Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Technologien:
Wohin geht die Reise?
Die Bedeutung von DRT
Document Related
Technologies
fr Wirtschaft und
Gesellschaft
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Die Information des vorliegenden Buchs wurde mit grter Sorgfalt
erarbeitet. Dennoch knnen Fehler nicht vollstndig ausgeschlossen
werden. Verlag und Autoren bernehmen keine juristische
Verantwortung oder Haftung fr eventuell verbliebene Angaben und
deren Folgen.
Alle Produktnamen werden ohne Gewhrleistung der freien
Verwendbarkeit benutzt und sind mglicherweise eingetragene
Warenzeichen. Der Verlag richtet sich im Wesentlichen nach der
Schreibweise der Hersteller.
Das Werk einschlielich aller seiner Teile ist urheberrechtlich
geschtzt. Jede Verwertung auer halb der engen Grenzen des
Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulssig
und strafbar. Alle Rechte, wie Vervielfltigung, bersetzung,
Mikroverfilmung sowie digitaler Einspeicherung, Verarbeitung und
Verbreitung sind dem Verlag vorbehalten.
Kampffmeyer, Ulrich:
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?/ Hamburg;
PROJECT CONSULT GmbH, 2017.
ISBN 3-9806756-4-5
Vorwort 3
Einfhrung 5
1. Wege aus der babylonischen
Sprachverwirrung 9
1.1 DRT Document Related Technologies
1.2 REA Revisionssichere Elektronische
Archivierung
1.3 RM Records Management
1.4 DM Document Management
1.5 WF Workflow
1.6 KM Knowledge Management
1.7 ECM Enterprise Content Management
1.8 BPM Business Process Management
1.9 EAI Enterprise Application Integration
115
2. Aktuelle Trends 123
2.1 Trends bei Document Related
Technologies
2.2 Die wirtschaftliche Lage in Deutschland
hemmt die DRT-Marktentwicklung
2.3 State-of-the-Art 2003
2.4 Trends in der Rckschau: was trat
wirklich ein?
3. Anwenderanforderungen treiben den Markt
157
3.1 Branchenfokus
3.2 Missverstndnisse?
3.3 Aktuelle Anwendungsszenarien fr
Document Related Technologies
3.4 Beispiel: Dokumenten-Technologien fr
Banken
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Quellenverzeichnis 306
Glossar 319
ber den Autor 408
ber PROJECT CONSULT 410
Publikationen von PROJECT CONSULT 411
2
Inhaltsverzeichnis
3
Vorwort
6
Einfhrung
Einfhrung
7
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
8
Einfhrung
9
Wege aus der
1 babylonischen
Sprachverwirrung
Inhalt
Zitat Umetikettierung
Alle Anbieter jagen immer wieder neuen
Schlagworten nach ohne in der Lage zu
sein, dafr adquate Produkte anbieten zu
knnen. Das stndige Umetikettieren
schadet dabei den Anbietern die
potentiellen Anwender sind verunsichert.
Ulrich Kampffmeyer 2000
12
Ausblick
13
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
DRT
1.1 Document Related
Technologies
14
Ausblick
Audio
Textdatei
Tabelle Information 2
Einseitiges FAX
eingebunden
Infor mation 3
Tabelle
15
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
16
Ausblick
17
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
18
Ausblick
19
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
20
Ausblick
REA Revisionssichere
1.2
Elektronische Archivierung
21
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
22
Ausblick
23
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Pointer
Referenz-
Datenbank
Jukebox
Magnetplatte
Bandarchiv
Abbildung 2 Archivsystemarchitektur Pointerverweis aus der
Datenbank auf das extern gespeicherte Objekt
24
Ausblick
25
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
26
Ausblick
27
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
1.3 COLD
Durch die Diskussion um die GDPdU ist das Thema
Datenarchivierung wieder aktuell geworden. Daten
werden hufig in Gestalt von Reports und Listen
ausgegeben. Hierfr gibt es eine spezielle Form der
Archivierung, COLD, Computer Output to Laser Disk.
Auch wenn es die Laserdisksysteme von Philips seit
ber einem Jahrzehnt nicht mehr gibt, wird der Name
weiterbenutzt. Er sollte ursprnglich den Unterschied
zwischen COM, Computer Output on Microfilm, und der
Speicherung auf digitalen optischen Datentrgern
deutlich machen.
Definitio COLD
n
28
Ausblick
Index-
DB
Daten
Indexeintrge
Indexeintrg
HOST Output- Konverter e
Objekte
30
Ausblick
31
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
32
Ausblick
Ordnungsmigkeit
Vollstndigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Vernderung und Verflschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prfbarkeit
Diese Kriterien sind fachlich definiert und bedrfen der
Interpretation, wenn es um die Umsetzung in
technischen Systemen geht. Hilfestellung gibt hierbei
die GoBS, die explizit auf die verschiedenen Verfahren
der Scan- und Datenerfassung,
Sicherheitsanforderungen und die Verfahrensdoku-
mentation zur Nachvollziehbarkeit und Prfbarkeit
eingeht.
33
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
34
Ausblick
35
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
36
Ausblick
37
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
38
Ausblick
39
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
1.7 Webseiten
offene Flanke der elektronischen
Archivierung?
Die elektronische Archivierung hat sich inzwischen als
probates Mittel etabliert, groe Mengen von
40
Ausblick
41
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
42
Ausblick
43
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Die E-Government-Perspektive
Durch den MEDIAKOM-Wettbewerb und die
BUNDONLINE2005-Initiative ist in das Thema Web-
Prsenz in der ffentlichen Verwaltung viel Bewegung
gekommen. Kaum eine Kommune oder Behrde, die
nicht inzwischen ihre eigene Webseite unterhlt. Hierbei
sind entsprechend dem Inhalt und der Form der
Interaktion unterschiedliche Qualitten zu
unterscheiden:
Bei amtlichen Verffentlichungen, die eine gewisse
Rechtsverbindlichkeit haben, ist in jedem Fall zu
dokumentieren, welche Inhalte in welchem Zeitraum
im Web verffentlicht worden sind. Hierbei ist auch
eine Kennzeichnung des rechtlichen Charakters der
Verffentlichung sicherzustellen. Dies ist besonders
wichtig bei Vorabverffentlichung von Entwrfen,
unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes und
anderen sich verndernden Inhalten. Bezieht sich ein
Besucher der Webseite auf ein solches Dokument,
44
Ausblick
45
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Anforderungen an Archivsysteme fr
Webseiten
Zu allererst muss festgehalten werden, dass man keine
eigenstndige Archivierung von Web-Inhalten und Web-
Transaktionen betreiben sollte die elektronische
Archivierung ist als Infrastruktur zu betrachten, die
allen Anwendungen eines Unternehmens oder einer
Behrde gleichermaen zur Verfgung stehen muss.
Ziel dieses Ansatzes ist, unabhngig von der
erzeugenden Anwendung alle Informationen in ihrem
Sach- und Nutzungszusammenhang zu verwalten.
Elektronische Archive sind die universellen
Wissensspeicher, die aktions- und prozessbezogen die
bentigten Informationen aktuell, vollstndig,
authentisch und im Zusammenhang wieder bereit-
stellen mssen. Fr die Archivierung im Web-Umfeld
mssen folgende Funktionen vorhanden sein:
Datenbank-gesttzte, kontrollierte Verwaltung und
Zugriffsmglichkeit auf die gespeicherten
Informationen. Hierbei sind Metadaten fr die sichere
und vollstndige Identifizierung der gespeicherten
Objekte, gegebenenfalls aber auch
46
Ausblick
47
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
48
Ausblick
RM
1.3
Records Management
Definitio Record
n
Ein Record ist im angloamerikanischen
Sprachgebrauch eine aufbewahrungspflichtige oder
aufbewahrungswrdige Aufzeichnung, die einen
rechtlichen, kaufmnnischen oder hnlich gelagerten
Sachverhalt nachvollziehbar und nachprfbar
dokumentiert.
Der Begriff Record ist davon unabhngig, ob die
Aufzeichnung in Papier- oder elektronischer Form
vorliegt.
PROJECT CONSULT 2002
49
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
50
Ausblick
51
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
52
Ausblick
53
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
MoReq
Die MoReq Model Requirements for Records
Management liefert ein sehr detailliertes
Anforderungsset sowohl fr funktionale Anforderungen
an ein elektronisches und papierbasiertes Records-
Management-System als auch fr die dazugehrigen
elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und
Dokumenten-Management-Systeme. MoReq schliet
auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen
Systemen und Managementsystemen ein. MoReq macht
einen groen Sprung vorwrts, indem sie nicht nur
Anforderungen fr eine gute Aufbewahrung von
elektronischen Aufzeichnungen erstellt, sondern auch
die Anforderungen fr andere elektronische
dokumentenbezogene Funktionen wie Workflow, E-Mail
und elektronische Signaturen mit einbezieht.
MoReq konzentriert sich auf die Entwicklung der
Spezifikation des EDRMS Systems, um das Records-
Management-Programm zu untersttzen, das unter ISO
15489 und der Informationsmanagement-Strategie des
Unternehmens entwickelt wurde.
MoReq liefert ein Template, eine Schablone als
Anforderungscheckliste. Hier werden alle
Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion
detailliert definiert. Anschlieend werden Empfehlungen
ausgesprochen, ob diese Funktion Pflicht oder
Wnschenswert ist.
MoReq ist das bis heute detaillierteste Dokument fr
EDRMS (Electronic Document and Records-
Management-System). Es besteht aus 390 definierten
Anforderungen und einem Metadatenmodell aus 127
Elementen, die in dem 100seitigen MoReq-Dokument
beschrieben sind.
54
Ausblick
ISO 15489
Die ISO 15489 Records Management stellt
Management-Richtlinien zur Unternehmenspolitik und
Vorgehensweisen fr das Records Management des
Unternehmens auf und dient als Anleitung zur
Implementierung bei der unternehmensweiten
Einfhrung von Records Management.
ISO 15489 Teil 1 ist der Fhrer fr das
Unternehmensmanagement. Er gibt als kurzes und
prgnantes Dokument mit 17 Seiten Rat zum:
Festlegen, welche Dokumente erzeugt, welche
Information in die Dokumente eingefgt werden
mssen und welcher Genauigkeitsgrad erforderlich
ist
Entscheiden, in welcher Form und Struktur
Dokumente erzeugt und erfasst werden sollen
Festlegen der Anforderungen zum Retrieval und
Gebrauch von Dokumenten und wie lange sie
archiviert sein mssen, um diesen Anforderungen zu
gengen
Festlegen, wie Dokumente zu organisieren sind, um
die Anforderungen fr den Gebrauch zu untersttzen
ISO 15489 Teil 2 legt die Schritte fest von der ersten
Analyse, Identifizierung der Anforderungen bis zur
Implementierung eines Records-Management-Systems
und unternehmenspolitischen Manahmen.
MoReq und ISO 15489 vermitteln zum richtigen
Zeitpunkt gute Richtlinien, um Unternehmen, Behrden
und Organisationen zu helfen, die Geschftsvorteile
einer EDRMS-Strategie zu erkennen und umzusetzen.
Die Kundennachfrage wurde von den Herstellern der
Dokumenten-Technologie-Lsungen wie Documentum
(Aufkauf von TrueArc) , IBM (Aufkauf von Tarian), SAP
(eigener Records Manager) oder FileNET (zuknftige
eigene Komponente) erkannt. Als Anbieter von EDRMS
haben sie in den letzten Monaten groe Initiativen
angekndigt, um die Anforderungen ihrer groen
55
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
56
Ausblick
DM
1.4
Document Management
57
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
58
Ausblick
59
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Fremdbestimmt Eigennutzung
DF Intranet
E-Mail DRT-Lsung Sicherheitskopien
- Attachment Statistik
- Signatur Protokoll
Fax Vorgnge
Posteingang Dokumente
Vorgangs-
- Scan Akte E-Mail
bearbeitung
- Scan Dokumente Druck
Internet-Formular WF DMS Akte
no-Scans
Eigenbestimmt Fremdnutzung
E-Mail DF
- Attachment
Scan
Archiv Dokumente
Vorgnge
Office (Word) Vordrucke
Cold E-Mail
Daten Aus- Historisches Webseite
Vordrucke sonderung Archiv Prfung
60
Ausblick
Definitio Dokumenten-Management-Systeme im
n engeren Sinn
DMS Dokumenten-Management-Systeme im engeren
Sinn berwinden die Restriktionen herkmmlicher
hierarchischer Ablagesysteme, wie z. B.
Dateisysteme, durch Datenbank-gesttzte Verwaltung
von elektronischen Dokumenten, Check-In- und
Check-Out-Funktionalitt, Versionierung, Ablage mit
direktem Zugriff und Nutzung der Information
unabhngig von Autor, Ort und Zeit.
PROJECT CONSULT 1997
61
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Definitio Dokumenten-Management-Systeme im
n weiteren Sinn
DMS Dokumenten-Management-Systeme im weiteren
Sinn ist ein Sammelbegriff fr Produkte zur Erfassung,
Verwaltung, Speicherung, Archivierung, Verteilung,
Kontrolle und Bereitstellung von Dokumenten, d.h.
schwach- und unstrukturierten Informationen, mit
Recherche- und Prozesssteuerungsfunktionalitt.
Die Abkrzung DMS dient hierbei zugleich als
Branchenbezeichnung.
PROJECT CONSULT 1997
62
Ausblick
63
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Blickwinkel Blickwinkel
Dokument kooperatives
Arbeiten
Dokumenten
Management
- Document
- Systeme Imaging
DMS DIP
Forms
Pro cessing
Groupware
Elektronische
Archivierung
Workflow
Optical
Filing
Blickwinkel Blickwinkel
Daten Prozekontrolle
64
Ausblick
65
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Blickwinkel Daten
Datenbanken und Anwendungen umfassen heute
bereits einen groen Anteil von Informationen, die
erst dann zu einzelnen Dokumenten werden, wenn sie
die ursprngliche Datenverwaltungs- und
Datenhaltungskomponente durch Auslagerung oder
Export verlassen. Besonders volltextorientierte
Systeme, in denen alle Dokumentinhalte
verarbeitungsfhig gespeichert sind, gehen vom
Blickwinkel Daten aus. Zugriffs- und
Inhaltskomponente sind in diesem Fall die gleichen
Daten. Eine Reihe von Lsungen halten auch
Faksimile-Dokumente direkt in der Datenbank, zum
Beispiel in Gestalt von BLOBs (Binary Large Objects),
und betrachten sie nur als neuen Datentyp. Die
Nutzung der Daten und Dokumente erfolgt hierbei
direkt in der Datenbank selbst und nicht ber ein
herkmmliches elektronisches Archiv-, Workflow- oder
Dokumenten-Management-System. Diese arbeiten in
der Regel mit Referenzdatenbanken, aus denen auf
die einzelnen Dokumente mittels Pointer (zum Beispiel
Unique Identifier oder Dok-ID) in einem separaten
Datenhaltungssystem (Repository, Library, Archiv o..)
verwiesen wird.
Diese unterschiedlichen Produktphilosophien mischen
sich und wachsen zusammen. Elektronische
Archivsysteme verlieren ihre Eigenstndigkeit und
werden Dienste von klassischen Dokumenten-
Management-, Groupware- und Workflow-Systemen.
Dokumenten-Management-Lsungen werden um Funk-
tionalitt aus dem Groupware- und Workflow-Umfeld
ergnzt, Groupware erlaubt inzwischen die Einrichtung
strukturierter Arbeitsablufe, und als gegenlufige
Bewegung kann in Workflow-Systemen auerhalb
vorgegebener Prozesse auch ad hoc mit Informationen
gearbeitet werden. Sogenannte Enabling-Technologien,
die bestehende Anwendungen um spezielle
Dokumenten-Management-Eigenschaften ergnzen,
verstrken den Trend zur berschneidung der
verschiedenen Funktionen und Produkte. Auf Grund der
zunehmenden berschneidung der Funktionalitt ist es
daher gerechtfertigt, bergreifend von DMS im weiteren
66
Ausblick
67
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
WF
1.5
Workflow
Definitio Workflow-Management-Systeme
n
WMS Workflow-Management-Systeme dienen zur
kontrollierten Verwaltung, Verteilung und Bearbeitung
von Informationen in elektronischen
Geschftsprozessen und fhren hierzu
vorgangsbezogen fr den Bearbeiter Daten und
Dokumente aus unterschiedlichen Quellen
zusammen.
PROJECT CONSULT 1996
68
Ausblick
69
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Vorgang
wurde initiiert
Vertrag erstellen
1. Aufgabenebene und zusenden
Aufgabe
wurde erledigt
Eingang gegengezeichneten
2. Aufgabenebene Vertrag prfen
nderung Kein
Absage Zusage
Vertragsdaten Eingang
Vertrag unter-
Prfen, ob weiterer Vertragsmodifika- 1. Erinnerungs-
3. Aufgaben- Interessent vor-
zeichnen und
tion prfen schreiben zu-
Unterlagen
ebene handen
zusenden
senden
1.1 Workflow-Kategorien
Workflow-Systeme sind inzwischen gegenber der
obigen Beschreibung erheblich weiterentwickelt worden
und knnen beispielsweise auch Ausnahmen
handhaben und Ad-hoc-Vorgnge untersttzen. Zur
Beschreibung und Charakterisierung der verschiedenen
Workflow-Anwendungen und der Prozesse, die mit ihnen
automatisiert werden sollen, werden oftmals vier
Workflow-Kategorien unterschieden.
Es kann jedoch vorkommen, dass Beispiele und
Eigenschaften, die von einem Autor oder Anbieter zur
Beschreibung einer Workflow-Kategorie verwendet
werden, von einem anderen zur Charakterisierung einer
anderen benutzt werden. Um hier keine weitere
Verwirrung zu stiften und auf Grund der Tatsache, dass
sich die Produktkategorien derzeit zunehmend mischen
und zusammenwachsen, erscheint eine klare und
detaillierte Abgrenzung hier nicht sinnvoll. Die
verschiedenen Kategorien sollen lediglich
verdeutlichen, welch breites Anwendungsspektrum
inzwischen durch Workflow-Systeme abgedeckt wird.
70
Ausblick
Production Workflow
Bisher ist traditioneller Production Workflow fr
strukturierte Prozesse wie die Schadensabwicklung in
einer Versicherung die am weitesten verbreitete
Kategorie. Die untersttzten Ablufe sind
hochwertige, zeitkritische, transaktionsbasierte
Prozesse mit strategischer Bedeutung fr ein
Unternehmen. Production Workflow ist im allgemeinen
Datenbank-basiert, das heit, dass nicht nur die
Applikationsdaten, sondern ebenso Regeln, Ablufe
etc. in einer zentralen Datenbank gespeichert werden.
Andere Begriffe, die oft im Zusammenhang mit
Production Workflow gebraucht werden, sind Prozess-
orientierter oder transaktionsbasierter Workflow.
Transaktionsbasierter Workflow basiert im
allgemeinen auf zahlreichen Regeln, die Regeln
gehren hier zu den Informationsressourcen und
stellen einen wichtigen Teil der gemeinsamen
Wissensbasis dar.
Collaborative Workflow
Die Begriffe Collaborative oder Cooperative Workflow
werden manchmal auch als Synonym fr Groupware
oder Collaboration Systeme gebraucht. Mit
Collaborative Workflow knnen Informationen aber im
allgemeinen besser strukturiert und das Routing
besser kontrolliert werden. Collaborative Workflow-
Tools sind Knowledge Worker-orientiert und im
allgemeinen als Pull-Systeme konzipiert. Typische
Funktionen sind Joint Editing, das gemeinsame
Bearbeiten, oder elektronische Konferenzen.
Anwendungsbeispiele fr Collaborative Workflow sind
Produkt- oder Softwareentwicklungen oder
Werbekampagnen.
Ad-hoc-Workflow
Auch die Low-Cost-Workflow-Variante Ad-hoc-Workflow
wird oft mit Groupware gleichgesetzt. Diese Workflow-
Kategorie kann herkmmliche E-Mail durch
bermittlung von Vorgngen und Dokumenten mit
einer verbesserten Kontrolle ersetzen. Ad-hoc-
Workflow untersttzt einmalige oder stark variierende
Prozesse. Das Routing ist nicht vordefiniert, sondern
71
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
72
Eigenstndiger Workflow-
Workflow Enabling
73
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Workflow Schichtenmodel
Prsentationsebene Workflow-Client
Workflow-Engine
Funktionsebene
Applikation-Services Host-Transaktionen MS Back Office
1.2 Workflow-Technologien
Entsprechend ihrer Kategorisierung basieren Workflow-
Systeme auf unterschiedlichen Technologien zur
74
Ausblick
75
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
76
Ausblick
Workflow-Standardclient Workflow-Webclient
Prsentationsebene
MS Office-
Applikations-Client Host-Emulation
Anwendungen
Workflow -Engine
Middleware
Funktionsebene
Applikation Host- MS
Services Transaktionen Back Office
77
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
KM
1.6
Knowledge Management
78
Ausblick
79
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Video
CAD Groupware Sprache Daten
Work-
Spread
flow Images CD DTP
sheet
ERP
Wissen
Data DB
Ware
house Archiv
Text
Erschlieung
Erklrung Vernderung
Problemlsung
80
Ausblick
81
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
82
Ausblick
Definitio Knowledge-Management-Systeme
n aus technischer Sicht
KMS knowledge management systems are software
solutions providing features to create, capture,
process, organize, store, control, retrieve, distribute,
and reproduce any type of structured or unstructured
digital information of an enterprise with the ability to
provide intime information with respect to purpose,
description, content, structure, context, rules, and
procedures for decision making and knowledge
building tasks of any user of the system.
PROJECT CONSULT 1999
83
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
84
Ausblick
Organisation
Das Wissen einer Organisation setzt sich aus explizitem,
klar definiertem und implizitem, nicht sofort
erkennbarem Wissen zusammen. Damit geht es weit
ber reine Dokumente, Webseiten und andere explizite
Formen hinaus. Whrend allgemeines, explizites Wissen
einfach an andere zu bermitteln ist, ist verborgenes
Wissen sehr viel schwieriger zu erschlieen und zu
kommunizieren. Hufig ist diese Art von Wissen
empirisch und subjektiv.
Zur Erfassung der impliziten Wissenssenken mssen
allerdings Rahmenbedingungen im Unternehmen
bestehen oder geschaffen werden, die die Mitarbeiter
dazu veranlassen, ihr Wissen zu dokumentieren und
unternehmensweit zur Verfgung zu stellen. Eine
erhebliche Beeintrchtigung der Einfhrung eines KM-
Systemes stellt hufig die Weigerung der Mitarbeiter
dar, die um ihre Position frchten, wenn sie ihr Wissen
allgemein zugnglich machen.
Eine frhzeitige Einbindung der Mitarbeiter bereits in
die Projektierungsphase fr eine KM-Lsung hat sich
beispielsweise bei den Firmen BASF, Hewlett-Packard,
Skandia oder Nokia bewhrt.
Die Firma USU ist durch eine eigene Analysemethodik
zu der Erkenntnis gelangt, dass der konkrete Nutzen
und Vorteil fr die Mitarbeiter erkennbar sein muss,
damit sich Wissensmanagement durchsetzen kann. Die
Analyseergebnisse der situativen Motivation wurde
auf die Lotus-Notes-basierte Anwendung USU-Value
Base bertragen. Die Geschftsprozesse und Aufgaben
wurden anschlieend so gestaltet, dass die
Wissensdokumentation fr jeden Anwender einen
unmittelbaren Nutzen hat.
Die Selektion von motivierten Mitarbeitern wird bei der
Firma Softlab durch den Einsatz von
85
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
1.3 Knowledge-Management-Technologien
Frher war die Wahl eines Archivierungs-, Dokumenten-
Managements- und Retrievalsystems relativ einfach:
Volltextdatenbanken wurden fr die Erschlieung von
Texten eingesetzt, und relationale Datenbanken fr die
Erschlieung strukturierter Daten. Diese Datenbanken
konnten auch genutzt werden, um ber
Zeigerfunktionen auf Dokumente zu verweisen, die in
Dokumenten-Management-Systemen (DMS) archiviert
werden.
86
Ausblick
87
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
88
Ausblick
89
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
90
Ausblick
91
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
92
Ausblick
93
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
94
Ausblick
ECM
1.7 Enterprise Content
Management
95
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
96
Ausblick
Definitio Content
n
97
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
98
Ausblick
99
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
100
Ausblick
101
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
102
Ausblick
103
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
E-Business
EAI Integration
Workflow Collaboration
Enterprise
Content
Data Web Content Doc Mgmt Management
Warehousing
Mining Management Imaging
File
Domino Exchange RDMS Infrastructure
System
104
Ausblick
105
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Enterprise-Content-Management-Komponenten als
unabhngige Dienste
ECM soll Informationen unabhngig von der Quelle
und unabhngig von der bentigten Nutzung
verwalten. Die Funktionalitt wird hier als Dienst
bereitgestellt, der von den verschiedensten
Anwendungen genutzt werden kann. Der Vorteil eines
Dienstekonzeptes ist, dass fr jede Funktionalitt
jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfgung steht
und redundante, aufwendig zu pflegende und teuere
Parallelitt gleicher Funktionalitt vermieden wird.
Enterprise Content Management als einheitliches
Repository fr alle Typen von Informationen
ECM soll als Content Warehouse (bergreifend fr
Data Warehouse und Document Warehouse)
Informationen des Unternehmens in einem einheitlich
strukturierten Repository zusammenfhren.
Aufwendige Redundanz und damit verbundene
Probleme der Konsistenz von Informationen werden
berwunden. Alle Anwendungen liefern ihren Content
in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum
allen Anwendungen die bentigten Informationen
bereitstellt.
ECM ordnet sich so als Infrastruktur in ein
Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT
Document Related Technologies zur Handhabung,
Erschlieung und Verwaltung schwach strukturierter
Daten. ECM Enterprise Content Management stellt
damit eine der notwendigen Basiskomponenten des
bergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar. ECM
erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines
WCM mit zu verwalten und als universelles Repository
die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.
106
Ausblick
107
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
108
Ausblick
109
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
110
Ausblick
111
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
112
Ausblick
113
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
114
Ausblick
BPM
1.8 Business Process
Management
115
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
116
Ausblick
Arbeitsorganisationsanstze
zusammenfasst.
Ulrich Kampffmeyer 2000
117
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
BPM
GPO
Workflow-Management
Monitoring
EAI
Integration Server
Messaging
EAI
kennzeichnet Tools und Komponenten, die
Low level Datenflusssteuerungen untersttzen.
Diese werden oftmals auch als Mini-Workflows
oder Complex Requests bezeichnet
Daten unterschiedlicher Anwendungen mappen.
Dies kann sowohl dezentral in Konnektoren und
Adaptern als auch zentral im Integration Server
erfolgen
Daten unterschiedlicher Anwendungen
transformieren. Dies kann wie das Mapping
ebenfalls zentral oder dezentral erfolgen
Anwendungsdaten intern in ein oder mehrere
neutrale Formate wandeln
Organisation
118
Ausblick
119
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
120
Ausblick
121
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
122
Ausblick
123
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
124
Ausblick
125
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
126
Ausblick
EAI
1.9 Enterprise Application
Integration
127
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Firewall
Prsentation
eBusiness- EAI
Transaktionen Portal
Classification
Intranet Content DMS Application Groupware
Knowledge ERP
Server Management Workflow Server Server
Management
Web
Server
Content Groupware ERP
Legacy Repository Repository
Repository
1.1 Orientierungsprobleme
Was sollen die Unternehmen machen, die ihre
Systemlandschaft konsolidieren und vielleicht sogar
eine neue IT-Strategie einfhren wollen? Welche
Themen sind zu bercksichtigen und welche Lsungen
am Markt sind geeignet, diese Vorhaben zu
untersttzen?
128
Ausblick
129
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
IT-Strategie
In der IT-Strategie wird in vielen Unternehmen auf
gewohnte Konzepte gesetzt. Hierzu gehren die
kurzfristige Umsetzung von fachlichen Anforderungen,
erprobte programmiertechnische Methoden,
produktorientierte Entscheidungen und Absicherung
durch die Entscheidung fr sogenannte Marktfhrer. Zu
selten werden fr die gesamte IT gltige Modelle fr
eine einheitliche Systemarchitektur erarbeitet und
konsequent umgesetzt. Dort, wo es versucht wird,
bleibt der Ansatz oftmals bereits an der Oberflche
stecken, so dass konkrete Realisierungen die
ursprnglichen Absichten unterlaufen.
Im Umfeld von berlegungen zur Einfhrung von EAI
gehren jedoch grundstzliche Errterungen der IT-
Infrastruktur, zukunftsweisende Systemarchitekturen
mit entsprechenden Integrations- bzw. Ablsungsplnen
der vorhandenen Plattformen und Applikationen sowie
Richtlinien fr zuknftige Anwendungsentwicklungen
zwingend in eine allgemeingltige IT-Strategie.
130
Ausblick
Technische Erfordernisse
Grundlage einer Bewertung technischer Erfordernisse
bilden die klassischen Gren
Performanceanforderungen, Transaktionsvolumen,
Komplexitt der Datenflsse und Geschftsprozesse
sowie Betriebs- und Backup-Zeiten. Die Grnde fr
einzelne Problemstellungen knnen dabei sehr
unterschiedlich sein und Manahmen sind individuell zu
entscheiden.
131
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
132
Ausblick
Bewertung unter
Preis-/Leistungsgesichtspunkten
EAI-Lsungen wie auch Workflowsysteme bieten
unbestreitbar eine Reihe an Nutzeneffekten. Damit
diese zum Tragen kommen, mssen allerdings sowohl
die Rahmenbedingungen als auch die Vorstellungen
ihres Einsatzes im Unternehmen stimmen. Allein die
Preise der Adapter knnen je nach Anbieter ein Volumen
erreichen, mit dem Unternehmen in anderen Bereichen
komplette Projekte abwickeln.
133
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
134
Ausblick
135
2 Aktuelle Trends
Inhalt
138
Ausblick
Zitat Konsolidierung
Der deutsche DRT-Anbietermarkt
unterschied sich schon immer von allen
anderen Regionen er war deutlich
berbesetzt. Gab es z. B. in Frankreich nur
5, 6 Produktanbieter, so waren es in
Deutschland zeitweilig weit ber 100. Die
Konsolidierung ist noch nicht
abgeschlossen. Weitere deutsche Anbieter
und Produkte werden verschwinden oder die
Firmen werden sich vom Anbieter mit
eigenem Produkt zum Systemintegrator mit
einem dazugekauften Standardprodukt
wandeln.
Ulrich Kampffmeyer 2000
139
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Branchenlsungen
Ein wesentliches Merkmal fr die weitergehende
Diversifizierung der Angebote ist die deutlich
gewachsene Zahl von konkreten Branchenlsungen.
Hier verlagert sich auch der Schwerpunkt von den
Herstellern der Produkte auf die Partner, die diese
Lsungen erstellen. Problematisch bei zahlreichen
Branchenlsungen ist jedoch immer noch, das sie
eigenstndige Clienten, vielfach in Fat-Client-Archi-
tektur, besitzen, Funktionalitt aus Fachanwendungen
mhsam nachbilden und nur aufwendig in
vorhandene Softwarelandschaften integrierbar sind.
Posteingangserfassung
Optimierte Lsungen fr die Massenerfassung von
Beleg- und Schriftgut, wie z. B. von Captiva und Kofax,
sollen den Flaschenhals der Informationserfassung
berwinden. Zusammen mit OCR-, ICR- und
Klassifikationslsungen der zweiten Generation, wie
z. B. bei Paradatec, Readsoft, IteSoft, Docutec,
Kleindienst, Oc und anderen
Erfassungslsungsanbietern kann die Erfassung,
Indizierung, Zuordnung und Verteilung nunmehr mit
hoher Verlsslichkeit durchgefhrt werden. Solche
Subsysteme werden von den meisten DMS-, Archiv- und
Workflow-Anbietern nicht mehr selbst entwickelt
sondern von spezialisierten Herstellern hinzugekauft
und integriert. Fr den individuellen Erfassungsbereich
140
Ausblick
Abbildung 15 Posteingangserfassung
141
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
142
Ausblick
DMS DMS
Enabling Enabling
Notes-Client Notes-Client
Anwendungs- DB Anwendungs- DB
funktionen funktionen
Notes Notes
DB-Verwaltung temporres
Caching
Dynamisches
Dokumenten-
Management Interface/Konverter
Schnittstelle DB Ablage
DB Index
Index Archiv Archiv
143
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
144
Ausblick
Output Management
Die Integration des Outputs gewinnt inzwischen eine
hnliche Dimension wie die Eingangserfassung. Hierfr
kommen COLD-, Listenarchivierungs- oder spezielle, mit
Druckstraen kombinierte Output-Management-
Lsungen zum Einsatz. Hersteller wie Xerox, IBM, ISIS
oder Beta Systems knnen hier auf langjhrige
Erfahrungen im Output Management zurckblicken, die
durch Archivierungskomponenten ausgebaut werden. In
diesem Umfeld sind auch die meisten der Lsungen fr
die Erfllung der Anforderungen der GDPdU
angesiedelt. Die Herausforderung ist jedoch, die
Informationen nicht nur fr sich zugnglich zu machen,
sondern bergreifende Repositories
zusammenzufhren, um sie Dokumenten- und Prozess-
Management-Anwendungen zur Verfgung zu stellen.
Ziel ist, alle Informationen im Unternehmen
zusammenhngend nutzen zu knnen.
Index-
DB
Archivieren
Daten Speicher
Auslesen DB
bank Versenden
E-Mail / Groupware
PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
Web-Publishing
Web Publishing
Biblio-
thek Auslesen Konverter
COLD/Publish-
Formulare Anwendung Drucken Webserver / Browser
Druckstrae
145
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Integration
Ob man nun den Begriff Enterprise Application
Integration mag oder nicht, das Thema Integration an
sich spielte bei jedem Anwender eine fhrende Rolle. Es
gibt keine grne Wiese, es sei denn, der potentielle
Anwender lsst sich auch auf eine Insellsung ein.
Integration hat mehrere Qualitten. Zum einen ist ein
Trend zur Verringerung der Fertigungstiefe bei den
Anbietern zu erkennen. Immer mehr Komponenten
werden von spezialisierten Softwarelieferanten
zugekauft, um ein mglichst breites Funktionsspektrum
anbieten zu knnen. Bei den Anwendern wird die IT-
Landschaft offenbar trotz aller
Standardisierungsbemhungen heterogener
herkmmliche Host-, verbreitete Client-Server- und
neuere Intranet-, Web- und Portal-Systeme stehen im
Wettbewerb zueinander. Wo EAI nicht helfen kann, geht
der Trend zur Schaffung bergreifend nutzbarer
Ablagen, die alle Daten und Dokumente unabhngig
von der erzeugenden Anwendung verwalten und
bereitstellen. Das zugehrige Schlagwort ist Enterprise
Content Management. Zumindest bei Grounternehmen
ist hier auch ein Trend zur Rezentralisierung
festzustellen.
Rechtssichere Speicherung
Das Thema GDPdU ist immer noch aktuell, wird aber
nicht mehr so berzogen und fehlinformierend wie in
der Vergangenheit beworben. Durch die Diskussion um
die GDPdU und das Auswertungstool IDEA haben sich
nachhaltige Vernderungen im Markt ergeben.
146
Ausblick
147
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
148
Ausblick
149
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Elektronische Signaturen
Durch den teilweisen Rckzug der Post-Tochter SignTrust
hat die Akzeptanz qualifizierter personenbezogener
Signaturen weiter nachgelassen. Andererseits gibt es
hier jedoch noch Anwendungen und Einsatzgebiete.
150
Ausblick
-----------------------------------------------------
43otip342top34 3
3
XXXXXXXXXXXX
-----------------------------------------------------
AB15Gf7889436
46t3434t432pt u34oiuio3t4
Prfsumme
4t432tpoiuopu e35porpof
-----------------------------------------------------
XXXXXXXXXXXX
-----------------------------------------------------
PROJECT C ONSUL T 20 02A utor enr ec ht D r. Ulr ichK amp ffme yer
AB15Gf7889436
43otip342top34 3
Prfsumme
3
46t3434t432pt u34oiuio3t4
4t432tpoiuopu e35porpof
Integritt
Inhalt
151
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Linux
Besonders durch die ffentliche Verwaltung mit ihrer
OpenSource-Initiative wurde Linux in Deutschland
hoffhig gemacht. Im Server-Umfeld ist Linux bei vielen
Unternehmen bereits weit verbreitet und steht in
ernsthafter Konkurrenz zu den Betriebssystemen von
IBM, HP, Microsoft und Sun. Inzwischen beginnt sich
Linux aber auch im Client-Umfeld zu positionieren. In
einer Reihe von Behrden und Wirtschaftsunternehmen
ist der Linux-Client bereits fr die nchsten Migrationen
angepeilt. Es gibt bereits Client-Software wie Lindows,
die mit Windows vergleichbar ist, wie auch komplette
Office-Produktsuiten wie OpenOffice, das zudem noch
XML als Ausgabeformat benutzt. Eine entscheidende
Schlacht muss jedoch noch im Browserumfeld mit
Microsoft geschlagen werden.
XML
152
Ausblick
DTD,
Inhalt XSL
Schema
XML
153
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Partnerkonzepte
Kleinere und mittelstndische Anbieter knnen sich nur
behaupten, wenn sie sich auf spezielle Nischen
konzentrieren oder tragfhige Partnerkonzepte
entwickeln. Hintergrund ist auch die sinkende
Fertigungstiefe bei Dokumenten-Technologie-Lsungen
der einzelnen Anbieter. Immer mehr Komponenten
knnen nicht mehr sinnvollerweise selbst entwickelt
werden, sondern mssen hinzugekauft oder von
Partnern beigesteuert werden.
154
Ausblick
155
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
156
Ausblick
Kosteneinsparung
Der Wettbewerb unter den Unternehmen ist extrem
geworden. Steuern, Abgaben und mangelndes
Wirtschaftswachstum zwingt die Firmen, ihre Prozesse
zu straffen, Personal effizienter zu nutzen und
allerorten Kosten einzusparen.
Neue und verbesserte Dienstleistungen
Schneller und individueller auf Kundenwnsche
reagieren zu knnen, sich mit neuen Produkten
zeitnah zu positionieren und das Wissen ber den
Kunden umfassend zu nutzen, sind heute
mitentscheidend fr den Unternehmenserfolg. Dies
erfordert gut aufbereitete Information und kostet Zeit
und Geld.
Dokumenten-Technologie-Systeme bieten trotz relativ
hoher Beschaffungs- und Einfhrungskosten Lsungen
fr beide Anstze gemeinsam Kosten sparen und
verbesserte Informationserschlieung fr mehr
Effizienz.
157
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
158
Ausblick
159
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
160
Ausblick
2.3.3 Workflow
Workflow begann als das Routing von Dokumenten in
der Verbindung mit der Archivierung. In den letzten
Jahren entwickelten sich drei wesentliche Typen des
Workflows: der Production Workflow zur Abbildung
komplexer, kontrollierter Ablufe, die eigentliche
Vorgangsbearbeitung, Ad-hoc-Workflow auf Basis von
E-Mail und elektronischen Formularen und der
Collaborative-Workflow, die Abbildung von einfachen
Ablufen mit kooperativen Groupware-Produkten. Der
Production Workflow wurde ergnzt um Design- und
Geschftsprozessoptimierungs-Tools zur Gestaltung der
Prozesse. Inzwischen ist Workflow-Funktionalitt in fast
allen kaufmnnischen Anwendungen, Groupware und
zahlreichen Branchenapplikationen direkt integriert.
hnlich wie beim klassischen Dokumenten-Management
161
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
162
Ausblick
163
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
164
Ausblick
165
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
166
Ausblick
167
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
168
Ausblick
169
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
170
Ausblick
171
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
172
Ausblick
173
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
174
3 Anwenderanforderungen
treiben den Markt
Inhalt
3.1 Branchenfokus?
3.2 Missverstndnisse?
3.3 Aktuelle Anwendungsszenarien fr
Document Related Technologies
176
Ausblick
3.1 Branchenfokus
177
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
178
Ausblick
179
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
3.2 Missverstndnisse?
180
Ausblick
181
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Aktuelle
Anwendungsszenarien fr
3.3
Document Related
Technologies
3.3.1 Informationserfassung
Die Erfassung von papiergebundenem Schriftgut ist
heute noch einer der wesentlichen Engpsse. Manuelle
Indizierung ist aufwendig und fehlertrchtig. OCR, ICR
und automatische Klassifikation knnen hier helfen, das
erfasste Schriftgut an den richtigen Arbeitsplatz zu
leiten. Hier sind zunchst zwei Anwendungsfelder zu
unterscheiden die Erfassung individuellen Schriftguts
und die Erfassung von Vordrucken. Bei elektronischen
Vordrucken ist ein wesentlich hherer und sicherer
Automatisierungsgrad erreichbar, als bei individuellem
Schriftgut, das aufwendig durch automatische
Klassifikationssoftware analysiert werden muss.
An diesem Thema sind alle Unternehmen mit einem
hohen Aufkommen von Schriftgut ab Mengen von 5000
Seiten und mehr pro Tag interessiert. Inzwischen gibt es
auch ausreichend Outsourcing-Angebote, bei denen der
Anwender nicht mehr selbst digitalisieren muss,
sondern die Eingangspost digitalisiert in sein Netzwerk
bertragen bekommt.
182
Ausblick
183
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
3.3.2 Integrationsanforderungen
Heterogene Umgebungen mit zahlreichen
verschiedenen Anwendungen erfordern zunehmend die
Integration, um Informationen im Zusammenhang
erschlieen und nutzen zu knnen. Hier kommen
Workflow-Anstze zur Verbindung von Applikationen
aber auch einheitliche Unternehmensarchive mit
anwendungsunabhngiger Informationsspeicherung als
Lsung in Betracht.
184
Ausblick
185
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
AKTE
VIEWER
WORKFLOW-
STEUERUNG
3.3.4 Prozessuntersttzung
Information ist nur dann effizient nutzbar, wenn sie
direkt in die Arbeitsprozesse eingesteuert wird. Die
Devise ist dabei nicht mehr Suchen oder Finden,
sondern im Sachzusammenhang einfach Vorfinden.
Dabei geht es nicht nur um vorstrukturierte Prozesse,
sondern auch um die dynamische Collaboration. Die
ursprngliche Idee des vordefinierten Workflows ist ins
Wanken geraten. Die Aufwnde des Designs und der
Implementierung standen hufig im Widerspruch zum
erreichten Nutzen. Durch die Kombination variabler
Workflow-Technologien im Rahmen von Collaborations-
Werkzeugen, BPM Business Process Management und
EAI Enterprise Application Integration kann dies erreicht
werden. Beispiele sind elektronische
Vorgangsbearbeitungssysteme, bei denen nicht nur die
Abarbeitung gesteuert wird, sondern auch die
zugehrigen Daten in verschiedensten Anwendungen
ergnzt, gendert und konsolidiert werden. Komplette
Prozesssteuerungs- oder Workflowsysteme waren in der
Vergangenheit die Domne von greren
Anwenderunternehmen wie Behrden, Versicherungen
186
Ausblick
187
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
188
Ausblick
189
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
190
Ausblick
191
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Beispiel:
3.4 Dokumenten-Technologien
fr Banken
192
Ausblick
193
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Internet-basierter Dokumenten-Management-Lsungen.
Call-Center- und Costumer-Relationship-Management-
Lsungen wollen mit Informationen aus
unterschiedlichsten operativen, Data Warehouse,
Kundeninformations-, ERP- und anderen Systemen
versorgt werden. Auch wenn vielfach in Bankhusern
bereits Dokumenten-Management-Lsungen im Einsatz
sind, steht die Finanzdienstleistungsbranche erst am
Beginn der konsequenten Nutzung dieser Technologien.
Nicht mehr die Untersttzung von Teilprozessen,
abgegrenzten Geschftssegmenten oder Abteilungen,
sondern integrierte, unternehmensweit einsetzbare
Enterprise Solutions sind das Ziel fr die Zukunft.
Grundanwendungen Spezialanwendungen
Anwendungs- Post-
Empfang
Rund-
schreiben
Externe
Informa-
tions-
Projekt
Spezial-
und Markt-
Presse Vorstand
Bibliothek Sitzung
Ebene verteilung
statistiken
Vertrag Recht
Index-DB
Ablage- / DMS-Dienst
Ablage-Ebene Archiv-Dienst
194
Ausblick
195
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
196
Ausblick
Barcode Symbol
a 0 1 2 3 a
197
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Das Bankdienstleistungs-Portal
Zur Zeit sind Bankdienstleistungs-Portale noch ein
Alleinstellungsmerkmal der Internet- oder Online-
Banken. Sie konzentrieren sich zur Zeit auf wenige,
spezialisierte Angebote, wie z. B. Aktiengeschfte. Die
Gebhren in diesen speziellen Segmenten werden aber
immer transparenter und eine Kundenbindung kann nur
erreicht werden, wenn die Systeme hochperformant, die
198
Ausblick
199
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Der Web-Space-Tresor
Hat eine Bank bereits ein internes, Web-fhiges
Archivsystem, so ist es mglich, dieses auch fr Kunden
zu ffnen. Warum soll im Zeitalter von ASP (Application
Service Providing) ein Kunde redundant seine
Dokumente archivieren, die bereits elektronisch bei der
Bank gespeichert sind.
200
Ausblick
aufwendige Dokumenten-Management-Systeme
investieren.
Da Banken einen erheblichen Vertrauensvorschuss
genieen, kann hier die psychologische Hemmschwelle
des Dokumenten-Outsourcings an Provider berwunden
werden. Der Web-Space-Tresor wre so die natrliche
Ergnzung des bereits heute genutzten Banktresors.
Die Basistechnologie hier sind sogenannte Content
Management-Systeme.
201
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
202
Ausblick
203
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
204
Ausblick
Automatische Klassifikation
Die manuelle Indizierung und Zuordnung von
Informationen ist immer noch einer der Engpsse des
Einsatzes von Dokumenten-Management. Sie ist
aufwendig, fehlertrchtig und die Qualitt ist von der
Disziplin der Mitarbeiter abhngig. Document Related
Technologies ermglichen es heute, gescanntes
Schriftgut in auslesbaren Text zu wandeln, zu Prfungs-
und Ergnzungszwecken mit vorhandenen Stamm- und
205
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Inhaltliche
Klassifikation
Daten-
Extraktion
206
Ausblick
Knowledge Profiling
Die neue, wesentlich komplexere Variante des Data
Mining ist das Knowledge Profiling. Hierbei werden nicht
nur wie bei Data Warehousing oder Data Mining nur
vorhandene Daten verdichtet, sondern ber die
unterschiedlichsten Informationen im Unternehmen
Profile erstellt und miteinander verknpft. In diese
Profile soll auch das implizite Wissen der Mitarbeiter
einbezogen werden und das bereits in Systemen
vorhandene explizite Wissen ergnzen. Dies schliet
natrlich auch die umstrittenen, personenbezogenen
Profile von Kunden und Angestellten ein. Durch die
Kombination von Bankprodukt-Daten, Transaktionen,
Kundeninformationen und anderen nicht- oder nur
schwachstrukturierten Daten entstehen verdichtete
Sichten, die herkmmliche Management-
207
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
208
Ausblick
209
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Standardisierung
Besonders in verteilt arbeitenden Organisationen
besteht ein Bedarf an Standardisierung. Im Zeitalter
von Client/Server-Lsungen konnten Abteilungen oder
Institute von Bank-Verbnden wie der S-Finanzgruppe
oder der Volksbankengruppe eigenstndig nach Bedarf
sich Dokumenten-Management-Lsungen anschaffen.
Workflow, Archivierung und Dokumenten-Management
wurden nmlich nur selten als zentrale Dienstleistung
von den Rechenzentren angeboten. Die vorhandenen
Rechner- und Softwaresysteme, aber auch die
Bandbreiten der Netzwerke, standen dem hufig
entgegen. Konsequente Standardisierung vermeidet
nicht nur Mehrfachinvestitionen bei der Entwicklung von
Lsungen, sondern ermglicht einen einfacheren
Betrieb, einheitliche Plattformen, gnstigere Lizenzen,
generalisierte Schulungen und Einfhrungen sowie
nicht zuletzt den Dokumentenaustausch und die
bergreifende Nutzung von Dokumenten-Management-
Lsungen.
Ein Musterbeispiel ist hier die S-Finanzgruppe. Durch
das SIZ Informatikzentrum der Sparkassenorganisation
wurde in den vergangenen Jahren eine vollstndige
Standardisierung von Archiv- und Dokumenten-
Management-Systemen durchgefhrt. Die Architektur
ist so ausgelegt, dass sowohl zentrale, Kombination von
zentral/dezentral, verteilte dezentrale als auch lokale
Systeme gleichfrmig eingerichtet werden knnen.
Basis ist ein selbstbeschreibendes Informationsobjekt,
dass alle Attribute fr seine Verarbeitung und
Speicherung mit sich trgt und gleichfrmig in
Systemen unterschiedlicher Anbieter verarbeitet wird.
Im Rahmen weiterer Projekte wurde die gesamte
Verschlagwortung und Dokumentenklassen-Bildung fr
die Organisation vereinheitlicht. Diese Begrifflichkeit
steht dabei nicht nur fr Archivsysteme, sondern auch
fr elektronische Betriebshandbcher,
Organisationsanweisungen, Prozess-Design-Tools,
einheitliche Schulungsunterlagen und andere
210
Ausblick
Verbundgeschfte
Vergleichbare Anforderungen wie bei der Schaffung
eines Archivsystem-Standards in der S-Finanzgruppe
gibt es berall dort, wo Verbundgeschfte zwischen
verschiedenen Angeboten unterschiedlicher
Finanzdienstleister abgewickelt werden sollen. Dies
zeigt sich besonders in Verbnden wie der Sparkassen-
Finanzgruppe oder der Volksbanken-Gruppe. Ein
Beispiel ist der Bausparvertrag, zu dem es einen Kredit
bei einer Bank und eine zustzlich abgeschlossene
Versicherung gibt. In diesem Beispiel sind drei
verschiedene Unternehmen involviert, die den gleichen
Kunden betreuen. Jedes der Unternehmen besitzt
Originale, die es gilt den anderen Instituten zur
Verfgung zu stellen. Vernderungen in den
Vertragsverhltnissen wie Laufzeiten oder
Zahlungsmodalitten betreffen hufig alle drei Institute.
211
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
212
Ausblick
213
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Beispiel:
Dokumenten-Technologien
3.5
fr die ffentliche
Verwaltung
214
Ausblick
Verwaltung
Behrde
Dezernat Behrde
Abteilung
Dezernat
Abteilung
215
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
3.5.2 E-Government
Es ist hufig einfach, einfach ein neues Schlagwort
einzufhren E-Government ist ein solches. Die
wenigsten haben jedoch eine Vorstellung, was sich
hinter der elektronischen Regierung (dies wre die
korrekte deutsche bersetzung) verbirgt. Die
Verwaltungshochschule Speyer hat hierfr eine recht
griffige Definition gefunden:
Definitio E-Government
n
216
Ausblick
217
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
218
Ausblick
219
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
220
Ausblick
DOMEA Elektronische
Vorgangsbearbeitung
221
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
222
Ausblick
223
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
224
Ausblick
225
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
226
Ausblick
Image
Die Selbstdarstellung ist die typische Anfangsphase
der Internet-Nutzung. Jede Stadt, jedes Land, jede
Bundesbehrde hat inzwischen eine Webseite. Der
Inhalt ist meistens trostlos und hufig lieblos
gestaltet. Es wird ber die Aufgaben der Behrde,
die ffnungszeiten, die Schnheit des Ortes oder der
Landschaft ohne Interaktion mit dem Benutzer
berichtet. Im Prinzip hat jedes Unternehmen und
jeder private Inhaber einer Webseite auf diese Weise
mit statischen Inhalten begonnen.
Information
Der zweite Schritt der Webseiten-Entwicklung ist die
Aufnahme der Interaktion mit dem Besucher und die
Bereitstellung von aktuellen Informationen. Einfache
Antwortformulare fr E-Mails, aktuelle
Veranstaltungsbersichten, die Einbeziehung von
Unternehmen am Ort z. B. Tourismus, Gastronomie,
Verkehrsbetriebe, Hotellerie etc. - kennzeichnen diese
Phase. Kurze Tests des Antwortverhaltens bei der
Absendung einer E-Mail-Anfrage zeigen jedoch, dass
hinter der Webseite wenig passiert man wartet auf
die elektronische Antwort genauso lange wie auf
einen Rckruf oder die Antwort auf ein Schreiben.
Auch die Aktualisierungszyklen der kommerziellen
Angebote sind hufig zu lang.
Interaktion
Der dritte Zyklus ist die Aufnahme der direkten
Kommunikation mit dem Brger. Mittels interaktiver
Formulare knnen Psse und Personalausweise
beantragt, der Wohnsitz umgemeldet, ein neues Kfz-
Kennzeichen ausgewhlt oder der zustndige
Sachbearbeiter erreicht werden. Verwaltungsregeln
werden dem Brger in leicht verstndlicher Weise
animiert erklrt und Vordrucke knnen auf dem
eigenen Drucker zu Hause ausgegeben werden, das
Anstellen und Ziehen einer Nummer auf dem Amt
entfllt. Dies sind typische Szenarien fr die
kommunale Verwaltung, Landes- und
Bundesbehrden sind noch nicht so weit, obwohl es
auch hier die Mglichkeit gbe, den Brger z. B. in
227
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
228
Ausblick
229
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
230
Ausblick
231
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Beispiel:
3.6 Dokumenten- Technologien
fr Versicherungen
232
Ausblick
Anwen-
Single Login Work- Scan- Recher- Office-
FAX E-Mail Viewer Applet SAP dungs-
flow nen che Integration
Enabling
Benutzer- Work-
FAX E-Mail Web-
verwal-
Dienst Dienst Service
SAP flow- dynami-
tung Engine PROJECT CO NS ULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampff me yer
sches
DMS
Ablage-Ebene
Index-DB
Zugriffschutz Zugriffschutz
Sicherheit Sicherheit
Archiv-Ebene
233
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
234
Ausblick
235
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Ablsung
Bei einer Ablsung wird hufig ein klarer Schnitt
gemacht eine vollstndig neue Lsung wird parellel
neben der oder den vorhandenen installiert. Man setzt
hierbei auf das Ausaltern der Informationen. Gem
dem Lebenszyklus von Dokumenten ist die Nutzung der
Informationen sehr unterschiedlich. Neben der
zeitweilig intensiven Bearbeitung gibt es lange Phasen
der Ruhe, die mit dem Alter der Dokumente zunehmen.
Bei einer solchen Ablsung werden alle neuen
Dokumente und alle neuen Flle im aktuellen System
gepflegt. Man bertrgt allenfalls noch Daten, welche
Informationen im Altsystem vorhanden sind, in die neue
Umgebung. Mit dem Alt-System arbeiten zunehmend
immer weniger Mitarbeiter, bis es nach einem
bestimmten Zeitraum nur noch fr eine archivrelevante
Nutzung zur Verfgung stehen muss. Der Nachteil fr
Sachbearbeiter und Administration ist offensichtlich es
mssen ber einen lngeren Zeitraum mehrere
Systeme parallel bereitgehalten und betrieben werden.
Dies kann bei auslaufender Wartung sehr teuer werden.
Der Vorteil ist der, dass man jedoch auf die Altlasten,
von der Technologie ber Datenmodelle bis zur
Applikation, keinerlei Rcksicht nehmen muss. Whrend
das neue System entwickelt, erprobt und ausgerollt
wird, stellt die vorhandene Lsung zudem den
ungestrten Betrieb sicher.
Migration
Bei einer Migration werden in eine neue Umgebung die
vorhandenen Daten und Dokumente eines oder
mehrerer bestehender Systeme bertragen. Eine
Migration ist immer stichpunktbezogen, d.h. in einem
Zeitraum mit wenig Nutzung der vorhandenen Lsung
werden die Daten in das neue System bertragen. Nach
Abschluss und berprfung dieser bertragung
arbeiten die Mitarbeiter dann nur noch mit dem neuen
236
Ausblick
Integration
Die Integration unterschiedlicher Systeme, seien es nun
Archivsysteme fr den gleichen Anwendungszweck oder
aber die Zusammenfhrung von Archivierung, Workflow
und operativem System in einer Lsung, stellt eine
groe Herausforderung dar. Im ersten Fall wre auch
eine Ablsung oder Migration mglich, beim zweiten Fall
treten diese beiden Anstze hufig in Kombination mit
einer Integration auf. Bei einer integrativen Lsung
knnen verschiedene Anstze verfolgt werden. In einer
Umgebung mit Fat Clients wurde die Integration in der
Regel ber die Client-Anwendung vorgenommen. Von
einem Clienten konnte dann z. B. auf mehrere
Indexdatenbanken und Archive zugegriffen werden.
Dieses Verfahren schliet zum Beispiel auch bereits die
Mglichkeit ein, mit einer Suchanfrage auf mehrere
Bestnde zuzugreifen. Wird in einem
237
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
238
Ausblick
239
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
240
Ausblick
Dokumentenaustauschformate in unterschiedlichen
Systemumgebungen, der unterschiedlichsten Formen
der Mandanten- und Submandantenfhigkeit, des
Speicherortes der Originale, der Replikation, des
Caching und andere auf.
Internet-Angebote
Das Internet stellt die Anwendungssysteme der
Versicherer vor neue Herausforderungen. Nicht mehr
nur die Prsenz, sondern die Interaktionsanwendungen
241
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
242
Ausblick
Knowledge Management
Knowledge Management wird gleich in drei
verschiedenen Ausprgungen zum Einsatz gebracht: Im
Rahmen der auf das Back Office, die interne
Verwaltung, ausgerichteten Verfahren, die nicht
vorrangig in einer kunden-/versicherungs-
nummerorientierten Ablageorganisation vorliegen. Hier
geht es um die Verbesserung interner
Informationsbereitstellung, schnellere
Produktentwicklung, Ausbildung, Untersttzung des
Mitarbeiters beim Wahrnehmen verschiedener Rollen,
Einbindung von Vertriebspartnern und Kooperation im
All-Finanz-Umfeld. Die Lsungen basieren hufig auf
Groupware- oder Workflow-Produkten. Der zweite und
dritte Bereich wird gleichermaen durch die
automatische Klassifikation abgedeckt, die heute eines
der wichtigsten eigenstndigen Merkmale von
Knowledge Management ist. Einmal wird sie fr die
Automatisierung des Posteinganges beim Scannen,
bei elektronischem Fax und bei E-Mail eingesetzt. Sie
ermglicht eine verbesserte Indizierung sowie die
Ordnung und das Routing von beliebigen Dokumenten.
Sie berwindet den Engpass der manuellen Erfassung
und Indizierung. Der zweite Ansatz der automatischen
Klassifikation ist jedoch noch interessanter. Er
ermglicht die Analyse und Steuerung, wer wann
welche Informationen bentigt und stellt diese
automatisiert bereit. Lernprozesse im Hintergrund
verbessern das Verfahren kontinuierlich.
Enterprise Portals
Portale fr internen als auch externen Einsatz als
Extranet und Internet-Portal gewinnen immer mehr an
Bedeutung. Die Softwareentwicklung orientiert sich
dabei zunehmend an den Standards des Internets wie
Java, HTML, XML, HTTP, TCP/IP und anderen. Fr die
Verwaltung der zugehrigen Informationen werden
neben den reinen Portal-Middleware- und Webseiten-
Entwicklungsprogrammen Content-Management-
Systeme bentigt. Diese basieren auf herkmmlichen
DMS-Lsungen mit Archiv, Dokumenten-Management
und Workflow oder bilden diese Funktionalitt mit
243
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Excalibur
Microsoft
PC DOCS
Lotus/IBM FULCRUM
Dataware
Radnet
grapeVine
Hyperwave
PROJECT CONSULT 2002Autorenrecht Dr . Ulr ich Kampffme yer
Semia
Verity
SAP (mySAP) InfoImage
Autonomy Intraspect
Gorechange
PeopleSoft Meta Systems Guild
Oracle
J.D.Edwards Knowledge Track USU
Ariba
Top Tiar Verge Perspecta
Coextant
Datachannel
Sqribe Sagemaker
Viador
Hummingbird Giyphica Powerize.com
Information Intranet
Epicentric
Advantage SER Solutions Aaneid
Portera
OpenText
Documentum Inktomi
Infoseek
CE AG
AOL/Netscape
Yahoo!
244
Ausblick
245
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
246
Ausblick
Beispiel:
3.7 Dokumenten-Technologien
fr den Mittelstand
247
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
248
Ausblick
bergabe
ODMA Indizes
Exchange bergabe
Suchkriterien
ber ODBC
Dokument
und Index Dokumente
Interface-Konverter
PROJ ECT CON SULT 2 00 2 Au toren re ch t D r. Ul ric h Ka mpff me yer
Konverter Index
DB
Neutrale Archivformate
Archiv
249
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
250
Ausblick
Collaborative Commerce
Portale
Angebots- und Auftragsabwicklung
E-Procurement
251
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
252
Ausblick
Abbildung 39 Wirtschaftlichkeit
253
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
F ire w all
254
Ausblick
255
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
256
Einsatz von
4 Dokumenten-
Technologien mit Hrden
Inhalt
258
Ausblick
Die
4.1
Implementierungslcke
259
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
260
Ausblick
261
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Moderne Technologien
4.2
und wo bleibt der Mensch?
262
Ausblick
263
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Das Projektteam
Ein ideales Projektteam setzt sich zusammen aus
Mitarbeitern der Fachabteilungen, dem spteren
echten Anwender. Hierbei sind Indianer und
Huptlinge gleichermaen zu beteiligen.
Mitarbeitern, die fr den spteren Betrieb
erforderlich sind dies gilt fr die
Organisationsabteilung, welche die Lsung in die
Betriebsablufe integrieren muss, ebenso wie fr die
DV-Abteilung, deren Mitarbeiter spter die
technische Lauffhigkeit sicherstellen mssen.
Entscheider und Mentoren, die sich fr die
Akzeptanz im Unternehmen und den zielgerichteten
Fortschritt des Projektes engagieren.
Vertreter von Personalvertretung und Revision
damit diese rechtzeitig eingebunden sind.
Mitarbeitern des Anbieters und Systemintegrators,
die ber die notwendige Sozialkompetenz verfgen,
um sich ernsthaft und fair mit den Anwendern
auseinandersetzen zu knnen.
264
Ausblick
festge-
Analyse, Pflichten- amorphes
amorphes
Phase 2 fgtes
heft, Ausschreibung Team
Team
Team
festge-
fgtes
Phase 3 Realisierung festge- festge-
Team
fgtes fgtes
Team Team
festge-
Einfhrung und amorphes
amorphes
Phase 4 fgtes
Betrieb Team
Team
Team
265
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Qualifizierung
Qualifizierung ist wesentlich mehr als nur Schulung. Sie
beinhaltet Aufgaben wie Coaching der Anwender,
Paten die aus ihrer Projektarbeit heraus die weiche
Einfhrung bei ihren Kollegen sicherstellen. Ein Aspekt
hierbei ist auch die Vermeidung von Frontalschulung im
Hinblick auf reine Systemfunktionalitt. Anbieter
verfolgen leider hufig ein solches Schulungskonzept.
Sie bieten Schulungen an, die zu theorielastig und zu
technisch sind.
Die Systeme mssen jedoch an realen Ablufen
geschult werden und auf die entsprechenden
Mitarbeiter zugeschnitten sein. Wesentlich hierbei ist
auch, dass bereits Daten und Dokumente aus der
tglichen Arbeit im Schulungssystem vorhanden
sind, damit kein Bruch von der Schulung zur
normalen Ttigkeit entsteht.
266
Ausblick
267
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
268
Ausblick
269
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
270
Ausblick
Der Internet-Freak
Wie bereits dargestellt, ist das Generationenproblem bei
der Einfhrung eines Dokumenten-Management-
Systems ein erheblicher Risikofaktor. Hier sind die
unterschiedlichsten Vorbildungen und Altersgruppen bei
einer Einfhrung zu bercksichtigen. Inzwischen tritt
aber auch eine neue Generation ins Arbeitsleben, die
mit dem Multimedia-PC, der Nintendo-Konsole und dem
Internet aufgewachsen ist. Hier kann es sogar zu einem
umgekehrten Effekt wie zuvor beschrieben kommen.
Whrend wir uns heute noch abmhen, simple
Schwarz-/Wei-Faksimiles an den Arbeitsplatz des
Sachbearbeiters zu transportieren, ist diese Generation
mit Farbe, Sprache, Film, Interaktion und dies bei
hoher Performance aufgewachsen.
Wir haben bereits erste Projekterfahrungen, in denen
solche Mitarbeiter sich beschweren, warum es so lange
dauert bis die Dokumente da sind, warum man immer
noch die Host-Bildschirmmaske braucht, warum der
Zugriff auf Informationen beschrnkt wird, warum man
nicht lngst in Farbe scannt usw. Solche Mitarbeiter sind
ebenso schnell von einem neuen System enttuscht wie
der zuvor beschriebene papierverhaftete
Sachbearbeiter.
271
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
272
Ausblick
273
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
274
Ausblick
275
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
276
Ausblick
277
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
278
Ausblick
279
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
280
Ausblick
281
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
282
Ausblick
283
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
284
Ausblick
Auswahlgremien
Der Kreis der Personen, der ber die Endauswahl einer
Lsung befindet, ist vor allem in Grounternehmen und
Verbandunternehmen in einigen Fllen kritisch zu
bewerten. Jedes solide durchgefhrte Auswahlverfahren
sollte Wert darauf legen, dass die Beteiligten ber alle
Erkenntnisse informiert sind und sich ein fundiertes Bild
von der Lsung machen knnen. Weiterhin sollte der
Kreis so zusammengesetzt sein, dass alle Personen
sowohl die organisatorischen als auch die technischen
und kaufmnnischen Faktoren beurteilen knnen.
285
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
286
Ausblick
Wirtschaftlichkeitsrechnung Arbeitssystemwert
Entscheidungsgrundlage
287
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
288
Ausblick
289
5 Ausblick
Inhalt
5.9 Evangelism
5.10 Wo stehen wir im Jahr 2010?
5.10 Fazit: nicht warten, loslegen!
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
292
Ausblick
293
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
294
Ausblick
295
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
296
Ausblick
297
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
298
Ausblick
299
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
300
Ausblick
301
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
302
Ausblick
303
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
304
Ausblick
305
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
306
Ausblick
307
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
308
Ausblick
Digitale Rechte:
5.5 mehr Probleme als
Lsungen?
Wissenschaftliches Zitieren
Beim wissenschaftlichen Zitieren war die
Referenzierung von Beitrgen in der Vergangenheit
eindeutig geklrt: Titel des Buches oder der Zeitschrift,
Titel des Beitrages oder Kapitels, Autor,
Erscheinungsort, Jahr, Ausgabe, Seite etc. Wie nun im
Internet einen Beitrag referenzieren? URLs ndern sich,
durch Content Management und Personalisierung
verndern sich Layout und Gliederung, was heute noch
Seite 3 unter einer durchnummerierten berschrift war,
kann morgen schon Seite 17 unter einer
unnummerierten Zwischenberschrift sein. Wichtige
Angaben zum Erscheinungsort, Verlag, Jahr der
309
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
310
Ausblick
311
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
312
Ausblick
313
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
314
Ausblick
315
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
316
Ausblick
Entscheidung
Produktions-
Realisierung
betrieb Migration
Genderte
Anforderungen
Abbildung 43 Migrationszyklus
317
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Grnde fr Migrationen
Grnde fr Migrationen gibt es viele: die
Betriebssystemplattform hat sich gendert und die
ursprngliche Software ist nicht mehr hundertprozentig
lauffhig, bestimmte Typen optischer Speicher oder
speziell angefertigter Jukeboxen werden nicht mehr
untersttzt, die Integrationsfhigkeit der Lsung ist auf
Grund berholter Schnittstellenspezifikationen nicht
mehr in moderne Softwareumgebungen integrierbar,
und viele mehr. Entscheidend ist, dass die Anwender
selbst bei lteren Archivsystemen die Erkenntnis
gewonnen haben, dass die Information auch weiterhin
fr das Geschft wichtig ist. Elektronische Archive
stellen das Gedchtnis der Informationsgesellschaft dar
wie es Erkki Liikanen, EU-Kommissar, in treffende
Worte kleidete.
318
Ausblick
Harte Migration
Index
Index DB
DB
Migrations-
Daten
Dokument konverter
Alt-Archive Protokolle
Neues Archiv
Weiche Migration
319
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Weiche
Weiche Migration
Migration
DB
Index Migrations-
DB
konverter
Protokolle Referenzen
Archiv
Integrative Migration
Die integrative Migration geht noch einen Schritt
weiter als die weiche, basiert aber auf hnlichen
Prinzipien. Grundidee der integrativen Migration ist
die Annahme, dass eine anstehende Migration nicht
die letzte gewesen sein wird und dass es sinnvoll ist,
die Systemarchitekturen so auszulegen, dass
Migrationen in Zukunft vermieden werden knnen.
320
Ausblick
321
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Integrative Migration
Client
Middleware
DB DB
322
Ausblick
323
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Elektronische Archivierung
als
5.8
gesellschaftliche
Herausforderung
324
Ausblick
325
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
326
Ausblick
327
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
5.9 Evangelism
328
Ausblick
329
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Drei Botschaften
1. Klare Botschaften werden gebraucht.
Ein gemeinsames Auftreten einer Branche erfordert
gemeinsame Botschaften. Individuelle und Firmen-
330
Ausblick
331
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
332
Ausblick
333
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
334
Ausblick
335
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
336
Ausblick
337
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Quelle
Vorwort
Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumenten-
Management: Grundlagen und Zukunft. PROJECT
CONSULT, 1999.
Einfhrung
Ulrich Kampffmeyer: Paradigm Shifts in Document
Management. IMC Whitepaper, 1998.
338
Ausblick
339
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
340
Ausblick
341
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
342
Ausblick
343
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
344
Ausblick
345
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
346
Ausblick
347
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Kapitel 5 Ausblick
5.1 Sturmflut der Information
348
Ausblick
349
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
350
Ausblick
Glossar
A
A0, A1, A2 ...DIN-Norm fr Papierformate in Deutschland.
Wird auch fr die Klassifizierung von
Scannern benutzt in Bezug auf die Gre des
Abtastfeldes zur Erfassung von
Papiervorlagen.
Abfrage Suche nach bestimmten Informationen in
einer Datenbank.
Abfragesprac Eine formale Sprache, die innerhalb einer
he Datenbank oder bei Internet-Suchmaschinen
benutzt wird. Diese Suchsprachen bestehen
meistens aus wenigen einfachen
Kommandos, mit deren Hilfe man
beispielsweise alle Grundstcke aus dem
Datenbestand herausfischen kann, die
kleiner sind als 1.000 qm und noch nicht an
die Kanalisation angeschlossen sind. Die
bekannteste Abfragesprache ist SQL.
Abgabepflicht Gesetzlich konstituierte Pflicht einer Behrde
des Archivsprengels, ihre Unterlagen nach
Ablauf der Nutzung fr die laufenden
Geschfte an das zustndige Archiv
abzugeben.
Ablage Die Ablage dient der kurz- und mittelfristigen
Aufbewahrung und Verwaltung von
Dokumenten zum Zweck des schnellen und
einfachen Zugriffs und ist als dynamischer
und vernderlicher Teil eines DMS zu
betrachten. Sie ist mit einem klassischen
Dokumenten-Management-System im
engeren Sinn gleichzusetzen.
Abstract Zusammenfassung eines Textes. Im DRT-
Umfeld benutzt als Bezeichnung fr einen
Kurztext, der in den Metadaten gespeichert
351
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
A
wird und fr die Erstanzeige eines
Dokumentes benutzt wird, bevor das
gesamte Dokument auf Anforderung geladen
wird.
ACAP Application Control Access Protocol.
Account Englische Bezeichnung fr "Konto".
Zugangsberechtigung zu Datenbanken,
Netzwerken und Mailboxen fr eine explizite
Person; der Account besteht in der Regel aus
einem Namen (Username) und einem
Kennwort (Passwort).
ACD (-Anlage) Automated Call Distribution.
Eine ACD-Anlage bernimmt in einem Call
Center die automatische Anrufverteilung. Sie
vermittelt jeden Kontakt automatisch an den
nchsten freiwerdenden Platz. Auf Wunsch
werden die Kundenanfragen direkt an
bestimmte Agentengruppen weitergeleitet,
beispielsweise nach der Region des Kunden
oder nach dem Thema seines Anliegens.
ACD-Anlagen ermglichen somit, dass
Ressourcen optimal genutzt werden. Damit
werden Kunden auch in Spitzenzeiten ohne
lange Warteschleifen bedient.
ACIF AFP Conversion and Indexing Facility.
Ein Tool, das zur Konvertierung von IBM 390
Linedata in MO-DCA-P Dokumente dient.
ACPI Advanced Configuration and Power
Interface.
Active siehe dynamisches HTML.
Scripting
ActiveX ActiveX ist ein von Microsoft entwickeltes
Tool, mit dem der Austausch von
Informationen zwischen unterschiedlichen
Dokumenten erleichtert wird. Das auf der
OLE-Technologie aufbauende ActiveX wird
vor allem im Bereich der Web-Anwendungen
verwendet.
ActiveX Nachfolgetechnologie fr OLE Object Linking
Controls and Embedding.
Nutzung von ausfhrbaren Modulen auf Basis
der COM+ Architektur von Microsoft fr
Client-Komponenten.
352
Ausblick
A
Address Adressenschwindel.
Spoofing Mit einer falschen Internet-Adresse tuscht
jemand vor, ein anderer zu sein.
Ad-hoc- Im Unterschied zu Production Workflow
Workflow elektronische Untersttzung unstrukturierter
Vorgnge, die sich aus der laufenden Arbeit
ergeben, nur einmal auftreten oder so
variieren, dass sie nicht vorhersehbar sind.
ADF Automatic Document Feeder.
Automatischer Dokumenteneinzug bei
Scannern und Kopierern.
Administrator Administrator ist die Bezeichnung fr den
Verwalter eines Netzwerks, Rechnersystems
oder Servers. Er hat uneingeschrnkte
Zugriffsrechte und ist fr die Verwaltung, den
Betrieb und die Konfiguration des Systems
verantwortlich.
Adresse Adresse zur Lokalisierung eines Anwenders;
hnlich einer Postanschrift dient eine
Adresse zur Lokalisierung eines Anwenders
(E-Mail-Adresse) oder eines Rechners im Netz
(IP-Adresse).
ADO ActiveX Data Objects.
Von Microsoft entwickelte Schnittstelle fr
Datenobjekte. Im DRT-Umfeld teilweise
benutzt um auf Datenbanken, Exchange-
Repositories und andere
Verwaltungssysteme Client-seitig
zuzugreifen.
ADV Automatisierte Datenverarbeitung.
AES Advanced Encryption Standard.
AES ist die offizielle Standardverschlsselung
der amerikanischen Normungsbehrde NIST.
AES ist der Nachfolger des DES, der mit
wachsender Rechenkapazitt keinen
ausreichenden Verschlsselungsschutz mehr
bieten konnte.
Im Gegensatz zum DES-Verfahren sind bei
der Auswahl des Algorithmus fr AES die
Designgrundstze verffentlicht und von der
ffentlichkeit analysiert worden. Der
belgische Algorithmus Rijndael mit einer
Schlssellnge von 256 Bit wurde zum AES
353
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
A
Standard gewhlt.
AFP Advanced Function Presentation.
Format von IBM fr
Hochleistungsdruckerformat mit
Untersttzung von Verbundobjekten, dyna-
mischem Einbetten von Layouts und anderen
Steuerungseigenschaften, die bei der
Archivierung in neutrale Formate aufgelst
oder durch Interpretation des AFP-
Druckstroms fr die Recherchier- und
Anzeigefhigkeit aufbereitet werden muss.
AFPDS Bezeichnung von IBM fr den AFP-
Druckstrom.
Agent Eine Software, die eine Abfrage erstellt und
die zurckkommenden Antworten
entgegennimmt, ohne allerdings zu prfen,
ob die Antwort einen sinnvollen Bezug zum
abgefragten Thema besitzt. Intelligente
Agenten dagegen knnen Recherchen
differenziert durchfhren.
AIIM Association for Information and Image
Management International.
Internationaler Dachverband der ECM-, BPM-
und DRT-Branche. In Europa durch die AIIM
Europe vertreten.
Akronym Kurzform, die sich aus den
Anfangsbuchstaben mehrerer Begriffe
zusammensetzt; z. B. IBM fr International
Business Machines.
Akzession Zugang von neuen Teilen der Bestnde ins
Archiv. Eine Akzession ist die Gesamtheit der
zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer
Ablieferung bernommenen Akten und
sonstigen Unterlagen aus einer
Provenienzstelle mit gemeinsamer
Zugangssignatur.
Aliasing Bezeichnet die aus starker Vergrerung
resultierende eckige Darstellungsweise von
Linien etc.
Annotation Zustzliche Information zu einem
Informationsobjekt. Annotationen knnen
Texte aber auch grafische Elemente sein.
Speichertechnisch werden diese entweder
354
Ausblick
A
positionsgetreu separat verwaltet und bei
der Reprsentation mit dem Dokument
gemischt oder aber zusammen mit dem
Dokument in einem meistens proprietren
Spezialformat gespeichert.
ANSI American National Standards Institute.
Dachorganisation der Normung in den USA,
vergleichbar DIN in Deutschland.
Anti-Aliasing Mit dem sog. Anti-Aliasing versucht man das
Pro-blem der eckigen Darstellung,
beispielsweise bei Linien durch Angleichung
der benachbarten Farbpunkte in den Griff zu
bekommen.
Antonym Gegenteil. Verwendung in
Thesaurussystemen als Beziehungstyp und
in Volltextdatenbanken zur Eingrenzung von
Suchrumen.
APA All Points Adressable.
Durch dieses Verfahren wird ermglicht,
smtliche Punkte einer Matrix einzeln
anzusteuern, beispielsweise bei aufwendigen
Druckdokumenten.
API Application Programming Interface.
Eine API ist eine definierte Schnittstelle in
einem Betriebssystem oder einer
Applikation. Mit Hilfe eines API kann die
Systemstabilitt hufig erhht werden,
indem oft benutzte Funktionen vom
Betriebssystem-Hersteller den Entwicklern
zur Verfgung gestellt werden; die Zugriffe
auf Betriebssystem-Ressourcen ber ein API
knnen so standardisiert abgewickelt
werden.
(Java-)Applet Vorwiegend in Java entwickelte Programme,
die in HTML-Seiten eingebettet, mittels eines
Internet-Browser eingesetzt werden knnen
und interaktive Aktionen mit dem User
zulassen.
Application Rechnersystem im Netz. Neben dem
Server Fileserver knnen im LAN noch Application-
Server eingesetzt werden. Auf ihnen laufen
spezielle Anwendungen wie Datenbanken
oder sie stellen komplexe Anwendungen dem
355
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
A
Netz zur Verfgung. Application Server sind
Grundlage fr Anwendungen fr Internet-
Anwendungen.
APO Advanced Planner and Optimizer.
Planung, Optimierung und Terminierung von
Prozessen der Logistikkettez. B. Absatz-,
Transport-, Produktionsplanung,
Verfgbarkeitsprfung
APRP Adaptive Pattern Recognition Processing.
Entsprechend dem Vorbild biologischer
Systeme, bei denen die Nervensysteme
Informationen verarbeiten, funktioniert APRP
als ein sich selbst aufbauendes System, das
die binren Muster der Daten erlernt und
sich an sie erinnert. APRP indexiert
automatisch die binren Muster digitaler
Informationen jeder beliebigen Form und
erstellt einen auf den Mustern basierenden
Speicher, der sich auf den ursprnglichen
Inhalt der Daten bezieht.
Archiv Das Archiv dient der langfristigen,
geordneten und statischen Aufbewahrung
von Dokumenten. Die Dokumente werden
unvernderbar gespeichert und sind
archivierungspflichtig oder zumindest
archivierungswrdig.
Archivsystem Archivsysteme werden im allgemeinen als
Endablage eingesetzt und dienen zur
revisionssicheren, unvernderbaren
Speicherung von Informationen.
Elektronische Archivsysteme gehen von
einem hnlichen Ansatz wie die klassischen
Dokumenten-Management-Systeme i.e.S.
aus. Auch hier werden mittels einer
Datenbank einzelne Dokumente und
Container verwaltet. Archivsysteme besitzen
darber hinaus die Mglichkeit, groe
Informationsmengen in Jukeboxen zu
verwalten. Anstelle eigenstndiger
Archivsysteme wird die elektronische
Archivierung zunehmend zu einem
nachgeordneten Service und in vorhandene
Anwendungen integriert (Enabling).
Artefakte Im DRT-Umfeld gebraucht fr durch Kom-
356
Ausblick
A
pressionsverfahren ungewollt
hervorgerufene Pixelanhufungen.
ASCII American Standard Code for Information
(ISO 8859) Interchange.
7-Bit Code zur Darstellung von Zeichen
(Buchstaben, Ziffern, Steuer- und
Sonderzeichen). Mit dem 7-Bit ASCII Code
knnen 128 verschiedene Zeichen dar-
gestellt werden. Die 8-Bit-Version beinhaltet
Sonderzeichen.
ASMO Advanced Storage Magneto Optical.
Standard fr 5 digitale optische
Speichermedien in MO- und SoftWORM-
Technologie fr Kapazitten bis 6 GigaByte.
Nicht mehr gebruchlich.
ASN.1 Abstrakte Syntax Notation.
(ISO 8824) ASN.1 ist eine Formatbeschreibungssprache,
die durch eine Definition der Datenstrukturen
den Austausch von Applikationen ber
Netzwerke, unabhngig von
Rechnerarchitektur und Program-
miersprache, ermglicht.
ASP Application Service Provider/Providing.
Darunter sind Anbieter zu verstehen, die
Anwendungen oder Dienstleistungen ber
das Internet verkaufen.
Application Service Provisioning.
Unter diesem Begriff versteht man die
Prozesse um die Authentifizierung und
Zertifizierung von einzelnen
Anwendergruppen, die auf die jeweiligen
Services der Anbietern zugreifen.
Active Server Pages.
Eine Entwicklung von Microsoft fr
dynamische Webseiten, deren Inhalte vom
jeweiligen Webserver generiert werden.
Attachment Anhang, hauptschlich gebraucht fr Datei-
Anhang, z. B. bei einer E-Mail.
Attribut Identifizierende oder beschreibende
Eigenschaft eines Dokumentes.
Auditing, Protokollierungsverfahren, zum Beispiel
Audit Trail Datum, Zeit und Art der ausgefhrten
357
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
A
Arbeitsschritte.
Audiovisuelle Fernseh- und Rundfunkarchive sowie Film-
Archive und Tonarchive in unterschiedlichen
Archiveinrichtungen.
Authentifi- Durch die Authentifizierung knnen Daten
zierung direkt einer Person oder Institution
zugeordnet und anhand dieser Daten die
Authentizitt beispielsweise einer Meldung
berprft werden.
Automatische Softwaregesttzte Verfahren zur
Klassifikation automatischen Ordnung, Indizierung und
Verteilung von Informationen. Wesentliche
Komponente von Knowledge Management.
AVI Audio Video Interleaving.
AWV Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche
Verwaltung e.V.
Verband, der zahlreiche Publikationen zu
Themen von Dokumenten-Technologien
herausgegeben hat.
B
B2B Business-to-Business.
B2B ist ein Bestandteil des E-Business, der
den Handel von Waren oder Dienstleistungen
vor allem ber das Internet abwickelt. B2B
bezieht sich im Gegensatz zu B2C aber nur
auf das Geschft zwischen einzelnen
Unternehmen.
B2C Business-to-Customer.
Diese Geschftsprozesse beschreiben den
Austausch von Waren, Dienstleistungen und
Informationen zwischen Unternehmen und
den Konsumenten.
B2E Business-to Employee.
Bei diesem Begriff handelt es sich um
Anwendungen, auf die nur die Mitarbeiter
innerhalb des Unternehmens Zugriff haben
und die beispielsweise der Kommunikation
dienen.
Back Office Back Office ist der Oberbegriff fr alle
Prozesse und Bereiche in einem
358
Ausblick
B
Unternehmen oder einer Behrde, die fr
den Brger oder Kunden im Hintergrund
ablaufen und nicht unmittelbar einsehbar
sind. Dazu gehrt beispielsweise die
verwaltungsinterne Weiterbearbeitung von
Antragseingngen und Anfragen. In das Back
Office gelangen Fragen, die z. B. im Call-
Center eines Unternehmens, also bei der
Anrufentgegennahme, nicht gelst werden
konnten.
Backend Teil einer IT Architektur, die vom User aus
gesehen im hinteren, ihm nur ber
Anwendungen und Unternehmenslogik
zugnglichen Teil der IT Infrastruktur liegen.
Backup Datensicherung.
Regelmige Speicherung von Daten auf
Bndern oder anderen Sicherungsmedien
ohne direkte Adressierung einzelner Objekte
wie bei der elektronischen Archivierung oder
beim Dokumenten-Management.
Barcode Codierungsverfahren, bei dem nach einem
festgelegten Schema grafische
Informationen (Balken) in Zahlen und
Buchstaben gewandelt werden knnen und
umgekehrt.
BAT Biometric Authentication Technology.
Systeme und Verfahren zur Identifikation und
Verifikation eines Benutzers mittels
biometrischer Merkmale wie Fingerabdruck,
Iris-Scan, Gesichtsvermessung,
Bewegungsanalyse etc.
Batch Stapel, Stapelverarbeitung,
Hintergrundverarbeitung.
Im Gegensatz zum Dialogbetrieb werden
Batch-Programme ohne Benutzerinteraktion
vom Rechner abgearbeitet und liefern das
Verarbeitungsergebnis als Datei ab.
BBP Business-to-Business Procurement.
Beschaffung von Waren und
Dienstleistungen.
BC Business Connector.
Zugriff unterschiedlicher Anwendungen auf
Daten eines SAP-Systems. Auch fr andere
359
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
B
Systeme gebruchlich. Daten des
Ursprungssystem werden vom BC
interpretiert und bei Bedarf gewandelt.
BDSG Bundesdatenschutzgesetz.
BEGIX Balanced E-Government Index.
BEGIX zeigt an, in welchem Stadium sich
eine Behrde oder Kommune auf dem Weg
zum E-Government befindet. Ein Online-
Fragenkatalog im Internet soll Gemeinden,
Lndern und Bundesbehrden helfen, die
eigenen Schwchen und Strken zu
erforschen und sich mit anderen Anbietern
zu vergleichen.
Benchmark Benchmark im betriebswirtschaftlichen Sinne
ist ein Mastab fr die Erstellung eines
kontinuierlichen Vergleichs von Leistungen.
Benchmarking bedeutet die kontinuierliche
Messung von Produkten, Dienstleistungen
und Praktiken am strksten Mitbewerber. Ziel
ist es, den eigenen Leistungsstand besser
einschtzen und vergleichen zu knnen, um
als Konsequenz die eigene Situation zu
verbessern.
Bereitstellung Die Funktion der Archive, die den Zugang zu
Archivgut erffnet und deshalb nach
Bewertung und Erschlieung alle fachlichen
und organisatorischen Vorbereitungen
umfasst, die zur freien Benutzbarkeit der
Bestnde ntig sind.
Bestand Zentrales Strukturierungselement des
Archivgutes eines Archivs.
Best Practice Best Practice ist die Bezeichnung fr die
beste realisierte Lsung. In einem
Benchmarking-Vergleich werden Produkte,
Dienstleistungen oder Projekte hinsichtlich
einheitlicher Qualittskriterien miteinander
verglichen. Der Sieger eines solchen
Vergleichs wird als Best Practice bezeichnet.
Siehe auch Codes of Best Practice,
Richtlinien fr den Einsatz von Lsungen
ohne echten Standardisierungscharakter.
Betriebssystem Das Betriebssystem ist die grundlegende
Steuerungssoftware, die alle Gerte,
Ressourcen und Prozesse eines Computers
360
Ausblick
B
verwaltet. Das Betriebssystem ist die
Schnittstelle zwischen der Hardware und den
Anwendungen eines Systems.
BfD Bundesbeauftragter fr den Datenschutz.
Der BfD hat die Aufgabe, die Einhaltung des
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie
anderer Vorschriften ber den Datenschutz
in allen Bereichen des Bundes zu
kontrollieren. Der BfD kann auf Anforderung
des Deutschen Bundestages oder der
Bundesregierung Gutachten und andere
Berichte erstellen. Die Ausschsse des
Bundestages knnen ihn in allen
datenschutzrechtlichen Angelegenheiten
hren. Der BfD kann sich jederzeit an den
Deutschen Bundestag wenden. Alle zwei
Jahre fertigt der BfD einen Ttigkeitsbericht
an, den er dem Deutschen Bundestag
vorlegt. Der BfD fhrt ein Register der
automatisiert gefhrten Dateien, in denen
personenbezogene Daten gespeichert
werden.
BGB Brgerliches Gesetzbuch.
Fr DRT derzeit besonders relevant die
nderungen der 126 und 127.
Bildschirmauflsu Dieser Begriff bezeichnet die Qualitt des
ng Abbildes auf dem Bildschirm.
Kriterium hierfr ist die Anzahl der
Bildpunkte. Eine Reihe von Auflsungen z. B.
VGA mit einer Auflsung von 640x480, SVGA
(Super VGA) mit einer Maximal-Auflsung
von 800x600, SXGA (Extended VGA) mit
einer Maximal-Auflsung von 1280x1024 und
UXGA mit einer Maximal-Auflsung von 1600
x 1200 Pixel.
Biometrische Verfahren zur automatischen Erkennung von
Verfahren Personen anhand physischer Merkmale.
Binr-Datei Programmdatei, auch verschlsselte Text-
oder Grafikdatei.
Bezeichnet eine Datei, die nicht nur
druckbare Zeichen enthlt, sondern
beispielsweise Programmdateien, Grafiken
oder komprimierte Archivdateien.
361
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
B
Bit binary digit (Binrziffer).
Bit ist die Bezeichnung fr die kleinste
Informations- und Speichereinheit in einem
Rechner und bildet die Grundlage der
modernen Informationstechnologie. Ein Bit
kann die Werte 0 und 1 annehmen und
durch Aneinanderreihung mehrerer Bits
knnen beliebige Informationen dargestellt
werden.
BITKOM Bundesverband fr die
Informationswirtschaft, Telekommunikation
und neue Medien.
Bitonal Binre s/w-Codierung von Pixel ohne
Zuordnung von Grau- oder Farbwerten, auch
bilevel genannt.
Bitmap Abbildung eines Dokumentes als Bilddatei in
digitaler Form. Jeder einzelne Pixel wird
codiert.
S/w = 1 Bit/Pixel.
256 Farben = 1 Byte/Pixel.
Blattgre Verschiedene Blattformate bezeichnet eine
Reihe von DIN-Formaten, wie z. B. A4, A3 etc.
Diese Formate haben das Seitenverhltnis 1
zur Wurzel aus 2.
Blindfarben Vom Scanner nicht erkannte Farbtne.
BLOB Binary Large Object.
Speicherung beliebiger Informationen als
Feldinhalt in Binrcode in einer Datenbank.
Bei bestimmten klassischen DMS und bei
CMS gebruchlich; bei klassischen
Archivsystemen erfolgt nur eine
Verpointerung auf die separat in einem
Repository gehaltenen Objekte.
BMP BitMaP.
Dateiendung fr Bilddateien.
Boolesche Boolesche oder logische Operatoren wie
Operatoren UND, ODER, NICHT gestatten eine
Verknpfung von Suchkriterien zu komplexen
Suchanfragen.
Bpi Bit per Inch.
Speicherdichte von Bandmedien. Bei
Magnetbndern sind 800 bpi (veraltet), 1
600 bpi und 6 250 bpi blich. Da bei den
362
Ausblick
B
Bndern jeweils 8 Bit (zuzglich einem
Prfbit) bereinander abgespeichert werden,
ergibt dies bei einem 2.400-Inch-Band eine
Kapazitt von etwa 16 MB (bei 800 bpi), 40
MB (bei 1.600 bpi) bzw. 120 MB (bei 6.250
bpi) pro Band (bei entsprechend groer
Blockung).
BPM Business Process Management.
Planung, Steuerung und berwachung von
verschiedenen Geschftsprozessen und
beinhaltet wesentliche strategische,
administrative und operative Aufgaben. BPM
schliet Workflow, EAI und andere
Softwaresysteme ein.
BPR Business Process Reengineering.
Geschftsprozessoptimierung.
Browser Engl.: blttern.
Navigationsinstrument fr das World Wide
Web. Der Browser setzt den HTML-Code in
das eigentliche Dokumentenformat fr die
Bildschirmdarstellung um und interpretiert
die Aktionen des Benutzers.
Brutto-Image Vollstndiges Abbild, das nach dem
Scanvorgang zur Verfgung steht. Durch
spezielle Verfahren kann der Hintergrund
anschlieend ausgeblendet werden, es
verbleibt das Netto-Image. Das Vollbild kann
durch die Kombination mit dem
Hintergrundlayout (Overlay) wieder erzeugt
werden.
BSI Bundesamt fr Sicherheit in der
Informationstechnik.
Herausgeber von Richtlinien zum sicheren
Einsatz von IT einschlielich Anforderungen
an Archivierung, Backup etc.
Brokommunikati Aus einzelnen Modulen wie Text, Tabelle,
on (BK) Grafik, Datenbank, Kalender oder E-Mail
bestehendes Softwarepaket. Unterschieden
werden oft die im Hintergrund liegenden
Module wie Mail- oder
Datenbankkomponenten als Back-Office
und auf der anderen Seite Module wie Text,
Tabelle oder Grafik als Front-Office.
363
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
B
BundOnline 2005 BundOnline 2005 ist die E-Government-
Initiative der Bundesregierung. Ziel der
Initiative ist, bis zum Jahr 2005 alle Internet-
fhigen Dienstleistungen der
Bundesverwaltung online verfgbar zu
machen. Der Bundeskanzler hat dieses Ziel
in seiner Rede am 18. September 2000 auf
dem Kongress der Initiative D21 verkndet.
Knftig sollen smtliche
Verwaltungsleistungen zustzlich zu den
bisherigen Wegen auch ber das Internet
vollstndig abgewickelt werden knnen. Das
betrifft Brgerinnen und Brger ebenso wie
die Wirtschaft und die Behrden des Bundes,
der Lnder und der Kommunen.
Business Process Umstrukturierung von Geschftsprozessen
Reengineering und Arbeitsablufen zur Verringerung der
(BPR) Durchlaufzeiten.
Geschftsprozessoptimierung.
BW Business Vollstndiges und aktuelles Bild des
Warehouse Unternehmens und dessen Umgebung.
Byte Byte ist eine Maeinheit fr Speichermedien.
Ein Byte besteht aus 8 Bit.
C
Cache Zwischenspeicher, in der Regel im
Hauptspeicher oder auf schnellen
Magnetplatten.
Caching Zwischenspeicherung aktueller oder in
Bearbeitung befindlicher Dokumente auf
schnellen Speichermedien (Festplatte oder
Arbeitsspeicher des lokalen Rechners), um
zeitaufwendige Zugriffe auf Medien mit
lngeren Zugriffszeiten zu vermeiden.
CAD Computer Aided Design.
Systeme zur Erstellung, Ausgabe und
Verwaltung von Zeichnungen und grafischen
Objekten.
CAE Computer Aided Engineering.
Dieser Begriff bezeichnet
rechneruntersttzte Ingenieurarbeiten wie
z. B. CAD (Computer Aided Design) fr
364
Ausblick
C
Entwurf, Konstruktion und Berechnung oder
CAQ (Computer Aided Quality) fr
Qualittssicherung.
CALS Computer Aided Logistics System.
Spezifiziert Austauschformate fr komplexe
Dokumente. Geschaffen vom DoD
Department of Defense in den USA auf Basis
von ISO Standards.
Capture Bezeichnung fr das Erfassen von
Informationen. Inzwischen eigene Disziplin
innerhalb DRT Document Related
Technologies.
CAQ Computer Aided Quality.
Einsatz computergesttzter
Informationssysteme im Produktionsprozess,
die die Qualittssicherung untersttzen
sollen.
CAR Computer Aided Retrieval.
Automatisierte Mikrofilm-Recherchesysteme,
deren Datenbank von Rechner(-Systemen)
verwaltet wird.
CAV Constant Angular Velocity.
Technik, mit der sich CDs wie Festplatten
gleichmig drehen. Allerdings mit dem
Nachteil, dass die Datenbertragungsrate im
Innenbereich niedriger ausfllt als auen.
CBT Computer Based Training.
CCD Charge Coupled Device.
Fotosensitive Halbleiterteile zur Aufnahme
und Speicherung digitaler Bildaufnahmen.
CCD-Chips werden in digitalen Kameras und
Scannern eingesetzt.
CCITT Comit Consultatif International
Telegraphique et Telephonique.
Gemeinschaft der Postgesellschaften (heute
ITU), die Standards fr das Post- und
Fernmeldewesen definiert.
CCITT/3 (CCITT Heute ITU-T Gruppe III (T4). Von der
T4 Gruppe 3) Gemeinschaft der Postgesellschaften (frher
CCITT, heute ITU) normiertes, verlustfreies
Komprimierungsverfahren fr
Schwarzweibilder im Bereich
365
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
C
Faxbertragung und Scanneranwendungen.
CCITT/4 (CCITT Heute ITU-T Gruppe IV (T6). Standard fr die
T6 Gruppe 4) verlustlose Komprimierung von
Schwarzweibildern im Bereich
Faxbertragung und Scanneranwendungen.
Wesentlich hherer Kompressionsfaktor als
CCITT/3.
CD Compact Disk.
Industriell gefertigte Nur-Lese-Speicher.
Ursprnglich von Philips und Sony als Audio-
CD entwickelt.
CDIA, CDIA+ Ursprnglich Certified Document Imaging
Architech, heute nur als Abkrzung benutzt.
Internationales Ausbildungszertifikat von
CompTIA, das in den USA bereits
Voraussetzung fr den Einsatz von
Mitarbeitern der Systemanbieter in Projekten
der ffentlichen Verwaltung ist.
CDM Compound Document System.
Nicht mehr gebruchlicher Begriffs fr
klassische DMS, die Dokumente nach DFR
oder ODA speichern.
CD-A Compact Disk Audio.
Industriell gefertigte, nur lesbare Musik-CD.
CD-I Compact Disk Interactive.
Weiterentwicklung des CD-Formats zur
Speicherung und interaktiven Nutzung von
Informationen wie Ton, Texten, Daten,
Grafiken, Video und Computeranimation.
CD-MO Compact Disk Magneto Optical.
Mehrfach selbst beschreibbare und lschbare
CD.
CD-R Compact Disk Recordable.
Optische Speichermedien, die vom
Anwender selbst einmal beschrieben werden
knnen.
CD-ROM Compact Disk Read Only Memory.
Industriell gefertigte optische
Speichermedien fr die Datenspeicherung,
die vom Anwender nur gelesen werden
knnen.
Die Normung ist durch die ISO 9660 erfolgt.
366
Ausblick
C
CD-WORM Compact Disk Write Once Read Many.
Selbst beschreibbare, nicht mehr lschbare
CD. Auch CD-R oder CD-WO. Als
Archivmedium weitverbreitet.
CEN / Comit Europeen de Normalisation, bzw.
CENELEC Comit Europeen de Normalisation
lectrotechnique.
Vereinigungen der europischen Mitglieder
von ISO bzw. IEC (International
Electrotechnical Committee). Offizielle
europische Standardisierungsorganisa-
tionen auf dem Gebiet der
Informationstechnologie.
CERT Computer Emergency Response Team.
Organisation fr die Datensicherheit im
Internet.
CFM Corporate Finance Management.
Analyse und Optimierung von
Geschftsprozessen im Finanzbereich.
CGI Common Gateway Interface.
Protokoll zur Entwicklung von interaktiven
Bestandteilen in WWW-Seiten.
Check in / Check Mit Hilfe eines Check in/Check out-Verfahren
out ist es mglich ein Dokument kontrolliert zu
verndern. Das Check out bezeichnet den
Vorgang der Vergabe des Schreibzugriffes an
nur einen Anwender, das Check in bedeutet
die erneute Schreib-Freigabe des Dokuments
fr andere Anwender, nachdem der Editor
das Dokument geschlossen hat.
CI Coded Information.
Codierte, das heit vom Rechner direkt
interpretierbare und weiterverarbeitbare
Zeichen im Gegensatz zu NCI, nicht-codierte
Bild- oder Sprachinformation. Coded
Information wird in der Regel durch ASCII,
EBCDIC oder verwandte, erweiterte
Zeichenstze dargestellt.
Client System (Hardware oder Anwendung) in einer
Netzverbindung, das einen Dienst nicht
selbst erbringen kann und daher die
Dienstleistungen eines Servers in Anspruch
nimmt.
367
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
C
Client-Server- Das klassische Client-Server-Modell von John
Architektur Donovan (MIT, USA) umfasst drei Ebenen.
Auf der untersten Ebene befinden sich die
eigentlichen Daten, darber eine funktionale
Ebene, deren Dienste im allgemeinen auf die
verschiedenen Repositories zugreifen
mssen und die Informationen dann an die
oberste Ebene, die Prsentationsebene
(Desktop-Applikationen oder
Prsentationsdienste), weitergeben.
Client-Server- Zusammenspiel zwischen Ressourcen eines
Modell Arbeitsplatzes (Client) mit speziellen
Ressourcen einer vom Client aus gesehen
zentralen Instanz (Server). Ein Server kann
wiederum zu einem Client werden, indem er
andere Dienste nutzt. Typische Client-
Funktionen sind
Benutzeroberflchenuntersttzung oder
lokales Dokumenten-Management.
Serverfunktionen sind zum Beispiel zentrale
Datenbankverwaltung oder
Kommunikationsmanagement.
CLV Constant Linear Velocity.
Die CLV beschreibt die Technologie, bei der
die Drehgeschwindigkeit kleiner wird, je
weiter der Laserstrahl sich in den ueren
Sektoren einer CD bewegt.
368
Ausblick
C
CMS Content Management System.
bergreifende Klasse von ECM Enterprise
Content Management, WCM Web Content
Management und MAM Media-Asset-
Management-Systemen. Erstellung,
Speicherung, Retrieval, Verwaltung,
Bereitstellung und Ausgabe von beliebigen
Inhalten.
CMYK Cyan, Magenta, Yellow, Black.
Akronym fr die Farben Cyan, Magenta, Gelb
und Schwarz, die beim Vierfarbendruck
benutzt werden, um aus diesen
Komponenten die Farben eines Farbbildes
(oder einer Farbflche) aufzubauen. Eine
alternative Methode fr die
Farbzusammensetzung ist das bei Monitoren
und Scannern eingesetzte RGB-Verfahren.
Code Vorschrift fr die eindeutige Zuordnung
(Codierung) der Zeichen eines
Zeichenvorrates (Urmenge) zu denen eines
anderen Zeichenvorrates (Bildmenge).
Codierung Umsetzung am Bildschirm angezeigter oder
ber Tastatur eingegebener Zeichen in ein
vom Computer verarbeitbares binres
Schema. Bei der Softwareerstellung wird der
Begriff fr die Umsetzung von logischen
Anweisungen in Programmbefehle
verwendet.
COLD Computer Output to Laser Disk.
Verfahren zur Massendatenarchivierung auf
digitalen optischen Speichern. COLD-
Systeme nehmen Dateien (per Magnetband
oder Dateitransfer) entgegen, extrahieren
Indexdaten und speichern die Informationen.
Die Daten knnen formatgetreu unter
Verwendung von Overlays oder
Hintergrundlayouts angezeigt werden.
CompTIA Computing Technology Industry
Association.
COOL Computer Output On Line.
COM Computer Output to Microform.
Direkte Verfilmung codierter
Rechnerinformationen auf Mikroform-Medien.
369
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
C
Component Object Model.
Ebene zur plattformbergreifenden
Applikations-entwicklung.
COM+ Component Object Model von Microsoft.
Ebene zur plattformbergreifenden
Applikationsentwicklung.
Compound Aus beliebigen Objekten wie Text, Bild,
Document Tabelle, Audio, Video etc.
zusammengesetztes Dokument.
Container Objekt, das aus verschiedenen inhaltlich
zusammenhngenden strukturierten und
unstrukturierten Informationen, elementaren
und zusammengesetzten Dokumenten mit
internen und externen Referenzen und
Zugriffsinformationen besteht.
Content Inhalt. In informationstechnischen Systemen
fr strukturierten, schwach strukturierten
und unstrukturierten Inhalt benutzt. Nicht
direkt auf den Dokumenten-Begriff
bertragbar, da bei Content in der Regel
eine Trennung von Inhalt, Metadaten und
Layout-Informationen vorliegt.
Content bergreifende Klasse von ECM Enterprise
Management Content Management, WCM Web Content
Management und MAM Media-Asset-
Management-Systemen. Erstellung,
Speicherung, Retrieval, Verwaltung,
Bereitstellung und Ausgabe von beliebigen
Inhalten. Vorrangig fr Systeme auf Basis
von Internet-Technologien benutzt.
CORBA Common Object Request Broker
Architecture.
Die 1991 von der OMG (Object Management
Group) vorgestellte CORBA ist eine
systemunabhngige Architektur, die die
Definition der Schnittstellen in verteilten
Systemen sowie die Kommunikation
zwischen diesen Schnittstellen ermglicht.
Mit Hilfe von Corba werden z. B. die
Kommunikation zwischen Anwendungen und
externen Objekten geregelt, wie einem
Textverarbeitungsprogramm und einem
Drucker.
370
Ausblick
C
CRC Cyclic Redundancy Check.
Prfsummenverfahren bei der bertragung
von Datenblcken.
CRL Certificate Revocation List.
Verzeichnis gesperrter Zertifikate. CRL ist ein
Sicherheitsschema zur berprfung von
Zertifikaten. CRLs sind elektronische Listen,
die Informationen zu gesperrten Zertifikaten
enthalten. Sie enthalten die Seriennummer
und den Zeitpunkt des Rckrufs eines
Zertifikats und benennen darber hinaus die
Domain der Zertifizierungsbehrde (CA).
CLRs werden von der CA signiert und in
regelmigen Abstnden verffentlicht. Ein
verbessertes Verfahren ist OCSP.
CRM Customer Relationship Management.
Der Kerngedanke von CRM liegt in der
Intensivierung der Beziehung zwischen dem
Kunden und dem Unternehmen durch
systematisches Management. Ziel ist u.a. die
langfristige Bindung des Kunden an das
Unternehmen. CRM versucht ebenso, das
Verhltnis des Anbieters sowie des Kunden
untereinander zum gegenseitigen Nutzen zu
optimieren
CSS Cascading Style Sheets.
CSS ist eine Sprache zur Definition von
Formateigenschaften einzelner HTML-
Befehle. Mit Hilfe von CSS werden zentrale
Formatdefinitionen fr ein Web-Angebot
angelegt (z. B. Schriftart, Farbe, Zeilen-
abstand). Angaben dieser Art sind mit
herkmmlichen HTML nicht mglich.
CTI Computer Telephone Integration.
CTI-Systeme vereinen Telefon- und
Computerfunktionen wie z. B. das Aktivieren
eines Anrufes direkt aus der
Adressverwaltung heraus.
Customized Engl.: an bestimmte vorgegebene
Anforderungen angepasst. In der DV wird der
Begriff fr Individualprogrammierung
verwendet, die auf Standardprodukten oder
Modulen aufsetzt und Programme an
371
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
C
kundenspezifische Anforderungen anpasst.
D
DAM Digital Asset Management.
Management von elektronischen Werten,
gemeint sind elektronische Informationen.
Erweiterung des CM-Begriffes fr Systeme,
die auch spezielle Komponenten zur
Verwaltung von Urheberrechten etc.
besitzen. Auch MAM Media Asset
Management im Multimedia-Bereich
genannt.
DAO Disk At Once.
DAO bezeichnet die Schreibtechnik, eine
professionelle Audio CD oder ein Master mit
einer einzigen Session in einem Durchgang
zu beschreiben und zu schlieen.
DAP Directory Access Protocol.
LDAP und das X.500 DAP sind Beispiele fr
DAPs.
DASD Direct Access Storage Device.
Speichersystem mit Direktzugriff auf
relevante Informationen.
Data Mining Data Mining ist die systematische Suche
nach signifikanten Mustern und Strukturen in
groen Datenmengen, wie z. B. in
Datenbanken.
Data Data Warehouse ist eine Datenbank zur
Warehouse Entscheidungsuntersttzung. Sie wird
gespeist aus den operativen Systemen eines
Unternehmens. Die Daten werden dabei
modifiziert und aufbereitet.
Daten Kleinste realisierbare Reprsentationen von
Sachverhalten, die in einem gegebenen
Kommunikationszusammenhang fr sich
interpretiert werden knnen.
Angaben ber Personen, die von der
Verwaltung zu gesetzlich definierten
Zwecken erhoben und verarbeitet werden.
Datensicherungssys Datensicherungssysteme sind durch die
tem kontinuierliche Archivierung von Daten und
372
Ausblick
D
Dokumenten und seltenes Retrieval
gekennzeichnet. In der Regel erfolgt ein
Zugriff auf die gespeicherten Daten nur im
Notfall oder durch ein HSM-System.
Datentrger Physische Materialien zur Aufzeichnung und
Speicherung von Daten.
DAU Umgangssprachlich dmmster
anzunehmender User als Mastab fr die
Benutzerfreundlichkeit und leichte
Erlernbarkeit einer Software.
DB Datenbank.
DBMS Database Management System.
DCA Document Content Architecture.
Dokumenten-Spezifikation von IBM.
DCI Data Capture Interface.
DCMI Dublin Core Metadata Initiative.
DCOM Distributed Component Object Model.
Erweiterung der COM-Architektur, die es
ermglichte, auf der Basis verteilter
Anwendungen Lsungen zu entwickeln. Im
Prinzip abgelst von COM+.
DDE Dynamic Data Exchange.
Microsoft-Standard zum Austausch von
Daten zwischen Anwendungsprogrammen.
DDL Document Description Language.
DDS Digital Data Storage.
Dediziert Gert, das nur eine Funktion erfllt. Ein
dedizierter Server kann beispielsweise nicht
als Arbeitsplatzrechner eingesetzt werden.
Dekompression, Wiederherstellung der ursprnglichen
Dekomprimierung Information der durch
Kompressionsverfahren reduzierten
Datenmenge.
DEN Document Enabled Networking.
Middleware-orientierter Ansatz fr die
Standardisierung der Schnittstelle vom DMS-
Client zu den Applikationen und vom DMS-
Server zum Dokumentenspeicher. Abgelst
durch DMA und WebDAV.
DES Data Encryption Standard.
Verschlsselungsmethode um Daten mit
einem sicheren Verfahren sowohl
373
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
D
verschlsselt als auch komprimiert in
ffentlichen Netzen zu bertragen.
Desktop Desktop-Computer.
Rechner, die auf dem Schreibtisch (Desk)
aufgestellt werden und aus einzelnen
Baugruppen bestehen, die ber Kabel
miteinander verbunden werden.
Desktop-Programm.
Elektronischer Schreibtisch, der den
herkmmlichen Broarbeitsplatz Objekt-
orientiert am Bildschirm nachbildet.
DFR Document Filing and Retrieval.
(ISO 10166) ISO-Norm zur Definition von Protokollen und
zum Aufbau von selbstbeschreibenden
elektronischen Dokumenten. Abgelst durch
andere Industrie-Standards.
DIA Document Interchange Architecture.
Von IBM entwickelte Spezifikation zum Doku-
mentenaustausch.
Dienst Service. Server-basierte
Programmkomponente, die gekapselt ber
Schnittstellen dedizierte Funktionalitt
bereitstellt.
DIF Document Interchange Format.
Bestandteil der ODA/ODIF-Architektur.
Digitale Elektronische Signatur. Authentifiziert den
Signatur Absender und die Unverndertheit der
Nachricht. Rechtlich verbindlich durch
Europische Richtlinie und deutsches
Signaturgesetz.
DIN Deutsches Institut fr Normung.
Nationales Normierungsgremium, das im
wesentlichen die ISO-Normen ins Deutsche
umsetzt.
DIP Document Image Processing.
Verarbeitung und Verwaltung von
gescannten oder per Datenfernbertragung
empfangenen nicht-codierten Informationen
(NCI).
Directory Dateiverzeichnis.
DLGI Dienstleistungsgesellschaft fr Informatik.
DLM Document Life Cycle Management.
374
Ausblick
D
Untersttzung des gesamten Lebenszyklus
von Dokumenten von der Entstehung bis zur
Archivierung.
DLM-Forum Zusammenschluss aller ffentlichen Archive
der Europischen Gemeinschaft. DLM
ursprnglich fr Donnes liesable par
machine, heute Document Life Cycle
Management.
DMA Document Management Alliance.
Standard fr Dokumenten-Management-
Systeme im engeren Sinn.
DMA-Modell Das DMA-Modell spezifiziert grundlegende
Operationen und gemeinsame Elemente aller
DMA-konformen Dokumenten-Management-
Systeme. Der Zugriff auf ein DMA-System
wird ber Zugriffspunkte (wenn Clienten mit
dem DMA-System kommunizieren) und
Servicepunkte (fr Dienste, die unter dem
DMA-System integriert sind) bereitgestellt.
DMA Middleware sorgt fr die Verteilung der
Zugriffe. Fr den Client bietet DMA eine
einheitliche Sicht auf alle Dokumente,
unabhngig von ihrem Ort, ihrer Erstellung
usw.
DMS Dokumenten-Management-System.
Im klassischen Sinn nur Systeme zur
Verwaltung dynamischer Dokumente. In den
90er Jahren auch als Branchenbezeichnung
bergreifend genutzt. Abgelst durch die
generalistische Bezeichnung Dokumenten-
Technologien, engl. Document Related
Technologies.
DNS Domain Name Service.
Informationsdienst, der IP-Adressen in einen
Klartextnamen umsetzt.
Document Imaging Computergesttzte Erfassung, Speicherung,
Suche, nderung und Ausgabe von
gescannten Images.
Document Verwaltung von Dokumenten, Dokumenten-
Management Management.
Oberbegriff fr verschiedene Dokumenten-
Technologien im klassischen und
bergreifenden Sinn. Standardisiert durch
375
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
D
die ISO 82045 mit mehreren Teilen zu
Architektur, Metadaten und Objekten.
Document Zusammenschluss von Anbietern und
Management Anwendern mit dem Ziel, Standards und
Alliance (DMA) Produkte zur Verfgung stellen, die die
Interoperabilitt von Dokumenten-
Management-Anwendungen, Services und
Repositories ermglichen. Basis fr die Arbeit
der DMA ist das EDMS-Anforderungsprofil der
Schwarzwaldgruppe.
Document Universelles Dokumenten-Management-
Warehouse System, dass analog zu einem Data
Warehouse Informationen aus verschiedenen
Einzelsystemen zusammenfhrt und
gemeinsam nutzbar macht.
DoD Department of Defense, USA.
Herausgeber von Standards fr den
militrischen Bereich (DoD 5015, CALS u.a.).
Dokument Der Begriff Dokument entspricht nicht nur
den ehemaligen Papierdokumenten, sondern
kann daneben jede andere digitale Form von
Informationen beinhalten, die zu einem
Dokument verbunden werden. Ein Dokument
kann aus einem (zum Beispiel ein Bild oder
ein Datensatz) oder mehreren Einzelobjekten
(zum Beispiel mehrere Bilder, eine Datei mit
integrierten Bildern, Text und Tabellen,
gemischte Inhalte aus mehreren Quellen)
bestehen.
Dokumenten- Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und
Management Speicherung von Dokumenten unter
Sicherstellung von Genauigkeit,
Performance, Sicherheit und Zuverlssigkeit,
unabhngig davon, wo und in welchem
Format die Dokumente gespeichert sind.
Dokumenten- Ursprung von Dokumenten-Management-
Management- Systemen im engeren Sinn ist die Verwaltung
System (DMS) im von Dateien in Netzwerken. Diese Systeme
engeren Sinn sind Dokument-orientiert, das heit Zugriff,
Verwaltung und Darstellung erfolgen auf
Basis von Dokumentenmerkmalen.
Organisatorische Gesichtspunkte wie das
gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten,
Einbinden in Prozesse etc. spielen bei den
376
Ausblick
D
klassischen Produkten keine Rolle.
Wesentliche Merkmale sind die Bildung von
Dokumentengruppen (Containern),
Versionsmanagement und
selbstbeschreibende Dokumentenobjekte
(Selfcontained Objects).
Dokumenten- Sammelbegriff fr die sich zunehmend
Management- mischenden Systemkategorien Dokumenten-
System (DMS) im Management-Systeme i.e.S., Document
weiteren Sinn Imaging, Groupware, Workflow, elektronische
Archivsysteme mit digitalen optischen
Speichern, E-Forms u.a.
Dokumenten- bertragung des Begriffes DRT Document
Technologien Related Technologies als bergreifende
Branchen-, Funktionalitts- und
Technologiebezeichnung.
DOM Document Object Model.
Das DOM stellt verschiedene Komponenten
eines Dokumentes beispielsweise fr eine
Programmiersprache zur Verfgung; dies
ermglicht es, z. B. per JavaSkript, ein Bild
gegen ein anderes auszutauschen.
Domain Teilnetz in einer greren
Netzwerkumgebung wie dem Internet oder
einem Intranet. Der Domain-Name ist
Bestandteil einer Internet-Adresse.
Domea Dokumenten-Management und
elektronische Archivierung.
Dokumenten-Management-Konzept fr die
ffentliche Verwaltung der KBsT.
Handelsname des Workflow-Produktes von
SER fr die ffentliche Verwaltung.
DOR Digital Optical Recording.
Download Datenbertragung ber das Telefonnetz von
externen Systemen auf den eigenen
Computer.
DPI Dots per Inch.
Maeinheit der Auflsung bei Druckern,
Scannern etc. Je hher die Auflsung, um so
besser ist die Qualitt. Das entsprechende
deutsche Ma ist Punkte pro Zentimeter
(P/cm).
1 P/cm = 2,54 dpi.
377
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
D
DRT Document Related Technologies.
Sammelbegriff fr die Branche, die
Dokumententechnologien fr Capturing,
Enteprise Content Management, Document
Management, Knowledge Management,
Archivierung, elektronische Signaturen,
Portale etc. anbietet.
DAS Digital Signature Algorithm.
DAS ist ein Algorithmus, der ein Verfahren
zur Signatur von Nachrichten mittels
asynchroner Verschlsselungsverfahren
beschreibt. Zur Signatur nutzt DAS den
Secure Hash Algorithm (SHA). Der von einer
Hashfunktion erzeugte Wert aus der
Verknpfung der Nachricht mit dem privaten
Schlssel des Senders wird an die zu
sendende Nachricht angehngt und
verschickt. Der Empfnger berprft die
empfangene Nachricht mit dem ffentlichen
Schlssel des Senders und kann so die
Integritt der Nachricht und die Identitt des
Senders prfen.
DSL Digital Subscriber Line.
DSL ist ein Datenbertragungsverfahren, das
einen breitbandigen Internet-Anschluss ber
einen herkmmlichen Telefonanschluss
erlaubt.
DSML Directory Services Markup Language.
DSML ist eine XML-Schema-Definition. Sie
soll durch die Definition einheitlicher Tags
eine Interoperabilitt zwischen
verschiedenen Verzeichnisdiensten
herstellen. Ziel ist es, dass
Verzeichnisdienste ihre Inhalte austauschen,
ohne die darunterliegenden, proprietren
Schemata des Gegenbers bercksichtigen
zu mssen.
DSS Digital Signature Standard.
DSS ist ein Verschlsselungsstandard der
amerikanischen Regierung, der im FIPS 186
(Federal Information Processing Standard)
festgelegt ist. Er beschreibt den
Verschlsselungsalgorithmus DAS.
378
Ausblick
D
DSSL Document Style Semantics Specification
Language.
Strukturbeschreibung z. B. einer DTD.
DTC Distributed Transaction Coordination.
DTC ist ein Dienst, der verteilte
Transaktionen koordiniert. Verteilt bedeutet
hierbei z. B. auch, Informationen in
verschiedenen Datenbanken auf
verschiedenen Servern gleichzeitig im Sinne
einer Transaktion zu verndern.
DTD Document-Type-Definition.
Mit der DTD wird der Syntax und die
Semantik der jeweiligen
Auszeichnungssprache fr einen
Dokumenttyp festgelegt. Jedes dem SGML-
Standard entsprechende Dokument gehrt
einem bestimmtem Typ an, der ber die DTD
definiert wird und eine charakteristische
hierarchische Struktur sowie einen
festgelegten Satz der zu Verfgung
stehenden Tags besitzt.
DTP Desktop Publishing.
Desktop-Publishing-Programme erzeugen
hufig proprietre Formate, die auf spezielle
Druckverfahren angepasst sind.
DVD Digital Versatile Disk.
Nachfolger der CD mit wesentlich hherer
Speicherdichte. Normung noch nicht
abgeschlossen, daher im
Archivierungsbereich noch wenig verbreitet.
DVI Digital Video Interactive.
Multimediaplattform der Firma Intel, die
Standards fr die Kompression bewegter
Farbbilder beinhaltet.
E
EAD Encoded Archival Description.
EAD ist seit 1992 in den USA als
Erschlieungsstandard fr Internet-
Prsentationen entwickelt worden und seit
1998 standardisiert.
379
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
E
EBCDIC Extended Binary Coded Decimal Interchange
Code.
Code zur Speicherung von codierten
Informationen in Mainframe-Umgebungen.
Vergleich ASCI jedoch mit eigener
Codetabelle.
E-Business E-Business bedeutet die Abwicklung aller
dynamischen Geschftsprozesse mit Hilfe
des Internet.
EbXML Electronic business XML.
Im November 1999 entstand in einer
gemeinsamen Initiative von OASIS und
UN/CEFACT ein Projekt mit dem Ziel, eine
offene technische Spezifikation fr den
globalen Austausch elektronischer XML-
Geschftsdaten zu entwickeln.
ECC Error Correction Code.
Auch EDAC, Error Detection and Correction.
ber eine Information (Wort, Block) wird eine
Prfsumme gebildet und als Kontrollbits
angefgt, um beim Auftreten eines Fehlers
diesen automatisch zu korrigieren.
ECM Enterprise Content Management.
AIIM Definition: The technologies used to
create, capture, customize, deliver, and
manage enterprise content to support
business processes.
Zusammenwachsen von herkmmlichen
Dokumenten-Technologien mit Portalen, Web-
Technologien und Business Applications.
ECMA European Computer Manufacturers
Association.
Vereinigung europischer Rechnerhersteller,
die eine Reihe von Standarddefinitionen fr
den Datenaustausch zwischen Rechnern
verschiedener Hersteller erarbeitet hat.
E-Commerce E-Commerce steht fr eine Abwicklung der
Kufe/Verkufe von Waren und
Dienstleistungen ber Datennetze,
vornehmlich das WWW, und ist ein
Bestandteil des E-Business.
EDI Electronic Data Interchange.
Ein von den Vereinten Nationen (UNO)
380
Ausblick
E
entwickelter Standard fr den globalen
Austausch elektronischer Geschftsideen
sowie Oberbegriff fr Systemkonzepte, die es
ermglichen, in einem EDV-System erstellte
Daten zu einem anderen System zu
bertragen und dort direkt elektronisch
weiterzuverarbeiten. Das Verfahren hat sich
in unterschiedlichen Ausprgungen (zum
Beispiel EDIFACT, S.W.I.F.T.) am Markt
etabliert.
EDIFACT Electronic Data Interchange for
(ISO 9735) Administration, Commerce and Transport.
Weltweit gltiger EDI-Standard mit
Nachrichtentypen fr ein
branchenbergreifendes Spektrum von
Geschftsvorfllen.
EDM Engineering Data Management.
Zusammenfassung und Management der aus
Konstruktion, Auftragsabwicklung und
Fertigung entstandenen Daten.
Electronic Document Management.
Im angloschsischen hufiger benutzte
Bezeichnung fr DMS.
EDMS Enterprise Document Management System.
Unternehmensweites, einheitliches
Dokumenten-Management-System als
Infrastruktur.
Engineering Document Management System.
Spezielle DMS fr die Verwaltung von
Zeichnungen, Plnen, Konstruktionsdaten,
Maschinensteuerdaten, Qualittsdokumente
etc.
EDRMS Electronic Document and Records
Management System.
Kombination von Regristraturverwaltungs-,
Dokumenten-Management- und
elektronischen Archivsystemen.
E-Forms Elektronische Formulare fr die Eingabe,
Anzeige, Ausgabe und Verwaltung variabler
Informationen.
EGG Elektronischer Geschftsverkehr-Gesetz.
EIM Electronic Image Management.
381
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
E
Nicht mehr gebruchliche Bezeichnung fr
Image-Archive.
EH&S Environment, Health & Safety.
Softwarekomponente fr betrieblichen
Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz.
E-Learning Computer untersttztes Lernen. Education,
training and structured information delivered
electronically.
Elektronische Authentifiziert den Absender und die
Signatur Unverndertheit der Nachricht. Rechtlich
verbindlich durch Europische Richtlinie und
deutsches Signaturgesetz.
E-Mail Elektronische Post, die individuell oder nach
Verteilerschlsseln in Netzwerken versendet
werden kann. Datenaustausch zwischen
Benutzern mit beliebigem Inhalt mglich.
Enabling Ergnzung vorhandener Anwendungen um
Dokumenten-Management-Funktionen, damit
die gleichen Informationen und Dokumente
aus verschiedenen Applikationen heraus
genutzt werden knnen. Die DMS-
Anwendung hat somit keinen eigenen
Desktop bzw. keine eigene Oberflche.
Encodierung Verschlsselung, Sicherheitsmerkmale im
Objekt selber.
Engine DMS- oder Workflow-
Ausfhrungskomponente (Dienst) auf Server-
Ebene (WfMC). DMS- oder Workflow-Dienst
zur Integration in bestehende Anwendungen.
Enterprise Content Unternehmensweite Infrastrukturlsung zur
Management (ECM) Erfassung, Verarbeitung, Erschlieung,
Verwaltung und Bereitstellung von
Dokumenten und Content. Schliet
traditionelle Techniken wie DMS, Workflow
etc. als auch Intranet und Web Content
Management ein.
Enterprise Unternehmensweites Dokumenten-
Document Management-System.
Management Definition der Anwenderforderungen an
System (EDMS) unternehmensweite Dokumenten-
Management-Systeme durch die
Schwarzwaldgruppe.
EPS Encapsulated Postscript.
382
Ausblick
E
Dateiformat von Adobe zur
plattformunabhngigen Prsentation von
Informationen bei Ausdruck und Anzeige.
Vorlufer von PDF.
ERM Enterprise Report Management.
ERP Enterprise Resource Planning.
ERP-Systeme sorgen fr die
unternehmensweite Ressourcen-Planung mit
Hilfe von gezieltem Workflow Management.
ERP verbindet Back-Office-Systeme, wie z. B.
Produktions-, Finanz-, Personal-, Vertriebs-,
Materialwirtschaftssysteme. Bekanntestes
Beispiel ist die betriebswirtschaftliche
Standardsoftware SAP R/3.
Erschlieung Sie besteht aus den beiden Ttigkeiten der
Verzeichnung und Ordnung von Archivgut als
Einheit bei der Vorbereitung zur
Bereitstellung der Bestnde.
ESO European Standards Organizations.
Die ESO ist ein Zusammenschluss der
Standardisierungsorganisationen CEN,
CENELEC und ETSI.
ETSI European Telecommunications Standards
Institute.
ETSI ist die Europische
Standardisierungsbehrde fr
Telekommunikation mit
Mitgliederorganisationen in 54 Lndern.
E-Term European programme for Training in
Electronic Records Management des DLM-
Forum.
Evidenz Die im Archivgut prsente Anschaulichkeit
ber vergangene Operationen in Form
erkennbarer Spuren.
F
Faksimile Vom lat. Fac simile (mach hnlich).
Information (zum Beispiel Text, Grafik), die
als Rasterbild vorliegt. Bei Faksimiles handelt
es sich um nicht-codierte Informationen
(NCI), die vom Rechner nicht direkt
383
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
F
weiterverarbeitbar sind.
FAQ Frequently Asked Questions.
Regelmig gestellte Fragen. FAQs sind
Zusammenstellungen von Standardfragen
und entsprechenden Antworten. Sie bieten
unerfahrenen Nutzern Hilfe und entlasten
somit auch das Fachpersonal eines
Anbieters.
Farbtiefe Angabe zur Darstellungsqualitt von Farben
in digitalen Systemen.
S/w wird 1 Bit/Pixel.
256 Farben: 1 Byte/Pixel.
HighColor (65356 Farben): 2 Byte/Pixel.
TrueColor (16,8 Mio. Farben): 3 Byte/Pixel.
FAT File Allocation Table.
Verwaltungsdatei fr direkte
Zugriffsadressen fr Dateien und Objekte auf
Speichermedien.
Fax-Gruppe 3, 4 Landlufige Bezeichnung fr die ITU
(ehemals CCITT) Standards zur Formatierung
und Kompression von Bilddateien.
Algorithmen bei der Kompression von Fax-
Dokumenten, blicherweise s/w.
FbA File based Archiving.
Verfahren der elektronischen Archivierung
unter Nutzung von Filesystemstrukturen und
mechanismen. Gleichnamige Initiative in
Deutschland zur Verbreitung dieses
Verfahrens.
FDDI Fibre Distributed Data Interface.
Firewall Eine Firewall dient dem Schutz eines
Netzwerks durch die Kontrolle der ein- und
ausgehenden Datenstrme. blicherweise
sind die einzelnen Desktop-Rechner hinter
der Firewall aufgebaut.
Formular (Elektronischer) Vordruck, der eine
formatierte und einheitliche Informationsein-
und ausgabe ermglicht.
Formular-Server Auf einem Formularserver werden die
Formulare an einer zentralen Stelle fr den
Nutzer bereitgestellt. Durch eine zentrale
Webseite bzw. Webseiten-Anordnung knnen
384
Ausblick
F
alle Formulare einfach gefunden und dem
Nutzer fr die weitere Bearbeitung zur
Verfgung gestellt werden.
Frame Technologie zur Bildung von Rahmen, die zur
besseren optischen und inhaltlichen
Unterteilung von Webseiten verwendet wird.
Frontend Bezeichnung fr den Teil der IT-Architektur
eines Unternehmens, die dem Nutzer
unmittelbar zur Verfgung steht.
FTAM (ISO 8571/72) File Transfer and Management.
OSI-Protokoll zum Zugriff auf entfernt
liegende Dateien und Dateisysteme.
FTP File Transfer Protocol.
Das FTP Protokoll dient zur bertragung von
Dateien zwischen verschiedenen Computern
bzw. Servern ber ein Netzwerk.
FTR Fulltext Retrieval.
Fuzzy-Suche Die Fuzzy-Suche basiert auf Fuzzy-Logic-
Algorithmen und nutzt Unschrferelationen.
Eine Fuzzy-Suche wird nicht durch einen
exakten Suchbegriff beschrieben; der
Anwender definiert lediglich eine ungefhre
Abfrage und den Unterschied der Treffer zur
gesuchten Abfrage.
G
G2B Government to Business.
Bezeichnung fr die Abbildung von
Geschftsprozessen zwischen Behrden und
Unternehmen mit Hilfe von Web-
Technologien und Services.
G2C Government to Citizen.
Bezeichnung fr die Abbildung von
Geschftsprozessen zwischen Behrden und
Kunden (Brgern) mit Hilfe von Web-
Technologien und Services.
G2G Government to Government.
Bezeichnung fr die Abbildung von
Geschftsprozessen zwischen Behrden
untereinander mit Hilfe von Web-
Technologien und Services.
385
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
G
Gateway Engl.: Eingang, Zugang.
Schnittstelle zwischen zwei
Kommunikationssystemen, die mit
unterschiedlicher Systemsoftware betrieben
werden.
GB GigaByte. Entspricht 1000 MegaByte.
bliche Gre. Die Kapazittsangabe
digitaler optischer Speichermedien.
GBDe Global Business Dialogue for electronic
Commerce.
GBDe ist ein Zusammenschluss weltweit
ttiger Konzerne. Die Initiative wurde im
Januar 1999 von Konzernen wie AOL, Time
Warner, Bertelsmann, Deutsche Bank und
Daimler-Chrysler gegrndet. Der GBDe will
eine Behinderung der Entwicklung des E-
Commerce durch nationale Regelungen
verhindern und eine Plattform bieten, auf der
Themenfelder des Handels im Internet
bearbeitet werden.
GDPdU Grundstze zum Datenzugriff und zur
Prfbarkeit digitaler Unterlagen.
Richtlinie zur Durchfhrung von
Auenprfungen mit Zugriff auf Daten des
Steuerpflichtigen.
Geschftsprozess Prozess, der zur Erreichung der
Geschftsziele beitrgt. Geschftsprozesse
(zum Beispiel Schadensabwicklung in einer
Versicherung, Reisekostenabrechnung,
Bestellungen) beinhalten manuelle und/oder
automatisierte Prozesse.
GIF Graphic Interchange Format.
Bildformat im Internet-Umfeld. GIF ist ein
stark komprimierendes Dateiformat fr Bilder
und Grafiken. Das GIF-Format ist unabhngig
vom Betriebssystem.
GIIC Global Information Infrastructur Commission.
Das GIIC ist eine unabhngige Organisation,
die mit Initiativen aus dem privaten und
privat-ffentlichem Bereich ein weltweites
Informations- und Dienstleistungsnetzwerk
aufbauen will, um Wachstum, Erziehung und
Lebensqualitt zu verbessern.
386
Ausblick
G
GKS Graphical Kernel System.
Glossar Das ursprngliche Glossar von PROJECT
CONSULT wurde dem VOI Verband
Organisation und Information e.V. fr die
Publikation Grundstze der elektronische
Archivierung zur Verfgung gestellt. Der VOI
hat seinerseits seinen Mitgliedern das
Glossar digital zur Verfgung gestellt, so
dass es sich auf vielen Webseiten in leicht
unterschiedlicher, teils erweiterter Form
wiederfindet. Typische, von PROJECT
CONSULT geprgte Begriffe, die auf das
ursprngliche Glossar zurckgehen, sind
z. B. Ablage, Lokalisierer, Dokumenten-
Management im weiteren Sinn, klassisches
Dokumenten-Management, Dokumenten-
Management im engeren Sinn, IRS
Information Retrieval System, DRT Document
Related Technologies, u.a.
GML Geographic Markup Language.
GML ist eine offene und
anwendungsunabhngige XML-Schema-
Definition, die XML Tags fr die Abbildung
von geografischen Objekten definiert. Mit
GML knnen dabei sowohl rumliche als
auch nicht rumliche Eigenschaften eines
Objektes beschrieben werden.
GoBS Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter
Buchfhrungssysteme. In den GoBS sind die
Grundstze fr die revisionssichere
Archivierung und die
Verfahrensdokumentation festgelegt.
GOSIP Government Open Systems Interconnection
Profile.
GOSIP ist eine Auswahl aus Standards, die
auf den Schichten des OSI-Modells aufbauen.
GOSIP wurde als Vorschrift fr US-Behrden
entwickelt, um eine maximale
Interoperabilitt zwischen den Behrden zu
erreichen.
GPRS General Paket Radio Service, Trgerdienst
fr Mobilfunk.
GPS Global Positioning System,
Postitionsbestimmungssystem.
387
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
G
Graustufe Bittiefe bei Grauwertbildern (z. B.
gescannten Schwarzwei-Fotografien). Bei 8
Bit Graustufen werden maximal 256
unterschiedliche Grauwerte erfasst.
Green Book Spezifikation des CD-I (interactive)
Formats.
Groupware Groupware setzt auf Modulen der
Brokommunikation auf, verknpft die
einzelnen Komponenten mit einer eigenen
Intelligenz und stellt alle Werkzeuge
aufgabenorientiert fr die Zusammenarbeit
von Gruppen zur Verfgung. Bei Groupware-
Systemen steht die gemeinsame Nutzung
von Programm- und Informationsressourcen
im Vordergrund.
Grundindex Der Grundindex enthlt die fr die
Identifizierung, den Dokumentenzugriff, die
Suche und den Aufbau von Hitlisten
erforderlichen Attribute. Diese Informationen
mssen fr eine revisionssichere
Archivierung beim Dokument gespeichert
werden, damit der Grundindex bei
Datenverlust aus den beim Dokument
gespeicherten Attributen wiederhergestellt
werden kann.
Grundstze der Anforderungen an elektronische
elektronischen Archivsysteme, damit diese als
Archivierung revisionssicher, konsistent und Recovery-
fhig akzeptiert werden knnen
(revisionssichere Archivierung).
Herausgegeben vom VOI.
GS Grey Scale.
Graustufen bei der s/w-Bild-Erfassung.
GUI Graphical User Interface.
Grafische Oberflche einer Anwendung,
Schnittstelle zum Anwender.
388
Ausblick
H
Hardwareplattf Zur Hardwareplattform zhlen alle
orm physischen EDV-Komponenten wie Rechner,
Speichersysteme, Drucker, Scanner,
Netzwerke.
HBCI Homebanking Computer Interface
Sicherheitsstandard beim Homebanking,
auf der RSA-Verschlsselung basierend.
Header Der Header eines Dokumentes enthlt alle
notwendigen Identifizierungs-, Struktur- und
Verwaltungsinformationen (Unique Identifier
und Grundindex).
HFS Hierarchical File System.
HGB Handelsgesetzbuch.
Hierarchisches Traditionelles HSM dient der automatischen
Speichermana Migration von Dateien, auf die eine
gement (HSM) bestimmte Zeit nicht zugegriffen wurde,
von schnellen, Online-Festplattenspeichern
auf langsamere billigere Speicher wie
optische Jukeboxen oder Tapes. Einige HSM-
Systeme bieten noch eine dritte
Migrationsstufe auf 8mm Tape oder CD-
ROM. HSM in Information-Warehouse-
Systemen dient der bertragung und
Bereitstellung von Informationen in
verteilten Umgebungen. HSM in Document
Imaging und Dokumenten-Management-
Systemen dient der schnellen Bereitstellung
abgelegter oder archivierter Dokumente.
HSM sorgt insbesondere fr den schnellen
Transport groer Dokumentenmengen und
die Zwischenspeicherung aktuell bentigter
Informationen.
High Sierra Vorlufer des ISO 9660 Standards fr die
Format CD-ROM.
Hitliste Ergebnis einer Rechercheanfrage, aus dem
der Benutzer ersehen kann, welche
Dokumente die angegebenen Suchkriterien
erfllen.
Homonym Begriff mit mehren Bedeutungen, der erst
durch den Sinnzusammenhang differenziert
389
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
H
werden kann.
Homepage Leitseite einer Webseite, die im allgemeinen
ein Inhaltsverzeichnis oder Links zu den
wichtigsten Seiten des Angebots enthlt.
Host Zentrales Grorechnersystem in einem
Netzwerk.
HPGL Hewlett Packard Graphic Language.
Quasi-Standard fr die Ausgabe von CAD-
Zeichnungen auf Druckern.
HSM Hierarchisches Speichermanagement.
HSLAN High Speed Local Area Network.
HTML HyperText Markup Language.
Von der verwendeten Soft- oder Hardware
unabhngiges Standarddokumentenformat
im World Wide Web. HTML ist die am
weitesten verbreitete SGML-Applikation.
http HyperText Transfer Protocol.
Protokoll fr den Daten- und
Dokumentenaustausch innerhalb des World
Wide Web. Das http-Protokoll stellt neben
den anderen Protokollen im Internet wie
z. B. IP oder FTP die oberste Protokoll-Ebene
zur Verwaltung im Internet dar.
Hub Knotenpunkt in einem Computernetzwerk,
an dem verschiedene Netz-Segmente
gekoppelt oder mehrere
Computeranschlsse gebndelt sind.
Huffman Huffman Code.
Komprimierungsverfahren fr Bilddaten. Ein
modifizierter Huffman Code wird zur
Codierung von Fax-Daten beim ITU/CCITT-
Verfahren genutzt.
Hybride Gemeinsame Nutzung unterschiedlicher
Archivierung Speicher- und Archivmedien in einem
System, z. B. Mikrofilm. Digitale optische
Speicher und Magnetplatten.
390
Ausblick
H
Hyperlink Querverweis (Hypertext-Link), der als
hervorgehobene Stelle im Hauptfenster des
Benutzers erscheint und eine Bezeichnung
fr die Verknpfung oder Verbindung zu
Daten ist, die sich in einem anderen
Programm oder Dokument befinden. Unter
einem Hyperlink versteht man ebenso die
direkte Verknpfung auf Webseiten.
Hypertext Kurzform fr Hypertext Markup Language.
Kennzeichnungssprache zum Erstellen von
Webseiten. Wurde von Tim Berners-Lee
entwickelt und mit dem Boom des Internet
innerhalb weniger Jahre zur Sprache des
Web. Standard des W3C, RFC 1866, RFC
2854, W3C HTML 4.0, W3C XHTML 1.0.
Hypertextsyste Retrievalsystem mit inhaltlichen
m Querverweisen (Links), die fr den
Anwender verborgen sind;
Navigationsgestaltung. In einem
Hypertextsystem hat der Benutzer anstelle
einer sequentiellen Suche die Mglichkeit,
sich relativ frei zwischen verschiedenen
verwandten Themen zu bewegen.
I
IANA Internet Assigned Numbers Authority.
Icon Kleines Bild oder Graphikelement, das
Programme oder auch Dokumente
reprsentiert und diese aufruft.
ICR Intelligent Character Recognition.
Methode zur Texterkennung in einem NCI-
Dokument. Neben OCR-Methoden werden
weitere Informationsquellen bei der
Umwandlung bercksichtigt (zum Beispiel
Wahrscheinlichkeiten von Buchstaben,
Kontextanalyse, Rechtschreibprfungen)
und so die Erkennungsrate gegenber
herkmmlichen OCR-Techniken verbessert.
ICT Information and Communication
Technology.
Hufig als Sammelbezeichnung fr die
391
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
I
Industrie benutzt. Im Deutschen (IKT)
weniger gebruchlich, stattdessen IuK.
IDEA Standard und Produkt zur Prfung von
Buchhaltungs- und anderen
steuerrelevanten Daten im Rahmen der
GDPdU.
IDM Integrated Document Management.
Die ursprngliche Bezeichnung IDMS der
Gartner Group fr integrierte DMS im
weiteren Sinn wird noch gelegentlich von
einzelnen Herstellern benutzt. Abgelst
durch ECM.
IEEE Institute of Electrical and Electronics
Engineers.
IETF Internet Engineering Task Force.
IGES Initial Graphics Exchange Specification.
In den USA entwickelte Schnittstelle, die fr
die bertragung von Daten zwischen
CAD/CAM/CAE und anderen Systemen im
Bereich der Konstruktion entwickelt wurde.
IIOP Internet Inter-ORB Protocol.
Image Aus einzelnen Bildpunkten
zusammengesetztes elektronisches Abbild
eines Papierdokumentes (Faksimile, NCI).
Der englische Begriff wird landlufig fr
gescannte Dokumente benutzt.
Imaging Verarbeitung von Dokumenten in
Papierform zu elektronischen Dokumenten.
Index Der Index eines Dokumentes ist die Menge
festgelegter Suchinformationen fr das
Retrieval und den Zugriff. Der Index setzt
sich aus beschreibenden und
identifizierenden Attributen zusammen und
wird in der Indexdatenbank verwaltet.
Indexdatenban Integrierte Referenzdatenbank eines DMS,
k die die Indexinformationen der abgelegten
oder archivierten Dokumente enthlt.
Indizierung In der Regel Datenbank-gesttztes
Verfahren zur Erstellung mglichst
eindeutiger Zugriffsinformationen fr das
schnelle Wiederauffinden gespeicherter
Dokumente, Dokumentengruppen oder
einzelner Teile von Dokumenten.
392
Ausblick
I
Information Entscheidungsuntersttzende Informations
Warehouse (-ma-nagement) -anwendungen.
Dokumente im Warehouse umfassen
beliebige strukturierte oder unstrukturierte
Informationen wie Text-, Audio-,
Videoinformationen etc., auf die von
verschiedenen verteilten Systemen aus
zugegriffen werden kann. Neben
unternehmensweiten
Informationsbestnden zunehmend auch
Schnittstellen zum World Wide Web.
Interface Schnittstelle.
Informationsob Bezeichnung fr ein Objekt in einem
jekt Informationssystem mit
Selbstbeschreibungsfunktionalitt oder
zumindest den Inhalt identifizierenden und
beschreibenden Metadaten, das eine
beliebige Inhaltskomponente aufweisen
kann. Erweiterung des herkmmlichen
Dokumentbegriffes bei der elektronischen
Archivierung zur Bercksichtigung von
Inhaltskomponenten wie Video,
Datenbanken, Sprache etc. wie z. B. XML-
Dokumente.
Informationsob Klasse von Informationsobjekten mit
jektklasse gleichen Eigenschaften, die durch
Vererbung allen einer Klasse zugewiesenen
Objekte zugewiesen werden. Wird zur
Ordnung und Organisation von
Informationen in DRT-Lsungen verwendet,
landlufig auch Dokumentenklasse
genannt.
Interlacing Interlacing bezeichnet die Mglichkeit,
Bilder bei der bertragung sofort, in
unscharfer Qualitt zwar, anzuzeigen und
es dann immer schrfer werden zu lassen,
bis es komplett geladen ist. Im Unterschied
zu herkmmlichen Darstellungsweisen, bei
denen das Bild stckweise geladen wird,
dafr mit der endgltigen Auflsung bzw.
Schrfe.
Internet Kooperativ betriebenes, weltweit verteiltes
und unkontrolliertes Netzwerk, das
Informationen mit Hilfe festgelegter Regeln
393
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
I
austauscht.
Internet Dienstleister, der eine Anbindung an das
Provider Internet herstellt und technische
Untersttzung beim Aufbau von Internet-
Angeboten (Webseiten) leistet.
Intranet Im Gegensatz zum ffentlichen Internet ist
ein Intranet ein geschlossenes Netz und auf
ein Unternehmen oder einen Firmenverbund
begrenzt. Webseiten werden nur innerhalb
dieses geschlossenen Netzes bereitgestellt.
IOCA Image Object Content Architecture.
Von IBM entwickelte Spezifikation fr
Rasterbilder.
IPTC Der IPTC (International Press
Telecommunications Council) entwickelt
u.a. auf Metadaten basierende Standards
fr Bilddateien. Er basiert auf einer
numerischen Code-Tabelle, die in mehreren
Sprachen zur Verfgung steht.
IPW Incremental Packet Writing
Whrend DAO beim Brennen eine komplette
Session auf den Rohling bringt und TAO
einen Track zur Zeit, werden mit
Incremental Packet Writing (IPW) nur noch
kleinere Datenpakete auf einmal auf die CD
gebrannt.
IP-Adresse Direkte, numerisch dargestellte Adresse
eines Device in einem Netzwerk, das die
Ansprache dieses Devices ermglich.
IRS Information Retrieval System.
Referenzsystem fr die physikalische
Adressierung, Verwaltung und Organisation
der Dokumente auf optischen Speichern
und Jukeboxen. Typischer Bestandteil
traditioneller Archivsysteme, bei denen aus
der Indexdatenbank ber Pointer auf die
getrennt gespeicherten Objekte verwiesen
wird. Auch verschiedentlich IAS, Information
Access System, genannt.
ISDN Integrated Services Digital Network.
Digitale Direktverbindung als Ersatz
herkmmlicher Telefonleitungen. Da die
digitalen Computersignale nicht mehr durch
394
Ausblick
I
ein Modem in analoge Signale umgesetzt
werden mssen, knnen Daten ber ISDN
mit einer deutlich hheren Geschwindigkeit
als mit den schnellsten Modems bertragen
werden.
ISIS Image and Scanner Interface Specification.
Weitverbreitete Schnittstelle zwischen
Scanner und Rechner. Ursprnglich von
Pixel Translation, heute durch mehrfache
Merger in Captiva aufgegangen.
ISO International Standards Organisation.
Internationale Dachorganisation nationaler
Normierungsgremien mit dem Ziel,
internationale Standards fr alle Bereiche
der Technik zu erarbeiten. ISO-Normen
werden in der Regel als europische und
nationale DIN-Normen bernommen.
ISO/IEC Gemeinsam verabschiedete internationale
Standards von ISO und IEC.
ISP Internet Service Provider.
Variante von ASP, Application Service
Providing.
IST Internet Transaction Server.
ITU-T International Telecommunications Union.
Normierungsgremium der
Postgesellschaften, ehemals CCITT. Fr DMS
relevante Normen: CCITT/3 und /4
(Bildkompression) aufbauend auf TIFF fr
Rasterbilder.
IuD Information und Dokumentation.
Im akademischen Bereich gebruchliche
Fachgebietsankrzung.
IuK Information und Kommunikation.
Deutsche Bezeichnung im Zusammenhang
mit der IuK-Industrie. International ist ICT
gebruchlich.
IV Informationsverarbeitung.
Als Erweiterung und Fortfhrung der DV
schliet die Informationsverarbeitung nicht-
codierte Informationen wie Bilder, Sprache,
Video etc. ein.
IVBV Informationsverbund der
395
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
I
Bundesverwaltung.
Der IVBV ist das geplante Netzwerk aller
Bundeseinrichtungen und soll knftig die
effiziente Kommunikation und
Informationsbereitstellung in der gesamten
Bundesverwaltung ermglichen. Der IVBV
umfasst den Zugang zu zentralen IVBV-
Diensten sowie den Zugriff auf zentrale
Informationen. Die Kopplung mit den
Netzen der Lnder sowie europischer und
internationaler Partner ist ebenfalls
vorgesehen.
IWP Industry White Paper.
J
J2EE Java 2 Enterprise Edition.
Der Vorteil von Java 2 Enterprise-Edition-
basierten Lsungen ist ihr modularer
Aufbau. Anwendungen in Java lassen sich
relativ schnell auch an spezielle
Unternehmensanwendungen anpassen. Das
J2EE-Modell ist Web-basiert, d.h die Clients
sprechen Anwendungen ber das http an.
Java Programmierumgebung fr das World Wide
Web von Sun Microsystems, von Netscape
und Microsoft lizensiert zur Entwicklung
interaktiver Dokumente und zur Verbindung
von Programmen mit Webseiten. Die
Programme sind betriebssystem- und
plattformunabhngig und werden zur
Laufzeit geladen und dann wieder gelscht.
JBIG Joint Bi-level Image expert Group.
Verlustfreier Komprimierungsstandard fr
Schwarzwei- und Farbbilder. Inzwischen
wenig gebruchlich.
JDBC Java DataBase Connectivity.
JDBC ist eine von SunSoft entwickelte
Schnittstelle, mit der auf vergleichsweise
einfache Art und Weise aus Applets heraus
auf externe Datenbanken zugegriffen
werden kann.
Jflow Joint Workflow.
396
Ausblick
J
Standard zur Interaktion zwischen
Workflowsystemen unterschiedlicher
Hersteller, basierend auf CORBA/IIOP und
vorrangig Web-orientiert. Steht im
Wettbewerb zu WfMC.
JPEG Joint Photographic Expert Group.
Von CCITT und ISO gebildetes Komitee zur
Definition eines Standards zur Speicherung
und Kompression von Farb- und
Schwarzweibildern. Aktueller Standard fr
die Farbbildkompression ist JPEG2000.
JPEG2000 besitzt eine hhere Qualitt in
der Auflsung und arbeitet verlustfrei.
JSP Java Server Pages.
JSP ist eine Erweiterung zur Java Servlet
Technologie, um dynamische Inhalte in
Webseiten einbauen zu knnen. Der Java
Code wird hierbei in eine HTML-Seite
eingebettet und kann dynamisch
aktualisiert werden.
JTA Java Transaction API.
JTA ist eine Java-API zur Implementierung
von verteilten Transaktionen ber den
Austausch von Nachrichten mittels JMS.
Verteilt bedeutet hierbei z. B. auch,
Informationen in verschiedenen
Datenbanken auf verschiedenen Servern
gleichzeitig im Sinne einer Transaktion zu
verndern.
JVM Java Virtual Machine.
Fr viele Plattformen erhltlicher Java
Bytecode Interpreter, durch den die
Ausfhrung von Java Applets und
Applications ermglicht wird.
Jukebox Plattenwechselautomat fr optische
Speichermedien. Jukeboxen erlauben heute
einen Zugriff auf nahezu unbegrenzte
Datenmengen. Es wird unterschieden
zwischen online-Zugriff (Medium im
Laufwerk), nearline-Zugriff (Medium in der
Jukebox, automatisches Laden), und
offline-Zugriff (Medium auerhalb der
Jukebox, wird auf Anforderung manuell
nachgeladen).
397
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
K
Kaskadierbark Ausbau einer DRT-Lsung, bei der (im
eit Gegensatz zur Skalierbarkeit) weitere
Komponenten als selbstndige logische und
physikalische Einheiten mit bergreifendem
Zugriff hinzugefgt werden, zum Beispiel
ein zustzlicher Jukeboxserver mit weiteren
Jukeboxen, die von einem weiteren IRS
verwaltet werden.
Kategorisierun Zuordnung von Objekten oder Entititen auf
g Basis definierter Benennungen zu einer
vordefinierten Ordungssystematik.
KBit KBit / KB.
Ein Bit ist die kleinste informationstragende
Einheit in einem Computersystem. Ein KBit
bezeichnet 2 hoch 10 = 1024 Bit. Ein Byte
bezeichnet in der Regel eine Dateneinheit
von 8 Bit. Ein KBit entspricht demnach 2
hoch 10 = 1024 Bytes, also 8192 Bits. Die
typische Gre einer gescannten A4-Seite
ist ca. 50 KByte.
KBSt Koordinierungs- und Beratungsstelle der
Bundesregierung fr Informationstechnik in
der Bundesverwaltung.
KI Knstliche Intelligenz.
Klassisches Dokumenten-Management-System im
Dokumenten- engeren Sinn.
Management
KM Knowledge Management.
Wissensmanagement.
Kompatibilitt Die Kompatibilitt (deutsch: Vertrglichkeit)
ist die Bezeichnung fr die Eigenschaft von
Komponenten zweier oder mehrerer
Software- oder Hardwaresysteme,
gemeinsam zu arbeiten, ohne dass
besondere Manahmen zur Anpassung
ergriffen werden mssen. Eine andere
Bezeichnung fr diese Eigenschaft ist auch
Interoperationalitt.
Kompression, Datenreduktion unter Verwendung
Komprimierun bestimmter festgelegter Verfahren (zum
g Beispiel durch Zusammenfassung gleicher
Bits) zur Verminderung des Speicherbedarfs
398
Ausblick
K
und zur Erhhung der
bertragungsgeschwindigkeit in
Netzwerken.
Konsistenz Vollstndigkeit und Widerspruchsfreiheit der
rechnerinternen Darstellung realer Objekte.
Konverter, Modul zur Umwandlung verschiedener
Konvertierer Dokumentenformate in ein einheitliches
Format, damit der Austausch von
Dokumenten zwischen unterschiedlichen
Applikationen und Diensten sichergestellt
ist.
Konvertierung Konvertierung ist die Transformation von
Daten eines Ausgangsformats in ein
Zielformat.
Knowledge Verfahren zur automatischen Erschlieung,
Automation Bewertung und Verteilung von
kontextrelevanten Informationen.
Knowledge Wissensmanagement.
Management Im Amerikanischen nicht so akademisch
und anspruchsvoll betrachtet wie im
europischen Sprachraum.
Knowledge- Softwaretechnische Teilkomponente einer
Management- ganzheitlichen Wissensorganisation.
System PROJECT CONSULT Definition: Knowledge
management systems are software
solutions providing features to create,
capture, process, organize, store, control,
retrieve, distribute, and reproduce any type
of structured or unstructured digital
information of an enterprise with the ability
to provide in time information with respect
to purpose, description, content, structure,
context, rules and procedures for decision
making and knowledge building tasks of
any user of the system.
Kryptographie Verschlsselung von Objekten zur sicheren
bertragung in Netzen.
Kryptologie Kryptologie ist die Wissenschaft der
Nachrichtenverschlsselung.
Knowledge KW. bergreifendes Wissensmanagement
Warehouse analog zu Information-, Document- und
Data Warehouses zu sehen. Technische
Zusammenfhrung aller Wissensressourcen
399
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
K
eines Unternehmens.
L
LAN Local Area Network. Lokales Netzwerk.
Computernetzwerk, das auf einen
begrenzten rtlichen Bereich beschrnkt ist
und keine ffentlichen Leitungen (Telefon)
benutzt. Die Ausdehnung kann sich ber ein
Betriebsgelnde, eine Schule, einen
Raum u.. erstrecken.
Laufzeit Angabe des Anfangs- und Enddatums der
Entstehung einer Verzeichnungseinheit als
Element der Titelbildung bei der
Verzeichnung.
LDAP Lightweight Directory Access Protocol.
Zugriffsprotokoll fr standardisierte
Directory Services. Ermglicht eine
einheitliche Verwaltung von
Berechtigungen, Adressen und anderen
Entitten zur Vermeidung von
unkontrollierter Redundanz und Divergenz.
Ermglicht Single-Logon und vermeidet die
eigenstndige Pflege von Berechtigungen in
verschiedenen Systemen. Siehe auch DAP
und X.500.
LDUP LDAP Replication Update Protocol.
Replikationsmethode und Protokoll fr den
Abgleich zwischen Dirextory Services.
Legacy Altlast(-System).
Der Begriff wird meistens im
Zusammenhang mit veralteten EDV-
Systemen gebraucht, sog. Legacy-Systems.
Library Bibliothek. In Softwaresystemen als
Dokumenten-Bibliothek verstanden. Library-
Systeme sind automatisierte Systeme zum
direkten Zugriff auf groe Daten- und
Dokumentenmengen. Sie knnen Bnder
(Tape Library) oder rotierende optische
Speicher (Jukeboxen) umfassen.
LIMDOW Light Intensity Modulation Direct Overwrite.
Spezielle Technologie fr hochkapazitative
400
Ausblick
L
SoftWORM-Medien.
Link Link ist eine andere Bezeichnung fr
Hyperlink. Link/Hyperlink bezeichnet eine
Technologie, mit der auf Elemente in
anderen Webseiten verwiesen werden kann.
Durch (Hyper-) Links knnen verschiedene
HTML-Dokumente verbunden werden,
sodass der Nutzer einem Interessenstrang
ber verschiedene Dokumente und Server
hinweg folgen kann. Unter Deep Links
versteht man Verlinkungen, die nicht auf die
Startseite oder Homepage verweisen,
sondern direkt eine Unterseite anspringen.
Deep Links knnen vom Eigentmer der
Seite untersagt werden.
LIPS Lightweight Internet Person Schema.
Linux Linux ist ein hnliches Open Source
Betriebssystem wie UNIX. Es wurde von
dem finnischen Studenten Linus Torvalds
entwickelt und wird mittlerweile von einer
weltweiten Gemeinschaft von
Programmierern, Institutionen und
Wirtschaftsunternehmen als alternatives
Betriebssystem weiterentwickelt und
gepflegt
LOB Large object.
Logging Protokollierung.
Lokalisierer Der Lokalisierer dient zum Aufbau, zur
Verwaltung und zum bergreifenden Zugriff
auf ein verteiltes DMS und ist eine
Datenbankanwendung, die die Orte, Inhalte
und Strukturen von Ablagen, Archiven,
Indexdatenbanken und entfernten
Lokalisierern verwaltet und die Navigation
zwischen lokalen und entfernten Systemen
bernimmt.
LOTAR Spezifischer Standard fr CAx und PDM
Objekte im Rahmen der ISO 82045-4.
LZW Lempel/Ziv/Welch-Algorithmus.
Verlustfreier Komprimierungsstandard fr
Faksimiles. Wenig gebruchlich auf Grund
von Lizensierungsproblemen.
401
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
M
MAC Message Authentication Code.
MAC ist ein Verfahren zur Sicherstellung der
Datenintegritt, das in Verbindung mit DES-
Verschlsselungsverfahren verwendet wird.
Der MAC-Algorithmus erzeugt eine
kryptografische Prfsumme, die an die zu
sendende Nachricht angehngt wird. Dieses
Verfahren kann die Integritt von Daten
allerdings nur zwischen zwei Parteien
garantieren, die zuvor geheime Schlssel
ausgetauscht haben. MAC funktioniert nicht
in Verbindung mit Dritten. Da beide Parteien
den gleichen symmetrischen Schlssel
verwenden, muss die durch MAC erzeugte
Signatur von jedem der beiden Partner
stammen.
Mailbox Elektronischer Briefkasten fr das Abholen
und Ablegen von Post und Nachrichten.
Mainframe Grorechner, an den im allgemeinen eine
Vielzahl Peripheriegerte wie
Speichersysteme, Drucker etc.
angeschlossen ist.
MAPI Messaging Application Programming
Interface.
Middleware-Messaging-Standard von
Microsoft.
MAPI-WF Messaging API Workflow Framework.
API-Set von Microsoft zur Ausstattung von
Brokommunikationsanwendungen mit
Workflow-Features. Entscheidung der
Workflow Management Coalition fr die
Verwendung der MAPI-Spezifikationen als
Interface 4 des Workflow Reference
Models.
Master- Anwendung, bei der im Gegensatz zum
Anwendung Enabling andere Anwendungen in den DMS-
Client-Desktop integriert werden.
MB MegaByte.
MegaByte ist eine Maeinheit fr binre
Speichermedien, ein Byte besteht aus 8 Bit,
ein Mega Byte aus 220 Byte.
Metadaten Attribute, die Dokumenten zur Indizierung
und Identifizierung mitgegeben werden. Sie
402
Ausblick
M
beinhalten Informationen ber Daten, wie
z. B. Herkunft, Urheber und Aktualitt.
Metadaten werden von unterschiedlichen
Gremien standardisiert. Die verbreitesten
Metadatenstandards sind Dublin Core und
die Standard-Tags fr Webseiten zur
automatischen Indizierung durch Crawler,
Spider und andere Web-Agenten.
MHTML MIME Encapsulation of Aggregate HTML
Documents.
Middleware Middleware ist der Oberbegriff fr alle
Schnittstellentechnologien, die zur
Verbindung und Kommunikation
verschiedener Softwaremodule und
Systeme eingesetzt werden. Die Middleware
ist zwischen den eigentlichen Anwendungen
und der Betriebssystemebene angesiedelt
und umfasst System- und Netzwerk-Dienste
wie zum Beispiel Kommunikation,
Protokollierung, Sicherheit, Konverter etc.
Migration Mglichkeit oder Notwendigkeit,
Zugriffsinformationen und Dokumente von
einem System in ein anderes zu berfhren.
Bei der elektronischen Archivierung wird
zwischen weicher, harter und
integrativer Migration unterschieden.
Mikrofiche Planfilm im Postkartenformat. Analoges
Medium zur Speicherung nicht-codierter
Informationen (NCI).
Mikrofilm Rollfilm. Analoges Medium zur Speicherung
nich-codierter Informationen (NCI).
Mikroform Unter Mikroformmedien sind Mikrofilm und
Mikrofiche zusammengefasst.
Mikrografie Oberbegriff fr Technologien und Verfahren
der Mikroformtechnologie (Erfassung,
Management, Manipulation, Routing,
Speichern und Ausgabe von
Mikroformmedien).
MIME Multipurpose Internet Mail Extensions.
Codierungsstandard fr eine Kombination
von E-Mail und Binrdateien von Microsoft.
MIME dient zur Einbindung von binren
Daten in Internet-Mails. Zustzlich
untersttzt MIME Multipart-Mails, um in
403
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
M
einer Mail verschiedene Datentypen oder
binre Anhnge und Mails im HTML-Format
zu ermglichen.
Mirroring Engl. spiegeln.
Technik, bei der zwei oder mehr Festplatten
an einem Controller angeschlossen sind und
Daten auf beiden/mehreren Festplatten
redundant gespeichert werden. Bei Ausfall
einer Festplatte kann so ohne
Systemunterbrechnung weitergearbeitet
werden.
Mission Critical Konzept mit dem Ziel, Daten und Systeme
optimal zu schtzen und sie gleichzeitig
permanent verfgbar zu machen.
MODCA Mixed Object: Document Content
Architecture.
IBM-Spezifikation zur Beschreibung
komplexer Containerobjekte mit beliebig
zusammengesetzten Inhaltskomponenten.
MOD / MO Magneto Optical Disk.
Wiederbeschreibbarer magnetischer
Datentrger.
Magneto-Optic.
Technologie, die die hohe
Aufzeichnungsdichte und Wechselbarkeit
laseroptischer Speicher mit der
Wiederbeschreibbarkeit magnetischer
Medien kombiniert.
Modem Hardware, die die Anbindung eines
Computers an eine
Datenbertragungsleitung (meist eine
Telefonleitung) ermglicht. Wandelt digitale
Signale des Computers in analoge Signale
fr das normale Telefonnetz und umgekehrt.
MOM Message Oriented Middleware.
Vergleichbar mit einem Protokoll des
Arbeitsflusses. Jede Message wird wie eine
Transaktion behandelt, ber die
Rechenschaft abzulegen ist, und nicht wie
eine elektronische Nachricht, die sich
irgendwo im System befindet.
Monolithische Bestehende isolierte Anwendungen fr nur
Anwendungen einen Anwendungsfall wie etwa ein
404
Ausblick
M
spezieller Client, eine Datenbank und ein
Archiv. Auch als Insellsungen bezeichnet.
MoReq Model Requirements for the management
of electronic records des DLM-Forum.
MPEG Motion Picture Expert Group.
Gruppe innerhalb der ISO, die fr die
Bearbeitung weltweiter Standards zur
Kompression digitalisierter Bewegtbilder
(einschlielich Farbe) verantwortlich ist.
MPEG ist einerseits die Bezeichnung fr das
Standardisierungskomitee und steht
andererseits als Sammelbegriff fr eine
Reihe von Standards zur Codierung und
Komprimierung audio-visueller Daten.
Gemeinsam ist allen MPEG Formaten ein
hnliches Vorgehen zur Komprimierung der
Daten: Das grundstzliche Verfahren einer
MPEG-Codierung besteht aus dem Versuch,
mglichst viele Bildteile nur durch die
Differenz des Bildinhaltes zum vorherig
codierten Bild zu beschreiben.
MPR-II Richtlinie fr Grenzwerte
elektromagnetischer Strahlung von
Computer-Monitoren.
MTBF Mean Time Between Failures.
Durchschnittliche Zeit, die zwischen den
einzelnen Ausfllen eines Gertes liegt.
MTT MailTrusT.
MTT ist eine Sammlung von Spezifikationen
zum herstellerunabhngigen, sicheren
Dokumentenaustausch. Dabei wird
weitgehend auf bereits etablierte Standards
wie PEM, X.509 und PKCS#11
zurckgegriffen. Entwickelt wurde die
MailTrusT-Spezifikation von einer
Arbeitsgruppe von TeleTrust Deutschland.
Multimedia Integrierte und interaktive Eingabe,
Verarbeitung, Kommunikation und Ausgabe
oder Prsentation verschiedenster
Informationsarten wie strukturierte Daten,
Text, Bild, Grafik, Audio oder Video.
Multi-tiered- Mehrschichtenarchitektur.
architecture Eine multi-tiered-architecture ist eine
405
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
M
mindestens dreistufige Client/Server-
Architektur. Bei einer solchen Architektur
wird beispielsweise zwischen die
Client/Server-Ebene noch eine weitere
Ebene zwischengeschaltet, ein sog.
Applikationsserver, der bei komplexeren
Anwendungen den Client untersttzt.
N
NAC Network Administration Center.
NAS Network Attached Storage.
Im Gegensatz zu herkmmlichen
Speicherarchitekturen, die zur Verwaltung
einen dedizierten Server benutzen, knnen
diese Speichersysteme direkt als Device in
das Netzwerk eingebunden werden.
NC Network Computer.
Computer, der speziell fr das Internet
entwickelt wurde.
NCI Non Coded Information.
Nicht-codierte Informationen sind Bilder,
Sprache, Ton, Video etc., die vom Rechner
nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische
NCI-Anwendung ist die Erfassung von
Dokumenten mit Scannern und deren
Behandlung als Faksimiles.
Nearline-Archiv Befindet sich ein gesuchtes Dokument im
Nearline-Archiv, muss die entsprechende
Speicherplatte in der Jukebox erst auf
Programmbefehl vom Robotersystem in ein
Laufwerk eingelegt und so in einen Online-
Zustand gebracht werden.
Netto-Image Daten eines Dokumentes ohne
Hintergrundlayout (Overlay).
Norm Von internationalen oder nationalen
Normierungsgremien verabschiedeter
Standard. Unter Normen werden hier
ausschlielich nationale DIN-Normen bzw.
internationale ISO-Normen verstanden. Alle
brigen "Defacto-Normen" werden als
Empfehlungen, Vorschriften, Standards oder
Industriestandards bezeichnet. Einige der
406
Ausblick
N
im Glossar aufgefhrten Normen und
Standards haben sich im Markt nicht
durchgesetzt oder knnen als veraltet
angesehen werden (z. B. ODA, ODIF, LZW,
JBIG, DMA, DFR, Shamrock etc.).
O
OAIS Open Archival Information System.
Standard der internationalen
Weltraumbehrden.
OASIS Organization for the Advancement of
Structured Information Standards.
Objektklasse Klasse von Objekten mit gemeinsamen
Merkmalen, die hufig durch
Vererbungsregeln definiert sind.
Objektorientier Im Gegensatz zur herkmmlichen
ung transaktionsorientierten Programmierung
arbeiten Objekt-orientierte Programme mit
in sich selbst definierten Einheiten, die ber
Vererbungseigenschaften, alle Attribute und
Zustandsinformationen verfgen.
OCALA Standardisierungsvorschlag von Adobe zur
Integration von Annotationen in TIFF-
Dateien.
OCR Optical Character Recognition.
Optische Zeichenerkennung. Methode zur
Umwandlung von Texten im Rasterformat
(NCI) in eine codierte, vom Rechner
verarbeitbare Zeichenfolge (CI).
OCX OCXs (OLE Controls) umfassen den VBX-
Standard fr Entwicklungswerkzeuge und
OLE-Automation fr Applikationen. Mit Hilfe
von OCXs knnen z. B. Image-basierte
Applikationen fr die Imagemanipulation,
Annotationen, Thumbnailanzeige,
Scannerkontrolle oder Administration
entwickelt werden.
OD Optical Disk.
Sammelbezeichnung fr digitale optische
rotierende Speichermedien in einer
Schutzhlle. Hierzu gehren traditionelle
407
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
O
WORM- und MO-Medien.
ODA (ISO Open Document Architecture.
8613) Norm zur Beschreibung von Struktur und
Inhalt komplexer elektronischer Dokumente.
Nicht im Markt gebruchlich.
ODBC Open Database Connectivity.
Standard fr den herstellerunabhngigen
Datenbankzugriff.
ODIF Open Document Interchange Format.
ISO-Norm fr den Dokumentenaustausch.
ODMA Open Document Management API.
Standardisiertes Highlevel-Interface
zwischen Desktop-Applikationen und
Dokumenten-Management-Systemen
(Client-Schnittstelle).
OEM Object Exchange Model.
Datenmodell fr semistrukturierte Daten.
Auch benutzt bei Produkten, die vom
Fremdhersteller bezogen unter eigenem
Namen vertrieben werden.
Original Equipment Manufacturer.
Offline-Archiv Das Offline-Archiv befindet sich nicht im
Zugriff des IRS. Offline-Medien mssen
durch einen Operator manuell in eine
Jukebox oder ein Laufwerk eingelegt werden
und sind erst dann nearline oder online fr
das System zugreifbar. Der anfordernde
Benutzer erhlt in diesem Fall eine
Zwischenmeldung, dass sich die bergabe
des gewnschten Dokumentes verzgert.
OID Object ID.
OLAP On-Line Analytical Processing.
OLAP ist eine Retrieval-Methode, mit der
mehrdimensionale Informationen oder auch
Geschftsprozesse eines Unternehmens
sichtbar gemacht werden knnen, um so
Entscheidungen zu erleichtern.
OLE Object Linking and Embedding.
Windows-Verfahren fr die Verknpfung von
Objekten. OLE bietet zwei Mglichkeiten: 1.
Linking: Verknpfung eines Dokumentes mit
anderen Dateien (Text, Tabellen, Grafiken
408
Ausblick
O
etc.), die nicht Teil des ursprnglichen
Dokumentes werden, sondern
eigenstndige Objekte bleiben. 2.
Embedding: Die Objekte werden Teil des
Dokumentes, in das sie eingebettet werden.
OLTP Online Transaction Processing.
Direktzugriff der Benutzer auf Daten, wobei
nderungen in der Datenbasis in Echtzeit
nachgezogen werden.
OMG Object Management Group.
OMR Optical Mark Recognition.
Online Direkte, den aktuellen
Eingabeanforderungen entsprechende
Informationsbereitstellung und
-verarbeitung.
Online-Archiv Dokumente im Online-Archiv sind im
direkten Lese- und Schreibzugriff, das heit
die betreffende Speicherplatte befindet sich
in einem Laufwerk (Einzel- oder
Jukeboxlaufwerk).
Online- Datenbank im direkten Zugriff, die die
Datenbank Ergebnisse sofort nach der Eingabe ausgibt;
in der Regel zentrale
Auskunftsdatenbanken, die ber
Telekommunikationswege von externen
Benutzern konsultiert werden.
Open Source Open Source steht fr eine freie
Linzenzvergabe beispielsweise einer
Software, deren Quellcode verffentlicht
wurde, wie es bei LINUX der Fall ist.
Optical Filing Engl.: ursprnglich Abspeicherung digitaler
Informationen auf optischen Speichern. Der
Begriff stammt aus der frhen Entwicklung
von Archiv- und Workflow-Systemen und
umfasst alle Bereiche vom Scannen, Einsatz
von WORM-Speichern bis zu Datenbank-
gesttztem Retrieval etc.
Optische Umgangssprachlich fr digitale, optisch
Platten beschreib- und lesbare, rotierende
Speichermedien in speziellen Schutzhllen
(Cartridge). Traditionelles Medium fr die
elektronische Archivierung. Im
englischsprachigen Raum auch als ROD
409
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
O
Rotating Optical Disks oder OD Optical Disk
bezeichnet.
Orange Book Spezifikation fr CD-R, einmal
beschreibbare CDs.
ORB Object Request Broker.
In einem ORB-System enthalten die Objekte
alle notwendigen Informationen, um sich
selbst verwalten zu knnen. Der ORB ist Teil
der von CORBA beschriebenen Middleware-
Technologie, der fr den Datenaustausch
zwischen verschiedenen Objekten zustndig
ist.
Original Papierform: Urschrift im Sinne von BGB und
ZPO. Elektronische Form: Unvernderte
elektronische Ursprungsinformation.
OSCI Online Service Computer Interface.
OSCI ist der Name eines Protokollstandards
fr die deutsche Kommunalwirtschaft und
steht fr eine Sammlung von Protokollen,
die inhaltlich fr E-Government-
Anwendungen geeignet sind. ber das
Internet knnen so private und ffentliche
Dienstleister mit ihren Kunden rechtlich
anerkannte, digital signierte und chiffrierte
Dokumente sicher austauschen.
Die OSCI-Leitstelle entwickelt diesen
Standard in Absprache mit zahlreichen
anderen deutschen Stdten und
Gemeinden. XML als Notation ist
technisches Merkmal von OSCI. "OSCI-
Transport" ist der Teil von OSCI, der die
Querschnittsaufgaben im Sicherheitsbereich
lst. "OSCI-XMeld" deckt die Transaktionen
des Meldewesens ab.
OSI Open System Interconnection.
OSI ist ein offenes Schichtenmodell, das seit
den 70er Jahren entwickelt wird und
standardisiert wurde - ISO 7498-1; ITU-T
(CCIT) X.200.
Mit Hilfe von OSI wird ein abstraktes Modell
zur Datenbertragung zwischen
Computersystemen beschrieben. Es enthlt
sieben aufeinander aufbauende
Abstraktionsschichten mit jeweils
410
Ausblick
O
definierten Aufgaben und Schnittstellen.
1 Physical Layer,
Bitbertragungsschicht
2 Link Layer,
Verbindungssicherungsschicht
3 Network Layer,Vermittlungsschicht
4 Transport Layer, Transportschicht
5 Session Layer,
Kommunikationssteuerungsschicht
6 Presentation Layer,
Datendarstellungschicht
7 Application Layer, Anwendungsschicht
OSTA Optical Storage Technology Association.
Definiert Standards fr digitale optische
Speicher, z. B. ISO 13447 UDF Universal
Disk Format.
Outsourcing Allgemein wird von Outsourcing
gesprochen, sobald ein Unternehmen
einzelne Bereiche des Unternehmens
auslagert und die Verantwortung fr die
jeweiligen Bereiche einem externen
Unternehmen bertrgt. Man unterscheidet
im DRT-Umfeld Scan-Outsourcing, ASP-
Archive und DMCO Document Management
Complete Outsourcing, das Scanning,
Datenimport, ASP-Betrieb von Systemen
und andere Dienstleistungen einschliet.
Overlay DRT-spezifischer Begriff fr
Hintergrundlayout, welches mit den Daten
eines Dokumentes verbunden werden kann
und so das ursprngliche Dokument
wiederherstellt.
P
PCL Printer Control Language.
PCX Bildformat, abgeleitet von Picture/Pixel.
Datei-endung fr dieses Rasterbildformat.
PDF Portable Document Format.
Plattformunabhngiges Dokumentenformat
fr das Publizieren von gestalteten Text-
411
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
P
und Grafikseiten. Inzwischen auch als
Archivformat gebruchlich.
PDM Product Data Management
Auf Metadaten basierende
Verwaltungssysteme in der Produktion.
Personalisierun Mit einer Personalisierung versuchen
g Unternehmen, ihre Angebote an die
Bedrfnisse und Wnsche ihrer Kunden
anzupassen mit dem Ziel, diese Kunden
langfristig an das Unternehmen zu binden.
Dies kann bei der Gestaltung einer
Webseite eine Rolle spielen, ebenso wie bei
der Produktentwicklung.
PGP Pretty Good Privacy
Ein mit dem Public-Key-Verfahren
arbeitender Verschlsselungsstandard fr E-
Mail-Kommunikation.
Phonetische Suchalgorithmen, die nicht nur den exakten
Suche Begriff, sondern auch Begriffe mit gleichen
Lautwerten aber unterschiedlicher
Schreibweise finden.
Pixel Abk. fr Picture element
Kleinstes Bildelement. Maeinheit fr die
Anzeige und Qualitt der Auflsung.
PK-DML Prfkriterien fr Dokumten-Management-
Lsungen.
Verfahren zum Audit und zur Abnahme von
Archiv- und Dokumenten-Management-
Lsungen des VOI und des TVIT.
PKI Public Key Infrastruktur.
Mit PKI Software werden Transaktionen im
Bereich des E-Commerce und des E-
Bankings verschlsselt und digital signiert,
um die Sicherheit zu steigern. Eine PKI stellt
die organisatorischen und funktionalen
Voraussetzungen fr einen bergreifenden
Austausch asynchron verschlsselter Daten
zur Verfgung. Entscheidend dafr ist eine
zentrale, vertrauenswrdige Instanz, die zur
Registrierung und Verwaltung der
ffentlichen Schlssel bentigt wird. Eine
PKI kann von Organisationen, Firmen oder
der ffentlichen Verwaltung betrieben
412
Ausblick
P
werden. Der Anwender registriert und
identifiziert sich bei dieser zentralen
Instanz, wobei die wichtigste Funktion die
eindeutige Zuordnung eines Nutzers zu
seinem ffentlichen Schlssel ist.
PKIX Public-Key Infrastructure X.509.
PKIX ist eine Arbeitsgruppe der IETF, die
eine Anwendung einer Public-Key
Infrastruktur auf Basis von X.509 erreichen
soll. Um dieses Ziel zu erreichen, hat die
Arbeitsgruppe eigene RFCs und Standards
entwickelt.
Plattformunab Als plattformunabhngig werden solche
hngigkeit Anwendungen bezeichnet, die auf
verschiedenen Hardware- oder
Betriebssystemplattformen ausfhrbar sind.
Plug-and-Play Verbindung unterschiedlicher Hard- und
Softwarekomponenten unter Umstnden
verschiedener Hersteller zu einer
anschlussfertigen Lsung.
Plug-In Ein Plug-In ist ein Software-Baustein, der in
bereits installierte Programme integriert
wird, um deren Funktionalitt zu erweitern.
PNG Portable Network Graphics.
Rastergrafikformat. PNG ist ein lizenzfreies
Grafikformat. Es untersttzt die Darstellung
von 16 Mio. Farben, die verlustfreie
Kompression und eine inkrementelle
Anzeige der Grafik (erst Grobstruktur, bis
Datei ganz bertragen ist). PNG ermglicht
auerdem das Erkennen beschdigter
Dateien.
POP3 Post Office Protocol.
POP wurde 1984 definiert und ermglicht
das Empfangen von E-Mails durch den
Zugriff auf einen die E-Mail bereithaltenden
Server auch auf Systemen, die keine
dauerhafte Verbindung zu einem solchen E-
Mail-Server haben.
Portal Als Portale werden Seiten bezeichnet, die
als Plattform den Weg in das Internet
ermglichen. Ein Portal ist ein Web-
Angebot, das mglichst vielen Benutzern
413
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
P
als Einstieg ins Internet dienen soll. Fr
dieses Ziel werden u.a. aktuelle
Nachrichten, Serviceangebote wie
Suchmaschinen oder kostenlose E-Mail-
Accounts angeboten Im Bereich der
Wirtschaft werden Portale aber auch fr den
Einstieg zur Zusammenarbeit innerhalb und
zwischen Unternehmen verwendet,
beispielsweise durch B2B.
Postscript Beschreibungssprache fr Dokumente von
Adobe, spezialisiert auf einen
plattformunabhngigen Druckoutput.
PPP Point-to-Point Protocol.
PPS Produktionsplanung und steuerung.
Mit diesem Begriff ist Einsatz von Computer-
Aided-Systems zur Planung, Steuerung und
berwachung von Produktionsablufen
gemeint.
Prefetch Caching-Mechanismus, der durch
vorausschauende Algorithmen die
Wartezeiten auf Dokumente fr den
nchsten Arbeitsschritt verkrzt.
Production Im Unterschied zu Ad-hoc-Workflow
Workflow elektronische Untersttzung strukturierter
bzw. vorstrukturierbarer Vorgnge, bei
denen es nur vordefinierte Ausnahmen gibt
und die durch Regeln klar definiert sind.
Profiling Die meisten Softwareprogramme
ermglichen es dem Benutzer, ein sog.
Profiling durchzufhren, d.h. das Programm
nachtrglich auf seine persnlichen
Bedrfnisse anzupassen und dieses als
Nutzerprofil zu speichern. Unter Profiling
kann aber ebenso das Sammeln von Daten
ber die Gewohnheiten von Internet-Usern
gemeint sein, um so ein Kundenprofil zu
erstellen und dieses fr Werbezwecke zu
verwenden.
Proprietr Proprietr bedeutet, dass ein System, eine
Software oder ein Dateiformat etc. nur von
einem (oder mehreren) Hersteller(n)
(zusammen) entwickelt wurde und der
Allgemeinheit nur in einem begrenzten
Mae verfgbar gemacht wird.
414
Ausblick
P
Provider Bezeichnung fr einen Anbieter. Ein
Provider bietet beispielsweise einen Zugang
zum Internet (Internet Provider).
Prozess Mehrere parallele und/oder serielle
Aktivitten, die zur Erreichung eines
gemeinsamen Zieles miteinander
verbunden sind. Es kann sich dabei um
manuelle und/oder automatisierte
Aktivitten handeln.
PTOCA Presentation Text Object Content
Architecture.
Mit der von IBM entwickelten PTOCA knnen
komplexe Dokumente inklusive deren
Grafiken etc. beschrieben werden.
Bestandteil von MODCA.
Public Key Bei dem Public-Key-
Verschlsselungsverfahren ist das der frei
zugngliche Schlssel, der das berprfen
einer Signatur und das Verschlsseln von
Nachrichten ermglicht. Um eine Nachricht
jedoch zu entschlsseln bzw. zu signieren
ist noch ein weiterer Schlssel notwendig,
ein Secret Key. Siehe PKI Public Key
Infrastructure.
Pull Holeschuld.
Pull-Systeme sind passive Systeme, bei
denen der Benutzer aktiv einen
Zugriffsvorgang startet, um aus einem
allgemeinen Informationspool die ihn
betreffenden Dokumente zu erhalten.
Ergebnisse werden in den Datenpool aktiv
zurckgestellt. Beispiel: Recherchesystem.
Push Bringeschuld.
Informationen werden den Benutzern
regelbasiert automatisch vom System
bereitgestellt und weitergeleitet. Beispiel:
Production Workflow.
Q
Queue Warteschlange, die die zu bearbeitenden
Auftrge enthlt. Dies knnen
beispielsweise Druckauftrge (Print Queue)
415
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
Q
oder Fileserver-Anforderungen sein.
Query, Query Frage, Abfragesprache fr Datenbanken.
Language
R
R/3 Von der SAP AG entwickelte Software, die
eine komplette betriebswirtschaftliche
Steuerung von Unternehmen ermglicht.
RAID Redundant Arrays of Independent Disks.
Verschiedene Sicherheitsstufen durch
Mehrfachspeicherung und/oder Spiegelung
von Informationen in einem
Festplattensubsystem als Schutz vor
Inkonsistenz und Datenverlust.
Rasterdaten Darstellungsart von Bildern, bei der die
einzelnen Elemente aus Punkten bestehen;
bekannte Rasterformate sind z. B. BMP
oder TIFF. Auch Raster-Image.
RDF Ressource Description Framework.
Strukturbeschreibungsdefinition der W3C
fr XML.
RDA Remote Database Access.
RDN Relative Distinguished Name.
Recherche Suche nach Daten in einer Datenbank.
Recherche- Recherchesysteme werden im allgemeinen
system von wenigen Spezialisten fr viele
Nichtspezialisten gepflegt, ergnzt und
bereitgestellt und knnen auch
Multimediainformationen wie Daten und
Dateien zusammen mit Videosequenzen,
Farbbildern und Sprache beinhalten.
Recherchesysteme sind meistens als Pull-
Systeme konzipiert.
Records Im englischsprachigen Raum
Management gebruchlicher Begriff fr Archivierung und
Archivverwaltung, die spezielle
Registratur-, Ablagesystematiken und
Ordnungssysteme untersttzt. Normiert
durch die ISO 15489. Begrifflich nah
verwandt dem Records Keeping, der
Aufbewahrung und Archivierung von
416
Ausblick
R
schriftlichen Unterlagen.
Recovery Wiederherstellung der bis zum Zeitpunkt
eines Systemausfalls gespeicherten Daten
in den ursprnglichen Zustand. Bei
Archivsystemen: Wiederherstellung von
den Speichermedien selbst.
Red Book CD-Audio Spezifikation.
Referenzdaten Datenbank, die nur Verweise (Pointer) und
bank nicht die Objekte selber (BLOBs) verwaltet.
Registratur Organisationseinheit in der Verwaltung, die
fr Assistenzdienste bei der
Prozessorganisation zustndig ist und die
laufenden Akten fr einen jederzeitigen
Rckgriff organisiert und bereithlt.
RegTP Regulierungsbehrde fr
Telekommunikation und Post.
Die RegTP ist das Regulierungs-,
Standardisierungs- und
Zertifizierungsgremium der
Bundesregierung im Bereich
Telekommunikation, Postdienstleitungen
und elektronische Signaturen. Sie
informiert ber den deutschen
Telekommunikations- und Postmarkt, die
rechtlichen Grundlagen und ber wichtige
Verbraucherrechte.
Replikation Automatischer Abgleich von
Dokumentdatenbanken ber verschiedene
Lokationen hinweg.
Repository Dokumentenbestand, Dokumentraum.
Restart Wiederanlauf nach Systemausfall oder
nach Ausfall einzelner Komponenten.
Retrieval Suchen bzw. Wiederauffinden von
Dokumenten, Dokumentengruppen oder
Dokumententeilen.
Revisionssicher Archivierung entsprechend den GoBS.
e Archivierung Langzeitspeicherung unvernderlicher
Dokumente entsprechend den
Aufbewahrungsfristen des HGB.
Rewritable Vom Anwender selbst beschreibbare
optische Speicherplatte, deren Inhalt im
Gegensatz zur WORM beliebig oft gelscht
und dann wieder beschrieben (engl.:
417
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
R
rewrite) werden kann.
Rijndael Rijndael-Standard (Kryptographie).
RM Records Management.
Im traditionellen Sinn Schriftgut-,
Registratur- und Archivverwaltung.
RMS Records Management System. Auch ERMS
Electronic Records Management System
oder EDRMS Electronic Document and
Records Management System.
RMI Remote Method Invocation.
RMI ist eine Java Technologie, die den
Aufruf von Methoden auf entfernten
Systemen erlaubt.
RO Read-Only, nur lesender Zugriff.
ROD Rewritable Optical Disk.
Wiederbeschreibbares, digitales, optisches
und rotierendes Medium in einer Cartridge;
siehe auch MO / MOD.
ROI Return on Invest.
Einnahmen erreichen die Hhe der
Investitionen.
ROM Read Only Memory.
Routing Weiterleiten, Verteilen, einfacher Workflow
im Posteingangsbereich.
RPC Remote Procedure Call.
RPC ist eine Technologie zum
Methodenaufruf auf einem entfernten
Server im Internet (RFC 1831).
RSA Rivest, Shamir, Adleman Public Key
Encryption.
RSA ist ein Public-Key-
Verschlsselungssystem, welches 1977 von
Ron Rivest, Adi Shamir und Leonard
Adleman erfunden wurde. Die
Anfangsbuchstaben ihrer Nachnamen
bilden den Namen dieses Verfahrens.
RTF Rich Text Format.
RTF ist ein Dateiformat, das von Microsoft
entwickelt wurde. Es dient speziell dem
Datenexport und -import formatierter Texte
zwischen verschiedenen
Textverarbeitungsprogrammen.
418
Ausblick
R
Formatierungsinformationen und
Metadaten des Ursprungsformates bleiben
dabei nicht vollstndig erhalten.
RW Read-Write, schreibender und lesender
Zugriff.
S
SAGA Standards und Architekturen fr E-
Government-Anwendungen.
Inititiative im Rahmen von BundOnline 2005
der Bundesregierung.
SAN Storage Area Network.
Als SAN bezeichnet man ein Netzwerk von
mehreren Speichern, die zu einer
Netzwerkarchitektur, meistens ber eine
Glasfaserverbindung,
zusammengeschlossen sind. Die Art der
Speicher spielt hierbei nur eine
untergeordnete Rolle, hufig kommen
jedoch RAID-Systeme zum Einsatz.
SASL Simple Authentication and Security Layer.
Siehe RFC 2222.
Scanner Gert zur Digitalisierung von Papier- oder
Mikrofilm-Dokumenten, vergleichbar einem
Kopiergert.
Schema XML-Struktur-Definition.
Schwarzwaldgr Zusammenschluss groer Anwender,
uppe Hersteller, Systemhuser und
wissenschaftlicher Institutionen zur
Definition von EDMS-Anwenderforderungen,
um die Entwicklung von Produkten und
Methoden in diesem Bereich den
Anwenderwnschen entsprechend zu
beeinflussen.
SCM Supply Chain Management.
Unter einer Supply Chain versteht man alle
Geschftsprozesse einer Wertschpfungs-
beziehungsweise Lieferkette, die zur
Erstellung und Lieferung von Produkten
sowie fr Serviceleistungen erforderlich
sind. Sie beginnt mit dem Auftrag, umfasst
419
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
S
den Bedarf an Rohstoffen und endet mit der
Lieferung an den Endverbraucher.
Der Begriff Supply Chain Management
bedeutet ein effizientes Management der
gesamten Lieferkette und schliet explizit
den Kunden ein.
Selfcontained Selbstbeschreibende Objekte, die ihre
Object Verwaltungsinformationen (zum Beispiel
Verweise, Verarbeitungsregeln etc.) mit sich
tragen, zum Beispiel DFR.
SEM Strategic Enterprise Management.
Beschleunigung, Verschlankung des
kompletten strategischen
Managementprozesses, der
betriebswirtschaftlichen Umgebung,
rechtliche Finanzkonsolidierung und
wertorientiertes Rechnungswesen,
Visualisierung, Interpretation von
Kennzahlen, Kommunikationsprozess mit
Stakeholder.
Server Instanz (Hardware oder Anwendung), die
einen bestimmten Dienst zur Verfgung
stellt, der von den an das Netz
angeschlossenen Arbeitsstationen
(Clienten) genutzt werden kann. Der Server
ist ereignisgesteuert, das heit er "wartet"
auf Anfragen der Clienten. Bei Eintreffen
einer Anfrage werden die entsprechenden
Aktionen durchgefhrt und die Antworten
ber das Netz an den Client
zurckgesendet. Typische Server-Dienste
sind geteilte Gerte (Shared Devices) und
Datenbestnde, externe Kommunikation,
Druckservice, LAN-Kommunikation und
-Management oder Server-Anwendungen.
Service Dienst, den ein Server verschiedenen
Clienten zur Verfgung stellt, zum Beispiel
Druck- oder Archivierungsservice.
SET Secure Transaction Protocol.
Ein Industriestandard fr Zahlungen per
Kreditkarte ber das Internet mit digitalen
Unterschriften, die die Authentizitt der an
der Transaktion beteiligten Personen
besttigen soll.
420
Ausblick
S
SGML Standard Generalized Markup Language
(ISO 8879).
Norm zur soft- und hardwareunabhngigen
Struktur- und Inhaltsbeschreibung von
Dokumenten und Dokumentenklassen.
Shamrock Die Shamrock Document Management
Coalition hatte zum Ziel, die
Interoperabilitt und Konsistenz zwischen
Dokumenten--Repositories, die von
verschiedenen Dokumenten-Management-
Systemen auf unterschiedlichen
Plattformen verwaltet werden,
sicherzustellen. Abgelst durch DMA.
SHTML Server-side include HyperText Markup
Language.
HTML-Datei mit erhhter Sicherheit.
SHTTP Secure Hypertext Transfer Protocol.
Erweiterung von HTTP zur Authentifizierung
und Datenverschlsselung zwischen
Webserver und browser.
Signatur Kennzeichen zur Identifikation einzelner
Einheiten von Archivgut. (Siehe auch
elektronische Signatur.)
SigG Signaturgesetz.
SIZ Sparkasseninformatik-Zentrum.
Herausgeber einer Empfehlung fr
Archivsysteme in der
Sparkassenfinanzgruppe.
Skalierbarkeit Ausbau einer DRT-Lsung, bei der sich die
alten und neuen Komponenten (im
Gegensatz zur Kaskadierbarkeit) als eine
logische Einheit darstellen (zum Beispiel
eine weitere Jukebox an einem
vorhandenen Jukeboxserver, die vom
gleichen IRS verwaltet wird). Es handelt sich
dabei um die Erweiterung des
Speicherplatzes, der Systemleistung u..
SLA Service Level Agreement.
Mit diesem Agreement sichert der
Application Service Provider eine bestimmte
Verfgbarkeit bzw. Leistungsfhigkeit des
eigenen Systems vertraglich zu.
SMIL Synchronized Multimedia Integration
421
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
S
Language.
S/MIME Secure MIME.
Mit dieser Technologie steht eine
Erweiterung von MIME zur Verfgung, die
eine verschlsselte Datenbertragung
beispielsweise von E-Mails ermglicht.
SMS Short Message Service.
SMTP Simple Mail Transfer Protocol.
Standard fr den Austausch von E-Mails
zwischen Servern im Netzwerk.
SOAP Simple Object Access Protocol.
Ein Standard, der fr die Integration von
Anwendungen in Verbindung mit XML im
Internet entwickelt wurde. SOAP ist ein
Protokoll zur Weiterleitung und Verteilung
XML-codierter Daten ber das Internet. Es
kombiniert die Fhigkeiten von XML mit
klassischen Internet-Protokollen.
Speicher- Eine mehrere Ebenen umfassende
hierarchie Speicherhierarchie erlaubt den von
verschiedenen Kriterien wie Kosten,
Zugriffsgeschwindigkeit, Zugriffsrate und
Speicherplatz abhngigen Einsatz
verschiedener Speichermedien.
Sperrfrist Frist vor der ffnung von
Verwaltungsunterlagen fr eine allgemeine
Benutzung.
SPI Service Provider Interface.
Schnittstelle zwischen einem Service und
der Middleware-Ebene.
Spider Ein Spider ist ein Indizierungsprogramm fr
Suchmaschinen. Spider, hufig auch
Crawler oder Robots genannt, durchstreifen
eigenstndig das Web und suchen nach
neuen oder vernderten Webseiten. Jeder
entdeckte Link wird festgehalten und spter
verfolgt. Je nach thematischer Ausrichtung
der Suchmaschine, reagieren Spider auf
bestimmte Schlsselbegriffe oder
Anzeichen von Ressourcen im Quelltext der
durchsuchten Seiten. Passt der Inhalt der
Seite zum Profil der Suchmaschine, wird die
Seite dem Datenbestand der Suchmaschine
422
Ausblick
S
hinzugefgt. Dabei werden nicht nur HTML-
Seiten erfasst, sondern auch Bilder, Klnge
und andere Daten. Auf diese Weise
gelangen auch Seiten in die
Suchmaschinen, die nicht angemeldet
wurden.
SQL Structured Query Language.
(ISO 9075) Strukturierte Standardabfragesprache fr
die Definition, Aktualisierung, Verwaltung
und Abfrage relationaler Datenbanken.
SSL Secure Socket Layer.
Eine von Netscape und der RSA Security
entwickelte Technologie, die es dem Web-
Client ermglicht, den Server bei
gleichzeitiger Verschlsselung des
Datenverkehrs zu authentifizieren. SSL ist
ein Standard-Protokoll der IETF (Internet
Engineering Task Force).
Standard Nicht normiertes aber gebruchliches und
in zahlreichen Produkten implementiertes
Verfahren, das sich im Markt wie eine Norm
auswirkt. Einige der im Glossar
aufgefhrten Normen und Standards haben
sich im Markt nicht durchgesetzt oder
knnen als veraltet angesehen werden
(z. B. ODA, ODIF, LZW, JBIG, DMA, DFR,
Shamrock etc.).
Subprozess Logisch abgeschlossener Teil eines
Prozesses, der von einem anderen Prozess
oder Subprozess aufgerufen wird. Wichtig
fr das Definieren wiederverwendbarer
Prozesse.
Suchmaschine Eine Suchmaschine ist ein Internet-Dienst,
der ber eine Anzeige von Webseiten die
Suche nach Inhalten ber einen indizierten
Datenbestand erlaubt.
SVG Scalable Vector Graphics.
Im Gegensatz zu Grafikformaten wie GIF
basieren Vektorgrafiken nicht auf
Rasterformaten, sondern werden durch
mathematisch definierte Formen
beschrieben. So tritt auch bei
Vergrerungen keine Stufenbildung auf.
Eine SVG-Grafik kann dabei drei
423
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
S
unterschiedliche Grafikobjekte enthalten:
Vektorgrafiken, Bilder und Textbausteine.
SVG ist auf Basis von XML implementiert.
SWAP Simple Workflow Acess Protocol.
Synonym Synonyme sind anderslautende
Benennungen fr den gleichen Begriff. Beim
Vorkommen von Synonymen ist zwischen
der Vorzugsbenennung und dem
eigentlichen Synoym zur
Vorzugsbenennung zu unterscheiden.
T
TAO Track at Once (TAO) ist eine
Schreibtechnik, die zum Erstellen von
Multisession-Disks genutzt werden kann.
Der Laser wird nach dem Schreiben jedes
einzelnen Tracks ausgeschaltet, das
vorlufige Inhaltsverzeichnis wird
aktualisiert und der Laser am Endpunkt des
zuletzt geschriebenen Tracks neu
positioniert, um die begonnene Arbeit
fortzusetzen.
TCO Total Cost of Ownership.
Gesamtkostenrechnung fr eine technische
Einrichtung unter Bercksichtigung aller
direkten und indirekten Kosten ber die
Nutzungszeit.
Abkrzung einer schwedischen
Standardisierungsinitiative, die Richtlinien
fr die Umweltvertrglichkeit und
Ergonomie von informationstechnischen
Systemen erarbeitet hat. Am bekanntesten
sind die TCO-Normen fr Bildschirme, die
inzwischen europaweit bernommen
wurden.
TCP Transmission Control Protocol.
TCP/IP Transmission Control Protocol / Internet
Protocol.
Standardisiertes Netzwerkprotokoll, u.a. fr
das Internet.
TDDSG Teledienstedatenschutzgesetz.
Thesaurus Ein Thesaurus verbindet und ordnet
424
Ausblick
T
verwandte Begriffe und Synonyme und
zeigt hierarchische und andere
Beziehungen zwischen den beschreibenden
Merkmalen der Dokumente.
Thesauri werden in Beschreibungssystemen
als grundlegendes Hilfsmittel zur
inhaltlichen Erschlieung der zu
beschreibenden Objekte und damit zur
Wiedergewinnung von Informationen ber
jedes beschriebene Element eingesetzt. Das
Wortgut wird in sogenannte Deskriptoren
und Non-Deskriptoren aufgeteilt.
Thumbnail Kleine Voransicht (Preview) eines Bildes.
TIFF Tagged Image File Format.
Standardisiertes Dateiformat fr Images,
das allerdings verschiedene Umsetzungen
gestattet, so dass es fr TIFF
unterschiedliche Versionen gibt. TIFF kann
von den meisten Bild- und
Textverarbeitungsprogrammen erzeugt und
weiterverarbeitet werden.
TLS
Topologie Unter der Netzwerk-Topologie wird die Art
der Verbindung zwischen den Computern
verstanden.
Trust Center Ein Trust Center ist ein elektronischer
Zertifizierungsdienst, der die Sicherheit und
Echtheit persnlicher Daten beim
elektronischen Datenaustausch
gewhrleisten soll. Auf Basis des
Signaturgesetzes knnen rechtsverbindliche
Geschfte mittels verschlsselter
Signaturen ber Datenleitungen
abgeschlossen werden, ohne dass eine
reale Unterschrift erforderlich ist. Diese auf
elektronischem Wege abgegebene
Willenserklrung (elektronische Signatur)
hat jedoch nur dann Beweiswert, wenn ein
vertrauenswrdiger Dritter - Trusted Third
Party (TTP) - die digitale Signatur prft. Erst
dann wird die Rechtssicherheit der digitalen
Signatur der der eigenhndigen Unterschrift
gleichgesetzt. Diese Funktion bernehmen
die Trust Center. Trust Center stellen
425
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
T
Zertifikate aus, die im elektronischen
Geschftsverkehr in etwa die Funktion eines
Personalausweises einnehmen. Die
Aufgaben eines Trust Centers sind
Schlsselmanagement,
Beglaubigungsleistungen,
Treuhnderfunktion und Serverfunktionen.
Die Arbeitsweise der Trust Center wird von
einer bei der Regulierungsbehrde
angesiedelten Stelle berwacht.
TWAIN Die TWAIN Arbeitsgruppe ist eine Non-Profit
Organisation, die die Imaging Industrie
reprsentiert. Das Ziel der TWAIN ist es,
einen universellen Standard zu entwickeln,
der Anwendungen und Hardware im
Imaging-Bereich miteinander verknpft.
TWAIN wird insbesondere zum Anschluss
von Scannern im unteren Leistungssegment
benutzt.
U
UDDI Universal Description, Discovery and
Integration.
UDF Universal Disk Format.
Basis des DVD-Formats und genormt als ISO
13447 publiziert. Varianten mit geringerem
Umfang existieren zum Beispiel als
MicroOSTA.
UML Universal Markup Language.
Code-unabhngige Beschreibungssprache,
die auf hoher Ebene fr unterschiedliche
Programmiersprachen-Compiler und
Plattformen benutzt werden kann.
UMTS Universale Mobile Telecom System.
Unicode Genormte 16-Bit-Codierung von Zeichen,
die im Gegensatz zu herkmmlichen 7-Bit-
und 8-Bit-Zeichenstzen wie ANSI, ASCII
und EBCDIC alle nationalen Spezialzeichen
einheitlich codiert.
Unified Durch Unified Messaging knnen
messaging verschiedenste Kommunikationsaufgaben
unabhngig von Ort und System durch eine
426
Ausblick
U
zentrale Anwendung erfllt werden.
Unique Der Unique Identifier dient der eindeutigen
Identifier Identifizierung eines Dokumentes ber alle
verschiedenen Dokumentenbestnde und
Archive hinweg.
URI Uniform Resource Identifier (URI).
Unter dem URI werden die Adressformen
URN und URL zusammengefasst.
URL Uniform Resource Locator.
Eine URL entspricht der einmaligen Adresse
einer Internet-Seite.
URN Uniform Resource Name.
Der URN ist eine eindeutige Kennzeichnung
von Ressourcen, die auf dem Internet
verfgbar sein knnen, anhand des Namens
und ohne Bercksichtigung des
tatschlichen Speicherorts.
UTF Unicode Transformation Format.
UTF ist ein Codierungsformat, das entweder
8 Bit (UTF-8) oder 16 Bit (UTF-16) zur
Codierung von Zeichen verwendet. Im
deutschsprachigen Raum reicht eine
Codierung mit 8 Bit aus, da alle gngigen
Zeichen abgebildet werden knnen.
V
VBX Custom Control (Visual Basic).
Vektordaten Verwaltung von Grafikdaten durch
mathematische Funktionen im Gegensatz
zu Pixelgrafiken. CAD- und Grafik-
Programme arbeiten beispielsweise
vektororientiert.
Verfahrensdok Systembeschreibung eines
umentation revisionssicheren Archivs entsprechend den
GoBS und den Vorgaben des VOI.
Verfgung Instrument fr die Ablaufsteuerung von
Entscheidungsprozessen in Form von
Vorgngen.
Verschlsselun Verschlsselung von vertraulichen Daten
g dient zu sicheren bertragung zwischen
Personen oder Unternehmen. Beim
427
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
V
Verschlsseln von Daten werden z. B.
einzelne Zeichen vertauscht oder ersetzt.
Hierbei gibt es unzhlige mehr oder
weniger sichere
Verschlsselungsalgorithmen. Zur
Verschlsselung verwendet man besondere
Verschlsselungsprogramme; das
bekannteste ist PGP. Es wird zwischen
synchroner und asynchroner
Verschlsselung unterschieden. Bei der
synchronen Verschlsselung werden die
Daten mittels eines geheimen Schlssels
chiffriert und dechiffiriert. Der Schlssel
muss zwischen den beteiligten Parteien
ausgetauscht werden. Bei der asynchronen
Verschlsselung wird fr jeden Teilnehmer
ein Schlsselpaar aus privatem und
ffentlichem Schlssel generiert. Zur
Verschlsselung einer Nachricht verwendet
man den ffentlichen Schlssel des
Empfngers, der die Nachricht mit seinem
privatem Schlssel decodieren kann.
Versions- Verwaltung und konsistente Speicherung
management der unterschiedlichen Versionen von
Dokumenten, Programmen etc.
(Dokumenten-Management-System im
engeren Sinn).
Verzeichnisdie Directory Service.
nst Ein Verzeichnisdienst ist eine zentrale
Instanz in einem Netzwerk oder
Rechnersystem, das Informationen
verwaltet und publiziert.
VICI Vendor Independant Component Imaging.
Standardisierungsgremium der AIIM,
zustndig fr Imaging-Komponenten.
Viewer Programm zur Anzeige von einem
bestimmten oder mehreren Dateiformaten.
Ein Viewer erlaubt keine Bearbeitung der
Dokumente. Im Unterschied zu Server-
basierten Konvertern bleibt das
ursprngliche Dokumentenformat bei
Client-basierten Viewern erhalten. Das
Anzeigeformat wird nach der Anzeige somit
nicht gespeichert, sondern wieder
428
Ausblick
V
verworfen.
VML Vector Markup Language.
VML ist eine in XML notierte
Beschreibungssprache, mit deren Hilfe
grafische Elemente in Webseiten
eingebunden werden knnen. Zur
Darstellung einzelner Objekte verwendet
VML eine Kombination verschiedener
Muster wie Vierecke, Kreise, Trapeze usw.
Jedes Objekt wird als eine Serie aus
verbundenen Linien und Kurven dieser
Muster geformt. Mittels Elementen und
Attributen werden Farbe, Position und
andere Eigenschaften des Objektes
beschrieben.
VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.
Herstellerfachverband der DMS-Branche
und He-rausgeber von Richtlinien zur
elektronischen Archivierung und Erstellung
von Verfahrensdokumentationen. Seit 2000
umbenannt in Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V / Voice of
Information.
VoiceXML Mit VoiceXML soll eine Standardisierung von
sprachgesteuertem Surfen verwirklicht
werden. Die erste Version von VoiceXML soll
die Programmierung und den Abruf Web-
basierter, personalisierter, interaktiver
sprachgesteuerter Dienste ermglichen.
VoIP Voice over IP.
Bei der IP-Telefonie werden Sprachsignale
nicht nur ber Telefonleitungen bermittelt,
sondern in digitalen Datenpaketen ber das
Internet verschickt. Das Telefonieren ber
das Internet wird so vereinfacht.
Volltextdatenb Datenbank, bei der der gesamte Text
ank indiziert wird und die dadurch eine
inhaltliche Suche ermglicht.
Volltextsuche Bei der Volltextsuche kann in einem
Dokument nach jedem beliebigen Wort
gesucht werden, nicht nur nach Indizes
oder prparierten Beschreibungstexten. Die
Volltextsuche ermglicht es, in groen
Textmengen innerhalb weniger Minuten den
429
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
V
gesuchten Begriff zu finden. Spezielle
Datenbanken und Internet-Suchmaschinen
arbeiten nach diesem Verfahren. Bei einer
Anfrage wird daher jedes Objekt, das den
gesuchten Begriff beinhaltet, angezeigt.
Vordruck Formatierte und einheitliche Papiervorlage
(Formular), in der festgelegte Bereiche mit
Informationen auszufllen sind.
Vorgangsbearb Workflow, Workflow-System.
eitung Systemuntersttzte oder automatisierte
ganzheitliche Bearbeitung eines Vorgangs
von einem Arbeitsplatz aus. Neben der
Vorgangssteuerung beinhaltet die
Vorgangsbearbeitung auch die
Interpretation auf den Clienten.
Vorgangssteue Ursprnglich Synonym fr Workflow,
rung beinhaltete aber lediglich die Verbindung
einzelner Bausteine zu vordefinierten
Dialogabfolgen. Die Vorgangssteuerung
erfolgt ber Parameter, die vom Benutzer
beeinflusst werden knnen. Auch die
Steuerung von Batch-Ablufen kann ber
Abarbeitungsketten erfolgen.
VPN Virtual Private Network.
Ein VPN ist eine Verbindung beispielsweise
zwischen Unternehmen mit Hilfe eines
ffentlichen Netzwerks, ber die
nichtffentliche bzw. firmeninterne Daten
sicher bertragen werden.
VRML Virtual Reality Modelling Language.
VRML ist eine Skriptsprache bzw. eine
HTML-Erweiterung, die es erlaubt,
dreidimensionale Szenen darzustellen.
VRML beschreibt das Abbild eines Raums,
durch den man sich hindurchbewegen und
in dem man Gegenstnde aus beliebiger
Perspektive betrachten kann. Dateien, die
mit VRML erstellt werden, haben die
Dateierweiterung WRL (fr "world" deutsch:
"Welt"). Fr die Darstellung einer WRL-Datei
bentigt man einen geeigneten Browser
oder ein Plug-In fr einen der
Standardbrowser. Ein bekanntes Plug-In ist
der Cosmo-Player, der fr den Netscape
430
Ausblick
V
Communicator und den Internet-Explorer
geeignet ist.
VTR Volltext-Recherche.
Suche nach einem Stichwort in einem
vollstndigen Text im Kontext, z. B. in einer
Datenbank.
W
W3C Wide Web Consortium.
Interessenverband verschiedener dem
Internet nahestehenden Unternehmen und
des Laboratory for Computer Science am
MIT, der Standards fr Anwendungen rund
um das Internet entwickelt. 1994 gegrndet
von Vertretern von Institutionen und
Wirtschaftunternehmen soll es die Nutzung
und das Wachstum des Internet durch die
Entwicklung und Etablierung von Standards
und Protokollen regeln.
WAIS Wide Area Information Server.
Software im Internet, die zum Aufrufen von
Informationen aus Datenbanken konzipiert
wurde, die ber das gesamte Internet
verteilt liegen.
WAN Wide Area Network.
Verbund geographisch weit verteilter
unabhngiger Rechner zum Zweck des
Datenaustausches innerhalb eines
logischen Netzwerks. Da ffentliche
Datenkommunikationsnetze fr den
Datenaustausch eingesetzt werden, kann
ein WAN weitaus grere Entfernungen als
ein LAN berbrcken.
WAP Wireless Application Protocol.
WAP ist ein Protokoll, das die bertragung
und Darstellung von speziellen Internet-
Inhalten auf Gerten mit eingeschrnkter
Darstellung, wie zum Beispiel Handys
definiert. Teil dieses Protokolls ist auch die
Komprimierung der Daten, die bertragen
werden.
431
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
W
WAPI Workflow Application Programming
Interface.
Standardterminologie der WfMC. API fr
Client-Workflow-Applikationen und Tools, um
auf den Workflow-Enactment-Service
zugreifen zu knnen.
WAV Audio Format File.
WBXML WAP Binary XML Content Format.
WCM Web Content Management.
Erstellung, Verwaltung und Anzeige von
Webseiten.
WCMS Web Content Management System.
WCMS ist ein Content-Management-System
mit Web-Frontend. ber eine Browsermaske
kann der Nutzer Inhalte eingeben, ohne
dass er Programmierkenntnisse haben
muss. Das Design wird durch zentral
festgelegte Vorlagen bestimmt, auf die der
einzelne Nutzer keinen Einfluss hat und die
bei Bedarf ohne Zugriff auf die Inhalte
verndert werden knnen. Knnen auch zur
Publikation von Inhalten in geschlossenen
Netzen wie einem Intranet benutzt werden.
WDP Wireless Datagram Protocol.
Web Umgangssprachliche Bezeichnung fr das
WWW World Wide Web im Internet.
WebDAV World Wide Web Distributed Authoring und
Versioning.
Webseite Website. Angebot im World Wide Web, das
mit einem Browser angezeigt werden kann.
Webserver Ein Server, der Daten wie z. B. HTML-
Dokumente und andere Ressourcen
speichert und ber das HTTP versendet
bzw. empfngt.
WfMC Workflow Management Coalition.
Standardisierungsgremium fr Workflow.
White Book Spezifikation fr Video und Interactive
Video CDs (z. B. Karaoke).
Wissensbasiert System, bei dem bestimmtes Wissen
es System hinterlegt ist, mit dem dann direkt ohne
zustzliche Intervention des Operators
komplexe Zusammenhnge bearbeitet
432
Ausblick
W
werden knnen. Auch Expertensystem
genannt.
WLAN Wireless Local Area Network.
WML Wireless Markup Language.
In XML definierte Beschreibungssprache zur
Darstellung von Internet- und WAP-Inhalten
fr Handys oder PDAs, beispielsweise Bilder
oder umfangreiche Grafiken, die nicht im
WAP darstellbar sind.
Workflow Engl. ursprnglich: Arbeitsfluss.
Computergesttzte Automatisierung von
Geschftsprozessen oder Vorgngen (daher
auch oft als Vorgangsbearbeitung
bezeichnet).
Workflow Internationaler Zusammenschluss von ber
Management 100 Workflow-Anbietern, -Anwendern und
Coalition -Beratern, primres Standardisierungsorgan
(WfMC) im Workflow-Bereich. Das Ziel der Koalition
ist die Entwicklung von
Softwarespezifikationen und Standards, um
so die Voraussetzungen fr die
Interoperabilitt und Kommunikation
verschiedener Workflow-Produkte und
Komponenten in unterschiedlichen
Umgebungen zu schaffen.
Workflow Standardterminologie der WfMC. In dem
Reference Workflow Reference Model werden
Model allgemeine Charakteristiken, Funktionen
und Schnittstellen von Workflow-Systemen
beschrieben. Das Modell beinhaltet fnf
Kategorien von Standards, die die
Interoperabilitt und Kommunikation
verschiedener Workflow-Produkte und
Komponenten gewhrleisten sollen:
Interface 1: Process Definition Tool
Interface 2: Workflow Client Applications
433
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
W
von nicht erreichbarem Programmcode).
Workflow- Applikation, die die Ausfhrung von
Applikation Arbeitsschritten untersttzt. Workflow-
Applikationen werden entweder durch das
Workflow-System oder durch einen
Benutzer oder andere Applikationen, die fr
die Ausfhrung bestimmter Arbeitsschritte
bentigt werden, aufgerufen.
Workflow- Die Runtime-Komponente steuert die
Ausfhrung aktuelle Ausfhrung eines Prozesses und
(Runtime) koordiniert die Aufgaben mehrerer Benutzer
entsprechend der Prozessdefinition.
Workflow- Computergesttzte Modellierung oder
Definition Modifizierung von Prozessbeschreibungen.
(Buildtime) Die Workflow-Definition besteht aus einem
Netzwerk von Aktivitten, deren
Beziehungen untereinander sowie
speziellen Start- und Endebedingungen.
Workflow Standardterminologie der WfMC. Software,
Enactment die aus einer oder mehreren Workflow
Service Engines bestehen kann und die Runtime-
Umgebung fr die Prozessausfhrung zur
Verfgung stellt. Hauptaufgabe ist das
Erzeugen, Verwalten und Ausfhren von
Workflow-Prozessen. Client-Workflow-
Applikationen greifen auf diesen Service
ber das WAPI zu.
Workflow Standardterminologie der WfMC. Software,
Engine die einen Teil oder die gesamte Runtime-
Umgebung fr die Prozessausfhrung zur
Verfgung stellt. Hierzu gehren Funktionen
wie das Initiieren, Starten, Beenden und
Abbrechen von Prozessen.
Workflow Aufzeichnung und berwachung von
Monitoring Ereignissen whrend der
(Tracking) Prozessausfhrung.
Workflow-Rolle Aktivitten, die einem Benutzer (oder einer
Funktion) mit bestimmten
Ausfhrungsrechten zugewiesen werden.
Workflow- Simulation von Alternativablufen zur
Simulation Optimierung von Workflow-Prozessen
(Ressourcenverbrauch, Laufzeitverhalten,
Engpsse, Schwachstellen,
unwirtschaftliche Pfade).
434
Ausblick
W
Workflow- System, das Arbeitsablufe unter
System, Bercksichtigung von Ressourcen, Terminen
Workflow- und Kosten mit Hilfe von Software definiert,
Management- steuert und ausfhrt. Ein Workflow-System
System besteht im allgemeinen aus zwei
Komponenten: der Buildtime-Komponente
zur Vorgangs- oder Workflow-Definition
sowie der Runtime-Komponente zur
Workflow-Ausfhrung. Ein Workflow-System
kann aus einem oder mehreren Workflow
Enactment Services bestehen, die
wiederum aus einer oder mehreren
Workflow Engines bestehen knnen.
Work Item Standardterminologie der WfMC.
Arbeitsschritt, der zu einer Aktivitt eines
Prozesses gehrt. Eine Aktivitt kann einen
oder mehrere Arbeitsschritte besitzen.
Work Item Pool Standardterminologie der WfMC. Smtliche
Arbeitseinheiten (Module), auf die das
Workflow-System zugreifen kann.
Worklist Standardterminologie der WfMC. Die
Worklist ist fr die Benutzer der zentrale
Sammelpunkt aller Aufgaben, die sie fr die
einzelnen Prozesse zu bearbeiten haben.
Um eine solche Liste zu produzieren, fordert
ein Worklist Handler im allgemeinen ber
das WAPI Arbeitsschritte von einem
Workflow-System an.
Worklist Standardterminologie der WfMC.
Handler Softwarekomponente, die Anfragen an das
Workflow-System formuliert und verwaltet,
um den verschiedenen Benutzern
Aktivitten aus den laufenden Prozessen
zuordnen zu knnen.
World Wide Standards, die den Austausch und die
Web Darstellung von Dokumenten in einem
gemeinsamen, plattformunabhngigen
Format beschreiben. Siehe auch WWW,
http, SHTTP.
WORM Write Once Read Many.
Einmal beschreibbare und beliebig oft
lesbare optische Speichermedien. Zu
unterscheiden sind Soft WORMs
(Kennzeichnung der Medien mit einem
435
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
W
Code, Daten theoretisch vernderbar) und
True WORMs (unvernderliche
Aufzeichnung von Informationen durch
physikalische Vernderung der Oberflche,
geeignetes Speichermedium fr die
revisionssichere Langzeitarchivierung).
WP Workplace.
Rollenspezifisches Unternehmensportal fr
den Internet-basierten Zugriff auf
Anwendungen.
WSDL Web Service Description Language.
WSDL ist die konkrete Ausformulierung
eines XML Schemas (XSD) zur Beschreibung
und Lokalisierung von Web Services.
WS-I Web Service Interoperability Organization.
WS-I ist eine Organisation aus Vertretern
von Institutionen und
Wirtschaftunternehmen mit dem Ziel, die
Interoperabilitt von Web Services
innerhalb von technischen Systemen und
Programmsprachen zu frdern.
WWW World Wide Web.
Das WWW ist ein multimediales Hypertext-
Informationssystem im Internet. Es wurde
1992 am Europischen
Kernforschungszentrum in Genf entwickelt.
WYSIWYG What You See Is What You Get.
Bedeutet, das der Inhalt, der auf dem
Bildschirm abgebildet wird, auch dem
Ausdruck entspricht.
X
X.25 Protokoll fr serielle Datenbertragung.
X.200 Standard innerhalb des offenen
Schichtenmodells OSI der ISO.
X.400 ISO-genormter E-Mail-Service (Basisdienst).
X.445 Bekannt als Asynchronous Protocol
Specification, die die bertragung von
X.400-Nachrichten ber
Einwahltelefonverbindungen regelt.
X.500 ISO-genormter Directory-Dienst.
436
Ausblick
X
X.500 DAP ISO-genormter Directory-Dienst.
XHTML eXtentend HTML.
XHTML ist eine Familie bestehender und
zuknftiger Dokumenttypen und Module,
die HTML 4 reproduzieren, unterteilen und
erweitern. Dokumenttypen der XHTML-
Familie sind XML-basierend und letztlich
bestimmt, in Verbindung mit XML-basie-
renden Benutzeragenten (z. B. Browsern) zu
arbeiten.
XMI XML Metadata Interchange.
XMI ist ein standardisierter Formalismus zur
Erstellung von XML Vokabularen. Es knnen
sowohl DTDs als auch XSDs erstellt werden.
XML eXtensible Markup Language.
XSD XML schema definition.
XML ist eine standardisierte Grammatik, mit
der man Regeln fr den Aufbau von XML
Dateien definieren kann.
XSL eXtensible Stylesheet Language.
XSL ist eine standardisierte
Formatierungssprache, mit der man XML
Dateien in beliebige Darstellungsformen
(z. B. HTML, WML Format)
umwandeln/formatieren kann.
XSLT eXtensible Stylesheet Language
Transformation.
XSLT dient zur Transformation von XML
Dokumenten in andere XML Dokumente.
Y
Yellow book Spezifikation fr CD-ROM.
Z
ZIP ZIP ist ein hufig verwendetes Format fr
komprimierte Dateien. Es kann sowohl
selbstextrahierende .exe-Dateien als auch
nur als komprimiertes Format mit der
Endung .zip genutzt werden.
437
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
438
Glossar
439
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
E-Mail:
Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
440
ber den Autor
441
Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?
442
Publikationen von
PROJECT CONSULT
Dokumenten-Management:
Grundlagen und Zukunft
Ulrich Kampffmeyer / Barbara Merkel
ISBN 3-9806756-0-2 (1999)
Workflow-Studie 2000
Von Business Process Management bis E-Business
Produkte und Middlewarekomponenten (EAI)
Martin Fichter
ISBN 3-98060756-3-7 (2000)
444