8 pasos para una reunin de trabajo exitosa.

Brbara Guerrero.
Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposicin y no perderse en el intento,
parece ser todo un desafo para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.

Largas, tediosas y aburridas. As definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de

trabajo, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar planes de
accin, pero que, ms de alguna vez, terminan siendo un verdadera prdida de tiempo.

Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron

hechas: informar al equipo de lo que est ocurriendo en la empresa o los objetivos que se
piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones,
acaban convirtindose en una molestia tanto para quien la organiz, como para quienes
debieron asistir.

Esto ocurre, segn los expertos, porque la mayora de las veces, no se toman las
precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desven de los temas centrales
por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las actitudes
que molestan de los compaeros o los grandes xitos del jefe.

Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepcin que se tiene de estos encuentros y de
lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son
debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.

A continuacin, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar una
reunin de trabajo precisa, dinmica y exitosa:

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que

se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunin de trabajo, es la de informar
con anticipacin la realizacin de sta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir
sean contactados individualmente, por ejemplo a travs de un e-mail, que contenga el da,
la hora y los temas que se discutirn. El error ms grande es llegar a una reunin de
trabajo sin una planificacin, y reunir personas que no tengan inters ni tiempo para
escuchar lo que tienen que decir los dems, dice Daro Brieba, psiclogo laboral de la
Universidad Central.

2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificacin es necesario

recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincn de la
oficina ni de bombardear a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo. Sin embargo,
aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que as ser posible discutir
los temas agendados, sin extender demasiado la reunin (lo ideal es que stas no superen
los 45 minutos de duracin). Segn los especialistas, los horarios recomendados para llevar
a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el da recin comienza, o despus del horario de
almuerzo, a eso de las 15:00 horas.

3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de
contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipacin los
temas que se discutirn, los asistentes llegarn ms preparados al encuentro y con distintas
ideas para proponer.

4. Acote los temas segn lo agendado. Acotar los temas es uno de los tpicos ms
importantes, sealan los especialistas. Esto, porque se si busca cambiar la impresin de los
asistentes de lo que es una aburrida reunin de trabajo, es necesario disponer el orden y la
prioridad de temas que se van a tratar en sta. Es muy fcil que el tema se desve y se
introduzcan dentro de la discusin otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto
sucediera, quien dirige la reunin debe determinar si es un tema que pueda verse en el
punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunin posterior, sostiene
Antonio Dieck, acadmico de la Universidad de Monterrey. Para ello, explica Brieba, el
expositor debe ser capaz de identificar cuando la discusin se est desviando a otro punto, y
ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se est
conversando no es el punto, y as volver al eje.

5. Maneje la reunin con cuotas de humor. La reunin de trabajo debe ser una instancia
de discusin positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y
desmotivados, afirman los entendidos. Es absolutamente necesario manejar las reuniones
con una pequea cuota de humor o rompehielos que distiendan el ambiente. Un buen
expositor sabe identificar cundo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse,
concentrarse, cuando se sienten incmodos, y cundo es el momento de hacer un break,
precisa el experto de la Universidad Central. Para ello, agrega, es bueno que el moderador
sea algo histrinico, ya que una persona que juega con la voz, que tiene una voz fuerte, y
que gesticula, tiende a captar mejor la atencin de la gente que una persona que se limita a
leer en voz alta. El expositor y lder de la reunin podr equivocarse y divertirse, en el
contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los avances y resolucin de los
temas.

6. Evite los monlogos. Que la reunin sea efectiva, dinmica y rpida depender en gran
medida del expositor. ste deber mostrar liderazgo y completa seguridad en s mismo,
evitando eso s, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monlogos, que
finalmente terminarn por volver tedioso el encuentro. Para ello, deber tener pleno
conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pauteadas con anterioridad, y evitar ser
agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la
opinin de los dems.Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar
atento a los estados de nimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicacin no
verbal de los asistentes, saber cundo debe intervenir para detener una discusin entre los
participantes, cundo debe iniciar la revisin de otro punto de la agenda y ser tambin una
persona asertiva, dice Dieck. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus
puntos de vista, enriquecer el encuentro y har que ste no se vuelva montono y aburrido.
7. Prevenga la formacin de bandos entre los asistentes. En medio de la discusin y el
intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva,
evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que
agruparse por amistad o gnero para defender o rebatir una medida, ser perjudicial para el
avance y dinamismo de la reunin. Un encuentro de este tipo ser exitoso en la medida en
que el moderador demuestre liderazgo, inters, seguridad y sobretodo capacidad de
organizar, convocar y ganarse la atencin de los asistentes.

8. Tome nota de los temas tratados en la reunin. Finalmente, ser primordial tomar nota
de los temas discutidos en la reunin, ya que, de esta forma, se podr recordar, jerarquizar y
llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el
expositor tome nota, demuestra adems, un inters hacia los asistentes, quienes sentirn que
fueron tomados en cuenta y que la reunin vali la pena. Para no derrumbar lo construido,
lo ideal ser que luego del encuentro, el expositor enve a los asistentes un resumen con los
puntos tratados, as como las soluciones acordadas que sern puestas en marcha. La idea es
no crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos. La justificacin y reiteracin de
lo discutido, demostrar el inters y la concordancia de las partes, generando lazos de
confianza entre las mismas.

Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunin de trabajo que desea
realizar ir perfectamente encaminada. Es necesario, eso si, esmerarse porque la cita no sea
un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos
los asistentes. Slo as podr concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el
encuentro, y su equipo no tendr las ansias de mirar el reloj y desear que las horas pasen
rpidamente.

Guerrero, Brbara. (2010). 8 pasos para una reunin de trabajo exitosa. MBA &
EDUCACION EJECUTIVA. Recuperado de:
http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-
reunion-de-trabajo-exitosa