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Planear no es todo
Para mantener esa visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto necesitas contar con
información precisa de lo que está ocurriendo en todo momento. Es mejor escuchar al
padre de la calidad, Deming, cuando dice “En Dios confiamos, los demás traigan
datos”. Ten cuidado si piensas confiar en un simple “vamos bien”, como respuesta por
parte de tus recursos cuando te reportan el estado del proyecto.
Parámetros de control
Así que si piensas que ser líder de proyecto se limita a identificar el objetivo del
proyecto, armar el equipo, girar instrucciones y confiar en que tu equipo las va a seguir
al pie de la letra, permíteme decirte que estás equivocado. Es muy importante hacer
todo eso, pero tu plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que te
imaginas si no tienes el cuidado necesario para que éste se cumpla. Es aquí donde
entra la actividad conocida como SEGUIMIENTO o MONITOREO del proyecto.
¿Y a qué se refiere este seguimiento o monitoreo del proyecto? Va mucho más allá de
simplemente asomarse a ver cómo van las tareas asignadas.
Tú, como líder o administrador del proyecto eres responsable de conocer en todo
momento qué pasa con el proyecto; a eso se refiere la visibilidad. Para lograr esto
debes de mantenerte muy atento a todo lo que sucede en el proyecto, debes realizar
las preguntas adecuadas a los participantes y buscar y analizar los datos importantes
del mismo.
Preguntas a resolver
Entre más pronto identifiques las desviaciones del proyecto, más factible será
corregirlas. Es por eso que debes de buscar y analizar los datos con la suficiente
frecuencia. La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices las
actividades de seguimiento para tu proyecto.
Aunque, si notas que las cosas se están poniendo feas en tu proyecto, aumenta la
frecuencia con que realices el seguimiento. Quizás tengas que estar revisando con
detalle el estado del proyecto todos los días, o incluso varias veces al día, para evitar
que las cosas se pongan peor.
Créeme, si las cosas se pueden poner mal, hay grandes probabilidades de que así
sea. Pero, además, siempre se pueden poner peor. Así que es mejor hacer algo para
evitar que esto suceda.
Técnicas de seguimiento
La gente en los proyectos suele odiar la documentación y por lo tanto los reportes,
pero si no tenemos información precisa será más difícil identificar oportunamente las
desviaciones del proyecto y por lo tanto aumentará el riesgo de fracaso en el
proyecto. Conviene que el equipo se acostumbre a reportar la situación del proyecto y
tú, como líder de proyecto, a revisarla y analizarla. En este caso un documento puede
hacer la diferencia entre un proyecto exitoso y uno que no lo es.
Si tienes los recursos económicos para invertir en una buena herramienta de software
para controlar los proyectos y explotar la información, entonces te recomiendo que la
adquieras. La automatización puede ahorrarte una buena cantidad de esfuerzo y
dinero en reportar la información del estado de tu proyecto.
Para obtener un reporte valioso tenemos que recordar cuáles son los parámetros que
hacen de un proyecto algo exitoso (si se cumplen) o que lo convierten en un fracaso
(si no se cumplen). Y usar esos parámetros como los elementos o secciones a
reportar.
Recomiendo que por lo menos se incluyan estas secciones, puede ser un documento
formal, una herramienta que automatice la explotación de los datos del proyecto o
simplemente un correo electrónico, pero asegúrate que tenga por lo menos esta
información:
Toma de decisiones
El líder de proyecto debe analizar la situación, identificar las causas por las cuales el
proyecto se enfrenta a una desviación o situación problemática y plantear o buscar
soluciones para resolverlo antes de que siga ocasionando más desviaciones, retrasos
o problemas.
Aquí de lo que se trata es de actuar, ¡y rápido! Recuerda que el tiempo es oro, y entre
más tardes en resolver las causas de los problemas las desviaciones seguirán
aumentando y por lo tanto el éxito del proyecto se irá alejando cada vez más de tu
vista.
Como ejemplo, uno de los integrantes de tu equipo puede estar retrasándose porque:
Asumiendo responsabilidades
Uno, como líder del proyecto, es responsable de identificar correctamente las causas y
tener la suficiente madurez para asumir la responsabilidad de sus propias acciones.
En muchas de las ocasiones los recursos, por más buenos que sean, no reciben por
parte del líder de proyecto todo lo que necesitan para poder desempeñar
adecuadamente su trabajo.
Puede sonar un poco agresivo, pero piénsalo dos veces antes de regañar (o castigar,
penalizar, despedir, etc.) a un recurso por no hacer su trabajo adecuadamente, pues
podría ser que quien no está haciendo su trabajo adecuadamente seas tú mismo; el
líder de proyecto.
Recuerda que un carro de carreras sin alguien que lo maneje eficientemente nunca va
a ganar una carrera, y tú eres quien maneja este carro, si no tomas buenas decisiones
en la pista, por más bueno que sea el motor, las llantas y el resto de la maquinaria,
nunca tendrás una carrera exitosa. Por más bueno que sea tu equipo, si no lo
administras y lideras adecuadamente no podrás llevarlos a un proyecto exitoso.