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Afin dviter de ranger des articles non conformes dans les magasins, la rception obit
toute une procdure.
Le contrle est une opration qui consiste vrifier si les articles reus sont conformes
aux prescriptions mises dans la demande dachat. Il sapplique sur lemballage et son
contenu. Dune manire gnrale, le contrle des articles est la fois qualitatif et
quantitatif.
Le contrle quantitatif
On parle de contrle quantitatif lorsque les vrifications sont bases sur le dcompte des
quantits. Selon les situations, les articles sont compts un par un ou alors en masse.
Mais dans ce dernier cas le magasinier peut avoir recours aux appareils de mesure.
Lorsque larticle reu est un article compos, le dcompte des quantits se fait dabord sur
larticle mme, ensuite sur ses composants.
Le contrle qualitatif
Le contrle qualitatif est un jugement port sur la qualit de larticle reu. Cest dire, sur
son aptitude satisfaire le besoin de son utilisateur. Il sapplique aussi bien sur
lemballage que sur le contenu de cet emballage. En principe, il est recommand douvrir
tous les emballages (cartons, caisses) afin den vrifier le contenu. Les critres de
vrification lors du contrle qualitatif sont divers et diffrent dun article un autre. Ils
peuvent porter sur :
Lemballage : il est courant de rencontrer que lemballage dun article offre une facilit
dutilisation et une meilleure rsistance certaines conditions de travail. Ds lors la
ncessit de contrler que celui-ci est adquat simpose ;
Source : Guide pratique de la gestion des stocks et des articles - Publication du groupe Logistique conseil.
Programme de recherche conduit par : GASTON ROLAND NGOOH (Logisticien)
Contact du groupe : Web : http://www.logistiqueconseil.org Email : groupe@logistiqueconseil.org
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Organisme de recherche et dinformation sur la logistique et le transport
La matire : la matire utilise pour la fabrication dun article est le plus souvent lie ses
conditions dutilisation, sa rsistance. En cas de doute, lavis de lutilisateur est
primordial.
Lunit de livraison : il peut arriver que cette unit soit diffrente de lunit de gestion de
larticle dans le magasin. Lorsque ce cas se prsente, une conversion en nombre
quivalent dunits de gestion est recommande avant le stockage. Cette conversion porte
le nom allotissement .
Lallotissement est une opration qui consiste grouper des composants ou alors diviser
un lot de manire obtenir une quantit de larticle en units rgulirement gres en
stock.
Exemple 1
Vous grez en stock des colliers en paquet de 10. Cest dire que 1 paquet de 10 colliers = 1
pice dans le magasin. Aprs avoir pass une commande de 10 paquets, le fournisseur vous
envoie plutt un carton de 100 colliers.
Exemple 2
Vous faites une commande de 2 pices dun article compos de 6 composants. A la livraison, vous
recevez 6 cartons contenant 2 pices de chaque composant. Lallotissement ici consistera
rassembler ces composants de manire obtenir les 2 articles composs avant leur mise en
stock. Il sera en dfinitive introduit au magasin 2 cartons ayant chacun une unit de larticle
complet (avec 6 composants)
Lallotissement est une opration essentielle voire obligatoire. Il vaut mieux ne jamais ranger les
articles avec des units diffrentes de celle rgulirement utilises. Car la sortie du magasin, une
confusion ou une erreur dunit peut provoquer des carts de stock considrables au niveau
informatique.
Les dimensions : pour ce qui concerne les pices de rechanges par exemple, le respect
des dimensions est strictement ncessaire. Une prise de mesures simpose chaque
rception.
Toutefois, lorsque le magasinier se trouve face une norme quantit dun article, le
contrle qualitatif peut tre appliqu sur des chantillons. La rception effective des
articles ainsi que les rserves sont nots sur le bon de rception.
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BON DE RECEPTION
Ce dernier est tabli partir des bons de livraison remis au gestionnaire des stocks par les
fournisseurs. Le bon de rception rempli par le magasinier sera ensuite retransmis au
gestionnaire des stocks qui se charge daccomplir la mise jour informatique des
mouvements.
Afin de sassurer de la bonne qualit des articles reus, le magasinier peut avoir recours
quatre documents de rfrence.
Ces documents fournissent en gnral toutes les prcisions sur des ventuelles modifications des
articles ou de la demande dachat avant la confirmation de la commande chez le fournisseur.
Lorsquil sagit de pices de rechanges ou darticles prsents dans des catalogues, le magasinier
peut consulter les divers plans (dessins techniques) des quipements concerns ou les
catalogues.
Cependant, comparer larticle reu avec un article disponible dans le magasin est aussi un moyen
efficace pour vrifier quil est conforme.
Une quatrime voie de recours enfin consiste pour le magasinier contrleur saisir lutilisateur de
larticle pour avis et dclarer toutes les rserves sur les documents de rception.
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Ne pas mettre en stock un article tant que vous avez un doute sur sa qualit ;
Ne pas mettre en stock un article en unit diffrente de celle rgulirement utilise ;
Ne pas oublier de comparer larticle reu celui qui est disponible dans le
magasin en cas de doute;
Ne pas hsiter de consulter lutilisateur du matriel lorsque cela savre ncessaire
et possible ;
Ne pas ranger dans le magasin un carton ou une caisse dont le contenu na pas t
vrifi au pralable et jug conforme.
Dclarer par crit sur le bon de rception toute modification ncessaire sur la fiche
informatique de larticle (nouvel emplacement, ajout dun texte sur la dsignation,
modification de la rfrence du fabricant )
Dclarer toute anomalie lie la quantit ou la qualit des articles reus sur le
bon de rception avant de le retourner chez le gestionnaire des stocks;
Dclarer le plus tt possible les livraisons partielles ;
Dclarer honntement toute rception darticle suprieure la quantit demande
et toute rception darticle non command par le magasin ;
Toujours mettre en cas de ncessit des rserves sur le bon de rception ;
Il est souhaitable que ces dclarations ou rserves soient la fois crites et
verbales ;
Ne pas prendre dinitiatives unilatrales. Il faut toujours attendre les
recommandations du gestionnaire des stocks ;
Garder soigneusement tous les documents pouvant servir de preuve.
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