FINANCE-SAP

I. Introduccin: Conceptos contables

1- La Cuenta de Prdidas y Ganancias

- Debe: compras, gastos de personal

- Haber: ventas, ingresos de personal

2- Registro Contable

- Un asiento debe cuadrar: total debe = total haber

- El Libro Diario
El Diario es un libro en el que se relacionan todos los asientos del ejercicio.
El Diario justifica el Balance y la Cuenta de Prdidas y Ganancias.
- El Libro Mayor
Contiene la informacin referente a cada cuenta.
Permite conocer el valor inicial de la cuenta, los aumentos y las disminuciones
Habidos a lo largo del perodo.

3- El Procedimiento de Registro Contable

- Se inscriben en el DEBE o son de signo deudor: (cliente)

aumentos de Activo
disminuciones de Pasivo
prdidas
- Se inscriben en el HABER o son de signo acreedor: (proveedor)
aumentos de Pasivo
disminuciones de Activo
ganancias
a) ventas
Cliente (deudor) DEBE
b) compras
Proveedor (acreedor) HABER
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-

II. Contabilidad General

Activo y pasivo

Activo
Inmov. Inmaterial (AA)
Inmov. Material (AA)
Inmov. Financiero (GL)
Existencias (MM)
Realizable (SD)
Disponible (TR,AP,AR)
 Pasivo
Patrimonio (GL)
Exigible L/P (GL)
Exigible C/P (GL, MM, AP)

II-1. Estructuras organizativas

Cuenta mayor se representa una sociedad.

Mandante Plan de cuentas (1 o 2) Sociedad (N)

Otro plan de cuentas alternativa para otro pas. (INT)
- Plan de cuentas: listado de cuentas de mayor
- Sociedad:
1. Es la unidad organizativa bsica (mnima)
2. Una sociedad legal independiente, un NIF
3. Genera los estados financieros legales y fiscales requeridos

Caractersticas principales de la Sociedad FI

1. Plan de cuentas
2. Variante de ejercicio: (cmo es) en qu ao trabaja.
Ene- dic; oct- sep. Cuantos periodos tienen 12 periodos + 4 especiales

3. Variante de periodo contable: (donde puede) eneabierto, feb---

abierto, mar---cerrado
Donde puede hacer cuentas, y donde que no. Para no se puede
contabilizar.

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II-2. Datos maestros

Crear cuentas de mayor en dos niveles

1. Nivel PLAN DE CUENTAS (datos generales)

o N cuentas
o Grupo de cuentas
Determina
1. Rango de nmero
2. Status campo (qu campo obligatorio?
Opcional?...)
 Grupo de cuentas se crea dentro de plan de cuentas
como un control para usuario no se equivoca
INT
- Cash (57000-57900)
- Material (57900-)
- P y G (60000-)
o Balance P y G

2. Nivel SOCIEDAD (datos a nivel sociedad)

o Cuenta asociada (est vinculado a maestro de
proveedor o clientes)
o Moneda
o Indicador de impuesto (categora fiscal)
o Visualizacin de partida
o Gestin de partidas abiertas (compensacin)
o Grupo de status de campo

II-3. REGISTRO DE INFORMACION CONTABLE

1- Documentos contables

- Cabecera
o Fecha de documento
o Fecha contable (cuando pasa documento a la
contabilidad, en qu periodo referencia a variante
de periodo contable )
o Descripcin
o Sociedad
o Moneda
o Clase de documento (nivel mandante)
Determina rango de nmeros y
clasificar los documentos (tipos)
1. Tipo de transaccin: factura, pago, cobro
2. Nmero de documentos: externa, interna,
rangos
3. Tipo de cuenta: proveedor, cliente

- Posicin o partida
o Clave de contabilizacin
Cuenta de mayor
40: deber
50: haber
Clientes
01: factura (deber)
Proveedor
 31: factura (haber)

Determina:
1. Indicador
Debe/Haber.
2. Clase de cuenta.
3. Status de campo

o Cuenta mayor
o Indicador de impuesto
o Importe
o Descripcin
2- Contabilizacin
- Contabilizar (no se puede borrar)
- Registro como preliminar (se contabiliza despus )
Si est correcto, Ir a contabilizar.
3- Cierre de Periodos
El cierre de perodos conlleva todos los procesos al final de un perodo para evitar
posibles contabilizaciones.
- Abrir / cerrar perodos contables
- Declaracin de IVA
- INTRASTAT
- Balance / Cuenta de P y G
- Listados financieros
- Reconciliacin de documentos
4- Cierre de das
- Compactar documentos Libro diario
- Totales de Contabilizaciones
- Listas de las excepciones
- Correspondencia Automtica
- Facturas de Letras de Cambio y gastos bancarios.
5- Cierre de un ejercicio
- Arrastre de saldos de terceros
- Arrastre de saldos de Cuentas de Mayor
- Rangos de numeracin
- Ejecutar programas de cierre
- Ejecutar Balance / Cuenta de P y G
- Ejecutar listados anuales
III. CUENTAS A PAGAR

La gestin de las cuentas a pagar tiene por objetivo el seguimiento

del pago de las facturas a los proveedores a fecha de vencimiento.

1- Datos maestros
Los datos maestros de cuenta de proveedor se actualizan a dos niveles:
General y Sociedad.

Mandante - datos generales

Sociedad datos de sociedad

a. Datos generales

o NIF
o Nombre
o Direccin
o Datos bancarios

b. Datos de sociedad
o Cuenta asociada
o Va de pago
o Condiciones de pago
c. Datos de compras

1.1 Grupo de cuentas

Permite clasificar los registros maestros de acreedores (proveedores) (otro grupo de cuenta
independiente que cuenta de mayor)

Determina
1. Rango de nmero
2. Status de campo (qu campo obligatorio?
Opcional ?...)
3. CPD (proveedores varios)

1.2 Registro del pago al contado, manual

debe haber
100 400000 proveedor a 572000 bancos 100

Consiste en la contabilizacin de un asiento de pago mediante una transaccin de registro

individual y manual. Este pago compensa el registro de la factura.
1.3 Registro del pago al contado, automtico
Consiste en la ejecucin del programa automtico de pagos.

La diferencia entre el proceso manual y el automtico consiste en la seleccin

automtica de facturas por fecha de vencimiento y el registro contable automtico.

IV. CUENTAS A COBRAR

La funcin principal del mdulo de cuentas a cobrar es la gestin de la

deuda de los clientes y deudores

1- Datos maestros
Los datos maestros de clientes tienen tres segmentos, dos de los cuales son
financieros
Mandante - datos generales (FI-SD)
Sociedad datos de sociedad (FI)
rea de ventas- datos de ventas (SD)

a. Datos generales

o NIF
o Nombre
o Direccin
o Datos bancarios

b. Datos de sociedad
1. Datos de contabilidad
Cuenta asociada
Grupo de tesorera
2. Datos de pago
Va de cobro
Forma de cobro
Bloqueo de cobro
Cobrador alternativo
3. Datos de reclamacin
Nivel de Reclamacin
Fecha ltima reclamacin
Procedimiento de reclamacin
4. Otros datos
Tipo de intereses
Seguros

1.1 Grupo de cuentas

Permite clasificar los registros maestros de acreedores (proveedores)

 Determina
1. Rango de nmero
2. Status campo (qu campo obligatorio?
Opcional ?...)
3. CPD (proveedores varios)

1.2 registro de la factura de clientes

va de cobro (efectivo, transferencia, cheques, pagares, letras)

Facturas contabilizadas en FI toman la va de cobro la sociedad
Facturas contabilizadas en SD toman la va de cobro de SD
Va de cobro puede ser modificable en el registro de la factura

condicin de cobro

Va de cobro.
Bloqueo de cobro.
Diferentes condiciones de determinacin de la fecha
Vencimiento dependiendo de la fecha contable de la factura.
Cobros aplazados.

cuenta asociada

La cuenta de mayor de clientes o deudores del plan contable

El dato de la cuenta asociada se suministra a nivel de sociedad

1.3 Registro de cobros en efectivo (manual)

debe haber
121 572000 bancos a 43000 clientes 121

El cobro de la factura
- importe total: la factura se compensa
- importe parcial: la factura se puede compensar,
o Pago parcial

600 no compensada 1190 no compensada

600 partida abierta 1190 partida abierta
590

o Generando una partida de resto

1190 compensada 1190 compensada

590 partida nueva
 V. ACTIVOS FIJOS
I. Gestin de activos fijos
- Registro del inmovilizado de la empresa y clculo de la depreciacin,
con el fin de conocer su situacin patrimonial y cumplir con las
disposiciones legales.
I-1. Valoracin de activos
o Deben ser valorados por el precio de
adquisicin o por el conjunto de costes de
produccin
Nuestra empresa compra activo fijo no para
venderlo sino para utilizarlo durante muchos
aos. NO LLEVA A LA CUENTA DE
GASTO. LLEVA A CUENTA DE
ACTIVO FIJO.
o Los activos fijos se agrupan en clases:
1. Inmovilizado material (mobiliario,
maquinaria)
2. Inmovilizado inmaterial (marca,
aplicaciones informticas)
I-2. Depreciacin

o La amortizacin es la depreciacin sufrida por

el uso de cada bien a lo largo de la vida til del
bien.
II. Estructuras organizativas
Plan de valoracin

rea de valoracin
Plan de valoracin: es la figura que se utiliza para gestionar diferentes condiciones legales y
econmicas para la amortizacin y valoracin de activos fijos.
Normalmente es uno por cada pas. ES para Espaa, DE para Alemania.

Asignar plan de valoracin a la sociedad.

12 millones ---por el ley de Espaa, despus de un ao valor 12-1.2=10.8 millones.

rea de valoracin: distinta valoracin de activos. Representa una valoracin de los
inmovilizados para un fin determinado como un criterio de amortizacin. Por ejemplo,
valoracin contable, valoracin analtica. Un rea de valoracin por cada cuenta de mayor.

III. Datos maestros

Crear activos fijos

1- Clase de activos fijos grupo de cuentas

Determina
1. Rango de nmero
2. Status campo (qu campo obligatorio?
Opcional ?...) estructura de pantalla
3. La determinacin de cuentas de mayor
 2- Clave de amortizacin

La clave de amortizacin determina el ritmo del clculo de la amortizacin de los

elementos del inmovilizado.

3- Bienes de poco valor

Todos los activos que tenga un valor inferior a umbral sern
considerados un gasto.
4- Activos en curso
Un activo fijo de creacin propia. El proceso de traspaso de un activo fijo
en curso a un activo operativo se llama capitalizacin del activo fijo en
curso.

IV. Proceso diario

1- Alta de compra

Registra la factura de compra al proveedor y el valor de capitalizacin del

activo fijo.
- clave contabilizacin 70, debe activos
- clave contabilizacin 75, haber activos

2- Clase de movimiento
 - Indica la operacin que se est realizando con el elemento de
inmovilizado en el mdulo de activos fijos.

3- Capitalizacin de activo fijo en curso

- Para reclasificar el activo en curso a un activo operativo es necesario

realizar una operacin de liquidacin del activo en curso hacia uno o
varios activos operativos.

4- Traspaso en la sociedad financiera

- abrir una nueva ficha de inmovilizado y traspasar el valor de un bien

hacia la nueva ficha

5- Baja con ingresos

- registrar la baja por desguace de bienes del inmovilizado

6- Baja sin ingresos

- permite registrar la baja por venta de bienes del inmovilizado

V. Informes

1- Consulta individual de datos de un inmovilizado

- Visualizacin de valores planificados de un inmovilizado

- Visualizacin de valores reales de un inmovilizado
- Visualizacin de los movimientos registrados en un inmovilizado

2- Consulta agregada de informacin de activos fijos

- Informes del patrimonio

- Simulacin de amortizaciones
- Movimientos sobre activos fijos
VI. Gestin de Caja

I. Introduccin
1- El registro y control de la informacin relacionada con los bancos
2- La generacin de informacin para la toma de decisiones sobre las necesidades o
excedentes de liquidez.

II. Conciliacin bancaria

- Consiste en el registro y la conciliacin de los movimientos informados
por las entidades bancarias.
- El proceso de conciliacin consiste en el punteo del extracto enviado por
cada banco, con el objeto de verificar que cada uno de los movimientos
registrados por el banco es correcto: cobros, pagos, traspasos, etc

III. Datos maestros

- Grupo de tesorera
Clientes y proveedores
o Categoriza al tercero para que aparezca en los
informes de previsin de tesorera dentro de
una categora: mayorista, detallista, nacional,
extranjero
Las cuentas bancarias
o La propia cuenta bancaria.

- Nivel de tesorera

Clientes y proveedores
o Es la fase en la que est la relacin con el cliente
o proveedor. Ejemplos de niveles de tesorera
son: pedido, factura, efecto en cartera. Va
asociado al asiento contable.
Las cuentas contables
o categoriza la cuenta de mayor para que
aparezca en los informes de Posicin de
Tesorera dentro de una categora: cobros,
pagos.