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ISEM
Institut des Sciences de l’Entreprise et du Management
2009-2010
Licence Sciences de Gestion 3ème année
Spécialité Hôtellerie et Tourisme
Mes premiers remerciements vont M. Gérard Magnot (Responsable Technique) qui était
présent à mon entretien d'embauche et n'a eu de cesse de me transmettre son savoir. Il a su
faire de mon intégration et de mon stage un réel plaisir tout en portant un réel intérêt à son
rôle de tuteurs.
Je tiens également à remercier tous les directeurs d’école qui m'on²t accueilli au sein
de leur établissement et ont pris le temps de répondre à mes questions :
Mes derniers remerciements et non des moindres vont à M. Claude Robert, Maire
de Bouffémont, qui a toujours fait preuve d'attention à mon égard et m'a poussé à
donner le meilleur, ainsi qu'à mon Maître de Stage : M. Gérard Magnot
A tous, Merci,
Simon
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -2- Organisation d’un restaurant scolaire
Résumé
La ville de Bouffémont est une commune du Val-D’oise composée de trois groupe scolaires.
Les cantines de ces groupes scolaires manque d’organisation au niveau de la gestion des
stocks et du remplacement du personnel.
Le problème de manque de personnel sera résolu par la mise en place d’un contrat
forfait pour l’emploi d’intérimaires spécialisés.
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -3- Organisation d’un restaurant scolaire
Sommaire
Organisation d’un restaurant scolaire
Remerciements 2
Résumé 3
1. Contexte 5
2. Le contrat d’intérim 35
3. Conclusion générale 36
Annexes 40
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -4- Organisation d’un restaurant scolaire
Partie 1 : Identifier un besoin
1. Contexte
Le quartier le plus ancien sur les abords de la forêt dit « le village » où se trouve le
groupe scolaire du même nom est composé de 7 classes élémentaires et 3 classes
maternelles. Ici la cantine est très familiale, c’est la première construite, on y accueil
150 demi pensionnaires qui y déjeunent chaque jour. Les lieux sont agréables,
rénovés récemment et les enfants s’y sentent bien.
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -5- Organisation d’un restaurant scolaire
relativement satisfaisantes. Il y a une cuisine ouverte sur les salles et le personnel de
service est plus proche, plus à l’écoute des enfants.
Le troisième quartier le « Trait d’Union », comme son nom l’indique a fait le lien
entre le quartier des hauts-champs et le village dans les années 80 par la construction
de pavillons individuels. Son école, l’école du « TU » a 3 classes élémentaires et 2
classes maternelles. La cantine de cette école vient d’être transformée en self et
accueil environ 60 demi-pensionnaires par jour. C’est sur cette unité que porte la
présente mission.
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -6- Organisation d’un restaurant scolaire
1.2. La mission
L’école de TU accueil une centaine d’élèves reparties sur 5 classes de la petite section de
maternelle au CM2.
C’est sur cette unité que sont mis en place les nouveaux projets en matière d’organisation, de
gestion, d’encadrement…
Après la réussite de l’implantation du self service (les travaux pour l’école des hauts champs
débutent fin juin 2010), le responsable technique de la commune, M. Magnot souhaiterait
mettre en place un nouveau système de gestion des stocks ainsi qu’un partenariat avec une
association de réinsertion pour l’emploi d’intérimaires.
En effet, il a été constaté qu’aucune procédure n’était mise en place quant à la commande de
fournitures par les groupes scolaires. Chaque école faisant parvenir sa commande sous des
formats différents et sur demande du personnel. Ce système « comme à la maison » ne permet
donc pas d’avoir de visibilité sur le stock, de faire des estimations d’utilisation ou encore
d’établir un budget des achats.
De plus, les collaborateurs se plaignent du manque de disponibilité des produits quand ils en
ont besoin, et le service des achats se plaint du manque d’organisation dans les commandes.
Cet outils devra utiliser l’informatique et permettre à chaque acteur de connaître, gérer et
approvisionner son stock au travers d’interfaces faciles à utiliser et limitant les erreurs.
Le projet doit pour l’instant se présenter sous la forme d’un pilote qui pourrait être développé,
aussi bien du point de vue technique (fonctions du programme, établissement de
prévisionnels…) que caractéristique (extension de la gamme de fournisseurs, de produits, de
clients…).
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -7- Organisation d’un restaurant scolaire
2. Mettre en place les projets
Afin de cerner les attentes du directeur du service technique un entretient a été réalisé.
En voici le verbatim :
Entretien entre S.Dumas (SD) et G.Magnot (GM), directeur des services technique
Verbatim
Idée clé
GM : Bonjour Simon
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -8- Organisation d’un restaurant scolaire
SD : Oui, ce n’est pas très pratique, surtout pour vous.
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -9- Organisation d’un restaurant scolaire
SD : De la même façon, c'est-à-dire ?
GM : C'est-à-dire qu’un flacon prévu pour 300 utilisations doit faire Besoin
plus ou moins 300 utilisations. J’ai constaté que pour la même d’harmonisation de
surface et le même délai, l’école de TU utilisait presque deux fois la consommation
plus de nettoyant sol que l’école des Haut Prés.
GM : Et bien je pense qu’en ces temps de nouvelles technologies, Désir d’utiliser les
on pourrait se mettre à Internet. L’idéal serait que je reçoive les NTIC
commandes par mail aux alentours du 15 de chaque moi. Je pourrai
ainsi les comparer avec les commandes théoriques et faire mes
estimations prévisionnelles futures.
SD : A tout à l’heure
Afin de cerner les attentes des agents, un questionnaire leur a été remis.
Questions Intérêt
Connaissez-vous la méthode d’utilisation Evaluer que les agents savent utiliser les
de chaque produit ou travaillez-vous produits de la bonne manière et en bonne
« au nez » ? quantité.
Questions Réponse
Questions Réponse
Questions Réponse
Questions Réponse
Les croix rouge représentent les moments ou le nouvel outil doit être utilisé :
Grâce à ces études préalables, nous avons une idée générale des attentes de la hiérarchie
comme des attentes des agents. La coupe schématique ci-après montre bien que le ressenti
quant aux problèmes de gestion des stocks est majoritairement mauvais.
33,33%
66,67%
:(
:)
Cet outils devant utiliser les ressources informatiques tout en étant facilement utilisable par
tout un chacun, il a donc été décidé de le réaliser sur tableur.
Le fait de développer cet outil sur tableur permettra de remplir les tâches principales de calcul
des stocks.
Le projet sera donc créer en VBA Excel. Il convient donc de présenter Le Visual Basic For
Applications et plus particulièrement les macros Excel.
Microsoft Excel, dont le nom officiel actuel est Microsoft Office Excel, est un tableur de la
suite bureautique Microsoft Office qui est écrite et distribuée par l'éditeur Microsoft ; il est
destiné à être utilisé sur des plateformes Microsoft Windows ou Macintosh Mac OS X.
On peut considérer les produits Microsoft Office sous deux angles de vue. L'angle de
l'utilisateur qui se servira du logiciel pour accomplir un certain nombre de tâches afin d'arriver
à un certain résultat. Et l'angle de l'informaticien, qui pour certains, voient en MS Office une
véritable plateforme de développement. En effet, les macros sous Excel (mais aussi Word,
Access, PowerPoint, ...) possèdent une partie sous-jacente qui permet de contrôler entièrement
l'application grâce au langage Visual Basic for Applications.
Dans un premier niveau, ces Macro-commandes permettent de mettre, sous la forme de lignes
de commande, des tâches longues et/ou répétitives. Mais dans un deuxième, la puissance du
langage permet, à l'aide de certaines bibliothèques de composants (Windows ou .NET par
exemple), de créer de véritables applications dont Excel (ou Word ou Access) ne seraient que
les interfaces graphiques.
Une caractéristique très intéressante de Microsoft Excel est celle de pouvoir écrire du code à
travers le langage Visual Basic pour application. La rédaction du code (procédures, fonctions
et macros) s'effectue dans un éditeur indépendant du classeur : Visual Basic Editor (VBE).
L'exploitation du classeur et de son contenu peut alors s'effectuer en utilisant des objets. Le
code issu de procédures ou de fonctions peut être exécuté directement ou à partir de la feuille
de calcul ciblée ou depuis un contrôle posé sur une feuille ou sur une fenêtre sous forme de
formulaire (UserForm). On peut donc écrire, modifier, déplacer, copier ou agir avec une
multitude de possibilités sur le contenu des feuilles de calcul (données et graphiques) et ce, de
façon instantanée. Chaque feuille de calcul peut devenir une véritable interface en parfaite
homogénéité avec le code qui la supervise ou qui gère ses calculs
Visual Basic for Applications (VBA) est une implémentation de Microsoft Visual Basic qui
est intégrée dans toutes les applications deMicrosoft Office, dans quelques autres applications
Microsoft comme Visio et au moins partiellement dans quelques autres applications
comme AutoCAD, WordPerfect et MicroStation. Il remplace et étend les capacités des
langages macro spécifiques aux plus anciennes applications comme le langage WordBasic
intégré à une ancienne version du logiciel Word, et peut être utilisé pour contrôler la quasi-
totalité de l'IHM des applications hôtes, ce qui inclut la possibilité de manipuler les
fonctionnalités de l'interface utilisateur comme les menus, les barres d'outils et le fait de
pouvoir personnaliser les boîtes de dialogue et les formulaires utilisateurs.
Comme son nom l'indique, VBA est très lié à Visual Basic (les syntaxes et concepts des deux
langages se ressemblent), mais ne peut normalement qu'exécuter du code provenant
d'une application hôte (et non pas d'une application autonome). Il peut cependant être utilisé
pour contrôler une application à partir d'une autre (par exemple, créer automatiquement un
document Word à partir de données Excel).
Le paragraphe ci-dessus appelle application hôte une application embarquée dans un
document, c'est-à-dire un ensemble de macros.
VBA est fonctionnellement riche et extrêmement flexible, mais il possède d'importantes
limitations, comme son support limité des fonctions de rappel (callbacks), ainsi qu'une gestion
des erreurs archaïque, utilisation de handler d'erreurs en lieu et place d'un mécanisme
d'exceptions.
L'enregistreur de macro sous Microsoft Excel (Outils / Macro / Nouvelle Macro) permet de
générer facilement du code VBA dans une procédure.
Toute la séquence d'action effectuée entre le début et la fin de l'enregistrement est enregistré
dans une procédure VBA, qui pourra être réexécutée à l'identique. Il est possible de modifier
ce code ou de programmer directement dans la VBE (Visual Basic Editor : Outils / Macro /
Visual Basic Editor).
Les principales collections d'objets du tableur Excel sont WorkBook (classeur), Sheets (feuille
de calcul) et Range (cellules). Elles sont utilisables selon une hiérarchie descendante :
Tremplin 95 est une association intermédiaire, donc à but non lucratif. Elle a été créée en
1989 et contribue à l’insertion sociale et professionnelle.
La mission de l’association est de servir d’intermédiaire entre les demandeurs d’emploi et les
employeurs potentiels :
Particuliers
Artisans, commerçants, entreprises
Collectivités
Associations
Copropriétés
Formation
Ateliers de formation en interne : ménage, repassage,
gestes et postures. Possibilité de formation pré-
qualifiante en externe, dans le secteur de l’aide à
domicile.
Le chèque emploi service universel, couramment connu sous l'acronyme CESU, est un moyen
de contractualisation et de paiement utilisé dans les emplois de services à la
personne en France. Sa mise en place constitue l'une des mesures phares de la loi n° 2005-841
du 26 juillet 2005 relative au développement des services à la personne (Plan Borloo). Le
CESU est en vigueur depuis le 1er janvier 2006.
Ses atouts sont théoriquement sa facilité, sa sécurité d'utilisation, les larges possibilités de
cofinancement et les avantages fiscaux et sociaux importants qui lui sont associés. Le CESU
peut être utilisé par les particuliers soit pour employer un salarié à domicile, soit pour payer
un intermédiaire (association ou société de service) qui emploie un salarié intervenant à
domicile. Ces deux modes d'utilisation du CESU doivent se comparer à un troisième :
l'emploi informel, le travail au noir généralement non déclaré.
L'avantage économique du CESU pour un emploi en direct est donc incertain compte tenu du
poids des cotisations sociales, et des démarches administratives. Il est en effet nécessaire de
gérer le cofinanceur éventuel, le centre CESU à l'Urssaf, la banque, la déclaration d'impôt et
de connaître les obligations légales de tout employeur. C'est encore plus compliqué s'il faut
prendre en charge l'inscription du salarié auprès du CRCESU, puisqu'il faut alors obtenir
l'agrément du salarié, du CRCESU et de la banque du salarié. Enfin pour pouvoir l'utiliser le
particulier employeur doit autoriser l'Urssaf à prélever les cotisations sociales directement sur
son compte bancaire.
Le CESU répond donc à une volonté de professionnaliser le secteur des services à la personne
en favorisant le développement des intermédiaires.
Le but de la mise en place d’un contrat d’entreprise entre la mairie et l’association serait
d’avoir un recourt rapide pour remplacer les agents.
Comme prévu, l’outil est créé sur Excel. L’évolution de la programmation serait difficile à
mettre sur feuille. Il sera donc présenté ci-après les différents écrans de l’application ainsi que
leurs fonctions et les indications d’utilisation.
Vous pouvez télécharger la version 1.1 de cet outil et l’essayer librement à l’adresse suivante :
NB : Le créateur (Simon Dumas) vous assure de la sécurité des macros et du non-risque lié à
leur utilisation.
1.1. Préface
MonStock est une application développée en Visual Basic Excel. Cela signifie que Microsoft
Office et plus particulièrement Excel et Word doivent être installés sur votre ordinateur.
MonStock permet de gérer facilement les stocks (il se limite pour l’instant aux stocks de
produits d’entretien et ne référence qu’un seul fournisseur et quelques produits. Aussi,
l’interface n’est pour l’instant créée qu’au niveau des commandes partant du responsable
d’unité, les fonctionnalités au niveau du responsable technique sont à peut prêt équivalentes).
Les fonctionnalités de cette application sont évolutives et d’autres fonctionnalités peuvent être
apportées.
Si vous commencez à utiliser MonStock, il se peut que vous rencontriez certains bugs ou que
l’application doive être paramétrée pour fonctionner avec votre système. Si tel est le cas,
Ce mode d’emploi a pour but de vous aider dans la prise en main de MonStock. Il présente les
différents écrans et leurs fonctionnalités. N’hésitez pas à vous y référer à tous moment.
1.2. Utilisation
MonStock est un projet VBA signé numériquement. Cela signifie que son auteur vous assure
que son code n’est pas dangereux. Dans ce cas, la fenêtre ci-contre apparait à la première
utilisation du programme. Une fois que vous aurez accepté de « faire confiance » au projet,
Excel ne vous posera plus la question et activera automatiquement les macros.
Voici l’écran d’accueil de l’application. N’oubliez pas que pour fonctionner, il est nécessaire d’activer les
macros (Cf : Préface)
4 : Le bouton « Prochaine livraison » vous donne accès à votre panier et vous permet de connaitre le
contenu de votre prochaine commande
5 : Permet de connaitre la date de la dernière mise à jour du listing produit. La mise à jour doit être faite
sur demande du responsable technique. Il envoit le document nécessaire et l’utilisateur n’a qu’à le
sélectionner dans sont explorateur Windows pour que la MAJ se fasse automatiquement.
Lorsque, depuis la page d’accueil, vous cliquez sur le bouton « Commander, vous arrivez directement
sr le bon de commande instantanée. Ce bon de commande est par définition toujours vide. Un module
vous permet d’ajouter des produits à ce bon de commande.
1 : Le numéro de commande est automatiquement créer et incrémenté de façon automatique chaque moi.
A chaque école correspond un code et un numéro de commande
4 : Le bon de commande ne comprend que les informations nécessaires à la commande et les renseigne
automatiquement lorsqu’un produit est ajouté au panier.
En cliquant sur le bouton « commander », le bon de commande s’affiche. Celui ci est vierge et
ne contient aucune information.
La commande se fait au travers d’une interface simplifiée e qui reprend le lifting des produits.
La fenêtre de commande se
compose de deux menus
déroulants, d’une zone de
nombre, d’un espace
d’information et de deux
boutons
En cliquant sur le bouton « Stock de a page d’accueil, l’utilisateur peut consulté le stoxk
théorique en temps réel.
Un code couleur permet de repérer le produits qui doivent (théoriquement) impérativement
être commandés avant la prochaine date limite de commande (en rouge) et ceux qui doivent
impérativement être commandés avant la date limite de commande M+1 (en orange)
L’écran « listing produit » n’est accessible que par la responsable technique et c’est ce dernier
qui le renseigne. Il contient toutes les informations relatives à chaque produit et qui sont
réutilisées dans l’application.
Les informations peuvent être librement modifiées et l’utilisateur n’aura qu’à mettre à jour ce
listing grâce au bouton « MAJ » du listing produit.
Les informations sont reprises de la fiche technique de chaque produit. Par conséquent, le
nombre d’utilisation est théorique et permet de d’établir le stock théorique.
L’outil de gestion des stocks a été mis en place au sein de l’unité de TU. L’interface
spécifique au responsable technique reprends les mêmes écrans que celle destinée aux unités
avec pour différences
Le système à été lancé le 26 mai de 2010 et le personnel a été formé « en live » sur son
utilisation.
Les premières impressions des agents sont plutôt bonnes et la formation à été appréciée à
100%
Les premières impressions du responsable technique sont également bonnes. En effet, ses
attentes sont respectées :
Le système ne sera satisfaisant que dans utilisation sur la durée, ainsi, une étude sera mise en
place ultérieurement et des actions correctives pourront être apportée. Les fournisseurs, les
produits et les unités utilisant le produit pourront alors s’élargir à l’ensemble des catalogues et
des écoles.
Madame Vijouix est la responsable de l’association pour la zone nord du val d’Oise. Elle a
donc été rencontrée pour la mise en place des dispositions relatives au contrat.
Les modalités ne sont pas diversifiées puisqu’il n’existe qu’un type de contrat. Celui-ci est
directement signé avec Tremplin 95 et représente un accord de un an durant lequel, les agents
spécialisés seront mis à disposition.
Le responsable technique peut appeler l’association à n’importe quelle moment et elle assure
l’arrivée d’un employé dans les deux heures.
Pour chaque vacation, un relevé d’heure sera renseignée, et une facture éditée en
conséquence.
Après avoir étudié les attentes de la hiérarchie et de l’équipe, il a été constaté que des
problèmes se situaient bien au niveau de la gestion des stocks.
Une fois le système créer et mis en place. Une formation a été faite aux équipes qui ont très
bien accueillies le projet.
Les problèmes rencontrés à ce niveau là ne sont pas encore résolus, il convient encore
d’analyser les retombés de ce système et d’y apporter le cas échéant des mesures correctives.
Le problème de manque de personnel en l’absence d’un agent a quant à lui été réglé bien plus
facilement. Un simple contrat a permis de remédier à la situation et la première vacation s’est
très bien passée
Remerciements 2
Résumé 3
1. Contexte 5
1.2. La mission 7
1.1. Préface 25
1.2. Utilisation 26
1.2.2.3 Le panier
31
1.2.2.4 La réserve
32
2. Le contrat d’intérim 35
3. Conclusion générale 36
Annexes 40