Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT

Qu es el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT?

Es una tcnica que permite analizar un proceso.

El proceso comprende las tareas o labores, las cuales son asignadas a los cargos involucrados en el proceso y que hacen parte
de una unidad o departamento, ya sea administrativa, comercial u operativa.
Los cargos son desarrollados por empleados, funcionarios o trabajadores segn correspondan .

Cul es la utilidad del Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT?

Una vez estructurado el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial del proceso se determina el tiempo
total, con base en ello se procede a analizar cul(es) tarea(s) son improductivas, mudas o no aportan al proceso. Estas tareas
se ajustan, se mejoran o se eliminan y se procede a realizar el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin
mejorada, es decir, que ya incluye acciones de mejora, reunificacin o de eliminacin de tareas.

Cmo se estructura el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT?

El DDT se estructura teniendo en cuenta:

1) Lista de tareas. Son las labores asignadas a cada uno de los cargo, incluyendo el tiempo que se requiere para desarrollar
cada tarea.
2) Lista de actividades de la unidad o del departamento. Las actividades renen el conjunto de tareas que son afines en su
desarrollo. Por lo tanto una actividad puede incluir varias tareas y se debe identificar con un concepto clave que relacione las
tareas agrupadas. Los tiempos de las tareas que conforman una actividad se suman y corresponden al tiempo total de la
actividad.
3) Tiempo total del proceso. Corresponde a la suma de los tiempos de todas las actividades.

Cmo se organiza el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT?

El DDT se organiza en una matriz. Por las filas se registran las actividades. Y por las columnas se registran los cargos y los
tiempos. Para cada cargo se registran las tareas asignadas y los tiempos requeridos para desarrollarlas.
Las columnas relacionadas con los tiempos se totalizan y as se puede conocer el tiempo total requerido para desarrollar las
tareas asignadas a un cargo.
Ahora para hallar el tiempo total de cada actividad se suman todos los tiempos de las tareas que conforman la actividad.
Y para determinar el tiempo total del proceso se procede a sumar los tiempos de las actividades.
Se recomienda desarrollarlo en un archivo Excel para facilitar la suma de tiempos tanto por columnas como por filas y verificar
el tiempo total.

Las tareas pueden ser:

1) Secuencial. Cuando la tarea se realiza una despus de la otra, es decir, cuando se requiere terminar con una tarea para
continuar con la siguiente.
2) Simultnea. Cuando la tarea se realiza al mismo tiempo que otra tarea. En este caso, pueden estar interactuando dos o ms
funcionarios a la vez.

Consideraciones en la conversin del tiempo: Los tiempos requeridos en las tareas pueden estar expresados en segundos,
minutos, horas, das semanas, en fin.
Tenga en cuenta la siguiente informacin.
1 da = 8 horas
1 hora = 60 minutos
1 minuto = 60 segundos

En la siguiente figura se presenta la estructura del Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT

A continuacin se presenta un ejemplo

Compaa AAA y la seccin de compras

Entre las diversas secciones que comprende la compaa AAA est la seccin de compras, que tiene a su cargo las actividades
inherentes al proceso de compra.

Procedimiento de compra

Cargos
Jefe de seccin, Asistente # 1, Almacenista, Secretaria y Asistente #2

Actividades

Actividad A. Programar compras

Actividad B. Efectuar compras
Actividad C. Recibir el pedido

Actividad A. Programar compras

Tareas
El jefe de seccin identifica las necesidades de materiales que le han solicitado y diligencia el formato para determinar las
prioridades de materiales (2 horas). Luego le entrega (1 minuto) el formato al asistente #1 para que diligencie las requisiciones
de acuerdo a las prioridades de los materiales. El asistente #1 invierte en esta tarea un promedio de 3 horas
El asistente #1 (2 minutos) le lleva las requisiciones y las deja en el puesto de trabajo del almacenista, quien debe verificar las
existencias y determinar los faltantes, en lo cual invierte 2.5 horas.
Una vez que el almacenista determina los faltantes le dicta a la secretaria para diligencie las rdenes de cotizacin para suplir
los faltantes. (1 hora)
La secretaria (3 minutos) le entrega las rdenes de cotizacin al asistente #2 para que proceda a contactar los proveedores y
encontrar la mejor oferta para suplir los faltantes (8 horas)
El asistente #2 (3 minutos) le entrega las cotizaciones al jefe de seccin. Este junto con el asistente #1 procede al anlisis y
comparacin de las cotizaciones (2 horas)
Actividad B. Efectuar compras

Tareas
El jefe de seccin toma las decisiones sobre la(s) cotizacin(es) que cumple los requisitos de materiales. (30 minutos) Y entrega
(2 minutos) la (s) cotizacin(es) seleccionada (s) al asistente #1. Este se contacta con los proveedores realizando la negociacin
respectiva. (2 horas)
Luego el asistente #1 le entrega (2 minutos) la(s) cotizacin(es) analizada(s) al Almacenista.
El almacenista le entrega (2 minutos) la (s) cotizacin(es) analizadas a la secretaria para que proceda al archivo respectivo (3
minutos)

Actividad C. Recibir el pedido

Tareas
El proveedor organiza (1 da) el pedido de materiales. Luego procede a entregar el pedido junto con la factura (1 minuto) al
asistente #1 para la respectiva verificacin de la cotizacin seleccionada (15 minutos).
Luego el asistente #1 (3 minutos) le entrega la factura verificada al almacenista para que reciba el pedido y verifique las
cantidades registradas en la factura (30 minutos).
Una vez confirmada y recibidas las cantidades, el almacenista (30 segundos) firma el original de la factura. El almacenista entrega
el original firmado y la copia de la factura (3 minutos) al asistente #1. Este le entrega (2 minutos) el original de la factura firmada
al proveedor. Luego el asistente #1 le entrega (2 minutos) a la secretaria que archive la copia de la factura y la programe para
el pago segn condiciones establecidas previamente (10 minutos).

Para el proceso de compra descrito proceda a representar el Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial
Nota. Todos los tiempos se registran en minutos.
Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial

DISTRIBUIDORA AAA
Departamento Analizado: Procedimiento de Diciembre 15 de
Compras Fecha 2016
compra
Luz Stella Garnica Realizado por
Sandoval
Preparado por:

Actividad minutos CARGO 1 min CARGO 2 min CARGO 3 min CARGO 4 min CARGO 5 min CARGO 6 min
Jefe de seccin
Asistente #1 Almacenista Secretaria Asistente #2 Proveedor

Identifica las
necesidades de
materiales y
120
diligencia el
formato de
materiales
Actividad A. Programar compras

Entrega el formato
Recibe el formato
de las 1 1
para preparar las
requisiciones
requisiciones

1306,0 Diligencia las

requisiciones de 180
acuerdo a las
prioridades de los
materiales
Lleva las
requisiciones al 2
almacenista
Verifica las
existencias y
determinar los 150
faltantes
 Dicta a la Diligencia las
secretaria para rdenes de
diligencie las cotizacin para
rdenes de 60 suplir los 60
cotizacin para faltantes
suplir los
faltantes

Entrega las
rdenes de 3 Recibe las 3
cotizacin al rdenes de
Asistente #2 cotizacin

Contacta los
proveedores y
encontrar la 480
mejor oferta
para los
faltantes
Entrega las
Recibe las cotizaciones al
3 3
cotizaciones jefe
Anlisis y Anlisis y
comparacin de 120 comparacin de las 120
las cotizaciones cotizaciones
Decide sobre
cotizacin(es) que
cumple los
requisitos de 30
Actividad B. Efectuar compras

materiales

Entrega Recibe cotizaciones

cotizaciones seleccionadas
seleccionadas 2 2
165

Contacta con
proveedores para 120
negociar

Entrega las Recibe

cotizaciones 2 cotizaciones 2
analizadas analizadas
 Entrega de Recibe las
cotizaciones cotizaciones
analizadas 2 analizadas 2

Archiva las
cotizaciones 3
analizadas

Organiza
pedido y 480
factura
Entrega
Recibe factura 1 1
factura
Verifica la factura
con la cotizaicn 15
seleccionada
Entrega al
almacenista la Recibe la factura
3 3
factura verificada veficada
Actividad C. Recibir el pedido

para recibir pedido

Verifica las
cantidades
30
registradas en la
factura
557,5
Firma el original
0,5
de la factura

Entrega la
Recibe la factura
3 factura firmada y 3
firmada y la copia
la copia
Recibe factura
Entrega la factura original
2 2
original firmada firmada

Entrega la copia de Recibe la copia

2 2
factura de la factura
Archiva la copia
de la factura y la
programa para el 10
pago
 TOTAL
276 453 250,5 80 486 483
MINUTOS 2028,5

Tiempo total del

33,81 2028,5
Horas procedimiento Verificacin
Das 4,23

El Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT de la situacin inicial da como resultado un tiempo total del proceso de compra de 2028.5
minutos.

En la parte inferior del DDT se puede observar el tiempo total que corresponde a la suma de las Actividades A, B y C da 208.5 minutos
que es el mismo de la verificacin que tambin da 2028.5 minutos.

Los 2028.5 minutos al convertirlos a horas da 33.81 horas

Y las 33.81 horas al pasarlas a das da 4.23 das

Las tareas que conforman el DDT situacin inicial del proceso de compra se pueden analizar con el fin de presentar mejoramientos
mediante la aplicacin de la herramienta 5 Ws+H y por ende organizar un DDT con la situacin propuesta del proceso de compra.

Adelante con su proceso de aprendizaje y formacin.

Directora del curso

Fuentes consultadas

Garnica S, Luz Stella (2016). Tcnicas de anlisis de procesos. Diagrama de Distribucin de Trabajo DDT. Bucaramanga:
UNAD

Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. Mxico, D.F., MX: Larousse - Grupo Editorial Patria. Retrieved from
http://www.ebrary.com Funciones o carta de distribucin del trabajo (DDT). Pp 91 92 Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=104&docID=11038651&tm=1482848896131

Zamudio A, Pedro M. (2007) Mdulo Organizacin y Mtodos. Diagramas de procedimiento. Bogot: UNAD CNAD. (pp.
52-58)