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Cinco aspectos clave de Continuidad de

Negocios
Entre las empresas que enfrentaron una contingencia y no contaban con un plan ni los
recursos adecuados para poder sobreponerse a un evento, el 43% nunca reanudaron sus
operaciones, el 29% cerraron en los siguientes tres aos, segn datos recopilados por
Richmond House Group.

La firma tambin revel que mientras el 93% de las que sufrieron una prdida de datos
significativa, lo que las llev a cerrar su negocio en los cinco aos siguientes, tambin
se detect que el 20% de las pequeas y medianas empresas (PyME) sufren un desastre
mayor cada cinco aos.

La magnitud de estos hechos deja claro el por qu se debe tener un plan de Continuidad
del Negocio (BCP). Pero, cmo empezar? Cules son los puntos clave para entender
qu es lo que se necesita y hacia dnde se quiere ir?

Entre los aspectos que se deben tener en cuenta en este sentido, Hitachi Data Systems
seala cinco puntos relevantes a considerar:

Identificar los riesgos

Al realizar un anlisis de impacto al negocio (Bussines Impact Analisys, BIA) es posible


darse cuenta de todos los puntos vulnerables del negocio.

Establecer un nivel de continuidad

Aqu es donde se define el objetivo, ya sea mantener una operacin mnima con los
sistemas productivos de facturacin e inventarios, o ir a un nivel superior.

Identificar las interdependencias

Este es uno de los puntos de mayor anlisis, debido a que se deben encontrar todas las
relaciones entre aplicaciones, ya que en la mayora de los casos stas se encuentran
distribuidas en diferentes servidores.

Capital humano

Es relativamente sencillo contar con equipos de rplica, medios de comunicacin,


servidores, aplicaciones y bases de datos en todas sus gamas, pero no es tan fcil
encontrar a los administradores, o a los expertos que conozcan y cubran el espectro de
TI necesario para poder llevar a la realidad un Plan de Continuidad de Negocios (BCP).

Costos
En realidad no se puede establecer una relacin directa entre costo y continuidad del
negocio, obviamente se prefiere la supervivencia del negocio, pero s se debe balancear
cada uno de los puntos que se enlistan previamente para poder determinar la calidad,
cantidad y tipo de recursos que se emplearn para alcanzar el objetivo de mantener en
operacin las actividades vitales de la empresa, con el propsito de evitar una catstrofe
financiera.

El consejo es, no pensar nunca en un plan de Continuidad de Negocios como un gasto,


se trata de una inversin.

Gua y plantilla gratuitas de anlisis de impacto al negocio (BIA)

Un anlisis de impacto en el negocio (BIA) es una parte clave del proceso de


continuidad del negocio, que analiza funciones de negocio de misin crtica, e identifica
y cuantifica el impacto que podra tener en la organizacin la prdida de esas funciones
(operativas o financieras, por ejemplo).

SearchDataCenter en Espaol le ofrece una plantilla gratuita de anlisis de impacto al


negocio que puede descargar, para asistirlo en su planeacin continua del negocio.
Descargue e imprima su plantilla, y luego lea la gua paso a paso que aqu le ofrecemos
para crear un anlisis exitoso de impacto al negocio.

Tabla de contenido: Cmo usar una plantilla de BIA


Preparar un anlisis de impacto al negocio

Consejos para realizar un BIA

Gua para utilizar nuestra plantilla de anlisis de impacto al negocio

Preparar un anlisis de impacto al negocio


Una vez que los riesgos para una organizacin han sido identificados usualmente a
travs de un anlisis de riesgo el siguiente paso en un anlisis de impacto al negocio es
determinar cmo esos riesgos afectan a operaciones especficas del negocio. Asumamos
que si todas las funciones del negocio estn llevndose a cabo normalmente, la
organizacin ser totalmente viable, competitiva y financieramente slida. Si un
incidente interno o externo afecta negativamente las operaciones del negocio, la
organizacin podra verse comprometida.

Los anlisis de impacto al negocio ayudan a los profesionales encargados de la


continuidad del negocio y la recuperacin de desastres a identificar las prioridades del
negocio, y a validarlas o modificarlas para el desarrollo del plan. Se debe formular
cuestionarios para recolectar datos previo a las entrevistas, y/o realizar entrevistas
personales. La gente con un profundo conocimiento y experiencia con las funciones de
negocios que son analizadas son candidatos ideales para las entrevistas del BIA. En
algunos casos, podra ser posible organizar preguntas en una encuesta automatizada
(ejemplo de lo cual es BIA Professional, de SunGard Availability Services), en la que
los resultados pueden ser capturados y resumidos.

Generalmente es til incluir una descripcin de incidentes para que los entrevistados
puedan utilizarla cuando responden las preguntas. Un ejemplo de tal situacin es:

La porcin del edificio de la unidad de negocios est totalmente destruida;

Todos los registros, archivos de datos, tecnologa, suministros y otros sistemas


de soporte estn perdidos;

Algn personal clave podra no estar disponible;

Los procesos primarios de negocios sern afectados inmediatamente y al menos


durante 30 das;

El desastre ocurre durante un perodo de procesamiento pico para la unidad de


negocios.

Las descripciones de incidentes ayudan a darle contexto a la respuesta del entrevistado,


para que estar alineada con riesgos y amenazas especficas.

En ltima instancia, el propsito del BIA es identificar, priorizar y documentar la


importancia relativa de los diversos procesos de negocios llevados a cabo por las
unidades de negocios.

Consejos para realizar un anlisis de impacto de negocios


Tenga en mente los siguientes consejos clave al realizar un anlisis de impacto al
negocio:

1. Obtenga el apoyo de la alta direccin. Dada la naturaleza de los BIA, y el


tiempo necesario para la investigacin, asegrese de obtener el apoyo de la alta
direccin de modo que pueda lograr los objetivos de su proyecto.

2. Tome seriamente el proceso del anlisis de impacto al negocio. Aunque el


BIA puede tomar mucho tiempo para la recopilacin y anlisis de datos, su valor
puede ser esencial a medida que desarrolle planes. Los BIA no tienen que tener
docenas de pginas. Simplemente necesitan la informacin correcta, y esa
informacin debe ser actual y precisa.

3. No hay estndares formales de BIA. A pesar de los muchos estndares de


continuidad de negocios disponibles en los Estados Unidos, no existe un
estndar formal para el BIA.

4. Mantnganlo sencillo. Recolectar la informacin correcta es fundamental; la


plantilla asociada provee una lnea de base para recoger la informacin. Si el
resumen de una pgina de un anlisis de impacto al negocio proporciona la
informacin relevante, comparado con uno de docenas de pginas, se puede ser
perfectamente aceptable.

5. Revise los resultados con las unidades de negocio. Una vez que el plan est
completo, revise los hallazgos con los lderes de las unidades de negocio para
asegurarse que sus supuestos son correctos.

6. Sea flexible. La plantilla sugerida en este artculo podra ser demasiado


compleja para algunas organizaciones; sintase libre de modificarla segn sus
necesidades para lograr sus objetivos.

Cmo utilizar nuestra plantilla de anlisis de impacto al negocio


A continuacin, examinaremos la estructura y contenido de la plantilla, indicando las
cuestiones clave que se debe abordar y las actividades a realizar. Esto puede ser
fcilmente organizado y gestionado con hojas de clculo estndar.

1. Nombre de la unidad de negocios: Ingrese el nombre de la unidad de negocios.

2. Recuento: Ingrese el nmero de personal a tiempo completo que tiene la unidad


de negocios; de manera opcional, si aplica, ingrese el nmero de personal a
tiempo parcial y los contratistas.

3. Proceso padre (parent process): Describa las principales actividades que realiza
la unidad, tales como ventas, interfaz de contratista o gestin de la relacin con
los inversionistas.

4. Ranking de prioridades: Ingrese aqu un nmero para la clasificacin subjetiva


de la importancia de los procesos.

5. Objetivo de tiempo para la recuperacin: Ingrese un perodo de tiempo en esta


seccin, por ejemplo una hora o una semana; describe el tiempo en que un
proceso padre debe regresar a funcionar casi como siempre despus de una
interrupcin.
6. Objetivo de punto de recuperacin: Ingrese un perodo de tiempo en esta
seccin, por ejemplo una hora o un da; este es un punto en el tiempo hasta el
cual debe ser restaurado el proceso padre despus de una interrupcin.

7. De qu depende el proceso padre: Ingrese los nombres de organizaciones y/o


procesos de los cuales depende el proceso padre para su normal operacin.

8. Quin requiere del proceso padre: Ingrese los nombres de organizaciones y/o
procesos que dependen del proceso padre para sus operaciones normales.

9. (Opcional) Sub-procesos: Ingrese una descripcin de las actividades de apoyo


que realiza la unidad, tales como anlisis de ventas o anlisis financiero.

10.(Opcional) Orden de prioridades: Ingrese aqu un nmero para la


clasificacin subjetiva de los sub-procesos y su importancia para la
unidad de negocios.

11. (Opcional) Objetivo de tiempo de recuperacin: Ingrese un perodo de tiempo;


describe el tiempo en que un subproceso debe regresar a funcionar casi como
siempre despus de una interrupcin.

12. (Opcional) Objetivo de punto de recuperacin: Ingrese un perodo de tiempo;


este es un punto en el tiempo al cual debe ser restaurado el trabajo del
subproceso despus de una interrupcin.

13. (Opcional) De qu depende el sub-proceso: Ingrese los nombres de las


organizaciones y/o procesos de los cuales depende el subproceso para sus
operaciones normales.

14. (Opcional) Quin requiere del sub-proceso: Ingrese nombres de organizaciones


y/o procesos que dependen del subproceso para sus operaciones normales.

15. Impacto cuantitativo: Ingrese una cantidad financiera asociada con el proceso
padre, por ejemplo, los ingresos anuales generados por el proceso.

16. Impacto cualitativo: Ingrese el impacto no financiero para la compaa, tal como
la prdida de reputacin o la prdida de clientes asociadas con el proceso padre.

17. Tiempo necesario para recuperar personal: Ingrese el nmero de personal


necesario para regresar a funcionar casi como siempre dentro de un perodo de
tiempo especfico.

18. Estrategia de recuperacin: Ingrese acciones especficas que la unidad de


negocio puede realizar para recuperarse a un estado casi como siempre, tales
como trabajar desde casa, reubicarse a un rea alternativa, o recuperar un sitio
web secundario (hot site).
19. Tiempo de recuperacin de tecnologa/servicios: Ingrese el sistema y los
servicios en cada perodo de tiempo que debe ser recuperado dentro del marco
de tiempo especfico.

20. Comentarios: Se explica por s mismo.

Una excelente forma de aprender sobre un negocio es realizar un anlisis de impacto al


negocio. Adems de identificar prioridades y plazos de recuperacin, llevar a cabo un
BIA tambin puede identificar las oportunidades para una mejora de procesos.

Sobre el autor: Paul F. Kirvan, FBCI, CBCP, CISSP, tiene ms de veinte aos de
experiencia como consultor, autor y educador en gestin de continuidad de negocios.
Tambin es secretario del Captulo de Estados Unidos del Instituto de Continuidad de
Negocios.

Dentro de los desafos en la realizacin de planes de contingencia/continuidad del


negocio (segn su sigla en ingls respectivamente DRP/BCP) podremos encontrarnos
varios puntos.

Alcance de los planes Que granularidad e interrelacin deberan


tener?.

Responsables de su realizacin, ya que en general participan varias


reas de la organizacin, entonces la pregunta es: Que
departamento es el responsable para llevar adelante el proyecto
(tanto para su desarrollo como para su mantenimiento)?

Evaluacin de Tiempos y recursos apropiados para la realizacin de


planes efectivos/eficientes.

Que planes probar? Cada cuanto se realizan las pruebas?, etc.


Podramos enumerar mas tems que son propios e inherentes a la realizacin y ejecucin
de los mismos, pero para dar inicio a uno del ms importante que solemos encontrarnos
como traba en el camino de los Planes es el reconocido: BIA.

Breve concepto del BIA


El propsito fundamental del Anlisis de Impacto sobre el negocio, conocido ms
comnmente como BIA, (Business Impact Anlisis) es determinar y entender
qu procesos son esenciales para la continuidad de las operaciones y calcular su posible
impacto. Este proceso es parte fundamental dentro de la elaboracin de un Plan
de Continuidad del Negocio.

Dentro de los objetivos principales al realizar un anlisis de impacto, se debera tener


presente:

Entender los procesos crticos que soportan el servicio, la prioridad de


cada uno de estos servicios y los tiempos estimados de recuperacin
(RTO).

Determinar los tiempos mximos tolerables de interrupcin (MTD).

Apoyar el proceso de determinar las estrategias adecuadas de


recuperacin.

Algunas preguntas que deberan responder un estudio BIA


Estn vigentes y actualizado el mapa de sus procesos?

Posee un esquema con las posibles prdidas financieras que su Organizacin tendra
que absorber si el riesgo/s se activan?

Cul es la evolucin del impacto econmico en el Tiempo?

Qu procesos producen el mayor impacto Reglamentario?

Qu procesos producen impacto directo en el Cliente?

Cul es el posicionamiento de su Organizacin en el Mercado? Y Segn el impacto


activado: Cul sera su posicionamiento de su Organizacin en el Mercado?

Cules son los recursos Crticos?

Los planes de contingencia y continuidad del negocio, en que porcentaje bajan el


Impacto?
Servicios relacionados
Luego de implementar tcnicas de diversa ndoles referidas a la gestin de BIAs y
planes (contingencia y continuidad del negocio), Sayqa Argentina desarroll la
Metodologa eBIA para la gestin Prctica y Sencilla tanto para el cumplimiento
reglamentario como el Diseo Desarrollo Implementacin y Activacin del BIA,
proporcionndoles una Herramienta para Simular BIA, esto permite:

Agilizar tiempos de relevamiento

Integrar la informacin en una base consolidada (mapas de


procesos/planes)

Simular informes BIA, mediante la modificacin de los


valores/premisas Ud podr estimar vistas diferentes del BIA, por
ejemplo cambiando la criticidad/ tolerancias/ participaciones/ etc de
los procesos podra estimar proyecciones BIAs.

EL BIA COMO CENTRO DE GRAVEDAD DE LA PLANEACION DE LA CONTINUIDAD


DE NEGOCIOS
La planificacin de la continuidad de negocios tiene dos pilares en los que se apoya: a) el BIA y; b) el
gobierno de misma.
El Anlisis de Impacto Probable en el Negocio (Business Impact Analysis BIA) derivado de una
interrupcin operacional por la ocurrencia de un Evento Mayor Interruptor (EMIN) es un aspecto clave en el
diseo de un Plan de Continuidad de Negocios (PCN) ajustado a las mejores prcticas.
Los resultados BIA permiten especialmente cuantificar las probables prdidas esperadas -ocurrido un
EMIN- para disponer de un marco de toma de decisiones con la finalidad de estimar la ecuacin costo-
beneficio de implementar en el presente medidas tendentes a reducir prdidas eventuales en el futuro.
Otro resultado estratgico del BIA es la identificacin de procesos crticos en la gestin de los negocios
que se supone deberan ser de recuperacin y reanudacin prioritaria. De esta forma se dispondrn de
elementos imprescindibles para establecer un plan de accin basado en un orden de objetivos a ser alcanzados.
Un aspecto clave en las actividades de un BIA y requerido por las mejores prcticas, es que aquellas
sean implementadas con la participacin de los propietarios de los diferentes procesos que definen los negocios
de una organizacin, tanto a nivel operacional-administrativo como a nivel tecnolgico.
Objetivos Especficos del BIA
Los objetivos principales del BIA son seis:

i. Inventariar los procesos operativos estratgicos e identificar sus respectivos soportes tecnolgicos y de
RRHH
ii. Ponderar la criticidad de los procesos inventariados
iii. Cuantificar prdidas financieras esperadas (impacto monetario) derivado de la eventual no ejecucin de los
principales negocios
iv. Cuantificar prdidas no financieras esperadas (impacto monetario) derivado de prdidas de equipamiento e
infraestructura (inmuebles) en razn de una eventual interrupcin de procesos
v. Definir la estructura de dependencias de procesos de negocios respecto de los procesos tecnolgicos que
los soportan
vi. Elaborar una matriz de riesgo de frecuencia e impacto probable asociada a potenciales especficos
incidentes causantes de interrupcin de los negocios

Dentro de estos objetivos los ms importantes son los de la identificacin de procesos crticos y la valoracin de
prdidas. Especialmente estas ltimas permitirn comparar los costos de mitigamiento de la interrupcin en que
debiera incurrir la institucin contra el valor objetivo de dichas perdidas. Si estas ltimas son menores que los
primeros la administracin no se ver estimulada para invertir recursos en su eventual mitigamiento.

Por ejemplo, si la perdida esperada que se determina en e l BIA, derivada de la interrupcin de 3 das de los
negocios relacionados a la venta de divisas fuera de $23.000, y la adquisicin de un servidor redundante para
ser utilizado desde un sitio alterno si se perdiera la funcionalidad del primario para ejecutar compras y ventas de
moneda, fuera de $50.000, seria razonable la decisin de adquirir equipamiento de respaldo para espejar otros
negocios mas rentables que amortizaran los costos.

Obviamente, existe una excepcin importante para la ecuacin costo-beneficio planteada, y se presenta cuando
la interrupcin del proceso que se pretende reanudar podra impactar sobre la reputacin de la institucin.

La determinacin de las prdidas esperadas tanto financieras como no financieras requiere de la construccin
de algoritmos ajustados para las distintas naturalezas los negocios que hace la institucin. Producto de ese
algoritmo se debe determinar el valor de las perdidas en funcin de los das de interrupcin {Per$ = f (das)}.