GUIA PRTICO

O Free NFe um programa destinado a emisso de nota fiscal

eletrnica (NFe e NFCe). Ele destaca-se pela simplicidade e
facilidade de uso em uma interface agradvel e de fcil
entendimento.
Sumrio
1. Introduo e Viso Geral............................................................................ 3
2. Instalao e Configurao Inicial................................................................4
2.1. Instalao............................................................................................. 4
2.1 Configurao Inicial............................................................................... 6
3. Adquirir uma licena do Free NFe verso PLUS+......................................12
3.1. Como adquirir uma licena do Free NFe PLUS+, verso completa?. . .12
3.2. Ativao da verso completa.............................................................12
4. Menu do Free NFe..................................................................................... 13
4.1. Menu Iniciar....................................................................................... 13
4.2. Cadastros........................................................................................... 13
4.3. Geral.................................................................................................. 14
4.4. Sistema.............................................................................................. 16
4.5. Relatrios........................................................................................... 16
5. Aes comuns.......................................................................................... 17
6. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota.........................................................18
6.1. Natureza da Operao.......................................................................18
6.2. Cliente ou Destinatrio......................................................................19
6.3. Outros dados...................................................................................... 19
6.4. Inserir Produtos na Nota.....................................................................20
6.5. Dados do Transporte..........................................................................21
6.6. Cobrana............................................................................................ 21
6.7. Informaes Adicionais......................................................................21
6.8. Verificando a Nota.............................................................................. 22
6.9. Enviando Nota ao Sefaz.....................................................................22
6.10. Enviando Nota ao Cliente.................................................................23
7. Cadastros do Sistema............................................................................... 23
7.1. Cadastro de Clientes..........................................................................23
7.2. Cadastro de Fornecedores..................................................................23
7.3. Cadastro de Transportadoras.............................................................23
7.4. Cadastro de Produtos.........................................................................23
7.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos.......................................................24
7.6. Cadastro de Unidades de Medida.......................................................24
7.7. Cadastro de CFOP.............................................................................. 24
7.8. Cadastro de NCM............................................................................... 24
7.9. Cadastro de CNAE.............................................................................. 24

1
 7.10. Cadastro de Contador......................................................................24
7.11. Cadastro de Cidades........................................................................24
7.12. Cadastro de Pases...........................................................................24
8. Cancelar Nota Fiscal................................................................................. 25
9. Inutilizar numerao fiscal.......................................................................26
10. Carta de Correo Eletrnica (CC-e).......................................................27
11. Copiar Nota Fiscal................................................................................... 28
12. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?..............................................28
13. Importao de Dados............................................................................. 29
13.1. Importar Cadastro de Clientes e Produtos........................................29
13.2. Importar Nota Fiscal.........................................................................29
14. Backup e Restaurao............................................................................29
14.1. Backup, Cpia de Segurana............................................................29
14.2. Restaurao..................................................................................... 29
14.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?...........................30
15. Atualizaes........................................................................................... 30
15.1. Atualizao do Sistema....................................................................30
15.2. Novidades e histrico das atualizaes............................................30
16. Tributao e Impostos............................................................................ 31
17. Lei da Transparncia............................................................................... 32
18. Controle de Usurios.............................................................................. 33
19. Como encontrar uma Nota no Sistema?.................................................34
19.1. Exportar dados exibidos para o Excel..............................................35
20. Certificado Digital................................................................................... 35
20.1. Testar se meu Certificado Digital est funcionando.........................36
21. Configuraes........................................................................................ 37
22. Mais........................................................................................................ 39
22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte Tcnico.......................................39
22.2. Mais Informaes............................................................................. 39

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1. Introduo e Viso Geral
O FreeNFe um programa destinado a emisso de nota fiscal eletrnica
(NFe). Ele destaca-se pela simplicidade e facilidade de uso em uma interface
agradvel e de fcil entendimento.
Emita Nota Fiscal eletrnica de Venda e Compra (Entrada), crie Cartas de
Correo, envie as Notas Fiscais do ms para a contabilidade, gere
relatrios, grficos e muito mais.
Armazene todos os seus Clientes, Fornecedores e Produtos no FreeNFe,
sendo necessrio cadastr-los apenas uma nica vez.
Todas as configuraes tributrias estaro disponveis para uso sempre que
for necessrio emitir uma nova Nota Fiscal eletrnica.
Garanta a segurana das informaes cadastradas no banco de dados do
FreeNFe. possvel gerar e armazenar todos os seus backups em pen-drive
ou nuvem, para utiliz-los quando for necessrio.
Importe os clientes, fornecedores e produtos exportados do sistema gratuito
do SEFAZ.
Visualize, exporte e imprima relatrios das Notas Fiscais eletrnicas
autorizadas e canceladas, dos Clientes e dos Produtos, para o perodo que
desejar.
Simplifique a emisso das Notas Fiscais eletrnicas da sua empresa
utilizando o FreeNFe.

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2. Instalao e Configurao Inicial
Acompanhe os procedimentos para instalao e aps a configurao do seu
FreeNFe.

2.1. Instalao
Aps baixar o FreeNFe atravs da pgina de Download em nosso Site,
execute o instalador.

Na tela inicial da instalao, clique em "Avanar.

Avance por todas as etapas, e aguarde o trmino da instalao.

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Ao finalizar a instalao, ser exibida a tela a seguir. Clique em "Concluir".

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2.1 Configurao Inicial
Ao iniciar o FreeNFe pela primeira fez voc ser orientado e preencher os
dados da sua empresa e parmetros iniciais para emisso de suas notas.
Veja o passo-a-passo do Assistente de Configurao:
1) Nome da Empresa

2) CNPJ e Regime Tributrio da Empresa

Caso no encontre estes dados, poder consultar seu contador.

Dica: Informar CNPJ e clicar em consultar CNPJ . O sistema ir ento fazer

uma busca de dados na internet, e preencher o restante do formulrio para
voc.

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3) Endereo e dados para contato

Dica: Informe todos os dados, principalmente endereo e e-mail, pois estes

dados sairo em suas notas (DANFEs) e facilitar sua identificao junto aos
seus clientes.

Dica: Informe o CEP e clique em , o sistema ir fazer a consulta do

endereo automaticamente para voc.

4) Certificado Digital

Para que seja possvel realizar a emisso de Notas Fiscais eletrnicas,

necessrio instalar um Certificado Digital especfico para emisso de NF-e.
Este Certificado Digital pode ser do tipo A1 ou A3 (Token ou Carto).
Dica:Consulte com o fornecedor do seu Certificado os procedimentos para a
sua instalao no Windows.

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5) Configuraes de impresso

Dica: Melhore a aparncia de sua DANFE, crie uma imagem, (JPEG ou

Bitmap) de sua logomarca e anexe ao sistema.
Dica: Cria uma logomarca expandida, com endereo, telefone, e-mail e
logomarca, poder estilizar da forma que achar melhor, anexe ao sistema, e
ative a opo Expandir Logo.
Dica: Quantidade de casas decimais, uma opo muito importante para
voc empreendedor que trabalha com produtos com quantidade fracionada,
como venda de lquidos, carne, e outros, que usem quantidades como:
1,524 KG ou 10,850 ML.
6) informe os dados seu contador (a)

No obrigatrio, mas auxilia em alguns recursos do sistema como por

exemplo: enviar remessa de notas ao contador, ou autorizar download do
XML no site da SEFAZ.

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7) Enviar e-mail e configurar Ambiente de Homologao

O envio do XML para seu cliente obrigatrio por fora da Lei, por isso, o
FreeNFe te oferece um recurso avanado de envio de e-mail, assim voc no
precisar usar seu cliente de e-mail, pois o FreeNFe poder fazer isso por
voc.
Dica: Procure ajuda de um tcnico de informtica ou da sua operadora de
hospedagem na internet, para obter os dados exigidos nesta etapa.
Dica: Alguns estados exigem que para autorizar seu CNPJ a emitir uma nota
fiscal, antes deve fazer o processo de homologao, portanto ative o
Ambiente do Web Service, em Homologao para validar o emissor na
SEFAZ e aps poder retornar para Produo, afim de emitir suas notas
normalmente.
Ateno: Notas emitidas em Ambiente de Homologao no so vlidas
para o Fisco.
8) Regras de Tributao e Numerao da Nota Fiscal

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Uma das principais caractersticas do FreeNFe, o clculo automtico de
impostos na Nota Fiscal, para isso vrios parmetros fiscais devem ser
configurados, conforme seu regime tributrio, estado, e destino da nota.
Dica: O FreeNFe, vem configurado a tributao para as empresas do Regime
Simples Nacional, com iseno de ICMS e ICMS Substituio Tributria.
Dica: Consulte seu contador para verificar as regras aplicveis para ICMS,
ICMS Substituio Tributria, IPI, PIS, COFINS, ISSQN e outros, e informe o
sistema todas as regras aplicadas, por estado, e regime.
Dica: Caso voc j tenha emitida alguma nota, seja no emissor do SEFAZ ou
em outro emissor, voc j ter uma numerao na receita, e esta
numerao deve ser respeitada, por isso, informe corretamente a
numerao e srie nesta tela.
9) Registros bsicos para emisso de Nota Fiscal

Esta etapa do assistente, te ajuda na orientao dos registros bsicos para a

partir deles emitir sua nota fiscal.
Dica: Esta etapa no obrigatria.
10) Finalizao da Configurao e chave de Acesso

10
Dica: Ao clicar em concluir o sistema enviar um e-mail com chave de
liberao da verso gratuita do seu FreeNFe, portanto, tenha certeza que o
e-mail registrado no assistente realmente seja um e-mail vlido.

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11) Informar chave de confirmao para liberao da verso
gratuita

Dica: acesse seu e-mail, copie e cole nesta tela a chave de acesso
informada. Depois conclua o assistente de configurao.
Pronto! Sistema agora est configurado e pronto para enviar suas notas
fiscais.

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3. Adquirir uma licena do FreeNFe verso PLUS+
O FreeNFe um emissor de Nota Fiscal gratuito, e voc poder emitir suas
notas fiscais normalmente, e em qualquer momento, pois, tudo ficar
disponvel, inclusive off-line no seu computador.
Contudo, alguns recursos mais avanados esto disponveis para teste
apenas por 7 dias, e aps este perodo somente ter acesso adquirindo a
verso avanada do FreeNFe, chamada verso PLUS+.
Depois de instalar, e experimentar os recursos avanados por 7 dias, voc
poder obter uma licena do Produto PLUS+.
Ateno: A licena avanada do PLUS+ vlida por 12 meses, exigindo sua
renovao ao final deste perodo.

3.1. Como adquirir uma licena do FreeNFe PLUS+, verso

completa?
Acesse o site do FreeNFe (www.freenfe.com.br) e clique em "Comprar".

Se voc j est utilizando a verso gratuita, clique no boto , em

seguida clique em Comprar Licena de Uso, para ser redirecionado para a
emisso do boleto.
Pagamentos parcelados, podero ser feitos at 12x no carto ou boleto, via
Pag Seguro do UOL.
Logo que o pagamento for confirmado pela equipe financeira do FreeNFe,
ser enviada uma notificao para o seu e-mail contendo os dados para
ativao do mesmo.

3.2. Ativao da verso completa

Aps receber por e-mail a notificao contendo os dados para ativao.
Acesse ento o Painel "Demonstrao do FreeNFe, bastandopara isso

acessar menu Principal, aba Sistema, e clicar em , aps clique em

"Liberar Uso", conforme imagem abaixo:

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4. Menu do FreeNFe
O Menu do FreeNFe disponibiliza ao usurio o acesso aos principais recursos
do sistema e para emisso e monitoramento de suas notais ficais, assim
como as propriedades e configuraes avanadas do Software. Acompanhe
abaixo as opes disponveis para uso:

4.1. Menu Iniciar

Nesta tela voc ter acesso rpido aos principais recursos do sistema, alm
de visualizar a lista das suas notas fiscais visualizadas ou editadas
recentemente.
O Menu Iniciar tambm conta com o recurso Acesso Rpido, uma
pequena barra de ferramentas acima ao lado do boto Iniciar. E voc
tambm poder configura-lo, incluindo mais botes que julgar necessrio.
Para isso acione a opo Mais comandos, conforme indica a imagem
abaixo:

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4.2. Cadastros

NFE Sada
Nova Nota Fiscal: Criar uma nova Nota Fiscal Eletrnica.
Enviar NFE: Enviar ao SEFAZ a Nota Fiscal selecionada.
Editar NFE: Alterar a Nota Fiscal selecionada. S possvel para Notas em
Digitao.
DANFE: Imprimir a Nota Fiscal.
Cancelar Nota Fiscal: Cancelar Nota Fiscal selecionada. S visvel quando
seleciona uma nota autorizada, e envia ao SEFAZ a solicitao do
cancelamento.
Inutilizar Numerao: Recurso para Inutilizao de Numerao de Nota
Fiscal, possvel apenas com comunicao com o SEFAZ.
Carta de Correo - CCe: Correo de dados na Nota aps o envio ao
SEFAZ sem possibilidade de Cancelamento.
Importar Nota Fiscal: Importar uma nota ao sistema por meio do arquivo
XML.
Excluir: Eliminar uma nota do banco de dados, permitido somente notas
em situao "Digitao".
Copiar: Copiar a nota fiscal selecionada.
Enviar E-mail: Enviar XML e DANFE para o e-mail do destinatrio.
NFE Entrada:
Menu disponvel apenas ao selecionar a guia Notas Recebidas.

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Receber Nota Fiscal: Importar XML de compra para o sistema, voc
precisa obter o arquivo diretamente com seu fornecedor ou fazer o
download automtico atravs do site da Receita.
Baixar Nota Fiscal da Internet: Importar XML de compra diretamente do
site da Receita, basta obter a chave de acesso a nota, e informar
diretamente no sistema, que o mesmo far a consulta na Receita e far o
download para voc.
Consultar situao: Por fora da Lei, todas as notas recebidas por sua
empresa, devem ser validadas afim de verificar sua regularidade na Receita,
este recurso ir lhe auxiliar nesta questo.
Confirmar Nota: Autoriza a nota automaticamente para voc.
Excluir Nota Fiscal: Excluir definitivamente do Banco de Dados a Nota
Fiscal de Entrada selecionada.
Emitir DANFE: Imprimir a Nota Fiscal recebida do Fornecedor.

4.3. Geral

Enviar Remessa para o Contador: O seu contador, mensalmente ir

solicitar as notas (Sadas e Entradas), o sistema automatiza este processo
para voc.
Sintegra:Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes
Interestaduais com Mercadorias e Servios, foi implementado pelo Convnio
ICMS 57/95. um sistema de intercmbio de informaes sobre operaes
interestaduais com mercadorias e servios realizadas por contribuintes do
ICMS no mbito dos Estados e do Distrito Federal.
Tributao:Selecione as opes que devero ser utilizadas para o clculo
do total nas Notas Fiscais eletrnicas. Utilize para a configurao das
categorias de Tributao, para automatizar o processo de clculo de
impostos na sua nota fiscal.
Consultar Sintegra: Consultar situao da empresa, por meio do CNPJ,
atravs dos sites oficiais do Sintegra dos estados do Brasil.
Consultar Status SEFAZ: Verifica se h disponibilidade nos servidores da
Receita do seu estado, para receber e autorizar suas notas fiscais.
Visualizar NFe DANFE Avulso: Voc poder visualizar a DANFE (nota
fiscal impressa) de qualquer empresa por meio da leitura do XML da nota.
CFOP: a sigla de Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes, das entradas e
sadas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de um
cdigo numrico que identifica a natureza de circulao da mercadoria ou a
prestao de servio de transportes. Obrigatrio para emisso de sua nota.
NCM: Significa "Nomenclatura Comum do Mercosul" e trata-se de um
cdigo de oito dgitos estabelecido pelo Governo Brasileiro para identificar a

16
natureza das mercadorias e promover o desenvolvimento do comrcio
internacional, alm de facilitar a coleta e anlise das estatsticas do
comrcio exterior. Obrigatrio para emisso de sua nota.
CNAE:Classificao Nacional de Atividades Econmicas, uma forma de
padronizar, em todo o territrio nacional, os cdigos de atividades
econmicas e os critrios de enquadramento usados pelos mais diversos
rgos da administrao tributria do Brasil. Ajuda a agrupar seus clientes
por atividade, e obrigatrio para emisso de notas fiscais para alguns
estados.
Inventrio de Estoque:O inventrio nada mais do que a identificao,
classificao e contagem dos produtos que esto no estoque. Com o
inventrio voc pode tomar decises fundamentais a respeito dos produtos
que esto em falta, que esto encalhados, que esto danificados ou
vencidos e ainda determinar a importncia de cada tipo de produto para o
seu estoque. Esta informao obrigatria para gerao do Sintegra.
Grupos: Agrupamento de produtos
Sub - Grupos: Sub agrupamento de produtos.
Unidades de medida: a caracterstica que possa ser quantificada.
Comprimento, massa, temperatura, tempo, volume, fora, quantidade de
matria, etc. Essas grandezas so avaliadas pelas unidades de medida
adotadas por conveno e cada unidade tem seu smbolo. Por exemplo, o m
o smbolo do metro. Esta informao obrigatria para a emisso de sua
nota.
Transportadora: Manuteno do cadastro de Transportadoras.
Contador: Manuteno do cadastro da empresa de contabilidade e
contador que te atende.
Cidades: Manuteno do cadastro de cidades do Brasil e seu cdigo IBGE.
Pases: Manuteno do cadastro de pases.

4.4. Sistema

Usurios: Manuteno do cadastro de usurios para acesso ao sistema e

auditoria do sistema.
Configuraes: Manuteno das configuraes gerais do sistema.
Backup: Realizar cpia de segurana do sistema.
Restaurar Backup: Restaurar dados a partir da cpia de segurana.
Limpar dados de Homologao: Excluir todas as notas emitidas em
ambiente de homologao.

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Importar Cadastros: Importar tabela de clientes e produtos, a partir dos
dados vindos do sistema gratuito da SEFAZ.
Atualizar Sistema: Mdulo de atualizao do sistema.
Novidades: Histrico de atualizaes do sistema.
Ajuda: Acesso ao portal de atendimento ao usurio FreeNFe.
Comprar Verso PLUS+: Mdulo para aquisio da verso completa do
seu emissor FreeNFe.
Sobre: Informaes bsicas sobre o sistema.

4.5. Relatrios

Exportar Grade para Excel: Cria um relatrio em Excel a partir dos dados
exibidos na tela.
Clientes: Listagem de Clientes
Fornecedores: Listagem de Fornecedores
Transportadoras: Listagem de Transportadoras
Produtos: Listagem de Produtos
NF-e Sadas: Listagem de Notas Fiscais de Vendas e Sadas
NF-e Recebidas: Listagem de Notas Fiscais de Compras e Entradas
Faturamento por Cliente: Listagem de Notas Fiscais, totalizada por
cliente.
Produtos Faturados: Listagem de Notas Fiscais, totalizada por produtos.
Grficos
Faturamento por Dia: Grfico de Linhas, que exibe o total faturado por
dia.
Faturamento por Cliente: Grfico em barras, que exibe um Ranking de
Clientes por total dos valores das notas fiscais emitidas.
Produtos Faturados: Grfico em barras, que exibe um Ranking de
Produtos por total dos valores das notas fiscais emitidas.

5. Aes comuns
Estes so os botes e aes encontradas na maioria dos recursos e telas do
FreeNFe.

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Selecionar: Serve para vincular um registro a uma determinada tela. Por
exemplo: voc dever vincular um cliente em uma nota, ou um grupo
dentro de um determinado produto.

Consultar Cadastro: Sempre que aparecer este boto ou apenas o cone

, significa que o recurso poder fazer alguma consulta na internet. Como por
exemplo: Consultar dados a partir de um CNPJ, buscar endereos a partir do
CEP, e assim por diante.
Novo: Inserir novo registro
Alterar: Realizar mudanas no registro selecionado.
Excluir: Serve para apagar um registro selecionado.
Fechar: Sair da tela atual.
Algumas telas podero ter botes e aes diferentes, como este aqui:

Primeiro: Navegar para o primeiro registro.

Anterior: Navegar para o registro anterior.
Prximo: Navegar para o prximo registro.
ltimo: Ir para o ltimo registro.
Novo: Inserir um novo registro.
Excluir: Apagar o registro selecionado.
Editar: Alterar o registro selecionado.
Gravar: Salvar o registro inserido ou atualizado.
Cancelar: Sair da alterao ou insero de registro.
Atualizar: Buscar novos registros atualizando a tela.
Fechar: Sair da tela.

6. Passo-a-Passo: Minha primeira Nota

Clique em Nova Nota Fiscal
Esta a tela para a construo da sua nota fiscal.

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6.1. Natureza da Operao
Comece informando a Natureza de Operao, neste caso, bastando apenas
indicar o CFOP. AS operaes de sada de mercadoria e servios para dentro
do seu estado inicia com nmero 5, as operaes fora do estado inicia com
6.
Neste caso, faremos uma venda normal dentro do estado, ento
selecionamos CFOP 5102.

Mas, o que CFOP?

CFOP a sigla de Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes, das entradas e
sadas de mercadorias, intermunicipal e interestadual. Trata-se de um
cdigo numrico que identifica a natureza de circulao da mercadoria ou a
prestao de servio de transportes.
Dica: Nunca confeccione uma nota com dvidas, procure orientao do seu
contador ou do suporte FreeNFe (forum.freenfe.com.br).
Dica: Caso necessite mudar a descrio da Natureza de Operao que ir
sair nota, basta clicar em , que est ao lado da descrio.

6.2. Cliente ou Destinatrio

Agora hora de informar na nota qual o destinatrio da nota, ou seja, seu
cliente.

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Clique em Selecionar, e escolha uma das opes de destinatrio.
Geralmente clientes para notas de sadas, fornecedores e transportadoras
para notas de entrada.

Na prxima tela que se abre, faa a busca do cliente, e clique em selecionar.

Caso no exista, basta clicar em Novo para registra-lo.

6.3. Outros dados

Informe tambm as datas da nota.

Como: Data de Movimentao, Data e Hora de Sada.

Data e Hora de Sada, no so campos obrigatrios, caso no queira que
saiam na Nota, basta limpar estes campos.
Informe tambm:

Tipo: Tem apenas dois tipos disponveis (Entrada e Sada). Use Sada para
vendas e Entrada para recebimento de mercadorias.

Finalidade da Emisso:

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O campo Finalidade de Emisso da Nota Fiscal Eletrnica pode ser
preenchido com os seguintes valores:
1 NF-e normal dever ser preenchido em todas as hipteses em que
ocorra efetiva circulao da mercadoria ou prestao de servio
documentada pela NF-e;
2 NF-e complementar dever ser preenchido apenas quando se
tratar de uma NF-e emitida para complemento de imposto;
3 NF-e de ajuste dever ser utilizado este valor para situaes que
no envolvam operaes efetivas de circulao de mercadorias, mas para
quais a legislao exija a emisso de Nota Fiscal. Alguns exemplos so:
crdito da parcela de ativo imobilizado do ms; transferncia de crdito
acumulado; transferncia de saldo credor ou devedor para centralizao de
estabelecimento, etc.
Na maioria das vezes no ser necessrio mexer nestes campos, pois eles j
viro preenchidos automaticamente.
Os campos Chave de Acesso e Situao da nota, sero preenchidos pelo
sistema.

6.4. Inserir Produtos na Nota

No campo Produto, insira a descrio do produto ou clique no boto buscar,

ser aberto a tela de consulta de produtos. Caso ele no exista clique em
Novo para inserir um novo Produto. Aps clique em selecionar.
Na Nota informe a Quantidade, o Valor, o Desconto (se houver) e clique em
Inserir.
Veja como ficou a Nota com dois produtos inseridos.

Observe que ao inserir novos produtos, o sistema j faz as referncias e

clculos tributrios automaticamente, informando o CST/CSOSN, o CFOP da
operao, Impostos e outros dados.

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Pronto, o bsico para emisso da nota isso. Mas, tem mais.

6.5. Dados do Transporte

Acesse a aba Transporte de sua Nota Fiscal, nesta aba tem tudo que voc
precisa usar para informar os dados relacionados ao transporte.

Informe primeiro a modalidade do Frete, depois clique em , para selecionar

ou registrar uma transportadora.
Informe os volumes, abrindo a aba Volumes. Depois Novo.

Informe os dados solicitados, clique em Calcular Peso, para o sistema

calcular o peso a partir dos dados inseridos no cadastro de produtos. Depois
gravar.

6.6. Cobrana
Acione a Aba Cobrana. Mantenha esta tela sem alteraes caso o
pagamento negociado com seu cliente seja Vista. Caso contrrio, v no
grupo Duplicatas e informe as parcelas. Tambm utilize o recurso ,
para registrar as parcelas automaticamente. Veja como ficou nossa nota
parcela em 3 vezes.

6.7. Informaes Adicionais

Caso queira enviar outros dados relevantes para seu cliente, como nmero
do pedido, tipo de pagamento negociado, acessar aba Informaes
adicionais. Veja um exemplo:

23
24
6.8. Verificando a Nota
Agora Salve a Nota, voc receber a seguinte mensagem.

Clique em No. Pois antes de enviar a Nota ao SEFAZ, podemos verificar se

est tudo certo. Para isso, selecione a Nota e clique em , no menu

principal. Voc poder ver sua nota como ir ficar, sem mesmo antes ter
enviado ao SEFAZ, isto ajuda a eliminar erros, pois te d chance de conferir
o resultado de sua nota. Veja nossa nota como esta agora:

6.9. Enviando Nota ao Sefaz

Agora sim, todas as etapas principais concludas, podemos ento enviar

para o SEFAZ. Clique agora no boto . E aguarde todo o processo.

Quando o processo chegar ao final, caso ocorra algum erro, voc ser
informado o motivo do erro, poder ser alguma informao incorreta ou
faltante ou uma negao por parte do Fisco. Caso ocorra tudo bem, voc j
ver sua Nota Fiscal pronta para ser impressa.

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6.10. Enviando Nota ao Cliente
A DANFE, o documento que ir junto com sua mercadoria ao cliente, mas
voc deve enviar o arquivo XML para ele, para isso, selecione a nota e
clique em , no menu principal, assim o sistema ir mostrar o e-mail
cadastrado do cliente na nota, e voc poder tambm alterar, clique em OK.
Neste momento o sistema enviar um e-mail para seu cliente ou
destinatrio, com o arquivo XML da nota e tambm o arquivo PDF da DANFE
para ele visualizar a Nota no computador.

7. Cadastros do Sistema
O que o Cadastro?
uma coletnea de dados, inseridos no banco de dados que rene todas as
informaes possveis, de seus clientes, seus fornecedores ou clientes
potenciais de interesse da empresa.
Qual a Importncia do Cadastro?
Cadastrar seus clientes, atuais e promissores, assim como as empresas
fornecedoras, alm da exigncia organizacional, tambm uma necessidade,
tendo em vista que o objetivo sempre otimizar buscas e pesquisas, validar
informaes de forma rpida e eficiente. O cadastro um dos grandes
patrimnios e ativos da sua empresa.

7.1. Cadastro de Clientes

Utilizado para cadastrar, alterar e excluir as informaes dos clientes.
O Cadastro de Clientes influencia em inmeros mdulos do Sistema.
Utilizado para efetuar o cadastro, alterao e excluso dos clientes (pessoa
Fsica e Jurdica), informando seus dados pessoais, endereamento, entre
outras informaes importantes para utilizar no gerenciamento e emisso
de notas fiscais.
Dica: para cadastrar seu cliente, transportadora ou fornecedor, com
sucesso, inicie o cadastro pelo CNPJ, pois o sistema tem ferramentas
avanadas para preencher os demais dados, a partir, da consulta do CNPJ
da empresa.

7.2. Cadastro de Fornecedores

O cadastro de fornecedores tem por objetivo, o controle de
fornecedores, disponibilizando ao usurio diversas opes como:
cadastro por CNPJ, consulta de endereo por CEP, entre outras
opes.

7.3. Cadastro de Transportadoras

O cadastro da transportadora utilizado nas operaes de
compras, vendas e remessas no sistema, pelo qual so emitidas as
notas fiscais.

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7.4. Cadastro de Produtos
O Cadastro de Produtos tem como objetivo gerenciar os produtos.
possvel cadastrar, alterar e excluir produtos, controlar os preos de
custos e venda, e fazer o controle de estoque.
O cadastro dos produtos a etapa principal para o incio de qualquer
controle dentro do Sistema. Um cadastro de produtos completo e bem
organizado facilita a execuo dos processos gerenciais e emisso de notas
no sistema.

7.5. Cadastro de Grupos e Subgrupos

Trata-se do processo de organizao do cadastro. a
separao dos produtos em grupos hierrquicos segundo as
suas principais caractersticas. Os produtos de caractersticas similares so
logicamente relacionados e agrupados, mantendo um padro de
organizao. Processo muito importante por ser o primeiro passo para iniciar
o cadastro dos produtos. As subdivises dos produtos proporcionam um
melhor controle para os relatrios e manutenes dos produtos.
Categorizado em 2 nveis: Grupos e Subgrupos.

7.6. Cadastro de Unidades de Medida

Tabela de Unidade de Medidas utilizada para o Cadastro de
Produtos, sem tal tabela no possvel concluir o cadastro do produto.

7.7. Cadastro de CFOP

Cdigo Fiscal de Operaes e de Prestaes das entradas e sadas de
Mercadorias e Bens e da Aquisio de Servios. O CFOP em sua maioria
composto por quatro dgitos, onde o primeiro, no caso o prefixo, determina a
natureza da operao, ou seja, se entrada (compra )ou sada (venda) de
mercadorias. Utilize este recurso para consultar e editar as
CFOPsregistradas.

7.8. Cadastro de NCM

O significado de NCM Nomenclatura Comum do Mercosul, e
conhecido por ser um sistema de cdigos adicionais de classificao das
mercadorias comercializadas entre os pases do Mercosul. Produtos
vendidos no mercado internacional (fora do Mercosul) recebem um cdigo
de seis dgitos (o SH); no Mercosul, alm destes seis dgitos do SH, h outros
dois dgitos adicionais, o NCM. Utilize este recurso para consultar e atualizar
as NCMsregistradas. A tabela de NCM do sistema atualizada a partir do
cadastro IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributao).

7.9. Cadastro de CNAE

A Classificao Nacional de Atividades Econmicas, CNAE, um
instrumento de identificao econmica das unidades produtivas do Pas
nos cadastros e registros das trs esferas da administrao pblica
brasileira, uniformizado nacionalmente, seguindo padres internacionais
definidos no mbito da ONU. Utilize este recurso para consultar a tabela de
CNAE do sistema.

27
7.10. Cadastro de Contador
Toda a nota emitida por sua empresa, ela deve ser autorizada
para que seu contador possa fazer o download, este um requisito
regulamento por lei, para isso, utilize este recurso para cadastrar seu
contador, e manter o mesmo atualizado.

7.11. Cadastro de Cidades

Para a transmisso da nota fiscal eletrnica, necessrio informar
o cdigo IBGE das cidades. O FreeNFe, j vem configurado com o cadastro
de todas as cidades brasileiras e seus respectivos cdigos IBGE. Utilize este
recurso para consultar e editar o cadastro de cidades brasileiras.

7.12. Cadastro de Pases

Os pases tambm possuem cdigo IBGE, e para emisso de notas
fiscais de importao e exportao, esta uma informao obrigatrio.
Utilize este recurso para consultar e editar o cadastro de pases e seu
cdigo IBGE.

8. Cancelar Nota Fiscal

O que uma Nota Cancelada?
Por algum motivo, caso a empresa deseja cancelar uma nota que j fora
autorizada pelo Fisco e que ainda a mercadoria no tenha sido retirada, ela
dever assinar o Pedido de Cancelamento com o seu nmero de CNPJ e seu
Certificado Digital. A transmisso do pedido poder ser realizada pelo
software do contribuinte. O mesmo dever ser autorizado pela SEFAZ da
mesma maneira que uma nota convencional. O Pedido de Cancelamento
poder ser consultado no Manual de Integrao do Contribuinte.
As notas canceladas e inutilizadas tero apenas o efeito de dados tcnicos
para a SEFAZ, no tendo nenhum valor monetrio.
Caso necessite cancelar uma Notas Fiscais Eletrnicas, na tela principal do

sistema, busque a nota, e clique em . Na tela que segue, voc deve

informar o motivo do cancelamento, e clicar em Gravar.

28
Neste momento o pedido de cancelamento ser enviado ao SEFAZ, se a
receita autorizar, ento a tela ir fechar, e a situao da Nota ir mudar
para cancelada. Caso contrrio, uma mensagem de erro ser mostrada para
voc identificar porque sua nota no poder ser cancelada.

29
9. Inutilizar numerao fiscal
Para inutilizar uma numerao fiscal, no menu principal do sistema clique

em , na tela que segue, clique em novo e informe a numerao inicial,

a numerao final e a Srie que deseja inutilizar. possvel informar
tambm a justificativa para esta inutilizao. No possvel inutilizar um
nmero j utilizado e registrado na Sefaz.

O que uma Nota Inutilizada?

Pode ocorrer durante o procedimento de envio da nota a SEFAZ, a quebra da
sequncia dos nmeros de um lote de notas. Por exemplo, as notas 10 e 20
foram autorizadas, mas as notas 11 at 19, por algum erro tcnico no envio,
foram inutilizadas. O emissor dever comunicar a SEFAZ a razo pelo qual
no utilizar essa sequncia de nmeros inutilizados, apenas para efeito de
denncia, caso algum queira fazer uso dessa faixa de notas para fraudes.
A inutilizao s se dar caso a numerao nunca tenha sido usada
anteriormente, em notas autorizadas, denegadas ou j inutilizadas.

30
10. Carta de Correo Eletrnica (CC-e)
Uma Carta de Correo de Nota Fiscal, uma declarao que voc
involuntariamente, errou na confeco da mesma, mas procedeu a
correo, e, a carta para o cliente, est sendo enviada, para que corrija as
vias da Nota Fiscal que esto de posse dele, e, esteja em conformidade com
a Legislao fiscal, entre o emissor e o destinatrio da Nota Fiscal e da
mercadoria. Desta forma ambos (emissor e destinatrio) estaro legalmente
cobertos acerca das correes efetuadas, evitando uma futura sanso fiscal.
Na tela principal do FreeNFe, selecione a nota que queira emitir uma Carta

de Correo, aps clique em . Voc ser levado a tela de emisso de

Cartas de Correo do sistema.

Para criar uma nova Carta, clique em Novo. Informe a descrio da

correo, e clique em Gravar. Neste momento o sistema ir enviar pedido ao
SEFAZ e caso a Receita aceite o mesmo ficar pronto para impresso.
Selecione a carta clique em Imprimir ou Enviar E-mail.

31
11. Copiar Nota Fiscal
Recurso avanado do sistema, serve para duplicar uma nota fiscal, muito
til para evitar digitao desnecessria, e tambm o retrabalho. Sempre
que quiser copiar uma nova fiscal, ou seja criar uma nova nota, a partir de
uma j existente, basta selecionar a nota e clicar em na tela principal
do sistema.
O sistema ento criar uma nova nota na sequncia correta, a partir dos
dados j existentes na nota selecionada.

12. Como enviar uma Nota Fiscal por e-mail?

Sempre que precisar ou for solicitado, voc poder enviar sua nota fiscal ao
cliente ou destinatrio por meio da internet e e-mail.

Para isso, selecione a nota fiscal na tela principal e clique em . Neste

momento, o sistema ir exibir uma tela com o e-mail do destinatrio
informado na nota, voc poder informar outro, e ento clique em OK.
Pronto!
Caso queira enviar manualmente a nota, por meio deu seu prprio software
de e-mail, como outlook, e outros, voc primeiro dever exportar os
arquivos da nota, para ento anexar no seu e-mail para o cliente.
Para isso acione na tela principal do sistema, o recurso:

Voc poder ento salvar o arquivo PDF e o arquivo XML da Nota Fiscal em
seu computador.
Caso no consiga enviar e-mail por nosso sistema, talvez seja a
configurao que esta errada, ou ela no foi realizada no Assistente de
Configurao. Acesse no menu principal, a aba Sistema, boto

Configuraes .
Acione a aba E-mail, e informe os dados solicitados pela configurao.
Dica: Altere a Mensagem Padro para que o cliente e destinatrio receba
um e-mail mais personalizado.

32
13. Importao de Dados
Voc poder quando quiser importar dados para seu FreeNFe. Veja as
opes disponveis.

13.1. Importar Cadastro de Clientes e Produtos

Acesse Menu Principal, aba Sistema, acione o recurso Importar Cadastro.
Clique na opo desejada, poder ser: Clientes ou Produtos.

Voc ser solicitado para informar o arquivo de importao. O layout do

arquivo de importao de clientes e produtos, dever ser o mesmo do
sistema gratuito do SEFAZ. Isto , voc poder exportar seu cadastro de
clientes e produtos do sistema da SEFAZ e importar diretamente no seu
FreeNFe.

13.2. Importar Nota Fiscal

A importao de Nota Fiscal muito til para voc manter seu FreeNFe
atualizado com as notas j emitidas em outros sistemas, basta clicar no

recurso ,voc ser solicitado a informar o arquivo XML da Nota Fiscal, e

ento todos os dados sero cadastrados no seu FreeNFe.

14. Backup e Restaurao

14.1. Backup, Cpia de Segurana
O FreeNFe permite armazenar os seus backups na nuvem ou localmente em
pendrive. Desta forma, os backups estaro protegidos e podero ser
utilizados quando for preciso.

14.2. Restaurao

33
Recurso til quando voc precisa restaurar seus dados e arquivos em outro
computador, ou quando precisar formatar o mesmo.
Acione na aba sistema a opo Restaurar Backup, na tela que segue
informe o arquivo de backup para restaurar, clicando no cone indicado por
uma pasta. Aps clique em Restaurar Backup e aguarde o processo.

14.3. Como salvar meus backups na Nuvem (internet)?

Primeiro voc deve ter contratado um servio de armazenamento nas
nuvens, h muitas opes gratuitas como: Google Drive, Dropbox e
SkyDrive. Todas elas tm em comum a criao de uma pasta no seu
computador para sincronizar os arquivos com a internet.
Portanto, basta instalar qualquer um desses servios de armazenamento na
nuvem no seu computador, e depois informar no FreeNFe a pasta de
sincronizao. Ficando por exemplo assim:

Assim todos os backups do FreeNFe, ficaro nesta pasta e posteriormente

ser sincronizado na internet com seu servio de hospedagem.

15. Atualizaes
15.1. Atualizao do Sistema
O recurso de Atualizao do sistema, permite que o usurio possa verificar
se existem novas atualizaes disponveis para download e instalao.
Para acessar o recurso, basta acionar Menu Principal, Aba Sistema, opo

15.2. Novidades e histrico das atualizaes

Todos os histricos das atualizaes sero exibidos neste painel. Para

acess-lo basta acessar o Menu Principal, Aba Sistema, e clicar em .

34
16. Tributao e Impostos
O FreeNFe permite aos seus usurioso cadastro de diversos Tipos de
Tributao.

Acesse no Menu Principal, a Aba Geral, recurso .

Nesta tela, voc poder cadastrar ICMS, Substituio Tributria, IPI e criar
regras de ICMS para cada situao que sua empresa se encaixa, observeque
as regras so por Estado e se aplicam para ICMS, Substituio Tributria,
PIS, COFINS, CIDE (Combustveis), ISSQN (Impostos sobre Prestao de
Servios, e outros.

Para criar uma nova Categoria de Tributao, clique no boto "Novo".

Informe ento o Nome e a Descrio para a Categoria. Voc poder

adicionar uma regra para o destino, configurar o IPI e PIS/COFINS desta
Categoria, entre outros. Para isso clique em Novo.

35
Nesta tela, voc dever preencher o Destino desta regra, o CST/CSOSN,
Alquota, Base de Clculo e composies da base de clculo do
ICMS.Configure tambm o Regime de Substituio Tributria (ICMS ST).
Feito isso, a regra deve ser vinculada ao Produto, no cadastro de produtos.

17. Lei da Transparncia

A Lei Complementar 131/2009 - lei da Transparncia - altera a redao da
Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) no que se refere transparncia da
gesto fiscal. O texto inova e determina que sejam disponveis, em tempo
real, informaes pormenorizadas sobre a execuo oramentria e
financeira da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios.
As empresas esto obrigadas a informar a carga tributria nos cupons e
notas fiscais, e esto sujeitas a auto de infrao aquelas que no prestarem
a informao ao consumidor, conforme Lei 12.741/2012.
Para atender s exigncias da Lei, o IBPT - Instituto Brasileiro de
Planejamento e Tributao -desenvolveu uma soluo gratuita para
possibilitar que todos os estabelecimentos informem a carga tributria em
documento fiscal aosseus consumidores.
Voc dever associar o NCM de seu produto ou servio conforme tabela do
IBPT. O FreeNFe, j fornece a atualizao automtica desta tabela. Para isso:

Acione o recurso , no Menu Principal, da Aba Geral. E aps clique em

Atualizar IBPT. Basta aguardar o processo, que dever aguardar alguns
minutos.
Para que os valores sejam exibidos na sua nota, ento o sistema deve ser
configurado.

36
Acione , no Menu Principal, aba Sistema.

Navegue at a aba Tributao e ative o recurso Calcular Total de

Impostos na Nota Fiscal.
Sua DANFE ficar assim:

18. Controle de Usurios

O FreeNFe um sistema de uso pessoal. Porm, voc pode dar permisso
para que outras pessoas acessem tambm o sistema por meio de login e
senha.
Assim, elas podem ajud-lo a administrar seus produtos e clientes,
gerenciar suas notas ou manter atualizados seus dados de cadastro.

Acionar Menu Principal, aba Sistema, opo Usurios.

37
Clique em Novo, informe nome de Usurio e Senha. Pronto, agora
quando for acessar novamente o seu FreeNFe, ele ir exigir o acesso por
meio de Usurio e Senha.

Dica: A vantagem deste processo, que todos os histricos registrados pelo

sistema, ficar disponvel para consulta e assim voc ter o controle sobre
cada ao que os usurios fazem no sistema.

19. Como encontrar uma Nota no Sistema?

Quando precisar buscar uma determinada nota no sistema, utilize o recurso
Pesquisar da tela principal.

Basta selecionar por qual informao voc ir pesquisar, e digitar a

informao para busca.
Caso precise de uma busca mais avanada ou fazer filtros por data, clique
em Pesquisar. Conforme abaixo:

38
Voc ir visualizar os recursos de filtro, por situao, data e personalizado.

A busca personalizada te d mais opes para filtro.

19.1. Exportar dados exibidos para o Excel

Voc pode, se desejar, exportar todos os dados que esto sendo exibidos na
tela para o Excel.
Primeiro, faa o filtro conforme mostrado acima, depois acione Menu

Principal, aba Relatrios, opo .

20. Certificado Digital

O Certificado Digital uma assinatura com validade jurdica que garante
proteo s transaes eletrnicas e outros servios via internet, permitindo
que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de
qualquer lugar do mundo com mais segurana e agilidade.
Voc deve comprar e instalar o certificado digital em seu computador, aps
isso voc j pode configurar seu Certificado no sistema.
Para isso, acione o Menu Principal, Aba Sistema, opo Configuraes.
V at a aba Certificado Digital e Ambiente WS, e clique no boto
Selecionar Certificado Digital, identificado pelo boto .

39
Nesta tela, possvel tambm selecionar um outro Certificado Digital (caso
esteja instalado).

20.1. Testar se meu Certificado Digital est funcionando

O boto permite que voc verifique se a conexo entre o Certificado

Digital e a Sefaz est ativa. Ative ento o Menu Principal, aba Geral.

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21. Configuraes
Na tela de Configuraes, esto presentes todas as definies que o
FreeNFe deve utilizar.

Dados Gerais
Preencha os dados da sua empresa nesta aba. Os campos em negrito so
obrigatrios e todas as informaes digitadas devem estar corretas. Defina
tambm o Regime Tributrio ser utilizado.
O FreeNFe permite que o usurio indique uma Logomarca para ser utilizada
na impresso das Notas Fiscais eletrnicas (DANFEs).
Dica: para cadastrar seus dados corretamente, informe o CNPJ e clique no
boto de consulta
Certificado Digital e Ambiente WS
Selecione um Certificado Digital para emisso das Notas Fiscais eletrnicas.
O FreeNFe instalado para ser utilizado no tipo de Ambiente "Homologao"
(Sem valor Fiscal).
possvel mudar o tipo de ambiente para Produo clicando no recurso
"Ambiente do Web Service".
Configuraes de NFe

Informe a Numerao e Srie para emisso da prxima NF-e (Para os

ambientes de autorizao Normal e Contingncia).
Defina o Tipo de Emisso, o FreeNFe permite voc selecionar se deseja
emitir a Nota Fiscal Eletrnica na SEFAZ do seu estado, na SVAN ou SVRS.
Nesta tela, defina tambm os valores para CFOP que devero ser utilizados
como Padro quando for emitido uma nova Nota Fiscal.

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Dica: Voc pode definir uma mensagem padro para ser inserira no rodap
(informaes complementares) da sua nota. Para isso, utilize o recurso
Informaes Complementares Padro.
Tributao
Configure Lei da Transparncia e Alquota de Aproveitamento do ICMS.
Converse sobre isso com seu contador.
E-mail

Configure uma conta de e-mail para enviar as Notas Fiscais eletrnicas

(DANFE e XML) para o seu cliente, fornecedor ou Contador. Utilize tambm
para editar uma mensagem padro que seu cliente ir receber no corpo do
e-mail.
Internet
Se a sua rede utilizar configuraes de Proxy para segurana, o FreeNFe
deve ser configurado tambm. Restries de segurana na rede podem
impedir a conexo do Certificado digital com a SEFAZ.
Rede

Configurao de acesso ao sistema multi-terminais, informe os dados do

servidor para conexo.
Licena de Uso
Obtenha informaes sobre sua licena de uso atual, poder ser:
Gratuito com recursos avanados em demonstrao;
Gratuito com recursos avanados bloqueados;
Gratuito e recursos avanados liberados (verso paga).

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22. Mais

22.1. Atendimento ao Cliente - Suporte Tcnico

Usurios registrados do FreeNFe verso PLUS+ completo dispem de
suporte tcnico por telefone ou chat online durante a vigncia do plano
contratado.

Central de Atendimento:
Telefone: (44) 3354-8222
Chat Online: www.freenfe.com.br

Horrio do atendimento:
Segunda Sexta-feira de 09h00 ao 12h00 e 14h00 s 18h00.

22.2. Mais Informaes

Suporte
http://forum.freenfe.com.br
Novidades:
http://www.freenfe.com.br/novidades.html
Site:
http://www.freenfe.com.br

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