Cdigo: GJ-PD-01

PROCESO GESTIN JURDICA Versin: 4.0

PROCEDIMIENTO ATENCIN A
CONCILIACIONES EN QUE ES VINCULADA LA Fecha: Septiembre 01 de 2014
ENTIDAD
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1. Objetivo
Establecer las actividades a seguir para la atencin de la conciliacin
n extrajudicial o judicial en la que es
vinculado el Ministerio del Trabajo, con observancia de la normativa y jurisprudencia vigente, propendiendo
por una adecuada defensa jurdica de la Entidad y por la adopcin de polticas efectivas de prevencin del
dao antijurdico.

2. Alcance
El procedimiento inicia cuandodo se presenta la solicitud
soli de conciliacin por parte del
el interesado o cuando en
el curso de un proceso judicial deba surtirse diligencia de conciliacin y finaliza con la aprobacin judicial
del acuerdo conciliatorio o cuando efectuada la audiencia de conciliacin no se logra log acuerdo y en va
extrajudicial, vencidos los tres (3) meses siguientes a llaa presentacin de la solicitud o vencido el trmino
adicional que de comn acuerdo fijen las partes.

3. Definiciones
Conciliacin: mecanismo de resolucin de conflictos a travs del cual,
cual, dos o ms personas gestionan por
s mismos la solucin de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado
conciliador.
Conciliacin extrajudicial (CEXJ):
(CEXJ) Conciliacin que se realiza antes o por fuera de un proceso judicial.
judicial La
conciliacin extrajudicial se denominar en derecho cuando se realice a travs de los conciliadores de
centros de conciliacin o ante autoridades en cumplimiento de funciones conciliatorias; y en equidad
cuando se realice ante conciliadores en equidad
equidad. En los asuntos susceptibles de conciliacin, la
conciliacin extrajudicial en derecho es requisito de procedibilidad para acudir ante las jurisdicciones civil,
de familia
ia y contencioso administrativa, de acuerdo con la Ley.
Ley
Conciliacin judicial (CJ): Conciliacin que se realiza dentro de un proceso judicial. judicial En materia
contencioso administrativa cuando el fallo de primera instancia sea de carcter condenatorio y contra el
mismo se interponga el recurso de apelacin, el Juez o Magistrado deber citar a audiencia de conciliacin,
que deber celebrarse antes de resolver sobre la concesin del recurso. La asistencia a esta audiencia
ser obligatoria. Si el apelante no asiste a la audiencia, se declarar desierto el recurso.
Acuerdo Conciliatorio: Frmulas
rmulas de
de arreglo que han sido acogidas de consuno por las partes frente a la
controversia que las convoca.
Aprobacin o improbacin judicial del acuerdo conciliatorio: Decisin adoptada por la jurisdiccin que
avala o no el acuerdo conciliatorio celebrado en materia de lo contencioso administrativo
administrativo. La autoridad
judicial improbar el acuerdo conciliatorio cuando no se hayan presentado las pruebas necesarias para
ello, sea violatorio de la ley o resulte lesivo para el patrimonio pblico.
Interesado: El interesado
do puede ser cualquier persona natural o jurdica de carcter pblico o privado que
tenga vocacin para ser parte en el trmite conciliatorio.
conciliatorio
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OAJ:: Oficina Asesora Jurdica del Ministerio del Trabajo.

Comit de Conciliacin: El Comit de Conciliacin es una una instancia administrativa que acta como sede
de estudio, anlisis y formulacin de polticas sobre prevencin del dao antijurdico y defensa de los
intereses de la entidad. Igualmente decidir, en cada caso especfico, sobre la procedencia de la
conciliacin
acin o cualquier otro medio alternativo de solucin de conflictos, con sujecin estricta a las normas
jurdicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio pblico.
CGP: Cdigo General del Proceso - Ley 1564 de 2012
CPACA: Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011

4. Generalidades del procedimiento

La conciliacin
n como mecanismo alternativo de solucin de conflictos,
flictos, se puede intentar antes del inicio o
en el curso de un proceso judicial,l, en los casos en los que sea procedente.
Lo establecido en este documento
mento es aplicado por todos aquellos encargados de ejercer la representacin
legal y judicial de la Entidad en las diligencias de conciliacin extrajudicial y judicial,
udicial, en aras de garantizar
el ejercicio adecuado de la defensa de la Entidad, con observancia
observancia de las directrices que adopte el Comit
de Conciliacin.
De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 26 del Decreto 1716 de 2009, corresponde al comit de
conciliacin,
acin, realizar el estudio pertinente para determinar la procedencia de la accin de repeticin. As
mismo, corresponde al ordenador del gasto remitir el acto administrativo y sus antecedentes relacionados
con el pago de una condena, al comit conciliacin para que en el trmino no superior a 6 meses, se
adopte la decisin motivada de iniciar o no el proceso de repeticin y se presente la correspondiente
demanda en caso de ser procedente.
Nota: El formato Hoja de ruta del proceso GJ-F-02,
GJ es un mecanismo de autocontrol, por lo tanto su
diligenciamiento no es obligatorio.

5. Descripcin de las actividades

Registro
No. Actividad Responsable
/documento

Sistema de
Radicacin de la solicitud de conciliacin o soportes de
1 Auxiliar OAJ Administracin de
pago de sentencia para estudio de accin de repeticin.
Correspondencia

Base de Datos
Ingreso de los datos que contiene la solicitud de la
General de
2 conciliacin o soportes de pago de sentencia para Auxiliar OAJ
Conciliaciones (GJ-F-
estudio de accin de repeticin.
F-03)
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Base de Datos
General de acciones
de repeticin GJ-F-07

Base de Datos General

de Conciliaciones (GJ-
F-03)
Analizar y efectuar el reparto
eparto al
a abogado de OAJ, que Coordinador Base de Datos
3 estarn a cargo de la conciliacin o del estudio de la Grupo de General de acciones
accin de repeticin. Defensa Judicial de repeticin GJ-F-04
Sistema de
Administracin de
Correspondencia

Base de Datos General

de Conciliaciones (GJ-
Descargar el radicado generado por el Sistema de F-03)
Administracin de Correspondencia a nombre del Base de Datos General
4 abogado de la OAJ que se encuentre asignado para el Auxiliar OAJ de acciones de
conocimiento del asunto, cuando
cuan se trate de una repeticin GJ-F-04
conciliacin o del estudio de la accin de repeticin. Sistema de
Administracin de
Correspondencia

Realizar la solicitud de concepto tcnico al rea Base de Datos

correspondiente, cuando sea necesario y la elaboracin General de
5 de poder para la conciliacin. Solicitar el expediente del Auxiliar OAJ Conciliaciones (GJ-F-
proceso judicial en el caso
aso del estudio de las acciones F-03) / Sistema de
Administracin de
de repeticin. Correspondencia

Entrega de
Entregar el expediente al abogado que se encuentre
6 Auxiliar OAJ Expediente y/o poder
asignado para el conocimiento del asunto
asunto.
(GJ-F-05)
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GJ-F-04 Ficha
Elaborar la ficha tcnica de conciliacin o de accin de Tcnica de
repeticin cuando se requiera,
requiera para someter el asunto Conciliacin
7 Abogado OAJ
a consideracin del comit de conciliacin de la Ficha tcnica de
entidad. accin de repeticin
GJ-F-08

Enviar la Ficha Tcnica de Conciliacin o de Accin de

8 Abogado OAJ Correo electrnico
Repeticin a la Secretara Tcnica del Comit.
Comit

Secretara
Poner en conocimiento de los miembros del Comit y a
Tcnica del
los auxiliares administrativos,
administrativos adjuntando las Fichas
9 Comit de Correo electrnico
Tcnicas de Conciliacin o de Accin de Repeticin, de
Conciliacin de
los casos que sern objeto de estudio.
la Entidad

Acta sesin de
Exponer la Fichas Tcnicas de Conciliacin o de
10 Abogado OAJ Comit de
Accin de Repeticin ante el Comit de Conciliacin.
Conciliacin

Adoptar decisin de conciliar o no y en caso positivo,

establecer las frmulas de conciliacin a proponer.
prop Comit de Acta sesin de
11 Conciliacin de Comit de
Adoptar la decisin de iniciar o no la accin de la Entidad Conciliacin
repeticin.

Secretara
Levantar el acta de la sesin del Comit de
Tcnica del Acta sesin de
Conciliacin y surtir el trmite de firmas
12 Comit de Comit de
correspondiente. Para acciones de repeticin, pasar al
Conciliacin de Conciliacin
numeral 18.
la Entidad

Secretara
Expedir certificacin de la decisin adoptada por el Tcnica del
13 Comit de Conciliacin de la Entidad. (Slo para Comit de Certificacin
conciliaciones) Conciliacin de
la Entidad
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Secretara
Tcnica del Formato entrega de
Entrega de certificacin de la decisin adoptada por el
14 Comit de certificaciones GJ-
Comit.. (Slo para conciliaciones)
Conciliacin de PD-01-F-01
la Entidad

Asistir a la audiencia de conciliacin en el Despacho

correspondiente en la fecha y hora sealada dando a
conocer la decisin adoptada por el Comit. (Slo para
Abogado OAJ o
conciliaciones) Acta de Audiencia de
ell Apoderado de
15 Conciliacin.
En la audiencia de conciliacin se pueden presentar la DT
dos posibilidades que las partes concilien o que no. En
el primer caso,, pasar a la actividad nmero 118; en el
segundo caso,, continuar con la siguiente actividad.
(Slo para conciliaciones)

Remitir el Acta de Audiencia de Conciliacin a la OAJ. Apoderado de la Correo electrnico

16
(Slo para conciliaciones) DT /Correspondencia

Anexar al expediente,, copia del Acta de Audiencia de

Conciliacin, que se declar fallida la conciliacin ir al Abogado OAJ
OAJ/
17 Expediente
paso 19, de lo contrario ir al paso 20. (Slo para Auxiliar OAJ
conciliaciones)

Cuando el comit no apruebe la accin de repeticin ir

Base de Datos
al paso 19, de lo contrario, presentar la demanda
18 Abogado OAJ General de acciones
correspondiente dentro de los 3 meses siguientes a la
de repeticin GJ-F-07
decisin.

Base de Datos General

de Conciliaciones (GJ-
Registrar la terminacin
cin del trmite conciliatorio y el F-03)
19 Auxiliar OAJ
archivo del expediente. Base de Datos
General de acciones
de repeticin GJ-F-07

Hacer seguimiento al trmite de aprobacin del mismo

Auxiliar
ante el despacho judicial y solicitar copia autntica del
20 OAJ/Director
/Director Informe
auto mediante el cual se aprueba o no la conciliacin
territorial DT
con constancia de ejecutoria.
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Presentar cada 6 meses al Ministro del Trabajo y a la Secretara

Agencia Nacional de Defensa Jurdica ddel Estado un Tcnica del Informe
21 informe sobre la gestin del Comit de Conciliacin. Comit de
(Numeral 3 del Artculo 20 y el Artculo 28 del Decreto Conciliacin de
1716 de 2009) la Entidad

Fin del Procedimiento

6. Requerimientos Tcnicos del Procedimiento

Actividad No. 1.
Los responsables de recibir la documentacin deben verificar que efectivamente se encuentren anexos
todos los documentos relacionado en la respectiva solicitud o novedad procesal.
Actividad No. 5.

Criterios para determinar la necesidad de solicitar concepto tcnico

Los siguientes criterios deben ser tenidos en cuenta para determinar si es necesario o no solicitar a otra
dependencia del Ministerio un concepto tcnico:
a) Especialidad del tema: este criterio se encuentra referido al especial conocimiento que tenga
el rea a la que se pretenda solicitar el concepto tcnico, sobre el tema de la conciliacin o del
algn tpico que, si bien no es el principal, puede ayudar a esclarecer y/o a reforzar los
argumentos planteados por el abogado encargado de elaborar la ficha tcnica, que debe ser
presentada a consideracin del comit de conciliacin

b) Aclaracin o complementacin: se sustenta sobre la necesidad de dar claridad o complemento

al asunto objeto de la conciliacin.

Acciones de repeticin
De conformidad con la Circular
ircular 052 del 18 de Julio de 2014, corresponde a la Secretara General,
Subdireccin Administrativa y Financiera, Subdireccin de Gestin del Talento Humano y a la Oficina
Asesora Jurdica,
ca, remitir a la Secretara Tcnica del Comit de Conciliacin, a ms tardar dentro de los 5
das siguientes de la elaboracin de las resoluciones que ordenan el reconocimiento y pago de las
sentencias, copia de los mencionados actos administrativos, sente
sentencias
ncias condenatorias con sus constancias
de ejecutoria, as como las constancias de pago total y ltimo de las condenas en contra de la entidad.
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7. Anexos
- Base de Datos General de Conciliaciones.
- Ficha Tcnica de Conciliacin
Conciliacin.
- Ficha Tcnica de Accin de Repeticin
- Entrega de Expediente y/o poder