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Animatrice : KANGA JULIETTE

Octobre 2009

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SOMMAIRE

MODULE 1 : LES NOTIONS GENERALES DE LA REDACTION


ADMINISTRATIVE. 3

A- PROCEDURE DE REDACTION ADMINISTRATIVE. 3

B- LES CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE. 4

MODULE 2 : DOCUMENT DE CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE


USUELLE : LA LETTRE. 9
A- LA LETTRE A FORME PERSONNELLE 9
B- LA LETTRE ENTRE SERVICES. 10
C- LA LETTRE DAFFAIRES 18

MODULE 3 : LES DOCUMENTS DINFORMATION INTERNE ET DINJONCTION 25

A- DE LA NOTE DE SERVICE 25
B- DES NOTES ET INSTRUCTIONS 25
C- DE LA NOTE DINFORMATION 27
D- DU MEMOIRE 27
E- DES NOTIFICATIONS, INJONCTIONS ET MISE EN DEMEURE 27
F- LE COMPTE RENDU 29
G- LE RAPPORT 39
H- LE PROCES VERBAL 47

MODULE 4 : LES TECHNIQUES POUR AMELIORER SON STYLE


DE REDACTION PROFESSIONNELLE 55-74

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MODULE 1 : LES NOTIONS GENERALES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE.

Pourquoi la rdaction administrative ?


LEtat, entit souveraine doit fonctionner pour le bien tre de sa population. LEtat
travers ses dmembrements (voir schma) doit prendre des dcisions appropries
cette fin. Ladministration dsigne gnralement ladministration publique. Elle doit
remplir ses missions de puissances publiques. Cela veut dire que tous les fonctionnaires
ou les agents du secteur public partagent une parcelle de la puissance publique, cest
dire quils agissent au nom et pour le compte de lEtat.

De la rdaction administrative ! En effet la responsabilit particulire de lagent de


lEtat loblige un certain comportement et une certaine pratique. Les agents du
secteur public doivent utiliser le mme langage, les mmes expressions. Cest en cela
que la rdaction administrative diffre de la rdaction tout court ; savoir quelle fait
appel des expressions, des formules et que les documents mis par ladministration
obissent des rgles de prsentation.

Quest ce que la Rdaction administrative ?


La rdaction administrative ne diffre de la rdaction en gnral que par lemploi
de certaines expressions, de certaines formules, de certaines rgles de prsentation.
Pour rdiger correctement les documents administratifs, il faut donc acqurir dabord une
bonne habitude dexprimer par crit sa pense, de dvelopper ou de rsumer celle des
autres, de narrer un vnement, danalyser une situation, de transmettre un message,
etc.
Pour sexprimer, il est indispensable davoir une connaissance suffisante de la langue
que lon emploie, cest--dire de son orthographe, de sa syntaxe et de son vocabulaire.
Ces notions de base ne suffisent pas, elles ne sont que des matriaux mis au service du
style. Le style cest la manire dont on sexprime avec plus ou moins de clart,
dlgance, de rigueur et de concision. Il sacquiert et samliore par lexercice et par la
lecture.

A- PROCEDURE DE REDACTION ADMINISTRATIVE.


En ralit, beaucoup de personnes pensent dtenir les cls dune bonne rdaction.
La ralit est toute autre, car pour mieux rdiger les documents administratifs, il faut
donc acqurir une bonne habitude dexprimer par crit sa pense, avoir en outre une
bonne connaissance du langage administratif (juridique et financier notamment). Il est
aussi indispensable de disposer dun dictionnaire quant on nest pas trop sr du mot
utiliser.

Que Suppose la rdaction ?


La rdaction suppose :
- Que lon ait quelque chose dire
- Quon sache lexprimer clairement dans un ordre logique.

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Cela implique cinq oprations :
- Connatre, reconnatre, comprendre
- Rassembler les lments, faits, ides.
- Mettre en ordre, tablir un plan : cela suppose faire une introduction, un
dveloppement (le corps du sujet), une conclusion et la formule de politesse.
- Rdiger : la rdaction proprement dite
Le choix du ton
Le rythme de la phrase.
- Relire et corriger.

a. La prparation de la rdaction
On ne se lance pas dans une rdaction sans simprgner suffisamment du sujet que
lon veut aborder.
La premire condition cest davoir quelque chose dire, davoir une parfaite
connaissance du dossier. Cela semble une vidence, et pourtant bien de rdacteurs
commencent une lettre ou un rapport sans savoir ce quils vont y mettre.

La deuxime condition est de rassembler les lments, en nabordant quune


seule ide. A cette phase, il faut faire un plan : Cest du plan que dcoule la valeur et la
porte de la rdaction.
Introduction -corps du sujet -conclusion. Il est noter que dans la rdaction
administrative, lintroduction une importance capitale. Elle doit comporter un certain
nombre dlments indispensables : dates de correspondances antrieures, objet des
correspondances.

b. La rdaction proprement dite.


A ce niveau, il faut rflchir au ton quil convient demployer. Ce ton sera fonction du
sujet trait, des personnes qui lon sadresse et des circonstances. En ce qui concerne
le temps, ce sera soit le prsent ou le pass compos. Le pass simple est de moins
en moins utilis parce que prtentieux et offre des sonorits insolites. Il est aussi
conseill de se donner loccasion de ne relire son texte que quelques instants plus tard
afin que ce temps de repos permette lesprit de juger plus calmement. On vitera ainsi
les rptitions inutiles de mots et les redondances inutiles.

B- LES CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE.


Parce quelle reprsente lEtat, ladministration a le devoir de sexprimer
correctement :
correctement du point de vue grammatical
correctement du point de vue de la prcision, du point de vue de la clart (car
ladministration ne doit pas sexprimer avec quivoque).
correctement de la courtoisie car les services administratifs sont non
seulement au service de lEtat mais aussi des citoyens.
Ladministration est une vaste usine de fabrication de projets, dtudes et de dcisions.

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Il sensuit que les crits administratifs doivent prsenter une certaine homognit et des
traits distinctifs. Les principales qualits que lon peut dgager de la lecture des
documents administratifs sont les suivantes :
- La dignit,
- Le respect de la hirarchie,
- Le sens de la responsabilit,
- Lobjectivit
- La courtoisie
- La prudence
- La prcision et lexactitude.

Voyons prsent dans les dtails ces caractristiques.

a. La dignit.
Les crits administratifs sont soumis aux exigences de noblesse et de distinction de
lautorit souveraine de lEtat. Les fonctionnaires et les agents de lEtat, de par lexercice
de leurs attributions de puissance publique doivent manifester cette dignit particulire
quincarne lautorit de lEtat.
Ils viteront donc dans leurs crits des termes vulgaires, les tournures
approximatives et les rgles grammaticales peu assures.
La dignit aussi se traduit-elle par le respect et la considration quon a vis--vis de
son interlocuteur. Do lutilisation des termes symbolisant le respect dans une
correspondance administrative.

b. Le respect de la hirarchie
- Une autorit hirarchique qui sexerce du haut vers le bas
LAdministration est une structure pyramidale organise hirarchiquement. En
labsence du respect de la hirarchie, lanarchie la plus complte rgnerait dans les
services de lEtat. Ainsi donc une autorit hirarchique sexerce du haut vers le bas.
- Une subordination hirarchique, du bas vers le haut.
Une subordination, dans le cadre de la hirarchie, sexerce du bas vers le haut.
Ainsi certaines expressions et termes ne sont utiliss que par le suprieur sadressant au
subordonn, dautres sont rservs au subordonn sadressant au suprieur.

c. Le sens des responsabilits.


Ladministration en sa qualit de puissance publique, doit prendre ses
responsabilits de faon claire parce que ses crits lengagent aux yeux du public. Le
premier signe du sens de responsabilit est le refus de lanonymat. En ce sens que
toute signature sera suivie de sa transcription dactylographique et prcde de la
mention de la qualit du Signataire, ventuellement, de la dlgation qui lhabite. C'est--
dire tout document administratif doit porter le nom, la qualit et la signature de son
auteur.

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Ainsi, le JE sera utilis et rarement le nous sinon que pour traduire une
majest ou une modestie (lidentit de lagent seffaant derrire sa fonction de
reprsentant de lEtat).
Pour affirmer sa responsabilit des formules directes simposent chaque fois :
- jai t saisi de-----,
- il ma t indiqu que----,
- il ma t rendu compte de ----, .
Ces expressions manifestent la prudence dans les crits.

Exemples :
On ncrira pas On crira
On dit que. il me revient que.
On ma signal que il ma t signal que
Nous estimons que cette Situation doit tre Jestime que cette situation.
suivie de prs. Jai appris par m. Yao que

d. Le sens de lobjectivit
Ladministration dfendant lintrt gnral, il est noter que les crits administratifs
doivent tre impartiaux, en labsence dtat dme et de passion et ne pas exprimer de
sentiment personnel. Le rdacteur vitera donc les expressions prsentant un caractre
trop personnel, arbitraire, motionnel ou sentimental : souhait, espoir, admiration, joie,
tristesse, impatience, bonne ou mauvaise humeur sont bannis du langage administratif.

Ainsi on ncrira pas On crira


Je vous annonce que (voque ide de Jai lhonneur de vous faire connatre que.
surprise) Je vous prie dagrer
Dans lespoir dune suite favorable, je Je vous saurais gr de me faire parvenir
vous prie dagrer rapidement votre rponse dans les
Souhaitant recevoir rapidement votre meilleurs dlais et je vous prie dagrer,
rponse, je vous assure de mon M, lexpression de ma Considration
indfectible attachement. distingue.
je suis vraiment dsol de ne prendre Jai le regret de vous faire connatre quil
votre requte en considration ne mest pas possible de----

e. La courtoisie
Cette courtoisie est due aux administrs qui sont des citoyens dignes de respect.
Lcrit administratif vitera des expressions dsobligeantes, injurieuses ou pjoratives. Et
aussi des apprciations blessantes pour lamour propre de celui qui en est lobjet. Enfin
on ne mentionnera pas les noms des tiers lorsque cela est susceptible de leur attirer des
ennuis.
Toutes ces recommandations sont valables aussi bien pour lexpression orale que
lcrit.

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On ncrira pas Mais on crira
votre demande est ridicule. votre demande manque de ralisme.
Je refuse votre demande Il ne mest pas possible de donner une suite
Je ne peux pas rpondre favorable votre demande
maintenant, veuillez reformuler Jai pris bonne note de votre demande, que
votre demande plus tard. jai soumise ltude de mes services. Je ne
Transmettez-moi ce dossier manquerai pas de vous informer dans les
meilleurs dlais.
Je vous prie de me transmettre ce dossier

NB :
- Le terme jai le plaisir de peut tre utilis dans une correspondance forme personnelle
pour annoncer son interlocuteur une situation agrable, une dcision favorable
(promotion, distinction honorifique, succs un concours, etc.).
- Jai le plaisir est admis la place de Jai lhonneur de pour attnuer (humaniser) une
rponse ngative.
- Futur ou conditionnel : la demande change de ton.

f. La prudence
Parce que tout jugement mal fond, peut porter un prjudice grave celui qui en est
lobjet ; et parce que la mesure prise par un agent doit pouvoir tre accepte par son
successeur, dans loptique de la continuit du service public ; les crits doivent pouvoir
se mnager la possibilit de revoir les dcisions en fonction des donnes nouvelles. Par
consquent, certaines affirmations seraient nuances et souvent exprimes au
conditionnelles.
Cette qualit est insparable du sens des responsabilits, de lobjectivit et de la
courtoisie. Lcrit administratif doit toujours tre imprgn de prudence car :
- Il engage la responsabilit de toute ladministration ;
- Toute faute, erreur ou ngligence rvle par un crit sera impute par le
public lensemble de lAdministration, voire au gouvernement.
- La mesure prise par un fonctionnaire doit pouvoir tre accepte par son
successeur dans loptique de la continuit de laction administrative ;
Tout jugement mal fond peut porter un prjudice grave et injustifi la personne qui en
est lobjet. Par consquent, les affirmations, les apprciations et les souhaits seront
nuancs et le plus souvent exprims au conditionnel.
Enfin il est parfois ncessaire de ne pas trop engager lavenir et de se mnager la
possibilit de recevoir les dcisions en fonction de donnes nouvelles.

g. La prcision et lexactitude.
Ces qualits sont ncessaires un document qui est un document de travail : il doit
tre compris de la mme manire par tous les lecteurs ventuels, qui ne doivent pas
avoir dhsitation pour en appliquer les dispositions ou en tirer les consquences. Ce
document doit pouvoir tre identifi et class de faon identique par des utilisateurs
diffrents.

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Sont obligatoires toutes les mentions permettant didentifier, de reconnatre
automatiquement un crit administratif, de faciliter ventuellement son classement pour
les utilisateurs ultrieurs. Les mentions suivantes sont donc obligatoires : date, n
denregistrement, objet, rfrences, identits des signataires et du destinataire.

- date, sera porte de faon claire et prcise, et en entier : quantime en chiffre,


mois en lettre, anne en chiffres sauf dans les procs-verbaux ;
- objet,
- les rfrences seront compltes, tant lorsquil sagit de correspondances
antrieures que de texte rglementaire ;
- n denregistrement, on vitera les sigles, obscures pour le non-initi. On y
aura recours quaprs avoir utilis une premire fois lappellation complte en
toutes lettres dans le mme document sauf dans le n denregistrement et la
rfrence.),
- lorsquon se rfre un texte rglementaire, on en exposera succinctement la
partie utile, celle sur laquelle on fonde son argumentation.

On ncrira pas Mais on crira


Toumodi, 9/7/1991. Toumodi, le---Juillet 1991.
Suite votre lettre du 08 courant. Comme suite votre lettre
conformment au dcret 78-53,vous Conformment aux dispositions
devriez... Je vous prie de me transmettre ce
dossier de lart.10 du 15 Avril 1978,
portant, vous devriez

h. La clart et la concision et lefficacit.


Ces caractristiques conduisent la ncessaire homognit du style des crits
administratifs. Elles se traduisent par un choix de mot, de tournures et de formules
consacres par un long usage. Nous allons les reprendre de faon dtaille. Tout
document administratif doit tre limpide.
La dernire prcision concerne lusage de la majuscule dans les documents
administratifs. Cet usage obit des rgles prcises.

i. Lhomognit.
Lhomognit du style administratif est le rsultat de lobservation, par tous les
rdacteurs quelque service quils appartiennent et quel que soit leur lieu daffectation,
des rgles exprimes ci-dessus.
Par elles, le rdacteur sefface derrire ladministration quil reprsente.
Lhomognit du style exprime ainsi la prminence et la permanence de
lAdministration.

CONCLUSION
En conclusion, lon peut dire que chacune des qualits de lcrit professionnel que nous
venons de prsenter une justification prcise. Elles sont nes des ncessits du
service et se sont affirmes par une longue pratique. Elles deviennent donc des normes
de rdaction qui simposent tout rdacteur administratif.

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MODULE 2 : DOCUMENT DE CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
USUELLE : LA LETTRE.

Compte tenu de lextension des domaines dactivit de ladministration, la


multiplication des rapports entre ladministration et les administrs entrane une
correspondance prpondrante. Ainsi donc ladministration utilise deux types de lettre :
lettre personnelle et la lettre entre services.

A- LA LETTRE A FORME PERSONNELLE


Cest le caractre personnel du motif de la correspondance sortant de lactivit
ordinaire du service.
Elle est utilise :
1) par les fonctionnaires sadressant un suprieur hirarchique pour lui exposer un
problme personnel ou par un suprieur rpondant un subordonn.
.
2) Par les reprsentants de ladministration lorsque ceux-ci sadressent une
personne prive ou au reprsentant dun organisme priv.

3) Par les reprsentants de ladministration quant ceux-ci sadressent aux


reprsentants dune administration trangre ou internationale.

NB : Prsentation du schma dune lettre forme personnelle.


La lettre forme personnelle dans sa forme la plus simple comporte cinq lments :
la date
la formule dappel
le corps de la lettre
la formule de courtoisie
la signature.

La formule dappel est la manire dont on appelle le destinataire de la lettre.

Ex : Monsieur le Ministre.
Elle traduit une marque de considration.
La formule de courtoisie est la phrase finale dans laquelle on exprime ses sentiments au
destinataire.
Elle traduit aussi le dvouement, la dfrence, et le respect d une autorit. Recevez
lassurance de ma haute considration.

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B- LA LETTRE ENTRE SERVICES. (Ou lettre administrative).

Elle est utilise pour les correspondances entre deux services publics relevant dun
mme Etat ou dune mme structure gouvernementale.
La lettre forme personnelle et la lettre entre services sont deux formes de
correspondances administratives qui prsentent des traits communs, en dehors des
formules dappel et de courtoisie qui ne figurent que dans la lettre forme personnelle.
Cest--dire quelle doit tenir compte de la hirarchie, tre objective, courtoise, et
prudente. Mais aussi sattacher la prcision et une grande efficacit.
La lettre entre services a une prsentation particulire qui est toujours la mme partout.
En effet elle comporte des mentions spcifiques qui renforcent son caractre officiel.
Des mentions relatives lappellation de ltat et le timbre de services.
Dautres mentions sont indispensables pour assurer la clart de la correspondance dans
son cadre hirarchique :
La suscription
La signature
Le sous couvert
Dautres encore servent lidentification du document lui-mme :
Le numro denregistrement
Le lieu et la date
Lobjet
La rfrence.
Enfin des mentions occasionnelles et donc facultatives :
Pices jointes
Ampliation.

1- Lappellation officielle de lEtat


Elle est crite sur une ligne, suivie en dessous de la devise, gnralement en haut
droite de la lettre.

Ex : Rpublique de Cte divoire


Union- Discipline- Travail.
Cette mention renforce le caractre officiel de la lettre. Lappellation de lEtat est suivie de
la devise de cet Etat. Mais son absence nenlve pas sa qualit la lettre ; Cette
mention peut tre centre ou au dessus des autres mentions. Mais le choix de
lemplacement dcid par le service sera une fois pour toute respecte.

2- Le timbre du service
Il figure en haut et gauche de la page. Cest la mention didentification du service
metteur. Il doit indiquer lorigine de la lettre avec prcision, en respectant la hirarchie
des services.Le timbre est presque le reflet de lorganigramme du service.

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Exemple : Ministre de la fonction publique
Le Ministre
Ou
Ministre de la fonction publique
Ecole nationale dadministration
Centre de formation continue des cadres.
Ou
Ministre de lconomie et des finances
Direction de la comptabilit publique et du trsor
Sous direction du personnel et du matriel
Service du matriel.

NB : Le timbre est bref quand le document mane des hautes instances hirarchiques.
Aussi est-il si complexe quand le document mane dun service subordonn.

3- La suscription
Cest ladresse du destinataire dune lettre. Dans la lettre entre services, elle est
porte en haut, droite, sous la date. Elle est compose de deux parties relies par la
prposition :
Ex : Le prfet de Sinfra
A
Monsieur le Ministre de lintrieur.
NB : Le mot Monsieur ou Madame est toujours crit en toutes lettres. Cependant la
premire partie de la suscription sera supprime, car elle serait une rptition inutile,
lorsque lautorit signataire est dj nomme dans le timbre.

Ex :
Ministre de la fonction publique
Le Ministre
Date, le ------------------------
A Monsieur Le Prfet de Sinfra

4- Le sous-couvert
Lorsque la voie hirarchique comporte plusieurs tapes, on utilise la formule de
sous le couvert de la voie hirarchique.

Exemple : Monsieur le ministre de lintrieur


A
Monsieur le Sous-prfet de Sinfra
S/c de Monsieur le Prfet de Sinfra.

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5- La signature
Cest lapposition manuscrite du nom de celui qui assume la responsabilit de la
lettre. La signature dune mme personne doit avoir une forme constante pour tre
reconnue comme authentique par tous. Elle est llment fondamental dun document
administratif. Un document non sign est en droit considr comme inexistant, et na
donc aucune autorit. La signature est donc la condition de validit des actes
administratifs.
Encore faudrait-il que cette signature soit celle de lautorit comptente.
Comment procde t-on lidentification de cette autorit ?
En effet la signature proprement dite sera prcde de lattache, cest--dire de
lindication de la qualit du signataire et ventuellement du pouvoir lautorisant signer.
Elle est l'lment fondamental d'un document administratif.
Un document non sign peut tre considr comme non existant en droit.
La signature est la condition de validit des actes administratifs.

Dans l'Administration, le pouvoir de signer n'appartient qu'aux autorits


administratives, c'est--dire, aux chefs de dpartements ministriels, aux chefs
de circonscriptions administratives dconcentres et aux chefs des collectivits
territoriales dcentralises ou des services.
Ainsi, ce sont les ministres, les prfets, les sous-prfets, les maires, les chefs
d'tablissements publics et accessoirement certains chefs de services publics extrieurs
ou spcialiss. Ce pouvoir appartient de droit au chef de l'Etat, Chef de l'Administration.
Dans le souci de rapprocher l'Administration des administrs il peut tre procd
des dlgations de comptence, de l'autorit suprieure une autorit subordonne,
dsigne s qualit. Ces dlgations sont partielles, permanentes et impersonnelles ; il y
a donc transfert de responsabilit puisque le dlguant perd la comptence dlgue et
ne peut plus l'exercer.
Au sein d'un service administratif, plac sous la responsabilit d'une autorit
comptente, peut tre utilis le procd de la dlgation de signature. L'autorit
comptente peut dlguer sa signature certains de ses collaborateurs l'effet de traiter
certaines affaires. Cette dlgation doit faire l'objet d'un texte officiel qui en fixe le cadre
et les limites et doit tre publi.
Pour le Ministre et par dlgation
le Directeur du Cabinet
Antoine Kouadio
Dans certains cas et en l'absence de toute dlgation, certains documents peuvent
tre signs par ordre (PO.). Cette signature ne peut porter que sur des correspondances
courantes lorsque Ie titulaire est momentanment empch et en vertu dinstructions
verbales de celui-ci.

Exemple. :
Pour le Directeur empch
et par ordre
Le Secrtaire gnral
Ahmed Chekaoui

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6- Le numro d'enregistrement
C'est le matricule du document. Mais il s'agit du numro, inscrit au registre dpart
du service metteur. Le numro est suivi du sigle du service metteur et ventuellement
de celui de sa subdivision. Ces lments sont spars par des barres obliques et se
succdent dans l'ordre hirarchique :

Exemple. :
N 23/SP-BLI signifie, le 23me document tabli par le Sous-Prfet de Boundiali.
Le numro d'enregistrement est gnralement plac sous le timbre.
Par ailleurs, le numro se place avant le sigle.

Exemple. :
N 23/SP-BLI et non SP-BLI /23.

7- Le lieu et la date
Gnralement ports en haut et droite du document.
L'adresse du service et son numro de tlphone peuvent tre ports sous la date.

Exemple. :
Abidjan le 1 octobre 2005
Boulevard Andr-Latrille, Cocody les 2 Plateaux
BP. V 20 Tl. : 41-52-25/41-52-31.

8- Les initiales du rdacteur et de la dactylographe


Cette mention n'a qu'un intrt limit pour le destinataire.
Son utilit est grande pour le service metteur o l'autorit responsable pourra
savoir qui est l'auteur du document prsent sa signature et quelle est la secrtaire ou
la dactylographe qui a frapp le texte.
Cette mention se place au-dessus du timbre.

Exemple :
JK/MD
Ministre de la Fonction Publique
ECOLE NA TIONALE D'ADMINISTRA TION
Le Directeur
N 329/MFP/ENA
Dans cet exemple,
JK/MD
JK = Jean Kassy -Rdacteur
MD = Mariam Dosso- Dactylographe.

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9- L'objet
C'est la mention aussi brve que possible de la matire traite dans la lettre.
L'appellation objet, souligne et en toutes lettres, est porte sur le ct gauche
de la feuille, en respectant la marge normale prvue pour le corps de la lettre.
L'objet a pour but de permettre au destinataire de situer d'un coup dil, le contenu
de la lettre et de faciliter la ventilation du courrier et son classement.

10- La rfrence
La prsence de cette mention ne se justifie que si elle se rfre un document ou
un vnement antrieur; elle permet d'en faciliter la recherche et relie la lettre ses
antcdents. C'est presque toujours le cas pour une lettre administrative.
La rfrence comportera, selon le cas :
Le numro d'enregistrement et la date de la correspondance,
La date de la conversation ou de la communication,
Le numro du dossier cit,
Le numro d'identification du texte lgislatif ou rglementaire cit.

11- Pices Jointes ou P.J.


Cette mention attire l'attention du destinataire sur les documents annexes transmis
avec la lettre.
On la met sous le timbre o elle sera plus visible.
La mention comportera, soit uniquement le nombre de pices, soit galement leur
dsignation succincte.

Exemple :
Pices jointes : 3 ou
Pices jointes : 3 attestations de prises de fonction.
Lorsque la mention figure sous la rfrence, il est prfrable de la porter en toutes
lettres.
Les initiales P.J. seront plutt rserves au bas de la page.

12-Les ampliations
Lorsque des copies signes et conformes l'original sont adresses d'autres
services ou personnes que le destinataire principal du document, mention de ces
destinataires particuliers (de ces ampliations) doit tre faite sur la lettre.
C'est une question de courtoisie pour le destinataire principal indiqu par la
suscription, qui doit savoir que ce qui lui est destin sera galement connu d'autres
personnes.

Exemple. :
Ampliations
Directeur
Secrtaire gnral
Bureau d'ordre.

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Elle peut se faire galement sous la forme d'un tableau :
Exemple. :
Ampliations
DIR. ENA.3
S. Gl..3
CFCC3
EPFP.2
Bureau d'ordre.3
JORCI...3

Il faut bien noter que la mention ampliation ne doit pas figurer ncessairement sur
tous les documents.
Par ailleurs et en principe, elle ne figure pas dans une lettre personnelle.

13- Les mentions circonstancielles.


Il s'agit des mentions :
Urgent
Rappel
Vis ou visa
Personnel
Confidentiel
Diffusion restreinte
Secret
Recommand
Recommand avec accus de rception
Express ou par porteur.

NB : Les mentions URGENT, RAPPEL, se placent sous le timbre. Ces mentions


peuvent tre dactylographies ou apposes au tampon.

Le corps de la lettre, constitu par le texte, est soumis aux rgles de composition
et de prsentation et aux normes qualitatives qui ont dj t indiques plus haut :
Introduction
Dveloppement
Conclusion.
Une seule particularit : la lettre administrative ne comporte pas de formule d'appel ni
formule de politesse.
Toutefois, le respect de la rgle de courtoisie fait que l'on compense l'absence de ces
formules par l'emploi de l'expression j'ai l'honneur qui doit figurer au moins une fois
dans le corps de la lettre.
Elle peut tre remplace, lorsque l'on veut attnuer une rponse dfavorable par
l'expression : Jai le regret de ...
Le document n2 10 reprsente la mise en page d'une lettre administrative.

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MISE EN PAGE DUNE LETTRE ADMISTRATIVE

A
F Appellation de lEtat et de la
Initiales devise
Rd-Dactylo

B E
Timbre du service Lieu et date

D C
N denregistrement Rclame ou souscription

Objet : G

Rferences : (sil y a lieu)


H
Pieces jointes : (sil y a lieu) I

J
Corps
De
La
Lettre

L
Attach et
Signature

K
Ampliation

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TYPES DE LETTRES
On pourrait, en faisant comme dans le cas de la lettre forme personnelle,
distinguer les types de lettres suivantes :

Les lettres d'information


Elles commencent par les formules suivantes:

Exemple.
- Jai l'honneur de vous faire connatre...
- de porter votre connaissance...
- de vous signaler.

Les lettres d'exposition ou de compte rendu

Exemple.
- J'ai l'honneur de vous rendre compte

Les lettres sollicitant un avis ou des instructions

Exemple.
- J'ai l'honneur de vous demander (ou de vous prier) de bien vouloir
me donner vos instructions
Les lettres formulant une proposition
Les lettres demandant des lments de rponse, etc.
Les lettres de rappel.

Elles ont pour but d'inviter le destinataire rpondre une lettre prcdente.
- J'ai l'honneur de vous rappeler les termes de ma lettre N

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C- LA LETTRE DAFFAIRES

I- CONSEILS GENERAUX DE REDACTION


Il y a des rgles qui sappliquent toutes les lettres daffaires : ces rgles concernent :
1) la manire de commencer et de terminer une lettre ;
2) les qualits de fond et de forme dont doit tmoigner la rdaction et cela quel que soit
lobjet de la lettre.

1- Les dbuts de lettre


Lentre en matire et la finale dune lettre mritent une attention particulire. On peut,
dans une certaine mesure, les comparer la manire dont un visiteur se prsente et
prends cong. Il importe que lune et lautre soient correctes, aises, aussi exactement
adaptes que possible la personne du destinataire, lobjet de la lettre, aux
circonstances qui motivent la rdaction.

Diffrentes manires de commencer une lettre daffaire


Lorsquon a une lettre crire, trois cas peuvent se prsenter :
- On rpond une lettre (cas le plus frquent)
- On confirme une lettre reste sans rponse ;
- On crit pour la premire fois quelquun.

Premier cas : rpondre une lettre


Il est dusage daccuser rception de la lettre laquelle on rpond : on en rappelle la
date et, si possible, sommairement lobjet.

Exemple :
- Nous vous accusons (ou nous accusons) rception de votre lettre . Courant,
relative au rglement de votre facture du dernier.
- Nous avons biens reu (nous recevons) votre lettre du . Courant

Il faut viter dcrire (ce serait insuffisamment prcis :


- Nous avons reu votre dernire lettre relative notre facture ;

Dautres formules qui mettent laccent sur un sentiment, une attitude, . Quon tien
exprimer ds labord au correspondant peuvent tre prfres :

Exemple :
- Je suis heureux dapprendre par votre lettre du
- Nous vous remercions de lordre que nous apporte votre lettre du.
- Les termes de votre lettre du . Nous surprennent.

Laccus de rception est ncessaire en correspondance daffaires, dune part ; il aide le


correspondant localiser laffaire dont il va tre question ;

18
dautre part, il tablit entre les lettres changes un lien formel et peut constituer, en cas
de diffrend, un moyen de preuve.

Quelques dbuts de lettres pour les circonstances les plus courantes de la vie
commerciale

a) Pour remercier dun service rendu par le correspondant :


- Je vous remercie de .
- Je vous sais gr.
- Je vous suis reconnaissant (trs reconnaissant, oblig, trs oblig,)
davoir bien voulu.

b) La lettre du correspondant demandait-elle un service quil est possible


de rendre ?
- Suivant le dsir exprim par votre lettre du .
- Conformment votre demande du . Jai pu vous rserver un lot de

c) Est-il possible de donner une suite favorable une proposition, une
demande ?
- Malgr mon vif dsir de vous tre agrable, il ne mest pas possible de
vous livrer . Pour le...

Dans presque tous les cas, il vaudra mieux, avant de formuler le refus, exposer les
raisons qui motivent. Le dbut de la lettre prpare le dveloppement par une tournure
du genre suivant :
- Votre lettre du.. courant a eu toute notre attention.

d) Pour une rponse une demande de prix, de conditions de vente :


- Nous vous remercions davoir bien voulu nous consulter pour la
fourniture ventuelle de .

FAUTES A EVITER
Le style tlgraphique :
- Reu votre lettre du daccord avec vous.
- Votre lettre du : pouvons vous fournir

Le style tlgraphique :
- En main votre honore (ou votre estime) du (honore et estime
sont des qualifications que lon rserve habituellement aux personnes).

Les tournures puriles :


- Je viens, par la prsente..

19
Deuxime cas : on confirme une lettre reste sans rponse
Lorsquune premire lettre reste sans rponse, il faut (sauf si on a la preuve formelle du
contraire et quune franche explication paraisse ncessaire) quil ny a ni ngligence ni
mauvaise volont de la part du destinataire : la lettre a pu ne pas tre remise ; il peut tre
souffrant, absent de son domicile habituel.

Quand on lui crit nouveau :

Ou bien on rappelle dans la nouvelle rdaction les termes de la premire


lettre :

Exemple :
- Par ma lettre du je vous priais de me faire connatre si .
- Nous vous avons demand, le..

Ou bien, et le procd est meilleur, on a joint la nouvelle lettre un duplicata


de celle que lon confirme :

Exemple :
- Nous vous confirmons notre lettre du 4 juillet dernier, dont ci-joint copie.
- Nous vous remettons, copie de notre lettre du.

CAS PARTICULIER

Lorsquon adresse le mme jour, un correspondant, plusieurs lettres sur le mme sujet,
il est bon dtablir une corrlation entre elles :
- Nous rfrant notre premire lettre de ce jour
- Nous vous confirmons notre premire lettre de ce jour

Ainsi, si le destinataire reoit ces lettres par un mme courrier, il sera en mesure de
dterminer lordre dans lequel elles ont t rdiges et de reconnatre celle qui donne la
dernire attitude de lexpditeur au sujet de la question traite.
Pour carter toute possibilit de confusion ou de malentendu, on pourra ajouter la fin
de la rdaction de la lettre la plus rcente :
- Loffre ci-dessus (ces nouvelles dispositions, ce qui prcde) annule les termes
de notre premire lettre de ce jour

20
Troisime cas : on crit pour la premire fois quelquun

Pas de lien avec la correspondance dj change avec le mme destinataire.

Dans ce cas, le mieux est daborder immdiatement le sujet de la lettre :

Exemple :
- Pour une commande : veuillez mexpdier.
- Pour une demande de prix, dchantillons :
Nous vous prions de faire connatre vos prix et conditions pour livraison
(fourniture) ventuelle de
Voudriez-vous avoir lobligeance de madresser, le plus tt possible, des
chantillons de vos diverses sortes de

- Lorsque la lettre doit baser son argumentation sur des faits (rclamation au sujet
dune livraison dfectueuse, rappel dengagement non tenu par le
correspondant), la lettre, sans autre prambule, commerce par exposer ces
faits :
Vous nous avez vendus, le , livrable au plus tard le Or, ce jour, ces
articles ne sont pas encore notre disposition (rclamation pour retard).

- Pour une demande de service de renseignements :


Jai recours votre obligeance pour
Je vous serais oblig (rclamation, trs reconnaissant) de bien vouloir me

- Pour un envoi de valeur, un rglement :


Nous vous remettons, sous ce pli Nous vous adressons, sous pli spar
command,

2- Les finales de lettre

Ncessit dune conclusion


Dans les relations daffaires on ncrit pas pour le seul plaisir dcrire : une lettre
commerciale a toujours un objectif prcis. Cest pourquoi il est indispensable, la fin de
la lettre, lorsque les faits, largumentation de fond ont t exposs dindiquer avec nettet
au destinataire ce quon attend de lui.

Dans une phrase sans ambigut, on appelle son attention sur la dcision quil doit
prendre, le dsir quon a dtre fix sur ses intentions, lespoir dobtenir son accord sur la
proposition qui lui est soumise, . Ou on exprime le regret de ne pouvoir lui donner
satisfaction, la conviction quon a (ou quon veut avoir) quil acceptera le refus quon doit
lui opposer, le plaisir quon prouve de pouvoir lui rendre service

21
Selon les circonstances, on est plus ou moins pressant mais on est toujours aussi claire
que possible. Trop de lettres pchent par manque de conclusions prcises, ce qui peut
donner au destinataire un prtexte pour se drober.

Exemples :
- Si comme nous lesprons, notre offre votre agrment, veillez nous en informer
dans les meilleurs dlais.
- Une confirmation rapide de votre part nous permettrait de commander sans
retard les matires qui nous sont ncessaires et, ainsi, de pouvoir vous donner
satisfaction pour la date que vous nous indiquiez..
- Nous souhaitons quil vous soit possible de rserver un accueil favorable notre
offre et vous remercions par avance.
- Nous sommes convaincus que cette premire livraison vous donnera satisfaction
et nous esprons que vous voudrez bien nous consulter lors de vos prochaines,
besoins (nouveau client quon avise de lexpdition de sa premire commande).
- Nous esprons que vous ne nous tiendrez pas rigueur de ce contretemps. Nous
veillerons ce qu lavenir de tels faits ne se renouvellent pas (retard de
livraison).
- Nous attendons donc vos instructions (votre dcision, votre accord, votre avis,)
avant de mettre votre commande excution.

Il faut viter les formules suivantes :


- Dans lattente de vous lire. Ou dune rponse favorable

Dans cette attente elles sont banales et tmoignent dune indigence de pense et
dexpression de la part de celui qui les utilise.

La formule de politesse
Traditionnellement, la rdaction de la lettre se termine par une formule de politesse.

a) Son utilit : elle rpond une rgle de civilit lgard du destinataire.


b) Choix de la formule de politesse : elle varie suivant :
- Le destinataire de la lettre : On tient compte de la situation sociale du
correspondant, des relations entretenues avec lui, du comportement habituel de
lintress, de sa position lgard de lentreprise.

- Lobjet de la lettre : elle ne saurait tre identique pour une lettre qui sollicite et
une lettre qui menace.

- Elle et solidaire de lappellation : il la faut nuance et sincre, dune sincrit


tempre, lorsque les relations avec un correspondant ont tendance saigrir,
par le souci de rester correct et digne.

22
c) Les formules employer sont : rappel de quelques rgles gnralement
admises.
- Pour un suprieur
On commence par : Veuillez agrer,
Je vous prie dagrer,
Veuillez accepter,
Puis on rpte le ou les termes de lappellation : Monsieur,
Messieurs,
Monsieur le Directeur.
Et on formule : lexpression de ses sentiments respectueux, trs
respectueux Si des liens de subordinations existent, on exprime ses
sentiments dvous.

- Pour un gal
Le dbut de la formule peut ne plus contenir le mot veuillez, lequel est remplac par
Recevez, croyez.
A lexpression de ses sentiments . On substitue lassurance de ses sentiments.
Une certaine intimit, des relations frquentes et cordiales feront disparatre ce dernier
terme :
Croyez, cher Monsieur, lassurance de mes sentiments distingus
Croyez, mon Cher X, mes sentiments.

Les termes distingus, considrration, veillent une ide de comparaison


rserver un suprieur crivant un infrieur. Salutations et sentiments
correspondent des relations qui ne se situent pas sur le mme plan (salutation
convient des relations qui nont pas dpass le cadre de la strict courtoisie) ; sincre
est un qualificatif quil y aurait sans doute intrt ne jamais utiliser dans une formule
finale.

- Entre Homme et Femme


Les formules doivent contenir un degr supplmentaire de rserve, de discrtion, de
respect :
Veuillez agrer, Madame, lexpression de mes salutations (trs, le
plus) respectueux hommages.

- Les formules de politesse de la lettre daffaires


Bien entendu, la lettre commerciale a tout gagner sinspirer, dans le choix de la
formule de politesse, des rgles prcdentes.
En fait, les formules de la correspondance daffaires courantes sont assez peu varies et
on ne se proccupe pas toujours suffisamment de leur signification et de leur valeur. Il
faut le regretter. Sil est des destinataires qui ne les lisent pas et, parfois, en nient mme
lutilit, il en est dautres qui y prtent attention. Une formule bien choisie ajoute la lettre
une note personnelle de civilit aussi ncessaire dans les relations commerciales que
dans les relations prives.

23
QUELQUES FORMULES TRADITIONNELLES

- A un fournisseur :
Veuillez agrer (Agrer), Monsieur, mes salutations distingues, mes
salutations les meilleures, mes cordiales salutations, (selon ltat des
relations).

- A un client :
Veuillez agrer, Monsieur, lexpression de mes sentiments dvous.
Je vous prie croire, Cher Monsieur, mes sentiments dvous.

- A une femme
Veuillez agrez, Madame, mes respectueuses salutations.
NB : Lemploi de formules plus sobres se rpands ; on se contente de plus en plus
dcrire :
Vos dvous ;
Cordialement (Amicalement ; fidlement ; respectueusement.) votre.
Mais les nuances qui ont t indiques ci-dessus restent valables pour la rdaction dune
correspondance que son auteur veut marquer de sa personnalit.

Il faut carter rigoureusement les formules qui, instinctivement, provoquent un


haussement dpaules de la part de ceux qui les lisent.

24
MODULE 3 : LES DOCUMENTS DINFORMATION INTERNE
ET DINJONCTION

A- DE LA NOTE DE SERVICE
La note de service est un document interne par lequel un suprieur donne ses
subordonns soit des informations, soit des instructions caractre permanent ou
temporaire sur un problme particulier relatif aux activits du service ou sur le
fonctionnement gnral de celui-ci. Ces instructions resterons applicables tant que leur
objet subsiste ou jusqu ce quune nouvelle note de service vienne les abroger. Elle
contient les prescriptions dun chef ses subordonns en vue de lapplication dune
dcision.
La note de service peut sadresser lensemble du personnel dun service ou seulement
une partie de celui-ci. Elle peut tre prise aux diffrents niveaux de la hirarchie par
chaque suprieur lattention de ses propres subordonns. Cest une rdaction abrge,
prsente sous forme impersonnelle et parfois imprative. Elle sadresse un seul
individu ou un groupe de personnes. Venant de la hirarchie, elle vhicule souvent des
ordres ou des informations en rapport direct avec lactivit dun service ou de lentreprise.
Elle doit tre claire, trs prcise et mentionner son origine, son objet, ses destinataires, la
date de ralisation, le titre NOTE DE SERVICE, son numro dordre, ses rfrences, le
titre et le nom du signataire.

B- DES NOTES ET INSTRUCTIONS


Dans le domaine administratif, les documents crits par lesquels une autorit donne aux
agents qui lui sont subordonns, les indications, prescriptions, claircissements dont ces
agents ont besoin pour accomplir leur mission, conformment aux dcisions de lautorit
suprieure. Les instructions prennent des appellations diverses suivant leurs caractres
propres. On distingue :

Les instructions permanentes


Ce sont des directives crites suivre pour excuter un travail bien dtermin afin
dviter les ttonnements, fausses manuvres et erreurs. Ce sont des ordres
agrments dexplications qui indiquent clairement la marche suivre pour
laccomplissement dune tche trs prcise ; elles sont souvent accompagnes de
dessins, croquis, schmas qui permettent de mieux les comprendre. Emanant
gnralement du sommet, elles sont dune porte gnrale, demeurent valables tant
quelles nont pas t abroges ou modifies et intressent tous les services de
lAdministration.

La Directive
Ce sont des instructions donnes en vue dune mission dfinie, de caractre temporaire.
Cest un document qui est surtout utilis dans ladministration militaire. De diffusion plus
restreinte que linstruction ou la circulaire, elle sadresse aux chelons suprieurs de la
hirarchie auxquels elle fixe les buts atteindre et les moyens dy parvenir.

25
La Circulaire
Elle sapparente la directive mais est de porte plus restreinte, plus limite dans le
temps. De caractre documentaire plus accus, elle apporte des prcisions aux
conditions dans lesquelles doivent tre appliques les directives, les dcisions
auxquelles elle se rfre. Il ne faut pas confondre la note circulaire et la lettre
circulaire qui a une porte beaucoup plus large (extrieur de lentreprise).

La circulaire, dite aussi circulaire dapplication ou interprtative, est un document


hirarchique destination collective, adress par une autorit administrative suprieure
(Chef dEtat ou Premier Ministre, Ministre Chef de Circonscription Territoriale) aux
autorits ou services subordonns. On rappellera ce propos que la circulaire fait partie
des mesures dordre intrieur, inopposables. Exemples de circulaires : Circulaire
interministrielle, Circulaire prsidentielle. Cas particulier . La lettre-circulaire.

Nous venons de voir que la circulaire, document dinstruction caractre hirarchique et


destination collective, tendait, dans sa mise en page et en raison de sa vocation
normative, se rapprocher de la prsentation des actes rglementaires, et donc
sloigner de la forme propre la lettre administrative ordinaire.

LOrdre
Cest une injonction formelle faite un agent de lAdministration dexcuter une dcision
de caractre collectif ou individuel. Les ordres courants sont donns verbalement.
Toutefois, lorsque la tche ou la mission accomplir prsente une certaine importance,
ou met en jeu la responsabilit de lautorit hirarchique, les ordres doivent tre
confirms par crit et rdigs avec le plus grand soin, en terme clairs et prcis pour ne
laisser subsister aucune ambigut, aucun doute sur le sens de lintervention ordonne
lagent, sur son cadre et ses limites. Certains ordres, correspondant des catgories de
tches ou des oprations de services frquentes, sont rdigs sur des formulaires
imprims : ordre de missions, ordre de paiement, etc

Lordre et la directive ont en commun dtre des documents dinjonction valeur


temporaire et destins un nombre rduit de destinataires, voire, pour lordre, une
seule personne. Ce sont galement tous deux des documents hirarchiques, internes
lAdministration.

LOrdre de mission
Lorsquun agent est envoy en mission, il reoit des instructions verbales ou crites
(sous forme de note crite le plus souvent), de son suprieur ; mais cette mission
sinscrit aussi dans un processus administratif. Lordre de mission, qui officialise un
dplacement, en indique la date et la dure et fixe les droits indemnit de lagent. Cest
le document indispensable louverture de la procdure de liquidation des indemnits.
De plus, il sert dintroduction lagent auprs des autorits ou services quil aura visiter
et de couverture en matire de responsabilit, en cas daccident en cours de mission.

26
Sur le formulaire sont donc prvu, en plus des mentions habituelles (timbre, etc) :
Le nom et la fonction de lagent, la date, la dure et le lieu de la mission ;
Niveau des indemnits auxquelles elle donne droit (rubrique : moyen de transport, classe
de voyage, groupe de classement) et la rfrence dimputation budgtaire.

On notera enfin que lordre de mission, pour viter tout abus, est sign par un agent dun
rang lev, agissant en vertu soit des pouvoirs dont il est investi rglementairement, soit
dune dlgation de signature de lautorit administrative comptente.

La note de Consignes
Ce sont aussi des instructions qui ont un caractre absolument formel. Elles indiquent
chaque individu, ce quil doit faire pour que son action senchaine celle des autres.
Elles ne laissent place aucune initiative personnelle qui pourrait savrer dsastreuse.
Elles sadressent au personnel subalterne et font appel lobissance passive.
Elabores comme des commandements, elles sont toujours affiches dans les lieux o
elles doivent tre appliques. Les consignes contrairement aux instructions, sont
respecter la lettre.

C- DE LA NOTE DINFORMATION
Cest un crit qui vhicule une information dordre gnrale. Cest un document interne
par lequel un suprieur donne ses subordonns soit des informations.

D- DU MEMOIRE
Le mot mmoire recouvre diffrentes acceptions dans le langage juridico-administratif
comme dans le langage universitaire.
On connat le mmoire introductif dinstance, prsent par un justiciable devant une
juridiction ; le mmoire que soutient ltudiant devant un jury de professeur pour faire la
preuve de ses aptitudes la recherche ; le mmoire qui sert de justification au paiement
de certains travaux.

Le mmoire dont il est question ici est un crit de fond, une tude portant non plus sur
des faits ou des vnements circonstanciels mais sur une question plus large ou un
enchainement de faits ou dlments dont on fait une tude complte.
Il se rapproche donc de ce type de rapport que nous avons appel Rapport dtude
mais sen distingue en ce sens quil prsente un caractre plus intellectuel, plus
scientifique et moins empirique. Il constitue un travail de rflexion beaucoup plus large.

E- DES NOTIFICATIONS, INJONCTIONS ET MISE EN DEMEURE


Ces trois sortes de documents gnralement destins des personnes nappartenant
pas lAdministration : administrs, contribuables, justiciables, cocontractants de
lAdministration, pour employer le jargon consacr.

27
La notification
Cest laction de porter, de faon formelle et officielle, une dcision la connaissance de
la personne concerne. Cest la rglementation qui prescrit les cas, les conditions et les
formes de la notification. Le document de notification peut tre une simple lettre
(recommande) ou un formulaire correspondant des cas despce propres chaque
administration considre.
Les notifications sont faites soit la mairie du domicile de lintress, soit directement
son adresse dans le cas dune lettre recommande. Dautres cas, au contraire,
requirent lintervention dun huissier ou dun auxiliaire de justice ou dun fonctionnaire
asserment ayant les mmes attributions.

Les injonctions et mises en demeure


Ce sont des ordres ou des sommations des administrs pour les contraindre
excuter ou respecter une dcision administrative prise leur encontre.
Par exemple : en matire fiscale, en matire doccupation abusive du domaine public,
etc.
Lexcution de ces dcisions est normalement confie des agents commissionns cet
effet. Injonctions et mise en demeure font gnralement lobjet de formulaires imprims,
lorsquelles correspondent une activit frquente du service. Dans le cas contraire,
elles donneront lieu une lettre envoye sous pli recommand.

Le communiqu
Le communiqu est un document par lequel une autorit politique ou administrative
entend porter la connaissance du public soit les rsultats dune confrence ou dune
tude, soit les modalits dune dcision, soit des informations que la population a intrt
connatre. Par exemple, lissu dune confrence internationale, dune confrence inter
services, on publiera un communiqu donnant des prcisions sur le droulement et sur le
rsultat des conversations.

La substance des communiqus peut tre porte la connaissance des administrs par
voie daffiche ; celle-ci porte alors en gros caractres : Avis la population (ou Avis
telle catgorie de citoyens), et se termine par la signature, prcde de la qualit, de
lautorit dont mane lavis.

Mais, le plus souvent, la substance des communiqus est porte la connaissance de la


population par voie de la presse crite, parle, filme et tlvise.

Les communiqus doivent tre aussi bref que possible, rdigs en terme claire et prcis,
contenir tous les lments indispensables lintelligence des prescriptions ou des
informations quils renferment.

Ils seront prcds dune phrase indiquant leurs origines, par exemple :
Le Sous Prfet de Gueyio communique,..
La Prfecture de Police communique,...

28
F- LE COMPTE RENDU
Un compte rendu est essentiellement le rcit, lexpos plus ou moins dtaill ou
circonstanci de fait, dvnements, de travaux, de discussions auxquels le rdacteur
a assist activement ou non. Cest une relation gnralement chronologique de faits
enchans les uns aux autres et mentionnant les diffrents mentionnant les difficults
rencontres.

Il est essentiellement descriptif.


Les faits doivent tre rapports objectivement.
Le compte-rendu doit tre prcis, exact, dtaill autant que ncessaire et complet.
Suivant leur forme et leur destination, on peut classer les comptes rendus en deux
catgories :
- les comptes rendus hirarchiques
- les comptes rendus de runion.

Les comptes rendus hirarchiques se subdivisent en :


- comptes rendus d'activit ou de mission et en
- comptes rendus d'accident.

En ce qui concerne les comptes rendus de runion, on distingue :


- les comptes rendus intgraux et
- les comptes rendus analytiques.

1. Les comptes rendus hirarchiques


Ils sont qualifis comme tels parce qu'ils sont rdigs habituellement, la demande
d'un chef hirarchique, que ce soit la suite d'un ordre prcis ou pour satisfaire une
rglementation.

1.1 Le compte rendu d'activit ou de mission


C'est un compte rendu tabli par le rdacteur soit de sa propre initiative, soit sur
ordre, pour relater de faon dtaille ou prcise un vnement ou une situation.

29
Exemple : Compte rendu de mission

MINISTERE DE LA PLANIFICATION REPUBLIQUE ISLAMIQUE


DE MAURITANIE
ET DU DEVELOPPEMENT RURAL Honneur. Fraternit .Justice
Service de l'Elevage
Nouakchott, le 20 dcembre 1989
.N 96/SE/ISV
A Monsieur le Directeur
du Service de lEIvage

COMPTE RENDU
de la mission de contrle effectue dans la circonscription d'Attar par M. Hamoud Ould
Sfaoui inspecteur des services vtrinaires.

Comme suite votre demande, j'ai l'honneur de vous rendre compte sommairement ci-
aprs de la mission de contrle que j'ai effectue du 12 au 16 dcembre 1989 dans la
circonscription d'Attar, conformment vos instructions du 8 dcembre 1989.
J'ai t accompagn dans cette tourne par M. Saleck Ould Amara, responsable de la
subdivision, qui m'avait signal les zones les plus critiques visiter en priorit: Ouadane et la
rgion de Sebkhet Chemchane et au-del jusqu'au puits d'El Beyed.
Dans les six campements nomades que nous avons pu examiner dans cette zone, nous
avons pu valuer le cheptel 2 000 gamelins, 10 000 bovins, 25000 ovins et caprins.
Si le reste du btail semble n'avoir pas trop souffert de la dernire saison sche, et avoir
bien rcupr avec la saison les pluies, il semble n'en avoir pas t de mme pour les bovins
pour lesquels les leveurs nous ont signal de nombreuses pertes d'adultes et un dficit des
naissances par rapport aux annes prcdentes.
L'insuffisance de la dernire saison des pluies et l'tat mdiocre des pturages que nous
avons pu constater laissent craindre une priode trs difficile ds le milieu de la saison sche.
Le btail sdentaire que nous avons pu examiner dans les villages de palmeraie,
constitu surtout d'ovins, caprins et asins semble en meilleur tat en raison de la nourriture
complmentaire fournie par les rsidus de cultures sous palmeraie, mais l'effectif en est
beaucoup plus restreint.
Un rapport plus prcis et argument de cette mission vous sera soumis dans les
prochains jours, ds que j'aurais pu exploiter de faon plus approfondie les notes recueillies au
cours de cette tourne et les comparer avec les rsultats de la tourne effectue dans la mme
rgion en novembre 1997.
L'inspecteur des services vtrinaires
H. Ould Sefaoui
Source: Gandouin et Roussignol P. 132

30
Il a pour objet de rendre compte un suprieur et de conserver une trace crite. Il
doit tre d'une prcision et d'une exactitude absolue :

Il comporte en gnral les principales mentions d'identification figurant sur


les lettres administratives: timbre, date, signature, en plus, le titre compte
rendu, crit en lettres majuscules en milieu de page.

Le compte rendu d'activit est le compte rendu dtaill et chronologique de


l'activit d'un agent ou de son service pendant une priode donne: le mois,
le semestre ou l'anne par exemple. Pour le suprieur, c'est le moyen d'tre
inform du fonctionnement du service et pour le rdacteur, le moyen de
justifier son activit.

Le compte rendu de mission, galement dtaill et chronologique, rend


compte d'une mission particulire confie un agent : Mission d'inspection,
tourne de prise de contact avec les populations, missions d'informations,
travaux et contacts prparatoires d'une activit nouvelle.
La rdaction d'un compte rendu est donc motive par :
- l'ordre d'un suprieur qui a confi la mission
- l'usage de services qui veut que l'on garde une trace crite.
- des dispositions lgales et rglementaires qui fixent la priodicit du
compte rendu.

1.2. Comment se prsente ce type de compte rendu ?


Il est tabli sur papier libre ou en-tte. Il comporte :
- le timbre du rdacteur
- le titre compte rendu
suivi de la dsignation de l'activit prsente et ventuellement du nom et de la qualit
de l'agent concern.
Exemple. Compte rendu d'activit
Pour la priode du 1er octobre au 31 dcembre 1988

ou
Compte rendu
de l'activit de M. X, Inspecteur de Pour la priode
du 1er au 31 dcembre 1989.

ou
Compte rendu de mission
de M. X .

Dans le dpartement de Boundiali ou encore Compte rendu de la mission effective


du -ou -dans le dpartement de Bouna.
Dans cette prsentation, il n'est pas ncessaire de rserver une rubrique objet.

31
Viennent ensuite :
- le texte qui doit tre clair, concis, prcis et obit au schma habituel :
introduction
dveloppement
conclusion
- le style: celui de la neutralit
- le lieu et la date pouvant figurer aussi bien sous le texte avant la signature
qu'en tte de la premire page, face au timbre
- la signature est prsente comme sur la lettre.

1.3. Le compte rendu d'accident


Ce type de compte rendu s'impose en cas d'accident impliquant des Personnes, des
vhicules ou des machines. Il s'agit principalement d'arriver dterminer les
responsabilits et pour cela d'tablir les liens (ou l'absence de liens) entre l'accident et le
service.
Il va de soit que la prcision et l'exactitude sont, dans ce cas, d'une importance toute
particulire.
Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :
S'il s'agit d'un accident de personnes :
- l'identit complte de la ou des victimes, ge et profession
- les circonstances dtailles de l'accident (date, lieu, heure) et relation de celui-
ci.
- les consquences de l'accident (blessures apparentes, soins divers incapacit
prvisible).
- l'identit et l'adresse des tmoins, s'il yen a.

S'il s'agit d'un accident de vhicule


- les circonstances de l'accident, (lieu, date, heure)
- l'identification des vhicules et leurs documents de circulation
- l'identification des chauffeurs et des propritaires des vhicules
- la relation de l'accident, au besoin accompagne d'un croquis ct de la
position des vhicules ;
- les consquences de l'accident
- l'identit et l'adresse des tmoins ventuels
- la mention du constat de police s'il y a lieu.
S'il s'agit d'un accident de machine
- l'identification de la machine
- les circonstances et relation de l'accident
- l'identit du, ou des oprateurs de la machine au moment de l'accident
- la nature et l'tendue des dgts et la dure prvisible d'immobilisation
- les mesures prises pour sa rparation ou son remplacement.
Le compte rendu est sign du rdacteur et, pour un accident de vhicule, par les parties
en cause, si possible.
Le document ci-devant donne un exemple de compte rendu d'accident.

32
DOCUMENT

BURKINA FASO Diapaga, le 16 fvrier 1989

PROVINCE DE L'EST
DEPARTEMENT DE DIAPAGA
Monsieur le Haut Commissaire
Prfet de la Province de lEst
Fada N'Gourma N 1261DD

J'ai lhonneur de vous rendre compte de l'accident de la circulation dont j'ai t victime le 14
fvrier 1989 sur la route de Kantchari, alors que je revenais de la runion mensuelle qui s'est
tenue la veille Fada N'Gourma sous votre prsidence.
Le prsent compte rendu complte les informations que j'ai pu tlphoner de Kantchari sitt
aprs l'accident et en votre absence M. le Secrtaire Gnral de la province.
Je retournais Diapaga avec mon vhicule de fonction, modle Peugeot 304 immatricule D
6781 conduit par le chauffeur Albert Kalongo ; il tait environ 10 h 15 et nous roulions en direction
de Kantchari, 20 Km environ aprs le village de Matiakoali, lorsque dboucha d'un tournant et
grande vitesse, un camion semi-remorque dont nous avons eu l'impression qu'il se dirigeait droit
sur nous et le choc m'a sembl invitable.
La route tait, cet endroit, trs troite et en mauvais tat; pour cette raison nous roulions
vitesse rduite, 60 Km/h environ. Pour viter le camion mon chauffeur eut le rflexe de braquer
violemment droite pour se dporter sur le bas-ct, mais il ne put viter de heurter une grosse
pierre qui se trouvait l et lui fit perdre le contrle de la voiture; celle-ci fut projete dans le foss,
heureusement rempli de broussailles.
Le chauffeur du camion qui ne s'est peut-tre rendu compte de rien, ne s'est pas arrt. Je n'ai
pu relever son numro minralogique, mais j'ai pu noter la raison sociale de son entreprise peinte
sur la partie frontale de la remorque :
Il s'agit de l'entreprise Moussa Diakit, de Niamey.
Ni mon chauffeur, ni moi-mme n'avons t blesss, sauf quelques contusions sans importance.
Notre voiture semble plus srieusement touche: la partie avant droite a t enfonce lors du
contact avec le talus et l'aile froisse bloque le mouvement de la roue dont l'axe semble fauss.
Par ailleurs le choc avec la pierre a fendu le carter moteur.
Aucun tmoin n'tait prsent au moment de l'accident. Cependant, un vhicule passant un quart
d'heure plus tard a pu me transporter jusqu' Kantchari d'o, aprs tre entr en contact avec le
prfet et la gendarmerie, j'ai essay de vous tlphoner.
Le chauffeur tait rest prs du vhicule qui a pu tre transport au
Garage central de kantchari le soir mme.
Le procs-verbal de la gendarmerie vous sera transmis directement. Il sera complt par
l'audition du chauffeur du camion qui a pu tre intercept par la brigade de Ouagadougou,
informe par tlphone, ds son arrive dans la capitale.
Ignace Oudraogo
Source : Gandouin et Roussignol P. 134 -.,.,..,.,

33
2- Les comptes rendus de runion
C'est une catgorie importante de compte rendu. Il est soumis aux mmes obligations
d'exactitude, de prcision et d'objectivit. Outre les mentions comme le timbre et autres,
le titre COMPTE RENDU doit tre suivi des indications :
- Identification de la runion
- la mention prcise des lieux, date et heure de celle-ci.
- la reprise de l'ordre du jour
- la mention exacte des prsents et des absents
- la mention du prsident et ventuellement du secrtaire de sance et pour
clore, comportent
- une formule consacre donnant l'heure de leve de sance suivie de la date
de rdaction du compte rendu et de la signature du rdacteur.

On distingue deux types de comptes rendu de runion :

2.1. Le compte rendu intgral ou in extenso


Dans ce type de compte rendu, toutes les interventions sont reprises en style direct,
suivant le mot mot des dbats, en faisant parler directement les participants.

Exemple :
Le prsident: -le quorum tant atteint, je dclare la sance ouverte et je donne la
parole Monsieur Konan, secrtaire de sance, qui va donner l'ordre du jour de
notre runion.
Monsieur Konan : je vous remercie Monsieur le Prsident, de me donner la parole. La
premire question de l'ordre du jour est l'approbation du procs-verbal de la runion
prcdente.
Comme vous savez, on se rend compte de la difficult d'une telle entreprise, car elle
implique que le rdacteur puisse jouir d'une grande rapidit pour prendre toutes les
interventions. Il y a lieu de noter que dans les runions, si le prsident est trs flexible
tout le monde parle la fois.
Comment prendre toutes ces interventions au fur et mesure ?
Bien entendu, ces notes ne peuvent tre prises qu'en style stnographique (on peut dire
aussi compte rendu stnographique) ou alors on utilise un magntophone.
Il convient de dire que ce type de compte rendu est peu utilis dans l'Administration.
Il s'utilise plutt dans la transcription des dbats d'une assemble politique ou d'un
organisme institutionnel qui tient des runions statutaires, ou des sessions rgulires
revtant une certaine solennit.

Exemple : Assemble nationale


Organisations internationales.

34
2.2. Le compte rendu analytique
Dans l'Administration, les comptes rendus analytiques sont les plus utiliss. Ils sont
plus brefs et visent ne retenir que les lments essentiels de la runion.
Ils sont rdigs en style indirect. On cite les propos des participants en les nommant,
mais on ne les fait pas parler directement.
Exemple: ((Aprs avoir constat la prsence de tous les participants invits, le prsident
dclare la sance ouverte et donne la parole Monsieur Kon qui fait le point des
travaux de son service sur la premire question inscrite l'ordre du jour.
Le compte rendu de la runion est fait au prsent de l'indicatif. Mais l'introduction qui sert
dfinir la runion et en prciser le cadre, peut tre prsente un temps du pass.

2.3. Prsentation des mentions spcifiques

a. Le titre
Le titre mentionne les mots COMPTE RENDU et la nature et la date de la runion.

b. L'introduction
Le compte rendu dbute par une phrase d'introduction qui reprend la nature de la
runion, la date, l'heure et le lieu :
Exemple: le lundi.

c. La liste des participants suit cette introduction.11 doit y tre port le plus grand
soin par le rdacteur afin d'viter :
- de commettre des erreurs de nom et de fonction (notamment des erreurs
d'orthographe)
- de citer comme absente, une personne prsente et vice versa
- de commettre des fautes de prsance.

d. L'ordre du jour est brivement rappel aprs l'nonc des prsents et des
absents.

e. La formule d'ouverture marque le dbut du compte rendu proprement dit. Le


rdacteur passe du pass au prsent de l'indicatif.

Exemple : Mr Coulibaly, prsident de sance, constate que le quorum est atteint et


dclare la sance ouverte
Suit alors la narration de la sance en style direct.

f. Le texte du compte rendu (sera analytique)


- Il rsume brivement chaque intervention en signalant son auteur, dans l'ordre
chronologique.

g. La formule de clture ou formule directe.


L'ordre du jour tant puis, la sance est leve 11 h 30.

35
h. La signature du rdacteur
Elle est prcde de sa qualit et ventuellement de la date de rdaction, si celle-ci n'a
pas dj t porte en tte de la premire page.

Exemple : Bouna, le 9 janvier 1988


le Chef du Service du Secrtaire de sance
A. Tour k;

36
DOCUMENT : Compte rendu de runion

MINISTERE REPUBLIQUE DE COTE DIVOIRE


DE LA FONCTION PUBLIQUE Union Discipline - Travail

ECOLE NORMALE
DADMINISTRATION,

COMPTE RENDU,
de la runion du 3 avril 1989 relative la prparation d'un sminaire d'information sur le thme:
Promotion du monde rural

Le lundi 3 avril 1989 15 heures s'est tenue dans les locaux du Centre de Formation
continue des cadres (C.F.C.C) la deuxime runion relative la prparation d'un sminaire
d'information sur le thme ci-dessus mentionn, le titre exact de ce sminaire tant le suivant:
Quelques aspects de la coordination dans la promotion du monde rural: F.A.A.A., O.N.P.A.,
habitat et urbanisme en milieu rural, hydraulique villageoise.
Assistaient cette runion : MM.
C... Conseiller technique au cabinet du ministre du Plan
G... Directeur-Adjoint du S.A.H.
G... Chef des programmes l'O.N.P.R.
G... Charg d'tudes O.N.P.R.
K... Directeur de la formation au ministre de l'Agriculture
P... Chef des projets F.R.A.R la D.A. T.A.R
R... Directeur du C.F.C.C., prsident de la sance
R... Charg d'tude du S.A.H.
S... Animateur/Formateur au C.F.C.C. ,.",_.J.
Z... Expert ONU. -Ministre de la Fonction Publique
Absents excuss :
Mme V... O.N.P.R. ;
M. S... O.N.P.R (en mission)
Ordre du jour de la runion : Prciser par service le contenu et la dure des sances - Fixer la
dure et le planning du sminaire- Prciser la date de la premire session.
Avant d'aborder ces diffrents points, M. A. Directeur du C.F.C.C. fait un rappel de ce qui a t
arrt lors de la prcdente runion l'intention des nouveaux participants. Il donne le rsultat
des contacts qu'il devait prendre: M.C. a bien voulu accepter de participer la prsente runion
ainsi que M.K.; reprsentant le ministre de l'Agriculture, pour traiter des socits d'Etat. Au
ministre de l'Intrieur, M.I. reconnat l'intrt du sminaire projet pour l'information des prfets
et sous-prfets ; il lui parat cependant difficile dans la priode actuelle d'envisager le
dplacement Abidjan de tous les prfets, alors que des sessions tenues dans les villes de
l'intrieur prsenteraient moins de difficults. Il lui semble toutefois que si le ministre de l'intrieur
tait officiellement saisi de la question, il pourrait tre envisag de librer les prfets 3 ou 4 jours
pour leur permettre de participer la session envisage pour le mois de mai.

Il est ensuite procd l'examen de l'ordre du jour :


1) Contenu et dure des sances ncessaires chaque service.
O.N.P.R. : M. G. prvoit une prsentation gnrale de l'O.N.P.R. faite par M. D., puis chaque
responsable fera la prsentation des oprations particulires de l'office. Il est convenu aprs
discussion sur ce second point que, s'il est utile de mentionner l'ensemble des oprations

37
programmes, il est prfrable d'insister surtout sur celles qui ont dj atteint le stade de la
ralisation.
S.A.H: M.R signale que M.D. peut prsenter la fois l'O.N.P.R. et le S.A.H. ce qui aurait
l'avantage de souligner l'aspect coordination de leurs activits. Une demi-journe serait
ncessaire et suffisante pour prsenter la fois O.N.P.R. et S.A.H.
QATAR: M.P. estime que la prsentation des FRAR, qui existent et fonctionnent depuis un certain
temps peut prendre facilement une demi-journe au moins.
Agriculture: pour M.K. l'intervention sur les socits d'Etat sera assez complexe vu leur diversit
et l'interpntration de leurs activits en matire de promotion du monde rural.
Il ressort de la discussion ouverte sur ce point qu'il est difficile de prsenter les socits d'Etat
sous l'angle de la coordination, amenant les socits d'Etat intervenir dans des domaines
sortant de leurs objectifs initiaux.
M.R. propose que l'intervention sur les socits d'Etat vienne en premier dans l'ordre des
sances, avec un expos critique sur le manque de coordination. Cet expos pourrait galement
donner lieu un dbat important; une demi-journe serait ncessaire pour l'expos, plus une
autre demi-journe pour le dbat, surtout si les prfets participent la session.

2) Dure et planning du sminaire


Trois jours sont ncessaires, surtout, si l'on prvoit l'ouverture de la session par les ministres de
la Fonction Publique, du Plan et de l'Agriculture, soit :

3) Date de la premire session


Compte tenu des diffrentes contraintes, il est prfrable d'envisager de tenir cette session dans
le courant de la deuxime quinzaine de mai.
Les jours retenir dans la semaine seraient le mercredi, jeudi, vendredi.
Prochaine runion
La prochaine runion est fixe au jeudi 27 avril 1989 9 heures l'O.N.P.R. pour faire le point de
la prparation des exposs.
Ces documents seront remis au C.F .C.C qui se chargera de les runir en un dossier qui,
polycopi, pourra tre distribu aux participants du sminaire.
Ce travail devrait pouvoir tre abord une quinzaine de jours au moins avant le dbut de la
session.
L'ordre du jour tant puis, la sance est leve 17 heures.
Abidjan, le 8 avril 1989
Le Directeur du C.F.C.C

N.B. : les divers sigles employs ici ne l'ont t que parce que ceux-ci taient, parfaitement
connus de tous les participants la runion. Ils ne l'auraient pas t dans le cas contraire. Mais
cela montre que le compte rendu de runion est un document de travail, non formaliste, mme si,
pour la commodit, une certaine forme communment admise est respecte.

Source: Gandouin et Roussignol P. 137

38
G- LE RAPPORT
Le rapport est essentiellement un compte rendu; c'est dire la relation d'un
vnement auquel le rdacteur a assist ou auquel il a t ml. Mais lia diffrence du
compte rendu qui est une relation descriptive, le rapport comporte un commentaire
critique sur la question, dgage des conclusions et formule des propositions. C'est donc
une relation interprtative, parfois mme une vritable dmonstration; mais s'il prsente
des solutions, celles-ci sont prsentes au conditionnel. En effet, le rapport s'adresse
habituellement un suprieur. Aussi, les propositions faites ne sauraient paratre vouloir
s'imposer lui. Le suprieur garde toute libert pour leur donner la suite qu'il estime
opportune, et cette nuance doit apparatre dans le rapport au moment de la conclusion.
Le rapport est un document important de l'Administration: la plupart des actes et
des interventions de lAdministration prennent appui ou se terminent par des rapports.

1. Prsentation du rapport
Le rapport comporte comme les autres documents administratifs les mentions
suivantes :
Timbre du service du signataire
- lieu et date
- titre du rapport avec indication du destinataire suivi de l'objet du rapport
- signature de l'auteur ( la dernire page)
Quelques exemples de prsentation :

Rapport
A Monsieur le Ministre de la Fonction Publique sur la prparation des concours
professionnels l'Ecole Nationale d'Administration.

Rapport
A Monsieur le Ministre de la Fonction Publique

Objet : Demande de sanction contre l'agent Kouakou Emile


Matricule -
Secrtaire Administratif l'Ecole nationale d'Administration
Lorsque le rapport prsente des propositions qui appellent une rponse ncessaire la
poursuite de l'activit, on peut utiliser des formules comme celle-ci:
Si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais oblig de bien vouloir me
faire parvenir vos instructions
ou alors
Si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais reconnaissant de bien
vouloir me retourner le prsent rapport revtu de votre approbation, pour valoir
dcision.

39
LE DOCUMENT
Modle type de prsentation d'un rapport.
MINISTERE DE ETAT
DIRECTION DEVISE
SERVICE,
N. Lieu date
RAPPORT
A M. LE -----------------------
Objet: _____________
1 -Introduction
- J'ai l'honneur ----------------
- Comme suite -----------
2 -Dveloppement
- Expos des faits
- Raisonnement et commentaire
- Propositions
Le dveloppement sera charpent de faon plus ou moins apparente- (parties, sous-
parties) en fonction de son volume.

3 - Conclusion
Rsum des propositions prsentes (important surtout pour un long rapport) et s'il y a
lieu demande d'instructions.
Qualit
Signature

1. Si plusieurs questions diffrentes sont traites dans le rapport, chacune d'elles sera
reprise dans une partie construite sur le mme schma. On n'oubliera pas de mnager
des liaisons d'une partie l'autre.

2. Construction du rapport
Le rapport, on l'a dit, est un document important. Sa rdaction ncessite donc un
travail prparatoire important, une construction claire et rigoureuse et doit dboucher sur
des conclusions nettes qui s'appuient sur un raisonnement solide.
Il y a gnralement trois phases dans ce travail prparatoire.

2.1. La recherche des lments : faits et ides


Ces lments doivent tre soumis une rflexion critique, en rfrence avec l'objet
du rapport, donner le sujet dans ses diffrents aspects et d'avancer le thme de la
conclusion que l'on proposera.

40
2.2. Le classement des ides
Le rapport doit tre un document constructif et fournir les conditions d'une action.
Le lecteur du rapport doit pouvoir suivre sans difficults le dveloppement du
raisonnement jusqu'aux conclusions prsentes.
C'est dire qu'il faut un plan et cela constitue l'un des aspects les plus importants de
l'laboration du rapport.

2.3. La rdaction du rapport


Le rapport est fait dans le respect d'une certaine structure qui comprend les trois
parties suivantes :
Introduction
Dveloppement expos des faits argumentation ou commentaire autour des faits
exposs proposition de solutions soumises au suprieur hirarchique.
Conclusion.

3. Typologie des rapports


On distingue diffrents types de rapports.

3.1. Le rapport d'tude


C'est le rapport qui prsente les rsultats d'un travail de recherche ou de rflexion sur
une question prcise, tudie par le rdacteur.
C'est la forme la plus courante de rapport qui peut porter sur les questions les plus
diverses: volution dmographique d'une rgion, campagne de reboisement etc.

Exemple :
Rapport sur l'volution dmographique du Dpartement d'Abidjan en 1968 et 1988.
Ce genre de rapport suppose de la part de son rdacteur une tude approfondie de la
question traite. L'expos doit montrer une parfaite connaissance du sujet.

3.2. Le rapport d'inspection


C'est le rapport tabli par un suprieur ou un agent d'un corps d'inspection, lorsqu'il a
effectu une tourne de contrle dans des services auprs d'agents subordonns.
Exemple : document 22.

3.3 Le rapport de mission


Dans ce type de rapport, rdig partir d'une mission prcise, les faits relevs
doivent tre correctement exposs -l'activit de l'agent ou le fonctionnement du service
doivent tre apprcis en regard des normes lgales et rglementaires et des rsultats
atteints. Dans l'accomplissement de la mission du service tous les aspects (financier,
social, etc.), en rapport avec cette activit doivent tre pris en considration.
Il faut noter que ce genre de rapport doit tre objectif et ne pas tre rdig dans un esprit
de pnalisation ou de brimade des subordonns dont on critique l'activit.

41
DOCUMENT : Rapport d'un chef de service technique

REPUBLIQUE DE GUINEE
Travail .Justice. Solidarit

MINISTERE DES P & T Conakry, le 10 juin 1989


Direction Gnrale
des Tlcommunications
S/D. du rseau urbain A lattention de
Monsieur le Directeur Gnral
N 436/RU/I
RAPPORT D'INSPECTION
DU CENTRAL TELEPHONIQUE DE LABE
Comme suite votre demande en date du. .., j'ai procd le 8 juin 1989 l'inspection du central
tlphonique de Lab.
Ayant constat des traces d'humidit sur l'enregistreur, j'ai d'abord procd la vrification de la
toiture du btiment qui m'a permis de dceler une gouttire, premire cause possible de mauvais
fonctionnement du matriel.
Compte tenu des rclamations d'abonns dont vous m'aviez fait part, j'ai ensuite procd des
essais de tonalit: les dlais d'attente variaient entre 30 secondes et 1 minute, montrant ainsi une
saturation du central.
J'ai ensuite procd des essais d'appel, qui m'ont amen constater d'une part que les appels
n'aboutissaient pas 4 fois sur 10, et d'autre part que la plupart des communications obtenues
sont marques par des effets de diaphonie les rendant parfois totalement incomprhensibles.
J'ai par ailleurs constat que certains bobinages taient oxyds par la pluie s'infiltrant par la
gouttire situe juste au-dessus de l'enregistreur.
- II conviendrait dans un premier temps de rparer cette gouttire, ce qui ne prsente aucune
difficult technique et peut tre fait rapidement.
- Quant aux dlais d'attente de tonalit, il n'y a pas d'autre solution que d'envisager l'extension du
central, moins de refuser tout nouveau branchement.
En tout tat de cause, lorsqu'il sera procd l'extension du central, il conviendrait, mon avis,
de procder au remplacement de ...par, qui correspondrait beaucoup mieux que ce matriel
ancien l'volution prvisible du trafic et assurerait une fiabilit plus long terme de l'ensemble
de l'installation.

Bakary Konat
Inspecteur des Tlcommunications

Source: Gandouin et Roussignol P. 150

42
3.4. Le rapport disciplinaire
C'est le rapport que le suprieur adresse une autorit hirarchique plus leve pour
signaler le mauvais comportement d'un de ses agents et demander une sanction.
Le rapport devra exposer clairement et chronologiquement les faits reprochs et
suggrera la sanction.
Il sera rdig sobrement et sans excs dans l'expression. Les faits qui justifient la
demande de sanction doivent tre prciss objectivement.

Exemple. : voir document 23.

3.5. Le rapport priodique


Ce rapport est mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Il est gnralement prvu par
une disposition rglementaire. Il sert faire priodiquement le bilan de l'activit du
service. Mais, la diffrence d'un simple compte rendu, les faits seront comments et
interprts pour en tirer ses conclusions.
Ce type de rapport est souvent tabli selon un schma impos qui fixe les points qui
doivent tre obligatoirement abords. Ceci permet de faire des comparaisons entre
services ou d'un service l'autre. Cela permet galement une meilleure exploitation des
renseignements.

43
DOCUMENT : Rapport disciplinaire
MOUVEMENT POPULAIRE DE LA REVOLUTION

REPUBLIQUE DU ZAIRE
REGION DU KASAI OCCIDENTAL
Kananga, le 15 Novembre 1988
COMMISSARIAT DE REGION
Service des Affaires

Administratives Gnrales

N 00659/KO/SAAG
RAPPORT
au Citoyen Commissaire de Rgion 1

Objet : Demande de sanction lencontre du Citoyen Tinda Pemako,


agent de bureau,
matricule 096603S

J'ai l'honneur de porter votre connaissance que le Citoyen Tinda !


Pemako, agent de bureau en fonction dans mon service depuis le 1er octobre 1986, s'est rendu
rcemment coupable de plusieurs fautes graves et manifeste un comportement gnral
incompatible avec celui que doit avoir un agent de l'Etat.
Pour ne relater que ses derniers manquements, je relverai notamment l'incident qu'il a
provoqu le 11 novembre dernier: ce jour-l, il est arriv au bureau avec plus d'une heure de
retard et, surtout, en tat de complte brit. Comme son chef de bureau lui en faisait la
remarque, il a lev la main sur lui et l'a grossirement injuri; d'autres agents taient prsents. Il
s'est ensuite endormi sur sa table de travail et n'a pu accomplir aucune tche pendant la matine
entire.
Ce dernier esclandre fait suite d'autres incidents que ne m'avait pas encore signals son chef
direct: les 17, 20 et 28 octobre, les 7 et 8 novembre, l'intress s'est querell violemment avec
ses collgues qu'il avait chaque fois provoqus et empchait de travailler. Le 8 novembre il a
mme t jusqu' prendre partie un visiteur qui lui demandait un renseignement.
De faon gnrale, le Citoyen Tinda Pemako se montre paresseux et incapable, mais son
comportement agressif semble avoir pris naissance aprs le rejet de la mutation qu'il avait
sollicite.
Qu'elle qu'en soit la cause, ce comportement est inadmissible et me parat mriter une sanction
svre. Je me permets de vous proposer de prendre son encontre une dcision de mise pied
temporaire, avec rduction de traitement dans les conditions fixes l'article 25 A du statut
gnral de la Fonction Publique. Au cas o vous estimeriez que cet agent mrite une sanction
plus grave ncessitant l'intervention du conseil de discipline, je me tiens votre disposition pour
complter, le cas chant, le prsent rapport.
Le Directeur des Affaires
administratives gnrales
Mandele Mwange

44
3.6. Le rapport technique
Le rapport technique est conscutif une mission ou une inspection effectue sur
ordre de lautorit suprieure ou dans le cadre normal des activits dun fonctionnaire. Il
comporte deux parties principales :
- un expos des faits constats
- une proposition des mesures prendre pour remdier une situation donne.

3.7. Le rapport de prsentation


Il accompagne les projets de dcret'3 ou d'arrts soumis la signature de l'autorit
suprieure. Le rapport de prsentation dcrit et justifie le projet de texte rglementaire. T
out en 6tant bref, il doit prsenter une argumentation solide en faveur du texte propos :
Le texte doit comporter les mentions suivantes :
- les rfrences lgales et rglementaires qui servent de cadre juridique au projet ;
- les lments circonstanciels qui justifient le nouveau texte
- les principaux aspects du texte propos, en insistant sur ceux qui sont Originaux
par rapport aux textes antrieurs
- les modalits d'application et d'interprtation qui devraient tre prises
ultrieurement.
- les visas et autres lments de garantie requis en fonction de la nature et de
l'objet du texte propos.

45
Exemple :
DOCUMENT : Rapport technique
REPUBLIQUE DEMOCRATIKA MALAGASY
Tamindrazana Tolom Piavotana Fahafahana

MINISTERE DES TRAVAUX PUBLICS


Direction provinciale de Fianarantsoa. Ambalavao, le 22 mai 1988
Service dpartemental de Fianarantsoa
Secteur dambalavao
N326 SDF/SA
RAPPORT
Monsieur le Directeur dpartemental
Objet : Reconstruction du pont de x... (Route de Fianarantsoa Tular PK 17)
P.J. : 1 croquis
Comme suite votre demande, j'ai l'honneur de vous rendre compte ci-aprs de la visite que j'ai
effectue le 20 mai 1988 au pont x... (route de Fianantsoa Tular PK 17) emport par la crue
de la rivire Manakara la suite de l'orage du 19 mai dernier.
J'ai pu effectivement constater, ainsi que l'avait signal le chef du fokonolona de x..., que le
pont avait t entirement dtruit par la crue violente de la rivire: le tablier a t emport et n'est
reste en place que la base de la pile ancre sur la rive gauche du cours d'eau. Le pont est donc
reconstruire entirement.
Le chef du fokonolona, qui m'a accompagn sur les lieux, m'a par ailleurs signal que c'tait que
la 5me fois en 10 ans que cet ouvrage d'art tait endommag par les crues de la rivire, rendant
chaque fois trs difficiles les liaisons du village avec le chef-Iieu.
Il semblerait que cette situation soit due un mauvais choix du site : le pont a t en effet
construit dans un bas fond, la limite des basses eaux, ce qui le met en danger chaque
monte de celles-ci.
Le cot de la bretelle qu'il conviendrait d'amnager pour raccorder ce site la route serait
largement compens par le moindre cot du nouveau pont, moins long, qui pourrait y tre
construit.
Par ailleurs, le fait que celui-ci serait cette fois dfinitivement l'abri des eaux me parat un
argument supplmentaire en faveur de cette solution.
Vous voudrez bien trouver ci-joint un croquis cot des lieux avec indication du trac propos.
Dans l'immdiat il conviendrait, pour rtablir la circulation, de mettre en place un ouvrage
provisoire en bois.
Je me tiens votre disposition pour complter le prsent rapport si vous, le jugez utile.
Le Chef de Secteur
Ch. Rokavanina
Source: Gandouin et Roussignol P. 150

46
3.8. La communication en conseil des ministres
C'est le rapport prsent par un ministre au Conseil des ministres.
Une communication en Conseil des ministres est gnralement prsente dans les
circonstances suivantes :
- Informer le gouvernement de l'volution d'une activit dont la ralisation entre
dans les attributions du ministre.
- Obtenir l'accord du conseil pour la ralisation d'une activit caractre
exceptionnel.
C'est le cas notamment lorsque :
- l'activit ncessite une affectation spciale de crdits,
- l'activit concerne les relations internationales (organisation d'une confrence,
d'un colloque international)
- l'activit concernant l'envoi en mission l'tranger de hauts fonctionnaires
nationaux.
Le rapport porte le titre COMMUNICATION EN CONSEIL DES MINISTRES.
Ce rapport peut tre le fait d'un seul ministre, mais, il peut galement tre prsent par
plusieurs ministres (communication interministrielle ou conjointe)
Aprs signature et tirage, elle est envoye au secrtariat gnral du gouvernement pour
tre inscrite au rle des sances du conseil..:;

H- LE PROCES VERBAL
Le procs-verbal est un document crit qui se dfinit comme tant la relation par un
agent de l'autorit de ce qu'il a fait, vu ou entendu, dans l'exercice de ses fonctions. Il
s'agit donc d'un compte rendu, mais d'un compte rendu de type particulier, car destin
faire foi jusqu' l'administration de la preuve contraire, il ne peut tre tabli que par des
agents spcialement habilits cet effet. On distingue trois types de procs-verbaux :

1- Le procs verbal proprement dit ou procs Verbal judiciaire

1.1 Dfinition
C'est la relation par une autorit spcialement habilite cet effet de ce qu'elle a vu,
entendu ou fait dans l'exercice de ses fonctions.
Etant un acte authentique destin servir de preuve, le procs-verbal ne peut tre
tabli que par un agent "commissionn" par les autorits judiciaires et ce, la demande
de ces autorits ou des autorits administratives: magistrats instructeurs commissaires
de police, gendarmes...
L'agent verbalisateur ne peut que relater les faits qu'il a lui-mme constats ou qui
lui ont t directement rapports. Dans ce dernier cas, l'origine de l'information doit tre
prcise: c'est la dclaration faite qui est constate dans le procs verbal et non les faits
eux-mmes.

47
1.2. Prsentation
II peut tre rdig sur papier libre ou sur formulaire imprim.
Il doit comporter toutes les mentions d'identification utiles et le titre PROCES-VERBAL,
suivi de sa qualification.
Il commence par l'indication de la date en toutes lettres suivie de l'heure.

Exemple: L'an mille neuf cent quatre vingt onze et le cinq avril dix heures
trente minutes.
Cette prsentation un peu solennelle est suivie du texte du procs-verbal rdig la
premire personne du pluriel (il s'agit ici d'un pluriel de modestie et non de majest,
indiquant que l'agent efface sa personnalit derrire sa fonction). -
L'agent verbalisateur nonce d'abord ses noms et qualit, puis la nature, l'origine et
l'tendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention,

Exemple: L'an mil neuf cent quatre vingt et le quatorze juin neuf heures, nous
Abakou Albert, gendarme de la Brigade de Tingrela, agissant en vertu d'une rquisition
de M. le Sous-Prfet de Tingrela, nous nous sommes rendus au village de Debete pour y
entendre M. Dota Kon, planteur domicili dans ledit village, lequel nous a dclar ce qui
suit.
Suit alors la relation des propos entendus, des constatations faites, des oprations
accomplies, avec mention de l'identit et de l'adresse des personnes mises en cause et
qui ont t entendues et des tmoins cits.
La relation doit tre prcise, claire, complte et objective, sans aucune
Interprtation, sans aucune apprciation personnelle.
Le texte se termine par la formule suivante :
En foi de quoi, nous avons tabli le prsent procs verbal et sign avec les tmoins,
aprs en avoir donn lecture ceux-ci.
De plus en plus, une formule plus simplifie est utilise :
lecture faite, persiste et signe !
Le procs-verbal est sign par l'agent verbalisateur qui fera signer la ou les
personnes en cause ou les tmoins. Chaque signature sera prcde de la mention de
la qualit en vertu de laquelle le signataire intervient au procs verbal. Si le tmoin ne
sait pas signer ou refuse de le faire, cela sera mentionn dans le procs-verbal
Lecture faite, persiste et dclare ne pas savoir signer.
Si le tmoin refuse de signer, cela sera galement mentionn sur le procs-verbal.
Lecture faite, persiste, refuse de signer.

2. Le procs verbal administratif


2.1. Gnralits
Le procs-verbal administratif est celui que dresse un agent de l'administration
l'occasion de certains vnements ou circonstances particulires en relation avec
l'exercice de ses fonctions.

48
Les principaux services metteurs de procs-verbaux administratifs sont :
- les services des finances
- l'inspection du travail
- le contrle des prix
- l'Administration des douanes
- les services de l'agriculture etc...
Les agents sont gnralement dment "commissionns" l'effet d'tablir des procs
verbaux (procs verbal de saisie, procs-verbal de vente, procs-verbal d'inspection)
D'autres procs-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le
compte rendu plus solennel d'oprations passes entre deux agents. Leur caractre
contradictoire dlimite la responsabilit de chacun et vise viter les contestations
ultrieures.
(Exemple : Procs-verbal de mutation de comptable, de passation de service)
Dans le cas du procs-verbal de passation de service, la procdure assure la continuit
du service en vitant au nouveau responsable les erreurs qu'il pourrait commettre par la
mconnaissance de la situation, ainsi que par de trop grands ttonnements en dbut de
fonction. (Document)-
La passation de service est d'autant plus ncessaire que l'on s'lve dans le niveau de
responsabilits.

2.2. Prsentation
Le procs -verbal administratif n'a pas besoin d'tre soumis la mme rigidit et au
mme formalisme de prsentation que le procs-verbal judiciaire.

DEPARTEMENT DE BOUNDIALI REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE


COMMUNE DE BOUNDIAU

PROCES- VERBAL :
DE PASSATION DE SERVICE
L'an mil neuf cent quatre vingt onze et le onze novembre ;
Nous, Ciss Mamadou, Attach Administratif cessant la date de ce jour nos fonctions de
Secrtaire Gnral, avons procd la passation de service et la transmission de toutes les
archives appartenant la Mairie de Boundiali, Monsieur Boualy Djiragbou Jacob, Attach
administratif nomm par arrt 336/MIS/DCCL du 19 septembre 1991.
Monsieur Boualy Djiragbou Jacob reconnat formellement avoir reu toutes les archives
numres d'autre part ; il dclare avoir examin un un chacun des registres rglementaires et
il a consign aux feuilles portant dsignation de ces registres, l'tat dans lequel il les a trouvs.
Il dclare en outre avoir t mis par nos soins, ainsi qu'il sera dit plus loin, au courant de tous les
faits et toutes les particularits qui intressent l'administration de la Mairie.

LE SECRETAIRE LE SOUS PREFET LE SECRETAIRE GENERAL


ENTRANT SORTANT
Boualy Jean Ciss Mamadou k.

49
Les procs-verbaux administratifs sont gnralement tablis sur des formulaires
imprims, qui permettent d'viter les oublis de mentions indispensables. (Voir cet effet
le document n29) Toutefois, les procs-verbaux ordinaires sont le plus souvent tablis
sur papier libre et dans ce cas, on reprend toutes les mentions d'identification utiles :
- timbre du service
- appellation de l'Etat et devise
- le titre PROCES VERBAL en majuscules auquel on incorporera l'objet:

Exemple : procs verbal de vente


- la date et le lieu en introduction du texte; la date tant prsente sous la forme
solennelle ;
- la (ou les) signature(s) ;
- la formule sacramentelle pourra tre reprise la fin du texte du procs-verbal
en foi de quoi...) ;
- les signatures sont prcdes de la qualit des signataires

3. Le procs-verbal de runion
3.1. Gnralits
Le procs verbal de runion est un simple compte rendu spcial destin tre un
acte authentique. Alors qu'il peut y avoir d'une runion, autant de comptes rendus que de
participants, il n'y aura de cette runion qu'un seul procs verbal.
Ce procs verbal en sera la relation officielle. C'est cette volont d'en faire la relation
officielle qui justifie l'appellation procs verbal de runion;
Gnralement, on dresse un procs-verbal de runion lorsque des dcisions
importantes sont prises au cours de celle-ci, afin de lui donner une forme dfinitive. C'est
principalement le cas des runions des assembles et les commissions
institutionnalises sur le plan national, rgional ou local ;
Ces runions ont un caractre statutaire, ce qui justifie un procs en lieu et place
d'un simple compte rendu.
Etant la relation officielle de la runion, la version qu'il en donne doit tre approuve par
tous les participants. Cette approbation doit tre donne au dbut de la sance suivante
mentionne dans le nouveau procs-verbal;

3.2. Prsentation
La forme gnrale du procs verbal de la runion est celle du compte rendu.
Comme lui, il peut tre intgral ou analytique. Il comporte les mentions suivantes:
- le timbre de la collectivit ou du service ;
- le titre Procs verbal suivi de la dsignation de l'objet ;
- la date de la runion prsente de faon plus solennelle de mme que celle
de la convocation des membres;
- l'identit et la qualit du prsident, celle des personnalits ventuellement
prsentes ;
- l'identit du secrtaire de sance ;

50
- la liste des participants prsents et absents avec toutes les prcisions utiles
sur la nature de leur participation (voix dlibrative ou consultative) ;
- l'ordre du jour dtaill de la runion ;
- la mention du caractre public ou huis-clos (motiv) de la sance ;
- la mention du quorum requis ;
- la mention de la lecture et de l'approbation du procs verbal de la sance
prcdente, avec indication des rectifications ventuelles y apporter ;
- la mention de l'ouverture, de la suspension et de la clture de la sance,
avec indication de l'heure;
- lorsque des dcisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la
rpartition des voix pour, contre et des abstentions; mention est galement
faite du caractre secret ou non du scrutin :
- la mention de toutes les interventions et de tous les incidents intervenus au
cours de la sance;
- le procs-verbal de runion est obligatoirement sign du Prsident de
sance en plus du rdacteur de l'acte.
Un exemple est donn par le Document ci-aprs

51
Procs verbal de runion

COMMUNE DE BOUNDIALI
Lan mille neuf cent quatre vingt quatre, le sept aot, s'est tenue la salle des mariages de la
Mairie, une runion place sous la prsidence de M. Konat Sofolo Mory, premier Adjoint au
Maire de la Commune, avec la participation des vendeuses et vendeurs du march de Boundiali,
M. Coulibaly Mamadou, Chef du Service Administratif de la Mairie assurait le Secrtariat de
Sance.

Ordre du jour
- Question relative l'abattage des manguiers sur le march
- Nettoyage du March.

Etaient Prsents
MM. Konat Sofolo Mory , Premier Adjoint au Maire
Cissoko Abdramane, 3me Adjoint au Maire
Giss Nibon, Chef du Service Section Voirie Vendeuses et Vendeurs du March.

Il tait dix sept heures cinq minutes quand le Prsident de sance prend la parole, adresse
des remerciements l'assistance pour sa permanente disponibilit, car dit-il, cela fait deux fois
en l'espace d'une semaine que nous nous rencontrons dans cette mme salle.
Evoquant l'ordre du jour de la dernire sance, le Prsident dit qu'il avait t question des
placements des tickets de march, prsentation de la nouvelle collectrice ainsi que de la question
relative l'abattage des manguiers du march, Lors de cette runion, une assurance avait t
donne aux usagers du march pour l'abattage des arbres, mais les travaux peine
commencs, nous avons reu une ptition signe par plusieurs d'entre vous, nous priant de
mettre fin l'abattage de ces arbres.
Compte tenu, a poursuivi M. Konat, du nombre relativement important des intresss, est-
il possible de trancher le problme ou alors attendre pour programmer une prochaine rencontre ?
C'est vous de dcider.
Au nom de ses camarades, Mme Sanaba Coulibaly prend la parole pour dire qu'il serait
difficile que les quelques femmes prsentes dans la salle puissent exprimer une opinion
acceptable pour l'crasante majorit absente et que si les autorits municipales le dsiraient, la
sance pouvait tre reporte afin de respecter l'opinion de celles qui n'ont pas pu prendre part,
sa rencontre; quant Mme Mta Ciss elle dit tre parmi celles qui se sont leves contre
l'abattage des arbres, pour la simple raison que les vendeuses de denres prissables
souhaitaient cela, afin d'pargner le pourrissement des lgumes et tubercules d'igname par
exemple.
Succdant Mme Ciss, M. Skou Keta dit qu'en absence d'un march couvert le mieux
serait dans la situation actuelle, de laisser les gens se dbrouiller l'ombre des manguiers, sans
lesquels aujourd'hui il ne serait plus possible de voir tant de commerants au march, cause du
manque de places pour difier des hangars. ,,
Pour ce commerant de kolas et un habitu au march depuis de longues annes, les
dtracteurs favorables la destruction des arbres ne sont que des pcheurs en eau trouble. Ces
gens entendent profiter du cafouillage cr par l'enlvement des hangars face l'abattage
commenc, pour une fois les lieux dbarrasss des branches terre, s'installer sur des places
qui ne leur appartenaient pas auparavant. En conclusion, la situation qui sera cre par cette
action destructrice poserait plus de problmes qu'elle n'en rsoudrait, telle est la ralit ses

52
yeux. En consquence et dans le but d'viter toutes ces tracasseries dans un proche avenir,
mieux vaut laisser les manguiers, tel est le souhait de la majorit des commerantes et
commerants du march.
Sur ce propos, M. Cissoko intervient pour dire l'assistance qu'au cours de la dernire
sance, deux femmes avaient mis les autorits municipales au pied du mur et devant leurs
responsabilits. Elles disaient que si d'aventure une branche s'arrachait et faisait une victime
parmi les gens du march, alors la municipalit serait entirement responsable de cette situation,
que les autorits communales auraient trouv l une rcompense leur agissement peu correct
vis--vis des utilisateurs du march.
Poursuivant son intervention, le troisime Adjoint au Maire dit qu'elles ne veulent pas (les
autorits) avoir sous la main un corps comme le souhaitent certaines personnes, d'ailleurs nous
sommes la tte de la cit pour le bien tre de la population et non pour provoquer, du moins,
faire son malheur selon les dires de certaines participantes la runion. Nous sommes au
service des hommes et des femmes de cette ville, nous entendons dans la mesure du possible
faire tout ce qui est humainement possible, afin que chacun soit l'aise.
En guise de conclusion de ses propos, M. Cissoko demande l'assistance d'viter de leur
jeter des maldictions, car de telles paroles ne doivent pas se dire dans des sances de
concertations telles que celle qui nous runit aujourd'hui.
Mme Sanaba Coulibaly reprend la parole, adresse des dolances, lesquelles vont dans le sens
d'un pardon l'endroit de la municipalit l'invitant ne pas tenir compte de ce que disent les
mauvaises langues qui sont la recherche de nouvelles sensation, mais de continuer de
travailler dans le sens de l'intrt gnral. Elle dit que les manguiers doivent rester pour servir la
population en attendant la construction d'un march couvert, elle prie le Tout Puissant pour que
les moyens soient trouvs afin de permettre la ralisation dudit march.
Quant au Prsident de sance, il clt le chapitre en annonant l'assistance que les
travaux de destruction des manguiers seront interrompus, la demande des vendeurs et
vendeuses, les autorits tant des lus des hommes et des femmes de la ville, elles se doivent
de respecter leur point de vue sur des sujets d'intrt gnral, comme celui qui figure l'ordre du
jour de la prsente sance.
Passant la question du balayage du march, le Prsident de sance demande aux
commerants et commerantes de bien vouloir vider le march chaque jour partir de seize
heures selon les voeux exprims par le chef de service de la voirie, afin que les lieux puissent
tre entretenus correctement, car l aussi on nous dit que le march n'est pas toujours bien
balay. Si de 7 heures jusqu' 18 heures le march est occup de faon permanente alors son
entretien devient difficile.
Sur ce point prcis, M. Keta Skou, soutenu par plusieurs personnes parmi l'assistance, dit que
cela n'est qu'un faux problme. A leur avis, le march tant toujours propre parce que balay
chaque jour, et que si la mairie travaille dans l'intrt de la communaut alors qu'elle laisse la
situation telle, les gens qui se plaignent ternellement n'ont rien faire si ce n'est que de saboter
le bon travail dj ralis. D'aprs M. Skou, mme les gens qui viennent d'ailleurs disent que le
march de Boundiali est dans un tat constant de propret.
Le Prsident de sance intervient une fois de plus tout en manifestant sa satisfaction
devant les propos ainsi tenus. Rien ne peut se faire sans critiques, il souhaite cependant que ces
critiques soient faites dans un sens constructif. M. Ciss responsable du march ici prsent, avait
t blm par ses suprieurs; votre dmenti ne peut que lui plaire et prouver par la mme
occasion que beaucoup de fausses choses sont rapportes.
Le dernier sujet abord au cours de cette sance fut celui relatif aux problmes de scurit.
L encore M. Konat demande ce que la population aide les forces de scurit, les gens de

53
mauvaise moralit et malhonntes doivent tre dnonces et que les commerants de la ville
soient en rgle au regard des lois du commerce, ce qui vitera bien des problmes.
Succdant son collgue, M. Cissoko dit que beaucoup d'hommes et de femmes souhaitent le
dpart d'ici de la police, son avis le problme ne se situe pas ce niveau, les commerants
eux-mmes doivent faire une prise de conscience, qu'ils cessent de corrompre les agents. Il dit
que beaucoup d'abus ont t commis avec souvent la complicit des commerants eux-mmes,
demande que les cas d'abus de pouvoirs soient ports leur connaissance et nous prendrons
notre niveau nos responsabilits.
M. Cissoko encourage les intresss se mettre en rgle d'abord et qu'ils apprennent
connatre aussi leurs droits, il conclut en ces termes.
Le bon citoyen est celui qui s'acquitte de son devoir envers l'Etat avant de revendiquer ses droits,
faisons donc en sorte que nous soyons des modles de citoyens.
Il tait dix huit heures dix sept minutes lorsque la sance fut leve, l'ordre du jour tant puis.
Fait Boundiali, les jours, mois et an ci- dessus.

Le Secrtaire de sance Le Prsident de sance


Coulibaly Mamadou Konat Sofolo Mary --

54
MODULE 4 : LES TECHNIQUES POUR AMELIORER SON STYLE DE REDACTION
PROFESSIONNELLE

Travail dexpression : les pronoms relatifs

Quels sont les pronoms relatifs ?

On distingue :
Les pronoms relatifs Les pronoms relatifs SECONDAIRES
PRINCIPAUX
QUI LEQUEL LAQUELLE
QUE LESQUELS LESQUELLES
QUOI DUQUEL DE LA QUALLE DESQUELS - DESQUELLES
DONT OU AUQUEL A LA QUELLE - AUXQUELS - AUXQUELLES

Comment les reconnatre ?

Le pronom relatif, comme tous les pronoms, semploie toujours la place dun
NOM (ou dun autre pronom appel lANTECEDENT)
Le pronom relatif est par consquent toujours prcd de son ANTECEDENT.

Exemple : le contrat que jvoque tablit clairement les responsabilits.

Quels pronoms relatifs utiliser ?


La langue commerciale utilise bien sr tous les pronoms relatifs. Certains dentre eux
sont cependant plus frquemment employs.

Il sagit de :
QUI- QUE- QUOI- DONT- LEQUEL LAQUELLE - LESQUELS LESQUELLES - AUQUEL A
LA QUELLE - AUXQUELS - AUXQUELLES

Quand et comment les utiliser ?

En ce qui concerne QUI- QUE DONT - AUQUEL A LA QUELLE -


AUXQUELLES :

On utilisera Quand il signifie.. Et joue le rle de


QUI Lequel Laquelle - Lesquels
Lesquelles Sujet
QUE Lequel Laquelle - Lesquels
Lesquelles Complment dobjet direct
DONT De qui, de quoi, duquel, de laquelle,
desquels, desquelles. Complment dobjet indirect
AUQUEL
A LA QUELLE A qui, A quoi. Complment dobjet indirect
AUXQUELLES

En ce qui concerne LEQUEL (et ses drivs) :


55
- On utilisera LEQUEL, (LAQUELLE, LESQUELS, LESQUELLES), le plus
souvent associ une prposition (A, AVEC, POUR, PAR.) chaque fois :
Que la construction de la phrase limpose (parce quil nexiste pas
dquivalent correct) :
Exemple : Nous avons bien reu votre lettre du.. PAR LAQUELLE
vous nous informez.

Que son emploie permet dviter une erreur dinterprtation ou une


ambigut :
Exemple : je vous prsente Monsieur X. de la Socit Y . Avec QUI
vous avez pris contact rcemment.
Pour viter cette ambigut, il est prfrable dcrire (ou de dire) :
Je vous prsente M. X .. de la socit Y . Avec LEQUEL vous avez
pris contact rcemment.

LA REDACTION PROFESSIONNELLE

Ecrire sans penser la manire dont le message sera reu par le destinataire, sans se
mettre la place du destinataire, cest prendre le risque dtre mal lu et/ou mal compris.
Nous allons donc voir dans cette squence, comment acqurir un style dcriture
efficace, cest--dire comment amliorer lindice de lisibilit dun texte.

CINQ CONSEILS POUR REDIGER CLAIREMENT

1- Construisez des phrases courtes


Comment faire ?
Cest simple : limitez chaque fois que possible lemploi des pronoms relatifs et des
conjonctions de subordination.
Les pronoms relatifs se reconnaissent au fait quils ont un antcdent (le nom
quils remplacent). Il sagit principalement de qui, que, quoi, dont, o, laquelle,
lequel et leurs drivs.
Les conjonctions de subordination introduisent toutes les autres propositions
subordonnes. Il sagit de qui, que sans antcdent quand, lorsque, si,
comme, puisque, quoique

Alors, par exemple :


Ncrivez pas Ecrivez plutt
Lenqute que nous avons mene a Lenqute mene a finalement abouti.
finalement abouti.
Ces conditions qui sont particulirement Ces conditions particulirement intressantes
intressantes vous sont consenties titre vous sont consenties titre exceptionnel.
exceptionnel.
Nous avons dcid que nous procderions Nous avons dcid de procder dsormais
dsormais un contrle systmatique. un contrle systmatique.

Application : exercices utilisation des pronoms et conjonctions de subordination

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Simplifiez les phrases suivantes
Nous vous informons que la proposition que Nous vous informons que votre proposition
vous nous avez faite et qui paraissait, qui apparait priori, avantageuse na pas pu
priori, avantageuse na pas obtenu la tre retenue parce quelle na pas obtenu la
majorit des voix et quelle na donc pas t majorit des voix.
retenue.

Notre reprsentant, Monsieur FOHOUDI, qui M. FOHOUDI, notre reprsentant, sera de


sera de passage dans votre ville et qui ne passage dans votre ville. Il ne manquera pas
manquera pas de vous rendre visite se fera de vous rendre visite pour vous prsenter
un plaisir de vous prsenter nos nouveaux nos nouveaux produits que vous apprcierez
produits que vous apprcierez trs trs certainement.
certainement.

Notre technicien sest prsent chez vous Aprs notre entretien tlphonique, M. X,
immdiatement aprs que vous ayez notre technicien, sest rendu immdiatement
tlphon. chez vous.

Nous avons ragi avant mme que nous Nous avons ragi avant la rception, de
recevions votre lettre. votre lettre.

Evitez de commencer une lettre par en rponse de ... ou pour faire suite ces
locutions incitent dvelopper en une seule phrase lessentiel de la lettre !
Ainsi :
Ncrivez pas Ecrivez plutt
En rponse votre appel doffres du.. Comme suite votre appel doffre N
courant relatif la fourniture ventuelle du.. courant relatif la fourniture
de, dont nous vous remercions, vous ventuelle de veuillez trouver ci-joint, notre
trouverez ci-joint notre proposition. proposition.
Nous vous remercions pour votre sollicitude.

Modifiez la phrase suivante

Comme suite votre demande de Comme suite votre demande de


documentation du courant, nous vous documentation du courant, nous vous
remercions de lintrt que vous portez adressons trois ou quatre exemplaires de
notre socit et vous adressons. Nous vous remercions de lintrt que vous
portez notre socit.

2- Adoptez un style direct


Adressez-vous votre correspondant comme si vous lui parliez.
Au lieu de commencer vos phrases par le pronom je ou nous, utilisez le vous
sujet et les adjectifs possessifs vos, votre. Vous donnerez ainsi un ton plus naturel
et plus cordial votre correspondant. Par exemple :
Il est correct dcrire Mais votre style sera plus percutant si
vous crivez

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Nous vous demandons de bien vouloir Vous voudriez bien nous retourner ce contrat
nous retourner ce contrat sign. sign.
Nous avons bien reu votre lettre du Votre lettre du nous est bien parvenu.

Modifiez les phrases suivantes


Nous vous adressons ci-joint photocopie du Veuillez trouver ci-joint, la photocopie du bon de
bon de livraison. livraison.

Le reprsentant que vous nous avez Votre reprsentant, Monsieur SIABIA, a pu


envoy, Monsieur SIABIA, a pu constater constater ltendue des dommages.
ltendue des dommages.
Nous vous prions de prendre les mesures Vous voudriez bien prendre les mesures
ncessaires pour viter le renouvellement de ncessaires pour viter le renouvellement de ce
ce type dincident. type dincident.
Nous vous prions de prendre les mesures
ncessaires pour viter lavenir ce type
dincident.

Utilisez la forme active plutt que la forme passive ou impersonnelle


La forme passive se caractrise par lemploi dun verbe conjugu souvent un
temps pass suivi de la prposition par. comme son nom lindique, elle cre
une impression de soumission, de passivit. Ainsi :

Au lieu dcrire Ecrivez plutt


Jai appris par Monsieur APHIA que vous Monsieur APHIA minforme que vous
souhaitez participer la runion du souhaitez (eriez) participer la runion.

La forme impersonnelle se caractrise soit par lemploi du pronom il : il faut, il


vous appartient de, il semble, il est souhaitable, etc., soit par des tournures
indirectes. On lemploie surtout dans la rdaction des notes dinformation que nous
tudierons. Elle donne lcrit une impression de froideur, dabsence dengagement.
Ainsi,

Donnez une forme active ces phrases :


Votre participation cette runion est Il est hautement souhaitable que vous
hautement souhaitable. participez cette runion.
En consquence, vos rapports de visite nous En consquence, il vous faut dsormais
seront dsormais adresss par vos soins, nous adresser vos rapports de visite par
chaque fin de journe, par courrier courrier lectronique.
lectronique.
Il est impratif que la procdure dcrite ci- La procdure dcrite ci-dessous doit tre
dessus soit respecte dans ses moindres respecte dans les moindres dtails.
dtails.

3- Privilgiez les formules et les expressions positives

58
Nepas, neque, neplus etc., laccumulation de ces formules ngatives ou
restrictives donne une impression de soumissions la fatalit, de rsignation, de
pessimisme. Sexprimer positivement est une affaire mais aussi dentrainement !

Au lieu dcrire Ecrivez plutt


Vous nignorez pas Vous tes sans ignorez.
Cette demande ne doit comporter ni rature ni Cette demande sera nulle si elle comporte
surcharge, sous peine dtre considre des ratures et des surcharges.
comme nulle.

Modifiez les phrases suivantes


Nous ne manquerons pas de vous tenir Nous vous tiendrons informer ou nous vous
inform de lvolution de la situation. informerons de lvolution de la situation.

Nous ne pouvons que vous conseiller de - Nous vous conseillons de ne pas intervenir dans
ne pas intervenir dans cette affaire qui cette affaire qui ne peut que dgnrer.
ne peut que dgnrer. - Nous vous conseillons aucune intervention dans
cette affaire qui ne peut que dgnrer.
- Nous vous conseillons de ne faire aucune
intervention dans cette affaire qui ne peut que
dgnrer.
Vous ntes pas sans savoir que les Vous ntes sans savoir que les prises de position
prises de position de Monsieur GBOMA de Monsieur GBOMA ont produit des effets
ont produit des effets dsastreux dans dsastreux dans les ngociations en cours.
les ngociations en cours.

4- Utilisez un vocabulaire prcis


Prcisez les mots courts et concrets aux mots longs et abstraits
Les mots concrets sont ceux qui voquent spontanment des images. Les mots abstraits
renvoient des concepts, des ides. Ainsi, voiture est un mot concret, vhicule est
un terme abstrait. Les mots courts sont composs au maximum de trois syllabes. Les
mots concrets sont souvent plus courts que les mots abstraits.

Par exemple :
Accord est plus concret que adhsion ou agrment
Choix est plus concret que option
Dcision est plus concret que arbitrage
Mfiez-vous aussi des expressions la mode au niveau de au plus de,
quand il suffit dcrire en ce qui concerne ou quant .

A titre dexemple, voici une phrase truffe de termes abstraits, prtentieux, ou la


mode . Ces mots ou expressions sont reprsents en caractres italiques.

En vous aidant du sens gnral, traduisez cette phrase en langage courant :

Au niveau de lagro-alimentaire, vous ntes pas sans savoir que les directives de la
direction gnrale stipulant que pour optimiser les rsultats, il conviendrait de prendre

59
enfin des arbitrages trop longtemps diffrs, reposant sur des informations fiables et sur
des bases quitables.

Utilisez des verbes actifs


Il sagit en particulier dviter lemploi des verbes passe-partout, tels que : tre, avoir,
faire, dire, mettre, etc. Ainsi,

Exercez-vous : Exercice N1

5- Bannissez les archasmes, clichs ou strotypes et les anglicismes


Les archasmes sont les expressions hrites du 19 e sicle les plus courants sont
Nous avons lhonneur, Nous avons lavantage. Ces expressions ne veulent
strictement rien dire. Elles sont absolument bannir du vocabulaire commercial et de la
correspondance prive.

Les clichs ou strotypes traduisent des vidences : ils sont tellement peu porteurs
dinformation que leur suppression ne modifie en rien la porte ou le sens du message.
Lexemple classique du clich est la phrase Nous esprons vous avoir donn
satisfaction que lon trouve encore trop souvent en fin de lettre ou bine Nous
apporterons nos meilleurs soins lexcution de votre commande imagine-t-on
un fournisseur qui sacharnerait mcontenter un client ou saboterait une livraison pour
le seul plaisir de sattirer des ennuis ?

Les anglicismes sont les mots ou expressions, dorigine anglaise, utiliss la base de
termes franais existants. Leur emploi excessif et parfois erron a donn naissance un
jargon appel franglais. (dispaching breafing timing business -marketing).

Les cinq conseils pour rdiger clairement sont


Construire des phrases courtes,
Adopter un style direct,
Privilgier les formules et les expressions positives,
Utiliser un vocabulaire prcis,
Bannir les archasmes, clichs ou strotypes et les anglicismes.

60
AMELIORONS NOTRE EXPRESSION

Les trois piges viter

1- Le mauvais emploi du participe prsent


Mon propos nest pas de dire, contrairement ce quon peut lire parfois : nutilisez pas
de participes prsents ! : le participe prsent est une forme verbale grammaticalement
correcte. Mais son emploi est parfois source derreurs pour viter ces erreurs, il suffit
de respecter les deux principes suivants :
Le participe prsent a un sujet : ce sujet doit tre celui du verbe conjugu qui suit.
Pour quune phrase soit correcte, elle doit comporter un verbe conjugu, le
participe prsent seul ne suffit pas.

Application : document sur le Participe prsent

2- La recherche tout prix de synonymes


Le franais est la langue de la nuance Il nexiste pas de synonymes absolus, mais
seulement des quivalents (ce qui nest pas la mme chose !). Le franais commercial
est une langue spcialement applique aux affaires Comme toute langue spcialise,
le franais commercial utilise un vocabulaire rigoureux. Ainsi :
Certains mots nont aucun quivalent : le mot facture, par exemple
Dautres mots ont des quivalents vieillis ou inusits dans les affaires : dans
nimporte quel dictionnaire courant, au mot lettre, vous trouverez proposs
comme synonymes : courrier, missive, pli, pitre.
- courrier est un terme gnrique : la lettre est une forme de courrier,
- pli est un terme vieilli : on ne lemploie plu,
- missive et pitre nont jamais appartenu au registre commercial ou
administratif.
Alors, plutt que dintroduire des synonymes douteux ou ridicules dans vos crits
commerciaux, utilisez des pronoms ou acceptez quelques rptitions incontournables.

Application : exercice sur lutilisation des synonymes

Lutilisation de termes ou expressions affectives

La langue commerciale est toujours mesure Vos correspondants nont pas deviner
vos tats dme ni ltat desprit qui est le vtre au moment o vous crivez Alors
vitez les termes appartenant au registre affectif.

61
Par exemple :
Ncrivez pas Ecrivez
Votre dernire livraison nous a dus
Nous sommes contents de vos dernires
propositions

Les caractristiques du langage commercial


La rdaction commerciale nest pas une dissertation Il sagit dune communication,
plus prcisment dun dialogue diffr. Le but nest pas dblouir le correspondant par
des subtilits littraires mais de se faire comprendre sans ambigit.
Les caractristiques de la langue commerciale sont donc les suivantes :
1. Des phrases courtes composes simplement : un sujet, un verbe, un ou des
complments.
2. Une rdaction prcise recourant aux termes de la branche professionnelle.
3. Une conjugaison simplifie : les temps et les modes les plus employs sont :
- Le prsent, limparfait, le pass compos et le futur de lindicatif
- Le prsent du conditionnel et du subjonctif

Dans les lettres, le sujet le plus couramment employ est nous, car le rdacteur ne
sexprime pas en son nom personnel mais au nom dune collectivit : lentreprise ou
lorganisation qui lemploie.

Enfin, un dernier conseil


Relisez toujours voix haute ce que vous avez crit : les maladresses sentendent !

Application : voir document et exercice sur les maladresses.

62
LES MOTS DE LIAISON
Travail dexpression

Objectif
Etre capable de :
- Reconnaitre le type denchainement (but, cause, consquence) ou de
transition utiliser.
- Choisir le mot de liaison adquat et le placer correctement dans la phrase.

De quoi sagit-il ?
- Les enchainements marquent la progression, les tapes dun raisonnement
ou dun expos. Ils sont introduits, par exemple, par des mots ou expressions
tels que : effet, par consquent, nanmoins, etc.
- Les transitions marquent le passage dun point un autre de lexpos. Elles
sont introduites, par exemple, par des termes ou expressions tels que :
dautre part, en ce qui concerne, par ailleurs, etc. ces termes ou
expressions constituent les mots de liaison.

I- A QUOI SERVENT LES MOTS DE LIAISONS ?


Pour rpondre cette question, examinons la lettre ci-dessous (il sagit de la rponse
adresse par une entreprise un professeur qui souhaite effectuer un stage pendant la
priode de vacances scolaires. La rponse est ngative : lentreprise expose ses
raisons).

Votre lettre du 15 courant par laquelle vous sollicitiez un stage dun mois dans nos
services administratifs ou commerciaux pendant les vacances dt a retenu toute notre
attention.
Il ne nous est malheureusement pas possible de donner une suite favorable votre
demande.
Nous rservons traditionnellement un certain nombre de postes temporaires de
manutention et de tenue de caisse lintention des nombreux tudiants qui nous
contactent ds Nol.
Les emplois administratifs qui vous intressent plus particulirement ncessitent, vous
ne lignorez pas, une mise au courant pralable. En priode de vacances, nous ne
disposons pas dun personnel suffisant pour prendre en charge un stagiaire dans des
conditions satisfaisantes pour lui et pour nous.
Nous ne sommes pas opposs laccueil dun stagiaire dans nos services dans la
mesure o la priode ne concide pas avec celle des vacances scolaires.
Nous vous invitions renouveler votre demande pour une autre priode de lanne.
Nous vous prions de croire, Madame, en nos sentiments les meilleurs.

63
Dans cette lettre, les enchainements et les transitions (cest--dire mots de liaisons)
ont t VOLONTAIREMENT supprimez. Quen pensez-vous ?
Bien sr, la lettre originale tait plus agrable lire, moins brutale. La suppression des
mots de liaison lui a donn un ton froid et impersonnel.

Conclusion :
Les mots de liaison NUANCENT le sens du message crit. Ils jouent en expression
crite, le rle que jouent les paralangages (sourire, regards, gestes) en expression
orale : ils conditionnent la manire dont le message sera reu par le destinataire et
facilitent la communication.

Retenez bien : Les mots de liaison ne sont pas la panace, le remde miracle qui
permet dviter que tous les paragraphes dune lettre ne commencent par nous Ils
ont une fonction essentielle en matire de communication.

II- QUAND ET COMMENT UTILISER LES MOTS DE LIAISONS ?

Il nest pas possible de donner une rponse gnrale et absolue (cest--dire valable
dans tous les cas) cette question. En communication professionnelle, lusage a
pourtant tabli les deux rgles ci-dessous :
Lorsque le premier paragraphe de la lettre est un accus de rception, le
deuxime paragraphe ne doit pas tre introduit par un mot de liaison.

(La raison en est simple : lexpos des faits, du raisonnement, de largumentation ne


commence qu partir du deuxime paragraphe).

Les conjonctions de coordination (mais, ou, et, donc, or, ni, car) ne dbutent
jamais une phrase ou un paragraphe (elles ne sont utilises que pour relier deux
propositions appartenant une mme phrase.

(Exception : la conjonction or, parce quelle marque une progression dans le


raisonnement, se situe parfois au dbut dune phrase ou dun paragraphe).

III- QUEL MOT DE LIAISON CHOISIR ?

La langue franaise nous offre un grand choix de mots ou dexpression qui facilitent les
enchainements et les transitions. Lexpression professionnelle privilgie lemploi dun
certain nombre de ces mots de liaisons.
Le tableau ci-aprs vous donne la liste des principaux mots de liaison utiliss dans la
langue professionnelle. Vous y trouverez :
- Les situations dans lesquelles vous pouvez tre amen(e) utiliser un mot de
liaison 1re colonne du tableau, intitule vous voulez) ;
- Les principaux mots ou locutions correspondant ces situations ;
- Leur emplacement dans la phrase ou le paragraphe ;

64
- Des exemples dutilisation.
Ce quil faut retenir propos des mots de liaison

Les mots de liaison permettent de faciliter les enchainements ou dintroduire des


transitions dans un texte. Le choix du mot de liaison est fonction de ce que lon veut
exprimer.
Le paragraphe qui sui un accus de rception nest jamais introduit par un mot de
liaison.
Les conjonctions de coordination ( lexception de or) ne commencent jamais une
phrase ou un paragraphe.

A vous de jouer
1- La lettre qui suit est celle qui tait prsente au dbut de ce chapitre. Choisissez
dans la liste ci-dessous les mots de liaison sui vous semblent convenir et
rintroduisez-les dans cette lettre, aux endroits marqus par des points..
(Attention ! la liste comprend plus de mots de liaison quil ne vous en faut !)
Dautre part ; cependant ; or ; en consquence ; en ce qui vous concerne ; en
effet ; donc ; cet effet ; dune part.

Votre lettre du 15 courant par laquelle vous sollicitiez un stage dun mois dans nos
services administratifs ou commerciaux pendant les vacances dt a retenu toute
notre attention.
Il ne nous est malheureusement pas possible de donner une suite favorable votre
demande.

En effet, nous rservons traditionnellement un certain nombre de postes temporaires


de manutention et de tenue de caisse lintention des nombreux tudiants qui nous
contactent ds Nol.

En ce qui vous concerne, les emplois administratifs qui vous intressent plus
particulirement ncessitent, vous ne lignorez pas, une mise au courant pralable.

Or, en priode de vacances, nous ne disposons pas dun personnel suffisant pour
prendre en charge un stagiaire dans des conditions satisfaisantes pour lui et pour
nous.
Nous ne sommes donc opposs laccueil dun stagiaire dans nos services dans la
mesure o la priode ne concide pas avec celle des vacances scolaires.

En consquence, nous vous invitions renouveler votre demande pour une autre
priode de lanne.
Nous vous prions de croire, Madame, en nos sentiments les meilleurs.

65
Amliorez ou corrigez les propositions suivantes
Observations / Commentaires
Nous vous demandons donc de bien En consquence, nous vous demandons
vouloir revoir votre position. de bien vouloir rviser votre position.

Nonobstant les rticences que jai Malgr les rticences ressenties de cet
ressenties au cours de cet entretien, il entretien, il me semble que..
me semble que

Mais nous sommes disposs tudier Nanmoins, nous sommes disposs


toutes propositions de nature rsoudre tudier toutes propositions de nature
ce problme. rsoudre ce problme.

Vous nous tiez engags nous livrer ce Vous nous informez maintenant quil ne
matriel pour le. Et en plus celui-ci vous est pas possible de nous livrer la
devait tre mis en service par vos soins semaine prochaine. Alors que vous vous
et vous nous dites maintenant que. tiez engags nous livrer ce matriel et
le mettre en service pour le

Donc, et pour rsumer la situation, il est En conclusion et pour rsumer la


urgent de mettre en place les situations situation, il est urgent de mettre en place
qui permettent de les situations qui permettront de

66
ENCHAINER OUI MAIS COMMENT
Au Au
Voulez-vous Vous pouvez dbut milieu EXEMPLES
employer Dun
paragraphe ou
dune phrase
Nous ne pourrons malheureusement pas vous livrer les articles rfrencs
Donner une explication un fait qui En effet X X X et Y ; en effet, ceux-ci ne font plus partie de notre gamme de fabrication.
vient dtre expos. Nous ne pourrons malheureusement pas vous livrer les articles rfrencs
Car X X et Y car ceux-ci ne font plus partie de notre gamme de fabrication.

Faire une contre-opposition. En revanche X


Opposer un argument contraire Par contre X En revanche, nous ne sommes pas en mesure de vous proposer.
celui qui vient dtre avanc. Par contre,
Affirmer, renforcer une affirmation. Certes X X Certes, nous sommes sensibles vos arguments.
Bien sr X X Nous sommes sensibles, bien sr vos arguments.

Indiquer la cause, lorigine dune Etant donn X Etant donn (e) lanciennet de nos relations commerciales
dcision, dune situation En raison de X En raison de nous acceptions bien volontiers de
Nuancer une affirmation, lexpos Toutefois X X Cependant,
dune situation, dune argumentation Cependant X X nous serions disposs vous consentir une Toutefois,
en opposant un lment nouveau ou Nanmoins X X Nanmoins, rduction de
en attnuant ce qui a t dit ou crit.

Prciser le but recherch Afin de X X Afin de,


Pour X X Pour, vous tre agrable, nous vous proposons de
Dans le but de X X Dans le but de,
Exposer des mesures, donner des A cet effet X Il est indispensable que nous soyons prsents sur ce march. A cet effet,
instructions en vue daboutir un Pour ce faire X nous vous invitons multiplier
rsultat qui vient dtre dcrit. Il est indispensable que nous soyons prsents sur ce march. Pour ce
faire, nous vous invitons multiplier

67
Montrer la relation de cause effet A la suite de
entre deux vnements ou Comme suite A la suite de
Evoquer la suite donne un Pour faire suite Comme suite notre conversation tlphonique de ce jour,
vnement, une affaire. (suite ) incorrecte Pour faire suite nous vous proposons

Dvelopper un raisonnement, une Dune part Les lments de la situation sont les suivants : dune part, les dlais de
argumentation comportant deux points Dautre part fabrication sont actuellement beaucoup trop longs ; dautre part, les cots
principaux. de distribution sont mal maitriss.
Dvelopper un raisonnement, une Par ailleurs
argumentation comportant plus de deux En plus Par ailleurs,
parties ou renforcer un argument, En outre De plus, les contrles deffectifs font apparaitre un fort
apporter des prcisions En outre, taux dabsentisme.
complmentaires.
Insister sur un point prcis du A ce propos Un certain nombre derreurs commerciales ont t releves. A ce propos,
raisonnement ou de largumentation : En ce qui concerne votre action gagnerait
*qui vient dtre nonc Quant En ce qui concerne les articles qui vous ont t livrs par
*qui va tre nonc A propos de Quant aux erreur, nous vous proposons
A propos des
Tirer la consquence dun expos, dun En consquence En consquence,
raisonnement, dune argumentation. Par consquent Par consquent, nous regrettons de ne pouvoir rpondre
De ce fait De ce fait, favorablement votre demande.
Par suite de Par suite,
Donc Nous regrettons donc de ne pouvoir donner suite votre demande.
Terminer un expos, un raisonnement, Enfin Enfin, nous vous proposons de laisser ces articles la disposition de notre
une argumentation qui sest reprsentant qui
dvelopp(e) en plusieurs points.
En dfinitive En dfinitive, il semble souhaitable de ne prendre aucun
Tirer une conclusion gnrale. En conclusion En conclusion, engament ferme dans ce domaine
Pour conclure Pour conclure,

68
AMELIORER SON EXPRESSION ECRITE

Ponctuation
Les rptitions
Solcismes
Barbarismes

1- LA PONCTUATION (travail dexpression)

Objectifs
Etre capable :
Dutiliser bon escient les principaux signes de ponctuation ;
De dceler et rectifier dventuelles erreurs de ponctuation.

De quoi sagit-il ?
Bien sr, les signes de ponctuation vous sont familiers ; cependant, il nest peut-tre pas
inutile de faire le point sur la question, avant de rappeler le rle de chacun de ces signes.

Les signes de ponctuation

, Virgule
Point de suspension*
Guillemets*
Point dexclamation* Parenthses
: Deux points
! ( )
Point dinterrogation Crochets*
; Point-virgule
? [ ]
Tirets
. Point
-

Les signes marqus dune * sont trs rarement utiliss dans le langage professionnel

Le rle de la ponctuation
Examinons la phrase suivante :
Le reprsentant dit le client nest pas srieux
Etes-vous capable de dire, la lecture de cette phrase, qui nest pas srieux ? Est-ce
le client ou est-ce le reprsentant ? Bien malin qui pourrait rpondre cette question !
Cette phrase est ambige (cest--dire quelle a un double sens) parce quelle ne
comporte aucune ponctuation.

Observons la mme phrase assortie de signes de ponctuation :


Le reprsentant, dit le client, nest pas srieux
Plus de doutes, chacun comprend quil sagit de lopinion dun client sur un reprsentant.

Les signes de ponctuation prcisent le sens dune phrase.


Ou encore
Le reprsentant : dit le client, nest pas srieux
Voil qui change tout : les deux points suivis de guillemets introduisent une citation. Il
sagit maintenant de lavis du reprsentant sur le client.

La nature et la place des signes de ponctuation modifient le sens dune phrase dun
texte.
Enfin, lisez le texte ci-aprs :

Lors de notre conversation tlphonique du 13 octobre nous avions effectivement accept


danimer votre soire de bal de fin danne le dernier samedi du mois de juillet cependant
en raison du dlai apport la dernire confirmation de votre ordre nous avons t
amens prendre dautres engagements pour cette date il ne nous est donc plus possible
de donner suite votre demande.

Quen pensez-vous ?

A VOUS DE JOUER
1- Compltez ce tableau en indiquant le signe de ponctuation correspondant la
dfinition
Introduit une numration, une explication.
Marque la fin dune phrase interrogative.
Permettent dajouter une prcision, un ou des exemples.
Marque des pauses courtes dans une phrase, permet dnumrer des
mentions successives, dajouter un commentaire accessoire.
Indique la fin dune phrase, ventuellement la fin dun paragraphe.
Encadrent une citation ou un extrait de texte : mettent en valeur un terme
ou une expression caractristique.
Signalent quune numration, une phrase, une srie dexemples est
inacheve ; signifient ventuellement etc..
Marque une pause moyenne entre les phrases faisant partie dun mme
paragraphe.

70
2- Ponctuez le texte de la page prcdente reprise ci-dessous :
Lors de notre conversation tlphonique du 13 octobre, nous avions effectivement accept
danimer votre soire de bal de fin danne le dernier samedi du mois de juillet.
Cependant, en raison du dlai apport la dernire confirmation de votre ordre, nous
avons t amens prendre dautres engagements pour cette date. Il ne nous est donc
plus possible de donner suite votre demande.

3- Rectifiez la ponctuation du texte suivant :


(Il sagit de la rponse dune agence de voyage une rclamation du client. A la suite
dune grve de pilotes de lignes, ce client est rentr de vacances trois jours plus tard que
prvu, ce qui lui a occasionn des dpenses supplmentaires).

En rponse votre lettre du 15 courant par laquelle vous nous dites votre
mcontentement quant aux conditions dans lesquelles sest effectu votre retour de
France. Nous ne saurions tre tenus responsables, comme vous le soulignez de
perturbations causes par la grve, surprise du personnel navigant, de la Compagnie Air
France Toutefois et, dans le seul but de vous tre agrables, nous sommes disposs
prendre en charge jusqu concurrence de 150 000 F une partie des dpenses,
supplmentaires, que vous avez d engager : A cette occasion vous trouverez donc, sous
ce pli, un chque de 150 000 F tir sur la BICICI. Nous vous remercions de votre
confiance et, nous vous prions de croire, Monsieur, en nos sentiments dvous.

Ce quil faut retenir


A quoi sert la ponctuation ?

1.


2.


3.


71
4.


5.


72
LE CLASSEMENT DECIMAL : APPLICATION

Exercice N6
Ralisez le classement dcimal ci-dessous en inscrivant dans les pointills en face de
chaque rubrique, un numro en respectant la classification dcimale.

- Accidents
- Sur le lieu de travail
- Agression
- Intoxication
- Chute
- Chute de hauteur
- Chute de plein pied
- Brlure
- Brlure au produit
- Brlure au feu
- Circulation
- Agression
- Agression physique
- Agression arme blanche
- Agression arme feu
- Accident de voiture
- Chute
- Chute de hauteur
- Chute de plein pied
- Sur le trajet
- Agression
- Agression physique
- Agression arme blanche
- Agression arme feu
- Chute
- Chute de hauteur
- Chute de plein pied.

73
Correction classement dcimal exercice N6
1- Accidents
1.1- Sur le lieu de travail
1.1.1- Agression
1.1.2- Intoxication
1.1.3- Chute
1.1.3.1- Chute de hauteur
1.1.3.2- Chute de plein pied
1.1.4- Brlure
1.1.4.1- Brlure au produit
1.1.4.2- Brlure au feu
1.2- Circulation
1.2.1- Agression
1.2.1.1- Agression physique
1.2.1.2- Agression arme blanche
1.2.1.3- Agression arme feu
1.2.2- Accident de voiture
1.2.3- Chute
1.2.3.1- Chute de hauteur
1.2.3.2- Chute de plein pied
1.3- Sur le trajet
1.3.1- Agression
1.3.1.1- Agression physique
1.3.1.2- Agression arme blanche
1.3.1.3- Agression arme feu
1.3.2- Chute
1.3.2.1- Chute de hauteur
1.3.2.2- Chute de plein pied

74
LE CLASSEMENT DECIMAL : APPLICATION
Exercice N7
Ralisez le classement dcimal ci-dessous

- Lgislation sur les AT/MP


- Les bnficiaires de la lgislation
- Qualit de salari
- Lieu de survenance de lAT
- Travailleur en dplacement dordre professionnel (ordre de
mission)
- Travailleur expatri (relve de la lgislation du pays daccueil).
- Les risques couverts
- Les AT proprement dits
- Survenu soudainement et provocant une lsion corporelle interne
ou externe
- Lexistence dun lien de subordination
- Survenu un lieu soumis la surveillance de lemployeur
- Les maladies professionnelles
- Cas de prise en charge
- La maladie doit figurer sur une liste fixe par dcret
- Le salari.

75