TEMA 25

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS
EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. DERECHOS DE LOS
CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIN
PBLICA. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS
PBLICOS. CLASES DE DOCUMENTOS.

INTRODUCCIN
En este tema abordamos el estudio de los documentos administrativos, como base de la
actividad administrativa, centrando nuestro desarrollo en el registro de documentacin,
su acceso, clases de archivos, ordenacin de los mismos y derechos que asisten a los
ciudadanos en sus relaciones con la Administracin.
Por tanto, en nuestro estudio de este tema debemos alcanzar los siguientes objetivos:
Comprender el concepto de documento administrativo y establecer sus
diferencias con los documentos de los ciudadanos.
Discernir los tipos de documentos administrativos presentes en un
procedimiento administrativo.
Establecer los requisitos que deben cumplir los documentos presentados por los
ciudadanos ante la Administracin.
Comprender los distintos tipos de copias de documentos que pueden ser
emitidas por la Administracin, estableciendo sus semejanzas y diferencias.
Entender el concepto de desglose de documentos.
Entender los sistemas de formacin de expedientes administrativos.

1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

1.1.Reglas generales
Se recogen en la Ley 30/1992,1 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, artculo 38, en
los siguientes trminos:
Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el
correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o
que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. Tambin se anotarn
en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a
otros rganos o particulares.

1
En el mbito de la Administracin General del Estado, la normativa bsica se contiene en el Real
Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentacin de solicitudes, escritos y
comunicaciones ante la Administracin General del Estado, la expedicin de copias de documentos y
devolucin de originales y el rgimen de las oficinas de registro.
 Los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas
correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar
la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares
del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten.
Los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o salida de
los escritos y comunicaciones, e indicarn la fecha del da de la recepcin o
salida.
Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados
sin dilacin a sus destinatarios y a las unidades administrativas
correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
Los registros generales, as como todos los registros que las Administraciones
pblicas establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los
particulares o de rganos administrativos, debern instalarse en soporte
informtico.
El sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un
nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de
su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo remitente,
si procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso,
referencia al contenido del escrito o comunicacin que se registra.
Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el registro
general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del rgano
administrativo.
Cada Administracin pblica establecer los das y el horario en que deban
permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a
la presentacin de documentos.
Las Administraciones pblicas debern hacer pblica y mantener actualizada
una relacin de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de
acceso y comunicacin, as como los horarios de funcionamiento.

1.2. Clases de Registros

Los Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro auxiliares.
1.2.1. Registros generales
Tienen la consideracin de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de
recepcin y remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios
rganos administrativos. Todo rgano administrativo tendr asignada una nica oficina
de registro general, sin perjuicio de que sta tenga tal carcter para varios rganos
administrativos.
Existen en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias
provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se prevea de
forma expresa.
1.2.2.Registros auxiliares
Tienen la consideracin de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo
idnticas funciones y para los mismos rganos administrativos que la oficina de registro
general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aqulla.
De cada oficina de registro general podrn depender varias oficinas de registro
auxiliares.
Las oficinas de registro auxiliares remitirn copia de la totalidad de los asientos que
practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta ltima la que
ejerce funciones de constancia y certificacin en los supuestos de litigios, discrepancias
o dudas acerca de la recepcin o remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones.

1.3. Funciones
Las oficinas de registro, tanto de carcter general como de carcter auxiliar, desarrollan
las siguientes funciones:
La recepcin de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier
rgano o entidad de cualquier Administracin pblica.
La expedicin de recibos de la presentacin de solicitudes, escritos y
comunicaciones.
La anotacin de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y
comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artculo
38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
La remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, rganos o
unidades destinatarias; de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artculo
38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
La expedicin de copias selladas de los documentos originales que los
ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicacin as
como el registro de dicha expedicin.
La realizacin de cotejos y la expedicin de copias compulsadas de
documentos originales aportados por los interesados.
Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

1.4. Soporte informtico

Los registros generales, as como todos los registros que las Administraciones Pblicas
establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de
rganos administrativos, debern instalarse en soporte informtico.
El sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un nmero,
epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin,
identificacin del interesado, rgano administrativo remitente, si procede, y persona u
rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o
comunicacin que se registra.
Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el registro general de las
anotaciones efectuadas en los restantes registros del rgano administrativo
1.5. Ordenacin
Generalmente cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una
de ellas, se realizarn los asientos de los documentos, solicitudes y escritos recibidos.
En la otra se asentarn los emitidos para otros rganos as como los dirigidos a
particulares.
1.5.1. Operaciones
Las operaciones a realizar, con carcter general, son las siguientes:
1. Sobre el escrito se estampar el sello de registro correspondiente, de
recepcin o de salida, as como la fecha y el nmero de registro de la serie
que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los
emitidos.
- La asignacin del nmero debe ser correlativa en su serie y
respetar el orden de presentacin o emisin.
- La estampacin debe realizarse en el espacio reservado para ello o
en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su
contenido, pudiendo ser sustituida por una impresin mecnica que
recoja, como mnimo, la misma informacin que el sello.
- Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de
sellos o impresin mecnica de los mismos.
2. En el caso de que el escrito vaya acompaado de copia, se estampar sobre
sta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora de presentacin.
3. En el caso de que la copia no se acompae, siempre que se solicite por el
interesado, se emitir certificacin de la presentacin.
4. Posteriormente se realizar el asiento registral, que, en el caso de los
escritos recibidos, debe comprender:
- Fecha de presentacin o de entrada, en su caso.
- Unidad u rgano de destino.
- Epgrafe expresivo de su naturaleza.
- Interesado u rgano remitente.
- Descripcin sucinta del asunto.
- rgano donde fue presentado.
- Hora de presentacin.
- Forma de presentacin.
- Nmero de registro de recepcin.

En el caso de los escritos emitidos debe comprender:

- Fecha de salida.
- Interesado u rgano de destino.
- Epgrafe expresivo de su naturaleza.
- Descripcin sucinta del asunto.
- Forma de salida.
- Nmero de registro de salida.

Una vez realizado el asiento, se proceder de la siguiente forma:

 1. Los escritos recibidos se remitirn directamente, sin dilacin, a las unidades que
tengan que tramitarlos. En el caso de que no se puedan identificar se remitirn
al responsable del rgano, del centro directivo o al que ste designe.
2. Si estn dirigidas a un rgano ajeno al registro, se remitir dentro de las 24 horas
siguientes a su rgano de destino, acompaados de la relacin de los
documentos que se envan.
3. Los escritos emitidos se cursarn sin dilacin a sus destinatarios.

1.5.2. Operaciones a realizar en el caso de emisin y recepcin de documentos por

medios informticos
Con carcter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente.
En el caso de que se trate de emisin de documentos, se extender diligencia
expresiva del resultado de la emisin unida al escrito emitido, que se archivar
en el expediente.
En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realizacin de
notificaciones por este medio, junto al documento de notificacin, se le
adjuntar recibo de su recepcin, que deber ser cumplimentado, rubricado y
enviado en el plazo de dos das al registro del rgano emisor para su
incorporacin al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado
remita dicho recibo, se cursar notificacin por los medios ordinarios.

2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS

2.1.Lugares de presentacin

Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones

que dirijan a los rganos de cualquier Administracin pblica o de las entidades de
derecho pblico vinculadas o dependientes de ellas, as como la documentacin
complementaria que acompaen a aqullas, en cualquiera de los siguientes lugares del
mbito de la Administracin General del Estado:

a) En las oficinas de registro del rgano administrativo al que se dirijan.

b) En las oficinas de registro de cualquier rgano administrativo

perteneciente a la Administracin General del Estado, o de los
Organismos pblicos vinculados o dependientes de aqulla.

c) En las oficinas de correos, en la forma establecida

reglamentariamente.

d) En las representacin diplomticas y oficinas consulares de Espaa en

el extranjero.

e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones

dirigidos a la Administracin General del Estado y a sus Organismos pblicos en los
siguientes lugares:
 a) En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones
Autnomas.

b) En los registros de las entidades que integran la Administracin local;

siempre que previamente se haya suscrito el correspondiente convenio.

2.1. Medios de presentacin

La presentacin de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en cualquiera de

los lugares previstos anteriormente se podr efectuar por los siguientes medios:

a) En soporte papel.

b) Por medios informticos, electrnicos o telemticos, de acuerdo con lo

previsto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se
regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas
en la Administracin General del Estado.

En determinadas oficinas de registro se pondr a disposicin de aqullas personas que

pretendan la presentacin simultnea de un nmero superior a 10 solicitudes, escritos o
comunicaciones un modelo para que relacionen aqullas, numerndolas y especificando
la identidad de los interesados, los rganos destinatarios as como un extracto de los
contenidos.

2.3. Efectos de la presentacin

La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones producir efectos, en

su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos.

La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las que se refiere el

apartado anterior en las oficinas de registro del rgano competente para su tramitacin
producir como efecto el inicio del cmputo de los plazos que haya de cumplir la
Administracin, y en particular del plazo mximo para notificar la resolucin expresa.

A este respecto, se entiende por registro del rgano competente para la tramitacin
cualquiera de los pertenecientes al departamento competente para iniciar aqulla, con la
excepcin de los correspondientes a sus Organismos pblicos.

No obstante, en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado cuya tramitacin

y resolucin corresponda a rganos integrados en el rgano Central del Ministerio de
Defensa, Estado Mayor de la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejrcitos, el plazo
para resolver y notificar se contar desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada
en los registros de los citados rganos.

2.4.Modelos y sistemas normalizados de solicitud

Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportacin de los datos e
informaciones requeridos o para simplificar la tramitacin del correspondiente
procedimiento, el rgano competente para su instruccin o resolucin podr establecer
modelos normalizados de solicitud. En todo caso, debern establecerse tales modelos
cuando concurra la circunstancia sealada en el artculo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn.

Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrn integrarse en sistemas
normalizados de solicitud que permitan la transmisin por medios telemticos de los
datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los
requisitos contemplados en el artculo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la
utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin
General del Estado. Los sistemas normalizados de solicitud deber establecerse por
Orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del
Ministerio de Administraciones Pblicas.

2.5. Recibos de presentacin

La expedicin de los recibos acreditativos de la fecha de presentacin de cualquier

solicitud, escrito o comunicacin, a los que se refiere el artculo 70.3 de la Ley 30/1992,
de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn, en los lugares sealados en el artculo 2.1 de
este Real Decreto, se efectuar en el mismo momento de la presentacin de la solicitud,
escrito o comunicacin.

Cuando la solicitud, escrito o comunicacin est en soporte papel y la presentacin se

efecte por el ciudadano o su representante acompaando una copia, el recibo consistir
en la mencionada copia en la que se har constar el lugar de presentacin, as como la
fecha.

En este supuesto, el rgano competente para expedir el recibo deber verificar la exacta
concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicacin original y el de
su copia.

Si el ciudadano o su representante no la aportase, el rgano competente podr optar por

realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicacin con iguales requisitos que los
sealados en el prrafo anterior o por la expedicin de un recibo en el que adems
conste el remitente, el rgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud,
escrito o comunicacin.

Cuando en los supuestos previstos en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el

que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la
Administracin General del Estado, el ciudadano efecte la presentacin a travs de
soportes, medios o aplicaciones informticas, electrnicas o telemticas, el recibo se
expedir de acuerdo con las caractersticas del soporte, medio o aplicacin y deber
reunir los requisitos expresados en los apartados

3. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA

ADMINISTRACIN PBLICA
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen los
siguientes derechos:

a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos

en los que tengan la condicin de interesados, y obtener copias de documentos
contenidos en ellos.

b) A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones

Pblicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportndola junto con los
originales, as como a la devolucin de stos, salvo cuando los originales deban obrar en
el procedimiento.

d) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autnoma, de

acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto de Ordenamiento Jurdico.

e) A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento

anterior al trmite de audiencia, que debern ser tenidos en cuenta por el rgano
competente al redactar la propuesta de resolucin.

f) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de

que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante.

g) A obtener informacin y orientacin acerca de los requisitos jurdicos o tcnicos que

las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se
propongan realizar.

h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Pblicas en los trminos

previstos en la Constitucin y en sta u otras Leyes.

i) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrn
de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

j) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Pblicas y del personal a su

servicio, cuando as corresponda legalmente.

k) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitucin y las Leyes.

4. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PBLICOS

Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que,
formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que
sea la forma de expresin, grfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en
que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud.

El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las

personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran
incompletos o inexactos, podrn exigir que sean rectificados o completados, salvo que
figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos
mximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse
efecto sustantivo alguno.

El acceso a los documentos de carcter nominativo que sin incluir otros datos
pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de
aplicacin del derecho, salvo los de carcter sancionador o disciplinario, y que, en
consideracin a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de
los ciudadanos, podr ser ejercido, adems de por sus titulares, por terceros que
acrediten un inters legtimo y directo.

El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podr ser denegado
cuando prevalezcan razones de inters pblico, por intereses de terceros ms dignos de
proteccin o cuando as lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el rgano
competente dictar resolucin motivada.

El derecho de acceso no podr ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:

a) Los que contengan informacin sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de
las Comunidades Autnomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no
sujetas a Derecho Administrativo.

b) Los que contengan informacin sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.

c) Los tramitados para la investigacin de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro
la proteccin de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las
investigaciones que se estn realizando.

d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial.

e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la poltica monetaria.

Se regirn por sus disposiciones especficas:

a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.

b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de

los pacientes.

c) Los archivos regulados por la legislacin del rgimen electoral.

d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadsticos dentro del mbito de la
funcin estadstica pblica.

.e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de

carcter pblico cuyo uso est regulado por una Ley.

f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Pblicas

por parte de las personas que ostenten la condicin de Diputado de las Cortes Generales,
Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autnoma o de una
Corporacin Local.

g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Histricos.

El derecho de acceso ser ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada
la eficacia del funcionamiento de los servicios pblicos debindose, a tal fin, formular
peticin individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo
para su consideracin con carcter potestativo, formular solicitud genrica sobre una
materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores
que acrediten un inters histrico, cientfico o cultural relevante, se podr autorizar el
acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede
garantizada debidamente la intimidad de las personas.

El derecho de acceso conllevar el de obtener copias o certificados de los documentos

cuyo examen sea autorizado por la Administracin, previo pago, en su caso, de las
exacciones que se hallen legalmente establecidas.

Ser objeto de peridica publicacin la relacin de los documentos obrantes en poder de

las Administraciones Pblicas sujetos a un rgimen de especial publicidad por afectar a
la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los
particulares.

Sern objeto de publicacin regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas

por los particulares u otros rganos administrativos que comporten una interpretacin
del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser
alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administracin.

5. CLASES DE DOCUMENTOS

5.1. Concepto y funciones

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se
materializan los actos administrativos.
Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatacin que
permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa y por otro es un
instrumento de comunicacin, ya que los documentos administrativos permiten la
traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin
(notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas
o personas jurdicas naturales.
5.2. Caractersticas
Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento
pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:
Producen efectos frente a terceros o en el mbito de la propia Administracin.
Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos
los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes,
las alegaciones o los recursos y reclamaciones.
Su emisin es vlida.
Los documentos administrativos ms relevantes para nuestro estudio, son aquellos
emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los
nicos que pueden ser emitidos por la Administracin, puesto que otro grupo que
analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un
documento anterior, del que el segundo es slo una constatacin, denominado copia o
los certificado administrativo.
5.3. Clasificacin
Teniendo en cuenta esa apreciacin clasificamos los documentos administrativos en los
siguientes grupos, segn distintos puntos de vista:
Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos
administrativos.
Documentos de decisin: resoluciones y acuerdos.
Documentos de transmisin: notificaciones, publicaciones, oficios y notas
interiores.
Documentos de constancia: actas y certificados.
Documentos de juicio: informes
Documentos administrativos de constatacin de otro anterior (copias)
5.3.1. Documentos del procedimiento administrativo
Se pueden clasificar asimismo en:
Documentos administrativos de iniciacin.
Documentos administrativos de instruccin.
Documentos administrativos de terminacin.
5.3.1.1. Documentos de iniciacin
Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciacin:
Acuerdo de iniciacin: documento por el que se inicia un procedimiento
administrativo de oficio.
Requerimiento de subsanacin de defectos: documento a travs del cual se
comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no
rene todos los requisitos o no acompaa todos los documentos que se exigen en
la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de
que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se
considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su
tramitacin.
Peticin de mejora voluntaria de la solicitud: documento puede ser utilizado en
aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el
que el rgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada
o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para
el desarrollo del procedimiento.
Acuerdo de adopcin de medidas provisionales: acuerdos que se adoptan en
aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo
elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolucin que en su da
se dicte y para ello el rgano administrativo competente acuerda las oportunas
medidas provisionales que estarn vigentes durante el tiempo que dure el
procedimiento.
 Acuerdo de acumulacin de procedimientos: se da en aquellos supuestos en que
se detecta que por tener elementos comunes dos o ms procedimientos
administrativos.
Acuerdo de prctica simultnea de trmites: documento en el que se notifica a
las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios
trmites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar, en
aplicacin del principio de celeridad procedimental.
5.3.1.2. Documentos de instruccin
Son los siguientes:
Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a travs del cual el
rgano competente en la tramitacin de un procedimiento notifica a las personas
interesadas en el mismo que se abre un perodo probatorio, en el que se
practicarn pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
Acuerdo de prctica de prueba: documento a travs del cual el rgano
competente en la tramitacin de un procedimiento comunica a las personas
interesadas en el mismo, el da, hora y lugar en que se llevaran a cabo las
pruebas cuya prctica se ha acordado en el procedimiento.
Acuerdo de rechazo de proposicin de prueba: documento a travs del cual el
rgano competente en la tramitacin de un procedimiento rechaza las pruebas
que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento,
notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese
rechazo
Oficio de peticin de informes: los oficios son documentos que se utilizan para
la comunicacin entre unidades y rganos administrativos, en concreto con este
tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolucin de un
procedimiento.
Citacin de comparecencia: la citacin es una notificacin a travs de la cual se
le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de
comparecer ante las oficinas pblicas, indicndose al efecto el lugar, fecha, hora
y objeto de la comparecencia, as como las consecuencias que acarrea el no
personarse en las citadas dependencias.
Concesin del trmite de audiencia: documento a travs del cual se notifica al
interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trmite de
audiencia.
Acuerdo de apertura del periodo de informacin pblica: documento a travs
del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisin
del rgano competente de abrir un periodo de informacin pblica para dar a
conocer a cualquier persona que este interesada los trmites de un
procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el
cual se podrn presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
Acuerdo de ampliacin de plazos: documento por el que el rgano competente
en la tramitacin de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el
procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente estn establecidos
para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de
terceras personas y las circunstancias del procedimiento as lo aconsejen.
 Acuerdo de tramitacin de urgencia: documento por el que el rgano
competente en la tramitacin de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien
a solicitud del interesado la reduccin a la mitad de los plazos establecidos
legalmente para la resolucin un procedimiento.
Acreditacin de la notificacin: es una diligencia a travs de la cual consta que
se ha practicado la notificacin al interesado o interesados en la tramitacin de
un procedimiento de un determinado acto o actos.
5.3.1.3. Documentos de terminacin
Son aquellos documentos que constatan la terminacin de un procedimiento
administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurdico. Los
estudiamos a continuacin.
Acuerdo de caducidad por causa imputable al interesado: se adopta en aquellos
procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables
al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al
establecido legalmente.
Acuerdo de caducidad por paralizacin del procedimiento iniciado de oficio: se
adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales
no se ha dictado resolucin expresa en el plazo que esta establecido
normativamente ni tampoco en el plazo de treinta das desde el vencimiento del
plazo en que debi ser dictada. Solo se da en aquellos supuestos de
procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los
ciudadanos.
Resolucin: documento administrativo que recoge las decisiones del rgano
competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones
planteadas en el mismo.
Resolucin de inadmisin: documento que recoge las decisiones del rgano
competente en cuanto a la inadmisin de una solicitud de reconocimiento de
derechos que no estn previstos en el Ordenamiento Jurdico o son
manifiestamente carentes de fundamento.
Documento acreditativo del silencio: documento que se expide a peticin del
interesado cuando la misma no ha dictado resolucin a un procedimiento en el
plazo legalmente establecido.
Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto: este acuerdo lo adopta el
rgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en
aquellos procedimientos en los que la ejecucin de la resolucin pudiera causar
perjuicios de imposible o difcil reparacin para lo cual pueden adoptarse las
medidas cautelares necesarias.
5.3.1.4. Documentos de decisin
Son aquellos que contienen una declaracin de voluntar de un rgano administrativo
sobre materias de su competencia.
Se clasifican en acuerdos y resoluciones.
El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas
por los rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan
en la tramitacin de un procedimiento antes de la resolucin del mismo.
 Las resoluciones contienen las decisiones del rgano competente que pone fin al
procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han
planteado en el mismo.
5.3.1.5. Documentos de transmisin
Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas u rganos.
Se pueden clasificar de la siguiente manera:
Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y
publicaciones.
Documentos dirigidos a rganos o unidades administrativas: oficio y nota
interior.
Las notificaciones son los documentos por los que la Administracin comunica a un
interesado una resolucin o un acuerdo.
Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial,
tabln de anuncios o medio de comunicacin para su conocimiento por los interesados.
El oficio es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades
pertenecientes a diferentes Administraciones Pblicas, a diferentes entidades o
departamentos, y dentro de stos, a diferentes rganos superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o
unidades que pertenecen a un mismo rgano o unidad.

5.3.1.6. Documentos de constancia

Se definen como aquellos que contienen una declaracin de conocimiento de in rgano
administrativo cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos jurdicos.
Se clasifican en actas y certificados.
Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o
acuerdos.
Los certificados acreditan hechos o situaciones de carcter administrativo que
pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones
jurdico privadas.

5.3.1..7 Documentos de juicio

Son los documentos que contienen una declaracin de juicio de un rgano
administrativo, o de una persona fsica o jurdica pblica o privada, sobre las cuestiones
de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo.
Los documentos de juicio clsicos son los informes, que a su vez pueden ser:
Por la obligacin de resolverlos: preceptivos.
Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos.
Por la vinculacin de su contenido: vinculantes.
Por la libertad de vinculacin: no vinculantes.
5.3.2. Documentos de los ciudadanos
Se denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la
Administracin por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento
administrativo, y estn o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso de
que tengan forma o fondo defectuosa deber ser admitido por aqulla, aunque deba
indicar al administrado la necesidad de subsanacin del mismo.
La clasificacin ms relevante de documentos administrativos, hace referencia a la
existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos:
Solicitudes
Denuncias
Alegaciones
Recursos
Peticiones
Reclamaciones

Otras clasificaciones inciden en el tipo de documento que pueden presentar los

ciudadanos en funcin de las distintas fases del procedimiento administrativo. As
tenemos los siguientes:
Fase de preiniciacin: solicitudes y denuncias.
Fases de iniciacin, instruccin y terminacin: alegaciones.
Fase postprocedimental: recursos administrativos.
En cuanto a su redaccin, no existen normas generales aplicables. La Ley 30/1992, 26
de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos
requisitos formales en el caso de la presentacin de solicitudes y de recursos.
En el resto de casos, ser slo necesario respetar una serie de extremos formales y
generales. Son los siguientes:
Identificacin del emisor y del destinatario: a ese fin habr de consignarse la
identificacin de ambos, mediante nombre, apellidos y documento nacional de
identidad, en aquellos casos en los que sea obligado citar ese dato. La
identificacin del destinatario se realiza mediante el sealamiento de la
denominacin del rgano administrativo correspondiente (no es necesario el
uso de frmulas especiales de tratamiento).
Identificacin de los lugares y medios de notificacin preferentes.
5.3.2.1. Solicitudes
Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un
procedimiento administrativo.
Las solicitudes que se formulen debern contener:
Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo
represente, as como la identificacin del medio preferente o del lugar que se
seale a efectos de notificaciones.
Hechos, razones y peticin en que se concrete, con toda claridad, la solicitud.
Lugar y fecha.
 Firma del solicitante o acreditacin de la autenticidad de su voluntad.
rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.
En el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar al
interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez das, as como formular la
advertencia que de no hacerlo se le tendr por decado en su derecho y se proceder al
archivo del expediente.
Las solicitudes pueden ir acompaadas de elementos para completar su contenido, ya
sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de que se
trate, debiendo ser admitidos por el rgano receptor de la solicitud y tenidos en cuenta
por los rganos gestores.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los rganos de
las Administraciones pblicas podrn presentarse:
En los registros de los rganos administrativos a que se dirijan.
En los registros de cualquier rgano administrativo, que pertenezca a la
Administracin General del Estado, a la de cualquier Administracin de las
Comunidades Autnomas, o a la de alguna de las entidades que integran la
Administracin Local si, en este ltimo caso, se hubiese suscrito el oportuno
convenio.
En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el
extranjero.
En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
5.3.2.2. Denuncias
Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y
que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo, ya sea o no sancionador,
como consecuencia de la puesta en conocimiento de algn hecho concreto, a un rgano
administrativo competente.
La presentacin de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir la
condicin de interesado, en el caso de que la denuncia d lugar a la iniciacin de un
procedimiento, ello slo ocurrir si el denunciante es titular de derechos subjetivos o
intereses legtimos que puedan verse afectados por la resolucin que se dicte al finalizar
el procedimiento.
En cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se exige en la
normativa actual, ningn tipo de requisito formal para cumplimentar una denuncia. No
obstante, se pueden sealar los siguientes extremos como bsicos en el contenido de una
denuncia:
Identificacin de los denunciantes
Identificacin de posibles interesados en el procedimiento
Exposicin de hechos, lugar y fecha en que se produjeron
Solicitud, si procede, de inicio de procedimiento administrativo
Indicacin del lugar y medios preferentes de notificacin
5.3.2.3.Alegaciones
Se definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un
procedimiento mediante el que se aportan a los rganos responsables del mismo, datos o
valoraciones de carcter fctico o jurdico para su consideracin a las que pueden
acompaarse otros documentos, que como en el resto de casos que estamos tratando,
debern ser admitidos por el rgano receptor y tenidos en cuenta por el rgano gestor
del procedimiento.
Los escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o
documentos de alegaciones en el trmite de audiencia.
Los escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior al
trmite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido ni en cuanto al
momento de su presentacin.
Los escritos de alegaciones presentados en el trmite de audiencia se encuentra limitada
al momento procedimental del trmite de audiencia, pero tampoco cuenta con requisitos
formales algunos.
5.3.2.4.Recursos
Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los
ciudadanos en los que stos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos
o intereses legtimos, solicitando su anulacin por considerar que incurre en algn
defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad.
La interposicin del recurso deber expresar:
El nombre y apellidos del recurrente, as como la identificacin personal del
mismo.
El acto que se recurre y la razn de su impugnacin.
Lugar, fecha, firma del recurrente, identificacin del medio y, en su caso, del
lugar que se seale a efectos de notificaciones.
rgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
Las dems particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones
especficas.
El error en la calificacin del recurso por parte del recurrente no ser obstculo para su
tramitacin, siempre que se deduzca su verdadero carcter.
Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrn ser alegados por quienes los
hubieren causado.
5.3.2.5.Peticiones
Se realizan en ejercicio del derecho fundamental de peticin reconocido a los
ciudadanos en la Constitucin a travs de su artculo 29.
La redaccin de peticiones no est sometida a ningn tipo de requisito formalista,
siendo suficiente la identificacin del peticionario, del rgano al que se dirige y de las
bases y motivos de su peticin.
La diferencia bsica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud est basada
jurdicamente en un derecho del ciudadano a la obtencin del objeto de la solicitud, de
forma que al comprobarse su adecuacin con el ordenamiento jurdico, se autorizar o
en caso contrario, se denegar. La peticin est basada sin embargo en la concesin
graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del rgano
al que se dirige.
De lo anterior se deduce que la presentacin de solicitudes dar siempre lugar a la
apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligacin para la
Administracin de resolver, mientras que de la presentacin de una peticin no nace
ningn tipo de obligacin para el rgano al que se dirige.
5.3.2.6.Reclamaciones
Las reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al
margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o denuncias
presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurdica que, en sus relaciones con la
Administracin considere que ha sido objeto de desatencin, tardanza o cualquier otra
anomala consecuencia de un supuesto mal funcionamiento de los servicios.