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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

SUMRIO

Contedo
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTRICO, FUNO, CLASSIFICAO E PRINCPIOS ................................................................ 4
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4
ORIGEM E HISTRICO......................................................................................................................................... 4
Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5
Idade Mdia .......................................................................................................................................................... 6
Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6
Idade Contempornea .......................................................................................................................................... 7
FUNO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8
Classificao segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8
Classificao segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8
Classificao segundo os estgios de sua evoluo ............................................................................................. 8
Classificao segundo extenso de sua atuao ............................................................................................... 8
PRINCPIOS................................................................................................................................................................ 8
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8
Princpio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9
Princpio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9
Princpio da organicidade ..................................................................................................................................... 9
Princpio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9
Princpio do Respeito Ordem Original ............................................................................................................... 9
RGOS DE DOCUMENTAO: CARACTERSTICAS DOS ACERVOS.............................................................................. 9
DISTINO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRS IDADES) ..................................................................................... 9
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10
QUANTO NATUREZA............................................................................................................................................ 10
QUANTO ESPCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11
QUANTO AO GNERO ............................................................................................................................................. 11
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA .................................................................................................................................. 11
PRESERVAO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16
NOES BSICAS DE CONSERVAO PREVENTIVA ............................................................................................... 16
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAO, REGISTRO, TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS ............ 18
RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19
AUTUAO ............................................................................................................................................................. 19
CLASSIFICAO ....................................................................................................................................................... 19
EXPEDIO/DISTRIBUIO ..................................................................................................................................... 19
CONTROLE DA MOVIMENTAO (TRAMITAO) .................................................................................................. 19
PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS..................................................................................... 19
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20
VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21
SELEO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23
AVALIAO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23
MTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24
MTODO ALFABTICO ............................................................................................................................................ 24
Regras de Alfabetao ........................................................................................................................................ 25
MTODO NUMRICO .............................................................................................................................................. 27
Mtodo Numrico Simples ................................................................................................................................. 27
Mtodo NumricoCronolgico ......................................................................................................................... 28
Mtodo Numricodgitoterminal ..................................................................................................................... 28
MTODO GEOGRFICO .......................................................................................................................................... 28
MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29
Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico .......................................................................................................... 30
ESCOLHA DO MTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31
NOES DE APLICAES DE TECNOLOGIAS............................................................................................................... 32
GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED .................................................................................... 32
CERTIFICAO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32
CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32
ALGORITMOS CRIPTOGRFICOS DE CHAVE PBLICA ........................................................................................ 33
CONFIDENCIALIDADE.......................................................................................................................................... 33
AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33
ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO ELETRNICO ..................................................................................... 34


CERTIFICADO DIGITAL ......................................................................................................................................... 34
RESPONSABILIDADE ............................................................................................................................................ 35
VALIDADE............................................................................................................................................................ 35
DIGITALIZAO ....................................................................................................................................................... 36
MICROFILMAGEM................................................................................................................................................... 36
LEGISLAO ................................................................................................................................................................ 37
Lei 8.159, de 08/01/1991 Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras
providncias. .......................................................................................................................................................... 37
Decreto 4.073, de 03/01/2002 Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e d outras providncias..................................................................................... 39
Decreto 4.915, de 12/12/2003 Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da
Administrao Pblica Federal, e d outras providncias...................................................................................... 43
Lei 5.433, de 08/05/1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. ............. 45
Decreto 1.799, de 30/01/1996 Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras providncias. ...................................................................................................... 46
Resoluo Conarq 10, de 06/12/1999 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem
utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. .............................................................. 48
Decreto 4.553, de 27/12/2002 Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais
sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal, e d
outras providncias. ............................................................................................................................................... 51
Resoluo Conarq 14, de 24/10/2001 Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo 4, de 28/03/1996,
que dispe sobre o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos
na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades Meio da
Administrao Pblica. ........................................................................................................................................... 58
TICA PROFISSIONAL .................................................................................................................................................. 59
Cdigo de tica do Arquivista Conselho Internacional de Arquivos .................................................................. 59

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

ARQUIVOS: ORIGEM, HISTRICO, FUNO, CLASSIFICAO E


PRINCPIOS

ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: seus objetivos, visando a utilidade que podero


oferecer no futuro.
CONCEITO
Helosa Almeida Prado define arquivo como
O arquivo de uma instituio funciona como o
guardio das informaes ali existentes. Para entendermos a reunio de documentos conservados,
o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs visando utilidade que podero oferecer
conceitos bsicos que integram a rea: informao, suporte futuramente, destacando que, para ser
e documento. funcional, um arquivo deve ser planejado,
instalado, organizado e mantido de acordo com
Informao: pode ser definida como idia ou as necessidades inerentes ao setores e que
conhecimento. para realizar o trabalho de arquivamento, o
Suporte: meio no qual a informao registrada. arquivista precisa conhecer a natureza do
arquivo que lhe ser entregue.
Entende-se por suporte qualquer meio utilizado
para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais Ao analisarmos tais definies, poderemos concluir
utilizado, mas no o nico. No passado, tivemos o que:
pergaminho e o papiro como suportes bastante utilizados.
Com o avano de novas tecnologias ligadas informtica, 1 Os documentos de arquivo, alm de serem
cada vez maior o nmero de instrumentos capazes de produzidos pela instituio, podem tambm ser
servir de suporte para a informao. Dentre os meios mais recebidos pela mesma;
utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita 2 Os documentos de arquivo podem estar
VHS. registrados em variados suportes e serem de
vrios gneros (textual, iconogrfico,
Documento: toda informao registrada em um audiovisual...), ao contrrio da idia bsica de
suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e que documentos de arquivo seriam basicamente
pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida no gnero textual e em suporte papel. Alguns
e pensamentos do homem numa determinada poca ou documentos, inclusive, tm seu suporte alterado
lugar. pelos arquivos, visando garantir a permanncia
das informaes ali depositadas (processo de
No momento em que o indivduo registra uma microfilmagem, mudana de mdia de
informao em um suporte, d origem a um documento. documentos digitais etc) ;
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos
criados foi se tornando cada vez maior e surgiu a O termo arquivo pode tambm ser usado para
necessidade de se criarem tcnicas que permitissem designar:
organizar esta massa documental de forma a permitir sua conjunto de documentos;
imediata localizao quando necessrio. A partir de ento mvel para guarda de documentos;
surgiram os primeiros arquivos. local onde o acervo documental dever ser
conservado;
Quanto conceituao moderna, Solon Buck, rgo governamental ou institucional cujo
arquivista dos EUA assim definiu: objetivo seja o de guardar e conservar a
documentao;
Arquivo o conjunto de documentos ttulos de peridicos geralmente no plural,
oficialmente produzidos e recebidos por um devido influncia inglesa e francesa.
governo, organizao ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por
si e seus sucessores para efeitos futuros. ORIGEM E HISTRICO
Marilena Leite Paes, por sua vez, define arquivo
Sendo a Sumria, por volta de 3300 a.C., um plo
como sendo:
comercial havia o surgimento de muitas contas, elaborao
de registros etc. assim dando origem s escrituras e aos
a acumulao ordenada dos documentos, em
arquivos.
sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecuo de

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Segundo Manuel Romero Tallafigo a histria dos O material mais usado no Egito era o papiro.
arquivos est dividida em duas etapas: Antigo Regime e Tambm havia a existncia de outros materiais para
Novo Regime. Tendo a Revoluo Francesa como pontap registro. Os egpcios usavam como suporte couro de
inicial para a Soberania Nacional, isto , os arquivos como animais, madeira, tabletes de argila, pedaos de cermica
uma propriedade da nao. etc.

Idade Antiga
Devido leis como o registro de transaes
Como caracterstica geral, na Idade Mdia, no comerciais e outros, a constante elaborao de decretos
existia uma diviso dos arquivos em correntes e por parte do fara, havia uma crescente acumulao de
intermedirios gerando um princpio de que o arquivo documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de
considerado todo o tipo de documento. organizao destes documentos. Na poca havia a diviso
em quatro departamentos.
Na Mesopotnia e Sria os documentos eram
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades
administrativas. No caso da madeira o contedo (a escrita)
no era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma
pequena camada de cera onde era feita a impresso. A
argila atendia ao pblico do comrcio com registros de
impostos e balancetes comerciais. Era de fcil manejo e
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas.

Ernst Posner sugere trs tipos de arquivamento dos


tabletes. Primeiramente ele se refere ao ordenamento dos
tabletes em filas horizontais. Depois sugere um sistema de
estantes abertas onde sero colocados os tabletes um ao
lado, encostado no outro da mesma forma que livros em
bibliotecas. Por ltimo ele indica a guarda dos tabletes em
caixas de madeiras ou argila onde os tabletes eram
identificados. papiro

Os tabletes que tm sido encontrados esto A Grcia, segundo Aristteles, tinha grande
revelando vrias correspondncias entre muitos povos afinidade com os arquivos pois sua poltica se identifica
revelando o valor dos arquivos para a sociedade. com os princpios arquivsticos.

Tablete de argila Com o material mais usado sendo o papiro podiam


ser conservados em nichos. Devido a resistncia os
documentos importantes eram impressos em tabletes de
madeira ou bronze.

O nico estabelecimento arquivstico registrado na


poca na Grcia era o Metroon de Atenas. Onde eram
guardados os documentos privados e pblicos (autgrafos
- documentos originais, antgrafos - cpias documentais).

Segundo Posner na Grcia j havia uma distino


entre arquivo corrente e no corrente.

A histria do arquivo romano tem sido dividida nas


etapas da Repblica e Imprio.

Independente da etapa o material mais usado era o


tablete de argila, pois era barato e de fcil obteno na
No Egito a existncia dos documentos est Itlia. Os papiros e pergaminhos tambm eram usados,
fortemente ligada ao Estado burocrtico, que articula os porm em menor quantidade. Em Roma podemos ver a
documentos tanto para a administrao quanto para o existncia de arquivos privados situados dentro de
registro e aplicao de suas leis. residncias.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Idade Mdia
Com a instituio da Repblica o Arquivo Central
do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava Devido s invases dos brbaros-germanos quase
tabletes pblicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, todos os arquivos foram destrudos.
cpias de projetos etc.)
O perodo compreendido entre os sc. V e X foi o
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se, trecho da histria onde mais se destruram arquivos e a
contudo os tabletes nunca desapareceram. poca onde havia poucas pessoas que praticavam a
atividade arquivstica.
Devido a centralizao do poder o Tabularium
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu Com a expanso rabe para o Ocidente atravs da
carter de arquivo pblico, pois os documentos passaram a conquista da Espanha e a tcnica de produo de papel,
ser de interesse somente do imprio. algumas prticas arquivsticas j se tornaram usuais, mas
no havia nenhum Arquivo na Europa.
Com a diviso do imprio e Ocidental e Oriental
houve um crescente aumento do nmero de documentos Um fator que determinou o ressurgimento do
provocando uma grande desorganizao onde no se arquivo na Europa foi a implantao de estudos voltados
encontrava determinados documentos, obrigando os Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para registro como os documentos e os arquivos.
obter cpias de documentos no encontrados.
Os arquivos foram surgindo de forma independente.
A China tem arquivos de documentos ligados
dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de No sc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o registros, formando grandes acervos perante as corte
omoplata bovino. Esse tipo de escritura denominada soberanas.
jinwen.
Idade Moderna
Com constantes evolues no suporte da escrita a
China marcada por essas mudanas. A Cai Lun foi O Estado continua usando o arquivo como um
atribudo o carter de inventor do papel. Ele era um instrumento para o governo e de administrao de muita
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com importncia para a organizao. Para muitos estados ou
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos rabes imprios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em
dando origem produo de um grande volume de relao a seus bens contratuais, decretos etc.
documentos. A partir da deu-se incio preocupao com
as tcnicas de preservao e restaurao. J havia a preocupao com que iria manusear os
documentos. Tambm havia uma preocupao na criao
Na frica no vamos nos deparar com grandes de cpias para o emprstimo de documentos, limpeza dos
acervos arquivsticos, mas com a - tradio oral -. Em documentos, ordem de classificao e regras para o acesso
Senegal existe um mtodo de preservao da memria evitando a deteriorao dos originais.
muito interessante, o Cantante. Neste mtodo as pessoas
narram grandes epopias de heris africanos, informaes No ano de 1632, Baldassarp Bonifcio escreveu o
que so transmitidas de gerao em gerao. primeiro tratado que determinava o mtodo de uso e
manuseio do arquivo. Em seguida vrios decretos foram
A Mesoamrica uma rea de definio cultural emitidos por, praticamente, toda a Europa.
(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca
a origem das escrituras registrada atravs de hierglifos Com a busca do Novo Mundo (Amricas) a
encontrados em pedras. Os suportes utilizados so muitos Espanha levou consigo seu costumes arquivsticos. Com a
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas fundao de novas cidades houve o surgimento da atas de
sobre muros, recipientes de cermica etc.) fundao, testamentos, cartas, inventrios etc. Como na
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e
A apario do arquivo para os aztecas foi organizados. O regimento de segurana e uso foram os
importante para o registro dos territrios conquistados. mesmos que aplicados na pennsula. Ao invs do Estado
eram os rgos eclesisticos que tomavam conta do
Na Sudamrica, ou Amrica do Sul, o documentos civis.
questionamento sobre a existncia de um arquivo geral.
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o A partir do sc. XVIII os arquivos comearam a ser
arquivo durante essa poca. H, porm, depoimentos que implantados nas universidades associada a um carter
afirmam a existncia de primitivos e pequenos arquivos. diplomtico. Tambm surge a carreira universitria
Arquivstica na Universidade de Maguncia (Alemanha).

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Idade Contempornea Em 1790 foi estabelecido Arquivo Nacional. Com o


objetivo de centralizar os documentos de origem pblica e
No fim do sc. XVIII a arquivstica vista como privada e eclesisticos. Devido a falta de espao fsico foi
cincia assim como nos dias de hoje. laada uma lei que determinava a criao dos Arquivos
Departamentais.
Com a Revoluo Francesa h uma troca
significativa nos mtodos de administrao, mtodos de Ao contrrio que na Espanha, na Itlia, os arquivos
governo implantados pelo Antigo Regime. Essas trocas eram organizados separadamente das bibliotecas.
levam os arquivos mudarem completamente as suas Consequentemente, comeam a surgir associaes de
teorias arquivsticas. arquivos separadas dos bibliotecrios.

A criao de um servio de arquivo prprio foi uma Em 1841 foi definido pela primeira vez o princpio
das primeiras medidas da Assemblia Nacional. A de provenincia. Segundo o arquivista, diplomata e
Assemblia decretou a custdia e exibio de suas atas a historiador francs Natalis de Wailly, todos os documentos
uma instituio que posteriormente se tornou o Arquivo que vem de um corpo, um estabelecimento, famlia ou um
Nacional de Paris. indivduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos
segundo a sua provenincia.
Principais conseqncias do perodo
revolucionrio. Em 1880 foi definido outro princpio, o respeito a
ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar
O fim do conceito de que o acervo arquivstico era a ordem que foi dada aos documentos pelo seu rgo
somente para o acesso de autoridades trouxe um novo gerador. Esse princpio a essncia da cincia arquivstica
pblico para os fundos arquivsticos. O valor cultural e moderna.
histrico do arquivo foi decisivo para a abertura de
Arquivos Histricos.

FUNO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS

A importncia do arquivo para a instituio est correspondncia, criao dos modelos para documentos e
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos criao das normas de gesto documental da instituio.
que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades e a
necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de Para alcanar estes objetivos necessrio que o
eliminao de documentos, quando estes j no so mais arquivo disponha dos seguintes requisitos:
teis para a organizao. A adoo de tcnicas a) contar com pessoal qualificado e em nmero
arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao suficiente;
eficiente da informao desejada, mas tambm a economia b) estar instalado em local apropriado;
de recursos para a instituio. c) dispor de instalaes e materiais adequados;
d) utilizar sistemas racionais de arquivamento,
Podemos destacar como finalidades do arquivo: fundamentados na teoria arquivstica moderna;
e) contar com normas de funcionamento;
1 Guarda dos documentos que circulam na f) contar com dirigente qualificado, preferencial,
instituio, utilizando para isso tcnicas que mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos
permitam um arquivamento ordenado e mesmos, formado em Arquivologia.
eficiente ;
2 Garantir a preservao dos documentos, Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade
utilizando formas adequadas de dos arquivos servir a administrao, constituindo-se,
acondicionamento, levando em considerao com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
temperatura, umidade e demais aspectos que histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo
possam danificar os mesmos; tornar disponvel as informaes contidas no acervo
3 Atendimento aos pedidos de consulta e documental sob sua guarda . Observa-se, portanto, que o
desarquivamento de documentos pelos diversos arquivamento no consiste apenas em guardar
setores da instituio, de forma a atender documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a
rapidamente demanda pelas informaes ali administrao, servindo de base para eventuais tomadas de
depositadas. decises e ainda para a preservao da histria.

Alm destas funes principais podemos destacar


outras, de relativa importncia, como a expedio da

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Classificao segundo os estgios de sua


evoluo
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so
estudados, eles podem ser classificados segundo: Com relao ao estgio de evoluo, os arquivos
as entidades mantenedoras (pblicos ou classificam-se em correntes, intermedirios e permanentes.
privados);
a natureza dos documentos (especial ou Arquivos correntes: So aqueles que guardam os
especializado); documentos mais novos e mais utilizados na
aos estgios de sua evoluo (corrente, instituio.
intermedirio e permanente) ; Arquivos intermedirios: So aqueles que guardam
extenso de sua atuao (setorial e central). os documentos menos utilizados na instituio,
mas que ainda podem ser utilizados para fins
Classificao segundo as entidades administrativos;
Arquivos permanentes: So aqueles que guardam os
mantenedoras
documentos que, j tendo cumprido sua funo
De acordo com a Lei 8.159/1991, os arquivos administrativa, agora so conservados pelo
podem ser classificados segundo a instituio em que valor histrico para a instituio.
estejam inseridos da seguinte forma:
Por se tratar de assunto exaustivamente cobrado em
Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por concursos pblicos, esta classificao merecer um tpico
entidades de carter pblico, ou ainda, por entidades parte (ciclo vital dos documentos), onde sero abordados
privadas encarregadas da execuo de servios pblicos, com maior profundidade.
seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo
do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do
Classificao segundo extenso de sua
Senado Federal.
atuao
Arquivos privados: so aqueles mantidos por
instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Com relao extenso de sua atuao (localizao
Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da fsica), os arquivos classificam-se em setoriais ou
Rede Globo. centrais/gerais.

Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a Arquivos setoriais: So aqueles instalados nos
que esto vinculados, os arquivos podem ser classificados prprios setores que utilizam os documentos no
em: dia-a-dia.
pblicos, quando mantidos por um rgo Arquivos centrais/gerais: So aqueles que esto
pblico, em qualquer esfera de atuao; localizados fora dos setores de trabalho e
institucionais: quando mantidos por acumulam, em um nico local, documentos
associaes, igrejas ou entidades sem fins provenientes dos diversos setores da instituio,
lucrativos; de forma centralizada.
comerciais: quando mantidos por firmas,
empresas ou indstrias;
pessoais ou familiares: quando mantidas por PRINCPIOS
pessoas fsicas.
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos
Classificao segundo a natureza dos Fundos
documentos
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o
Arquivos especiais: Arquivos que mantm sob sua arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva,
guarda documentos de formas fsicas variadas e que pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservao. entidades produtoras produtoras. Tambm chamado
o caso de arquivos que guardam documentos em meio princpio do respeito aos fundos.
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides,
microfilmes, fitas de vdeo etc. De um modo geral, este princpio fixa a identidade do
documento, relativamente a seu produtor. Por este
Arquivos especializados: Arquivos que mantm sob princpio, os arquivos devem ser organizados em
guarda documentos de determinada rea do conhecimento. obedincia competncia e s atividades da instituio ou
So exemplos os arquivos mdicos, os arquivos pessoa legitimamente responsvel pela produo,
acumulao ou guarda dos documentos.
jornalsticos e os arquivos de engenharia.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Princpio da organicidade
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma
provenincia (instituio) O acervo deve refletir a estrutura interna e as
competncias / atribuies de seu rgo produtor,
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser mantendo a inter-relao dos conjuntos de um fundo.
acrescentados novos documentos em funo Segundo este princpio, os documentos de arquivo mantm
do fato de a entidade produtora continuar em estreita relao com os demais documentos pertencentes
atividade. ao conjunto e com entidade que os acumula. Um
Fundo fechado: Fundo que no recebe mais documento de arquivo retirado de seu conjunto perde
acrscimos de documentos, em funo de a muito do seu significado.
entidade produtora no se encontrar mais em
atividade. Princpio da Unicidade

Princpio da Cumulatividade No obstante, forma, gnero, tipo ou suporte, os


documentos de arquivo conservam seu carter nico, em
O arquivo uma formao progressiva, natural e funo do contexto em que foram produzidos.
orgnica.
Princpio do Respeito Ordem Original
Princpio da Indivisibilidade
Os documentos devem ser mantidos no arquivo na
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem mesma ordem que lhe foi atribuda nos setores que os
disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada criaram. No se explica quando os documentos na fase
ou adio indevida. corrente no receberam uma organizao adequada.

RGOS DE DOCUMENTAO: CARACTERSTICAS DOS ACERVOS

DISTINO ENTRE ARQUIVO E e seus documentos so adquiridos atravs de compra,


doao ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos
BIBLIOTECA
documentos so produzidos ou recebidos pela prpria
instituio.
Embora arquivo e biblioteca tenham a mesma
finalidade (guardar e permitir o acesso s informaes), Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem
sua forma de atuao e suas caractersticas bsicas so finalidade funcional (preservar as informaes que
diferentes. Poderamos assim definir cada instituio: evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do
tempo), a finalidade das bibliotecas essencialmente
Arquivo: o conjunto de documentos, criados ou
recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de cultural (guarda de informaes para estudo).
sua atividade, preservados para garantir a consecuo de
seus objetivos. Destaca-se, ainda, que os documentos de arquivo
so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero
Biblioteca: o conjunto de material, em sua de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas
maioria impresso e no produzido pela instituio em que (livros) so produzidos em numerosos exemplares,
est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e espalhados pelas inmeras bibliotecas existentes.
consulta. Normalmente constituda de colees temticas

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRS IDADES)

A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs 1. Arquivo de primeira idade ou corrente,
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os constitudo de documentos em curso
estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro (emprestados a outros setores com relativa
da instituio (corrente, intermediria e permanente). freqncia) ou consultados freqentemente,
conservados nos escritrios ou nas reparties
Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette que os receberam e os produziram ou em
(1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, dependncias prximas de fcil acesso. Por
intermediria e permanente, e so assim descritas: documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

outros setores para atingirem a finalidade para a arquivos propriamente ditos, pois ali os
qual foram criados, o que no quer dizer que, documentos so arquivados de forma definitiva.
necessariamente, estes documentos devam estar
tramitando todo o tempo. So classificados como permanentes os documentos
:
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, que revelam a origem e a constituio da
constitudo de documentos que deixaram de ser instituio;
freqentemente consultados, mas cujos rgos que mostram como a instituio funcionou ao
que os receberam e os produziram podem ainda longo do tempo;
solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou normas e regulamentos;
retomar um problema novamente focalizado. No demais documentos que se caracterizem como
h necessidade de serem conservados prximos histricos para a instituio.
aos escritrios. A permanncia dos documentos
nesses arquivos transitria. So por isso Essas fases so complementares, pois os
tambm chamados, em alguns pases que adotam documentos podem passar de uma fase para outra, e cada
esta teoria, de limbo ou purgatrio. uma das fases corresponde a uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de
constitudo de documentos que perderam todo acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc)
valor de natureza administrativa e que se adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades
conservam em razo de seu valor histrico ou mais adequadas ao funcionamento das fases intermediria
documental e que constituem os meios de e permanente, nas quais muito comum a utilizao de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os caixas-arquivo.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

QUANTO NATUREZA So assuntos normalmente classificados como ultra-


secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e
Quanto natureza do assunto os documentos segredos de Estado.
podem ser ostensivos ou sigilosos. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram
alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem
A classificao de ostensivo ou ordinrio dada ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem
aos documentos cuja divulgao no prejudica a intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam
administrao. autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

Consideram-se sigilosos os documentos que, por So assuntos geralmente classificados como


sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, secretos os referentes a planos, programas e medidas
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-
sua custdia e divulgao. secreta que, sem comprometer o excepcional grau de
sigilo da matria original, necessitam de maior difuso,
Graus de sigilo tais como: planos ou detalhes de operaes militares;
planos ou detalhes de operaes econmicas ou
Segundo a necessidade do sigilo e quanto financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j
extenso do meio em que pode circular, so quatro os existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos,
graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases
ordem do maior para o menor grau de sigilo : estrangeiros e meios de processos pelos quais foram
ultra-secreto; obtidos; materiais criptogrficos importantes que no
secreto; tenham recebido classificao inferior.
confidencial;
reservado. A classificao de confidencial dada aos assuntos
que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser
que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor prejudicial a um indivduo ou criar embaraos
ou caractersticas s devam ser do conhecimento de administrativos.
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

So assuntos, em geral, classificados como


confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e Alvar (espcie)
outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das Alvar de funcionamento (tipologia documental)
partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade Alvar de construo (tipologia documental)
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes:
rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas que QUANTO AO GNERO
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalaes consideradas Quanto ao gnero, os documentos so classificados
importantes para a segurana nacional. em:
Reservados so os assuntos que no devam ser do Documentos escritos ou textuais: documentos
conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa cuja informao esteja em forma escrita ou
classificao, entre outros, partes de planos, programas e
projetos e as suas respectivas ordens de execuo: cartas, textual.
fotografias areas e negativos que indiquem instalaes Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.
importantes.
Documentos iconogrficos: documentos cuja
No Brasil, a atribuio do grau de sigilo e o informao esteja em forma de imagem esttica.
controle dos documentos sigilosos regulamentada pelo Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides),
Decreto n 4.553/2002, transcrito no captulo referente desenhos e gravuras.
legislao arquivstica.
Documentos sonoros: documentos cuja
informao esteja em forma de som/udio.
QUANTO ESPCIE / TIPOLOGIA Ex.: escuta telefnica, discurso gravado em fita
cassete.
Denomina-se espcie de um documento o seu
aspecto formal, ou seja, a aparncia que o mesmo assume Documentos filmogrficos: documentos cuja
a partir das informaes nele contida. Em geral, h nas informao esteja em forma de imagem em
instituies diversas espcies de documentos, como movimento (com ou sem som).
ofcios, memorandos, atas, declaraes, avisos, Ex.: filmagens e vdeos.
requerimentos etc.
Documentos informticos ou digitais:
Quando reunimos a determinada espcie a funo documentos gravados em meio digital e que, por
ou atividade que o documento ir exercer, criamos uma isso, necessitam de equipamentos eletrnicos
tipologia documental. Desta forma, a tipologia documental para que sejam lidos.
resulta da soma da espcie do documento com sua Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
atividade.
Documentos cartogrficos: documentos que
Exemplos: representem, de forma reduzida, uma rea maior.
Contrato (espcie) Ex.: mapas e plantas.
Contrato de trabalho (tipologia documental)
Contrato de locao (tipologia documental) Documentos microgrficos: documentos em
microformas.
Declarao (espcie) Ex.: microfilmes e microfichas.
Declarao de imposto de renda (tipo documental)
Declarao de bens (tipologia documental)

TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA

A seguir esto relacionados os temos tcnicos ACESSO


utilizados nesta publicao, de acordo com as definies Possibilidade de consulta a documentos.
dadas pelo Arquivo Nacional, em seu Dicionrio de Funo arquivstica destinada a tornar acessveis os
Terminologia Arquivstica. documentos e a promover sua utilizao mediante a
preparao e a publicao de instrumentos de pesquisa, a
ACERVO organizao de servio educativo, de referncia e
Totalidade dos documentos sob custdia de um divulgao.
arquivo.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

ACONDICIONAMENTO ARQUIVO ADMINISTRATIVO


Ato ou efeito de embalar documentos de forma 1. Arquivo com predominncia de documentos
apropriada sua preservao e manuseio. decorrentes do exerccio das atividades-meio de
uma instituio; expresso usada em oposio a
ACUMULAO arquivo tcnico.
Reunio de documentos produzidos e recebidos no 2. Unidade administrativa ou servio encarregado
curso das atividades de uma instituio ou pessoa. do arquivo administrativo.
ARQUIVO CENTRAL
ADMINISTRAO DE ARQUIVOS Unidade responsvel pela normalizao dos
Direo, superviso e coordenao das atividades procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma
de arquivo. administrao, podendo ou no assumir a centralizao do
armazenamento. Tambm chamado de arquivo geral.
ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS Ver tambm ARQUIVO SETORIAL.
Ver GESTO DE DOCUMENTOS.
ARQUIVO CORRENTE
AMOSTRAGEM 1. Conjunto de documentos em tramitao ou no,
Tcnica de seleo de documentos representativos que pelo seu valor primrio objeto de consultas
de um conjunto. freqentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administrao.
ANEXAO 2. Unidade administrativa ou servio encarregado
Juntada em carter definitivo, na qual prevalece, do arquivo corrente.
para referncia, o nmero do processo mais antigo. ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo pblico mantido pela administrao
ANEXO pblica estadual.
Documento juntado a outro ou a um processo por
afinidade de contedo, em carter definitivo. ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL.
APENSAO ARQUIVO HISTRICO
Juntada em carter temporrio, feita com o objetivo Ver ARQUIVO PERMANENTE.
de elucidar ou subsidiar a matria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independncia. ARQUIVO INTERMEDIRIO
1. Conjunto de documentos originrios de arquivos
APENSO correntes, com uso pouco freqente e que
Documento juntado a processo sem, contudo, aguarda destinao.
passar a integr-lo. 2. Unidade administrativa ou servio encarregado
do arquivo intermedirio.
ARMAZENAMENTO 3. Depsito especialmente construdo para
Ato ou efeito de guardar documentos em reas armazenamento de arquivos intermedirios.
utilizadas para este fim.
Ver tambm ACONDICIONAMENTO ARQUIVO MUNICIPAL
Arquivo pblico mantido pela administrao
ARQUIVAMENTO pblica municipal.
1. Seqncia de operaes que visam guarda
ordenada de documentos ARQUIVO NACIONAL
2. Ao pela qual uma autoridade determina a Arquivo pblico mantido pela administrao central
guarda de um documento cessada a sua ou federal de um pas.
tramitao
Ver tambm ARRANJO e MTODO DE ARQUIVO PARTICULAR
ARQUIVAMENTO. Ver ARQUIVO PRIVADO.
ARQUIVO ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos independente da 1. Conjunto de documentos preservados em carter
natureza dos suportes, acumulados por uma definitivo em funo de seu valor.
pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, ao 2. Unidade administrativa ou servio encarregado
longo de suas atividades. do arquivo permanente tambm chamado de
2. Instituio ou servio que tem por finalidade a arquivo histrico.
custdia, o processamento tcnico, a conservao
e a utilizao de arquivos.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

ARQUIVO PRIVADO CLASSE


Arquivo acumulado por pessoa fsica ou jurdica de Cada diviso que compe um sistema de
direito privado. classificao.

ARQUIVO PBLICO CLASSIFICAO


1. Arquivo acumulado por instituio pblica no 1. Organizao dos documentos de um arquivo ou
exerccio de suas funes, independente de seu coleo, de acordo com um Plano de
mbito de ao e do sistema de governo do pas. Classificao ou Quadro de Arranjo.
2. Arquivo integrante da administrao pblica. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o contedo
de documentos, selecionar a categoria de assunto
ARQUIVO REGIONAL sob a qual devem ser arquivados e determinar o
Arquivo encarregado de arquivos de uma cdigo para a sua recuperao.
determinada regio. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s
informaes neles contidas, graus de restrio de
ARQUIVO SETORIAL acesso. Tambm chamada classificao de
1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou segurana.
servio de uma administrao
2. Unidade administrativa ou servio encarregado CLASSIFICAO DECIMAL
do arquivo setorial, existindo um arquivo central, Ver MTODO DECIMAL.
estar a ele tecnicamente subordinado.
CDIGO
ARQUIVO TCNICO Conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou
1. Arquivo com predominncia de documentos nmeros que mediante uma conveno, representam
decorrentes do exerccio das atividades-fim de dados.
uma instituio; expresso usada em oposio a Ver tambm NOTAO.
arquivo administrativo.
2. Unidade administrativa ou servio encarregado CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
do arquivo tcnico. Sistema de cdigo derivado de um Plano de
Classificao.
ARRANJO
Seqncia de operaes que, de acordo com um COMISSO DE AVALIAO.
plano ou quadro previamente estabelecido, visa Grupo multidisciplinar encarregado da avaliao de
organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, documentos de um arquivo.
utilizando-se diferentes mtodos.
CONSERVAO
ATIVIDADE-FIM Ato ou efeito de promover a preservao e a
Expresso que designa as atividades desenvolvidas restaurao de documentos.
em decorrncia da finalidade de uma instituio.
Ver tambm ARQUIVO TCNICO e CONSULTA
ATIVIDADE-MEIO. Busca direta ou indireta de informaes.

ATIVIDADE-MEIO DATA DE ACESSO


Expresso que designa as atividades que do Perodo a partir do qual, terminado o prazo de
suporte consecuo das atividades-fim de uma restrio de acesso, o documento est liberado para
instituio. consulta.
Ver tambm ARQUIVO ADMINISTRATIVO.
DATAS-LIMITE
AVALIAO Elemento de identificao cronolgica, em que so
Processo de anlise e seleo de documentos de mencionados o incio e trmino do perodo abrangido por
arquivo, que estabelece sua destinao de acordo com os um conjunto de documentos.
valores que lhes so atribudos.
Ver tambm COMISSO DE AVALIAO. DESCARTE
Excluso de documentos do acervo de um arquivo,
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS aps avaliao, com a finalidade de encaminh-los a uma
Sucessivas fases por que passam os documentos de instituio ou pessoa.
um arquivo, da sua produo at sua eliminao ou guarda Ver tambm ELIMINAO
permanente.
Ver tambm TEORIA DAS TRS IDADES

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

FUNDO
DESCRIO Conjunto de documentos de uma mesma
Conjunto de procedimentos que, levando em conta provenincia; termo que eqivale a arquivo. Tambm
os elementos formais e de contedo das unidades de referido como ncleo.
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de
pesquisa. FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos
DESTINAO documentos, em funo do gerador do arquivo continuar
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.
encaminhamento dos documentos para guarda permanente
ou eliminao. FUNDO FECHADO
Ver tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE. Fundo que, em funo do fato do gerador do
arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber
DOCUMENTAO acrscimos de documentos de data posterior a sua
1. Conjunto de documentos. existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
2. Ato ou servio de coleta, organizao,
processamento tcnico e disseminao de GNERO DOCUMENTAL
informaes e documentos. Reunio de espcies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais,
DOCUMENTO particularmente o suporte e a forma de registro da
Unidade de registro de informaes qualquer que informao, como documentao audiovisual,
seja o suporte utilizado. documentao cartogrfica, documentao iconogrfica,
Ver tambm, ITEM DOCUMENTAL. documentao informtica, documentao microgrfica,
documentao textual.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de GESTO DE DOCUMENTOS
instituies de direito privado que produz efeitos de ordem Administrao da produo, tramitao,
jurdica na comprovao de um fato. organizao, uso e avaliao de documentos, mediante
tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e
DOCUMENTO PBLICO eficincia dos arquivos. Tambm referida como
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de administrao de documentos.
arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de GUIA DE RECOLHIMENTO
propriedade do poder pblico. Ver RELAO DE RECOLHIMENTO.
3. Do ponto de vista da produo, documento
emanado do poder pblico. GUIA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA.
DOSSI IDENTIFICAO
O dossi um conjunto de documentos Processo de reconhecimento, sistematizao e
relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, registro de informaes sobre arquivos com vistas ao seu
lugar, projeto), que constitui uma unidade de controle fsico e/ou intelectual.
arquivamento.
ITEM DOCUMENTAL
ELIMINAO Unidade documental materialmente indivisvel.
Destruio de documentos que, na avaliao, foram Tambm referido como pea.
considerados sem valor para a guarda permanente. Ver tambm DOCUMENTO.

ESPCIE DOCUMENTAL JUNTADA


Diviso de gnero documental, que rene tipos Ato ou efeito de apensao ou anexao de um
documentais por suas caractersticas comuns de processo a outro. Termo tambm aplicado juno de
estruturao da informao, como ata, carta, decreto, documentos a um processo.
fotografia, memorando, ofcio, plantas, relatrio. LISTA DE ELIMINAO
Relao de documentos cuja eliminao foi
FICHRIO autorizada.
1. Conjunto de fichas ordenadas, segundo critrios Ver tambm TERMO DE ELIMINAO
pr-estabelecidos, utilizado para fins de controle
e recuperao de documentos e informaes. LISTA DE RECOLHIMENTO
2. Mvel utilizado para guarda de fichas. Ver RELAO DE RECOLHIMENTO

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

PRESERVAO
LISTA DE TRANSFERNCIA Preveno da deteriorao e danos em documentos,
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA. por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.

MTODO DE ARQUIVAMENTO PRINCPIO DA PROVENINCIA


Seqncia de operaes que determina a disposio Princpio bsico da Arquivologia segundo o qual os
dos documentos de um arquivo ou coleo, uns em relao arquivos gerados por uma instituio ou pessoa no devem
aos outros, e a identificao de cada unidade. ser misturados aos de outros geradores.
PRINCPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS
MTODO DECIMAL Ver PRINCPIO DA PROVENINCIA.
Mtodo de ordenao que tem por eixo um plano
prvio de distribuio dos documentos em dez grandes PROCESSO
classes, cada uma podendo ser subdividida em dez Conjunto de documentos reunidos em capa
subclasses e assim por diante. especial, e que vo sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
NOTAO
Cdigo de identificao das unidades de PROJEO
arquivamento, constitudo de nmeros, letras e/ou sinais, Salincia colocada, ou existente, na parte superior
que permite sua ordenao ou localizao. das fichas, guias ou pastas suspensas destinada ao registro
de informaes, permitindo rpida visualizao.
NCLEO
Ver FUNDO. PROTOCOLO
ORDENAO Servio encarregado do recebimento, registro,
Ato ou efeito de dispor documentos ou informaes classificao, distribuio, tramitao e expedio de
segundo um determinado mtodo. documentos.
Ver tambm ARQUIVO CORRENTE.
PEA RECOLHIMENTO
Ver, ITEM DOCUMENTAL 1. Entrada de documentos em arquivos
permanentes, em conformidade com a sua
PERODO DE RETENO jurisdio arquivstica.
Perodo de tempo, baseado em estimativas de uso, 2. Operao pela qual um conjunto de documentos
em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos passa da custdia do arquivo intermedirio para o
correntes, antes de serem transferidos para um arquivo arquivo permanente.
intermedirio, ou em um arquivo intermedirio, antes de Ver tambm RELAO DE RECOLHIMENTO.
serem recolhidos ao arquivo permanente.
RECUPERAO DA INFORMAO
PLANO DE CLASSIFICAO Ato ou efeito de identificar ou localizar a
Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas informao desejada.
e funes da instituio e anlise do arquivo por ela
produzido, pelo qual se distribuem os documentos em RELAO DE RECOLHIMENTO
classes, de acordo com mtodos de arquivamento Instrumento de controle da entrada de documentos
especficos. Expresso geralmente adotada em arquivos em arquivos permanentes.
correntes.
Ver tambm CDIGO DE CLASSIFICAO RELAO DE TRANSFERNCIA
Instrumento de controle da entrada de documentos
PRAZO DE ELIMINAO em arquivos intermedirios.
Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para
eliminao de documentos no considerados de valor SELEO
permanente. Eleio, durante a avaliao de um arquivo, dos
documentos de valor permanente e dos passveis de
PRAZO DE GUARDA eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente
Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim estabelecidos.
do qual a destinao efetivada. Tambm referido como
prazo de reteno. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO
Ver tambm PERODO DE RETENO Conjunto de rotinas, procedimentos e mtodos de
arquivamento compatveis entre si, tendo em vista a
PRAZO DE RETENO organizao e conservao de documentos ou arquivos,
Ver PRAZO DE GUARDA bem como acesso gil s informaes neles contidas.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DE ARQUIVOS Documento ou conjunto de documentos que se
Conjunto de arquivos que, independentemente da toma por base para fins de armazenamento, notao e
posio que ocupam nas respectivas estruturas arranjo.
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecuo de objetivos comuns. VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a
TABELA DE TEMPORALIDADE administrao produtora do arquivo, na medida em que
Instrumento de destinao, aprovado pela informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
autoridade competente, que determina prazos de Ver tambm VALOR PRIMRIO.
transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.
VALOR FISCAL
TEORIA DAS TRS IDADES Valor atribudo a documentos ou arquivos para
Teoria segundo a qual os arquivos so correntes, comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
intermedirios ou permanentes de acordo com a
freqncia de uso por seus geradores e a identificao de VALOR HISTRICO
seus valores primrio e secundrio. Ver VALOR PERMANENTE.
Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
VALOR INFORMATIVO
TERMO DE ELIMINAO Valor que um documento possui pelas informaes
Instrumento que rene informaes sucintas sobre nele contidas, independente de seu valor probatrio.
os documento que, aps terem cumprido o prazo de guarda
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram VALOR LEGAL
eliminados. Valor que um documento possui perante a lei para
Ver tambm LISTA DE ELIMINAO. comprovar um fato ou constituir um direito.
Ver tambm VALOR PROBATRIO.
TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene VALOR PERMANENTE
documentos por suas caractersticas comuns em termos de Valor probatrio ou valor informativo que justifica
frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do a guarda permanente de um documento em um arquivo.
registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas- Ver tambm VALOR SECUNDRIO.
patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temticas, retratos, daguerretipos, VALOR PRIMRIO
litogravuras, serigrafias, xilogravuras. Valor atribudo aos documentos em funo do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
TIPOLOGIA DOCUMENTAL levando-se em conta a sua utilidade para fins
Ver TIPO DOCUMENTAL. administrativos, legais e fiscais.

TRANSFERNCIA VALOR SECUNDRIO


Passagem de documentos do arquivo corrente para Valor atribudo aos documentos em funo do
o arquivo intermedirio. interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para
outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
TRIAGEM diferentes daqueles para os quais foram originalmente
Ver SELEO. produzidos.

PRESERVAO DE DOCUMENTOS

NOES BSICAS DE CONSERVAO A preservao envolver as atividades de


conservao, armazenamento e restaurao dos
PREVENTIVA
documentos.
Alm da guarda do documento, o arquivo dever se O principal objetivo da conservao o de estender
preocupar tambm com a preservao dos documentos da a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais
instituio. prximo possvel do estado fsico em que foram criados.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

A restaurao tem por objetivo revitalizar a Objetos metlicos: deve-se evitar o uso de
concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. objetos metlicos, como grampos, clipes e
colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e,
Agentes exteriores que danificam os documentos conseqentemente, acabaro por danificar os
documentos. A opo, sempre que possvel,
Fsicos: dever recair sobre clipes e colchetes (hastes) de
Luminosidade : a luz um dos fatores mais plstico, que no causam tal problema.
agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a Biolgicos:
exposio dos documentos luz natural (luz Insetos: Vrios so os insetos que atacam os
solar) e reproduo, pois tais fatores causam o documentos causando a deteriorao dos
envelhecimento do papel. mesmos. Dentre estes, podemos destacar as
Temperatura : Temperaturas demasiado altas baratas, traas e brocas.
ou baixas aceleram a degradao do papel, que Microorganismos: fungos.
encontra na casa aproximada dos 22 sua Roedores: ratos.
temperatura ideal. Homem: danifica os documentos, por utiliz-lo
Umidade: o excesso de umidade, bem como o constantemente e nem sempre observar a melhor
clima muito seco tambm contribuem para a forma de conserv-los.
acelerao do processo de envelhecimento do
documento. A melhor estratgia preventiva para evitar a
presena de insetos e roedores:
Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) manter o local de guarda do acervo longe de
so extremamente comuns a nossa realidade de pas de fontes de alimentos;
clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua evitar comer e manter alimentos no local de
presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos guarda do acervo ;
fenmenos de evaporao e condensao dgua, que evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala
esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. ao lado de guarda do acervo;
retirar o lixo do dia aps o final do expediente,
Todo o papel possui uma caracterstica comum: o evitando o pernoite do lixo;
seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel substituir os vidros quebrados das janelas;
absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de arejar os armrios onde os livros estejam
umidade existente no local em que est sendo mantido. guardados, abrindo suas portas por algumas
Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se horas.
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e Cuidados gerais na conservao dos
dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, documentos:
causando o seu enfraquecimento.
Documentos em papel:
A taxa adequada para a manuteno de um acervo As estantes e arquivos devem ser de metal
a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de revestido de pintura (para evitar ferrugem) ;
55%. A medio da temperatura se faz com o uso de Deve-se manter as mos limpas ao manusear os
termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo- documentos ;
se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois Evitar qualquer tipo de comida junto aos
equipamentos). documentos;
No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas
Qumicos: crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de
Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica um fragmento de um volume em degradao.
uma das principais causas da degradao Esses materiais possuem alta acidez, provocam
qumica, representada normalmente pela poeira e manchas irreversveis onde aplicado ;
fumaa. No escrever nos documentos;
Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos No dobrar as pginas;
documentos contribui para sua deteriorao. No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou
Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos consultar;
documentos acaba por danific-los, pois as mos No umedecer os dedos com saliva ou qualquer
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns outro lquido;
documentos, como fotografias e negativos so Para a remoo do p das lombadas e partes
ainda mais sensveis que o papel comum, sendo externas dos livros, pode-se usar o aspirador com
recomendado a utilizao de luvas de algodo ao a escova circular especial para livros, adaptada
manuse-los.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

com tecido de fil ou gaze, para maior proteo Caixas de arquivo:


do documento; Utilizar caixas de papelo ao invs das de
Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar
escovas macias e flanelas de algodo; quando submetidas a altas temperaturas,
Durante a limpeza, removem-se grampos observando que as mesmas devero ser maiores
metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e do que os documentos que nelas estejam
cartes cidos; inseridos (para evitar que os mesmos se dobrem e
Quando houver necessidade de observaes nos rasguem) e utilizando, quando necessrio, calos,
documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto evitando que os mesmos se dobrem dentro delas ;
o papel quanto as canetas, e ainda permitem
eventuais correes, se necessrio. Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo
devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a
Fotografias: limpeza, pois higiene e limpeza so fatores essenciais de
Devem receber proteo individual de boa preservao e devem ser realizados em todas as fases do
qualidade; arquivamento.
Devem ser manuseadas com as luvas de algodo
e arquivadas em mobilirio de ao; Limpeza do assoalho:
No forar a separao de uma fotografia da Para se evitar a possibilidade dos documentos
outra; serem molhados, o que traz danos irreversveis
Escrever o necessrio somente no verso, com para os mesmos, recomendvel que no haja a
lpis macio. entrada de gua no arquivo, devendo-se optar,
para a limpeza do mesmo, panos midos e
Diapositivos (slides): aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do
Utilizar materiais de acondicionamento piso com gua ;
adequados (cartelas flexveis de polietileno ou A remoo da poeira depositada no assoalho deve
polipropileno); ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu
Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas deslocamento para a superfcie das estantes e
para projees freqentes. para os documentos. Idealmente deve ser
realizada com o auxlio de aspirador de p, pois
Microfilmes: assim evita-se que a poeira fique em suspenso.
Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou No se deve utilizar vassoura ou espanadores
armrios prova de fogo e colocados em latas como na higienizao domstica, esse
vedadas umidade; procedimento faz com que a poeira se desloque
Devem ser feitas duplicatas; de um local para outro. Procurar utilizar, na
A sujeira deve ser removida com um pano limpo impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura
que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film revestida de pano levemente umedecido.
Cleaner. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o
seu deslocamento para outra rea do acervo.
Disquetes e CD-ROM: Em todo esse processo fundamental que o pano
Usar os disquetes de boa qualidade; de cho nunca esteja molhado. Para saber se est
Manter os disquetes em local fresco, seco e longe no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o
do computador; pano at no pingar nenhum excesso de lquido.
Usar programas antivrus; Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser
Proteger o CD contra arranhes e poeira. lavado ou substitudo por outro. A utilizao do
pano sujo causar apenas o deslocamento de
sujidade de uma rea para outra.

PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAO, REGISTRO, TRAMITAO


E EXPEDIO DE DOCUMENTOS

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam
visando o controle dos documentos que ainda tramitam no bastante.
rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso O protocolo realiza as seguintes atividades :
informao. A atividade de protocolo tpica da fase

18
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo,


Recebimento para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde
Registro que no sejam particulares (documentos no oficiais) ou
Autuao sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou
Classificao reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos)
Expedio/Distribuio devero ser encaminhados diretamente aos respectivos
Controle/Movimentao destinatrios, sem a necessidade de registro ou autuao,
pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero
RECEBIMENTO abrir estes documentos.

a etapa que consiste em receber os documentos Os documentos de natureza ostensiva (nem


que entram na instituio ou ainda aqueles produzidos nos sigilosos nem particulares) devero ser abertos e
prprios setores do rgo para que sejam formalizados. analisados, classificando-os de acordo com o assunto
tratado, antes de serem encaminhados aos seus
REGISTRO destinatrios.

o procedimento no qual o protocolo cadastra os EXPEDIO/DISTRIBUIO


dados bsicos do documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual). Tais dados sero utilizados a atividade que consiste em enviar o documento
quando da localizao do documento por parte do ao seu destinatrio.
interessado.
Distribuio a remessa dos documentos s
AUTUAO unidades responsveis sobre a matria nele tratadas, dentro
do prprio rgo.
Expedio o envio do documento para outro
o procedimento no qual documentos so
rgo da administrao pblica.
transformados em processos. Tal operao exige a
insero de capa especfica, a numerao das pginas que
iro constituir o processo e ainda a atribuio de um CONTROLE DA MOVIMENTAO
nmero que o identificar. Na prtica, esta atividade (TRAMITAO)
conhecida como abertura ou formao de processos.
a atividade realizada pelo protocolo que consiste
CLASSIFICAO em identificar os setores pelos quais passam os
documentos, de forma a recuper-lo com rapidez quando
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo necessrio, bem como identificar possveis atrasos na
efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos tramitao destes. Tal movimentao realizada atravs
documentos, classificando-os de acordo com os cdigos de sistemas informatizados de protocolo ou de controles
existentes no Plano de Classificao da instituio. Os manuais (livros ou fichas de protocolo).
documentos que, porventura, forem recebidos em

PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS

A Lei n 8.159/1991, em seu pargrafo 3 define A gesto de documentos atingida atravs do


gesto de documentos como o conjunto de procedimentos planejamento, organizao, controle, coordenao dos
e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo
em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao documental.
ou recolhimento para guarda permanente.
A gesto de documentos tem os seguintes objetivos
Assim, podemos entender que qualquer atividade :
que vise controlar o fluxo de documentos existente na assegurar, de forma eficiente, a produo,
instituio, de forma a assegurar a eficincia das administrao, manuteno e destinao de
atividades administrativas, estar inserida na gesto de documentos;
documentos. garantir que a informao governamental esteja
disponvel quando e onde seja necessria ao
governo e aos cidados;

19
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

assegurar a eliminao dos documentos que no acmulo desordenado de papis implicar em maior
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para dificuldade do controle das informaes no arquivo.
a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica, 2 Fase (Utilizao)
processamento automatizado de dados e outras
tcnicas avanadas de gesto da informao; Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
contribuir para o acesso e preservao dos necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa,
documentos que meream guarda permanente por assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
seus valores histrico e cientfico.
Essa fase envolve mtodos de controle relacionados
Fases s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
As trs fases bsicas da gesto de documentos so: recuperao da informao. O arquivamento tambm ser
produo, utilizao e destinao. controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto
de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de
1 Fase (Produo) sistemas de arquivo e de recuperao da informao.

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo 3 Fase (Avaliao e Destinao)


das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase
deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao
produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica
ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
garantindo assim, o uso adequado dos recursos de sero preservados permanentemente.
reprografia e de automao. Recomenda-se, nessa fase,
evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o

PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

Em arquivstica o plano de classificao


documental o instrumento de gesto que organiza, em A organizao da documentao por assunto,
um plano intelectual, os tipos documentais produzidos utilizando-se um plano de classificao, ser abordada no
e/ou recebidos, conforme os critrios definidos pela item Mtodos de Arquivamento, mais especificamente
classificao documental adotada e os organiza de forma no tpico Mtodo ideogrfico.
hierrquica por meio das unidades de classificao.

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS

VALOR DOS DOCUMENTOS documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser
Basicamente, o documento guardado pela considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros
instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e para a prpria administrao. O documento, aps perder
e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor
seguintes formas: primrio/administrativo ou histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna
secundrio/histrico. definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
Valor primrio/administrativo: Refere-se aos Enquanto o documento apresentar valor primrio /
documentos que a instituio mantm em sua guarda para administrativo, ele ser arquivado nas fases correntes ou
dar suporte s atividades que a mesma realiza no dia-a-dia. intermediria. Ao prescrever administrativamente, o do-
Est relacionado ao motivo pelo qual o documento foi cumento poder ser eliminado, quando no apresentar
criado e por isso est presente em todo documento quando valor secundrio/histrico, ou poder ser recolhido fase
de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo
permanente, quando apresentar este valor. Uma vez que o
documento, em determinado momento de sua existncia,
valor secundrio/histrico definitivo, podemos concluir
prescrever administrativamente. que documentos histricos jamais sero eliminados ou
destrudos.
Valor histrico: o valor histrico, tambm chamado
de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos

20
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

PRAZO DE GUARDA DOS processo de incinerao, por no ser ecologicamente


correto e inviabilizar o reaproveitamento do papel, deve
DOCUMENTOS
ser evitado.
o perodo em que o documento deve ser mantido
nos arquivos correntes e intermedirios. O prazo de guarda TABELA DE TEMPORALIDADE
vincula-se determinao do valor do documento, de
acordo com os seguintes fatores: o instrumento resultante da etapa de Avaliao
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
freqncia de uso das informaes contidas nos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em
documentos; que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua
existncia de leis ou decretos que regulem a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda
prescrio legal de documentos (prazos permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada
prescricionais); por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de
existncia de outras fontes com as mesmas Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de
informaes (documentos recapitulativos); documentos e ser aprovada por autoridade competente do
necessidade de guarda dos documentos por rgo para que possa ser aplicada na instituio.
precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos precaucionais). Cada instituio criar a sua tabela, que dever
contemplar o conjunto de documentos existentes na
DESTINAO FINAL DOS mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de
DOCUMENTOS Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero
ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem
novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital,
prprio prazo para as fases corrente e intermediria, bem
dever ser encaminhado sua destinao final, que
como a destinao final (eliminao ou recolhimento para
ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu
guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda
valor administrativo. A destinao final do documento
padro nem mximo para os documentos nas fases
poder ser: eliminao ou guarda permanente.
corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio
Eliminao: quando o documento no apresentar
prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de
valor histrico; ou
Guarda permanente: quando o documento Anlise quando da elaborao da tabela.
apresentar valor histrico.
Veja a seguir a estrutura da Tabela de
Temporalidade, com alguns dados hipotticos:
Convm destacar que, na eliminao, os processos
mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. O
Cd. Assunto Prazos de Guarda Dest. Final Obs.
Corrente Intermed.
002 Planos, Programas e Projetos de 5 anos 9 anos Guarda Permanente -
Trabalho
020.1 Legislao de Pessoal Enquanto - Guarda Permanente -
Vigorar
020.4 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda Permanente -

022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente -


023.11 Admisso 5 anos 47 anos Eliminao -
024.1 Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar
024.2 Escala de Frias 7 anos - Eliminao -
026.13 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar
029.1 Folha de Ponto 5 anos 47 anos Eliminao Microfilmar
Os prazos acima variaro de acordo com o funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter
documento, podendo haver documentos com maior ou histrico e sero preservados na fase permanente.
menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria,
bem como documentos destinados eliminao e guarda A partir dos dados acima, podemos verificar as
permanente. Em geral, documentos que demonstram a quatro situaes em que o documento poder passar ao ser
origem da instituio, bem como a forma como esta inserido na chamada Teoria das 3 Idades ou Ciclo vital
dos documentos, que seriam as seguintes:

21
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

novo prazo (no exemplo o prazo de guarda na fase


1 situao (exemplo do documento classificado intermediria de 9 anos), antes de ser recolhido para a
no cdigo 024.2) fase permanente, o que demonstra que, para a instituio
em questo, tal documento tem valor histrico e jamais
ser eliminado. Observa-se que a passagem do documento
para a fase permanente chamada de recolhimento e, por
conseguinte, apenas os documentos histricos so
recolhidos.

Neste caso, o documento criado na fase corrente, 4 situao (exemplo do documento classificado
onde permanecer durante determinado perodo (no no cdigo 022.11)
exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Escala de frias de 2 anos) e ser eliminado sem passar
pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que
determinados documentos podem ser eliminados na fase
corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o
defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases
no condio obrigatria para todos os documentos. Na
verdade, a nica fase em que todo documento, com Neste caso, o documento ser criado na fase
certeza, passar, a fase corrente, pois nela que ele ser corrente, onde permanecer por determinado perodo (no
criado. exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria.
2 situao (exemplo do documento classificado Observa-se que determinados documentos podem ser
no cdigo 026.13) recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem
serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).

A figura a seguir demonstra o funcionamento do


ciclo vital dos documentos:

Neste caso, o documento criado na fase corrente,


cumprir seu prazo de guarda na fase corrente (no
exemplo esse prazo de 5 anos) e, posteriormente, ser
transferido para a fase intermediria, cumprir o prazo de
guarda na fase intermediria (que no exemplo ser de 95
anos). A passagem do documento da fase corrente para a
fase intermediria chamada de Transferncia. No
exemplo, passados os 95 anos na fase intermediria, o
documento poder ser eliminado sem chegar fase
permanente. Verificamos, assim, que o documento poder
ser eliminado tanto na fase corrente quanto na fase
Destaque para as seguintes informaes:
intermediria. O prazo da fase intermediria variar de
documento para documento, de acordo com o definido na 1) Todo documento ser criado na fase corrente ;
Tabela de Temporalidade.
2) A fase corrente ser composta pelos arquivos
3 situao (exemplo do documento classificado setoriais, localizados nos prprios setores que
no cdigo 002) produzem os documentos, e pelo arquivo
central, tambm chamado de arquivo geral, que
estar localizado prximo aos setores;
3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os
documentos podero, de acordo com a Tabela
de Temporalidade da instituio, serem
eliminados, transferidos (para a fase
Neste caso, o documento criado na fase corrente, intermediria) ou recolhidos (para a fase
no qual permanecer por algum tempo (no exemplo o permanente) ;
prazo de guarda na fase corrente de 5 anos), sendo
transferido para a fase intermediria no qual cumprir

22
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas
os documentos podero, de acordo com a profissionais.
Tabela de Temporalidade da instituio, serem
eliminados ou recolhidos (para a fase Como justificativa para essa exigncia, verifica-se a
permanente); necessidade de se identificar a utilidade das informaes
5) Os documentos histricos sero recolhidos contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
fase permanente, onde jamais sero eliminados; deve-se constituir equipes tcnicas integradas por
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento
fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e da instituio :
nunca na terceira (permanente) ; arquivista ou responsvel pela guarda dos
documentos;
SELEO DOS DOCUMENTOS autoridade administrativa, conhecedora da
estrutura e funcionamento do rgo a que esteja
subordinado o setor responsvel pela guarda dos
realizada no mbito dos arquivos correntes e
documentos;
intermedirios por tcnicos previamente orientados,
profissionais da rea jurdica;
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou
profissional da rea financeira;
nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica
profissionais ligados ao campo de conhecimento
dos documentos de acordo com a sua destinao:
de que tratam os documentos, objeto de avaliao
eliminao: trata-se da destruio dos
(historiador, economista, engenheiro, socilogo,
documentos cuja operacionalizao depender de
mdico, estatstico, etc.).
seu volume, podendo ser levada a efeito manual-
mente ou atravs de trituradoras.
Com base na Teoria das Trs Idades, a aplicao
transferncia: envio dos documentos para o
dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim
arquivo intermedirio, acompanhados de
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou
prazos de guarda e a destinao final;
probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo
recolhimento: envio dos documentos para o
intermedirio de documentos que no tenham sido
arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
elaborar instrumentos de recuperao da
processo de avaliao e seleo nessa fase de
informao com vistas sua guarda permanente e
arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista
seu acesso pblico. tcnico e gerencial.

AVALIAO DE DOCUMENTOS Vantagens da avaliao para a instituio:


possibilita a eliminao de documentos
o processo em que so estabelecidos prazos de destitudos de valor primrio e secundrio,
guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a trazendo para a instituio ganho considervel de
destinao final dos documentos da instituio (eliminao espao fsico ;
ou guarda permanente). Na prtica, o ato de se criar a diminui os gastos com recursos humanos e
Tabela de Temporalidade, realizado pela Comisso material, uma vez que no haver necessidade de
Permanente de Avaliao de Documentos. se conservar tantos documentos inteis;
facilita a recuperao das informaes contidas
A complexidade e abrangncia de conhecimentos no arquivo, uma vez que o volume de
exigidos pelo processo de avaliao de documentos de documentos guardados ser menor, facilitando a
arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de busca.

SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO.

ARQUIVAMENTO HORIZONTAL /
Arquivamento o conjunto das operaes
VERTICAL
destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de arquivamento corresponder Quando do acondicionamento e guarda de
forma que os documentos sero armazenados, visando sua documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas,
localizao futura. existem duas formas de arquivamento: horizontal e
vertical.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

O mtodo alfabtico um mtodo DIRETO, pois


Arquivamento horizontal: aquele em que os no exige a adoo de ndice para que o documento seja
documentos so dispostos uns sobre os outros. Esta forma localizado. A busca se d diretamente no documento.
de arquivar recomendvel quando se deseja preservar os
documentos, pois evita que os mesmos se dobrem ou Verifique alguns exemplos:
amassem com o tempo. indicado para os arquivos
permanentes e para documentos de grandes dimenses, 1) A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional
como plantas, mapas e desenhos. No indicado, de seus empregados, utilizou o mtodo
entretanto, para arquivos onde a consulta feita com alfabtico (organizao a partir dos nomes dos
freqncia, pois para que determinado documento seja mesmos). Para tanto, foram organizados os
consultado, necessrio que sejam retirados todos os seguintes nomes:
documentos que se encontram sobre o mesmo. I Alfredo Maia Rodrigues
II Severino Alves dos Santos Jnior
Arquivamento vertical: aquele em que os III Joaquim Pereira da Boa Morte
documentos so dispostos um atrs do outro em gavetas IV Maurcio Soares Filho
ou estantes. o mtodo indicado para arquivos correntes, V Maria Alves Villas Boas
pois agiliza a busca e a localizao dos documentos. VI Fernanda Moreira Aguiar

MTODOS DIRETOS / INDIRETOS A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
Com relao ordenao dos documentos em um a) IVIIIIVIVII
arquivo, pode-se dividir os mtodos de arquivamento em b) VIVIVIIIIII
dois grandes sistemas: direto e indireto. c) IIVIVIIIIIV
d) VIIIIIIIIVV
Sistema direto aquele em que a busca do e) IIIIIIIVVVI
documento feita diretamente no local onde se acha
guardado. uma caracterstica dos mtodos que 2) No escritrio de contabilidade O Contador
organizam documentos por nome (alfabtico, geogrfico, organizou as pastas referentes a seus clientes
dicionrio e enciclopdico). utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome
das empresas). Foram organizadas as seguintes
Sistema indireto aquele em que, para se localizar pastas:
o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou I Supermercado Barato
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. uma II A Feminina
caracterstica dos mtodos que organizam os documentos III Curso Aprovao
por nmero (numrico simples, numrico cronolgico, IV O Globo
numrico dgito terminal, decimal e duplex). V Madeireira Cupim

Podemos identificar como os mtodos mais A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
comumente utilizados para se organizar arquivos ou acima expostos?
fichrios os seguintes mtodos: a) IIIIVIIIV
b) IIIIIVIVI
a) mtodo alfabtico; c) IIIIIIVVI
b) mtodo numrico, que se divide em: numrico d) IIIIIIIVV
simples, cronolgico ou dgito-terminal ; e) VIVIIIIII
c) mtodo geogrfico;
d) mtodo ideogrfico. 3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas
de vdeo relativas aos eventos que organizou a
Vejamos detalhadamente cada um destes mtodos: partir dos nomes dos referidos eventos,
utilizando-se do mtodo alfabtico. Dessa
forma, foram organizadas as fitas dos seguintes
MTODO ALFABTICO eventos:
I Primeiro Seminrio de Arquivologia
o mtodo que utiliza um nome existente no II 3 Simpsio de Biblioteconomia
documento para organiz-lo de forma alfabtica, III XV Congresso de Direito
utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido IV Quinto Encontro de Contadores do DF
documento, quando necessrio. A ordenao alfabtica V 75 Curso de Medicina Alternativa
utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os
documentos que comeam com as mesmas letras. A seu ver, qual seria a ordem correta dos
eventos acima expostos?

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

a) IIIIVIIIV
b) IIIIVIIIV
c) IIIIIVVII
d) IIIVIVIII
e) VIVIIIIII

As respostas corretas, ainda que paream


estranhas primeira vista, seriam:
1) d
2) c
3) d
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um
Isto porque, apesar de, num primeiro momento, adjetivo ou ligados por hfen no se separam,
organizar nomes em ordem alfabtica parecer bastante quando transpostos para o incio.
simples, a tarefa um pouco mais complicada do que
parece. Quando os documentos so organizados por nomes Exemplo:
de pessoas, instituies ou eventos, h uma srie de regras Camilo Castelo Branco
a serem consideradas, como veremos a seguir. Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Regras de Alfabetao Severino Monte Negro

O arquivamento de nomes obedece a algumas, Arquivam-se:


chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes :

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o


ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otaclio Guedes Marques 3. Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou So seguem a regra dos
Arquivam-se: sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos, devem
ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo:
Adriana Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita

Arquivam-se:

OBS.: Quando houver sobrenomes iguais,


prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fbio Corra Miranda
Luciano Corra Miranda
Veneza Firme Miranda
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
Arquivam-se: precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.

25
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Arquivam-se:
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva

Arquivam-se:

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao.


So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.

Exemplo:
Coronel Emrson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, Soldado Wilson R. Silva
da, do, e, um, uma, no so considerados.
Arquivam-se:
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo dAndrade

Arquivam-se:

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo


ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras nos 09
e 10).

Exemplos:
Arnold Schwarzenegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
6. Os sobrenomes que exprimem grau de Adolf Hitler
parentesco so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na Arquivam-se:
ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome
que os antecedem.

Exemplo:
Edison Miranda Jnior
lvis Corra Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho

26
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Exemplo:
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de Antonio Silva & Cia.
lngua espanhola) so registrados pelo Associao dos Jornalistas
penltimo sobrenome, e, para isso, os dois Associao Educacional do DF
ltimos sobrenomes devem ser transpostos para A Tentao
o incio. Companhia Petrolfera Nacional
El Pas
Exemplo: Embratel
Enrico Gutierrez Salazar The Washington Post
Juan Ramirez Abada
Maria Pereira de la Fuente Arquivam-se:
Pablo Puentes Hernandez

Arquivam-se:

12. Nos ttulos de congressos, conferncias,


reunies, assemblias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre
10. Os nomes orientais japoneses, chineses,
coreanos e rabes, por exemplo, so parnteses.
registrados como se apresentam.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
Exemplo:
3 Curso de Cincias Contbeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
Abdulah Mustafah (rabe)
24. Seminrio de Direito
Law Kim Chong (coreano)
Li Yutang (chins)
Arquivam-se:
Sasazaki Yonoyama (japons)

Arquivam-se:

MTODO NUMRICO
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e Mtodo Numrico Simples
rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, no se considerando, Quando o principal elemento a ser considerado em
porm, para fins de ordenao, os artigos e um documento o seu NMERO, a escolha deve recair
preposies que os constituem. Admite-se, para
sobre o mtodo numrico simples.
facilitar a ordenao, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parnteses aps o nome.

27
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Neste mtodo, para cada documento atribudo um


nmero, a partir do qual sero organizados os documentos. Observe a seguir um comparativo entre os mtodos
Como no momento da busca a procura acontecer a partir numricos simples e dgito-terminal:
de um nome, este mtodo exige a adoo de um ndice
alfabtico, tambm chamado de onomstico, que permitir Nmeros a serem Mtodo Mtodo
identificar o nmero de cada documento e, assim, organizados numrico simples dgito-terminal
possibilitar sua localizao. Os mtodos que se utilizam de 34.758 7.666 03-47-58
254.786 34.758 00-76-66
ndices so chamados de INDIRETOS.
915.698 254.786 25-47-86
Podemos citar como exemplo o arquivamento de 7.666 477.998 91-56-98
pastas funcionais, quando utilizada a matrcula do 477.998 915.698 47-79-98
funcionrio ou ainda o arquivamento de contratos, quando
Verifica-se que, enquanto o mtodo numrico
estes so organizados por seus nmeros.
simples organiza os documentos em ordem crescente, a
partir do valor total dos nmeros, o mtodo dgito terminal
Mtodo Numrico-Cronolgico
organiza os documentos pelos dois ltimos algarismos,
Neste mtodo, os documentos sero organizados observando os dois anteriores apenas para efeito de
tomando-se por base uma data, que, em geral, mas no ordenao quando os dois ltimos algarismos so iguais.
necessariamente, a data de produo do documento ou o
perodo a que este se refere. o mtodo ideal para se MTODO GEOGRFICO
arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos,
balancetes, dirios) e contas a pagar/a receber depois que Neste mtodo, os documentos sero de acordo com
estas j foram agrupadas por credor/devedor.
o local ou setor em que foram produzidos (procedncia).
Podemos citar como exemplo de utilizao do o caso, por exemplo, de uma instituio que possua
mtodo numrico-cronolgico a organizao de diversas filiais e que, em seu arquivo intermedirio,
pronturios mdicos feita por instituies de sade que, organize os documentos separando-os por cidade, quando
normalmente, se utilizam da data de nascimento do estas pertencerem ao mesmo estado, em que est
paciente, informao esta que ser necessria quando da localizada a filial. Neste caso, estar sendo utilizado o
localizao dos referidos documentos. mtodo geogrfico.
O mtodo geogrfico poder ser utilizado quando a
Mtodo Numrico-dgito-terminal organizao dos documentos for feita por estado, pais ou
Algumas instituies, ao organizar seus cidade, situaes em que algumas regras devero ser
documentos a partir de nmeros a eles atribudos, consideradas:
deparam-se com o seguinte problema: muitas vezes tais
nmeros so extremamente grandes e difceis de se a) Organizao por estado
trabalhar. Neste caso, a fim de agilizar a recuperao do Quando o arquivo for organizado por estado, os
documento, indicado o uso do mtodo dgito-terminal. mesmos devero estar dispostos em ordem alfabtica,
Este mtodo consiste em decompor o nmero do sendo que, dentro de cada estado, a primeira cidade dever
documento de tal forma que o mesmo seja arquivado a ser, necessariamente, a capital, independentemente da
partir de seus dois ltimos dgitos. Vejamos o exemplo a ordem alfabtica desta em relao s demais cidades, que
seguir: devero estar dispostas aps as capitais.
Exemplo:
Nmero do documento: 834.695

Neste caso, para fins de arquivamento, teremos 83-


46-95.

Este documento ser arquivado na pasta relativa


queles terminados em 95. Nesta pasta, como todos
terminaro em 95, os documentos sero organizados a
partir dos dois dgitos imediatamente anteriores (no caso
46).

Este mtodo apresenta como vantagem maior


rapidez na localizao dos documentos, uma vez que
dispensa a necessidade de se trabalhar com nmeros
difceis de serem memorizados.

28
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Note que os estados esto ordenados pertence, pois comum a existncia de mais de uma
alfabeticamente e, em cada estado, a capital est inserida cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vm na Exemplo:
seqncia, em ordem alfabtica. Anpolis (Gois)
Belm (Par)
a) Organizao por pas Campinas (So Paulo)
Campinas (Tocantins)
Quando o arquivo for organizado por pas, os Fortaleza (Cear)
mesmos devero estar dispostos em ordem alfabtica, Guarulhos (So Paulo)
sendo que, dentro de cada pas, a primeira cidade dever Lages (Santa Catarina)
ser, necessariamente, a capital, independentemente da So Paulo (So Paulo)
ordem alfabtica desta em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais. Nos casos em que a organizao geogrfica tenha
como objeto a separao de cidades pertencentes ao
Exemplo: mesmo pas, deve-se observar a precedncia da capital em
relao s demais, cidades, que viro ordenadas
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
Washington
Chicago
Dallas
Los Angeles
New York
San Francisco

Temos ainda o exemplo do Arquivo Central da


empresa, que centralizar os documentos dos diversos
Note que os pases esto ordenados alfabeticamente
setores da instituio, separando-os por local de produo.
e, em cada pas, a capital est inserida em primeiro lugar,
sendo que as demais cidades vm na seqncia, em ordem
alfabtica. MTODO IDEOGRFICO (POR
ASSUNTO)
c) Organizao por cidade
O mtodo ideogrfico aquele que separa os
Quando o arquivo for organizado por cidade (sem o documentos por assunto.
cuidado de separao por estado), as mesmas devero ser
ordenadas alfabeticamente, colocando-se, ao final de cada Uma vez identificados os assuntos, estes podem ser
cidade, o estado correspondente, para diferenciar cidades aplicados levando-se em considerao seus nomes ou
com o mesmo nome em estados diferentes. cdigos nmeros a eles atribudos. Desta forma, veremos
que o mtodo ideogrfico pode ser ALFABTICO ou
Exemplo: NUMRICO. Estes, por sua vez, separam-se em
dicionrio ou enciclopdico, no caso dos alfabticos e
decimal ou duplex, no caso dos numricos.

Vejamos a aplicao destes mtodos tomando-se


por base o exemplo seguinte:

Suponha que determinada empresa identificou


como assuntos passveis de existncia de documentos em
seus arquivos os seguintes temas:
Frias
Abono
J no caso de cidades de estados diferentes Contas a pagar
organizados sob uma mesma pasta/gaveta, h que se Contas a receber
observar somente a ordem alfabtica das cidades, sem a Controle de estoque
preocupao da precedncia das capitais com relao s Admisso
demais cidades. No entanto, h que se destacar, entre Demisso
parnteses, ao final de cada cidade, o estado a que esta Salrios

29
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Aplicando-se o mtodo ideogrfico alfabtico No exemplo em questo, poderamos exemplificar a


dicionrio, os temas seriam organizados levando-se em utilizao do mtodo duplex :
considerao apenas sua ordenao alfabtica, como seria
feito num dicionrio, da sua denominao. Desta forma, a 1- FINANCEIRO
organizao seria a seguinte: 1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber
2- MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Controle de estoque
3- PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Demisso de pessoal
3-3 Frias
3-4 Salrios

Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico

No existem na Arquivologia esquemas


padronizados de classificao por assunto, como ocorre
No mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico, no em relao Biblioteconomia Classificao Decimal de
entanto, os assuntos sero agrupados sob ttulos gerais, Dewey (CDD) e Classificao Decimal Universal (CDU).
sendo estes ltimos organizados alfabeticamente. Assim,
os assuntos sero organizados hierarquicamente dentro de Assim, cada instituio dever, de acordo com suas
cada rea. Veja o exemplo abaixo a partir dos assuntos j peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao,
apresentados. em que os assuntos devem ser grupados sob ttulos
principais e estes subdivididos em ttulos especficos,
FINANCEIRO partindo-se sempre dos conceitos gerais para os
Contas a pagar particulares.
Contas a receber
MATERIAL O plano de classificao servir para organizar os
Compra de material documentos a partir de seus assuntos, o que facilitar a
Controle de estoque aplicao da tabela de temporalidade que, como j foi
PESSOAL visto anteriormente, atribui a estes assuntos prazos de
Abono guarda especficos.
Admisso
Demisso A elaborao do plano de classificao exigir um
Frias estudo completo da organizao (suas finalidades,
Salrios funcionamento, etc.), alm de um levantamento minucioso
da documentao arquivada por esta.
Observe que os assuntos foram agrupados
hierarquicamente dentro de cada ttulo geral, que, por sua Tomemos como exemplo alguns cdigos de
vez, foram organizados alfabeticamente. Cada assunto classificao com respectivos assuntos constantes no
poder, por sua vez, ser subdivido em subtemas, caso seja plano de classificao desenvolvido pelo CONARQ e
necessrio. sugerido s instituies pblicas do poder Executivo
Federal:
A fim de facilitar o arquivamento, o mtodo
ideogrfico poder ser utilizado a partir de cdigos Neste plano de classificao, foi utilizado o mtodo
atribudos a cada assunto, caso em que estaro presentes decimal, que divide cada assunto em at 10 classes
os mtodos DUPLEX ou DECIMAL. derivadas, e cada uma destas poder ser dividida em, no
mximo, mais 10, sucessivamente, de acordo com a
Em ambos os casos, os assuntos sero organizados necessidade de cada instituio.
em ttulos gerais, dentro dos quais estaro presentes, de
forma hierarquizada, os assuntos especficos, a exemplo 020 Pesssoal
do mtodo enciclopdico visto anteriormente. A diferena 022 Aperfeioamento e treinamento
bsica entre os mtodos duplex e o decimal reside no fato 022.1 Cursos
de que, enquanto o mtodo duplex permite a criao de 022.12 Promovidos por outras instituies
infinitas classes, o mtodo decimal limita a criao das 022.121 No Brasil
022.122 No exterior
classes a 10.

30
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Este Plano de Classificao servir de base para a


Tabela de Temporalidade, que indicar os prazos de A utilizao da guia-fora, quando da busca do
guarda e a destinao final de cada documento. Dessa documento, facilitar sobremaneira o controle de sada dos
forma, a ordenao ideogrfica, quando combinada com a documentos que, porventura, tenham sido emprestados.
cronolgica, facilitar a etapa de eliminao, transferncia Por guia-fora entende-se um formulrio no qual o
ou recolhimento dos documentos, uma vez que estes profissional de arquivo anota os dados do documento e a
estaro organizados por assunto, e cada assunto estar com data de sada do mesmo, colocando-o no local do
sua temporalidade definida na Tabela em questo. documento emprestado, de forma a identificar a sada do
mesmo. Quando do retorno do documento ao seu local, tal
Na prtica, os documentos sero classificados de guia ser inutilizada ou destinada a servir de base para um
acordo com o assunto, devendo ser anotado nos mesmos levantamento estatstico das atividades do arquivo.
seus cdigos de classificao, que servir para identificar
o prazo de guarda e a destinao final de cada um. Assim, Vejamos um exemplo em que seja necessrio
antes de serem arquivados, os documentos devero ser combinar vrios mtodos para se encontrar uma maneira
classificados, de acordo com o cdigo de classificao da na qual os documentos sejam organizados de forma
instituio. adequada:

O curso preparatrio para concursos, com unidades


ESCOLHA DO MTODO A SER
em Goinia-GO e Belo Horizonte-MG, contratou empresa
ADOTADO especializada em organizao de arquivos para tratar de
parte de seu acervo, constitudo basicamente por contratos.
Apesar de existirem vrias formas de se organizar Aps anlise da documentao, a empresa optou por
documentos, no possvel identificar determinado organizar da seguinte forma:
sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer
a documentao a ser tratada. Em suma, o melhor mtodo 1) Separar os contratos por unidades produtoras
de arquivamento depender exclusivamente das dos contratos (utilizou-se, portanto, o mtodo
caractersticas dos documentos em questo. Determinados geogrfico de arquivamento).
tipos de documentos, se organizados com mtodos 2) Dentro de cada unidade produtora, buscou-se
inadequados, dificilmente sero localizados no futuro. organizar os contratos por ano de produo, de
forma a identificar os documentos mais antigos
O mtodo de arquivamento determinado, e facilitar a eliminao destes, quando
portanto, pela natureza dos documentos a serem cumpridos os prazos expressos na tabela de
arquivados e pela estrutura da entidade, podendo a temporalidade da instituio (utilizou-se, neste
instituio adotar quantos mtodos forem necessrios para caso, o mtodo numrico-cronolgico).
bem organizar seus documentos. 3) Dentro do ano, os contratos foram ordenados
por curso (contratos para o curso do MEC, da
Tome como exemplo o arquivamento de Notas Polcia Federal, etc). Verifica-se a a utilizao
Fiscais por uma grande rede de supermercados. Se o do mtodo alfabtico (pelo nome da
arquivista tomasse por base apenas o documento, indicaria instituio).
talvez o mtodo numrico simples como soluo para o
bom acondicionamento desses documentos. Ocorre que, O arranjo dado a este arquivo pode ser
ao se levar em considerao a estrutura da entidade, poder- exemplificado conforme o esquema a seguir:
se-ia separar as referidas notas por unidade que produziu o
documento (mtodo geogrfico); dentro de cada unidade, Belo Horizonte (MG)
essas notas poderiam ser separadas por tipo de produto 2007
(mtodo ideogrfico), e ainda, dentro de cada produto, por Anvisa
fornecedor (mtodo alfabtico simples) e pela data de TRE-MG
expedio da referida nota (mtodo numrico- 2008
cronolgico). Anatel
MinC
Observe que a instituio pode adotar quantos Goinia (GO)
mtodos forem necessrios para bem ordenar seus 2007
documentos, podendo inclusive combinar os mtodos MTE
entre si, procurando melhor organizar sua documentao. Saneago
A combinao de mtodos pr-estabelecidos para ordenar 2008
o arquivo chamado de arranjo ou classificao e deve MCT
ser feito antes de se colocar os documentos em seus TRE-GO
lugares.

31
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Neste caso, o mtodo principal utilizado foi o de arranjo ou classificao adotado pelo arquivo corrente no
arquivamento por local (mtodo geogrfico), tendo sido deve ser alterado quando da transferncia para a segunda
empregados, como mtodos secundrios, o mtodo idade, j que, teoricamente, foi planejado e executado de
numrico cronolgico e o mtodo alfabtico. forma que atenda ao setor em que o documento foi
acumulado.
Uma vez que o documento conservado no arquivo
intermedirio ainda atende ao setor que o acumulou, o

NOES DE APLICAES DE TECNOLOGIAS

GERENCIAMENTO ELETRNICO DE serve para validar uma assinatura realizada em


documentos eletrnicos.
DOCUMENTOS GED
A certificao digital tem trazido inmeros
O Gerenciamento Eletrnico de Documentos o benefcios para os cidados e para as instituies que a
processo de converter documentos em suporte de papel ou adotam. Com a certificao digital possvel utilizar a
microfilme para um formato eletrnico representado pela Internet como meio de comunicao alternativo para a
figura de uma pginas e o seu gerenciamento por meio de disponibilizao de diversos servios com uma maior
um software permite que estes sejam indexados, agilidade, facilidade de acesso e substancial reduo de
armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados. Os custos. A tecnologia da certificao digital foi
documentos so convertidos atravs de um equipamento desenvolvida graas aos avanos da criptografia nos
chamado scanner. ltimos 30 anos.
Uma vez convertido em imagem eletrnica, cada
documento nomeado e indexado atravs de informaes CRIPTOGRAFIA
obtidas dele mesmo, como ttulos, nomes, datas ou outras
A palavra criptografia tem origem grega e significa
identificaes e, ento, arquivado eletronicamente. Mais
a arte de escrever em cdigos de forma a esconder a
tarde, os documentos podem ser recuperados pesquisando-
informao na forma de um texto incompreensvel. A
se atravs dos ndices digitados (ttulo ou o cdigo de
informao codificada chamada de texto cifrado. O
identificao).
processo de codificao ou ocultao chamado de
Se desejado, o computador pode ler o texto de cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informao
cada pgina (imagem) por meio de um processo chamado original a partir do texto cifrado, chama-se decifragem.
Reconhecimento ptico de Carteres OCR de que cria
A cifragem e a decifragem so realizadas por
um arquivo de texto, o qual pode ser usado para indexar o
programas de computador chamados de cifradores e
documento.
decifradores. Um programa cifrador ou decifrador, alm
A implantao do GED no assegura instituio a de receber a informao a ser cifrada ou decifrada, recebe
eliminao completa de seus arquivos em suporte papel, um nmero chave que utilizado para definir como o
pois muitos documentos devem ter seus originais programa ir se comportar. Os cifradores e decifradores se
arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo comportam de maneira diferente para cada valor da chave.
seu valor histrico. Sem o conhecimento da chave correta no possvel
decifrar um dado texto cifrado. Assim, para manter uma
CERTIFICAO DIGITAL informao secreta, basta cifrar a informao e manter em
sigilo a chave.
Os computadores e a Internet so largamente
utilizados para o processamento de dados e para a troca de
mensagens e documentos entre cidados, governo e
empresas. No entanto, estas transaes eletrnicas
necessitam da adoo de mecanismos de segurana
capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e
integridade s informaes eletrnicas. A certificao
digital a tecnologia que prov estes mecanismos.
No cerne da certificao digital est o certificado
digital, um documento eletrnico que contm o nome, um
nmero pblico exclusivo denominado chave pblica e
muitos outros dados que mostram quem somos para as
pessoas e para os sistemas de informao. A chave pblica Sigilo utilizando criptografia assimtrica

32
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

pode decifrar a informao pois somente Beto possui a


Atualmente existem dois tipos de criptografia: a chave privada correspondente.
simtrica e a de chave pblica. A criptografia simtrica
realiza a cifragem e a decifragem de uma informao AUTENTICIDADE
atravs de algoritmos que utilizam a mesma chave,
garantindo sigilo na transmisso e armazenamento de No processo de autenticao, as chaves so
dados. Como a mesma chave deve ser utilizada na aplicadas no sentido inverso ao da confidencialidade. O
cifragem e na decifragem, a chave deve ser compartilhada autor de um documento utiliza sua chave privada para
entre quem cifra e quem decifra os dados. O processo de cifr-lo de modo a garantir a autoria em um documento ou
compartilhar uma chave conhecido como troca de a identificao em uma transao. Esse resultado s
chaves. A troca de chaves deve ser feita de forma segura, obtido porque a chave privada conhecida exclusivamente
uma vez que todos que conhecem a chave podem decifrar por seu proprietrio.
a informao cifrada ou mesmo reproduzir uma
informao cifrada.

Os algoritmos de chave pblica operam com duas


chaves distintas: chave privada e chave pblica. Essas
chaves so geradas simultaneamente e so relacionadas
entre si, o que possibilita que a operao executada por
uma seja revertida pela outra. A chave privada deve ser
mantida em sigilo e protegida por quem gerou as chaves.
A chave pblica disponibilizada e tornada acessvel a
qualquer indivduo que deseje se comunicar com o
proprietrio da chave privada correspondente.
Autenticidade utilizando criptografia assimtrica
ALGORITMOS CRIPTOGRFICOS DE CHAVE
Assim, se Alice cifrar uma informao com sua
PBLICA chave privada e enviar para Beto, ele poder decifrar esta
informao pois tem acesso chave pblica de Alice.
Os algoritmos criptogrficos de chave pblica Alm disto, qualquer pessoa poder decifrar a informao,
permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a uma vez que todos conhecem a chave pblica de Alice.
autenticidade das informaes por eles protegidas. Por outro lado, o fato de ser necessrio o uso da chave
privada de Alice para produzir o texto cifrado caracteriza
CONFIDENCIALIDADE uma operao que somente Alice tem condies de
realizar.
O emissor que deseja enviar uma informao
sigilosa deve utilizar a chave pblica do destinatrio para ASSINATURA DIGITAL
cifrar a informao. Para isto importante que o
destinatrio disponibilize sua chave pblica, utilizando, O mesmo mtodo de autenticao dos algoritmos de
por exemplo, diretrios pblicos acessveis pela Internet. criptografia de chave pblica operando em conjunto com
uma funo resumo, tambm conhecido como funo de
hash, chamada de assinatura digital.

O resumo criptogrfico o resultado retornado por


uma funo de hash. Este pode ser comparado a uma
impresso digital, pois cada documento possui um valor
nico de resumo e at mesmo uma pequena alterao no
documento, como a insero de um espao em branco,
resulta em um resumo completamente diferente.

Sigilo utilizando criptografia assimtrica

O sigilo garantido, j que somente o destinatrio


que possui a chave privada conseguir desfazer a operao
de cifragem, ou seja, decifrar e recuperar as informaes Assinatura digital utilizando algoritmos de chave pblica
originais. Por exemplo, para Alice compartilhar uma
informao de forma secreta com Beto, ela deve cifrar a
informao usando a chave pblica de Beto. Somente Beto

33
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

A vantagem da utilizao de resumos criptogrficos assinatura gerada diferente para cada documento, pois
no processo de autenticao o aumento de desempenho, est relacionada ao resumo do documento.
pois os algoritmos de criptografia assimtrica so muito
lentos. A submisso de resumos criptogrficos ao processo Assinatura Digital
de cifragem com a chave privada reduz o tempo de
operao para gerar uma assinatura por serem os resumos, Apesar das diferenas, a tcnica de assinatura
em geral, muito menores que o documento em si. Assim, digital uma forma eficaz de garantir autoria de
consomem um tempo baixo e uniforme, independente do documentos eletrnicos. Em agosto de 2001, a Medida
tamanho do documento a ser assinado. Provisria 2.200 garantiu a validade jurdica de
documentos eletrnicos e a utilizao de certificados
Na assinatura digital, o documento no sofre digitais para atribuir autenticidade e integridade aos
qualquer alterao e o hash cifrado com a chave privada documentos. Este fato tornou a assinatura digital um
anexado ao documento. instrumento vlido juridicamente.
O texto acima demonstra que o provimento de
autenticao em documentos eletrnicos vivel
tecnicamente, mas ainda restam duas questes
fundamentais: como conseguir as chaves pblicas? Como
garantir a identidade do proprietrio do par de chaves? A
resposta a ambas as questes o certificado digital.

CERTIFICADO DIGITAL

O certificado digital um documento eletrnico


Conferncia da assinatura digital
assinado digitalmente e cumpre a funo de associar uma
pessoa ou entidade a uma chave pblica. As informaes
Para comprovar uma assinatura digital necessrio
pblicas contidas num certificado digital so o que
inicialmente realizar duas operaes: calcular o resumo
possibilita coloc-lo em repositrios pblicos.
criptogrfico do documento e decifrar a assinatura com a
chave pblica do signatrio. Se forem iguais, a assinatura Um Certificado Digital normalmente apresenta as
est correta, o que significa que foi gerada pela chave seguintes informaes:
privada corresponde chave pblica utilizada na nome da pessoa ou entidade a ser associada
verificao e que o documento est ntegro. Caso sejam chave pblica
diferentes, a assinatura est incorreta, o que significa que perodo de validade do certificado
pode ter havido alteraes no documento ou na assinatura chave pblica
pblica. nome e assinatura da entidade que assinou
o certificado
DOCUMENTO EM PAPEL X DOCUMENTO nmero de srie.
ELETRNICO
A semelhana da assinatura digital e da assinatura
manuscrita restringe-se ao princpio de atribuio de
autoria a um documento. Na manuscrita, as assinaturas
seguem um padro, sendo semelhantes entre si e
possuindo caractersticas pessoais e biomtricas de cada
indivduo.
Ela feita sobre algo tangvel, o papel, responsvel
pela vinculao da informao impressa assinatura. A
veracidade da assinatura manuscrita feita por uma
comparao visual a uma assinatura verdadeira tal como
aquela do documento de identidade oficial.
Assinatura manuscrita
Nos documentos eletrnicos no existe um modo
simples para relacionar o documento com a assinatura.
Ambos so compostos apenas pela representao
eletrnica de dados, ou seja, por uma seqncia de bits (0s Certificado Digital da Autoridade Certificadora Raiz
e 1s), que necessitam de um computador para a sua Brasileira ICP Brasil
visualizao e conferncia. Na assinatura digital, a

34
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

caso o software de gerao do par de


Um exemplo comum do uso de certificados digitais chaves oferea a opo de proteo do
o servio bancrio provido via Internet. Os bancos acesso chave privada atravs de senha,
possuem certificado para autenticar-se perante o cliente, essa opo deve ser ativada, pois assim h
assegurando que o acesso est realmente ocorrendo com o a garantia de que, na ocorrncia do furto da
servidor do banco. E o cliente, ao solicitar um servio, chave privada, a mesma esteja cifrada;
como por exemplo, acesso ao saldo da conta corrente, no compartilhar com ningum a senha de
pode utilizar o seu certificado para autenticar-se perante o acesso chave privada;
banco. Servios governamentais tambm tm sido no utilizar como senha dados pessoais,
implantados para suportar transaes eletrnicas palavras que existam em dicionrios ou
utilizando certificao digital, visando proporcionar aos somente nmeros, pois so senhas
cidados benefcios como agilidade nas transaes, facilmente descobertas. Procurar uma
reduo da burocracia, reduo de custos, satisfao do senha longa, com caracteres mistos,
usurio, entre outros. Alguns destes casos de uso so: maisculos e minsculos, nmeros e
pontuao;
GOVERNO FEDERAL: o Presidente da Repblica e em ambiente acessvel a vrias pessoas,
Ministros tm utilizado certificados digitais na tramitao como em um escritrio, usar produtos de
eletrnica de documentos oficiais, que sero publicados no controle de acesso ou recursos de proteo
Dirio Oficial da Unio. Um sistema faz o controle do ao sistema operacional, como uma senha
fluxo dos documentos de forma automtica, desde a de sistema ou protetor de tela protegido por
origem dos mesmos at sua publicao e arquivamento. senha;
manter atualizado o sistema operacional e
RESPONSABILIDADE os aplicativos, pois verses mais recentes
contm correes que levam em
A certificao digital traz diversas facilidades, considerao as vulnerabilidades mais
porm seu uso no torna as transaes realizadas isenta de atuais;
responsabilidades. Ao mesmo tempo que o uso da chave no instalar o certificado com a chave
privada autentica uma transao ou um documento, ela privada em computadores de uso pblico.
confere o atributo de no-repdio operao, ou seja, o
usurio no pode negar posteriormente a realizao Em caso de suspeita de comprometimento da chave
daquela transao. Por isto, importante que o usurio privada, seja por uma invaso sofrida no computador ou
tenha condies de proteger de forma adequada a sua pelo surgimento de operaes associadas ao uso da chave
chave privada. que no sejam de conhecimento do seu proprietrio, a
revogao do certificado deve ser solicitada o mais
Existem dispositivos que incrementam a proteo rapidamente possvel AC responsvel pela sua emisso.
das chaves, como os cartes inteligentes (smart cards). Alm disso, necessrio estar alerta s recomendaes da
Eles se assemelham em formato e tamanho a um DPC quanto aos procedimentos necessrios a revogao
carto de crdito convencional. Os smart cards so um tipo do certificado.
de hardware criptogrfico dotado de um microprocessador O
com memria capaz de armazenar e processar diversos VALIDADE
tipos de informaes. Com eles possvel gerar as chaves
e mant-las dentro de um ambiente seguro, uma vez que as O certificado digital, diferentemente dos
operaes criptogrficas podem ser realizadas dentro do documentos utilizados usualmente para identificao
prprio dispositivo. pessoal como CPF e RG, possui um perodo de validade.
S possvel assinar um documento enquanto o
certificado vlido. possvel, no entanto, conferir as
assinaturas realizadas mesmo aps o certificado expirar.

O certificado digital pode ser revogado antes do


perodo definido para expirar. As solicitaes de
revogao devem ser encaminhadas AC que emitiu o
certificado ou para quem foi designada essa tarefa. As
Alguns usurios preferem manter suas chaves justificativas podem ser por diversos fatores como
privadas no prprio computador. Neste caso, so comprometimento da chave privada, alteraes de dados
necessrias algumas medidas preventivas para minimizar a do certificado ou qualquer outro motivo.
possibilidade de se comprometer a sua chave privada:

35
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________

A ACC, ao receberr e analisar o pedido, addiciona o


nmero de srie
s do certiificado a um documento assinado
chamado Lista de Certtificados Revvogados (LC CR) e a
publica. O loocal de publicao das LC CRs est declarado na
DPC da AC C que emitiu o certificado, e em muitoss casos o Linha do tempo do cerrtificado e asssinatura digital
prprio certiificado possuui um campoo com apontaador para
um endereoo WEB que contmc o arqquivo com a LCR.
L As O usurio pode soliicitar a renovvao do certtificado
LCRs so publicadas
p dee acordo comm a periodiciddade que para
p a AC aps a perda dee validade deeste. Na soliccitao,
cada AC deefinir. Essas listas so pblicas e poodem ser o usurio poode manter oos dados do o certificado e at
consultadas a qualquer momento para p verificarr se um mesmo
m o par de chaves, se a chave priivada no tivver sido
certificado permanece
p vlido ou no. comprometida
c a. Mas, por que no em mitir os certifficados
sem
s data finaal de validadde? Porque a cada renovaao da
Aps a revogao ou expiraao do cerrtificado, validade
v do certificado
c reenova-se tam
mbm a relao de
todas as assinaturas
a r
realizadas coom este ceertificado confiana
c entrre seu titular e a AC.
tornam-se innvlidas, mass as assinaturaas realizadas antes da
revogao dod certificado continuam vlidas
v se houuver uma Essa renovao ppode ser necessria
n p
para a
forma de garrantir que estta operao fooi realizada durante
d o substituio
s da chave privada por uma outra
perodo de validade
v do certificado.
c M como obbter essa
Mas teecnologicameente mais avvanada ou devido a poossveis
caracterstica? mudanas
m ocoorridas nos daados do usurrio. Essas alteeraes
tm como obbjetivo tornarr mais robussta a seguranna em
Existeem tcnicas para
p atribuir a indicao de
d tempo relao s tcnicas de certificao e s inform maes
a um docuumento, cham madas carimbbo de tempo. Estes contidas
c no ceertificado.
carimbos adicionam
a um
ma data e hora assinatura,
permitindo determinar
d quuando o docuumento foi asssinado.

DIGITAL
LIZAO
Digitalizao o processo pello qual uma imagem disponibilizad
d das e reutilizaadas, como, por
p exemplo, em um
ou sinal anaalgico trannsformado emm cdigo digiital. Isso sistema
s de Gerenciament
G to Eletrnico
o de Docum
mentos,
se d atravs de um digitalizador de imagens
i (ou scanner, conhecido
c com
mo GED ou eem bancos dee imagens ou udio.
scner, escnner) ou de umm transdutor de
d sinais.
A digitalizao tam mbm comprreende a connverso
A utiilizao de dispositivos
d e
eletrnicos, c
como os para
p o cdigoo digital de sinais de adio e imageens em
scanners, permitem
p quee documentoos originalmeente em movimento
m (vvdeos), origginalmente em outros foormatos
papel e matteriais similarres, filmes neegativos e positivos,
p como
c as graavaes em discos fono ogrficos em
m vinil
microfilmes e microfichaas sejam convertidos em arquivos (sulcos) e em
m sinal eletroomagntico analgico
a em fios e
digitais, aceessveis em computador. Com isso, grandes fitas
f magnticcas.
volumes de d informaao docum mental podeem ser
armazenados em ambiennte digital o que permitte serem

MICROFILMAGEM
M
Comoo foi visto anteriormente
a e, os documeentos de
arquivo se apresentam
a em
m diversos tippos de suporte (papel,
CD, disqueete...). Ocorrre que, evventualmente, h a
necessidade de se alteerar o suporrte de deterrminados
documentos, de forma a garantir o accesso e a presservao
dos mesmos. As princiipais tcnicaas de atualizzao de
arquivo (muudana de suuporte) so a microfilmaggem e a
digitalizaoo.

Microofilmagem uma tcnicca que perm


mite criar
uma cpia do docum mento em foormato micrrogrfico
(microfilme ou microfichha).
Miicrofilme

36
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

A adoo da microfilmagem exigir da instituio permanentes (de valor histrico), os documentos originais
equipamentos que permitam ler tais documentos, no podero ser eliminados.
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de Para organizar o arquivo de microfilmes, h
uma cpia em papel do documento microfilmado. arquivos prprios como mostrado na figura a seguir. Para
permitir a localizao dos documentos, cada rolo dever
A primeira e mais importante razo para justificar o conter um ndice. Por fora das gavetas so marcados os
uso do microfilme a economia de espao. O microfilme cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a
uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto o consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo um
tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um aparelho para a leitura dos microfilmes.
documento qualquer.
Poderamos enumerar os seguintes benefcios para
o uso da microfilmagem:

Validade Legal a microfilmagem um processo


reprogrfico autorizado pela Lei n 5.433, de
8/5/1968, e pelo Decreto n 1.799 de 30/1/1996,
que conferem ao microfilme o mesmo valor legal
do documento original;
Reduo sensvel de espao;
Acesso fcil e rpido, conseqncia das pequenas
dimenses das microformas, da eficincia de sua
catalogao e indexao, comparativamente aos
arquivos convencionais em papel;
Segurana, por se tratar de um material
fotogrfico, alm de permitir reprodues com
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado,
devido ao pequeno volume, permite o seu
acondicionamento em caixas forte (arquivo de
segurana), protegido de sinistros (essa cpia de
segurana dever, obrigatoriamente, estar em
local separado da cpia de trabalho );
Garantia da confidencialidade das informaes,
visto que a olho nu impossvel visualizar
qualquer informao;
Arquivo de microfilmes Durabilidade respeitando-se a determinadas
normas da microfilmagem, acondicionamento e
Essa reduo de espao garantida pelo valor legal manuseio, os arquivos microfilmados podem ser
do microfilme, que significa que o mesmo possui o mesmo conservados indefinidamente.
valor do documento original em papel, que serviu de base
para sua criao, e poder substitu-lo nos casos em que
no tiver valor histrico. Em se tratando de documentos

LEGISLAO
Lei 8.159, de 08/01/1991 Dispe sobre arquivos, como instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
a poltica nacional de arquivos pblicos
de prova e informao.
e privados e d outras providncias.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta
O PRESIDENTE DA REPBLICA, lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
sanciono a seguinte lei: entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
CAPTULO I
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
Disposies Gerais
dos documentos.
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a documentos de

37
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o


conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua CAPTULO III
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em Dos Arquivos Privados
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. Art. 11. Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
pblicos informaes de seu interesse particular ou de atividades.
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de Art. 12. Os arquivos privados podem ser
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja identificados pelo Poder Pblico como de interesse
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem pblico e social, desde que sejam considerados como
como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da conjuntos de fontes relevantes para a histria e
honra e da imagem das pessoas. desenvolvimento cientfico nacional.

Art. 5 A Administrao Pblica franquear a Art. 13. Os arquivos privados identificados como de
consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso ou perda da unidade documental, nem
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao transferidos para o exterior.
pelo dano material ou moral decorrente da violao do Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o
sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
CAPTULO II Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos
Dos Arquivos Pblicos privados identificados como de interesse pblico e social
poder ser franqueado mediante autorizao de seu
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de proprietrio ou possuidor.
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos de mbito federal, Art. 15. Os arquivos privados identificados como de
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo
de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
1 So tambm pblicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituies de Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo
gesto de servios pblicos no exerccio de suas Civil ficam identificados como de interesse pblico e
atividades. social.
2 A cessao de atividades de instituies
pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de CAPTULO IV
sua documentao instituio arquivstica pblica ou a Da Organizao e Administrao de Instituies
sua transferncia instituio sucessora. Arquivsticas Pblicas
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados
como correntes, intermedirios e permanentes. Art. 17. A administrao da documentao pblica
1 Consideram-se documentos correntes aqueles ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas
em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
de consultas freqentes. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do
2 Consideram-se documentos intermedirios Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
produtores, por razes de interesse administrativo, Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do
permanente. Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
documentos de valor histrico, probatrio e informativo Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
que devem ser definitivamente preservados. Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada arquivo do Poder Judicirio.
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder
na sua especfica esfera de competncia. Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so
Art. 10 Os documentos de valor permanente so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
inalienveis e imprescritveis.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o forma, restringir o disposto neste artigo.
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos. Disposies Finais
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas
funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal,
regionais. civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder permanente ou considerado como de interesse pblico e
Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos social.
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exerccio das suas funes, bem como Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional,
guarda. que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser
Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio integrado por representantes de instituies arquivsticas e
Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo acadmicas, pblicas e privadas.
e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar 2 A estrutura e funcionamento do conselho
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.

Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua
municipal definir os critrios de organizao e vinculao publicao.
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e
o acesso aos documentos, observado o disposto na Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Constituio Federal e nesta lei.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e
CAPTULO V 103 da Repblica.
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos.(Vide Lei n 12.527, de 2011)
Decreto 4.073, de 03/01/2002
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que
Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991,
devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles que dispe sobre a poltica nacional de
produzidos. Regulamento (Vide Lei n 12.527, de 2011) arquivos pblicos e privados e d
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco outras providncias.
a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
originariamente sigilosos. Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159,
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes de 8 de janeiro de 1991,
segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um
prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua DECRETA:
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma Captulo I
nica vez, por igual perodo. DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
3 O acesso aos documentos sigilosos referente
honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos -
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
produo. Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
instncia, determinar a exibio reservada de qualquer exercer orientao normativa visando gesto documental
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de e proteo especial aos documentos de arquivo.
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da
parte. (Vide Lei n 12.527, de 2011)

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art. 2o Compete ao CONARQ: IV - dois representantes do Poder Legislativo


I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Federal;
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, V - um representante do Arquivo Nacional;
preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos
II - promover o inter-relacionamento de arquivos Estaduais e do Distrito Federal;
pblicos e privados com vistas ao intercmbio e VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos
integrao sistmica das atividades arquivsticas; Municipais;
III - propor ao Ministro de Estado da Justia normas VIII - um representante das instituies
legais necessrias ao aperfeioamento e implementao mantenedoras de curso superior de arquivologia;
da poltica nacional de arquivos pblicos e IX - um representante de associaes de arquivistas;
privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) X - trs representantes de instituies que
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
acesso aos arquivos pblicos; 1o Cada Conselheiro ter um suplente.
V - estimular programas de gesto e de preservao 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e
de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara
decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados; Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de
VII - estimular a implantao de sistemas de Estado da Justia, mediante indicaes dos dirigentes dos
arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio rgos e entidades representados. (Redao dada pelo
da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
Executivo e Legislativo dos Municpios; 4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos,
VIII - estimular a integrao e modernizao dos permitida uma reconduo.
arquivos pblicos e privados; 5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e
IX - identificar os arquivos privados de interesse impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no
pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de Arquivo Nacional.
1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio
intermdio do Ministro de Estado da Justia, a declarao tcnico e administrativo ao CONARQ.
de interesse pblico e social de arquivos
privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do
Vigncia CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo,
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente,
humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento
instituies integrantes do SINAR; de dois teros de seus membros.
XII - recomendar providncias para a apurao e a 1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo
reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos Nacional.
pblicos e privados; 2o As reunies do CONARQ podero ser
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste,
atividades censitrias referentes a arquivos; sempre que razo superior indicar a convenincia de
XIV - manter intercmbio com outros conselhos e adoo dessa medida.
instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos Art. 6o O CONARQ somente se reunir para
de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.
XV - articular-se com outros rgos do Poder
Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras
educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
informtica. elaborar estudos, normas e outros instrumentos
necessrios implementao da poltica nacional de
Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ: arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a
presidir; identificar, discutir e propor solues para questes
II - dois representantes do Poder Executivo Federal; temticas que repercutirem na estrutura e organizao de
III - dois representantes do Poder Judicirio segmentos especficos de arquivos, interagindo com as
Federal; cmaras tcnicas.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a
comisses sero designados pelo Presidente do elaborao de dispositivos legais necessrios ao
CONARQ, ad referendum do Plenrio. aperfeioamento e implementao da poltica nacional
de arquivos pblicos e privados;
Art. 8o considerado de natureza relevante, no VIII - promover a integrao e a modernizao dos
ensejando qualquer remunerao, o exerccio das arquivos em sua esfera de atuao;
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que
das cmaras e comisses. possam ser considerados de interesse pblico e social;
Art. 9o A aprovao do regimento interno do X - comunicar ao CONARQ, para as devidas
CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico
Ministro de Estado da Justia. (Redao dada pelo Decreto nacional;
n 7.430, de 2011) Vigncia XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como no
Captulo II desenvolvimento de atividades censitrias referentes a
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando constitudas pelo CONARQ;
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem
arquivo. aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante
atualizao.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o
CONARQ. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as
diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo
Art. 12. Integram o SINAR: de sua subordinao e vinculao administrativa.
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal; Captulo III
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; DOS DOCUMENTOS PBLICOS
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de
Legislativo e Judicirio; documentos:
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes I - produzidos e recebidos por rgos e entidades
Executivo, Legislativo e Judicirio; pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo municipais, em decorrncia de suas funes
e Legislativo. administrativas, legislativas e judicirias;
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, II - produzidos e recebidos por agentes do Poder
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles
SINAR por intermdio de seus rgos centrais. decorrente;
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas
privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR e pelas sociedades de economia mista;
mediante acordo ou ajuste com o rgo central. IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes
Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei
informaes e aos documentos na sua esfera de no8.246, de 22 de outubro de 1991.
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no
emanadas do rgo central; inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo
seu cumprimento; Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas
III - implementar a racionalizao das atividades no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao
arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo adequada dos documentos produzidos e recebidos no
documental; exerccio de atividades pblicas.
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de
Art. 17. Os documentos pblicos de valor
valor permanente;
permanente, que integram o acervo arquivstico das
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o
empresas em processo de desestatizao, parcial ou total,
aprimoramento do SINAR;
sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao
sua esfera de competncia.
CONARQ;

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

1o O recolhimento de que trata este artigo Seo II


constituir clusula especfica de edital nos processos de Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no
desestatizao. Arquivo Nacional
2o Para efeito do disposto neste artigo, as
empresas, antes de concludo o processo de desestatizao, Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de
providenciaro, em conformidade com as normas mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao
arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados,
classificao e avaliao do acervo arquivstico. higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
3o Os documentos de valor permanente podero de instrumento descritivo que permita sua identificao e
ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2o, controle.
enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no
conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ. caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de
4o Os documentos de que trata o caput so documentos, sero implementadas e custeadas pelos
inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos rgos e entidades geradores dos arquivos.
do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
5o A utilizao e o recolhimento dos documentos Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento
pblicos de valor permanente que integram o acervo e Gesto dever, to logo sejam nomeados os
arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos
economia mista j desestatizadas obedecero s instrues para os rgos e entidades extintos, solicitar ao Ministro
do CONARQ sobre a matria. de Estado da Justia a assistncia tcnica do Arquivo
Nacional para a orientao necessria preservao e
destinao do patrimnio documental acumulado, nos
Captulo IV termos do 2o do art. 7o da Lei no8.159, de 1991.
DA GESTO DE DOCUMENTOS (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Art. 21. O Ministro de Estado da Justia, mediante
Seo I proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo
Das Comisses Permanentes de Avaliao de detalhando os procedimentos a serem observados pelos
Documentos rgos e entidades da administrao pblica federal, para a
plena consecuo das medidas constantes desta
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Seo. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de
Administrao Pblica Federal ser constituda comisso 2011) Vigncia
permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de Captulo V
anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E
acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor. Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou
1o Os documentos relativos s atividades-meio jurdicas que contenham documentos relevantes para a
sero analisados, avaliados e selecionados pelas histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos declarados de interesse pblico e social por decreto do
rgos e das entidades geradores dos arquivos, Presidente da Repblica.
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de 1o A declarao de interesse pblico e social de
temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. que trata este artigo no implica a transferncia do
2o Os documentos relativos s atividades-meio respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica
no constantes da tabela referida no 1o sero submetidos pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos detentores pela guarda e a preservao do acervo.
dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que 2o So automaticamente considerados
estabelecero os prazos de guarda e destinao da documentos privados de interesse pblico e social:
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. I - os arquivos e documentos privados tombados
3o Os documentos relativos s atividades-fim pelo Poder Pblico;
sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art.
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
de temporalidade e destinao, elaboradas pelas III - os registros civis de arquivos de entidades
Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei
Arquivo Nacional. no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16
da Lei no 8.159, de 1991.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou Art. 31. Fica delegada competncia ao Ministro de
mediante provocao, encaminhar solicitao, Estado da Justia, permitida a subdelegao, para designar
acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justia, os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.
com vistas declarao de interesse pblico e social de (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
arquivos privados pelo Presidente da Repblica. (Redao
dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica publicao.
procedida por comisso especialmente constituda pelo Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de
CONARQ. 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182,
2o A avaliao referida no 1o ser homologada de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de
pelo Presidente do CONARQ. 1999.
3o Da deciso homologatria caber recurso das
partes afetadas ao Ministro de Estado da Justia, na forma Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e
prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999 114o da Repblica.
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo
privado declarado de interesse pblico e social dever Decreto 4.915, de 12/12/2003 Dispe
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do
sobre o Sistema de Gesto de
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do territrio nacional. Documentos de Arquivo SIGA, da
Administrao Pblica Federal, e d
Art. 25. A alienao de arquivos privados outras providncias.
declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia, O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das
para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI,
interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no
13 da Lei no 8.159, de 1991. art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967,
no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
privados declarados de interesse pblico e social devem
manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando DECRETA:
sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema,
destruir documentos de valor permanente. com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos
de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica
privados declarados de interesse pblico e social podero federal.
firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se
instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos
de atividades relacionadas organizao, preservao e por rgos e entidades da administrao pblica federal,
divulgao do acervo. em decorrncia do exerccio de funes e atividades
especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de a natureza dos documentos.
arquivos privados declarados de interesse pblico e social 2o Considera-se gesto de documentos, com base
ou de quaisquer de seus documentos dever ser no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o
comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
detentores. produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos
documentos, em fase corrente e intermediria,
Captulo VI independente do suporte, visando a sua eliminao ou
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS recolhimento para guarda permanente.

Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos Art. 2o O SIGA tem por finalidade:
documentos eletrnicos, nos termos da lei. I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da
administrao pblica federal, de forma gil e segura, o
Art. 30. O Ministro de Estado da Justia baixar acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles
instrues complementares execuo deste Decreto. contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) administrativas ou legais;

43
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

II - integrar e coordenar as atividades de gesto de entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos atuao e de seus seccionais;
setoriais e seccionais que o integram; IV - coordenar a aplicao do cdigo de
III - disseminar normas relativas gesto de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo; documentos de arquivo relativos as atividades-meio,
IV - racionalizar a produo da documentao instituda para a administrao pblica federal, no seu
arquivstica pblica; mbito de atuao e de seus seccionais;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e V - elaborar, por intermdio da Comisso
de armazenagem da documentao arquivstica pblica; Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata
VI - preservar o patrimnio documental arquivstico o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e
da administrao pblica federal; aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de
VII - articular-se com os demais sistemas que temporalidade e destinao de documentos de arquivo
atuam direta ou indiretamente na gesto da informao relativos s atividades-fim;
pblica federal. VI - promover e manter intercmbio de cooperao
tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e
Art. 3o Integram o SIGA: internacionais;
I - como rgo central, o Arquivo Nacional; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea
II - como rgos setoriais, as unidades responsveis de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o
pela coordenao das atividades de gesto de documentos aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; constante atualizao.
III - como rgos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Art. 6o Fica instituda, junto ao rgo central, a
Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe:
Art. 4o Compete ao rgo central: I - assessorar o rgo central no cumprimento de
I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais suas atribuies;
do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de II - propor polticas, diretrizes e normas relativas
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas
Civil da Presidncia da Repblica; nos rgos e entidades da administrao pblica federal,
II - orientar a implementao, coordenao e aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas Repblica;
gesto de documentos nos rgos setoriais; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as
III - promover a disseminao de normas tcnicas e alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento
informaes de interesse para o aperfeioamento do dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo;
sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e
IV - promover e manter intercmbio de cooperao propor os ajustamentos que se fizerem necessrios,
tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA.
internacionais;
V - estimular e promover a capacitao, o Art. 7o Compem a Comisso de Coordenao do
aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos SIGA:
servidores que atuam na rea de gesto de documentos de I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a
arquivo. presidir;
II - um representante do rgo central, responsvel
Art. 5o Compete aos rgos setoriais: pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de do Arquivo Nacional;
gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de III - um representante do Sistema de Administrao
atuao e de seus seccionais, em conformidade com as dos Recursos de Informao e Informtica - SISP,
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento,
da Repblica; Oramento e Gesto;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho IV - um representante do Sistema de Servios
desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento,
seccionais, visando padronizao dos procedimentos Oramento e Gesto;
tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, V - os coordenadores das subcomisses dos
registro, tramitao, arquivamento, preservao, Ministrios e rgos equivalentes.
emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia 1o Podero participar das reunies como
e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente,
ao acesso e s informaes neles contidas; especialistas e consultores com direito a voz e no a voto,
III - coordenar a elaborao de cdigo de quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus
classificao de documentos de arquivo, com base nas membros.
funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou

44
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a


o
2 O Arquivo Nacional promover, quarenta e microfilmagem de documentos particulares e oficiais
cinco dias aps a publicao deste Decreto, a instalao da arquivados, stes de rgos federais, estaduais e
Comisso de Coordenao do SIGA, em Braslia, para municipais.
discusso e deliberao, por maioria absoluta de seus 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
membros, de seu regimento interno a ser encaminhado como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas
pelo rgo central do SIGA para a aprovao do Chefe da obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos
Casa Civil da Presidncia da Repblica. efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora
dle.
Art. 8o Devero ser constitudas nos Ministrios e 2 Os documentos microfilmados podero, a
nos rgos equivalentes, no prazo mximo de trinta dias critrio da autoridade competente, ser eliminados por
aps a publicao deste Decreto, subcomisses de incinerao, destruio mecnica ou por outro processo
coordenao que renam representantes dos rgos adequado que assegure a sua desintegrao.
seccionais de seu mbito de atuao com vistas a 3 A incinerao dos documentos microfilmados
identificar necessidades e harmonizar as proposies a ou sua transferncia para outro local far-se- mediante
serem apresentadas Comisso de Coordenao do SIGA. lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro
Pargrafo nico. As subcomisses sero presididas prprio.
por representante designado pelo respectivo Ministro. 4 Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora
Art. 9o Os rgos setoriais do SIGA vinculam-se ao do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
rgo central para os estritos efeitos do disposto neste 5 A eliminao ou transferncia para outro local
Decreto, sem prejuzo da subordinao ou vinculao dos documentos microfilmados far-se- mediante lavratura
administrativa decorrente de sua posio na estrutura de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
organizacional dos rgos e entidades da administrao 6 Os originais dos documentos ainda em trnsito,
pblica federal. microfilmados no podero ser eliminados antes de seu
arquivamento.
Art. 10. Fica institudo sistema de informaes 7 Quando houver convenincia, ou por medida
destinado operacionalizao do SIGA, com a finalidade de segurana, podero excepcionalmente ser
de integrar os servios arquivsticos dos rgos e entidades microfilmados documentos ainda no arquivados, desde
da administrao pblica federal. que autorizados por autoridade competente.
Pargrafo nico. Os rgos setoriais e seccionais
so responsveis pela alimentao e processamento dos Art 2 Os documentos de valor histrico no
dados necessrios ao desenvolvimento e manuteno do devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
sistema de que trata o caput deste artigo. diverso da repartio detentora dos mesmos.

Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo
central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e
das normas complementares a este Decreto, deliberadas municipais para a autenticao de traslados e certides
pela Comisso de Coordenao do SIGA. originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar,
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
publicao. capacitados para efetuarem a microfilmagem de
documentos particulares, bem como os requisitos que a
Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independncia microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos
e 115o da Repblica. pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim
LUIZ INCIO LULA DA SILVA de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle,
Jos Dirceu de Oliveira e Silva quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides
originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que
Lei 5.433, de 08/05/1968 Regula a os cartrios competentes tero de cumprir para a
autenticao de microfilmes realizados por particulares,
microfilmagem de documentos oficiais
para produzir efeitos jurdicos contra terceiros.
e d outras providncias.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da
O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber autoridade que autenticar os documentos oficiais
que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
seguinte Lei: certides originais de microfilmes.

45
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua 3 O armazenamento do filme original dever ser
publicao. feito em local diferente do seu filme cpia.

Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio. Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado


qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia qualidade de reproduo.
e 80 da Repblica. Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo
A. COSTA E SILVA tamanho ultrapasse a dimenso mxima do campo
Lus Antnio da Gama e Silva fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem
poder ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio
Decreto 1.799, de 30/01/1996 de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente,
de modo que se possa identificar, por superposio, a
Regulamenta a Lei 5.433, de 08/05/1968,
continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras Art. 7 Na microfilmagem de documentos, cada
providncias. srie ser precedida de imagem de abertura, com os
seguintes elementos:
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio I - identificao do detentor dos documentos, a
nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de serem microfilmados;
1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de II - nmero do microfilme, se for o caso;
qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e III - local e data da microfilmagem;
recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e IV - registro no Ministrio da Justia;
Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, V - ordenao, identificao e resumo da srie de
dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos a serem microfilmados;
documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou VI - meno, quando for o caso, de que a srie de
jurdicas. documentos a serem microfilmados continuao da srie
contida em microfilme anterior;
Art. 2 A emisso de cpias, traslados e certides VII - identificao do equipamento utilizado, da
extradas de microfilmes, bem assim a autenticao desses unidade filmadora e do grau de reduo;
documentos, para que possam produzir efeitos legais, em VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se
juzo ou fora dele, regulada por este Decreto. for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a
serem microfilmados;
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste IX - nome por extenso, qualificao funcional e
Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou
de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos empresa executora da microfilmagem.
ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo.
Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie,
Art. 4 A microfilmagem ser feita em ser reproduzida a imagem de encerramento,
equipamentos que garantam a fiel reproduo das imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes
informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer elementos:
microforma. I - identificao do detentor dos documentos
Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfilmados;
microfichas, alm dos procedimentos previstos neste II - informaes complementares relativas ao inciso
Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte V do artigo anterior;
superior, rea reservada titulao, identificao e III - termo de encerramento atestando a fiel
numerao seqencial, legveis com a vista desarmada, e observncia s disposies deste Decreto;
fotogramas destinados indexao. IV - meno, quando for o caso, de que a srie de
documentos microfilmados continua em microfilme
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie, ser posterior;
feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 V - nome por extenso, qualificao funcional e
linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou
a qualidade de imagem e de reproduo. empresa executora da microfilmagem.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a
extrao de filme cpia do filme original. Art. 9 Os documentos da mesma srie ou
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis, seqncia, eventualmente omitidos quando da
de qualquer tipo, tanto para a confeco do original, como microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no
para a extrao de cpias. apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por
problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no
sendo permitido corte ou insero no filme original.

46
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

1 A microfilmagem destes documentos ser


precedida de uma imagem de observao, com os Art. 15. A microfilmagem de documentos poder
seguintes elementos: ser feita por empresas e cartrios habilitados nos termos
a) identificao do microfilme, local e data; deste Decreto.
b) descrio das irregularidades constatadas; Pargrafo nico. Para exercer a atividade de
c) nome por extenso, qualificao funcional e microfilmagem de documentos, as empresas e cartrios a
assinatura do responsvel pela unidade, cartrio ou que se refere este artigo, alm da legislao a que esto
empresa executora da microfilmagem. sujeitos, devero requerer registro no Ministrio da Justia
2 obrigatrio fazer indexao remissiva para e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida
recuperar as informaes e assegurar a localizao dos quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
documentos. Art. 16. As empresas e os cartrios que se
3 Caso a complementao no satisfaa os padres dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros,
de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa srie de fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia,
documentos dever ser repetida integralmente. declarando:
Art. 10. Para o processamento dos filmes, sero I - que a microfilmagem foi executada de acordo
utilizados equipamentos e tcnicas que assegurem ao filme com o disposto neste Decreto;
alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade. II - que se responsabilizam pelo padro de
qualidade do servio executado;
Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em III - que o usurio passa a ser responsvel pelo
estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser manuseio e conservao das microformas.
microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a
definio de sua destinao final. Art. 17. Os microfilmes e filmes cpias, produzidos
no exterior, somente tero valor legal, em juzo ou fora
Art. 12. A eliminao de documentos, aps a dele, quando:
microfilmagem, dar-se- por meios que garantam sua I - autenticados por autoridade estrangeira
inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de competente;
termo prprio e aps a reviso e a extrao de filme cpia. II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular
Pargrafo nico. A eliminao de documentos brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver
oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela autenticado;
de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade III - forem acompanhados de traduo oficial.
competente na esfera de sua atuao e respeitado o
disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpias
1991. resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos
fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero
Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com ser mantidos pelos prazos de prescrio a que estariam
valor de guarda permanente, no podero ser eliminados sujeitos os seus respectivos originais.
aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo
pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo Art. 19. As infraes s normas deste Decreto, por
prprio rgo detentor. parte dos cartrios e empresas registrados no Ministrio da
Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato,
Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em s penalidades de advertncia ou suspenso do registro,
papel ou em filme de documentos microfilmados, para sem prejuzo das sanes penais e civis cabveis.
produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, devero Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta
estar autenticados pela autoridade competente detentora do grave, o registro para microfilmar ser cassado
filme original. definitivamente.
1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de
microfilmes de documentos privados, dever ser emitido Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as
termo prprio, no qual constar que o filme que o instrues que se fizerem necessrias ao cumprimento
acompanha cpia fiel do filme original, cuja deste Decreto.
autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os Art. 21. Revoga-se o Decreto n 64.398, de 24 de
requisitos especificados no artigo seguinte. abril de 1969.
2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de
microfilmes de documentos privados, a autenticao far- Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua
se- por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos publicao.
cartrios que satisfizerem os requisitos especificados no
artigo seguinte. Braslia, 30 de janeiro de l996; 175 da
3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo Independncia e 108 da Repblica.
anterior, poder ser extrada utilizando-se qualquer meio FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade Milton Seligman
e a sua qualidade de leitura.

47
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________

Considderando os reesultados da Comisso Especial


Resoluo Conarrq 10, de 06/12/199 99 criada
c pela Poortaria CONAARQ n 30, dee 22 de feverreiro de
1999,
1 com a finalidade
f de adequar os smbolos
s de normas
n
Dispe sobre
s a adoo de e smboloos ISO
ISO de sinnalticas tccnicas microfilmage
m em de
nas sina
alticas a serem uttilizadas no documentos
d a
arquivsticos;
processoo de micrrofilmageem de
documentos arqu uivsticos
s. Considderando a necessidad de de quue a
microfilmagem
m m dos doocumentos arquivsticoss seja
O PRRESIDENTE E DO CONSE ELHO NAC CIONAL realizada denntro dos paddres e norm
mas internaccionais,
DE ARQUIIVOS - CON NARQ, no usso de suas atrribuies resolve:
previstas no item IX, do art.18, de seuu Regimento Interno,
de conformiidade com deeliberao do Plenrio, emm sua 15 Art. 1 Adotar, no processo de microfilmaggem de
reunio ordiinria realizadda no dia 6 de
d dezembro de 1999 documentos
d arquivsticos, smbolos constantes
c d ISO
da
e, 9878/1990,
9 annexo 1, e o rooteiro de sinallticas, anexoo 2.

Consiiderando os dispositivos
d d Lei n 5.4433, de 8
da Art. 2 Esta Resoluuo entra em
m vigor na data
d de
de maio de 1968,
1 regulam
mentada pelo Decreto n 1.799,
1 de sua
s publicaoo.
30 de janeirro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de
d 20 de
junho de 1996, que tratam da microfilmaggem de JAIME
E ANTUNES DA SILVA
documentos arquivsticoss;

(SEG
GUEM ANE
EXOS 1 E 2)

O1
ANEXO

SMBOLOS UTILIZADO
OS ISO 98778/1990

1) Smbolos obrigatrios a serem utiliizados em toddos os rolos:

Incio do rollo. Fim do roloo.


Beginning of
o roll. End of roll.
(*)
0076 0075 (*)

2) Smbolos obrigatrios a serem utiliizados em toddos os rolos, caso


c a docum
mentao tenhha continuidad
de:

Continua em
e outro Continuao de outro
o
rolo. rolo
Continued on Continuedd from
another rooll. another rooll.
0490 (*) 0491 (*)

3) Smbolos obrigatrios a serem micrrofilmados juunto com os documentos,


d c
conforme a siituao:

Original ileggvel. Original emm cores.


Original diffficult to Original in ccolour.
read. 0488 (*)
00777 (*)

Texto deterriorado. Repetio dde imagem.


Encadernao Repetition oof image.
defeituosa. 0080 (*)

48
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________

Damaged teext.
Wrong bindding.
0078 (*)

Numeraoo incorreta. Pginas e/oou nmeros


Data incorrreta. em falta.
Incorrect nuumbering. ages and/or
Missing pag
Incorrect daate. issues.
00779 (*) Pginas e/oou nmeros
em falta.
Missing pagges
And/or issuees
0081 (*)

(*) Nmeross de refernciia da Norma ISO


I 7000/1984, includos na ISO 98788/1990.

OBS: As lettras e nmeroos das mensaagens, que accompanham os o smbolos obrigatrios


o iindicados no item 1, devero ser
apresentadoss na fonte ARIAL,
A em taamanho iguaal ou superior a 70 pontoos. Para os smbolos indicados no item m 2, o
tamanho podder variar enntre 14 e 30 pontos. Na ausncia
a da fonte
f ARIAL L, usar letras e nmeros no serifados, isto ,
sem qualqueer tipo de adoorno, em tammanho igual ouu superior a 18 milmetroos para os smmbolos indicaados no item 1. Para
os smbolos indicados noo item 2, o tam
manho poder variar entree 3 e 7 milmeetros.

O2
ANEXO

ROTEIRO
OS DE SINA
ALTICAS QUADRO DE
D APLICA
O

I SINAL
TICAS QUE
E ANTECEDE
EM A SEQU
UNCIA DE DOCUMENT
D TOS A SERE
EM MICROF
FILMADOS:

SIN
NALTICAS
S SM
MBOLOS CORPO DAS INFORMA
AES SOB
BRE O USO
O
ISO LETRRAS E
(AN
NEXO 1) NUME EROS
ARIAAL OU
SIMILAR1
1. INCIO DO 70 ou 18 ou Deve consttar de todos os o rolos para
ROLO O superior superior que no resstem dvidas quanto ao
incio do fiilme.
2. CO
ONTINUA
O 70 ou 18 ou Deve ser uusada para infformar que oss
DE OUTRO
O ROLO superior superior documentoos que preced dem os que
sero microofilmados encontram-se
em outro roolo.
3. IM
MAGEM DE -- 14 a 30 3a7 Deve ser uusada para ind dicar as
OBSE ERVAO omisses, pproblemas dee legibilidade
ou outras oocorrncias prrevistas no
art. 9 do D
Decreto n 1.7799, de 30
janeiro de 1996.
4. DE
ENSIDADE -- -- -- Deve consttar de todos os o rolos uma
UNIFFORME folha em branco, preferrencialmente
com as carractersticas do
d papel
fotogrficoo fosco, que permita
p a
medio daa densidade do d
microfilmee.
5. NU
UMERO DO -- 70 ou 18 ou Cada rolo dde microfilme poder
FILMME superior superior receber umm nmero, parra fins de
identificao, registro, controle
c e
acesso.

49
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

6. LOGOTIPO E -- 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos.


IDENTIFICAO Caso a instituio possua logotipo,
DA INSTITUIO este poder integrar a sinaltica.
DETENTORA DO
ACERVO
7. LOGOTIPO E -- 36 a 58 9 a 15 Pode ser usada quando a
IDENTIFICAO microfilmagem decorrer de
DO PROJETO DE patrocnio, convnio, intercmbio
MICROFILMAGEM etc.
8. RESTRIES -- 14 a 30 3a7 Pode ser usada para informar ao
QUANTO usurio que a instituio se reserva
REPRODUO o direito de recusar pedidos de
reproduo de documentos de seu
acervo, que violem dispositivos
legais em vigor, tais como: Lei n
9.610, de 19 de fevereiro de 1998
(Direitos Autorais), Lei n 8.159, de
8 de janeiro de 1991 (Lei de
Arquivos) e seus decretos
regulamentadores.
9. SMBOLOS -- 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos,
UTILIZADOS visando orientao do usurio.
10. IMAGEM DE -- 14 a 30 3a7 Deve constar de todos os rolos, para
ABERTURA a identificao dos documentos e
dos procedimentos utilizados na
microfilmagem, em conformidade
com o art. 7 do Decreto n
1.799/96.
11. -- 70 ou 18 ou Pode ser usada para destacar
IDENTIFICAO superior superior conjuntos documentais (fundos,
DO FUNDO / colees, sries etc.), acrescentando
COLEO outras informaes de interesse para
a melhor orientao do usurio.
12. CONTEDO -- 36 a 58 9 a 15 Deve ser usada para identificar e
DO ROLO localizar os documentos que
integram um mesmo rolo.
13. CARTO DE -- -- -- Deve constar de todos os rolos para
RESOLUO permitir a realizao de testes de
qualidade.
14. SEPARAO -- -- -- Pode ser usada antes de cada
DE CONJUNTOS conjunto documental para alertar o
DOCUMENTAIS usurio da mudana de um conjunto
documental para outro. Mais
conhecida como ZEBRA.
15. GRAU DE -- 36 a 58 9 a 15 Deve constar de todos os rolos para
REDUO informar os graus de reduo
adotados. Sempre que houver
necessidade de alterao do grau de
reduo para determinado conjunto
documental, o novo grau de reduo
adotado dever ser informado.

(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados,
isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados,
isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros

50
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________

TICAS POS
II SINAL STERIORES SEQUNC
CIA DE DOC
CUMENTOS
S MICROFIL
LMADOS:

SINALT
TICAS SMBOLOSS COORPO DAS INFORMA
ES SOBR
RE O USO
ISO L
LETRAS E
(ANEXO 1)) N
NUMEROS
A
ARIAL OU
1
S
SIMILAR
1. DENSIDA
ADE -- -- -- Deve constar de toodos os rolos uma folha em m
UNIFORME E branco, preferenciaalmente com as
caracttersticas do ppapel fotogrfico fosco, quue
permiita a medioo da densidadee do microfilm me.
2. CARTO
O DE -- -- -- Deve constar de toodos os rolos para permitirr a
RESOLUO realizao de testes de qualidad de.
3. IMAGEM
M DE -- 14 a 20
2 3a7 Deve constar de toodos os rolos, contendo as
ENCERRAMMENTO maes previsstas no art. 8 do Decreto n
inform n
1.799/96.
4. CONTINU
UA EM 70 ouu 18 ouu Deve ser usada parra informar queq documenttos
OUTRO ROOLO superioor superiior do meesmo conjuntto documentaal encontram-se
microofilmados em outro rolo.
5. FIM DO ROLO
R 70 ouu 18 ouu Deve constar de toodos os rolos para que no
superioor superiior restem
m dvidas quaanto ao fim do d filme.

Decreto 4.553, dee 27/12/20002 Disp


pe
Art. 3 A prodduo, manuseio, coonsulta,
sobre a salvagua
s arda de daados,
trransmisso, manutenoo e guard da de dadoos ou
informaes, doccumentos s e materiais in
nformaes sigilosos observaro meedidas especiiais de
sigilosos
s de interresse da seguran a da segurana.
s
sociedadde e do Estado,
E no
o mbito da Pargraafo nico. Tooda autoridad de responsvel pelo
Administrao P blica Fe
ederal, e d
d trrato de dadoss ou informaes sigilososs providenciaar para
que
q o pessoal sob suas ordens conhea integralmeente as
outras providnc
p cias. medidas
m de seegurana estaabelecidas, zeelando pelo seu
s fiel
cumprimento.
c .
O PR RESIDENTE E DA REP BLICA, noo uso da
atribuio quue lhe conferre o art. 84, inncisos IV e VI,
V alnea Art. 44 Para os efeitos deste Decretoo, so
"a", da Consstituio, e teendo em vistaa o disposto no
n art. 23 estabelecidos
e os seguintes conceitos e definies:
d
da Lei n 8.1159, de 8 de janeiro de 19991, I - auttenticidade: aasseverao de que o daado ou
in
nformao so verdadeiroos e fidedign nos tanto na origem
o
DECR
RETA: quanto
q no desstino;
II - classificao: atribuio, pela autooridade
CAAPTULO I competente,
c de grau dee sigilo a dado, inform mao,
DA
AS DISPOSI
ES PRELIIMINARES documento,
d m
material, rea ou instalao
o;
III - comprometiimento: perrda de seggurana
Art. 1 Este Decrreto disciplinna a salvaguuarda de resultante do acesso
a no-auutorizado;
dados, informaes, doocumentos e materiais sigilosos,
s IV - creedencial de segurana: cerrtificado, conncedido
bem como das
d reas e insstalaes ondde tramitam. por
p autoridadde competennte, que haabilita determ minada
pessoa
p a ter acesso
a a dadoos ou informaaes em difeferentes
Art. 2
2 So considderados originnariamente sigilosos,
s graus
g de sigiloo;
e sero com
mo tal classificcados, dados ou informaes cujo V - dessclassificaoo: cancelamen nto, pela autooridade
conhecimento irrestrito ou divulgaao possa acarretar
a competente
c ouu pelo transccurso de prazzo, da classifficao,
qualquer risco segurana da sociedaade e do Estaado, bem to
ornando ostennsivos dados ou informa es;
como aquelees necessrioos ao resguarddo da inviolaabilidade VI - diisponibilidadde: facilidade de recuperaao ou
da intimidadde da vida prrivada, da honra e da imaagem das acessibilidade
a e de dados e iinformaes;
pessoas. VII - grau
g de sigillo: gradao atribuda a dados,
Parggrafo nico. O acesso a dados
d ou infoormaes in
nformaes, rea ou instaalao considerados sigilosos em
sigilosos restrito e condicionadoo necessiddade de decorrncia
d dee sua naturezza ou conteddo;
conhecer.

51
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

VIII - integridade: incolumidade de dados ou 3 So passveis de classificao como


informaes na origem, no trnsito ou no destino; confidenciais dados ou informaes que, no interesse do
IX - investigao para credenciamento: averiguao Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento
sobre a existncia dos requisitos indispensveis para restrito e cuja revelao no-autorizada possa frustrar seus
concesso de credencial de segurana; objetivos ou acarretar dano segurana da sociedade e do
X - legitimidade: asseverao de que o emissor e o Estado.
receptor de dados ou informaes so legtimos e 4 So passveis de classificao como reservados
fidedignos tanto na origem quanto no destino; dados ou informaes cuja revelao no-autorizada possa
XI - marcao: aposio de marca assinalando o comprometer planos, operaes ou objetivos neles
grau de sigilo; previstos ou referidos.
XII - medidas especiais de segurana: medidas
destinadas a garantir sigilo, inviolabilidade, integridade, Art. 6 A classificao no grau ultra-secreto de
autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e competncia das seguintes autoridades:
informaes sigilosos. Tambm objetivam prevenir, I - Presidente da Repblica; (Redao dada pelo
detectar, anular e registrar ameaas reais ou potenciais a Decreto n 5.301, de 2004)
esses dados e informaes; II - Vice-Presidente da Repblica; (Redao dada
XIII - necessidade de conhecer: condio pessoal, pelo Decreto n 5.301, de 2004)
inerente ao efetivo exerccio de cargo, funo, emprego ou III - Ministros de Estado e autoridades com as
atividade, indispensvel para que uma pessoa possuidora mesmas prerrogativas; (Redao dada pelo Decreto n
de credencial de segurana, tenha acesso a dados ou 5.301, de 2004)
informaes sigilosos; IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da
XIV - ostensivo: sem classificao, cujo acesso Aeronutica; e (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de
pode ser franqueado; 2004)
XV - reclassificao: alterao, pela autoridade V - Chefes de Misses Diplomticas e Consulares
competente, da classificao de dado, informao, rea ou permanentes no exterior. (Includo pelo Decreto n 5.301,
instalao sigilosos; de 2004)
XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a 1o Excepcionalmente, a competncia prevista
pessoas credenciadas; proteo contra revelao no- no caput pode ser delegada pela autoridade responsvel a
autorizada; e agente pblico em misso no exterior. (Includo pelo
XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em Decreto n 5.301, de 2004)
carter excepcional, em rea sigilosa. 2o Alm das autoridades estabelecidas no caput,
podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do pargrafo
CAPTULO II nico pelo Decreto n 5.301, de 2004)
DO SIGILO E DA SEGURANA I - secreto: as autoridades que exeram funes de
direo, comando, chefia ou assessoramento, de acordo
Seo I com regulamentao especfica de cada rgo ou
Da Classificao Segundo o Grau de Sigilo entidade da Administrao Pblica Federal; e(Redao
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e II - confidencial e reservado: os servidores civis e
reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos militares, de acordo com regulamentao especfica de
intrnsecos. cada rgo ou entidade da Administrao Pblica
1 So passveis de classificao como ultra- Federal. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
secretos, dentre outros, dados ou informaes referentes Art. 7o Os prazos de durao da classificao a que
soberania e integridade territorial nacionais, a planos e se refere este Decreto vigoram a partir da data de produo
operaes militares, s relaes internacionais do Pas, a do dado ou informao e so os seguintes: (Redao dada
projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico e pelo Decreto n 5.301, de 2004)
tecnolgico de interesse da defesa nacional e a programas I - ultra-secreto: mximo de trinta anos; (Redao
econmicos, cujo conhecimento no-autorizado possa dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
acarretar dano excepcionalmente grave segurana da II - secreto: mximo de vinte anos;(Redao dada
sociedade e do Estado. pelo Decreto n 5.301, de 2004)
2 So passveis de classificao como secretos, III - confidencial: mximo de dez anos; e (Redao
dentre outros, dados ou informaes referentes a sistemas, dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
instalaes, programas, projetos, planos ou operaes de IV - reservado: mximo de cinco anos. (Redao
interesse da defesa nacional, a assuntos diplomticos e de dada pelo Decreto n 5.301, de 2004)
inteligncia e a planos ou detalhes, programas ou Pargrafo nico. Os prazos de classificao podero
instalaes estratgicos, cujo conhecimento no- ser prorrogados uma vez, por igual perodo, pela
autorizado possa acarretar dano grave segurana da autoridade responsvel pela classificao ou autoridade
sociedade e do Estado. hierarquicamente superior competente para dispor sobre a
matria. (Includo pelo Decreto n 5.301, de 2004)

52
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Seo II
Da Reclassificao e da Desclassificao Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o
caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de
Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau expedio e ementas, redigidas de modo a no
de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassificados comprometer o sigilo.
ou desclassificados, mediante deciso da autoridade
responsvel pela sua classificao. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas
Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero
reservado, poder a autoridade responsvel pela classificados em razo dos detalhes que revelem e no da
classificao ou autoridade hierarquicamente superior classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las.
interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la
ou cancel-la, por meio de expediente hbil de Art. 17. Podero ser elaborados extratos de
reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo,
custdia do dado ou informao sigilosos. mediante consentimento expresso:
Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo I - da autoridade classificadora, para documentos
de durao conta-se a partir da data de produo do dado ultra-secretos;
ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de II - da autoridade classificadora ou autoridade
2004) hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, para documentos secretos; e
Art. 10. A desclassificao de dados ou III - da autoridade classificadora, destinatria ou
informaes nos graus ultra-secreto, confidencial e autoridade hierarquicamente superior competente para
reservado ser automtica aps transcorridos os prazos dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e
previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso reservados, exceto quando expressamente vedado no
de sua prorrogao, quando ento a desclassificao prprio documento.
ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada pelo Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este
Decreto n 5.301, de 2004) artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores
queles atribudos aos documentos que lhes deram origem,
Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda salvo quando elaborados para fins de divulgao.
permanente que forem objeto de desclassificao sero
encaminhados instituio arquivstica pblica Seo II
competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, Do Documento Sigiloso Controlado
entidade pblica ou instituio de carter pblico, para
fins de organizao, preservao e acesso. Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC)
Pargrafo nico. Consideram-se de guarda aquele que, por sua importncia, requer medidas
permanente os dados ou informaes de valor histrico, adicionais de controle, incluindo:
probatrio e informativo que devam ser definitivamente I - identificao dos destinatrios em protocolo e
preservados. recibo prprios, quando da difuso;
Art. 12. A indicao da reclassificao ou da II - lavratura de termo de custdia e registro em
desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever protocolo especfico;
constar das capas, se houver, e da primeira pgina. III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo
rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade
CAPTULO III receptores; e
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que
SIGILOSOS se proceder transferncia de sua custdia ou guarda.
Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de
Seo I transferncia sero elaborados de acordo com os modelos
Dos Procedimentos para Classificao de Documentos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a
guarda de um rgo de controle.
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as
partes componentes ou os anexos de um documento Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua
sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou
documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo reclassificao.
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Pargrafo nico. A critrio da autoridade
Art. 14. A classificao de um grupo de classificadora ou autoridade hierarquicamente superior
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma competente para dispor sobre o assunto, o disposto
atribuda ao documento classificado com o mais alto grau no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
de sigilo.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Pargrafo nico. A comunicao de assunto ultra-


Seo III secreto de outra forma que no a prescrita no caput s
Da Marcao ser permitida excepcionalmente e em casos extremos, que
requeiram tramitao e soluo imediatas, em atendimento
Art. 20. A marcao, ou indicao do grau de sigilo, ao princpio da oportunidade e considerados os interesses
dever ser feita em todas as pginas do documento e nas da segurana da sociedade e do Estado.
capas, se houver.
1 As pginas sero numeradas seguidamente, Art. 26. A expedio de documento secreto,
devendo cada uma conter, tambm, indicao do total de confidencial ou reservado poder ser feita mediante
pginas que compem o documento. servio postal, com opo de registro, mensageiro
2 O DSC tambm expressar, nas capas, se oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for
houver, e em todas as suas pginas, a expresso o caso, mala diplomtica.
"Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo Pargrafo nico. A comunicao dos assuntos de
nmero de controle. que trata este artigo poder ser feita por outros meios,
desde que sejam usados recursos de criptografia
Art. 21. A marcao em extratos de documentos, compatveis com o grau de sigilo do documento, conforme
rascunhos, esboos e desenhos sigilosos obedecer ao previsto no art. 42.
prescrito no art. 20.
Seo V
Art. 22. A indicao do grau de sigilo em mapas, Do Registro, da Tramitao e da Guarda
fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras
imagens sigilosas obedecer s normas complementares Art. 27. Cabe aos responsveis pelo recebimento de
adotadas pelos rgos e entidades da Administrao documentos sigilosos:
Pblica. I - verificar a integridade e registrar, se for o caso,
indcios de violao ou de qualquer irregularidade na
Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou correspondncia recebida, dando cincia do fato ao seu
informaes sigilosos sero marcados com a classificao superior hierrquico e ao destinatrio, o qual informar
devida em local adequado. imediatamente ao remetente; e
Pargrafo nico. Consideram-se meios de II - proceder ao registro do documento e ao controle
armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas de sua tramitao.
sonoros, magnticos ou pticos e qualquer outro meio
capaz de armazenar dados e informaes. Art. 28. O envelope interno s ser aberto pelo
destinatrio, seu representante autorizado ou autoridade
Seo IV competente hierarquicamente superior.
Da Expedio e da Comunicao de Documentos Pargrafo nico. Envelopes contendo a marca
Sigilosos pessoal s podero ser abertos pelo prprio destinatrio.

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso
expedio e tramitao obedecero s seguintes comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio
prescries: de violao ou adulterao do documento.
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou
indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; guardados em condies especiais de segurana, conforme
III - no envelope interno sero apostos o regulamento.
destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e
serem identificados logo que removido o envelope secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que
externo; oferea segurana equivalente ou superior.
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no
expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob
remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que guarda armada.
identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou
interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem
ou transferncia de responsabilidade.
Art. 25. A expedio, conduo e entrega de Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo
documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada aos responsveis pela guarda ou custdia de material
pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo sigiloso.
vedada a sua postagem.

54
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Pargrafo nico. Para o perfeito cumprimento de


Seo VI suas atribuies e responsabilidades, a CPADS poder ser
Da Reproduo subdividida em subcomisses.

Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de Art. 36. Os documentos permanentes de valor
documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do histrico, probatrio e informativo no podem ser
documento original. desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade
1 A reproduo total ou parcial de documentos penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em
sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa vigor.
da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o CAPTULO IV
assunto. DO ACESSO
2 Eventuais cpias decorrentes de documentos
sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos
se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e em rgos e entidades pblicos e instituies de carter
entidades pblicas ou instituies de carter pblico. pblico admitido:
3 Sero fornecidas certides de documentos I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo,
sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de
estado de conservao, desde que necessrio como prova conhec-los; e
em juzo. II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua
pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo
Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade
de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao competente.
de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos
qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s
no-autorizada do todo ou parte. sanes administrativas, civis e penais decorrentes da
eventual divulgao dos mesmos.
Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se 2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que
for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada os procedimentos ou processos que vierem a instruir
em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar, tambm passem a ter grau de sigilo idntico.
essa operao dever ser acompanhada por pessoa 3 Sero liberados consulta pblica os
oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia documentos que contenham informaes pessoais, desde
do sigilo durante a confeco do documento, observado o que previamente autorizada pelo titular ou por seus
disposto no art. 33. herdeiros.

Seo VII Art. 38. O acesso a dados ou informaes sigilosos,


Da Avaliao, da Preservao e da Eliminao ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior,
condicionado emisso de credencial de segurana no
Art. 35. As entidades e rgos pblicos constituiro correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos tempo.
Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuies: Pargrafo nico. A credencial de segurana de que
I - analisar e avaliar periodicamente a trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de
documentao sigilosa produzida e acumulada no mbito ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
de sua atuao;
II - propor, autoridade responsvel pela Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso
classificao ou autoridade hierarquicamente superior resultante de acordos ou contratos com outros pases
competente para dispor sobre o assunto, renovao dos atender s normas e recomendaes de sigilo constantes
prazos a que se refere o art. 7; destes instrumentos.
III - propor, autoridade responsvel pela Art. 40. A negativa de autorizao de acesso dever
classificao ou autoridade hierarquicamente superior ser justificada.
competente para dispor sobre o assunto, alterao ou
cancelamento da classificao sigilosa, em conformidade CAPTULO V
com o disposto no art. 9 deste Decreto; DOS SISTEMAS DE INFORMAO
IV - determinar o destino final da documentao
tornada ostensiva, selecionando os documentos para Art. 41. A comunicao de dados e informaes
guarda permanente; e sigilosos por meio de sistemas de informao ser feita em
V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em conformidade com o disposto nos arts. 25 e 26.
atendimento ao disposto no art. 39.

55
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art. 42. Ressalvado o disposto no pargrafo nico CAPTULO VI


do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e DAS REAS E INSTALAES SIGILOSAS
equipamentos de criptografia para uso oficial no mbito da
Unio so considerados sigilosos e devero, Art. 49. A classificao de reas e instalaes ser
antecipadamente, ser submetidos certificao de feita em razo dos dados ou informaes sigilosos que
conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou
Defesa Nacional. tratados, em conformidade com o art. 5.
Art. 43. Entende-se como oficial o uso de cdigo, Art. 50. Aos titulares dos rgos e entidades
cifra ou sistema de criptografia no mbito de rgos e pblicos e das instituies de carter pblico caber a
entidades pblicos e instituies de carter pblico. adoo de medidas que visem definio, demarcao,
Pargrafo nico. vedada a utilizao para outro sinalizao, segurana e autorizao de acesso s reas
fim que no seja em razo do servio. sigilosas sob sua responsabilidade.
Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos,
sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas Art. 51. O acesso de visitas a reas e instalaes
de segurana previstas neste Decreto para os documentos sigilosas ser disciplinado por meio de instrues
sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: especiais dos rgos, entidades ou instituies
I - realizao de vistorias peridicas, com a interessados.
finalidade de assegurar uma perfeita execuo das Pargrafo nico. Para efeito deste artigo, no
operaes criptogrficas; considerado visita o agente pblico ou o particular que
II - manuteno de inventrios completos e oficialmente execute atividade pblica diretamente
atualizados do material de criptografia existente; vinculada elaborao de estudo ou trabalho considerado
III - designao de sistemas criptogrficos sigiloso no interesse da segurana da sociedade e do
adequados a cada destinatrio; Estado.
IV - comunicao, ao superior hierrquico ou
autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa CAPTULO VII
ao sigilo, inviolabilidade, integridade, autenticidade, DO MATERIAL SIGILOSO
legitimidade e disponibilidade de dados ou
informaes criptografados; e Seo I
V - identificao de indcios de violao ou Das Generalidades
interceptao ou de irregularidades na transmisso ou Art. 52. O titular de rgo ou entidade pblica,
recebimento de dados e informaes criptografados. responsvel por projeto ou programa de pesquisa, que
Pargrafo nico. Os dados e informaes sigilosos, julgar conveniente manter sigilo sobre determinado
constantes de documento produzido em meio eletrnico, material ou suas partes, em decorrncia de
sero assinados e criptografados mediante o uso de aperfeioamento, prova, produo ou aquisio, dever
certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de providenciar para que lhe seja atribudo o grau de sigilo
Chaves Pblicas Brasileira (ICP-Brasil). adequado.
Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo
a produo de documentos com grau de sigilo ultra-secreto ao titular de rgo ou entidade pblicos ou de instituies
s podero estar ligados a redes de computadores seguras, de carter pblico encarregada da fiscalizao e do
e que sejam fsica e logicamente isoladas de qualquer controle de atividades de entidade privada, para fins de
outra. produo ou exportao de material de interesse da Defesa
Nacional.
Art. 46. A destruio de dados sigilosos deve ser
feita por mtodo que sobrescreva as informaes Art. 53. Os titulares de rgos ou entidades
armazenadas. Se no estiver ao alcance do rgo a pblicos encarregados da preparao de planos, pesquisas
destruio lgica, dever ser providenciada a destruio e trabalhos de aperfeioamento ou de novo projeto, prova,
fsica por incinerao dos dispositivos de armazenamento. produo, aquisio, armazenagem ou emprego de
material sigiloso so responsveis pela expedio das
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para instrues adicionais que se tornarem necessrias
a produo de documentos com grau de sigilo secreto, salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
confidencial e reservado s podero integrar redes de
computadores que possuam sistemas de criptografia e Art. 54. Todos os modelos, prottipos, moldes,
segurana adequados a proteo dos documentos. mquinas e outros materiais similares considerados
sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, natureza, como emprstimo, cesso, arrendamento ou
sempre que possvel, deve ser feito em mdias removveis locao, sero adequadamente marcados para indicar o seu
que podem ser guardadas com maior facilidade. grau de sigilo.

56
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

Art. 55. Dados ou informaes sigilosos Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como
concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de s instituies de carter pblico, a que os contratantes
material somente sero fornecidos aos que, por suas estejam vinculados, cabe providenciar para que seus
funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias
Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos
controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso
fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes de fabricao em suas instalaes.
necessrios ao desenvolvimento de programas.
CAPTULO IX
Seo II DAS DISPOSIES FINAIS
Do Transporte
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a
Art. 56. A definio do meio de transporte a ser material, rea, instalao e sistema de informao cujo
utilizado para deslocamento de material sigiloso sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
responsabilidade do detentor da custdia e dever Estado.
considerar o respectivo grau de sigilo.
1 O material sigiloso poder ser transportado por Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e
empresas para tal fim contratadas. instituies de carter pblico exigiro termo de
2 As medidas necessrias para a segurana do compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores,
material transportado sero estabelecidas em funcionrios e empregados que direta ou indiretamente
entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais tenham acesso a dados ou informaes sigilosos.
especficas, e sero de responsabilidade da empresa Pargrafo nico. Os agentes de que trata
contratada. o caput deste artigo comprometem-se a, aps o
desligamento, no revelar ou divulgar dados ou
Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no
sero tratados segundo os critrios indicados para a exerccio de cargo, funo ou emprego pblico.
expedio de documentos sigilosos.
Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de
Art. 58. A critrio da autoridade competente, documentos e materiais e pela segurana de reas,
podero ser empregados guardas armados, civis ou instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa
militares, para o transporte de material sigiloso. sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em
razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem
CAPTULO VIII prejuzo de sanes penais.
DOS CONTRATOS
Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e
Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja instituies de carter pblico promovero o treinamento,
sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de
desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de pessoal que desempenhe atividades inerentes
natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e
I - o conhecimento da minuta de contrato estar sistemas de informao de natureza sigilosa.
condicionado assinatura de termo de compromisso de
manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome
II - o estabelecimento de clusulas prevendo a: conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste
a) possibilidade de alterao do contrato para Decreto fica, automaticamente, responsvel pela
incluso de clusula de segurana no estipulada por preservao do seu sigilo.
ocasio da sua assinatura;
b) obrigao de o contratado manter o sigilo Art. 66. Na classificao dos documentos ser
relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo
c) obrigao de o contratado adotar as medidas de possvel.
segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu
controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder
contratado; Executivo Federal sero expedidas instrues
d) identificao, para fins de concesso de complementares, que detalharo os procedimentos
credencial de segurana, das pessoas que, em nome do necessrios plena execuo deste Decreto.
contratado, tero acesso a material, dados e informaes
sigilosos; e Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta
e) responsabilidade do contratado pela segurana do e cinco dias da data de sua publicao.
objeto subcontratado, no todo ou em parte.

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

devero ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica


Art. 69. Ficam revogados os Decretos ns 2.134, de na sua especfica esfera de competncia.
24 de janeiro de 1997, 2.910, de 29 de dezembro de 1998, 2 Caber ao CONARQ, por intermdio de
e 4.497, de 4 de dezembro de 2002. cmara tcnica especfica, proceder atualizao
peridica deste Cdigo.
Braslia, 27 de dezembro de 2002; 181 da Independncia
e 114 da Repblica. Art. 2 Aprovar os prazos de guarda e a destinao
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO dos documentos estabelecidos na verso revista e
Pedro Parente ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e
Alberto Mendes Cardoso Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
1 Caber aos rgos e entidades que adotarem a
Resoluo Conarq 14, de 24/10/2001 Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta
aplicao aos conjuntos documentais produzidos e
Aprova a verso revisada e ampliada da
recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se
Resoluo 4, de 28/03/1996, que dispe os prazos de guarda e a destinao nela definidos.
sobre o Cdigo de Classificao de 2 Caber, ainda, aos rgos e entidades que
Documentos de Arquivo para a adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a
Administrao Pblica: Atividades - destinao dos documentos relativos s suas atividades
especficas ou atividades-fim, os quais devero ser
Meio, a ser adotado como modelo para aprovados pela instituio arquivstica pblica na sua
os arquivos correntes dos rgos e especfica esfera de competncia.
entidades integrantes do Sistema 3 Caber ao CONARQ, por intermdio de
Nacional de Arquivos (SINAR), e os cmara tcnica especfica, proceder atualizao
peridica desta Tabela.
prazos de guarda e a destinao de
documentos estabelecidos na Tabela Art. 3 A eliminao de documentos produzidos por
Bsica de Temporalidade e Destinao instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
de Documentos de Arquivo Relativos mediante autorizao da instituio arquivstica pblica,
na sua especfica esfera de competncia, conforme
s Atividades - Meio da Administrao determina o art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
Pblica. 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados, e de acordo com a Resoluo n 7, de
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispe sobre os
DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies procedimentos para a eliminao de documentos no
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder
e, Pblico.

Considerando a necessidade de se atualizar o Art. 4 O Cdigo de Classificao de Documentos


Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para de Arquivo para a Administrao Pblica e a Tabela
a Administrao Pblica: Atividades-Meio e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de que trata esta Resoluo constitui-se numa publicao
Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada
Pblica, aprovados pela Resoluo n 4, de 28 de maro de Classificao, Temporalidade e Destinao de
1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n 62, do Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-meio da
DOU de 29 de maro de 1996, e alterados pela Resoluo Administrao Pblica.
n 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no
DOU, de 23 de maio de 1997, resolve : Art. 5 Esta Resoluo entra em vigor na data de
sua publicao.
Art. 1 APROVAR a verso revista e ampliada do
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para Art. 6 Ficam revogadas a Resoluo n 4, de 28 de
a Administrao Pblica : Atividades-Meio, como um maro de 1996, e a Resoluo n 8, de 20 de maio de
modelo a ser adotado nos rgos e entidades integrantes 1997, do CONARQ.
do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
1 Caber aos rgos e entidades que adotarem o JAIME ANTUNES DA SILVA
Cdigo proceder ao desenvolvimento das classes relativas
s suas atividades especficas ou atividades-fim, as quais

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

TICA PROFISSIONAL

Um cdigo de tica um guia de referncia dissimular ou deformar os fatos.


profissional que prima por traar diretrizes elevadas de
conduta e aponta as responsabilidade morais e legais. 2. Os arquivistas tratam, selecionam e mantm os
Como um agente moral pr ativo, o profissional arquivos em seu contexto histrico, jurdico e
arquivista consciente de sua funo social, est aberto a administrativo, respeitando, portanto, sua
construir uma relao dialgica com seus pares e a provenincia, preservando e tornado assim
primar pelo interesse da administrao, harmonizando- manifestas suas interelaes originais.
os com o interesse do pblico: cidados e
jurisdicionados, pesquisadores, historiadores, Os arquivistas agem em conformidade com os
jornalistas, proprietrios de acervos, etc.. princpios e as praticas geralmente reconhecidas. No
cumprimento de sua misso e de suas funes, os
O Cdigo de tica dos Arquivistas foi uma arquivistas se pautam plos princpios arquivsticos que
proposta do Conselho Internacional de Arquivos e sua regem a criao, a gesto e a escolha da destinao dos
relevncia e concordncia tamanha, que j est arquivos correntes e intermedirios, a seleo e a
disponvel em 22 idiomas. Segue a verso em aquisio de documento com vistas ao seu
portugus. arquivamento definitivo, a salvaguardar, a preservao
e a conservao dos arquivos que esto sob a sua
Cdigo de tica do Arquivista Conselho guarda, e a classificao, a anlise, a publicao e os
Internacional de Arquivos meios de tornar os documentos acessveis. Os
arquivistas fazem a triagem dos documentos com
Um cdigo de tica dos Arquivistas tem por imparcialidade, fundamentando seu julgamento em um
finalidade fornecer profisso arquivstica regras de profundo conhecimento das exigncias administrativa e
conduta de alto nvel. O tema arquivista, tal como das polticas de aquisio de suas instituies. Eles
usado neste texto, se aplica a todos aqueles que tm classificam analisam os documentos escolhidos para
responsabilidade de controlar, vigiar, tratar, guardar, serem retidos, de acordo com os princpios arquivsticos
conservar e administrar os arquivos. As instituies (em particular o princpio de provenincia e o princpio
empregadoras e os servios de arquivo so encorajados de classificao original) e as normas reconhecidas
a adotar polticas e prticas que permitam a aplicao universalmente, tudo isso rapidamente quanto possvel.
deste cdigo. A aplicao do cdigo depende da boa Os arquivistas tem uma poltica de aquisio de
vontade das instrues de arquivos e das associaes documentos conforme os objetivos e os recursos de
profissionais. Ela pode ser feita indiretamente atravs suas instituies. Eles no buscam ou no aceitam
do estabelecimento e do uso de procedimentos para aquisies, quando elas se constituem em perigo para a
sugerir orientaes, em casos de duvida, examinar integridade ou a segurana dos documentos; eles se
condutas contrarias tica e, se for necessrio, aplicar dispem a cooperar para que os documentos sejam
sanes. conservados nos servios mais adequados. Os arquivos
favorecem o retorno dos arquivos pblicos a seus pases
1. Os arquivistas mantm a integridade dos de origem, quando eles tenham sido seqestrado em
arquivos, garantindo assim que possam se tempo de guerra ou de ocupao.
constituir em testemunho permanente e digno de
f do passado. 3. Os arquivistas preservam a autenticidade dos
documentos nos trabalhos de tratamento,
O primeiro dever dos arquivistas de manter a conservao e pesquisa.
integridade dos documentos que so valorizados por
seus cuidados e sua vigilncia. No cumprimento desse Os arquivistas agem de modo que o valor
dever, eles consideram os direitos, algumas vezes arquivstico dos documentos, neles compreendidos os
discordantes, e os interesses dos seus empregadores, documentos eletrnicos ou informticos, no seja
dos proprietrios, das pessoas citadas nos documentos e diminudo pelos trabalhos arquivsticos de triagem, de
dos usurios, passados, presentes e futuros. A classificao e de inventrio, de conservao e de
objetividade e a imparcialidade dos arquivistas pesquisa. Se eles devem proceder a amostragens, eles
permitem aquilatar o grau de seu profissionalismo. Os fundamentam sua deciso sobre mtodos e critrios
arquivistas resistem a toda presso, venha ela de onde seriamente estabelecidos. A substituio dos originais
vier, visando manipular os testemunhos, assim como por outros suportes decidida considerando-se seus
valores legais, intrnsecos e de informao. Quando os

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

documentos excludos da consulta tenham sido nmero, dentro dos limites impostos pela poltica das
retirados momentaneamente do dossi, o usurio deve instituies dependem a necessidade de preservar os
ser modificado. documentos, o respeito legislao e regulamentao,
aos direitos dos indivduos e aos acordos com os
4. Os arquivistas asseguram permanentemente a doadores. Eles definem as restries aos usurios
comunicabilidade e a compreenso dos eventuais e as aplicam com eqidade. Os arquivistas
documentos. desencorajam as limitaes de acesso e de utilizao
dos documentos quando eles no so razoveis, mas
Os arquivistas dirigem sua reflexo sobre a podem aceitar ou sugerir restries claramente definidas
triagem dos documentos a serem conservados ou e de uma durao limitada quando elas so a condio
eliminados, prioritariamente, em funo da necessidade de uma aquisio. Eles observam fielmente e aplicam
de salvaguardar a memria da atividade da pessoa ou da com imparcialidade todos os acordos firmados no
instituio que os produziu ou acumulou, mas momento de uma aquisio, mas, no interesse da
igualmente em funo dos interesses evolutivos dos liberao de acesso aos documentos, eles podem
interesses da pesquisa histrica. Os arquivistas tm renegociar as clusulas quando as circunstncias
conscincia de que a aquisio de documentos de mudam.
origem duvidosa, mesmo de grande interesse, de
natureza a encorajar um comrcio ilegal. Eles prestam a 7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilbrio,
sua colaborao a seus colegas e aos servios no quadro da legislao em vigor, entre o direito
pertinentes para a identificao e a procura das pessoas ao conhecimento e o respeito vida privada.
suspeitas de roubos de documentos de arquivos.
Os arquivistas se preocupam para que a vida das
5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento pessoas jurdicas e fsicas, assim como a segurana
dos documentos e justificam a maneira como o nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade
fazem. de se destruir as informaes sobretudo no caso dos
arquivos informatizados, onde os dados podem ser
Os arquivistas se preocupam no somente com o deletados e novos dados inseridos, como prtica
recolhimento dos documentos existentes, mas tambm corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida
cooperam com os gestores de documentos de maneira privada das pessoas que esto ligadas origem ou que
que, nos sistemas de informao e arquivamento so a prpria matria dos documentos, sobretudo
eletrnico, sejam levados em conta, desde a origem, os daquelas que no foram consultadas quanto `a
procedimentos destinados proteo de documentos de utilizao ou destino dos documentos.
valor permanente. Os arquivistas quando negociam com
os servios responsveis pela guarda ou com os 8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e
proprietrios de documentos, fundamentam sua deciso, evitam tirar de sua posio vantagens para eles
em tal circunstncia, considerando os seguintes mesmos ou para quem quer que seja.
elementos: autorizao de recolhimento, doao ou
venda; negociaes financeiras; planos de tratamento; Os arquivistas se abstm de toda atividade
direitos de produo e condies de acessibilidade. Eles prejudicial sua integridade profissional, sua
aguardam um registro escrito de entrada de objetividade e sua imparcialidade.
documentos, de sua conservao e de seu tratamento.
Os arquivistas no tiram de suas atividades
6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer
maior nmero possvel de usurios, oferecendo outra ordem que possa resultar em detrimento das
seus servios a todos com imparcialidade. instituies, dos usurios e de seus colegas. Os
arquivistas no colecionam pessoalmente documentos
Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa originais nem participam de um comrcio de
gerais e especficos adaptados s exigncias, para a documentos em sua rea de jurisdio. Eles evitam as
totalidade dos fundos que tm sob sua guarda. Em todas atividades que possam ciar no esprito do pblico a
as circunstncias, eles oferecem pareceres com impresso de um conflito de interesses. Os arquivistas
imparcialidade e utilizam os recursos disponveis para podem explorar os fundos arquivsticos de sua
fornecer uma srie de opinies equilibradas. Os instituio para fins de pesquisa e de publicaes
arquivistas respondem com cortesia, e com a pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de
preocupao de ajudar, a todas as pesquisas razoveis acordo coma s mesmas regras impostas aos demais
referentes aos documentos dos quais eles garantem a usurios. Eles no revelam nem utilizam, nos fundos
conservao e encorajam a sua utilizao em grande arquivsticos, onde o acesso limitado, as informaes

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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________

obtidas em seus trabalhos. Eles no permitem que suas compreenso mtua.


pesquisas pessoais ou suas publicaes interfiram com
as tarefas profissionais ou administrativas para as quais
foram contratados. No que concerne explorao de
seus fundos arquivsticos, os arquivistas no utilizam
seu conhecimento das descobertas feitas por um
pesquisador, ainda no publicadas por ele sem adverti-
lo de sua inteno de tirar partido delas. Os arquivistas
podem criticar e comentar os trabalhos afins a suas
reas de pesquisa, a compreendidos os trabalhos
baseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Os
arquivistas no permitem a pessoas estranhas sua
profisso interferirem em suas prticas e obrigaes.

9. Os arquivistas procuram atingir o melhor nvel


profissional, renovando, sistemtica e
continuamente, seus conhecimentos arquivsticos
e compartilhando os resultados de suas pesquisas
e de sua experincia.

Os arquivistas se esforam para desenvolver seu


saber profissional e seus conhecimentos tcnicos e
contribuir para o progresso da Arquivologia, zelando
para que as pessoas, cuja formao e orientao estejam
sob sua responsabilidade, exeram suas tarefas com
competncia.

10. Os arquivistas trabalham em colaborao com


seus colegas e os membros das profisses afins,
visando assegurar, universalmente, a conservao
e a utilizao do patrimnio documental.

Os arquivistas procuram estimular a


colaborao e evitar conflitos com seus colegas,
resolvendo suas dificuldades pelo encorajamento ao
respeito s normas arquivsticas e tica profissional.
Os arquivistas cooperam com os representantes das
profisses paralelas dentro de um esprito de respeito e

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