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Una vez estructurado el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial del proceso se determina el tiempo
total, con base en ello se procede a analizar cul(es) tarea(s) son improductivas, mudas o no aportan al proceso. Estas tareas
se ajustan, se mejoran o se eliminan y se procede a realizar el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin
mejorada, es decir, que ya incluye acciones de mejora, reunificacin o de eliminacin de tareas.
El DDT se organiza en una matriz. Por las filas se registran las actividades. Y por las columnas se registran los cargos y los
tiempos. Para cada cargo se registran las tareas asignadas y los tiempos requeridos para desarrollarlas.
Las columnas relacionadas con los tiempos se totalizan y as se puede conocer el tiempo total requerido para desarrollar las
tareas asignadas a un cargo.
Ahora para hallar el tiempo total de cada actividad se suman todos los tiempos de las tareas que conforman la actividad.
Y para determinar el tiempo total del proceso se procede a sumar los tiempos de las actividades.
Se recomienda desarrollarlo en un archivo Excel para facilitar la suma de tiempos tanto por columnas como por filas y verificar
el tiempo total.
1) Secuencial. Cuando la tarea se realiza una despus de la otra, es decir, cuando se requiere terminar con una tarea para
continuar con la siguiente.
2) Simultnea. Cuando la tarea se realiza al mismo tiempo que otra tarea. En este caso, pueden estar interactuando dos o ms
funcionarios a la vez.
Consideraciones en la conversin del tiempo: Los tiempos requeridos en las tareas pueden estar expresados en segundos,
minutos, horas, das semanas, en fin.
Tenga en cuenta la siguiente informacin.
1 da = 8 horas
1 hora = 60 minutos
1 minuto = 60 segundos
Entre las diversas secciones que comprende la compaa AAA est la seccin de compras, que tiene a su cargo las actividades
inherentes al proceso de compra.
Procedimiento de compra
Cargos
Jefe de seccin, Asistente # 1, Almacenista, Secretaria y Asistente #2
Actividades
Tareas
El jefe de seccin identifica las necesidades de materiales que le han solicitado y diligencia el formato para determinar las
prioridades de materiales (2 horas). Luego le entrega (1 minuto) el formato al asistente #1 para que diligencie las requisiciones
de acuerdo a las prioridades de los materiales. El asistente #1 invierte en esta tarea un promedio de 3 horas
El asistente #1 (2 minutos) le lleva las requisiciones y las deja en el puesto de trabajo del almacenista, quien debe verificar las
existencias y determinar los faltantes, en lo cual invierte 2.5 horas.
Una vez que el almacenista determina los faltantes le dicta a la secretaria para diligencie las rdenes de cotizacin para suplir
los faltantes. (1 hora)
La secretaria (3 minutos) le entrega las rdenes de cotizacin al asistente #2 para que proceda a contactar los proveedores y
encontrar la mejor oferta para suplir los faltantes (8 horas)
El asistente #2 (3 minutos) le entrega las cotizaciones al jefe de seccin. Este junto con el asistente #1 procede al anlisis y
comparacin de las cotizaciones (2 horas)
Actividad B. Efectuar compras
Tareas
El jefe de seccin toma las decisiones sobre la(s) cotizacin(es) que cumple los requisitos de materiales. (30 minutos) Y entrega
(2 minutos) la (s) cotizacin(es) seleccionada (s) al asistente #1. Este se contacta con los proveedores realizando la negociacin
respectiva. (2 horas)
Luego el asistente #1 le entrega (2 minutos) la(s) cotizacin(es) analizada(s) al Almacenista.
El almacenista le entrega (2 minutos) la (s) cotizacin(es) analizadas a la secretaria para que proceda al archivo respectivo (3
minutos)
Tareas
El proveedor organiza (1 da) el pedido de materiales. Luego procede a entregar el pedido junto con la factura (1 minuto) al
asistente #1 para la respectiva verificacin de la cotizacin seleccionada (15 minutos).
Luego el asistente #1 (3 minutos) le entrega la factura verificada al almacenista para que reciba el pedido y verifique las
cantidades registradas en la factura (30 minutos).
Una vez confirmada y recibidas las cantidades, el almacenista (30 segundos) firma el original de la factura. El almacenista entrega
el original firmado y la copia de la factura (3 minutos) al asistente #1. Este le entrega (2 minutos) el original de la factura firmada
al proveedor. Luego el asistente #1 le entrega (2 minutos) a la secretaria que archive la copia de la factura y la programe para
el pago segn condiciones establecidas previamente (10 minutos).
Para el proceso de compra descrito proceda a representar el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial
Nota. Todos los tiempos se registran en minutos.
Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial
DISTRIBUIDORA AAA
Departamento Analizado: Procedimiento de Diciembre 15 de
Compras Fecha 2016
compra
Luz Stella Garnica Realizado por
Sandoval
Preparado por:
Actividad minutos CARGO 1 min CARGO 2 min CARGO 3 min CARGO 4 min CARGO 5 min CARGO 6 min
Jefe de seccin
Asistente #1 Almacenista Secretaria Asistente #2 Proveedor
Identifica las
necesidades de
materiales y
120
diligencia el
formato de
materiales
Actividad A. Programar compras
Entrega el formato
Recibe el formato
de las 1 1
para preparar las
requisiciones
requisiciones
Entrega las
rdenes de 3 Recibe las 3
cotizacin al rdenes de
Asistente #2 cotizacin
Contacta los
proveedores y
encontrar la 480
mejor oferta
para los
faltantes
Entrega las
Recibe las cotizaciones al
3 3
cotizaciones jefe
Anlisis y Anlisis y
comparacin de 120 comparacin de las 120
las cotizaciones cotizaciones
Decide sobre
cotizacin(es) que
cumple los
requisitos de 30
Actividad B. Efectuar compras
materiales
Contacta con
proveedores para 120
negociar
Archiva las
cotizaciones 3
analizadas
Organiza
pedido y 480
factura
Entrega
Recibe factura 1 1
factura
Verifica la factura
con la cotizaicn 15
seleccionada
Entrega al
almacenista la Recibe la factura
3 3
factura verificada veficada
Actividad C. Recibir el pedido
Entrega la
Recibe la factura
3 factura firmada y 3
firmada y la copia
la copia
Recibe factura
Entrega la factura original
2 2
original firmada firmada
El Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial da como resultado un tiempo total del proceso de compra de 2028.5
minutos.
En la parte inferior del DDT se puede observar el tiempo total que corresponde a la suma de las Actividades A, B y C da 208.5 minutos
que es el mismo de la verificacin que tambin da 2028.5 minutos.
Las tareas que conforman el DDT situacin inicial del proceso de compra se pueden analizar con el fin de presentar mejoramientos
mediante la aplicacin de la herramienta 5 Ws+H y por ende organizar un DDT con la situacin propuesta del proceso de compra.
Garnica S, Luz Stella (2016). Tcnicas de anlisis de procesos. Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT. Bucaramanga:
UNAD
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