COMPETENCIA: ORGANIZAR EL ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD

PROCESO DE PLANEACION DE DOCUMENTOS

INTEGRANTES
LEIDY CAROLINA BERNAL TIBOCHA FICHA: 811533
GILMER CALDERON VALENCIA FICHA: 811533
DIEGO JOSE CARDENAS ARANDA FICHA: 811533
JOHANN DAVID MORALES HUERFANO FICHA: 811533
LAURA XIMENA PINILLA VARGAS FICHA: 811546
FANNY ESTHER UMAA HERRERA FICHA: 811533

INSTRUCTOR
JOSE MAURICIO VARGAS

SENA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

GESTION DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACION
TEGNOLOGO GESTION DOCUMENTAL
JORNADA FINES DE SEMANA
BOGOTA D.C., 12 DE SEPTIEMBRE DE 2015
 INTRODUCCION

Este trabajo fue diseado para el buen uso de la organizacin de archivos seguido de la normatividad vigente, Dada
la importancia de los documentos archivsticos que se consigna con respecto al manual, las normas y
procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y la organizacin archivstica de la
documentacin producida en las diferentes entidades. Este Instructivo pretende cubrir todos los requerimientos
mnimos tanto de procedimientos como de tcnicas para satisfacer las necesidades de orden organizacional que
propendan por un eficiente servicio de informacin, consulta y conservacin de los mismos.

En este orden de ideas y ante el desconocimiento de las normas legales y tcnicas que regulan los aspectos propios
de la gestin documental, se hace necesario el fortalecimiento que permita aclarar conceptos de archivo como
depsito de papel sin ningn valor u organizacin, por uno ms moderno que contemple la gestin documental
desde los ocho procesos consignados en el cmo: produccin, gestin y tramite ,organizacin, transferencia,
disposicin de los documentos, preservacin de los documentos a largo plazo, valoracin y planeacin, permitiendo
as una mayor facilidad de la documentacin e informacin acerca de ella a la hora de consultarla.
 NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACION DE DOCUMENTOS

OBJETIVO: ESTABLECER EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES ENCAMINADAS A LA PLANEACION, GENERACION Y VALORACION DE LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD, EN CUMPLIMIENTO CON EL CONTEXTO ADMINISTRATIVO, LEGAL,FUNCIONAL
Y TECNICO ARCHIVISTICO Y TECNOLOGICO. COMPRENDE LA CREACION Y DISEO DE FORMAS, FORMULARIOS Y
DOCUMENTOS, ANALISIS DE PROCESOSA, ANALISIS DIPLOMATICO Y SU REGISTRO EN EL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
ALCANCE: ESTE PROCEDEMIENTO ES APLICABLE A TODOS LOS DOCUMENTOS INTERNOS Y DE ORIGEN EXTERNO ASOCIADOS AL SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.

No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE REGISTRO Y/O

DOCUMENTOS

1. INICIO N/A
N/A

Identificar los registros activos de informacin, elaborar el ndice

de informacin clasificada y reservada, disear y adoptar el
esquema de publicacin, acorde con las directrices que emita el
2. gobierno nacional a travs de las entidades pblicas que
implementan la poltica de acceso a la informacin

Diseo y normalizacin de formas, formatos y formularios

3. registrados en el sistema integrado de gestin-SIG, teniendo en
cuenta las caractersticas diplomticas de cada tipo documental
encaminados a la produccin y valoracin de los documentos
de la entidad

Los documentos son automatizados?

4.

5. No= La entidad aplica acciones parciales orientadas al reciclaje

y uso del papel, promueve su reutilizacin en el manejo de los
documentos
No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE REGISTRO Y/O
DOCUMENTOS

6. Si= La entidad genera ingresos debido a la disminucin del

consumo de papel y el aprovechamiento de los residuos
reciclables que se generan en los procesos del sistema de
gestin de documentos

7. Establecimiento de las directrices para el diseo, creacin,

mantenimiento, difusin, administracin de documentos
incluyendo: estructura, forma de produccin e ingreso de los
documentos, descripcin a travs de metadatos, mecanismo de
autenticacin y control de acceso, requisitos para la
preservacin de los documentos electrnicos y seguridad de la
informacin

8. Cumple el documento interno y de revisin con la

normatividad?

No= Se mide con certeza el grado de cumplimiento de la

9. normatividad archivstica y de la gestin documental en su
diferentes soportes (fsicos, electrnicos, etc.)

Si= Se establecern mtodos y frecuencias para revisin y

10. actualizacin de la poltica del sistema de gestin documental.

Registrar en el plan de accin por dependencia las actividades

11. de seguimiento mensual, en desarrollo de manual de funciones
PGD y PINAR.

Realizar los informes solicitados al grupo de archivo y gestin

12. documental.
No. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE REGISTRO Y/O
DOCUMENTOS

13. El sistema y las herramientas tecnolgicas deben contar con

indicadores que permiten medir el impacto de la apropiacin en
la cultura del medio ambiente y tomar acciones de mejora
permanente.

La entidad establece polticas, procesos y procedimientos, para

14. fortalecer la gestin de los documentos en cuanto a seguridad
de la informacin, soporte, diseo, desarrollo, infraestructura y
riegos para el uso de tecnologas de la informacin y las
comunicaciones, que permitan el acceso, uso y disponibilidad
de los documentos y que garanticen la autenticidad, integridad,
confidencialidad, legibilidad e interpretacin de los mismos a
travs del tiempo

15. Los resultados obtenidos de la implementacin y

retroalimentacin de los usuarios, le permiten a la alta direccin
y responsable del sistema orientar estrategias de mejora del
servicio y tramite

La entidad realiza monitoreo a la implementacin del sistema

16. de gestin documental y su desempeo en cuanto a frecuencia,
tiempo de respuesta de incidentes, seguridad, manejo, uso,
acceso, administracin y eliminacin de la informacin y los
datos para realizar acciones de mejora permanente y garantizar
la proteccin de la informacin y los datos personales.

17. Los niveles de seguridad de los documentos son adecuados?

No= Se identifican indicadores para el manejo de los

18. documentos resultado de evaluaciones internas y externas.

Si= se buscando mejores opciones para alojar sus bases de

19. datos y se monitorea con ms frecuencia la normatividad
vigente en pro de fortalecer su sistema.

20. fin
 NORMATIVIDAD

Ley 594 de 14 de Julio de 2000, por medio del cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones en los Art. 21 y 26.
Decreto 1649 de 2014, Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica
Proceso de Gestin Documental Mapa de Procesos, Manual del SIGEPRE M-DE-02, aplicativo
SIGEPRE donde se pueden consultar los documentos elaborados por la Entidad en materia documental.
Resolucin 3046 de 2012, Por la cual se reglamenta el trmite interno del Derecho de Peticin ante el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica
G-GD-02 Gua para la clasificacin de la informacin de acuerdo a sus niveles de seguridad y el
Aplicativo Intranet Clasificacin de la Informacin.
G-DE-01 Gua para la elaboracin y control de documentos SIGEPRE.
M-GD-01 Manual para el Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales.
M-TI-01 Manual de la Poltica para la Tecnologa de Informacin y Comunicaciones TICS.

Directrices

G-DE-01 Gua para la elaboracin y control de documentos SIGEPRE.

M-GD-01 Manual para el Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales.
Decreto 1546 de 2010, Por el cual se establecen directrices de tcnica normativa.
Las Resoluciones de modificacin presupuestal se elaborarn bajo los parmetros establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico.
Tablas de Retencin Documental.
G-SA-01 Gua Sistema Grafico.