a la Contratista en ese lapso, se levantar el acta de
Aceptacin Definitiva y se proceder a realizar los pagos pendientes que hubieran para la
fecha y a la liberacin de las garantas de fiel cumplimiento (retenciones y/o fianzas),
exceptuando las garantas laborales (retenciones y/o fianzas), las cuales permanecern
vigentes hasta la recepcin definitiva, por el lapso establecido en el DRVFLCP. De igual
forma la garanta de buen funcionamiento permanecer vigente, de acuerdo con las
estipulaciones previstas en el Contrato.
9. MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO
9.1Disposiciones Generales
a. PDVSA podr antes o despus de iniciada la ejecucin de la obra, la prestacin de

servicios o el suministro de bienes, introducir las modificaciones al Contrato que estime
necesarias, las cuales debern ser notificadas por escrito a la Contratista y estar
acompaadas del respectivo estudio tcnico-econmico que la justifique, y de su
disponibilidad presupuestaria.
b. Las propuestas de modificacin y ajuste al Contrato sern sometidas para su opinin a la

Comisin de Contrataciones o GIC / EAH segn corresponda.


Materia
En caso de ser necesaria la modificacin de un Contrato por Monto Menor, queda

delegado al respectivo GIC/EAH el manejo de dicha modificacin hasta los lmites de la
Consulta de Precios, segn su naturaleza:
Bienes hasta 5.000 U.T.

Servicios hasta 10.000 U.T.
Obras hasta 20.000 U.T.
Cualquier modificacin al Contrato por monto menor debe sumarse al monto original del
Contrato, para la aprobacin del NAAF.
Cuando el monto acumulado de las modificaciones al Contrato Menor, sumado al monto

original, sobrepase los lmites de Unidades Tributarias anteriormente establecidos, se debe
someter a la opinin de la Comisin de Contrataciones correspondiente con informe
justificativo, y detallado.
Lo anteriormente expuesto evita que los Contratos por Monto Menor terminen siendo
Contratos de mayor cuanta sin control, por falta de planificacin, imprecisiones en las
especificaciones tcnicas, omisiones, o cualquier otra causa imputable a cualquiera de las
partes.
c. Aun cuando la regulacin no establece lmite en la cantidad y monto de las modificaciones

que puede tener un determinado Contrato; las partes deben realizar su mejor esfuerzo para
mantener los trminos y condiciones originales. PDVSA aplicar el principio de planificacin
para asegurar el alcance del trabajo o actividad objeto del Contrato, elaborando
especificaciones tcnicas lo ms completas y precisas posibles, con el propsito de evitar o
minimizar eventuales modificaciones en el alcance, el monto y/o el plazo de ejecucin del
Contrato.
d. Las causas que podran dar origen a modificaciones del Contrato pueden ser, entre otras,
las siguientes: aumento o disminucin en la cantidad de la obra, bienes o servicios
originalmente contratado; variacin en los montos previamente establecidos (suma global,
precios unitarios y Gastos Reembolsable); que surjan nuevas partidas o renglones a los
contemplados en las especificaciones originales del Contrato; o que se modifique la fecha
de terminacin de la obra / servicios o la fecha de entrega de los bienes, objeto de la
contratacin.
e. Igualmente podran implicar modificaciones al monto original del Contrato, las variaciones
en los costos de los materiales, equipos o servicios en el mercado nacional o internacional
debidamente justificados que por motivos no previstos no se consideraron en la estructura
de costos original del Contrato, o que sean consecuencia directa de la promulgacin de
leyes, decretos, resoluciones sobre medidas cambiarias, arancelarias u otras medidas
legislativas o gubernamentales emitida por el Ejecutivo Nacional; as como tambin, los


Materia
incrementos en los costos del componente labor del Contrato, causados por la celebracin
o entrada en vigencia de una nueva convencin colectiva de trabajo de obligatoria
aplicacin, o cambios en la poltica salarial contractualmente acordada con las firmas
consultoras, cuando stos se generen con posterioridad a la presentacin o aprobacin de
la oferta de la Contratista.
f. Estas modificaciones aplican slo a partir de la fecha que entren en vigencia las referidas
leyes, decretos, resoluciones gubernamentales o nuevas convenciones colectivas de
trabajo o tabulador salarial; no teniendo las mismas un carcter retroactivo. La
cuantificacin de estas variaciones se determinar considerando los precios de la
estructura de costos de la obra, bien o servicio y de los anlisis de precios unitarios de cada
partida, regln o posicin que conforma el monto original del Contrato.
g. La Unidad Usuaria debe someter con antelacin a la consideracin y aprobacin del NAAF
que corresponda, las modificaciones que puedan ocurrir durante la fase de administracin
del Contrato, de conformidad con lo establecido en la presente Gua, y solicitar la opinin
de la respectiva Comisin de Contrataciones, antes de elaborar el Addenda
correspondiente, cuando la adjudicacin haya sido recomendada por la Comisin de
Contrataciones conforme a lo establecido en el DRVFLCP.
h. Cuando el monto acumulado de las modificaciones de un Contrato sumado al monto
original, exceda el lmite umbral de la Consulta de Precios (monto menor) para los bienes,
servicios o ejecucin de obra, se debe someter a la opinin de la Comisin de
Contrataciones correspondiente, evitando as la proliferacin de Contratos de menor
cuanta que terminan convirtindose en Contratos de cierta magnitud, como consecuencia
del manejo discrecional de la Unidad Usuaria.
i. Para determinar el NAAF que aprueba las modificaciones que resulten de adjudicaciones
parciales u otorgamiento por frentes, se requiere sumar el monto de la modificacin a cada
Contrato por separado, sin considerar la suma total de todos los Contratos.
9.2 Tipos de Modificaciones
a. La Unidad Usuaria debe cumplir las normas contenidas en la presente Gua Administrativa,
independientemente del monto del Contrato, y cuando ocurra una o ms de las causas o
circunstancias que se especifican a continuacin:
Cambio en cantidad (Aumento o Disminucin)

Actividades adicionales (Cambios de Alcance)
Variaciones en los montos, tarifas o precios unitarios previamente establecidos
Modificacin del plazo de ejecucin o de la fecha de entrega
b. Variaciones No previstas


Materia
Son tambin causas de modificacin al contrato, la emisin de leyes, reglamentos o

decretos que por su contenido afecten los trminos y condiciones del contrato original; por
lo cual PDVSA reconocer a la Contratista las variaciones que se hayan generado en la
ejecucin de la obra, prestacin de servicios o entrega de bienes, siempre y cuando esas
variaciones sean consecuencia directa de la promulgacin de leyes, decretos y
convenciones colectivas de trabajo celebrados por la Repblica Bolivariana de Venezuela,
de obligatoria aplicacin cuando stos se generen con posterioridad a la presentacin de la
firma del contrato y slo a partir de la fecha de vigencia de las referidas leyes, decretos o
convenciones colectivas.
La cuantificacin de estas variaciones se determinar tomando en cuenta los anlisis de

precios unitarios o tarifas de cada partida, rengln o posicin que conforma el contrato
original. Todo lo cual, se encuentra desarrollado en el numeral 13 de la presente gua bajo
el ttulo de Equilibrio Econmico del Contrato.
9.3 Cambios en cantidad de la actividad contratada
a. A los efectos de esta norma, para contratos del tipo precios unitarios, costos reembolsables
ms utilidad (ganancia ms estipendio o excedente), o contratos de suma global, si fuere
factible; se entiende como cambios en cantidad de la obra, bienes o servicios contratados,
las modificaciones que impliquen aumentos o disminuciones en las partidas, renglones o
posiciones incluidas en el documento original, o simplemente cambio en la cantidad global
de la obra, bienes o servicios originalmente convenida.
b. Se consideran igualmente cambios de cantidad, los aumentos o disminuciones en las
partidas, renglones o posiciones, ya contempladas en el documento original, que sean
necesarios para la continuacin, mejoramiento o completar la obra, los bienes o servicios,
siempre que no representen un cambio en la naturaleza original de la contratacin.
c. Para calcular el porcentaje de este tipo de modificacin respecto al Contrato original, sta
debe ser realizada sobre la misma base. El monto de la modificacin en cantidad se
determinar con base en los precios unitarios, tarifas y dems elementos de costos
originalmente acordados por las partes en el Contrato, excluido el efecto de la inflacin y
otros ajustes que se hubieren aplicado a la fecha, y se expresar en trminos de porcentaje
con respecto al monto original del Contrato, sin incluir la porcin estimada por concepto de
IVA.
d. Cuando el resultado de la suma de los cambios en cantidad (slo aumentos), en su valor
acumulado sin ningn otro tipo de modificacin no exceda del diez (10%) por ciento del
monto original del Contrato, no se requiere someter la modificacin a la opinin de la
Comisin de Contrataciones, o GIC / EAH. La Unidad Usuaria, previo acuerdo con la
Contratista, y con participacin de la Organizacin de Jurdico elaborar el Addendum que
contemplar las modificaciones y lo someter al NAAF que corresponda para su
aprobacin (original ms cambios), mediante decisin de gerencia. Se debe proceder a


Materia
incorporar y actualizar las nuevas cantidades y montos del Contrato Marco o Pedido, en el
sistema SGE.
e. Cuando el resultado de la suma de los cambios en cantidad (slo aumentos), junto con
cualquier otra modificacin excedan el diez (10%) por ciento del monto original del contrato,
la Unidad Usuaria debe someterse la propuesta de modificacin a la consideracin de la
respectiva Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, antes de proceder a
ejecutar el aumento en la cantidad de la obra, bienes o servicios contratados, indicando lo
siguiente:
Razones que justifiquen el aumento en las cantidades de obra, bienes o servicios y

las modificaciones en el plazo de ejecucin a que stas dieran lugar, de ser el caso.
Detalle por partida, rengln o posicin de las cantidades adicionales, as como el
monto total estimado de la modificacin, cuyo clculo se efectuar utilizando los
precios unitarios o tarifas establecidos en el Contrato original.
f. Cuando se trate de disminuciones en cantidad, sean del monto que fueren, se recomienda
someter su impacto monetario a la Comisin de Contrataciones en la oportunidad del cierre
del Contrato.
g. Para efectos de aprobacin del NAAF, las modificaciones deben sumarse
acumulativamente al monto original del Contrato, segn el respectivo concepto de
delegacin, de conformidad con lo establecido en las Normas de Delegaciones Financieras
Corporativas.
h. La Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, vista la justificacin presentada
por la Unidad Usuaria, determinar si el aumento en la cantidad de la obra, bienes o
servicios resulta conveniente a los intereses de PDVSA, ejecutndolo bajo los mismos
trminos y condiciones del mismo Contrato.
i. La Unidad Usuaria, una vez recibida la opinin emitida en acta por la respectiva Comisin
de Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, la debe incorporar al expediente nico, y
proceder a obtener la aprobacin por parte del NAAF que corresponda.
j. Despus de obtenida la aprobacin del NAAF correspondiente, la Unidad Usuaria solicitar
a la Organizacin de Asuntos Jurdicos la elaboracin del Addendum respectivo, en el que
se indicar las modificaciones acordadas; adems de actualizar las cantidades en las
partidas, renglones o posiciones que correspondan, y los montos en el Contrato Marco y/o
Pedido cargado en el sistema SGE.
k. Para el caso de BARIVEN en contrataciones efectuadas bajo la modalidad de contrato
marco por monto global, para la adquisicin de bienes, los aumentos y disminuciones de
cantidades podrn compensarse, sin la opinin de la respectiva Comisin de
Contrataciones, GIC o EAH respectivo, siempre y cuando no alteren, cambien o afecten, el
monto original del contrato.
l. Con el apoyo de las funciones asesoras, PDVSA solicitar a la Contratista el ajuste y
actualizacin de las fianzas y dems garantas de ejecucin que correspondan, de ser


Materia
procedente, alineadas con el nuevo monto del Contrato, incluidas las modificaciones en
cantidad de obra, bienes y servicios contratados.
9.4 Actividades adicionales (Cambio de Alcance)
a. Se entender por las actividades adicionales aquellas consideradas extras,

complementarias o nuevas, tambin para efectos de la presente Gua, se conocen por
Cambio de Alcance del Contrato, como consecuencia de la inclusin de partidas,
renglones o posiciones no contemplados en el Contrato original, pero que mantengan la
misma naturaleza de la obra, bienes o servicios contratados.
b. A los efectos de esta Gua, para Contratos del tipo precios unitarios, costos reembolsables
ms utilidad o ganancia y suma global, si fuere factible; se entiende como obra, servicios o
bienes adicionales aquellos cuyos precios unitarios no fueron previstos en el presupuesto
original del Contrato, y se encuentran previstos en el Reglamento de la Ley:
Actividades Extras
Actividades Complementarias
Actividades Nuevas
c. PDVSA entregar a la Contratista las especificaciones y planos de la obra, servicios o

bienes a adquirir objeto de las actividades adicionales o Cambios de alcance, para que sta
elabore su mejor oferta. La Unidad Usuaria con apoyo de Estimacin de Costos, recibir,
revisar y analizar la oferta de la Contratista, conjuntamente con el Presupuesto Base
Interno para el cambio de alcance.
d. En caso de ser necesario y procedente, la Unidad Usuaria podr solicitar aclaratoria y
acordar con la Contratista las condiciones definitivas.
e. En caso de no llegar a un acuerdo con la Contratista, durante el proceso de aclaratoria de
su oferta, la Unidad Usuaria deber solicitar a la Unidad Contratante el inicio de un nuevo
procedimiento de contratacin, previo sometimiento del caso a la respectiva Comisin de
Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, cuando sea aplicable.
f. La Unidad Usuaria, antes de proceder a ejecutar las modificaciones por actividades
adicionales o cambios en el alcance, debe solicitar la consideracin de la respectiva
Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, con explicacin de los aspectos siguientes:
Razones que justifiquen la modificacin por actividades adicionales o cambios

en el alcance y la consiguiente modificacin en el plazo de ejecucin de la obra,
bienes o servicios objeto del Contrato original, en caso que aplique.
Especificaciones tcnicas de las partidas, renglones o posiciones adicionales, o
cualquier otro documento que permita determinar la modificacin en el alcance,
siempre y cuando se mantenga la misma naturaleza del contrato original.
Cumplimiento del cronograma de ejecucin original propuesto


Materia
Factibilidad tcnico-econmica de realizar las actividades adicionales o

cambios en el alcance del Contrato.
Disponibilidad presupuestaria para realizar la modificacin.
Anlisis y evaluacin de la oferta consignada por la Contratista y su
comparacin con la estimacin interna de costos (o Presupuesto Base).
Impacto operacional, tctico o estratgico para PDVSA, en caso de no realizar
la modificacin planteada, mediante modificacin al Contrato existente y en
ejecucin.
Conclusiones y recomendaciones.
g. La Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, vista la justificacin y

documentacin soporte presentada por la Unidad Usuaria, resolver si la modificacin
propuesta califica o no como actividades adicionales o cambios en el alcance, y dejar
constancia en acta de su opinin sobre la conveniencia de ejecutar los trabajos con la
misma Contratista, mediante una modificacin del Contrato existente, previa aprobacin del
NAAF que corresponda.
h. En caso que el Contrato haya sufrido modificaciones, se debe hacer mencin expresa a
todas las modificaciones acumuladas, tanto en monto como en su valor porcentual con
respecto al monto original del Contrato.
i. Una vez obtenida la opinin de la respectiva Comisin de Contrataciones o GIC/EAH,
segn el caso, y obtenida la aprobacin del NAAF que corresponda, la Unidad Usuaria con
la colaboracin de Asuntos Jurdicos elaborar el respectivo addendum, en el cual indicar
las modificaciones acordadas; adems de actualizar las cantidades en las partidas,
renglones o posiciones que correspondan y sus montos en el Contrato Marco y/o Pedido
cargado en el sistema SAP.
j. Para efecto de aprobacin por parte del NAAF que corresponda, el monto de las
modificaciones deben sumarse acumulativamente al monto original del Contrato, segn el
respectivo concepto de delegacin, de conformidad con lo establecido en el Manual de
Delegaciones Financieras Corporativas.
k. Con el apoyo de las Funciones Asesoras, PDVSA solicitar a la Contratista el ajuste y
actualizacin de las fianzas y dems garantas de ejecucin que correspondan, alineadas
con el nuevo monto del Contrato, incluido el monto del nuevo alcance.
9.5 Variaciones en montos, tarifas o precios unitarios
a. Cuando el Contrato presente variaciones en su monto por razones externas y debidamente

justificadas, las mismas pueden ser manejadas directamente por la Unidad Usuaria con la
recomendacin de las funciones asesoras, sin requerir la opinin previa de la respectiva
Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, antes de ser aprobadas por el NAAF
correspondiente, siempre y cuando stas no superen el 10% del monto original del
Contrato.


Materia
Las razones externas justificadas que pueden dar origen a este tipo de variacin en el
monto del Contrato, son: la promulgacin o reforma de Leyes, Decretos y Resoluciones
Gubernamentales; la firma de nuevas convenciones colectivas de trabajo; la entrada en
vigencia de nuevas medidas cambiarias (Segn lo contemplado en la Gua Administrativa
para el reconocimiento del Componente Externo en Contrataciones de PDVSA, Filiales y
Empresas Mixtas) o arancelarias; el incremento en las tarifas de servicios profesionales por
aplicacin de cambios en la poltica salarial contractualmente acordada de las firmas de
consultora; el ajuste de precios mediante la aplicacin de frmulas o mecanismos
automticos de ajustes y modificaciones en el Contrato que no impliquen aumentos o
disminuciones en la cantidad de obra, bienes o servicios originalmente contratados.
b. La Unidad Usuaria, con base en los lineamientos establecidos en PDVSA y el apoyo de las
funciones asesoras, determinar los ajustes de precios y las remuneraciones estipuladas, y
obtendr la aprobacin del NAAF que corresponda, siempre que estn debidamente
substanciados y cuantificados.
c. Los ajustes de precios al Contrato aqu definidos, sern reconocidos desde la fecha en que
se hicieran efectivos los desembolsos objetos de ajuste, por parte de la Contratista, previo
anlisis, reconocimiento y aprobacin de PDVSA. Para el elemento Labor los ajustes se
reconocern a partir de la entrada en vigencia de las Convenciones Colectivas y para los
materiales y equipos aplicar sobre las partidas pendientes por ejecutar y que tengan
continuidad.
d. Una vez obtenida la validacin de la funcin asesora y aprobacin por parte del NAAF
correspondiente, la Unidad Usuaria debe elaborar el Addendum, en el cual indicar las
modificaciones acordadas, y aplicar el procedimiento establecido en la seccin
Modificaciones al Contrato en el SGE de esta misma Gua.
e. Para efectos de aprobacin del NAAF, las variaciones en montos, tarifas y precios, deben
sumarse acumulativamente al monto original del Contrato, segn el respectivo concepto de
delegacin, de conformidad con lo establecido en las Normas de Delegaciones Financieras
Corporativas.
f. Las variaciones en montos, tarifas y precios a los que se refiere este apartado deben
contabilizarse separadamente de las dems modificaciones al Contrato; a los efectos de
mantener su control y monitoreo.
g. Con el apoyo de las funciones asesoras, PDVSA solicitar a la Contratista el ajuste y

actualizacin de las fianzas y dems garantas de ejecucin que correspondan, alineadas
con el nuevo monto del Contrato, incluido el monto por cambio de tarifas y precio.


Materia
9.6 Modificaciones del plazo de ejecucin o de la fecha de entrega
a. La prrroga es una extensin del plazo de ejecucin del Contrato, lo cual no implica la
existencia de uno nuevo; sin embargo, podra originar una variacin en el monto del mismo.
La prrroga es el lapso que se requiere cuando al llegar al final del plazo de vigencia del
contrato, no se ha ejecutado totalmente la volumetra del mismo, siendo necesario
extender el plazo de vigencia contractual pero slo por el perodo necesario para terminar
de ejecutar las partidas pendientes. La prrroga o extensin como tambin se conoce,
debe ser por un lapso menor al de vigencia original del Contrato.
b. A solicitud expresa de la Contratista, PDVSA podr acordar una prrroga del plazo de
ejecucin del Contrato o de la fecha estimada de su terminacin por razones plenamente
justificadas.
c. El trmino suspensin contenido en el DRVFLCP, se incluy para sealar la decisin del

ente contratante de paralizar los trabajos; la misma no genera sanciones para la
contratista.
d. La paralizacin la cual es imputable a la contratista, generar la aplicacin de sanciones

contempladas DRVFLCP, as como las que se hayan establecido en las clusulas
contractuales.
e. Si PDVSA, ordena la suspensin temporal de la ejecucin de la obra o servicios por causas

no imputables a la Contratista, se acordar la prrroga de forma automtica, debiendo la
Unidad Usuaria dejar constancia en el expediente de tal circunstancia.
f. Como el tiempo de ejecucin no se detiene segn la opinin tcnica del Servicio Nacional
de Contrataciones - Ente Rector en materia de contrataciones, cualquier suspensin o
paralizacin significativa que se produzca en la ejecucin del Contrato, extender el tiempo
de vigencia o terminacin de lo contratado, siendo necesario para su manejo administrativo
suscribir el addendum que modifique el Contrato en su tiempo de ejecucin.
g. Dependiendo de las caractersticas, circunstancias o complejidad de la actividad objeto del

Contrato, el plazo de ejecucin o fecha estimada de terminacin o entrega establecida
originalmente, puede ser modificada, entre otras razones, por las siguientes:
Haber determinado, diferencias significativas del alcance entre lo establecido en

el Contrato y la ejecucin del mismo.
Fuerza mayor o situaciones imprevistas, debidamente comprobadas;
Cualquier otra que PDVSA haya establecido o as lo considere.


Materia
h. En caso de ocurrir alguna suspensin o paralizacin en la ejecucin de la obra o prestacin

de los servicios objeto del Contrato, por causas imputables o no a la Contratista; la Unidad
Usuaria debe someter a la opinin de la respectiva Comisin de Contrataciones o
GIC/EAH, segn el caso, para conocer su opinin cuando la misma afecte el desarrollo del
proyecto o del perodo contractual, en un lapso mayor de veinte (20) das continuos, a partir
de la fecha de la suspensin o la paralizacin.
i. Cuando la modificacin al plazo de ejecucin del Contrato junto con cualquier otra
modificacin excedan acumulativamente el diez por ciento (10%) del monto original del
Contrato, la Unidad Usuaria debe solicitar la opinin de la respectiva Comisin de
Contrataciones o GIC/EAH segn el caso, antes de proceder con la modificacin al plazo y
dejar constancia de ello en el acta del respectivo expediente nico.
j. De acuerdo con el concepto de delegacin que corresponda y de conformidad con lo

previsto en el Manual de Delegacin de Autoridad Financiera Corporativo, el impacto de las
erogaciones adicionales por modificaciones al plazo de ejecucin de un Contrato
(Prrroga), deben sumarse al monto original del Contrato y someterse al NAAF que
corresponda.
k. En todo caso, la ejecucin de la actividad objeto del Contrato durante el perodo de la

prrroga que se acuerde, se regir por los mismos trminos y condiciones establecidos en
el Contrato original.
l. Para el manejo administrativo de las modificaciones en el plazo de ejecucin de un

Contrato de obra, bienes o servicios, con o sin erogacin adicional, a travs de una
prrroga, se debe elaborar y firmar el respectivo Addendum; adems de incorporar la
informacin en las transacciones correspondiente de los sistemas computarizados de
apoyo disponibles en PDVSA, especificando el nuevo lapso acordado y la fecha estimada
de terminacin o entrega.
9.7 Consideraciones particulares de la Prrroga
Las prrrogas de contratos que no impliquen erogaciones adicionales, sern manejadas directamente
por la Unidad usuaria, sin intervencin de la respectiva Comisin de Contrataciones o GIC/EAH. De
tal circunstancia deber quedar constancia en el expediente correspondiente.
La Unidad Usuaria, con el asesoramiento de las funciones asesoras (Relaciones Laborales, Jurdico,
Finanzas, Estimacin de Costos, entre otras), proceder a analizar los hechos alegados por la
Contratista y recomendar al NAAF que corresponda la aprobacin o no de la misma.


Materia
En todo caso, la Contratista debe enviar a PDVSA la solicitud de la prrroga, antes de vencer el plazo
de ejecucin acordado y establecido en el Contrato.
PDVSA dar curso a la solicitud de la prrroga presentada por la Contratista cuando se requiera con
al menos quince (15) das calendario de anticipacin a la fecha estimada de terminacin o entrega
estipulada en el Contrato, con el respectivo cronograma de trabajo para culminar la obra o servicio.
9.8 Renovacin del Contrato
a. La renovacin del Contrato da origen a un nuevo Contrato en el SGE, el cual debe ser de
idntico contenido, trminos y condiciones (cantidad, alcance, renglones o partidas, precio
y plazo de ejecucin) al Contrato original, siempre y cuando ste contemple una clusula
de renovacin. No obstante, la renovacin en fsico del Contrato se materializa a travs de
un Addendum, en lugar de elaborar un nuevo documento de Contrato con diferente
nmero.
b. Para efecto de la administracin, la ejecucin y el pago de la renovacin del Contrato, la
Unidad Usuaria debe tramitar una nueva transaccin con referencia cruzada a las
transacciones del Contrato anterior (solped, pedidos, otros), en el SGE.
c. El registro en SICAC de las renovaciones, slo aplica para aquellas de igual trminos y
condiciones. Las renovaciones con modificacin de los Trminos y Condiciones originales
sern considerados en SICAC como una contratacin directa del tipo informativo,
generando un nuevo Numero de Contrato.
d. La renovacin de un Contrato, solo podr ser procedente para los bienes y servicios
comerciales, relacionados con actividades recurrentes, de baja complejidad, con plazo de
ejecucin mximo de un (1) ao y que sean indispensables para la continuidad operativa de
PDVSA.
e. La Unidad Usuaria, antes de acordar la renovacin del Contrato, debe solicitar opinin con
al menos quince (15) das de anticipacin a su vencimiento, a la respectiva Comisin de
Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, con los siguientes documentos:
Memorndum de justificacin
Resumen Ejecutivo del Contrato a renovar
Evaluacin final de actuacin o desempeo de la Contratista
f. Una vez obtenida la opinin de la Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso,

la Unidad Usuaria debe elaborar el respectivo Addendum, para la aprobacin del NAAF que
corresponda, sumando acumulativamente al monto del original del Contrato el impacto de
la Renovacin, de conformidad al concepto de delegacin, establecido en el Manual de
Delegaciones Financieras Corporativas.


Materia
g. La Unidad Usuaria con el apoyo de las funciones asesoras, debe solicitar a la Contratista
las fianzas y garantas correspondientes al nuevo plazo de ejecucin del Contrato
Renovado.
h. Cuando el plazo de ejecucin del Contrato renovado exceda un (1) ao, la Contratista
podr solicitar ajuste de precios, de conformidad con las normas establecidas en la
presente Gua para la Administracin de Contratos, tal circunstancia debe estar
previamente contemplada en las clusulas del Contrato original.
i. Para el cierre administrativo de un Contrato Renovado, hay que considerar el balance del
Contrato anterior y el renovado.
10. ADHESIN A CONTRATOS EXISTENTES
10.1Disposiciones Generales
La figura de Adhesin utilizada en PDVSA, se fundamenta en su poltica de extender los

mismos beneficios obtenidos por PDVSA en una determinada contratacin, a un Negocio, rea,
Filial o Empresa Mixta que as lo requiera, sin menoscabo del cumplimiento de la regulacin
vigente en materia de contratacin pblica, y bajo principios contemplados en el Art. 2 del
DRVFLCP.
a. Con base en lo anterior, se permite aplicar esta figura de Adhesin, nicamente en aquellos
Contratos que tengan por objeto el suministro de bienes y prestacin de servicios, de
carcter comercial o profesional (asistencia tcnica, servicios especializados, uso de licencia,
entre otros).
b. Para que la figura de Adhesin proceda, es necesario que dentro de las clusulas del
Contrato objeto de la adhesin se contemple la "Adhesin" como mecanismo voluntario para
extender los mismos beneficios de la contratacin original a otros Contratantes del holding
de empresas de PDVSA.
c. Finalmente, otra caracterstica que amerita tener el Contrato susceptible de ser objeto de
Adhesin por otras Unidades Usuarias, es que se trate de un Contrato Marco, de acuerdo
con lo establecido en el DRVFLCP y el Reglamento, con lo cual se asegura tener un amplio
alcance, con cantidades o volumetra meramente referencial y suficientes para el suministro
de bienes y servicios de carcter recurrente o muy especializado de uso espordico.
d. Asimismo, la organizacin usuaria Adherente, debe solicitar las garantas de ejecucin,
segn la porcin del contrato que le corresponda.
10.2 Uso del Contrato por Unidades distintas del mismo Contratante
a. En caso que se encuentre vigente un Contrato para suministro de bienes y servicios

(comerciales o profesionales), el cual prevea que a l podran adherirse otras Unidades


Materia
Usuarias de la misma Organizacin, Negocio, Filial, etc., la Unidad Interesada podr

utilizarlo, siempre y cuando, verifique previamente con el Administrador del Contrato, la fecha
de vigencia, el alcance de los bienes o servicios, los trminos y condiciones y su
disponibilidad de uso por parte de otras Unidades distintas a la originalmente establecida. Tal
modificacin requiere ser sometida a la recomendacin de la Comisin de Contrataciones o
GIC/EAH y ser necesario la elaboracin de un addendum.
b. En caso que el Contrato vigente no cuente con la clusula de adhesin o la volumetra
suficiente para satisfacer la necesidad de la nueva Unidad Usuaria dentro de la misma
Organizacin, Negocio, Filial, la adhesin no ser posible, a no ser que el Administrador del
Contrato promueva una modificacin al Contrato existente para permitir que otras Unidades
Usuarias puedan adherirse a l.
c. A fin de garantizar los mismos trminos y condiciones de la adhesin; se requiere que la
Organizacin que someta el caso a la Comisin, sea la custodio del Contrato y no la Unidad
y/o Organizacin interesada en adherirse. BARIVEN como organizacin contratante y/o
unidad usuaria responsable del control del contrato, efectuar cualquier trmite.
Sin embargo, dependiendo de los acuerdos a que lleguen las partes, podra sugerirse que
sea la Unidad Usuaria y/o interesada la que promueva y gestione la adhesin, informando a
la Unidad Usuaria Custodio las condiciones bajo las cuales se har la misma, a fin de que
esta ltima verifique que todo est bajo los mismos trminos y condiciones y proceda a dar
su visto bueno antes que se someta ante la Comisin de Contrataciones correspondiente.
10.3 Uso del Contrato por Unidades de otro Contratante
a. En el caso que una Unidad Usuaria de otro Organizacin, Negocio, Filial tenga la intencin
de utilizar un Contrato para suministro de bienes o prestacin de servicios (comerciales o
profesionales) celebrado por una Filial, Negocio o Mixta de PDVSA con una determinada
Contratista, la Filial, Negocio o Mixta interesada podr utilizar el mismo, verificando
previamente con su Administrador, la fecha de vigencia, el alcance de los bienes o servicios,
los dems trminos y condiciones y su disponibilidad de uso; as como la aceptacin por
parte de la Contratista del nuevo Adherente interesado.
b. La Unidad Usuaria de Filial, Negocio o Mixta interesada, debe verificar que el Contrato
identificado contenga la previsin contractual para poder ser objeto de adhesin bajo los
mismos trminos y condiciones, y suscribir un nuevo Contrato en el SGE con la misma
Contratista.
c. Una vez cumplido con lo sealado en el literal anterior, Filial, Negocio o Mixta interesada
someter a la respectiva Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, segn el caso, para
conocer su opinin.
d. Para ello, la Unidad Usuaria de la Contratante interesada debe conocer la descripcin del
alcance de los bienes o servicios, monto estimado y plazo de ejecucin del Addendum o
nuevo Contrato, segn sea conveniente; as como las razones que justifiquen la utilizacin
de esta figura, y posteriormente solicitar la aprobacin del NAAF que corresponda para
proceder con los tramites de firma y aprobacin de su contratacin.


Materia
10.4 Administracin del Contrato objeto de Adhesin
a. La administracin del Contrato objeto de Adhesin es responsabilidad de la organizacin

duea del Contrato original o la Unidad Usuaria encargada para ello, la cual debe realizar los
cargos a las cuentas contables o centro de costos de las organizaciones interesadas
Adherentes y autorizadas para su utilizacin.
b. Una vez obtenida la opinin de la respectiva Comisin de Contrataciones o GIC/EAH, segn
el caso, la Unidad Adherente debe elaborar el Addendum correspondiente, cuando se
encuentre dentro de la misma Filial, Negocio o Mixta o elaborar un nuevo Contrato cuando
se encuentre en otra Filial, Negocio o Mixta.
c. La nueva Unidad Usuaria, dentro o fuera de la Filial, Negocio o Mixta Custodio que se
adhiera al Contrato, requerir elaborar y aprobar rdenes de trabajo (compra o servicio),
para proceder con la utilizacin del Contrato mediante la figura de adhesin. En cuyo caso,
las rdenes debern establecer las mismas partidas, renglones o posiciones con los mismos
precios unitarios o tarifas con referencia a las transacciones en el SGE.
d. La nueva Unidad Usuaria, dentro o fuera de la Filial, Negocio o Mixta que se adhiera al
Contrato, cubrir con su propio presupuesto los costos derivados de la adhesin del
Contrato, estableciendo una independencia administrativa sobre dicha adhesin; pero sin
perder su relacin conexa con el Contrato maestro, por lo cual la Usuaria Adherente deber
notificar inmediatamente a la Unidad Custodia, cualquier apertura o cierre de rdenes de
trabajo, las cuales debern estar de conformidad con los mismos trminos y condiciones
acordados entre las partes y que suscribieron el Contrato original.
e. Por otra parte, la Unidad Custodia debe llevar el registro y control de cada una de las
rdenes de trabajo suscritas por las Unidades Adherentes, dentro o fuera de Filial, Negocio o
Mixta, para asegurar el control administrativo del Contrato maestro, de conformidad con los
pagos por concepto de las obligaciones realmente ejecutadas.
f. Sea cual sea el caso de Adhesin del Contrato, a los fines de mantener una sana
administracin y evitar duplicidad de roles por parte de las distintas unidades involucradas
(custodia y adherentes); as como tambin independizar el control de la ejecucin
presupuestaria de cada Unidad Usuaria con respecto al Contrato maestro objeto de
adhesin, cada nueva Unidad Adherente debe tramitar nuevas transacciones (pedidos o
contrato marco en el SGE) con referencia al Contrato original objeto de adhesin en los
sistemas de apoyo disponible en PDVSA.
g. Asimismo, cada Unidad Adherente debe solicitar las garantas de ejecucin que
correspondan, segn la porcin del Contrato que le toque administrar.


Materia
11. CONTRATO CON BASE EN VALOR AJUSTADO
Cuando las circunstancias o condiciones econmicas de un pas se caracterice por aumentos en los
costos variables del Contrato, es posible la utilizacin de mecanismos de ajuste que permitan reducir
la incertidumbre o riesgos que la Contratista pueda incorporar en su oferta, debido a la variabilidad de
factores que condicionan la ejecucin de la actividad objeto del Contrato.
Los mecanismos de ajuste de precios que pueden ser utilizados en contratos de bienes, ejecucin de
obras y prestacin de servicios; cuya forma de pago sea de tipo precios unitarios y suma global
pueden ser:
Comprobacin Directa
Valor Ajustado - Formula Escalatoria
Formulas Polinmicas
Para mitigar el impacto impredecible y tener una mejor distribucin de los riesgos e incertidumbre en
la variacin de precios que afecten a un Contrato, por aumentos desmesurados en los costos de los
materiales, repuestos, equipos y otros insumos, es recomendable utilizar mecanismos de ajustes de
precios, que permitan a la Contratista presentar una oferta en base en los ltimos precios razonables
de mercado.
11.1 Consideraciones Generales
Cuando existan reclamos por parte de la Contratista y/o se contemple en el Contrato la aplicacin de
cualquier mecanismo de ajuste de precios, se debe considerar los siguientes aspectos:
a. Quedar claramente definido en el pliego de condiciones o en las condiciones de participacin

del procedimiento de contratacin, que se aplicarn esquemas de ajustes de precios, para el
reconocimiento de los efectos inflacionarios y otras variables.
b. El esquema de ajuste de precios y los ndices generales y/o especficos a utilizar, sern
establecidos por la Unidad Usuaria de PDVSA con apoyo de funciones asesoras
(Evaluaciones Econmicas), y a ellos se sujetarn por igual, todos los oferentes para la
presentacin de sus ofertas.
c. En el pliego de condiciones o las condiciones de participacin de los procedimientos de
seleccin de contratistas que originen Contratos con plazo de ejecucin de hasta a un (1) ao,
debe quedar claramente establecido que los precios ofertados permanecern fijos durante el
primer ao de vigencia del Contrato.
d. Como las contratistas oferentes hacen su mejor estimado o proyeccin de precios del
mercado durante el primer ao de ejecucin del Contrato, en las condiciones o clusulas del


Materia
mismo se debe incluir o especificar que durante el primer (1er) ao de vigencia del Contrato,
los precios ofertados permanecern fijos, sin estar sujetos a reconocimiento de ajustes, salvo
que se vulnere el Equilibrio Econmico del Contrato (lo cual debe demostrarse). Despus del
1er ao solo se reconocer ajustes a los precios de aquellos renglones que tengan
continuidad.
e. Para la aplicacin de cualquier mecanismo de ajuste de precios, se utilizarn valores de
referencia reconocidos, tales como ndices de precios publicados por el Banco Central de
Venezuela (BCV) a travs de su pgina web, u otros organismos nacionales o internacionales
aprobados por PDVSA.
f. Cuando no exista un ndice de referencia especfico o particular para la actividad objeto del
Contrato en general, pueden utilizarse ndices de referencia proyectados por un experto en la
materia, preferiblemente personal de Finanzas de la Organizacin.
g. Toda solicitud de ajuste, debe ser presentada dentro del lapso que establezca el DRFVLCP y
su Reglamento.
h. En el caso que el Contrato no prevea la utilizacin de mecanismos de ajuste de precios
mediante la aplicacin de frmulas polinmicas o escalatoria para obtener el pago de los
aumentos en los precios previstos en el Contrato original, la Contratista debe presentar por
escrito una solicitud a PDVSA, debidamente razonada, y debe anexar los elementos
probatorios de todos los hechos y circunstancias que invoque.
i. PDVSA podr exigir a la Contratista la presentacin de las pruebas adicionales que estime
conveniente, y decidir la procedencia o no, de la solicitud de la Contratista en un lapso no
mayor de quince (15) das hbiles, con base en las pruebas que ste presente y de las que
PDVSA hubiera obtenido por sus propios medios.
j. As mismo, podr hacer las investigaciones necesarias para verificar la veracidad de la
informacin suministrada en las solicitudes o reclamaciones formuladas por la Contratista o
sobre cualquier otro hecho relacionado con el Contrato.
k. La Contratista est obligada, cuando PDVSA lo solicitare por escrito, a permitir que se
practiquen las revisiones, inspecciones o auditorias que se estimen convenientes en sus libros
y dems documentos administrativos de contabilidad.
11.2 Aplicacin de mecanismos de Ajustes
a. Todo mecanismo de ajuste a aplicarse, debe estar previamente establecido en el contrato, as

como la estructura de costos por rengln, la partida o posicin; la periodicidad, y los precios
referenciales de mercado o ndices seleccionados para los efectos de clculo, indicando para
este ltimo el rgano, o fuente especializada que lo genere o publique. Se aplicarn los


Materia
elementos que establezca el Reglamento del Decreto Ley, para considerar las variaciones de
precios que se den por distintas razones.
b. La aplicacin del mecanismo de ajuste de precios, se har preferentemente bajo escenarios

de moderada o alta inflacin que impacte significativamente el monto del contrato para la
ejecucin de obra, prestacin de servicios o adquisicin de bienes (materiales o equipos) y
cuya duracin sea superior a un (1) ao.
c. En cada perodo de ajuste se afectar solo la porcin de la obra ejecutada, de los bienes o
servicios suministrados en dicho lapso, sin afectar las porciones ejecutadas o suministradas
con anterioridad y los nuevos renglones o partidas no incluidas en el contrato original.
11.3 Consideraciones Particulares
Al momento de iniciar un procedimiento de contratacin donde se contemple el uso de cualquier

mecanismo de ajuste de precios, se deben considerar los siguientes aspectos:
a. Todas las variaciones de precios que afecten el valor de los Contratos de Bienes Obras y
Servicios sern reconocidos y cancelados de acuerdo a los mecanismos establecidos en la
clusulas contractuales aplicables a su naturaleza, entre las que se encuentran variaciones de
ndices incluidos en formula escalatoria, y el de comprobacin directa.
b. Se podrn aplicar mecanismos de ajuste de precios en Contratos para la ejecucin de obra o
prestacin de servicios con duracin superior a un (1) ao, siempre y cuando, se identifique en
la estructura general de la oferta, que existen elementos de costos vulnerables a variaciones
significativas derivadas de efectos inflacionarios, que pueden incidir en la normal ejecucin de
las actividades contratadas.
c. En el caso que la contratacin contemple anticipo, los bienes y/o servicios amparados por esta
figura no deben incluirse dentro de los elementos de costos sujetos a ajuste de precios a
travs de frmulas polinmicas o de valor ajustado.
d. Los gastos generales y de administracin en la obra o servicio, podrn ser ajustados cuando
la Contratista presente a satisfaccin de PDVSA, la estructura de costos detallada de estos
elementos, dicho ajuste se har de acuerdo con los parmetros y criterios contables fijados
dentro del marco legal que dictamine el ente encargado en la materia.
e. El margen mximo de ganancia, excedente o estipendio de la Contratista, debe atender los
criterios contables generales para la determinacin de Precios Justos establecidos en las
disposiciones legales vigentes, como el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica
de Precios Justos.


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f. En cada perodo de ajuste se afectar slo la porcin de la obra ejecutada o los servicios
prestados en ese perodo, sin afectar las partes o porciones de obra ejecutada o servicios
prestados con anterioridad.
g. En caso de demora en el inicio de la ejecucin de la obra o prestacin de los servicios por
causas imputables a PDVSA, se harn los reconocimientos con base en el mecanismo de
ajuste de precios y los trminos acordados en el Contrato, mediante la aplicacin de la frmula
polinmica o de valor ajustado.
h. En caso de atrasos en el cronograma de ejecucin de la obra o prestacin de servicios por
causas imputables a la Contratista, no se reconocern incrementos de costos ocurridos
durante el lapso de la demora, calculndose el ajuste de precios por este concepto como si la
porcin ejecutada en ese perodo se hubiere realizado en el tiempo de duracin original o de
acuerdo al programa de ejecucin original.
12. EQUILIBRIO ECONMICO DEL CONTRATO
12.1. Consideraciones Generales
a. En caso de ser promulgada en Venezuela una o ms leyes, reglamentos o decretos que

impliquen modificaciones en las regulaciones laborales, tributarios que impliquen cambios en
los impuestos, tasas, medidas aranceles o contribuciones que afecten a la Contratista, de
manera tal que se genere alteracin en el equilibrio econmico del Contrato, y que no pueda
ser recogida por cualquier otro mecanismo de ajuste de precios previsto o no en el Contrato, o
cuyo efecto no haya sido tomado en cuenta en alguna clusula o anexo del Contrato, o en
algn procedimiento acordado entre las partes para el reconocimiento de incrementos de
costos en el Contrato; y siempre que la Contratista lo solicite expresamente y que la
ocurrencia de tales circunstancias o la persistencia de sus consecuencias sobre la Contratista,
no dependan ni estn en forma alguna bajo el control de la Contratista y ste, hasta entonces,
no hubiera dado lugar a retrasos en la entrega del material, la ejecucin de la obra o
prestacin de servicios objeto del Contrato; PDVSA, en cuanto reciba la solicitud de la
Contratista, y en todo caso con la aprobacin del NAAF que corresponda, podr acordar que
se haga una evaluacin de los efectos adversos de las circunstancias alegadas por la
Contratista.
b. El precio de las partidas del monto original del Contrato con componente externo puede variar,
cuando el precio de los materiales, equipos, suministros, fletes y otros insumos varen como
consecuencia directa de variaciones en la tasa cambiaria oficial del Bolvar, atendiendo a lo
establecido en la Gua Administrativa para el Reconocimiento del Componente Externo


Materia
c. Cuando se trate de importacin directa, el ajuste por diferencial cambiario no procede, debido
a que PDVSA debe acordar el pago en Divisas del componente externo con el Fondo
Rotatorio en el exterior, no resultando impacta la Contratista, como consecuencia de
variaciones en la tasa oficial de cambio referencial.
d. Si el Contrato prev la utilizacin de frmulas polinmicas o escalatorias, las variaciones en
los precios de los materiales, equipos, suministros y otros insumos se determinar en la forma
establecida en el Contrato y solo a las partidas, renglones o posiciones que varen. En estos
casos, tambin puede invocarse el Equilibrio Econmico del Contrato, si se logra demostrar
que alguna de las partes tuvo prdidas por razones exgenas, no imputables a ella.
12.2. Procedimiento para el manejo del Equilibrio Econmico
a. La Contratista invocar el mecanismo de equilibrio econmico cuando considere que debido a

las circunstancias externas alegadas, se ha afectado significativamente la ecuacin financiera
del Contrato, y que dichas circunstancias colocaron a la Contratista en una situacin de
liquidacin, atraso o quiebra, o simplemente, de no poder continuar ejecutando normalmente
las obligaciones derivadas del Contrato.
b. Cuando la Contratista aspire que PDVSA reciba y evale una situacin de alteracin del
equilibrio del Contrato, deber solicitarlo por escrito, presentando los recaudos necesarios
para demostrar los hechos alegados dentro de los treinta (30) das continuos siguientes a la
ocurrencia de los hechos que generaron la afectacin financiera del contrato, y en ningn caso
despus de transcurridos treinta (30) das continuos siguientes al acta de terminacin. De ser
posible debe presentar a PDVSA una solucin que ponga fin al desequilibrio econmico
invocado.
c. A tal efecto, la Unidad Usuaria con apoyo de las Funciones Asesoras que corresponda,
constituir un EAH para revisar, analizar y evaluar las razones y pruebas dadas por la
Contratista, as como determinar el impacto de tales circunstancias sobre el Contrato suscrito
entre las partes, antes de acordar cualquier solucin.
d. Cuando el monto del impacto econmico exceda el diez por ciento (10%) del monto original
del Contrato, la Unidad Usuaria solicitar la opinin de la Comisin de Contrataciones, la cual
dejar constancia en el Acta a ser incorporada en el expediente. En caso contrario, cuando el
monto del impacto econmico sea inferior del diez por ciento (10%) del monto original del
Contrato, la Unidad Usuaria podr manejarlo con funciones asesoras
e. En ambos casos se debe someter a la aprobacin del NAAF correspondiente, con la debida
justificacin.
f. La aprobacin del NAAF se realizar mediante una Decisin de Gerencia que incluya
justificacin de la procedencia legal del reclamo, el informe de resultado del EAH, u opinin de


Materia
la Comisin, en caso de ser aplicable, y la cuantificacin del monto recomendado por parte de
la Organizacin de Evaluaciones Financieras o cualquier otra funcin asesora que sea
competente en la materia que se desea revisar o validar.
13. MANEJO DE RECLAMOS Y SOLUCIN DE CONTROVERSIAS
13.1. Consideraciones Generales
a. En todos los Contratos deben incorporarse clusulas y mecanismos que permitan el

manejo de reclamos y la solucin oportuna de las controversias.
b. En caso que la Contratista someta un reclamo a la consideracin de PDVSA, y dicho
reclamo no fuere procedente, y as lo decidiere PDVSA, las partes deben someterse a
las previsiones de la Clusula de Solucin de Controversias incluida en el Contrato, y
en su defecto a las disposiciones legales que sean aplicables como la LOPA.
c. PDVSA debe establecer en cada negocio, divisin, o filial, las instancias de conciliacin
a las cuales podr acudir la Contratista en caso de que su reclamo no fuere atendido
con la debida prontitud y diligencia que corresponda.
d. PDVSA no ser responsable por las demoras que tenga la Contratista en suministrar la
informacin relevante para el estudio, anlisis, evaluacin y decisin de cualquier
reclamo.
13.2. Clasificacin de los Reclamos ms frecuentes
Sin que esta clasificacin represente la totalidad de categoras de reclamos posibles, a continuacin
se mencionan algunos de los ms frecuentes con fines ilustrativos:
Ajustes por la entrada en vigencia de nuevos convenios cambiarios, e incorrecto manejo del
contenido de la Gua para el Reconocimiento del Componente Externo en PDVSA.
Ajustes por la entrada en vigencia de nuevas convenciones colectivas
Causas de ndole financiera, como atraso en el pago de facturas por ejecucin de obra y
prestacin de servicios, demora en pago por concepto de ajuste de precios;
Aspectos operacionales y tcnicos, debido a tiempo perdido por retraso en la entrega de
materiales, insumos o equipos por parte de PDVSA;
Falta de coordinacin entre PDVSA y la Contratista para el otorgamiento de permisos, con
atraso en el inicio de los trabajos, y
Prrroga en el plazo de ejecucin de la obra o servicios, por decisin unilateral de PDVSA.
13.3. Procedimiento para el manejo de Reclamos


Materia
a. En cualquier caso de reclamos durante la vigencia de un Contrato, la Contratista deber

presentar formalmente el reclamo, identificando plenamente de qu se trata, con los detalles y
soportes pertinentes dentro del plazo previsto en el Contrato y sus Anexos o, en defecto de
cualquier previsin contractual, dentro de los treinta (30) das calendarios contados a partir del
momento en que se hayan conocido los hechos generadores del reclamo. En todo caso,
PDVSA pondr todo su empeo en que tales reclamos sean considerados, analizados y
resueltos lo ms rpido posible.
b. En el caso que el reclamo resulte procedente, PDVSA debe adoptar las soluciones o
correctivos pertinentes y efectuar los pagos a que hubiere lugar, de manera expedita, si fuere
el caso.
c. El tiempo de pago, ante la falta de cualquier previsin contractual expresa, ser de treinta (30)
das continuos contados a partir de la procedencia y cuantificacin por parte de PDVSA, del
reclamo, que hubiere formalizado la Contratista con todos los recaudos necesarios para su
anlisis y evaluacin
14. CIERRE ADMINISTRATIVO DEL CONTRATO
14.1 Consideraciones Generarles
El cierre del Contrato en los trminos tcnicos, econmicos y administrativos tiene por objeto pagar
todas las obligaciones pendientes y liberar las garantas de ejecucin. Este ocurre despus de
concluida, a satisfaccin de PDVSA, la ejecucin de los trabajos contratados o por la suspensin del
Contrato, por circunstancias que afectan la normal ejecucin de la obra, suministro de bienes o
prestacin de servicios, bien sea por causas imputables a la Contratista o a PDVSA.
En el cierre administrativo del Contrato, la Unidad Usuaria deber reflejar la totalidad de las
disminuciones de cantidades realizadas al Contrato.
14.2 Terminacin del Contrato
En todo Contrato para el suministro de bienes, y la ejecucin de servicios y obras, la Unidad Usuaria
debe dejar constancia de la fecha de entrega o terminacin, y velar por el cumplimiento de las
obligaciones derivadas del Contrato.
Independientemente de monto, para los casos de ejecucin de obra y servicios, la Unidad Usuaria
elaborar una acta de terminacin, para lo cual la Contratista notificar por escrito la fecha estimada
de terminacin al Ingeniero Inspector con diez (10) das calendarios de anticipacin y ser suscrita
por el Ingeniero Residente y el Ingeniero Inspector.
El da de la firma se deja constancia de la completacin mecnica o terminacin satisfactoria de la

ejecucin de la obra o se detallan los aspectos que presenten fallas o defectos, como pendientes por
corregir para la Aceptacin Provisional de la obra. (Lista de Objeciones o tareas pendientes,


Materia
elaborada durante la inspeccin de la obra conjuntamente por representantes de las partes

contratantes, y firmada por la personas autorizadas).
A partir de la fecha de firma del acta de terminacin del Contrato, se inicia el lapso de garanta
previsto en el Contrato que permite asegurar el correcto estado y funcionamiento de los equipos e
instalaciones que conforman la obra.
14.3. Aceptacin Provisional (Contrato de obra)
Dentro de los sesenta (60) das calendarios contados a partir de la fecha del Acta de Terminacin, la
Contratista solicitar por escrito la Aceptacin Provisional de la obra; la misma debe estar
acompaada con los siguientes recaudos:
Cuadro de cierre con las cantidades de obras ejecutadas, aumentos, disminuciones, obras
adicionales, debidamente revisado y aceptado durante la inspeccin final.
Planos definitivos de la obra (como construido) firmados por el Ingeniero Residente y el
Ingeniero Inspector. deber suministrar estos Planos, tanto en formato fsico como en formato
electrnico (digital).
Manuales de operacin, mantenimiento y dems documentos relativos al funcionamiento de
los equipos e instalaciones incorporadas a la obra; as como las garantas de los mismos,
segn sea el caso.
Balance de materiales aceptado por PDVSA.
PDVSA proceder a realizar una revisin general de la obra dentro de los sesenta (60) das
calendarios siguientes a la fecha en la que haya sido presentada la solicitud de aceptacin
provisional. A tal efecto, se levantar el Acta respectiva que firmarn el Ingeniero Inspector y
el Ingeniero Residente. En caso de detectar fallas o defectos en la ejecucin de la obra,
PDVSA no podr realizar la Aceptacin Provisional y lo participara por escrito a la Contratista,
quien deber proceder a subsanar todas las fallas y deficiencias en el tiempo establecido por
PDVSA.
14.4 Cuadro de Cierre del Contrato
La Unidad Usuaria debe elaborar un balance administrativo y contable del Contrato, que refleje el
monto original del Contrato, las modificaciones por conceptos de aumentos y las disminuciones en
cantidad de obra, bienes o servicio, las obras o servicios adicionales (punto 9.4 de esta Gua),
variaciones en los montos, tarifas o precios unitarios, prorrogas o extensiones en el plazo de
ejecucin, reclamos y cualquier otra modificacin del Contrato que tenga impacto en costo, tiempo,
calidad del proyecto, obra, bienes o servicio durante la vigencia del Contrato, reflejando el monto total
ejecutado.


Materia
14.5 Balance de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique)
El balance de materiales, se refiere al documento mediante el cual los representantes de PDVSA y la

Contratista llevan un control de los materiales, insumos, y/o equipos entregados por PDVSA a la
Contratista para la ejecucin de la obra la o prestacin de servicios. El balance de materiales
contempla los renglones y cantidades de materiales, insumos y/o equipos entregados por PDVSA, los
realmente utilizados e incorporados en la obra o servicio, los sobrantes y los devueltos a quien tenga
su derecho de propiedad. Este balance debe ser firmado una vez completado los trabajos objetos del
contrato (segn, consta en acta de terminacin o acta de recepcin provisional), con el fin de
asegurar que los materiales, insumos y/o equipos que no fueron utilizados en su totalidad durante la
ejecucin de la obra o prestacin del servicio, sern devueltos a PDVSA o a quien tenga su derecho
de propiedad.
14.6 Constancia de Devolucin de Materiales (Contrato de obra o servicios, cuando aplique)
La constancia de devolucin de materiales, se refiere al documento mediante el cual se hace constar

que en los depsitos, almacenes o patios de materiales o activos de la Contratista no se encuentra
ningn material propiedad de PDVSA, asociado con la ejecucin de obra o la prestacin de servicio
finalizado, y que todos los materiales, insumos y/o equipos fueron trasladados y devueltos a los
depsitos o almacenes de PDVSA o BARIVEN, segn el caso.
Cuando la obra o servicio finalizado no contemple el suministro de materiales, insumos y/o equipos
por parte de PDVSA, la constancia de devolucin de materiales deber ser elaborada, haciendo
referencia a que todos los materiales, insumos y/o equipos fueron suministrados directamente por la
Contratista y se utilizaron totalmente en la obra o servicio, en consecuencia no existen renglones para
devolucin, todo ello de conformidad con los trminos y condiciones establecidos en el Contrato.
14.7 Constancia de Recepcin de Planos (contrato de obra)
La constancia de recepcin de planos, se refiere al documento mediante el cual se hace constar que
la Contratista hizo entrega a PDVSA de los planos, figuras o dibujos como construido, de acuerdo
con lo establecido en los trminos y condiciones del contrato. Se firmar la constancia de recepcin
de planos como construido, una vez recibidos los planos, figuras o dibujos con las modificaciones
derivadas de la ejecucin de la obra, en caso de existir o ser aplicable.
14.8 Recepcin Definitiva (Contrato de obra o servicios)
Concluido el lapso de garanta de funcionamiento, la Contratista debe solicitar por escrito a PDVSA la
recepcin definitiva de la obra o servicios, quien dentro de los treinta (30) das siguientes de recibir la
solicitud, realizar una inspeccin general de la obra o servicio, y de comprobar que la ejecucin est
conforme con lo establecido en los trminos y condiciones del Contrato, proceder a su recepcin


Materia
definitiva y levantar el acta respectiva, suscrita por el Ingeniero Inspector, el Ingeniero Residente, y/o
cualesquier otro representante de la Contratista.
14.9 Evaluacin de Actuacin o Desempeo de la Contratista
Antes del cierre del Contrato y siguiendo las consideraciones del lineamiento vigente de Evaluacin
de Actuacin o Desempeo de la Contratista emitido por la Gerencia Corporativa de Contratacin, la
Unidad Usuaria debe someter con todo los recaudos necesarios en Acta de Otras Consideraciones a
la respectiva Comisin de Contrataciones, el resultado final de Actuacin o Desempeo de la
Contratista.
14.10 Cierre Administrativo. Documento de Finiquito (Contrato de obras, bienes o servicios)
El documento de finiquito, es aquel mediante el cual las partes contratantes, tanto PDVSA como la
Contratista, liberan sus deberes y responsabilidades contractuales. Por una parte, la Contratista
deber garantizar la cancelacin de todas sus obligaciones contractuales con sus proveedores y
subcontratistas con sus trabajadores y dems acreedores que pudieran tener algn reclamo, deuda o
preferencia por cualquier motivo, directa o indirectamente relacionado con la ejecucin de la obra,
suministro de bienes o prestacin del servicio objeto del Contrato; as como, haber cumplido con
todos los acuerdos y condiciones del Compromiso de Responsabilidad Social; y por otra parte,
PDVSA deber asegurar que ha realizado todos los pagos pendientes, liberacin de garanta,
devolucin de retenciones y cualquier otra obligacin a satisfaccin de la Contratista.
14.11 Consideraciones para someter cierre del Contrato ante la Comisin de Contrataciones
En las contrataciones de obra y servicios una vez obtenida el acta de Recepcin Definitiva y para la
procura de Bienes una vez efectuada la recepcin de los materiales a satisfaccin del ente
contratante, se debe realizar los pagos restantes a la Contratista, las devoluciones de las retenciones
que an existiere y a la liberacin de las fianzas que se hubiera constituido. La Unidad Usuaria
solicitar a la Comisin de Contrataciones la aprobacin del cierre administrativo del Contrato
anexando la siguiente documentacin soporte:
Informe de Cierre del Contrato
Notificacin escrita o Carta de No Pasivos (Haberes) de la Contratista sobre la terminacin o
culminacin de la obra, servicios o bienes, indicando que se proceder al cierre administrativo
y financiero del Contrato.
Actas de inicio, suspensin, paralizacin, reinicios, terminacin recepcin provisional y
recepcin definitiva de los bienes, servicios y obra, si fuera el caso, suscritas por las partes.
Documentos relacionados con modificacin del Contrato, si fuere el caso.


Materia
14.12 Documentos para el Cierre del Contrato
La Unidad Usuaria debe elaborar un informe para someter el cierre administrativo ante la respectiva
Comisin de Contrataciones, en conjunto con el acta de cierre, el cual deber contener un resumen
de todas las actividades realizadas, con sus respectivos documentos soportes, considerando lo
siguiente:
Objetivo.
Antecedentes.
Balance contable y administrativo del contrato, especificando los montos, modificaciones del
contrato, pagos realizados y pendientes, retenciones, entre otras. Soporte de balance en SGE
del Contrato / Pedido (ver apndice SGE)
Resultados de la Evaluacin de Actuacin o Desempeo de la Contratista, presentada
previamente ante la comisin respectiva.
Cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social. (ver apndice SGE)
Reintegros y / o recobros, cuando aplique (Fianzas, Anticipos y CRS). Para el recobro de
Anticipos, es recomendable anexar el informe de recobro de Finanzas y Pantalla SGE del
historial de pago.
Pagos por gastos reembolsables con sus respectivos soportes, cuando aplique.
Constancia de devolucin de materiales sobrantes, emitida por el responsable operacional del
Ente Contratante, en caso de ser aplicable.
Modelo del Documento de Finiquito a ser suscritos entre las Partes, en caso de bienes, obra o
servicios.
15. INSTRUCCIONES PARA USO DEL SGE
15.1 Consideraciones Generales
El Contrato Marco en SGE es un documento de compra con el cual se establecen los trminos y
condiciones con un proveedor contratista, contenidos en un contrato fsico, tales como plazo de
entrega, cantidad, precios, forma de pago, duracin, entre otros; para la contratacin de obras,
prestacin de servicios y adquisicin de bienes muebles.
Se generar un contrato marco cuando:
a. Exista un documento fsico firmado

b. El pago de los servicios recibidos o bienes adquiridos se puede realizar en ms de una
moneda
c. La contratacin abarque ms de un ejercicio econmico.
d. La administracin del servicio est en manos de una organizacin contratante.


Materia
e. La ejecucin del contrato se realizar emitiendo ordenes parciales o a requerimiento.

f. La fecha de terminacin puede ser de un ejercicio econmico posterior a la creacin del
pedido.
El Pedido es una solicitud o instruccin formal que realiza una organizacin de compras a un
proveedor para suministrar o proporcionar una cantidad concreta de mercancas o servicios durante o
en un periodo de tiempo determinado. En el pedido se establecen las condiciones con un proveedor
o contratista, tales como plazos de entrega, cantidad, precios, forma de pago.
Caractersticas del pedido:
a. Son de alcance especfico y definido.

b. Su monto compromete el presupuesto de la organizacin de compras.
c. Se utilizan cuando el contrato abarque ms de un periodo econmico, para lo cual se deber
crear un pedido para cada uno de ellos.
d. Se generan cuando el contrato marco se ejecute en varias monedas, para lo cual se crear un
pedido en bolvares y un pedido en divisas.
e. Son de uso obligatorio para la ejecucin de todo contrato marco creado en el SGE.
f. Para los contratos en ejecucin a requerimiento se creara un pedido para cada uno.
g. En el caso de no ser necesario la subdivisin del contrato se crear un solo pedido.
h. Es administrado y utilizado por una organizacin.
i. Deben estar referenciados a un Contrato marco, Solicitud de Pedido o Peticin de oferta.
Para los casos de Contrataciones menores se recomienda crear un Pedido con referencia a una
solicitud de pedido o peticin de oferta.
Realizadas las acciones previas de contratacin, y creado el contrato marco en SGE, a continuacin
se definen los roles que participan en las transacciones efectuadas en el Sistema, en materia de
administracin de Contratos.
Toda accin producto de la administracin del contrato debe documentarse en el texto de cabecera,
indicando al menos: Instancia de control previo que lo recomend, NAAF (nombre y cargo), analista
responsable (nombre, cargo e indicador). Asimismo se podrn adjuntar las actas en el sistema.
15.2Definiciones de roles en el SGE
Administrador: Orientado a todas las unidades responsables por la Administracin de

los Contratos
Aprobador de Documentos (NAAF): Orientado a todas las personas responsables de
aprobar las solicitudes (pedidos y HES), as como su ejecucin total o parcial de las
mismas.


Materia
Analista de Gestin: Orientado a todas las unidades responsables de la generacin

de informes que soportan la toma de decisiones dentro de los diferentes niveles de la
Organizacin.
Liberador de Contratos: Orientado a todas las personas responsables por Liberacin
de los Contratos, con el fin de ser activados para su utilizacin.
15.3 Deberes y atribuciones del Administrador del Contrato en el SGE (SAP)
a. Toda contratacin de obra, bienes y servicios debe ser registrada oportunamente en el SGE a
travs de un Contrato Marco o Pedido, luego de obtener la recomendacin de la Comisin de
Contrataciones correspondiente y emitida el Acta de Otorgamiento, aprobada por el NAAF
que corresponda
b. Revisar que el analista de contratacin o contratador responsable, haya registrado
correctamente el Contrato en el SGE de acuerdo con las especificaciones y condiciones
contractuales.
c. Recibir de la Unidad correspondiente, el documento SGE requerido para generar los Pedidos
con referencia al Contrato Marco y/o Solicitud de Pedido (SolP) en SGE.
d. Cuando se trate de Convenios de Suministro u rdenes de Compra no se permitir la entrega
de bienes, sin la previa creacin del Pedido con referencia a la SolP o a la Peticin de Oferta
de Materiales, segn el caso, en el correspondiente mdulo MM del SGE.
e. Verificar que las Actas de Inspeccin se encuentren relacionadas con un Pedido previamente
aprobado en SGE, a fin de continuar impulsando la correcta administracin de los Contratos y
de esta manera garantizar un mejor uso de la aplicacin SGE. En cuanto al Pedido se debe
tener en cuenta que el mismo es un documento usado para la Adquisicin de Bienes,
Contratacin de Obras y/o Servicios y representa la solicitud formal para el suministro de
bienes, ejecucin de un trabajo especfico al Proveedor o Contratista, segn el caso,
amparado en un contrato firmado entre las partes o en una orden de servicio. Debe ser
creado con referencia a otro documento, previamente registrado en el Sistema, segn el
siguiente orden: Solicitud de Pedido, Peticin de Oferta, Contrato Marco y Pedido. Todos
deben ser vinculados en un mismo flujo de documentos en SAP. La Peticin de Oferta y el
Contrato Marco son optativos y aplicarn de acuerdo a la naturaleza y condiciones de la
contratacin.
f. Los informes perceptivos, de avance o progreso, valuaciones y actas de inspeccin
correspondientes, son requisito previo e indispensable para la elaboracin y aprobacin de la
Hoja de Entrada de Servicio (HES) / Hoja de Entrada de Materiales (HEM) o Albarn, con el
objeto de gestionar y autorizar el pago de la porcin ejecutada de la obra, recibida de los
bienes o servicios prestados, a satisfaccin de PDVSA.
g. Recibir aprobadas del Inspector/Supervisor las Actas de Inspeccin (Valuaciones) para los
efectos de sus anlisis (control previo) para la elaboracin y tramitacin del soporte de pago a
travs de las HES o HEM (caso procura de bienes).


Materia
h. Los pagos de la porcin de obra ejecutada o servicios prestados, se efectuarn de acuerdo

con las condiciones establecidas en el Contrato, soportada por la creacin y aprobacin de la
HES en SGE, sustentada por los informes de avance, valuacin o Actas de Inspeccin
consolidadas, en la que conste que dicha porcin de obra o servicio asociada a la HES, fue
ejecutada de conformidad con todas las especificaciones tcnicas, normas, trminos y
condiciones, para que pueda ser procedente el pago correspondiente.
i. Cuando se trate de procura de materiales o equipos, los pagos se efectuarn de acuerdo con
las condiciones estipuladas en el Pedido o Convenio de Adquisicin (contrato marco),
mediante la creacin y aprobacin de la hoja de entrada de materiales (HEM o Albarn),
soportada por las notas de entrega de la procura, en la que conste que el material o equipo
fue recibido a satisfaccin por el receptor de materiales y su pago es procedente.
j. Hacer seguimiento al estatus de los documentos creados en el sistema SGE (Pedidos, HES y
HEM), en virtud de identificar con la oportunidad requerida cuales de stos no sern utilizados
o quedan sin efecto y proceder a colocar el indicador de borrado correspondiente, con el fin
de coadyuvar en el proceso de depuracin de la data del sistema.
15.4 Modificaciones al Contrato en el SGE
Cuando se realicen modificaciones al contrato (punto 9 de esta gua), como consecuencia de

variaciones en las cantidades (aumentos y/o disminuciones), partidas, renglones o posiciones
adicionales, prrrogas al plazo de ejecucin o vigencia, modificaciones en los precios unitarios o
tarifas, que alteren el monto total del contrato, la Unidad correspondiente, previo acuerdo con la
Contratista, debe someter la modificacin a la consideracin de la respectiva Comisin de
Contrataciones (cuando aplique), as como elaborar un documento (addendum) en el cual indicar las
modificaciones acordadas y solicitar la aprobacin del NAAF que corresponda, segn el monto
modificado del Contrato (original ms cambios); adems de incorporar y actualizar las nuevas
cantidades y montos del Contrato Marco (o Pedido, segn corresponda) en el SGE.
A continuacin, cuadro de acciones SGE segn el tipo de modificacin:
Tipo de
Contrato Marco Pedido
Modificacin
Igual que en el contrato
Aumento y/o Disminucin en original: Generando el Pedido
Modificar la columna de la Cantidad
la Cantidad de la obra o con referencia a la Posicin y
en las Lneas de Servicio.
servicio contratado. Lnea de Servicio que
corresponda.
Se debe crear una nueva Posicin en El Pedido se genera con
Cambios en el Alcance el Contrato Marco SGE para cada referencia a la nueva Posicin
Cambio de Alcance creada
Variaciones o cambios en Se debe actualizar los Precios Igual que en el contrato
los Precios Unitarios de los Unitarios de cada Lnea de Servicio a original: Generando el Pedido
Servicios incluidos en el travs de la opcin de Condiciones con referencia a la vigencia de


Materia
Contrato Marco producto de de la estructura del Precio Bruto en los nuevos precios. Los
Ajuste de la Labor. SGE y fijar un Nuevo Periodo para la documentos en trnsito que se
vigencia de los nuevos precios hayan generando con los
manteniendo el histrico de los precios anteriores se
precios anteriores. mantienen automticamente.
Variacin en los cambios en
los precios unitarios de los Se debe crear una nueva Posicin en El pedido se debe generar a
servicios incluidos en el el Contrato Marco SGE. En caso de travs de la posicin de Valor
contrato marco producto de Bienes, se actualizan las existentes Lmite
Ajuste por inflacin
Actualizar la fecha en los Datos de
Extensiones en Tiempo No aplica
Cabecera: Fin Periodo de Validez
Pago de Gastos
Reembolsables convenidos
El Pedido se debe generar a
contractualmente y Se debe crear una nueva posicin en
travs de la opcin de Valor
aprobados previamente por el Contrato Marco SGE.
Limite
la Comisin de
Contrataciones.
Pago de Beneficios Legales
o Contractuales revisados y
avalados por la Gerencia de El Pedido se debe generar a
Se debe crear una nueva posicin en
Relaciones Laborales (Ejm. travs de la opcin de Valor
el Contrato Marco SGE.
tiles Escolares, Prima por Limite
Nacimiento, Matrimonio,
etc.)
Pago de Retroactivo por El Pedido se debe generar a
Se debe crear una nueva posicin en
Variaciones o Ajustes de travs de la opcin de Valor
el Contrato Marco SGE.
Precios en el Contrato. Limite
Nota: En toda Modificacin al Contrato que genere un impacto econmico sobre el Monto Inicial del
mismo, se debe actualizar el Valor Previsto en SAP previo sometimiento y aprobacin del NAAF
correspondiente del Balance del Contrato el cual debe estar reflejado en el documento addendum.
Renovacin del Contrato

En la renovacin del Contrato, el Administrador de Contratos debe crear un nuevo Contrato Marco o
Pedido en SGE con referencia a las transacciones del Contrato original. Deben quedar claramente
establecidas todas las referencias a los Pedidos que se les deben asociar, segn sea el caso.
15.5 Soporte de balance en SGE del Contrato / Pedido

Se refiere a la impresin del documento en SGE mediante el cual se evidencia el detalle del
pedido/contrato con todos los registros asociados (Transaccin utilizada para contratos: ZMCO y para
pedidos ZMPE)
15.6 Documentacin soporte del cumplimiento del Compromiso de Responsabilidad Social,

cuando aplique.


Materia
Se refiere a los documentos que evidencia el cumplimiento del compromiso de responsabilidad social,
tales como: Reporte SGE de los descuentos realizados por Aporte al Fondo Social (Transaccin
Z9FSOC), Soportes de Reintegros o Recobro, Actas de Entrega de Proyectos Sociales, cuando
aplique.
15.7 Recobro de Anticipos o Reintegro de Retenciones de Garantas Contractuales, cuando

aplique.
Se refiere a los documentos que soporten el recobro total del anticipo otorgado. Tales como: Informe
de Recobro Finanzas, Documento de Crdito del Reintegro. Reporte SAP obtenido con la transaccin
ZF50.
15.8 Acciones para el cierre del Contrato en SGE
Para cerrar un Contrato que ha sido cargado en el SGE bajo la figura de Contrato Marco en SAP, la
Unidad Usuaria debe cerrar primero todos los Pedidos en el SGE y luego el Contrato Marco. El
Administrador de Contratos debe ajustar las lneas de servicios en cada uno de los pedidos asociados
al Contrato Marco de acuerdo con las cantidades y/o montos (segn sea el caso) realmente valuadas
o pagadas, a fin de que el Contrato refleje las cantidades y montos realmente ejecutados.
Para el cierre de Contratos en la Filial BARIVEN, se deben analizar todas las posiciones asociadas a
los pedidos, lo que quiere decir, que no queden cantidades pendientes por ejecutar, facturar o pagar.
Aquellos casos en los que exista material pendiente por entregar (que no ser entregado por la
empresa proveedora) se deber utilizar la tilde de entrega final para concluir las cantidades
pendientes del requerimiento, asimismo, colocar el icono de bloqueo en las posiciones del pedido que
van a ser cerradas administrativamente slo al momento de cierre de contrato, para evitar
inconvenientes de pago, adicionalmente, este mismo smbolo de bloqueo (Candado) debe ser
utilizado en las posiciones del contrato a ser cerrado administrativamente.
Para proceder a cerrar un Contrato Marco en el SGE, se utilizar el indicador de bloqueo Candado,
el cual deber ser aplicado por posicin posterior al pronunciamiento de la Comisin de
Contrataciones sobre el Cierre Administrativo del Contrato.
Los contratos de obra durante el periodo de garanta, deben estar balanceados y con el candado en
los Pedidos SGE, pero sin indicador de Borrado, a fin de prever requerimientos de pagos por ajustes
o si resultara procedente algn pago con concepto de reclamo de la Contratista, as como
considerando posibles prrrogas o extensiones para cubrir correcciones o reparaciones durante el
periodo de garanta, contractualmente acordada.
Para establecer el Cuadro de Cierre de Contrato deber verificarse en el SGE que el valor Efectivo (si
aplica) Entregado, Facturado y Pagado son iguales; en caso de que se evidencie la discrepancia
entre estos valores, se deber presentar la razonabilidad del caso en el informe de cierre. Cabe


Materia
destacar que en los contratos generados bajo la figura de Pago Mixto puede encontrarse implcita
esta condicin debido a las modificaciones de la paridad cambiaria, motivo por el cual se deber
efectuar el anlisis en virtud de validar los montos facturados y pagados.
Para proceder con el cierre de un contrato que an se encuentra expresado en la moneda VEB, se
requiere solicitar un permiso para realizar un balance del Contrato, ante las Gerencias Corporativas
de Contratacin (GCC) y de Control Interno (GCCI); ambas adscritas a la Direccin Ejecutiva de
Costos, Evaluaciones Econmicas y Contratacin de PDVSA.
Para ello se requiere que la Unidad Usuaria elabore un listado de los contratos a ser cerrados en el
SGE, con identificacin del Administrador de Contratos que lo gestionar, especificando el nmero de
cdula e indicador e-mail. Esta solicitud debe contar con la aprobacin de la mxima autoridad de la
Unidad Usuaria, segn corresponda.
Es importante destacar que el uso del indicador de Borrado (papelera o pipote) en un pedido SGE, o
en las Lneas de Servicios de un Pedido, debe realizarse nicamente cuando habiendo generado la
Orden de Trabajo a travs del Pedido SGE, el servicio no fue ejecutado. Bajo tales condiciones, el
indicador de Borrado del pedido o de las Lneas de Servicios del Pedido, que no se ejecutaron debe
efectuarse durante la administracin activa del Contrato, y en ltima instancia, durante el proceso de
ajuste de los pedidos en el SGE como consecuencia del cierre administrativo del Contrato. Por tanto,
no se debe utilizar el indicador de Borrado en los Pedidos o Lneas de Servicios de los mismos, que
tengan pagos (HES) procesados a travs de la transaccin SGE de HES COMPENSADAS.
Posterior al pronunciamiento emitido por la Comisin de Contrataciones respectiva en relacin con el

Cierre del Contrato, se debern adjuntar en el SGE los siguientes documentos:
Pronunciamiento de cierre emitido por la Comisin de Contrataciones

Documento de Finiquito
16. VIGENCIA
Este lineamiento deja sin efecto el Captulo 07 de Administracin de Contratos del Manual de
Contratacin de PDVSA y sus Filiales, y entrar en vigencia a partir del 01 de octubre de 2015.
17. REVISIN
Revisada en dos (2) Jornadas Pblicas con la Red de Especialistas y Facilitadores de Contratacin el
11/12 de agosto de 2014 en la Tahona, y 12/13 de noviembre de 2014 en la Sala de Reuniones PB
del MENPET. Organizaciones de Consultora Jurdica de PDVSA.



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Manual de Contratacin

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Domingo Garca - Direccin Ejecutiva de Costo, Evaluaciones Econmicas y Contrataciones

12.2. Procedimiento para el manejo del Equilibrio Econmico 31

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La actividad de Administracin de Contratos, se inicia despus de la firma del Contrato mismo,

PDVSA: Se refiere a Petrleos de Venezuela, S.A., sus Filiales y Empresas Mixtas,

Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratacin,

Grupo Interno de Contratacin (GIC): Se entender al equipo interdisciplinario de trabajo

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modalidades de Consulta de Precios, Contratacin Directa de los procedimientos excluidos de

Administracin del Contrato: Es el conjunto de actividades que debe realizar la Unidad

Inicio de la Obra o Servicios y entrega de Bienes.

Administrador: Es el responsable del seguimiento y control administrativo de la ejecucin del

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Inspector: Es el ingeniero o supervisor de la ejecucin de la obra o prestacin de los servicios,

SICC: Aplicacin Sistema Integrado de Control de Contratistas, donde se incorpora la

SICAC: Aplicacin Sistema de Contratacin y Administracin de Contratos: Sistema de

SGE: Aplicacin Sistema de Gestin Empresarial, (SAP) adems de constituir la herramienta

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Plazo de Vigencia del Contrato: es el perodo de tiempo contractualmente establecido en el

4. EXPEDIENTE Y CONTROL DEL CONTRATO

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Cumplimiento de la fecha de inicio de la actividad objeto del Contrato.

La mxima autoridad de la Unidad Usuaria al momento de recibir la documentacin del expediente

La copia certificada del expediente nico de la contratacin, contentivo de toda la documentacin

5. ADMINISTRACIN DEL CONTRATO

5.1 Disposiciones Generales

5.2 Roles y Responsabilidades del Administrador de Contratos

El Administrador de Contratos tendr entre otros, los siguientes deberes y atribuciones:

a. Recibir de la mxima autoridad de la unidad usuaria la asignacin y el expediente nico

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l. Elaborar los documentos necesarios de las modificaciones al Contrato que se

6. INICIO DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO

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7. ROLES Y REPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR O INGENIERO INSPECTOR

El Inspector de obras o Supervisor de servicios en representacin de la Contratante adems de los

a. Conocer con precisin los trminos y condiciones del Contrato.

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por la CCP en el SICC, de conformidad con la estructura de costos de labor aprobada en el

8. PAGO POR VALUACIN DE LA ACTIVIDAD OBJETO DEL CONTRATO

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La verificacin del cumplimiento de la ejecucin de la obra, el suministro de los

8.4. En el caso de Contratos de obra o servicios, la Unidad usuaria suministrar a la Contratista

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9. MODIFICACIONES Y AJUSTES AL CONTRATO

a. PDVSA podr antes o despus de iniciada la ejecucin de la obra, la prestacin de

b. Las propuestas de modificacin y ajuste al Contrato sern sometidas para su opinin a la

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En caso de ser necesaria la modificacin de un Contrato por Monto Menor, queda

Bienes hasta 5.000 U.T.